Журнал “Contabilitate şi audit” » №10, 2010 » ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Постоянный адрес статьи: http://www.contabilitate.md/?mod=article&id=4038

Andrei APOSTU consultant al revistei "Contabilitate şi audit",

administrator www.contabilitate.md  

Pavel TOSTOGAN doctor în economie,

redactor-şef al revistei "Contabilitate şi audit"  

Vasile BENDERSCHI contabil-practician, auditor

 

Documente primare pentru evidenţa mijloacelor fixe

Procesul-verbal de punere în funcţiune a mijloacelor fixe

(formular nr. MF-1)

 

Procesul-verbal de punere în funcţiune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1) se utilizează pentru a consemna punerea în funcţiune a mijloacelor fixe procurate, create de către întreprindere cu forţe proprii, primite cu titlu gratuit, primite ca aport în capitalul statutar al întreprinderii etc. (cu excepţia cazurilor cînd, conform legislaţiei în vigoare, punerea în funcţiune se perfectează într-un mod special). Procesul-verbal se întocmeşte într-un singur exemplar pentru fiecare obiect în parte de către comisia creată la întreprindere prin ordinul conducătorului. După perfectare, Procesul-verbal se aprobă de către conducătorul întreprinderii sau de altă persoană împuternicită, apoi împreună cu documentaţia tehnică aferentă mijlocului fix se prezintă serviciului contabil pentru reflectarea operaţiunilor de intrare a acestuia în evidenţa contabilă. Se admite, însă, întocmirea unui singur Proces-verbal pentru punerea în funcţiune a mai multor obiecte (grupe de obiecte), dacă aceste obiecte sînt de acelaşi tip, au aceeaşi valoare şi destinaţie în procesul de exploatare şi au fost recepţionate în aceeaşi lună. În baza Procesului-verbal serviciul contabil va efectua înregistrările respective, cu indicarea denumirii documentului (Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe), numărului şi datei înregistrării şi cu aplicarea semnăturii contabilului-şef. Procesul-verbal se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijlocului fix.

 

Formular nr. MF-1

 

 

Procesul-verbal de recepţie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite şi modernizate

(formular nr. MF-2)

 

Procesul-verbal de recepţie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite şi modernizate (formular nr. MF-2) se utilizează pentru a consemna efectuarea reparaţiei, reconstrucţiei şi modernizării obiectelor de mijloace fixe, precum şi recepţia acestora după executarea lucrărilor menţionate. Procesul-verbal se întocmeşte în două exemplare pentru fiecare obiect în parte de către gestionarul secţiei, sectorului, serviciului care a efectuat reparaţia, reconstrucţia sau modernizarea obiectului de mijloace fixe. Ambele exemplare ale Procesului-verbal cu semnătura predătorului şi primitorului se prezintă contabilului-şef pentru verificare, completare şi semnare, iar ulterior se transmite comisiei create la întreprindere prin ordinul conducătorului pentru concluzii. Comisia fixează în Procesul-verbal concluziile privind reparaţia, reconstrucţia şi modernizarea efectuată şi calitatea acestor lucrări. În mod special se specifică modificarea caracteristicilor obiectului de mijloace fixe în legătură cu executarea lucrărilor de reparaţie, reconstrucţie şi modernizare. Procesul-verbal se aprobă de către conducătorul întreprinderii sau de altă persoană împuternicită, apoi primul exemplar se prezintă serviciului contabil pentru reflectarea operaţiunilor de reparaţie, reconstrucţie

sau modernizare în evidenţa contabilă, iar cel de-al doilea exemplar rămîne la predător pentru confirmarea efectuării lucrărilor. În baza Procesului-verbal serviciul contabil va efectua înregistrările respective cu indicarea denumirii documentului (Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe), numărului şi datei înregistrării şi cu aplicarea semnăturii contabilului-şef. Modificările caracteristicilor obiectului de mijloace fixe, survenite în urma reparaţiei, reconstrucţiei sau modernizării, se introduc în paşaportul tehnic al mijlocului fix. Procesul-verbal se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijlocului fix.

 

Formular nr. MF-2

 

 

Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe

(formular nr. MF-3)

 

Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) se utilizează pentru a consemna casarea mijloacelor fixe (cu excepţia mijloacelor de transport auto) ale întreprinderii în cazurile expirării duratei de exploatare utilă, deteriorării depline, precum şi în alte cazuri. Procesul-verbal se întocmeşte în două exemplare de către comisia creată la întreprindere prin ordinul conducătorului. După perfectare, Procesul-verbal se aprobă de către conducătorul întreprinderii sau de altă persoană împuternicită. Primul exemplar se prezintă serviciului contabil. În baza lui serviciul contabil va efectua înregistrările respective cu indicarea denumirii documentului (Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe sau Registrul de evidenţă a mijloacelor fixe), numărului şi datei înregistrării şi cu aplicarea semnăturii contabilului-şef. Al doilea exemplar se înmînează gestionarului şi serveşte drept bază pentru predarea la depozit a pieselor de schimb, materialelor, fierului vechi etc. obţinute la casarea mijloacelor fixe. Procesul-verbal se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijlocului fix.

 

Formular nr. MF-3

 

 

Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto

(formular nr. MF-4)

 

Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4) se utilizează pentru a consemna casarea mijloacelor de transport auto (camioanelor, autoturismelor, remorcilor, semiremorcilor) ale întreprinderii în cazurile expirării duratei de funcţionare utilă, deteriorării depline, precum şi în alte cazuri. Procesul-verbal se întocmeşte în două exemplare de către comisia creată la întreprindere prin ordinul conducătorului. După perfectare, Procesul-verbal se aprobă de către conducătorului întreprinderii sau de altă persoană împuternicită. Primul exemplar se prezintă serviciului contabil, în baza căruia se efectuează înregistrările respective cu indicarea denumirii documentului (Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe sau Registrul de evidenţă a mijloacelor fixe), numărului şi datei înregistrării şi cu aplicarea semnăturii contabilului-şef. Al doilea exemplar se înmînează gestionarului şi serveşte drept bază pentru predarea la depozit a valorilor materiale (pieselor şi ansamblurilor de bază, fierului vechi etc.) recuperate din casarea mijloacelor de transport auto. Procesul-verbal se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijloacelor de transport auto.

 

Formular nr. MF-4

 

 

Bonul de mişcare internă a mijloacelor fixe

(formular nr. MF-5)

 

Bonul de mişcare internă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5) se utilizează pentru a consemna mişcarea internă a mijloacelor fixe dintr-o secţie, sector, subdiviziune, serviciu în alta (ul). Acesta se întocmeşte în două exemplare pentru fiecare obiect (grupă de obiecte) în parte de către gestionarul secţiei, sectorului, subdiviziunii, serviciului predător. După semnarea acestora de către părţi ambele exemplare se prezintă serviciului contabil pentru reflectarea mişcării interne în evidenţa contabilă. În baza Bonului de mişcare internă a mijloacelor fixe serviciul contabil va efectua înregistrările respective cu indicarea denumirii documentului (Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe sau Registrul de inventar al mijloacelor fixe), numărului şi datei lui şi cu aplicarea semnăturii contabilului-şef. Bonul se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijlocului fix.

 

Formular nr. MF-5

 

 

Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe

(formular nr. MF-6)

 

Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) se utilizează pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe puse în funcţiune. Fişa se întocmeşte de către serviciul contabil pentru fiecare obiect de inventar sau grup de obiecte de acelaşi tip, în cazul în care ele au aceeaşi valoare, destinaţie şi au fost puse în funcţiune concomitent. În cazul evidenţei unui grup de obiecte fişa se completează prin metoda de înregistrare pe poziţii a fiecărui obiect de mijloace fixe.

Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe se întocmeşte într-un singur exemplar în baza Procesului-verbal de punere în funcţiune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1), documentelor tehnice şi altor documente.

Ca bază pentru înregistrarea mişcării mijloacelor fixe în cadrul întreprinderii serveşte Bonul de mişcare internă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5), în cazul casării – Procesul-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) şi Procesul-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4), iar în alte cazuri de ieşire (vînzare, transmitere cu titlu gratuit etc.) a mijloacelor fixe – factura sau factura fiscală. Înregistrările privind lucrările de reconstrucţie, reutilare, modernizare, reparaţie a obiectelor de mijloace fixe se efectuează în baza Procesului-verbal de recepţie-predare a mijloacelor fixe reparate, reconstruite şi modernizate (formular nr. MF-2).

În rubrica „Caracteristica concisă individuală a obiectului“ se indică principalele caracteristici calitative şi cantitative ale obiectului de bază, precum şi principalele construcţii anexe, dispozitive şi accesorii, specificînd cîte doi-trei parametri calitativi mai importanţi pentru obiectul dat, excluzînd dublarea datelor din documentele tehnice aferente obiectului dat. În cazul evidenţei grupei obiectelor de mijloace fixe se indică caracteristicile tehnice nu ale fiecărui obiect aparte, ci ale întregii grupe de obiecte, specificate în Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe.

Dacă în urma reconstruirii, modernizării etc. s-au produs modificări importante ale caracteristicilor calitative şi cantitative ale obiectului de mijloace fixe care nu pot fi reflectate în Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe, în locul ei se deschide o fişă nouă. Fişa veche se păstrează în calitate de document informativ.

Parcursul mijloacelor de transport auto se completează în baza datelor din foile de parcurs, iar numărul de ore lucrate pentru maşini şi mecanisme – în baza datelor din raportul de lucru al acestora. Fişa se păstrează la întreprindere timp de 5 ani de la data ieşirii mijlocului fix.

 

Formular nr. MF-6

 

 

Lista fişelor mijloacelor fixe

(formular nr. MF-7)

 

Lista fişelor mijloacelor fixe (formular nr. MF-7) se utilizează pentru înregistrarea fişelor de evidenţă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6). Lista fişelor se întocmeşte într-un singur exemplar de către serviciul contabil în scopul efectuării controlului integrităţii fişelor de evidenţă a mijloacelor fixe. Înregistrările se fac pe categorii de proprietate a mijloacelor fixe.

 

Formular nr. MF-7

 

 

Registrul de inventar al mijloacelor fixe

(formular nr. MF-8)

 

Registrul de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) se utilizează pentru evidenţa mijloacelor fixe la întreprinderile cu un număr redus de mijloace fixe. În cazul în care evidenţa mijloacelor fixe se ţine cu ajutorul acestui registru, Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) nu se completează. Registrul se întocmeşte de

către serviciul contabil prin înregistrarea fiecărui obiect de mijloace fixe (grupă de obiecte).

În Registrul de inventar al mijloacelor fixe se reflectă existenţa şi mişcarea mijloacelor fixe pe fiecare obiect (grupă de obiecte) în parte. Registrul se completează în baza Procesului-verbal de punere în funcţiune a mijloacelor fixe (formular nr. MF-1) – în cazul intrării mijloacelor fixe; Bonului de mişcare internă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-5) – în cazul mişcării mijloacelor fixe în cadrul întreprinderii; Procesului-verbal de casare a mijloacelor fixe (formular nr. MF-3) şi Procesului-verbal de casare a mijloacelor de transport auto (formular nr. MF-4) – în cazul casării mijloacelor fixe; facturilor sau facturilor fiscale – în alte cazuri de ieşire a mijloacelor fixe (vînzare, transmitere cu titlu gratuit etc.).

Foile Registrului de inventar al mijloacelor fixe trebuie să fie numerotate, şnuruite şi certificate prin semnătura conducătorului şi stampila întreprinderii.

 

Formular nr. MF-8

 

 

Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de păstrare (de folosinţă)

(formular nr. MF-9)

 

Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de păstrare (de folosinţă) (formular nr. MF-9) se utilizează pentru evidenţa mijloacelor fixe la locurile de păstrare (de folosinţă) de către gestionarii întreprinderii.

Înregistrările în Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de păstrare (de folosinţă) se fac în baza Fişei de evidenţă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) sau Registrului de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) în cazul utilizării acestuia. Datele evidenţei pe fiecare obiect de mijloace fixe pe locurile de păstrare (de folosinţă) trebuie să fie identice cu înregistrările din Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe.

Inventarul mijloacelor fixe pe locuri de păstrare (de folosinţă) se întocmeşte la situaţia ultimei zile a lunii de către serviciul contabil în două exemplare pe categorii de mijloace fixe. După verificarea cu datele din fişele de evidenţă a mijloacelor fixe, ambele exemplare cu semnătura lucrătorului serviciului contabil se prezintă gestionarului responsabil de păstrarea şi utilizarea mijloacelor fixe pentru confirmare şi semnare. După semnarea lor de către gestionarul întreprinderii, primul exemplar se restituie serviciului contabil, iar al doilea exemplar rămîne la gestionar.

 

Formular nr. MF-9

 

 

Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi de calculare a uzurii lor

(formular nr. MF-10)

 

Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi de calculare a uzurii lor (formular nr. MF-10) se utilizează pentru evidenţa şi controlul fiecărui obiect de inventar (grupe de obiecte) pe categorii de mijloace fixe, calcularea uzurii şi determinarea valorii de bilanţ a acestora.

Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi de calculare a uzurii lor se întocmeşte lunar într-un singur exemplar de către serviciul contabil. Înregistrările în Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi de calculare a uzurii lor se efectuează în baza datelor din Fişa de evidenţă a mijloacelor fixe (formular nr. MF-6) sau din Registrul de inventar al mijloacelor fixe (formular nr. MF-8) în cazul utilizării acestuia.

Datele din Borderoul de evidenţă a mijloacelor fixe şi de calculare a uzurii lor servesc ca bază pentru reflectarea în evidenţa contabilă a uzurii mijloacelor fixe şi completarea

unor indicatori din Registrul de evidenţă a mijloacelor fixe pe categorii de proprietate şi a uzurii acestora în scopuri fiscale şi din Declaraţia cu privire la impozitul pe venit.

 

Formular nr. MF-10