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Das Auswahlverfahren für den Abschlussprüfer ... Seit dem 17. Juni 2016 findet die neue Regulierung der Abschlussprüfung Anwendung. Viele der Vorschriften sind neu, ihre Umsetzung

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Text of Das Auswahlverfahren für den Abschlussprüfer ... Seit dem 17. Juni 2016 findet die neue...

  • Ein Praxisleitfaden

    Petra Justenhoven/Thomas Noll

    Das Auswahlverfahren für den Abschlussprüfer nach neuer EU-Regulierung

  • Seit dem 17. Juni 2016 findet die neue Regulierung der Abschlussprüfung Anwendung. Viele der Vorschriften sind neu, ihre Umsetzung ist noch nicht eingespielt.

    Unter anderem wird auch das Auswahlverfahren für den Abschlussprüfer verpflichtend geregelt. Für viele Unternehmen ist die Ausschreibung der Abschlussprüfung komplettes Neuland, andere fragen sich, wie genau sie die Regelungen der EU in der Praxis umsetzen müssen.

    Mit diesem Leitfaden wollen wir den betroffenen Unternehmen eine Hilfestellung geben. Wir haben dafür die regulatorischen Vorgaben und unsere Erfahrungen aus der bisherigen Ausschreibungs- praxis zusammengebracht.

    An dieser Stelle gilt unser Dank allen Mitwirkenden, im Wesentlichen Susanne Schellschmidt, Jan Herzmann, Nicole Fischer, Dr. Thomas Nagel (WP/StB), Dr. Beate Eibelshäuser, Martin Kaspar, Lena Teresa Rönnberg, Beate Schörnig, Agnieszka Krupka, Gioia Stahl und Hannah Sophie Fischer.

    Sehr gerne vertiefen wir die Punkte im persönlichen Austausch. Sprechen Sie uns an.

    VORWORT

    Petra Justenhoven Wirtschaftsprüferin/Steuerberaterin Mitglied des Vorstands, Leiterin Assurance 089 / 5790-5409 petra.juste[email protected]

    Thomas Noll Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Partner, Leiter Markets Development 069 / 9585-1360 [email protected]

  • DAS AUSWAHLVERFAHREN IM ÜBERBLICK • Grundlage für die Auswahl des Abschluss-

    prüfers ist ein unter der Verantwortung des Prüfungsausschusses öffentlich durchgeführtes Ausschreibungsverfahren

    • Die Ausschreibungsunterlagen sollen transparente und diskriminierungsfreie Auswahlkriterien als Grundlage für die Bewertung enthalten

    • Das Unternehmen muss einen Bericht über die im Ausschreibungsverfahren gezogenen Schlussfolgerungen erstellen (der Bericht ist vom Prüfungsausschuss zu validieren)

    • Prüfungsgesellschaften mit geringem Marktanteil sollen von der Angebotsabgabe nicht ausgeschlossen werden

    • Der Prüfungsausschuss legt dem Aufsichtsrat eine begründete Empfehlung vor, mit zwei Vorschlägen und Präferenz für einen Wahlvorschlag

    • Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung – sofern kein Joint Audit durchgeführt werden soll – eine Prüfungsgesellschaft zur Wahl vor und erläutert die Empfehlung des Prüfungsausschusses

    • Eine Abweichung von der Wahl- empfehlung des Prüfungsausschusses muss der Aufsichtsrat gegenüber der Hauptversammlung begründen

    • Das Auswahlverfahren muss auf Verlangen der zuständigen Behörde offengelegt werden können

    PROJEKTABLAUF

    ZEITACHSE 9-12 Monate vor HV 7-10 Monate vor HV

    BESCHLUSS ZUR AUSSCHREIBUNG UND DELEGATION AN VORSTAND/ PROJEKTGRUPPE

    GENEHMIGUNG DURCH DEN PRÜFUNGSAUS- SCHUSS

    BILDUNG EINER PROJEKTGRUPPE

    FESTLEGUNG VON AUSSCHREIBUNGS- UMFANG UND -ZEITPLAN

    FESTLEGUNG VON ANFORDERUNGS- UND AUSWAHL - KRI TERIEN SOWIE DES AUSWER TUNGS- VERFAHRENS

    ZUSAMMEN STELLEN DER AUSSCHREIBUNGS- UNTER LAGEN

    PLANUNG DER ANGEBOTS - PRÄSENTATIONEN

    EINLADUNG AUSGEWÄHLTER WIRTSCHAFTS- PRÜFER

    VERÖFFENTLICHUNG DER AUSSCHREIBUNG

    ENDE DER RÜCKMELDE - FRIST FÜR BEWERBER

    OPTIONALE PREQUALIFI KATION UND PRÜFUNG DER MINDEST AN- FORDE RUNGEN

    GENEHMIGUNG DURCH DEN PRÜFUNGSAUS- SCHUSS

    PA PRÜFUNGS- AUSSCHUSS

  • Sprechen Sie uns an.

    Thomas Noll Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Leiter Markets Development 069 / 9585-1360 [email protected]

    Dr. Thomas Nagel Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Assurance Risk & Quality 069 / 9585-6912 [email protected]

    ... oder Ihren mandatsverantwortlichen Partner

    Die dargestellten Informationen und Beispiele basieren auf unserem Verständnis der aus den gesetzlichen Vorschriften ab - geleiteten Implikationen für Unternehmen und Abschlussprüfer. Trotz aller Sorgfalt über- nehmen die Autoren keinerlei Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informa tionen. Haftungsansprüche gegen die Autoren, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens der Autoren kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.

    BEWERTUNG DER KONTROLLBE- RICHTE DER APAS UND SICHER- STELLUNG DER UNABHÄNGIGKEIT DER BEWER BER

    5-7 Monate vor HV Min. 30 Tage vor HV

    KICK-OFF- TERMIN UND FRAGERUNDE

    BEWERTUNG DER SCHRIFT LICHEN ANGEBOTE

    WAHL DES ABSCHLUSS- PRÜFERS (HV)

    BESTELLUNG DES ABSCHLUSS- PRÜFERS (AUFSICHTS-RAT)

    PRÄSENTA- TION DER BEWERBER AUF DER SHORTLIST

    BERICHT ZU DEN IM AUSWAHL- VERFAHREN GEZOGENEN SCHLUSS- FOLGERUNGEN

    VERSAND DER AUSSCHREI- BUNGSUNTER- LAGEN

    WAHL - VORSCHLAG AN DIE HV (AUFSICHTS- RAT)

    FESTLEGUNG DER BEWER BER AUF DER SHORT LIST UND ZWISCHEN - BERICHT

    GENEHMI GUNG DER BEWERTUNG UND DER BE - WER BERAUS- WAHL AUF DER SHORTLIST

    OPTIONAL EIGENE BE WERTUNG DER BEWERBER AUF DER SHORT LIST

    VALIDIERUNG DES BERICHTS

    ABGABE DER SCHRIFTLICHEN ANGE BOTE

    BEGRÜNDETE WAHLEMPFEH- LUNG AN DEN AUFSICHTSRAT

  • INHALT 1. GESETZLICHE GRUNDLAGEN 1.1 Definition von Public Interest Entities

    1.2 Bestimmung des Rotationszeitpunkts

    1.3 Anforderungen an das Auswahlverfahren

    1.4 Rollen im Ausschreibungs- und Auswahlprozess

    2. AUSSCHREIBUNGSVORBEREITUNG 2.1 Beschluss zur Ausschreibung der Abschlussprüfung

    2.2 Delegation an den Vorstand und Bildung einer Projektgruppe

    2.3 Ablauf der Ausschreibung und Zeitplan

    2.4 Festlegung von Anforderungen und Auswahlkriterien

    2.5 Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen

    2.6 Planung der Angebotspräsentationen

    3. AUSSCHREIBUNGSDURCHFÜHRUNG 3.1 Veröffentlichung der Ausschreibung

    3.2 Optionale Prequalifikation

    3.3 Kick-off-Termin und Interaktion

    4. BEWERTUNG DER ANGEBOTE 4.1 Bewertung des schriftlichen Angebots

    4.2 Bewertung der Präsentationen

    4.3 Einsatz eines Auswertungs-Tools

    5. EINHOLEN WEITERER INFORMATIONEN 5.1 Kontrollberichte der Aufsichtsbehörde

    5.2 Überprüfung der Unabhängigkeit

    6. EMPFEHLUNG DES PRÜFUNGSAUSSCHUSSES

    7. ÜBERWACHUNG DES AUSWAHLVERFAHRENS 7.1 Neue Aufsichtsbehörde „APAS“

    7.2 Bericht über das Auswahlverfahren

  • ÜBER DIESEN LEITFADEN

    Die geänderte Abschlussprüferrichtlinie, die EU-Verordnung zur Abschlussprüfung sowie deren nationale Umsetzung stellen neue Anforderungen an das Auswahl- verfahren für den Abschlussprüfer. Dieser Leitfaden fasst diese Anforderungen zusammen und ergänzt sie mit prakti- schen Anwendungsvorschlägen.

    Die Reihenfolge der Kapitel orientiert sich dabei an der zeitlichen Abfolge des Auswahlprozesses.

    Neben allgemeinen Erläuterungen zu den einzelnen Schritten enthält der Leitfaden folgende Elemente:

    • Auszüge aus den gesetzlichen Vor- schriften, die unmittelbaren Einfluss auf die Ausschreibung und den Aus- schreibungsprozess haben

    • Arbeitshilfen für die praktische Umsetzung

    • Praxistipps aus unserer Erfahrung mit Angebotsprozessen

    Die folgenden Erläuterungen und Empfehlungen haben zum Ziel, die Unternehmensorgane mit Leitlinien für die Vorbereitung, Durchführung, Bewertung und Dokumentation eines Ausschreibungsverfahrens im Sinne einer Best Practice zu unterstützen.

    Der Leitfaden basiert auf dem Stand vom 1. Juli 2016. Den zitierten Geset- zestexten liegen die im Bundesgesetz - blatt veröffentlichten Gesetzestexte des Absclussprüfungsreformgesetzes (AReG) vom 10. Mai 2016 sowie des Abschlussprüferaufsichtsreformgeset- zes (APAReG) vom 31. März 2016 zu Grunde. Die Umset zung der gesetzli- chen Regelungen wird durch Kommen- tierungen und ggf. Recht spre chung im Zeitablauf weiter konkretisiert werden.

    Sprechen Sie uns an.

  • Gesetzliche Grundlagen 1

  • 7

    Mit dem Ziel, die Qualität von Abschluss- prüfungen zu verbessern sowie die Aussagekraft des Prüfungsergebnisses zu steigern und damit letztlich den Binnen- markt zu stärken, hat die Europäische Union in den vergangenen zwei Jahren folgende Regulierungsinitiativen auf den Weg gebracht:

    Am 27. Mai 2014 wurden die geänderte Abschlussprüferrichtlinie 2014/56/EU (AP- RiLi) und die EU-Verordnung Nr. 537/2014 zur Abschlussprüfung (EU-VO) im Amts- blatt der EU veröffentlicht. Sowohl die Richtlinie als auch die Verordnung sind am 16. Juni 2014 in Kraft getreten. Die Ver- ordnung muss seit dem 17. Juni 2016 von den Unternehmen von öffentlichem Interesse (Public Interest Entities – PIE) angewandt werden; die Richtlinie war von den EU-Mitgliedstaaten bis zum 17. Juni 2016 in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland erfolgte dies durch das Abschlussprüfungsreformgesetz (AReG) sowie das Abschlussprüferaufsichts- reformgesetz (APAReG).

    1. GESETZLICHE GRUNDLAGEN

    Gesetzliche Grundlagen

    Mit dem am 10. Mai 2016 veröffentlichten AReG werden auch die in der EU-VO enthaltenen Mitgliedstaatenwahlrechte weitgehend ausgeübt werden.

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