Program za NVO v Sloveniji

Delavnica o izvajanju projektov in poročanju

Finančno poročanje

Natančno preberite Navodila za izvajanje in poročanje. Izhodišče je vsebina projekta. Načrtovane dejavnosti in učinki (rezultati). Vse nejasnosti uskladite z Upravljacem sklada.

Točka pogodbe o donaciji 7(2) ….Upravljavec sklada ima pravico do vpogleda v celotno projektno dokumentacijo projektov, vključenih v celovito finančno konstrukcijo. Če se naknadno ugotovi, da so bili upravičencu stroški, ki naj bi jih krila sredstva Finančnega mehanizma EGP in Norveške, povrnjeni iz drugega vira, lahko upravljavec sklada odstopi od te pogodbe ter zahteva vrnitev izplačanih sredstev skupaj z zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.

Podpis pogodbe

1 vmesno poročilo

2 vmesno poročilo

Predplačilo (30% donacije)

Končno poročilo

Kontrola

3 vmesno poročilo (trajanje projekta nad 20 mesecev)

Kontrola 1 vmesno plačilo (30% donacije ob porabi 75% predplačila)

Kontrola

Kontrola

2 vmesno plačilo (v višini pozitivne razlike potrjenih

izdatkov in doslej prejetih plačil donacije do 85% donacije)

Končno plačilo

0 M

7 M

13 M

19 M

19,5 M -

25,5 M

Veliki in srednji projekti

Mon

itorin

g / R

eviz

ija

Poročanje in izplačila

Vaš terminski plan je določen v pogodbi v točki 5(1) donacijske pogodbe.

Poročilo Obdobje poročanja Rok za predložitev poročila 1. vmesno poročilo 1. – 6. meseca V 30 dneh po zaključku

obdobja poročanja 2. vmesno poročilo 7. – 12. meseca V 30 dneh po zaključku

obdobja poročanja 3. vmesno poročilo (pri projektih nad 20 mesecev)

13. – 18. meseca V 30 dneh po zaključku obdobja poročanja

Končno poročilo 19. – 24. meseca* 13. – zadnji mesec* 7. – zadnji mesec*

V 45 dneh po zaključku projekta

*Glede na trajanje projekta.

Poročanje na 6 mesecev oz. glede na določila v pogodbi.

Upravičeni stroški Nastati morajo v času izvajanja projekta in biti plačani

najkasneje v 30 dneh po zaključku projekta; Biti morajo povezani s predmetom pogodbe o donaciji torej

izvedbo projekta; Izkazovati morajo finančno učinkovitost; Biti morajo zabeleženi na bančnem računu ali v

računovodskih listinah.

Št. Vrsta izdatka Pogodbena sredstva (EUR)Projektni izdatki (EUR) v poročevalskem obdobju

1. Izdatki dela projektne skupine 10.000,00 55,001.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti 10.000,00 55,00

1.1.1. Plače zaposlenih 10.000,00 55,00

1.1.2Strošek dela na podlagi pogodbe civilnega prava za člane projektne skupine 0,00

1.2. Vezani na krepitev organizacije 0,00 0,00

1.2.1. Plače zaposlenih 0,00

1.2.2.Strošek dela na podlagi pogodbe civilnega prava za člane projektne skupine 0,00

2. Izdatki za potovanja 0,00 0,002.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti 0,00

2.2. Vezani na krepitev organizacije 0,003. Izdatki zunanjih storitev 0,00 0,00

3.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti 0,003.2. Vezani na krepitev organizacije 0,00

4. Drugi manjši direktni izdatki 0,00 0,004.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti s 0,00

4.2. Vezani na krepitev organizacije 0,005. Izdatki brez zunanjih storitev (1+2+4) 10.000,00 55,00

6. Administrativni izdatki

1.000,00 0,00% 0,00%

7. Skupni upravičeni izdatki (3+6+7) 10.000,00 55,00

0,000% 0,000%8. Zaprošena vrednost donacije

0,00 #DEL/0! #DEL/0!9. Lastno sofinanciranje 10.000,00 55,00

FINANČNI PREGLED

V tabeli so kot pomoč že vstavljene posamezne formule, vendar pa je upravičenec sam odgovoren za pravilnost prikaza finančnih podatkov.

1. Stroški dela - zaposleni Izdatki za stroške dela so v celoti upravičeni, če je zaposleni na projektu zaposlen

za poln delovni čas. Če zaposleni projektu namenja samo del delovnega časa, se upravičeni izdatki izračunajo na osnovi cene urne postavke in števila ur opravljenih na projektu.

Odsotnost z dela zaradi dopustov, praznikov ali zaradi bolezni (razen nege) je upravičen strošek, ta se upošteva pri izračunu mesečnih produktivnih ur za izračun mesečne urne postavke.

Izračun mesečnih prod. ur*= št. vseh del. ur – št. ur praznikov, dopusta, boleznin

Upravičeni so tudi stroški regresa v sorazmernem deležu glede na delo opravljeno na projektu. Izdatek za regres se pri poročanju uveljavi posebej (ob koncu leta) in ga ne vključimo v izračun urne postavke za posamezni mesec.

Izplačan regres lahko uveljavite po zaključku leta, ko je znan letni fond produktivnih ur in ur, ki se jih opravili v tem letu na projektu.

*V izjemnih primerih, kjer bo sorazmerno št. produktivnih ur na mesec izjemno nizko zaradi visoke odsotnosti iz dela, se bo tovrstne primere obravnavalo posebej.

1. Stroški dela zaposleni

DOKAZILA: (OBR-1A/B)pogodba o zaposlitvi (pri prvem poročilu),časovnica o opravljenem delu zaposlenega za posamezen mesec z izračunom upravičenih izdatkov za delo – OBR-1b (excel),plačilna lista zaposlenega,potrdilo o plačilu (bančni izpisek, iz katerega je razvidno izplačilo neto plače in povračil ter plačilo davkov in prispevkov).

1. Stroški dela – na podlagi pogodb V to kategorijo spadajo stroški dela samo v primeru, da

organizacija upravičenca ali projektnega partnerja nima zaposlenega ustreznega osebja.

Članom projektne skupine, ki delo izvajajo po podjemni ali avtorski pogodbi, se izdatki za potne stroške posebej ne izplačujejo.

1. Stroški dela –na podlagi pogodb

DOKAZILA: (OBR -1A/B)pogodba, iz katere je razviden bruto znesek (v primeru večkratnih izplačil se predloži samo prvič) ali napotnica v primeru študentskega dela,časovnica (priloži se v primeru, da sta v pogodbi cena in količina dela opredeljena na osnovi urne postavke), obvezno v primeru študentskega delaobračun ali REK-2 (razvidni morajo biti zneski plačil za dotično osebo) oz. račundokazilo o plačilu (bančni izpisek, razvidni morajo biti tako neto izplačilo kot davki in prispevki oz akontacija dohodnine)kadar je primerno, se k vsebinskemu delu poročilu priložijo tudi izdelki oz. druga dokazila, ki izkazujejo, da je bilo delo opravljeno.

1. Stroški dela projektne skupine

POZOR: Izplačilo na podlagi računa samostojnega podjetnika ne šteje med stroške dela, temveč stroške zunanjih storitev.Osebe, ki so zaposlene na projektu, ne morejo hkrati nastopati kot zunanji izvajalci storitev po avtorski/podjemni pogodbi na istem projektu.

OBRAZEC 1A Š

t. ka

tego

rije

izda

tkov

Ime

in p

riim

ek

Vrs

ta

spre

mlja

joče

ga

doku

men

ta

Dat

um iz

daje

doku

men

ta

oz. r

ačun

a

Izda

jate

lj

doku

men

ta

Naz

iv p

artn

er-ja

,

ki n

osi s

troše

k

Št.

deja

vnos

t v

kolik

o to

ni

razv

idno

iz O

BR

-

1b Dat

um p

lači

la

Nač

in p

lači

la

(got

ovin

sko

/

nego

tovi

nsko

)

Bru

to z

nese

k

izda

tka

v E

UR

Upr

avič

eni i

zdat

ki

/ net

o zn

esek

v

prim

eru

raču

na (v

EU

R)

Upr

avič

eni D

DV

(v E

UR

)

Sku

paj

upra

viče

ni

izda

tki

(v E

UR

)

Opo

mbe

/skl

ic

1. 50,00 5,00 55,00

1.1. 50,00 5,00 55,001.1.1. Plače zaposlenih 50,00 5,00 55,00

15.01.07 50,00 5,00 55,000,000,000,000,00

1.1.2. Izdatki po pogodbah civilnega prava 0,00 0,00 0,00

0,000,000,000,000,000,00

1.2. 0,00 0,00 0,001.2.1. Plače zaposlenih 0,00 0,00 0,00

0,000,000,000,00

1.2.2. Izdatki po pogodbah civilnega prava 0,00 0,00 0,00

0,000,000,000,000,00

Stroške zaposlenih, ki so že navedeni v 1b zavihku lahko združite skupaj v 1a, torej celotno upravičeno vrednost na osebo za poročevalsko obdobje.

IZDATKI PROJEKTA Upravljavec sklada

Izdatki dela za projektno skupino

Osnovne projektne dejavnosti

Krepitev organizacije

Obrazec je obvezen v kolikor strošek dela temelji na št. opravljenih ur (pogodba o zaposlitvi, avtorske, podjemne, študenstko delo).

OBRAZEC 1B

Zap

. št. Ime in priimerk Leto Mesec

Datum

plačila

Vrsta

dokumenta Neto plačilo

Prispevki in

davki

delojemalca

Prispevki in

davki

delodajalca

Povračilo

prevoza Povračilo malice Drugo* Celotni izdatek

Mesečni

fond

produktivni

h ur iz

plačilne liste

brez ur

praznikov,

dopusta,

boleznin

razen nege.

Povprečni

izdatki na

uro

Projektno upravičen

izdatek

Št.

opravljeni

h ur na

projektu D1

1. Janez Novak - #DEL/0! #DEL/0! 02. - #DEL/0! #DEL/0! 03. - #DEL/0! #DEL/0! 04. - #DEL/0! #DEL/0! 05. - #DEL/0! #DEL/0! 06. - #DEL/0! #DEL/0! 07. - #DEL/0! #DEL/0! 08. - #DEL/0! #DEL/0! 09. - #DEL/0! #DEL/0! 010. - #DEL/0! #DEL/0! 011. - #DEL/0! #DEL/0! 012. - #DEL/0! #DEL/0! 013. - #DEL/0! #DEL/0! 014. - #DEL/0! #DEL/0! 015. - #DEL/0! #DEL/0! 016. - #DEL/0! #DEL/0! 017. - #DEL/0! #DEL/0! 018. - #DEL/0! #DEL/0! 019. - #DEL/0! #DEL/0! 020. - #DEL/0! #DEL/0! 021. - #DEL/0! #DEL/0! 022. - #DEL/0! #DEL/0! 023. - #DEL/0! #DEL/0! 024. - #DEL/0! #DEL/0! 025. - #DEL/0! #DEL/0! 026. - #DEL/0! #DEL/0! 027. - #DEL/0! #DEL/0! 0

Časovnica

Št.

opravljeni

h ur na

projektu D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Ime in priimerk Opo

mbe

/skl

ic

0 Janez Novak0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Upravljavec skladaČasovnica

OBRAZEC 1B

• izpolnjuje v urah ( ne dnevih);

• ne zapisuje se ur odsotnosti (praznikov, bolniške, dopustov);

• vpisuje se opravljene ure na posamezni dejavnostih kot so opredeljene v vsebinskem poročilu;

• Izpolnijo jo tako zaposleni kot vsi ostali, ki delajo na podlagi časovne postavke (urna/ dnevna);

• število ur opravljenih na dejavnosti se bo primerjalo z izvedenimi dejavnosti v vsebinskem delu poročila;

2. Potni stroški kilometrina, parkirnina, dnevnice, nastanitev…, izplačujejo se članom projektne skupine (lokalno, v tujino), upravičeni: zaposleni, prostovoljci, potni stroški so neupravičeni v primerih, kjer zakon za

posamezno delovno razmerje tega ni predvidel (npr. avtorska pogodba),

zgornje meje izplačil (Uredbe).

DOKAZILA: (OBR-2)potni nalog z obračunom ali račundokazila o uveljavljanju potnih stroškov (vozovnice, vstopno-izstopni letalski kuponi, potrdila o prevozih, računi za parkirnino, gorivo, ipd.)dokazilo o plačilu (bančni izpisek).

OBRAZEC 2

Št.

kate

gorij

e

izda

tkov

Št.

PN

/ št

.

raču

na

Dat

um p

lači

la

Ime

in p

riim

ek /

izda

jate

lj ra

čuna

Naz

iv p

artn

er-ja

,

ki n

osi s

troše

k

Št.

deja

vnos

ti

(D3,

..)

Bru

to z

nese

k

izda

tka

v E

UR

Upr

avič

eni i

zdat

ki

/ net

o zn

esek

(v

EU

R)

Upr

avič

eni D

DV

(v E

UR

)

Sku

paj

upra

viče

ni

izda

tki (

v E

UR

)

Opo

mbe

/skl

ic

2. 0 0 0

2.1. 0 0 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 0

10. 0

2.2. 0 0 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 0

Upravljavec skladaIZDATKI PROJEKTA

Osnovne projektne dejavnosti

Krepitev organizacije

Potni stroški

3. Stroški zunanjih storitev

Kategorija zajema stroške zunanjih storitev, tisk publikacij, stroške usposabljanj, promocije, svetovanj, izdelave študij, promocijskih dogodkov ipd., kot tudi amortizacijsko vrednost nakupa opreme ali obnove nepremičnin.

Podizvajalci niso projektni partnerji!

Naročila storitev se izvajajo skladno s ZJN-2d. Za naročila manjša od 5.000 € zadošča že ena ponudba. V primeru naročil v skupni višini 5.000 € do 20.000 €, mora upravičenec

pridobiti najmanj tri različne ponudbe. Storitve, v vrednosti od 20.001 € do 40.000 €, je treba objaviti na portalu

javnih naročil.

3. Stroški zunanjih storitev Pri nabavi opreme ali obnovi veljajo enaka pravila kot pri

zunanjih izvajalcih. K vsebinskemu delu poročila priložite fotografijo

dobavljene opreme oz opravljenih del. Opremo / rezultat opravljenih obnovitvenih del je potrebo ustrezno označiti, da je razvidno, da se sofinancira iz sredstev programa. Pregled dobavljene opreme / opravljenih del bo izveden na kraju samem.

3. Stroški zunanjih storitev

DOKAZILA: (OBR-3)ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba, študentska napotnica, ipd.),račun (če relevantno pripišite na račun še amortizacijsko stopnjo in datum začetka amortizacije)zabeležka opravljenih ur in kratkim poročilom o opravljenem delu (v primeru, da sta v pogodbi cena in količina dela opredeljena na osnovi urne postavke; obvezno v primeru študentskega dela),dokazilo o plačilu (bančni izpisek)ustrezne priloge k vsebinskemu delu (slike, opis del)

OBRAZEC 3

Št.

kate

gorij

e

stro

škov

Izda

jate

lj

doku

men

ta

Št.

deja

vnos

ti

(D3,

...)

Vrs

ta

spre

mlja

joče

ga

doku

men

ta

Dat

um iz

daje

doku

men

ta

oz. r

ačun

a

Naz

iv p

artn

er-ja

,

ki n

osi s

troše

k

Dat

um p

lači

la

Nač

in p

lači

la

(got

ovin

sko

/

nego

tovi

nsko

)

Bru

to z

nese

k (v

EU

R)

Upr

avič

eni

izda

tki /

net

o

znes

ek

(v E

UR

)

Upr

avič

eni D

DV

(v E

UR

)

Sku

paj

upra

viče

ni

izda

tki

(v E

UR

)

3. 0,00 0,00 0,00

3.1. 0,00 0,00 0,000,000,000,000,000,000,000,00

3.2. 0,00 0,00 0,000,000,000,000,000,00

Osnovne projektne dejavnosti

Zunanje storitve

Krepitev organizacije

IZDATKI PROJEKTA

4. Drugi manjši direktni stroški Pod to kategorijo sodijo vsi preostali direktni stroški,

povezani z izvajanjem projektnih aktivnosti, ki ne presegajo vrednosti 500€ in imajo življenjsko dobo krajšo od enega leta ter ne sodijo med administrativne stroške.

DOKAZILA: (OBR-4)račun dokazilo o plačilu (bančni izpisek)ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba, študentska napotnica)

OBRAZEC 4

Št.

kate

gorij

e

stro

škov

Izda

jate

lj

doku

men

ta

Št.

deja

vnos

ti

(D3,

...)

Vrs

ta

spre

mlja

joče

ga

doku

men

ta

Dat

um iz

daje

doku

men

ta

oz. r

ačun

a

Naz

iv p

artn

er-ja

,

ki n

osi s

troše

k

Dat

um p

lači

la

Nač

in p

lači

la

(got

ovin

sko

/

nego

tovi

nsko

)

Bru

to z

nese

k (v

EU

R)

Upr

avič

eni

izda

tki /

net

o

znes

ek (v

EU

R)

Upr

avič

eni D

DV

(v E

UR

)

Sku

paj

upra

viče

ni

izda

tki (

v E

UR

)

Opo

mbe

/skl

ic

4. 0,00 0,00 0,00

4.1. 0,00 0,00 0,000,000,000,000,000,00

4.2. 0,00 0,00 0,000,000,000,000,000,00

Osnovne projektne dejavnosti

Krepitev organizacije

IZDATKI PROJEKTA Upravljavec sklada

Drugi manjši direktni stroški

5. Administrativni stroški

Stroški za delovanje pisarne (npr. najem prostora, ogrevanje, čiščenje, telefon….)

Pri poročanju se ne prilaga dokazil, bodo predmet preverjanja na kraju samem;

Morajo biti dokumentirani v računovodski evidenci projekta;

Z interno temeljnico v deležu skladnim s pogodbo o donaciji preknjižite posredne stroške s splošnega stroškovnega mesta na stroškovno mesto projekta. Interno temeljnico priložiti k finančnemu poročilu, ki sledi zaključku poslovnega leta oz. h končnemu poročilu.

Lastno sofinanciranje V skladu s točko 4(3) pogodbene o donaciji mora upravičenec skupaj

s partnerji zagotoviti sofinanciranja upravičenih stroškov projekta.

Lastni prispevek se lahko v celoti zagotovi v denarju, ali (najmanj 50% v denarju) in delno v naravi v obliki prostovoljskega dela (največ 50%).

Za vrednotenje prostovoljskega dela se uporabljajo določbe Pravilnika o področjih prostovoljnega dela in vpisniku (Ur. l. št. 48/2011, 60/2011). Spodnje vrednosti so zgolj informativne, spreminjajo se v skladu s Pravilnikom.a) 13 EUR naloge vodenja (npr. vodenje projekta);b) 10 EUR vsebinske aktivnosti (npr. izvajanje projekta);c) 6 EUR ostale aktivnosti (npr. podpora).

Lastno sofinanciranje

DOKAZILA:Sofinanciranje v denarju: priložite dokazila glede na vrsto sofinanciranega izdatkaČe gre za neplačano prostovoljno delo, se priloži obračun dela (ure in urna postavka) in kratek vsebinski opis opravljenega dela.

DDV

Upravičen je strošek DDV, ki ga upravičenec ne dobi povrnjenega od države;

Dostava izjave o ne-povrnitvi DDV;

Evidentiranje stroškov

Dvojno evidentiranje je za učinkovito vodenje projekta neizbežno. Računovodski oddelek v vaši organizaciji bo uredil stroške po svojih normativih, vi pa boste stroške evidentirali na način, ki bo ustrezal obliki vmesnega in končnega poročila.

Vključitev partnerjev: Tako kot vi, mora tudi partner ustrezno voditi poslovne knjige in sodelovati pri pripravi poročil za potrebe projekta. Od partnerja morate zahtevati, da svoje dokumente spravi v predpisano obliko in naj vam dostavi vsa potrebna dokazila, ki naj bodo že skladno označena in razvrščena. Zaradi lažjega združevanja je smiselno, da prilog ne označujejo z zaporednimi številkami, s tem vam olajšajo nalogo pri združevanju in označevanju poročil.

Realokacija finančnih sredstev Vsakršne spremembe finančnega načrta je treba izvesti s

predhodno odobritvijo Upravljavca sklada. Prenos sredstev znotraj ene kategorije stroška

finančnega načrta ali prenos med kategorijami stroškov v finančnem načrtu, pri čemer vrednost te spremembe ni večja od 20% prvotnega zneska zadevne kategorije stroška – brez dodatka k pogodbi, a mora o tem vnaprej obvestiti Upravljavca sklada in izpolniti obrazec Realokacija finančnih sredstev.

Prenos sredstev večja od 20% - dodatek k pogodbi! Upravičenec v pisni obliki vnaprej zaprositi Upravljavca sklada za dodatek k pogodbi.

Prihodki projekta

V primerih, ko bi projekti ustvarili prihodke (npr. prodaja projektnih izdelkov kot so knjige, prihodki od kotizacij za usposabljanja, dohodki od prodaje vstopnic za dogodke organizirane v okviru projekta, itn.), je potrebno te odšteti od vrednosti projekta. Delež so-financiranja se nato izračuna glede na zmanjšani znesek.

S prihodki projekta ne morete zagotavljati lastnega sofinanciranja. Le-to mora biti v vsakem primeru zagotovljeno z lastnimi finančnimi sredstvi oz. prostovoljskim delom.

Spremljanje izvedbe projekta – obisk na kraju samem

Namen spremljanja projektov je preveriti in zagotoviti izvajanje projekta v skladu s pogodbenimi določili. Spremljanje projektov in obisk na terenu preverja vse ravni projektnega izvajanja tako z vsebinskega kot finančnega vidika.

Pogodbena določila

Izvajanje poteka skladno s pogodbo Revizijska sled: Upravičenec mora redno voditi natančno evidenco o vsebinski in finančni izvedbi projekta, kot tudi ločeno in razvidno knjižiti vse projektne stroške. Prav tako mora upravičenec hraniti zadevno dokumentacijo še 5 let po izplačilu končnega salda donacije.Pooblaščene organizacije donatorja in naročnika lahko opravijo revizijo projekta na podlagi projektne dokumentacije, kot tudi preglede in nadzor na kraju samem.

HVALA ZA POZORNOST!tatjana.studen@rec-lj.si

Tel.:01 425 68 60