Curso de Excel Básico

7/24/2019 Curso de Excel Bsico

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CURSO BSICO

INSTRUCTORES:

DIEGO BALAREZO


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Curso de Excel Bsico

AMBATO 2015

ContenidoINTRODUCCIN..................................................................................................................... 4

DEFINICIONES....................................................................................................................... 4

Libro de trabajo..................................................................................................................4

Hoja de Clculo..................................................................................................................4

Nomeclatura....................................................................................................................4

EL ENTORNO DE E!CEL......................................................................................................... "

La cita de O#cioe$..........................................................................................................%

TR&'&(&NDO CON CELD&S....................................................................................................%

E$tablecer alto de )la * ac+o de columa.......................................................................%

Ocultar * mo$trar )la$ * columa$....................................................................................,

I$ertar )la$ * columa$....................................................................................................,I$ertar celda$...................................................................................................................,

SELECCION&R CELD&S.......................................................................................................... -

Seleccioar ua celda........................................................................................................ -

Seleccioar u rao de celda$......................................................................................... -

Seleccioar )la$ * columa$ com#leta$.............................................................................-

Seleccioar toda ua Hoja............................................................................................... /0

FOR1&TO DE CELD&S......................................................................................................... /0

Formato de celda$............................................................................................................/0Formato de celda um2rico..........................................................................................//

Formato de 3uete e celda$........................................................................................ /

'orde$ e celda$........................................................................................................../

Trama$ * relleo$ e celda$.......................................................................................... /5

TI6OS DE D&TOS................................................................................................................./5

I. Dieo 'alare7o


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Curso de Excel BsicoFR1UL&S........................................................................................................................../"

O#eradore$...................................................................................................................... /"

EDIT&R CELD&S................................................................................................................... /8

Editar celda$.................................................................................................................... /8

1odi)car el coteido de ua celda................................................................................/%

Elimiar el coteido de ua celda.................................................................................. /%

Elimiar celda$9 )la$ * columa$..................................................................................... /%

Co#iar celda$.................................................................................................................../,

6eado e$#ecial............................................................................................................... /,

1o:er celda$..................................................................................................................../,

&utorrelleo..................................................................................................................... /-

Ordear celda$................................................................................................................./-

Combiar * cetrar.......................................................................................................... 0FILTROS............................................................................................................................... 0

Fucioe$............................................................................................................................ /

Fucioe$......................................................................................................................... /

I$ertar 3ucioe$ maualmete..................................................................................... /

I$ertar 3ucioe$ de$de el a$i$tete............................................................................../

Re3erecia$.........................................................................................................................

Re3erecia$ relati:a$........................................................................................................

Re3erecia$ ab$oluta$...................................................................................................... 5

Re3erecia$ 1i;ta$........................................................................................................... 5


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Curso de Excel BsicoTaller5> O#eracioe$ * re3erecia$ celda$......................................................................-

Taller4> Tabla de multi#licar ?re3erecia$@mi;ta$A............................................................-

Taller"> Ejercicio$ 3ucioe$............................................................................................. -

INTRODUCCINMicrosoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con filas ycolumnas, que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear tablas que calculande forma automtica los totales de los valores numricos especificados, imprimir tablas con diseosorganizados y crear grficos simples.

!on esta herramienta, fcil y rpidamente podremos sumar, restar, multiplicar y dividir, calcularsumatorias, porcentajes o manejar funciones de tipo matemtico, financiero, estad"stico, entre otraslas cuales son provistas por el programa.!ada documento generado a travs de este programa se llama #ibro. $n #ibro, contiene varias %ojasde clculo, y stas tienen una dimensi&n de '.()*.+- filas -++/- filas en versiones anteriores a0((1 por '-./*) columnas, cada una.

DEFINICIONESLibo de t!b!"o$n #ibro de 2rabajo es un archivo de trabajo y almacenamiento de datos. $n #ibro de 2rabajo puedecontener una o varias hojas de distintos tipos hojas de clculo, hojas de grfico1. !uando abrimos,cierra o guarda un archivo, M3Excel est abriendo, cerrando o guardando un #ibro de 2rabajo. !uandoabre un nuevo #ibro de 2rabajo, ste se abre en a predeterminada con tres hojas de clculo listas paraalmacenar y manipular datos.

#o"! de C$%&'%o#a hoja de clculo es la principal base de almacenamiento y manipulaci&n de datos de un #ibro de2rabajo. $na hoja de clculo se divide en filas y columnas, que forma una gran cuadr"cula compuestapor un sinn4mero de pequeas celdas donde se almacenan los datos. $na hoja de clculo siempreformar parte de un #ibro de 2rabajo.

No(en&%!t'!5ara efectos de instrucciones que se usarn en este curso, se presenta la siguiente nomenclatura6

Hacer Clic:%acer !lic consiste en presionar el bot&n izquierdo del Mouse s&lo una vez.Hacer Doble Clic:%acer 7oble !lic consiste en presionar el bot&n izquierdo del mouse 7839E!E3.

Hacer Clic y Arrastrar6 consiste en presionar y mantener presionado el bot&n izquierdo del Mousemientras mueve el Mouse en una direcci&n.Ejecutar el Men Contextual & Hacer Clic en el Men Contextual6 es hacer clic en el bot&nderecho del Mouse.

4I. Dieo 'alare7o


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Curso de Excel BsicoEL ENTORNO DE E)CEL!ada vez que se ingrese a Excel se mostrar una ventana con los elementos que la conforman, los

cuales se describen a continuaci&n.

"I. Dieo 'alare7o


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8I. Dieo 'alare7o


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Curso de Excel BsicoL! &int! de O*&ione+!ontiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de comando de

acceso directo.

TRABA,ANDO CON CELDAS

E+t!b%e&e !%to de -%! . !n&/o de &o%'(n!%emos de hacer clic con el bot&n izquierdo del rat&n en la l"nea de separaci&n entre los encabezados

de filas o columna justo en el mismo borde1 hasta que el cursor del rat&n cambie a la forma de unaflecha apuntando en dos direcciones, para despus arrastrar hacia la posici&n deseada y all" soltar el

bot&n del rat&n.

%I. Dieo 'alare7o

2ambin podremos modificar los

tamaos de filas y columnas entre otras

configuraciones1 desde el icono :ormato

de la cinta de opciones correspondiente

a la pestaa ;nicio.


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Curso de Excel BsicoO&'%t! . (o+t! -%!+ . &o%'(n!+5ara mostrar u ocultar filas y columnas, despus de haberlas seleccionado hemos de hacer clic en e

icono :ormato anteriormente mencionado, y seleccionar la opci&n deseada dentro del submen4

9isibilidad, 8cultar y mostrar.

In+et! -%!+ . &o%'(n!+

5ara insertar fila o columnas en una %oja de Excel seleccionaremos la fila o columna desde dondequeremos que se inserte la nueva y haremos clic en el icono ;nsertar de la cinta de opcionescorrespondiente a la pestaa ;nicio, para despus seleccionar la opci&n deseada.

In+et! &e%d!+%emos de hacer clic en el icono ;nsertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa ;niciopara despus en el submen4 seleccionar ;nsertar celdas.

3i queremos aadir ms de una celda, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemosinsertar.

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Curso de Excel BsicoSELECCIONAR CELDAS

Se%e&&ion! 'n! &e%d!En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos u otras acciones1 sobre las celdas, como por

ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse en un s&lo paso cuando han

de modificarse varias a la vez.

5ara seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo clic con el bot&n izquierdo del rat&n, o

desplazndonos con los cursores del teclado.

En la parte izquierda de la barra de f&rmulas de Microsoft Excel aparece el nombre de la celda activa.

Se%e&&ion! 'n !no de &e%d!+5ara seleccionar varias celdas a la vez haremos clic con el bot&n izquierdo del rat&n en la primera de

ellas, y mantenindolo pulsado arrastraremos el rat&n hasta tener cubiertas las celdas deseadas.

Se%e&&ion! -%!+ . &o%'(n!+ &o(*%et!+

-I. Dieo 'alare7o

5ara seleccionar filas comletas haremos clic en el n4mero inicial ymanteniendo pulsado el bot&n izquierdo del rat&n arrastraremoshasta la 4ltima fila deseada antes de soltarlo.

5ara seleccionar columnas comletas pincharemos en la letrainicial y manteniendo pulsado el bot&n izquierdo del rat&narrastraremos hasta la 4ltima columna deseada antes de soltarlo.


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Curso de Excel BsicoSe%e&&ion! tod! 'n! #o"!5ara seleccionar todas las celdas de una %oja de Excel, haremos clic con el bot&n izquierdo del rat&nsobre el cuadro que est en la intersecci&n entre el encabezado de las filas y el de las columnasindicado en la imagen con un c"rculo rojo1.

FORMATO DE CELDAS

Fo(!to de &e%d!+Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado formato por

ejemplo, podemos necesitar que un n4mero de una celda se muestre en color rojo si es negativo1.

5ara modificar el formato de una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos clic con el bot&n

derecho sobre ellas y seleccionaremos !ormato de celdas en el men contextual , o bien clic con ebot&n izquierdo en el icono !ormatode la cinta de opciones correspondiente a la pestaa ;nicio yseleccionando en el men4 la opci&n !ormato de celdas6 veremos la ventana :ormato de celdas quedescribiremos a continuaci&n.

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Curso de Excel BsicoFo(!to de &e%d! n'(i&o5ara configurar como numrico el contenido de la una celda, en la ventana :ormato de celdas

seleccionaremos la pestaa "mero. En el apartado !ategor"a seleccionamos el tipo de dato, ydependiendo de cul sea se nos mostrarn a la derecha unas u otras opciones de configuraci&n. $na

vez seleccionada la configuraci&n deseada haremos clic en


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Curso de Excel BsicoFo(!to de 3'ente en &e%d!+%aciendo clic en la pestaa !uente podemos seleccionar varias opciones de configuraci&n referentesal texto. En 9ista previa veremos una previsualizaci&n de lo que estemos configurando.

5odremos cambiar ms rpidamente el color de la letradesde el icono de la cinta de opcionescorrespondiente a la pestaa ;nicio, as" como aplicar algunos formatos de texto, como el tio de y

tama$o de letra , alineaci#n izquierda, centrado, derecha1 y

caracter%sticas de formato negrita, cursiva, subrayada1.

Bode+ en &e%d!+7esde la pestaa Bordespodremos definir los bordes de la celda punteado, grueso, que se muestreel borde s&lo por la parte superior de la celda, etc.1.

2ambin podemos usar el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa ;nicio.

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Curso de Excel BsicoT!(!+ . e%%eno+ en &e%d!+3i queremos configurar tanto el Color de rellenode fondo de las celdas como establecer una &ramapara las mismas, haremos clic en la pestaa 'elleno.En Muestra veremos una previsualizaci&n de c&mo lo vayamos seleccionando. $na vez realizadas lasconfiguraciones deseadas haremos clic en


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Curso de Excel Bsico(ntroducir fracciones:para evitar introducir una fracci&n como fecha, coloque uncero (1 delante de cada fracci&n. 5or ejemplo, escriba ( '=0.

;%mite de


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FRMULAS#as f&rmulas en Excel se usan para calcular resultados a partir de los datos de la %oja. < la hora deconstruirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, uoperadores.En ocasiones las f&rmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuaci&n se describenalgunos mensajes de error6

O*e!doe+En la siguiente tabla se muestran los rinciales tios de oeradores:

!uando hay varias operaciones en una misma expresi&n, stas tienen un orden de referenciaparasu resoluci&n dependiendo del tipo de operador usadoC como es normal en matemticas, los parntesisse usan para calcular primero las expresiones que hay entre ellos, como por ejemplo6

? 0 @ F =


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Curso de Excel BsicoEn cuanto a la rioridad de los diferentes tios de oeradores: cuando hay expresiones quecontienen operadores de ms de una categor"a, se resuelven primeramente los aritm-ticos, luego losde comaraci#ny por 4ltimo los operadoresl#9icos.

#a rioridad de los oeradores aritm-ticoses la mostrada a continuaci&n6

#a rioridad de los oeradores l#9icoses la mostrada a continuaci&n6

#os oeradores de comaraci#nse eval4an seg4n el orden en el que aparecen6

EDITAR CELDAS

Edit! &e%d!+5ara introducir un alor en una celdanos situaremos en la misma y escribiremos lo deseado, para acontinuaci&n pulsar la tecla Enterpara situarnos en la celda debajo la que estemos editando1 o loscursores o la tecla de tabulaci&n para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando1.

3i no queremos que se efect4en los cambios pulsaremos la tecla Escae.

En las celdas, aparte de n4meros, textos, f&rmulas, etc., podemos introducir referenciasa los valorescontenidos en otras celdas como por ejemplo B?o A@1. Ms adelante en el presente curso de Exce

explicaremos las referencias.

3i ya las hemos pulsado podemos Des>acer la 4ltima acci&n haciendo clic en el icono de la barrade >erramientas de acceso rido.5osteriormente tambin ser posible 'e>acerel cambio pinchando en el icono .

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Curso de Excel Bsico5ara insertar una f#rmula procederemos delmismo modo situndonos en la celda en la quedeseamos introducirla para a continuaci&nescribirla o en la misma barra de f#rmulas1.

Modi-&! e% &ontenido de 'n! &e%d!5ara modificar el contenido de una celdatenemos de hacer doble clicsobre ella y cuando veamosel cursor parpadeante podremos modificar su contenido.

$na vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Entery los Cursores, tal y como hemosexplicado anteriormente.

2ambin es posible modificar su contenido desde la barra de f#rmulas.

E%i(in! e% &ontenido de 'n! &e%d!

5ara borrar el contenido de una celdanos situamos en ella y pulsamos la tecla +urimirse borrar4nicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.1.

2ambin podemos eliminar el contenido haciendo clic con el bot&n derecho en la celda yseleccionando Borrar contenido.

3i aparte del contenido necesitamos borrar tambin los formatos, comentarios, etc., seleccionaremosla opci&n deseada tras hacer clic en el icono Borrarde la cinta de ocionescorrespondiente a lapestaa (nicio6

E%i(in! &e%d!+6 -%!+ . &o%'(n!+5araeliminar celdasprimeramente las seleccionamos y despus hacemos clic en el icono Eliminade la cinta de ocionescorrespondiente a la esta$a (nicio, y luego elegiremos de qu modo debenser eliminadas.

2ambin podemos eliminarlas haciendo clic con el bot&n derecho sobre una de las celdasseleccionadas y seleccionando eliminar celdas.

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5ara eliminar filaso columnas, tras seleccionarlas procederemos del mismo modo que acabamos decomentar.

Co*i! &e%d!+5ara coiar una celda o ran9ode ellas, la forma ms sencilla es seleccionndolas para despus

hacer clic en el icono de la cinta de ocionesperteneciente a la esta$a (nicio, y en la

celda de destino hacer clic en el icono , para finalmente pulsar la teclaEnter.

8tra forma de hacerlo es6 manteniendo presionada la teclaControlharemos clic con el bot&n izquierdodel rat&n en el borde negro de la selecci&n el cursor cambiar a la forma de una flecha blanca con unpequeo signo 0a su lado1 y despus arrastraremos el rat&n hasta la posici&n deseada para una vezall" soltarlo.

4e!do e+*e&i!%$na forma ms avanzada de copiar el contenido de una celda es, despus de haberla copiado, hacer

clic en el icono para a continuaci&n pegarla haciendo clic en la parte inferior del icono 6 en

el men4 desplegable seleccionaremos la opci&n deseada.

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Curso de Excel BsicoMo7e &e%d!+

#a forma ms sencilla es seleccionndolas y hacer clic en el icono de la cinta de ociones

correspondiente a laesta$a (niciopara despus en la celda de destino hacer clic en .

8tra forma de hacerlo es situando el cursor del rat&n justo en el borde negro de la selecci&n el cursordel rat&n cambiar a la forma de cuatro pequeas flechas apuntando a direcciones diferentes1despus haremos clic con el bot&n izquierdo y arrastraremos el rat&n hasta la posici&n deseada paraall" soltarlo.

A'toe%%enoEl autorrelleno hace que Excel escriba automticamente valores en las celdas consecutivasdependiendo de su contenido.

5ara verlo con un ejemplo, escriba lunesen una celda. 7espus de clic con el cursor del rat&n en ecuadrado pequeo de la parte inferior derecha de la celda y arrastre unas celdas hacia abajo parafinalmente soltarlo6

9eremos c&mo las celdas adyacentes se habrn autorrellenado con los nombres de los d"asconsecutivos.

Esto funciona para d"as de la semana, nombres de los meses, fechas, n4meros, etc.

Oden! &e%d!+5ara ordenar celdas seg4n su contenido, despus de seleccionarlas haremos clic en los iconos *rden

ascendente los ordenar de menor a mayor1 u *rden descendente de mayor a menor1 de lacinta de ocionescorrespondiente a la esta$a Datos.

2ambin podemos acceder a dichas opciones desde el icono *rdenar y filtrar de la cinta deociones correspondiente a la esta$a (nicio.

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Co(bin! . &ent!En ocasiones necesitaremos combinar celdas, por ejemplo para mostrar centrada una frase larga.

5ara ello, seleccionaremos las celdas y haremos clic en el icono de la barra deherramientas.

5ara oler a searar las celdas, despus de seleccionar la celda combinada iremos al men4Edici#n4 Borrar y seleccionaremos !ormatosesto borrar tambin todos los otros formatos que

tenga la celda1C o damos clic nuevamente en el "cono para volver al formato iniciaque ten"a la celda.

FILTROS#os filtros de Microsoft Excel son usados para mostrar 4nicamente las celdas que contengan losvalores que necesitamos visualizar.

El filtro se puede crear seleccionando un ran9ode celdas a lo largo de una fila o seleccionando unacelda de las que componen la tabla de datos el encabezado, por ejemplo1, y haciendo despus clicen el icono !iltro de la esta$a Datos6 veremos este icono en cada columna de la fila deencabezado.

5osteriormente, para establecer una condici#n tenemos que hacer clic en el icono para que semuestren los valores que podemos elegir que sern los que haya en toda esa columna1 y seleccionaruno de ellos.

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5ara eliminar el filtrovolveremos a hacer clic en el icono !iltrode la esta$a Datos.

F'n&ione+

F'n&ione+5odr"amos decir que las funciones son f&rmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel. 3usintaxis es6

nombreIfunci#n2armetroI


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< continuaci&n, en el cuadro de dilogo de la izquierda escribiremos las referencias a las celdas quecontienen los valores a sumar, o bien haremos clic en y las seleccionaremos.

En la parte inferior izquierda se ir mostrando el resultado actual de la misma.

!uando hayamos definido los parmetros a usar haremos clic en Acetarpara insertar la funci#n.

5odemos acceder rpidamente a las funciones usando los iconos de la cinta de ocionescorrespondiente a laesta$a !#rmulas6

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Curso de Excel BsicoRe3een&i!+En Excel, las referencias nos permiten acceder al contenido de una celda, y pueden ser 'elatiasAbsolutas o MixtasC las mismas que pueden ser utilizadas dentro de f&rmulas o dentro de lasfunciones de Excel.

Re3een&i!+ e%!ti7!+5ara hacer una referencia relativa a una celda, nos posicionamos en una celda vac"a, escribimos es"mbolo y a continuaci&n escribimos la direcci&n de la celda a la que hacemos referencia, porejemplo A?4 B=4 [email protected] etc. 5ara hacer una referencia relativa no es necesario que las celdas contenganun valor.

7e igual modo podemos escribir formulas con referencias relativas, por ejemplo6 A?0@4 C04 A?0CA0B@0EG, etc.

3i copiamos una f&rmula con referencias relatias, la f&rmula cambiar dependiendo de d&ndevayamos a copiarla.

Re3een&i!+ !b+o%'t!+5ara hacer una referencia absoluta a una celda, nos posicionamos en una celda vac"a, escribimos e

s"mbolo y a continuaci&n escribimos la direcci&n de la celda a la que hacemos referenciaanteponiendo el s"mbolo 6a la letra de la columna y al n4mero de la fila, por ejemplo A6?4 [email protected] C64 etc. 5ara hacer una referencia absoluta no es necesario que las celdas contengan un valor

3i copiamos una f&rmula con referencias absolutas, la f&rmula no variara, por ejemplo.

Re3een&i!+ Mi8t!+5ara hacer una referencia mixta a una celda, nos posicionamos en una celda vac"a, escribimos el

s"mbolo y a continuaci&n escribimos la direcci&n de la celda a la que hacemos referenciaanteponiendo el s"mbolo 6a la letra de la columna o al n4mero de la fila, por ejemplo 6A?4 6B=4 [email protected] etc. 5ara hacer una referencia mixta no es necesario que las celdas contengan un valor.

GRFICOS5ara representar datos usando un grfico, despus de seleccionar el ran9o de celdasque contienelos datos y en la cinta de ocionesde la esta$a (nsertar seleccionar el tio de 9rficodeseado6

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%aciendo clic en el icono a la derecha de Lrficosse mostrar el cuadro de dilogo de la derecha,en el que seleccionaremos el tipo de grafico deseado y haremos clic enAcetar.

$na vez creado un 9rfico, para definir el rea de datosque usarhemos de hacer clic con el bot&n derecho sobre l y damos clic en laopci&n +eleccionar datosen el men4 contextual.

< continuaci&n, en el cuadro de dilogo de la derecha tenemos que hacer clic en y seleccionar erango que contiene los datos a representar despus haremos clic de nuevo en dicho icono para volvera ampliar el cuadro de dilogo1 y pincharemos en el bot&n


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!uando tengamos seleccionado un 9rfico se mostrarn laspestaas Dise$o4 )resentaci#n y !ormato en la cinta deociones, desde las cuales podremos confi9urar diversosaspectos del mismo.

Li+t! de F'n&ione+

SUMA3uma todos los n4meros de un rango.

+intaxis+KMAn4mero'Cn4mero0C ...1

"mero


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Curso de Excel Bsiconmero


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Curso de Excel Bsico 3e tienen en cuenta los valores l&gicos y las representaciones textuales de n4meros escritosdirectamente en la lista de argumentos.

3i el argumento es una matriz o una referencia, s&lo se utilizarn los n4meros contenidos en lamatriz o en la referencia. 3e pasarn por alto las celdas vac"as, los valores l&gicos o el textocontenidos en la matriz o en la referencia.

3i los argumentos no contienen n4meros, M;I devuelve (.

#os argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a n4merosprovocan errores.

CONTAR#a funci&n !8I2


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Curso de Excel Bsico*bseraciones #a funci&n !8I2


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TALLERES

T!%%e1: Fo(!to+

T!%%e2: O*e!&ione+ . e3een&i!+ &e%d!+1

T!%%e: O*e!&ione+ . e3een&i!+ &e%d!+2

T!%%e;: T!b%! de ('%ti*%i&!

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