Dématérialisation des documents

Dématérialisation

6 mai 2010 1 Legrand René-Philippe

1 Définition et principes1. Définition et principes

2. Les étapes de la dématérialisationp

3. Les bonnes pratiques

4. Quel retour d'investissement ?

5. Les tendances futures

6 Conclusion6. Conclusion


1. Définition

L t f ti d t d'i f tiLa transformation de supports d'informations matériels en fichiers électroniques

(souvent des documents papier)



Schéma 1 : Dématérialisation

La dématérialisation peut servir à gérer deLa dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique :

des données ou des documentsdes données ou des documents

qui transitent au sein des entreprises

dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs ...)


Le changement de support implique :Le changement de support implique :

tifi t d'id tité é i i tun certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processusprocessus

n ho odatage (Timestamp) q i ga antit l'he eun horodatage (Timestamp) qui garantit l'heure et la date à chaque étape du traitement


un espace de confiance distant : les documentsun espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tierssur un serveur tiers

une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'uneconserve ses documents au sein d une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par unsuivi dont chaque étape est certifiée par un tiers


Documents 'dématérialisables' :Documents dématérialisables :

factures électroniquesqdocuments fiscaux

actes administratifscourriers recommandéscourriers recommandésmonnaies, bulletins de paie marchés publics …


2. Les étapes

Les étapes de la dématérialisation sont :Les étapes de la dématérialisation sont :

N é i ti d d tNumérisation des documents

Archivage des documents numérisésArchivage des documents numérisés

Intégration des étapes de l'évolution du doc mentdocument

Certification des étapes de l'évolution duCertification des étapes de l évolution du document


Numérisation des documentsNumérisation des documents

la conversion d'un signal (vidéo image audiola conversion d un signal (vidéo, image, audio, caractère d'imprimerie, impulsion, …)

it d b tt t den une suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique ou en électronique numériqueq q

On utilise parfois le terme digitalisationp g


Archivage des documents numérisésArchivage des documents numérisés

Actions, outils et méthodes mis en œuvre pour :

réunir,

identifier

sélectionnesélectionner

classerclasser

conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé


support sécurisé …

Objectifs :Object s

les exploiterles exploiter les rendre accessibles dans le temps

que ce soit à titre de preuve(en cas d’obligations légales ou de litiges)ou à titre informatifou à titre informatif


Intégration des étapes de l'évolution duIntégration des étapes de l évolution du document

La conception et la réalisation d'un système d'information intégréd information intégré

par la mise en relation (interfaçage) de diffé ents logiciels e istantsdifférents logiciels existants


Certification des étapes de l'évolution duCertification des étapes de l évolution du document

Le certificat numérique ou électronique est

un lien entre l'entité physique et l'entité numérique (virtuel)q ( )

Le standard pour la création des certificats numériques est le X 509


X.509

L'autorité de certificationauto té de ce t cat o

fait foi de tiers de confiancefait foi de tiers de confiance

atteste du lien entre l'identité physique et l'entité numérique


3. Les bonnes pratiques

ill bili é d dmeilleure traçabilité des documents

gain de tempsgain de temps

amélioration du partage de l'information

réduction des coûts au niveau traitement et achat des fournituresachat des fournitures

amélioration de la réactivité


la culture du papierp pl'investissement à mettre en œuvrela peur du changementla complexité du projetla complexité du projetla méconnaissance de la législationla sécurité des échanges, de l'archivage


l'économiel'écologie les technologiesles changements organisationnels induitsles changements organisationnels induitsles nouvelles exigences des 'clients' le développement durable


Globalisation et mobilité :

générer ou obtenir l’information partout et à tout momenttout moment

générer des gains plus rapidement

La dématérialisation permet aux organisationsLa dématérialisation permet aux organisations d’évoluer, d’optimiser et de rationaliser les ressources


4. Le ROI ?

La principale difficulté estLa principale difficulté est …

de traduire les effets de la dématérialisationde traduire les effets de la dématérialisation

en données factuelles mesurables eten données factuelles, mesurables et interprétables

comme une réelle valeur ajoutée


Elle réside dans la traduction sous formeElle réside dans la traduction sous forme d'indicateurs de notions telles que :

fit bilitéprofitabilité accrue

meilleure qualité du travail réalisémeilleure qualité du travail réalisé

production plus efficiente

satisfaction des clients

engagement et rétention des collaborateurs


résolution d'incidents et de problèmesrésolution d incidents et de problèmes

amélioration des processus

meilleures décisions

intelligence collective

inno ationinnovation

gestion de la connaissance ...gestion de la connaissance ...


Toute la difficulté est de …Toute la difficulté est de …

f t li l i di t à lfactualiser les indicateurs propres à la dématérialisation

réaliser les mesures permettant de calculer le ROI


S'il est toujours relativement simple de calculerS il est toujours relativement simple de calculer des indicateurs quantitatifs …

l b d d t dsur le nombre de documents ou de commentaires publiés ...

il est beaucoup plus délicat de définir des indicate s q alitatifsindicateurs qualitatifs

telle la nature des sujets abordés (innovation,telle la nature des sujets abordés (innovation, support, processus ...)


5. Les tendances

V l i d d iVolume croissant de documents et courriers dématérialisés

Législation de plus en plus en adéquation avec les technologies de la dématérialisation

Automatisation accrue : la chaîne de la dématérialisation (globalisation)dématérialisation (globalisation)

Prise de conscience écologique


D ét d t t l dé té i li tiDes études montrent que la dématérialisation ne supprime pas la consommation de papier

L'emploi de l'expression dématérialisation é

p pserait une nouvelle forme du mythe du zéro papier


La consommation de ressources naturelles etLa consommation de ressources naturelles et la génération de déchets

ne diminuera pas forcément

a ec l' tilisation massi e de s ppo tsavec l'utilisation massive de supports d'informations électroniques


La dématérialisation s'accompagne le plusLa dématérialisation s accompagne le plus souvent …

d' l d d ti itéd'une plus grande productivité

d'une augmentation des flux de biensd une augmentation des flux de biens marchands vendus

donc d'une ponction accrue sur le stock de ressources naturellesressources naturelles

A méditer …


6. Conclusion

Aujourd’hui, à partir de 5.000 documentsAujourd hui, à partir de 5.000 documents

des entreprises viennent à la dématérialisation

Elles visent des objectifs précis s’exprimant enElles visent des objectifs précis s exprimant en compression des coûts

Mais plus encore, en avantages concurrentielsMais plus encore, en avantages concurrentiels


Accélérer les délais de traitement du courrier,Accélérer les délais de traitement du courrier, permet d’être plus réactif, de mieux satisfaire les clients et les partenaires
