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Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience Laure ESPINASSE Ingénieur qualité – GDR CH SAINT-SEVER

Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

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Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience. Laure ESPINASSE Ingénieur qualité – GDR CH SAINT-SEVER. SOMMAIRE. Données introductives Choix de l’évaluateur externe Se préparer à l’évaluation externe Organisation de l’évaluation externe Déroulement Visite sur site, et après? - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Démarche d’évaluation externe en EHPAD

Retour d’expérience

Laure ESPINASSEIngénieur qualité – GDR

CH SAINT-SEVER

Page 2: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

SOMMAIRE

Données introductives Choix de l’évaluateur externe Se préparer à l’évaluation externe Organisation de l’évaluation externe Déroulement Visite sur site, et après? Résultats Leviers, difficultés et points de vigilance Conclusion

Page 3: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Données introductives

EHPAD situé au sein d’un CH

32 résidents

PMP = 384

GMP = 890

Page 4: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Choix de l’évaluateur externe

Consultation avec les EHPAD partenaires Publication sur le site FHF (avril 2013) Réception : 15 offres Analyse des offres (tableau) Sélection de trois dossiers Organisation des entretiens (juin / juillet 2013) Sélection du candidat retenu (juillet 2013) Contractualisation avec l’évaluateur externe (convention et AE)

Page 5: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Choix de l’évaluateur externe

Quels critères de sélection?

CRITERES %

Expérience professionnelle (pluridisciplinarité) 20%

Compétence et expérience (démarche qualité, évaluation) 20%

Méthodologie proposée et délais d’évaluation et remise du rapport

25%

Disponibilité de l’évaluateur sur la durée du marché 15%

Prix de la prestation 20%

Page 6: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Choix de l’évaluateur externe

CAFOC ConseilsStructure d’études et de conseil GIP-FCIPEquipe pluridisciplinaire de consultants en management de la qualité et des

organisations

- 2 évaluateurs

- 5,5 jours (dont 3 jours sur site)

- Prix: 5082,00 TTC

Page 7: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Se préparer à l’évaluation externe

Bilan du PAQ au 31/12/2013

Communication auprès des professionnels- Flash Infos- Instances- Réunion institutionnelle

Page 8: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Organisation de l’évaluation externe

En amont

- Ouverture d’une Drop box (dossier partagé informatisé)- Transmission des premiers éléments de preuve par processus- Echanges par mail avec l’évaluateur externe (cadre évaluatif)- Validation du calendrier de visite

Page 9: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Organisation de l’évaluation externe

COMMUNICATION AUPRES DES PARTIES PRENANTES!!!!!!

-Communiquer le calendrier-Rassurer les équipes-Rester à l’écoute des professionnels

Page 10: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externeJ1

Accueil des évaluateurs

Réunion institutionnelle avec les professionnels

Début des entretiens (en présence d’un évaluateur)- AS, ASH et Médecin

10, 11 et 12 février 2014

Page 11: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externeJ2 - Matin

Entretiens Modalités Observations

RAQ Face à face GDR, qualité, EPP

Psychologue Tel Fin de vie

IDE hygiéniste Face à face Hygiène

Résident Face à face Soins, PP, animation, repas

Médecin libéral Face à face Astreintes médicales

Services techniques Face à face Organisation, interventions

Page 12: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externeJ2 – Après midi

Entretiens Modalités Observations

Cuisine, Diététicienne Face à face HACCP, contrôles, menus

IDE Face à face Soins, médicaments, PP

AS Nuit Tel Organisation du travail

Famille Face à face Soins, linge, repas, PP, animation, entretien locaux

RAQ / Directrice Réunion Bilan à chaud

Page 13: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externeJ3 - Matin

Entretiens Modalités Observations

Directrice Face à face Politique, projets, représentation, budget

Bénévoles, Psychomotricienne

Face à face Animation, ateliers, PP

CRU Face à face Organisation

Lingerie Face à face RABC

Page 14: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externeJ3 – Après midi

Entretiens Modalités Observations

Référent RH Face à face Formation, recrutement, contrats de travail, livret

d’accueil, visites médicales

Cadre de santé, secrétariat Face à face Organisation du service, accueil, admission, PP

Evaluateur externe Salle de réunion Préparation restitution

COPIL Réunion Restitution à chaud

Page 15: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Déroulement de l’évaluation externe

L’évaluateur a cherché à comprendre le fonctionnement de la structure

- démarche d’écoute bienveillante - démarche constructive

Fin de chaque entretien avec une lecture de la conclusion au

professionnel interviewé (vérifier l’exactitude des propos)

Page 16: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Visite sur site, et après?

Réception du pré-rapport (+ 2 semaines)

Relecture du pré-rapport Transmission des thématiques aux intéressés Observations diverses Echanges par mail avec évaluateurs

Validation du rapport (+ 3 semaines) Réception du rapport (10 mars 2014)

1 semaine

Page 17: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Visite sur site, et après?

Exemples de commentaires (secret professionnel)

Les professionnels n’ont pas été sensibilisés à la confidentialité des informations contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …). La formation sur le secret professionnel n’est pas prévue dans les plans de formation de l’établissement

Page 18: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Visite sur site, et après? Nos commentaires Les professionnels sont sensibilisés à la confidentialité des informations

contenues dans les dossiers des résidents (affections, antécédents personnels et familiaux, revenus, …) par le médecin et la cadre lors de réunions de service. Les professionnels sont sensibilisés au secret professionnel dans le cadre de leur formation initiale.

Le livret d’accueil rappelle les bases concernant le sujet:« vous ne devez jamais oublier que: - Vous êtes impérativement tenu au secret professionnel. Toute violation

dans ce domaine peut entraîner des sanctions …- Vous êtes liés par l’obligation de discrétion professionnelle pour tout ce qui

concerne les faits et informations dont vous avez connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de vos fonctions »

Page 19: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Résultats

Formulation de préconisations (36) et des propositions (106)

Quelques exemples de préconisations:- Rencontrer les résidents en amont en face à face sans la famille (recherche

du consentement éclairé)- Ecrire le rapport d’activité médicale- Finaliser la sécurisation du circuit du médicament- Communiquer autour des RBPP de l’Anesm- Mener une réflexion sur la réduction du jeûne nocturne- Poursuivre la formation du personnel (HACCP et RABC)- Ecrire le DARDE- Ecrire une procédure spécifique « maltraitance »

Page 20: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Résultats

Formulation de préconisations (36) et des propositions (106)

Quelques exemples de propositions:- Développer l’approche processus servant de base à la gestion documentaire- Réactualiser le document unique- Produire le rapport d’activité de l’ergothérapeute- Développer la culture des transmissions ciblées- Faire évoluer le plan de maîtrise sanitaire (HACCP) réactualisation des

documents- Ecrire la procédure relative à l’animation- Mettre en place une EPP sur l’incontinence

Page 21: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Item 5Accompagnement

personnaliséForces et Faiblesses Propositions et préconisations

2.1.3 PVI Réflexion pluridisciplinaire sur la démarcheDocument explicatif sur la démarche diffusé

Trame créée non signée

Coordonnateurs de projet non nommésPeu de participation des mandataires judiciairesPVI non pressenti à la préadmission

Se rapprocher de la RBPP sur le PVI et « qualité de vie en EHPAD » volet 1 pour le mode participatif et les coordonnateurs de projetFaire une information ciblée vers les mandataires judiciaires sur la démarche de PVI et les y intégrerFaire signer l’avenant par le résident ou sa famille ou son représentant légal comme le préconise le PAQ 2013Faire évoluer la trame du PVI afin d’intégrer l’évaluation d’atteinte d’objectif et remplacer patient par résidentCiter les RBPP de l’Anesm dans la trame du PPPrévoir le recueil de données dès la visite de préadmission afin de réfléchir au PVI avant l’entrée

Page 22: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Remercier toutes les parties prenantes

Famille, usager, bénévoles, représentants des usagersProfessionnels (réunions, instances, Flash infos)

Page 23: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

RESULTATS - PAQ

2Une réflexion au sein de l'établissement est-

elle menée sur la liberté sexuelle?Aborder cette thématique en réunion d'équipe

(dernier vendredi du mois)E. CAYLUS

2ème semestre

2013Mener une réflexion pour créer un espace lecture

bibliothèque pour les professionnelsL. ESPINASSE déc-13

Inscrire les liens internet des sites pour aller consulter les différentes recommandations /

textesL. ESPINASSE déc-13

2Est-ce-que l'établissement met à disposition un

point de commerce (épicerie, kiosque)?

2Existe-t-il un mode de diffusion des

informations (réglementaires…) vers le professionnel et l'usager?

PAS D'ACTION(taille de l'établissement: présence d'une machine boissons chaudes, fraîches + snacking)

BIENTRAITANCE

Page 24: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

RESULTATS - PAQ

Page 25: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

RESULTATS - PAQ

Page 26: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Leviers, difficultés etpoints de vigilance

Page 27: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Les leviers?

Soutien de la direction

Implication des professionnels (adhésion et réactivité)

Dynamique de la structure

Bonne communication entre établissement et les évaluateurs (démarche constructive)

Page 28: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Les difficultés?

Absences durant l’évaluation (formation, arrêts maladie)

Recueil des éléments de preuve (avant, pendant et après l’évaluation externe)

Durée des entretiens !

Rencontre avec les usagers

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Les points de vigilance?

Communication Importance du projet d’établissement Identifier un coordonnateur de visite Gestion du temps des entretiens (ne pas sous estimer le nombre de jours sur site

nécessaires) Lecture du pré rapport (check list) Faire participer les professionnels

Page 30: Démarche d’évaluation externe en EHPAD Retour d’expérience

Bilan

Bonne dynamique institutionnelle Regard extérieur très constructif Prise de conscience collective des points à améliorer Alimentation du plan d’actions Satisfaction des professionnels

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Merci pour votre attention

Des questions ?