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Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM (TEAM uniquement pour la RDC dans cette session d’info) 25 Juin 2014

Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM

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Directives financières et rapports Initiatives Sud et TEAM (TEAM uniquement pour la RDC dans cette session d’info ). 25 Juin 2014. Contenu. Introduction Provisions générales Rapports : rapport d’activité et financier Lignes budgétaires Modèle de rapport financier - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Directives financières et rapports

Initiatives Sud et TEAM (TEAM uniquement pour la RDC dans cette session d’info)

25 Juin 2014

Page 2: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Contenu

1. Introduction2. Provisions générales3. Rapports: rapport d’activité et financier 4. Lignes budgétaires 5. Modèle de rapport financier 6. Changements budgétaires

Page 3: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

3

1. Introduction

• 2e Appel pour projets au sein de stratégies pays (2013, 2014)

Durée Budget

TEAM RDC Max. 4 ans Max. 250.000 EUR

Initiative sud (Cuba, RD Congo, Ecuador, Tanzania, Uganda, Vietnam, Afrique du Sud et Ethiopie)

Max. 2 ans Max. 75.000 EUR

Page 4: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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2. Provisions générales

• Comment démarrer …

• Contrats signés, “date de démarrage” …

• Ouverture d’un compte bancaire au pays partenaire– Lien IS : pas de compte – pas de frais de coordination

locale

– Préparer un budget Nord-Sud

• Accord financier entre partenaires

Page 5: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Contrat (accord tripartite)

• Accord entre 3 parties prenantes du projet:1. VLIR-UOS

2. Partenaire flamand enseignement supérieur

3. Université partenaire

• Contrat contient de l’info de base et des obligations mutuelles des trois parties impliquées

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Page 6: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Budget nord - sud

• Le budget contient des fonds pour dépenses en Belgique et au pays partenaire

• Une proposition de répartition est avancée, basée sur la concertation et les activités prévues entre partenaires: lieu de dépense à déterminer

• Cette répartition de budget Nord-Sud peut toujours être changée

• Basé sur cette répartition, un transfert d’argent peut être organisé rapidement… 6

Page 7: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Ouverture d’un compte bancaire au pays partenaire

• Un compte séparé pour le projet:– Dans une banque fiable et de bonne réputation

– Jamais au nom d’une personne, mais au nom de l’université

• Signataires du compte:– Au moins 2 personnes doivent signer pour le retrait

– Ils doivent avoir l’autorisation de représenter l’université

• Monnaie? USD, EUR, monnaie locale? 7

Page 8: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire

• 4 transferts par année d’activité du VLIR-UOS au partenaire flamand (UGent; KU Leuven: note de débit)

• Les transferts sont toujours conditionnés aux financements reçus de la DGD.

8

S = 25% Année 1 Année 2

Année 3 Année 4 Année 5

S1 < 1 mois après sign. Contrat : S1

Apr : 25%

Rapports A1? Avr

Rapports A2? Avr

Rapports A3? Avr

S2 < 1 mois après sign. Contrat :S 2

Juil Juil Juil Juil

S3 Oct. N Oct. Oct. Oct. Oct.

S4 Jan. N+1 Jan. Jan. Jan. Jan.

Page 9: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

9

Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire

• Le partenaire flamand a sa propre politique pour effectuer des transferts vers le Sud Bonne pratique : fonctionner avec des appels de fonds

(cash call) basé sur les activités planifiées et le budget y correspondant; des copies des justifications dépensées lors des appels de fonds précédents ? Copie de l’extrait bancaire montrant le besoin en fonds, cohérence avec le rapport de dépenses provisoires?

Bonne pratique : cash call : T3 si 80% ou T1 a été justifié; T4 si 20% manquant ou T1 a été justifié et 80% du T2, etc…

Bonne pratique : ne transferre pas de grosses sommes en une fois (risque de faillite bancaire, risque du taux de change, etc.)

Bonne pratique : ne transferre pas d’argent avant la signature du contrat tripartite

Page 10: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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Transfert de budget de la Belgique vers le pays partenaire

• Lorsque l’argent arrive, l’extrait bancaire indiquera le taux de change

En principe, tous les transferts peuvent être considérés comme ‘avances’, et avant l’arrivée du transfert suivant, le précédent doit être largement dépensé et justifié

Bonne pratique : envoie l’extrait bancaire au partenaire au Nord qui calculera le taux de change (dans le RFA)

Page 11: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Gestion du budget

• Procédures claires:– Qui approuve les dépenses?

– Qui effectue les paiements et qui les contrôle?

– Est-ce clair que les frais de personnel et d’autres allocations ne peuvent être modifiés sans l’accord des trois partenaires?

– Contrôle: veiller aux avances, réconcilier banque/cash, déclarations d’honneur (ne peuvent être fréquentes + doivent être approuvées par le responsable)

Comptabilité et rapports

• Veillez à enregistrer correctement le E2 11

Page 12: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Comment dépenser l’argent ? (important)

• Pour chaque dépense, nous avons besoin d’une justification correcte– Clairement numéroté et archivé

– Les originaux sont gardés au pays partenaire, les scans/pdfs sont envoyés en Belgique

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Page 13: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Comment dépenser l’argent? (important)• Qu’est-ce qu’une pièce justificative correcte?

– Pour chaque achat d’un bien ou service, il doit y avoir une facture du fournisseur

– Pour les per diems: une preuve signée de l’argent reçu (pas de jetons de présence!)

– Pour les ateliers: une liste de présence, signée par chacun + facture du fournisseur (restauration, boissons, etc.)

– Une facture pro forma n’est pas une justification valable

– Des paiements aux tiers de services: uniquement sur la base d’un contrat de service ou d’un contrat de travail

– Veillez à ce que les factures soient adressées à l’université et pas à un individu!

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Page 14: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Comment dépenser l’argent? (important)• Achats au pays partenaire

– Achats supérieurs à 8,500 EUR ont besoin de minimum 3 factures pro forma pour le VLIR-UOS

– Si l’université a ses propres règles en la matière, elles devront être suivies

• Biens importés au pays partenaire– Taxes douanières ou autres taxes doivent être payées

par l’université partenaire, de ses ressources propres (si aucune exemption n’est accordée)

• En cas de biens achetés, ceux-ci doivent être enregistrés sur un inventaire et marqués par des stickers VLIR-UOS

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Page 15: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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Date de démarrage du projet

• Informez le VLIR-UOS sur votre première dépense. Cette date sera la date de démarrage de votre année d’activité.

• La première dépense doit être effectuée avant le 31/12/2014.

Page 16: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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Partage de connaissances et procédures

• Planifie une session d’information avec le partenaire Sud

•Fonds : Appel de fonds ou Cash call

•Déviations du budget : procédure claire

•Justifications : • Aspects formels

• Suivi

•Rapport : niveau de détails donnés dans les rapports » P.e. per diem 20 EUR*5 jours du 20 juillet au 24 juillet + frais de

logement 32 * 4 pour X : suivi de terrain

» P.e. billet d’avion écon. class, de Vietnam en Belgique dd 20/04 – 27/4 pour Prof X

•Dates limites : internes et vis-à-vis du VLIR-UOS

Page 17: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

3. Rapports

• Rapport d’activité (RAA) et financier (RFA) • Annuellement le RAA et le RFA, et de manière

continue!

• Rapport final à la fin du projet

• Suivant les formats du VLIR-UOS (voir site web)

• Timing: – Pour les projets qui démarrent avant le 30/06/13: au plus

tard le 31/08/14

– Pour les projets qui démarrent entre le 01/07/13 et le 31/12/13: au plus tard le 28/02/15

Dates limites internes au sein de l’université?

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Page 18: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Rapport d’Activité Annuel (RAA)1. Information de base2. Aperçu des activités effectuées 3. Comparaison entre ce qui était planifié et ce qui a été réalisé 4. Commentaires sur la performance du projet5. Justification des differences entre le budget et les dépenses 6. Perspectives pour l’année ou les années à venir 7. “Indicateurs ‘Soft’ = information concernant:

• Attitudes liées aux prises de décision, résolution de conflit, articulation des idées, réflexion conceptuel et stratégique, etc.

8. Liste contenant:• Matériels achetés (investissements)

• Staff (personnel) impliqué dans le projet

• Boursiers (nom, type de bourse, durée/période, thème de l’étude, institution hôte)

• Aperçu de la mobilité internationale

9. Facultatif: photos, interviews, anecdotes, matériel scientifique, articles de presse, etc. 18

Page 19: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Rapport Financier Annuel (RFA)

• Il s’agit d’une liste de dépenses • Format en excel du VLIR-UOS• Consiste de plusieurs feuilles (sheets excel)

1. Modèle IA: information de base

2. Modèle IB: aperçu des dépenses par ligne budgétaire

3. Modèle IC: détails des dépenses effectuées à partir du compte belge

4. Modèle ID: détails des dépenses effectuées à partir du compte local

5. Modèle IIB: aperçus de cash (espèces : livre de caisse) et de banque (livre de banque ou extraits de compte)

6. Calcul du taux de change: moyenne pondérée basée sur des transferts d’argent de la Belgique vers le pays partenaire

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Page 20: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Procédure de contrôle

En réponse aux rapports reçus, le VLIR-UOS enverra des commentaires et des questions:

Opportunité de répondre et d’adapter Tenez compte du risque de dépenses refusées ! Si des dépenses sont refusées, elles devront être

payées par d’autres moyens, remboursées à titre individuel ou par le E2; frais de coordination (= somme forfaitaire)

A la fin d’une année de projet, il y aura une comparaison entre des dépenses acceptées et les transferts effectués

20

Page 21: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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Procédure de contrôleDates limites : 1 date de soumission du RA (voir contrat), 1 rapport de contrôle du VLIR-UOS, 1 rapport formel adapté avec des réponses et des copies de l’info requise dans un timing donné (dans le délai de 1 mois ou une date alternative si c’est indiqué à temps).

Risque de refus de dépenses.

Attention : Une soumission tardive de rapport , ou de rapport incomplet (justificatifs manquants) mène souvent à des retards et augmente le risque de refus de dépenses.

Bonne pratique financière :

- discutez ce risque avec votre partenaire et respectez les dates limites

- gardez les copies des justificatifs et des copies des marchés publics en Belgique

- cash calls ou appels de fonds

- utilisez des listes de contrôle (checklists sur le site web du VLIR-UOS) avant soumission du rapport au VLIR-UOS

Page 22: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

4. Lignes budgétaires

A. Frais d’investissement B. Frais de fonctionnementC. Frais de personnel D. Frais de bourse E. Frais de coordination

→ Voir la proposition de projet, l’annexe ‘proposition de budget’

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Page 23: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Budget lines TOTAL (EUR)A. Investment costs (max. 25% of the total budget) 0A.2. Equipment 0A.4. Office furniture 0A.5. Others 0B. Operational costs 0B.1. Preparation costs 0B.2. Maintenance of equipment 0B.3. Consumer goods 0B.4. Communication 0B.5. Representation costs (max. 500 EUR per year) 0B.6. Travel costs in Belgium and locally 0B.7. Congress registrations 0B.8. Local per diem 0B.9. International travel costs 0B.10. International overnight expenses 0B.11. Shipment costs 0B.12. Others 0C. Personnel costs (max. 25% of the total budget) 0C.1. Service contracts 0C.2. Topping-up 0C.3. Employment contracts 0D. Scholarship costs 0D.1. Short term funding in Belgium 0D.2. Study scholarships (e.g. Master) in Belgium 0D.4. Study scholarships (e.g. Master) in partner country 0

Subtotal A-D 0E. Coordination Costs 0E.1. In Belgium (lump sum 5% of the A-D total) 0E.2. Local coordination costs (lump sum 5% of the A-D total)* 0

TOTAL 0

23

Page 24: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

A. Frais d’investissement

Biens durables (> 125 EUR) avec un long usage Doit être enregistré et soumis à l’université

partenaire à la fin du projet

• A.1. Bâtiments • Ne sont pas possibles: nouvelles infrastructures

et rénovation d’infrastructure

• A.2. Equipement• A.3. Vehicules

• Pas de véhicules pour les Initiatives sud

• A.4. Fourniture de bureau• A.5. Autres

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Page 25: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement

Frais liés au projet, liés aux activités menant à un RI (résultat intermédiaire) défini

↔ frais de coordination pour la gestion générale du projet

Ex.: • Frais liés à l’organisation d’un atelier, • Biens de consommation,• Transport sur le terrain,• Publications, • Licences software/logiciel, • Frais de voyage…. 25

Page 26: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.1. Frais de préparation • Activités préparatoires, ex. mission d’enquête par le

promoteur flamand au pays partenaire

• Entre la date d’approbation du Ministre belge et la date de démarrage du projet

• max 2,500 EUR

• B.2. Entretien de l’équipement • À budgétiser pour entretenir l’équipement à acquérir au

projet

• B.3. Biens de consommation • Consommables nécessaires pour l’atteinte des résultats

du projet

• Ex. Petit matériel de labo, produits chimiques, livres, pièces de rechange, fournitures de bureau, carburant, ….

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Page 27: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées • B.4. Communication

• Téléphone, internet, fax, invitations, brochures,…

• Toujours basé sur des factures, pas de frais forfaitaires

• B.5. Représentation• Max. 500 EUR par projet/an

• Diners, réceptions, petits cadeaux, ….

• Cela avait été budgétisé?

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Page 28: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.6. Frais de voyage en Belgique et au pays partenaire Toujours basé sur des factures, pas de forfaits Attention: en cas d’utilisation de transport local dans la même ville

durant une visite (internationale), le per diem est supposé de couvrir les frais

En Belgique• Transport public (train, bus)

• Taxi: uniquement avec une justification, dans des cas exceptionnels

Au pays partenaire • Bus: indemnité kilométrique fixe

– Ne peut dépasser le kilométrage fixé pour la Belgique (0,3461 EUR/km)

» Ce montant sera mis à jour sur le site web du VLIR-UOS

– Le montant doit couvrir les frais de carburant, le chauffeur, l’assurance, etc.

• Si nécessaire, un véhicule peut être loué

• Train, bâteau, bus, métro ou autres moyens de transport: – Remboursement du billet

• Avion: vols en économie 28

Page 29: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.7. Enregistrements de congrès • S’il y a une participation active (poster, présentation)

• B.8. Per diem local• = Compensation forfaitaire pour couvrir des

dépenses liées aux voyages (transport en ville, repas, communication, etc.)

• ≠ Salaire ou contrat de service • Uniquement quand on voyage vers une autre ville • = Basé sur des échelles locales: maximum 20

EUR/jour • Frais d'hôtel basés sur les factures recues avec un

maximum de 50 EUR/nuit (RDC: max 100 EUR/nuit)

29

Page 30: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

• Pour des frais de missions locales en RD Congo:

1. Suivi du budget

2. ou suivi des accords de stratégies pays

per diem local en EUR

Bukavu Max 34

Goma Max 37

Kinshasa Max 52

Kisangani Max 32

Lubumbashi Max 55

Autres endroits Max 23

Page 31: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.9. Frais de voyage international • Frais de voyage pour des visiteurs

internationaux, PAS pour de boursiers• Basé sur des factures• Billet d’avion: classe économie, taxes aéroport,

frais de manutention • Autres frais:

– transport vers et à partir de l’aéroport

– visa (attention! visa pour la Belgique est gratuit!)

– passeport

– photos d’identités pour passeport

– Frais pour certificats

– assurances

31

Page 32: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.10. Frais de nuitées internationales • Frais de logement pour visiteurs, PAS pour des

boursiers

• Une visite peut prendre max. 21 jours

• Per diem international– = forfait calculé sur nombre de nuitées passées au pays

– Liste des montants des per diem par pays (changements fréquents mise à jour sur le sur le site web du VLIR-UOS !)

– Per diem inclut le transport local (dans la ville de résidence), la nourriture, les boissons, les dépenses personelles, la communication,…

• Frais d'hôtel – Basé sur la facture

– “maxima inficatifs” par pays

– PAS pour: repas, service chambre, internet, téléphone, etc.32

Page 33: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

B. Frais de fonctionnement: lignes détaillées

• B.11. Frais d’expédition • Expédition de biens d’investissement et de

consommation au pays partenaire

• Emballage, frais de transport et d’assurance

• Frais locaux comme le stockage, la sécurité, la manutention, le transport local, ….

• PAS: frais d’importation!Ceux-ci sont à la charge du pays partenaire qui devra prendre les démarches nécessaires auprès des autorités pour exemption de ces taxes

• B.12. Autres 33

Page 34: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

C. Frais de personnel• C.1. Contrats de service • C.2. Topping-up (salaire d’appoint)• C.3. Contrats de travail

max. 25% du budget total du projet Changements à ce budget doivent toujours

obtenir l’approbation du VLIR-UOS Basé sur des performances Personnel belge académique doit être mis à

disposition par l’institution flamande Conférenciers invités et visiteurs: pas

d’honoraires sauf le remboursement de frais de voyage et de logement (incl. per diem) – pas d’indemnités d’enseignement 34

Page 35: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

C. Frais de personnel: lignes détaillées

• C.1. Contrats de service (max 25% du budget de personnel)

• Forces externes pour une tâche spécifique

• Échelles locales

• Rédiger un contrat

• C.2. Topping-up (salaire d’appoint)• Supplément au salaire de personnel d’université impliqué

au projet

• Max. 40% du salaire brut et max 25% du budget du projet

• Justification: fiche de salaire

• C.3. Contrats de travail• (Temporaire) personnel d’université payé par le projet

• Académique (rechercheurs, etc.) , administratif (secrétaire, etc.), technique (chauffeur, etc.)

• Echelles salariales universitaires 35

Page 36: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

D. Frais de bourse

• En Belgique:• Allocation à court terme (étude/recherche séjour – max. 6

mois)

• Bourse de master (bourse d’étude – max. 2 years)

• Bourse de PhD (doctorat) – uniquement pour TEAM» Formule sandwich (1/3 Belgique, 2/3 pays partenaire);

déviations à ce règlement sont à demander et à approuver par le VLIR-UOS, en tout cas max. 24 mois en Belgique et max. 4 années académiques

• Frais de transport des boursiers (PAS sur B.9)

Les bourses visent à renforcer les capacités pour l’institution partenaire

Lignes directrices détaillées (incl. montants) sur le site web VLIR-UOS, régulièrement mises à jour 36

Page 37: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

D. Frais de bourse

• Points d’attention:

Montants corrects, sans mélanger les différentes lignes directrices

Transparence des calculs dans le rapport financier Pas de double comptabilité de forfaits (ex. Frais de voyage

indirects) Pas d’extras sur les forfaits attribués Visa pour la Belgique sont –si la procédure exacte est suivie

avec une Ambassade Belge en RD Congo- gratuits Les frais ne peuvent dépasser la durée du projet Logement: gardez les pièces justificatifs, pas de comptabilité

de cautions/garanties Participation aux congrès :

Pour doctorants : pas de paiement de per diem vu que la bourse continue à être payée ; paiement d'hôtel à prévoire dans l’allocation de recherche

Pour MsC: remboursement extra pour l’hôtel 37

Page 38: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

D. Frais de bourse

• Frais de transport:• Billet d’avion en classe économique + assurance de voyage

(pas sous B.9.)

• Frais de voyage indirects (visa = gratuit)– Dépenses médicales pour l’obtention d’un certificat médical (y inclus les

frais pour des vaccinations obligatoires et des medicaments nécessaires);

– Légalisation de documents (ex. photos);

– Transport vers et à partir de l’Ambassade et/ou aéroport dans le pays de résidence et en Belgique

• Si c’est nécessaire de voyager pour l’obtention du visa (ex. à la capitale) – L’itinéraire le plus économique (vol ou bus, 1 billet économie)

– Un per diem de € 20 par jour

– Frais de logement à un maxi de € 50 par nuit pour maxi 10 jours si un séjour est requis par l’Ambassade (sur reçu ou facture de l’hôtel)

• Pas de frais de voyage en Belgique (ne sont pas remboursés) (↔ visits)

38

Page 39: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

E. Frais de coordination• E.1. Frais de coordination en Belgique

• Forfait: 5% du total A à D

• E.2. Frais de coordination au pays partenaire • Forfait: 5% du total A à D

• Seulement si un compte local de projet a été ouvert pour la gestion de fonds locaux

! Avant 2013: 5% des dépenses réalisées (A-D)! ! Depuis 2013: 5% du budget approuvé (A-D)!

Ceci donne la possibilité de augmenter la qualité de la gestion financière localement

Les frais liés à l’administration et la coordination du projet ex. mailing, téléphone, loyer, frais bancaires, … Exception : Frais bancaires ont été acceptés pour la RD Congo sous “B. Frais de

fonctionnement” vu que les banques en RDC sont extrèmement chères.

Réservez une partie des frais de coordination au cas où certains frais seraient refusés par le VLIR-UOS!

A prendre en compte (il faut une enregistrement comptable), mais ne doit pas être rapporté au VLIR-UOS, puisque forfaitaire… 39

Page 40: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

40

5. Modèle de rapport financier

• RFA = Rapport financier annuel • Il s’agit principalement d’une liste de dépenses • Format en excel du VLIR-UOS (voir site web)• Consiste en différentes feuilles

1. Modèle IA: information de base

2. Modèle IB: aperçu de dépenses par ligne budgétaire

3. Modèle IC: détails des dépenses effectuées à partir du compte belge

4. Modèle ID: détails des dépenses effectuées à partir du compte local du pays partenaire

5. Modèle IIB: registres cash et banque

6. Taux de change: taux de change pondéré basé sur des transferts d’argent de la Belgique vers le pays partenaire

Page 41: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

41

RFA: Modèle 1A

Modèle 1ACOOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO -

Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGORelevé des versements €

UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE : UNIVERSITE PARTENAIRE :

ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : VLIR-UOS CODE DU PROJET : PERIODE : de : à :

dotation DGD/VLIR-UOS pour le programme d'activité de

l'année concernée :

Dûment certifié,

Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

Page 42: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Modèle 1B

Modèle 1B COOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO - Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGORapport Financier Annuel

UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE :0UNIVERSITE PARTENAIRE :0

ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : 0 VLIR-UOS CODE DU PROJET : 0PERIODE : de : 00Jan1900 à : 00Jan1900

LIGNES BUDGETAIRES Budget Dernier Dépenses en EURO Différence Références au rapport d'activité Initial budget approuvé Cpte belge Cpte Local TOTAL 1C+1D+coord (Budget) - (Total 1C+1D+coord.)

Modèle 1C Modèle 1D TOTAL 1C+1D A. Frais d’investissement 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € B. Frais de fonctionnement 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € C. Frais de personnel 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € D. Frais de bourse 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

SOUS-TOTAL A à D 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

E. FRAIS DE COORDINATION E1. Frais de coordination Nord (forfait de 5% sur le budget

initial)0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

E2. Frais de Coordination Sud (forfait de 5% sur le budget

initial)0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

TOTAL E 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

GRAND TOTAL (A à E) 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

Dûment certifié,

Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

42

Page 43: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Modèle 1C

A. Frais d’investissement

B. Frais de fonctionnement

C. Frais de personnel

D. Frais de bourse

Erreurs : Dûment certifié,

Modèle 1C Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

N° Ligne budgétaire Date Facture n° pièce compt. Fournisseur description Montant local Devise localeChange

EUR/DevLoc Montant EUR1 EUR 1,000000 2 EUR 1,000000 3 EUR 1,000000 4 EUR 1,000000 5 EUR 1,000000 6 EUR 1,000000 7 EUR 1,000000 8 EUR 1,000000

43

Page 44: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Modèle 1D

A. Frais d’investissement

B. Frais de fonctionnement

C. Frais de personnel

D. Frais de bourse

Erreurs : Dûment certifié,

Modèle 1D Nom et fonction du (de la) soussigné(e),

N° Ligne budgétaire Date Facture n° pièce compt. Fournisseur description Montant local Devise localeChange

USD/DevLoc Montant USD Change USD/Eur Montant EUR1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12

44

Page 45: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Modèle 2B

• Registres banque et livre de caisse Basé sur des dépenses réelles par banque et en

espèces en caisse Modèle séparé 2B pour chaque monnaie utilisée Peut être remplacé par l’utilisation d’extraits

bancaires

45

Page 46: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Taux

Change COOPERATION UNIVERSITAIRE AVEC LE CONGO - Projets TEAM RD CONGO et INITIATIVES SUD CONGOTableau de trésorerie et de calcul du taux de change moyen €

UNIVERSITE COORDINATRICE FLAMANDE :0UNIVERSITE PARTENAIRE :0

ANNEE DE PROGRAMME D'ACTIVITE : 0 VLIR-UOS CODE DU PROJET : 0PERIODE : de : 00Jan1900 à : 00Jan1900

Calcul du taux de change (1)

Volet 1. Volet 2.

Change USD/Eur transf. EUR vers compte local en USD

ChangeUSD/DevLoc transf. du compte USD vers compte en Dev. Locale

= name Local Currency

documents justificatifs : extraits de compte bancaire documents justificatifs : extraits de compte bancaireTaux de change moyen EUR/ USD = #DEEL/0! Taux de change moyen USD/ Devise Locale = #DEEL/0!

Date de la transactionMontant EUR débité

du compte belge (montant brut)

Montant en USD versé sur le compte

local (net)

taux de change de la transaction

Date de la transactionMontant USD débité du compte local USD

(brut)

Montant en Dev. Locale versé sur le compte local (net)

taux de change de la transaction

Transfert 1 Transfert 1 Transfert 2 Transfert 2 Transfert 3 Transfert 3 Transfert 4 Transfert 4

Transfert 5 Transfert 6 Transfert 7 Transfert 8 Transfert 9 Transfert 10 Transfert 11 Transfert 12

TOTAL: 0,00 0,00 TOTAL: 0,00 0,00

Montant USD

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Page 47: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: taux de change

• Trois manières de calculer le taux de change:

1. Basé sur des transferts de la Belgique: un taux de change moyen sera calculé automatiquement pour toute l’année

2. Le taux par transfert

3. Le taux par dépense: nécessite de garder une preuve de tout! (taux journalier)

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RFA: méthode de taux 1 = moyenne annuelle

• Année d’activité 1: par transfert • Montant brut en EUR transféré du compte belge

(plus le frais bancaires de ce transfert)• Montant net qui arrive sur le compte local en

monnaie locale (montant moins les frais bancaires de ce tranfert)

• Taux de change moyen annuel: (Σ a) / (Σ b) Les charges bancaires des transferts devraient être inclus

donc dans cette manière de calcul

• Année d’activité 2 et suivants: • Même méthode• Mais, le bilan local (solde) de l’année précédente

devrait être inclus dans le taux calculé en utilisant la moyenne annuelle de cette année précédente

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Page 49: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: méthode de taux 2 = par transfert

• Utilisez le taux indiqué par transfert pour ce montant, jusqu’à ce que le montant soit terminé

• Le taux suivant avec l’argent du transfert suivant

• En modèle 1D, ré-utilisez les formules existantes avec les taux de change corrects pour chaque montant utilisé

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RFA: méthode de taux 3 = taux journalier

• Pièce de justification requise pour chaque dépense

• En modèle 1D, ré-utilisez des formules existantes avec le taux de change correct pour chaque dépense

• Cette méthode n’est pas recommandée par le VLIR-UOS (prend beaucoup de temps)

• Est toutefois possible à travers: www.oanda.com

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Page 51: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Schema

Modèle 1A

Introduction des celulles jaunes

Modèle 1B

Introduction des celulles jaunes

Université ou Haute Ecole Flamande

Modèle 1CComplétez + vérifiez les

erreurs

Local University

Change:Y indiquer les transferts

de fonds+

Modèle 1D:Complétez + vérifiez les

erreurs+

Modèle 2B:Complétez + vérifiez les

erreurs

Modèle 1BCentralisation de toutes

les données.

Fusionnez les

documents des

Partenaires locaux avec

celui de l’Univ. ou Haute Ec.

Flamande + effetuez les

contrôles qui s’imposent.

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RFA: Points d’attention avant soumission

• VOIR CHECKLIST SUR LE SITE WEB • Respectez les directives financières • Seulement la division en lignes budgétaires A à E est

pertinente pour le reporting (pas de B.9, C.2 etc.) • Listez toutes les dépenses individuelles en Modèle IC et ID• Les dates de factures ne doivent dépasser l’année

d’activité d’un projet • Listez les dépenses dans la monnaie dans laquelle elles

ont été payées, suivi d’un calcul en EUR et justification du taux de change si nécessaire

• Les couts de transfert font partie du calcul du taux de change (ne se fait pas de manière séparée)

• Les couts extra sur la facture d'hôtel sont à payer par le per diem

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Page 53: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

RFA: Points d’attention avant soumission

• Description détaillée: p.e.: per diem: pays, montant par jour, dates Billet d’avion: trajet, dates, passagers Atelier: thème, montant des participants, repas,…(attention spéciale pour ces pays ayant des justifications en une langue étrangère que nous ne comprenons pas – Vietnam, Ethiopie,…)

• Pas de taxes d’importation • Gardez des copies de pièces de justification (factures

ou reçus) pour toutes les dépenses effectuées • Pas d’avances ou d’engagements dans le RFA • Frais de coordination rapportés comme un forfait,

comptabilisé de manière séparée

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Page 54: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

6. Changements budgétaires

• Changement de budget : changement de budget au sein d’une année d’activité, d’une ligne budgétaire à une autre

p.e. de A. Investissements à B. Fonctionnement

• Transfert de budget: transfert du budget (d’une partie du budget) d’une année à une autre

• Prolongation de la période budgétaire: pour prolonger le projet, avec le même budget

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Changement budgétaire

= changement de budget d’une ligne budgétaire à une autre au sein d’une année d’activité :

• Possible jusque 20% du dernier budget approuvé pour cette ligne budgétaire

• Avec une bonne justification et approbation du VLIR-UOS, il est possible de changer plus de 20% – Demande électronique à travers des formats

VLIR-UOS (voir site web):» Document Word: justification narrative » Document Excel: montants

– Ceci est à soumettre avant la fin de l’année d’activité

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Page 56: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

Transfert budgétaire

Le solde d’un projet peut être tranféré aux années suivantes du projet

• Approbation nécessaire du VLIR-UOS– Demande électronique à travers des formats

VLIR-UOS (voir site web):» Document Word: justification narrative» Document excell: montants

– A soumettre au même moment que le RFA de l’année précédente

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Page 57: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

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Information sur le site web

http://www.vliruos.be/guidelines

1. Hotel international et allocations per diem

2. Indemnité kilométrique

3. Directives de bourse

4. Directives financières

5. Formats de rapports

6. Formats de changement budgétaire

7. Checklists (listes de vérification) de controle 2014

Page 58: Directives financières  et  rapports Initiatives Sud  et TEAM

www.vliruos.be

Bonne chance !