DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO ... · Archivístico 2012-2013 67% 33% presentaron informe Entidades que no presentaron informe 3. Es importante destacar que

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

INFORME DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO A NIVEL NACIONAL

PERÍODO: 2012-2013

Basado en los informes de desarrollo archivístico rendidos por los archivos centrales del Sistema Nacional de Archivos

ELABORADO POR:

Estrellita Cabrera Ramírez Denise Calvo López

NOVIEMBRE 2013

Informe de Desarrollo Archivístico a Nivel Nacional 2012-2013

2

ÍNDICE

I. Introducción: ______________________________________________ 3

II. Objetivos: ________________________________________________ 3

III. Metodología: _____________________________________________ 3

IV. Antecedentes: ____________________________________________ 5

V. Aspectos Generales: ________________________________________ 6

VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2011-2012: 7

1. Recurso Humano: ________________________________________ 7

2. Organización del fondo documental: _________________________ 9

2.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional ______________ 9 2.2 Clasificación y ordenación documental ___________________________ 10 2.3 Descripción documental _______________________________________ 13

3. Valoración y selección documental ___________________________ 14

4. Servicios brindados por los Archivos Centrales: _________________ 16

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental: ___ 18

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales _______ 19

VII. Conclusiones ___________________________________________ 21

VIII. Recomendaciones _______________________________________ 23

IX. Anexos _______________________________________________ 25


3

I. Introducción:

Este informe toma como insumo los datos proporcionados por las instituciones del Sistema Nacional de Archivos que presentaron el informe de desarrollo archivístico el año 2013, en cumplimiento del artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema

Nacional de Archivos, el cual establece:

“Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

Los ejes temáticos evaluados en el presente informe son los siguientes:

Recurso Humano

Organización del fondo documental Valoración y selección documental Servicios brindados por los Archivos Centrales

Infraestructura y conservación documental Normativa relacionada con nuevos soportes documentales

II. Objetivos:

1. Analizar los resultados de los informes de desarrollo archivístico que remiten

las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de conocer el avance en materia archivística a nivel nacional.

2. Brindar un insumo que facilite la planificación y la toma de decisiones de la

Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo Nacional en el

ejercicio de la Rectoría del Sistema Nacional de Archivos.

III. Metodología:

1. A partir del año 2011, el formulario establecido, por la Dirección General del Archivo Nacional, para la presentación del informe de desarrollo archivístico se modificó completamente. Esto con el fin de facilitar la tabulación de las

respuestas e incluirlas en un sistema estadístico que permitiera obtener los resultados necesarios para el análisis y elaboración del informe de desarrollo

archivístico a nivel nacional. 2. Se confeccionó un manual de codificación para las posibles respuestas a cada

una de las 91 preguntas que componen el formulario establecido para la presentación del Informe de Desarrollo Archivístico 2012-2013.

3. Se emitió una circular electrónica dirigida a los Jefes o Encargados de los

Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de recordarles la

obligación legal de presentar el informe anual de desarrollo, dicha circular fue enviada mediante correo electrónico, el 07 de febrero de 2013.


4

4. Además, se les adjuntó el formulario establecido para la presentación del informe, así como las instrucciones necesarias para cumplimentarlo.

5. Se solicitó a las entidades la devolución del formulario debidamente

cumplimentado en soporte papel y electrónico (este último remitido vía correo

electrónico). Algunas entidades lo devolvieron en ambos formatos y otras solo en uno.

6. Una vez recibidos los formularios, se identificaron con un número unívoco y se

tabularon los datos de acuerdo con el manual de codificación previamente

diseñado para este efecto.

7. Se utilizó el programa estadístico de software libre PSPP, en el cual se elaboró una plantilla con las 91 preguntas del formulario de desarrollo archivístico:

DSAE-IADA 2013. 8. Se incluyeron los datos de cada formulario en la plantilla del programa

estadístico, con la colaboración de la señorita Cinthia Arguedas Loaiza, exfuncionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

9. Se definieron las variables más importantes para realizar un análisis general de

cada una de las temáticas contempladas en el formulario establecido para la

presentación de este informe, tales como: recurso humano, organización del fondo documental, valoración y selección documental, infraestructura y

conservación, entre otros. 10. Se realizó un análisis estadístico descriptivo por frecuencias de cada una de las

variables elegidas para el análisis, con el cual se elaboró el informe ejecutivo que se presenta a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

11. Se elaboró el estudio con un enfoque cuantitativo y cualitativo de los datos

obtenidos de cada informe.

12. Se redactaron las conclusiones del análisis.


5

IV. Antecedentes:

A continuación se presenta el historial de las instituciones que han presentado informes de desarrollo archivístico durante los años 2008 a 20131:

Cuadro No. 1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2013

Gráfico No.1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2013

0

20

40

60

80

100

120

0 1 2 3 4 5 6 7

1 El detalle de las instituciones del Sector Público Costarricense que han presentado el informe de desarrollo archivístico durante el período 2007-2013 se encuentra en el ANEXO 1 de este informe.

Año 2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

Número de informes

recibidos en el Archivo Nacional

81

82

78

113

114

104


6

V. Aspectos Generales:

1. Este informe toma como universo de estudio 318 entidades según, la clasificación del organigrama del Sector Público Costarricense del año 2007.

Para el período en estudio se hizo un análisis cuantitativo y cualitativo de las instituciones que presentaron el informe de desarrollo archivístico en el año 2013,

con el fin de evaluar el estado archivístico de dichas entidades. 2. De 318 entidades de la Administración Pública, sólo 104 presentaron el Informe

de Desarrollo Archivístico, es decir, 214 instituciones incumplieron con lo establecido en el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202.

A continuación, se presenta un gráfico con los porcentajes de cumplimiento.

Gráfico Nº 2

Porcentaje de entidades que presentaron el Informe de Desarrollo

Archivístico 2012-2013

67%

33%Entidades que

presentaron informe

Entidades que no

presentaron informe

3. Es importante destacar que 6 de las 104 instituciones que presentaron el

informe, no lo remitieron en el formato establecido por la Dirección General del Archivo Nacional. Lo anterior, impidió su evaluación en el presente informe, ya que no permiten la comparación entre variables. A continuación el detalle de entidades

que presentaron dicho informe en otros formatos (oficios y formularios utilizados en otros años):

a. Municipalidad de Pococí b. Contraloría General de la República

c. Imprenta Nacional d. Dirección General de Migración y Extranjería

e. Municipalidad de Acosta f. Municipalidad de Escazú

Es importante destacar que por las razones antes expuestas, el presente estudio parte de un total de 98 instituciones.


7

VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2012-2013:

1. Recurso Humano:

Este apartado corresponde a la evaluación de la formación que poseen los Encargados de los Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos, así como su

posicionamiento a nivel institucional, para lo cual se tomaron en cuenta cuatro variables:

a. Inclusión de las Unidades de Archivo Central en el organigrama institucional

b. Existencia de una plaza formalizada para la Unidad de Archivo Central en la institución

c. Formación académica del Encargado de Archivo Central d. Apoyo institucional

Según los datos estadísticos obtenidos de las variables antes mencionadas se desprende lo siguiente:

De las 98 instituciones evaluadas en este informe, 95 mencionaron tener apoyo institucional de manera total o parcial. Además, 88 indicaron tener una plaza

formalizada para el Archivo Central.

Según los datos obtenidos en estas dos variables, es evidente que más del 90% de las entidades evaluadas cuentan con apoyo institucional en materia archivística. Sin embargo, es importante destacar que solamente 57 de ellas reflejan el Archivo

Central dentro de su organigrama institucional y 41 no.

En el párrafo anterior se concluye que aunque los encargados de Archivo Central informan tener suficiente apoyo institucional, 41 de estas unidades todavía no se ven reflejadas en el organigrama de la entidad, lo cual refleja que no se han

realizado los trámites necesarios para formalizar la creación de la Unidad de Archivo Central.

Por otra parte, se observó que 88 instituciones afirmaron contar con un encargado de Archivo Central; 61 de ellos tienen formación en Archivística y en las restantes

27 entidades hay encargados de archivos centrales no profesionales en archivística con formación académica en otros campos. A continuación se presenta un cuadro

que detalla la formación académica de los encargados de archivos centrales que presentaron el informe 2012-2013.


8

Cuadro Nº 2

Formación académica de encargados de archivos centrales

Período 2012-2013

Formación académica

Cantidad

Porcentaje

Archivista 36 36.73

Bibliotecólogo 8 8.16

Administrador 6 6.2

Informática 1 1.02

Historiador 1 1.02

Archivista y Administrador 17 17.35

Archivista-Historiador 5 5.10

Archivista – Administrador - Historiador 1 1.02

Administrador - Bibliotecólogo 2 2.04

Archivista – Bibliotecólogo y Administrador 1 1.02

Archivista y otro 1 1.02

Administrador y otros 1 1.02

Otros2 17 17.35

No sabe/ No aplica 1 1.02

Totales 98 100%

Gráfico N° 3

Porcentaje de instituciones que tienen profesionales en materia archivística como

Encargados de sus Archivos Centrales

2012-2013

60%

5%35%Profesionales en

archivística

No profesionales

en archivística

No sabe/No aplica

2 En la categoría otros se encuentran formaciones académicas tales como: economistas, oficinistas, técnicos en administración, docentes, secretarias, Comunicadores, técnicos en bibliotecología, estadísticos en salud y asistentes administrativos.


9

2. Organización del fondo documental:

2.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional

El artículo 42, incisos d y e de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, establece que los Archivos Centrales tienen dentro de sus funciones: velar por la

aplicación de políticas archivísticas; asesorar técnicamente al personal que labora en los archivos de gestión; así como, colaborar en la búsqueda de soluciones para el

buen funcionamiento de los diferentes archivos de la entidad. Ante esta circunstancia, 93 de las instituciones evaluadas indicaron que han emitido

disposiciones administrativas como lineamientos, directrices o procedimientos que regulen el quehacer archivístico de la entidad y 5 señalaron no contar con este tipo

de normativa. Asimismo, 91 de las 93 instituciones que indicaron contar con normativa archivística

a nivel institucional, afirmaron controlar total o parcialmente su cumplimiento en los archivos de gestión. Sin embargo, solamente 87 señalaron contar con normativa

actualizada para la regulación del quehacer archivístico institucional.

Cabe destacar, que 95 de las instituciones que presentaron el informe indicaron conocer la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional

y tan sólo 3 entidades señalaron no conocerla.

No obstante, en cuanto al control de la aplicación de esta directriz en la institución, sólo 38 personas argumentaron controlarla, 43 afirmaron hacerlo de manera parcial, 17 no controlarla.

Según estos resultados, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales

priorizan el control sobre la aplicación de normativa archivística interna y no vigilan de igual manera la normativa de cumplimiento obligatorio que ha emitido el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.


10

A continuación un gráfico que representa los grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en ambos tipos de normativa:

Gráfico Nº 4

Grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en la

aplicación de normativa

Período 2012-2013

2.2 Clasificación y ordenación documental

De las 98 instituciones analizadas, 67 manifestaron contar con un sistema de clasificación normalizado de documentos, mientras que 24 indicaron aplicarlo de manera parcial, 6 no lo tienen y 1 no respondió a la pregunta.

Sin embargo, cuando se consultó sobre la implementación del cuadro de

clasificación en los archivos de gestión, solamente 76 instituciones implementan total o parcialmente esta herramienta; 18 no la implementan del todo y 4 no respondieron la pregunta3.

Finalmente, otro ítem relacionado con esta temática es el sistema de clasificación

utilizado a nivel institucional, ante lo cual 1 institución no respondió a la pregunta; 96 indicaron utilizar uno de los sistemas de clasificación establecidos: orgánico, funcional, orgánico-funcional, orgánico-funcional-asuntos, mientras que la

institución restante señaló no tener ningún orden específico.

3 Las instituciones que informaron no aplicar ningún cuadro de clasificación en los archivos de gestión o que no respondieron a la consulta, son las siguientes: Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, Municipalidad de Tibás, IAFA, Municipalidad de Coto Brus, Municipalidad de San Rafael de Heredia, SUTEL, Correos de Costa Rica, Defensoría de los Habitantes, SUGEVAL, Consejo Nacional de Concesiones, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Caja Costarricense del Seguro Social, PROCOMER, Popular Pensiones, JAPDEVA, BANHVI, JUPEMA, Hospital Monseñor Sanabria, Municipalidad de Garabito y Municipalidad de Grecia.


11

Gráfico Nº 5

Tipos de sistemas de clasificación utilizados en las instituciones del Sistema

Nacional de Archivos

Período 2012-2013

0 20 40 60 80

Orgánico-asuntos

Funcional

No sabe / No responde

Orgánico-funcional

Orgánico

Orgánico-funcional-asuntos

Se debe tomar en cuenta que hay inconsistencias entre los datos anteriores, ya que de las 98 instituciones evaluadas, 91 indican contar con un sistema de clasificación

normalizado en forma total o parcial pero sólo 76 manifestaron implementarlos en los archivos de gestión.

Es aún más llamativo, que 96 instituciones informaran utilizar alguno de los

sistemas de clasificación, cuando solamente 91 indicaron contar con un cuadro de clasificación normalizado.

En cuanto a la ordenación documental, 89 instituciones mencionaron utilizar métodos de ordenación normalizados total o parcial a nivel institucional y 9

señalaron no utilizar ninguno. Al igual que en el proceso archivístico antes analizado, los datos aportados por los

informantes, presentan contradicciones, pues a pesar de que solamente 89 instituciones afirmaron utilizar métodos de ordenación, 97 indicaron utilizar alguno

de los siguientes métodos de ordenación: numérico, alfabético, cronológico, geográfico o codificado.


12

Cuadro Nº 3

Métodos de ordenación utilizados en las instituciones del Sistema Nacional de

Archivos

Período 2012-2013

Sistema de clasificación Cantidad Porcentaje

Numérico 1 0,01

Alfabético 2 2,04

Cronológico 6 6,20

Cronológico y codificado 3 3,06

Numérico-alfabético-

cronológico 23 23,47

Numérico-alfabético 6 6,20


cronológico y codificado 9 9,18

Numérico-Cronológico 7 7,14

Numérico-alfabético y

geográfico 1 1,02

Numérico-cronológico-

codificado 2 2,04


codificado 2 2,04


cronológico y geográfico 17 17,35

Alfabético y cronológico 4 4,08

Numérico y codificado 1 1,02

Alfabético y geográfico 1 1,02

Numérico-cronológico y

geográfico 2 2,04

Todos los métodos 10 10,20

No sabe/No responde 1 1,02

Total 98 99,13

A partir de los datos brindados en este apartado, se puede inferir que existe

desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el avance en estas etapas del proceso archivístico.


13

2.3 Descripción documental

Del total de instituciones analizadas, 94 informaron elaborar instrumentos de

descripción, tales como: listas de remisión, inventarios, fichas, índices y catálogos. Es importante resaltar que los instrumentos más utilizados son las listas de remisión y/o inventarios (92 instituciones).

Asimismo, 47 entidades manifestaron contar con el 50% o más del acervo

documental descrito. Sin embargo, se debe destacar que 7 instituciones respondieron a esta consulta con la opción “No sabe/ No responde”.

Gráfico Nº 6

Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de archivos que presentan sus

fondos documentales descritos. Período 2012-2013

No obstante, al consultar si se utilizaba alguna norma para la descripción, sólo 35 instituciones indicaron utilizar la norma ISAD-G, 2 solamente utilizan la norma ISAAR-cpf y 3 manifestaron utilizar tanto la ISAD-G como la ISAAR-cpf en el

proceso descriptivo.

Cabe señalar, que de las 57 instituciones restantes, 43 no respondieron la pregunta y 15 entidades4 afirmaron utilizar otra norma de descripción, especificando las siguientes opciones:

a- Unidad documental por carpeta

b- Otro sin especificar c- Norma interna con elementos de la ISAD-G d- Fondo y unidad documental

e- Natural con elementos de la ISAD-G f- Guía de codificación

g- Listas de remisión, bases de datos, inventarios

4 Las instituciones 15 instituciones que respondieron con la opción “otra” fueron: BANCREDITO, Junta de Protección Social, ARESEP, Registro Nacional, SUTEL, JASEC, INFOCOOP, CCSS, BNCR, Banco Popular, Municipalidad de Montes de Oro, Procuraduría General de la República, BANHVI e INA.


14

h- Artículo 86 del Reglamento a la Ley 7202 (listas de remisión, tablas de plazos, registros de entrada y salida de documentos)

De los datos anteriores se desprende que más del 92% de las instituciones entrevistadas tiene algún tipo de instrumento descriptivo. Sin embargo, éstos no

son normalizados.

Al igual que en el informe de desarrollo archivístico realizado en el año 2012, es evidente que la norma ISAD-G “Norma Internacional de Descripción Archivística” es muy poco aplicada en los Archivos Centrales que conforman el Sistema Nacional de

Archivos. Asimismo, menos de 5 entidades afirmaron aplicar la Norma ISAAR (CPF) “Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias”, correspondiendo esto al 4,9 % de las entidades evaluadas, lo cual es un porcentaje bastante bajo.

Además, se denota el desconocimiento en los Encargados de Archivos Centrales sobre las otras normas de descripción archivística emitidas por el Consejo

Internacional de Archivos (CIA), ya que ninguna de las entidades informó aplicar ninguna de las siguientes normas: ISDF “Norma internacional para la descripción de

funciones”, ISDIAH “Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo”.

Por lo tanto, el Sistema Nacional de Archivos no cuenta con la normalización necesaria para facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los

documentos de archivo ni la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

3. Valoración y selección documental

De acuerdo con el marco normativo vigente, uno de los elementos fundamentales

para una adecuada valoración documental, es que cada una de las instituciones cuente con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Específicamente, el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de

Archivos, establece que:

“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrará un comité institucional de selección y

eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la

documentación.” Los resultados obtenidos de la variable “existencia de los CISED”, son los

siguientes: de las 98 instituciones estudiadas, 90 (88,2%) señalaron haber conformado dicho Comité, en tanto que 8 (7,84%) no lo tienen.


15

Con respecto a la debida integración de los CISED, 80 instituciones lo han conformado de la manera que establece el artículo 33 de la Ley 7202. Mientras, que

5 lo han hecho al margen de la ley, ya sea por la cantidad de miembros que lo integran, por lo cargos institucionales que ocupan los integrantes o porque los puestos de presidente y secretario del CISED los ocupan funcionarios que no son los

indicados en la legislación vigente y 7 no respondieron a esta consulta. Las restantes 6 instituciones corresponden a aquellas que carecen de un CISED. A

continuación un gráfico que muestra las proporciones porcentuales antes esbozadas.

Gráfico Nº 7

Porcentajes de la conformación de los CISED en las instituciones del Sistema

Nacional de Archivos

Período 2012-2013

Se debe reiterar que la Asesoría Legal del Archivo Nacional ha emitido criterios con

respecto a la conformación de los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, en los que se refiere a temas como:

Delegación de los representantes de los CISED

Contrataciones externas de personal para la conformación de los CISED

CISED en los órganos desconcentrados

Asimismo es primordial analizar si estos comités se encuentran activos, por lo que

resulta necesario considerar si las instituciones cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y su

aplicación en las instituciones.

De las 98 instituciones analizadas, 74 indicaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) de manera parcial o total, 22 manifestaron no contar con este instrumento y 2 no respondió a la pregunta o contestaron de forma incoherente. No obstante, sólo 58 tienen algunos


16

de estos instrumentos vigentes, 28 indican que están vencidas y 12 no respondieron a la pregunta o proporcionaron respuestas no aplicables a la pregunta realizada.

Gráfico Nº 8

Porcentajes sobre la existencia y vigencia de tablas de plazos de conservación de

documentos y valoraciones parciales

Período 2011-2012

En cuanto a la eliminación de documentos de acuerdo con el procedimiento legal vigente, 63 (64, 29 %) entidades lo han efectuado, 33 (33,67%) no han eliminado

y 2 (2,04%) no respondieron a la consulta.

Es importante destacar, que 74 instituciones afirmaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos vigentes, sin embargo, solamente 63 mencionaron haber eliminado documentos. Lo anterior quiere decir, que hay algunas entidades

que no aplican lo establecido en los formularios de valoración documental.

4. Servicios brindados por los Archivos Centrales: Entre los servicios que se evaluaron en el presente estudio destacan: el préstamo y

facilitación de documentos, transferencias documentales y capacitación a los encargados de los archivos de gestión.

En cuanto al primer rubro, cabe destacar que 96 entidades manifestaron controlar la facilitación de los documentos y tan solo 2 señalaron no controlar esta actividad.

Además, cuando se les consultó sobre la existencia de un procedimiento

normalizado para llevar a cabo esta función, solamente 10 indicaron no tenerlo, 88 si realizan esta tarea de manera estandarizada.

Existencia de

TP y VP TP y VP

Vigentes

No TP ni VP

No sabe/No responde

TP y VP aprobadas

No respondieron si están vigentes o no

TP y VP vencidas

TP y VP vigentes


17

Por otra parte, 86 instituciones reportaron realizar transferencias de los archivos de gestión al archivo central a través de un procedimiento normalizado, 11 indicaron

no contar con dicho procedimiento y 1 entidad no respondió la pregunta. De igual manera, 86 encargados de archivos centrales afirmaron recibir los documentos acompañados de listas de remisión, sólo 7 no utilizan este mecanismo de control y 5

no contestaron.

No obstante, cuando se consultó sobre el uso de calendarios establecidos para recibir las transferencias documentales en el Archivo Central, más de la mitad de las instituciones (51) informaron no programarlas, 46 indicaron planificar y programar

esta actividad y 1 no proporcionó información al respecto.

En relación con la capacitación a los encargados de archivos de gestión, 84 archivos centrales señalaron brindar este servicio, 12 no lo hacen5 y 2 no respondieron.

Gráfico Nº 9

Porcentajes de normalización en los servicios brindados por archivos centrales

Período 2012-2013

0

20

40

60

80

100

Capacitación Transferencia

Normalizada

Si

No

No sabe/No

responde

A continuación un gráfico que refleja la relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización.

Gráfico Nº 10

Relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización

Período 2012-2013

5 Las instituciones que reportaron no brindar el servicio de capacitación a los archivos de gestión son las siguientes: Municipalidad de Tibás, Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer, IAFA, JUDESUR, Municipalidad de San Rafael de Heredia, SUTEL, Municipalidad de Montes de Oro, Municipalidad Moravia, Municipalidad de Tarrazú, JAPDEVA, Municipalidad de Garabito, Municipalidad de Coronado.


18

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90T

ran

sfe

ren

cia

s

no

rma

liza

da

s

Uti

liza

ció

n d

e

ca

len

da

rio

s d

e

tra

ns

fere

nc

ia Si

No

No sabe/ No

responde

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental:

Se debe resaltar que de las entidades analizadas 92 indicaron tener un local

establecido para el Archivo Central, mientras que 6 de ellas señalan que no lo tienen. En cuanto a la antigüedad de las construcciones que albergan los locales de los Archivos Centrales, 83 instituciones mencionaron que oscila entre los 0 y los 45

años, 11 se encuentran ubicados en estructuras con más de 45 años de edificadas y 4 no respondieron.

Cuadro Nº 4

Antigüedad de las edificaciones de locales de Archivos Centrales

Período 2012-2013

Antigüedad de la

construcción en años

Frecuencia Porcentaje

0-15 42 42.86%

16-30 26 26.53%

31-45 15 15.31%

Más de 45 11 11.22%

No sabe/ No responde 4 4.08%

Total 98 100%

En cuanto a los materiales que componen la estructura de los locales de los

Archivos Centrales, predominan el concreto y el tubo estructural, ya que el 87,17% (89 instituciones) así lo informaron. Asimismo, los pisos, suelos y cielorrasos de 76

locales (77,55%) están construidos con materiales no flamables. Sin embargo, al consultar si en los archivos centrales contaban con suficiente

estantería para custodiar los documentos y evitar su colocación en el suelo, solo 66 instituciones respondieron afirmativamente y 32 adujeron no contar con estantería

suficiente.


19

Gráfico Nº 11

Porcentaje de archivos centrales que cuentan con la estantería suficiente para no

colocar documentos en el suelo

2012-2013

67%

33%Archivos centrales

con suficiente

estantería

Archivos centrales

con insufiente

estantería

En cuanto a la limpieza y mantenimiento de los locales, 73 instituciones manifestaron tener un programa para realizar esta actividad y 25 no cuentan con

dicho programa.

Cabe destacar que en relación con la seguridad de los locales de archivo central, 80 instituciones mencionaron restringir el acceso a los depósitos documentales, 17 afirmaron no controlarlo y 1 no respondió a la pregunta.

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales En este apartado se analizó el nivel de cumplimiento, en las instituciones, de la

normativa emitida por la Contraloría General de la República y la Junta Administrativa del Archivo Nacional, relacionada con el control de tecnologías de la información.

El marco jurídico evaluado fue el siguiente: Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 15 y 16.

Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-CFOE)

Directriz sobre la Administración de los documentos producidos por medios automatizados de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Entre los resultados sobresale que más del 96% de las instituciones señalaron cumplir con la legislación antes mencionada de manera parcial o total y solamente

el 4% afirmaron incumplirlas o no respondieron a la pregunta. A continuación un cuadro que refleja el nivel de cumplimiento de cada una de las normas evaluadas:


20

Cuadro Nº 5

Porcentajes de cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos soportes

documentales

Período 2012-2013

Respuestas

facilitadas por los

encargados de

Archivos Centrales

Normas Técnicas Ley General de Control

Interno

Directriz sobre la

Administración de los

documentos producidos por

medios automatizados

Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje Frecuencia Porcentaje

Si 39 39,80% 56 57,14% 52 53,06%

No 56 5,10% 17 1,02% 18 1,02%

Parcialmente 53 54,08% 39 39,80% 44 44,90%

No sabe/No responde 1 1,02% 2 2,04% 1 1,02%

Total

98 100% 98 100% 98 100%

Cabe señalar que más del 90% de las instituciones informaron producir o recibir documentos electrónicos o digitalizados entre los cuales se destacan las clases

documentales textual y gráfica. Este resultado coincide con el porcentaje de entidades que indicaron cumplir la normativa relacionada con nuevos soportes.

Gráfico Nº 12

Porcentaje de entidades que custodian documentos electrónicos o digitalizados en

su acervo documental. Período 2012-2013

90

8

0

50

100

Si No

6 Las instituciones que afirmaron no cumplir con las normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías

de la Información emitidas por la Contraloría General de la República en el año 2007, son las siguientes: Municipalidad de Coto Brus, INEC, INVU, Oficina Nacional de Semillas y JUDESUR. 7 La institución que informó no cumplir con lo establecido en la Ley General de Control Interno es el INVU

8 La entidad que indicó no cumplir con la Directriz sobre la Administración de los documentos producidos por medios

automáticos emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, fue la Municipalidad de Coto Brus.


21

VII. Conclusiones

Después de realizado el análisis anterior, es importante destacar los siguientes

resultados:

1. De 162 instituciones que en los últimos 6 años han presentado el informe de

desarrollo archivístico, solamente 30 lo han hecho de forma continua y las 132 instituciones restantes lo han presentado entre 1 y 5 veces.

2. Solamente 104 instituciones presentaron el informe de desarrollo archivístico

(período 2012-2013), lo cual representa que el 32,70% de las entidades del

Sistema Nacional de Archivos está cumpliendo con el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, esto demuestra que el

cumplimiento de la Ley en este aspecto es deficitario. Cabe señalar que de estas 104 entidades, 6 no lo presentaron en el formato establecido para este fin, por lo que no se evalúan en el presente informe.

3. Más del 90% de los encargados de archivos centrales informan que tienen

apoyo institucional, sin embargo, algunas de estas unidades no se ven reflejadas en el organigrama institucional, por lo que se denota que los

trámites que las entidades deben llevar a cabo para formalizar la Unidad de Archivo Central no se están ejecutando.

4. Del 100% de los Archivos Centrales analizados, un 60% están siendo dirigidos por un profesional en archivística, por lo tanto, la menor parte de

entidades incumplen con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Con respecto a la aplicación y control de la normativa archivística institucional y las directrices de acatamiento obligatorio emitidas por la Junta

Administrativa del Archivo Nacional, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales priorizan el control sobre la aplicación de la normativa interna y no vigilan de igual manera el cumplimiento de las regulaciones

producidas por el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.

6. Los datos poco coherentes suministrados en el apartado “Clasificación y ordenación documental”, evidencian que existe desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el

avance en estas etapas del proceso archivístico. Ya que en ocasiones confunden los sistemas de clasificación con métodos de ordenación o

proporcionan datos no relacionados con ninguno de estos dos procesos.

7. Llama la atención, que en algunos de los archivos centrales de entidades que

informaron no implementar del todo un sistema de clasificación en los archivos de gestión, es liderado por archivistas profesionales o empíricos con

varios años de laborar para la misma entidad.


22

8. En cuanto a la descripción documental, solamente el 37,75% de las entidades utilizan alguna de las normas de descripción archivística aprobadas por el

Consejo Internacional de Archivos (CIA). Al igual que en el informe de desarrollo archivístico realizado el año anterior,

es evidente que la norma ISAD-G “Norma Internacional de Descripción Archivística” es muy poco aplicada en los Archivos Centrales que conforman

el Sistema Nacional de Archivos y menos de 5 entidades afirmaron aplicar la Norma ISAAR (CPF) “Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias”, correspondiendo esto

al 4,9 % de las entidades evaluadas, lo cual es un porcentaje bastante bajo.

Por lo tanto, se denota el desconocimiento en los Encargados de Archivos Centrales sobre las otras normas de descripción archivística emitidas por el

Consejo Internacional de Archivos (CIA), ya que ninguna de las entidades informó aplicar ninguna de las siguientes normas: ISDF “Norma internacional para la descripción de funciones”, ISDIAH “Norma internacional para describir

instituciones que custodian fondos de archivo”.

9. Del 82% de las entidades que cuentan con un CISED conformado, solamente el 59 % señalaron tener tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la CNSED y actualmente vigentes.

10. De acuerdo con los datos obtenidos, se observa que el 64, 24% de las 98

entidades evaluadas en este informe, indicaron haber realizado eliminaciones de documentos. No obstante, la cantidad de instituciones que informaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones

parciales es menor (59%).

11. Más del 90% de las entidades entrevistadas controlan el préstamo y la facilitación pero no siempre se hace siguiendo un procedimiento establecido.

12. Más del 80% de los archivos centrales de las entidades evaluadas, reciben los documentos de los archivos de gestión a través de un procedimiento

normalizado y con listas de remisión; sin embargo, menos del 50% no calendariza estas transferencias.

13. Más de las tres cuartas partes de los encargados de los archivos centrales de las instituciones analizadas, afirman realizar actividades de asesoramiento y

capacitación para los encargados de los archivos de gestión. 14. Seis instituciones reportaron no contar con un local para el archivo central,

por lo tanto es probable que se esté incumpliendo con las siguientes tres de funciones principales de un archivo central: reunir, administrar y facilitar el

fondo documental de la entidad que ha disminuido su consulta en los archivos de gestión.


23

15. Otro aspecto importante de mencionar es que solamente el 64,68% de las instituciones, cuentan con la estantería suficiente para albergar el acervo

documental que custodia, de manera que el 32% de las entidades evaluadas podrían presentar problemas para preservar adecuadamente los documentos.

16. Con respecto al cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos

soportes documentales, el porcentaje de entidades que indicaron producir documentos electrónicos, coincide con aquellas entidades que indicaron cumplir total o parcialmente esta normativa.

Es importante indicar que, según la experiencia de los profesionales del

Departamento Servicios Archivísticos Externos en la ejecución de funciones como: inspecciones, asesorías, transferencias, revisión de tablas de plazos o

valoraciones parciales de documentos, entre otros; generalmente se evidencia el incumplimiento de la normativa evaluada en el presente informe. Además, del desconocimiento en cuanto a la adecuada producción

y gestión de los documentos en nuevos soportes.

17. Finalmente, es importante tener en cuenta que los datos aportados por los encargados de los Archivos Centrales en temas como clasificación, ordenación, descripción y valoración documental, en gran parte de los casos

son incoherentes.

Esta situación, es preocupante, si se toma en cuenta que aproximadamente el 95% de los Archivos Centrales de las entidades analizadas estan liderados por profesionales, ya sea en archivística (60%) o en otros campos

académicos (20%), esto evidencia un vacío en el manejo de los conocimientos técnicos y básicos para el ejercicio de la archivística.

VIII. Recomendaciones

1. Se recomienda enviar copia de los resultados de este informe a:

a- Los jerarcas y encargados de los archivos centrales de las instituciones

que en el año 2013 presentaron el informe de desarrollo archivístico. b- Defensoría de los Habitantes c- Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica

2. Se recomienda a la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y

a la Unidad de Capacitación del Archivo Nacional, realizar actividades de actualización profesional en temas tales como: clasificación, ordenación, descripción normalizada, utilización de bases de datos y software útiles para

la gestión documental, etc.

3. Publicar este informe en la página web del Archivo Nacional


24

4. Debido a que el informe de desarrollo archivístico institucional evalúa todos los elementos establecidos en la Ley 7202 y su reglamento para el

desempeño de las buenas prácticas archivísticas, es indispensable su presentación ante el Archivo Nacional, tal y como se establece en el artículo 42, inciso j) de la Ley 7202. Por lo tanto, se recomienda enviar una circular a

los jerarcas de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de recordarles la obligación legal de presentar el informe

de desarrollo archivístico en el mes de marzo de cada año.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Estrellita Cabrera Ramírez Denise Calvo López

Noviembre 2013 Noviembre 2013


25

IX. Anexos

Anexo No. 1 Lista de instituciones que han presentado Informe Anual de Desarrollo

Archivístico (IADA) entre 2008-2013

N° de

orden

Lista de instituciones que

presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

1 Asamblea Legislativa 1 1 1 1 1 1

2 Autoridad Reguladora de

Servicios Públicos (ARESEP)

1 1 1 1 1 1

3 Banco Central de Costa Rica

(BCCR)

1 1 1 0 1 0

4 Banco Crédito Agrícola de

Cartago (BANCREDITO)

1 1 1 1 1 1

5 Banco de Costa Rica (BCR) 1 1 0 0 0 0

6 Banco Hipotecario de la

Vivienda (BANHVI)

0 0 0 1 0 1

7 Banco Nacional de Costa Rica

(BNCR)

1 1 1 1 0 1

8

Banco Popular y de Desarrollo

Comunal

1 1 1 1 1 1

9 Caja Costarricense de Seguro

Social (CCSS)

0 0 0 0 1 1

10 Centro Cultural e Histórico José

Figueres Ferrer

1 0 0 1 1 1

11 Centro Nacional de Recursos

Para La Educación Inclusiva

0 0 0 1 0 0

12 Colegio de Contadores Privados

de Costa Rica

0 0 1 0 0 0

13 Colegio de Periodistas de Costa

Rica (COLPER)

0 0 0 1 0 0

14 Colegio Universitario de Cartago

(CUC)

0 0 0 1 1 1

15 Colegio Universitario de Limón

(CUNLIMÓN)

0 0 1 1 0 0

16 Comisión Nacional de Prestamos

Para La Educación (CONAPE)

1 1 1 1 1 1

17 Comisión Nacional de

Prevención de Riesgos Y

Atención de Emergencias (CNE)

0 0 1 1 1 1


26

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

18 Compañía Nacional de Fuerza Y

Luz S.A (CNFL)

1 1 1 1 1 1

19 Concejo Municipal del Distrito

de Lepanto

0 1 0 0 0 0

20 Consejo Nacional de

Concesiones (CNC)

1 1 1 1 1 1

21 Consejo Nacional de Rectores

(CONARE)

1 1 0 1 0 0

22 Consejo de Transporte Público 0 0 0 0 1 0

23 Consejo Nacional de La Persona

Adulta Mayor (CONAPAM)

0 0 0 1 0 0

24 Consejo Nacional de Vialidad

(CONAVI)

1 0 0 0 1 1

25 Contraloría General de La

Republica (CGR)

1 1 0 1 0 1

26 Corporación Bananera Nacional

(CORBANA)

1 1 1 1 1 1

27 Correos de Costa Rica 1 0 0 0 1 1

28 Defensoría de los Habitantes 0 0 0 0 0 1

29 Dirección de Inteligencia Y

Seguridad Nacional (DIS)

0 0 1 1 1 1

30 Dirección General de Aviación

Civil

1 1 0 1 1 1

31 Dirección General del Archivo

Nacional (DGAN)

1 1 1 1 0 1

32 Dirección General de Migración

y Extranjería

0 0 0 1 1 1

33 Dirección General del Servicio

Civil

0 0 0 0 0 0

34 Empresa de Servicios Públicos

De Heredia S.A.

0 0 0 1 0 0

35 Fabrica Nacional de Licores

(FANAL)

0 1 1 1 1 1

36 Dirección Nacional de Desarrollo

de La Comunidad (DINADECO)

0 0 0 1 1 0

37 Dirección Nacional de Notariado

(DNN)

0 0 0 0 1 1

38 Federación Municipal Regional

de Este

(FEDEMUR)

1 0 0 0 0 0

39 Fondo Nacional de Becas

(FONABE)

0 1 1 1 1 1


27

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

40 Fondo Nacional de

Financiamiento Forestal

(FONAFIFO)

0 0 1 1 1 1

41 Grupo Mutual Alajuela 0 0 0 1 0 0

42 Hospital Monseñor Sanabria 1 0 0 1 1 1

43 Hospital Nacional de Geriatría y

Gerontología Dr. Raúl Blanco

Cervantes

0 0 1 1 1 0

44 Imprenta Nacional 0 0 0 1 1 1

45 Instituto Costarricense de

Acueductos y Alcantarillados (AYA) 1 1 1 1 1 1


Electricidad (ICE)

1 1 1 1 1 1

47 Instituto Costarricense de Pesca y

Acuicultura (INCOPESCA) 0 1 1 1 1 1


Puertos del Pacífico (INCOP)

1 0 1 1 1 1


Turismo (ICT)

1 1 1 1 1 1

50 Instituto Costarricense del Café

(ICAFE)

0 0 0 1 1 0

51 Instituto Costarricense del

Deporte y la Recreación

(ICODER)

0 1 1 1 1 1


Ferrocarriles (INCOFER)

0 0 0 1 1 0

53 Instituto Costarricense Sobre

Drogas (ICD)

0 0 1 1 1 1

54 Instituto Desarrollo Rural

(INDER) (Antiguo Instituto de

Desarrollo Agrario (IDA))

0 0 1 0 1 1

55 Instituto de Fomento y Asesoría

Municipal (IFAM)

0 0 1 1 1 1

56 Instituto Mixto de Ayuda Social

(IMAS)

1 1 1 1 1 1

57 Instituto Nacional de Aprendizaje

(INA)

1 1 1 1 1 1

58 Instituto Nacional de Estadística

y Censos (INEC)

1 1 1 1 1 1

59 Instituto Nacional de Fomento

Cooperativo (INFOCOOP)

1 1 1 1 1 1

60 Instituto Nacional de la Mujer

(INAMU)

1 1 0 1 1 1


28

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

61 Instituto Nacional de Vivienda y

Urbanismo (INVU)

1 0 1 0 1 1

62 Instituto sobre Alcoholismo y

Farmacodependencia (IAFA)

1 1 1 1 1 1

63 Instituto tecnológico de Cartago

(TEC)

0 0 1 0 1 1

64 Junta Administrativa Portuaria

(JAPDEVA)

1 1 1 1 0 1

65 Junta de Desarrollo Regional de

la Zona Sur (JUDESUR)

1 1 1 1 1 1

66 Junta de Pensiones y

Jubilaciones del Magisterio

Nacional (JUPEMA)

0 0 0 0 1 1

67 Junta de Protección Social de

San José (JPSS)

0 0 0 1 1 1

68 Junta Administrativa del Servicio

Eléctrico de Cartago (JASEC)

0 0 0 1 1 1

69 Liga Agrícola Industrial de la

Caña de Azúcar (LAICA)

1 0 0 0 0 1

70 Popular pensiones S.A. 0 0 0 0 1 1

71 Ministerio de Agricultura (MAG) 0 1 1 1 1 1

72 Ministerio de Ambiente Y Energía

(MINAE)

0 0 0 0 1 0

73 Ministerio de Ciencia y

Tecnología (MICIT)

0 0 0 1 0 1

74 Ministerio de Comercio Exterior

(COMEX)

0 0 1 1 1 1

75 Ministerio de Cultura, Juventud

(MCJ)

1 1 1 1 1 1

76 Ministerio de Economía,

Industria y Comercio (MEIC)

1 1 1 1 1 1

77 Ministerio de Educación Pública

(MEP)

1 1 1 1 1 1

78 Ministerio de Justicia y Paz 1 0 1 1 1 1

79 Ministerio de Obras Públicas y

Transportes (MOPT)

0 0 0 0 1 0

Mediante oficio Arch-C-019 de 31 de marzo de 2008, la señora Eugenia Hernández Alfaro,

Encargada del Archivo Central de la JPS justificó la no entrega del informe archivístico del

periodo por motivos de salud.


29

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

80 Ministerio de Planificación

Nacional y Política Económica

(MIDEPLAN)

0 0 1 1 1 1

81 Ministerio de Relaciones

Exteriores y

Culto (MRREE)

1 1 1 1 1 1

82 Ministerio de Salud 1 1 0 1 1 1

83 Ministerio de Trabajo Y

Seguridad Social (MTSS)

1 1 0 1 0 0

84 Ministerio de Vivienda y

Asentamientos

1 1 1 1 1 1

85 Municipalidad de Acosta 0 0 0 0 0 1

86 Municipalidad de Alajuela 1 1 0 1 0 0

87 Municipalidad de Aserrí 0 0 0 0 1 1

88 Municipalidad de Atenas 1 1 0 1 1 0

89 Municipalidad de Barva 0 0 0 1 1 0

90 Municipalidad de Belén 1 1 1 1 1 1

91 Municipalidad de Buenos Aires

de Puntarenas

0 0 0 0 1 0

92 Municipalidad de Carrillo 0 1 1 1 0 0

93 Municipalidad de Cartago 1 1 0 1 1 1

94 Municipalidad de Corredores 0 0 0 0 1 0

95 Municipalidad de Coto Brus 0 1 1 1 1 1

96 Municipalidad de Curridabat 0 0 1 1 1 1

97 Municipalidad de Escazú 1 1 1 1 1 1

98 Municipalidad de Esparza 0 0 0 1 1 0

99 Municipalidad de Garabito 0 0 1 1 1 1

100 Municipalidad de Goicoechea 0 0 0 1 1 0

101 Municipalidad de Grecia 0 0 0 0 1 1

102 Municipalidad de Guácimo 1 1 0 1 0 0

103 Municipalidad de Heredia 0 0 0 1 0 0

104 Municipalidad de Hojancha 0 1 0 0 0 0

105 Municipalidad de Liberia 1 0 0 0 1 0

106 Municipalidad de Limón 1 1 1 1 1 0

107 Municipalidad de Montes De

Oca

1 1 1 1 1 1

108 Municipalidad de Montes de Oro 0 0 0 0 0 1

109 Municipalidad de Mora 0 0 1 1 1 0

110 Municipalidad de Moravia 1 1 0 1 1 1

111 Municipalidad de Nandayure 0 0 1 1 1 0

112 Municipalidad de Oreamuno 0 0 1 1 0 0

113

Municipalidad de Orotina 1 1 1 1 1 0

114 Municipalidad de Osa 0 0 1 0 1 0


30

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

115 Municipalidad de Paraíso De

Cartago

0 0 0 1 1 0

116 Municipalidad de Parrita 0 1 0 0 0 0

117 Municipalidad de Pérez Zeledón 1 1 1 1 1 1

118 Municipalidad de Poás 1 1 1 1 1 1

119 Municipalidad de Pococí 0 0 0 1 1 1

120 Municipalidad de Puntarenas 1 0 0 0 0 0

121 Municipalidad de San Isidro De

Heredia

0 1 0 0 0 1

122 Municipalidad de San Carlos 1 1 0 0 0 0

123 Municipalidad de San José 1 1 1 1 1 0

124 Municipalidad de San Rafael De

Heredia

0 0 1 1 1 1

125 Municipalidad de San Ramón 1 1 1 0 0 1

126 Municipalidad de Santa Ana 0 1 0 1 1 1

127 Municipalidad de Santa Bárbara 0 0 0 0 1 0

128 Municipalidad de Santa Cruz 1 1 1 1 1 1

129 Municipalidad de Santo

Domingo de Heredia

1 1 1 0 1 1

130 Municipalidad de Sarapiquí 1 1 0 0 0 0

131 Municipalidad de Siquirres 0 0 0 0 1 0

132 Municipalidad de Talamanca 0 0 0 1 0 0

133 Municipalidad de Tarrazú 0 0 0 0 1 1

134 Municipalidad de Tibás 0 0 1 1 1 1

135 Municipalidad de Turrialba 0 1 0 0 0 0

136 Municipalidad de Vásquez De

Coronado

0 0 1 1 1 1

137 Museo de Arte Costarricense 0 0 1 1 1 0

140 Museo Nacional 1 0 0 1 0 0

141 Oficina Nacional de Semillas

(ONS)

0 0 0 0 0 1

142 Patronato Nacional de La

Infancia (PANI)

1 1

1 1 1 1

143 Poder Judicial 1 1 1 1 1 1

144 Presidencia de La Republica 1 1 0 1 1 1

145 Procuraduría General de La

República (PGR)

1 1 1 1 0 1

146 Programa Integral de Mercadeo

Agropecuario (PIMA)

0 0 0 1 0 0

147 Promotora de Comercio Exterior

(PROCOMER)

1 1 1 1 1 1


31

N° de

orden


presentaron el IADA

2007-

2008

2008-

2009

2009-

2010

2010-

2011

2011-

2012

2012-

2013

148 Radiográfica de Costa Rica

(RACSA)

1 1 0 1 0 0

149 Refinadora Costarricense de

Petróleo (RECOPE)

1 1 0 1 1 0

150 Registro Nacional 0 1 1 1 1 1

151 Servicio Fitosanitario del Estado 0 0 0 0 1 1

152 Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (SINART S.A.)

0 0 1 1 1 1

153 Sistema Nacional de Aguas

Subterráneas, Riego y

Avenamiento (SENARA)

0 0 0 0 1 0

154 Sistema Nacional de Áreas de

Conservación (SINAC)

0 0 0 1 1 1

155 Superintendencia General de

Valores (SUGEVAL)

0 0 0 0 0 1

156 Superintendencia de

Telecomunicaciones (SUTEL)

0 0 0 0 0 1

157 Teatro Nacional 1 1 1 1 1 1

158 Tribunal Supremo de Elecciones

(TSE)

0 1 1 1 1 1

159 Universidad Estatal a Distancia

(UNED)

0 0 0 1 0 1

160 Universidad de Costa Rica (UCR) 1 0 0 0 0 0

161 Universidad Nacional (UNA) 1 1 1 1 1 1

162 Universidad Técnica Nacional

(Sede del pacífico)

1 1 0 1 1 1

Total de informes presentados entre

2008 y 2013

81 82 78 113 114 104

Porcentaje de las 318 Entidades del

Sector Público Costarricense que

presentaron el informe de desarrollo

archivístico durante el período 2008-

2013

25, 47% 25,78% 24,52% 35,53 % 35,84 % 32,70%

Documents

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO ... · Archivístico 2012-2013 67% 33% presentaron informe Entidades que no presentaron informe 3. Es importante destacar que