FÖR HELA REDOVISNINGSBRANSCHENNR. 4 - 2018

INTERVJU: ROLF DAHLBERG HJÄLPER KUNDER BLI MER DIGITALA – SE SIDAN 28

NYA VERKTYG I FORTNOX Kommunicera direkt med kunden från programmet

DIGITALA SAMARBETEN Så blir du effektiv med digitala leverantörsfakturor Superenkelt att rapportera med digitala körjournaler

Sid 24

Tema Lön

3 Så fungerar nya AGI-reglerna3 Allt om nya karensavdraget

Dessutom

TIPS INFÖRNYA LÖNEÅRET

FORTNOX MAGAZINE 3

Innehåll

Välkommen till ett nytt nummer av Fortnox Magazine. I den här utgåvan skriver vi extra mycket om lön och på sidorna 8 till 11 följer vi upp de nya reglerna för arbetsgivardeklaration på individnivå. Vi låter även Skatteverket kommentera och ge sin syn på det nya systemet. Men även på andra håll i tidningen tittar vi närmare för vad som gäller från 1 januari 2019 för att ge dig tips att tänka på inför nya året.

Varmt välkommen till ett nytt nummer, och trevlig läsning.

T I L L F O R T N O X M A G A Z I N E

RedaktionsrådetJohan Claesson, Malin Sköld, Jessica Nyström, Pia Eriksson, Lars Alm, Niklas Pettersson, Eric Damberg, Emelie Forssell, Aino Nyvelius och Louise Edler.Kontakta oss på magazine@fortnox.se

AnnonseringÄr du intresserad av att synas i tidningen kontakta Alexander Hultqvist på alexander.hultqvist@fortnox.se

ProduktionDen här tidningen har producerats av GoBrave Reklam och Kommunikation AB– en tidning från Fortnox AB

VÄLKOMMEN

TA BORT TIDSTJUVEN Börja med digitala leveran-törsfakturor – så här gör du.

14FÖRENKLA VARDAGENLogga in med mobilt BankID.

36

MER SPÄNNANDE LÄSNINGProdukt- och versionsnyheter 4

Digital kommunikation 12

All Time High för Garden 16

Fast pris – succé för Keeper 20

Digitala körjournaler 24

Möt DanDro Consulting 26

Nya regler för karensdagen 30

Regler och Branchsnyheter 34

Förenkla med BankID 36

Tips inför nya löneåret 38

Jobbar du med fastigheter och BRF:er? Då ska du välja REAL Fastighetssystem i

samverkan med FortnoxFör visst vill du jobba helt webbaserat och i en miljö som är anpassad för just fastighets-förvaltning?

• REAL tar hand om alla betalningsflöden, avisering, påminnelser, inbetalningar.

• REAL är specifikt anpassat för avisering och fakturering i förskott och hanterar givetvis den ”vilande momsen”. Givetvis justerar du hy-ror och avgifter smidigt med bara ett par klick.

• Handlar förvaltningen om hyresrätter och lokaler kan du ta hand om det ekonomiska medan din kund enkelt och smidigt sköter in- och utflyttning av hyresgäster samt skriver kontrakt. Allt i samma system.

• Förvaltar du bostadsrättsföreningar har du allt som gäller för fonder, överlåtelseavtal vid

försäljning, kapitaltillskott, kontrolluppgifter till skatteverket, panthavare etcetera.

• Till slut slussar du över alla bokföringsveri-fikat till Fortnox ekonomisystem. REAL och Fortnox har samverkat under snart 10 år. Kombinationen har många nöjda kunder i både fastighets- och redovisningsbranschen.

• Till denna miljö finns även en kundportal där dina kunder (fastighetsägare, hyresgäs-ter, brf-medlemmar och styrelseledamöter) enkelt kan få tillgång till relevant information samt även attestera leverantörsfakturor utan att behöver logga in i något av systemen.

Vill du veta mer, hör av dig till REAL AB, 010-602 32 00 eller info@real.se. Du hittar även information på www.real.se.

VÄXER SÅ DET KNAKAR Confido Redovisning tror på hög tillgänglighet.

28

Nils Carlsson VD Fortnox

KOMMUNICERA DIREKT FRÅN FORTNOXNya verktyg för att effektivisera samarbetet med kunden och kollegorna.

12 AGIAGI – ÄR DU REDO?Så fungerar nya reklerna.

8

FORTNOX MAGAZINE4

NYHETERI FORTNOXFortnox lanserar i hög takt nya funktioner och program för att öka graden av automatisering. Här är några nyheter om produkter och versioner.

Nyheter

GUIDE VID LÖNEKÖRNING

KONTOPLAN PÅ ENGELSKA

För att underlätta och göra en lönekörning lättare att skapa finns det nu en hjälpguide att använda sig av som steg för steg hjälper till med alla delar av en löne-körning i Fortnox Lön. Hjälpguiden kan du aktivera när du börjar att skapa en lönekörning genom att markera Hjälpguide vid lönekörning och den följer dig genom hela lönekörningen.

Det går även att genomföra en lönekörning utan denna markering. Om du väljer att avsluta guiden innan alla steg i en lönekörning är genomförda, avbryts guiden, men du kan fortsätta med din lönekörning.

Nu kan du välja att skapa ett räkenskapsår med en kontoplan vars konton är översatta till engelska. Att kunna välja en kontoplan med engelska beskrivningar har varit ett önskemål vi fått till oss från våra kunder som har användare som är flerspråkiga.

Extend ordnar ditt flöde av order – inköp – lager – distribution. Fortnox hanterar dina ekonomiska transaktioner. Tillsammans blir vi en perfekt kombination för att bygga ditt affärskritiska ekosystem. Hela ditt varuflöde digitaliseras, du får

överblick över ditt lager i realtid och du slipper manuell handpåläggning.

Extend är ett skalbart system med funktioner som multikanalförsäljning, orderhantering, lagerhantering/WMS, automatisk lagerpåfyllnad, koppling till tredjepartslogistiker samt saldosynkning i realtid mot lager, webbshop

och transportbokningar. Extend är enkelt att implementera– genom färdiga integrationer anpassar vi lösningen helt till din verksamhet. Du kan enkelt

skala upp och addera de funktioner din verksamhet har behov av.

Väx snabbare, bli effektivare och mer lönsam – eller bara få ordning på allt som känns svårt. Läs mer och kontakta oss på extend.se.

Fortnox hjälper dig med ekonomin. Extend ger dig kontroll över varuflödet. 

Och du jobbar med det du är bäst på.

O R D E R L A G E R I N K Ö P

FORTNOX NYHETER

STÖD FÖR FÖDELSETID OM PERSONNUMMER SAKNAS När en anställd saknar person- eller samordningsnummer kan man användas sig av födelsetid för rapportering av kontrolluppgifter och arbetsgivardeklaration på Individnivå på den anställde. I Fortnox Lön har vi nu stöd för detta i personalkortet.Födelsetid består av personen födelsedatum följt av 3 valfria siffror (ÅÅMMDDnnn). För exempelvis en person som är född 4 juni 1989 och som saknar person- och samordningsnummer, kan du fylla i 19890604001. De tre valfria siffrorna kan man t.ex. använda för att hålla isär personer som saknar personnummer som man lämnar kontroll- eller individ- uppgift för och som är födda samma datum. När man har födelsetid angivet på en anställd måste det även finnas angivet för- och efternamn samt adress till den anställde, dessa uppgifter behövs vid rapporteringen till Skatteverket.

FLER SMARTA LAGER-TIPS•Detfinnsnumöjlighetattskapanegativasaldon viamanuellutleverans.Dettakaniblandbehövas förattjusteralagretiefterhand.Funktionenmöjlig görsviaInställningar-Lager-Generellainställningar.•ITransaktionshistorikkanmannuävenfiltrerapåatt enbartseReservationer.Smidigtommanvillutreda vadsomorsakarreservationerförenspecifikartikel.

FORTNOX MAGAZINE6

Omnikanal för alla

Möt kunden i multipla kanaler och skapa ett sömlöst omnikanalsflöde med Boxnet kassasystem och Starweb e-handelsplattform.

Starweb och Boxnet är certifierade partners till Fortnox

E-handel byggd för tillväxt Enkelt flexibelt kraftfullt

Det har aldrig varit så enkelt som det är nu

E - H A N D E L S L Ö S N I N G A R

FortnoxERP

StarwebE-HANDEL

BoxnetKASSA

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

fortnox-magazine-2018-03[4].pdf 1 2018-03-15 14:19

Nyheter

För att kunna begränsa invente-ringen till de artiklar och lager-platser som haft förändringar sedan senaste inventering finns nu ett nytt filter att använda när man bestämmer omfattningen av en inventering.

NyheterförinventeringiFortnoxLager

DubblarapportmottagareI Kvitto & Resa kan du sätta t.ex. Fortnox Lön som rapport- mottagare och inom kort tillkommer möjligheten till dubbla rapportmottagare dvs. om vissa utlägg skall skickas till bokföringen och andra för löneutbetalning. Genom att koppla så att utläggsrapporten för specifika användare eller lönearter skickas till en annan rapportmottagare så kan företaget t.ex. ha vissa användare med företagskort där företaget direkt står för kostnaden medan normalfallet är utbetalning på månads-lönen. Läs även Kvitto & Resa-nyheten Körjournal med Telia Sense på sidan 24 i detta nummer.

PERSONNUMMER ELLER FÖDELSETID KRÄVS FÖR ATT KUNNA SKAPA LÖNEBESKED TILL ANSTÄLLDFrån årsskiftet berörs alla av Arbetsgivaravgifter på individnivå. För att kunna skicka in individuppgifter kräver Skatteverket att det på de anställda finns personnummer eller födelsetid. I Fortnox Lön krävs det därför att denna uppgift finns på den anställde redan när lönebeskedet skapas.

Arbetarna behöver märkas upp med rätt kollektivavtal vid rapporteringen av slutliga löner till Fora för att få sin kompletterande pensionspremie inbetald. Fora har nya uppmärkningskoderna inför rapporte-ringen av slutliga löner för 2018 i januari 2019.

SALDOSTATUS NYTT FILTER I LAGER Det nya filtret Saldostatus gör det enkel att filtrera ut artiklar som har ett lågt disponibelt saldo, eller en orderbrist. Om man använder Lagerplatser på sina Lagerställen så kan man nu se aktuellt saldo för varje enskild lagerplats.

AutomatiskberäknadengångsskattDet finns nu en ny funktion i Fortnox Lön som

automatiskt beräknar vilken procent för engångs-

skatt den anställde ska ha utefter vad den anställde

får utbetalt i lön under beskattningsåret. Inställningen är defualt ja för alla anställd

fr o m beskattningsår 2019. Vill man kan

man manuellt ange vilken engångsskatt de anställda ska ha.

NyauppmärkningskoderFora

Tema: LönTema: Lön

Arbetsgivardeklaration på individnivå innebär att arbetsgivare ska redovisa de utbetalningar och skatteavdrag man har gjort per person varje månad, och för de anställda innebär det att de löpande kan se sina värden på brutto-lön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på skatteverket.se. Bakgrunden till de nya reglerna är att Skatteverket vill komma åt skattefusk genom att samla in mer korrekt redovis-ning från arbetsgivare, vilket samtidigt då underlättar och minskar kontroll-behov från Skatteverkets sida. Därtill kommer de nya reglerna också medföra en bättre service för den enskilde.

Malin Sköld är produktägare för Fortnox Lön och menar att alla som använder Fortnox kan vara trygga i att systemet och rutinerna är förberedda och anpassade för lagändringen.

–Våruppgiftärattgöraallavåraanvändaremedvetna om att de nya reglerna träderikraftvidårsskiftet ochkanskeocksåförklaravarfördeförändrasochhurdetpåverkarrapporteringentillSkatteverket.

Rapporteringen består av två delar Den nya arbetsgivardeklarationen kommer att bestå av två delar: en där uppgifter som berör arbetsgivaren deklareras, och en där uppgifter som rör den anställde redovisas. Redovis-ning av arbete och skatteavdrag per betalningsmottagare ska göras, vid samma datum som tidigare, men via en ny tjänst. – Redovisningen är alltså redan från början kopplad till en specifik betal-ningsmottagare och genom detta blir det enklare att upptäcka och rätt till fel i närtid, säger Malin Sköld.

Individuppgiften rapporteras tillsammans med arbetsgivaruppgifterna och löne- beskedet ersätter den årliga kontroll- uppgiften. Den anställde kommer under våren 2019 kunna gå in på Mina sidor på skatteverket.se och se vilken lön och skatt som arbetsgivaren rapporterat in. I Fortnox kommer individrapporteringen fungera på samma sätt som dagens rapportering av Arbetsgivardeklaration.Förberedelser för arbetsgivaren Som användare av Fortnox kan man vara trygg i att lönesystemet är upp-daterat i enlighet med det nya redo-

visningssättet. Däremot kan det vara klokt att se över så att lönerutinerna passar och även behörigheter ansvariga har. Såklart kan ett annat tips också vara att ta en noggrann kontroll så att alla uppgifter blir korrekt redan från början. – Var observant på rapporteringen av frånvaro så att man inte betalar ut för mycket bruttolön som sedan måste betalas tillbaka av den anställde då skatten är redovisad till SKV och inte går att justera.

Fördelar för dig som konsult För dig som arbetar som lönead-ministratör blir det en fördel att du varje månad rapporterar löpande till Skatteverket och därmed får bättre koll på vad som rapporterats. Fortnox har uppdaterat allt som behövs för att uppgifterna kan överföras från löne-systemet direkt till Skatteverket, vilket innebär att det inte finns några hinder för en enkel och smidig hantering.

Lönebeskedet ersätter den årliga kontrolluppgiften >>

Arbetsgivardeklaration på individnivå:

ÄR DU REDO FÖR DE NYA REGLERNA?Den1juli2018infördesförstastegetavarbetsgivardeklarationpåindivid- nivåochgälldeföretaginomvissabranschermed16anställdaellerfler. Från1januari2019gällerdessareglerförsamtligasvenskaföretag.

DETTA ÄR ARBETSGIVARDEKLARATION PÅ INDIVIDNIVÅ

Från och med januari 2019 ska du som arbetsgivare redovisa utbetalningar och

skatteavdrag per betalningsmottagare varje månad i arbetsgivardeklarationen.

Det innebär att du inte längre ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften.

Detta kallas arbetsgivardeklaration på individnivå. För vissa arbetsgivare började

reglerna gälla redan 1 juli 2018. För dig som börjat rapportera AGI redan vid halvårs-

skiftet, tänk på att du ska lämna in en kontrolluppgift för hela 2018 för dina anställda.

INTEGRATION TILL SKATTEVERKET

Fortnox förbereder en integration till Skatteverket som innebär att man inte längre

behöver ladda upp filer. Underlaget skickas istället automatiskt och direkt till

Skatteverket, där man sedan endast behöver gå in och kontrollera och signera.

Det här kommer att underlätta hanteringen ännu mer och målsättningen är att

allt fungerar när det är dags för första rapporteringen i början på februari.

FORTNOX MAGAZINE 9FORTNOX MAGAZINE8

FORTNOX MAGAZINE10

Så fungerar lönebeskedetLönebeskedet som den anställde får vid varje löneutbetalning kommer att ersätta den årliga kontrolluppgiften. I Fortnox Lön presenterar du enkelt och smidigt de anställdas lönebesked kostnadsfritt antingen i Fortnox App eller på webben. Den anställde loggar smidigt in via sitt BankID och får notis om när det finns ett nytt lönebesked att läsa. Lönebeskeden lagras på ett ställe och de anställda kan se sina lö-nebesked för innevarande år, plus 2 år bakåt i tiden som utbetalats i Fortnox.– Här kan vi också passa på att nämna anpassningen av Fortnox Lön till de nya GDPR-reglerna, säger Malin Sköld. Eftersom lönebeskeden innehåller personuppgifter har Datainspektionen konstaterat att de ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet. Att skicka ut dem via e-post är inte ett sådant sätt.– Då de anställda hämtar lönebeske-det via inloggning med BankID på webben eller appen garanteras en trygg och säker leverans. En annan säker lösning är vi en egen inloggning till Fortnox Lön Personlig, där anställda även kan rapportera in avvikelser som t ex sjukdom.– Här finns alla lönebeskeden tillgäng-liga och de anställda kan även se aktuellt saldo på flextid, komptid och kvarvarande semesterdagar.Priset för Fortnox Lön Personlig är 19 kr per månad och anställd.

Detta för att kunna skapa en användar- vänlig och attraktiv tjänst för våra cirka 400 000 arbetsgivare. I och med detta fortsätter vi att bygga bort möjligheten för oavsiktliga fel och sparar därmed tid för både företagen och Skatteverket. I den nya tjänsten kan man skicka in via fil eller via manuell registrering. En redovisningskonsult kan till exempel förbereda och ladda upp en eller flera lönefiler och spara dessa i tjänsten. Därefter kan behörig företrädare, dvs firmatecknare eller deklarationsombud, granska, signera och skicka in dekla-rationen till Skatteverket. En nyhet är att företagen nu också kan deklarera direkt från sitt lönesystem via öppet API utan att gå via Skatteverkets tjänst på Mina sidor. Detta är ett första steg mot en spännande digital framtid.

Vad finns det för fördelar för konsulterna med det nya systemet? Det kommer att förenkla avsevärt att man rättar i närtid istället för som nu kanske upp till ett år efter att felet inträffat. Detta tror vi kommer att effektivisera löneprocessen och spara mycket tid. Den som arbetar med lön kommer också få en jämnare arbets-fördelning över året. Det nya redovis-ningssättet ger även en möjlighet att tänka nytt och förbättra sina rutiner och processer.Hur har det fungerat för de som började rapportera AGI i tidigare i år? Den nya tjänsten har fungerat bra och utan några större störningar. Många är nyfikna och positiva till det nya redovis-ningssättet. Det vi arbetat vidare med sedan första inlämningen är användar- vänligheten och att göra texter och information ännu tydligare.

Har ni några bra tips att tänka på innan 1 januari? Hur ska man förbereda sig? Se över hur dagens lönerutiner ser ut med arbetsgivardeklaration och kon-trolluppgifter och hur det kan anpassas till det nya arbetssättet. Uppdatera löne- systemet så att det stödjer den nya arbetsgivardeklarationen. Det kommer spara mycket tid att se till att redovis-ningen på arbetsgivardeklarationen blir rätt första gången. Se även över hela kedjan som lämnar uppgifter som ska redovisas, till exempel att personalen lämnar sina tidrapporter och att chefer attesterar i tid. Något man också kan se över är om alla som arbetar med arbetsgivardeklarationen har rätt behörigheter hos Skatteverket.

Vad skulle ni säga är den största förändringen med det nya systemet? Förändringen innebär att arbets- givare varje månad ska redovisa utbetalda ersättningar, förmåner och avdragen skatt (specificerat) per person i arbetsgivardeklarationen. Det innebär också att man inte ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019.Vad är bakgrunden till varför man nu genomför den? Förändringen är bland annat en viktigt del i arbetet med att minska fusk och fel, i och med att det blir tydligare vad som ingår i varje enskild period. Det är även en åtgärd för att öka transparensen och för att ge arbetsgivarna ett effektivare sätt att redovisa lön och skatt till Skatteverket, varje månad blir avstämd och klar.

En annan anledning är att uppgifts- lämnandet till olika myndigheter blir mer effektivt. Detta både för att minska uppgiftsbördan för företagen men också för att minska risken för att utbetalning av inkomstrelaterade ersättning som exempelvis sjukpen-ning blir fel. Det finns även ett viktigt betalningsmottagarperspektiv, då det blir enklare för dem att i närtid följa sina pengar, till exempel genom att logga in på Mina sidor på skatte-verket.se och där se vilka uppgifter som redovisats avseende sig själv.Många av konsulterna inom Fortnox-familjen är väldigt digitala idag. Hur har ni tänkt kring detta? Skatteverket har samarbetat med systemutvecklare och företag när vi har tagit fram den nya tjänsten Arbetsgivardeklaration.

Så här säger Skatteverkets experter på området På Skatteverkets webb (skatteverket.se/individniva) finns mycket att läsa kring

de nya reglerna och bakgrunden till varför man nu genomför dessa förändringar. Vi har även pratat med Jonas Raneke och Helena Jangel Stridh som är verksam-hetsutvecklare och delaktiga för projekt Arbetsgivardeklaration på individnivå.

FORTNOX MAGAZINE 11

Tema: Lön

FORTNOX MAGAZINE 13

Digitala samarbeten

JessicaNyströmKravanalytiker på Digital byrå

Kostnadsfri användning för kunderna

FortnoxfortsätterattutvecklainnovativaverktygföratteffektiviseravardagenförSverigesredovisningskonsulterochsmåföretagare. DetnyaintegreradekommunikationsverktygetochmöjligheterattlämnadokumentviaFortnoxappenärtvåfärskaexempel.

– Nu finns en ny möjlighet att kommu-nicera med dina kunder och kollegor inne i Fortnox, vilket gör att du slipper gå ur systemet för att maila eller ringa kunden. Det kommer blir så mycket smidigare när du kan ställa en fråga till din kund direkt inne i programmet där du är och jobbar. Då mail är i nivå med att skicka ett vykort i säkerhetssynpunkt blir det även mycket säkrare, berättar Jessica Nyström som är kravanalytiker för Digital byrå på Fortnox.Det nya verktyget fungerar som en chat, men innehåller fler funktioner som gör att det handlar om betydligt större nytta än bara ett fråga-svar-verktyg.

– Vårt ambition har varit att ta fram ett verktyg där dialogen också ska kunna kopplas till en specifik händelse eller post inne i Fortnox. I ett första steg har vi skapat möjligheten att man kan prata med kunden/kollega direkt från ett verifikat och då få med en koppling till posten i meddelandet.Notis om frågan och svaret Har man skrivit en kommentar med kommunikationsverktyget skickas en notis till mottagaren. Det syns med en symbol inne i Fortnox och även i Fortnox app om man så önskar. Vid till exempel en månadsavstämning är detta väldigt effektivt, då kanske något behöver kompletteras lite snabbt.

Här kommer då den andra stora nyheten, möjligheten att lämna in dokumenten via appen. Den digitala kedjan blir på så sätt komplett och både konsult och kund kommer spara väldigt mycket tid.

KOMMUNICERA direkt med kunden från Digital byrå

SENASTE NYTT I PLATTFORMEN

• Kopiera uppdrag/tjänster från Exempelbolag i Digital byrå.• Ändra leveransdatum i efterhand på skapade tjänster.• Massbearbeta statusuppdatering av aktiviteter i aktivitetslistan.• Enklare att massbearbeta: lägg till/ta bort handläggare, radera tjänst m.m• Kommunikation inne i programmet och i appen.• Dokumentinlämning via appen.• Lönebesked via appen

Om man behöver få kompletterande material från kunden till ett verifikat är det bara att be kunden fota av under-laget och ladda upp den via appen. Skulle det vara så att kunden, eller en specifik medarbetare hos kunden, inte har tillgång till Fortnox finns det lösningar för detta också.– Alla kan bjuda in sina kunder att kostnadsfritt använda Fortnoxappen. Via kommunikation bjuder man in användaren som via mail eller SMS få en inbjudan och kan ladda hem appen eller gå in via webben. Styr man det med hjälp av personnummer kan

kunden sedan logga in med hjälp av BankID och därmed blir det smidigare och ännu säkrare.Kunderna kan också använda Fortnox för att själva ställa frågor till sin konsult, vilket naturligtvis ytterligare ökar smi-digheten och höjer värdet på samar-betet mellan byrån och dess kunder. Det går också att göra via webben.– Det kostar inget för byrån att bjuda in sina kunder till detta samarbete, men värdet är väldigt högt. Just den höga tillgängligheten är något som de konsulter som redan fått se lösningen lyfter fram som ett starkt säljargument.

Kunderna kommer att uppskatta den här servicen och byrån upplevs som innovativ och serviceinriktad.Fortnox appen innehåller också fler verktyg än kommunikation och dokumentinlämning. Via denna kan nu också exempelvis anställda logga in för att se sina lönebesked.– Från Fortnox sida har vi arbetat intensivt för att sänka alla trösklar kring ett smidigt samarbete mellan konsulterna och deras kunder. Att kunna kommunicera och interagera med varandra på ett smidigt sätt har länge varit ett viktigt mål, och med det nya verktyget är vi nu där.

FORTNOX MAGAZINE12

FORTNOX MAGAZINE 15

Digitala samarbeten Digitala samarbeten

1. Bättre kundrelation Både du och din kund kommer att vinna mycket på att digitalisera leverantörsfak-turorna. Då hanteringen av dessa fakturor ofta är en stor och viktig del i ert sam-arbete finns mycket tidsbesparingar att hämta. Som konsult kan du istället lägga mer kraft på analys och uppföljning, och kunden kan fokusera mer på sitt företag och mindre på papper och administration.

2. Ökad service Eftersom ni arbetar webbaserat så kan din kund se och attestera leverantörsfak-turorna var som helst och när som helst, via sin mobil eller webben. Som konsult får du via Fortnox Digital byrå automatisk information att det finns inkomna eller attesterade fakturor, vilket gör att du slipper gå in på kundens Fortnox för att ta reda på detta. Därmed blir det enklare att hantera leverantörsfakturorna löpande och få bokföringen löpande uppdaterad och du kan därmed ge realtidsinformation om obetalda fakturor och hur likviditeten ser ut.

3. Lägre kostnader Genom att sluta hantera pappersfak-turor minskar kostnaderna. Det mest kostnadseffektiva är att ta emot en e-faktura, och i andra hand få leveran-tören att skicka in fakturan till kundens Fortnox via mejl. Kostnaden för att manuellt hantera en pappersfaktura, från att öppna posten till att få den betald, kan ligga på flera hundra kronor per faktura. Genom att införa digital hantering är det enkelt att halvera den här kostnaden.

4. Högre kvalitet Med redan färdiguppställda regelverk, såsom fördefinierade motkonto på leverantör, automatkonteringar, automatiskt kopplade attestflöden, så minskar den manuella handpå-läggningen. Detta gör att bokföringen garanteras bli mer konsekvent och dessutom blir det enklare för dig som konsult att samarbeta med kollegor vid t ex sjukdom och ledighet. Fortnox håller helt enkelt reda på regelverket och man missar inte någon attest tack vare de automatiska påminnelserna som skickas ut.

5. Kopplat till banken Det finns också väldigt mycket tid och pengar att spara genom skicka leve-rantörsbetalningar via fil till din kunds internetbank. Hur automatiserat det kan göras beror på vilka betaltjänster man valt och vilken bank kunden har, men i de flesta fall kan detta ske automatiskt utan att du behöver logga in på kundens bank. När filen är skickad får kunden ett mejl att de har betal-ningar på banken att attestera. Väljer du dessutom att få återrapportering på fil spar du ytterligare tid genom att få en automatisk avprickning av betal-ningarna på leverantörsfakturorna.

TA BORT TIDSTJUVEN – digitalisera leverantörsfakturornaOmhanteringenavleverantörsfakturorfortfarandegörsmanuellt,finnsen storpotentialtillframtidakostnadsbesparingar.Detärendelprocessav bokföringensomtarmyckettidochkraft,ochdärmedfinnsenstorpotential föreffektivisering.Dessutomärdetväldigtenkeltattkommaigång!

När allt fler arbetsmoment digitaliseras och automatiseras blir vardagen mer effektiv, och risken för fel minskar. Anna Olandersson Business owner på Fortnox

Fakturan konteras automatiskt i Fortnox– du godkänner eller ändrar...

Fakturantas emot och

tolkas omdet behövs

899kr

Attestera

Att attestera:

Kunden attesterar betalningeni sin internetbank

Betalningen sköts enkelt via koppling mellan Fortnox och banken

Återrapportering via bank-kopplingen och betalningen bokförs

Du gör avstämningen

Klart!Fakturan är betald,bokförd och �nnssökbar för dig ochdin kund i Fortnox

Ping!

Digitalt �öde – leverantörsfaktura

Kunden attesterarfakturan i Fortnox, i appen eller på webben

Detta gör byrån Detta gör kunden

FORTNOX MAGAZINE14

FORTNOX MAGAZINE16

Graden

På Graden hade man testat massor av program under 25 års tid. Men för 5 år sedan vände det. Då testade man REAL Fastighetssystemet, en integration till Fortnox. – Eftersom vi jobbat i branschen så länge så visste vi vad vi ville ha. REAL är fantastiskt bra och vi känner att de verkligen lyssnar på oss som kund. Tidigare så har vi behövt anpassa oss till systemen, istället för tvärtom, säger Joakim Hielte på Graden. Graden jobbar med ekonomisk för-valtning. Deras kunder är uteslutande bostadsrättsföreningar, 200 stycken över hela landet. Graden hjälper till med aviseringar, panter, överlåtelser och bokslut. – Vi är som deras kassörer och bokförare, säger Joakim. Det stora svårigheten för dem har varit att hitta ett system som är anpassat till bostadsrättsföreningar. Skillnaden mot ekonomisk förvaltning när det gäller företag är stor. I företaget sitter en vd och en ekonomichef och attes-terar fakturor. Men i bostadsrättsför-ening sköts det av en kassör eller en ordförande. Dessa byts ofta ut varje år.

– Vi har 200 kunder och på ett år byts mellan 100 och 120 styrelser ut. Det innebär att vi måste syssla mycket med upplärning och då blir kraven extra stora på ett lättförståeligt program. Med REAL fastighetssystem och Fortnox blir det lätt att samla upp och dela med sig av uppgifter. I arkivet finns fakturor och andra nödvändiga dokument samlat under lång tid. Det innebär att det inte gör så mycket att omsättningen på folk är stor, det blir inga pappersdokument liggandes i någons garderob. – Historiken finns samlad och de som kommer nya kan se hur det såg ut tidigare. Det behövs inga kopior och eftersom det är molnbaserat finns det alltid tillgängligt. Hur skulle du karaktärisera REAL Fastighetssystemet? – Enkelt och proffsigt. Det fungerar perfekt med Fortnox, helt utan anpass- ningar. Man vet aldrig exakt hur två program samspelar när man har två olika leverantörer. Men här fungerar det klockrent.

Hur känns framtiden för Graden? – Den känns väldigt ljus. Vi har växt mycket och har nått all time high. Bara i år har vi fått ett 40-tal nya bostadsrättsföreningar som kunder. Vi är inne i högkonjunktur och det byggs otroligt mycket, säger Joakim Hielte.

ALL TIME HIGH – MED REAL FASTIGHETSSYSTEMFörGradenharintegrationenREALFastighetssystemetinneburitettlyft. Nuskötsarbetetmedattförvaltabostadsrättsföreningarsmidigare.

FAKTA

Förvaltnings AB Graden startade år 1993. 12 medarbetare, fördelade på kontoren i Örebro och Katrine-holm.200 bostadsrättsföreningar som kunder.Jobbar med Fortnox och integrationen REAL Fastighetssystemet.

Det har fungerat felfritt och helt utan anpassningar med Fortnox under fem år. JoakimHielte,ägarepåGraden. Bokförde precis 2 400 ordrar

åt e-handelsbolaget.

Woah! Måste tagit hela dagen.

Inte ens 30 sekunder.

Vad är det för voodoo?

Helautomatiska integrationer mellanFortnox och andra system.

Woah! Måste tagit hela dagen.

0470-34 87 00standout.se/integrationer

FORTNOX MAGAZINEFORTNOX MAGAZINE18 19

Nya Fortnox Byråpartner lanserades på Fortnox Kickstart i samband med mässan Ekonomi & Företag. September 2018

Nytt CRM för den mobila säljarenMaj 2018

Milstolpar 2018 Milstolpar 2018

Nu när 2018 drar sig mot sitt slut ser vi tillbaka på några viktiga händelser under året på Fortnox – och som kommer att fortsätta spela en viktig roll för den fortsatta utvecklingen.

Nya Fortnox Tid lanseras Mars 2018

Fortnox inledde samarbete med Kivra September 2018

Move On 2018 tillsammans med Wolters Kluwers Oktober 2018

Fortnox Försäkringar lanserade sitt första erbjudandeJuni 2018

Inloggning med BankID och möjlighet att hämta lönebesked via Fortnox app. September 2018

Fortnox utsågs till ett av Sveriges Superföretag 2018 av Veckans Affärer och Bisnode. September 2018

Partner till projektetSoftware Engineering ReThought vid Blekinge Tekniska Högskola. Oktober 2018

Lansering av Kvitto & ResaJanuari 2018

FORTNOX MAGAZINE20

FörsäkringKeeper

FAKTA OM KEEPER

• Keeper i Stockholm ägs av Hanna Montoya och hennes man Paul Montoya.• Keeper nominerades i år till Årets auktoriserade byrå av SRF Konsulterna.• Samtidigt nominerades medarbetaren Linda Gerdin till priset som Årets auktoriserade redovisningskonsult av SRF Konsulterna.• Keeper nominerades även till Årets framtidsbyrå av FAR, Föreningen Auktoriserade Revisorer.

KeeperiStockholm vågade ta steget mot fastpris.Efterdetblev dedubbeltnomineradetillbranschpriser,bådehos SRFKonsulternaochFAR.

HannaMontoyaärskoladidetamerikanskabolagetAccenture, därhonjobbadesommanagement- konsult.Därvardetdigitalasjälvklart.Sånärhonstartaderedovisnings- byråförnioårsedantänktehon attalltarbetemedkundernaskulleskedigitalt.–Jagvillehaendigitalredovis-ningsbyrå.Jagvissteattbehovetfanns,sägerhon.Mendetgicktrögareänhonhadeanat.Förävenomvissakunder villedigitaliserasåfannsdetenstor,tystmajoritetsomgärna jobbadepåsominnan.Dessutomvarbokföringsprogrammenpådentidenmindreutveckladeänvadhonönskade.Menefternioårtyckerhonattresanäriprincipfullbordad.Därmedvardetdags förnästastoraförändring.Attbytatillfastpris.

Keepersattesommålattminsthälftenavkundernaskullevaraöver påfastprispåettkvartal.Förattfåenuppfattningomvilketprisdeskulletafickdetittapåhurdehisto-risktdebiteratkunden.Senfickdesättapriseftergenomsnittet.–Knepetärattförstsättaettfastpris.Sedanfårmansättaigångmed effektiviseringen.Jobbarmanpertimmeärmanintespecielltmånomattoptimerasittflöde,sägerhon.Vad sa kunderna?–Deflestatyckteattdetvarjättebra. Detgerdemtrygghet,kostnadenfluktuerarintefrånenmånadtillenannan.Mendetklartattvilärossunderprocessen.Viblirduktigarepå atträknapåfastprisjumervigjortdet.Detkundekännassvårtatttainnyakunderpåfastprisibörjanmentittarmannoggrantpåkundensåärdetingetstörreproblem.

MedförändringarnapåKeeperharhennesarbeteblivitalltmertillfreds-ställande.Långadagarutanattdetsynspåföretagetsmarginalerharförsvunnit.–ISverigeharredovisningsbyråerdåligamarginaler,runtfemprocent.Ändåjobbarägarnaihjälsig. Vadsänderdetförsignalertill kundernanärdevillharådgivning förattnåtrettioprocent?Minarbets- glädjeärmycketstörrenu.Vad är Fortnox för er?–Vårtfrämstaverktygförattdrivaenframgångsrikredovisningsbyrå.Omfemårkanskeviintelängreharnågotsomheterredovisning.DåpratarsystemenmedvarandraochSkatteverkethämtarautomatisktdesiffrordevillha.

Innan bestämde kunderna. Nu är det vi som håller i taktpinnen.HannaMontoya–VDKeeper

FAST PRIS Då kom succén

FORTNOX MAGAZINE 21

FORTNOX MAGAZINE22

Byta till Fortnox

KONVERTERA FRÅN DESSA PROGRAM

• Visma Administration• Visma Compact• Visma eEkonomi• BL Administration• Mamut• SoftOne• Hogia• Edison• Hansa• Briljant

Endelbävarfördagennärdetärdagsattbytasystem, hurlångtidtardetattkonvertera?Svaretärattdetgår fortareändutrorattbytatillFortnox.

BYT TILL FORTNOX Enklare än någonsin!

En av de största frågorna för byråer som ska byta till Fortnox är hur lång tid deras verksamhet måste stå stilla. Egentligen ingen tid alls, är det vanliga svaret. – Om man har många klienter kan man välja mellan att sköta det på distans eller att vi kommer ut till byrån. Att sköta det på distans är ett smidigt sätt men en del föredrar att ha oss på plats. Då finns Fortnox personal på arbetsplatsen för att svara på frågor samtidigt som konverteringen sker, säger Johan Bertilsson på Fortnox. När dagen går mot sitt slut säkerställer Fortnox att all data har flyttats över korrekt och allt fungerar. – När vi åker hem är Fortnox igång.Oavsett om byrån kör konverteringen på distans eller med Fortnox på plats går det att boka en specifik dag. Då kan byråer välja en dag som passar dem och deras verksamhet.Det kostar inte något att byta och man behöver inte vänta till ett nytt räken-skapsår. Startskottet blir att byrån får

en checklista skickad till sig om vad som behöver förberedas inför konver-teringsdagen. – En del vill bara konvertera några en-staka kunder och då kan vi sköta det smidigt via mejl. Det finns många möj-liga alternativ, säger Johan Bertilsson. Vi på Fortnox Magazine har tidigare intervjuat företaget Unexa som sysslar med ekonomisk rådgivning och redo-visning. Unexas vd Ulf Nilsson för-väntade sig en tidskrävande process när konverteringen till Fortnox skulle genomföras. – Jag har genom mina tidigare yrken varit med om flera stora omläggningar av IT-system och därför hade jag respekt inför vad som väntade oss. Men jag hade fel. Att konvertera över till Fortnox gick väldigt smidigt och jag är faktiskt både imponerad och förvånad.Vill du veta mer? Besök Fortnox webb (fortnox.se/byta) eller kontakta byråavdelningen så får du en detaljerad dragning av rutinerna.

Byråer vill så klart inte sätta sin verksamhet på paus.Därför har vi en snabb lösning. Johan Bertilsson ansvarig för konverteringar hos Fortnox.

Läs mer på fortnox.se/digitalbyra

Med Fortnox Digital byrå sparar du tid och har 100% koll – hela tiden. Genom en ständigt uppdaterad att göra-lista visas aktuell status för varje kund. Med automatiska påminnelser och notiser missar du ingenting. Välkommen till ett nytt sätt att jobba!

Få mer tid att utvecklarelationen med dina kunder.

Fortnox Kvitto & Resa sparar mycket tid för alla som reseräknar, attesterar eller administrerar. Kvitton från repre-sentationslunchen kan hanteras direkt vid bordet, chefen kan attestera direkt i appen och administratören skickar enkelt rapport till bokföring samt underlag för utbetalning via bank eller lön.– Fortnox Kvitto & Resa innebär att hela kvittohanteringen digitaliseras och smidigt kan hanteras i exempelvis mobiltelefonen. Tjänsten kan nås var du än är, säger Johan Widenberg, Key Account Manager på Fortnox.Med Kvitto & Resa Plus kan dessutom köp med företagskortet och elektro-niska körjournaler skapa automatiska utlägg. Det innebär att alla som nyttjar en bil i tjänsten har fått det superenkelt att rapportera i körjournalen.Fortnox integrerar med Telia Sense och det innebär att de som använder tjänsten slipper allt manuellt arbete.– Det blir fullt fokus på sitt arbete och minimalt på administration. Stressen att hålla på med papperslappar som

ska in i dokumentationen blir ett minne blott, säger Telias affärsutvecklare Magnus Froste.Och han får medhåll av sin kollega David Treijs som är produktägare för Telia Sense.– Det samma gäller ju för redovis-ningskonsulten. Men den digitala körjournalen blir allt så mycket enklare. Man slipper jaga in underlag från sina kunder, allt kommer in i tid och dessutom i rätt format. Samar-betet mellan byrån och dess kund blir så mycket mer friktionsfritt.Med Telia Sense – som uppfyller Skatteverkets rekommendationer för körjournaler – lagras körjournalen automatiskt i appen. Det enda som ska göras är att kategorisera resor efter jobb eller privat.Om man gör de flesta resor i tjänsten så kan man enkelt ställa in så att alla resor markeras som jobbresor. Sen är det bara att avmarkera privata resor då man behövde åka till tandläkaren eller när man gjorde ett ärende på lunchen.

Fortnox Kvitto & Resa Plus kopplar till Telia Sense, Automile och TelliQ:s digitala körjournalssystem.

DETTA KAN DU GÖRA MED TELIA SENSE

• Användaren kan meddela nära och kära var man befinner dig.• Åverkanslarm notifierar om någon försöker göra åverkan på bilen.• ”Var är bilen?”-funktionen visar ägaren var bilen står parkerad – informationen kan även delas med andra.• Med Telia Sense kan alla i bilen surfa för 20 GB i månaden - både inom Sverige och EU/ESS.• Användaren kan även köpa parkeringsbiljett hos EasyPark direkt genom appen, samt få tiden avslutad automatiskt om man kör iväg.• Telia sense kostar 79kr/månad och passar bilar från 2004 och senare.

FORTNOX MAGAZINE24

ENKLARE ÄN NÅGONSIN ATT

RESAMedFortnoxKvitto&ResaPluskanköpmedföretagskortet ochelektroniskakörjournalerautomatisktskapautlägg. Detförenklarallhanteringochsparartidförallasomär inblandadeikvittokedjan.

Beprövat ordersystem som stöder hela processen– från offert till faktura, med dokumentation.

Svensk Dataförvalning AB | Västra hamngatan 18, Göteborg | 031 -711 96 30 | www.sdfab.se | info@sdfab.se

Dessutom snabb och trevlig supporthjälp.

Vill du veta mer? Kontakta oss!

Effektivt orderflöde

Fyll i egenkontroller och egna checklistor direkt ute på fältet

Smidig projekthan-tering med ÄTA och

delfakturering

Följesedlarna kommer in direkt som order-

rader via EDI

Skicka löneunderlag och fakturor till Fortnox

Ordersystemet för service och installationSDF

Digitala samarbeten

När han startade sitt företag hade han tänkt att jobba mest med revision. Han hade själv varit anställd på flera av de stora revisionsbolagen. Men revision-en i den egna firman tog aldrig riktigt fart och det blev mer och mer redovis-ning – det var där efterfrågan fanns. Hans firma har vuxit med drygt en anställd per år sedan starten för sex år sedan. I dag är de åtta stycken på kontoren i Märsta och i Stockholm. Nu har byrån kommit till en punkt där revisionen åter kan ta plats. – I början av nästa år kommer vi att utveckla revisionsdelen genom att vi slår ihop vår revisionsdel med tre andra revisorer under gemensamt namn Revea i centrala Stockholm, säger Daniel Drottgren, 33 år. Han är äldst på byrån med den åldern. Det unga gänget har ett starkt digitalt fokus och testar hela tiden nya program

och integrationer. Det blir ett avancerat pussel av olika lösningar som hela tiden ses över, uppdateras och byts ut.

Fortnox är ett affärs- system som kan kopplas till andra smarta system och vi har känt att inte-grationsmöjligheterna har varit oändliga. Det ger oss stora chanser att effektivisera våra flöden och vårt arbete. Att det tar tid att hålla sig uppdaterad och att testa nya program ser han inte som ett problem. Han vet att det lönar sig i längden. – Den här veckan har jag utvärderat två system som har kopplingar till Fortnox. Det är gratis integrationer

som tagit en dag att titta över. Ett av dem kommer vi att använda och det gör att vi kan minska tidsåtgången på det momentet från 15–20 minuter till ungefär 1 minut. Alltså; de kan vinna 14–19 minuter på detta moment per kund och de har sammanlagt 300 olika kunder. – Det blir mycket tid totalt, säger han. Hemligheten är att hålla koll på nya lösningar löpande och att ha det som ett arbetsmoment. – För oss är det naturligt och jag tycker inte det är så märkvärdigt. Men det underlättar kanske att vi är så pass unga, vi har inga gamla invanda rutiner att förhålla oss till. Vi jobbar helt enkelt för att komma framåt, avslutar Daniel.

DanielDrottgrendriverredovisningsbyrånDanDroConsulting. Dehargjortsigkändaförattkontinuerligttestanyadigitala lösningar–utanhjälputifrån.

DanDro Consulting

”DET ÄR INTE SÅ MÄRKVÄRDIGT.

VI UPPDATERAR OSS SJÄLVA VARJE DAG.

SER VI NÅGOT SOM VI KAN DRA NYTTA

AV SÅ KÖR VI IGÅNG DET EFTER

EN UTVÄRDERING”

FAKTA OM DANDRO CONSULTING

• DanDro har sina två kontor i Stockholmsområdet.• Det grundades av Daniel Drottgren år 2012 och har åtta anställda.• Daniel är med sina 33 år äldst på företaget.

HÅLLER KOLL OCH VÅGARTESTA NYTT

FORTNOX MAGAZINE 27FORTNOX MAGAZINE26

Confido Confido

Företagaren är den viktigaste personen vi har här i SverigeRolf Dahlberg – VD Confido Redovisning AB

64-åringen Rolf Dahlberg är minst sagt välkänd i bokföringssammanhang. På 80-talet grundade han Visma Spcs tillsammans med Jan Älmeby, samme Jan Älmeby som senare startade Fortnox. När Rolf Dahlberg slutade som vd på Visma för tre år sedan dröjde det inte länge innan han köpte redovisnings-byrån Confido. Det blev ingen tidig pensionering, som det var tänkt.– Det är alldeles för kul att driva företag. Framförallt den delen som handlar om att hjälpa andra att utveckla sina verksamheter. På Confido har vi hjälpt många företag att börja arbeta på ett mer digitalt sätt när det gäller redovis-ning och lön. Företagaren är trots allt den viktigaste personen vi har i Sverige och det måste vara roligt att driva företag. Inga småföretag, inga skatter och ingen välfärd, brukar jag säga. Confido var en relativt liten byrå när han tog över, fem anställda som inriktade sig på revision. Med Rolf

Dahlberg vid rodret har det anställts nio personer till och det har blivit fler redovisnings- och löneuppdrag.– Vi har både små och större kunder. De kräver ofta helt olika saker och vi anpassar oss efter deras behov. Mindre företag vill gärna att vi sköter allt: bokföring, fakturering, och löner. Större företag sköter ofta redovisningen själva, medan vi går in och gör bokslut, koncernbokslut och deklaration. Fler och fler företag ser fördelar med att outsourca ekonomi och lön för att istället koncentrera sig på att göra det man är bra på. En viktig förändring på Confido har varit att gå mot fasta priser, istället för att ta betalt per timme. Rolf Dahlberg tycker att hela branschen är på väg dit och påpekar att även branschorgani-sationer uppmuntrar förändringen. – De kunder som bytt till fastpris hos oss känner sig mer trygga. Det gör vårt uppdrag mot kunden mer väldefinierat och de vet kostnaden varje månad.

I dagsläget har cirka en femtedel av kunderna fast pris. Men Rolf Dahlberg hoppas att en majoritet kommer att ligga på fast pris inom en snar framtid. – Vi kommer att lyfta över så många som möjligt. Några vill fortsätta på löpande och det får vi acceptera. Det är viktigt att den egna personal-styrkan hänger med i utvecklingen mot att arbeta digitalt och automa-tiserat. Lösningen för Confido är kontinuerlig fortbildning och engage-mang. Det innebär också att företaget använder webblösningar som Fortnox och de olika integrationslösningarna. – Jag är väldigt nöjd med Fortnox eftersom det fungerar bra både för små och stora företag. Det går lätt att komma igång med olika programmen och Fortnox har dessutom många intressanta integrationslösningar till för- och eftersystem, säger Rolf Dahlberg.

Påbaratreårhardenästantredubblatpersonalstyrkan.Mendetärviktigt förConfidoRedovisningiVäxjöattdeävenifortsättningenärenlättillgängligochframföralltpersonligbyrå.

BYRÅN SOM VÄXER SÅ DETKNAKAR

FAKTA CONFIDO

• Startades år 1969, togs över år 2015 av Rolf Dahlberg.• Har 14 anställda. 9 av dem har tillkommit sedan Rolf Dahlberg blev vd. • Rolf Dahlberg är välkänd inom redovisningsbranschen efter att han grundade Visma Spcs.

FORTNOX MAGAZINE28 FORTNOX MAGAZINE 29

FORTNOX MAGAZINE30

arbetsgivare kunna få svar på en hel del frågor och Försäkringskassan kommer att uppmärksamma allmän-heten om förändringen, och då kan det också generera frågor.Hur arbetar er lönegrupp kring denna fråga? – Srf konsulterna är väldigt stolta över vår samverkan med lönesystemleve-rantörerna i Srf Lönsam där de allra

flesta av Sveriges lönesystemleve-rantörer finns representerade, bland andra Fortnox. Det är respektingi-vande med den vilja till att förbättra förutsättningar för lönebranschen som finns i gruppen, konkurrensen till trots. Givetvis är karensavdraget något som Srf Lönsam har tagit sig an eftersom det påverkar systemen. Srf Lönsam har tillsammans med Srf Lönegrupp (expertgrupp) under höstten arbetat

fram en gemensam tolkning av hur karensavdraget ska hanteras, sedan kan de tekniska lösningarna givetvis se olika ut beroende på system. Den han-teringen kommer vi att publicera efter vårt nästa möte i Srf Lönsam i början på december.

FAKTA OM REGLERNA

• Karensavdraget ska motsvara en femtedel av genomsnittliga veckoersättningen.• När den anställde blir sjuk görs från och med dag 1 ett sjukavdrag som kompletteras med sjuklön. • Ett karensavdrag för sjukperioden.

• Karensavdraget kan aldrig bli större än den sjuklön som betalas ut för perioden• Karensavdraget kan motsvara hela dagen, del av dag eller vara fördelat på flera dagar.• Återinsjuknande inom 5 dagar medför inget nytt karensavdrag görs utan sjuklöneperioden fortsätter. Har dock inte hela

karensavdraget dragits för tiden innan återinsjuknande dras det på det nya frånvaron.• Karensavdrag ska inte göras på anställda som omfattas av högkostnadsskydd. • Kollektivavtal styr, kontrollera i ditt avtal.

Tema: Lön Tema: Lön

NYA REGLER FÖR KARENSDAGEN

– Den nya modellen införs för att systemet ska bli mer rättvist. Att det blir en gemensam hantering gagnar alla och framförallt de som tidigare fått väldigt olika löneavdrag beroende på vilken arbetsdag man blir sjuk. En van-ligt förekommande fråga har varit hur lång en karensdag ska vara, nu är det tydligt att det alltid är ett karensavdrag. Karensavdraget går att likna med en självrisk som först ska behandlas inn-an sjuklön betalas ut. Sedan finns det många kollektivavtal, en del omfattar

hanteringen och behöver uppdateras. Lag om sjuklön är en skyddslag så den anställde kan inte få sämre förut-sättningar än vad som står i den säger Zennie Sjölund.Vad är viktigt för branschen att tänka på inför att de nya reglerna införs den 1 januari? – Det gäller att informera om föränd-ringar och även säkerställa att förut-sättningarna för det företag som man gör lön åt är klara och tydliga. Vilka

regler gäller idag och vad blir skillnaden från 1 januari 2019. Det är arbetsgiva-rens ansvar att se till att de anställda får rätt lön. Att stämma av med sin ev arbetsgivarorganisation och sin lönesystemleverantör är ett första steg. Sedan behöver den anställda informeras och ofta blir information intressant först när det är något som påverkar direkt. Så frågorna kommer säkerligen när någon väl blir sjuk, men att proaktiv jobba med information är ändå viktigt. På verksamt.se kommer

Riksdagenharbeslutatattersättakarensdag medettkarensavdrag.Syftetärattfåettmer rättvistersättningssystem,ochdetbörjargälla förnyasjukperioderfrånochmed1januari2019.

Bakgrunden känner du till – när en anställd blir sjuk ska man som arbets-givare betala sjuklön under de första 14 dagarna i sjukperioden. Sjuklönen är 80% av den lön och förmåner som den anställde skulle ha fått om den arbetat och betalas dag 2 - 14. Enligt dagens regler är första dagen en karensdag. Stor variation Men avdraget för karensdagen kan med dagens regler skilja sig mycket

mellan olika anställda. En anställd som exempelvis går hem två timmar innan arbetsdagen är slut får endast ett karensavdrag på två timmar, medan en anställd som arbetar oregelbundet kan få ett karensavdrag för första dagen på tio timmar vid ett långt arbetspass.Så fungerar karensavdrag Det nya karensavdraget ska motsvara en femtedel av den genomsnittliga veckoersättningen av sjuklön. Avdraget

blir alltså lika stort oavsett vilken dag personen är sjuk, vilket har betydelse för de som har olika långa arbetspass. Avdraget kan dock aldrig bli störr än den sjuklön som betalas ut. Arbetsgivaren kommer att göra ett sjukavdrag och betala ut sjuklön från och med första dagen i sjukperioden. Man gör också ett karensavdrag som kan motsvara hela dagen, del av dag eller fördelat på flera dagar.

Zennie Sjölund är branschansvarig inom lön hos Srf konsulterna. Så här kommenterar hon det nya karensavdraget.

Experter på kassasystem

info@cash-it.se | 010-45 78 100 | Läs mer om oss på cash-it.se

Träffa oss påEcommerce +ShopTech-mässan18-19 april.Monter K:04!

CASH IT RETAIL

Kassasystem för ett bättre småföretagslivVi hjälper företag i hela Sverige att ta betalt. Sedan 1999 utvecklar Cash IT det användarvänliga kassasystemet Cash IT Retail. Vi är en helhetsleverantör av kassasystem och betallösningar som hjälper dig och ditt företag att växa.

Med vår integration till Fortnox vinner du mycket tid. Bokföringen blir automatiserad och du håller register så som lagersaldo, artiklar, och priser synkroniserade i realtid mellan båda systemen. Vi finns i hela landet, i många olika branscher.

Så säger experten

FORTNOX MAGAZINE 31

FORTNOX MAGAZINE32

SvenskaEducationsMediaGroup(EMG)ligger bakomenavvärldensfrämstamarknadsplatser därutbildningssamordnaremöterstudenter. TillsammansmedallaintegrationerharFortnox ipraktikenblivitkoncernensaffärssystem.

Det började med små trevande steg i Stockholm för 17 år sedan. Tre studenter satt och försökte bygga en sökmotor som skulle visa studenter vilken utbildning deras betyg räckte till. Långsamt men säkert har det expan-derat och i dag har företaget mer än 150 anställda. Det finns lokala kontor i Köpenhamn, Oslo, Helsingfors och Mannheim i Tyskland. – På våra sajter möts utbildningssam-ordnare och studenter. Vi är en ledande marknadsplats i Norden och satsar på att bli det i hela världen. Förra året hade vi sammanlagt 30 miljoner besökare på våra sajter, det i 220 olika länder, säger Andreas Nilsson. Förra året omsatte EMG ungefär 210 miljoner kronor, i år ser den siffran ut att landa på 220 miljoner.

På ekonomiavdelningen i Stockholm arbetar fyra av de anställda dagligen med Fortnox. Tjugo anställda är team- chefer och attesterar fakturor i Fortnox. – Vi består av sammanlagt sex bolag och alla sköts från vår ekonomiavdel-ning i Stockholm. Vi använder Fortnox till alla dotterbolagen och det största skälet till att vi valt Fortnox är användar- vänligheten. När vi visar nya medarbetare hur det fungerar så fattar de intuitivt. Enligt Andreas Nilsson har EMG också valt Fortnox eftersom det är lätt för bolagets utvecklare att bygga fungerande integrationer. – Dessutom är allt molnbaserat vilket innebär att det är tillgängligt var man än befinner sig.

GL BALT utbildningsföretag använder Fortnox

Vi är en ledande marknadsplats i Norden och satsar på att bli det i hela världen. Förra året hade vi 30 miljoner besökare från 220 länder på våra sajter.AndreasNilssonCFOpåEMG.

Educations Media Group

FAKTA OM EMG

• Educations Media Group (EMG) bedriver söktjänster inom utbildning. • EMG har sitt säte i Stockholm. • Bolaget har över 150 anställda, med lokala kontor i fem länder. • EMG använder Fortnox.

”Fortnox är enkelt och användarvänligt” Andreas Nilsson CFO på EMG.

FORTNOX MAGAZINE 33

ELEKTRONISK KÖRJOURNAL MED AUTOMATISKA VÄGTULLARDu slipper lägga tid på att administrera och

kategorisera dina resor oavsett om du reser i

tjänsten eller privat. Även vägtullar registreras

automatiskt med tid och kostnad. Körjournalen

kan enkelt vidarebefordras till ekonomiansvarig

för utläggsredovisning.

ÅVERKANSLARMHar du värdefull utrustning I bilen?

Åverkanslaarm notifierar dig till din mobiltelefon

om någon försöker göra åverkan på din bil.

DELA DIN POSITIONSpenderar du mycket tid av din arbetsdag på

vägen? Då kan det vara bra att kunna meddela

när du startar, anländer och var du är – med Dela

position gör du detta snabbt och enkelt.

Elektronisk körjournal, åverkanslarm, positionsdelning och självklart 4G Wifi för alla i bilen – Telia Sense gör det bilägandet enklare genom en lång rad intelligenta och praktiska tjänster. Det enda du behöver göra är att plugga in en liten hårdvara, så har du gett dig själv en smartare bil.

Läs mer på telia.se

TELIA SENSE GÖR DIN BIL SMARTARESMARTARE BILKÖRNING UTAN PAPPERSARBETETar det för mycket tid att fylla i körjournaler och registrera dem i bokföringen? Det kan du ändra på! Med Telia Sense håller du enkelt reda på alla arbetsresor. Få koll på vägtullar och körda mil och registrera allting automatiskt i bokföringen, helt i enlighet med Skatteverkets krav.

PLUG & DRIVETelia Sense kräver ingen komplicerad installation och ingen IT-avdelning. Du kopplar själv in hårdvaran i bilen och länkar enkelt körjournalen till ert bokföringssystem i appen. Sedan är det bara att köra!

RAKT IN I BOKFÖRINGENTelia Sense är integrerat med de vanligaste svenska bokföringssystemen. Om du till exempel har Fortnox kopplar du bara på tjänsten Fortnox Kvitto & Resa Plus för att automatisera dina körjournaler.

EN SMARTARE BIL FÖR BARA 79 SEK/MÅNADTelia Sense är mer än en automatiserad körjournal. Du får WiFi i bilen, parkering som automatiskt avslutas när du kör iväg, åverkans- alarm och möjlighet att dela din plats med kollegor. Vi lägger dessutom kontinuerligt till fler tjänster som gör bilupplevelsen enklare för hela företaget. Beställ Kvitto & Resa Plus och Telia Sense som inloggad i Fortnox eller genom din redovisningskonsult.

Läs mer om Telia Sense på Telia.se/foretag

FORTNOX MAGAZINE34 FORTNOX MAGAZINE 35

Branschnyheter

REGLER OCHBRANSCHNYTT

VAD GÄLLER FÖR ARKIVERING AV KVITTON?

INGET AVDRAG FÖR FISKE, AGILITY ELLER KÖRSÅNG

REGLER FÖR BYRÅANSTÅNDFör dig som professionellt hjälper företag att upprätta inkomstdeklarationer finns nu möjlighet att få byrå-anstånd. Detta innebär att du får lämna dina kunders Inkomstdeklaration 1 successivt under en period som sträcker sig fram till den 15 juni enligt lag. Deklarationer där samtliga deklarationsbilagor, som är möjliga enligt Skatteverket lämnas elektroniskt ska ha inkommit till Skatteverket senast den 17 juni 2019. Deklarationer där bilagor som kunde ha lämnats elektroniskt istället har lämnats på papper, ska ha inkommit till Skatteverket senast den 16 maj 2019.

VIKTIGA DATUM FRÅN SKATTERVERKET

FÖRÄLDRAR- PENNING I FLER SITUATIONER

FULL KOLL PÅ BREXIT

Skatteverket har en kalender över viktiga datum att ha koll på se här: skatteverket.se/omoss/viktigadatum.För aktiebolag och föreningar gäller de här viktiga datumen under december 2018.

Från och med 1 januari 2019 har även den förälder som inte är gravid rätt till föräldrapenning för att följa med till mödravården. En förälder ska också alltid få föräldrapenning för att delta vid sitt barns inskolning, även om föräldern inte har barnet i sin vård. Därtill förenklas reglerna kring tillfällig föräldrapenning, barnbidrag och bostadsbidrag.

En vanlig fråga handlar om arkivering av kvitton och fakturor. Måste man spara ett papperskvitto även efter det är fotograferat eller scannat? Bokföringsnämnden har därför tagit fram ett batteri över de mest vanliga frågorna och ger svar på sin webb. Du hittar den via http://bfn.se/sv/fragor-och-svar/arkivering. Svaret på frågan kring att spara ett papperskvitto även efter digi-taliseringen är för övrig ”ja, den ursprungliga pappers-kopian i tre år”.

Skatteverket nämner tre stora fördelar nu när de öppnar för möjligheten att betala in skatt via Swish – det är enkelt, mindre risk för fel och det går snabbare. Inledningsvis finns en övre gräns på 15 000 kronor, mer än så går det inte betala via Swish under ett dygn. Men vid större betalning av till exempel kvarskatt så går det att dela upp betalningen i flera under en period. Mer information hittar du på skatteverket.se

SKATTEVERKET ÖPPNAR FÖR ATT BETALA VIA SWISH

Skatteverket har gjort ett förtydligande kring aktiviteter som man inte kan använda friskvårdsbidrag till. Exempel

på några sådana är körsång, fiske och agility. Om arbetsgivaren

betalar det blir det en skattepliktig förmån för den anställde.

– Avsikten med friskvårds-bidraget har aldrig varit att

arbetsgivaren skattefritt ska kunna betala olika fritidsintressen och naturupplevelser eller

träning av ett husdjur, säger Pia Blank

Thörnroos, Skatteverkets rättsliga expert i en kommentar.

Fastställda prisbas-

belopp för 2019

Regeringenfa

stställdeunde

rhöstenprisb

asbe-

loppetochde

tförhöjdapris

basbeloppet

till

46500krresp

ektive47400

kronor.Höjnin

genav

prisbasbelopp

etgörblandan

natattersättn

ingarna

frånsjuk-och

föräldrapenni

nghöjs,dåtak

en

iförsäkringarn

aräknasutifrå

nprisbasbelo

pp.

Detförhöjdap

risbasbeloppe

tanvändsvid

beräkningav

pensionspoän

gförtilläggsp

ension

fördemsomk

ommerattfåp

ensionenligt

äldreregler.Lä

smerpåreger

ingen.se.

Branschnyheter

OMVÄRLDSBEVAKNING Fortnoxbevakarnaturligtvishurutvecklingeninomredovisningsbranschenserutiandraländer. MedtankepåBrexitpassadebolagetpåattbesökaAccountingLiveiGlasgowislutetavnovemberförattsehurdettapåverkarbranschen.Syftet med att studera andra länder är för att se hur trenderna är. På Accouting Live deltog Fortnox även i workshop-arbete med allt ifrån programfunktioner till marknadsföring av redovisningsbyråerna. Man tittade även på hur appar kan användas för olika arbetsprocesser. Bland de många föreläsningarna arrangerades bland andra AI, Robotics – hur tekniken används i företag, hur man hanterar all data och hur denna kan kan analyseras och benschmarkas. Ett ämne på föreläsningen var ”guida dina kunder rätt in i digitaliseringen”.

Storbritanniens utträde ur Europeiska unionen, även känt som Brexit, inleddes formellt genom den brittiska regeringens begäran om utträde den 29/3 2017 och verkställs nu två år senare, den 29/3 2019. Fortnox bevakar detta och dess påverkan för redovisningsbranschen. I kommande utgåvor av Fortnox Magazine följer vi upp beslut som nu fattas.

FORTNOX MAGAZINE36

FAKTA OM BANKID

• BankID är en elektronisk ID-handling som är jämförbar med pass och körkort.

• BankID är det i särklass största e-legitimationssystemet i Sverige.

• BankID ägs av företaget Finansiell ID-teknik BID AB, som i sin tur ägs av stora svenska banker som Swedbank och Handelsbanken.

NublirdetännusmidigareattanvändaFortnox. MedhjälpavBankIDkandusäkertochenkeltloggain.

Inloggning med BankID har flera fördelar. Det uppfyller alla säkerhetskrav enligt den nya dataförordningen GDPR samtidigt som det är smidigt. – Användaren slipper hålla koll på användar-id och lösenord, något som tidigare ofta sparades på lappar eller i webbläsare. Det nya smidiga sättet gäller både på datorn och i appen, säger produktägaren Victor Grevik på Fortnox. Inloggningen med BankID innebär också att den som har flera bolag

kommer åt dem alla, med en och samma inloggning. Dessutom innebär det förbättringar när det kommer till lönebesked. Alla Fortnox kunders anställda kan se sina lönebesked på webben eller i appen genom att logga in med BankID. – I och med GDPR blev det otillåtet att skicka känsliga personuppgifter via mejl, vilket bland annat innefattar uppgifter som kan förekomma på lönebesked. Men i och med denna lösning så finns det ett nytt säkert sätt att distribuera lönebesked.

FÖRENKLA VARDAGEN Logga in med BankID

Användaren slipper hålla koll på användar-id och lösenord, något som tidigare ofta sparades på lappar eller i webbläsare.

VictorGrevik–produktägarepåFortnox

BankID

HURVILLDUTABETALT?Med MoreFlo kassasystem får du ett flexibelt kassasystem som gör att du kan fokusera på det du gillar.

MoreFlos färdiga kassapaket innehåller allt du behöver för att ta betalt, och har alla de klassiska kassafunktionerna samt påbyggnadsmöjligheter när du önskar.

MoreFlo har fullständig integration med Fortnox och är en certifierad partner.

Välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.

Branschnyheter

Fördigsomarbetarmedlöneadministrationbörjardetblidagsatt förberedainfördetnyalöneåret2019.Detfinnsenheldelsakerdu behövertänkapåochuppgiftersomdubehöverlämnain.Förattduskaslippaoroadigförattmissanågotviktigmoment,harvisamman-ställtenchecklistapåvadsombehövergörasochrapporteras.

TIPS INFÖR DET NYA ÅRET

FORTNOX MAGAZINE38 FORTNOX MAGAZINE 39

Att göra:

3 Avsluta lönekörningar för 2018

Alla utbetalda löner behöver vara klara för att du ska kunna lämna in

kontrolluppgifter till Skatteverket eller rapportera till Fora.

3 Skapa nytt år i löneprogrammet

Du behöver skapa upp ett nytt löneår i ditt löneprogram. Detta för att

du ska kunna betala ut lön till dina anställda för år 2019.

3 Läs in CSR-svar

Har du skickat in en CSR förfrågan till Skatteverket och fått svar är det dags att

läsa in dem nu. Se till att allt för löneår 2018 är klart innan de läses in. Tänk också

på att detta måste göras innan du skapar första löneutbetalningen för 2019.

3 Uppdatera bilförmånsvärdet

Bilförmånens värde bygger på schablonvärden från Skatteverket.

Inför året 2018 behöver du därför se över så att förmånsvärdet stämmer.

3 Karensavdrag

Fr.o.m 1 januari 2019 är det nya regler gällande karens. Om ditt företag ska följa

de nya reglerna behöver du aktivera karensavdrag. I Fortnox Lön kommer du

kunna göra det under Inställningar – Lön – Avtal för arbetare -Allmänt och

Inställningar – Lön – Avtal för tjänstemän – Allmänt, från och med 1 januari 2019.

3 Skapa januarilönen för 2019

När ovan punkter är gjorda är det dags att göra i ordning årets första lönebesked

för 2019. Normalt lämnas reseräkningar för gjorda tjänsteresor i efterskott. Det

kan innebära att reseräkningar för resor under december betalas ut i januari året

därpå. Skulle de skattefria beloppen för traktamenten och bilersättning ändras

mellan åren, är det det belopp som gäller för det år då resan genomfördes som

ska betalas ut. Detsamma gäller exempelvis OB-tillägg.

3 Skapa semesterårsavslut (kalenderår)

Har du ett semesterårsavslut enligt kalenderår (januari-december) är det dags

att göra ett semesterårsavslut. Tänk på att alla avvikelser som t.ex. semesteruttag,

tjänstledighet eller annat som påverkar semesteråret finns registrerat i ditt löne-

program innan du gör ett semesterårsavslut.

Att rapportera:

3 Rapportera uppgifter till ForaFora administrerar vissa kollektivavtalade försäkringar. På Foras hemsida

rapporteras både slutliga löner för föregående år och preliminära löner för inne-

varande år. Uppgifterna kan lämnas in fr.o.m 2 januari t.o.m 31 januari 2019

3 Lämna kontrolluppgifter till SkatteverketSe till att dina redovisade deklarationer för 2018 stämmer överens med kontroll-

uppgifterna för 2018 innan de lämnas in. Senast 31 januari 2019 ska de har

kommit in till Skatteverket. Kontrolluppgifterna kan lämnas in via filöverföring

eller via Skatteverkets e-tjänst. Om ditt företag påverkas av AGI – arbetsgivar-

deklaration på individnivå sedan 2018-07-01, ska du skicka en kontrolluppgift

för dessa anställda för hela 2018.3 Ta ut semesterskuldlista för 2018

Har du ett bokslutsår som sträcker sig t.o.m 2018-12-31 bör du ta ut en

semesterskuldlista per 2018-12-31 för de anställda i ditt företag, till bokslutet.

FORTNOX MAGAZINE 41

FÖR MYCKET TID ÖVER? Spara tid med synkade system och slipp onödigt manuellt arbete. Boxnet Kassa och Starweb e-handel är inte bara kopplade med varandra utan har dessutom automatiskt flöde rakt in i Fortnox.

Smidigt, molnbaserat och flexibelt med fullt fokus på förenklade flöden och din tid.

Vi önskar dig ett Gott Nytt År Ett år med mindre administration och mer tid över till det DU brinner för - Din affär och Dina kunder.

040 - 60 20 900 www.starweb.se 08 - 544 806 80 www.boxnet.se 0470 - 78 50 00 www.fortnox.se

E - H A N D E L S L Ö S N I N G A R K A S S A S Y S T E MB XNET

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

2019-new-year.pdf 1 2018-11-15 14:02