Die zunehmende Beschleunigung von Marktentwicklung ... · Die zunehmende Beschleunigung von Marktentwicklung, Business und Projekt-geschäft verlangt nach … B. Ackermann

Die zunehmende Beschleunigung von Marktentwicklung, Business und Projekt-geschäft verlangt nach …

www.wissenstransfer.chB. Ackermann

http://www.wissenstransfer.ch/

… proaktivem Change Management mit Fokus auf Produktivität und Risiken der täglichen Arbeit:

Identifizieren, strukturieren und erhalten von Wissen in der Organisation

?

Einarbeitung von SchlüsselpersonenRamp-Up / Onboarding / Stellvertretung

• Onboarding in der

Organisation

• eLearning

• TrainingNeues

Arbeitsumfeld

Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt

Wechselndes Arbeitsumfeld

Aufgaben des Wissenstransfer Coaches:

Planung / Durchführung

Visualisierung, Überblick

Priorisierung der Themen

Katalysator

Beschleunigung und Verbesserung der Qualität

Strukturiertes und individuelles Lernen

• direkt am Arbeitsplatz

• von den Experten

• im Kontext

• mit den richtigenPrioritäten

Direktes Anwenden des Gelernten, Mehrwert wirdsofort sichtbar

Einarbeitung von Schlüsselpersonenmit strukturiertem Wissenstransfer

70:20:10

Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt

Wechselndes Arbeitsumfeld

Agenda

wissenstransfer.ch 5

Credit Suisse Spin-Off

Change Management und Herausforderungen

Methodik - Übersicht

Integration ins Arbeitsumfeld / Kontext

Methodik im Detail

Phasen und Arbeitsprodukte

ROI

Wissenstransfer.chCredit Suisse Spin-Off

Objectives

Supporting line manager to maintain high quality and efficient

production during periods of organizational and personnel

changes

Creating transparency around key tacit knowledge holders

and supports teams in building meaningful deputy roles

Organizational improvement

Benefits

Optimization of succession or deputy

Shortening of the on-the-job training period of new joiners

Spreading of knowledge within a team

Increases employee motivation

Build up efficient deputies

Decrease work load for remaining team

Achievements in Credit Suisse 2007 - 2014

Over 400 coached optimized knowledge transfers

Clients include mainly IT CH, global IT, PB, HR, CFO and OE

Corporate titles of clients: mainly staff and AVP as well as

MDR, DIR and VP mirroring their fluctuation rate respectively

Reduction of on-the-job training period

(avg. of 30% time reduction; up to 200 PD)

“Time to market” reduction in 2013: 2072PD

Cost avoidance 2013: CHF 3.08 m

Methodology

Coaching service for key employees

Transfer knowledge on a need basis

Total effort: 3–6 coached half days (HD)

Initialization

Feedback

Benno Ackermann

• MAS / MBA Knowledge Management, eLearning

University Lucerne

• CEO Wissenstransfer GmbH

• Head Knowledge Transfer Credit Suisse AG

[email protected]

www.wissenstransfer.ch

Phase I

Phase II

Phase III

A coached knowlegde transfer involves:1..2 key person(s) providing knowledge1..x key person(s) receiving knowledge1 knowledge transfer coach

Corporate Titles of key persons receiving knowledge 2013 – Feb 2014:

2013/14: Increasing demand outside of IT organization, mainly from PB&WM, CFO, CRO, TDC, OBC divisions

Begleitete Wissenstransfers Credit Suisse: 2013 – Feb 2014

(blank) = knowledge transfer ongoing

Title Total

(blank) 22

AVP 26

VP 13

DIR 6

MDR 1

no title 4

MxB 1

Grand Total 73

Auftraggeber FeedbacksCredit Suisse AG

After every service delivery, a feedback from the requestor is being evaluated to guarantee an organizationallyadherent and continuous service development.Requestors feedbacks are very positive on:• Structured and coached approach for knowledge transfer activities to achieve best transfer results for key

person• Cost avoidance / cost savings / investment protectiont due to operational risk mitigation• Increased transparency and value of work products• Rating of coaching activitiesDetails on customer feedbacks are available on demand.

ROI – Berechnung: KostenreduktionCredit Suisse AG, 2013

key person /

role

number of

transfers

avarage

induction time

per transfer [PD]

fasten induction

time

expert 43 120 25%

manager 22 180 20%

benefit [PD]

total cost per

transfer /

moderation:

3roles, 3 PD [PD] net benefit [PD]

expert 1290 387 903

manager 792 198 594

total 1497

Management of risk: costavoidance tbd

not needed

induction by Line

Manager [PD]

number of

projects net benefit [PD]

Additional

savings 15 65 975

Resultate 2013:Effizienz-Gewinn, Kosteneinsparung = Verkürzung der Einarbeitungszeit von Schlüsselpersonen

Erreichte Resultate 2013:25% Reduktion für Experten / SME 20% Reduktion für Manager Nachfolge

Reduktion• in Personen Tagen: 2472 PT• Monetär: CHF 3.08 Mio

Diese Berechnung basiert auf Feedbacks der Auftraggeber, eingeholt nach jedemdurchgeführten Wissenstransfer.

Darin nicht enthalten sind Kosten-einsparungen durch das Verhindern von Risiken, Ausfällen, Fehlentscheiden, …

Credit Suisse - CFO Award 2012

wissenstransfer.ch

Optimized Knowledge Transfer service receives CFO Award 2012 David Mathers, CFO Credit Suisse:

“The Optimized Knowledge Transfer serviceenables proactive collaboration within IT to ourbusiness partners from PB and AM, improvingcontrol, quality and efficiency. Since 2009 morethan 350 Line Managers have used the service tohelp retain institutional knowledge and increaseorganizational performance and efficiency.In 2011 the service realized an overall costavoidance of CHF 3.5 mio.”

Wissenstransfer Anwendung… im Mitarbeiter Lifecycle

11

Onboarding

• Beschleunigung des “time to market”

• Erzeugen von Transparenz in komplexen Arbeitsumgebungen

• Project Rampup verbessern

• Qualität verbessern• Schlüsselpersonen im

Kontext, individuell einarbeiten

• Risiken und Fehlentscheide vermeiden

• Komplexe, neue Arbeitsumgebung verstehen

• Change Management unterstützen

• Echte Stellvertreter aufbauen

• Längere Abwesen-heiten vorbereiten

• Projektübergaben verbessern

• Potentielle Risiko-Personen begleiten

• Transparenz in Offshoring Projekten

• Nahtlose Übergabe an Nachfolge

• Wissensverlust minimieren bei (Früh-) Pensionierung / Rente

• Projekt Rampdown unterstützen

• Vermeiden von kostspieligen Reengi-neering Projekten

• Risiken durch fehlende Schlüssel-person entschärfen

Daily work Offboarding

70 : 20 : 10 Lernen in Organisationen

wissenstransfer.ch

online

http://www.youtube.com/watch?v=t6WX11iqmg0

http://www.youtube.com/watch?v=t6WX11iqmg0

Explizites Wissen ist personengebundenPerson weg – Wissen weg

13

Explizites Wissen

(Information)

… in Büchern,

Dokumenten, SOP,

Systemen, …

Implizites Wissen

(Erfahrungswissen)

… in Personen, im

Arbeitskontext

Explizites Wissen entfaltet den vollen Nutzen nur im Kontext, mit dem darunterliegenden impliziten Erahrungswissen. Papier allein macht keine Experten…

Implizites Erfahrungswissen ermöglicht uns die tägliche Komplexität im Arbeitsumfeld auf die wesentlichen Faktoren zu reduzieren, auf diese zu fokussieren und erfolgreich zu arbeiten.

“I don’t know how I get through the day –every day – on instinct alone...”

Sidney Harris

Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusst direkt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse


Expertin

Experte

Generation 1

Nachfolge

Hoher Verlust an Erfahrungswissen, wenn Schlüsselpersonen

gehen (Jobrotation, Urlaub, Pension/Rente, …)

Wis

se

n

Zeit

Generation 2

Nachfolge

Wertvolle

Information

(z.B. Dok)

Wertvolles

Erfahrungs-

wissen

15

Expertin

Experte

Generation 1

Nachfolge

Wis

se

n

Zeit

Vorteile

• Ermöglicht effiziente und motivieren-

de Einarbeitung für Schlüsselpersonen

• Minimimiert den Verlust an

Erfahrungswissen

• Unterstützt bei der Identifikation und

dem Ausfüllen von Wissenslücken

• Ermöglicht den direkten Aufbau eines

persönlichen Netzwerks

Einsparung an Zeit = Effizienzgewinn

Kosten vermeiden, Einarbeitung verkürzen, Risiken

managen, Motivation erhöhen

Wertvolle

Information

(z.B. Dok)

Wertvolles

Erfahrungs-

wissen

Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusst direkt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse

… bis 30%

Beschleunigung

Identifizieren von Erfahrungswissen, “unsichtbares” Wissen strukturieren

Anknüpfen am Vorwissen der Lernenden

Komplexität reduzieren, Übersicht

Theorie und Praxis parallel schalten , individuelle Bedürfnisse

Multitasking ( Gloria Mark, Uni California)

Im K

on

tex

t Sel

bst

ver

ant-

wo

rtli

ch

Vis

ual

isie

run

g

P

rax

is70

% Fo

ku

sWissenstransfer Herausforderungen

MethodikStrukturierter Wissenstransfer


Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern

PHASE 3 – Dokumentation

Transformation von

Implizit nach Explizit

Struktur mit Mindliner,

Transfer Dokument,

Wiki / KMS / Sharepoint / …

PHASE 2 – Details

- Option1: Persons 1:1

- Option2: iCast

Unterstützung auf

Nachfrage

PHASE 1 – Übersicht

Arbeitsumfeld, Kontext,

Stakeholder, Prozesse, …

Worksphere Map bac

Themen priorisieren

Einarbeitungsplan

Identifizierung Transfer Transformation

Initia

lisie

rung

Feedback

Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht

Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage

Phase 1-3

Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching





Transformation des Wissens

von Implizit nach Explizit


Transfer Dokument,

Wiki /KMS / Sharepoint / …

PHASE 2 – Details

- Option1: Transfer Person 1:1

- Option2: iCast

Unterstützung auf

Nachfrage


Arbeitsumfeld, Kontext,

Stakeholder, Prozesse, …

identifizieren

Worksphere Map bac

Themen priorisieren

Einarbeitungsplan


Initia

lisie

rung

Feedback




Phase 1

ArbeitsproduktWissenslandkarte, visio


Strukturierte

Visualisierung mit

• Arbeitsumfeld

• Prozesse und

Aktivitäten

• Persönliches

Netzwerk

• Applikationen,

Systeme

• Business Cases

• Prioritäten

• Herausforderungen /

Probleme

• Heatmap

Phase 1


Phase 1

Strukturierte

Visualisierung mit

• Arbeitsumfeld

• Prozesse und

Aktivitäten

• Persönliches

Netzwerk

• Applikationen,

Systeme

• Business Cases

• Prioritäten

• Herausforderungen /

Probleme

• Heatmap

ArbeitsproduktPriorisierung Wissenslandkarte, visio








Transfer Dokument,


PHASE 2 – Details


- Option2: iCast

Unterstützung auf

Nachfrage


Arbeitsumfeld, Stakeholder,

Prozesse, …identifizieren

Worksphere Map bac

Themen priorisieren

Einarbeitungsplan


Initia

lisie

rung

Feedback




Phase 2

Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden


Phase 2Option 2

Coach / Experte erstellen iCast (keine

Nachfolge vorhanden)

Aufzeichnung: Wissensträger erklärt

sein Arbeitsumfeld in strukturierten

Themenblöcken: Worksphere Mapbac

Verwendbar für 1 … x Person(en)

• Bildschirm: Zoom und Bewegung

in Wissenslandkarte

• Audio: Wissensträger erklärt

Arbeitsumfeld, Netzwerk, …

• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS

Ziele

• Virtuelle Collaboration (weniger,

keine Reisetätigkeit)

• Zeitliche Lücke der Nachfolge

überbrücken

Phase 2


Phase 2Option 2

Phase 2









in Wissenslandkarte




Ziele




überbrücken


Phase 2Option 2

Phase 2









in Wissenslandkarte




Ziele




überbrücken








Transfer Dokument,


PHASE 2 – Details


- Option2: iCast

Unterstützung auf

Nachfrage


Arbeitsumfeld, Stakeholder,

Prozesse, …identifizieren

Worksphere Map bac

Themen priorisieren

Einarbeitungsplan


Initia

lisie

rung

Feedback




Phase 3


Phase 3

Transfer Implizit – Explicit, Nachfolge dokumentiert: “Lernjournal”, individueller LerntypReview durch SME/Wissensträger, Planungsgrundlage für Vorgesetzte

ArbeitsproduktTransfer Dok, Wiki / SharePoint / …

../../../Examples for internal use/example-knowledge-transfer-document.doc

../../../Examples for internal use/example-knowledge-transfer-document.doc

https://tools.csintra.net/confluence/display/radsupport/015+VermittelPortal+-+knowledge+transfer






Methodik angepasstChange Management


Manager on Move

Team on Move

Optimized Project Handover

• Increase “Time to Market” of keyperson

• Create stability and continuity in organization

• Realize potential for corporate development

• Reduce risk due to project change

• Fasten induction for new PM or team

• Enable efficient rampup or rampdown of projects

• Support an enable reorganizations

• Avoid loss of knowledge due to organizational changes

• Build up efficient deputies and support transition of team

Aktuelle / zukünftige Herausforderungenz.B. Relocation von Services, Applikationen, Prozessen, Outsourcing, Insourcing, …


Coaching / Begleitung: Schritte zum Erfolg

Checkliste


1–3 Monate Zeitrahmen zur Einarbeitung (mit oder ohne Überlappungszeit)

Abklärung bezüglich Rahmenbedingungen, involvierte Personen, Vorgehensweise abstimmen

Investition von 3–6 Halbtagen für die Begleitung des Wissenstransfers

Kosten: Silver (CHF 3500.-), Gold (CHF 4500.-), Platinum (CHF 6500.-) Paket

Initialisierung mit allen Beteiligten

Phase 1: Wissenslandkarte erstellen, Priorisierung der Themen

Phase 2: Transfer, Coaching auf Nachfrage, evtl. iCast erstellen bei örtlicher/zeitlicher Lücke

Vorbedingungen

Phase 3: Explizierung des Wissens, Team/individueller Wiki, Transfer Dok

Coaching / Train the Trainer / VISIOTemplates / Symbole / Checklisten

• Coaching / Begleitung: Silver / Gold / Platin• Beratung / Train the Trainer• Templates• Stencils / Symbole• Checklisten

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