BBAABB II

MMEENNUULLIISSKKAANN UURRAAIIAANN DDAANN PPEERRSSYYAARRAATTAANN JJAABBAATTAANN

Analisis Jabatan adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk mengumpulkan

informasi jabatan berupa tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang yang

dikandung suatu jabatan serta kualifikasi orang yang bisa memangku jabatan

tersebut. Hasil dari analisis jabatan adalah uraian jabatan (job description) dan

persyaratan jabatan (job spesification). Berikut ini beberapa istilah yang berkaitan

dengan analisis jabatan.

Gambar 1.1

Istilah-istilah terkait dengan Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah salah satu alat penting dalam manajemen sumber daya

manusia, karena menjadi alat bantu bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya. Hubungan

antara analisis jabatan dengan fungsi-fungsi MSDM lainnya, dapat dilihat pada

gambar berikut ini.

Gambar 1.2

Hubungan antara Analisis Jabatan dengan Fungsi-Fungsi MSDM yang lain

Analisis Jabatan

Deskripsi Jabatan

Standard Prestasi

Nilai Jabatan Persyaratan Jabatan

Perencanaan

Penarikan

Seleksi

Pembekalan

Penempatan

Penilaian Prestasi Kerja

Pengembangan Karir

Pelatihan Pengembangan

Prestasi

Kompensasi

Kesejahteraan Pelayanan

Upah /Gaji

Lingkup Pemeliharaan

Lingkup Pengembangan

Lingkup Pengadaan

Insentif

Evaluasi Jabatan

Analisis Kebutuhan Pelatihan

Mutasi

Dalam praktek dan literature yang ada, terdapat berbagai macam format uraian

pekerjaan. Tidak ada yang seragam persis. Berbagai lembaga konsultan besar

menawarkan format yang berbeda-beda. Meskipun demikian, informasi yang

dibutuhkan untuk tiap uraian jabatan boleh dikatakan hampir sama. Dalam

pengantar modul ini hanya akan dibahas beberapa bagian yang hampir selalu ada

dalam setiap format uraian jabatan dan biasanya berlaku umum di perusahaan-

perusahaan. Tidak menutup kemungkinan anda akan menemukan format yang

sedikit berbeda, baik dari sistematikanya atau dari pilihan istilah yang digunakan.

Pertanyaan yang selalu muncul adalah berapa lembar sebaiknya jumlah halaman

uraian jabatan? Prinsip utama dari penulisan uraian jabatan adalah harus fokus dan

langsung, tidak bertele-tele. Jumlah halaman ideal adalah 3-4 halaman (uraian

jabatan termasuk spesifikasi jabatan dan informasi lain seperti standar kinerja,

struktur organisasi, dll). Bila jumlah halaman kurang dari 3 ada kemungkinan

informasi masih kurang lengkap atau ketika penulisan berbagai prinsip rumusan

penulisan ditiadakan. Apabila hal ini yang terjadi, tentu akan sangat mengurangi

kualitas uraian jabatan itu sendiri. Namun, bila jumlah halaman lebih dari 4, ada

kemungkinan penulisan terlalu detail. Masalah potensial dari situasi ini adalah

kemungkinan karyawan akan malas membacanya.

Berikut adalah beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dalam menulis

uraian jabatan:

– Singkat dan Fokus

Sebaiknya dalam menulis uraian jabatan diusahakan singkat dan fokus atau

biasa juga disebut dengan istilah „ hemat kata, padat isi‟, atau dalam bahasa

inggris dikenal ungkapan „keep it simple‟.

– Seragam

Maksudnya adalah seragam dalam format serta penggunaan jenis dan

ukuran huruf. Harus dihindari juga penggunaan huruf-huruf yang aneh.

– Hindari penggunaan bahasa asing (tercampur)

Selama masih memungkinkan menggunakan bahasa Indonesia, sebaiknya

hindari penggunaan bahasa asing.

Format Uraian Jabatan yang biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan,

biasanya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

Identifikasi Jabatan

Tujuan Jabatan

Tanggung Jawab Utama

Dimensi

Hubungan Kerja

Kewenangan

Spesifikasi Jabatan

Struktur Organisasi

Gambar 1.3

Bagian-bagian dalam Identifikasi Jabatan

IDENTIFIKASI JABATAN

Nama Jabatan

Departemen

Nama Pemangku Jabatan

Melapor Kepada

Tanggal

Lokasi

Mery-LMFE UNPAD 2009

Berikut ini ketentuan menuliskan beberapa bagian dari format umum uraian

jabatan.

1. Menuliskan nama jabatan:

– Akurat

Ini berarti bahwa penulisannya harus mengikuti struktur organisasi

menyeluruh. Jadi, sebelum melakukan analisis pekerjaan, sebaiknya analis

sudah siap dengan struktur organisasi terbaru yang sudah disetujui oleh

pimpinan perusahaan.

– Konsisten

Istilah yang digunakan harus konsisten untuk seluruh uraian jabatan yang

dibuat. Misalnya, ketika istilah kepala bagian disingkat menjadi ka.bag, maka

berlaku untuk semua uraian jabatan yang mengandung kata tersebut seperti

ka.bag keuangan, ka.bag kepegawaian, dst.

Ketentuan di atas berlaku pula dalam menuliskan jabatan atasan (melapor pada),

bawahan (membawahi), jabatan lain yang setingkat (berkoordinasi dengan), unit

/seksi /bagian/ departemen/ divisi.

2. Menuliskan Tujuan Utama Jabatan

Tujuan utama jabatan (job objective) menunjukkan ringkasan umum apa yang

menjadi kontribusi utama jabatan kepada organisasi, oleh karena itu dalam

beberapa format lain disebut dengan istilah ringkasan jabatan (job summary).

• Pernyataan singkat dan jelas MENGAPA jabatan tersebut ada di organisasi

• Apa Kontribusi jabatan tersebut kepada organisasi

• Apa yang terjadi jika jabatan ini tidak ada / ditiadakan

• Pada umumnya terdiri dari 1,2 sampai 3 kalimat

Prinsip utama penulisan tujuan utama jabatan adalah sebagai berikut :

– Bentuknya harus pencapaian atau output

Alasan adanya suatu jabatan dalam organisasi adalah karena ada sesuatu

sumbangan yang diberikan oleh jabatan tersebut bagi organisasi. Oleh karena

itu, untuk menuliskan tujuan jabatan harus mengikuti format yang benar.

Ada 2 format penulisan tujuan utama jabatan :

1. Kata kerja + objek + hasil akhir

2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir

– Sebaiknya ditulis dalam kalimat tunggal

Penulisan tujuan jabatan juga harus diusahakan pendek, fokus dan sebaiknya

satu kalimat. Tuntutan demikian mengharuskan pemikiran pemilihan kata

yang baik dan berbobot.

Hal yang perlu dihindari dalam menuliskan tujuan utama jabatan:

– Menulis detail bagaimana tujuan jabatan itu dicapai

– Menulis beberapa tujuan utama jabatan

Gambar 1.4

Contoh Penulisan Tujuan Jabatan

Contoh

TUJUAN JABATAN

Memastikan tersedianya dukungan kesekretariatan danadministratif bagi direktur utama.

Jabatan: Sekretaris

Mery-LMFE UNPAD 2009

Disamping itu, pemegang jabatan juga memastikan tersedianyakebutuhan ATK sesuai dengan kebutuhan tiap unit di perusahaan

Jika ada tugas tambahan yang sifatnya sementara (sebelum ada jabatan lain, namun dilaksanakan dalam wktu yang cukup lama, ditambahkan menggunakan kata : “disamping itu”

Tabel 1.1

Pilihan Kata Kerja Aktif Untuk Menuliskan Tujuan Jabatan

Top Management

Menyetujui Memutuskan Menetapkan Mengarahkan Mengembangkan Membangun

Manajerial

Mengintegrasikan Mensinergikan Mengatur strategi Merencanakan Mengorganisir Mengontrol Mengevaluasi Mencapai

Mengkoordinasikan

Specialist

Menganalisa Memprediksi Mengusulkan Merekomendasikan Mendukung

Asisten Specialist

Menguji Menafsirkan Membuktikan Menyiapkan

Penyelia

Mengimplementasikan Memeriksa Memonitor Mengidentifikasi Memperbaiki Mempertahankan Meningkatkan

Pelaksana

Mendistribusikan Mengumpulkan Memproses Membuat Menyediakan Menyampaikan Memperoleh Mengoperasikan Melakukan

Hindari Kata-Kata ini

Membantu Mengamati Mendelegasikan

3. Menuliskan tanggung jawab utama

Bila tujuan utama jabatan menyatakan kontribusi umum dari pemegang jabatan,

maka tanggung jawab utama adalah rincian dari kontribusi umum tersebut. Seperti

halnya tujuan umum jabatan, prinsip penulisan tanggung jawab utama jabatan juga

sama. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menuliskan tanggung

jawab utama:

Fokus pada HASIL AKHIR yang akan dicapai oleh suatu jabatan

Isi dari Tanggung Jawab Utama menjawab “Kegiatan Utama apakah yang

harus dilakukan oleh jabatan ini untuk dapat mencapai hasil akhir sesuai

tujuan dari jabatan tersebut”

Tidak terpaku pada waktu / waktu tidak dibatasi

Memiliki perbedaan antar setiap uraian di tanggung jawab utama (spesifik)

Dapat diturunkan menjadi kriteria penilaian

Terdapat beberapa prinsip dalam menuliskan tanggung jawab utama sebagai

berikut:

I. Bentuknya harus pencapaian hasil (output) tidak hanya aktivitas (proses)

Contoh

• Jabatan: Supervisor Pengendali Mutu

II. Tanggung Jawab Utama harus bersifat unik, yaitu pekerjaan tersebut tidak

dilakukan oleh orang lain. Jadi, hindari menuliskan pekerjaan yang juga dilakukan

oleh semua pemegang jabatan lainnya.

III. Sesuaikan jabatan dengan hasil akhir

IV. Gabungkan beberapa kegiatan yang berurutan menjadi satu kegiatan.

Tanggung jawab utama adalah daftar hasil kerja akhir yang harus diberikan oleh

pemangku jabatan. Oleh karena itu format yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Kata kerja + Objek + hasil akhir

2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir

Untuk penulisan tanggung jawab utama, hasil akhir dapat dilengkapi dengan tujuan

dari hasil itu (untuk apa, akan dikemanakan, dsb)

DIMENSI JABATAN

Dimensi Jabatan menerangkan seberapa besar dampak/tanggung jawab yang

dinyatakan dalam bentuk angka. Dimensi jabatan mencakup hal-hal yang bersifat

kuantitatif dalam sebuah jabatan, bisa bersifat keuangan maupun non-keuangan.

Yang perlu diingat adalah ketepatan dalam menentukan dimensi lebih penting

daripada jumlah angka/kuantitasnya

DIMENSI KEUANGAN

• Penghasilan Bersih Tahunan

• Laba Tahunan

• Pendapatan Tahunan

• Anggaran Tahunan

• Biaya Tahunan

DIMENSI NON KEUANGAN

• Jumlah anak buah (langsung & tidak langsung)

• Jumlah Kantor Cabang

• Jumlah project

• Jumlah item yang berbeda yang ada di gudang.

• Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh seorang area sales

manager

• Jumlah serikat pekerja dimana seorang manajer personalia

melakukan negosiasi

HUBUNGAN KERJA

Mengindikasikan hubungan kerja yang penting dan sering dilakukan di

dalam maupun di luar perusahaan, yang terkait langsung dengan jabatan

tersebut (di luar hubungan antara atasan dan bawahan)

Mengindikasikan bagaimana suatu jabatan dapat mendukung jabatan lain

yang berada di dalam organisasi dan bagaimana jabatan-jabatan lainnya ada

di dalam organisasi mendukung jabatan tersebut

KEWENANGAN

Kewenangan berhubungan dengan kekuasaan untuk mengambil keputusan /

bertindak tanpa harus mengkonsultasikan dengan atasan

Gambar 1.5

Kewenangan

Spesifikasi Jabatan

Kualifikasi yang dibutuhkan agar seseorang mampu mengerjakan

tugas/pekerjaannya dalam jabatan.

Kualifikasi adalah syarat minimal yang diperlukan oleh seorang pemangku

jabatan.

Bukan kualifikasi diri sendiri/ pemegang jabatan

Biasanya meliputi :

◦ Tingkat pendidikan

◦ Pengalaman kerja

◦ Kompetensi berkaitan dengan jabatan (teknis)

◦ Kompetensi perilaku

Gambar 1.6

Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI (Bagaimana keterkaitan jabatan dengan atasan, bawahan

dan rekan kerja)

B C

Jabatan Ini

A

Atasan Jabatan ini

D

Jabatan di bawah jabatan ini

Jabatan lain yang berada satu level denganjabatn ini di departemen yang sama

Mery-LMFE UNPAD 2009

Tips penulisan uraian jabatan

Bukan daftar belanja, fokus pada tanggung jawab utama yang relevan

Kalimat jelas dan to the point

Tidak menggunakan istilah yang jarang digunakan atau tidak dimengerti

umum

Untuk mempermudah penulisan tujuan jabatan, analisis dan tuliskan dahulu

tanggung jawab utama, kemudian dirangkum menjadi 1-2 kalimat yang

menjelaskan tujuan jabatan tersebut

Setelah selesai menuliskan uraian jabatan, ada baiknya kita memastikan :

Apakah saya mengerti isi jabatan ini?

Apakah uraian jabatan ini dapat mengkomunikasikan tujuan dan

tanggung jawab jabatan tersebut dengan efektif kepada pemangku

jabatan maupun kepada siapapun yang membacanya?

Dapatkah saya melihat perbedaan antara jabatan ini dengan jabatan

lainnya?

Apakah semua aspek sudah tercakup di dalam uraian jabatan

tersebut?

Contoh Uraian dan spesifikasi Jabatan

URAIAN JABATAN Identifikasi Jabatan

Nama Jabatan : Detailer Kode Jabatan :

Bagian/Dept : Service/Project Tanggal pembuatan : 20 Agustus 2010

Unit Manajemen : Client

Division : Catering &Wedding

Service

Nama Pemangku Jabatan :

Ronaldo

Melapor Pada : Service Supervisor Membawahi : ---

Tujuan Jabatan

Memastikan penampilan penyajian makanan, peralatan dan dekorasi sesuai dengan standar

pelayanan minimum dan/atau permintaan client

Tanggung Jawab Utama

1.Memasang peralatan detail pada tempatnya masing-masing sesuai standar pelayanan

minimum agar tidak ada peralatan yang terlewat

2. Merapikan area meja dan stand agar siap ketika acara dimulai

3. Mengecek penampilan dekorasi minor (detail) dan melakukan adjustment jika diperlukan

atau menghubungi bagian dekorasi jika penyesuaian yang diperlukan cukup besar

Dimensi

---

Hubungan Kerja

Internal :

Bagian dekorasi : meminta perbaikan dekorasi

Equipment provider : meminta peralatan yang kurang dalam penataan

Eksternal :

----

Kewenangan

1. Memutuskan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan dalam rencana pelayanan

2. Memodifikasi penataan selama tidak bertentangan dengan rencana pelayanan

3. Meminta bagian dekorasi melakukan perbaikan sesuai yang diinginkan

Spesifikasi Jabatan

1. Pendidikan mimimal SMU atau sederajat

2. Memiliki kemampuan dalam melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan sederhana

3. Teliti

4. Memiliki jiwa artistik

5. Memiliki orientasi terhadap pelanggan

6. Dapat bekerja secara efektif dan efisien