Embed Size (px)
Citation preview
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA POGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010-2011
PENDAHULUAN
Berjalannya suatu organisasi tidak terlepas dari urusan korespondensi (surat-
menyurat) dan juga manajemen keuangan, sehingga untuk meluluskan perjalanan
organisasi tersebut memerlukan suatu strukturisasi, standar, serta kerapihan dalam
bidang kesekretariatan dan manajeman keuangan disamping adanya dasar hukum
yang jelas dan mantap.
DPM J IPB sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan di tingkat Program
Diploma IPB, dengan dasar hukum yang jelas memiliki sumber keuangan yang
berasal dari mahasiswa. Dana tersebut harus digunakan untuk kepentingan dan
kesejahteraan mahasiswa sehingga harus dipergunakan sebaik-baiknya yang
kemudian akan dipertanggungjawabkan pula kepada mahasiswa.
Pertanggungjawaban tersebut akan mudah pembuatannya apabila terjadi kerapihan
manajemen administrasi dan keuangan di tubuh DPM J IPB.
Untuk mewujudkan kerapihan admistrasi dan keuangan tersebut perlu dibuat
sebuah standar baku yang berlaku dalam organisasi yang diharapkan dapat menjadi
acuan dalam bidang administrasi dan keuangan. Standar ini mengupas tentang
beberapa hal dalam bidang administrasi dan keuangan, antara lain : aspek
korespondensi, aspek aktualisasi program kerja, aspek koordinasi, aspek finansial,
aspek proposal-LPJ kegiatan, aspek penggunaan ruang sekretariat dan fasilitas
penunjang kesekretariatan. Selain dapat membantu kelancaran roda organisasi,
standar ini diharapkan akan memudahkan dalam pertanggungjawaban di akhir
kepengurusan DPM J IPB 2010-2011.
I. PENGERTIAN PROSEDUR
Prosedur adalah suatu pernyataan yang sistematis tentang bagaimana suatu
fungsi dijalankan. Prosedur mempunyai kegunaan :
Mendefinisikan pekerjaan.
Menguraikan suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah
Menentukan siapa yang bertanggung jawab menjalankan setiap langkah.
Menentukan bagaimana suatu pekerjaan hari dilanjutkan dari tahap ke tahap
II. ASPEK KORESPONDENSI
A. KETENTUAN UMUM
1. Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk Lembaga maupun Ketua
Lembaga/Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan/Panitia Kegiatan
Lembaga dari perorangan maupun lembaga.
2. Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh Badan Pengurus Harian, Sekretaris
atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div., maupun Panitia
Kegiatan Lembaga yang ditujukan kepada perorangan maupun lembaga lain dan
dibuat arsipnya secara rapih.
3. Surat Mandat adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah
yang diberikan pada pengurus Lembaga maupun pihak yang diberikan amanah
oleh Ketua atau Wakil Lembaga misalnya Ketua Panitia Kegiatan tertentu,
pendelegasian, dan/atau mandat untuk keperluan yang dianggap penting oleh
masing-masing Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga maupun Ketua Lembaga.
4. Surat ketetapan adalah surat yang dibuat berdasarkan dalam sidang pleno DPM
J IPB. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung
jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
5. Surat keputusan di DPM J, dibuat berdasarkan sidang pleno DPM J IPB.
Sedangkan surat keputusan di BEM J, dibuat berdasarkan keputusan dari rapat
pimpina BEM J IPB, Lembaga
6. Surat Keterangan/Rekomendasi adalah surat yang dikeluarkan untuk
memberikan keterangan atau rekomendasi atas suatu situasi, kondisi, personal,
maupun lembaga lain yang dianggap penting dan perlu klarifikasi.
7. Surat Tugas adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah
yang diberikan pada pengurus untuk melakukan tugas khusus
8. Notulensi adalah semua aktivitas rapat Lembaga baik itu rapat pimpinan, berupa
rapat komisi/departemen/divisi harus didokumentasikan dengan baik. Isi
dokumentasi mencakup peserta yang hadir, agenda rapat beserta pelaksanaannya
serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah lembar dokumentasi rapat.
9. Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP) adalah konsep tentang
teknis program kerja suatu lembaga yang telah direncanakan sebelumnya.
11. RKAT adalah Rencana anggaran kegiatan yang akan dilakukan Lembaga
selama satu tahun
12. Laproran Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan kegiatan yang telah
dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif dan
kualitatif.
13. Koordinasi Eksternal adalah rapat koordinasi yang dilakukan antar Lembaga
sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan.
14. Koordinasi internal adalah rapat koordinasi yang dilakukam oleh masing-
masing komisi/departemen/divisi minimal dua minggu sekali yang kemudian
dinamakan Rapat komisi/departemen/divisi.
15. Sekretaris adalah pekerja administratif yang bersifat aisten atau mendukung dan
bertugas melaksanakan tugas – tugas administratif serta membantu dalam
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan lain – lainnya.
16. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga harus diarsipkan dan dicatat dalam
buku agenda korespondensi.
16. Aktivitas korespondensi Lembaga meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat
Mandat, Surat Keputusan Lembaga, Surat Keterangan/Rekomendasi, Surat
Tugas, dan Surat Peringatan/Memorandum.
17. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga adalah tanggung jawab Sekretaris atau
Penangguung Jawab Kesekretariatan sehingga Sekretaris atau Penanggung
Jawab Kesekretariatan berwenang mengeluarkan kebijakan di bidang
administrasi dan kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada Sekretaris
atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./ Panitia Kegiatan
Lembaga sesuai dengan bidangnya.
18. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Sekretaris atau Penanggung
Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga terkait
didokumentasikan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga tersebut dan dilaporkan kepada
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga.
19. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus
diarsipkan dalam bentuk soft dan hard copy, selanjutnya dilampirkan dalam
Laporan Pertanggung Jawaban Lembaga pada saat akhir kepengurusan.
20. Untuk kegiatan yang berskala nasional, harus membuat surat kerja sama dan
Disposisi yang ditandatangani oleh Wakil Rektor II IPB.
B. KETENTUAN KHUSUS
a. Korespondensi
1. Surat Masuk
a. Pihak yang bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan
adalah Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris atau Penanggung
Jawab Kesekretariatan untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda
Surat Masuk Lembaga dan diarsipkan di kotak data Surat Masuk.
c. Untuk tanda tangan pada surat masuk dan surat keluar jabatan yang
lebih tinggi diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan
yang lebih rendah dari ketua.
2. Surat Keluar
a. Pembuatan, pencatatan dan pengarsipan surat keluar yang dikeluarkan
oleh Badan Pengurus Harian Lembaga Kemahasiswaan dilakukan oleh
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan
menggunakan kop surat dan amplop lembaga jika diperlukan.
b. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar tiap
Departemen/divisi Non Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan Lembaga dengan menggunakan kop surat dan amplop
Lembaga jika diperlukan, dan dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga yang bersangkutan
serta berkoordinasi dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan Lembaga.
c. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar Kepanitiaan
dilakukan oleh Sic./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan
kop surat dan amplop kegiatan Lembaga jika diperlukan, serta dicatat
pada buku agenda surat keluar panitia yang bersangkutan, dan akan
dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan tersebut.
d. Semua surat keluar harus diperbanyak terlebih dahulu untuk arsip
Lembaga atau Penanggung Jawab Kesekretariatan, dicatat di buku
Agenda Surat keluar, dan disimpan di kotak data Surat Keluar.
e. Penomoran surat ditentukan berdasarkan tujuan surat yang akan
disampaikan.
Surat keluar yang ditujukan untuk kalangan internal (kode surat 1), baik
lembaga ataupun Direktorat Program Diploma IPB, dan lebih dari satu
pihak maka penomoran surat dapat disebutkan seluruhnya.
Surat keluar yang ditujukan untuk lingkungan di luar IPB (kode surat 2)
maka direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu
personal/lembaga tujuan surat dengan nomor surat yang berbeda.
f. Surat keluar dengan kode 1 dianggap sah bila ditandatangani oleh Ketua
Panitia, Ketua Lembaga, Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan,
menggunakan kertas berkepala surat/kop Lembaga/Kepanitiaan, dan
berstempel Lembaga, tanpa ada tanda tangan sekretaris.
g. Surat keluar dengan kode 2 dianggap sah bila terdapat tanda tangan
seperti pada kode 1, disertai Mengetahui oleh Wakil Direktur III
Bidang Kemahasiswaan, menggunakan kop surat Lembaga /
Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa ada tanda tangan
sekertaris
h. Untuk tanda tangan pada surat keluar jabatan yang lebih tinggi
diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih
rendah dari ketua.
i. Surat keluar yang ditujukan kepada pihak institusi dalam lingkungan
IPB selain Direktorat Program Diploma IPB dan/atau ke luar IPB
HARUS membuat Tembusannya kepada Direktur Direktorat
Program Diploma Diploma IPB
j. Tanda tangan Ketua LEMBAGA tidak dapat diatasnamakan, Pengurus
yang berhak mengatasnamakan Ketua LEMBAGA dalam hal ketua
lembaga berhalangan adalah Wakil Ketua dan Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan.
k. Surat keluar kepanitiaan dalam bentuk copy-an dan agenda surat keluar,
pada saat penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban harus disertakan,
karena keduanya merupakan prasyarat diterimanya Laporan
Pertanggung Jawaban (penjelasan dapat dilihat pada aspek Proposal-
Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan).
3. Surat Mandat
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi
tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan
informasi, diantaranya Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak
yang diberi mandat, Jenis Mandat yang diberikan, Tanggal
berlakunya mandat, dan Kewenangan Mandat menurut pihak yang
mengajukan.
4. Surat Ketetapan
a. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum
dikeluarkannya surat ketetapan, seperti AD/ART,
GBHK, surat keputusan dan ketetapan
sebelumnya yang relevan, atau surat-surat lain
yang dianggap penting dan fundamental.
2. Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar
belakang pembuatan, penetapan, dan
pemberlakuan surat ketetapan.
3. Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari
surat ketetapan
5. Surat Keputusan
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi
tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum
dikeluarkannya surat keputusan, seperti AD/ART,
surat keputusan sebelumnya yang relevan, atau
surat-surat lain yang dianggap penting dan
fundamental.
2. Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar
belakang pembuatan, penetapan, dan
pemberlakuan surat keputusan.
3. Memutuskan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari
surat keputusan
6. Surat Keterangan/Rekomendasi
a. Pihak yang berwenang membuat surat ini HANYA Ketua LEMBAGA
dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan sebagai
penanggung jawab pembuatan surat.
b. Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh Sekretaris
atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
7. Surat Tugas
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung
jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan
informasi, diantaranya Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak
yang diberi tugas, Jenis Tugas yang diberikan, Tanggal berlakunya
tugas, dan Kewenangan Tugas menurut pihak yang mengajukan.
b. Format dan Tata Cara Penomoran Surat
a. Format baku surat masuk dan surat keluar adalah :
Jenis huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 12
Jenis kertas : HVS
Ukuran Kertas: A4
Lebar spasi : 1.15
Margin : 4,3,3,3
4-5,3,3,3 (menggunakan kop/kepala surat).
b. Format penomoran surat keluar Badan Pengurus Harian dan
/departemen/divisi adalah :
Nomor : xxx/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/A.1/DPM J/IV/2009
c. Format penomoran surat keluar kepanitiaan adalah :
Nomor : xxx/keg/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/MPKMB/B.2/DPM J/V/2009
d. Format penomoran surat mandat adalah :
Nomor : xxx/Mndt/LEMBAGA/Bln/Thn
e. Format penomoran surat ketetapan adalah :
Nomor : xxx/TAP S* /DPM J/Bln/Thn
SI : Sidang Istimewa
ST : Sidang Tengah tahun
SU : Sidang Umum
Contoh : 001/TAP SI/DPM J/III/2009
f. Format penomoran surat keputusan adalah :
Nomor : xxx/Kpts Pleno /DPM J/Bln/Thn
xxx/Kpts Rapim/Lembaga J/Bln /Thn
Contoh : 002/Kpts Pleno/DPM J/IV/2010
g. Format penomoran Surat Keterangan/Rekomendasi adalah :
Nomor : xxx/Ket-Rek/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 003/Ket-Rek/DPM J/V/2009
h. Format penomoran surat tugas adalah :
Nomor : xxx/Tgs/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 004/Tgs/DPM J/VI/2009
Keterangan:
xxx = Nomor Surat sesuai dengan agenda surat
y = Kode Pembuat surat
A : Kode untuk Sekretaris atau penanggung jawab
kesekretariatan
B : Kode untuk Bendahara
KOM-1 : Kode untuk Komisi/departemen/divisi 1
KOM-2 : Kode untuk Komisi/departemen/divisi 2
KOM-3 : Kode untuk Komisi/departemen/divisi 3
KOM-4 : Kode untuk Komisi/departemen/divisi 4
Dst..
z = Kode area surat/tujuan surat :
1 : Surat yang ditujukan untuk cakupan IPB
2 : Surat yang ditujukan untuk cakupan non-IPB
LEMBAGA = Nama Lembaga
Bln = Bulan pembuatan Surat (menggunakan angka romawi)
Thn = Tahun pembuatan Surat
keg = Nama kegiatan yang dibuat, ditulis maksimal 5 huruf dengan
tulisan kapital
b. Notulensi
1. Buku notulensi rapat dan daftar hadir rapat sebagai lampiran harus
dilaporkan oleh komisi/departemen/divisi kepada Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan pada minggu pertama setiap bulannya
untuk selanjutnya dilakukan penilaian terkait dengan Pengharggaan yang
dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
2. Notulensi rapat meliputi: Jenis Rapat, Hari/tanggal, Waktu, Tempat,
Pimpinan Rapat, Pembicara, Jumlah Peserta Rapat, Agenda, Hasil Rapat,
dan Tanda tangan Notulen Rapat.
3. Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen rapat agar bisa berlangsung
lebih efektif antara lain :
1). adanya agenda rapat dan hasil rapat yang jelas
2). adanya pimpinan rapat dan notulen
3). adanya durasi serta tempat rapat yang jelas
III. ASPEK AKSI (AKTUALISASI PROGRAM KERJA)
1. AKSI adalah aktualisasi program kerja dari setiap Lembaga.
2. Program kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan AD/ART Lembaga
sebagai hasil dari aspirasi mahasiswa baik tujuan, orientasi, hasil, dan proses
tercapainya suatu kegiatan.
3. Suatu aksi didahului oleh Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP)
yang meliputi kelayakan substansi acara, finansial serta sosialisasi. KPTP dibuat
oleh masing-masing /departemen/divisi yang bersangkutan.
4. Proposal kegiatan adalah hasil pertama dari suatu kepanitiaan yang selanjutnya
diaktualisasikan menjadi hasil akhir berupa dana kegiatan, publikasi, parameter
keberhasilan kegiatan, dan petunjuk pelaksanaan serta petunjuk teknis (Juklak-
Juknis).
5. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan
kuantitatif dan kualitatif yang selanjutnya dituangkan dalam suatu laporan
pertanggung jawaban (Laporan Pertanggung Jawaban) kegiatan.
6. Setiap kegiatan yang mendapatkan dana dari pihak sponsor wajib memberikan
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) pada pihak sponsor terkait paling lambat 3
minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
7. Setiap kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma IPB yang menggunakan
dana kemahasiswaan harus membuat surat pemberitahuan kunjungan sebelum
kunjungan dilakukan dan ditujukan kepada pihak terkait yang ditandatangani
oleh Wakil Direktur III.
8. Pada saat melakukan kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma atau
menerima kunjungan dari pihak luar diharuskan kepada semua mahasiswa
mengenakan jas almamater dan menjaga nama baik LKJ IPB, Diploma IPB dan
IPB.
9. Setelah melakukan kunjungan ke luar Direktorat Program Diploma atau
menerima kunjungan dari luar diharapkan membuat siaran pers maksimal 2 hari
setelah kunjungan.
Kepanitiaan
1. Kepanitiaan dibentuk setelah RKAT selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan
ini bertanggung jawab kepada Ketua Komisi/Departemen/Divisi yang memberi
mandat.
2. Kepanitiaan terdiri atas pengurus Lembaga dan/atau hasil penerimaan anggota
baru.
3. Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat pleno untuk pengambilan keputusan
dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Seseorang yang sedang menjabat sebagai Badan Pengurus Harian atau
koordinator dalam suatu kepanitiaan tidak diperbolehkan menjabat sebagai Badan
Pengurus Harian atau koordinator pada kepanitiaan lain dalam waktu yang
bersamaan serta tidak boleh menjadi BPH secara berturut-turut
5. Setiap kepanitiaan harus membuat deskripsi tugas yang jelas dan diinformasikan
kepada seluruh panitia.
6. Komposisi kepanitiaan diupayakan proporsional untuk semua program keahlian
tergantung ruang lingkup kegiatan (minimal dua orang dari tiap PK)
IV. ASPEK KOORDINASI
A. Koordinasi Internal
1. Rapat Koordinasi dilakukam oleh masing-masing komisi/departemen/divisi
minimal dua minggu sekali yang kemudian dinamakan Rapat
komisi/departemen/divisi.
2. Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan, dan
Bendahara mengadakan rapat koordinasi dengan ketua
komisi/departemen/divisi dan Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan komisi/departemen/divisi (Rapim) minimal dua minggu sekali
dengan agenda evaluasi program, pendanaan kegiatan, solusi pemberdayaan
pengurus, dan permasalahan yang berkaitan dengan komisi/departemen/divisi
yang bersangkutan.
3. Rapat Pimpinan dengan seluruh pengurus Lembaga dilakukan jika dianggap
perlu.
4. Ketua dan Wakil ketua berwenang mengadakan rapat dengan kepanitiaan atau
komisi/departemen/divisi tertentu dalam lingkup Lembaga Direktorat Program
Diploma IPB.
5. Setiap peserta rapat yang tidak menghadiri rapat HARUS meminta izin kepada
Penanggung Jawab rapat, tapi tetap harus mencari tahu hasil rapat
6. Setiap lembaga wajib memiliki aturan atau kriteria keaktifan anggotanya
sehingga tercapainya keharmonisan kinerja dalam lembaga.
V. ASPEK FINANSIAL
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) KEUANGAN LEMBAGA
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA (DPM) TPB, FAKULTAS KELUARGA MAHASISWA IPB
BAB I DANA OPERASIONAL
Pasal 1 Ketentuan Umum
1. Dana operasional adalah dana rutinitas yang digunakan untuk menjalankan roda kehidupan organisasi.
2. Dana operasional dikoordinir dan dikelola oleh Bendahara Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM).
3. Penggunaan dana operasional meliputi : - kesekretariatan (rental, print, fotocopy, dan penjilidan), - transportasi, - komunikasi (telp, fax, dan lainnya), - media cetak dan informasi yang sesuai dengan visi dan misi DPM, - koordinasi (konsumsi rapat/jamuan,sewa fasilitas, biaya kebersihan, dll).
4. Penggunaan dana operasional tersebut diatas tidak bersifat wajib (harus ada) pada setiap periodenya tetapi sesuai kebutuhan lembaga.
Pasal 2
Mekanisme Pengajuan Dana Operasional 1. Jumlah pengajuan dana operasional disesuaikan dengan anggaran yang telah
ditetapkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim). 2. Pengajuan dana operasional dilakukan oleh Bendahara DPM setiap satu bulan
sekali pada Jumat minggu ke-3. 3. Jika tanggal pengajuan adalah hari libur maka waktu pengajuan diatur
berdasarkan kesepakatan lembaga dengan Direktur Tingkat Persiapan Bersama (TPB)/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan (Dirmawa).
4. Pengajuan dana operasional dibuat rangkap tiga yaitu untuk arsip wakil dekan, keuangan, dan DPM.
5. Pengajuan dana operasional di luar pengajuan dana operasional bulanan, pengeluarannya diatur setelah mendapat persetujuan dari Bendahara dan Ketua DPM.
6. Bendahara DPM tidak bertanggung jawab terhadap pengambilan dana operasional yang tidak memenuhi peraturan tersebut.
Pasal 3 Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Operasional
1. Laporan keuangan DO periode lalu diserahkan bersamaan dengan pengajuan DO periode berikutnya, dengan melampirkan bukti-bukti transaksi asli dan dibuat rangkap tiga yaitu untuk arsip DPM, keuangan, dan Direktorat TPB/Wakil dekan/ /Direktorat Pendidikan Diploma (DPD)/Direktorat kemahasiswaan (Ditmawa). Format laporan keuangan terlampir.
2. Laporan keuangan DO dibuat sebenar-benarnya, jika bersaldo maka saldo harus dilaporkan.
3. Keterlambatan penyerahan laporan tanpa konfirmasi akan dikenakan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Direktur TPB/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan.
BAB II DANA KEGIATAN
Pasal 1 Ketentuan Umum
1. Dana kegiatan adalah dana yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan GBHK organisasi yang bersangkutan.
2. Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan, rutin, dan insidental.
3. Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara Lembaga.
Pasal 2 Mekanisme Pengajuan Dana Kegiatan
1. Nominal dana kegiatan yang diajukan disesuaikan dengan anggaran tahunan lembaga yang diputuskan dalam Rapat Pimpinan.
2. Dana kegiatan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan.
3. Pengajuan dana kegiatan diajukan oleh bendahara kegiatan/ketua kegiatan dengan bendahara DPM setelah mendapat persetujuan nominal dana kemahasiswaan yang disetujui oleh Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa).
4. Dana kegiatan diserahkan kepada bendahara atau ketua penyelenggara kegiatan segera setelah dana turun dari Direktorat TPB/ Wakil dekan/DPD/WR III.
Pasal 3 Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan
1. Laporan keuangan dana kegiatan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan berlangsung, dengan disertai bukti transaksi asli, dibuat rangkap tiga Yaitu untuk arsip DPM, Direktorat TPB/Wakil dekan/ /Direktorat Pendidikan Diploma (DPD)/Direktorat kemahasiswaan (Ditmawa) dan keuangan DPD IPB. Format laporan keuangan terlampir.
2. Jika poin diatas tidak dipenuhi atau terjadi keterlambatan penyerahan laporan keuangan maka akan diberikan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Direktur TPB/Wakil dekan/Direktur Pendidikan Diploma/Direktur kemahasiswaan.
3. Untuk kegiatan rutin yang kontinu pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat progress report setiap bulannya kepada Bendahara lembaga yang akan diserahkan kepada Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa).
4. Kegiatan yang diundur atau dipindah waktunya, harus memberikan progress report kepada Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Dirmawa).
5. Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK sudah diambil, maka Penanggung Jawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan lisan dan tertulis kepada pihak institusi Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/Direktur Kemahasiswaan (Dirmawa) setelah mendapat persetujuan Ketua lembaga yang bersangkutan.
BAB III SALDO
Pasal 1 Saldo Dana Operasional
1. Saldo dana operasional adalah sisa dana operasional yang telah digunakan pada periode yang lalu (surplus/deficit).
2. Saldo dana operasional surplus akan dialokasikan dan digunakan pada periode berikutnya. Sedangkan jika saldo dana operaional defisit akan ditutupi dalam pengajuan DO periode berikutnya.
3. Jika ada saldo surplus dana operasional pada periode terakhir maka dana tersebut akan dialokasikan untuk pengajuan DO periode berikutnya.
Pasal 2 Saldo Dana Kegiatan
1. Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/défisit).
2. Bila terjadi saldo surplus akhir kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai
dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (contoh 70% dari saldo
dialokasikan untuk kas kelembagaan dan 30% untuk panitia penyelenggara
kegiatan).
3. Pembagian saldo surplus tersebut diatas dapat dilakukan jika dana tersebut
bukan dana kemahasiwaan.
4. Bila terjadi déficit anggaran pada suatu kegiatan maka untuk menutupi déficit
tersebut sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (Contoh 70%
dari dana déficit ditutupi oleh lembaga dan 30% dari panitia penyelenggara
kegiatan).
ALUR PENCAIRAN DANA
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
A. DPM TPB
DPM TPB Direktur TPB DPM TPB
B. DPM FAKULTAS
DPM WAKIL DEKAN BENDAHARA FAKULTASBENDAHARA DPM
(DANA CAIR).
C. DPM DIPLOMA
DPM Diploma Wakil Direktur III DPM Diploma
D. DPM KM
DPM KM Direktur Kemahasiswaan WR III Bendahara WR III DPM KM
(DANA CAIR).
DIAGRAM ALIR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN
VI. ASPEK PROPOSAL-LPJ KEGIATAN
A. PROPOSAL
Format baku proposal yang akan diserahkan kepada pihak institusi yaitu sebagai
berikut : jenis huruf Times New Roman, font/ukuran 12, ukuran kertas A4, dan
margin 3,4,3,3.
Isi pokok dari proposal : Lembar pengesahan, latar belakang, landasan kegiatan,
nama dan tema kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, deskripsi kegiatan, sasaran
kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, pembicara (jika ada), jumlah peserta,
PROPOSAL verifikasi persetujuan
PENCAIRAN
DANA
REVISI
PELAKSANAAN
LPJ Verifikasi persetujua
REVISI
MONITORING
Y
T
Y T
LPJ ARSIP LPJ
Wakil Rektor III
Direktur Kemahasiswaan/
/Direktur Diploma/Wakil
Dekan
Organisasi
Kemahasiswaan
penutup dan lampiran-lampiran (susunan panitia, susunan acara, dan angggaran
dana)
Proposal/draft awal harus diserahkan pada Sekretaris atau PJ Kesekretariatan dan
Bendahara DPM paling lambat 3 minggu sebelum hari-H dan harus
memeperhatikan batas pengajuan dana tiap bulannya yaitu setiap Sabtu minggu
ke-3 dengan kondisi proposal tidak harus terjilid. Sedangkan Proposal kegiatan
yang telah di-acc Ketua untuk diajukan kepada Wakil Rektor III untuk KM dan
Wakil Dekan untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB) paling lambat 2
minggu sebelum hari-H pelaksanaan kegiatan.
Sebagai fungsi kontroling DPM terhadap BEM harus ada, mekanisme
pengumpulan draft awal proposal kegiatan 2 bulanan kepada DPM dan DPM
berhak mengadakan rapat koordinasi.
Proposal yang akan diajukan ke pihak institusi untuk mengambil DK wajib
diperbanyak sebanyak tiga kali (arsip institusi, keuangan, dan sekretaris atau PJ
kesekretariatan DPM).
Adapun format proposal yang harus diperhatikan adalah format lampiran, dalam
hal ini yaitu format anggaran dana dan lembar pengesahan. Bentuk dari kedua
format tersebut terlampir.
B. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) KEGIATAN
Format baku pembuatan, banyaknya jenis/macam LPJ, dan banyaknya yang
harus digandakan sama dengan proposal, yang membedakan terletak dari isi
pokok LPJ.
Isi pokok LPJ yang akan diserahkan adalah Lembar Pengesahan, Latar Belakang,
Landasan kegiatan, Nama danTema Kegiatan, Maksud dan Tujuan Kegiatan,
Deskripsi Kegiatan, Sasaran kegiatan, Waktu dan Tempat Pelaksanaan,
Pembicara (jika ada), Jumlah kehadiran peserta, Evaluasi Kegiatan Keseluruhan
dan per divisi, Faktor penghambat/kendala, Faktor penunjang/pendukung
kegiatan, Rekomendasi dan Saran, Penutup, dan Lampiran-lampiran ( Susunan
panitia, Susunan Acara, dan Laporan Keuangan Kegiatan). Untuk memperkuat
LPJ, maka Bukti Pengeluaran Dana, Daftar Hadir Peserta, Makalah, Biodata
Pembicara, Daftar Surat Masuk/Keluar, dokumentasi atau hal-hal lain yang
penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan HARUS dilampirkan.
Untuk kegiatan yang bersifat rutin dan berlangsung lebih dari satu bulan, maka
panitia WAJIB membuat laporan bulanan (Progress Report) dan
menyerahkannya kepada pihak institusi (Wakil Rektor III untuk KM dan Wakil
Rektor III untuk KM dan Wakil Dekan untuk fakultas (Direktur TPB untuk
BEM TPB) untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB)). Untuk divisi/
komisi DPM harus menyerahkan progress report kegiatan divisinya tiap bulan
kepada sekretaris dan bendahara DPM.
LPJ kegiatan paling lambat diserahkan ke pihak DPM dan Wakil Rektor III
untuk KM dan Wakil Dekan, untuk fakultas (Direktur TPB untuk BEM TPB)
paling lama 3 minggu (21 Hari) pasca pelaksanaan hari-H kegiatan disertai arsip
surat keluar kegiatan, surat masuk, dan dokumentasi kegiatan.
Jika terjadi keterlambatan pada point di atas, maka akan dikenakan sanksi berupa
penangguhan dana kemahasiswaan untuk kegiatan berikutnya dari komisi yang
sama oleh pihak institusi.
VIII. ASPEK PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT DPM DAN
FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN
A. PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT
1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak menggunakan LK Center
2. Setiap pengguna ruangan WAJIB menjaga kebersihan dan kerapihan ruangan, mengembalikan inventaris yang dipinjamnya ke tempat semula, dan mengontrol kembali kondisi ruangan.
3. Setiap pengguna ruangan DILARANG membawa barang – barang inventaris yang ada untuk kepentingan pribadi.
4. Dilarang menempel pengumuman dan/atau sejenisnya di sembarang tempat (kaca, pintu, dsb) kecuali di tempat yang sudah disediakan. Dan jika sangat mendesak harus mendapat persetujuan dari Komisi II DPM Diploma, dan ditempel dengan selotipe, bukan doubletipe apalagi lem.
5. Kebersihan LK Center adalah tanggung jawab bersama. 6. Setiap pengguna ruangan yang tidak mengindahkan ketentuan di atas akan
mendapat sanksi tegas dari Komisi II DPM Diploma.
B. PENGGUNAAN FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN
1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak menggunakan fasilitas LK Center seperti kertas, box file, loke, dan lain – lain.
2. Bagi pihak yang akan meminjam fasilitas LK Center untuk dibawa keluar LK Center, DIWAJIBKAN mengisi buku peminjaman inventaris. Bagi kepanitiaan non-LK yang akan meminjam ruangan maupun inventaris LK Center WAJIB menyerahkan surat izin peminjaman dan mengisi buku daftar peminjaman inventaris LK Center.
3. Batas waktu peminjaman yang berjangka waktu maksimal dipinjamkan sesuai kesepakatan bersama (Komisi II DPM Diploma dan peminjam), sedangkan untuk peminjaman yang tidak berjangka waktu, maksimal dipinjamkan 1 minggu terhitung sejak tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang sbanyak 2 kali.
4. Barang – barang yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Kerusakan / kehilangan terhadap fasilitas yang dipinjam menjadi tanggung jawab peminjam dengan ketentuan mengganti dengan barang yang sejenis atau mengganti dengan uang seniali harga barang tersebut yang berlaku sekarang.
5. Ketentuan dan aturan teknis mengenai fasilitas LK Center akan diatur oleh Komisi II DPM Diploma di kemudian hari.
IX. ASPEK PUBLIKASI
1. Setiap kelembagaan IPB yang ingin menempelkan publikasi di fakultas
diwajibkan berstempel Kelembagaan dan/ atau Institusi
2. Tidak diperkenankan menempel pulikasi di luar tempat yang disediakan oleh
fakultas terkait.
3. Setiap kelembagaan IPB yang ingin menempelkan publikasi di luar fakultas
diwajibkan berstempel BEM KM IPB.
4. Untuk publikasi ukuran A3, jumlah publikasi yang ditempel di papan
publukasi paling banyak 2, untuk ukuran A4 jumlah publikasi paling banyak
empat (4).
5. Batas waktu penempelan diserahkan kepada DPM Fakultas .
6. Tidak diperkenankan menempel publikasi di tempat yang bersifat
mengganggu keindahan kampus.
IX. ASPEK ATURAN TAMBAHAN
1. SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang
terjadi di lingkungan LK KM IPB dan atau dinilai sudah tidak relevan lagi
dengan kondisi kemahasiswaan.
2. Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme
Surat Ketetapan MPM KM IPB.
3. Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya Sekretaris atau PJ Kesekretariatan
atas pertimbangan dan persetujuan Sekjen MPM KM IPB.
4. Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau
keterangan lain.
NAMA LEMBAGA PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan Cp. Nama (No. Telepon)
LAMPIRAN
1. BENTUK KOP SURAT
a. Surat Lembaga
b. Surat Kepanitiaan
2. FORMAT SURAT KELUAR *) 3. FORMAT SURAT KEPUTUSAN
KOP SURAT
tanggal pembuatan surat No : Lamp : (Jika tidak ada lampiran, Lamp. Tidak perlu ditulis) Hal :
Yth. …… Nama Tujuan Alamat Tujuan
Salam Pembuka Paragraf Pembuka Isi Surat Paragraf Penutup Salam Penutup
Menyetujui,
Ketua Lembaga
Nama NIM.
Ketua Pelaksana
Nama NIM
Mengetahui,
Wakil Direktur I
Nama NIP.
KOP SURAT
SURAT KEPUTUSAN No.
Tentang
(Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno)
Mengingat : Hal yang menjadi dasar hukum Menimbang : Hal yang mendasari kondisi
MEMUTUSKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)
Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno Nama Lembaga
Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor
Periode 2008/2009
Bogor,………..20.. Pukul …… WIB
Pimpinan Rapat Ketua Lembaga
Nama NIM
*) Untuk surat ke luar Diploma, HARUS ada tanda tanganWD I dan Tembusan kepada direktur Diploma
Logo Lemba
ga
Logo Kegiata
n
NAMA KEPANITIAAN NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Alamat Kesekretariatan
Cp. Nama (No. Telepon)
4. FORMAT SURAT MANDAT/ 5. FORMAT DISPOSISI
TUGAS PROPOSAL
6. FORMAT SURAT KETETAPAN
KOP SURAT BIMILLAAHIRRAHMAANIRRAHIIM
SURAT MANDAT/TUGAS No.
Kalimat Pembuka
Nama Yang diberi Mandat/Tugas (Jabatan)
Sebagai
Mandat/Tugas yang diberikan
Penjelasan wewenang dan tanggung jawab orang yang diberi mandat Kalimat Penutup
Bogor, ..........,20............. Ketua Lembaga
Nama NIM
Tembusan (jika diperlukan)
DISPOSISI SURAT/PROPOSAL (Nama Kegiatan)
Telah diterima dari Panitia … (nama kegiatan) Nama : Divisi/sie : Berupa 1 (satu) berkas surat/proposal kegiatan……… (nama kegiatan) pada : Hari/tanggal : Waktu : Tempat : Diterima oleh : Nama : Jabatan : Perusahaan/ : Instansi Surat/Proposal tersebut akan dikonfirmasikan kepada panitia pada : Hari/tanggal : Waktu : Kepada :
Alamat dan telp :
Bogor,…….. 200… Penerima,
Nama
Panitia Kegiatan,
Nama
KOP SURAT
SURAT KEPUTUSAN No.
Tentang
(Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno)
Mengingat : Hal yang menjadi dasar hukum Menimbang : Hal yang mendasari kondisi
MENETAPKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)
Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno Nama Lembaga
Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor
Periode 2008/2009
Bogor,………..20.. Pukul …… WIB
Pimpinan Sidang Ketua Lembaga
Nama NIM
7. FORMAT LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PENGESAHAN
NAMA KEGIATAN
Waktu Pelaksanaan Kegiatan
NAMA KEPANITIAAN
NAMA LEMBAGA
DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Tempat, Tanggal proposal disahkan
Ketua komisi/departemen/divisi
(ttd)
Nama NIM.
Menyetujui,
Ketua DPM J
(ttd) (stempel lembaga)
Nama NIM.
Ketua Pelaksana
(ttd) (stempel Kegiatan/Kepanitiaan)
Nama NIM.
Ketua Lembaga
(Ttd) (Stempel Lembaga)
Nama NIM
Mengetahui Wakil Direktur III Kemahasiswaan
Program Diploma IPB
(ttd) (stempel)
Dr.Ir. Suwarno, M.Sc
NIP.19621120.198811.1.001
8. FORMAT SUSUNAN KEPANITIAAN
SUSUNAN KEPANITIAAN
(Nama Kegiatan)
Pelindung : Direktur Diploma IPB
Penasehat : Wadir I Diploma IPB
Penanggung Jawab : Ketua Lembaga direktorat Program Diploma IPB Nama NIM
Steering Committee (SC) (jika diperlukan)
- ………………….. NIM
- ………………….. NIM
Organizing Committee (OC)
Ketua Pelaksana: NIM
Sekretaris : NIM
Bendahara : NIM
Divisi-divisi/Seksi-seksi
1. Divisi Acara : Nama (koordinator) NIM
Nama NIM
2. Divisi Konsumsi : Nama (koordinator) NIM
Nama NIM
3. Divisi Pubdekdok : Nama (koordinator) NIM
Nama NIM
4. Dst
Ket : Jumlah SC, divisi, dan nama-nama panitia disesuaikan dengan kebutuhan
Kepanitiaan
9. FORMAT EVALUASI KEGIATAN
EVALUASI KEGIATAN
(NAMA KEGIATAN)
(TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN)
BAGIAN : KETUA/SEKRETARIS ATAU PJ
KESEKRETARIATAN/BENDAHARA/SEKSI*................................
NO NAMA/SESI ACARA PELAKSANAAN KENDALA/EVALUASI
Ket :
* Coret yang tidak perlu dan isi pada seksinya/divisinya.
Tempat, tanggal dilaporkan
ttd
Nama
10. FORMAT NOTULENSI RAPAT JENIS RAPAT :
NOTULEN :
PEMIMPIN RAPAT :
WAKTU RENCANA : WAKTU AKTUAL :
Presensi :
Nama NIM Jabatan Jam Kehadiran
Kabar TTD
AGENDA RAPAT : HASIL RAPAT :
TTD
(NOTULEN/PJ)
1. FORMAT RANCANGAN ANGGARAN DANA DAN LAPORAN
KEUANGAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN IPB
A. (Contoh)
RANCANGAN DANA OPERASIONAL BULAN APRIL 2011
Dewan Perwakilan Mahasiswa Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor
Periode 2010/2011
I. PEMASUKAN
Saldo DO Bulan November 2010 Rp 800 Dana Kemahasiswaan Rp 320.200 Total Pemasukan Rp 321.000
II. PENGELUARAN
No Perkiraan Transaksi Uraian Jumlah (Rp) A Kesekretariatan Fotokopi Berkas 100.000
90.000 Spidol 2 x 5.500 11.000
B Komunikasi Voucher IM3 200 sms 3x 10.000 30.000
Total Perkiraan Pengeluaran 321.000 Terbilang: Tiga ratus dua puluh satu ribu rupiah
Dewan Perwakilan Mahasiswa Program Diploma Institut Pertanian Bogor
Sekretariat: Kampus IPB Gunung Gede, Jl.Pajajaran, Bogor 16151 Tlp: 085711753978, Email: [email protected]
Website: www.suaradiploma.ning.com
Nomor : 001/B.1/DPM/III/2011 23 Maret 2011 Lampiran : 1 lembar Perihal : Permohonan Dana
Yth. Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Dr. Ir. Suwarno, M. Sc. di Bogor
Dengan hormat,
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita
semua, dan semoga Bapak selalu dalam lindungan-Nya.
Sehubungan dengan adanya rutinitas operasional lembaga
kemahasiswaan di Direktorat Program Diploma Institut Pertanian
Bogor, kami Dewan Perwakilan Mahasiswa Direktorat Program
Diploma IPB (DPM J IPB) kepengurusan 2010-2011 bermaksud
mengajukan permohonan dana operasional untuk bulan April 2011
dengan susunan rincian terlampir.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan
kerjasama Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua DPM Bendahara DPM
Direktorat Program Diploma IPB Direktorat Program Diploma IPB
Ahmad Andika Nuri Fauziyah
J3L108111 J3A109014
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA OPERASIONAL
BULAN APRIL 2011
Dewan Perwakilan Mahasiswa
Direktorat Program Diploma Institut Pertanian Bogor
Periode 2009/2010
I. RENCANA PEMASUKAN
1. Dana yang diajukan Rp. 320.200
2. Total rencana pemasukan Rp. 321.000
II. PEMASUKAN
1. Dana kemahasiswaan yang diperoleh Rp. 320.200
2. Saldo DO bulan Maret 2010 Rp. 800
3. Total pemasukan Rp. 321.000
III. PENGELUARAN
A. KESEKRETARIATAN
No. Transaksi Uraian Jumlah
( Rp )
No. Nota Tanggal Transaksi Uraian Jumlah
( Rp )
1. Foto kopi
berkas
100.000 001/A/11 28-11-2009 Foto kopi 16 x Rp.100 1.600
Print 6 x Rp.250 1.500
002/A/11 28-11-2009 Foto kopi 15 x Rp.100 1.500
Print 4 x Rp.250 1.000
003/A/11 07-12-2009 Foto kopi 60 x Rp.100 6.000
004/A/11 31-12-2009 Foto kopi 22 x Rp.100 2.200
print 1 x Rp.300 300
005/A/11 05-01-2010 Foto kopi 20 x Rp.100 2.000
006/A/11 06-01-2010 Foto kopi 42 x Rp.100 4.200
Map 1 x Rp.1.500 1.500
2. Kertas HVS
A4
1 rim x
Rp.30.000
30.000 007/A/11 22-03-2010 Kertas HVS
A4
1 x Rp. 30.000 30.000
3. Foto kopi
berkas
008/A/11 24-03-2010 Foto kopi 8 x Rp.100 800
009/A/11 24-03-2010 Foto kopi 26 x Rp.100 2.600
Print 1 x Rp.300 300
010/A /11 25-03-2010 Foto kopi 3 x Rp.100 300
Print 1 x Rp.300 300
4. Refill inkjet
warna
1 x
Rp.90.000
90.000 011/A/11 27-03-2010 Refill inkjet
warna
1 x Rp.50.000 50.000
5. Refill inkjet
hitam
1 x
Rp.60.000
60.000 Refill inkjet
hitam
1 x Rp.30.000 30.000
Ppn Rp.8.000 8.000
6. - - - 012/A/11 16-April-2010 Duplikat kunci
sekretariatan
5 x Rp.4.000 20.000
7. Spidol 2 x
Rp.5.500
11.000 013/A/11 17-April-2010 Spidol 2 x Rp.8.000 16.000
Sub total 291.000 180.100
B. KOMUNIKASI
No. Transaksi Uraian Jumlah
(Rp)
No. Nota Tanggal Transaksi Uraian Jumlah
(Rp)
1. Voucher IM3
200 sms
3 x
Rp.10.000
30.000 001/B/11 14-04-2010 Voucher IM3
200 sms
1 x Rp.9000 9.000
Voucher XL
10
1 x Rp.11.000 11.000
Voucher IM3
10
1 x Rp.11.000 11.000
Sub total 30.000 Sub total 31.000
Total 321.000 Total 211.100
Saldo: Rp. 109.900
NB : 1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.
2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal
pengeluaran per kebutuhan.
C. (contoh)
Rancangan Anggaran Dana
”Lokakarya Kelembagaan IPB”
Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM-J)
Pemasukan
Dana Kemahasiswaan Rp. 6.800.000
........... Rp. ........
Total Pemasukan Rp. .......
Perkiraan pengeluaran
Total Perkiraan Pengeluaran Rp. ……….
No Perkiraan Uraian Jumlah (Rp)
1 Sekretaris Proposal dan LPJ 50.000
Fotokopi surat undangan 10.000
………. ……….
2 Sie Acara Pembelian souvenir 100.000
………. ……….
3 Sie Logstrans Peminjaman LCD ……….
… ………. ………. ……….
Total
D. (contoh)
XI. ANGGARAN KEUANGAN KEGIATAN
Rencana Pemasukan Dana Kemahasiswaan Rp. 1.900.000,00
Total Rencana Pemasukan Rp. Pemasukan Dana Kemahasiswaan Rp. Total Pemasukan Rp.
PENGELUARAN
C. Kesekretariatan
No. Transaksi Uraian Jumlah ( Rp )
No. Nota Tanggal Transaksi Uraian Jumlah ( Rp )
1. Nametag DPM-J
3500x60 210000 001/A/11 10-12-2010 Internet 2x500 1000
Print 4x700 2800
print 4x300 1200
Total Rp.
3.143.000 Total Rp.2.796.400
Saldo: Rp. 1600 NB : 1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.
2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal
pengeluaran per kebutuhan/sie.
