UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

RAČUNOVODSTVO V POGOJIH POPOLNEGA ELEKTRONSKEGA

POSLOVANJA Študentka: Nataša Novak Naslov: Nova ulica 20, 2319 Poljčane Številka indeksa: 81570724 Redni študij Program: univerzitetni Študijska smer: računovodstvo in revizija Mentor: dr. Andreja Lutar Skerbinjek

Poljčane, junij, 2005

2

PREDGOVOR Razvoj novih tehnik in tehnologij dnevno posega v naše privatno in tudi poslovno življenje. Na tem področju posebej izstopa informacijska tehnologija, ki je v zadnjem desetletju doživela razvoj, o katerem nismo v preteklosti niti slutili in je pravzaprav prodrla na vsa področja poslovanja. Posebno pomembno je, da temu razvoju sledimo in prilagajamo delovne procese, saj so novi pristopi in podpore pri izvajanju posameznih aktivnosti racionalnejši tako glede stroškov dela kot tudi energije. Razvoj sodobnih tehnik in tehnologij dnevno vpliva tudi na računovodsko stroko, tako da si danes ne moremo več predstavljati računovodstva brez ustreznih računovodskih podpor, ki ponujajo različne rešitve pri oblikovanju računovodskih listin in vodenju poslovnih knjig. Danes uporabljamo elektronsko poslovanje povsod in vedno pogosteje ter pri tem področje računovodstva z vsemi svojimi aktivnostmi, ki jih izvaja, ni nobena izjema. Elektronsko poslovanje je s svojimi prednostmi tisto, za katerega se odloča vedno več pravnih oseb, ki z modernizacijo svojih informacijskih sistemov ne pridobijo le tehnoloških prednosti pred tekmeci, temveč lahko s tovrstnimi investicijami pospešijo in poenostavijo poslovanje ter ga naredijo zaposlenim prijaznejšega. V diplomski nalogi smo raziskali, kako je v podjetju s popolnim elektronskim poslovanjem organizirano računovodstvo. Ta tema je relativno slabo raziskana, saj v Sloveniji nismo našli podjetja, ki bi imelo razvito popolno elektronsko poslovanje. Ravno to pa je razlog, ki je pripomogel k odločitvi pisanja diplome o računovodstvu v pogojih popolnega elektronskega poslovanja, saj želimo nadgraditi svoje znanje ter rezultate ponuditi tudi drugim. V prvem delu diplome opredeljujemo osnovne pojme elektronskega poslovanja in prikazujemo postopno uvajanje le tega v podjetje. Prav tako opisujemo posamezne koristi in posledice ter težave in omejitve, ki jih prinese uvedba elektronskega poslovanja. V nadaljevanju prvega dela so predstavljeni pravni okviri za izvajanje popolnega elektronskega poslovanja, to so Zakon o elektronskem poslovanje in elektronskem podpisu ter Zakon o splošnem upravnem postopku. Drugi del teoretičnega dela diplomske naloge predstavlja elektronsko računovodstvo. V tem delu opredelimo elektronsko računovodstvo, predstavimo načine delovanja, pri čemer se dotaknemo tudi delovanja podjetja v povezavi z računovodskim servisom, in opišemo posamezne prednosti in slabosti uvedbe elektronskega računovodstva. Posebno pozornost namenjamo varnosti elektronskega računovodstva, kjer predstavljamo pravne okvire za varno izvajanje elektronskega računovodstva, kot so načela Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Zakon o varovanju osebnih podatkov, Zakon o varstvu in zaščiti intelektualne lastnine ter Zakon o varovanju osebnih podatkov. V nadaljevanju drugega dela smo posebno pozornost namenili raziskavi pravnih podlag za elektronsko poslovanje v računovodstvu, ki smo jo našli v Slovenskih računovodskih standardih, Zakonu o davku na dodano vrednost in Zakonu o davčnem postopku.

3

V praktičnem delu diplomske naloge smo raziskovali razvitost in organiziranost elektronskega računovodstva v Novi Kreditni banki Maribor d.d. Omejili smo se na elektronsko vodenje prejetih računov, opisali glavne postopke in opredelili ugotovitve ob uporabi elektronskega vodenja prejetih računov v banki. Pri pisanju diplomske naloge smo se srečevali z različnimi problemi. Ker je tema relativno slabo raziskana in je popolno elektronsko poslovanje v fazi uvajanja, je bila največja težava, ki nas je pestila, pomanjkanje ustreznih virov. Ker v Sloveniji nismo našli podjetja, ki bi imelo razvito popolno elektronsko poslovanje, smo izbrali gospodarsko družbo, katera ima delno vpeljano elektronsko računovodstvo.

4

KAZALO VSEBINE PREDGOVOR 2 1 UVOD 6

1.1 Opredelitev področja in opis problema 6 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve 6 1.3 Predpostavke in omejitve 7 1.4 Uporabljene metode raziskovanja 7

2 POPOLNO ELEKTRONSKO POSLOVANJE 8

2.1 Opredelitev in predstavitev popolnega e-poslovanja 8 2.2 Koristi in posledice ter težave in omejitve popolnega e-poslovanja 13 2.3 Pravni vidik popolnega e-poslovanja 17

2.3.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu 17 2.3.2 Zakon o splošnem upravnem postopku 21

2.4 Sklepne ugotovitve 22 3 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO 23

3.1 Opredelitev e-računovodstva 23 3.2 Načini delovanja e-računovodstva 24 3.3 Prednosti in slabosti e-računovodstva 29 3.4 Varnost e-računovodstva 30 3.5 Pravni vidiki elektronskega poslovanja v računovodstvu 36 3.6 Sklepne ugotovitve 41

4 PRIKAZ DELOVANJA E-RAČUNOVODSTVA V NOVI KREDITNI BANKI

MARIBOR D.D. 43

4.1 Predstavitev Nove Kreditne banke Maribor d.d. 43 4.2 Elektronsko vodenje prejetih računov 46 4.3 Sklepne ugotovitve 52

5 SKLEP 54 6 POVZETEK V SLOVENSKEM IN ANGLEŠKEM JEZIKU 56 SEZNAM LITERATURE 58 SEZNAM VIROV 61

5

KAZALO SLIK SLIKA 1: PET NIVOJEV ELEKTRONSKE OSVEŠČENOSTI 11 SLIKA 2: VMESNIK EBILLER 26 SLIKA 3: OFF-LINE DELOVANJE 27 SLIKA 4: ON-LINE DELOVANJE 28 SLIKA 5: HIERARHIJA VARNOSTNIH SISTEMOV IN MEHANIZMOV 31 SLIKA 6: POSTOPKI ELEKTRONSKEGA VODENJA PREJETIH RAČUNOV 46 SLIKA 7: OŽIGOSAN IN OŠTEVILČEN PREJETI RAČUN 47 SLIKA 8: RAČUN V OBRAVNAVI 49 SLIKA 9: ZAKLJUČEN RAČUN 50 SLIKA 10: OSNOVNA SLIKA RAČUNOVODJE 51

6

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Papir je bil stoletja edino sredstvo za dokumentiranje poslovnih transakcij. Z razvojem informacijske tehnologije, ki je omogočila zapisovanje poslovnih transakcij na elektronske medije, predvsem pa s pocenitvijo informacijske tehnologije, je papir vse bolj izgubljal na pomenu. Poslovne dokumente v obliki listov papirja uspešno zamenjujejo elektronski poslovni dokumenti. Sodobna tehnika in tehnologija je vplivala tudi na razvoj računovodske stroke. Dandanes verjetno ni pravne osebe, ki bi svoje računovodstvo vodila ročno, stanje je namreč ravno obratno – večina pravnih oseb ima računalniško podprto računovodstvo, ki pa je od primera do primera najbrž tudi na zelo različni stopnji razvoja. V naši raziskavi bomo usmerjeni na gospodarske družbe, ki imajo razvito popolno elektronsko poslovanje (v nadaljevanju e-poslovanje), kamor hkrati spada tudi elektronsko računovodstvo (v nadaljevanju e-računovodstvo). Raziskali bomo, kako je organizirano podjetje, ki ima razvito popolno e-poslovanje in kako je organizirano računovodstvo v takšnem podjetju. Preučili pa bomo tudi varnost podatkov in kaj je potrebno, da ne pride do kakršnih koli zlorab. V praktičnem delu diplomske naloge bomo na primeru Nove Kreditne banke Maribor d.d. (v nadaljevanju Nova KBM d.d.) predstavili delovanje e-poslovanja, znotraj le tega pa se usmerili na računovodstvo, in sicer podrobneje opisali elektronsko vodenje prejetih računov. Poskušali bomo ugotoviti, kaj v proučevanem podjetju manjka in kaj bi bilo potrebno še dopolniti oziroma spremeniti. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomskega dela je predstaviti delovanje popolnega e-poslovanja, znotraj katerega pa podrobneje spoznati postopke in procese, ki so potrebni, da v okviru popolnega e-poslovanja deluje tudi e-računovodstvo. To temo smo izbrali, ker popolno e-poslovanje predstavlja prihodnost vseh podjetij in hkrati tudi nujnost. Cilj diplomskega dela je proučiti delovanje računovodstva v pogojih popolnega e-poslovanja in kakšni procesi potekajo pri uvajanju e-računovodstva v podjetje. Prav tako bomo opredelili prednosti e-računovodstva za podjetje ter njegove slabosti, kjer bomo največji poudarek dali varnosti e-računovodstva. Cilj naloge je tudi prikazati, kako je računovodstvo v pogojih popolnega e-poslovanja zakonsko urejeno. V praktičnem delu diplomskega dela nam je cilj prikazati praktičen primer e-računovodstva na primeru Nove KBM d.d. Izhajali bomo iz trditve, da naša zakonodaja dokaj dobro podpira popolno e-poslovanje, vendar pa veliko podjetij še ne zaupa v varnost popolnega e-poslovanja in zato trdimo, da je potrebno posebno pozornost posvetiti prav varnosti. Podjetja morajo za uvedbo e-

7

računovodstva organizirati svoje dobavitelje in kupce ter jih prepričati v varnost delovanja takega računovodstva. 1.3 Predpostavke in omejitve Uvajanje računovodstva v popolno e-poslovanje pomeni za podjetja korak naprej na organizacijskem, finančnem, informacijskem in tržnem področju. Vpliv delovanja e-računovodstva na Novo KBM d.d. bomo prikazali v praktičnem delu diplomskega dela. V podjetju nam bodo zagotovili vse potrebne podatke, za katere predpostavljamo, da bodo pravilni in resnični. Predpostavljamo, da se zakonodaja na področju e-poslovanja in hkrati s tem e-računovodstva v času naše raziskave ne bo spremenila. Pri raziskavi bomo najprej na splošno proučili delovanje popolnega e-poslovanja, v okviru katerega se bomo omejili na delovanje računovodstva. V Sloveniji nismo našli podjetja, ki bi imelo razvito popolno e-poslovanje, zato se bomo pri predstavljanju prednosti in slabosti ter organiziranosti e-računovodstva omejili na trenutna spoznanja in pričakovanja, saj je vse to še v fazi uvajanja. Raziskavo bomo podkrepili s praktičnim primerom delovanja e-računovodstva, pri čemer se bomo omejili na en poslovni sistem – poslovni sistem Nove KBM d.d. 1.4 Uporabljene metode raziskovanja V nalogi gre za poslovno raziskavo, saj obravnavamo postopke in procese, ki so potrebni za nemoteno e-poslovanje računovodstva v podjetjih. Ker gre za dinamičen proces, bo tudi analiza dinamična, način pa bo desktriptiven. V okviru tega načina bomo v teoretičnem delu diplomskega dela uporabili metodo deskripcije, saj bomo opisali postopke delovanja popolnega e-poslovanja v računovodstvu, metodo kompilacije, v okviru katere bomo povzemali spoznanja, sklepe in stališča različnih avtorjev ter metodo komparacije, kjer bomo primerjali ugotovitve posameznih avtorjev. V praktičnem delu pa bomo uporabili metodo deskripcije, saj bomo opisali in prikazali praktičen primer delovanja e-računovodstva.

8

2 POPOLNO ELEKTRONSKO POSLOVANJE 2.1 Opredelitev in predstavitev popolnega e-poslovanja Elektronsko poslovanje oziroma e-poslovanje je pojem, ki je med nami že kar nekaj časa, a kolikor ljudi bi vprašali kaj e-poslovanje je, toliko različnih odgovorov bi verjetno dobili – splošno priznana definicija tega pojma namreč ne obstaja (Osojnik et al. 2002, 5). Svojo vlogo pri tem igra tudi dejstvo, da se e-poslovanja na nekaterih področjih sploh ne zavedamo kot neke posebnosti, ampak nas neopazno spremlja na vsakem koraku in brez njega si življenja nekateri sploh ne znamo predstavljati. Sam pojem e-poslovanje se je začel najprej uveljavljati kot tržni slogan računalniških podjetij, danes pa zagotovo predstavlja pomemben steber pri razvoju poslovnih strategij. Kljub temu večina podjetij še vedno gleda na e-poslovanje le z vidika prodaje in kupovanja izdelkov preko svetovnega spleta. Tako pojmovanje je v današnjih razmerah vsekakor preozko, saj je elektronsko poslovanje veliko več kot le računalniška izmenjava podatkov. Z razvojem potrebne infrastrukture in drugih potrebnih temeljev, se je lahko razvijalo tudi samo e-poslovanje, posledično pa se je razvijala in širila tudi vsebinska opredelitev tega pojma. Avtorji so se na začetku osredotočali le na elektronsko trgovanje (e-commerce), ki zajema vse postopke kupovanja, prodajanja ali izmenjave blaga, storitev in informacij z uporabo računalniških omrežij (Turban in King 2003, 3). S časom pa je ta opredelitev postala preozka in potrebno jo je bilo razširiti. Začelo se je govoriti o e-poslovanju (e-business), ki ni več omejeno le na trgovanje, ampak vključuje vse komunikacije in stike podjetij s kupci, sodelovanje z zunanjimi poslovnimi partnerji in znotraj podjetja z uporabo informacijske in komunikacijske infrastrukture. Po mnenju Evropske komisije je e-poslovanje katerakoli oblika poslovanja, pri katerem stranke delujejo elektronsko, namesto da bi delovale fizično, oziroma bi bile v neposrednem fizičnem stiku (Jerman Blažič et al. 2001, 12). E-poslovanje je sicer mlado, a zelo obetavno in dinamično področje. Dokaz za to je tudi množica definicij, ki si niso enotne in si nekatere celo nasprotujejo. E-poslovanje je po Trčku (2001, 129) uporaba komunikacijskih in informacijskih orodij med poslovnimi partnerji, da bi dosegli poslovne cilje in vključuje dostop do poslovnih informacij in njihovo izmenjavo, elektronsko nakupovanje in prodajo ter virtualna podjetja, pri čemer je posebej pomembna uporaba intranetov in ekstranetov. Slovensko društvo Informatika (1997) v Beli knjigi o elektronskem poslovanju v malih in srednjih podjetjih opredeljuje e-poslovanje kot proces poslovnih aktivnosti, kjer se uporabljajo elektronske tehnologije, metodologije in postopki. Skrajšano se e-poslovanje opredeljuje kot poslovni odnos, kjer partnerja pri izvedbi prodaje ali nakupa blaga ali storitve uporabljata računalnike in omrežja.

9

Greenstein in Feinman (2000, 2) opredeljujeta e-poslovanje kot uporabo elektronskih prenosnih medijev za menjavo izdelkov in storitev, ki zahtevajo fizičen ali digitalen transport iz ene lokacije na drugo, vključujoč prodajo in kupovanje. Gre za računalniško izmenjavo podatkov, vezano na nabavo in prodajo blaga in storitev, ki ne obsega v celoti prave narave vrste izmenjanih informacij s pomočjo telekomunikacijskih naprav. E-poslovanje pa lahko predstavimo tudi kot skupek večih tehnologij, in sicer (Whiteley 1998, 325):

▪ elektronsko trgovanje;

▪ elektronska izmenjava podatkov (RIP);

▪ poslovanje prek interneta. E-poslovanje vključuje uporabo vseh oblik informacijske in komunikacijske tehnologije v poslovnih procesih med trgovinskimi, proizvodnimi in storitvenimi podjetji, ponudniki podatkov, državno upravo in potrošniki. Spreminja načine ustvarjanja proizvodov in storitev ter njihovega posredovanja od proizvajalca do potrošnikov (Gričar 1998, 152). Za našo nadaljnjo raziskavo bomo e-poslovanje razumeli kot tisto poslovanje, kjer vse komunikacije in stiki podjetij s kupci, sodelovanje z zunanjimi poslovnimi partnerji in znotraj podjetja potekajo z uporabo informacijske in komunikacijske infrastrukture. Pod pojmom popolno e-poslovanje pa razumemo poslovanje, kjer vsi poslovni procesi potekajo avtomatizirano brez papirja. Popolno e-poslovanje je torej tisto, kjer se vse potrebne informacije ter zunanje in notranje podatke podjetje pridobi elektronsko. Brez sodobne informacijske tehnologije si ne moremo več predstavljati sodobnega uspešnega poslovanja. Ročno tipkanje poslovnih dopisov, ročno preračunavanje podatkov, pretipkavanje podatkov, itd. so dejstva, ki so v preteklosti, ponekod pa še danes, povzročala veliko nepotrebnega dela in preobremenjenost zaposlenih. Vse to so razlogi za veliko porabo časa, s tem so povzročeni veliki stroški poslovanja in tako je manjša tudi uspešnost podjetja. Pri sedanjih trendih globalizacije, hitrega tempa poslovnega in zasebnega življenja morajo vsa podjetja, ki želijo obstajati tudi jutri, usmeriti veliko pozornosti in energije v spreminjanje zakoreninjenih navad. Hiter razvoj tehnologije pa nam danes že omogoča neverjetne možnosti poslovanja in racionalizacije, kakršne so si pred nekaj leti le redki lahko predstavljali. Ena takih pridobitev moderne dobe, na kateri temelji e-poslovanje je RIP – računalniška izmenjava podatkov. RIP je način za izmenjavanje sporočil, uporaben praktično na vseh področjih poslovanja, po drugi strani pa je tudi nov način poslovanja, ki posega v poslovna, organizacijska, pravna in druga razmerja med udeleženci. Prej ali slej pripelje do izpopolnjenega poslovanja (npr. odpravi klasično listino: račun). V vsakem primeru je motiv za uvajanje RIP-a večja učinkovitost poslovanja, kar je njegov očitni in nesporni dosežek (Toplišek 1998, 14). Temeljna ideja RIP-a je bila nadomestitev papirnih poslovnih listin kot so naročila, računi, plačilni nalogi in podobne z računalniškim prenosom poslovnih listin v standardizirani

10

elektronski obliki. Praviloma poteka izmenjava elektronskih sporočil brez ali s čim manj človeškega posredovanja, neodvisno od opreme in programov poslovnih partnerjev ter brez nepotrebnega ponovnega vnosa podatkov. Na ta način poslovni partnerji avtomatizirajo in tako povečajo učinkovitost transakcijskih procesov v podjetju in med podjetji (Petrič 1996, 7). Pošiljanje RIP sporočil je sestavljeno iz več korakov na strani pošiljatelja in prejemnika. Pošiljatelj RIP sporočila mora opraviti naslednje funkcije (Škedelj 1999, 34-35):

▪ priprava sporočila. Prvi korak je zbiranje in organiziranje podatkov. Podatke, ki so shranjeni v hišnih podatkovnih datotekah, je potrebno zbrati v vmesni datoteki. Zaporedje in format podatkov v vmesni datoteki mora ustrezati obliki elektronskega sporočila.

▪ prevod sporočila. Prevajalni program prebere vmesno datoteko, opravi osnovno

validacijo podatkov, jih prevede v standardno obliko in shrani v datoteko, ki je pripravljena za pošiljanje.

▪ komunikacija in pošiljanje sporočila. Pošiljateljev računalnik se poveže z omrežjem

in prenese RIP sporočila v elektronski predal za odpošiljanje. Po uspešnem prejemu omrežje usmeri in prenese RIP sporočila v elektronski predal prejemnika, ki opravi vse tri naštete funkcije, vendar v obratnem vrstnem redu.

Poslovni partnerji lahko imajo različno strojno in programsko opremo ter baze podatkov in druge sestavine informacijskega sistema. Da te razlike ne bi vplivale na elektronsko poslovanje med partnerji, je pred uvajanjem RIP-a potrebno (Petrič 1996, 8):

▪ dogovor partnerjev o uporabi skupnega standarda za RIP sporočila ter vrstah izmenjanih sporočil;

▪ zagotovitev ustrezne programske opreme za RIP;

▪ izbira računalniške komunikacije.

Čeprav RIP praviloma zmanjšuje količine papirnih poslovnih listin, pa glavni prihranek ni v tem. Njegove prednosti so predvsem te, da se skrajšuje čas za posamezne poslovne postopke, da se lahko optimirajo viri poslovanja in da se uporabnik RIP-a hitro odziva na zahteve okolja, v katerem deluje. V RIP-u se podatki lahko prenašajo po telefonskem omrežju, po internetnem omrežju ali po najetem zunanjem omrežju (to je lahko omrežje, ki ponuja višjo raven RIP-a). Zaradi cenenosti bodo zanj vse zanimivejša tudi svetovna, odprta omrežja (Toplišek 1998, 14). Tudi na računovodskem področju kaže RIP nekatere prednosti. Nekatere tuje študije omenjajo, da ohranja jasnost računovodskih izkazov, čeprav so dokazi v glavnem elektronski, da je nadzor podatkovnih zbirk zelo učinkovit, da je delo zunanjega revizorja možno kljub elektronski obliki podatkov in da je revizija prav zaradi e-poslovanja deloma postala še učinkovitejša (prav tam, 14).

11

Uveljavljanje informacijske tehnologije ter uvajanje popolnega e-poslovanja daje gospodarstvu veliko poslovnih priložnosti. Omogoča zmanjševanje stroškov poslovanja, pridobivanje novih virov dohodkov in izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih procesov. Vedno bolj se zastavlja vprašanje nujnosti in časa uveljavljanja. Pred odločitvijo o e-poslovanju ima podjetje dve izbiri. Lahko prevzame pobudo in izkoristi možnosti, ki jih nudi e-poslovanje, ali pa se odloči, da bo počakalo, dokler ne bo v širši uporabi. Vendar pa se je pri tem potrebno zavedati, da bodo tisti, ki bodo pasivni na področju e-poslovanja, tvegali, saj bodo na daljši rok zaradi izgubljenih priložnosti manj uspešni (Krulec 2004, 21-20). V procesu razvoja se vsako podjetje neprestano uči, zori, napreduje ali propade. Zato lahko procese imenujemo potovanja skozi poslovne cikle s številnimi izkušnjami, odcepi, nagradami in porazi. Pri uvajanju e-poslovanja prehaja podjetje skozi 5 ključnih faz elektronske osveščenosti (e-osveščenosti), kar nam prikazuje slika 1 (Krašovec 2000, 21). SLIKA 1: PET NIVOJEV ELEKTRONSKE OSVEŠČENOSTI

Vir: Krašovec (2000, 21). Kot je iz slike razvidno so to naslednje faze e-osveščenosti in vsaka od njih ima svoje značilnosti (Krašovec 2000, 21):

1. prisotnost: podjetje se zave potrebe po uvajanju e-poslovanja, začne s prvimi koraki v smeri organizacije projekta in izobraževanja zaposlenih; pojavijo se predstavitvene strani in najava prisotnosti v spletu;

2. e-poslovanje: podjetje odpre nov prodajni kanal (e-trgovina); kupci hkrati

uporabljajo več prodajnih kanalov in v prodajni verigi pride do obrata poteka moči – na začetku procesa se namesto proizvajalca pojavi kupec;

DO

DA

NA

VR

EDN

OST

1. Prisotnost

2. E-poslovanje

3. Delno integrirano e-poslovanje

4. Integrirano e-poslovanje

5. Neprestan razvoj

OSVEŠČENOST

12

3. delno integrirano e-poslovanje: prične se integracija osnovnih prodajnih procesov med seboj (animacija, interakcija, transakcija, reakcija) in hkrati s tem pride do večje spremembe v oskrbovalni verigi, npr. v e-trgovini pride do integracije kataloga in baze podatkov o kupcih;

4. integrirano e-poslovanje: vsi procesi so med seboj integrirani, informacijski tokovi so

neodvisni od blagovnih, oskrbovalna veriga je povsem spremenjena ter vzpostavljeni so vsi pogoji za optimizacijo oskrbovalne verige – glavni učinek je povečan obrat zalog;

5. neprestan razvoj: od tu naprej je poudarek na neprestani optimizaciji procesov,

prilagajanju procesov potrebam kupcev in interni klimi. Ob prehodih iz ene faze v drugo se prilagodijo tudi poslovni procesi. Najbolj očitne pa so spremembe v vsebini in poteku prodajnih procesov, logističnih, informacijskih in komunikacijskih tokov (prav tam, 21). Slovenska podjetja so zaradi počasnega procesa privatizacije ostala dlje časa v družbeni lasti, kar pomeni, da so imeli delničarji majhen vpliv na poslovanje, kar ima za posledico zaostanek v razvoju e-poslovanja za razvitimi državami. Za Evropsko unijo (EU) Slovenija zaostaja po zmogljivosti informacijsko-komunikacijske infrastrukture, po regulativni kot tudi po institucionalni urejenosti tega področja, ki jo narekuje enotni trg EU. Za hiter razvoj informacijsko-komunikacijske infrastrukture so potrebne velike naložbe, katere lahko država namesto z neposrednim financiranjem spodbudi z bolj tržno naravnano regulativo ter z zagotavljanjem stabilnih in preglednih pogojev za delovanje telekomunikacijskega trga (Krulec 2004, 19). Slovenija lahko zmanjša zaostanek za državami EU ter vzpostavi predpogoje za učinkovito delovanje podjetij, javne uprave in državljanov v razmerah informacijske družbe, če bo država delovala v skladu z naslednjimi ključnimi usmeritvami (UMAR 2004):

▪ liberalizirati trg telekomunikacijskih storitev ob zagotavljanju varnosti poslovanja udeležencev na trgu in privatizirati dominantnega operaterja;

▪ čimprej posodobiti telekomunikacijsko omrežje, vključno z naročniškimi zankami, s

skupnimi vlaganji privatnega sektorja, zunanjih investitorjev oziroma strateških partnerjev in države;

▪ zagotoviti dostop do javnega telekomunikacijskega omrežja na osnovi odprtega

univerzalnega dostopa in zagotoviti medomrežne povezave;

▪ omogočiti hiter dostop do interneta po konkurenčnih cenah celotnemu prebivalstvu, vključiti širše segmente družbe v izkoriščanje storitev interneta in posebej spodbujati dostop za posebne skupine, kot so mladi, starejši in invalidi.

13

2.2 Koristi in posledice ter težave in omejitve popolnega e-poslovanja E-poslovanje vpliva na sodobno poslovanje v mnogih pogledih, saj seboj nosi vrsto sprememb in koristi za vse udeležence v tem procesu. Mnogi zato primerjajo vpliv e-poslovanja z vplivom industrijske revolucije in z njo povezanih posledic (Turban in King 2003, 16). Koristi, ki jih s seboj prinaša e-poslovanje, lahko razdelimo na tri sklope (prav tam 2003, 16-20):

▪ koristi za podjetja: večji nabavni in prodajni trg, bistveno nižji stroški poslovanja, izboljšanje notranje organizacije in procesov ter boljši stik s strankami;

▪ koristi za potrošnike: udobje, hitrost, cena ter storitve in proizvodi po meri stranke;

▪ koristi za družbo: višji življenjski standard oziroma dostopnost javnih storitev.

E-poslovanje s seboj prinaša številne spremembe na treh področjih (Benčina in Fleischman 1999, 124 -125):

▪ spremenjen način dela: elektronska pošta in programske rešitve za elektronsko sodelovanje so nepogrešljive pri poslovanju podjetij. Nove tehnologije omogočajo tudi večjo mobilnost.

▪ spremenjen način trgovanja: odnos s stranko se je spremenil. Podjetja s strankami

gradijo dolgoročen odnos in ne gledajo samo na kratkoročne koristi. Na vsako stranko gledajo individualno ter se ji želijo čimbolj približati s svojo ponudbo, tako da masovna proizvodnja izgublja pomen.

▪ spremenjene meje dejavnosti: podjetja se morajo čimbolj specializirati, če želijo

ostati konkurenčna. Izkoriščati morajo vse svoje prednosti, ki jih imajo pred svojo konkurenco ter jih čimbolj poudarjati.

Konkretnih primerov merljivih koristi zaradi uporabe e-poslovanja je ogromno, navedemo naj jih le nekaj (Turban in King 2003, 19; Marusich in Blackthorn 2000, 10):

▪ Strošek bančne operacije na bančnem okencu stane banko 1.08 USD. Strošek iste transakcije izvedene preko interneta znaša 0.02 USD do 0.10 USD, kar pomeni tudi do 50-kratni prihranek.

▪ Izdaja klasične letalske vozovnice stane 8 USD. Strošek izdaje e-vozovnice znaša le

1 USD.

▪ Strošek izdaje in odpošiljanja računa v papirni obliki stane 1.60 USD. Ta strošek se lahko zmanjša za 50%, če podjetje izstavlja račune v elektronski obliki.

▪ Administrativni stroški večjega naročila znašajo od 100 do 140 USD, stroški istega

naročila, posredovanega v elektronski obliki, znašajo le od 7 do 10 USD.

14

▪ Izvedba prejetega naročila za vrednejše artikle stane podjetje 12 do 20 USD, medtem ko izvedba naročila, prejetega preko interneta, stane podjetje le 2 USD.

▪ Ena tretjina vsega delovnega časa zaposlenih je porabljena za iskanje dokumentov. V

podjetju s sto zaposlenimi to pomeni neposredni strošek cca. 80 milijonov tolarjev letno, medtem ko znaša vrednost naložbe v sistem za elektronsko upravljanje dokumentov manj kot 20 milijonov tolarjev.

Uporaba e-poslovanja nam daje številne pozitivne, kakor tudi negativne vplive. Tabela 1 prikazuje na eni strani priložnosti in prednosti, na drugi strani pa izzive in nevarnosti uporabe e-poslovanja. TABELA 1: PRILOŽNOSTI IN PREDNOSTI TER IZZIVI IN NEVARNOSTI E-POSLOVANJA

Priložnosti in prednosti Izzivi in nevarnosti Eksponentna rast e-poslovanja bo povečala celotni obseg svetovne trgovine.

Največ bo pridobil razviti in povezani del sveta.

Približno 80% e-poslovanja se bo odvijalo med podjetji – B2B. Tu je torej priložnost za včlenitev v preskrbovalne verige.

Lahko da bodo razpadle obstoječe preskrbovalne verige, s tem pa se bo povečala odvisnost od velikih mednarodnih družb.

E-poslovanje bo povzročilo hitrejši prenos tehnologij in večanje ponudbe informacijske tehnologije.

Če je domača industrija šibka, bodo imele od tega dobiček le multinacionalke, ki se ukvarjajo z informacijsko tehnologijo.

Nastale bodo velike korporacije, prav tako pa tudi mala podjetja, ki bodo lahko ponujala podobne storitve po nižjih cenah.

Za manj razvite države je to velika priložnost, hkrati pa tudi velika grožnja, ki jo prinašajo multinacionalke.

Izboljšal se bo dostop do informacij o trgih, poslovnih priložnostih in preskrbovalnih verigah.

Tisti, ki ne bodo imeli dostopa, ne bodo mogli izkoristiti prednosti, povezanih z e-poslovanjem.

Mala in srednja podjetja lahko veliko ceneje postavijo virtualno kot resnično trgovino.

Stroški vzdrževanja, posodabljanja in trženja so visoki. Potrebno je rešiti zadeve, kot so denimo varnost, plačilni mehanizmi in zagotovljena dobava.

Mala in srednja podjetja niso več tako odvisna od posrednikov, preprodajalcev in agentov.

Ponudniki internetnih storitev in portalov se lahko ustoličijo kot novi vsemogočni posredniki.

Mala in srednja podjetja lahko s širitvijo na internet odpirajo nove posle.

Veliko malih in srednjih podjetij ne bo imelo dovolj strokovnega znanja.

Podjetja bodo svoje storitve vzpostavila povsod tam, kjer bodo imela dostop do primernega znanja.

Pridobile bodo tiste države, ki lahko ponudijo ustrezno izobraženo delovno silo po nižji ceni.

E-poslovanje omogoča novim dobaviteljem vstop na tuje trge in spajanje z globalnimi preskrbovalnimi verigami.

Nevarnost, da bodo odrezani obstoječi dobavitelji iz manj razvitih držav.

Potrošniki bodo lahko kupovali določeno Domači proizvajalci bodo lahko izgubili

15

blago po nižjih cenah. obstoječe stranke. Proizvajalci bodo lahko globalno nabavljali dele in komponente po nižjih cenah.

Domače dobavitelje bo to lahko potisnilo na samo obrobje.

Finančne institucije in procesi, kot denimo elektronski prenos sredstev, se večajo in modernizirajo.

Tuje banke in multinacionalni izdajatelji kreditnih kartic bodo s tem največ pridobili.

Omogoča povečano publiciteto in večje možnosti oglaševanja.

Cena učinkovitega oglaševanja na spletu lahko presega zmožnosti malih in srednjih podjetij.

Povečana učinkovitost in preglednost javnih naročil bo pritegnila konkurenco in izboljšala nabavo v javnem sektorju.

Nabava, vezana izključno na e-poslovanje, bo izključila obstoječe dobavitelje, ki nimajo dostopa do interneta.

Zaposlovanje strokovnjakov, kot recimo izkušenih profesionalcev na področju informacijske tehnologije, v tujini se bo zmanjšalo, ko bo internet tudi lokalno dosegljiv, s tem pa se bo zmanjšal tudi »beg možganov« iz manj razvitih držav.

Vir: Osojnik et al. (2002, 178-179). Vse stvari imajo svoje prednosti in pomanjkljivosti ter slabosti in tako je tudi z e-poslovanjem. Omejitve pri uporabi e-poslovanja lahko razdelimo na dva sklopa (Turban in King 2003, 20):

▪ tehnološke omejitve in

▪ ostale omejitve. Tehnološke omejitve so predvsem (prav tam, 20):

▪ pomanjkanje splošnih standardov na področju kakovosti, varnosti in zanesljivosti;

▪ počasnost komunikacijskih povezav;

▪ programska orodja so šele v fazi razvoja;

▪ težave pri povezavi obstoječih računalniških programov in podatkov ter interneta;

▪ potrebne so dodatne investicije v spletne strežnike poleg obstoječih podatkovnih strežnikov;

▪ dostop do interneta je še vedno relativno drag in nepraktičen.

16

Ostale (netehnološke) omejitve, kamor se vedno bolj premika težišče glavnih težav, pa so (Toplišek 1998, 1; Turban in King 2003, 20; Bobek 2001, 138):

▪ pomanjkljivosti na področju varnosti in zasebnosti odvračata kupce;

▪ nezaupanje v neznane in skrite prodajalce;

▪ državne in meddržavne omejitve;

▪ pomanjkanje zrelih, preizkušenih metod za merjenje koristi internetnega oglaševanja;

▪ odsotnost fizičnega stika kupca in blaga pred nakupom;

▪ nezaupanje v brezpapirno poslovanje;

▪ premajhno število kupcev in prodajalcev za doseganje zadovoljivega dobička pri

tovrstni prodaji blaga in storitev;

▪ visoki stroški razvoja novih informacijskih sistemov za e-poslovanje in argumenti za njihovo upravičenost, povezani z merljivimi in nemerljivimi učinki.

Sama podjetja navajajo kot največje ovire premajhno število uporabnikov e-poslovanja (16%), pomanjkanje kadrov (15%) in pa visoke stroške strojne in programske opreme (15%) (Vehovar et al. 2003, 3). Ob tem pa je potrebno posebej omeniti še en pomemben dejavnik – nezaupanje v plačevanje po internetu. E-poslovanje je namreč oblika menjave med udeleženci in ker je plačevanje eden izmed temeljnih procesov vsake menjave, potem je jasno, da je zaupanje v plačevanje ključnega pomena za nadaljnji razvoj e-poslovanja (Bračun 2002, 145). Kljub naštetim omejitvam se nikakor ni bati za nadaljnji razvoj e-poslovanja. Z vedno večjimi izkušnjami, ki si jih vsi udeleženci e-poslovanja nabirajo in z nadaljevanjem razvoja tehnologije, se bo izboljšalo razmerje med stroški in koristmi e-poslovanja, kar pa bo posledično vplivalo še na širši krog uporabnikov tega načina poslovanja. E-poslovanje pa podjetjem prinaša tudi nekatere težave, ki preprečujejo maksimalen izkoristek delovnega potenciala svojih zaposlenih. Ena takih težav je uporaba interneta v neslužbene namene. Izkušnje organizacij že kažejo, da neustrezna in prekomerna uporaba interneta na delovnem mestu v neslužbene namene lahko (Potočnik 2001, 88):

▪ negativno vpliva na produktivnost zaposlenih,

▪ dodatno izpostavlja računalniški sistem podjetja številnim virusom,

▪ povzroča preobremenjenost in zastoje v delovanju računalniškega omrežja podjetja,

▪ pripomore k uhajanju tajnih podatkov in poslovnih skrivnosti,

17

▪ povzroči pravno odgovornost podjetja ali negativno publiciteto (kršitve avtorskih pravic in programskih licenc, opravljanje zasebnih zadev preko službenega strežnika, itd.).

Podjetja se lahko in se bodo slej ko prej morala boriti proti temu na več načinov, in sicer z:

▪ uvedbo pravil o uporabi interneta,

▪ izobraževanjem zaposlenih,

▪ nadziranjem in omejevanjem internetnega prometa,

▪ ustrezno organizacijsko kulturo in

▪ disciplinskimi ukrepi. 2.3 Pravni vidik popolnega e-poslovanja E-poslovanje potrebuje, zaradi čedalje večje globalizacije trgov, hitrega razvoja tehnologije in potrebe po strokovnih znanjih in informacijah, ustrezne pravne okvire za varno delovanje vseh udeležencev. Za vzpostavitev urejenega trga brez ovir in razdrobljenosti je pomembno, da udeleženi subjekti e-poslovanju zaupajo in se nanj zanesejo. Ustrezna zakonodaja omogoča varno izvajanje e-poslovanja, vendar ne samo v posamezni državi, temveč tudi preko državnih meja. Zato je nujno zagotoviti pravno varnost e-poslovanja v domačem in mednarodnem poslovanju, pri čemer je potrebno upoštevati interese proizvajalcev, prodajalcev in kupcev. Zakonodaja, ki ureja področje e-poslovanja, mora biti čimbolj jasna in predvidljiva, podpirati mora konkurenčnost ter jasno določati ravnotežje med svobodo izražanja, varovanjem osebnih in javnih interesov s posebnim poudarkom na varstvu potrošnika. Vzpostaviti se mora takšen pravni okvir, ki mu bo potrošnik zaupal, poslovni svet pa bo spodbujal k vlaganju in razvoju (Jerman Blažič et al. 2001, 161-162). V nadaljevanju opisujemo pravne okvirje, ki omogočajo izvajanje popolnega e-poslovanja. To sta:

▪ Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP),

▪ Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP). 2.3.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Prvi zakon o elektronskih podpisih, ki je izenačil lastnoročni in digitalno generiran podpis, je bil sprejet že leta 1995 v Združenih državah Amerike, v zvezni državi Utah. V letu 1999 je Evropska unija sprejela direktivo z naslovom Okvir Unije za elektronske podpise (A

18

Community Framework for Electronic Signatures), katere določila so morale vse države uveljaviti na državni ravni do 19. julija 2001 (Jerman Blažič et al. 2001, 114). V Sloveniji je bil 13. junija 2000 sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (v nadaljevanju ZEPEP), ki ureja »elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače« (ZEPEP 2004). Leta 2004 je bil sprejet nov ZEPEP, kateri je vsebinsko razdeljen na pet poglavij:

▪ Splošna določila. Definira namen zakona in vse bistvene posamezne pojme, ki se pojavljajo v zakonu.

▪ Elektronsko poslovanje. Obsega sprejemanje, pošiljanje in potrjevanje sporočil ter

odgovornost ponudnikov storitev. ▪ Elektronski podpis. Obsega splošne določbe, digitalni podpis in ustanove za

overjanje.

▪ Kazenske določbe. Opredeljuje denarne kazni za prekrške in ostale določbe.

▪ Prehodne in končne določbe. Ta zakon v 4. členu določa, da se »podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zato, ker so v elektronski obliki«. V 6. členu opredeljuje, kdaj se šteje elektronsko sporočilo za originalno in pravi, da je »prejemnik upravičen šteti vsako prejeto elektronsko sporočilo kot posamično sporočilo in ravnati v skladu s tem, razen v primeru, če je bilo elektronsko sporočilo podvojeno in je prejemnik to vedel ali bi bil moral vedeti, če bi ravnal kot skrben gospodar ali če bi uporabil dogovorjeno tehnologijo in postopek« (ZEPEP 2004). V nadaljevanju ZEPEP določa, kdaj se šteje, da je bilo sporočilo poslano. To pogojuje s potrdilom o prejemu. Zakon pravi, da se morata pošiljatelj in prejemnik dogovoriti o potrditvi prejema. Pošiljatelj to naredi pred pošiljanjem elektronskega sporočila ali v samem sporočilu. Če s potrdilom o prejemu pogojuje elektronsko sporočilo, se šteje, da ni bilo poslano, dokler pošiljatelj ne prejme potrdila o prejemu. Če pošiljatelj ne navede, da elektronsko sporočilo pogojuje s potrdilom o prejemu in potrdila o prejemu ne prejme v določenem ali dogovorjenem roku ali če ta ni bil določen ali dogovorjen v razumnem roku, lahko pošiljatelj obvesti prejemnika, da ni prejel potrdila o prejemu, in določi razumen rok, v katerem mora prejeti potrdilo o prejemu. Če tudi v tem roku potrdila o prejemu ne prejme po predhodnem obvestilu prejemniku, se šteje elektronsko sporočilo za neposlano (Lutar Skerbinjek 2003, 52). Če se pošiljatelj s prejemnikom ni dogovoril o obliki potrdila o prejemu elektronskega sporočila, se za potrdilo šteje kakršnakoli samodejna ali druga potrditev prejemnika oziroma kakršnokoli ravnanje prejemnika, ki zadostuje, da pošiljatelj izve ali bi bil lahko izvedel, da je bilo elektronsko sporočilo prejeto. Če ni drugače dogovorjeno, se šteje, da je

19

elektronsko sporočilo odposlano, ko vstopi v informacijski sistem izven nadzora pošiljatelja ali osebe, ki je elektronsko sporočilo poslala v imenu pošiljatelja in v skladu z njegovo voljo (prav tam, 53). Za računovodstvo pa je pomemben predvsem čas prejema dokumenta. ZEPEP pravi, da »če ni drugače dogovorjeno, se šteje za čas prejema elektronskega sporočila tisti čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v prejemnikov informacijski sistem«. Če to prenesemo na dokumente, se šteje za čas prejetja dokumenta čas, ko je dokument vstopil v prejemnikov informacijski sistem, torej čas, zapisan ob elektronski pošti (prav tam, 53). Za kraj, od koder je bilo elektronsko sporočilo poslano, se šteje kraj, kjer ima pošiljatelj svoj sedež oziroma stalno prebivališče v času pošiljanja, za kraj prejema elektronskega sporočila pa kraj, kjer ima prejemnik sedež oziroma stalno prebivališče v času prejema (ZEPEP 2004). V 12. členu ZEPEP pravi: »Kadar zakon ali drug predpis določa, da se določeni dokumenti, zapisi ali podatki hranijo, se lahko hranijo v elektronski obliki:

▪ če so podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo in

▪ če so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v

kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke in

▪ če je iz shranjenega elektronskega sporočila mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu

je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema in

▪ če uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče enostavno ugotoviti, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila.«

Kadar zakon ali drug predpis določa, da se določeni podatki predložijo ali shranijo v izvirni obliki, se šteje, da je elektronska oblika sporočila ustrezna, če ustreza pogojem iz prejšnjega odstavka. Kadar zakon ali drug predpis določa pisno obliko, se šteje, da je elektronska oblika enakovredna pisni obliki, če so podatki v elektronski obliki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo. To pa ne velja za tiste pravne posle, za katere zakon določa, da morajo biti sklenjeni v obliki notarskega zapisa (ZEPEP 2004). Za ustrezen podpis, ki zagotavlja, da je dokument napisala pooblaščena oseba in potrjuje verodostojnost listine, se šteje elektronski podpis. Zakon pravi, da se elektronskemu podpisu ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zaradi elektronske oblike, ali ker ne temelji na kvalificiranem potrdilu ali potrdilu akreditiranega overitelja, ali ker ni oblikovan s sredstvom za varno elektronsko podpisovanje. Varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, je glede podatkov v elektronski obliki enakovreden lastnoročnemu podpisu ter ima zato enako veljavnost in dokazno vrednost (Lutar Skerbinjek 2003, 54).

20

Overitelj je pooblaščena oseba, ki mora začetek opravljanja dejavnosti prijaviti ministrstvu, pristojnemu za gospodarstvo najmanj osem dni pred začetkom. S svojimi notranjimi pravili glede elektronskega podpisovanja in overjanja ter s svojimi postopki in infrastrukturo mora overitelj seznaniti ministrstvo ob začetku opravljanja dejavnosti ali ob spremembi dejavnosti (prav tam, 54). ZEPEP opredeljuje elektronski podpis kot niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika. Varen elektronski podpis je elektronski podpis, ki izpolnjuje naslednje zahteve (prav tam, 58):

▪ da je povezan izključno s podpisnikom,

▪ da je iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika,

▪ da je ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so izključno pod podpisnikovim nadzorom,

▪ da je povezan s podatki, na katere se nanaša, tako da je opazna vsaka kasnejša

sprememba teh podatkov ali povezave z njimi. ZEPEP dopolnjuje Uredba za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. Ta določa1:

▪ merila, ki se uporabljajo za presojanje izpolnjevanja zahtev za delovanje overiteljev, ki izdajajo kvalificirana potrdila,

▪ podrobnejšo vsebino notranjih pravil overiteljev, ki izdajajo kvalificirana potrdila,

▪ podrobnejše tehnične pogoje za elektronsko podpisovanje in preverjanje varnih

elektronskih podpisov,

▪ časovno veljavnost kvalificiranih potrdil,

▪ podrobnejše pogoje glede uporabe varnih elektronskih žigov,

▪ vrsto in uporabo označbe akreditiranih overiteljev,

▪ pogoje za e-poslovanje v javni upravi. 1 Povzeto po Uredbi o spremembah in dopolnitvah uredbe o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS št. 2/2001).

21

2.3.2 Zakon o splošnem upravnem postopku2 Zakon o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju ZUP) je eden izmed temeljnih aktov, ki ureja razmerja med upravo in gospodarskimi subjekti pri njenem odločanju o njihovih pravicah in obveznostih. Med drugim določa tudi, katere zadeve so mejne in ne spadajo med upravne stvari, ker se po svojih značilnostih približujejo civilnopravnim ali drugim zadevam. V prvem delu ZUP obravnava temeljna načela kot osnovna in hkrati nujna procesna jamstva stranki ter obveznosti organa stranke. Večina načel, ki jih zakon vsebuje, se izpeljuje iz prvih dveh členov ustave, ki govorita, da je Slovenija demokratična in pravna država. Temeljna načela se nanašajo na celoten upravni postopek, zagotavljajo procesna jamstva stranki v postopku in omejujejo organ, ki določa, da ne uporablja predpisov na nedovoljen način, hkrati pa ga obvezuje, da upravni postopek zaključi v določen roku. Z novim ZUP pa je upravni postopek prilagojen za elektronsko komunikacijo med upravo in podjetji. Novi ZUP uvaja široke možnosti razvoja informacijske tehnologije, tako da vsebuje vrsto določb, ki omogočajo e-poslovanje. V 63. členu ZUP je opredeljeno, da lahko stranka vlogo vloži v pisni obliki ali ustno. Pisna vloga je vloga, ki je napisana lastnoročno, mehanografsko ali s pomočjo elektronskega medija. Z vlogami so mišljene zahteve, obrazci, predlogi, prijave, prošnje, pritožbe, ugovori in druga dejanja, s katerimi se posamezniki ali pravne osebe obračajo na organe. Pisna vloga se praviloma izroči naravnost organu ali pošlje po pošti ali faksu. Ustna vloga se vloži pri organu na zapisnik. Če ni drugače predpisano, se lahko pošlje vloga tudi po elektronskem mediju, v kolikor obstajajo pri organu tehnične zmožnosti sprejema takšne vloge. Vloga mora biti razumljiva in mora obsegati vse, kar je treba, da se lahko obravnava. ZUP v 67. členu določa, da če dobi organ vlogo po elektronskem mediju ali telefonsko sporočilo, pa dvomi, ali je vlogo oziroma sporočilo res poslal tisti, čigar ime je navedeno v vlogi, oziroma ali je dal telefonsko sporočilo res tisti, ki je po telefonu povedal svoje ime, lahko organ zahteva, naj stranka tako prejeto vlogo potrdi s pisno potrditvijo. Če stranka v določenem roku tega ne stori, se šteje, da vloga sploh ni bila vložena. Zakon določa, da lahko upravni organ izda odločbo v upravnem postopku v elektronski obliki, pri čemer mora imeti odločba elektronski zapis pečata in podpisa. Za javno listino (listina, ki jo v predpisani obliki izda državni organ, organ lokalne skupnosti ali nosilec javnih pooblastil v mejah svoje pristojnosti) zakon šteje tudi elektronski zapis. Določila ZUP so pomembna zaradi široke uporabe tega zakona. Tudi podjetja in njihova računovodstva, ki so v razmerjih z državno upravo (npr. z davčnimi organi) uporabljajo določbe tega zakona. V teh razmerjih se upoštevajo listine v elektronski obliki, kar daje ustrezno podlago za uporabo elektronskih listin v poslovanju brez potrebe po reprodukciji 2 Povzeto po Zakonu o splošnem upravnem postopku (ZUP, Uradni list RS št. 80/1999), Zakonu o dopolnitvah zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-B, Uradni list RS št. 52/2002) in Zakonu o spremembah in dopolnitvah zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-C, Uradni list RS št. 73/2004).

22

teh listin v papirni obliki. ZUP namreč povsem izenačuje elektronske in papirne listine ter jim priznava vse lastnosti javnih listin. 2.4 Sklepne ugotovitve Elektronsko poslovanje oziroma e-poslovanje je pojem, ki je med nami že kar nekaj časa, vendar pa enotne definicije o e-poslovanju ne moremo postaviti. Kljub različnemu pojmovanju e-poslovanja pa si sodobnega uspešnega poslovanja ne moremo predstavljati brez sodobne informacijske tehnologije. V preteklosti in ponekod še tudi danes so ročno tipkanje poslovnih dopisov, ročno preračunavanje podatkov, pretipkavanje podatkov povzročala veliko nepotrebnega dela in preobremenjenost zaposlenih. Vse to so razlogi za veliko porabo časa, s tem so povzročeni veliki stroški poslovanja in s tem je manjša uspešnost podjetja. Pri sedanjih trendih globalizacije, hitrega tempa poslovnega in zasebnega življenja, morajo vsa podjetja, ki želijo obstajati tudi jutri, usmeriti veliko pozornosti in energije v spreminjanje zakoreninjenih navad. Hiter razvoj tehnologije pa nam danes že omogoča neverjetne možnosti poslovanja in racionalizacije, kakršne so si pred nekaj leti le redki lahko predstavljali. Ena takih pridobitev moderne dobe, na kateri temelji e-poslovanje je RIP – računalniška izmenjava podatkov. Skozi raziskavo smo spoznali, da e-poslovanje vključuje vse komunikacije s poslovnimi partnerji, ki potekajo z uporabo informacijske in komunikacijske infrastrukture. Popolno e-poslovanje smo razumeli kot poslovanje brez papirja, kjer vsi poslovni procesi potekajo avtomatizirano in kjer se vsi podatki za uspešno poslovanje podjetja pridobijo elektronsko. Uvedba e-poslovanja pelje podjetje skozi pet faz elektronske osveščenosti, in sicer prisotnost, e-poslovanje, delno integrirano e-poslovanje, integrirano e-poslovanje in neprestan razvoj. Vsaka faza ima svoje specifične lastnosti. Samo uvajanje in kasneje uporaba e-poslovanja pa prinaša s seboj tako koristi in posledice za podjetje, potrošnike in družbo, kot tudi omejitve (tehnološke in netehnološke) in težave. Kljub omejitvam in težavam, ki se pojavijo pri uporabi e-poslovanja, pa se nikakor ni bati za nadaljnji razvoj e-poslovanja. Z vedno večjimi izkušnjami, ki si jih vsi udeleženci e-poslovanja nabirajo in z nadaljevanjem razvoja tehnologije, se bo izboljšalo razmerje med stroški in koristmi e-poslovanja, kar pa bo posledično vplivalo še na širši krog uporabnikov tega načina poslovanja. E-poslovanje potrebuje zaradi čedalje večje globalizacije trgov, hitrega razvoja tehnologije in potrebe po strokovnih znanjih in informacijah, ustrezne pravne okvire za varno delovanje vseh udeležencev. Pravni okvir, ki omogoča popolno e-poslovanje v Sloveniji, sestavljata Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ter Zakon o splošnem upravnem postopku. ZEPEP dodatno dopolnjuje še Uredba za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje.

23

3 ELEKTRONSKO RAČUNOVODSTVO 3.1 Opredelitev e-računovodstva Nekoč so se vse računovodske operacije izvajale ročno, kar pa je zahtevalo ogromno dela in težavno pripravo računovodskih poročil. Pri tem je bil posledično večji tudi pojav napak. Sčasoma so se razvili različni načini mehanske obdelave podatkov, ki so olajšali delo. Z razvojem računalniške tehnologije se na tržišču pojavlja vedno zmogljivejša računalniška in programska oprema, ki omogoča hitrejše in učinkovitejše zbiranje, obdelovanje, shranjevanje ter pošiljanje podatkov in informacij za podporo odločitvam in kontroli v podjetju. Razvoj računalniške tehnologije v veliki meri pozitivno vpliva na organiziranost dela v računovodstvu. Uvajanje e-poslovanja določa načine poslovanja med podjetji ter ustvarja povsem nove možnosti za povezovanje s poslovnimi partnerji in z vladnimi organizacijami. E-poslovanje vključuje uporabo vseh oblik informacijske in komunikacijske tehnologije v poslovnih procesih. Prav tako e-poslovanje prinaša vrsto sprememb, ki jih bodo prilagodljiva računovodstva lahko koristno izrabila. Uporaba medmrežja odpira nove načine poslovanja z že znanimi ljudmi, pa tudi z ljudmi, ki jih še nismo srečali. V Kodeksu računovodskih načel (1995, 7) je računovodstvo definirano kot posebna celota delov informacijskih dejavnosti, znotraj katerih se zbirajo, urejajo, obdelujejo, prikazujejo in shranjujejo podatki ter prikazujejo in shranjujejo informacije o preteklih ter prihodnjih pojavih. Računovodstvo se od drugih informacijskih dejavnosti loči po tem, da spremlja vse poslovne dogodke (druge le nekatere od njih), ki kakorkoli vplivajo na sredstva, obveznosti do njihovih virov, stroške, odhodke, prihodke in poslovni izid. Tako edino računovodstvo lahko celovito pokaže, kako je bilo podjetje uspešno pri doseganju svojih gospodarskih, finančnih in drugih ciljev. V računovodstvu lahko vse te dogodke oziroma podatke obdelujemo računalniško s posebnimi računovodskimi programi. Pri popolnem e-poslovanju si računovodstvo pridobi te podatke v obliki elektronskih zapisov. Če želi računovodstvo nekega podjetja kakovostno opravljati računovodska opravila, mora podjetje poskrbeti za nakup računalniške in programske opreme, ki bo omogočala prejem in oddajo podatkov v obliki elektronskih zapisov ter njihovo obdelavo in shranjevanje. Sodobnejši programi so uporabniku prijazni in ga vodijo po programu z raznimi oblikami pomoči, tako da ni potrebno poznavanje posebnih veščin za delo z računalniškim programom. Poenostavljeno lahko rečemo, da so starejši programi napisani za okolje DOS, novejši pa delujejo v okolju Windows, ki je nadgradnja okolja DOS (Stanko 2000, 83). Primeren je takšen program, ki omogoča avtomatski prenos podatkov iz programa fakturiranja in analitičnih knjigovodstev v glavno knjigo. Program mora biti hiter in zanesljiv. Prednost okolja Windows je tudi, da lahko delamo sočasno z več programi. To pomeni, da lahko v enem oknu vnašamo knjižbe v glavno knjigo, v drugem preračunavamo plače, na tiskalniku pa poteka tiskanje nekega poročila.

24

Zelo važna je povezljivost znotraj računovodskega informacijskega sistema, pri čemer je pomembna elektronska povezava posameznih vrst računovodskih evidenc. Knjiženje poslovnih dogodkov v dnevnik in glavno knjigo bi klasično potekalo najprej v dnevnik (kronološko tako, kot poslovni dogodki zapovrstjo nastopajo), nato pa še na konte glavne knjige. V bistvu pa v sodobno zasnovanem računalniško podprtem računovodstvu poteka hkrati knjiženje v dnevnik in glavno knjigo. Torej ne gre več za klasično prenašanje najprej sknjiženih poslovnih dogodkov v dnevnik in nato njihovo prenašanje na konte glavne knjige. Ponavadi je ustrezni računalniški program za knjiženje v dnevnik in glavno knjigo pripravljen tako, da se samodejno knjiži hkrati v dnevnik in na konte glavne knjige. S tem je izključeno kakršno koli neujemanje postavk, knjiženih v dnevnik in glavno knjigo (Koželj 1999, 64). Omeniti pa velja tudi pravilo pri računalniškem obravnavanju podatkov v računovodstvu: vsi oddelki računovodskega spremljanja poslovanja podjetja morajo biti mrežno povezani. To je pomembno zato, da tudi znotraj računovodskega informacijskega sistema uveljavimo pravilo enkratnega vnosa podatkov za vse namene. Če torej en oddelek računovodstva podjetja dobi podatke o poslovnem dogodku, jih vnese v računalniški pomnilnik, kar nato zadošča za vse namene uporabe. Tudi “izdelki” enega računovodskega oddelka, namenjeni drugemu oddelku tega istega računovodskega sistema, morajo biti tja prenešeni le elektronsko prek ustrezne mreže – torej brez vnovičnega vnašanja v računalnik. Če je uveden sistem računovodskega vodenja poslovnih knjig (dnevnik, glavna knjiga, pomožne knjige, analitične evidence) tako, da je podjetje sklenilo ukiniti klasični kartotečni način in ga zamenjalo le z računalniškimi zapisi (najpogosteje le z možnostmi gledanja na zaslonu, z možnostjo le v skrajnih potrebnih primerih izpisa na papir ali kakšen drugačen nosilec podatkov), potem je tudi medsebojna komunikacija med oddelki znotraj računovodstva le prek internega omrežja. Z dobro zamislijo takšnega notranjega komuniciranja v računovodski službi dosežemo zelo veliko hitrost, ažurnost pri izdelovanju potrebnih računovodskih poročil in odpravimo nepotrebna podvajanja tako pri vnašanjih istovrstnih podatkov za različne namene, posredno pa s tem zmanjšamo tudi stroške priprav takšnih in drugačnih računovodskih informacij (prav tam, 64-65). E-računovodstvo je torej tisto računovodstvo, kjer poteka računalniško obravnavanje podatkov z enkratnim vnosom podatkov. Ti podatki so nato lahko preko internega omrežja poslani v različne oddelke računovodstva, kjer služijo za različne namene. Popolno e-poslovanje v računovodstvu pa pomeni, da računovodska služba podjetja za računalniško obravnavanje poslovnih dogodkov vse podatke, tako notranje kot zunanje, pridobi elektronsko (preko internega omrežja, elektronske pošte ali kakšne druge elektronske povezave). Po enkratnem vnosu poslovnega dogodka vsi ostali postopki potekajo avtomatizirano (npr. hkratno knjiženje v dnevnik in glavno knjigo). 3.2 Načini delovanja e-računovodstva Zanima nas sodelovanje dveh oziroma več podjetij, ki bi bila med sabo telekomunikacijsko povezana predvsem z vidika dokumentov kot dokazov za medsebojne poslovne dogodke in z vidika avtentičnosti, resničnosti in dokazljivosti podatkov o nastalih takih medsebojnih poslovnih dogodkih. Verjetno je na tem področju še največ neznank.

25

Če najprej pogledamo npr. »knjigovodsko listino« kot dokazno sredstvo o nastalih medsebojnih poslovnih dogodkih dveh elektronsko povezanih podjetij. Podjetje A kupi nekaj od podjetja B. Obe podjetji sta medsebojno telekomunikacijsko povezani in skleneta medsebojno poslovati le elektronsko. Skleneta tudi, da si vsako vsakemu vse pošiljata le elektronsko (brez papirnih knjigovodskih listin). Računovodsko gledano je bistveno to, da si najprej medsebojno komunikacijsko povezanost spodobno uredita. Določiti morata tudi ustrezne odgovorne osebe. Programske rešitve pa morajo omogočati, da je takoj ob nastanku poslovnih dogodkov med njima (kupoprodaja blaga, proizvodov, storitev) na strani podjetja B izdelan ustrezen »elektronski zapis« nastalega poslovnega dogodka, ki mora biti telekomunikacijsko sočasno sporočen podjetju A. Odgovorna oseba podjetja A mora takoj soglašati z navedbami v takem »elektronskem zapisu«, nakar je izdelan tudi ustrezen račun, seveda spet v »elektronskem zapisu« in poslan po mreži podjetju A. Vsak na svoji strani pa s pomočjo omenjenega »elektronskega zapisa« nastalega poslovnega dogodka avtomatsko tudi sknjižita v svojih poslovnih knjigah takšen poslovni dogodek. Tako podjetje B kot tudi podjetje A bo vsako v svojem računovodskem delu evidentiranja avtomatsko dobilo vhod potrebnih podatkov in z ustrezno sprožitvijo (ali celo samodejno) doseglo sknjiženje poslovnega dogodka v poslovne knjige. Tako si moremo zamišljati še bolj poglobljen princip, po katerem enkratni vnos podatkov (ki bi v opisanih razmerah sploh ne bil ročen, temveč avtomatski) zadošča za vse namene v računovodstvu (Koželj 1999, 61-62). Kot smo že omenili, je za uspešno delovanje e-računovodstva potrebna ustrezna računalniška in programska oprema. Vsebina računovodskih programskih paketov različnih proizvajalcev se med seboj razlikuje ne le po obliki, temveč tudi po vsebini in obsegu informacij, ki jih nudi. Računovodski programski paketi običajno vsebujejo programe za (Bračič 2004, 29):

▪ obračun plač, obračun avtorskih pogodb z vsemi potrebnimi izpisi,

▪ spremljanje osnovnih sredstev z obračuni amortizacije,

▪ glavno knjigo s saldakonti,

▪ stroškovno računovodstvo,

▪ blagovno in materialno poslovanje,

▪ druge pomožne evidence in pripravo različnih bilanc. Posamezni programi morajo biti med seboj povezani zaradi preprostega razloga – poslovni dogodki vplivajo na različne ekonomske kategorije. V popolnem e-poslovanju, torej tudi v e-računovodstvu, je vsak poslovni dogodek vnesen v računalnik le enkrat, programi pa sami izvedejo spremembe v ustreznih ekonomskih kategorijah glede na vsebino nastalega poslovnega dogodka. Med seboj povezani računovodski računalniški programi torej niso le zamenjava za ročno vodeno računovodstvo. Premišljena izdelava sistema omogoča pridobivanje pomembnih informacij brez dodatnih stroškov, in sicer kot stranski izložek računalniškega programa (Jerič Turk 2002, 110).

26

Po besedah Horvatove (2001, 13) mora biti program preprost za uporabo, še zlasti če ga kupi malo podjetje, ki samo vodi računovodstvo in nima posebnega računalniškega strokovnjaka. Ena izmed ključnih lastnosti računovodskega programa, ko ga podjetje že uporablja, je možnost vzdrževanja. Pomembno je namreč, kako hitro programerji program prilagajajo in posredujejo dograditve k programu. Posredovanja z disketo tako ne moremo več primerjati s posredovanjem preko interneta. Ob spremembah zakonodaje, še posebej davčne, tega podatka pri nakupu računalniškega programa ni dobro spregledati. Temu pa se lahko izognemo, če kupimo računovodski program od podjetja, ki ima že ustvarjeno ime na trgu. Da je nujno potrebno, da se računovodski programi nenehno izboljšujejo, ugotavljata tudi Koroščeva in Knez-Riedlova (2003, 103) v anketi o problematiki večkratnega računovodskega poročanja zaradi neusklajenih zunanjih potreb. Problema večkratnosti poročanja namreč ni mogoče celovito razrešiti v prid vseh zainteresiranih, poročevalci pa imajo možnost za zmanjševanje problema z izpolnitvijo lastnih računovodskih programskih rešitev do ravni, ki zmanjšuje čas, stroške in napore za oblikovanje ustaljenih računovodskih poročil za različne uporabnike. Elektronski računi nadomeščajo drago pripravo in odpremo računov po klasičnih poteh. Hitra priprava in učinkovita odprema prek elektronskih kanalov poenostavlja poslovanje in znižuje operativne stroške. Neposreden uvoz in obdelava računov v poslovodne sisteme bistveno poenostavi poslovanje s strankami. Rešitev eBiller (Enterprise Biller) predstavlja napredno kombinacijo tehnologij, ki omogočajo uporabnikom pripravljati in izdajati formalne fakture v elektronski obliki. Elektronski računi so pripravljeni v poljubnem strukturiranem formatu kot je recimo e-Slog, ki ga priporoča Gospodarska Zbornica Slovenije in priznava Davčna uprava Republike Slovenije (SETCCE 2004). SLIKA 2: VMESNIK EBILLER Vir: SETCCE (2004).

27

Slika 2 nam prikazuje delovanje vmesnika eBiller, ki vključuje ustrezne tehnologije, ki omogočajo varno pripravo in varno izdajo elektronsko podpisanih računov. Prilagojen je delovanju s številnimi poslovnimi informacijskimi sistemi, kar zagotavlja kratke implementacijske čase. Namenjen je vsem tistim uporabnikom, ki želijo bistveno razbremeniti in predvsem pospešiti poslovanje med partnerji in strankami (SETCCE 2004). Povedali smo, na kaj morajo biti pozorna podjetja pri nabavi računalniške in programske opreme za delovanje računovodstva v podjetju. Nekatera podjetja s popolnim e-poslovanjem pa prepuščajo delo računovodstva računovodskim servisom, zato bomo v nadaljevanju predstavili načine delovanja takšnega računovodstva. Od izbire programske opreme in načina računalniškega izmenjavanja podatkov je v veliki meri odvisna organiziranost del v računovodskem servisu za izbrano podjetje. Obstajajo različni načini sodelovanja s podjetjem in z drugimi institucijami v smislu elektronskega komuniciranja (DataLab SIS Site 2004):

▪ off-line delovanje – že ime nam pove, da gre za način dela, pri katerem aplikacija in podatkovna baza nista povezana. Podjetje uporablja svojo podatkovno bazo, računovodski servis pa svojo, zato je potrebno poskrbeti za sinhronizacijo med njima. Podjetje izdaja račune, ki se zapisujejo v njegovo podatkovno bazo. Ti podatki se običajno preko noči izvozijo iz njegove podatkovne baze in se uvozijo v podatkovno bazo računovodskega servisa. Ta jih poknjiži in naslednjo noč pošlje nazaj v podjetje. Prednosti tega načina delovanja so v tem, da se ne potrebuje zmogljivih komunikacijskih vodov in poceni delovanje, saj je zaradi prenosa podatkov internet zaseden le nekaj minut dnevno. Slabosti tega delovanja: podatki niso ažurni, oteženo popravljanje podatkov in brisanje ni dovoljeno (oziroma samo na obeh straneh hkrati). Takšen način delovanja nam prikazuje slika 3.

SLIKA 3: OFF-LINE DELOVANJE

Vir: DataLab SIS Site (2004).

▪ on-line delovanje – je način dela, kjer sta podjetje in računovodski servis povezana na isto podatkovno bazo. Pri tem načinu se vsi povezujejo na isto podatkovno bazo in gledajo iste podatke. S tem odpadejo vse težave sinhronizacije (zaostanki, težave z brisanji, itd.). Ker pa potrebuje program precej podatkov, morajo biti komunikacijski kanali med uporabniškim računalnikom in strežnikom s podatkovno bazo

PODJETJE RAČUNOVODJA

PODATKOVNA BAZA

PODATKOVNA BAZA

Računi

Knjižbe

Računi

Knjižbe

POŠTNI STREŽNIK (EMAIL)

28

zmogljivejši, kar pa povzroči višjo ceno infrastrukture. Takšen način delovanja nam prikazuje slika 4. Medmrežje pa prinaša vrsto nevarnosti, ki se tičejo varovanja podatkov. Da bi se računovodski servis zavaroval pred zlorabami in vdori v podatkovne baze, mora sprejeti naslednje varnostne ukrepe: postavitev obrambnega (požarnega) zidu in uporabo digitalni (elektronskih) podpisov.

SLIKA 4: ON-LINE DELOVANJE

Vir: DataLab SIS Site (2004). Opisana načina elektronskega sodelovanja računovodskega servisa s podjetjem prav gotovo nista edina. Računovodski servis se mora namreč venomer truditi in posodabljati svojo opremo, da lahko sledi razvoju in s tem zadovolji potrebe podjetja ter mu na tak način ponudi še dodatne storitve in načine organiziranosti dela. Zakonsko je določeno, da je potrebno vso dokumentacijo shranjevati predpisan čas, in sicer ZEPEP določa, da je treba hraniti dokumente v takšni obliki, kot so prejeti. To pomeni, da vsi napori, ki spremljajo podjetja pri njihovi težnji k preslikavi procesov v elektronsko obliko, prinesejo tudi zahtevo po vzpostavitvi elektronskega arhiva oziroma po uporabi storitve pri ponudnikih, ko bodo le ti začeli to sploh ponujati. Podjetja so zavezana k hranjenju poslovnih zapisov, ki so evidentni ali dokazni material za določeno obdobje v skladu z zakonodajo. Problem pa ni samo uporaba, temveč spremenjen način arhiviranja in postopkov, povezanih s tem. Logika arhiviranja ne temelji več na vzdrževanju in ohranjanju nosilcev z zapisanimi sporočili, temveč na vzpostavljanju, vzdrževanju in razumevanju medijev, v katerih so zapisi nastali ali bili uporabljeni (GZS in IPRI 2004). Arhiviranje je postopek, s katerim se dokumentarno in arhivsko gradivo prevzema, hrani, vzdržuje, obdeluje in uporablja v arhivu podjetja. Ker zapisi niso več le papirni, temveč tudi v elektronski obliki, so se začeli vzpostavljati tudi elektronski arhivi. Elektronske in digitalne zapise namreč spremljajo tudi številni opisni elementi in atributi (t.i. metapodatki), spremenile pa so se tudi možnosti nepooblaščenega spreminjanja, brisanja in drugih dejanj, ki brišejo revizijsko varne sledi v arhivih (GZS in IPRI 2004). Elektronski arhivi so zelo kompleksni sistemi, namenjeni dolgoročnemu hranjenju elektronskih zapisov. Na eni strani se ukvarjajo s problemom ohranjanja berljivosti (10 let je dolga doba v računalništvu, kar pomeni, da se lahko v tem času format sporočila spremeni oziroma ni kompatibilen za nazaj), na drugi pa z upravljanjem arhiviranih

RAČUNOVODJA

PODATKOVNA BAZA

Računi

Knjižbe

PODJETJE

29

zapisov. Verodostojen elektronski arhiv mora vključevati funkcijo digitalnega podpisovanja in funkcijo osveževanja arhivskega digitalnega podpisa pred iztekom veljavnosti potrdila, na osnovi katerega je bil ustvarjen. Za temeljni arhivski podpis se uporablja časovni žig, lasten ali izdan s strani ponudnika storitve časovnega žigosanja. Časovni žig poleg celovitosti dokumenta označuje natančen čas vstopa dokumenta oziroma čas začetka arhiviranja. Elektronski arhiv mora zagotoviti žigosanje posamičnih dokumentov ali dokumentov v svežnju - na takšni osnovi lahko zagotovimo zniževanje operativnih stroškov (INFOTEHNA 2005). 3.3 Prednosti in slabosti e-računovodstva Uporaba spletnega portala v sodelovanju z Davčno upravo Republike Slovenije in Agencijo Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve daje računovodski službi podjetja številne prednosti, in sicer (Krulec 2004, 42):

▪ izpolnjevanje in oddajanje obrazcev 24 ur na dan, 365 dni v letu,

▪ začasno shranjevanje nedokončanih obrazcev,

▪ pregledovanje arhiva oddanih dokumentov,

▪ hkratni dostop do dokumentov neodvisno od lokacije,

▪ delno izpolnjeni davčni obrazci s podatki o davčnem zavezancu,

▪ uvoz podatkov iz drugih orodij v formatu xml,

▪ informacije o novostih v poslovanju na osebnem portalu,

▪ hitrejša obdelava podatkov kot posledica hitrejšega zajema podatkov. Vsako podjetje posluje z bankami in uvedba e-poslovanja oziroma elektronskega bančništva predstavlja prednosti pri poslovanju tako za banko kot tudi za uporabnika – podjetje (prav tam, 42):

▪ enostavna uporaba, uporaba šifrantov, nastavitev lastnega registra partnerjev,

▪ prihranek na času, ker je nalog takoj v banki in možnost hitrejšega obračanja sredstev na transakcijskem računu,

▪ takojšnja informacija o višini stanja sredstev, izvršenih in neizvršenih nalogih,

prilivih na račun,

▪ vpogled prometa in stanja za nazaj, možnost deviznega poslovanja,

▪ cena izvrševanja plačilnih nalogov je stimulativna.

30

Uvedba e-poslovanja v podjetje prinaša tudi prednosti na področju poslovanja s partnerji oziroma z drugimi podjetji (npr. dobavitelji, kupci, idr). Te prednosti so:

▪ nižji transakcijski in administrativni stroški,

▪ hitrejše opravljanje transakcij,

▪ avtomatizacija različnih poslovnih procesov,

▪ možnost hitrejšega prilagajanja spremembam na trgu in možnost dostopa do globalnega trga,

▪ nove tržne priložnosti, ki se z uvedbo e-poslovanja med partnerji odpirajo podjetjem,

▪ učinkovitejše prodajne storitve ter boljše optimiranje zalog.

Prav tako je za dobro podjetje in učinkovito delovanje e-računovodstva zelo pomembna tudi izbira ustrezne programske in strojne opreme, kajti le-ta je tista, ki lahko bistveno vpliva na sam potek in organizacijo računovodstva. E-računovodstvo tako kot e-poslovanje, ki poteka skozi odprta omrežja, zahteva učinkovite mehanizme, ki zagotavljajo zasebnost in varnost. Kaže se, da so v podjetjih najbolj zaskrbljeni glede varnosti finančnih podatkov in zasebnosti transakcij. Pogosto se pri e-poslovanju omenja problem znanja, ki se nanaša na pomanjkanje usposobljenih in izobraženih kadrov. Udeležence e-poslovanja med podjetji skrbijo težave, povezane s pravno obveznostjo in pogodbami. 3.4 Varnost e-računovodstva Ne glede na to, ali poslovanje poteka v klasični ali elektronski obliki, mora pri tem biti prisotna varnost. Ker v svetu e-poslovanja prežijo na uporabnike drugačne nevarnosti kot pri klasičnem poslovanju, je potrebno uvesti tudi drugačne varnostne ukrepe. Za vzpostavitev varnega e-poslovanja je pomembno, da udeleženi subjekti ureditvi e-poslovanja zaupajo in se nanj zanesejo. Pogosto, ko govorimo o informacijski varnosti in zaščiti podatkov, uporabljamo oba izraza enopomensko. Vendar se izraza funkcionalno razlikujeta in se nanašata na (Toplišek 1998, 103):

▪ tehnično zaščito podatkov, za katero morajo predvsem poskrbeti podjetja oziroma različne organizacije in

▪ pravno zaščito, ki jo vzpostavljajo zakonodajni organi.

Osnovne zahteve za varno e-poslovanje so: zaupnost, neokrnjenost, verodostojnost in avtorizacija. S pomočjo tehnologije lahko izpolnimo vse štiri zahteve, vendar je od

31

posameznikov v procesu e-poslovanja odvisno, kako bodo posamezno zahtevo upoštevali (Štrakl 2001, 16). SLIKA 5: HIERARHIJA VARNOSTNIH SISTEMOV IN MEHANIZMOV

NADZOR VAROVANJE PODATKOV VAROVANJE DOSTOPA

OVERJANJE DOSTOPA (AVTENTIKACIJA) FIZIČNO VAROVANJE

VARNOSTNA POLITIKA IN POSTOPKI Vir: Štrakl (2001, 14). Slika 5 nam prikazuje pravilno in uspešno tehnično varovanje informacijskega sistema, ki temelji na hierarhiji varnostnih sistemov in mehanizmov, katera je sestavljena iz varnostne politike, fizičnega varovanja, opredeljenih pravic dostopa, varovanja dostopa, varovanja podatkov in nadzora nad varnostnimi mehanizmi. Vsak sloj varnostne hierarhije je odvisen od slojev pod njim. Če nižji sloji niso dovolj definirani in postavljeni, tudi gornji sloj ni ustrezno varovan. Najnižja raven je varnostna politika, ki je temelj celovitega pristopa k varnosti informacijskega sistema. Zajema vse dejavnike, ki bi lahko kakorkoli vplivali na varno in zanesljivo delovanje celotnega računalniškega omrežja in sistema. Obsega fizično in tehnično varovanje in tudi pravila, ki določajo načine varovanja (Štrakl 2001, 16). TABELA 2: TEHNOLOŠKE REŠITVE PRI ZAGOTAVLJANJU VARNOSTI E-POSLOVANJA

Nevarnost Rešitev Funkcija rešitve

Prestrezanje podatkov, njihovo branje in spreminjanje. Šifriranje (enkripcija)

S šifriranjem onemogočimo ponarejanje podatkov, tudi če jih kdo prestreže.

Uporabnik uporablja tujo identiteto in nekoga ogoljufa.

Verodostojnost (digitalni podpis)

Preveri se identiteta pošiljatelja in prejemnika.

Neavtoriziran uporabnik na enem omrežju dobi dostop do drugega omrežja.

Požarni zid (firewall) Filtrira promet oziroma preprečuje dostop določeni vrsti prometa.

Vir: Kosiur (1997, 178). Za zagotovitev osnovnih zahtev za varno e-poslovanje so na voljo različne metode. Njihova izbira je odvisna od zahtevanih varnostnih storitev, stopnje zaščite in oblike sistema. Poleg fizičnih varnostnih sistemov se v e-poslovanju za zaščito uporabljajo kriptografski mehanizmi. Kriptografija je podlaga za šifriranje, elektronsko podpisovanje, postopke za preverjanje identitete, nadzor dostopa, zagotavljanje neokrnjenosti ter

32

beleženje in nadzor. Šifriranje se predvsem uporablja za zagotovitev zaupnosti, elektronski podpisi pa so nadomestek običajnih podpisov. Za preverjanje identitete subjektov so na primer na voljo navadna gesla, enkratna gesla in različni kriptografski protokoli, nadzor dostopa je mogoče zagotoviti na podlagi seznamov za nadzor dostopa ali pooblastil. Preprečevanje zanikanja, preverjanja identifikacije in neokrnjenosti podatkov pa običajno zagotavljajo digitalni podpisi v kombinaciji z ostalimi mehanizmi (Jerman Blažič et al. 2001, 101-102). Za zagotavljanje tehničnega varovanja podatkov pri uporabi e-poslovanja v računovodstvu prav tako uporabljamo opisane rešitve. Šifriranje Vsebina sporočil, ki si jih uporabniki e-poslovanja izmenjujejo med seboj, je zelo zaupne narave, zato so sporočila šifrirana in zaščitena z varnostno kodo. Šifriranje je postopek, s katerim zaščitimo vsebino sporočila pred vpogledi s strani neavtoriziranih oseb. Nasprotni proces se imenuje dešifriranje. Pri šifriranju in dešifriranju so pomembni postopek zakrivanja in razkrivanja podatkov, imenovan tudi kriptografski algoritem, in šifrirni ključi, ki določajo delovanje algoritma (Jerman Blažič et al. 2001, 102). Poznamo dve vrsti kriptosistemov: simetrične in asimetrične. Razlikujeta se glede na uporabljene ključe (prav tam, 102):

▪ simetrično šifriranje – za šifriranje in dešifriranje uporabljamo isti ključ, zato se ta način šifriranja imenuje tudi šifriranje z zasebnim ključen ali sistem enojnega ključa. Pri tem načinu šifriranja se najprej po zapletenih pravilih s ključem premeče črke po tekstu, jih zamenja z drugimi in na koncu še enkrat premeče. Ker se postopek večkrat ponovi, na koncu ni mogoče razbrati originalnega dokumenta brez tajnega ključa.

▪ asimetrično šifriranje – ključ za šifriranje je drugačen od ključa za dešifriranje, zato

takšen način šifriranja imenujemo tudi sistem dvojnega ključa. Pri tem se en ključ javno objavi, to je javni ključ (zaradi tega se imenuje ta sistem tudi sistem javnega ključa). Drugi ključ iz para, ki ga mora lastnik varno shraniti, pa imenujemo zasebni ključ. Kdorkoli nam želi poslati zaupno sporočilo, ga šifrira z našim javnim ključem. Samo mi, ki edini poznamo ustrezni zasebni ključ, pa lahko šifrirano sporočilo dešifriramo.

Elektronski podpis Elektronski podpis je v e-poslovanju nadomestek lastnoročnega podpisa in je namenjen preverjanju pristnosti podatkov ter identifikaciji podpisnika. Elektronski podpis je splošni izraz za vse vrste elektronsko narejenih podpisov. Digitalni podpis pa je elektronski podpis, dobljen s šifriranjem s pomočjo šifrirnega ključa – enojnega ali dvojnega (Turban in King 1998, 311-313).

33

Podpisovanje dokumenta poteka v dveh korakih. Podatke najprej skrčimo z eno izmed enosmernih zgoščevalnih funkcij, ki različno dolgo besedilo preslika v blok konstantne dolžine. Pomembna lastnost teh funkcij je, da je nemogoče najti drug dokument, ki se preslika v isti blok, prav tako pa je nemogoče najti dve različni sporočili, ki dasta isti rezultat. Z zgostitvijo v enakomerno velik blok uničimo informacijo, ki jo nosi sporočilo in tako prvotnih podatkov ne moremo ponovno rekonstruktuirati. Dobljeni blok nato šifriramo s svojim zasebnim ključem in tako dobimo digitalni podpis. Podpis se preverja tako, da ga najprej dešifriramo z javnim ključem podpisnika, izračunamo vrednost enosmerne zgoščevalne funkcije podpisanih dokumentov in primerjamo bloka. Če se ujemata, je podpis pravi (Jerman Blažič et al. 2001, 107-108). Za večjo varnost pa je priporočljivo, da zasebni ključ hranimo na pametni kartici, ki je plastična kartica velikosti kreditne kartice, ki vsebuje čip. Pomembna lastnost pametnih kartic je v tem, da zasebni ključ ne zapusti pametne kartice, zato ni nevarnosti, da bi bil razkrit. Dostop do kartice je zaščiten z geslom, sodobnejše kartice pa imajo vgrajene tudi čitalce prstnih odtisov (prav tam, 109). Digitalni certifikati Digitalno potrdilo je digitalni dokument, ki potrjuje povezavo med javnim ključem in osebo ali institucijo oziroma strežnikom. Z njim lahko preverimo, komu pripada javni ključ. Potrdilo vsebuje javni ključ in informacijo o njegovem imetniku, ki ju podpiše oseba ali institucija, ki ji zaupamo (CVI 2002). Pred uporabo javnih ključev moramo biti povsem prepričani, da ključ res pripada naslovniku šifriranega sporočila. Overjanje javnih ključev je zato temeljni pogoj za uporabo varnostnih mehanizmov, ki temeljijo na asimetrični kriptografiji. Preverjanje povezave med uporabnikom in njegovim ključem omogočajo v e-poslovanju že omenjeni overitelji oziroma agencije za certificiranje javnih ključev. Overitelj izda lastniku javnega ključa digitalni certifikat, s katerimi zagotavlja drugim uporabnikom avtentičnost ključa. S pomočjo tega potrdila lahko lastnik dokaže lastništvo ključa in preko tega svojo identiteto (Jerman Blažič et al. 2001, 109). Smiselno bi bilo ustvariti možnost uporabe ene pametne kartice za vso poslovanje preko interneta. Pravne kot tudi fizične osebe bi imele eno pametno kartico, s katero bi lahko poslovale z vsemi bankami, ki ponujajo internetno bančništvo, in z vladnimi organi. Prvi korak k enotnemu sistemu je vpeljava digitalnega podpisa, ki bi bil enakovreden lastnoročnemu podpisu. Pravni okviri, ki omogočajo varno izvajanje e-računovodstva, pa so: ▪ Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), katerega vpliv

na slovenski pravni red še najlažje spoznamo skozi načela, ki so pomembna za uporabo tega zakona in veljajo tudi za uporabo e-poslovanja v računovodstvu (Perenič 2000, 140-142):

34

načelo nediskriminacije elektronskega podpisa – zakon zagotavlja elektronski obliki in elektronskemu podpisu enake možnosti kot dosedanji papirni obliki. Elektronski podpis, ki ustreza enakim varnostnim zahtevam kot lastnoročni podpis, je z le-tem izenačen. Načelo nediskriminacije prepoveduje sodnim in drugim organom, da bi zavrnili veljavnost oziroma dokazno vrednost zgolj zaradi elektronske oblike. To načelo zato elektronski obliki zagotavlja uporabno vrednost v vseh postopkih ter so zato podatki, shranjeni v elektronski obliki, vir za nadzor oziroma revidiranje poslovanja pravnih oseb. Tako shranjeni podatki so v skladu s pogoji, ki jih določa zakon, enakovredni na papirju shranjenim podatkom.

načelo odprtosti oziroma tehnološke nevtralnosti – pričakovati je razvoj velikega

števila različnih sredstev za preverjanje pristnosti in celovitosti podatkov, zato mora biti zakon dovolj širok oziroma tehnično nevtralen, da bo širokemu spektru elektronskih podpisov zagotavljal ustrezne pravne učinke. Načelo tehnološke nevtralnosti hkrati pomeni, da bodo pravne osebe lahko za svoje poslovanje izbirale med tehnološkimi možnostmi, ki pa ne bodo vse enako varne in zanesljive.

načelo pogodbene svobode strank – to načelo pomeni, da določbe, ki urejajo e-

poslovanje, niso prisilne. Zakon po tem načelu pogodbenim strankam dovoljuje drugačne rešitve od tistih, ki jih predvidevajo določbe zakona. Pogodbena svoboda strank pa seveda ni popolna, saj zakon včasih obvezno določa določene prvine razmerja pogodbenih strank.

načelo dvojnega pristopa – namen zakona je spodbuditi široko ponudbo storitev e-

poslovanja oziroma s tem povezanih storitev overjanja. Zakon ne želi ovirati hitrega tehnološkega razvoja, zato dopušča uporabo raznovrstnih ter različno zanesljivih tehnologij in postopkov. Prav tako za delovanje overiteljev ne predvideva posebnega predhodnega dovoljenja, temveč le obvestilo inšpekcijskemu organu o začetku poslovanja.

načelo varstva osebnih podatkov in načelo varstva potrošnikov – zakon sledi

veljavni slovenski in evropski zakonodaji glede visokega standarda varovanja osebnih podatkov in varstva potrošnikov, saj so ti ravno pri e-poslovanju še bolj izpostavljeni morebitnim zlorabam.

načelo mednarodnega priznavanja – mednarodno medsebojno priznavanje e-

poslovanja oziroma elektronskih podpisov in potrdil je pomembno zaradi narave e-poslovanja, ki povezuje ljudi ne glede na njihovo krajevno oddaljenost. Zato zakon omogoča enostavno medsebojno priznavanje elektronskih podpisov znotraj EU ter širše priznavanje pod pogojem vzajemnosti oziroma podobnosti tovrstne zakonodaje.

V klasičnem poslovanju z dokumenti na papirju so v navadi izvirniki in kopije. V e-poslovanju pa je nemogoče razlikovati med izvirnikom in kopijami, saj je pri elektronskem sporočilu težko ugotoviti, ali smo poslali izvirnik ali kopijo. Tako je vsako razlikovanje med izvirnikom in kopijo povsem umetno in nepotrebno. Zato

35

zakon enostavno določa, da se podatki v elektronski obliki, če so pravilno shranjeni in ustrezajo pogojem, ki smo jih opisali, lahko štejejo za izvirnik (prav tam 144).

▪ Varstvo in zaščita intelektualne lastnine – Z razvojem informacijske družbe se je vloga

zaščite avtorskih del izredno povečala. Različna avtorska dela v katerikoli obliki (tekstovni zapisi, filmski in zvočni posnetki, itd.) se lahko s pomočjo obstoječe informacijske tehnologije spremenijo v digitalno obliko, katera omogoča enostavno kopiranje in distribucijo avtorskih del. Zato je potrebno, da se varovana avtorska dela uveljavljajo tudi za dela v elektronski obliki, kjer gre največkrat za kombinacijo besedila in grafične predstavitve ter dokumente z lastnostjo računalniškega programa. V okviru varstva računalniških programov se varujejo predvsem algoritmi, programska dokumentacija, sestavni deli in naslov računalniškega programa. Kot vsa avtorska dela mora tudi elektronsko izpolnjevati pet splošnih postavk: stvaritev, individualnost, duhovnost, izraženost, pripadati pa mora enemu od zakonsko navedenih področij: znanosti, književnosti, umetnosti (Toplišek 1998, 207). V računovodstvu se varstvo in zaščita intelektualne lastnine nanaša predvsem na zaščito računovodskih programov.

▪ Zakon o varovanju osebnih podatkov – Glavni namen oziroma cilj zakona o varstvu

osebnih podatkov je omogočiti ustrezno zbiranje osebnih podatkov, ki lahko koristno služijo za najrazličnejše namene in hkrati onemogočiti kakršnokoli nedopustno uporabo ali razpolaganje s temi podatki in tako zavarovati temeljno ustavno pravico posameznika, na katerega se ti podatki nanašajo. Zakon o varstvu osebnih podatkov mora temeljiti na naslednjih načelih (Cerar 2001, 60):

zakonitosti pri vzpostavljanju zbirk podatkov in pri zbiranju ter uporabi osebnih

podatkov,

neposrednega zbiranja osebnih podatkov,

predhodne določitve namena zbiranja, obdelovanja, shranjevanja, posredovanja in uporabe osebnih podatkov,

restriktivnosti pri povezovanju osebnih podatkov, vsebovanih v različnih zbirkah,

restriktivnosti pri določanju izjem od načel varstva osebnih podatkov,

relevantnosti osebnih podatkov,

kvalitete in omejene uporabe osebnih podatkov,

zavarovanja podatkov,

odprtosti in sodelovanja ljudi,

odgovornosti ter svobodnega pretoka osebnih podatkov preko državnih meja.

36

Varovanje osebnih podatkov je potrebno zagotoviti tudi pri e-poslovanju računovodstev pravnih oseb z zunanjimi sodelavci, tako z javno upravo, bankami in pravnimi osebami ter pri tem upoštevati vsa določila, ki jih vsebuje zakon o varovanju osebnih podatkov.

3.5 Pravni vidiki elektronskega poslovanja v računovodstvu Skozi celotno diplomsko nalogo smo podrobneje opisali nekatere pravne podlage za varno in ustrezno e-poslovanje, v nadaljevanju pa bomo pojasnili še tiste pravne okvire, ki so pomembni za pravilno in varno delovanje e-računovodstva. Te pravne podlage so:

▪ Slovenski računovodski standardi (SRS),

▪ Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV),

▪ Zakon o davčnem postopku (ZDavP). Slovenski računovodski standardi Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju SRS) so obvezna pravila o strokovnem ravnanju na področju računovodenja, temeljijo pa na Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD), ki določa, da jih morajo družbe upoštevati pri vodenju poslovnih knjig. Prvi SRS so bili sprejeti leta 1993. Ti standardi še niso dovoljevali elektronskega hranjenja listin, namesto originalnega podpisa odgovorne osebe pa so predvidevali faksimile le-tega. Leta 2001 so bili sprejeti prenovljeni SRS, ki so usklajeni z določili ZEPEP (Lutar Skerbinjek 2003, 54). Knjigovodske listine obravnava SRS 21, ki natančneje obdeluje njihovo opredeljevanje, nastajanje in prenašanje, kontroliranje in sestavljanje nalogov za knjiženje ter hrambo knjigovodskih listin (SIR 2003, 151). V tem standardu so opredeljeni tudi pogoji za računalniško sestavljanje knjigovodskih listin, hkrati pa je povezan tudi s slovenskim računovodskim standardom 22, ki obravnava poslovne knjige, ter s predpisi, ki urejajo e-poslovanje. SRS 21.1., v opredelitvi knjigovodskih listin, enači papirne listine z elektronskimi zapisi, pomembno je le, da knjigovodske listine verodostojno in pošteno izkazujejo poslovne dogodke. V SRS 21.8. je omenjen tudi elektronski podpis, s katerim se lahko potrdi knjigovodska listina, če je sestavljena računalniško. Takšen podpis zagotavlja poleg prepoznanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po podpisu razveljavi podpis. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa je treba izvesti vse postopke, ki jih opredeljuje zakon ali akti podjetja (SIR 2003, 151-152). Standard še dodaja, da morajo biti računalniški programi, ki se uporabljajo pri sestavljanju knjigovodskih listin, pred začetkom uporabe preizkušeni in potrjeni, vendar pa ne določa, kdo in na kakšen način naj jih preizkusi in potrdi (Lutar Skerbinjek 2003, 56).

37

V standardu 21.9. je opredeljeno, da se za verodostojne knjigovodske listine štejejo tudi po telekomunikacijskih poteh oziroma pri računalniškem izmenjavanju podatkov dobljena sporočila, sestavljena iz knjigovodskih podatkov. Oseba, ki pošilja knjigovodske podatke oziroma jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so poslani oziroma v računalnik vneseni knjigovodski podatki verodostojni, kar potrdi z elektronskim podpisom (SIR 2003, 152). V nadaljevanju SRS 21 določa tudi obravnavo elektronsko obdelanih listin v fazi kontrole in pravi, da se pri računalniškem obravnavanju podatkov kontrolira začetni vnos podatkov iz knjigovodskih listin v računalnik ali pri računalniškem izmenjavanju podatkov prevzem podatkov od drugega podjetja. Izpeljane knjigovodske listine se kontrolirajo po potrebi na podlagi posebnega računalniškega programa. Knjigovodske listine se lahko kontrolirajo tudi z računalnikom po računalniških programih, pripravljenih glede na vrste knjigovodskih listin. Oseba, odgovorna za kontroliranje, potrdi, da je bilo kontroliranje opravljeno in da so knjigovodske listine pravno veljavne (prav tam, 153). Glede hrambe knjigovodskih listin govori SRS 21.14., ki določa, da se knjigovodske listine hranijo v izvirniku na papirju ali na nosilcih podatkov, kar pomeni v elektronski obliki. SRS določajo, da sta temeljni poslovni knjigi dve – dnevnik knjiženja in glavna knjiga, pomožne poslovne knjige pa so analitične evidence in druge pomožne knjige, vse pa se lahko vodi na papirju ali v preverjenem računalniškem programu. Pri tem pa standardi izrecno določajo, da je treba knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogoča ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki. V tem primeru pa je potrebno hraniti tudi zbirko listin o ustreznih računalniških programih, ki omogoča kasnejše preverjanje (Lutar Skerbinjek 2003, 56). V pojasnilih standardi določajo, da mora računalniško sestavljanje knjigovodskih listin zagotavljati razločen in čitljiv odtis, ki ne sme zbujati niti najmanjšega dvoma o verodostojnosti knjigovodske listine (SIR 2003, 155). Računalniško obravnavanje podatkov je opredeljeno v SRS 21.19. in SRS 21.20. Takšno obravnavanje podatkov obsega poleg obravnavanja na začetku vnesenih podatkov tudi obravnavanje podatkov, pridobljenih po posebnih računalniških programih. Teh izpeljanih podatkov in listin ni treba preverjati, če se pridobivajo samodejno po kontroliranem računalniškem programu. Naravo naloga za knjiženje ima pri računalniškem obravnavanju podatkov ustrezna računalniška operacija, potrjena z elektronskim podpisom (prav tam, 155). Na podlagi pravilno sestavljenih knjigovodskih listin knjižimo podatke v poslovne knjige. Tudi pri oblikovanju in vodenju poslovnih knjig SRS predvidevajo uporabo računalnika. Natančno je opredeljevanje poslovnih knjig, urejanje kontov v njih, vpisovanje podatkov in hramba poslovnih knjig opredeljena v SRS 22. Ta standard pravi, da se v računalnik vnašajo knjigovodski podatki o poslovnih dogodkih po časovnem zaporedju in shranjujejo v datotekah. V takšnih okoliščinah se lahko dnevnik glavne knjige združuje z dnevnikom razčlenjevalnih razvidov oziroma analitičnih evidenc, če so vpisi enkratni. V nekaterih okoliščinah lahko knjigovodsko listino na papirju nadomesti izviren vpis v računalniški dnevnik. Računalniški dnevnik se po potrebi odtisne,

38

kar je izhodna informacija računalnika, po vsebini in obliki enaka dnevniku na papirju. Podjetje v svojem aktu določi, kdaj se računalniški dnevnik natisne (Lutar Skerbinjek 2003, 57). V SRS 22.16. je določeno, da se pri računalniškem vodenju glavne knjige uporabljajo preverjeni računalniški programi. Knjigovodski podatki, vneseni v računalniški dnevnik, se samodejno uvrščajo v ustrezne konte v datotekah. Podatki se vnašajo v glavno knjigo na enem ali več mestih, na katerih nastajajo poslovni dogodki. Če se vnašajo na več mestih, mora računalniški program zagotoviti prepoznavanje knjigovodskih listin po oznakah odgovornih oseb. Računalniško vodena glavna knjiga mora kadarkoli omogočati kontroliranje knjiženja, pa tudi prikaz kateregakoli konta in/ali celotne glavne knjige na zaslonu oziroma odtis na papirju. Kdaj med letom se natisne tako vodena glavna knjiga s popolnim pregledom vseh kontov, določi podjetje v svojem aktu. Ob letnem obračunu poslovanja pa je natis obvezen (SIR 2003, 160). Tudi pomožne poslovne knjige se lahko vodijo računalniško. Standard opredeljuje, da vsak začetni vnos v računalniško vodene pomožne poslovne knjige mora biti podprt z verodostojno knjigovodsko listino, čeprav je ta zgolj v elektronski obliki, nato pa se podatki obravnavajo samodejno, brez ročnega poseganja. Podatki se lahko vnašajo v pomožno poslovno knjigo z enega ali več krajev, vnašajo pa se hkrati v analitične evidence in na konte glavne knjige. Računalniško vodene pomožne poslovne knjige morajo kadarkoli omogočati kontroliranje knjiženja in sprotno usklajevanje z ustreznimi konti glavne knjige, pa tudi prikaz kateregakoli konta in/ali celotne pomožne knjige na zaslonu oziroma odtis na papirju (Lutar Skerbinjek 2003, 57). Glede hranjenja poslovnih knjig standardi pravijo, da se pisni odtisi glavne knjige in dnevnika praviloma hranijo trajno, vendar pa lahko podjetje ob upoštevanju ustreznih predpisov samo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo hranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne knjige pa uničilo (prav tam, 58). Zakon o davku na dodano vrednost Pri izdajanju računov v elektronski obliki moramo upoštevati tudi določila Zakona o davku na dodano vrednost (v nadaljevanju ZDDV) in Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost. Računi se lahko izdajajo v papirni obliki, lahko pa tudi v elektronski obliki, če s tem soglaša kupec oziroma naročnik. Elektronski račun je (Zalokar 2004, 13):

▪ elektronski dokument, ki vsebuje vse elemente računa za dobavljeno blago in storitve,

▪ ima elektronski podpis,

▪ je poslan v elektronski obliki,

39

▪ izpolnjuje pogoje za pošiljanje, predpisane s pravilnikom. S Pravilnikom o izvajanju ZDDV je urejen način pošiljanja in izdajanja računov v elektronski obliki po elektronskih sredstvih. Mišljeno je izmenjavanje podatkov med računalniki različnih davčnih zavezancev v standardni obliki računalniškega dokumenta. Izmenjavanje praviloma poteka samodejno, brez človekovega posredovanja, v nepapirni obliki (prav tam, 13). Računi za dobave blaga oziroma opravljene storitve se lahko izdajajo v elektronski obliki v skladu s predpisi, ki določajo e-poslovanje, če s tem soglaša tudi kupec blaga oziroma naročnik storitve ter so izpolnjeni tile pogoji (prav tam, 14):

▪ zagotovljena mora biti avtentičnost izvirnika, tako da prejemnik lahko ugotovi, da je račun resnično poslal njegov izdajatelj,

▪ iz elektronskega sporočila morata biti razvidna čas in kraj odpošiljanja in prejema

računa,

▪ zagotovljena mora biti nedotakljivost računa, tako da uporabljena tehnologija in postopki dovolj onemogočajo spremembe podatkov na njem.

ZDDV določa, da so računi lahko izdani v nematerializirani obliki, če ima davčni zavezanec dovoljenje davčnega organa za takšno obliko izdaje. Davčni zavezanec, ki prejme takšen račun, mora prav tako imeti dovoljenje davčnega organa, sicer se šteje, da račun ni izdan za namene odbitka vstopnega DDV (DURS 2003, 25). Za elektronsko pošiljanje in prejemanje računov davčni zavezanec priglasi pristojnemu davčnemu organu na obrazcu eRačuni, katerega lahko predloži v papirni ali v elektronski obliki v sistemu eDavki (Zalokar 2004, 14). V nadaljevanju ZDDV je določeno, da mora račun (tudi račun v nematerializirani obliki), izdan davčnim zavezancem, vsebovati naslednje podatke (Recek Pavlović in Pretnar 2004, 43):

▪ datum izdaje ter zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa,

▪ identifikacijsko številko za DDV, pod katero davčni zavezanec opravi dobavo blaga ali storitev,

▪ identifikacijsko številko za DDV naročnika oziroma kupca, če je naročnik oziroma

kupec plačnik DDV za nabavljeno blago ali storitve ali če mu je dobavljeno blago v skladu z 31.a členom ZDDV,

▪ ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega naročnika,

▪ podatke o vrsti in količini prodanega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih

storitev,

40

▪ datum opravljene dobave blaga oziroma datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana oziroma datum prejetega predplačila, če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa,

▪ davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni davčni stopnji ali na

katero se nanaša posamezna oprostitev, ceno na enoto blaga ali storitve brez DDV, in kakršnakoli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,

▪ uporabljeno stopnjo DDV,

▪ znesek DDV po različnih stopnjah, razen če je z ZDDV ali s predpisom, izdanim na

njegovi podlagi, drugače določeno. Za hranjenje dokumentacije in s tem tudi elektronsko izdanih in prejetih računov ZDDV predpisuje, da je davčni zavezanec dolžan hraniti vso prejeto in izdano dokumentacijo, še posebej pa: prejete in izdane račune, dokumente o popravkih računov, dokumente o opravljenem izvozu in uvozu, finančno dokumentacijo, dokumente, na podlagi katerih je uveljavljal oprostitev DDV, obračune DDV in vse druge knjigovodske listine, ki se kakor koli nanašajo na promet blaga in storitev oziroma na uvoz blaga in so pomembne za obračunavanje in plačevanje DDV, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se te listine nanašajo (DURS 2003, 25). Zakon pa posebej določa pogoje in načine hrambe dokumentacije v elektronski obliki. Davčni zavezanec lahko omenjeno dokumentacijo hrani tudi v elektronski obliki, če je v zakonsko opredeljen obdobju davčnemu organu zagotovljen dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov in če so izpolnjeni naslednji pogoji (Recek Pavlović in Pretnar 2004, 45):

▪ podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za kasnejšo porabo;

▪ podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti;

▪ iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je

bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema;

▪ uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma sporočil.

Zakon o davčnem postopku3 V skladu z Zakonom o davčnem postopku (v nadaljevanju ZDavP) mora davčni zavezanec, ki računalniško obdeluje podatke, na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov na

3 Povzeto po DURS (2003, 25-27).

41

zahtevanih medijih ter dostop do programske in strojne opreme, preizkušanje ustreznosti računalniških programov in ustreznosti računalniške obdelave podatkov. Davčnemu organu mora davčni zavezanec dati na voljo dokumentacijo, iz katere je razviden popolni opis dela računovodskega sistema. Iz dokumentacije morajo biti razvidni podsistemi in datoteke računovodskega sistema. Dokumentacija mora zagotavljati vpogled v:

▪ računalniško rešitev in postopke v okviru računalniške rešitve,

▪ kontrole, ki zagotavljajo pravilno in zanesljivo obdelavo podatkov,

▪ kontrole, ki zagotavljajo pravilno in nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali hranjenje računalniških zapisov.

Vsaka sprememba računalniške rešitve oziroma računalniških programov mora biti dokumentirana v časovnem zaporedju nastanka spremembe, skupaj z datumom spremembe. Iz dokumentacije mora biti razvidna tudi vsaka sprememba oblike datotek. ZDavP pa opredeljuje tudi kazni za kršitelje, in sicer je določeno, da se samostojni podjetnik ali druga fizična oseba, ki opravlja dejavnost, kaznuje za prekršek z denarno kaznijo od 400.000 do 6,000.000 tolarjev. Za pravno osebo pa zakon določa denarno kazen od 1,000.000 do 6,000.000 tolarjev, če na zahtevo davčnega organa ne zagotovi izpisa in preizkušanja računalniško obravnavanih podatkov. 3.6 Sklepne ugotovitve Naloga računovodstva je spremljanje vseh poslovnih dogodkov, ki kakorkoli vplivajo na sredstva, obveznosti do virov sredstev, stroške, odhodke, prihodke in poslovni izid. S takšnim spremljanjem lahko edino računovodstvo celovito pokaže, kako je bilo podjetje uspešno pri doseganju svojih gospodarskih, finančnih in drugih ciljev. Vse te dogodke oziroma podatke pa lahko v računovodstvu obdelujemo računalniško s posebnimi računovodskimi programi. Pri popolnem e-poslovanju si računovodstvo pridobi te podatke v obliki elektronskih zapisov. E-računovodstvo je tisto računovodstvo, kjer poteka računalniško obravnavanje podatkov z enkratnim vnosom podatkov, kateri v posameznih oddelkih računovodstva služijo za različne namene. Popolno e-poslovanje v računovodstvu pomeni, da računovodska služba podjetja za računalniško obravnavanje poslovnih dogodkov vse notranje in zunanje podatke pridobi elektronsko (preko internega omrežja, elektronske pošte ali kakšne druge elektronske povezave). Po enkratnem vnosu poslovnega dogodka vsi ostali postopki potekajo avtomatizirano. Za nemoteno delo e-računovodstva mora podjetje zagotoviti ustrezno programsko in strojno opremo. Če pa podjetje prepušča delo računovodstva računovodskemu servisu, je med njima možna off-line ali on-line povezava. Vsa podjetja z uvedenim e-

42

računovodstvom morajo shranjevati dokumentacijo v takšni obliki, kot je prejeta, zato vzpostavijo sistem za elektronsko arhiviranje. Najpomembnejše prednosti, ki jih prinaša uvedba e-računovodstva v podjetje, so nižji transakcijski in administrativni stroški, avtomatizacija različnih poslovnih procesov, možnost hitrejšega prilagajanja spremembam na trgu in možnost dostopa do globalnega trga, nove tržne priložnosti, ki se z uvedbo e-poslovanja med partnerji odpirajo podjetjem, učinkovitejše prodajne storitve ter boljše optimiranje zalog. Ker je e-računovodstvo še v fazi uvedbe v podjetja, se najpogostejše slabosti pojavljajo na področju varnosti, dodatnega izobraževanja zaposlenih in na področju informacijske tehnologije, kar pa v začetni fazi uvedbe povzroča dodatne stroške. Vendar pa se z uporabo pojavijo prednosti e-računovodstva, ki povrnejo začetne investicije. Pri e-poslovanju v računovodstvu mora biti prisotna tudi varnost. Za zagotavljanje varnosti pa ločimo tehnično varovanje podatkov in pravno zaščito, ki jo vzpostavljajo zakonodajni organi. Pravilno in uspešno tehnično varovanje temelji na hierarhiji varnostnih sistemov in mehanizmov, ki je sestavljena iz varnostne politike, fizičnega varovanja, opredeljenih pravic dostopa, varovanje dostopa, varovanja podatkov in nadzora nad varnostnimi mehanizmi. Pravni okviri, ki omogočajo izvajanje e-poslovanja v računovodstvu, pa so Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Varstvo in zaščita intelektualne lastnine ter Zakon o varovanju osebnih podatkov. Pravno podlago, ki vpliva na e-računovodstvo, sestavljajo:

▪ Slovenski računovodski standardi, kjer nam pravno podlago za uporabo e-poslovanja v računovodstvu dajeta SRS 21 in SRS 22;

▪ Zakon o davku na dodano vrednost, katerega določila moramo upoštevati pri

izdajanju računov v elektronski obliki;

▪ Zakon o davčnem postopku, ki določa vrsto in način poslovnih knjig in drugih evidenc, ki jih mora podjetje voditi za davčne potrebe.

43

4 PRIKAZ DELOVANJA E-RAČUNOVODSTVA V NOVI KREDITNI BANKI MARIBOR D.D.

4.1 Predstavitev Nove Kreditne banke Maribor d.d. Nova KBM d.d. je bila ustanovljena 27. julija 1994 na podlagi ustavnega Zakona o dopolnitvah ustavnega zakona za izvedbo temeljne ustavne listine o samostojnosti in neodvisnosti Republike Slovenije. Večinski lastnik banke je država, od tega ima Republika Slovenija 90 odstotkov vseh delnic, po 5 odstotkov pa imata Kapitalski in Odškodninski sklad. Banka se ukvarja z naslednjimi bančnimi posli:

▪ sprejemanje depozitov ter dajanje kreditov na svoj račun,

▪ storitve, za katere drug zakon določa, da jih smejo opravljati samo banke. Dovoljenje Banke Slovenije ima za naslednje druge finančne storitve: factoring, izdajanje garancij in drugih jamstev, kreditiranje, vključno s potrošniškimi krediti, hipotekarnimi krediti in financiranjem komercialnih poslov, trgovanje s tujimi plačilnimi sredstvi, vključno z menjalniškimi posli, trgovanje z izvedenimi finančnimi instrumenti, izdajanje in upravljanje drugih plačilnih instrumentov (npr. plačilne in kreditne kartice, potovalni čeki, bančne menice), oddajanje sefov, opravljanje storitev plačilnega prometa. Od septembra 2003 ima dovoljenje za opravljanje posredovanja pri prodaji zavarovalnih polic po zakonu, ki ureja zavarovalništvo. Čeprav je v Sloveniji že kar nekaj možnosti e-poslovanja podjetij z javno upravo, pa se Nova KBM d.d. tega v veliki meri ne poslužuje. Čeprav je uporaba spletnega portala eDavki brezplačna, Nova KBM d.d. z Davčno upravo Republike Slovenije (v nadaljevanju DURS) še vedno poslujejo preko klasične pošte. Torej vse obrazce pošiljajo DURS v papirni obliki preko storitev Pošte Slovenije. Prav tako ne izvajajo e-poslovanja z Agencijo Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (v nadaljevanju AJPES). To poslovanje izvajajo po klasičnem načinu, ker AJPES zahteva na oddanih poročilih podpise članov uprave, kar pa se Novi KBM d.d. zdi previsoko postavljena zahteva, saj nočejo obremenjevati uprave. E-poslovanje Nova KBM d.d. izvaja z Banko Slovenije (v nadaljevanju BS), saj je kot poslovna banka zavezanec za poročanje BS, za katerega je predpisana obvezna elektronska oblika (disketa ali elektronska pošta). Nova KBM d.d. poroča BS preko elektronske pošte, za kar si je morala pridobiti kodirni ključ. Podatke za kodirni ključ je Nova KBM d.d. poslala v elektronski obliki in tudi na papirju z žigom in s podpisom. Po prejemu teh podatkov je BS kodirni ključ potrdila in lahko so začeli z oddajanjem poročil preko elektronske pošte. Tako Nova KBM d.d. odda BS preko elektronske pošte naslednja poročila:

▪ evidenco računa v tujini,

44

▪ poročilo o računih v tujini ter gotovinskih transakcijah in določenih transakcijah v tolarjih z nerezidenti,

▪ poročilo o kratkoročnih terjatvah in obveznostih iz poslovanja z nerezidenti,

▪ poročilo o naložbah.

Nova KBM d.d. ima več oddelkov računovodstva, kateri so med seboj interno povezani. Računovodska služba prejete podatke o nastalem poslovnem dogodku enkratno vnese v računalniški pomnilnik, kar nato zadošča za različne namene. Vsi podatki, tako notranji kot tudi zunanji, so pred prvim vnosom v računalniški pomnilnik prejeti v papirni obliki. Izjema so le podatki o identifikacijskih številkah za davek na dodano vrednost in transakcijskih računih dobaviteljev, katere pridobijo s pomočjo interneta. Računovodska aplikacija, ki jo uporablja Nova KBM d.d., omogoča hkratno knjiženje poslovnih dogodkov v različnih oddelkih računovodske službe (v dnevnik in glavno knjigo). Glavna knjiga predstavlja ključno podatkovno evidenco. V njej so zagotovljeni vsi podatki, ki so potrebni za finančno ovrednoteno spremljanje in analizo poslovnih dogajanj v podjetju. Računovodski službi Nove KBM d.d. ni potrebno posebej vnašati podatkov v glavno knjigo, saj se s knjiženjem poslovnega dogodka v dnevnik v različnih oddelkih računovodske službe hkrati poslovni dogodek knjiži v glavno knjigo. V septembru 2003 so v Novi KBM d.d. začeli voditi projekt Uvedbe informacijske rešitve e-Računi, njegova produkcijska uvedba pa je stekla 8. januarja 2004. Namen projekta je bil zagotoviti nemoteno poslovanje na področju saldakontov dobaviteljev za obratna sredstva iz tujine kot tudi iz področja Republike Slovenije. Glavni cilj projekta je bil centralizirati vodenje saldakontov dobaviteljev za obratna sredstva v oddelku finančnega in materialnega poslovanja v Mariboru in vzpostaviti sistem elektronskega vodenja prejetih računov. Posledično je to pomenilo centralizacijo davčne knjige prejetih računov in s tem vzpostavitve preglednosti prejetih računov, poenotenega evidentiranja poslovnih dogodkov v analitične evidence in v glavno knjigo Nove KBM d.d. S tem so omogočili enotne postopke elektronskega vodenja prejetih računov in uredili področje pooblastil. Ostali cilji projekta so bili:

▪ preprečiti izgube prejetih računov v banki,

▪ preprečiti zamude pri poravnavanju obveznosti,

▪ omogočiti vpoglede posameznim organizacijskim enotam v arhiv računov, ki so jih odgovorne osebe pregledale oziroma podpisale,

▪ pravočasna priprava mesečnega obračuna davka na dodano vrednost,

▪ poenostaviti procese,

45

▪ pospešiti procese odobravanja prejetih računov,

▪ zmanjšanje obsega papirne dokumentacije (odprava dvojnih arhivov),

▪ povečanje dostopnosti dokumentacije,

▪ racionalizacija postopkov evidentiranja prejetih računov v oddelkih tehničnih poslov v Mariboru in Novi Gorici (v obeh ekspeditih) ter racionalizacija vseh aktivnosti, povezanih z odobravanjem prejetih računov.

Projekt Uvedbe informacijske rešitve e-Računi je zajemal evidentiranje in posledično vodenje analitičnih evidenc prejetih računov v eni organizacijski enoti za celotno Novo KBM d.d. Računi se transformirajo v elektronsko obliko v oddelku finančno materialnega poslovanja. Zaradi posebnih zahtev ZDDV ostanejo vse aktivnosti evidentiranja prejetih računov in evidenc, ki jih vodijo v ekspeditu, nespremenjene. Zaradi uvedbe informacijske rešitve e-Računi so morali v Novi KBM d.d. prilagoditi ostalo aplikativno podporo (davčno knjigo, saldakonte obveznosti do dobaviteljev, aplikacijo skeniranja računov, itd.). Projekt elektronskega vodenja prejetih računov je zahteval, da so se vanj vključili poleg delavcev sektorja računovodstva tudi delavci banke iz naslednjih področij:

▪ sektorja za organizacijski razvoj (oddelka tehničnih poslov),

▪ sektorja informatike,

▪ sektorja za trženje in razvoj storitev,

▪ vsi likvidatorji računov,

▪ tajništvo banke. Projekt časovno ni bil vezan na določen dan, vendar je bil najprimernejši datum začetek koledarskega leta, ki je istočasno tudi začetek poslovnega leta. To je pomenilo, da se analitične evidence na dan 31.12.2003 zaključijo in se otvoritvena stanja prenesejo v novo modificirano obliko. Samo izvedbo projekta so v Novi KBM d.d. planirali v dveh fazah. Prva faza je bila uvedba elektronskega računa, nastavitev varnostne sheme pooblastil, uvedba elektronske distribucije, elektronska likvidacija/podpisovanje računov in avtomatizacija priprave in prenosa postavk porazdelitve. Druga faza, ki pa je še vedno v pripravi, pa zajema uvedbo funkcionalnosti za naročilnice, pogodbe. Zaradi vseh načrtovanih zakonskih sprememb na področju davčne zakonodaje, bodo drugo fazo projekta preložili na konec leta 2005. Glavni omejitveni faktor so bili človeški viri, ker pri tem projektu poleg zunanjih izvajalcev oziroma svetovalcev sodelujejo še druge strokovne službe znotraj pravne osebe. Poleg tega je bilo potrebno upoštevati tudi spremembe davčne zakonodaje in druge zakonodaje, ki je vplivala na vodenje evidenc in prilagajanje računalniških podpor.

46

Skeniranje Finančno

računovodska služba

Zanemariti pa ne smemo tudi dejstva, da običajno v velikih pravnih osebah poteka vzporedno več projektov, pri katerih zelo pogosto sodelujejo isti ljudje in da je iz tega razloga potrebno mnogo prilagajanja in usklajevanja terminov. 4.2 Elektronsko vodenje prejetih računov Elektronsko vodenje prejetih računov zajema vse postopke obdelave prejetih računov od prejema v organizacijo pa vse do knjiženja v poslovni sistem. Glavni postopki elektronskega vodenja prejetih računov so naslednji:

▪ prejem računa v podjetje,

▪ evidentiranje prejetega računa,

▪ elektronska distribucija v odgovorne enote,

▪ elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb: pregledovanje, porazdeljevanje in podpisovanje,

▪ pregled/dopolnitev podatkov za knjiženje in

▪ arhiviranje elektronskih računov.

Slika 6 shematsko prikazuje posamezne postopke vodenja prejetih računov v Novi KBM d.d. SLIKA 6: POSTOPKI ELEKTRONSKEGA VODENJA PREJETIH RAČUNOV

Vir: Recek-Pavlović in Pretnar (2004, 47).

Elektronski račun

47

Prejem računa v podjetje Računi lahko pridejo v podjetje po različnih poteh in medijih, in sicer sta možna dva glavna načina prejema računa: papirni prejem in elektronski prejem. V Novi KBM d.d. je še vedno najbolj razširjen papirni prejem prejetega računa v obliki poštne pošiljke – pisma. Račun pride v ekspedit, kjer ga vpišejo v knjigo prejetih računov. V ekspeditu ga ožigosajo z žigom Nove KBM d.d. in mu dajo zaporedno številko. Preko kurirjev oziroma interne pošte pridejo računi v računovodstvo, kjer se vpišejo v davčno knjigo (vsak račun dobi zaporedno številko). Slika 7 nam prikazuje primer ožigosanega in oštevilčenega (v knjigi prejetih računov in davčni knjigi) prejetega računa. SLIKA 7: OŽIGOSAN IN OŠTEVILČEN PREJETI RAČUN

Vir: Nova KBM d.d. (2005).

- žig Nove KBM d.d. - datum prejema - zaporedna številka v

knjigi prejetih računov

- zaporedna številka v davčni knjigi

48

Torej Nova KBM d.d. še vedno prejema račune v papirni obliki in zato sama poskrbi za transformacijo papirnega dokumenta v elektronsko obliko, za kar je potrebno izvesti naslednje postopke:

▪ skeniranje papirnih dokumentov prejetega računa – v tem postopku se elektronsko shrani slika prejetega računa in vsa priložena dokumentacija. V primerih dobre čitljivosti in standardne oblike se glavni podatki iz prejetega računa lahko razporejajo avtomatsko.

▪ evidentiranje glavnih podatkov – pri tem postopku se lahko razpoznani podatki

prenesejo ali pa se vnesejo s strani Finančno računovodske službe. Kadar ima podjetje s poslovnimi partnerji dogovorjeno elektronsko izmenjavo prejetih računov, podjetje prejme elektronski račun. V Novi KBM d.d. še nimajo vpeljane izmenjave elektronskih računov, saj je potrebno za takšno poslovanje kompatibilnost informacijskih rešitev med podjetjem in njegovimi poslovnimi partnerji. Evidentiranje prejetega računa Evidentiranje prejetega računa pomeni razporejanje podatkov v ustrezno informacijsko rešitev, katera poskrbi za nadaljnjo obravnavo prejetih računov. Zaradi različnih načinov prejema ločimo naslednje:

▪ v primeru prejema računa po elektronski poti se podatki evidentirajo z avtomatskim prenosom;

▪ v primeru papirnega prejema računa se lahko razpoznani podatki pri skeniranju

prenesejo ali pa se vnesejo v strani Finančno računovodske službe. Pri evidentiranju prejetega računa se poleg glavnih podatkov prejetega računa s strani Finančno računovodske službe določijo tudi ustrezne šifre dobaviteljev in kode davkov, ki sledijo iz poslovnega informacijskega sistema, kjer je za kode davkov opredeljen tudi način odbijanja davkov. Elektronska distribucija v odgovorne enote S postopki prejšnjih dveh korakov se pridobi elektronski račun, katerega pa je potrebno odobriti. Elektronski račun se lahko posreduje v odobravanje odgovorni enoti ali direktno odgovorni osebi. Tako odgovorne osebe dnevno dobijo elektronsko sporočilo o prejetih računih, ki jih je potrebno odobriti.

49

Elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb Elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb pomeni naslednje aktivnosti:

▪ delitev nastalih stroškov po stroškovnih mestih,

▪ povezava na interni nalog, investicijski nalog ali projekt,

▪ potrditev bremenitve stroškovnega mesta za nastale stroške. Vse zgoraj naštete porazdelitve omogočajo takojšen vpogled v stroške po stroškovnih mestih in nadzor nad stroški storitev. Kot primer nam slika 8 prikazuje račun v obravnavi, kar pomeni, da še ni podpisan in razporejen po stroškovnih mestih s strani likvidatorja oziroma podpisnika. SLIKA 8: RAČUN V OBRAVNAVI

Vir: Nova KBM d.d. (2005).

- status računa (v obravnavi)

- podatek, kje se račun nahaja

- datum prejema

- spremembe dokumenta

- odobravanje odgovornih oseb

- podpisa likvidatorja računa še ni, saj je račun še v obravnavi

50

Pregled/dopolnitev podatkov za knjiženje Elektronsko odobrene račune prejme Finančno računovodska služba, ki mora izvesti naslednje:

▪ pregled in kontrola računa: gre za kontrolo pravilnosti porazdelitve po stroškovnih mestih oziroma projekt ali investicijo; kadar te porazdelitve niso zadostno opredeljene lahko računovodja pošlje račun v ponovni pregled;

▪ kontiranje računa: informacijska rešitev Lotus Notes omogoča različne

prednastavitve kontov, npr. konto dobavitelja, protikonto in podobno, kar olajša delo, saj je večina vknjižb že pravilno opredeljenih;

▪ kreiranje vknjižb po zahtevah poslovnega informacijskega sistema: glede na to, da se

vse kontrole izvajajo v samem postopku odobravanja prejetega računa, se vknjižbe za poslovni sistem kreirajo avtomatsko in prenesejo po dogovorjenem postopku.

SLIKA 9: ZAKLJUČEN RAČUN

Vir: Nova KBM d.d. (2005).

- status računa (zaključen)

- podatek, kje se račun nahaja

- datum prejema

- podpis likvidatorja računa

- razporeditev po stroškovnih mestih

51

Slika 9 nam prikazuje zaključen račun, ki je podpisan s strani likvidatorja in razporejen po stroškovnih mestih. Arhiviranje elektronskih računov Elektronsko vodeni prejeti računi so dobra osnova za elektronsko arhiviranje. Informacijska rešitev Novi KBM d.d. omogoča arhiviranje v okviru leta, da se ob zaključku poslovnega leta zgradi elektronski arhiv prejetih računov, kamor se prenesejo vsi zaključeni računi tega leta. Tako arhivirane račune lahko pregledujejo vsi, ki so ustrezno pooblaščeni. Ker so računi shranjeni v informacijski rešitvi, ki nudi uporabniško enostaven pregled nad dokumentacijo, lahko vsak, ki sodeluje v procesu odobravanja in ima določene pristojnosti, te račune pregleduje in išče po različnih kriterijih (po dobavitelju, po interni številki, po datumu prejema ali po datumu zapadlosti) in pregleduje porazdelitve in obremenitve stroškov po stroškovnih mestih, investicijskih ali ostalih internih nalogih, projektih ali vrstah stroškov. Hkrati pa je možno izdelati poročilo za izbrano obdobje, npr. po dobaviteljih, stroškovnih mestih, internih/investicijskih nalogih ali projektih in vrsti stroška. Slika 10 nam prikazuje osnovno sliko računovodje v informacijski rešitvi Lotus Notes, iz katere je razvidno, na kakšne načine vse je mogoče pregledovati in iskati prejete račune. SLIKA 10: OSNOVNA SLIKA RAČUNOVODJE

Vir: Nova KBM d.d. (2005).

52

Uporaba elektronskega vodenja prejetih računov je Novi KBM d.d. omogočila hitrejše kroženje računov, večjo preglednost in boljšo kontrolo računovodskih podatkov. Rezultati so vidni v večji pravilnosti računovodskih informacij, krajšem času obdelave računov, preprečevanju zamud pri poravnavanju obveznosti ter v tem, da se je čas potreben za obračun DDV skrajšal, telefonska in pisna posredovanja niso več potrebna, pooblaščenci lahko svoje račune kadarkoli gledajo, interni arhivi računov niso potrebni, ni več potrebno iskati računov po papirnih arhivih, vzpostavljene so avtomatske notranje kontrole in zmanjšalo se je število napak v obdelavi računov. Prav tako pa v Novi KBM d.d. ugotavljajo, da jim je uvedba elektronskega vodenja prejetih računov prinesla naslednje prednosti:

▪ hitrejši celoten tok likvidacije od prejetega do knjiženega računa;

▪ večja sledljivost računa, saj je pot računa vidna od skeniranja do knjiženja v finančno računovodski službi;

▪ ko je račun enkrat skeniran, se ne more več izgubiti;

▪ po knjiženju računa so odgovornim za stroškovna mesta podatki o stroških

neposredno dostopni. Po uvedbi elektronskega vodenja prejetih računov si v Novi KBM d.d. ne znajo predstavljati, da bi prejete račune pošiljali v likvidacijo po interni pošti ali s pomočjo storitev Pošte Slovenije in da pri tem ne bi prihajalo do zamud pri poravnavanju obveznosti ali »izgub« dokumenta na poti med računovodstvom in pregledovalci oziroma podpisniki računov. 4.3 Sklepne ugotovitve Nova KBM d.d. je ena izmed gospodarskih družb v Sloveniji, ki ima delno uvedeno elektronsko računovodstvo. Čeprav je v Sloveniji že kar nekaj možnosti e-poslovanja računovodske službe podjetja z javno upravo, Nova KBM d.d. z DURS in AJPES še vedno posluje v papirni obliki. E-poslovanje izvaja z BS, saj je to tudi zakonsko predpisano. V letu 2003 so pričeli z projektom Uvedbe informacijske rešitve e-Računi, katerega produkcijska uvedba je stekla v začetku leta 2004. Projekt je zahteval, da so se vanj vključili poleg delavcev sektorja računovodstva tudi drugi delavci banke, in sicer iz sektorjev za organizacijski razvoj, informatike, trženja in razvoja storitev, vsi likvidatorji računov in tajništvo banke. Osnovni namen projekta je bil zagotoviti nemoteno poslovanje na področju saldakontov dobaviteljev za obratna sredstva iz tujine kot tudi iz področja Republike Slovenije. Glavni cilj projekta pa je bil centralizirati vodenje saldakontov dobaviteljev za obratna sredstva v oddelku finančnega in materialnega poslovanja v Mariboru in vzpostaviti sistem elektronskega vodenja prejetih računov.

53

V Novi KBM d.d. so pod termin elektronsko vodenje prejetih računov zajeti vsi postopki obdelave prejetih računov od prejema pa vse do knjiženja v poslovni sistem. Glavni postopki so prejem računa v podjetje, evidentiranje prejetega računa, elektronska distribucija v odgovorne enote, elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb, pregled/dopolnitev podatkov za knjiženje in arhiviranje elektronskih računov. V Novi KBM d.d. je še vedno razširjen papirni prejem prejetega računa v obliki poštne pošiljke, zato je potrebno vsak tak prejeti račun transformirati v elektronsko obliko, za kar je potrebno skeniranje prejetega računa in evidentiranje glavnih podatkov. V Novi KBM d.d. še nimajo vpeljane izmenjave računov v elektronski obliki, saj je potrebno za takšno poslovanje kompatibilnost informacijskih rešitev med podjetjem in njegovimi poslovnimi partnerji. Po več kot letu dni si v Novi KBM d.d. ne znajo predstavljati, da bi prejete račune pošiljali v likvidacijo po interni pošti ali s pomočjo storitev Pošte Slovenije, saj jim je uporaba elektronskega vodenja prejetih računov prinesla vidne rezultate, med katerimi izstopajo: večja pravilnost računovodskih informacij, krajši čas obdelave računov, preprečevanje zamud pri poravnavanju obveznosti, krajši čas obračuna DDV, nepotrebnost telefonskih in pisnih posredovanj, nepotrebnost internih arhivov računov, vzpostavljenost avtomatskih notranjih kontrol in manjše število napak v obdelavi računov. Prav tako pa je projekt Uvedbe informacijske rešitve e-Računi omogočil hitrejše kroženje računov, večjo preglednost in boljšo kontrolo računovodskih podatkov. Čeprav v Novi KBM d.d. delajo na razvoju e-poslovanja, jim do popolnega e-poslovanja manjka zelo veliko. Kot prvo bi bilo potrebno vpeljati e-poslovanje z javno upravo (DURS, AJPES, itd.). Da bi lahko govorili o popolnem e-poslovanju, bi morali vsi podatki (predvsem so tukaj mišljeni zunanji) priti v banko preko elektronskih medijev. Prav tako bi morali vpeljati prejemanje in izstavljanje dokumentov (računov, pogodb, naročilnic, potnih nalogov, itd.) v elektronski obliki. Vendar pa je za vpeljavo popolnega e-poslovanja potrebno veliko časa, velika motiviranost vseh zaposlenih, kakor tudi vseh poslovnih partnerjev. Kajti za izvajanje popolnega e-poslovanja je potrebna kompatibilnost računalniških rešitev, predvsem pa zaupanje v varno delovanje takšnega poslovanja.

54

5 SKLEP Elektronsko poslovanje pomeni nov način poslovanja, ki takorekoč vsem področjem »klasičnega« poslovanja dodaja možnosti, ki jih ponujajo sodobne informacijske in komunikacijske tehnologije. Elektronsko poslovanje ni enovita nova tehnologija, temveč je splet tehnologij, informacijskih in organizacijskih rešitev, modelov poslovnih procesov in tehnologij dela, ki na nove načine povezujejo več podjetij. Ker se elektronsko poslovanje pojavlja v različnih podjetjih in na različnih področjih poslovnega procesa, povezuje različne udeležence in lahko zagotavlja različne ravni elektronskega odvijanja poslovanja. Skozi diplomsko delo smo spoznali, da je popolno elektronsko poslovanje tisto poslovanje, kjer vsi poslovni procesi potekajo avtomatizirano brez papirja. V Sloveniji nismo našli podjetja, ki bi imelo razvito popolno elektronsko poslovanje, čeprav uporaba takšnega poslovanja prinese številne prednosti. Vendar pa je za takšno poslovanje potrebna koordinacija podjetja z vsemi poslovnimi partnerji kot tudi kompatibilnost računalniških rešitev. Sprememba načina poslovanja iz »klasičnega« na elektronsko poslovanje omogoča podjetjem hitrejši pretok informacij, večjo učinkovitost poslovanja, hitro gospodarsko rast in možnost ustvarjanja konkurenčne prednosti. Od učinkovitosti vključevanja elektronskega poslovanja v poslovne procese podjetij, torej tudi v računovodstvo, je odvisna uspešna prisotnost podjetja na trgu. Uporaba elektronskega poslovanja v računovodstvu oziroma elektronsko računovodstvo zahteva pravilno izbiro programske in strojne opreme, brez katere se ne da optimalno izkoristiti vseh prednosti, ki nam jih takšno računovodstvo ponuja. Zato je zelo pomembna izbira programskih paketov, ki jih uporabljamo v računovodstvu za vodenje poslovnih knjig, pri katerih moramo biti pozorni, da vsebuje tudi opcije za avtomatski prenos določenih podatkov v elektronski obliki. Bistveno vlogo pri uporabi popolnega elektronskega poslovanja in znotraj le tega elektronskega računovodstva predstavljajo številni zakonski predpisi. Poleg splošnega Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu in Zakona o splošnem upravnem postopku, zakonsko vplivajo na uporabo elektronskega poslovanja v računovodstvu tudi Slovenski računovodski standardi, Zakon o davku na dodano vrednost in Zakon o davčnem postopku. Za varno izvajanje elektronskega poslovanja v računovodstvu pa so pomembni še Zakon o varovanju osebnih podatkov ter Zakon o varstvu in zaščiti intelektualne lastnine. V diplomskem delu smo opravili raziskavo delovanja elektronskega računovodstva v Novi KBM d.d., ki pa še nima razvitega popolnega elektronskega poslovanja. Ker z DURS in AJPES še vedno posluje po klasični poti (v papirni obliki) in le z BS elektronsko, smo se osredotočili na notranjo organiziranost računovodstva, in sicer podrobneje raziskali elektronsko vodenje prejetih računov, ki v Novi KBM d.d. poteka po naslednjih glavnih postopkih: prejem računa v podjetje, evidentiranje prejetega računa, elektronska distribucija v odgovorne enote, elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb – pregledovanje, porazdeljevanje in podpisovanje, pregled/dopolnitev podatkov za knjiženje in arhiviranje elektronskih računov.

55

Skozi raziskavo smo ugotovili, da Nova KBM d.d. še vedno prejema račune v papirni obliki in zato jih je potrebno najprej transformirati v elektronsko obliko, da lahko nato operirajo s prejetimi računi le še elektronsko. Da bi banka od svojih dobaviteljev prejemala račune v elektronski obliki, bo potrebno vpeljati takšno elektronsko poslovanje, ki bo kompatibilno s poslovnimi partnerji. Projekt Uvedbe informacijske rešitve e-Računi, katerega so v Novi KBM d.d. začeli izvajati leta 2004, je prinesel številne prednosti, ki so pripomogle k racionalizaciji poslovanja. Menimo, da bodo slej ko prej tudi ostala podjetja morala pogledati v prihodnost in začeti razmišljati o elektronskem računovodstvu, saj bodo le na takšen način ostala uspešna in konkurenčna na globalnem trgu. Vendar pa je predhodno za takšen način poslovanja potrebno izbrati primerno programsko in strojno opremo ter izobraziti in motivirati zaposlene.

56

6 POVZETEK V SLOVENSKEM IN ANGLEŠKEM JEZIKU POVZETEK Elektronsko poslovanje je postalo del našega življenja. K temu načinu poslovanja podjetja vodijo predvsem tržni, ekonomski, globalizacijski in tehnično-tehnološki razlogi. Namen našega diplomskega dela je bil proučiti popolno elektronsko poslovanje in znotraj tega posebej opredeliti elektronsko računovodstvo. Pri proučevanju obstoječih možnosti smo ugotovili, da je popolno elektronsko poslovanje v Sloveniji še v fazi uvajanja, saj nismo našli podjetja, ki bi imelo razvito popolno elektronsko poslovanje. Skozi raziskavo smo ugotovili, da se na področju računovodstva da marsikaj postoriti po elektronski poti, vendar pa mora podjetje za delovanje takšnega računovodstva poskrbeti za ustrezno programsko in strojno opremo, izobraženost in motiviranost zaposlenih. Prav tako je zelo pomembna povezava podjetja s poslovnimi partnerji, saj je za varno in zanesljivo elektronsko poslovanje potrebna koordinacija s poslovnimi partnerji, hkrati pa tudi kompatibilnost računalniških rešitev. V nalogi smo na primeru Nove KBM d.d podrobneje predstavili elektronsko vodenje prejetih računov, ki poteka po naslednjih postopkih: prejem računa v podjetje, evidentiranje prejetega računa, elektronska distribucija v odgovorne enote, elektronsko odobravanje s strani odgovornih oseb – pregledovanje, porazdeljevanje in podpisovanje, pregled/dopolnitev podatkov za knjiženje in arhiviranje elektronskih računov. KLJUČNE BESEDE: elektronsko poslovanje, elektronsko računovodstvo, elektronsko vodenje prejetih računov, varstvo podatkov, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Slovenski računovodski standardi, Zakon o davku na dodano vrednost. ABSTRACT Electronic operations have become a way of living. Reasons for doing business on electronic way come mainly from the process of globalisation and development of market, economics and technology. Principal purpose of our thesis was to examine the idea of complete electronic operations and especially to focus on electronic accountancy. Our first conclusion after analysing momentary situation was that complete electronic business in Slovenia is still in the process of initiation, because we have not found the company with complete electronic business. Throughout our examination we have found out that a lot of work could be done by electronic way. But a company itself has to see about a suitable soft and hardware, education and motivation of employees. The responsibility for choosing the right one lies on the company. Likewise the company connection with its business partners is very

57

important. Coordination with partners and compatibility of software is needed for save and reliable electronic operations. Electronic management of receivable bills in Nova KBM d.d. is presented in this work. The management of receivable bills is compiled of following processes: receipt of a bill, taking evidence of it, electronic distribution to responsible company departments, electronic approval by authorized persons – checking, delivering and signing up, control/supplement of information for bookkeeping and taking archives of receivable bills. KEY WORDS: electronic operations, electronic accountancy, electronic management of receivable bills, safekeeping of information, Act of electronic commerce and electronic signature, Slovenian accounting standards, Act of value added tax.

58

SEZNAM LITERATURE 1. Benčina, Janez in Tomaž Fleischman. 1999. Ciklus e-poslovanja. Organizacija 32

(3), 124-125. 2. Bobek, Samo. 2001. Elektronsko poslovanje s poudarkom na elektronskem

poslovanju z bankami. O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (Zbornik referatov 16. posvetovanja Društva računovodij, finančnikov in revizorjev Maribor), 132-146.

3. Bračič, Mojca. 2004. Organizacijske značilnosti kvalitetnega računovodskega

servisa: diplomsko delo. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta. 4. Bračun, Franc. 2002. Zaupanje v sistem elektronskega poslovanja: teoretični model

dejavnikov zaupanja v plačevanje preko interneta. Organizacija 35 (3), 144-152. 5. Cerar, Miro. 2001. Temelji ustavne ureditve, človekove pravice in temeljne

svoboščine, gospodarska in socialna razmerja. Ljubljana: Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovenije.

6. Greenstein, Marilyn in Todd M. Feinman. 2000. Electronic Commerce. Security, Risk

Management and Control. Boston: Irwin McGraw-Hill. 7. Gričar, Jože. 1998. Razpoložljivost ustrezne informacijske tehnologije: pogoj za

pospešitev uvajanja elektronskega poslovanja. Organizacija 31 (3), 152-155. 8. Horvat, Tatjana. 2001. Poslovne aplikacije v računovodstvu. Finance (47), 13. 9. Jerič Turk, Maja. 2002. Presojanje kakovosti računalniških rešitev za računovodje.

Zbornik referatov 34. simpozija o sodobnih metodah v računovodstvu in poslovnih financah, 107-119.

10. Jerman Blažič, Borka, Tomaž Klobučar, Zoran Perše in Dragan Nedeljkovič. 2001.

Elektronsko poslovanje na internetu. Ljubljana: Gospodarski vestnik. 11. Korošec, Bojana in Jožica Knez-Riedl. 2003. Problematika večkratnega

računovodskega poročanja zaradi neusklajenih zunanjih potreb. Zbornik referatov 5. kongresa računovodskih servisov, 87-103.

12. Kosiur, David. 1997. Understanding electronic commerce. Redmond: Microsoft

Press. 13. Koželj, Stanko. 1999. Možnosti uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu.

O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (Zbornik referatov 14. posvetovanja Društva računovodij, finančnikov in revizorjev Maribor), 53-67.

14. Krašovec, Tone. 2000. Elektronsko poslovanje gospodarskih družb. Ljubljana:

Združenje Manager.

59

15. Krulec, Andreja. 2004. Vpliv elektronskega poslovanja na računovodstvo: diplomsko delo. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

16. Lutar Skerbinjek, Andreja. 2003. Uporaba določil zakona o elektronskem poslovanju

v računovodstvu. O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (Zbornik referatov 18. posvetovanja Društva računovodij, finančnikov in revizorjev Maribor), 50-60.

17. Marusich, Carmen in Sandy Blackthorn. 2000. Elektronsko poslovanje za telebane.

Ljubljana: Založba Pasadena. 18. Osojnik, Mojca in drugi. 2002. Skrivnosti elektronskega poslovanja: priročnik za

mala in srednja podjetja. Ljubljana: Gospodarska zbornica Slovenije. 19. Perenič, Gorazd. 2000. Elektronska oblika podatkov in elektronski podpis. Iks 27

(12), 139-155. 20. Petrič, Darjan. 1996. Uvajanje računalniškega izmenjavanja podatkov v mala

podjetja. Kranj: Fakulteta za organizacijske vede. 21. Potočnik, Tamara. 2001. Internet kot motnja na delovnem mestu. Zbornik 3.

posvetovanja diplomantov in magistrantov s področja elektronskega poslovanja maj, 120.

22. Recek Pavlović, Suzana in Lilijana Pretnar. 2004. Elektronsko vodenje prejetih

računov. O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah (Zbornik referatov 19. posvetovanja Društva računovodij, finančnikov in revizorjev Maribor), 41-53.

23. SETCCE. (2004). E-billing systems [online]. Dostopno na:

[http://www.setcce.org/solutions_ebiller.htm] [15.2.2005]. 24. Slovensko društvo Informatika. (1997). Elektronsko poslovanje malih in srednje

velikih podjetij [online]. Dostopno na: [http://www.drustvo-informatika.si/publikacije/belaknjiga/] [15.2.2005].

25. Stanko, Miran. 2000. Računalniški programi v Windows okolju. Zbornik referatov 2.

kongresa računovodskih servisov, 81-90. 26. Škedelj, Miran. 1999. Uporaba sodobnih telekomunikacijskih storitev v poslovanju

veledrogerije. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 27. Štrakl, Marjan. 2001. Varnost in varnostna politika. Ljubljana: Sistem. 28. Toplišek, Janez. 1998. Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Založba Atlantis. 29. Trček, Denis. 2001. Informatika: od tehnologije do poslovanja. Koper: Visoka šola za

management.

60

30. Turban, Efraim in David King. 2003. Introduction to e-commerce. Upper Saddle River (N.J.): Prentice Hall.

31. Vehovar, Vasja, Alenka Pfajfar, Mateja Podlogar in Andreja Pucihar. (2003). RIS

2002 Podjetja – Elektronsko poslovanje [online]. Fakulteta za družbene vede Ljubljana. Dostopno na: [http://www.sisplet.org/ris/ris/vnosi/Upload/uploadFiles/eposlovanje1.pdf] [8.1.2005].

32. Whiteley, D. 1998. Would You Buy an Ice-Cream Cone over the Internet. Eleventh

International Conference on Electronic Commerce »Electronic Commerce in the Information Society«, Volume 1: Research. Kranj: Moderna organizacija.

33. Zalokar, Nuša. 2004. Novosti pri obračunavanju DDV po 1. maju 2004. Iks 31 (7), 7-

26.

61

SEZNAM VIROV 1. CVI – Center vlade Republike Slovenije za informatiko (2002). Digitalna potrdila

javnih ključev in overitelji [online]. Dostopno na: [http://www.gov.si/tecaj/kripto/kr-cert.htm] [2.2.2005].

2. DataLab SIS Site (2004). Načini delovanja E-računovodstva. DataLab [online].

Dostopno na: [http://www.datalab.si/resitve/eracunovodstvo/nacini.htm] [3.11.2004]. 3. DURS – Davčna uprava Republike Slovenije. 2003. Računi v elektronski obliki.

Denar (12), 25-27. 4. GZS – Gospodarska zbornica Slovenije in IPRI - Inštitut za pravno informatiko

(2004). Pravna vprašanja elektronskega popisa, elektronskega poslovanja in elektronskih arhivov [online]. Dostopno na: [http://www.gzs.si/Nivo1.asp?ID=15875&IDpm=1975] [2.2.2005].

5. INFOTEHNA (2005). Elektronski arhivi [online]. Dostopno na:

[http://www.infotehna.si/content.asp?MenuID=2658&Menu=e-arhivi] [2.2.2005]. 6. Kodeks računovodskih načel. 1995. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in

revizorjev Slovenije. 7. Nova Kreditna banka Maribor d.d. 2005. Interno gradivo. 8. SIR – Slovenski inštitut za revizijo. 2003. Slovenski računovodski standardi 2001.

Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 9. UMAR – Urad za makroekonomske analize in razvoj (2004). Strategija razvoja

Slovenije [online]. Dostopno na: [http://www.gov.si/zmar/projekti/srs/srs.php] [1.2.2005].

10. Uredba o spremembah in dopolnitvah uredbe o pogojih za elektronsko poslovanje in

elektronsko podpisovanje. Uradni list Republike Slovenije št. 2/2001 [online]. Dostopno na: [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=20012&dhid=4822].

11. Zakon o dopolnitvah zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-B). Uradni list

Republike Slovenije št. 52/2002 [online]. Dostopno na: [http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200252&stevilka=2524].

12. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Uradni list

Republike Slovenije št. 98/2004 [online]. Dostopno na: [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200498&dhid=71709].

13. Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP). Uradni list Republike Slovenije št.

80/1999 [online]. Dostopno na: [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=199980&dhid=17956].

62

14. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-C). Uradni list Republike Slovenije št. 73/2004 [online]. Dostopno na: [http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200473&stevilka=3234].