Digitale Transformation im Rechnungswesen€¦ · Ausgangslage & Projektauftrag Die Flughafen Zürich AG plant mit dem Projekt «elektr. Rechnungsverarbeitung» mit SAP Invoice Mgmt

Digitale Transformation im Rechnungswesen

13:50 Start / Begrüssung / Einleitung itelligence & SAP

14:00 SAP Invoice Management und Digitalisierung bei der FZAG

Kundenvorstellung und Gesamtprojekt M. Hänggi, FZAG

SAP Invoice Management: Projekt und Live Demo R. Andres, FZAG

15:00 Pause

15:30 Die Herausforderungen & Highlights der Lösung ICC/VIM R. Andres & R. Fischer

Die Herausforderungen

Erfahrungen & Benefits aus Sicht des Fachbereichs

16:00 SAP xECM – Die perfekte Digitalisierungsplattform U. Ender & A. Wasserfallen

xECM – was ist das Besondere daran?

Kundenbeispiel: Demo und was konnte erreicht werden

16:30 «The Circle at Zürich Airport – Ort für Business und Lifestyle» M. Hänggi

16:45 Apéro – bis ca. 19:00h

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Ein Einblick in das TeilprojektSAP Invoice Management

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R. Andres, FZAG

innovation@work Flughafen Zürich | 8. Juni 2016

Ausgangslage & Projektauftrag

Die Flughafen Zürich AG plant mit dem Projekt «elektr. Rechnungsverarbeitung» mit SAP InvoiceMgmt. / VIM die elektronische Unterstützung, Vereinfachung und Beschleunigung der Rechnungskontrolle, –Verbuchung und –Bearbeitung.

Es soll damit die heute schon vorhandene Infrastruktur optimal genutzt und für die Flughafen Zürich AG Optimierungsmöglichkeiten im Rechnungsprocessing inklusive Anbindung an die Bauadministrationslösung der Messerli Informatik ausgeschöpft werden.

Eine Gesamtlösung für die Flughafen Zürich AG

Ein zentraler Rechnungsprüfungsprozess mit Rechnungs-Scan und Workflowabwicklung für

Messerli-Rechnungen (Bauprojekte) / mit eigenem Workflow in Messerli

SAP-MM – Rechnungen

Übrige Rechnungen / Gutschriften

Einbindung von e-Procurement Rechnungen (Workflow im Fehlerfall / Differenzen)

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Wesentliche Elemente im Projektverlauf (1 von 2)

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3-stündiger Workshop

Datenherkunft

Rechnungstypen &

Mengengerüst

Referenzfelder der

OCR-Erkennung

Prozesserhebung &

-definition

Kontierungsobjekte

Freigabeverfahren

Spezialitäten

…

VIM Verifikations-

Workshop

Technologie &

Baselineconfig.

Web Application

Server (WAS)

OpenText Invoice

Capture Center

Server

Arbeitsplätze für

Rechnungs-

scanning

Grundpaket

Vendor Invoice

Management

Aktivierung der

BC Sets

Optimierte Baseline-

configuration

Incoming

Document

Handler (IDH)

Document

Processing (DP)

Workflow

Approval

Workflow

Projektsetup

Offertbewertungen

Varianten-

entscheid

Detailspezifikation

Review Business-

Anforderungen

Realisierungs-

antrag

Vorprojektphase Realisierung KonfigurationTasks

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Wesentliche Elemente im Projektverlauf (2 von 2)

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Rund 250 geschulte

Benutzer

8 Schulungstage

mit je 4 Blöcken

zwischen Oktober

und Dezember für

Approver

Zusätzliche

Schulungen speziell

für MA des Supply

Management

Schulung der

Kreditorenbuch-

haltung

Schulung

Normalisierung

System-

optimierung

Business Prozesse

optimieren

Support-

Organisation

Übergeben

an CSD und

Fachbereich

GoLive per 01.11.16

HyperCare Phase

Business Prozesse

einphasen

Support-

Organisation

Im Projekt

Superuser

durch

Controlling-

Team

GoLive Post-GoLiveTasks

Deliverables

VIM Prozessübersicht

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Konfiguration: Incoming Document Handler

Archivanbindung (SAP ArchiveLink)

Eingangskanäle

Scanning (Erweiterung «DirectScan»)

Manuelle Ablage von PDFs (OAWD)

Invoice Capture Center

OCR Erkennung

Validierung

Datenmapping / «PreProcess» Exit

Belegart Ermittlung

Bestellbezug

FI-Rechnung

Baurechnung

Logik Module

Ableiten/Anreichern von Daten

Zuordnung Bestellpositionen

Start Verarbeitungsprozess im SAP

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Konfiguration: Document Processing / Belegarten

Unterschiedliche Verarbeitungsprozesse

FI- Rechnung

Ohne Bestellbezug

Kontierungs- und Freigabeprozess im VIM

Buchung über FB60

MM-Rechnung

Mit Bestellbezug

Kontierung/Freigabe über Bestellung

Buchung über MIRO

Messerli Baurechnung

Ohne Bestellbezug im SAP

Kontierung und Freigabe im Messerli

Buchung über FB60

Merkmalsspezifische Konfiguration

Globale Definition der Belegart

Landesspezifische Charakteristik

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Belegarten pflegen

Merkmalsspezifische Einstellungen pro Belegart

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Konfiguration: Geschäftsregeln

Prüfung eingehender Rechnungen gegen vorkonfigurierte Geschäftsregeln

Frühe Erkennung von Duplikaten

Stammdaten (Lieferant, Währung, Einheiten,…)

Plausibilisierung

Erforderliche Freigabe

Regelwerk individuell erweiterbar mit firmeninternen Regularien

Rechnungen mit Regelverstoss werden direkt der zuständigen Stelle zugeordnet (Exception handling Workflow)

Rollenbasierte Prozessoptionen

Rückfragen und Weiterleiten der Rechnung innerhalb des Workflows

Konsistente Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Schritte und Benutzeraktionen

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Look and Feel

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Live-Demo

Upload von PDF Rechnungen

Rechnung im PDF-Format einlesen (Drag & Drop)

Ab dem Einlesen der Rechnung kann der Status im Incoming DocumentHandler bereits verfolgt werden

Nachvollziehbarkeit des Verarbeitungs-prozesses bis zur Endverbuchung oder Löschen der Rechnung

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Invoice Capture Center (ICC)

OCR Erkennung der Rechnungsdaten

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VIM Workplace

Rechnung indexieren (Validierung und Vervollständigung)

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Web-basiertes Approval Portal

Rechnung kontieren und genehmigen

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VIM Workplace

Endkontrolle und Verbuchung

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VIM Analytics

Beispielsweise: Rechnungsinformation zum Kreditor 25088

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Digitale Transformation im Rechnungswesen

13:50 Start / Begrüssung / Einleitung itelligence & SAP

14:00 SAP Invoice Management und Digitalisierung bei der FZAG

Kundenvorstellung und Gesamtprojekt M. Hänggi, FZAG

SAP Invoice Management: Projekt und Live Demo R. Andres, FZAG

15:00 Pause

15:30 Die Herausforderungen & Highlights der Lösung ICC/VIM R. Andres & R. Fischer

Die Herausforderungen

Erfahrungen & Benefits aus Sicht des Fachbereichs

16:00 SAP xECM – Die perfekte Digitalisierungsplattform U. Ender & A. Wasserfallen

xECM – was ist das Besondere daran?

Kundenbeispiel: Demo und was konnte erreicht werden

16:30 «The Circle at Zürich Airport – Ort für Business und Lifestyle» M. Hänggi

16:45 Apéro – bis ca. 19:00h

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Herausforderungen und Highlights

Integration / Lösungsspezialitäten

R. Andres, FZAG und R. Fischer, itelligence AG


Integration SAP VIM und Messerli BauAD – Prozessablauf

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BauAD

Invoice Management

Integration SAP VIM und Messerli BauAD – Schnittstellen

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Erkennung Bauprojekt/Auftragsnummer

Klassifizierung «Baurechnung»

Hintergrund Prüfung im Regelwerk

Manuelle Prüfung Baubuchhaltung

Zuordnung Projekt/Auftrag

Zuordnung Stammdaten Formelle Prüfung im Regelwerk

Stammdaten: Kreditoren, Projekte, Bauvorhaben

Rechnungsdaten

Kontierung

GenehmigungsworkflowAblehnung / Genehmigung

Rechnungsprüfung

Freigabeprotokoll/Kommentare

Kontierungspositionen

Endverbuchung Vervollständigung der Buchung

Buchungsdaten

Archivierung Freigabeprotokoll

Zahllauf

Scannen der Rechnung

ArchivsystemRechnungen, Attachments, Protokolle

Enterprise Scan

Invoice Capture Center (ICC)

Datendrehscheibe IBM WebSphere

Integration SAP VIM und Messerli BauAD

VIM bietet genügend Flexibilität, um Drittsysteme im Prozess einzubinden

Erweiterung der ICC Applikation zum Erkennen Messerli-spezifischer Informationen auf der Rechnung (Projekt, Auftrag, Bauvorhaben)

Aufruf von Schnittstellen aus der Belegverarbeitung im VIM (WebServices, RFC, ArchiveLink,…)

Definition weiterer Freigabeworkflows neben dem VIM-eigenen Genehmigungsworkflow

E-Mail Benachrichtigung des Bauprojektleiters aus dem VIM bei der Übergabe neuer Rechnungen

Übernahme der Kontierungsinformationen und Freigabeprotokoll in die VIM Datenstrukturen

«Der Buchhalter merkt keinen Unterschied, ob die Rechnung im SAP oder im Messerli genehmigt wurde».

Durch die Übergabe der Rechnungsdaten an das Drittsystem hat SAP keine Kontrolle mehr über den weiteren Rechnungsverlauf bis das Freigabeergebnis zurückgemeldet wird.

Permanentes Monitoring der Schnittstellen und aktive Benachrichtigung bei Ausnahmefällen

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Chart of Authority

Definition der Freigabekompetenz pro Buchungskreis, Aufwandsart und Freigabestufe

Definition der Freigeber pro CO-Objekt

Ableitung des nächsten Freigebers aus dem Organisations-Management

Manuelle Pflege der CoA aufgrund der grossen Anzahl Kontierungsobjekte (Projekte, Innenaufträge, Serviceaufträge, …) und der daraus resultierenden Datensätze nicht möglich

Automatisierte Befüllung/Synchronisation mittels periodischem Job

Durch das obige Handling der COA und den definierten Default-Approval-Process wurde das System unflexibel ggü. Sonderprozessen.

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Flexibilität für Sonderprozesse

Automatisierte Pflege der Chart of Authority für den Standardprozess (Massenverarbeitung)

Übersteuerung einzelner Einträge durch spezifische Zuständigkeitsregeln

Freigabe von Bilanzkonten ohne Verantwortlichen in den Stammdaten

Übersteuern von Planstellenaus dem Organisations-Management

Vakante Stellen

Abweichende Verantwortung innerhalb der Abteilung

Einbinden externer Personen in den Freigabeprozess

Sonderprozesse für einzelne CO-Objekte

Temporäre Definition von Freigabeprozessen möglich

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SAP Fiori & Mobile Freigabe

Fiori Launchpad – Rechnungsfreigabe – Reporting *Beim Flughafen ZH noch nicht im Einsatz

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Herausforderungen und Highlights

Erfahrungen aus Sicht des Fachbereichs/Benefits

R. Andres, FZAG


Erfahrungen / Projektstatus per 29.02.2016

Integrationstiefe nicht unterschätzen

Stammdaten sollen gepflegt sein und Bewegungsdaten korrekt bewirtschaftet

CO-Objektstammdaten

Business-Process «Dienstleistungsbestellung»

Kommunikation mit den Fachbereichen pflegen

Mit VIM stellen Sie in erster Linie Geschäftsprozesse zur Verfügung, nicht nur Funktionalität

Durch eine kleine Erweiterung im VIM konnte das Altsystem «Argus» bereits früher als geplant deaktiviert werden

Statusbericht 3 Monate nach Einführung (November bis Januar):

Die Verarbeitung des Massengeschäfts läuft stabil

Der Verarbeitungs-Peak zum Jahresabschluss konnte bewältigt werden

Im Mittel dauert ein Rechnungsworkflow rund 5 Tage

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Erfahrungen / aus dem Projektleiteralltag

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In der Kreditorenbuchhaltung werden täglich im Mittel über 150 Rechnungen eingescannt.

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Ergebnis per 29.02.2016:

11’355 prozessierte Rechnungen

~ 481 aktive (zufriedene!) VIM-User

Anz. laufender Rechnungen: 450-500

Durchlaufzeit pro Rechnung ~ 5 Tage

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«Benefits»

Wie war der Prozess vorher?

Manueller, rein papierbasierter Prozess über die interne Hauspost

Welche «Pain Points»?

Fehlender Reifegrad vorausgehender Prozesse (Bsp. Dienstleistungsbestellungen)

Was hat sich durch VIM verändert?

Digitalisierter Rechnungsprüfungsprozess

Starke und durchgängige Integration, inkl. Anbindung externer Partner

Welcher Zusatznutzen hat sich eingestellt?

Transparenz wurde massiv gesteigert

Massive Verbesserung bei der Einhaltung / Durchsetzung von Compliance-Vorgaben

Einzelne Prozessschritte wurden beschleunigt / optimiertzum Bsp. das Kontieren und Genehmigen von Rechnungen, oder Bestellprozesse

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Vielen Dank fürIhre Aufmerksamkeit!

innovation@work | 8. Juni 2016

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