DIGITALIZZARE I DOCUMENTI PER

ORGANIZZARE, GESTIRE E

CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI

Olindo Giamberardini Davide Vierzi

Avvertenza. Il materiale qui disponibile è riservato al solo uso dei Partner e Utenti SISTEMI, ne è quindi vietata la diffusione o la duplicazione. SISTEMI può modificare i contenuti e le specifiche tecniche di prodotto in qualunque momento, senza essere vincolata ai contenuti qui riportati. Tutti i nomi contenuti nella pubblicazione sono fittizi e ogni riferimento a nomi ed indirizzi è puramente casuale.

COSA VEDREMO

Digitalizzare i documenti

Conservare i documenti

I documenti digitali

DIGITALIZZARE I DOCUMENTI

I FATTORI DI SPINTA

• Riduzione degli archivi cartacei

• Miglioramento nella gestione dei documenti

• Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti

Si impiega il 5-15% del tempo per

leggere l’informazione, il 30% per ricercarla

I VANTAGGI DI UNA SOLUZIONE SW INTEGRATA

• I documenti sono elaborati in formato elettronico automaticamente dall’applicativo

• Un sistema di archiviazione e conservazione digitale unico migliora l’efficienza

• La conservazione è “a norma”

LA DIGITALIZZAZIONE

Archiviazione

(operativa / massiva)

Conservazione

Digitale

Documenti/

Web

Ge

stio

ne

Do

cum

en

tale

amministrazione, ciclo attivo, ciclo

passivo, …

Archiviazione

Conservazione

Digitale

Documenti/

Web

Ge

stio

ne

D

ocu

me

nta

le

amministrazione, ciclo attivo,

ciclo passivo, …

Classificazione Metadazione

Archiviazione

I 3 step per l’archiviazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

• Classificazione è l’associazione al documento di una categoria di archiviazione.

Archiviazione Metadazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

Archiviazione

• Metadatazione: gli attributi del documento registrato nell’applicativo diventano metadati nel sistema di archiviazione.

Metadazione

I 3 step per l’archiviazione

Chiave Valore

Ditta Alfa spa

Partita IVA ditta 321654987

Fornitore Vodafone

Part. IVA fornitore 1234567890

Data fattura 13/02/2011

Numero fattura 132

Esercizio 2008

Data registrazione 28/02/2011

Importo complessivo € 1.106,00

… …

Classificazione Archiviazione Metadazione

Classificazione

I 3 step per l’archiviazione

Metadazione Archiviazione

• Archiviazione: produrre un file PDF e memorizzarlo nel sistema di archiviazione

ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE

I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.

Classificazione Metadazione

Archiviazione

ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE

I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.

Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.

Classificazione Metadazione

Archiviazione

Classificazione Metadazione

Archiviazione

ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE

I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.

Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.

I documenti digitali prevedono l’archiviazione automatica.

Classificazione Metadazione

Archiviazione

Classificazione Metadazione

Archiviazione

Classificazione Metadazione

Archiviazione

Archiviazione massiva dei documenti

L’INTERROGAZIONE DEI DOCUMENTI

Interrogazione contestuale

all’applicazione

Navigazione “per cartella”

Ricerca sui metadati

I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE

• Acquisizione diretta dei documenti dall’applicativo o da scanner o da file system.

• Creazione automatica dei fascicoli virtuali

• Navigazione del fascicolo e filtri di ricerca

• Completa configurabilità (struttura fascicoli, filtri, utenti e ruoli, sicurezza)

• Impostazione dei legami tra documenti/fascicoli

CONSERVARE I DOCUMENTI

Archiviazione

Conservazione

Digitale

Documenti/

Web

Ge

stio

ne

D

ocu

me

nta

le

amministrazione, ciclo attivo,

ciclo passivo, …

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• La distinta è l’insieme dei documenti dell’Azienda, di pertinenza di un determinato anno.

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• L’Azienda appone la firma digitale ai documenti da conservare.

• La firma avviene in modo massivo.

I 3 step per la conservazione

Creazione distinta

Firma documenti

Conservazione

• Le evidenze informatiche sono create in automatico • L’utente deve solo apporre firma digitale del

Responsabile della Conservazione e marca temporale.

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE

• Creazione dell’impronta e firma digitale

• Apposizione marca temporale

• Preparazione del lotto di conservazione e creazione del supporto in conformità alle norme

• Consultazione dei documenti da supporto

• Manuale della conservazione.

amministrazione, ciclo attivo,

ciclo passivo, …

Archiviazione

Conservazione

Digitale

Documenti/

Web

Ge

stio

ne

D

ocu

me

nta

le

• Riduzione dei costi • Risparmio di tempo • Miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale • Miglioramento circolazione dei documenti.

I vantaggi della dematerializzazione

I DOCUMENTI DIGITALI PER CLIENTI E

FORNITORI

LA CORSA ALLA DIGITALIZZAZIONE

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA

Emissione/ Trasmissione

Archiviazione Conservazione

CHIAVI DI RICERCA

LA SOLUZIONE: EMISSIONE

La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:

• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)

Sistema di Interscambio

(SDI)

EMISSIONE

Gestione Fattura Elettronica PA

Pubblica Amministrazione

(PA)

LA SOLUZIONE: TRASMISSIONE

La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:

• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)

• Trasmissione della Fattura allo SDI

Sistema di Interscambio

(SDI)

EMISSIONE

Gestione Fattura Elettronica PA

TRASMISSIONE

Pubblica Amministrazione

(PA) PEC

FIRMA DIGITALE E TRASMISSIONE

L’invio alla PA avviene attraverso un panello di controllo dal quale poter controllare, firmare digitalmente e trasmettere le fatture elettroniche.

LA SOLUZIONE: RICEZIONE COMUNICAZIONI DA SDI

La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:

• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)

• Trasmissione della Fattura allo SDI

• Ricezione della ricevuta di consegna

• Ricezione della notifica di esito

Sistema di Interscambio

(SDI)

EMISSIONE

Gestione Fattura Elettronica PA

TRASMISSIONE

RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE

Pubblica Amministrazione

(PA)

GESTIONE MESSAGGI SDI

LA SOLUZIONE: ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE

La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:

• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)

• Trasmissione della Fattura allo SDI

• Ricezione della ricevuta di consegna

• Ricezione della notifica di esito

• Archiviazione e conservazione sostitutiva

Sistema di Interscambio

(SDI)

EMISSIONE

Gestione Fattura Elettronica PA

TRASMISSIONE

RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE

Pubblica Amministrazione

(PA)

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE

ARCHIVIAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA

• Archiviazione automatica e contestuale all’emissione della fattura in formato XML

• Consultazione immediata:

• delle fatture elettroniche

• dei relativi allegati (messaggi, notifiche ..)

• dello stato della fattura

La gestione Documenti PEPPOL risponde alle esigenze poste dalla normativa della Regione Emilia Romagna per la dematerializzazione dei processi di acquisto.

• L.Reg. 24/10/2013 ha avviato un processo di dematerializzazione degli acquisti per tutti gli enti della regione

• Creato un Nodo telematico regionale NoTIER

• Definito di adottare per i documenti ed i loro processi lo standard PEPPOL – Pan-European Public Procurement Online (www.peppol.eu)

• Formato dei file

• Modello di comunicazione

PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA

PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA

Quando Oggetto

30/06/2016 Tutte le ASL dell’Emilia Romagna devono: - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL

01/01/2017 Tutti gli altri enti delle regione devono : - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL

• Anche gli enti non regionali siti nella regione potranno utilizzare gratuitamente questa piattaforma

• Gli Enti extra regione potranno utilizzare questa piattaforma dietro «rimborso spese»

Formato/Canale SDI

PEPPOL: FLUSSI TELEMATICI DOCUMENTALI

FT di vendita

FT di Acquisto

Ordini Clienti

DdT di Consegna

Formato/canale PEPPOL

Emette doc. elettronici

Riceve doc. elettronici

FT di vendita

FT di Acquisto

Formato/Canale SDI

Per tutti Per Fornitori E.R.

Ditta

BtoB

FATTURA ELETTRONICA BTOB

Quando Oggetto Cosa manca

01/01/2016 Disponibili 2 servizi gratuiti per Generazione, Trasmissione e Conservazione FT Elettroniche BtoB: - Agenzia delle Entrate - Unioncamere

Decreto MEF che fissi chi potrà accedere al servizio

01/01/2017 Possibile usufruire di SDI per la veicolazione delle fatture elettroniche BtoB

Decreto Dir. AdE: - per modalità di

trasmissione

- discrezionalità per il destinatario nel ricevere FT Elettronica

Opzione per la trasmissione telematica dei dati di tutte le fatture di vendita ed acquisto Vantaggi: - No spesometro - No Black List - No instrastat Servizi - No elenchi società di leasing - No comunicazioni acquisti S.Marino - Rimborsi IVA entro 3 mesi - Termini di decadenza accertamento ridotti di 1

anno

La trasmissione dei dati può anche avvenire senza FT Elettronica I dati delle fatture elettroniche veicolate tramite SDI saranno acquisiti d’ufficio e non dovranno più essere trasferite

(D.Lgs. 127 5/08/2015)

IMPRESA A

IMPRESA B IMPRESA C

IMPRESA D

STUDIO B

IMPRESA E

Sistema d’interscambio

STUDIO A

FATTURA ELETTRONICA BTOB

Il modello

FA

Sistema d’interscambio

IMPRESA A

IMPRESA B IMPRESA C

IMPRESA D

STUDIO B

IMPRESA E

Sistema d’interscambio

STUDIO A

FATTURA ELETTRONICA BTOB

Invio Dati ad AdE

FA

Le FT che transiteranno da SDI saranno già a disposizione di AdE

Le altre FT , elettroniche e non, dovranno essere inviate con una modalità specifica

Nelle situazioni miste bisognerà mandare ad AdE le fatture che non transitano da SDI: - Flussi diretti tra imprese - Acquisti e Vendite UE - Acquisti e Vendite da/a Privati

Sistema d’interscambio

ABBIAMO VISTO

eSOLVER supporta l’azienda in tutte le fasi di gestione dei documenti, dalla digitalizzazione alla conservazione

Digitalizzare i documenti

Conservare i documenti

I documenti digitali

La gestione WEB

Fatturazione elettronica PA, PEPPOL

e BtoB

GRAZIE PER L’ATTENZIONE