Curso Microsoft Office 2003

Biblioteca de Andalucía1

Curso Microsoft Office 2003

Excel 2003 avanzadoAccess 2003 avanzado


Curso Microsoft Office 2003

Presentación y planificaciónIntroducción a Microsoft Office 2003Microsoft Excel 2003Microsoft Access 2003Otros paquetes ofimáticos: OpenOffice 2.3.0


Presentación y planificación

Curso avanzado:– Microsoft Excel 2003– Microsoft Access 2003

Orientación práctica mediante ejemplos y ejercicios a realizar por el alumnoMaterial a utilizar:

– PC con el paquete ofimático Microsoft Office 2003– Presentación con diapositivas



Duración total del curso: 42 horasDistribución semanal: 7 horas/semana– 2 días/semana 2 horas en turno de mañana– 1 día/semana 3 horas en turno de tarde



Distribución horariaPresentación y planificación 1 h

Introducción a Microsoft Office 2003 1 h

Microsoft Excel 2003 12 h

Microsoft Access 2003 26 h

OpenOffice 2.3.0 2 h

Total 42 h


Introducción a Microsoft Office 2003

Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características comunes

Microsoft Excel 2003– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo libro– Tipos de datos

Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo Archivo– Tablas - Creación



Microsoft Office 2003– Aplicaciones Principales de Office– Interfaz de Office – Características

comunesMicrosoft Excel 2003

– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas Nuevo

libro– Tipos de datos

Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de Access– Opciones del panel de tareas Nuevo

Archivo– Tablas - Creación

Microsoft Word 2003: Procesador de textosMicrosoft Excel 2003: Hojas de cálculoMicrosoft PowerPoint 2003: PresentacionesMicrosoft Access 2003: Gestor de bases de datosMicrosoft Outlook 2003: Cliente de correo y administrador de información personal











Aspecto y funcionamiento comúnWord, Excel y PowerPoint

– Menús comunes: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana y Ayuda

– Menús adicionales únicos por aplicación:

Word TablaExcel DatosPowerPoint Presentación

– Barras de herramientas estándar y formato son comunes









Access y Outlook son menos parecidas al resto de aplicaciones principales

– Menús comunes: Archivo, Edición, Ver, Herramientas y Ayuda

– Barras de herramientas personalizables

Ver > Barras de Herramientas > Personalizar…

Panel de tareas (Outlook no tiene panel de tareas)

– Interfaz enriquecida para tareas complejas.

Barra de estadoCorrector ortográfico









Se pueden añadir imágenes prediseñadas, imágenes fotográficas, videos y sonidosEdición de imágenes prediseñadasOrganigramas (Word, Excel y PowerPoint)

– Insertar > Imagen > Organigrama

Ayudante de OfficeCuadro “Escriba una pregunta”











Al abrir Excel por primera vez aparece un nuevo libro formado por tres hojas de cálculo.Un hoja de cálculo se divide en filas y columnas cuyos títulos son números y letras respectivamente.La intersección de la fila y la columna se llama celda. Cada vez que se introduce información en ella se activa y su nombre aparece en el cuadro Nombre.Las barras de desplazamiento vertical y horizontal permiten desplazarse por la hoja. Los cuadros de división permiten dividir la hoja en paneles separados.









Para moverse entre hojas del mismo libro se puede seleccionar la pestaña correspondientePara moverse por pestañas ocultas se pueden utilizar los botones primera, anterior, siguiente y última.Barra de título: nombre del programa y libroBarra de menús

– Ventana comparar en paraleloBarra de herramientas estándar

– Cortar, Copiar, Pegar, etc.– También accesible desde el menú

Edición.Barra de herramientas formatoBarra de fórmulas











Panel de tareas– Panel de tareas Inicio– Ayuda– Resultados de la búsqueda– Imágenes prediseñadas– Referencia– Portapapeles– Nuevo libro– Ayuda de plantilla– Área de trabajo compartida– Actualizaciones de

documentos– Origen XML





– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas

Nuevo libro– Tipos de datos

Microsoft Access 2003– Objetos de la base de datos de

Access– Opciones del panel de tareas

Nuevo Archivo– Tablas - Creación









Mostrar el panel Menú Archivo > Nuevo..Dividido en tres áreas:

– NuevoLibro en blancoA partir de un libro existente (crea una copia)

– PlantillasBuscar en línea (conexión a Internet)En mi PC (cuadro de diálogo Plantillas)En mis sitios Web (cuadro de diálogo Plantillas a partir de mis sitios Web)

– Plantillas utilizadas recientemente (lista de plantillas utilizadas recientemente)





– Interfaz de Excel– Opciones del panel de tareas

Nuevo libro– Tipos de datos


Access– Opciones del panel de tareas

Nuevo Archivo– Tablas - Creación









Excel puede almacenar y mostrar cada tipo de dato de un modo distintoValores numéricos

– Enteros, decimales, fracciones o números en notación científica

– Símbolos matemáticos se pueden mostrar con números con formato

%, E o €– Se alinean a la derecha

Valores de texto– Caracteres alfanuméricos– Se alinean a la izquierda

Números con formato texto (‘)– Formato > Celdas …









Fechas y horas– Un número con formato de fecha u hora– Fechas son números de serie que

cuentan el número de días desde 01/01/1900

– Las fechas terminadas de 00 a 29 se muestran como 2000 a 2029

– Se alinean a la derechaFórmulas

– Son ecuaciones que calculan un nuevo valor a partir de valores existentes

– Se almacenan internamente y su valor se muestra en la celda dónde estáubicada

– Se pueden utilizar los operadores matemáticos +,-,*,/ y E.









Hipervínculos– Puede ser una palabra, frase o

cualquier tipo de información u objeto introducido

– Tras una pulsación cambia de color para indicar que ya se ha visitado el destino

– Puede ser interno (enlace a otra hoja o libro) o externo (enlace a fuente externa)

– Se pueden crear hipervínculos a imágenes








Access– Opciones del panel de tareas Nuevo


Inicialmente se presenta una lista de las tablas de la base de datos

– Cada fila es un registro que define una única instancia de la entidad representada

– Las columnas son los campos que reflejan características diferentes

– Los campos pueden contener distintos tipos de datos: texto, numéricos, lógicos, gráficos o referenciales

Las consultas recuperan datos de una o más tablas basándose en criterios especificados










Los formularios se utilizan para presentar datos en pantalla, buscar, editar o añadir registros.

– Un usuario no experto puede utilizar fácilmente un formulario si está correctamente diseñado

Los informes se utilizan para presentar datos de una forma clara, mostrando sólo la información importante

– Se pueden agrupar y resumir los datos para facilitar su lectura y análisis

– El usuario puede especificar cómo se enumeran los datos










Las páginas de acceso a datos son páginas HTML con funciones de enlace a datos

– Se almacenan fuera del archivo de la base de datos para que puedan ser exploradas sin tener Access instalado

– Se utilizan para introducir, editar y analizar datos activos a través de Internet o de una intranet (explorador Web)

Una macro es un conjunto de instrucciones a ejecutar

– Ejecutan acciones básicas sin realizar tareas complejas de programación










Un módulo contiene código escrito

– Utiliza Visual Basic para automatizar tareas


















Mostrar el panel Menú Archivo > Nuevo..Dividida en dos áreas

– Nuevo– Plantillas

Nuevo– Base de datos en blanco…

Cuadro de diálogo “Archivo nueva base de datos”. Se crea la base de datosTres métodos de creación de tablas

– Vista diseño– Utilizando el asistente– Introduciendo datos









– Página de acceso a datos…Cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datosConectar con nuevo origen de datosAparece el Asistente para la conexión de datos

– Microsoft SQL Server– Otro o avanzado

– Proyecto usando datos existentes…Cuadro de diálogo “Archivo nueva base de datos”.Asistente para la creación de bases de datos de Microsoft SQL Server

– A partir de un archivo existente…Copia los objetos del archivo de la base de datos existente y los pegará en el nuevo









Plantillas– Buscar en línea (conexión a

Internet)Se escribe una palabra o término en el cuadro de texto y se pulsa buscarAparece el panel de resultados con las plantillas encontradas en “Office Online”

– Plantilla en Office OnlineSe muestra la página Web de “Office Online” dónde se pueden descargar plantillas









– En mi PC…Cuadro de diálogo PlantillasLa ficha General contiene las mismas opciones que el área Nuevo del Panel de Tareas Nuevo ArchivoLa ficha Bases de datos permite utilizar asistentes para crear gran variedad de bases de datosSe puede acceder a “Office Online”

















En Vista diseño se puede crear o modificar cualquier objeto de Base de DatosNo se puede escribir contenido ni datosCuando se crea una tabla generalmente hay que especificar un campo claveOpción Tablas del panel de tareas Objetos > Nuevo > Vista diseño

– Escribir un nombre único de campo y seleccionar el tipo de datos

– Para crear clave principal Seleccionar uno o varios campos y se elige Edición > Clave principal











Procedimiento de creación de una tabla en la vista Diseño

1. Menú Tablas abierto>Nuevo (Alt+U)2. Elegir Vista Diseño (Flecha abajo)3. Pulsar Aceptar (Enter/Intro)4. Escribir Nombre de campo y pulsar la

tecla Tab5. Pulsar sobre Tipo de datos (Alt+flecha

abajo)6. Elegir tipo de datos requerido7. Seleccionar el campo o campos clave,

pulsar el menú Edición (Alt+E) y sobre Clave Principal (V)

8. Pulsar sobre guardar (Ctrl+G)9. Escribir el nombre de la tabla y pulsar

Aceptar (Enter/Intro)


Microsoft Excel 2003

Conceptos básicos de Excel– Fundamentos de los libros– Introducción y edición de datos– Introducción y edición de fórmulas

Formato e impresión– Formato de celdas– Impresión de hojas de cálculo

Manipulación de los elementos del libro de trabajo

– Manipulación de celdas– Manipulación de filas y columnas– Manipulación de hojas de cálculo y

libros de trabajo

Gráficos, diagramas y dibujos– Trabajo con gráficos– Trabajo con diagramas– Trabajo con autoformas

Utilización de plantillas y protección de libros

– Gestión de plantillas– Protección de libros


Microsoft Excel 2003Conceptos básicos de Excel

Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en plantillas– Formas de guardar formatos de archivos

Introducción y edición de datos– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro

Introducción y edición de fórmulas– Introducción– Métodos de revisión– Referencia de celdas– Autosuma– Inserción de categorías de funciones



Fundamentos de los libros– Apertura de los libros basados en

plantillas– Formas de guardar formatos de

archivosIntroducción y edición de datos

– Tipos de datos– Borrado– Buscar y reemplazar– Ordenación– Autofiltro


Se puede guardar un libro como plantilla para crear libros con el mismo formatoProcedimiento para abrir un libro basado en una plantilla1. Archivo (alt+A) > Nuevo (N)2. En mi PC…3. Ficha soluciones de Hoja de

cálculo (Flecha dcha.)4. Seleccionar la plantilla a abrir5. Pulsar el botón Aceptar

(Enter)








Para guardar un archivo como plantilla hay que acceder al cuadro de diálogo Guardar como– Seleccionar el tipo plantilla del menú

desplegable Guardar como tipo– Pulsar Guardar















Se pueden guardar los libros en varios formatos:– Hoja de cálculo XML– Datos XML– Página Web de un solo archivo– Página Web– Plantilla– Texto (delimitado por tabuladores)– CSV (delimitado por comas)– Versiones anteriores de Excel– Lotus 1-2-3 (WK4,WK3,etc.)– Archivo de bases de datos (DBF4,

DBF3,etc.)








Fecha– Numero de serie desde 01/01/1900– Formato (Alt+F) > Celdas (s) y

seleccionar la ficha Número– Hay que elegir el formato de fechaTexto– Caracteres alfanuméricos– Las entradas de texto largas se

solapan sobre las celdas vacías– Símbolos Insertar > Símbolo…Número– Una ‘ para poner un número en

formato texto– Se permiten algunos símbolos

matemáticos como %,€ ó E– Si se muestra ####... hay que

aumentar el tamaño de la columna








Fórmula– Se almacenan internamente– El resultado se muestra en la celda

donde la fórmula está ubicada– Empiezan por el símbolo =– Se pueden utilizar los operadores +,-

,*,/ y ^

Función– Es una fórmula predefinida– Realiza cálculos utilizando valores

específicos en un orden determinado– Insertar (alt+I) > Función… (U)– Las funciones están categorizadas








Hay varias formas de borrar una o varias celdas– Formato– Contenido– Comentarios– Todo– Edición (alt+E) > Borrar (a)– También se puede seleccionar una o

varias celdas/filas/columnas o toda la hoja y pulsar la tecla Supr. para eliminar todo su contenido















Se pueden buscar o reemplazar contenidos, formatos específicos u otro tipo de contenido de celdaEdición (alt+E) > Buscar… (B)Aparece el cuadro de diálogo buscar y reemplazarEl cuadro Buscar se utiliza para introducir el contenido a buscar– Buscar todo y Buscar siguienteLa ficha Reemplazar se utiliza para reemplazar las palabras buscadas– Se añaden los botones Reemplazar

todos y reemplazarOpciones de búsqueda/reemplazo















Opciones de búsqueda/reemplazo– Especificación del formato– Formato

Buscar formatoElección formato celda

– Dentro de: Hoja/Libro– Buscar: Por filas/Por columnas– Buscar dentro de:

Fórmulas/Valores/comentarios– Coincidir Mayúsculas y Minúsculas– Coincidir con el contenido de toda la

celda








Se pueden ordenar listas en orden ascendente y descendenteHasta 3 campos de ordenaciónAl pulsar los botones Orden ascendente y Orden descendente se realiza la ordenación de la lista de la celdaPara ordenar la lista por más de una columna hay que utilizar el comando Ordenar del menú DatosProcedimiento de ordenación1. Datos (alt+T) > Ordenar (R)2. Ordenar por (Feclha abajo)3. Ascendente (alt+A) o Descendente

(alt+D)4. Aceptar (Pulsar tecla Enter)















Es una forma rápida y sencilla de buscar y trabajar con subconjuntos de datosUn rango filtrado sólo muestra las filas con los criterios especificadosDatos (alt+T) > Filtro (I) > Autofiltro(F)Aparecen varias opciones en la fila de título de cada columna– Orden ascendente– Orden descendente– (Todas)– (Diez mejores…)– (Peronalizar…)– Entradas únicas– (Vacías)– (No vacías)








Datos (alt+T) > Filtro (I) > Mostrar todo (M) -> quita todos los criteriosOpción Diez mejores… permite seleccionar el número de elementos o porcentaje a mostrar desde la parte superior o inferiorOpción Personalizar para mostrar filas que cumplan uno o dos criterios– Se pueden utilizar los comodines ? y *Vacías y No vacías es útil para actualizar datos que no estaban disponibles








Las fórmulas se utilizan para realizar cálculos de forma automáticaPara introducir una fórmula hay que escribir el signo “=“ seguido de los operandos y de los operadores de la mismaProcedimiento para introducir una fórmula básica

1. Seleccionar una celda2. Escribir el signo =3. Escribir el primer operando4. Escribir el operador +,-,* ó /5. Escribir el segundo operando6. Pulsar la tecla Entrar








Hay tres formas para editar una fórmula– Pulsar la tecla F2– Haciendo doble clic en la celda– Editando en la barra de fórmulas








Crear la misma fórmula en muchas partes del libro puede ser un proceso lento y repetitivoSe pueden copiar las fórmulas mediante referencias de celdasHay tres tipos de referencias de celdas– Relativas– Absolutas– MixtasPor defecto la referencias son relativas, es decir, se basan en su posición en relación con la celda que contiene la fórmulaCuando se copia (Ctrl+C) y pega (Ctrl+V) una fórmula con referencias relativas, la celda destino contiene la misma fórmula pero con las referencias modificadas– Referencia relativa C3








Para hacer una referencia a celda absoluta hay que poner un símbolo $ delante de la referencia de columna y fila– Referencia absoluta $C$3Cuando se copia (Ctrl+C) y pega (Ctrl+V) una fórmula con referencias absolutas, la celda destino contiene la misma fórmula manteniendo la referencia a la columna y fila fijasEn las referencias mixtas se puede hacer que la columna o fila se mantengan fijas al copiar y pegar la fórmula– Referencias mixtas $C3 ó C$3








Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos específicos basados en los parámetros que se les proporcionanAl pulsar el botón Autosuma se inserta rápidamente la función sumaEste botón dispone de seis funciones– Suma– Promedio– Cuenta– Máx– Min– Más funciones…















Al pulsar sobre Botón Autosuma > Más funciones…, sobre el botón función o el menúInsertar (alt+I) > Función… (U) aparece el cuadro de diálogo Insertar funciónEn él se muestran todas las funciones categorizadas por tipo– Usadas recientemente– Todas– Financieras– Fecha y hora– Matemáticas y trigonométricas– Estadísticas– Búsqueda y referencia– Base de datos– Texto– Lógicas– Información– Definidas por el usuario















En la categoría usadas recientemente se encuentran las funciones usadas recientementeLa categoría Todas permite buscar una función sin saber a qué categoría perteneceLógicas– Y– O– NO– SI– VERDADERO– FALSO

Definidas por el usuario muestra funciones externas– Están disponibles si se incluyen complementos al libro– Herramientas (alt+H) > complementos (E)










Ejercicio práctico– Diseñar un sistema de gestión de salas usos múltiples anual con

informes y estadísticas mensuales– Se requiere gestionar la siguiente información:

Identificación del informe con mes/año en formato tipo enero/2008Identificador del acto en formato aaaammddnn

– aaaa: año con cuatro dígitos– mm: mes con dos dígitos– dd: día con dos dígitos– nn: número de acto

Fecha (ej. martes, 5 de febrero de 2008), hora inicial, hora final y duración en la que se produce el actoLa sala en la que se produce el actoUna descripción corta del uso que se le da a la salaEl número de asistentes de cada actoCoste económico del acto



– Será necesario calcular los siguientes indicadores estadísticos:Número total de asistentes a los distintos actos en el mesNúmero medio de asistentes a los actos en el mesTiempo total de uso de las distintas salas en el mesDuración media de uso de las salas en un mesInversión económica realizadaCoste medio de los actos en un mes

– Además, para optimizar el tiempo invertido en la gestión, es requisito imprescindible que la creación, modificación y eliminación de años completos e informes mensuales se realice de una forma ágil.


Microsoft Excel 2003Formato e impresión

Formato de celdas– Formato de celdas– Aplicación de estilos– Autoformato

Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de impresión




Impresión de hojas de cálculo– Vista preliminar– Configuración de saltos de

página– Configuración de una página– Impresión– Configuración de áreas de

impresión

Acceso al cuadro de diálogo Formato de celdas MenúFormato (alt+F) > Celda (S)Tiene 6 fichas:

– Número– Alineación– Fuente– Bordes– Tramas– Proteger






impresión

Ficha Número– Da una categoría de datos determinada






impresión

Ficha Alineación– Alineación del texto

HorizontalVertical

– Sangría– Orientación– Control del texto

Ajustar TextoReducir hasta ajustarCombinar celdas

– De derecha a izquierdaDe izquierda a derechaDe derecha a izquierda






impresión






impresión

Ficha Fuente– Fuente– Estilo– Tamaño– Subrayado– Color– Fuente normal– Efectos






impresión






impresión

Ficha Bordes– Preestablecidos– Línea– Borde






impresión






impresión

Ficha Tramas– Aplica colores de fondo y trama






impresión

Ficha Proteger– Bloque celdas u oculta fórmulas– Sólo son efectivas cuando se protege una hoja

de cálculo






impresión

Es útil para aplicar el mismo formato ciertas celdas como títulos o encabezados

1. Menú Formato(alt+F) > Comando Estilo(E)2. Elegir el Nombre del estilo elegido (flecha

abajo)3. Pulsar el botón Aceptar(Entrar)






impresión

Para quitar un estilo hay que elegir el estilo normal en las celdas dónde se quiere eliminar el estilo






impresión

Forma fácil de mejorar el aspecto de los datos que incluye un conjunto predefinido de formatos de celdas.Hay que seleccionar la tabla o rango de celdas sobre las que aplicar el autoformato.Menú Formato(alt+F) > Autoformato(A)En el cuadro de diálogo Autoformato se pueden seleccionar varios autoformatos– Simple– Clásico 1, 2 y 3– Contabilidad 1, 2, 3 y 4– Multicolor 1, 2 y 3– Lista 1, 2 y 3– Efectos 3D 1 y 2– Ninguno






impresión






impresión

Se disponen de seis opciones para cambiar el aspecto de los datos.Pulsar el botón opciones(alt+O)– Número– Borde– Fuente– Tramas– Alineación– Ancho y Alto






impresión






impresión

Sólo está disponible si existe al menos un controlador de impresora instalado en el sistemaDisponeMenú Archivo(alt+A) > Vista preliminar…(M)Se puede navegar entre las ditintas páginas mediante los botones Anterior y siguienteTambién se puede hacer una ampliación del área mediante el ZoomSe tiene acceso al cuadro de diálogo Imprimir






impresión






impresión

Se permite configurar las opciones de página antes de imprimir– Orientación– Tamaño– Márgenes de las páginas– Personalización de encabezados y

pies de página






impresión

Se pueden mostrar los controladores de los márgenes de páginaSe pueden ajustar– Márgenes de página– Márgenes de encabezado y pie de

página– Ancho de las columnasSaltos de página alterna entre la Vista normal y Vista previa de salto de páginaEn la Vista previa de salto de página se pueden ajustar– los saltos de página arrastrando las

líneas de salto de página de color azul– Cambiar el tamaño del área de

impresión






impresión

Cerrar vuelve a la Vista normal o Vista previa de salto de páginaAyuda proporciona información en la Vista preliminar






impresión

En la Vista preliminar de saltos de página se muestran los saltos de página:– Automáticos (líneas azules

discontínuas)– Manuales (líneas azules contínuas)Menú Insertar(alt+I) > Salto de página(S) inserta un salto de página:– sobre la celda seleccionada si es de la

columna A– A la izquierda y sobre la celda

seleccionada si es cualquier otra






impresión

Menú Archivo(alt+A) > Configurar página…(F)En el cuadro de diálogo Configurar página existen varias fichas– Página

Cambiar orientaciónCambiar la escalaCambiar el tamaño del papelCalidad de la impresiónPrimer número de página a imprimir






impresión






impresión

– MárgenesSuperior, Inferior, Izquierdo y DerechoEncabezado y Pie de páginaCentrado Vertical y Horizontal






impresión






impresión

– Encabezado y pie de páginaOpciones predefinidas de encabezado y pie de páginaSe permite la personalización de los encabezados y pie

– Formatear texto– Inserción

Número de páginaNúmero de páginasFechaHoraRuta del archivoNombre de etiqueta (Hoja)Imágen






impresión






impresión






impresión

– HojaRango de celdas a imprimirFilas y columnas de repeticiónPersonalización

– Líneas de división– Blanco y negro– Calidad borrador– Títulos de filas y columnas– Comentarios– Errores de celda

Orden de impresión de las páginas






impresión






impresión

Menú Archivo(alt+A) > Imprimir…(I)En el cuadro de diálogo Configurar página existen cuatro áreas principales– Impresora

Nombre, Propiedade, Buscar Impresora e Imprimir a archivo

– Intervalo de páginasTodas las páginas o intervalo

– ImprimirSelección, Hojas activas, Todo el libro o Lista

– CopiasNúmero de copias e intercalar






impresión






impresión

Establece las celdas que se quiere imprimirMenú Archivo(alt+A) > Área de Impresión(D)– Establecer área de impresión– Borrar área de impresión



Ejercicio práctico– Dar formato a los informes del sistema de gestión de salas usos

múltiples con los siguientes requisitos:Resaltado del nombre del informeDatos tabulados con separadores de filas y columnasResaltado de encabezadosResaltado de los campos calculados para diferenciarlos de los deintroducción de datos

– Imprimir todos los informes mensuales correspondientes a un año con y sin estadísticas


Microsoft Excel 2003Manipulación de los elementos del libro de trabajo

Manipulación de celdas– Cortar, copiar y pegar– Pegado especial– Insertar y eliminar– Controlador de relleno– Comentarios

Manipulación de filas y columnas– Ocultar– Ajustar tamaño– Inmovilizar

Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación





Manipulación de hojas de cálculo y libros de trabajo

– Insertar– Formato– Movimiento por un libro– División– Ocultación

Menú Edición (alt+E) > Cortar (C)– Ctrl+XMenú Edición (alt+E) > Copiar (F)– Ctrl+CMenú Edición (alt+E) > Pegar (G)– Ctrl+V







No funciona con la herramienta CortarMenú Edición (alt+E) > Pegado especial… (E)Cuadro de diálogo Pegado Especial– Pegar

TodoFórmulasValoresFormatosComentariosValidaciónTodo excepto bordesAncho de las columnasFormatos de números y fórmulasFormatos de números y valores







– OperaciónNingunaSumarRestarMultiplicarDividir

– Saltar blancos– Transponer– Pegar Vínculos

Todo o Todo excepto bordesNingunaSaltar blancos y transponer desmarcada













Menú Insertar (alt+I) > Celdas (l)Cuadro de diálogo Insertar celdas– Desplazar celdas hacia la

derecha– Desplazar celdas hacia abajo– Insertar toda una fila– Insertar toda una columna







Menú Edición (alt+E)>Eliminar(N)Cuadro de diálogo Eliminar celdas– Desplazar celdas hacia la

derecha– Desplazar celdas hacia abajo– Insertar toda una fila– Insertar toda una columna







Cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la/s celda/s seleccionadasHay que arrastrar pulsar el cuadrado a las celdas dónde se quiere realizar el rellenoReconoce patrones de incrementoMenú contextual Controlador de relleno– Copiar celdas– Rellenar serie, formatos y sin formatos– Rellenar días, días de la semana,

meses y años– Tendencia lineal y geométrica– Series













Cuadro de diálogo series (autorrelleno)– Series en fila o columna– Tipo

LinealGeométricaCrónológicaAutorrellenar

– Incremento– Límite







Menú edición (alt+E) > Rellenar (I)– Una alternativa al menú contextual

controlador de relleno







A través del menú contextual:– Se puede insertar un comentario– También se puede editar o

eliminar el comentarioSe le puede dar formato al comentario

– Mostrar u ocultar comentariosMenú Ver (alt+V) > comentarios (m)– Muestra/oculta todos los

comentarios de los libros abiertos













Para ocultar una fila o columna hay que seleccionar una celda de la fila o columna:– Menú Formato (alt+F) > Fila (f) >

Ocultar (O)– Menú Formato (alt+F) > Columna (C)

> Ocultar (O)Para mostrar una fila o columna oculta hay que seleccionar la celda superior e inferior o la de la izquierda y la de la derecha de la fila o columna oculta respectivamente:– Menú Formato (alt+F) > Fila (f) >

Mostrar (M)– Menú Formato (alt+F) > Columna (C)

> Mostrar (M)













Para ajustar el ancho de una columna hay varias formas de hacerlo:– Arrastrar el borde del título de la

columna– Doble click sobre el borde derecho

para autoajustar al contenido MenúFormato (alt+F) > Columna (C) > Ancho… (A)

Cuadro de diálogo Ancho de columna







Para ajustar el alto de una fila hay varias formas de hacerlo:– Arrastrar el borde del título de la fila– Doble click sobre el borde inferior para

autoajustar al contenido– Menú Formato (alt+F) > Fila (F) >

Alto… (A)Cuadro de diálogo Alto de fila







Seleccionar el título de la fila o columna (o celda) inferior o a la derecha respectivamente de la fila o columna que se quiera inmovilizarMenú Ventana (V) > Inmovilizar paneles (V)







Menú Ventana (V) > Movilizar paneles (V)







Hay que seleccionar la hoja de cálculo anterior al lugar dónde se insertará la nuevaMenú Insertar (alt+I) > Hoja de cálculo (H)







Menú Formato (alt+F) > Hoja (H)– Cambiar nombre– Ocultar– Mostrar– Fondo– Color de etiqueta







– El comando Cambiar nombre permite modificar el nombre de la hoja de cálculo activa

– El comando Ocultar permite ocultar la/s hoja/s de cálculo seleccionada/s

– El comando Mostrar permite mostrar la/s hoja/s de cálculo oculta/s







El comando fondo… permite elegir una imagen como fondo de la hoja de cálculoEl comando color de etiqueta… permite establecer un color a las fichas de las hojas de cálculo de un libro– Cuadro de diálogo Formato de color de

etiqueta







Para mover o copiar una hoja de cálculo hay que seleccionar la hoja que se desea mover o copiarMenú Edición (alt+E) > Mover o copiar hoja (J)Cuadro de diálogo Mover o copiar







Hay varias formas de dividir una hoja de cálculo– Menú Ventana (alt+V) > Dividir– Doble click sobre las barras de

división– Arrastrar las barras de división

hasta la posición deseada







Hay varias formas para quitar la división de una hoja de cálculo– Menú Ventana (alt+V) > Quiar

division– Doble click sobre las barras de

división







Para ocultar un libro primero hay que seleccionarloMenú Ventana (alt+V) > Ocultar(O)


Microsoft Excel 2003Gráficos, diagramas y dibujos

Trabajo con gráficos– Asistente para gráficos– Formato del gráfico

Trabajo con diagramas– Galería de diagramas– Barra de herramientas

DiagramaTrabajo con autoformas

– Autoformas– Autoformas - Manipulación

Hay que seleccionar los datos que se van a incluir en el mismoMenú Insertar(alt+I)>Gráfico…(G)El asistente consiste en cuatro pasos1. Tipo2. Origen3. Opciones4. Ubicación







Tipo– Tipo de gráfico

Cada tipo tiene un subtipoSe puede ver una previsualización del gráfico







– Tipos personalizadosDefinido por el usuarioIntegrado







Datos de origen– Rango de datos

Permite especificar un rango de celdas diferentePermite especificar si el gráfico debe mostrar las series de filas o columnas







– SeriePermite agregar o quitar los datos existentes en la seriePermite agregar series







Opciones de gráfico– Títulos







– Eje







– Líneas de división







– Leyenda







– Rótulos de datos







– Tabla de datos







Ubicación del gráfico– En una hoja nueva– Como objeto en…

Hay que seleccionar una de las hojas del libro







Menú Formato (alt+F) > Área del gráfico seleccionada… (S)Cuadro de diálogo Formato del gráfico– Tiene tres fichas: Tramas, Fuente

y PropiedadesTramas– Se puede seleccionar el estilo,

color y grosor del borde– Se puede seleccionar el color de

fondo













Fuente– Se puede seleccionar el fuente, estilo,

tamaño, subrayado, color y fondo– Permite agregar efectos de texto y

obtener una vista previa







Propiedades– Permite ajustar la posición y tamaño

de los gráficos– Permite bloquear los gráficos al uso de

otros usuarios







Menú Insertar(I) > Diagrama…(D)Cuadro de diálogo Galería de diagramas– Organigrama– Diagrama de ciclo– Diagrama radial– Diagrama piramidal– Diagrama de Venn– Diagrama de círculos

concéntricos













Al insertar un diagrama aparece la barra de herramientas Diagrama– Insertar forma– Mover forma hacia atrás– Mover forma hacia atrás– Invertir diagrama– Diseño– Autoformato– Cambiar a







Para insertar una autoforma hay que seleccionar el botón Autoformas de la barra de herramientas DibujoCategorías de Autoformas– Líneas– Conectores– Formas básicas– Flechas de bloque– Diagrama de flujo– Cintas y estrellas– Llamadas– Más autoformas…













Al seleccionar la categoría Más autoformas… aparece el panel de tareas Imágenes prediseñadas







Menú Formato(F) > Autoforma…(O)Aparece el cuadro de diálogo Formato de autoformaSe compone de cinco fichas– Colores y líneas– Tamaño– Proteger– Propiedades– Web







Colores y líneas







Tamaño







Proteger







Propiedades







Web


Microsoft Excel 2003Utilización de plantillas y protección de libros

Gestión de plantillas– Plantillas - Gestión

Protección de libros– Libros - Protección

Para crear una plantilla a partir de un documento hay que guardar como plantillaMenú Archivo (alt+A) > Guardar como… (U)Por defecto se utiliza el nombre del libro como nombre de la plantillaHay que seleccionar Plantilla en el menú desplegable Guardar como tipo y pulsar el botón Guardar (alt+G)









Para modificar una plantilla se puede abrir un documento nuevo basado en la plantillaUna vez modificada hay que guardarlo como plantilla utilizando el mismo nombre de archivo





Lo primero que hay que hacer es seleccionar las celdas que se quieren protegerMenú Formato (alt+F) > Celdas… (S)Cuadro de diálogo Formato de celdas > ficha Proteger





Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Proteger hoja…(H)Cuadro de diálogo Proteger hoja





Al pulsar el botón Aceptar, si se ha introducido una contraseña aparece un cuadro de diálogo para confirmar la contraseña





Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Proteger libro…(H)Cuadro de diálogo Proteger libro





Para desproteger una hoja protegida Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Desproteger hoja… (H)Para desproteger un libro protegida Menú Herramientas (alt+H) > Proteger (P) > Desproteger libro… (H)





Menú Herramientas (alt+H) > Opciones…(N) > ficha Seguridad– Contraseña de apertura– Contraseña de escritura

Recomendación– Firmas digitales– Quitar información personal– Seguridad de Macros






Introducción a las Bases de Datos

Problemas de los manejadores de ficherosDefinición de Base de DatosCaracterísticas de una Base de DatosConceptos básicos de una Base de DatosRelaciones


Introducción a las Bases de DatosProblemas de los manejadores de ficheros

En cualquier organización o empresa, existen departamentos que necesitan acceder a la misma información. Con un sistema tradicional de ficheros cada departamento será el responsable de crear y mantener los datos que necesite, aún cuando éstos estén duplicados en otros departamentos de la misma empresa



Ejemplo de organización con un sistema basado en ficheros



Posibles problemas– Actualización de la Información: Inconsistencia de

los ficheros que mantienen la misma información. – Redundancia: Consiste en tener datos que no

aportan información, ya que se pueden deducir de otros. Ej. Tener el mismo dato almacenado en varios sitios.



Posibles problemas– Rigidez de búsqueda: Se le da a cada fichero una

determinada organización, de acuerdo con los tipos de accesos que se creían más frecuentes, puede que se necesiten otros modos de acceso y sean difíciles de llevar a cabo sobre la organización ya existente.

– Dependencia de programas: Cualquier alteración a los ficheros produce una alteración con los programas.



Posibles problemas– Confidencialidad y Seguridad: La confidencialidad

de los datos consiste en evitar la consulta de éstos a determinados usuarios. Otro aspecto que debe garantizarse es la seguridad de los datos almacenados, de forma que éstos puedan ser modificados por personas no autorizadas.


Introducción a las Bases de DatosDefinición de Base de Datos

Se puede definir una Base de Datos como un conjunto de datos integrados, con redundancia controlada y con una estructura que refleje fielmente las reglas de del mundo real, es decir, de la organización que modela.Un SGBD no será mas que el conjunto de programas, procedimientos, lenguajes que permitirán a los diferentes usuarios, informáticos y no informáticos, describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la BD manteniendo su integridad, seguridad y confidencialidad.


Introducción a las Bases de DatosDefinición de Base de Datos

Ejemplo de organización con un sistema de gestión de base de datos


Introducción a las Bases de DatosCaracterísticas de una Base de Datos

Acceso Múltiple– Varios usuarios pueden acceder simultáneamente a la base de datos.

Confidencialidad y Seguridad– Control del acceso a los datos por los usuarios.

Redundancia controlada– los datos se almacenan una sola vez, excepto en casos excepcionales.

Diferentes formas de acceso a los datos.Insertar nuevos datos, relaciones entre los datos sin que afecte a la B.D.Independencia Física

– Se podrá cambiar el soporte físico de la base de datos, sin que esto repercuta en la base de datos, ni en los programas que la usan.

Interfaz de usuario– Existe una interfaz de usuario que nos permite utilizar la B.D. de una forma

cómoda.


Introducción a las Bases de DatosConceptos básicos de una Base de Datos

Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.Registro: Agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesta por campos.Campo: Constituyen los elementos mas pequeños en los que se ha desglosado la información.


Introducción a las Bases de DatosRelaciones

Para hacer que una base de datos cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y la dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital.¿Es posible almacenar toda esta información en una sola tabla?





Se plantean varios problemas– Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir

una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces

– Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios

– Aumento del tamaño de la base de datos– Pérdida de eficacia



Para hacer una base de datos como esa se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por medio de un campo común en ambas



De esa manera se consigue que no haya datos repetidosCon esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario introducir sus datos personales, basta con introducir su código para que el Gestor de la Base de Datos sepa de qué paciente se trataPara que se pueda establecer dicha relación es necesario que las dos tablas tengan un campo en comúnA esa forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base datos relacionalCuando se utiliza únicamente una tabla se habla de una base de datos plana



Por ejemplo, pensar en una base de datos para organizar la información relativa a Pacientes, Doctores y Especialidades de los mismos.Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera, la estructura de la base de datos sería tal y como muestra la siguiente figura

– Se observa que existen relaciones entre los distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar dicha información





Una base datos relacional estará formada por tablas, relacionadas entre sí por uno o más campos. Cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas





Ha que tener algunas consideraciones sobre el diseño de Bases de Datos

– Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitaráextraer

– Una vez que eso esté claro se definen la tablas que compondrán nuestra base de datos. Dentro de cada tabla se piensa qué campos serán necesarios

– Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no serán los esperados

Normalización


Microsoft Access 2003

Funciones básicas de las tablas

– Creación de tablas y relaciones

Manipulación de tablas– Optimización de tablas– Búsqueda de información

Consulta de datos– Creación de consultas– Vista Diseño

Formularios– Creación de formularios

Informes– Creación de informes– Controles de informe


Microsoft Access 2003Funciones básicas de las tablas

Creación de tablas y relaciones

– Asistente para tablas– Tablas – Creación– Propiedades de la tabla– Vista Hoja de datos –

Administración de datos– Relaciones de uno a varios

– Creación

En el panel de objetos debe estar seleccionado TablasEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva Tabla se selecciona Asistente para tablas






– Creación

Hay una serie de tablas de muestra

– Negocios– Personal

Por cada tabla existen varios campos de ejemplo que se pueden seleccionarSe pueden elegir campos de varias tablasMediante el botón Cambiar nombre del campo…, se permite cambiar el nombre






– Creación






– Creación

Se permite especificar un nombre para la tabla, o mantener el propuesto por el asistenteSe puede asignar un campo clave o dejar que lo asigne automáticamente






– Creación






– Creación

En el asistente se permiten crear relaciones entre tablas






– Creación

Finalmente se da la opción de:– modificar el diseño de la tabla– Introducir datos directamente– Introducir datos mediante un

formulario creado por el asistente






– Creación






– Creación

En el panel de objetos debe estar seleccionado TablasEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva Tabla se selecciona Crear una tabla en vista Diseño






– Creación

Procedimiento de creación de una tabla en la vista Diseño

1. Menú Tablas abierto>Nuevo (Alt+U)2. Elegir Vista Diseño (Flecha abajo)3. Pulsar Aceptar (Enter/Intro)4. Escribir Nombre de campo y pulsar la

tecla Tab5. Pulsar sobre Tipo de datos (Alt+flecha

abajo)6. Elegir tipo de datos requerido7. Seleccionar el campo o campos clave,

pulsar el menú Edición (Alt+E) y sobre Clave Principal (V)

8. Pulsar sobre guardar (Ctrl+G)9. Escribir el nombre de la tabla y pulsar

Aceptar (Enter/Intro)






– Creación

Hay que pasar a Vista Diseño de la tabla en la que se quieran modificar las propiedadesMenú Ver (alt+V) > Propiedades (alt+Entrar)






– Creación

Abrir la tabla en Vista Hoja de DatosInsertar valores en los camposSe puede pulsar la tecla Tab (tabulador) para pasar de campo en campoPara guardar un registro se puede pulsar el botón guardar o pulsar May+EntrarPara eliminar registros hay que seleccionarlos y pulsar la tecla Supr(suprimir)Aparece una venta de confirmación de eliminación de los registros






– Creación

Hay que cerrar todas las tablas abiertas, porque no se pueden crear relaciones entre tablas abiertas

1. Menú Herramientas (Alt+H) > Relaciones… (A)

2. Menú Relaciones (alt+R) > Modificar relación... (R)

3. Pulsar el botón Crear nueva4. Seleccionar Exigir integridad

referencial5. Pulsar el botón Crear






– Creación


Microsoft Access 2003Manipulación de tablas

Optimización de tablas– Propiedades de los campos de

tablas– Máscaras de entrada –

Creación– Asistente para búsquedas

Búsqueda de información– Registros – Ordenación– Registros – Exploración– Buscar y reemplazar– Registros – filtro por selección– Registros – filtro por formulario

Hay que abrir la tabla en Vista Diseño y seleccionar el campo que se quiere modificarEn la parte inferior aparece un conjunto de propiedades distinto, en función del tipo de campo seleccionado







Una máscara de entrada es una plantilla que garantiza que los datos se introducen exactamente como se ha especificadoAl pulsar sobre la propiedad Máscara aparece el asistente para máscaras de entradaSólo se permite configurar máscaras para tipos de datos texto y fecha/hora













Se busca un valor de una tabla vinculada para asegurar la integridad de los datos en caso de modificación del registro de la tabla relacionada.Abrir la tabla en vista DiseñoSeleccionar Asistente para búsquedas en la lista de Tipo de Datos







Hay dos opciones:– Búsqueda de valores en una tabla

externa– Búsqueda de valores en una lista

estática







Se selecciona la tabla que contiene los valores







Se selecciona los campos que contienen los valores







Se selecciona el orden de hasta cuatro campos en orden ascendente o descendente







Se puede ajustar el ancho de columna y ocultar la columna clave







Se especifica una etiqueta para la columna de búsqueda







En la ficha búsqueda de la vista diseño se muestran las propiedades configuradas con el asistente







Abrir la tabla en vista Hoja de DatosSeleccionar el campo por el que se quiere ordenarMenú Registros (alt+R) > Ordenar (O)Seleccionar Orden ascendente u Orden descendente







Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Edición (alt+E) > Ir a (I)

– Primer registro– Ultimo– Siguiente– Anterior– Nuevo registro







Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Edición (alt+E) > Buscar…(B)Cuadro de diálogo Buscar y reemplazarSe encuentran las opciones aparte del cuadro de texto de búsqueda y reemplazo:

– Buscar en – Coincidir– Buscar– Coincidir Mayúsculas y minúsculas– Buscar los campos con formato













Abrir la tabla en vista Hoja de DatosSeleccionar la celda que contiene el dato a filtrarMenú Registros (alt+R) > Filtro (I) > Filtro por selección (S)Para quitar un filtro hay que pulsar Menú Registros (alt+R) > Quitar filtro u orden (Q)







Abrir la tabla en vista Hoja de DatosMenú Registros (alt+R) > Filtro (I) > Filtro por formulario (F)Seleccionar la celda que contiene el dato a filtrarMenú Filtro (alt+F) > Aplicar filtro u ordenar (C)


Microsoft Access 2003Consulta de datos

Creación de consultas– Asistente para consultas

sencillas– Consultas de varias tablas -

Creación

Vista Diseño– Vista Seleccionar diseño de

consulta– Funciones agrupar por– Campos calculados

Se selecciona el objeto Consultas en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nueva consulta se selecciona Asistente para Consultas sencillas





Creación



En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas se pueden seleccionar los campos de varias tablasExiste un menú desplegable con las tablas disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos seleccionados





Creación



En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas se pueden seleccionar los campos de varias tablasExiste un menú desplegable con las tablas disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos disponiblesExiste un cuadro de selección con los campos seleccionados





Creación







Creación



Al seleccionar la opción resumen se activa el botón Opciones de resumen





Creación



Se muestran las funciones de agregación suma, promedio, mínimo y máximo





Creación



Hay que seleccionar la forma de agrupar por fechas





Creación



Se permite especificar un nombre para la consulta, o mantener el propuesto por el asistente





Creación



Permiten mostrar datos simultáneamente de varias tablasSe pueden limitar los datos a valores que cumplan ciertos criterios

– Menor que <– Menor o igual que <=– Mayor que >– Mayor o igual que >=– Igual que =– Distinto a <>– Y– O





Creación



Hay que abrir la vista diseño de consultasSeleccionar las tablas a utilizar en las consultas





Creación



Hay que seleccionar los campos que deben aparecer en la consultaSi es necesario se establecen los criterios necesariosMenú Consulta (alt+C) > Ejecutar (C)





Creación



Para añadir tablas al panel Menú Consulta (alt+C) > Mostrar tabla… (M)Se muestra un panel de tabla y una cuadricula de consulta:

– Campo– Tabla– Orden– Mostrar– Criterio– O





Creación







Creación



El resultado de la consulta se puede visualizar menú Ver (alt+V) > Vista Hoja de Datos (H)





Creación



Abrir una consulta en Vista diseñoMenú Ver (alt+V) > Totales (T)Se muestra una fila más en la cuadrícula con las funciones de agregación disponibles





Creación



Abrir la consulta en Vista diseñoInsertar una expresión en un nuevo campo de la cuadrículaPuede ser una combinación de operadores, constantes, funciones o nombres de campoEj. [PrecioUnidad]*[Cantidad]Se puede mostrar la expresión pulsando Shift+F2Se puede establecer el nombre de la expresión seguido de “:” y la expresión a continuación





Creación




Microsoft Access 2003Formularios

Creación de formularios– Asistente para formularios– Autoformularios– Formularios – Ordenar

Registros

Se selecciona el objeto Formularios en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo formulario se selecciona Asistente para formularios




Registros

Se permite elegir la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el formularioSe permite elegir qué campos de los disponibles se van a mostrar en el formulario




Registros




Registros

Hay que seleccionar la distribución del formulario




Registros

Se selecciona el estilo del formulario




Registros

Permite establecer un nuevo nombre o aceptar el sugerido




Registros

Se pulsa finalizar y se muestra el formulario creado




Registros

Se selecciona el objeto Formularios en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo formulario se selecciona Autoformulario: en columnas




Registros

Se selecciona la tabla sobre la que se quiere crear el formularioAl aceptar aparece el nuevo formulario creado




Registros

Abrir el formulario y seleccionar el campo por el que se quiere ordenarMenú Registros (alt+R) > Ordenar (O)


Microsoft Access 2003Informes

Creación de informes– Asistente para informes– Orden del informe -

Configuración

Controles de informe– Propiedades de los

controles de un informe– Resumen de campos– Manipulación

Los informes permiten presentar información de una forma estructurada y fácil de comprenderSe basan en una tabla o consulta




Configuración



Se selecciona el objeto Informes en el panel de objetosEn la barra de herramientas Objetos se pulsa nuevoCuadro de diálogo Nuevo informe se selecciona Asistente para formularios




Configuración



Se permite elegir la tabla o consulta sobre la que se va a realizar el formularioSe permite elegir qué campos de los disponibles se van a mostrar en el formulario




Configuración






Configuración



Se elige la forma de presentar los datos




Configuración



Se elige el nivel de agrupamiento del informe




Configuración



Se elige el orden de presentación de los datos




Configuración



Se pueden elegir las opciones de resumen de los datos




Configuración



Se elige la distribución del informe




Configuración



Se elige el estilo del informe




Configuración



Permite establecer un nuevo nombre o aceptar el sugerido




Configuración



Abrir el informe en Vista diseñoMenú Ver (alt+V) > Ordenar y agrupar (O)Aparece el cuadro de diálogo Ordenar y agruparSe selecciona el campo y se elige el orden ascendente o descendenteMenú Ver (alt+V) > Vista previa del diseño (L)




Configuración






Configuración



Abrir el informe en Vista diseñoSeleccionar el control al que se quiere modificar sus propiedadesMenú Ver (alt+V) > Propiedades (P)Aparece el cuadro de diálogo de propiedades del control seleccionado




Configuración






Configuración



Se puede agregar información de resumen a encabezados y pies de informes y de gruposPero cualquier intento de agregar información de resumen a encabezados o pies de página dará un errorSe puede utilizar la funciones:

– Suma– Promedio– Mín– Max




Configuración



Abrir el informe en Vista diseñoAgregar control de cuadro de texto seleccionándolo del cuadro de herramientas




Configuración



Se coloca el cuadro de texto y se define su tamañoHay que escribir la expresión deseada

– Ej. =Suma([Cantidad])También se puede modificar la etiqueta identificativa del control




Configuración



Abrir el informe en Vista diseñoSe selecciona el campo que se quiere manipularSe puede modificar su tamaño desde el cuadro de diálogo de las propiedades del controlTambién se puede cambiar su tamaño mediante el uso de los controles de ratón




Configuración



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Curso Microsoft Office 2003