CURS TEHNICI DE PREZENTARE DRAGOI

8/7/2019 CURS TEHNICI DE PREZENTARE DRAGOI

1/188

UNIVERSITATEA DIN BACUFACULTATEA DE INGINERIE

TEHNICI DE PREZENTARE ICOMUNICARE TEHNIC

Note de curs i seminar

DUMITRU DAN DRGOI


2/188

4


3/188


4/188

6

Modele, machete i obiecte reale 62 Pliantele 63

Curs 6 64 Ziua prezentrii 64 nainte de a pleca 64 La sosire 66 Instalarea echipamentului 66 Controleaz-i emoiile 67

Curs 7 69 Susinerea prezentrii 69 Primele 90 de secunde sunt hotrtoare 70 Poziia corpului, prezena i controlul de sine 72 Gesturile

73 Vocea 76Curs 8 80

ncheierea prezentrii 80 Timpul ntrebrilor 80 ntrebri neplcute 82 Dup prezentare 83 Idei de aur pentru viitoarea ta prezentare 87

Curs 9 90

Scurt istoric 90 Ce este comunicarea(definitie) 90 Particularitatile comunicarii 91 Tipuri de comunicare social 95

Curs 10 96 Evoluia mijloacelor tehnice de comunicare 96 Telecomunicaiile. 97 Telegrafi telefon: comunicarea prin fir 97 Rdiodifuziune i televiziune: Comunicarea pe caleaundelor

99

Reelele de telecomunicaii 99 Noile mijloace de comunicare. Informatica 100 Noile tehnologii. 103

Curs 11 105 Comunicarea verbal 105 Comunicarea nonverbal 107


5/188

7

Comunicarea scris 115

Curs 12 117 Cutarea unui loc de munc. Secretele unui bun CV 130 Scrisoarea de prezentare 130 Interviul de angajare 132 Testele 136 ntrebri importante 137

Curs 13 139 Internet ce este i la ce ajut 139 Reele de calculatoare 141 Medii fizice 141 Topologii de reea 143 Echipamente de reea 144 Protocoale 144

Curs 14 147 Pota electronic 147 Adrese de pot electronic 148 Folosirea potei electronice 148 Webmail 150 Liste de discuii

151 Alte lucruri despre pota electronic 151Lucrarea 1 153

Aplicatia grafica pentru prezentari, PowerPointLucrarea 2 160

Contientizarea tipului de personalitateLucrarea 3 168

Testul de apreciere a capacitii de exprimareLucrarea 4 175

Determinarea stilului dumneavoastr preferat denegociereLucrarea 5 179

O edint de brainstorming


6/188


7/188

9

TEHNICI DE PREZENTARE

I. NOIUNI INTRODUCTIVEMajoritatea persoanelor au oportunitatea de a vorbi n public, indiferent dac

acest lucru se ntmpl n cadrul unei ntlniri de afaceri sau a unei ntruniri de familie.

Acest lucru nu este ns privit ca o oportunitate, dimpotriv muli dintre cei careurmeaz s susin o prezentare n public sunt speriai de acest gnd.

Oamenii fac prezentri n fiecare zi, fie c sunt cinci minute de conversaie cumanagerul sau dou ore n faa mai multor persoane.

Prezentrile joac un rol important n aproape toate domeniile de activitate. Prinprisma lor ceilali apreciaz eficiena.

Modul de comportament cnd se susine o prezentare spune foarte multe nunumai despre prezentator i atitudinea lui fa de munc, ci i despre gradul decunoatere al subiectului tratat.

Orice afacere depinde n mare msur de abilitatea celor implicai de acomunica i colabora eficient, att n interiorul companiei, ct i n exterior, cu clieniii partenerii de afaceri.

Aceast abilitate de comunicare i colaborare eficient este esenial nu numaipentru a: informa, ilustra, decide, discuta, ci i, mult mai important, pentru a:entuziasma, convinge, pune ntrebri, motiva.

Prezentrile trebuie considerate mai mult dect un mijloc funcional decomunicare sau de luare de decizii, indiferent de cadrul n care sunt susinute, oficial sauneoficial.

Realizarea unei bune prezentri presupune cunoaterea: Importanei crerii unui climat favorabil i abordrii unei atitudini

corespunztoare; Caracterului i naturii auditorului i felul n care trebuie adaptat stilul

de prezentare;

Tehnicilor de susinere a unei prezentri eficiente printr-o cunoatere maiamnunit a diferitelor metode de prezentare a datelor statistice itabelelor, precum i a celor mai potrivite mijloace audio-vizualenecesare pentru expunerea informaiei;

Abordarii profesioniste a modului n care trebuie folosite mijloaceleaudio-vizuale n timpul prezentrii;

Importanei folosirii tehnicilor oratorice i limbajului ntr-un modplanificat i controlat i importana vital a exprimrii clare i concise.

naintea inteniei de a realiza o prezentare, eventualul prezentator trebuie sa-ievalueze capacitatea de a face o bun prezentare i va ti fora de care dispune. Aceastaeste o modalitate de a deveni mai eficient ca fiin uman. O prezentare reuit

presupune rezultate psihologice imense. Ea poate desctua i alte resurse ale

potenialului uman.Un potenial prezentator i poate pune ntrebarea: ,,Pot fi cu adevrat unvorbitor dinamic?. Dac rspunsul va fi: ,,Nu pot susine o prezentare bun, aa se vantmpla. Acest mesaj se transmite ntocmai:

subcontientului prezentatorului; auditoriului.

i nu ntmpltor prezentarea va fi deplorabil.Sau poate c, dei expunerile unui prezentator sunt ncununate de succes, s se


8/188


9/188

11

Cursul 1

Plan de expunere:

1. Analiza de nceput;

2. Scopul prezentrii3. Cadrul prezentrii

1. Analiza de nceputAtunci cnd se abordeaz posibilitatea realizrii unei prezentri trebuie s se

in seama de patru elemente: Coninut s conin informaiile de care au nevoie participanii. n contrast

cu rapoartele scrise aici trebuie s se in cont de volumul de informaie pecare-l poate recepiona audiena.

Structur Are un curs logic, cu introducere, parte de mijloc i cuncheiere. Trebuie s fie mprit n secvene astfel nct s fie neleas deaudien.

Pregtire O prezentare trebuie s fie bine pregtit deoarece, dac asupraunui raport cititorul poate reveni, n cazul prezentrii audiena este ladiscreia prezentatorului.

Elementul Uman o bun prezentare va fi inut minte mai uor dect unraport pentru c este legat de o persoan.

Aceste patru elemente vor fi integrate pe parcursul pailor procesului derealizare a unei prezentri:

Planificarea; Pregtirea; Exersarea ; Susinerea prezentrii.

Succesul unei prezentri depinde de foarte multe variabile i de aceea, nainte dea v pregti pentru a susine o prezentare, trebuie s se rspund la apte ntrebrispecifice:

1. De ce? Motivele pentru care trebuie s se susin prezentarea. Stabilirea temei iobiectivelor prezentrii.Tema prezentrii trebuie s fie aleas pe baza nevoilori intereselor audienei,innd cont de contextul n care va avea loc prezentarea.

2. Cine? Identificarea persoanelor care vor participa la aceast prezentare.3. Ce? Stabilirea informaiilor pe care trebuie s le conin prezentarea.4. Cum? Alegerea modalitilori mijloacelor prin care se transmite mesajul ctre

audien5. Cnd? Momentul cnd ar fi bine s aib loc prezentarea.6. Unde? Identificarea i stabilirea locului de desfurare a prezentrii7. Durata? Timpul alocat pentru a susine prezentarea.

Rspunznd acestor ntrebri exist un minim de informaii pe baza crora sepoate trece la urmtorul pas al realizrii unei prezentri i anumepregtirea.


10/188

12

Ori de cte ori se realizeaz o prezentare, indiferent dac este oficial sauneoficial, trebuie luat n considerare att scopul prezentrii, ct i tipul auditoriului.

Pentru a face o prezentare de succes trebuie s: Se decid ce scopuri trebuie atinse; Se mpart scopul general n obiective posibil de realizat; Cunoasc ce fel de compoziie are auditoriul ca urmeaz s asculte; Se decid asupra modului n care va aborda subiectele astfel nct acestea s fie

acceptate de ctre auditoriu.Cu alte cuvinte, trebuie adaptat prezentarea la tipul asistenei.naintea pregtirii, prezentatorul trebuie s-i pun urmtoarele ntrebri: Cu ce scop se susine aceast prezentare? De ce a fost solicitat s o susin el? Ce sper s realizeze? Cum ar putea s o facinteresant? n ce msur cunoate auditoriul subiectul prezentrii? Are el cunotinele de baz necesare pentru a nelege subiectul?2. Scopul prezentriiPrezentrile au obiective i scopuri. Se ateapt anumite rezultate. Nu se bazeaz

pe un anumit scop. Exist un scop general care este scopul prezentrii (ex: s se aprobeun anumit raport, s se prezinte un nou produs, sa se obin o not bun la examenul delicen, etc.).

Aceeai prezentare mai poate avea i multe alte scopuri diferite: S capteze atenia; S explicai cine suntei; S devenii credibili; S facei oamenii s zmbeasc sau s rd; S-i convingei; S-i inei n stare de alert n anumite privine; S-i enervai, incitai, mulumii sau s le strnii interesul.O parte din scopul general este transmiterea mesajului i nelegerea lui.

Indiferent de contextul prezentrii, oficial sau neoficial, exist cteva principiifundamentale pentru crearea climatului potrivit transmiterii informaiei, confruntriiideilori promovrii valorilor companiei reprezentate de prezentator:

Stabilirea cadrului prezentrii. Trebuie apreciat continuu componena i stareade spirit a auditoriului, rmnnd n acelai timp convingtor.

Acesta este un proces care dureaz tot timpul prezentrii. Discursul trebuieadaptat la orice nou dovad a schimbrii atitudinii i comportamentului auditoriului.

Profesionalism. Aceasta nseamn c prezentatorul trebuie s fac toatepregtirile i aranjamentele logistice necesare. Trebuie s cunoasc foarte bine subiectul

pe care l are de transmis i s fie contient de caracterul auditoriului. Aceasta presupune s nu piard din vedere detalii, n timp ce se concentreaz permanent pescopul general al prezentrii. Totodat trebuie s foloseasc ct mai eficient mijloaceleaudio-vizuale disponibile.

Toleran. Prezentatorul trebuie s accepte lipsa de experien i ignoranaasistenei considerndu-le drept o provocare i nu o problem. Trebuie s-i afirme

punctul de vedere i s-l susin deschis, tolernd n acelai timp i punctele de vederediferite ale celorlali.


11/188

13

Atitudine pozitivi hotrt. Prezentatorul trebuie s porneasc de la ideea c,de fapt comportamentul interpersonal uman poate fi reprezentat pe o scar continu,avnd comportamentul pasiv la un capt, iar la cellalt capt pe cel agresiv, cel pozitivi hotrt fiind la mijloc.

Comportamentul pasiv sau supus nu este, de obicei, eficient. Cei ce folosesc

acest tip de comportament rareori obin ceea ce doresc pentru c demonstreaz o lipsde respect pentru propriile necesiti i drepturi. Ei permit celorlali s le refuzedrepturile i s le ignore necesitile.

La cealalt extrem se afl comportamentul agresiv. Nici acest tip decomportament nu este eficient pentru c cei care l adopt i impun sentimentele,nevoile i ideile n dauna celorlali.

Oamenii agresivi i atrag ostilitatea i rezistena celorlali, i erodeazbunvoina celor din jur, n timp ce oamenii pasivi acumuleaz resentimente i pot aveaieiri explozive cnd i-au ctigat acest drept.

n schimb, comportamentulpozitiv implic: Metode de comunicare ce permit s-i menii respectul de sine; i apr drepturile i teritoriul propriu; Nu i domin pe membrii unui auditoriu.

n plus, comportamentul pozitiv utilizeaz aceste caracteristici i n ascultareaactiv, i n exprimarea propriilor idei. Prezentatorul trebuie s se asigure ceste atinsscopul pe care el l urmrete. Va asculta comentariile pe care le face asistena, dar nu-iva permite s l abat de la subiect.

3. Cadrul prezentriiCheia unei organizri bune i utile a oricrei prezentri scrise este selectarea

ideilor i informaiilor relevante nainte de a le aterne pe hrtie. Cel mai importantlucru n acest punct este s se neleag ca propria prezentare, indiferent ct va fi deneoficial, trebuie s aib o structurpredeterminat.

Aceasta nseamn c: Trebuie stabilitdinainte ordinea i conexiunile logice ntre problemele

ce vor fi prezentate; Prezentarea trebuie s fie alctuit dintr-o serie de pri care se

interconecteaz, fiecare ns avnd logic proprie; Prile interdependente trebuie s se mbine n final pentru a realiza

scopul general urmrit.Trebuie ntocmite dou planuri:

a. Planul i organizarea subiectului;b. Planul i structura modului n care va fi prezentat.

Aceste planuri vor fi interconectate i interdependente.a. Organizarea subiectului. n general, discuia va fi mai eficient dac are:

O singur tem principal; Obiective clare; Seciuni distincte pe care auditoriul le poate nelege.

Prezentatorul ncepe prin a-i ordona gndurile i ideile despre subiect.Exist dou tehnici ce pot fi folosite pentru a structura informaiile:

o Schema neuronal;o Schema liniar.

Folosirea schemei neuronale este potrivit cnd ai idei separate i fragmente de


12/188

14

informaii care trebuie puse n ordine, fr ca prezentatorul s aib o gndire liniar. Oschem neuronal este o modalitate logic de organizare a ideilor. Prezentatorulconstruiete schema neuronal n urmtorul mod:

1. Scrie subiectul prezentrii ntr-un cerc n centrul foii de hrtie;2. Traseaz linii care pleac din cercul respectiv;3. Scrie apoi subiectele principale pe care vrea s le trateze la captul acestor linii;4. Dezvolt fiecare subiect folosind ramuri secundare.

La prima vedere poate prea un mod de a trata problema dezordonat i absolut lantmplare, mai ales pentru o persoan care de obicei se pregtete prin tradiionaleleliste.

Teoria care st la baza acestei abordri este c, de fapt, creierul nu funcioneazn mod liniar, deoarece el reacioneaz la stimuli care declaneaz noi gnduri. Caurmare, conexiunile se fac mai mult lateral dect vertical. Prin urmare, dei o schemneuronal poate prea dezordonat, ea este clari logic pentru mintea prezentatorului.Este un mod foarte eficient de a-i pune ideile n ordine. l ajut s se asigure c nu aemis o problem important. Pentru a-i da un caracter unitar, liniile pot fi coloratediferit n jurul fiecrei seciuni.

Folosirea schemei ajut prezentatorul s-i creeze mai nti structura prezentriii apoi s o completeze cu detalii despre fiecare tem. nti trebuie s se decid asupratemelor principale ale subiectului pe care l trateazi apoi s mpart fiecare diviziunen subdiviziuni. Apoi scrie fiecare subdiviziune, separat de celelalte.

Multe dintre procesoarele de texte au acest sistem ncorporat n program.Sistemul i permite s te concentrezi asupra unui aspect al prezentrii, avnd n acelaitimp posibilitatea de a trece de la o diviziune la alta n funcie de dorina sau inspiraiade moment. Aceast metod este larg rspndit (i predat) n S.U.A., dar in MareaBritanie este privit cu suspiciune, uneori pentru c limiteaz gndirea creatoare.


13/188

15

b. Structura prezentrii.Cicero a scris primul manual pentru oratori (n jurul anului 100 .Cr.) Din cartea sa

intitulat Ad Herennium (Cartea I), Despre teoria vorbirii n public, am extrasurmtoarele reguli ale unui discurs:

Cele ase reguli ale discursului lui Cicero sunt

I. Introducerea (ctigarea ateniei)II. Enunarea ideilor (fondul) accentul pus pe concizie, claritate, credibilitateIII. Diviziunea(zona de acord, dezacord, decizii necesare)IV. Dovada (atitudini fade aspectele nerezolvate cu argumente concrete)

V. Combaterea (distrugerea argumentelor adversarilor Cicero era un dur)VI. Concluzia (sfritul formulat n armonie cu arta). Probabil cpublicului

i se amintete de ndatoririle sale fade problemele n discuie, iar oratorulse retrage graios.

,,Regulile discursului lui Cicero sun destul de rigid, dar dac se consult icelelalte teorii ale sale despre vorbitul n public, se constat c ele se regsesc i ndiscursurile moderne de astzi.

n alegerea i crearea unei structuri se pornete de la obiectivele stabilite a se

atinge prin prezentare: informare, instruire, transmitere de idei, motivare etc.Se alege apoi forma prezentrii care, la rndul ei, poate s fie de mai multe feluri:

- cronologic;- problem soluie;- de la complex la simplu (i invers);- de la general la particular (i invers);- de la cunoscut la necunoscut;- pas cu pas (descrierea unui proces).Indiferent de forma aleas pentru prezentare aceasta trebuie sin cont de faptul c,

n general, oamenii in minte:- prima impresie;- lucrurile neobinuite;- mesajele repetate;- mesajele transmise pe mai multe canale (vizual, auditiv, kinestezic);- ultima impresie.

Avnd acum la dispoziie un set de idei concise i cuprinztoare pentruprezentare, urmtoarea sarcin este pregtirea cadrului prezentrii care const din:

Introducerea (nceputul), n care:- se stabilete contactul cu auditoriul;- se prezint subiectul i tema principal.

Introducere poate conine o glum, o poveste relevant pentru subiectulprezentrii sau o activitate care s nclzeasc atmosfera. De asemenea introducereatrebuie s cuprindi informarea audienei asupra scopului prezentrii.

Cuprinsul (mijlocul), n care:- se explic tema n detaliu;

- se dezvolt tema i se argumenteaz;Cuprinsul prezentrii nu trebuie scris cuvnt cu cuvnt ci doar ideile principale.

Pe baza acestor idei principale i cu ajutorul unor cartonae pe care prezentatorul i poate nota anumite detalii(dac este cazul) se va susine prezentarea. Este bine ca naceast parte a prezentrii s se foloseasc exemple, imagini, glume care s vin nsprijinul ideilor prezentate i s completeze prezentarea.


14/188

16

Folosirea exemplelor, imaginilor, povestirilori a glumelor are mai multe beneficii:- mrete interesul participanilor pentru prezentare. Oamenilor le place s asculte

poveti.- crete entuziasmul prezentatorului. Exemplu: este greu s devii entuziast atunci

cnd vorbeti despre punctul 5 dintr-o list de 10 puncte, dar cnd ncepi s

povesteti o glum legat de punctul 5 atunci i este mai uor s o faci.- modific ritmul de prezentare. Oamenii schimb n mod natural ritmul vorbiriiatunci cnd dau un exemplu pentru a susine o idee.

- mresc credibilitatea prezentatorului. Dac nu avei suficiente exemplepersonale pe care s le utilizai atunci mprumutai de la colegi.

- participanii i aduc aminte mai uor povetile care s-au spus dect ceea ce s-antmplat. ncheierea (sfritul), n care:

- se prezint principala tem n rezumat;- se fac recomandri (dac e necesar);

nafar de rezumat, prezentatorul ofer audienei posibilitatea de a pune ntrebrii de a primi rspunsuri. Este bine ca prezentatorul s fie pregtit cu rspunsuri pentru

posibilele ntrebri.n realizarea prezentrii mai trebuie s se stabileasc durata fiecrui modul inndu-

se cont de urmtoarele reguli:- o persoan normal poate gndi cu o vitez de 800 de cuvinte pe minut n timp

ce un prezentator poate vorbi cu o vitez maxim de 120 de cuvinte pe minut.De aceea trebuie s se ofere participanilor ceva interesant care s acoperediferena de 680 de cuvinte.

- durata maxim de concentrare a unei persoane asupra unei idei este de maxim 10minute. De aceea dup 10 minute trebuie variate mijloacele media i canalele detransmitere.

- dac prezentarea dureaz mai mult de 50 de minute trebuie s se fac o pauz deminim 10 minute.

Structura prezentrii poate include i mijloace audio-video ca suport pentruprezentare. Astfel n realizarea unei prezentri se pot folosi mai multe mijloace audio-video:

- flipchart;- retroproiector;- multimedia;- calculator;- brouri;- casete, etc.


15/188

17

Cursul 2

Plan de expunere:

1. Studierea auditorului

2. Tipuri de asisten3. Ce tie auditoriul fr s i se spun nimic4. ntrebri care-i vin publicului n minte5. Publicul are nevoie de pauz - dar cnd?6. Participanii dificili

1. Studierea auditoriului Nici o prezentare nu ar trebui s aib loc fr a se ine cont de nevoile care

exist, att ale auditoriului ct i ale prezentatorului. Deoarece sunt fundamentale pentrureuita prezentrii, nevoile merit o analiz atent. Orice prezentare ncepe n felulacesta.

Publicul are nevoie de ceva, de obicei de ajutor. (Dac ntrebi un agent de

vnzri cu experien ce dorete s obin atunci cnd merge s vizioneze o prezentarei i va rspunde invariabil: ,,S-mi dea o singur idee, asta e tot ce vreau, ceva ce-a

putea folosi ncepnd chiar de a doua zi).Prin simplu fapt de a veni la prezentare, publicul i exprim nevoia de ajutor, de

sfat, de nelepciune, de inspiraie, poate de ceva ce i-ar putea schimba viaa.La drept vorbind, publicul se nfieaz cu sperana arztoare c prezentatorul

tie ceva ce el nu tie.Poate c prezentatorul are un secret, pe care dorete s-l mprteasc

publicului. Dac nu, poate c prezentatorul are o concepie original asupra lucrurilor,concepie pe care i publicul o poate aplica.

Trebuie verificat din ce categorie social fac parte i ce pregtire au. tiu cevadespre subiectul n discuie? Iau parte deoarece i preocup tema prezentrii sau letrebuie trezit interesul? Se afl acolo din plcere sau au fost constrni?

Sunt odihnii sau deja plictisii de conferin? La urma urmei, fiecare om are unset de valori personale, prejudeci sau convingeri care influeneaz modul decomunicare. Care sunt cele ale asculttorilor votri?

Ct de mare va fi numrul celor care ascult? Este ngrozitor s v pregtiipentru un auditoriu format din doisprezece oameni i s v trezii n faa a dou sute.Cunoscnd exact numrul asculttorilor se poate:

Aprecia cunotinele lor; Hotr care este cel mai potrivit stil de prezentare; Gsi cele mai bune mijloace de prezentare.

Ce nseamn mai mare? Unii neleg prin ,,public larg un grup de doisprezece

oameni, alii neleg sute sau mii de oameni. Un auditoriu format din 5 pn la 10 oameni reprezint un grup restrns.Trebuie s stabilii rapid un raport de comunicare prin care s-i antrenai

pe fiecare n parte i nu doar grupul ca entitate. Putei s stai pe un scaunsau dac preferai v putei aeza pe marginea biroului.

Un auditoriu format din 10 pn la 30 de oameni necesit o abordare maioficial, ns i n acest caz va trebui s v preocupe tot personalitateafiecruia. Mijloacele vizuale trebuie s aib dimensiuni mari i va trebui


16/188

18

s acordai mare atenie modului de a pune ntrebri. Poziia cea maiindicat este n picioare.

De la 30 la 100, auditoriul apare sub forma unei mase amorfe,necunoscute i mai greu de abordat. Este mult mai greu de stabilitraporturi de comunicare cu fiecare persoan n parte iar mijloacele de

prezentare trebuie s fie ireproabile. Se poate lua n calcul i folosireaunui microfon. n cazul unui auditoriu cu peste 100 de oameni v transpunei ntr-o

situaie teatral. Problemele legate de decor scenic, lumini i mijloace de prezentare necesit grij i atenie sporit; seturile de ntrebri irspunsuri nu-i vor atinge scopul dac nu au fost precis formulate.

Susinerea unei prezentri nu este o sarcin uoar, iar unele asistene potintimida mai mult dect altele. Prezentatorul trebuie sin minte c este bine pregtit i

probabil tie mai multe despre subiectul prezentrii dect oricare din auditori. Multedintre lucruri ei le aud pentru prima oari trebuie probabil s asimileze concepte noi.

Exist dou aspecte n evaluarea auditoriului. Unul este starea de spirit ireceptivitatea, iar cellalt este reprezentat de relaia social fa de prezentator.

a. Starea de spiriti receptivitateaExist dou tipuri fundamentale de asisten:

Cei care vor s participe; Cei care au obligaia s participe.

n aceste dou categorii fundamentale exist variaii i categoriile pot s sesuprapun. O asisten compus din colegii de serviciu poate s conin amndoutipurile, dar trebuie luat n considerare i pe cei care trebuie i n acelai timp i vor s

participe pentru c sunt interesai n mod special. Se poate estima ce categoriefundamental va predomina n cadrul asistenei, dar este dificil s se msoare nivelul demotivaie.

Existi ali factori externi care pot afecta motivaia, de exemplu, mrimea sliin care se susine prezentarea, dac este cald sau rcoare, sau dac soarele cade direct pefaa participanilor. n mod normal aceste lucruri trebuie analizate n ziua prezentrii.

Cel mai sigur mod de a depi problemele inerente unei prezentri este s tepregteti ct mai bine posibil. n cel mai ru caz asistena va asculta, dar ntr-o maniernegativ. n cel mai bun caz, asistena va deveni cooperant i se va ajunge laconcluziile pe care vrei s le evideniezi. Pregtirea ta va preveni astfel abaterea atenieide la subiectul principal.

Este vital ca n primele minute s-i evaluezi asistena. Organizeaz-iprezentarea n aa fel nct s foloseti o varietate de tehnici de testare a receptivitii.ncercai moduri uor diferite de abordare a problemelori constat reaciile. Invit-i s

pun ntrebri i s fac i comentarii ntr-o etap de nceput (cnd au totui cecomenta). Apoi bazeaz-i restul prezentrii pe aprecierile pe care le primeti.

b. Relaia socialTrebuie analizate diferitele grupuri de oameni crora prezentatorul este solicitats le vorbeasc.

Lista ar putea include: Superiorii prezentatorului; Personalul din departamentul lui; Directorii din alte departamente; Colegii cu aceleai funcii;


17/188

19

Stagiarii.O prezentare trebuie s entuziasmeze, s conving, s suscite interesuli s

motiveze auditoriul.Auditoriul care ar fi bine s: S fie entuziasmat; ar putea fi compus din superiori, colegii, directorii din

alte departamente colegii i stagiarii; S fie convins; ar putea include superiorii, directorii din alte departamente

i colegii cu funcii echivalente; S fie interesat; (s pun ntrebri) ar putea fi format din personalul din

departament, stagiarii i colegii cu funcii echivalente; S fie motivat; ar putea fi alctuit din personalul din departament, stagiarii

i colegii cu funcii echivalente.

2.Tipurile de asistena. Superiorii prezentatorului

Aceasta pare o asisten care ar putea cu adevrat s te intimideze, dar gndete-te c ai de partea ta o serie de atuuri, cum ar fi:

o Cunotinele tale tii deja mai multe i mai n amnunt despresubiectul prezentrii dect ei, altfel nu ai mai fi fost solicitat s susii

prezentarea;o Timpuli se va acorda timp suficient pentru a te pregti, ct i pentru a

explica ce trebuie n prezentarea ta, la nivelul cerinelor lor;o Sprijinul lor ei vor ca tu s reueti. Probabil c au avut un cuvnt de

spus n alegerea ta. n mod sigur ei doresc ca tu s dovedeti standardelenalte ale companiei. Ei sunt de partea ta.

Deci nu fi reticent sau descurajat ci s fii: Pregtit; Hotrt n ceea ce spui;

Concis nu ai timp de pierdut; Precis n exprimare este posibil s fii citat ulterior; Onest dac nu tii ceva i nimeni nu poate pretinde s tii,

atunci recunoate. Nu induce n eroare; Pozitiv;

La sfritul prezentrii, nu te atepta la felicitri sau aprobare. Vei fi tratatpoliticos i ntr-o manier care ine de conduita n afaceri. Rezultatul prezentrii poatedeveni evident mai trziu.

b. colegii cu funcii echivalenteDintre toate asistenele, aceasta este probabil cea mai dificil. Orict de unit ar

fi compania n ceea ce privete interesele globale, inevitabil vor exista rivaliti iobiective divergente pe termen scurt ntre departamente. Colegii ti nu doresc ca tu s-i

conduci i, spre deosebire de superiorii ti, nu au un interes n succesul tu. n acestcontext, trebuie s te bazezi pe profesionalism i o bun pregtire. Nu lsa nimic la voiantmplrii i nu da impresia c te pricepi ntr-un domeniu unde, n realitate, nu etisigur de ceea ce spui. Fii hotrt acolo unde eti pe teren sigur, fr ns a fi agresiv.

c. personalul din departamentul tun acest caz, subiectul prezentrii i va pune amprenta asupra modului n care

vei aborda prezentarea. De exemplu, anunarea creterii vnzrilor va necesita maipuin diplomaie dect anunarea reorganizrii departamentului. Personalul din propriul


18/188

20

departament se comport diferit la o prezentare fa de o situaie cotidian. n practic,aceasta se poate traduce prin faptul c se vor atepta la un grad mai nalt de

profesionalism atunci cnd este vorba de: ncredere, conducere i autoritate; Pregtire i cunotine; Coeren, claritate i cursivitate a exprimrii.Personalul tu te cunoate bine, probabil mai bine dect crezi. i apreciaz

cldura i firea prietenoas, dar nu i vor tolera slbiciunile. Eti conductorul lor. Eipretind o atitudine prietenoas, un tratament egal, fr discriminri, sinceritate, precumi capacitatea de a le judeca starea de spirit i temperamentul. Vor s fie informai, s seamuze chiari n mod sigur s fie tratai ca persoane inteligente i egale. Dar mai multdect orice, doresc s fie condui.

Aa c prezentarea trebuie s fie: Profesionist; Entuziast; Fireasc, fr s ncerci s-i tratezi cu superioritate.

d. asistena mixt

De cele mai multe ori nu avem parte de asistene ai cror membri au aceleaipregtire, statut, experieni cunotine profesionale. Problema care se ridic n cazulunei asistene mixte este c nu eti sigurce tiu deja despre subiectul prezentrii, ce vors aud, de ce sunt prezeniin ce relaii sunt unii cu alii. Astfel, nu tii la ce nivels plasezi discuia, ce fel de cunotine s presupui c exist, ce fel de limbaj s folosetii din ce unghi s abordezi subiectul.

n aceste cazuri trebuie s ncerci s afli ct mai multe despre asisten nainte dea planifica coninutul prezentrii. ncearc s realizezi ntlniri separate pentru

persoanele cu pregtiri i interese diferite. Dac nu reueti, atunci orienteaz-te sprenivelul cel mai de jos al cunotinelor celor prezeni, astfel nct fiecare participant s

poatnelege ceea ce trebuie s spui. Pentru cei cu nivel ridicat al cunotinelor,prezentarea va fi o confirmare a ceea ce tiu deja. Dac pori ns discuia la un nivelsuperior, atunci cei mai puin avizai nu vor resimi dect un sentiment de frustrare

pentru c au pierdut timp valoros n care s-a discutat peste capetele lor.Atunci cnd vorbeti unei asistene mixte nu uita:

- S-i informezi c ai cunotin de diversitatea acesteia;- S-i anuni c din cauza pregtirii diferite, pentru unii dintre ei ceea ce le

vei spune le este familiar. Ctig-i prin aceasta de partea ta;- Folosete aceast ocazie pentru a crea o atmosfer de interes comun.

Convinge-i pe toi c ei trebuie s aud ce le spui;- Nu devia de la noiunile de baz explicite i clare;- Evit folosirea jargonului, cuvintele i glumele pe care le cunosc numai o

parte dintre ei (nu mpri n noi i ei);

-

Folosete pauzele care survin n mod natural pentru a reaminti anumitorpri din asistende ce trebuie s asculte ceea ce le spui vorbete dinmai multe puncte de vedere).

e. asistena ostilExist situaii n care te confruni cu o asisten ostil. Ar putea fi, de exemplu,

personalul nemulumit pentru c explici noile niveluri de ocupare a forei de munc saupoate c susii interesele grupului din care faci parte ntr-un context care va determinaunirea altor grupuri cu interese diferite, n opoziie cu ale tale.


19/188

21

n aceste cazuri, ai foarte puine avantaje de partea ta i va trebui s foloseti dinplin atuurile de care beneficiezi, i anume:

o Cunotinele acestea sunt cele mai puternic atuu. Nimeni nu va ti maimulte despre subiect dect tine.

o Timpul asistena poate fi ostil pentru c a auzit zvonuri care suntcomplet nefondate. Folosete timpul cu bgare de seam, astfel nct sreueti nu numai s-i afirmi ideile, dari s le alungi temerile.

Fii sincer, deschis, onest i abordeaz problema ntr-un mod tolerant iprofesionist. Nu permite ca aceast abordare s se transforme n slbiciune i sub nici oform nu te scuza pentru ce ai de spus sau pentru maniera n care o spui.

f. asistena este mult mai n vrstsau mult mai tnrdect prezentatoruln ambele cazuri, diferena de vrst poate reprezenta o problem.Biatul acesta nu are mai mult de 25 de ani i vine s-mi spun el mie cum s

vnd maini. N-a ncheiat niciodat o tranzacie, nu i-a fcut niciodat probleme pentruun contract, n-a avut de-a face cu un lot de maini de mna a doua. Ce tie el? Iar eu s-llas s-mi cheltuiasc banii din bugetul pentru publicitate? E doar un novice!

(Un dealer de automobile urmrind campania de

primvar a ageniei de publicitate la care eraacionar.)

Cine mai e i asta? Cred c are pe puin 50 de ani poate chiar 55, i nevorbete noudespre noile tendine n comerul cu amnuntul. mi amintete de mtuaValerica. M ateptam la cineva ca mine m nelegi, la o persoan care este la curentcu ultimele nouti.

(Un angajat al unei reviste de specialitate,ascultnd un expert n prospectarea pieei, care

prezinttendinele la zi ale acesteia).Dou prezentri au loc simultan, la sute de kilometri distan una de cealalt.Un tnr absolvent al unei coli de afaceri prezint recomandrile ageniei sale

unui grup de dealeri, cu experien n vnzarea, de automobile. Fiecare dealer contribuiela bugetul de publicitate al ageniei, deci implicarea dealerelui este cel puin intens.

O consultant n cercetarea de pia cu 25 ani de experien prezint concluziilecompaniei sale ntr-o edin cu reprezentanii unei reviste de specialitate. Media devrst a participanilor, excluznd-o pe vorbitoare, este de aproximativ 30 de ani.

Ambii vorbitori se confrunt cu aceeai problem.Ei se adreseazunui public care se ateapt la un prezentator de o altvrst

i, din cauza diferenei, autoritatea prezentatorului este pussub semnul ntrebrii.Acest lucru se ntmpl zilnic. Nu este ceva specific unui anumit domeniu sau

unei anumite regiuni. Deoarece tot mai multe companii fac restructurri, numrulangajailor de vrst mijlocie se reduce acetia fiind concediai i se acord prioritatelupilor tineri, care sunt entuziati, istei i ambiioi, dari unor lideri maturi, rutinai,

tradiionaliti. Deseori au loc ciocniri ntre aceste dou categorii.De obicei, nemulumirile sunt inute n fru, dar ele mocnesc latent, animnduneori discuia. Ele creeaz n rndul asistenei o tensiune care se poate transforma nopoziie fa de prezentator, a crui unic vin este vrsta pe care o are.

Ce este de fcut?Iat cteva observaii i sugestii ale unor prezentatori care se confrunt zilnic cu

problema de vrst.


20/188

22

1. Felul n care te mbraci este foarte important n situaiile n care vrsta arputea constitui un dezavantaj. Dac eti mai n vrstdect auditoriul tu, este bine spori un costum ct mai tineresc, iar dac dimpotriv eti mai tnr dect auditoriul tu,este indicat s pori cel mai sobru costum pe care l ai.

Ideea este simpli de bun sim: nu ncuraja reaciile negative prin hainele pe

care le pori. n plus, pentru cele cteva persoane mai luminate din rndul asistenei,atitudinea este mai important dect vrsta i pentru ei, mbrcmintea este oreflectare a felului n care gndeti.

2.ine cont de vrsta limbajului tu. Dac eti mai n vrstdect publicultu, treci peste nostalgiile i referirile la trecutul tu personal de genul: Cnd amdemarat eu aceast afacere.... sau Pe vremuri eram director comercial la fabrica .....Trecutul este interesant doar n msura n care afecteaz viitorul.

Dac eti mai tnr dect cei din asisten, ferete-te de expresii de genulbiei atunci cnd te adresezi grupului.tii este un alt tic verbal care irit pe cei nvrst. Ai grij ca prin felul n care te exprimi s nu creezi stereotipii negative.

3. ine minte singura lege inexorabil a naturii umane care este n favoareata. Indiferent dac publicul este mai n vrst sau mai tnr dect tine, iat un lucru de

care trebuie si-l aminteti atunci cnd vorbeti:Oamenii sunt mult mai preocupai de persoana i de problemele lor dect de

vrsta ta.Actria i scriitoarea Ruth Gordon obinuia s pun urmtoarea ntrebare: Ce

vrsti-ai da dacnu ai ti ci ani ai?. Cu alte cuvinte, ce vrst vrei sai atuncicnd te prezini?

3.Ce tie auditoriul fr s i se spun nimicFoarte puine persoane tiu cte ceva despre tehnicile de prezentare. i totui, n

mod ciudat i misterios, publicultie chiar mai mult dect cred prezentatorii. Publiculare un al aselea sim foarte dezvoltat, care transmite creierului mesaje clare, iarmesajele sunt invariabil exacte.Nu subestima niciodatsensibilitatea auditoriului.

1. Publicultie cum te simi n ziua aceea . i poate citi starea de spirit nprimele 90 de secunde. Publicul detecteaz starea de spirit i o va reflecta.

2.Publicul i dseama dacnu este agreat. Tot ceea ce faci li se va prea uorostil sau o vor lua ca pe o provocare. Aproape orice ntrebare devine o problem.

3. Publicul i d seama daci-ai nvat prezentarea pe de rost. Memorareaatrage dup sine teama de uitare. Dac publicul i d seama c recii un text pe care l-aimemorat n prealabil (atunci totul sun att de nefiresc!), va ncepe s-i fac griji: veireui s duci totul la bun sfrit? Fiecare pauz va sugera posibilitatea nelinititoare cai uitat textul. Morala: nu memora prezentarea.

4. Publicul i d seama cnd mini. Ei tiu cnd supralicitezi. Nimic nunstrineaz mai mult publicul. Nici s nu te gndeti s-i mini.

5. Publicultie cnd ncerci s-i vinzi ceva. O voce parc le optete: Amimpresia c tipul vrea s ne vnd ceva. Contrar povetilor despre vnzri, oamenilornu le place s li se vnd ceva. Le place s i amuzi, s-i ajui,s-i nvei chiar, dar n-amauzit pe nici unul zicnd: Sper s-mi vnd ceva astzi.

6. Publicul tie cnd ai abandonat lupta. Oamenii vor crede c pe ei i-aiabandonat. Nu i poi nvinui dac se vor ndoi de tine. n acest caz prezentatorul se vasimi pierdut.


21/188

23

4.ntrebri care-i vin publicului n minteDeseori oamenii viseaz cu ochii deschii sau monologheaz n sinea lor. Asta

pentru c prezentatorii nu reuesc s se impun decisiv n contiina celor care i ascult.Prin urmare acetia i pun o serie de ntrebri.

1.Oare prezentatorul este viu?

2. Sunt bucuros cam venit aici? Aceast ntrebare apare la scurt timp dupnceputul prezentrii. Dac rspunsul este nu, urmtoarea ntrebare va fi: Cine m-a pus s vin aici?, dup care urmeaz, de regul, o profund senzaie de disperare lagndul c urmtoarele zece minute vor dura o venicie.

3.Prezentatorul acesta este ipocrit? Dac exist cea mai vag suspiciune nacest sens, un lung ir de ntrebri nerostite l vor asalta pe asculttor. Pe cine ncearctipul acesta s ajute pe el sau pe mine? Cu ct l-au pltit ca s vin aici? Mcartie csunt i eu de fa? i aa mai departe. Nu este bine s fii considerat ipocrit. Uneori estechiar un lucru periculos.

4. Oare prezentatorul acesta o s-mi spun ceva ce eu nu tiu? Aud ntr-adevr lucruri noi sau e doar o prere?

5. Prezentatorul acesta se dedictrup i suflet cauzei mele sau doar se afli

el n treab?6. Am fost mcar o singurdatde acordcu spusele prezentatorului? Exist

vreo brum de adevr n tot ce s-a spus aici sau mi vnd numai gogoi?Pzete-m , Doamne, de prezentatorii care batcmpii ht departe, pn cnd dispar dinorizontul de ateptare.

(Jane Maas, director de publicitate)7.Oare neleg despre ce este vorba sau doar am impresia c neleg? Este

ceva de neles? Dac persoana care st lng mine m-ar ntreba n oapt: Ce vrea sspun prezentatorul acesta? oare a putea s rspund limpede i clar n dou

propoziii, sau a ncepe cu Pi tii..?8. Prezentatorul acesta are personalitate? mi voi aminti de el i peste un an?

Dar peste o zi?9. Ct va mai dura toatpovestea aceasta? Aceast ntrebare este nsoit de

tuse, fonete i priviri gr bite spre ceas. Cel mai memorabil citat rostit vreodat nsensul acesta aparine expertului n marketing Fred Lemont:

Mi-ar plcea ca toi prezentatorii s aib unbuton astfel nct, atunci cnd ei vorbesc preamult, si pot opri.

10. Voi reine tot ce mi-a spus acest prezentator le voi transmite i colegilormei ideile principale? Am luat i eu cteva notie? A notat cineva ceva? Dac nimeninu a scris nimic, probabil c nimeni nu are de gnd sin minte ceva. Nu este un semn

bun.

Aceast scurt list este un test bun pentru viitoarea prezentare din calendarultu. De asemenea, este un test bun i pentru tine, atunci cnd te vei privi n oglindi ivei repeta prezentarea.

5.Publicul are nevoie de pauz - dar cnd?Este uimitor ct de tolerant i de politicos poate fi publicul. Oamenii pot ndura

multe, dar cnd au nevoie de o pauz, se simte ntotdeauna o micare permanent atrupurilor: agitaie, schimbarea greutii de pe o parte pe cealalt, tritul pantofilor,


22/188

24

starea de nemulumire general de nevoia de a fi ,,eliberat de a lua pauz.Oamenii plictisii schieaz o serie de gesturi foarte sugestive care te determin

n mod cert s te gndeti la o pauz:

Capul plecat, mna dreapt acoperind ochii. Apoi capul plecat i mna stngacoperind ochii.

Unul i examineaz ochelarii, privind prin lentile de parc ele ar fi de vinpentru ceea ce se vede i cum se simte.

Altul st cu capul sprijinit de palm, de parci-ar fi pierdut cunotina.

Cellalt i-a scos ochelarii, st cu braele ncruciate, cu piciorul drept sprijinitpe sptarul scaunului din fa; apoi i sprijin la fel cellalt picior.


23/188

25

Un altul se freac cu mna la ochi de parc ar vrea s ndeprteze ceva, probabil

ntr-un efort de a rmne treaz.

Sau altcineva i ine un deget la tmpl....Ce nseamn toat chestia asta?

Unul are capul ntors, privind cu hotrre n alt direcie, nu spre scen, refuznd

orice implicare. Mna pare s-i protejeze mintea de vreo vtmare.

Se ofteaz adnc- ,,Ct mai pot ndura?

Altul se trage de ureche, de parc mpotrivindu-se la ceea ce aude.


24/188

26

Cellalt bate darabana pe scaun:

Altul i ine braele ncruciate, picioarele ncruciate, capul sprijinit n piept.Este prins ca ntr-o capcan. Asediat.

Cnd situaia ajunge insuportabil, asistena apeleaz la mijloace mai directe: Cineva strig: ,,Ce-ai zice de o pauz? Vor interveni atunci i alii, care n-au

avut curajul s plng primii, dar care abia ateptau s se alture celorlali. Unul cte unul, oamenii se ridici pleac.

Cnd asistena se manifest n fel i chip, scriind bileele disperate i, n cele dinurm, prsind pe rnd sala de edine, tu, n calitate de prezentator, ai o datorie fa

de ei: F o pauz!Exist o regul a bunului sim ce trebuie respectat n majoritatea cazurilor: f o

pauz din jumtate n jumtate de or. O pauz nu trebuie s dureze mai mult decinci minute, dar ea trebuie respectat cu strictee.

Pauzele i prind bine i ie, iar pentru public sunt o rsplat binemeritat. Ele idau ocazia s vezi cum te descurci.

Cnd acorzi o pauz, ai ocazia s faci ceva pentru a rezolva problemele pe carele-ai observat. Este prea cald n sal sau poate prea frig. Ventilatorul face zgomot,luminile plpie, etc.

Dup o pauz un lucru este clar: publicul se simte mai bine. Dar lucrul cel maiimportant este c oamenii i sunt recunosctori i sunt gata s i acorde toat atenialor. Acum ai o ans mai mare.

6. Participanii dificiliParticipanii la prezentare pot adopta pe parcursul prezentrii anumite

comportamente care s mpiedice buna desfurare a prezentrii. Acetia se mai numesci participani dificili.


25/188

27

Tipuri de participani dificili i cum trebuie abordai:D-loapt

Comportament:- nu nelege ce se ntmpli clarific sau traduce- mprtete anecdote extrase din prezentare- plictisit sau supercriticCe sfacem:- ne oprim din prezentare, ateptm s se uite la noi i i cerem permisiunea

nonverbal s continum- folosim tehnica farului (plimbm privirea n jurul ncperii)

D-ltie totComportament:- bine informat i dornic s arate astaCe sfacem:- ateptm s ia o pauz, mulumim i mergem mai departe- i punem o ntrebare care s-l pun pe gnduri- cerem prerea grupului

D-l NegativistComportament:- nimic nu este bine- nimic nu poate fi aplicatCe sfacem:- i cerem s fie explicit i s ofere mai multe detalii- i artm c scopul prezentrii este s fie pozitivi constructiv- folosim presiunea grupului

D-l TcutComportament:- timid, nesigur, ruinos- plictisit, indiferentCe sfacem:- timidului i punem ntrebri uoare la care sigurtie s rspund, pentru ai spori

ncrederea n sine- plictisitului i punem ntrebri la care trebuie s se gndeasc sau l scoatem din

anonimat referindu-ne la el ca la o persoan care sigurtie rspunsulD-l ntrerupe

Comportament:- probabil nesigur pe el- agresiv i combativ- este satisfcut cnd reuete s te enervezeCe sfacem:

-

nu ne suprm niciodat- i artm nelegere i mergem mai departe- ateptm o greeali cerem prerea grupului


26/188

28

Cursul 3

Plan de prezentare

1. Pregtirea i planificarea;

2. Planuri i note;3. Repetiia

1.Pregtirea i planificareaAm vzut care este scopul prezentrii, cadrul de desfurare, am studiat

auditoriul pentru a ti la ce fel de asisten s m atept.Abia n acest moment se poate sorta i clasifica, selecta i respinge materialul

care s-a strns pentru prezentare. Modul n care se efectueaz acest proces depindefoarte mult de stilul propriu i mai ales de slbiciunile prezentatorului.

Dac eti din fire un perfecionist (aceasta nu nseamn c te strduieti s faciun lucru la cel mai nalt standard, ci nseamn c tinzi spre o perfeciune de neatins ntot ceea ce faci), atunci vei face contient o selecie la snge a materialului, selectnd i,

mai ales, respingnd. Perfecionitii au tendina de a spune tot ce tiu despre un anumitsubiect, indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut sa abordeze problema.Foarte rar se cere emiterea unei ,,preri globale asupra unui subiect, iar ceea ce trebuiespus nu va fi niciodat ultimul cuvnt n problema respectiva. Acest tip de prezentatortrebuie s rmn la punctul de vedere stabilit i s nlture ,,umplutura.

Dac, n schimb, eti impresionisti ai tendina s nu dai prea multe detalii, ieti contient de aceasta, va trebui s mergi pe premisa c dac omii unele informaii,acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibil i accesibil. n acest

proces vei analiza cinstit i obiectiv punctele tari i slbiciunile i vei ncerca n modconstant s te pui n locul asistenei.

Exist anumite strategii care pot fi abordate pentru a duce la bun sfritprezentarea.

a. Decide-te asupra modului de abordare a problemeiAcest lucru este valabil n funcie de asisten, dar sunt cteva reguli care se

aplica n mod constant:1. Fii sincer si natural asistena va percepe imediat cnu eti, aa c:

a) nu pretinde c eti ceea ce nu eti;b) vorbete din experiena personal.

2. Fii entuziast entuziasmul te face sa fii sclipitori este contagios.3. Fii plcut si prietenos zmbete cnd eti prezentat i pe parcursul

prezentrii la anumite intervale. Zmbetul nu trebuie s fie asociat cu umorul- daca ai o prezen plcuti un zmbet cald, asistena ii va rspunde nconsecin.

4.Folosete glumele cu grij unii oameni sunt spirituali n mod natural, darcei mai muli nu sunt. Unii au impresia c sunt desconsiderai cnd se facglume. Totui, s faci asistena s rd nu este att de dificil cum ai crede,deoarece:

a) adesea, eti ascultat cu entuziasm;b) au venit sa se simt bine.

Scopul tu este s-i exprimi bine ideile mai degrab dect s-i impresioneziasculttorii. Dac atunci cnd faci o afirmaie clara reueti s creezi i o impresie bun,


27/188

29

este foarte bineb. TimpulTrebuie stii ct timp i se acord s vorbeti i ct timp i se va permite s

vorbeti. Dac nu cunoti aceste informaii, nu vei fi capabil s-i planifici prezentarea is te ncadrezi n timp.

c. Structurarea discursuluiAsigur-te c dozezi prezentarea cu o combinaie de seciuni formale iinformale, cu informaii audio i video, pentru a ine treaz interesul asistenei. Oameniise pot concentra asupra unui lucru doar aproximativ 10 minute n ir, aa c schimbareaateniei ctre un ecran sau un material distribuit la intervale bine stabilite este onecesitate, pentru a reine atenia.

Ajut asistena s urmreasc cu uurin firul prezentrii. Nu-i fie team snumerotezi ideile pe care le subliniezi, ca n exemplul urmtor:

,, n 2006 s-au observat trei tendine majore n evoluia cererii.Prima a fost ...A doua a fost ...A treia ...

Aceasta face ideile separate mai clare i mai uor de neles.d. Informaiile statistice

Sursele de informaii statistice vor depinde foarte mult de subiectul tratat. nmulte cazuri vor proveni din documentele departamentului sau ale seciei unde

prezentatorul i desfoar activitatea. n alte cazuri va fi nevoit s le extrag din: rapoartele financiare ale firmei, cri de referin, documentare din tabele

i grafice realizate pe calculator; statistici oficiale din publicaii guvernamentale; rapoarte generale pe ramuri industriale etc.

e. Formule de nceput eficientePrimele cteva propoziii pe care prezentatorul le spune sunt cruciale, deoarece

vor influena felul n care este receptat prezentarea sa. Trebuie tiut cu precizie ce sespune pentru:

a crea o prim impresie favorabil; a capta atenia ntregii asistene; a fi interesant.

Citete cu atenie urmtoarele propoziii de deschidere ale unei prezentriintitulat ,,Reeaua de comunicare computerizata din cadrul ABC S.A.. Imagineaz-ic eti un membru al asistenei.

1. Astzi voi face o prezentare despre Reeaua de comunicare computerizatcare a fost instalat n cadrul ABC S.A. ...

2. ,,Cum vor mri computerele eficiena interdepartamental...?3. ,,Astzi voi ncerca s v conving c introducerea noilor calculatoare va

economisi timp ...4. ,,Deunzi discutam cu ... despre problemele referitoare la noile calculatoare.5. ,,Calculatorul a printat aceast scrisoare n10,6 secunde. Dac ar trebui s

trimit o scrisoare ctre fiecare manager, calculatorul ar economisi patru oredin munca departamentului meu ...

6. ,, Calculatoarele nseamn cheltuieli nejustificate ... (pauz) ... dac nu vominstrui personalul s le utilizeze corespunztor ...

7. ,,Trebuie mai nti sa-mi cer scuze pentru ...


28/188

30

Prerile noastre despre fiecare tip de introducere sunt urmtoarele:1. O introducere plictisitoare de fapt, tii deja titlul, pentru c altfel nu te-ai

afla n sal.2. O propoziie de deschidere buna. Asistena se va gndi instinctiv la motivele

pentru care calculatoarele sporesc eficiena. n timp ce tu expui motivele dinpunctul tu de vedere, asistena ta te va privi cu cldur pentru c le enumeripe aceleai la care s-au gndit i ei.

3. Aceasta probabil va provoca un rspuns ostil, ca de exemplu - ,,Nu aveidreptate, ,,Ne e bine aa cum este, ,,Noua ne place s procedm n felulacesta

4. O abordare informal. Admii c exist probleme, ceea ce va determinaasistena s te susin. Astfel le vei capta atenia, deoarece te vor asculta nexpunerea cilor de rezolvare a problemelor.

5. Un nceput bun, care va oca asistena. Vorbitorul le-a captat acum ntreagaatenie.

6. Statisticile i cifrele utilizate la nceputul unei prezentri pot ndeprtainteresul asistenei; este mult mai bine s le introduci i s le explici lamijlocul discursului.

7. Audiena s-ar putea s se ndoiasc de abilitatea ta i n mod sigur va simi cva fi o prezentare neprofesionist.

f. Limbajul si stilulNu vei ctiga respect dac ncerci s pari ceea ce nu eti. n consecin, primul

i cel mai important lucru este ca ntotdeauna s te simi n largul tu cu cuvintele pecare le foloseti. Poi s-i modifici stilul i limbajul n mod considerabil pentru a teadapta la diferitele situaii i oameni crora le vorbeti i totui, n acelai timp, s tesimi n largul tu. Scopul este s te exprimi clar, ntr-un limbaj situat la nivelul comuncel mai de jos al ateptrilori de nelegere al asistenei.

g.CuvintelePoi spune c cineva este un adevrat cunosctor al unei probleme cnd reuete

s te informeze n limbajul de zi cu zi, fr s te trateze de sus. Aceasta nseamn sfoloseti cuvinte, propoziii i paragrafe clare i la obiect. Iat cteva exemple care pot fiutilizate.

Propoziii care se pot folosi n ocazii oficialeModul cum foloseti propoziiile depinde de gradul de formalitate al prilejului

cu care faci prezentarea. Compar cele dou propoziii de mai jos. ntre prieteni i colegi:,, n var am fcut rost de o slujb la o agenie de voiaj i m-am pus la punct cu

spaniola. La un interviu:

,, Am studiat turismul i limbile moderne la Universitatea din Bacu. n timpulvacanei de var am fost angajat de o agenie de voiaj ca reprezentant n Spania.n familie i ntre prieteni foloseti probabil cuvinte prescurtate i familiare.

Atunci cnd eti ntr-o situaie oficial sau semioficial, trebuie s-i construietipropoziiile atent, ca n al doilea exemplu. Este un semn de respect pentru cei care teateapt s optezi pentru o structur clar a propoziiilor, evitnd un stil mai relaxat, cucuvinte prescurtate sau familiare.

Cnd foloseti o construcie a frazei mai formal, exist ntotdeauna pericolul de


29/188

31

a folosi cuvinte mai lungi i mai greu de neles. Ferete-te de acestea. Fii tu nsui ifolosete cuvinte cu care eti obinuit.

Folosete cuvintele tehnice cu atenieCnd ii o prezentare n faa unei asistene de ale crei cunotine tehnice eti

nesigur, verific. Ferete-te de folosirea terminologiei incorecte i fii att de exact ct ii

permite subiectul tratat. Dac n asisten nu sunt specialiti, nu neglija acest lucru.Prezint rezumatele principalelor puncte ale argumentelor tale fr detalii tehnice.Evitjargonul, acronimele i pleonasmeleEvitjargonul, cuvintele neclare i cele care se folosesc i se cunosc numai n

cercul din care faci parte deoarece: Nu toi vorti despre ce vorbeti; Cuvintele i pot pierde nelesul precis datorit folosirii n exces sau n diferite

contexte; de exemplu, marj poate s nsemne:- marjcomercialpentru un economist;- un interval de timp, de exemplu, pentru majoritatea oamenilor;- marja de eroare pentru un statistician;

lingvitii se pot supra pe felul cum sunt folosite greit cuvintele elegante, deexemplu ,,strlucit.

Nu folosi acronime sau abrevieri pe care numai cei din domeniul tu le neleg pedeplin.

Nu spune acelai lucru de dou ori folosind cuvinte diferite, de exemplu:-cooperare comun;- inovaie nou;- conectare mpreun;Aceasta nu nseamn c ar trebui sa-i revizuieti gramatica i s te apuci s citeti

dicionarul, ci dimpotriv, folosete cuvinte cu care te simi confortabil, fr prea multefiguri de stil.

Fii clari precisExprim-te clar, gsete cuvntul sau expresia exact, i nu o alternativ vag,

ncurcat sau prea extins. NU SPUNE CI SPUNEd o indicaie aratare un impact asupra afecteazn-ar trebui neleas nu nseamnsporind cu timpul crescnd

O imagine clar despre ceea ce ai de spus va conduce la o exprimare clar, attoral, ct i n scris. Nu accepta mai puin de att!

Din punct de vedere lingvistic, exist n prezent o tendin de a se renuna latermeni descriptivi simpli i a se recurge la limbajul ageniilor de publicitate. Acestanseamn cuvinte abstracte i o terminologie bombastic, care nu se pot aplica uor la

situaii practice i uneori sunt total nepotrivite, de exemplu:Elementele de exprimare orala sunt antamate n preambul.Ceea ce ar trebui s nsemne:

Notele cu privire la exprimarea orala se afl la nceputul crii.Nu fi tentat s foloseti acest tip de limbaj. Cuvintele exist pentru a exprima

clar ceea ce vrei s transmii i nicidecum pentru a produce confuzie i nenelegere.Citete urmtorul paragraf. Dac ai asculta acest discurs, care ar fi prima

impresie?


30/188

32

Trebuie s ne fixam eluri nalte i s ne valorificm la maximum resursele,att cele umane, ct i cele materiale. Trebuie s demonstrm competitorilor crmnem o for de luat n seami s ne asigurm c la sfritul anului financiarviitor ne vom gsi ntr-o poziie n care nu vom putea fi ameninai.

Defectul acestui discurs este c, de fapt, nu spune mai nimic concret. Este foarte

util s anunai c se vor face mbuntiri, dar asistena vrea s tie ce trebuie fcutpractic pentru a se ajunge la ele.O modalitate mai buna de a exprima acelai lucru este urmtoarea:

Suntem hotri s rmnem n fruntea competiiei i anul viitor. O cretere de10% ne va menine n frunte. Trebuie sne unim forele i slucrm mpreunpentru arealiza acestel. Nu ne va fi uor, dar mpreun vom reui. Aceasta nseamn c

produsele pe care le facem nu trebuie sfie calificate la clasa a II-a de ctre inspectoriide calitate. Dac le facem absolut perfect am putea spori producia cu 5%. Aceastanseamndeja jumtate din creterea de care avem nevoie.

n exemplul de mai sus, vorbitorul nu numai c a definit, dar a descris i omodalitate de a-l atinge.

Evitfrazele lungi

Evit frazele lungi, n special acelea cu multe subordonate descriptive i\saucifre, deoarece ele vor crea confuzie n rndurile asistenei.

Citete urmtoarea fraz:Numrul pasagerilor care folosesc transportul aerian pentru a ajunge n

Marea Britanie reprezint 60%, iar cei care folosesc vaporul 40% i datorit faptuluic liniile aeriene i de transport maritim ale Marii Britanii transporto mare parte dinacest trafic, taxele pltite de vizitatorii strini, care n 1982 s-au ridicat la 850 mil. lire

sterline, au atins n 1983 1.000 mil. lire sterline, iar in 1984 1.100 mil. lire sterline.Fragmentarea frazei ine foarte mult de stilul personal i de tipul de asisten pe

care l-ai identificat. ntr-o fraz foarte simpl, textul ar putea arta cam aa:Aproximativ 60% din numrul total al vizitatorilor n Marea Britanie folosesc

transportul aerian, iar 40% recurg la transportul pe mare. O mare parte din acesttransport este efectuat de ctre liniile aeriene i maritime britanice. Preul biletelor

pltit de ctre vizitatorii strini transportorilor britanici a fost aproximativ 850 mil. lirein 1982. n 1983, acesta s-a ridicat la peste 1000 mil. lire sterline, iar in 1984 a ajunsla 1100 mil. lire sterline.

h. Fii atent la atitudinea asisteneiDac asistena este ostil sau are prejudeci, asigur-te c discursul este bine

structurat, iar atitudinea ta este pozitiv. Dac tii care ar putea fi contraargumentele,combate-le prin ceea ce spui. Dar nu fi tu primul care critic; nu exist motive pentru asemna seminele scepticismului. De exemplu, nu spune:

Poate credei c acesta este un procent dezamgitor, pentru c...Nu le confirma suspiciunile ca n urmtorul exemplu:

Este adevrat c numrul a sczut, dei nu am recunoscut acest lucru pnacum...Fii meticulos i profesionist tot timpul.i.Leagcifrele de fapte i faptele de cifre.O nsuire de fapte i cifre are toate ansele s nu atrag atenia asculttorilor.

ncearc s faci o legtur simpli uor de neles ntre detaliile faptice i experiena dezi cu zi, ca n exemplul urmtor:

Cheltuielile de regie ale acestui departament au crescut cu 7,9% n ultimul an,


31/188

33

de la 86476 lei la 93307 lei. Aceasta nseamnc fiecare articol pe care l producem necostcu 40 bani mai mult.

ncearc s-i imaginezi care sunt implicaiile practice ale cuvintelor tale pentruasculttor.

Am vorbit pn acum despre coninutul, limbajul i forma pe care le vei folosi n

prezentare. Urmtoarea sarcin este s mbini aceste informaii ct mai bine cu putin.

2. Planuri i notePuini oameni pot ine o prezentare mai mult de cteva minute fr a folosi nite

nsemnri. Trebuie s i pregteti note care s-i fie de folos. Dac ai inspiraie i igseti uor cuvintele, atunci totul este perfect, dar dac nu, atunci ai ceva pe care s te

bazezi. Nu te baza niciodatpe memorie atunci cnd ai de prezentat date statistice saucitate exacte.

Nu citi cuvnt cu cuvnt o prezentare scris, cu excepia cazului n careprezentarea este n ntregime tehnici detaliat. Cititul te mpiedic s ai o inut careimpune i contact vizual cu asistena. Prezentarea va fi plictisitoare i neinspirat.

Ca regul general, n aceast etap ar trebui s-i scrii prezentarean ntregime.

Aceasta te va determina s analizezi mai profund i logic fiecare seciune. Dac prezentarea pe care o faci este oficial i textul ei va fi pus la dispoziia asistenei,asigur-te c notele tale nu vin n contradicie cu coninutul discursului.

Scrie-i notele n aa fel nct s-i fie de un real ajutor, nu numai un simbol desiguran.

Folosete o modalitate de scriere clar, mare i vizibil. Folosete culori diferitepentru citate, statistici i indicatoare vizuale. Fiele de mrimea unei cri potale suntfoarte folositoare pentru notie, pot fi manevrate uor, intr uor n buzunar, nu se rup,dac greeti nu trebuie s rescrii mult i nu se ndoaie n mini.

3.RepetiiaRepetiia prezentrii servete mai multor scopuri, dar numai cnd este fcut

contiincios. Este recomandabil s simulezi ct mai multe ipostaze din prezentare, nspecial n condiii oficiale.

Verific: desfurarea n timp durata fiecrei pri i a ntregii prezentri n ritmul potrivit; repetrile i omisiunile; sensul multe fraze par logice doar pn cnd le rosteti cu glas tare; indicatoarele pentru folosirea mijloacelor vizuale; pronunia unele cuvinte sau propoziii par potrivite cnd sunt scrise, dar sun

ciudat sau distorsionat cnd sunt rostite.


32/188

34

Cursul 4

Plan de expunere

1. Prezentarea informatiilor vizuale

2. Datele statistice3. Graficele coloan sau bar4. Graficele liniare5. Graficele disc6. Pictogramele i hrile7. Informaii nestatistice

1.Prezentarea informatiilor vizualen acest capitol ne vom ocupa de modalitile de evideniere i ilustrare a

informaiilor cu mijloace vizuale ca grafice, desene i diagrame, acordnd o ateniedeosebit datelor statistice. Pentru muli oameni, cuvntul statistici evoc oenumerare exasperant de fapte i cifre care sunt dificil de definit i neles. Totui, toi

folosim date statistice n viaa personali la lucru, iar numrul sporit de calculatoare nefurnizeaz un numri mai mare de date numerice.

Ca parte a prezentrii tale cu siguran va trebui s transmii unele dateasistenei. Va trebui s prezini aceast informaie ntr-o form clari concis, astfelnct s fie uor neleas. Prezentarea sub forma de tabel este probabil modul cel mai

precis, cu liste de cifre precise pn la cteva zecimale. Totui, scopul tu este sdemonstrezi ntr-o form clar, precis, simpli uor de neles pentru toatasistenaceea ce indic listele de cifre. Pentru a realiza acest lucru va trebui s foloseti o formagrafic, care poate fi prezentat n aa fel nct s permit asistenei s vad i sneleag informaia n acelai timp.

Prezentarea grafic este un mod mult mai interesant de prezentare a datelor dectlistele de date i cifre. Fiecare nou grafic va recpta atenia asistenei i va da un gradsporit de interes prezentrii.

ncepem acest capitol prin examinarea modalitilor de selectare i analizare adatelor statistice. Ca modaliti eficiente de reprezentare grafica a informaiilor vomdescrie tabelele i graficele care permit recunoaterea cu uurin a caracteristicilor-cheie pe care doreti s le prezini.

2.Datele statisticeIndiferent ce modalitate de prezentare a datelor statistice vei folosi, las

asistenei timp suficient pentru a le nelege, a lua notie, a consulta pliantele pe care le-ai pus la dispoziie sau a face tot ce este necesar pentru a recepta i asimila ct maieficient informaii.

Nu minimaliza importana datelor statistice i nu te gr bi s treci peste ele, nspecial dac sunt subiectul central al temei. Dac trebuie s le prezini, atunci scoate-len eviden. Folosete n pauze, repetiii i mijloace vizuale bine dozate pentru a le dapregnan.

Pune datele statistice n adevrata lor perspectiv: explic semnificaia lor, sursa,coeficientul de siguran i dac aceste lucruri nu sunt deja clare, dac sunt bune,nesemnificative sau nefavorabile.Acest lucru este deosebit de important n special cnd asistena este formata din oameni


33/188

35

care nu sunt familiarizai cu activitatea din domeniul tu.ntlnim informaii statistice n fiecare zi, de exemplu:

o Date despre activitatea zilnic a departamentului tu;o Costurile comparative ale unei noi piese de echipament pentru dotarea seciei

din care faci parte;o Chiari numrul de zile nsorite dintr-o anumita zon sau ora, publicat n ziare.Este uor de observat c exist o mare diversitate de informaii statistice, dar ce au

ele toate n comun?a. Cuvinte i date statisticeToate datele statistice implic folosirea numerelor. Aceasta nseamn c includ

anumite cuantificri, expresii ale unor valori specifice sau definite ale unor lucruri.Cnd prezini informaii statistice, trebuie s furnizezi asistenei toate

amnuntele i s le explici cum se completeaz reciproc. Avem nevoie de cuvinte pentru a caracteriza sau explica pe deplin datele

numerice.Aceast regul se aplic tuturor datelor statistice, indiferent de forma de

prezentare aleas.

b. Selectarea datelor statisticeDatele statistice adunate pot avea diferite forme:o Notate n grab la o edin;o Aranjate sub forma de tabel pe o hrtie tiprit pe calculator;o Preluate dintr-un comunicat oficial sau de afaceri, sau o tire difuzat de

pres.Oricare ar fi formatul original, trebuie s te decizi cum s le organizezi, astfel

nct s ntregeasc tema prezentrii tale. Selecteaz numai datele care sunt strictnecesare pentru a da pregnan mesajului tu.

Punei urmtoarele ntrebri: Cum vor mbunti aceste cifre expunerea sau argumentele mele? Cum vor contribui la o mai bun nelegere a subiectului?c. Fii informativ

Fiecare grafic i hart pe care le incluzi n prezentare trebuie s fie elocventepentru argumentaia i explicaiile tale, i ar trebui s aduc ceva nou, s aib un impactfavorabil. De asemenea trebuie, s scoat n eviden ideile tale n cel mai eficient mod

posibil.De mare folos ar fi gsirea unor puncte de referin cu care asistena va putea s

compare noile date expuse ca, de exemplu, datele statistice de anul trecut,performanele unei companii concurente, numrul de locuri i personal angajat al altuitip de avion de pasageri orice l-ar putea ajuta s neleag situaia n esen i n

perspectiv.Lipsa de relevan a datelor are mai multe efecte distructive:

Dac provine din repetiii, adic reluarea aceluiai lucru de dragul de a-l spunedin nou, atunci devine plictisitor;

Dac este rezultatul dorinei de a impresiona, va distrage atenia sau va creaconfuzie;

Este ntotdeauna iritanti consum timp.S nu cazi n capcana tentaiei de a include date statistice doar pentru a

impresiona. Nu strui asupra unui aspect pe care l-ai prezentat i l-ai fcut neles intr-un mod elegant si convingtor.


34/188

36

d. Fii umanStatisticile pot prea impersonale i dezumanizate.

O moarte este o tragedie, douzeci de mii de mori este o statistic.Cnd comunici numere, acestea se refer la oameni reali n situaii reale.

Oamenii sunt cele mai importante resurse ale unei organizaii i trebuie tratai ca atare.

De aceea, trebuie s evii s: Cazi n cliee i generalizri; Caracterizezi oamenii ca probleme statistice; Apreciezi oamenii n termeni cantitativi i nu calitativi.

e. Fii consecventFolosete aceleai cuvinte i cifre care apar n tabele i grafice. Dac ai definit

categoria clientela feminin n materialele vizuale, nu schimba denumirea n clieniide sex feminin n comentariu. Nu te referi, n comentariu, la numere ca apoi s letransformi n procente, n grafice. Asistena face legtura ntre ceea ce spui i ceea vdaa c nu crea confuzie transmindu-le un mesaj verbal ce difer de cel vizual.Repetarea cuvintelor va remprospta mesajul, dar nu trebuie fcut n exces.

f. Fii profesionist i nu te abate de la scopul prezentrii

Statisticile sunt instrumente ajuttoare i indicatoare. Ele pot numai s descrie,s compare i s previzioneze. Nu sunt niciodat un substitut pentru valori, nici o

justificare pentru lipsa de consideraie fa de clieni i nici nu pot descrie calea corectade urmat. Evit s foloseti un limbaj emoional sau ironic ca:

O cretere nspimnttoare....O risipdezgusttoare de produse...

Nu furniza informaii greite. Acest lucru se poate ntmpla dac: nu te asiguri c ceea ce spui va fi uor de neles de ctre toat asistena; nu te asiguri c ei neleg exact sensul mesajului pe care l transmii.

Nu abuza de statistici pentru: a face cereri nejustificate de resurse; a ataca alte departamente sau a submina ncrederea i sprijinul lor; a face critici la adresa organizaiei sau a unor pri ale organizaiei n faa unei

asistente externe.S trecem n revist diferitele modaliti de a ilustra informaiile scrise.

Lista ar putea sa includ:o grafice-bar;o histograme;o grafice liniare obinuite;o grafice disc;o pictograme;o hari;o tabele.

3. GRAFICELE COLOAN (BAR)Graficele sub form de bar sunt probabil cea mai cunoscut modalitate grafic de

prezentare i comparare a datelor. Exist mai multe forme de grafice-bar: grafice-bar simple; grafice-bar grupate; grafice-bar pe componente; grafice-bar incorporate procentuale;


35/188

37

grafice-bar sprijinite; grafice-bar flux;

1. Graficele -bar simpleExista doua tipuri diferite de grafice bar simple:

a. grafice care prezint informaii despre un singur element n timp;b. grafice care arat articole diferite, dar interdependente n timp.a)Graficul-bar care prezint un singur element n timp

Cea mai simpl form de grafic-bar este un ir de bare reprezentnd unfenomen anumit n diferite momente, de exemplu ploile lunare de-a lungul unui an,numrul zborurilor zilnice de pe un aeroport pe durata unei sptmni. nlimeafiecrei bare reprezint volumul acelor bunuri, persoane sau servicii dintr-o perioad detimp.

0

50

100

150

I F M A M I I A S O N D

Precipitaiile n timpul anului

2007

Volum

uldeap

(l)

Aceste grafice pot fi folosite pentru a ilustra informaii simple, dar care au unimpact vizual imediat. De aceea sunt foarte potrivite pentru a fi folosite intr-o

prezentare. Privete graficul lunar al ploilor. Accentul se pune pe volumul de ap care a

czut n fiecare lun. Asistena va observa imediat nivelurile cele mai nalte i celemaisczute ale ploilor lunare, deci care au fost cele mai umede i cele mai secetoase luni.Acest lucru nu ar iei n eviden ntr-o list cu cifre.

b)Grafice barcare prezintarticole diferite, dar interdependente, n timpO reprezentare similar este un rnd de bare care reprezint diferite cantiti de

bunuri sau articole interdependente, n aceeai perioad de timp. n acest caz, trebuie saranjezi barele dup mrime, ncepnd cu cea mai mic. Datele vor fi mai clare i prinurmare asimilate mai uor. Dei fiecare bar corespunde unui articol diferit, ele pot ficolorate identic.


36/188

38

012345

6789

10

calculatoare

imprim

ante

harddiskuri

software

costuriexploatare

Bugetul investiiilor n

calculatoare 2007-2008 (10 000

RON)

2) Grafice bar grupate

Acestea sunt denumite i grafice bar multiple; ele prezint comparaii ntredou sau mai multe elemente n timp.Acest grafic arat participarea comparativ pe brbai i femei la competiiile sportive nsali n aer liber n anii 2002 2006.

Acest tip de grafic este, fr ndoial, eficient. nchipuiete-i doar pentru unmoment c aceste date ar fi sub forma de tabel i vei realiza c graficul este mult mairelevant. Din grafic se poate observa: creterea tuturor activitilor sportive n aceast perioad; participarea femeilor la sporturile de sal a crescut mai mult dect a brbailor.

05

1015202530354045

2002 2006 2002 2006

Femei

Brbai

Anul

n sal n aer liber

Procentaj

Atunci cnd trasezi grafice bar grupate, amintete-i urmtoarele sfaturi: f distincie ntre elementele care sunt comparate prin culori diferite i clare i

include o legend; folosete culori pe care asistena le va asocia cu elementele care se compar. De

exemplu, pentru cantiti sau date care au legtur cu anotimpurile, folosetegalben pentru var, primvar verde. Folosete aceste culori pentru asimplifica mesajul:

nu include mai mult de trei bare n fiecare grup de componente, deoareceimpactul se va pierde.


37/188

39

Graficele bar grupate sunt foarte folosite pentru compararea informaiilorcum ar fi:

o compararea caracteristicilor umane ca abiliti, aptitudini, cariere,mprite pe grupuri de vrst sau sexe;

o compararea personalului necesar pentru a efectua anumite activiti pemsur ce procesul de producie se dezvolt sau se introduce un nouechipament.

3) Grafice bar pe componententr-un grafic bar pe componente, fiecare bar este divizat pe componente

care formeaz ntregul.Se obinuiete:

s se pun componenta cea mai important n partea de jos, pentru c evaluarease face mai repede;

s se utilizeze tehnicile de umbrire pentru diferenierea componentelor maidegrab dect liniile trasate n diferite unghiuri;

s se includ o legend.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

2004 2oo5 2006

Problemetehnice

Grev

Boal

Zile de lucru nelucrate

Anul

Graficul arat c numrul zilelor de lucru pierdute datorit problemelor tehnice,grevelor i bolii a sczut n fiecare an succesiv. Cea mai semnificativ reducere seconstat n zilele pierdute din motiv de grev, care s-au njumtit fa de nivelul din2004. Acest tip de grafic permite o comparaie instantanee ntre prile componente.

4)Grafice-bar procentualen acest tip de grafic fiecare bara reprezint 100%. De aceea toate barele au

aceeai lungime indiferent de numrul pe care pe care-l reprezint. Fiecare bar estedivizat pentru a arta proporia fiecrei componente; cu alte cuvinte, procentul fiecrei

pari din total.Deoarece fiecare bar are dou linii de bar, una la 0% i alta la 100%,

compararea componentelor se face mai uor dect n cazul graficelor-bar pecomponente.


38/188

40

0%10%20%30%40%50%60%

70%80%90%

100%

2005 2006 2007

Boal

Grev

Problemetehnice

Anul

Zilele nelucrate(%)

Zilele

n aceast variant (vezi graficul de mai sus), numrul de zile nelucrate a fost

trasat ca un grafic-bara procentual. Dei numrul de zile nelucrate datorit bolii a sczutn fiecare an, acestea rmn un procent constant din numrul de zile totale nelucrate, ncazul nostru 21 n fiecare an.

Procentajul zilelor de lucru pierdute datorita problemelor tehnice a crescut nfiecare an, dei numrul real de zile din aceleai motive a sczut n fiecare an.

5) Grafice-bar sprijiniteAcest tip de grafic poate fi folosit in doua situaii principale:

n cazurile n care vrei s prezini dou tipuri de date care au legtur unul cucellalt;

n cazul n care vrei s compari dou categorii distincte de date asociate, iar ungrafic bar grupat ar fi inadecvat deoarece: scara celor dou categorii difer; unitile de msura difer.


39/188

41

Graficele sprijinite au doua axe verticale, care pornesc n cele dou direcii dinaxa central orizontal aa cum se poate observa n graficul de mai sus.

Dac scala pentru cantitile din dreapta difer de unitile din stnga, trebuie sexplici acest lucru clar asistenei.

Graficele sprijinite pot fi folosite pentru:

compararea costurilor, veniturilori profiturilor unei companii ntr-o perioad detimp; compararea caracteristicilor oamenilor, ca de exemplu venitul sau calificarea,

mprite pe grupe de vrsta sau sex.6) Grafice-bar-fluxExista dou tipuri de grafice-bara-flux:

n care bara depete n jos axa de origine; n care barele fluctueaz n interiorul unui sector .

Cazul n care bara depete n jos axa de origine:

-100

-50

0

50

100

150

Grecia

Spania

Italia

Germania

Fran

a

2006-2oo7Creteri/descreteri de

rezervri bilete de vacan

comparate cu anul trecut

Se poate observa c scala a fost astfel trasat nct s existe un nivel 0 sub care s

poat fi nregistrat fiecare valoare n minus. Aceasta arat c numrul rezervrilor devacan n Germania a sczut n comparaie cu anul anterior. Acest tip de grafic poate

prezenta date ca: numrul de obiective ndeplinite conform planificrii i numrul obiectivelor

care nu se ncadreaz n timp; procentul zborurilor care sosesc la timp i al celor care ntrzie; numrul de comenzi executate la preul estimat i numrul celor care depesc

acest pre.Cazul in care barele fluctueazn interiorul unui sectorSe consider urmtorul grafic carea arat nivelul maxim i minim al stocurilor

lunare.Graficul-bar-flux indic date ca:

cel mai nalt i cel mai sczut pre al unei mrfi; nivelul maxim i minim al veniturilor din vnzri dintr-un anumit numr de zile,

luni sau ani. numrul minim i maxim al clienilor deservii de diferite companii.


40/188

42

ianuarie - aprilie

0

20

40

60

80100

120

140

ianuarie februarie martie aprilie

lunile

stocurile

Ghid pentru trasarea graficelor-barDac doreti ca graficele pe care le trasezi s arate profesionist, atunci urmeaz

urmtoarele sfaturi: alege dimensiunile convenabile pentru axe. Dac vrei s scoi n eviden

diferenele mari dintre cifre, atunci trebuie s lai intre ele un intervalsemnificativ;

toate barele trebuie s aib aceeai lime; limea fiecrei bare trebuie s aib aproximativ 1/5 din lungimea barei cele mai

lungi; las un spaiu de aproximativ jumtate din limea barei ntre bare i la fiecare

capt; denumete fiecare grafic i eticheteaz scara i barele ct mai clar; asigur-te c barele sunt proporionale cu mrimile relative ale cantitilor pe

care le reprezint; barele pot fi trasate att orizontal ct i vertical. n formatul orizontal poi smarchezi barele aezate orizontal direct i uor, fr a trebui s folosetiabrevieri. Este recomandat s le marchezi la stnga. La barele verticale,marcarea este dificil, deoarece spaiul este limitat. Va trebui s foloseti olegend;

nu scrie denumirea n interiorul barei; nu trasa grafice-bara tridimensionale - nu fac dect s complice imaginea.

La exemplele urmtoare n graficul (a), elementele sunt greit proporionate idau o impresie greit. Graficul (b) arat proporiile corecte. Cantitatea de pe axa ynu trebuie sa fie neaprat exprimat prin numere,poate sa fie de exemplu: procente; rate la mia de locuitori.


41/188

43

Costul echipamentului nlocuit pe

muncitor 2004 -2006

0

200

400

600

800

2004 2005 2006

200$500$

7oo$

a.

Costul echipamentului nlocuit pemuncitor 2004 -2006

0

100

200

300

400

500

600

700

800

2004 2005 2006

200$

500$

7oo$

b.4. Graficele liniareGraficele liniare ne permit s prezentm date i s identificm tendinele care se

manifest n anumite perioade de timp. Sunt foarte potrivite pentru a eviden iaschimbrile cantitative din anumite perioade de timp i sunt pe larg folosite n presiteleviziune, n manuale i rapoarte.

Exist mai multe tipuri de grafice liniare:o grafice monoliniare;o grafice multiliniare;o grafice - nor de puncte;o grafice band.a)

Graficul monoliniarn cazul urmtor, axa X reprezint timpul msurat n ani, iar axa Y reprezint

profitul companiei, msurat n mii de dolari.Punctele graficului pentru anii dai sunt unite intre ele i arat creterile i

descreterile n profiturile din fiecare an. Punctele sunt clar marcate n acest caz, pentrua arta cum s-a trasat linia.

Graficul monoliniar are urmtoarele elemente principale: linia (de la care i ia numele);


42/188

44

axele pe care se gsesc trasate scalele graficului.Aceste grafice sunt relativ uor de neles i au un impact vizual bun.

Profiturile firmei Aerostar SA 2004 - 2007

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2004 2005 2006 2007

Ani

Profiturilecompaniei(mil.$)

b)Graficele multiliniareGraficele cu mai multe linii ajut asistena s compare tendinele datorit unor

variabile separate, dar nrudite. Acest tip de grafic poate fi folosit n prezentarea unorteme, precum costurile i valorile estimate ale unui proiect.

Rezervrile pentru vacane n Grecia i Portugalia dindecembrie pn n februarie

0

10

20

30

40

50

60

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Decembrie Ianuarie Februarie

Rezervri(100)

Portugalia

Grecia


43/188

45

Auditoriul ar trebui s observe c: Dei rezervrile de vacane pentru Grecia au fost mai mari dect pentru

Portugalia n decembrie, n saptmna a opta au sczut mai mult subcele pentru Portugalia i au mai rmas aa pe tot restul perioadeianalizate.

Numrul rezervrilor de vacane pentru Grecia a variat n aceastperioad cu mult mai mult dect rezervrile pentru Portugalia. n timp cerezervrile pentru Grecia au sczut brusc de constant din saptmna aasea pn n ultima sptmn a lunii februarie, cnd rezervrile pentruambele ri au sczut.

Aceasta arat clar c, pentru a da o imagine asupra datelor statistice, graficelesunt mult mai utile dect tabelele detaliate sau listele de cifre.

c) Grafic-nor de puncteDiagramele-nor de puncte sunt trasate folosind doua axe n unghiuri drepte n

exact acelai mod ca i graficele liniare. Unitatea de msura trebuie inclus n scar.Sunt cea mai simpla cale de a arta dac exist o relaie ntre dou variabile.

0

20

40

60

80

100

120

140

160

0 20 40 60 80 100 120 140

Cheltuielile cu reclama (mii dolari)

Vnzriledebiletedezbor

a.

0

5

10

15

20

25

30

35

40

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000

Distana de zbor (km)

Numrdeminutedentrziere

b.

n primul grafic din fig exist o relaie ntre cheltuielile cu reclama i numrul debilete vndute. O cretere a sumei de bani cheltuite cu reclama fa rezulta n mai multebilete de zbor vndute.

n al doilea grafic din figur nu exist nici o dovad de corelare. Distana de zbornu pare s se coreleze cu minutele de ntrziere.


44/188

46

d) Grafice-bandn cazul n care exist un numr de variabile concurente care se schimb n timp,

se pot folosi un grafic band. Acesta este o varietate de grafic liniar multiplu, n carespaiul dintre linii este umbrit. Graficul-band de mai jos, de exemplu, ilustreaz

eficient numrul de pasageri transportai n fiecare an de ctre liniile aeriene importantecare opereaz pe aceleai rute.

020406080

100120140

2002 2003 2004 2005 2006 2007

Anul

Mii

A

B

C

Umbrirea atrage atenia asupra diferenelor dintre cotele de pia ale celor treilinii aeriene pe aceast rut i felul n care ele au variat. Ne ndreapt atenia sprentrebri ca:

o de ce linia aeriana A a pierdut aa de muli pasageri n favoarea liniei aeriene C,la nceputul perioadei ?(campanie publicitar semnificativ a liniei aeriene C?Un rzboi al preurilor? Probleme interne n cadrul companiei A?);

o de ce compania C a suferit aa de mult n timpul recesiunii din 2004-2005 peaceste rute?

ns graficul - band are urmtoarele incoveniente: poate fi folosit numai acolo unde diveri factori care sunt ilustrai nu i

schimb niciodat ordinul de mrime de timp. Aceasta nseamn c poate

fi folosit numai cnd factorii dominani (cel mai mare) nu scade subnivelul factorului rival cel mai apropiat n nici un punct; poate fi folosit eficient numai n cazurile n care factorii care sunt

ilustrai sunt n competiie.Graficul-band este un instrument util dac este folosit n circumstanele

corecte. Este folosit pentru compararea poziiilor concurente.

Ghid pentru trasarea graficelor liniareAxa orizontal(axa X) arat de obicei schimbrile n timp. Este msurat

ntotdeauna n uniti care formeaz o serie continu, fie c acestea sunt milisecunde,minute, zile, ani, etc.

Este foarte important s fii siguri c, orice interval alegi pentru a reprezenta o

unitate de timp, trebuie sa-l foloseti constant pe toata lungimea axei. Chiar dac exist,de exemplu un an pentru care nu ai la dispoziie date, trebuie sa lai spaiu potrivit

pentru acel an. Nu poi s-l omii. Dac o faci, vei afecta panta graficului, astfel nctacesta nu va fi comparabil n toate punctele de lungime a lui.

Axa vertical (axa Y) desemneaz cantitatea pe grafic prin puncte. Folosind ungrafic liniar vei transmite ntotdeauna mesaje mai eficient dac: Foloseti o anumit form de marcaj pentru a indica factorii care au cauzat o

cretere sau o scdere brusc, sau o evoluie constant.


45/188

47

Foloseti dimensiuni adecvate pe axe pentru a ilustra n totalitate micrile ngrafic. Asigur-te c va fi uor de observat pentru asisten;

Explici fiecare factor neobinuit care provoac o evoluie neateptat.5. Graficele disc (circular)

Graficul cerc este o modalitate sugestiv de reprezentare vizual acomponentelor procentuale ale unui total, a fiecrei component individual.Sectoarele reprezint proporia din total a fiecrei componente individuale. n

exemplul urmtor se prezint un grafic cerc, care reprezint personalul unei liniiaeriene, pe grupe socio-profesionale, date ca procente fa de totalul personalului de

bord.

Gruprile socio-profesionale din echipajele de aviaie

6%

19%

61%

14%

nsoitorii de bord

Piloii

Observatorii de bord

Mecanicii de bord

Graficul circular trebuie s includ:

Procentajul fiecrui segment; Numrul total din ntreg pe care acesta l reprezint; O nuanare diferit pentru a marca sectoarele componente; O legenda;

Segmentele sunt trasate de obicei n sensul acelor ceasornicului, ncepnd de laora 12. Este bine s se nceap cu factorul asupra cruia vrei s atragi atenia. Acesta nutrebuie sa fie neaprat factorul cel mai mare, ci poate s fie factorul cel mai relevant

pentru tema prezentrii. Dac nu exist un factor important n mod special, ordoneaz-isegmentele n succesiunea logic de exemplu, de la cel mai mare la cel mai mic,

pentru a face graficul ct mai uor de interpretat.Cu acest tip de grafic de regul se reprezint: Personalul unei companii, divizat pe tipuri de munc prestat; Cotele de pia ale unei companii la un moment dat; Reprezentarea partidelor politice n Parlament; Deficitele bugetare; Nivelul veniturilori cheltuielilor.

nainte de a lua decizia s folosim un grafic cerc, trebuie s fii siguri de doulucruri i anume:

C poi s reprezini toate cifrele ntr-un mod care va crea toatesectoarele vizibile;

C cercul reprezint un ntreg real care semnificaie.


46/188

48

6. Pictograme i hriSe pot face i reprezentri mai picturale a datelor statistice prin folosirea

pictogramelor sau hrilor.a)Pictogramele

n pictograme se folosete un simbol pentru a prezenta o unitate de exemplu. Sepoate trasa un rnd de simboluri sub forma de telefon, n care fiecare dintre simbolurireprezint o mie de telefoane vndute. Simbolul final pentru anul 2007 va reprezenta10 000 de telefoane. Asistena poate observa de la prima vedere c numrul vnzrilorde telefoane a crescut constant n fiecare an.

1 telefon = 1000 telefoane vndute

2 001 2003 2005 2007

Aceasta este o tehnic foarte modern pentru a da viata prezentrilor statisticen special la tirile televizate.

Exista totui i dezavantaje: dac nu ai acces la desene profesioniste standard, atunci acestea pot prea naive

i fcute de un amator; nu sunt bune pentru exprimarea detaliilor (imagineaz-i ncercarea de a face

diferena dintre 1/5 si dintr-un telefon n exemplu de mai sus). pot s par copilreti sau asistena se poate simi subestimat dac sunt folosite

n circumstane greite.n mediul potrivit ns, acela care include un element de pu

Documents

CURS TEHNICI DE PREZENTARE DRAGOI