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dbs | eingangsrechnungsverarbeitung digital business solution Eingangsrechnungs- verarbeitung

dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

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dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

digital business solution

Eingangsrechnungs-verarbeitung

dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Die digital business solution (dbs) | ein-gangsrechnungsverarbeitung ermög-licht die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den führenden ERP-Sys-temen und ist dabei vollständig in das Bestellwesen und die Finanzbuchhal-tung des ERP-Systems integriert.

Dies erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durch-laufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skonto-erträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. So wird die Liqui- ditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt.

Zeit ist GeldEin wesentliches Potenzial der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt in der ganzheitlichen Einbindung in die buchhalterischen Abläufe des jewei-ligen Unternehmens. Angefangen beim Einscannen der Rechnung über das au-tomatische Auslesen der relevanten In-formationen wie z. B. Kopfdaten und die sachliche Prüfung direkt am Bildschirm bis hin zur Freigabe und schließlich zur Verbuchung: Die Lösung der d.velop AG

begleitet die Dokumente über ihren ge-samten Lebenszyklus hinweg.

Dank der Integration in das jeweils füh-rende System wie Microsoft Dynamics NAV und AX, Sage bäurer, SAP, Infor ERP COM und weitere werden die ermittelten Rechnungsdaten automatisch an das Buchhaltungs- bzw. ERP-System über-tragen und können von dort aus wie gewohnt verbucht werden. Und sollte einmal ein zuständiger Sachbearbeiter verhindert oder im Urlaub sein, erfolgt eine automatische Weiterleitung der anstehenden Aufgaben an seine Ver-tretung. Liegezeiten werden somit prak-tisch eleminiert.

Arbeiten wie auf PapierPrüfen, freigeben, kontieren – die Arbeit mit der Lösung funktioniert ganz genau

Die Bearbeitung der Daten erfolgt bequem direkt am Bildschirm – und das sogar von unterwegs über den sicheren Webzugriff. So sind schnelle Abwicklung und perfekter Überblick garantiert.

„Diese spezielle Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungs-

verarbeitung. Das führt zu absoluter Transparenz in den Rechnungsprozessen und schnellerer

Abwicklung von Routineaufgaben. So lassen sich Kosten senken, wertvolle Skontoerträge sichern

und nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen.“

dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

so wie mit dem Buchungsstempel auf Ihren Papierdokumenten – nur viel in-tuitiver, mit weniger Fehlerquellen und wesentlich schneller und bequemer. Sämtliche Belege sind ab ihrem Ein-gang permanent auf Knopfdruck verfüg-

bar und werden rechtskonform elektro-nisch im digitalen Archiv der d.velop AG archiviert.

Da jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert wird, sind alle berechtigten

Mitarbeiter und natürlich auch Kosten-stellenverantwortlichen oder Projekt-leiter jederzeit über den aktuellen Be-arbeitungsstand informiert. Das führt zu schnellerer Auskunftsfähigkeit, Ein-haltung aller Verfahrensvorschriften und zu perfekter Übersicht im gesamten Vorgang.

Im Zusammenspiel mit weiteren Lösun-gen wie z. B. dem E-Mail-Management der d.velop AG lässt sich der Funkti-onsumfang modular erweitern und je-derzeit individuell Ihrem Unternehmen anpassen. Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop automatisiert und beschleunigt alle Stationen, die eine

Rechnung durchläuft.

Eingangs- rechnung

Perfekter Überblick und Recherche jedes einzelnen Prozessschrit ts

Rechnungs- daten auslesen

Validieren ge-gen ERP-Daten

Einscannen(einzeln oder als Stapel)

Scanplatz FiBu/ERPKlassifizieren

Prüfen

Buchen

Freigeben

Workflow/Archivierung

Vorteile der dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Vorher: manuelle Rechnungsbearbeitung Nachher: dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

Umlauf von Rechnungskopien mit Notizen Zentrale Datenhaltung ohne redundante Kopien

Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten Eliminierung von Transport- und Liegezeiten, zeitnaher Monats- Eliminierung von Transport- und Liegezeiten, zeitnaher Monats-

abschluss

Mangelnde Transparenz in Rechnungsprozessen Jederzeit perfekte Übersicht über den Status der

Abwicklung

Schwierigkeiten bei standortübergreifender Freigabe Standortübergreifendes Arbeiten

Kein Zugriff auf relevante Unterlagen wie z. B. Lieferscheine Direkte Verknüpfung mit abhängigen Dokumenten

Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle nur schwer möglich Automatisierte Qualitätskontrolle

Medienbrüche (Papier- und digitale Information) Vermeidung von Medienbrüchen durch zentrale

digitale Archivierung

Hohe Bearbeitungskosten Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75 %

dbs | eingangsrechnungsverarbeitung

AGEin Unternehmen der d.velop-GruppeSchildarpstraße 6–848712 Gescher

Fon +49 2542 9307-0Fax +49 2542 9307-20

[email protected]

Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein- westfälischen Gescher ist ein inno- vatives und dynamisches IT-Dienstleis-tungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Manage-ment (ECM), digitale Archivierung, Do-kumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management kon-zentriert. Seit 1992 steht der Name

d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für In-dustrie, Handel, Logistik, Banken, Ver-sicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorien-tierte Lösungen, die Unternehmen aller

Größen und Branchen helfen, ihre Ge-schäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Die dbs | eingangsrechnungsverarbeitung ist ei-ne von zwölf etablierten Standardlö-sungen der d.velop AG.

Einfach in der Anwendung

• EffizientesArbeitenganzohneMedienbrüche• AufwendigeRückfragenwerdenüberflüssig,dajedes

Dokument unmittelbar zur Verfügung steht• VollständigeTransparenzinRechnungsprozessendank

übersichtlicher Darstellung• AutomatischesAuslesenvonRechnungsdaten• AutomatisierteBereitstellungvonDokumentenzur

Zahlungsfreigabe• UnterstützungautomatisierterBuchungen

• HoheVorgangsautomatisierungdurchWorkflows• AutomatischeDokumententrennung,dadurchWegfall

von Trennblättern• VerarbeitungbegleitenderDokumente(Anhänge,

Dokumentationen, Nachweise, Lieferscheine …)• DirekteVerbuchunginderFiBu• ZugriffauchaufRechnungenaußerhalbderFiBu• UmfassendesReporting

Technisch up to date

• IntegrationinsERP-SystemüberzertifizierteSchnittstellen• NutzungdesERP-SystemsalsBedienoberflächefür

digitale Workflows• StandardmäßigeUnterstützungpraktischallergängigen

ERP-Systeme

• ReadyforSAP,MicrosoftDynamicsNAVundAX,Infor,Oracle und iSeries-basierte Lösungen

• HoherROI,schnelleAmortisation

Stand: November 2010. Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.