Detaljne upute za voditelje zbirki v6.1

Agencija za zaštitu osobnih podataka Odjel središnjeg registra i zajedničkih poslova

UPUTE ZA RAD S APLIKACIJOM SREDIŠNJEG REGISTRA

EVIDENCIJA ZBIRKI OSOBNIH PODATAKA

- ZA VODITELJE ZBIRKI -

verzija 6.1

Napomena:

Aktualnu verziju uputa moţete preuzeti sa Internet stranice Središnjeg registra http://registar.azop.hr

http://registar.azop.hr/

Stranica 2 od 22 Upute za rad s aplikacijom Središnjeg registra evidencija zbirki osobnih podataka - za voditelje zbirki – v 6.1

Sadrţaj:

Uvod ...................................................................................................................................................... 3

1. Sigurnosni certifikat ............................................................................................................................... 3

2. Početna stranica .................................................................................................................................... 3

3. Pretraţivanje ......................................................................................................................................... 3

4. Registracija voditelja zbirke ................................................................................................................... 4

5. Gubitak lozinke, zaboravljena lozinka .................................................................................................... 5

6. Gubitak korisničkog imena .................................................................................................................... 6

7. Prijava registriranih korisnika ................................................................................................................. 6

8. Promjena lozinke ................................................................................................................................... 7

9. Osobni podaci........................................................................................................................................ 7

10. Nova evidencija ..................................................................................................................................... 7

11. Pregled pojmova i polja s objašnjenjima .............................................................................................. 10

12. Promjena evidencije ............................................................................................................................ 13

13. Preporuke za unošenje i promjenu evidencije ..................................................................................... 15

14. Pregled i ispis evidencije ..................................................................................................................... 15

15. "Izvoz" evidencije ................................................................................................................................. 16

16. "Uvoz" ("upload") evidencije ................................................................................................................ 16

17. Brisanje evidencije ............................................................................................................................... 18

18. Javno nedostupna evidencija .............................................................................................................. 18

19. Kraj rada .............................................................................................................................................. 19

20. Opis ikona ........................................................................................................................................... 19

21. Pomoć korisnicima .............................................................................................................................. 19

Upute za rad s aplikacijom Središnjeg registra evidencija zbirki osobnih podataka - za voditelje zbirki – v 6.1 Stranica 3 od 22

Uvod Voditelji zbirki osobnih podataka

* obvezni su evidencije o zbirkama osobnih podataka koje vode dostaviti u Središnji registar evidencija

zbirki osobnih podataka (u daljnjem tekstu: Središnji registar), sukladno Čl. 14, 15 i 16 Zakona o zaštiti osobnih podataka, Narodne novine 103/03, te izmjene i dopune - Narodne novine 118/06 i 41/08 (u daljnjem tekstu: Zakon).

Ove upute namijenjene su voditeljima koji su odabrali svoje evidencije unijeti u elektronskom obliku, unosom podataka u aplikaciju Središnjeg registra putem Interneta na stranici http://registar.azop.hr.

Preporučuju se i onim voditeljima koji svoje evidencije dostavljaju u pisanom obliku (na obrascu propisanim Uredbom o načinu voĎenja i obrascu evidencije o zbirkama osobnih podataka, Narodne novine 105/04 (u daljnjem tekstu: Uredba), posebno u dijelu objašnjenja o načinu popunjavanja predviĎenih polja u obrascu (poglavlje 11).

1. Sigurnosni certifikat U aplikaciju se ulazi upisivanjem adrese http://registar.azop.hr u web pregledniku koji koristite. Kada prvi put dolazite na gornju

adresu potrebno je instalirati sigurnosni certifikat stranice. Ako to nije učinjeno – preglednik vas upozorava:

Slika 1: Preglednik Mozilla Firefox

Za nastavak postupite prema uputama navedenih u slijedećem retku.

Slika 2: preglednik Microsoft Internet Explorer

Potrebno je zatvoriti web stranicu i postupiti po uputama navedenih u slijedećem retku.

Upute za instalaciju sigurnosnog certifikata nalaze se na kraju – u prilogu ovih Uputa.

2. Početna stranica

Slika 3: Početna stranica aplikacije

Na početnoj stranici aplikacije, osim dobrodošlice, nalazi se Glavni izbornik sa akcijama prilagoĎenim pravima osobe koja aplikaciju

koristi. Dok se ne prijavite aplikacija vas automatski prepoznaje kao gosta (anonimnu osobu).U tom slučaju su vam ponuĎene slijedeće

akcije: Pretraživanje javno dostupnih podataka, Prijava registriranih korisnika ukoliko ste već registrirani korisnik aplikacije, te Registracija novih korisnika ukoliko se ţelite registrirati kao voditelj zbirke i korisnik aplikacije Središnjeg registra.

3. Pretraţivanje Evidencije iz Središnjeg registra su javno dostupne (prema čl. 17 st.4 Zakona). Za pretraţivanje javno dostupnih podataka nije

potrebno registrirati se kao korisnik Središnjeg registra. Svatko tko otvori Internet stranicu Središnjeg registra moţe na Glavnom izborniku odabrati akciju Pretraživanje, te u bijelom polju upisati pojam po kojem se pretraţuje i gumbom TRAŢI dobiti na uvid sve evidencije u kojima se traţeni pojam pojavljuje, u njenom nazivu ili u sadrţaju.

* Značenje pojedinih izraza iz uvoda detaljnije je objašnjeno u poglavlju broj 11. ovih Uputa




NAPOMENA: voditelji zbirki svoje evidencije neće dobiti na uvid istog dana kada su unesene, već slijedećeg dana. Ako ih ţele pregledati, to mogu učiniti pomoću gumba Pregled evidencije, kako je to objašnjeno u poglavlju 14. ovih Uputa.

Slika 4: Pretraţivanje javno dostupnih podataka u Središnjem registru

Ukoliko se u nazivu ili u podacima neke evidencije nalazi traţeni pojam, naĎena evidencija će se pojaviti na listi rezultata pretrage.

Slika 5: Popis evidencija koje zadovoljavaju uvjete pretraţivanja

Sadrţaj evidencija koje zadovoljavaju uvjete pretraţivanja moţe se pregledati (klikom na šifru ili gumb ) ili ispisati na pisač

(klikom na gumb ).

4. Registracija voditelja zbirke Voditelj zbirke mora se registrirati u aplikaciju Središnjeg registra da bi izravno mogao unositi evidencije o svojim zbirkama osobnih

podataka u Središnji registar.

Postupak registracije je slijedeći:

U Glavnom izborniku odaberite akciju Registracija novih korisnika. Na ekranu će vam se prikazati forma za unos podataka gdje * označava polja koja je obvezno popuniti.

U ponuĎenom izborniku Vrsta označite vrstu voditelja zbirki kojoj pripadate. Ukoliko pripadate skupini voditelja koji imaju vlastitu brojčanu oznaku stvaratelja akta u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju u novootvoreno polje Brojčana oznaka upisujete brojčanu oznaku tijela uprave ili pravne osobe s javnim ovlastima (do najviše 12 znakova). Ako ste za vrstu osobe odabrali "fizička osoba" (obrtnik, trgovac pojedinac, ...) u polje Naziv treba upisati naziv obrta, trgovine, ustanove, društva, radnje i slično, a u polje Ime i prezime vlasnika - ime i prezime vlasnika subjekta iz prethodnog polja.

Naziv odnosno ime i prezime vlasnika voditelja zbirke i njegovo Sjedište (broj pošte i mjesto te ulica i kućni broj) trebaju odgovarati registriranom nazivu i sjedištu pravne odnosno fizičke osobe ili zakonom utvrĎenom nazivu za drţavna tijela i tijela lokalne i područne(regionalne) samouprave.

Pod MB/MBG treba upisati matični broj upisa u sudski registar ili drugu odgovarajuću evidenciju, a za tijela uprave matični broj dobiven od Zavoda za statistiku. Ovaj podatak je neobvezan. Ne preporučuje se upisivanje matičnog broja fizičke osobe.

Slika 6: Registracija novog voditelja zbirke


Popunite i ostale neobvezne podatke.

Ako upišete ispravnu E-mail adresu obavijest o vašoj aktivaciji kao korisnika aplikacije dobit ćete automatski odmah nakon prihvata registracije od Agencije za zaštitu osobnih podataka (u daljnjem tekstu: AZOP). Ne preporučuje se upisivanje osobnih e-mail adresa fizičkih osoba, posebno ako sadrţe ime i prezime fizičke osobe, već e-mail adrese grupe, odjela ili organizacije (na primjer: [email protected], ili [email protected] …)

Za dovršetak registracije obvezno kliknite ne gumb REGISTRIRAJ SE, nakon čega će vam se na ekranu prikazati vaši korisnički podaci, kao i korisničko ime i lozinka za pristup Središnjem registru. Sve dobivene podatke ispišite u 2 primjerka klikom na gumb ISPIŠI. Jedan primjerak ovjeren pečatom i potpisom odgovorne osobe dostavite u izvorniku AZOP-u. Drugi primjerak sačuvajte za vlastitu upotrebu.

Ţelite li odustati od registracije kliknite na gumb ODUSTANI.

Slika 7: Korisnički podaci za pristup Središnjem registru

PREPORUKA!: nakon aktivacije PROMIJENITE lozinku (kako je to opisano u poglavlju 8), ispišite registracijski list s novom lozinkom i čuvajte ga na sigurnom mjestu. Nova lozinka poznata je isključivo i jedino voditelju zbirke.

NE PREPORUČUJE SE!: registracijski list s korisničkim imenom i lozinkom davati trećim osobama ili omogućiti neovlaštenim osobama uvid u te podatke.

5. Gubitak lozinke, zaboravljena lozinka

U slučaju gubitka ili zaboravljene lozinke, u Glavnom izborniku odaberite akciju Prijava registriranih korisnika, a zatim kliknite na link označen riječju ovdje. Na ekranu Zaboravljena lozinka upišite vaše korisničko ime i kliknite na PROMIJENI. Nova lozinka će vam biti automatski kreirana i zajedno sa ostalim vašim podacima prikazana na ekranu. Ove podatke ispišite u 2 primjerka klikom na gumb ISPIŠI, jedan primjerak ovjeren pečatom i potpisom odgovorne osobe dostavite u izvorniku AZOP-u, dok drugi primjerak sačuvajte za vlastitu upotrebu. Stara lozinka će biti zamijenjena novom tek kada AZOP zaprimi vašu

Ako vaša ovjerena registracija ne pristigne u AZOP u roku od 30 dana korisnički podaci bit će trajno obrisani. Registriran i aktiviran voditelj zbirke koji se ne ţeli koristiti dodijeljenim mu korisničkim imenom i lozinkom moţe AZOP-u uputiti pisani zahtjev za brisanjem njegovih podataka iz Središnjeg registra. Ne moţe se jamčiti posve izvjesna dostava elektroničke poruke o aktivaciji korisničkog računa. Ukoliko se ista ne dobije u roku 15 dana od dostave registracijskog lista AZOP-u, preporučujemo prijaviti se dobivenim korisničkim imenom i lozinkom, a ako vam to ne uspije zatraţiti objašnjenje telefonom ili e-mailom.

UPOZORENJE: 1. svi podaci koje upišete na obrascu registracije bit će javno dostupni. 2. za točnost i kompletnost podataka odgovara voditelj zbirke odnosno ovlaštena osoba. 3. upisom podataka u obrazac registracije dali ste privolu za njihovo uvrštenje u središnji registar i dostup javnosti.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


ovjerenu registraciju. Obavijest o promjeni lozinke automatski će vam biti upućena elektroničkom poštom ukoliko ste na registracijskoj formi naveli vašu e-mail adresu.

PAŢNJA!: ovim postupkom aplikacija će vam automatski dodijeliti novu lozinku, odnosno - ne dobivate postojeću (izgubljenu ili zaboravljenu) lozinku, isto tako ne postoji mogućnost da sami upišete novu lozinku po svojoj ţelji.

SAVJET!: ako ste akciju Zaboravljena lozinka pokrenuli i niste dovršili postupak opisan u prethodnom stavku, a znate prethodnu lozinku, moţete se i dalje sluţiti s prethodnom lozinkom, te nije potrebno dostavljati podatke s novom lozinkom.

Slika 8: Zaboravljena lozinka

6. Gubitak korisničkog imena Ukoliko se dogodi da ste izgubili (ili zaboravili) korisničko ime, tada trebate AZOP-u poslati dopis kojim nas obavještavate o

gubitku navedenog podatka. Dopis treba sadrţavati sve neophodne podatke koje ste unijeli prilikom registracije (v. točku 4) i mora biti ovjeren potpisom odgovorne osobe i pečatom voditelja zbirke. Po primitku dopisa bit će vam dostavljeno vaše korisničko ime. Tada trebate provesti postupak za slučaj gubitka lozinke (točka 5 ovih Uputa).

7. Prijava registriranih korisnika Nakon aktivacije vaše registracije, postajete registriranim korisnikom Središnjeg registra. Za pristup Središnjem registru u

Glavnom izborniku odaberite akciju Prijava registriranih korisnika, upišite korisničko ime i lozinku i kliknite na gumb PRIJAVA. NIJE DOPUŠTENA istovremena prijava s istim korisničkim podacima na više računala.

Slika 9: Prijava u Središnji registar

Slika 10: Glavni izbornik

Nakon prijave Glavni će izbornik biti proširen dodatnim akcijama koje moţete koristiti u radu: Promjena lozinke, Osobni podaci, Nova evidencija, Promjena evidencije, Pregled evidencije, Uvoz ("Upload") evidencije, Izvoz evidencije i Brisanje evidencije.

U SLUČAJU GUBITKA KORISNIČKOG IMENA NI U KOM SE SLUČAJU NEMOJTE PONOVO REGISTRIRATI. Sustav će vas smatrati novim korisnikom, pa nećete imati mogućnost korištenja i promjene ranije unesenih podataka i evidencija.

NAPOMENA! korisničko ime upisujte malim slovima, a lozinku znak po znak – s malim i velikim slovima, brojevima i ostalim znacima – onako kako ste ju dobili. Poruka "Neispravni korisnički podaci" javlja se ako niste pravilno upisali korisničko ime i/ili lozinku. Poruka " Neaktivan korisnički račun" se javlja ako vaš korisnički račun nije aktiviran, odnosno niste poslali registracijski list u AZOP. Poruka " Vaš korisnički račun je zaključan" se javlja ako ste se više od 5 puta pokušavali prijaviti s neodgovarajućom lozinkom, a "zaključavanje" traje 30 min, nakon čega se korisnički račun "otključava". U svim navedenim slučajevima preporučujemo javiti se stručnoj sluţbi AZOP-a (detalje pogledajte u poglavlju 21 Uputa).

Upozorenje! Ne jamči se ispravan rad aplikacije uz istovremeno višestruko prijavljivanje – na istom računalu ili na više računala –

s istim korisničkim podacima!


8. Promjena lozinke Ukoliko ţelite promijeniti svoju lozinku u glavnom izborniku odaberite akciju Promjena lozinke. U polje Trenutna lozinka

upišite vašu sadašnju lozinku, a zatim kliknite na gumb PROMIJENI. Lozinka promijenjena na ovaj način je odmah aktivna, t.j. stara lozinka više ne vrijedi. Ţelite li odustati od promjene lozinke kliknite na gumb ODUSTANI.

Slika 11: Promjena lozinke

PAŢNJA!: prilikom promjene lozinke aplikacija će vam automatski dodijeliti novu lozinku, odnosno - ne postoji mogućnost da

sami upišete novu lozinku po svojoj ţelji. PREPORUKA!: nakon aktivacije PROMIJENITE lozinku, ispišite registracijski list s novom lozinkom i čuvajte ga na sigurnom

mjestu. Nova lozinka poznata je isključivo i jedino voditelju zbirke.

9. Osobni podaci Osobni podaci se odnose na podatke o voditelju zbirke. Ukoliko je potrebno promijeniti vaše korisničke podatke kao što su

vrsta, naziv, ime i prezime vlasnika, adresa telefon i dr. kliknite na Osobni podaci, promijenite ţeljene podatke i kliknite na gumb PROMIJENI.

Ţelite li odustati od promjene podataka kliknite na gumb ODUSTANI.

Slika 12: Promjena podataka o voditelju zbirke

10. Nova evidencija Za unos evidencija o zbirkama osobnih podataka u Glavnom izborniku odaberite Nova evidencija. Na ekranu će vam se

prikazati prazna evidencija, koja s sastoji od tri cjeline: 1. opći podaci o zbirci; 2. kategorija osoba; 3. vrsta podatka. Ovdje će biti prikazan redoslijed unošenja podataka u obrazac evidencije, a detaljna objašnjenja o pojmovima i poljima koja se

u obrascu javljaju i upute o popunjavanju nalaze se u točki 11 ovih uputa. Klikom na gumb POPUNI prikazat će se početna forma za unos općih podataka o zbirci, gdje * označava polja koja je obvezno

popuniti.

PAŢNJA! Ova aplikacija ima vlastite kontrolne gumbe za kretanje po aplikaciji - to su akcije na Glavnom izborniku, a unutar akcija odgovarajući gumbi odnosno gumb POVRATAK u prethodni prozor aplikacije. Nije omogućeno koristiti bilo kakve akcije ili gumbe Internet pretraţivača izvan prozora aplikacije jer to moţe dovesti do prekida "veze" s aplikacijom, te gubitka vaših podataka ukoliko ste unosili nove ili mijenjali postojeće podatke!


Nakon popunjavanja općih podataka potrebno je kliknuti na gumb ZAPAMTI na dnu obrasca, za privremeno pamćenje unesenih podataka.

Slika 13: Unos temeljnih podataka o zbirci osobnih podataka

Zbirka osobnih podataka odnosi se na najmanje jednu kategoriju osoba, koju unosite klikom na gumb DODAJ NOVU KATEGORIJU OSOBA koju nakon unošenja treba takoĎer privremeno upamtiti pomoću gumba ZAPAMTI.


Kategorija osoba sadrţi najmanje jednu vrstu podatka koju unosite klikom na gumb DODAJ NOVU VRSTU PODATKA.

Nakon unošenja svih potrebnih informacija koji se odnose na tu vrstu podatka, kliknite na gumb ZAPAMTI, kako bi se privremeno upamtile unesene informacije.

Slika 14: Unos nove vrste podatka u evidenciju o zbirci osobnih podataka

Za dodavanje nove vrsta podatka treba kliknuti na gumb DODAJ NOVU VRSTU PODATKA. Dodavanja, unošenja i pamćenja novih vrsta podataka ponavljate sve dok ne unesete sve vrste podataka koje se odnose na odgovarajuću kategoriju osoba.

Za dodavanje nove kategorije osoba treba kliknuti na gumb DODAJ NOVU KATEGORIJU OSOBA, nakon čega se ponavlja postupak dodavanja, unošenja i pamćenja novih vrsta podataka koji se odnose na tu kategoriju osoba.

Nakon što ste unijeli sve kategorije osoba i odgovarajuće vrste podataka sadrţane u zbirci osobnih podataka kliknite na gumb SPREMI EVIDENCIJU, desno na dnu obrasca.

Prije konačnog spremanja evidencije dobivate zahtjev za potvrdu točnosti unesenih podataka:

Upisom lozinke u bijelo polje i klikom na gumb POTVRDI na dnu obrasca verificirajte spremanje evidencije.

Slika 15: Zahtjev za spremanje nove evidencije


NAPOMENA: Svi podaci uneseni u evidenciju trebaju biti točni i potpuni, prema Čl. 2 Uredbe, u protivnom voditelj zbirke moţe prekršajno odgovarati, prema Čl. 36 st.1 t.2 Zakona.

Evidencija je tek ovom akcijom konačno spremljena, o čemu dobivate slijedeću obavijest:

Slika 16: Potvrda spremanja nove evidencije

PAŢNJA!: 1. Ako u bilo kojem trenutku kliknete na gumb ODUSTANI, prekidate unos podataka gubljenjem svih unesenih podataka bez prethodnog upozorenja.

2. Ukoliko tijekom unosa podataka u evidenciju pokušate izaći iz ekrana za unos odabirom bilo koje akcije osim ODUSTANI ili ZAPAMTI iz trenutno otvorenog obrasca, aplikacija će vas upozoriti da ćete tom akcijom izgubiti sve podatke koje ste upisali, a niste prethodno zapamtili.

Pritiskom na gumb OK u prikazanom prozoru, kao na Sl. 17-gore, vratit ćete se na ekran za unos odnosno aţuriranje, a gumb Cancel vodi ka stvarnom gubitku podataka.

Slika 17: Upozorenje o mogućem gubitku upisanih podataka

3. Ukoliko tijekom unosa podataka u evidenciju pokušate izaći iz ekrana za unos odabirom bilo koje akcije s Glavnog izbornika, aplikacija će vas upozoriti da ćete tom akcijom izgubiti sve podatke koje ste upisali, a niste prethodno zapamtili.

Pritiskom na gumb Cancel u prikazanom prozoru, kao na Sl. 17-dolje, vratit ćete se na ekran za unos odnosno aţuriranje, a gumb OK vodi do stvarnog gubitka podataka.

11. Pregled pojmova i polja s objašnjenjima Sukladno Zakonu o zaštiti osobnih podataka i Uredbi o načinu voĎenja i obrascu evidencije o zbirkama osobnih podataka

pojedini ovdje navedeni pojmovi imaju slijedeća značenja:

Zbirka osobnih podataka - svaki skup osobnih podataka koji je dostupan prema posebnim kriterijima, bilo centraliziranim, decentraliziranim ili raspršenim na funkcionalnom ili zemljopisnom temelju i bez obzira na to da li je sadrţan u računalnim bazama osobnih podataka ili se vodi primjenom drugih tehničkih pomagala ili ručno.

Voditelj zbirke osobnih podataka - fizička ili pravna osoba, drţavno ili drugo tijelo koje utvrĎuje svrhu i način obrade osobnih podataka. Kada je svrha i način obrade propisan zakonom, istim zakonom odreĎuje se i voditelj zbirke.

Izvršitelj obrade - fizička ili pravna osoba kojoj je voditelj zbirke osobnih podataka na temelju ugovora povjerio pojedine poslove u svezi s obradom osobnih podataka u okvirima svog djelokruga.

Posebne kategorije osobnih podataka - osobni podaci koji se odnose na rasno ili etničko podrijetlo, politička stajališta, vjerska ili druga uvjerenja, sindikalno članstvo, zdravlje ili spolni ţivot i osobnih podataka o kaznenom i prekršajnom postupku.

Evidencija o zbirci osobnih podataka - voditelj zbirke osobnih podataka za svaku zbirku osobnih podataka koju vodi uspostavlja i vodi evidenciju koja sadrţi temeljne informacije o zbirci.

Privola ispitanika - slobodno dano i izričito očitovanje volje ispitanika kojom on izraţava suglasnost s obradom njegovih osobnih podataka u odreĎene svrhe.

Korisnik - fizička ili pravna osoba , drţavno ili drugo tijelo kojem se osobni podaci mogu dati na korištenje radi obavljanja redovitih poslova u okviru njegove zakonom utvrĎene djelatnosti.

U nastavku slijedi tablični pregled pojedinih polja s objašnjenjima i uputama za popunjavanje.


GRUPA NAZIV POLJA Opis (sadrţaj) polja Upute za popunjavanje T

EM

EL

JNI P

OD

AC

I O Z

BIR

CI O

SO

BN

IH P

OD

AT

AK

A

Naziv zbirke osobnih podataka

Sadrţi potpuni naziv zbirke osobnih podataka. Ukoliko naziv nije odreĎen posebnim zakonom, voditelj zbirke odreĎuje naziv koji sadrţajno treba odgovarati skupini osobnih podataka sadrţanih u zbirci lili kategoriji osoba na koju se podaci odnose, na pr: „Zbirka osobnih podataka o radnicima“ ili "Evidencija ulaska i izlaska stranaka" i sl..

Status zbirke osobnih podataka

OdreĎuje se radi li se o prethodnoj obavijesti o namjeri uspostave zbirke, o zbirci koja je u upotrebi ili o evidentiranju brisanja zbirke.

Bira se samo jedna od opcija. Paţnja – ako odaberete status "brisan" – evidencija o zbirci će biti uklonjena i javno nedostupna za sve uključujući i voditelja zbirke.

Osobni podaci sadrţani u zbirci osobnih podataka obrađuju se

OdreĎuje se način obrade osobnih podataka sadrţanih u zbirci osobnih podataka.

Bira se samo jedna od opcija

Datum uspostave zbirke

Sadrţi datum kada je zbirka podataka uspostavljena, odnosno kada se počelo sa prikupljanjem podataka.

Ne upisuje se datum dostave ili unošenja evidencije o zbirci u Središnji registar već datum uspostave zbirke osobnih podataka kod voditelja zbirke. Ako se ne zna točan datum onda se upiše mjesec i godina (npr. 01.11.1990) ili barem godina (npr. 01.01.1990)

Voditelj zbirke osobnih podataka

Naziv odnosno ime i prezime voditelja zbirke i njegovo sjedište treba odgovarati registriranom nazivu i sjedištu pravne odnosno fizičke osobe ili zakonom utvrĎenom nazivu za drţavna tijela i tijela lokalne i područne (regionalne) samouprave

Prijavljeni korisnik automatski je prihvaćen kao voditelj zbirke. Ukoliko prilikom registracije niste unijeli sve podatke ili ste unijeli krive podatke, na gumb OSOBNI PODACI moţete naknadno dopuniti ili ispraviti podatke o voditelju zbirke.

Izvršitelj obrade**

Izvršitelj obrade je pravna ili fizička osoba kojoj je voditelj zbirke osobnih podataka na temelju ugovora u okvirima svog djelokruga rada povjerio poslove vezane uz obradu osobnih podataka. Podaci trebaju odgovarati registriranom nazivu i sjedištu pravne odnosno fizičke osobe ili zakonom utvrĎenom nazivu za drţavna tijela i tijela lokalne i područne (regionalne) samouprave.

Novi izvršitelj unosi se na gumb NOVI IZVRŠITELJ OBRADE, a u obrazac se upisuju potrebni podaci (naziv odnosno ime i prezime izvršitelja i njegovo sjedište (broj pošte i mjesto, te adresa). Ako je izvršitelja više – svaki se unosi na opisani način. Ako izvršitelj već postoji u popisu (iz nekog prijašnjeg unosa), iz prozora s popisom izvršitelja bira se klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl. Izvršitelj je označen i uvršten u popis ako njegov redak ima plavu boju. Već označeni izvršitelj uklanja se iz popisa isto kako je prethodno označen - klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl – tada redak gubi plavu boju.

Poslovi obrade povjereni izvršitelju obrade

Sadrţi popis poslova obrade osobnih podataka koji su povjereni izvršitelju obrade.

Polje se obvezno treba popuniti za svakog izvršitelja obrade, navodeći poslove koji su mu povjereni u svezi obrade osobnih podataka u zbirci osobnih podataka.

Svrha obrade Sadrţi svrhu u koju se osobni podaci prikupljaju u navedenu zbirku.

Obvezno je upisati svrhu prikupljanja i obrade osobnih podataka u predmetnoj zbirci.

Svrha obrade određena je

Označi se da li je svrha obrade odreĎena zakonom ili odlukom od strane voditelja zbirke osobnih podataka uz privolu ispitanika, ili oboje.

Potrebno je odabrati barem jednu od ponuĎenih opcija, sukladno svrsi opisanoj u prethodnom polju.

Naziv i odredbe zakona

Upiše se naziv i odredbe zakona kao pravnog temelja za obradu osobnih podataka

Polje je obvezno popuniti ukoliko kao pravni temelj uspostave zbirke označite zakon.

Način davanja privole ispitanika za prikupljanje i obradu njegovih osobnih podataka

Opiše se način davanje privole ispitanika. Polje je obvezno ukoliko kao pravni temelj uspostave zbirke označite odluku od strane voditelja zbirke uz privolu ispitanika. Napomena: ispitanik je dao privolu za obradu njegovih osobnih podataka u odreĎene svrhe izričitim očitovanjem volje.

Inozemni korisnici Bira se ili upisuje naziv osobe ili meĎunarodne organizacije kojoj su osobni podaci dani na korištenje uz navoĎenje drţave, svrhe i pravnog temelja unošenja odnosno iznošenja osobnih podataka u/iz RH - da li je iznošenje propisano meĎunarodnim ugovorom, zakonom ili drugim propisom odnosno pisanim pristankom fizičke osobe (ispitanika) na koju se podaci odnose.

Novi inozemni korisnik unosi se na gumb NOVI INOZEMNI KORISNIK, a u obrazac se upisuju potrebni podaci (naziv, drţava, svrha i temelj). ). Ako je korisnika više – svaki se unosi na opisani način. Ako inozemni korisnik već postoji u popisu (iz nekog prijašnjeg unosa), iz prozora s popisom korisnika bira se klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl. Korisnik je označen i uvršten u popis ako njegov redak ima plavu boju. Već označeni korisnik uklanja se iz popisa isto kako je prethodno označen - klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl – tada redak gubi plavu boju.

Naznaka poduzetih mjera zaštite osobnih podataka

Opišite poduzete organizacijske, kadrovske i tehničke mjera zaštite osobnih podataka.

Npr. pristup bazi podataka zaštićen je lozinkom, ili osobni podaci čuvaju se u prostorijama sa zaštićenim pristupom itd.

**

Vidi napomenu u tablici 1. na str 13. ovih Uputa


GRUPA NAZIV POLJA Opis (sadrţaj) polja Upute za popunjavanje P

RA

VA

ISP

ITA

NIK

A

Kontakt osoba**

Upišite podatke gdje se mora predati zahtjev ispitanika odnosno njegovih zakonskih zastupnika ili opunomoćenika radi dobivanja obavijesti o obradi njegovih osobnih podataka, a koji se odnose na: - obavijesti u svezi obrade osobnih podataka ispitanika; - uvid u vlastite osobne podatke u zbirci; - dostavu potvrda, izvadaka ili ispisa o osobnim podacima ispitanika; - izmjenu, dopunu i brisanje osobnih podataka; - ispitanikovo protivljenje obradi njegovih osobnih podataka u svrhu marketinga.

Nije potrebno unositi podatke o kontakt osobi ako je to voditelj zbirke odnosno fizička osoba zaposlena kod voditelja zbirke. Ako je kontakt osoba druga pravna ili fizička osoba kojoj su poslovi informiranja ispitanika povjereni temeljem ugovora, podaci o njoj se unose na gumb NOVA OSOBA, a u obrazac se upisuju potrebni podaci(naziv odnosno ime i prezime izvršitelja i njegovo sjedište (broj pošte i mjesto, te adresa).

U kojem obliku zahtjev mora biti predan

Sadrţi oblik u kojem treba biti predan zahtjev u svezi osobnih podataka ispitanika. Bira se jedan od ponuĎenih oblika ili upisuje novi oblik u kojem se predaje zahtjev.

Ako oblik nije u popisu, na padajućem izborniku odaberite ostalo i navedite

novi oblik predaje zahtjeva.

Drugi administrativni preduvjeti koji olakša-

vaju obradu zahtjeva

Upisuju se organizacijski ili tehnički preduvjeti koji olakšavaju obradu zahtjeva.

Nije obvezno popuniti.

Plaćanje naknade Označite da li je posebnim zakonom propisano plaćanje naknade za troškove iz članaka 19.,20. i 21. Zakona o zaštiti osobnih podataka.

Bira se DA ili NE. Ako je odabir DA u polje za unos iznosa naknade treba upisati iznos ili raspon iznosa (u kn)..

Iznos Upišite iznos naknade za troškove iz članaka 19.,20. i 21. Zakona o zaštiti osobnih podataka.

Upisuje se točan iznos ili raspon iznosa (od... do...) u kn.

Zakon kojim je propisano plaćanje naknade

Upišite naziv i odredbu zakona kojim je propisano plaćanje naknade.

U skladu sa člankom 22. Zakona o zaštiti osobnih podataka, troškove iz članaka 19, 20. i 21. snosi voditelj zbirke, ako posebnim zakonom nije drugačije propisano.

KA

TE

GO

RIJ

A O

SO

BE

Naziv kategorije osoba

Upišite naziv odnosno oznaku grupe ili grupa fizičkih osoba na koje se osobni podaci odnose.

Za unos nove kategorije osoba kliknite na gumb DODAJ NOVU KATEGORIJU OSOBA. Ponovite unos za sve kategorije osoba na koje se podaci odnose, npr. ukoliko se radi o zbirci osobnih podataka o radnicima, jedna kategorija osoba su radnici, druga članovi obitelji radnika ako se o njima skupljaju osobni podaci vezano za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, treća kategorija osoba su radnici s invaliditetom itd.

VR

ST

A P

OD

AT

KA

Vrsta podatka Upišite vrstu podatka sadrţanu u zbirci osobnih podataka. Podaci o vrstama podataka moraju sadrţavati popis svih vrsta osobnih podataka sadrţanih u zbirci. Nije dovoljno u ovo polje upisati opći pojam, npr. "osobni podaci radnika" ili "potrebni podaci" i sl.

Za unos pojedine vrste podatka za odreĎenu kategoriju osoba (npr. ime) kliknite na gumb DODAJ NOVU VRSTU PODATKA. Ponovite unos za sve vrste podataka u odreĎenoj kategoriji osoba (dalje se upisuje npr. prezime, pa onda adresa, MBG itd. odnosno SVE vrste podataka koje se o pojedinoj kategoriji osoba prikupljaju).

Podatak pripada posebnoj kategoriji osobnih podataka

Prema članku 8. Zakona o zaštiti osobnih podataka osobni podaci koji se odnose na rasno ili etničko podrijetlo; politička stajališta; vjerska ili druga uvjerenja; sindikalno članstvo; zdravlje ili spolni ţivot; te podaci o kaznenom i prekršajnom postupku, pripadaju posebnoj kategoriji osobnih podataka.

Na padajućem izborniku odaberite odgovarajuću posebnu kategoriju podataka ili odaberite "NE" ako podatak ne pripada posebnoj kategoriji osobnih podataka.

Izvor dobivanja informacija

Podaci o porijeklu informacija u zbirci iskazuju se navoĎenjem izvora dobivanja podataka, za svaku vrstu podatka.

Odaberite postojeći izvor ili kliknite na ostalo i u polje upišite novi izvor, na primjer: -neposredno od ispitanika, -isprava (navesti ispravu) -preuzimanjem iz drugih zbirki osobnih podataka istog voditelja zbirke . -dobivanje informacije od treće osobe (koju treba navesti nazivom odnosno imenom i prezimenom, te sjedištem) -preuzimanjem iz zbirki osobnih podataka drugog voditelja zbirke za kojeg treba navesti naziv odnosno ime i prezime i sjedište -vlastitim opaţanjem, istraţivanjem …

Način dobivanja informacija

Sadrţi način na koji je osobni podatak ispitanika dobiven.

Odaberite postojeći način ili kliknite na ostalo i u polje upišite novi način, na primjer: -usmeno, -pisano; -uvidom u ispravu (navesti ispravu), -kazeta, disketa, mreţa; -medicinski pregled, …

**

Vidi napomenu u tablici 1. na str 13. ovih Uputa


GRUPA NAZIV POLJA Opis (sadrţaj) polja Upute za popunjavanje V

RS

TA

PO

DA

TK

A

Informacije dane ispitaniku

Sadrţi informacije koje ste dali ispitaniku prije prikupljanja njegovih osobnih podataka, a o kojima ste ga duţni informirati sukladno odredbi članka 9. Zakona. Izuzetno, podaci o informiranju ispitanika ne trebaju se upisati u evidenciju: -ako je obrada podataka izričito odreĎena zakonom -ako se za potrebe obrade u statističke svrhe ili svrhe povijesnog ili znanstvenog istraţivanja osobni podaci daju na korištenje ili se prikupljaju iz postojećih zbirki osobnih podataka.

Treba upisati sve informacije koje ste dali ispitaniku prije prikupljanja njegovih osobnih podataka: -o identitetu voditelja zbirke osobnih podataka -o svrsi obrade u koju su podaci namijenjeni -o korisnicima ili kategorijama korisnika osobnih podataka -da li se radi o dobrovoljnom ili obveznom davanju podataka (u slučaju obveznog davanja navodi se i zakonska osnova) -o mogućim posljedicama uskrate davanja podataka -o davanju osobnih podataka na korištenje drugim korisnicima.

TakoĎer, upišite da li ste dali ispitaniku informacije o namjeravanoj obradi njegovih osobnih podataka u svrhe marketinga kao i o njegovom pravu da se takvoj obradi usprotivi, a čemu ste ga duţni unaprijed obavijestiti sukladno odredbi članka 21. Zakona.

Način davanja informacija ispitaniku

Sadrţi način na koji su ispitaniku dane informacije vezane uz prikupljanje njegovih osobnih podataka.

Postaje obvezno upisom podataka u preth. polje.

Odaberite postojeći način ili kliknite na ostalo i u polje upišite novi način, na primjer: usmeno, pisano, putem letka, …

Način čuvanja podatka

Sadrţi oblik ili medij na koji se čuvaju osobni podaci.

Odaberite postojeći način ili kliknite na ostalo i u polje upišite novi način, na pr.: kazete, kartice, knjige, diskete, CD i sl.

Vremensko razdoblje čuvanja i korištenja podataka

Sadrţi vremensko razdoblje čuvanja i korištenja osobnih podataka, koje moţe biti odreĎeno od strane voditelja zbirke ili posebnim zakonom.

Bira se opcija trajno, do nekog datuma, na odreĎeni rok, ili pod ostalo neki drugi opis vremenskog razdoblja čuvanja i korištenja osobnih podataka.

Razdoblje čuvanja i korištenja podataka određeno je:

Označite da li je razdoblje čuvanja i korištenja odreĎeno posebnim zakonom ili je utvrĎeno od strane voditelja zbirke osobnih podataka.

Ako je razdoblje odreĎeno posebnim zakonom, u prazno poje treba upisati naziv i odredbe posebnog zakona kojim je to razdoblje čuvanja i korištenja odreĎeno.

Drugi korisnici** Sadrţi popis korisnika kojima se osobni podaci daju na korištenje. Podaci trebaju odgovarati registriranom nazivu i sjedištu pravne odnosno fizičke osobe ili zakonom utvrĎenom nazivu za drţavna tijela i tijela lokalne i područne (regionalne) samouprave.

Novi korisnik unosi se na gumb NOVA OSOBA, a u obrazac se upisuju potrebni podaci(naziv odnosno ime i prezime korisnika i njegovo sjedište (poštanski broj i mjesto, te adresa). Ako je korisnika više – svaki se unosi na opisani način. Ako korisnik već postoji u popisu (iz nekog prijašnjeg unosa), iz prozora s popisom korisnika bira se klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl. Korisnik je označen i uvršten u popis ako njegov redak ima plavu boju. Već označeni korisnik uklanja se iz popisa isto kako je prethodno označen - klikom miša uz istovremeno drţanje tipke Ctrl – tada redak gubi plavu boju.

Način informiranja ispitanika o drugim korisnicima

Sadrţi način informiranja ispitanika o drugim korisnicima njegovih osobnih podataka.

Odaberite jedan od ponuĎenih načina ili odaberite ostalo i upišite novi način informiranja ispitanika o davanju njegovih osobnih podataka na korištenje drugim korisnicima.

** NAPOMENA: Ako "izvršitelj obrade", "kontakt osoba" ili "drugi korisnik" imaju vlastitu brojčanu oznaku stvaratelja akta u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju (tijelo uprave, tijelo javne vlasti, ...), a ista vam nije poznata, moţete upisati 000 (navedeni podatak se nigdje ne prikazuje).

Tablica 1: Nazivi i opisi polja za unos evidencije o zbirci osobnih podataka

12. Promjena evidencije Ako ţelite promijeniti podatke o zbirci osobnih podataka u Glavnom izborniku odaberite akciju Promjena evidencije

i u popisu postojećih evidencija odaberite onu koju ţelite promijeniti, klikom na njenu šifru ili na sličicu .

UPOZORENJE: 1. svi podaci koje upišete u evidenciju bit će javno dostupni. 2. za točnost i kompletnost podataka odgovara voditelj zbirke odnosno ovlaštena osoba. 3. upisom podataka u evidenciju dali ste privolu za njihovo uvrštenje u središnji registar i dostup javnosti. 4. u polja "Izvršitelj obrade", "Drugi korisnik", "Inozemni korisnik", "Kontakt osoba" ne upisujte osobne podatke fizičkih

osoba bez njihove izričite privole.


UPOZORENJE!: Nakon izbora evidencije ona će biti otvorena za promjene slijedećih 60 min.

Klikom na gumb PROMIJENI moţete mijenjati opće podatke o evidenciji. PAŢNJA!: ako status zbirke promijenite u "brisan" – evidencija o zbirci će nakon spremanja promjena biti uklonjena i javno

nedostupna za sve uključujući i voditelja zbirke. Detaljnije objašnjenje brisanja evidencije nalazi se u poglavlju 17. Ukoliko ţelite promijeniti neku kategoriju osoba ili vrstu podatka ili kliknite na gumb PROMIJENI KATEGORIJU odnosno

PROMIJENI PODATAK (s desne strane obrasca uz kategoriju osoba ili vrstu podatka). Novu kategoriju osoba ili novu vrstu podatka dodajete ako kliknite na gumb DODAJ IZNAD odnosno DODAJ ISPOD (s desne

strane obrasca uz kategoriju osoba ili vrstu podatka). Nova kategorija osoba odnosno vrsta podatka bit će dodana iznad (ispred) odnosno ispod (iza) kategorije osoba ili vrste podatka s čijeg ste okvira birali gumb.

Ako ţelite dodati novu vrstu podatka ili novu kategoriju osoba na kraj, kliknite na gumb DODAJ NOVU VRSTU PODATKA odnosno DODAJ NOVU KATEGORIJU OSOBA (lijevo na dnu obrasca). Nova vrsta podatka odnosno kategorija osoba bit će dodana iza posljednje.

Ţelite li obrisati odreĎenu vrstu podatka ili kategoriju osoba kliknite na gumb OBRIŠI PODATAK odnosno OBRIŠI KATEGORIJU (s desne strane obrasca uz kategoriju osoba ili vrstu podatka). Brisanjem kategorije osoba brišete i sve pripadajuće vrste podataka.

Gumbi POMAKNI GORE i POMAKNI DOLJE sluţe za pomicanje kategorije osoba ili vrste podatka u ţeljenom redoslijedu. U svakom trenutku moţete odustati od bilo koje akcije promjene ili dodavanja, klikom na gumb ODUSTANI. Aplikacija će vas

vratiti u prethodno stanje s gubljenjem svih promijenjenih odnosno unesenih podataka bez prethodnog upozorenja.

PAŢNJA!: Ne zaboravite kliknuti na gumb ZAPAMTI nakon svake promjene odnosno dodavanja odreĎenog objekta.

Slika 18: Promjena evidencije

Nakon što ste promijenili podatke kliknite na gumb SPREMI EVIDENCIJU desno na dnu obrasca.


Prije konačnog spremanja promjena u evidenciji dobivate zahtjev za potvrdu točnosti unesenih podataka:

Slika 19: Zahtjev za spremanje promjena evidencije

Upisom lozinke i klikom na gumb POTVRDI na dnu obrasca verificirajte spremanje evidencije.

Evidencija je tek ovom akcijom konačno spremljena, o čemu dobivate slijedeću obavijest:

Slika 20: Potvrda spremanja promjena u evidenciji

PAŢNJA!: Obratite pozornost na upozorenja koja se javljaju tijekom unošenja nove evidencije ili promjene evidencije:

Slika 21: Upozorenja tijekom unošenja ili promjene evidencije

Prvo upozorenje se javlja kada imate više otvorenih prozora za unošenje odnosno promjenu vrsta podataka ili kategorija osoba, a izabrali ste akciju SPREMI EVIDENCIJU, koja se neće izvršiti sve dok ne zatvorite (izborom akcije ODUSTANI ili ZAPAMTI) sve otvorene prozore. Ako na ovo upozorenje kliknete na gumb OK vraćate se u promjenu, a s Cancel prekidate sve prethodne promjene tako da se neće zapamtiti niti jedna promjena odnosno unos novog objekta u evidenciju.

Ako ţelite obrisati odreĎeni objekt, klikom na gumb OBRIŠI, pojavit će se ovo drugo upozorenje. Izbor gumba OK je potvrda brisanja, Cancel je odustajanje od brisanja.

13. Preporuke za unošenje i promjenu evidencije Evidenciju s većim brojem kategorija osoba i vrsta podataka moţete unositi postupno. Prilikom prvog unosa dovoljno je unijeti

opće podatke o zbirci, jednu kategoriju osoba i barem jednu vrstu podatka, te spremiti evidenciju. Ostale vrste podataka, i kategorije osoba sa odgovarajućim vrstama podataka moţete unijeti naknadno – izborom Promjena evidencije, odjednom ili u više navrata.

Ispisujte sadrţaj evidencije svaki put kad spremite evidenciju (objašnjenje o ispisu slijedi u točki 14.), tako ćete imati kontrolu nad sadrţajem evidencije i slijedom promjena koje ste radili.

14. Pregled i ispis evidencije Za pregled evidencije o zbirki osobnih podataka u Glavnom izborniku odaberite Pregled evidencije i u popisu postojećih

evidencija odaberite koju ţelite pregledati, klikom na šifru ili sličicu . Na dnu pregleda evidencije nalaze se gumbi ISPIŠI, za ispis na pisač, i POVRATAK na prethodni izbor. Za ispis evidencije o zbirki osobnih podataka moţete takoĎer kliknuti na sličicu pisača desno od naziva evidencije.

Slika 22: Pregled i ispis evidencije


PAŢNJA!: Obveza je voditelja ispisati primjerak evidencije i čuvati ga kod sebe. Nije potrebno Agenciji slati ispis evidencije.

15. "Izvoz" evidencije Kao voditelj zbirki moţete "izvesti" neku od svojih postojećih evidencija u središnjem registru – načiniti kopiju u takozvanom

XML obliku. Naime, u slučaju da treba unijeti novu evidenciju koja je slična postojećoj po strukturi i sadrţaju, moţete si olakšati posao ako tako "izvezenu" evidenciju kasnije "uvezete" (engl. "upload") te uz nuţne promjene (naziva evidencije, naziva kategorija osoba i vrsta podataka) spremite kao novu evidenciju.

Za "izvoz" evidencije u Glavnom izborniku odaberite Izvoz evidencije i u popisu postojećih evidencija odaberite onu koju ţelite "izvesti", klikom na sličicu diskete s desne strane naziva evidencije.

Slika 23: Izbor za "izvoz" evidencije

Nakon toga pojavit će se prozor kao na slici 24. lijevo. Odaberite "Save to Disk" klikom u kruţić lijevo od teksta i potvrdite klikom na gumb OK.

Slika 24: Spremanje izvezene evidencije

U slijedećem koraku, u prozoru koji se pojavi kao na slici 24. desno treba kliknuti na gumb Save (Spremi). Sada je evidencija "izvezena" odnosno njena kopija spremljena za eventualni "uvoz" po potrebi korisnika.

16. "Uvoz" ("upload") evidencije Kao voditelj zbirki moţete prethodno "izvezenu" evidenciju "uvesti" – pripremiti novu evidenciju na osnovu postojeće koju ste

prethodno "izvezli". Time si olakšavate posao pri unošenju nove evidencije ukoliko je ona vrlo slična (po strukturi i sadrţaju) prethodnoj.

Klikom na gumb "Upload" ("uvoz") na Glavnom izborniku javlja se prozor kao na slici 25.

Slika 25: Izbornik za "uvoz" evidencije


Klikom na gumb "Browse" otvara se izbornik "Choose File" kao na slici 26 za izbor neke prethodno "izvezene" evidencije koju treba "uvesti" i od nje načiniti novu.

Slika 26: Izbornik evidencije za uvoz

Iz popisa "izvezenih" evidencija (prepoznaju se po nazivu azop-nnn, nnn je broj "izvezene" evidencije) odaberite onu koju ţelite "uvesti" klikom na njen naziv, a s gumbom Open završavate odabir evidencije za "uvoz".

Aplikacija vas vraća ponovo na izbornik za "uvoz" evidencije, kao na slici 27., u kojem se nalazi naziv prethodno odabrane "izvezene" evidencije. Gumbom POŠALJI potvrĎujete "uvoz" odabrane kopije "izvezene" evidencije.

Slika 27: Izbornik za "uvoz" odabrane evidencije

Nakon što ste "poslali" "uvezenu" evidenciju otvara se prozor Nova evidencija, u kojem se nalazi kopija "uvezene" evidencije.

Slika 28: Promjena "uvezene" evidencije

Za promjenu općih podataka evidencije koristite gumb PROMIJENI, a za promjenu - dodavanje i brisanje kategorija osoba i vrsta podataka, postupate prema uputama u točki 12. ovih Uputa.

Na kraju ovog poglavlja ostaje još da upisom svoje lozinke potvrdite točnost unesenih podataka i spremite evidenciju u središnji registar.

Slika 29: Potvrda promjena i prihvaćanje nove evidencije.


17. Brisanje evidencije Za brisanje evidencije u Glavnom izborniku odaberite Brisanje evidencije i u popisu postojećih evidencija odaberite onu koju

ţelite izbrisati, klikom na šifru ili sličicu .

Slika 30: Brisanje evidencije

Nakon odabira evidencije za brisanje javlja se upozorenje o namjeravanoj promjeni statusa evidencije.

Upisom lozinke i klikom na gumb POTVRDI, na dnu obrasca, verificirajte brisanje evidencije.

Slika 31: Potvrda brisanja evidencije

18. Javno nedostupna evidencija

Sve vaše evidencije, osim brisanih, su javno dostupne – moţe ih se pregledavati i po potrebi ispisati. Moţe se meĎutim pojaviti evidencija koja nije javno dostupna, a nije niti brisana (prepoznaje se po znaku opće opasnosti lijevo od naziva u pregledu evidencija). Takva evidencija ostaje dostupna za pregled i izmjenu isključivo voditelju zbirke.

Evidencija postaje javno nedostupna u slučaju kada Odjel za nadzor Agencije pregledom procijeni da je evidencija nekompletna ili je neispravno popunjena te je proglasi javno nedostupnom. Uz to voditelju zbirke upućuje se pisani nalog da izmjeni ili dopuni sadrţaj evidencije. Nakon promjene odnosno ispravaka evidencija opet postaje javno dostupna.

Slika 32: Pregled evidencije

PAŢNJA! Pokretanjem akcije brisanja evidencija postaje nedostupna za javnost, ali isto tako i za voditelja zbirke. Brisanje evidencije je u Središnjem registru samo promjena statusa, a ne i fizičko brisanje, pa ako ste je pogreškom obrisali - na vaš pisani zahtjev ista se moţe vratiti sa statusom "u upotrebi". Evidencija se iz registra treba obvezno brisati ukoliko je voditelj (ili izvršitelj obrade) prethodno obrisao odnosno uništio kompletnu zbirku osobnih podataka koju kod sebe vodi i na koju se evidencija odnosi.


19. Kraj rada Po završetku rada sa Središnjim registrom potrebno je odjaviti se sa sustava odabirom akcije Odjava u Glavnom izborniku.

Slika 33: Kraj rada - odjava

20. Opis ikona

Simbol / ikona Opis

Ispiši evidenciju

Obriši evidenciju

Promijeni evidenciju

Pregledaj evidenciju

"Izvezi" evidenciju

"Uvezi" evidenciju

Javno nedostupna evidencija

Tablica 2: Opis ikona

21. Pomoć korisnicima

U slučaju da imate pitanja, prijedloga ili problema u radu sa Središnjim registrom evidencija zbirki osobnih podataka, moţete nam se javiti:

pismom: Agencija za zaštitu osobnih podataka

Fra Grge Martića 14 10000 Zagreb

e-mail-om: za pravna pitanja [email protected]

za tehnička pitanja [email protected]

telefonom: telefonska pomoć voditeljima zbirki dostupna je radnim danom od 10:00 do 12:00 sati:

za pravna pitanja +385 1 46 090 80 za tehnička pitanja +385 1 46 090 46


Agencija za zaštitu osobnih podataka Odjel središnjeg registra i zajedničkih poslova

UPUTE ZA INSTALACIJU CERTIFIKATA ZA PRISTUP APLIKACIJI SREDIŠNJEG REGISTRA

EVIDENCIJA ZBIRKI OSOBNIH PODATAKA

- ZA VODITELJE ZBIRKI -


Sigurnosni certifikat za pristup aplikaciji središnjeg registra kada koristite web

preglednik Internet explorer

1. Otvoriti web preglednik Internet explorer upisati adresu http://rdc.fina.hr, zatim pri kraju te

stranice kliknuti na verifikacijski/root (samopotpisani) certifikat za RDC CA

2. Otvara se prozor File Download – 3. Kliknuti na gumb Allow

Security Warning, kliknuti na gumb Open

4. U prozoru Certificate kliknuti na 5. Otvara se prozor Certificate

gumb Install Certificate Import Wizard kliknuti na gumb Next

6. U ovom prozoru označiti Place all certification 7.Izabrati mapu Trusted Root Certification

in the following store, kliknuti na gumb Authorities i kliknuti OK

Browse zatim na Next

http://rdc.fina.hr/


8. Potvrditi instalaciju klikom na gumb Yes: 9. Zatim kliknuti OK

10. Zatvoriti prozor Certificate

Zatvoriti Internet explorer. Nakon toga će biti dopušteno otvarati stranicu središnjeg registra:

https://registar.azop.hr

Sigurnosni certifikat za aplikaciju Središnjeg registra kada koristite web

preglednik Mozilla Firefox

Otvorite web preglednik Mozilla Firefox upišete adresu http://registar.azop.hr, ako prvi puta

pristupate ovoj adresi morate prihvatit sigurnosni certifikat.

1. Izaberete opciju Razumijem rizik 2. Izaberete opciju Dodaj iznimku

3. Izabrati opciju Potvrdi sigurnosnu iznimku

Sada ste završili sa prihvaćanjem sigurnosnog certifikata, ponovno kada budete išli u aplikaciju

Središnjeg registra više vam neće nuditi opciju prihvaćanje sigurnosnog certifikata.

https://registar.azop.hr/


Documents

Detaljne upute za voditelje zbirki v6.1