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Forum Nazionale sulla
Dematerializzazione dei Documenti
Lecce 18 Settembre 2008
Document Management System e
Conservazione Sostitutiva
Opportunità per le Imprese
Menù del giorno…
DMS e Conservazione Sostitutiva
Le aziende e:
• la carta
• le informazioni
• gli obblighi e le regole
• il business
Come armonizzare tutto questo?
I Processi Documentali
La carta
Obiettivo: Processi documentali
• Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei documenti
• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non strutturate
• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”
• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di informazione:
• ottimizzata: evitando inutili repliche
• accessibile: il documento disponibile ovunque
• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia
• integra: preservata nel tempo
La carta
Obiettivo: Processi documentali
l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali
La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera
Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs supporto)
Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata
Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta
All’interno dell’azienda
Tra le aziende
La carta
Obiettivo: Processi documentali
l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)
Sistemi di gestione documentale
Integrazione tecnologica e operativa:
Internet, mail, ecc.
Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.
L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”)
Norme
Fiscalità
“Sistema” tra comunità aziendali
Stato: da controllo a supporto
La carta
Tra ieri e domani
Ieri
DomaniSupporto
Controllo
Tra Ieri e Domani
Strumenti per la Gestione dei Documenti
Document Management Systems (DMS)
• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index,
foldering, storage, retrieval, …)
• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)
• Integrazione con “la rete” (connector)
• Documenti “multimediali”
IBM Enterprise Content Management
Information Integrator
for ContentUnified Portal API Set
Computer Output,
Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally produced
Office documents
CM OnDemand
WWW
Customer Services
Solutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,
documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,
Outgoing Documents
Document Manager
e-Forms
e-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM
Forms Integration
Ascent Capture
CM module
Central Repository:
IBM
Content Manager
Information Integrator
for ContentUnified Portal API Set
Computer Output,
Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally produced
Office documents
CM OnDemand
WWW
Customer Services
Solutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,
documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,
Outgoing Documents
Document Manager
e-Forms
e-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM
Forms Integration
Ascent Capture
CM module
Central Repository:
IBM
Content Manager
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa sta facendo?
• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici
• Certification Authority (Firma Digitale)
• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)
• Carta Identità Elettronica (CIE)
• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali
• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Processi
• Protocollo Informatico (per la PPAA)
• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese
• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Innanzi tutto: Cultura
• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione
• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali
•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)
• I processi informatici
• “disorientano”
• sono “neutri”
• misurano l’efficienza
• misurano l’efficacia
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Visione e strategia
• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei
documenti?
• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?
• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo
sull’organizzazione?
• Tattica
• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)
• quali tecnologie per quali obiettivi
• diffondere motivazione al cambiamento
• ….. Cos’altro?: Proposte
Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Regole
• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)
• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa)
• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business)
• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere cambiate!
• La cultura del legislatore:
• Da controllo a supporto: quando?
• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi
• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato
• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!
Document Management System
• Cosa si può fare con un Document Management System:
• Catalogare i documenti (protocollo)
• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Definire eventi temporali (trigger)
• Definire processi (work flow)
• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)
• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”
Document Management System
Che cos’è
• Catalogare i documenti:
• Identificare univocamente ogni singolo documento
• Facilitarne il reperimento e la consultazione
•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di documenti
• Associare un documento a più pratiche e vice versa
•Definire eventi temporali (trigger)
• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai documenti
• Registrare chi ha agito e quando
DMS
A cosa serve
• Definire processi (work flow)
• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche
• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi
•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,….
• Chi può accedere a dati sensibili
•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)
• Acquisire documenti
• Fornire dati
DMS
A cosa serve
DMS
• Lo strumento anche se flessibile, potente,“miracoloso” è
sufficiente?
• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?
• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?
• Come affrontare questo cambiamento?
• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?
Quali vantaggi per le aziende
• Gestire i “documenti senza carta”:
• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)
• Agire sugli “ortodossismi” consolidati
• Razionalizzare i processi e le procedure
• Coinvolgere il top management
In sintesi: agire sulla cultura aziendale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
•Vantaggi del cambiamento:
• Ridurre i costi di gestione dei documenti
• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei
• Aumentare l’efficienza
• Evitare ritardi e “omissioni”
• Tracciare eventi e decisioni
• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Come affrontare il cambiamento:
• Valutare il vantaggio economico
• Valutare l’impatto organizzativo
• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento
• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)
• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Quali vantaggi?
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Scanner/Fax/Print
Documenti
Elettronici
Input: Acquisizione
o Cattura
DBMSIntegrazione
Ambienti Legacy
(Siebel, SAP,..)
Indicizzazione,
Organizzazione,
Archiviazione,
Ricerca
e
Consultazione
Conservazione
Sostitutiva
Output:
Invio e Stampa
DMS
Eliminazione
della cartaGestione
elettronicaArchivio storico
elettronico
DMS
Quanto costa gestire un documento
Il costo per il totale trattamento (dalla
produzione alla distruzione) di una fattura
cartacea per le imprese europee è stimato tra
Euro 10,00 e 50,00*
• Costi fornitore:• redazione della fattura
• invio della fattura
• archivio
• gestione degli incassi
• copie “allegate”
• dispute e controversie
• Costi cliente:• ricevimento della fattura
• controllo e smistamento
• archivio
• gestione dei pagamenti
• copie “allegate”
• dispute e controversie
*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002
DMS
Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti
(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti
(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.
Tipo di Gestione
Documentale
Costo
Complessivo
(1° anno) (#)
Costo
Complessivo
(dal 2° anno) (#)
Efficienza (*)
Tradizionale: completamente
cartaceo100 100 10
Misto: Invio cartaceo
conservazione sostitutiva (no
DMS)circa 96 circa 94 circa 65
Smaterializzato: DMS, fattura
elettronica e conservazione
sostitutivacirca 30 circa 25 intorno a 90
• Aumento dell’efficacia/efficienza
• Processi razionalizzati e orientati al business
• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera
• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)
• Relazioni con con la PPAA
• Solo se non in contrasto con i procsessi di business
In sintesi
Paperless company
Un caso concreto
Fast invoice tracking
Improve document sharing
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Reduce paper storing to save space
Business needs
Where we started..
11Invoices
To be
stored
12 Final archiving
Incoming
2Invoice
division3 Purchasing
department
4
Selection of
Urgent
Invoices
5
Urgent
Invoices
registration
6Invoices
To be
registered
7
To be paid
8
9
10
Invoices with
Differences
(NP e AC)
Receipt
missing
Invoice to be
approved(NN)
Gerardina
AnnalisaFiorella
Simona
1
Where we arrived..
Gerardina
Annalisa
Simona
Fiorella 2
Invoices with issues are
separated, regular invoices
are registered.
All remaining steps are
performed in the system.
4Final
archiving
Invoice scanning
and archiving
Internal workflows
to address issues
3
Incoming
Mail1
Process simplification
On-line availability of invoices both from IBM content
management and our ERP system
Complete traceability of invoices
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Benefits achieved
Implementation of “substitution archiving” and elimination of
paper
Extension of content management to customer invoices and
other legal documents
Steps done for project completion
Companies involved:
Ducati Motors
Ducati Corse
Invoices handled per annum
Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)
Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)
Break even: 9 months from “go live”
Global project investment: about 70K Euro
Project dimension and economic benefit
Document pass through:
Before: 4 days
After: 4 hours
Efficiency index (estimated on reclaim document)
Before: 4 hours
After: 30 seconds
Performance improvement (average)
Domande
