63
2.1 Intelegerea tipurilor de date utilizate in Excel. Exista mai multe tipuri de date ce pot fi introduse in foile de calcul tabelar: Text Valori numerice Formule Prin Text se intelege orice combinatie de litere, cifre si spatii. In mod prestabilit, intr-o celula, textul este aliniat la stanga in mod automat. Textu este adesea folosit pentru a clarifica ceea ce reprezinta o valoare intr-o foaie de lucru. Valorile numerice reprezinta o calitate a unor tipuri: sume de vanzare, numarul de salariati, greutati atomice, scoruri de testare, etc. Valorile pot fi, de asemenea, date (ex. 26.feb.2004) sau ore( ex. 3:24 a.m). Formulele din Excel se pot utiliza pentru efectuarea de calcule simple: adunare, scadere, inmultire, impartire cu date introduse. Fiecare formula trebuie sa inceapa cu semnul egal (=), in caz contrar Excel poate interpreta ceea ce se tasteaza ca pe o data calendaristica sau ca pe o eticheta. 2.2 Introducerea textului si a valorilor in foile de calcul. 2.3 Introducerea datelor calendaristice si orelor in foile de calcul. 2.4 Modificarea continutului celulei. 2.5 Aplicarea numarului de formatare. Formatarea numerelor se refera la procesul de schimbare a aspectului valorilor cuprinse in celule. Prin

Curs Exccel 2012 Material Examen

Embed Size (px)

DESCRIPTION

excel

Citation preview

Academia de Politie Alexandru Ioan Cuza

2.1 Intelegerea tipurilor de date utilizate in Excel.Exista mai multe tipuri de date ce pot fi introduse in foile de calcul tabelar: Text Valori numerice

Formule

Prin Text se intelege orice combinatie de litere, cifre si spatii. In mod prestabilit, intr-o celula, textul este aliniat la stanga in mod automat. Textu este adesea folosit pentru a clarifica ceea ce reprezinta o valoare intr-o foaie de lucru.Valorile numerice reprezinta o calitate a unor tipuri: sume de vanzare, numarul de salariati, greutati atomice, scoruri de testare, etc. Valorile pot fi, de asemenea, date (ex. 26.feb.2004) sau ore( ex. 3:24 a.m).Formulele din Excel se pot utiliza pentru efectuarea de calcule simple: adunare, scadere, inmultire, impartire cu date introduse. Fiecare formula trebuie sa inceapa cu semnul egal (=), in caz contrar Excel poate interpreta ceea ce se tasteaza ca pe o data calendaristica sau ca pe o eticheta.

2.2 Introducerea textului si a valorilor in foile de calcul.2.3 Introducerea datelor calendaristice si orelor in foile de calcul.2.4 Modificarea continutului celulei.2.5 Aplicarea numarului de formatare.Formatarea numerelor se refera la procesul de schimbare a aspectului valorilor cuprinse in celule. Prin intermediul casetei de dialog FORMAT CELLS programul ofera o gama larga de formate de numere.Dupa ce se decide asupra formatului numeric dorit, se urmaresc pasii de mai jos:

1. se selecteaza celula sau seria de celule ce contine valorile care se doresc a fi formatate

2. se deschide meniul FORMAT si se selecteaza CELLS, apoi apare caseta de dialog FORMAT CELLS

3. se executa click pe eticheta NUMBER

4. in lista CATEGORY, se selecteaza categoria de format numeric care se doreste a fi utilizat, caseta de exemplificare afiseaza formatul prestabilit pentru aceasta categorie

5. se modifica formatul, daca este nevoie

6. se executa click pe OK sau se apasa ENTER, Excel reformateaza celulele pe baza selectiei.

Se poate modifica formatul NUMBER al unei celule si prin utilizarea meniului imediat:

1. se selecteaza celula

2. se executa click dreapta pentru a se afisa meniul imediatse alege FORMAT CELLS.3. se alege FORMAT CELLS.

Exel ofera o paleta larga de formate numerice:

General( Excel afiseaza valoarea asa cum este introdusa)

Number( formatul prestabilit are doua zecimale)

Currency( formatul are doua zecimale si simbolul dolarului)

Accounting( formatul este folosit pentru a alinia simbolul dolarului si zecimalele in coloana)

Date( formatul cuprinde ora si ziua separate de o bara oblica) Time( formatul prestabilit cuprinde ora si minutele separate de doua puncte, se poate opta si pentru afisarea secundelor si a indicatorilor AM si PM)

Percentage( Excel inmulteste valoarea din celula cu 100 si afiseaza rezulatatul insotit de simbolul pentru procent)

Fraction( formatul permite afisarea numerelor sub forma de fractie)

Special( formatul este conceput special pentru afisarea codurilor postale, a numerelor de telefon si a codurilor personale, astfel incat sa nu fie necesara folosirea unor caractere speciale cum ar fi liniutele)

Custom( formatul este folosit pentru a crea propriul format numeric

I. Foi de calcul (worksheets)

Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operatiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de retinut c fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acord denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibil sau ascuns si c doar o foaie este activ la un moment dat. n cazul existentei mai multor caiete deschise, pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nti caietul care o contine.

I.1. Activarea unei foi

I.2. Inserarea unei foi de calcul

I.3. Eliminarea unei foi de calcul

I.4. Vizibilitatea unei foi de calcul

I.5. Numele unei foi de calcul

I.6. Ordinea foilor n mapa de lucru

I.7. Formatarea unei foi

I.8.Grila II.Controlarea foii de lucru avute in vedere

II.1. Moduri de vizualizare a foii de calcul

II.2. Impartirea ecranului II.3. Imobilizarea coloanelor si randurilor

III. Lucrul cu liniile (rows) si coloanele (columns)

Desi sunt considerate uzual ca multimi de celule (si formatate ca atare), liniile si coloanele unei foi de calcul pot suporta actiuni specifice privind vizibilitatea si dimensiunea ajustabil (nltimea pentru o linie, ltimea pentru o coloan).

III.1. Inserarea liniilor si coloanelor

Actiunile sunt initiate, n general, din meniul Format, intrrile Row si Column. Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Row & column headers din fisa View a dialogului Options, meniul Tools.

III.2. Formatarea liniilor/coloanelor

Comanda Row din meniul Format afiseaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.Hide liniile selectate sunt ascunse.

Unhide liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt fcute vizibile. Pentru ca operatiunea s fie cea dorit se va selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile ascunse care se reafiseaz. O linie ascuns nu-si pierde informatia si formatarea.

Height deschide dialogul pentru fixarea nltimii liniilor selectate. nltimea se d n puncte tipografice. n mod implicit, nltimea este ajustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor.

AutoFit realizeaz o ajustare automat a nltimii liniei astfel nct s fie afisat n ntregime informatie din orice celul de pe liniile selectate.

Comanda Column din meniul Format afiseaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.Hide coloanele selectate sunt ascunse.

Unhide coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt fcute vizibile.

Width deschide dialogul pentru stabilirea ltimii coloanelor selectate. Se poate considera, n general, c ltimea se indic n caractere afisate (desi, teoretic, calculul este diferit: media ltimii cifrelor de la 0 la 9 din fontul standard care ncape n celul).

AutoFit Selection realizeaz o ajustare automat a ltimii coloanelor astfel s poat fi afisate integral informatiile selectate.

Standard Width permite stabilirea ltimii implicite a coloanelor foii de calcul.

III.3. Dimensiunea liniilor/coloanelor

O procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior (meniul Format Row/Column Height/Width). Modificarea dimensiunilor se poate efectua si prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloan) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, ntr-o operatiune drag-and-drop. O linie desprtitoare este agtat doar ntr-o zon antet si agtarea este indicat de transformarea cursorului mouse-ului ntr-un cursor cruce.

Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii desprtitoare are efect pe toate elementele selectate.

III.4. Selectarea liniilor si coloanelor

Operaiuni cu celule si intervale O mare parte din munca n Excel implic celule i intervale. nelegerea modului n care putem manipula cel mai bine celulele i intervalele ne va economisi timp i efort. Acest referat discut o varietate de tehnici pe care le putei utiliza pentru a lucra cu celule i intervale. ntelegerea celulelor i a intervalelor

O celul este un singur element ntr-o foaie de lucru care poate stoca o valoare,un text, sau o formul. O celul este identificat prin adresa acesteia, care secompune din litera coloanei sale i numrul de rnd.

De exemplu, celula D12 este celula din coloana a patra i rndul al dousprezecelea.

Un grup de celule se numete interval. Desemnm adresa unui interval, conform urmtoarelor exemple:

C24 O zon care const dintr-o singur celul.A1:B1 Dou celule, care ocup un rnd i dou coloane.A1:A100 100 de celule n coloana A.

A1:D4 16 celule (patru rnduri de patru coloane).C1: C65536 O coloan ntreag de celule. De asemenea, poate fi exprimat ca C: C.A6: IV6 Un rnd ntreg de celule; acest interval, de asemenea, poate fi exprimat ca 6:6.A1: IV65536 Toate celulele dintr-o foaie de lucru.

Selectarea intervalelor

Selectarea complet a unui rnd sau a unei coloane

Selectarea intervalelor necontingue

Selectarea gamei multisheet

Selectarea unor tipuri speciale de celulePe msur ce utilizai Excel, vei dori, probabil, s localizai anumitetipuri de celule din foile de lucru. De exemplu, nu ar fi mai la ndemn s se poat localiza fiecare celul care conine o formul, sau poate toate celulele a cror valoaredepinde de celula curent? Excel ofer o cale uoar de a le localiza si multe alte tipuri speciale de celule. Putei face acest lucru prin alegerea Editare Salt la pentru afia Go Caseta de dialog i apoi fcnd clic pe butonul Special pentru a afia Go To dialog Speciale caseta, dup cum se arat n figura din slide. Copierea sau mutarea intervalelor

Copierea cu ajutorul butoanelor barei de instrumente

Copierea utiliznd comenzi de meniu

Lipirea n moduri specialePutei alege nu ntotdeauna s copiai totul, de la intervalul de surs la destinaie. De exemplu, poate dorii s copiai numai valorile curente ale formulelor mai degraba decat formulele. Sau poate dorii s copiai formate de numere de la un interval la altul fr a suprascrie orice date existente sau formule. Putei utiliza Editare Lipire special comand, o versiune mult mai versatila din comanda Lipire Editare Figura din slide prezinta caseta de dialog Lipire special, care apare atunci cnd selectai aceast comand.

Adugarea de comentarii la celule

1. Formatul foilor de calcul

a. Modificarea formatului numerelor

b. Utilizarea butoanelor pentru formatarea numerelor2. Alinierea din celule

a. Modificarea tipului de aliniere din celule

La introducerea datelor ntr-o foaie de calcul din Excel, acestea sunt aliniate n mod automat: textul la stnga, iar numerele la dreapta. Modul de aliniere a informaiilor se poate modifica din seciunea Alignment a casetei de dialog Format Cells.

3. Fonturilea. Modificarea fonturilor4. Chenarele celulelora. Adugarea de chenare la celule

b. Stabilirea culorii de fundal din celule

Excel, desigur, folosete fisierele pentru a stoca registre de lucru . Acest capitol discut modul n care utilizeaz fiiere Excel, inclusiv un tip special de fiier numit ablon. Fiierele ablon pot fi utilizate pentru o varietate de scopuri, de la obiceiul "umple-in-theblanks", registrelor de lucru ntr-o modalitate de a schimba setrile implicite Excel ,pentru registre de lucru noi sau foi de lucru noi. Chiar dac v creai foi de lucru Excel doar pentru uz propriu, vei gsi template-uri destul de folositoare.

Prin acest site propriile fiiere ablon, va salva o mulime de timp n viitor, atunci cnd dorii s fac uz de aceleai setri, formule, sau chiar lucruri, cum ar fi formate de numr particularizate care le-ai dezvoltat.

nelegerea Fiierelor Excel

Aceast seciune descrie operaiunile pe care le efectuai cu fiierele registru de lucru: de deschidere, salvarea, nchiderea, tergere, i aa mai departe. Dup cum ai citit prin aceast seciune, amintii-v c poate avea orice numr de registre de lucru deschise n acelai timp, i c, la un moment dat, de un singur registru de lucru este registrul de lucru activ. Numele registrului de lucru este afiat n bar de titlu (sau n bar de titlu Excel, dac registrul de lucru este maximizat). Crearea unui registru de lucru nou atunci cnd pornii Excel, se creeaz automat unul nou (gol),registrul de lucru numit Book1. Acest registru de lucru exist numai n memorie i nu a fost salvat pe disc. n mod implicit, acest registru de lucru este format din trei foi de lucru numit Foaie1, Foaie 2, i Foaie 3. Dac suntei pe punctul de a ncepe un nou proiect de la zero, avei posibilitatea s utilizai acest registru de lucru necompletat.

Utilizarea n meniul Instrumente

Facei click n meniul Instrumente, ultima enumerate n partea din dreapta-sus al casetei de dialog Deschidere, afieaz un meniu de comenzi rapide.

Elementele de meniu afiate i ce fac ele:

Search : Deschide o caset de dialog nou, care v permite s cutai pentru un anumit fiier.

Delete : terge fiierul selectat (e).

Rename: v permite s redenumii fiierul selectat.

Print: Deschide fiierul selectat, imprim-l, i apoi nchide-l.

Add to My Places: Adaug o comand rapid la dosar selectat n folderul Locurile mele din reea.

Map Network Drive: Afieaz o caset de dialog care v permite s hart un director de reea la un indicator unitate.

Properties: Afieaz caseta de dialog Proprieti pentru fiierul selectat. Acest lucru v permite de a examina sau modifica proprietile fiierului, fr a deschide de fapt. Muli oameni lucreaz n registrele de lucru n fiecare zi.

Utilizarea Recuperare automat caracteristica ( AutoRecover) Recuperarea automat Excel salveaz n mod automat o copie de rezerv de munca dumneavoastr la un interval de timp prestabilit. n plus, caracteristica poate fi capabil de a salva munca dvs. atunci cnd se blocheaz Excel. Reinei c Recuperare automat nu suprascrie fiierul dvs. reale. Mai degrab, el salveaz o copie a dosarului. Prin urmare, trebuie s continuai s salvai lucrul la intervale frecvente, chiar dac Recuperare automat este activat. Cnd repornii Excel, dup ce se blocheaz, vei vedea o list de documente care au fost deschise la momentul accidentului. Avei apoi posibilitatea s alegei pentru a deschide versiunea original, sau versiunea AutoRecovered. Creeaz ntotdeauna copie de rezerv: Dac aceast opiune este bifat, versiunea existent din registrul de lucru este redenumit nainte registrul de lucru este salvat. Noul nume al fiierului va fi numit "Backup de xxx.xlk," unde xxx reprezint numele fiierului original. Crearea unei copii de rezerv v permite s revenii la versiunea salvat anterior a registrul de lucru.

parol pentru a deschide: Dac introducei o parol n aceast caset, parola este necesar nainte ca oricine poate deschide registrul de lucru. Parolele pot fi de pn la 15 caractere lungime i sunt cazuri senzitive. Fii atent cu aceast opiune, deoarece este imposibil s se deschide registrul de lucru (folosind metode normale), dac uitai parola.

Parola pentru a Modifica: Aceast opiune v permite s specificai o parol care va fi necesar nainte de modificri n registrul de lucru pot fi salvate sub acelai nume. Utilizai aceast opiune dac dorii s v asigurai c modificrile nu sunt fcute la versiunea original a registrului de lucru.

Read-Only recomandate: Dac aceast opiune este bifat, Excel prezint o caset de dialog care sugereaz c dosarul s fie deschis ca read-only. Persoana care deschide fiierul poate ignora aceast sugestie, dac el sau ea place.

Advanced: click pe acest buton v permite s selectai tipul de criptare, care este folosit pentru a proteja registrul de lucru. n funcie de nevoile dumneavoastr de securitate, diferite metode de criptare poate oferi protecie superioar.

Setarea informaiilor referitoare la registrul de lucru rezumat

Cnd salvai un fiier, Excel salveaz unele informaii suplimentare despre fiier, de asemenea. Aceast informaie include elemente cum ar fi titlul, autorul, i statistici despre fiier. Putei vizualiza aceste informaii i de a modifica o parte din el folosind caseta de dialog Proprieti de registru de lucru.

Poi accesa caseta de dialog Proprieti pentru registrul de lucru activ n orice moment prin selectarea Proprieti fiier (dup cum se arat n figur 6-4). Caseta de dialog Proprieti are cinci file:

1. generale: Afieaz informaii generale despre fiier-numele, dimensiunea, locaia, data crerii, i aa mai departe. Nu avei posibilitatea s modificai oricare dintre informaiile din acest panou.

2. Rezumat: Conine nou domenii de informaii pe care le pot introduce i modifica. Putei utiliza informaiile din acest panou pentru a localiza rapid registrele de lucru care s ndeplineasc anumite criterii. Dac dorii s vi se solicite s introducei aceste informaii rezumat atunci cnd salvai mai nti un fiier, utilizai fila General din caseta de dialog Opiuni, i pune un semn de selectare de lng Solicitare pentru Properties registru de lucru.

3. Statistici: Afieaz informaii suplimentare despre fiier i nu poate fi schimbat.

4. Cuprins: Afieaz numele foile din registrul de lucru, i zone denumite.

5. Personalizate: Poate fi destul de util dac l folosesc n mod constant. Practic, aceasta v permite s stocai, ntr-un fel de baze de date, o varietate de informaii despre fiier. De exemplu, dac registrul de lucru se ocup cu un client pe nume Smith i Jones Corp, avei posibilitatea s inei evidena acestor bii de informaii i s-l utilizai pentru a ajuta la localizarea fiierul mai trziu.

Safeguarding your work

Nimic nu este mai ru dect petrecnd ore la crearea unui registru de lucru Excel complicat si acesta a fost distrus de o pan de curent, un accident de hard-drive, sau chiar de o eroare uman. Din fericire, a te proteja de aceste dezastre nu este o sarcin dificil. Mai devreme, n capitol, ai nvat cum se fac Excel a crea o copie de rezerv a registrului de lucru atunci cnd salvai fiierul. Aceasta este o idee bun, dar cu siguran nu este singura protecie de rezerv ar trebui s utilizai.

Dac un fiier este cu adevrat important, va trebui s ia msuri suplimentare pentru a asigura sigurana acestuia. Urmtoarele sunt mai multe opiuni de backup pentru a asigura sigurana dosarelor individuale:

- Pstrai o copie de rezerv a fiierului pe aceeai unitate: Aceasta este n esen, ceea ce se ntmpl atunci cnd selectai Creai ntotdeauna o opiune de rezerv atunci cnd salvai un fiier registru de lucru. Dei acest lucru ofer o anumit protecie dac ai face o mizerie de foaia de lucru, acesta nu va face nici un bine dac se blocheaz ntregul hard disk.

- Pstreaz o copie de rezerv pe un hard disk diferit: Aceasta presupune, desigur, c sistemul dvs. are mai mult de un hard disk. Acest lucru ofer mai mult protecie dect metoda precedent, deoarece probabilitatea ca ambele hard disk-uri vor eua este la distan. n cazul n care ntregul sistem este distrus sau furat, cu toate acestea, eti din noroc.

- Pstreaz o copie de rezerv pe un server de reea: Aceasta presupune c sistemul dvs. este conectat la un server pe care se pot scrie fiiere. Aceast metod este destul de sigur. n cazul n care serverul de reea se afl n aceeai cldire, cu toate acestea, eti la risc n cazul n care ntreaga cldire arsuri n jos sau n alt mod este distrus.

- Pstrai o copie de rezerv pe un mediu amovibil: Aceasta este cea mai sigur metod. Folosind un mediu amovibil, cum ar fi un CD-ROM-ul, v permite s luai fizic de rezerv n alt locaie. Deci, dac sistemul dvs. (sau pentru ntreaga cldire) este deteriorat, copie de rezerv rmne intact. Excel, la fel ca toate cererile n Microsoft Office, are capacitatea de a recupera registrul de lucru care a fost utilizat la momentul unui accident. Cnd redeschidei Excel dup un accident, programul pe care l prezint cu o list de registre de lucru care au fost recuperate, astfel nct avei posibilitatea s alegei care copii pentru a salva. Aceast caracteristic nu este, totui, un substitut pentru pstrarea unei copii de rezerv a fiierelor registru de lucru importante.

nelegerea abloane Excel

Un ablon este n esen, un model care servete ca baz pentru altceva. Un ablon Excel este un registru de lucru care este utilizat pentru a crea alte registre de lucru. Crearea unui ablon nevoie de ceva timp, dar pe termen lung, acest lucru poate salva o mulime de munc. De exemplu, ai putea dori s se foloseasc ntotdeauna un antet sau subsol special pe tiprite. n consecin, prima dat cnd imprimai o foaie de lucru, trebuie s selectai File Page Setup de instalare pentru a aduga antetul paginii.

Excel accept trei tipuri de abloane:

registru de lucru ablonul implicit: Folosit ca baz pentru registre de lucru noi.

foaie de lucru ablonul implicit: Folosit ca baz pentru foi de lucru noi, care se introduc ntr-un registru de lucru.

abloanele particularizate registru de lucru: De obicei, acestea sunt gata pentru a rula registre de lucru care includ formule, dar ele pot fi la fel de simplu su complex dup cum dorii. De obicei, aceste abloane sunt stabilite astfel nct un utilizator poate pur i simplu conectai n valori i a obine rezultate imediate. Soluii foaie de calcul template-uri (inclus cu Excel) sunt exemple de acest tip de ablon. Fiecare tip ablon este discutat n seciunile urmtoare.

Lucrul cu abloan implicit

n realitate, Excel utilizeaz propriile sale interne setrile nu-un ablon fiier real, dac nu ai creat propriile fiiere ablon pentru a controla setrile implicite. Asta este, Excel utilizeaz fiierele ablon pentru a seta valorile implicite pentru registre de lucru noi sau foi de lucru, dar dac nu ai creat aceste fiiere. Utilizarea ablon registru de lucru pentru a schimba setrile implicite registrul de lucru Fiecare registru de lucru nou pe care le creai ncepe cu unele setri implicite. De exemplu, foile de lucru din registrul de lucru au liniile de gril, textul apare n Arial de 10 puncte font, valori care sunt introduse afiate n formatul de numr General, i aa mai departe. Dac nu suntei mulumit cu oricare dintre setrile de registru de lucru implicit, avei posibilitatea s le modificai. Efectuarea de modificri la registrul de lucru Excel implicit este destul de uor de fcut, i-l poate salva o mulime de timp pe termen lung.

Editarea abloanele

Dup ce creai book.xlt sau abloane sheet.xlt, este posibil s descoperi c avei nevoie s le modificai. Avei posibilitatea s deschidei fiierele ablon i s le editai la fel ca orice alt registru de lucru. Dup ce efectuai modificrile, salvai fiierul i nchidei-l. Resetarea registrul de lucru implicite i setrile de foaie de lucru Dac v creai un fiier sau book.xlt sheet.xlt i apoi decidei care le-ar mai degrab utilizeaz setrile standard implicite, tergei pur i simplu book.xlt ablon sau fiier sheet.xlt-n funcie de dac dorii s utilizai registrul de lucru standard sau foaie de lucru-defaults din folderul XLStart. Excel apoi se ntoarce la setrile sale implicite built-in pentru registre de lucru noi sau foi de lucru. Putei de asemenea redenumi sau muta fiiere ablon dac dorii s le pstreze pentru o utilizare viitoare.

Crearea template-uri personalizate

Template-uri book.xlt sheet.xlt discutate n seciunea anterioar sunt dou tipuri de construcii de abloane care determin setrile implicite pentru noi registre de lucru i foi de lucru noi. Aceast seciune discut despre alte tipuri de template-uri, denumite n continuare abloane registrul de lucru, care sunt pur i simplu registre de lucru care s configurai ca baz pentru registrele de lucru noi sau foi de lucru. De ce s folosii un ablon de registru de lucru? Rspunsul simplu este c v salveaz de la locul de munc se repet. S presupunem c v creai un raport lunar de vnzri, care const din vnzrile companiei n funcie de regiune, plus mai multe calcule sumare i diagrame. Putei crea un fiier ablon care const din tot ceea ce, cu excepia valorilor de intrare. Apoi, atunci cnd este timpul pentru a crea raportul dumneavoastr, avei posibilitatea s deschidei un registru de lucru bazat pe ablon, completai spaiile libere, i s fie terminat. Ai putea, desigur, trebuie doar s utilizai registrul de lucru din luna precedent i salvai-l cu un nume diferit. Acest lucru este predispus la erori, cu toate acestea, pentru c avei posibilitatea s cu uurin uitai s utilizai comanda Salvare ca i suprascrie accidental fiier din luna anterioar.

Cnd creai un registru de lucru care se bazeaz pe un ablon, numele registrului de lucru implicit este numele ablon cu un numr de anexate. De exemplu, dac v creai un registru de lucru nou bazat pe un ablon numit Vnzri Report.xlt, numele registrului de lucru implicit este Report1.xls Vnzri. Prima dat cnd salvai un registru de lucru care este creat dintr-un ablon, Excel afieaz Salvare sale din caseta de dialog, astfel nct s pot da un nume nou ablon dac dorii s-l. Un ablon este n esen un registru de lucru obinuit, i se poate utiliza orice funcie Excel, cum ar fi diagrame, formule, i macrocomenzi. De obicei, un ablon este configurat astfel nct utilizatorul poate introduce valori i a obine rezultate imediate. Cu alte cuvinte, cele mai multe template-uri includ totul, dar de date, care este introdus de ctre utilizator. Dac utilizai ablonul novici, ai putea lua n considerare blocarea toate celulele, cu excepia celulelor de intrare. (Pe panoul de Protecie din caseta de dialog Formatare celule, bifai caseta de selectare Blocat.) Pentru a proteja apoi foaia de lucru prin alegerea comenzii Tools Protection.

Salvarea abloanele particularizate

Pentru a salva registrul de lucru ca ablon, selectai File Save ca i selectai Format (*. xlt) din lista derulant etichetate Save As Type .Salvai ablon n dosarul abloane dvs.- Excel, care sugereaz n mod automat. Dac descoperi mai trziu c dorii s modificai ablonul, alegei File Open pentru a deschide i edita ablonul. nainte s salvai ablonul, poate dorii s se precizeze c dosarul s fie salvate cu o imagine de examinare. Selectai File.Properties i, n fila Rezumat, bifai caseta cu eticheta Salvai Anun imagine. n acest fel, caseta de dialog Nou afieaz atunci cnd pictograma de previzualizare a ablonului este selectat. Idei pentru crearea de template-uri Aceast seciune ofer cteva idei care pot scanteie-i imaginaia pentru a crea abloane. Ceea ce urmeaz este o list parial a setrilor pe care le putei ajusta i de a folosi n abloanele particularizate:. Foi de lucru multiple formatat: Putei, de exemplu, s creai un ablon registru de lucru care are dou foi de lucru- unul formatat pentru a imprima n modul peisaj i unul formatat pentru a imprima n modul portret.

Formate particularizate:

Dac v creai formate de numr pe care le utilizai frecvent, acestea pot fi stocate ntr-un ablon.

- limile coloanelor i nlimi de rnd- coloanele sunt mai largi sau mai restrnse, sau poate dorii rnduri s fie mai nalt.

- setrile de imprimare: modificai aceste setri n caseta de dialog Iniializare pagin. Putei ajusta orientarea paginii, dimensiunea hrtiei, marginile, antet i subsol, precum i alte cteva atribute.

- setrile din foile de: acestea sunt opiunile din caseta de dialog Opiuni. Acestea includ liniile de gril, automate de sfrit afiare pagin, i de rnd i anteturile de coloan. Poi, desigur, a crea, de asemenea, registre de lucru complet i salvai-le ca abloane. De exemplu, dac avei frecvent nevoie pentru a produce un raport specific, este posibil s dorii s creai un ablon care are totul, pentru raport, cu excepia pentru datele de care avei nevoie pentru a intra. Prin salvarea copiei dvs. de master ca un ablon, suntei mai puin probabil s suprascriei fiierul original atunci cnd salvai fiierul, dup introducerea datelor dumneavoastr.

1Notiuni de baza despre formule

O formul este introdusa ntr-o celul. Se efectueaz un calcul i returneaz un rezultat. Pentru lucrul cu valorile, text, funcii,foi de lucru i alte formule, pentru a calcula o valoare n celula,formulele utilizeaz operatori aritmetici. Valorile i textul pot fi situate n alte celule, fapt care face usoara schimbarea datelor i ofer foilor de lucru natura lor dinamica. n esen, putei vedea mai multe scenarii rapide prin modificarea datelor din foaia de lucru permindu-le formulelor sa-si faca treaba.

O formul poate consta din oricare din aceste elemente:

operatori matematici, cum ar fi +(pentru plus) i x(pentru multiplicarea)

referine la celul (inclusiv numele celulelor i zonelor)

valori sau text

funciile foii de lucru (cum ar fi SUM sau AVERAGE)

Dup ce introducei o formul, celula afieaz rezultatul calculat de formul. Cnd selectai celula, cu toate acestea,apare formula nsi in bara de formule .

1.1Utilizarea operatorilor n formule

1.2Utilizarea functiilor in formule

Cele mai multe dintre formulele pe care creai vor utiliza funciile foii de lucru. Funciile v permit s sporiti foarte mult puterea formulelor i sa efectuati calculele care nu sunt posibile prin utilizarea operatoriilor. De exemplu, utilizarea funciei TAN pentru a calcula tangenta unui unghi. Acest calcul ar fi imposibil, atunci cnd se utilizeaz numai operatorii matematici.

Toate funciile sunt utilizate ntre paranteze.

Informaia din interiorul parantezelor se numeste lista de argumente. Funcia variaz n functie de cum utilizeaza argumentele. n funcie de tipul sau functia poate folosi:

nici un argument

un argument

un numar fixat de argument

un numar nedeterminat de argument

argument optionale

Dac o funcie utilizeaz mai mult de un argument, fiecare argument trebuie s fie separat prin virgul. Exemple de la nceputul capitolului utilizat referine de celule pentru argumente.

Excel este destul de flexibil cand vine vorba de argumentele funciilor. Un argument poate consta din o referin de celul, valori numerice,iruri de texte literare, expresii i chiar i alte funcii.

Excel include mai mult de 300 de funcii. i, n cazul in care nu este suficient, putei achiziiona funcii specializate suplimentare de la teri furnizori i chiar s creai funcii proprii particularizate (utiliznd VBA) dac aveti cunostintele necesare. Puteti fi uor copleit de numrul mare de funcii, dar veti utiliza probabil numai o duzin de functii n mod regulat.Cu ajutorul casetei de dialog-Inserarea functiei in Excel-este uor de gasit si de inserat o functie chiar dac acesta nu este una dintre cele pe care le utilizati frecvent.

2 Introducerea formulelor in foile de calcul

Dup cum a fost menionat mai devreme, o formul trebuie s nceap cu semnul egal pentru a informa Excel c celula conine o formul, mai degrab dect text. Practic, exist dou modaliti pentru a introduce o formul ntr-o celul: introducerea manuala, sau introducerea prin referinta la la celule. Fiecare metod este discutata n urmtoarele seciuni.

22.3 Inserarea funciilor n formule

Cea mai usoara cale pentru a introduce o funcie ntr-o formul este de a utiliza caseta de dialog Inserare funcie a programului Excel. Acest lucru asigur c funcia este scrisa corect i are un numar adecvat de argumente care se afla ordinea corect.

Pentru a insera o funcie,se ncepe prin selectarea funciei din caseta de dialog Inserare funcie. Avei posibilitatea s deschidei aceast caset de dialog utiliznd oricare dintre urmtoarele metode:

selectai comanda Inserare Functie din bara de meniu.

Se face clic pe pictograma funcie, direct spre stnga barei de formule. (Aceast pictogram afieaz fx)

apsai Shift+ F3.3 Editarea formulelor

4 Utilizarea referinelor la celule n formule

Aproape toate formulele includ referine la celule sau zone. Aceste referine permite formulelor sa lucreze cu datele coninute n acele celule sau zone, mai degrab dect pur i simplu cu valori fixe. De exemplu, dac formula se refer la celula A1 i modificai valoarea coninut n A1, rezultatul formulei se modific pentru a reflecta noua valoare. Dac nu utilizati referine n formule, este necesar s editai formulele nsele pentru a modifica valorile utilizate n formulele.4.1Utilizarea referinelor relative, absolute i mixte

Atunci cnd utilizai o referin de celul (sau interval) ntr-o formul, avei posibilitatea s utilizai trei tipuri de referine:

relativ: posibilitatea de a modifica referinele la rnd i coloan cnd copiai formula ntr-o alt celul deoarece referinele efectiv compenseaz din rndul curent i din coloana.

absolut: referinele la rnd i coloan nu se modific atunci cnd copiai formula deoarece referina este la o adres de celul reala.

mixta: fie referin rnd sau coloana,aceasta este relativ, iar cealalta este absolut.

4.2 Modificarea tipurilor de referine

Avei posibilitatea s introducei referine nonrelative (absolut sau mixte) manual prin inserarea semnului dolar n poziiile corespunztoare. Sau avei posibilitatea s utilizai o comand rapid la ndemn: tasta F4.

Cnd introduceti o referin de celul, avei posibilitatea s apsai F4 n mod repetat pentru ca Excel sa parcurga toate cele patru tipuri de referin.

De exemplu, dac introducei = A1 pentru a ncepe o formul, apsnd pe F4 se convertete referina de celul pentru =$ A$ 1. Apsnd pe F4 din nou se convertete la = A$ 1. Apsndu-l din nou afieaz =$ A1. Apsndu-l o singura data mai mult timp se ntoarce la originalul = A1.Tineti apasat pe F4 pn cnd Excel afieaz tipul de referin care il dorii.

5 Corectarea erorilor comune din formule

Uneori, atunci cnd introducei o formul, Excel afieaz o valoare care ncepe cu un semn de hash (#). Acesta este un semnal c formula generaza o eroare.Trebuie sa corectati formula (sau sa corectati o celul la care formula face referire), pentru a scpa de casuta de eroare.

5.1. Manipularea referinelor circulare

Atunci cnd introduceti formule, poate uneori vedei un mesaj de la Excel indicnd c formula pe care tocmai ai introdus-o va duce la o referin circular. O referin circular apare atunci cnd o formul se refer la propria sa valoare fie direct sau indirect. De exemplu, creeai o referin circular dac introducei = A1+ A2 +A3 n celula A3 deoarece formula din celula A3 se refer la celula A3. De fiecare dat cnd este calculat formula din A3, acesta trebuie calculat din nou pentru c a schimbat A3. Calculul ar merge la nesfarsit.

5.2 Schimbarea atunci cnd formulele sunt calculate

6 Folosirea tehnicilor avansate de denumire

6.1 Utilizarea denumirilor pentru constante

Chiar multi utilizatori Excel experimentati isi dau seama c pot da un nume unui element care nu apare ntr-o celul. De exemplu, dac in formulele n foaia de lucru se utilizeaz o rat de impozit pe vnzri, probabil, veti insera rata valorii taxei ntr-o celul i veti utiliza aceast referin de celul n formule. Pentru a face lucrurile mai uor, probabil,veti numi aceasta celula asemanator cu cu TaxPeVnzri.

Procedeul prin care puteti da un nume pentru o valoare care nu apare n celul:

1. selectai Inserare-Name-Define (sau apsai Ctrl F3) pentru a aduce caseta de dialog Define nume.

2. Introducei numele (n acest caz, Tax Pe Vnzri) n cmpul etichetat nume n registru de lucru.

3. Apoi, facei clic pe caseta de referinta, tergei coninutul su i nlocuii-l cu o valoare, cum ar fi.075. Nu precedati constanta cu semnul egal.

4. Facei clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog.

Tocmai ai creat un nume care se refer la o constant, mai degrab dect o celul sau zon. Dac tastai = TaxPeVnzri ntr-o celul, aceast simpl formula va rezulta 0.075-- constant pe care a-ti defini-o. De asemenea, avei posibilitatea s utilizai aceast constant ntr-o formul, cum ar fi = A1 * TaxPeVnzri

6.2 Folosind intervalul intersectii

Aceast seciune descrie un concept interesant, care este unic n Excel: gama de intersecii. O gam de intersecie se refer la celule care au dou zone n comun. Excel utilizeaz o intersecie operator- spaiu-- pentru a determina referinele care se suprapun n dou zone.7 Tip-uri pentru lucrul cu formulele

7.1Realizarea unei copii exacte a formulei

Cnd copiai o formul, Excel ajusteaz referinele sale la celul atunci cnd lipii formula ntr-o alt amplasare. Uneori, poate dorii s facei o copie exact a formulei. O modalitate de a face acest lucru este de a converti referinele la celule la valori absolute, dar acest lucru nu este ntotdeauna dorit. O abordare mai buna este s selectai formula n mod editare i apoi sa o copiati n Clipboard ca text. Putei face acest lucru n mai multe moduri. Aici se afla un exemplu pas cu pas in care se arata o copie exact a formulei A1 trebuie sa fie copiata in A2:

1. facei dublu clic pe A1 (sau apsai pe F2) pentru a intra n mod editare.

2. Tragei mouse-ul pentru selectarea ntregii formule. Avei posibilitatea s glisai la stnga la dreapta sau de la dreapta la stnga.

3. Facei clic pe butonul Copiere de pe bara de instrumente Standard. Aceasta copiaz textul selectat n Clipboard.

4. Apsai Enter pentru a termina modul editare.

5. Selectai celula A2.

6. Facei clic pe butonul de lipire pentru a lipi textul n celula A2.

7.2Conversia formulelor n valori

Cteva cuvinte despre text

Microsoft Excel este destul de flexibil, atunci cnd vine vorba de lucrul cu textul. Aa cum se tie, acesta ofer posibilitatea de a introduce text pentru reprezentarea unor lucruri precum coloane, numele i adresele clienilor sau orice altceva. Deasemenea, formulele din Excel pot fi folosite pentru a manipula textul coninut n celule. Acest capitol conine multe exemple de formule care folosesc o varietate de funcii pentru a manipula textul. Cteva dintre aceste formule realizeaz lucruri care ar fi prut imposibil de realizat. Atunci cnd sunt introduse date intr-o celul, Excel reactioneaza imediat si stabileste daca a fost introdusa o formula, un numar (incluzand data sau timp) sau orice altceva. Orice altceva este considerat text.

Cte caractere sunt intr-o celula?

O singur celul poate conine pana la 32 000 de caractere. De fapt,acest capitol conine n jur de 30000 de caractere.

NUMERE CARE NU SUNT TRATATE CA NUMERE

Dac este introdus o dat in Excel trebuie s se in cont de o anumit problem , i anume ca valorile introduse sunt tratate ca text. Exist o modalitate rapid de a transforma aceste non-numere n adevrate valori. Selectai orice celul goal i alegei EDIT- Copy. Apoi selectai rndul care conine valorile pe care vrei s le rezolvai. Alegei Edit-Paste Special. n casuta Paste Special, alegeti optiunea Add si apoi apasai ok. Aceast procedur adaug zero n fiecare celul i, n timpul procesului, forteaza Excel sa trateze non-numerele precum niste adevarate valori.NUMERE CA TEXT

Excel face diferenta dintre numere si text. Pentru ca un numar sa fie considerat ca text trebuie respectate una dintre urmatoarele: Aplicati formatul Text Number din celula. Folositi Format- Celula, apasati butonul, apoi selectati Text din lista. Daca nu ati ales niciun aliniament orizontal pt formatare, valoarea va aparea aliniata pe stanga in celula (ca si textul normal).

Precedati numarul cu un apostrof. Apostroful nu apare, dar intrarea celulei va fi tratata ca si cum acesta ar fi text.Chiar daca o celula este formata ca text (sau foloseste un apostrof), se pot totusi efectua niste operatiuni matematice in celula daca introducerea datei arata ca un numar. De exemplu, sa presupunem ca celula A1 contine o valoare precedata de un apostrof, formula care urmeaza va pezentata valoarea in A1, adaugand 1.

A1+ 1.

Formula care urmeaza va trata continutul celulei A1 ca 0.

SUM( A1:A10)

Daca schimbati de la Lotus 1-2-3 veti descoperi ca aceasta este o schimbare importanta. Lotus 1-2-3 nu trateaza niciodata textul ca valori. In unele cazuri, tratarea textului ca numar poate fi utila. In alte cazuri, provoaca probleme.

FUNCIILE TEXTULUI

Excel are un set excelent de funcii din foaia de lucru, care pot manipula textul. Caseta de dialog Insert Function plaseaza cele mai multe dintre aceste funciin categoria de text. Cteva alte funcii care sunt relevante pentru manipularea textuluiapar n funcie de alte categorii. De exemplu, funcia ISTEXT este n categoria de informaii n caseta de dialog Inserare funcie. Cele mai multe dintre funciile de text nu sunt limitate pentru utilizarea cu textul. Cu alte cuvinte, aceste funcii pot funciona, de asemenea, cu celule care conin valori. Veti afla ca Exceleste foarte grijuliu atunci cnd vine vorba de tratarea numerelor ca text i textului ca numere. Exemplele discutate n aceast seciune demonstreaz unele lucruri comune (si utile) pe care le putei face cu textul. Este posibil sa aveti nevoie de adaptarea unora dintre aceste exemple pentru propriul uz.

Determinnd dac o celul conine text

In unele situatii s-ar putea sa aveti nevoie de o formula care sa determine tipul datei continute intr-o anumita celula. De exemplu, s-ar putea sa aveti nevoie sa folositi o functie If pentru a returna un rezultat, numai daca celula contine text. Cea mai usoara modalitate pentru aceasta determinare este folosirea functiei ISTEXT. Functia ISTEXT primeste un singur argument si returneaza True daca argumentul contine text si False daca nu contine text. Formula care urmeaza returneaza TRUE daca A1 contine un rand:

= ISTEXT (A1)

Lucrul cu coduri de caractere

Fiecare caracter care apare pe ecran are asociat un cod numeric. Pentru sistemul Windows, Excel foloseste setul de caractere standard ANSI. Setul de caractere ANSI consta in 255 de caractere, numarate de la 1 la 255. Sunt folosite doua functii atunci cand este vorba de codurile de caractere: CODE si CHAR. Acestea nu sunt utile singure, dar pot fi foarte utile atunci cand sunt folosite in legatura cu alte functii.

a) Functia CODE

Funcia Excel Code returneaz codul caracterului pentru argumentul su. Formulacare urmeaz returneaz 65, codul de caracter pentru majuscul A:=CODE(A)Dac argumentul pentru Code const din mai mult de un caracter, funcia utilizeazdoar primul caracter. Prin urmare, formula de asemenea returneaza 65:

=CODE(Abbey Road)b) Functia CHARFunctia CHAR este, de obicei, opusul functiei CODE. Argumentul sau ar trebui sa fie o valoare intre 1 si 255 si functia trebuie sa returneze caracterul correspondent. Formula care urmeaza, de exemplu, va returna litera A:=CHAR(65)Pentru a demonstra faptul ca cele doua fucntii sunt opuse incercati sa introduceti formula:=CHAR(CODE(A))Aceasta formula returneaza litera A. Intai converteste caracterul in valoarea codului sau (65), apoi converteste codul inapoi in caracterul corespunzator. Sa presupunem ca celula A1 contine litera A, formula care urmeaza returneaza formula a:=CHAR(CODE(A1)+32)Aceasta formula se foloseste de aparitia caracterelor alfabetice in ordine alfabetica in setul de caractere si literele mici urmeaza literele mari. Fiecare litera mica se afla cu exact 32 de pozitii mai sus decat litera sa mare corespunzatoare.DETERMINAND DACA DOUA SIRURI SUNT IDENTICEAvei posibilitatea s configurai o formul simpl logic pentru a determina dac dou celule conin aceeai intrare. De exemplu, folositi urmatoarea formula pentru a determina daca celula A1 are acelasi continut ca si celula A2:=A1=A2Aceasta formula va returna ori TRUE ori FALSE. Cu toate acestea Excel este putin lax in comparatiile sale atunci cand este implicat si text. Luati in considerare cazul in care celula A1 contine cuvantul January (prima litera mare) si A2 contine JANUARY (toate literele mari). Veti descoperi ca formula anterioara va returna TRUE, chiar daca continutul celor doua celule nu este la fel. In multe cazuri nu trebuie sa ne facem griji pentru text. Dar daca vrem sa face o comparatie exacta, putem folosi functia EXACT Formula care urmeaza va returna TRUE, numai daca celulele A1 si A2 au aceeasi intrare:=EXACT(A1,A2)

Urmatoarea formula returneaza FALSE, deoarece primul rand contine spatiu: =EXACT(zero ,zero)Alturarea a doua sau mai multe celule

Excel foloseste un semn de legatura (&) ca si operatorul sau de concatenare. Concatenarea reprezint un termen ce descrie ceea ce se ntmpl atunci cnd alturai coninutul a dou sau mai multe celule. De exemplu, dac celula A1 conine textul San Diego i celula A2 conine text California, urmtoarea formul va returna San DiegoCalifornia:=A1&A2Observai c cele doua siruri de caractere sunt reunite fr spaiu intre ele. Pentru a aduga un spaiu ntre dou intrri (pentru a obine San Diego California), utilizai o formul ca acesta:=A1& &A2Sau, chiar mai bine, utilizai o virgul i un spaiu pentru a produce San Diego, California:=A1&, &A2Dac dorii sa fortati un wrap word, concatenati sirurile de caractere folosind CHAR (10) care insereaz un caracter de sfrit de linie. De asemenea, asigurai-v c aplicai formatul text wrap la celul. Urmtorul exemplu altur textul din celula A1 i textul n celula B1, cu un sfrit de linie ntre:=A1&CHAR(10)&B1

Aici este un alt exemplu pentru funcia CHAR. Urmtoarea formul returneaza irul Stop prin concatenarea a patru caractere returnate de funcia CHAR:=CHAR(83)&CHAR(116)&CHAR(111)&CHAR(112)Aici este un exemplu final de utilizare a operatorului & . n acest caz, formula combin textul cu rezultatul unei expresii care returneaz valoarea maxim n coloana C:=The largest value in Column C is &MAX(C:C)Afiarea valorilor formatate ca textFuncia Excel TEXT v permite s afiai o valoare ntr-un anumit format de numr. Dei aceast funcie pare s aib valoare neobinuit, acesta serveste unor scopuri utile, asa cum demonstreaza exemplele din aceasta sectiune.=The net profit is & B3 Aceast formul, n esen, combin un ir de text cu coninutul celulei B3 i afieaz rezultatul. Reinei, totui, c coninutul lui B3 nu este formatat n nici un fel.Poate dorii s afiai coninutul lui B3 folosind un format de numr de moned. Aici este o formul revizuita care utilizeaz funcia TEXT pentru a aplica formatarea la valoarea din B3: =The net profit is & TEXT(B3, $#,##0) Aceast formul afieaz textul mpreun cu o valoare formatat frumos: profitul net este de $230,794.Afiarea valorilor monetare formatate ca textFuncia Excel DOLLAR face conversia unui numr n text utiliznd formatul simbol monetar. Este nevoie de dou argumente: numrul pentru a converti i numrul de zecimale pentru a afia. Funcia DOLLAR utilizeaz simbolul monetar regional (de exemplu, un $). Uneori putei utiliza funcia DOLLAR n loc de funcia TEXT. Funcia TEXT, cu toate acestea, este mult mai flexibila pentru c acesta nu v limiteaz la un anumit format de numr.Urmtoarea formul returneaza Total: $1,287.37. Al doilea argument pentru funcia DOLLAR specific numrul de zecimale.=Total: &DOLLAR(1287.367, 2)

Repetarea unui caracter sau a unui irFuncia REPT repet textul un ir (primul argument) de cate ori specificati (al doilea argument). De exemplu, aceast formul returneaz HoHoHo:=REPT(Ho,3)

Utilizai aceast funcie pentru a crea separatoare vertical ntre celulele. Acest exemplu afieaz o linie squiggly, 20 de caractere n lungime:=REPT(~,20)Padding a numberSunteti, probabil, familiarizai cu o msur de securitate comuna n care numerele sunt capitonate cu asteriscuri n partea dreapt. Formula urmtoare afieaz valoarea din celula A1, mpreun cu asteriscuri suficient pentru a face 24 de caractere in total:=(A1 & REPT(*,24-LEN(A1)))Sau, dac preferai s poziionai numrul cu asteriscuri n stnga, utilizai aceast formul:=REPT(*,24-LEN(A1))&A1

Formula de mai jos afieaz asterisc pe ambele parti ale numrului. Ea returneaza 24 de caractere, cnd numrul din celula A1 conine un numr par de caractere; n caz contrar, returneaza 23 de caractere.=REPT(*,12-LEN(A1)/2)&A1&REPT(*,12-LEN(A1)/2)Formulele precedente sunt un pic diferite, deoarece acestea nu arat nicio formatare a numerelor.Noteaza aceast versiune revizuit care afieaz valoarea din A1 (formatata), mpreun cu asteriscul adaugat pe dreapta:=(TEXT(A1,$#,##0.00)&REPT(*,24-LEN(TEXT(A1,$#,##0.00))))Putei, deasemenea,.... un numr folosind un format de numr particularizat. Pentru a repeta urmtorul caracter n format pentru a umple limea coloanei, includeti un asterisc (*) n codul format de numr particularizat. De exemplu, utilizai acest format de numr pentru a .... numrul cu liniue:$#,##0.00*-Pentru a .... numrul cu asteriscuri, utilizai dou asteriscuri, cum ar fi:$#,##0.00**Eliminarea spatiilor in exces i a caracterelor neimprimabileDe multe ori, datele importate ntr-o foaie de lucru Excel conin spaii in exces sau caractere neobisnuite (adesea neimprimabile). Excel ofer dou funcii pentru a ajuta datele n forma: TRIM si CLEAN. TRIM elimin toate spaiile dinainte i dinapoi i nlocuiete sirurile interne de caractere de mai multe spaii cu un singur spatiu. CLEAN elimin toate caracterele neimprimabile dintr-un ir. Aceste caractere \"gunoi\" apar adesea cnd importai anumite tipuri de date.Acest exemplu utilizeaz funcia TRIM. Formula returneaz Fourth Quarter Earnings (cu nici un exces spaii):=TRIM( Fourth Quarter Earnings )NUMARAREA CARACTERELOR DINTR-UN SIRFuncia LEN a lui Excel primeste un argument i returneaza numrul de caractere din argument. De exemplu, presupunem c irul VANZARILE DIN SEPTEMBRIE este coninut n celula A1. Urmtoarea formul va ntoarce 15:=LEN(A1)Observai c spatiile dintre caractere sunt incluse n numrul de caractere. Urmtoarea formul ntoarce numrul total de caractere din zona A1:A3:=LEN(A1)+LEN(A2)+LEN(A3)SCHIMBAREA CORPULUI TEXTULUIExcel furnizeaz trei funcii pentru a modifica corpul textului: UPPER convertete textul n toate majuscule. LOWER convertete textul n toate litere mici. PROPER convertete textul la corp potrivit (prima liter n fiecare cuvnt este cu majuscule).Aceste funcii sunt destul de simple. Formula care urmeaz, de exemplu, convertete textul din celula A1 intr-un corp potrivit. Dac celula A1 coninut textul MR. JOHN Q. PUBLIC, formula ar reveni Dl John Q. Public.=PROPER(A1)EXTRAGEREA CARACTERELOR DINTR-UN SIRUtilizatorii Excel trebuie adesea sa extraga caracterele dintr-un ir. De exemplu, avei o list cu numele angajatilor (numele i prenumele) i trebuie sa extrageti ultimul nume din fiecare celul. Excel ofer mai multe funcii utile pentru extragerea de caractere:LEFT returneaza un numr specific de caractere de la nceputul unui ir. RIGHT returneaza un numr specific de caractere la sfritul unui ir. MID returneaza un numr specific de caractere ncepnd de la orice poziie n cadrul unui ir.Formula care urmeaz returneaza ultimele 10 caractere din celula A1. Dac A1 conine mai mult de 10 caractere, formula returneaza tot textul din celul: =RIGHT(A1,10)Formula urmtoare utilizeaz funcia MID pentru a returna cinci caractere din celula A1, ncepnd de la caracterul poziia 2. Cu alte cuvinte, ea ntoarce caracterele 26:=MID(A1,2,5)Urmtorul exemplu returneaz textul din celula A1 cu numai prima liter n majuscule.Acesta utilizeaz funcia LEFT pentru a extrage primul caracter i face conversia n majuscule.Acest lucru concateneaz apoi un alt ir care utilizeaz funcia RIGHT pentru a extrage toate caracterele, cu exceptia primului(transformate n litere mici):=UPPER(LEFT(A1))&RIGHT(LOWER(A1),LEN(A1)-1)Daca celula A1 contine textul PRIMUL TRIMESTRU, formula va returna Primul Trimestru.INLOCUIREA UNUI TEXT CU ALT TEXTIn unele situatii s-ar putea sa aveti nevoie sa inlocuiti o parte din textul sirului cu un alt text. De exemplu, se pot importa date care conin asteriscuri, i avei nevoie sa convertiti asteriscurile in alte caractere. Se poate utiliza comanda de EditReplace pentru a face nlocuirea. Dac preferai o soluie formula de baza, putei profita de oricare dintre cele dou funcii: SUBSTITUTE nlocuiete un anumit text dintr-un ir. Utilizai aceast funcie atunci cnd titi caracterul(e) de nlocuit dar nu si poziia. REPLACE nlocuiete textul care apare ntr-o anumit locaie ntr-un ir. Utilizai aceast funcie atunci cnd cunoatei poziia textului de nlocuit, dar nu i textul in sine.Urmtoarea formul utilizeaz funcia SUBSTITUTE pentru a nlocui 2003 cu 2004 n irul Buget 2003. Formula returneaza Buget 2004.=SUBSTITUTE(2003 Budget,2003,2004)Urmtoarea formul utilizeaz funcia SUBSTITUTE pentru a elimina toate spaiile dintr-un ir. Cu alte cuvinte, acesta nlocuiete toate spetiile dintre caractere cu un ir gol. Formula returneaza titlul unui excelent Liz Phair CD: Whitechocolatespaceegg:=SUBSTITUTE(White chocolate space egg, ,)Urmtoarea formul utilizeaz funcia REPLACE pentru a nlocui un singur caracter incepand de la poziia 5 cu nimic. Cu alte cuvinte, se elimin al cincilea caracter (o cratim) i returneaza Part544:=REPLACE(Part-544,5,1,)Gsirea i cutarea ntr-un irFunctiile FIND si SEARCH din Excel v permit s gsii poziia de pornire a unui subir ntr-un ir: FIND gsete un subir ntr-un alt ir de text i returneaza poziia de pornire a subirului. Putei specifica poziia caracterului de la care se ncepe cutarea. Utilizai aceast funcie pentru diferenierea comparaiilor de text. Nu sunt acceptate comparaiile metacaractere. SEARCH gsete un subir ntr-un alt ir de text i returneaza poziia de pornire a subirului. Putei specifica poziia caracterului la care se ncepe cutarea. Utilizai aceast funcie pentru text fara corp sau cnd trebuie s utilizai metacaracterele.Urmtoarea formul utilizeaz funcia FIND i returneaza 7, poziia primului m n ir:=FIND(m,Big Mama Thornton,1)Formula care urmeaz, utilizeaz funcia SEARCH, returneaza 5, poziia primului m (majuscule sau litere mici):=SEARCH(m,Big Mama Thornton,1)Avei posibilitatea s utilizai urmtoarele metacaractere n primul argument pentru funcia SEARCH: semn de ntrebare (?) se potrivete oricarui caracter singular. Asteriscul (*) se potrivete cu oricarei secven de caractere.Formula urmtoare analizeaz textul din celula A1 i returneaza poziia primei secvene de trei caractere care are o cratim n mijloc. Cu alte cuvinte, pentru orice caracter urmat de o cratim i orice alte caractere. Dac celula A1 conine textul Parte-A90, formula returneaz 4:

=SEARCH(?-?,A1,1)CAUTAREA SI INLOCUIREA INTR-UN SIRUtilizai funcia REPLACE in legatura cu funcia SEARCH pentru a nlocui o parte dintr-un ir de text cu un alt ir. De fapt, utilizai funcia SEARCH pentru a gsi locaia de pornire folosita de funcia REPLACE. De exemplu, s presupunem c celula A1 conine textul Cifrele Profituli Anual. Urmtoarea formul cuta pentru cuvntul Profit i il inlocuieste cu cuvntul pierdere:=REPLACE(A1,SEARCH(Profit,A1),6,Loss)

Formula urmtoare utilizeaz funcia SUBSTITUTE pentru a realiza acelai efect ntr-un mod mai eficient:=SUBSTITUTE(A1,Profit,Loss)Formule de text avansateExemplele din aceasta sectiune apar mai complexe dect exemplele din seciunea precedent. Dar, aceste exemple pot efectua unele manipulri de text foarte utile. Limitrile de spaiu mpiedic o explicaie detaliat despre cum funcioneaz aceste formule.NUMARAREA UNOR ANUMITE CARACTERE INTR-O CELULAAceast formul se refer la numrul de Bs (majuscule numai) n irul din celula A1:=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,B,))Aceast formul utilizeaza funcia SUBSTITUTE pentru a crea un nou ir (n memorie) care are toate b eliminate. Apoi lungimea acestui ir se scade din lungimea irului original. Rezultatul arat numrul lui b n irul iniial. Formula urmtoare este un pic mai versatila. Se socoteste numarele lui B (att majuscule i minuscule) n irul din celula A1:=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(A1),B,))Numrarea aparitiilor unui subir ntr-o celulFormulele din seciunea precedent socoteau numrul de apariii pentru un caracter special ntr-un ir. Urmtoarea formul de lucrri cu mai mult de un caracter returneaz numrul de apariii pentru un subir special (coninute n celula B1) ntr-un ir de (coninute n celula A1). Subirul poate consta in orice numr de caractere.=(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,B1,)))/LEN(B1)De exemplu, dac celula A1 conine textul Blonde On Blonde i B1 conine textul blonda, formula returneaza 2. Compararea este sensibil, astfel nct dac B1 conine textul blonda, formula returneaza 0. Urmtoarea formul este o versiune modificat care efectueaz o comparaie corp-insensibil:=(LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(A1),UPPER(B1),)))/LEN(B1)EXTRAGEREA NUMELUI UNUI FISIER DINTR-O CLAUZAUrmtoarea formul returneaza numele fiierului de la sirul intreg. De exemplu, dac celula A1 conine c:\\windows\\desktop\\myfile.xls, formula returneaza myfile.xls.=MID(A1,FIND(*,SUBSTITUTE(A1,\,*,LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,\,))))+1,LEN(A1))Aceast formul presupune c separatorul caii de sistem este o bar oblic invers (\\). n esen, returneaz tot textul care urmeaza caracterului bar oblic invers. Dac celula A1 nu conine un caracter bar oblic invers, formula returneaza o eroare.EXTRAGEREA PRIMULUI CUVANT DINTR-UN SIRPentru a extrage primul cuvnt al unui ir, o formul trebuie s localizeze poziia primului spatiu intre caractere i apoi s utilizeze aceast informaie ca argument pentru funcia LEFT. =LEFT(A1,FIND( ,A1)-1) Aceast formul returneaz tot textul aflat inaintea primului spatiu din celula A1. Cu toate acestea, formula are o problem uoar: returneaz o eroare dac celula A1 const intr-un singur cuvnt.O formul uor mai complexa care verific eroarea cu o funcie IF rezolv aceast problem:=IF(ISERR(FIND( ,A1)),A1,LEFT(A1,FIND( ,A1)-1))EXTRAGEREA ULTIMULUI CUVANT DINTR-UN SIRExtragerea ultimul cuvnt dintr-un ir este mai complicat, deoarece funcia FIND funcioneaz numai de la stnga la dreapta. Prin urmare, problema revine la localizarea ultimului spatiu intre caractere. Cu toate acestea, formula care urmeaz, rezolv aceast problem. Ea returneaza ultimul cuvnt dintr-un ir (tot textul dup ultimul spatiu intre caractere):=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(*,SUBSTITUTE(A1, ,*,LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1, ,)))))Aceast formul, cu toate acestea, are aceeai problem ca prima formul din seciunea precedent: eueaz dac irul nu conine cel putin un spatiu intre caractere. Urmtoarea formul modificata utilizeaz o funcie IF pentru a contoriza numrul de spaii din celula A1. Dac nu conine spaii, ntregul coninut al celulei A1 este returnat.=IF(ISERR(FIND( ,A1)),A1,RIGHT(A1,LEN(A1)-

FIND(*,SUBSTITUTE(A1, ,*,LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,

,))))))

EXTRAGEREA TUTUROR CUVINTELOR DINTR-UN IR, CU EXCEPTIA PRIMULUI Urmatoarea formula returneaza intreg continutul celulei A1, cu exceptia primului cuvant:=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND( ,A1,1))Daca celula A1 contine 2002 Operating Budget, formula returneaza Operating Budget.EXTRAGEREA PRENUMELUI, NUMELUI DE MIJLOC SI NUMELUIS presupunem c avei o list constnd in numele oamenilor ntr-o singur coloan. Trebuie sa separati aceste nume n trei coloane: una pentru primul nume, una pentru nume de mijloc sau iniial i una pentru numele de familie. Aceast activitate este mult mai complicat dect ai putea crede, pentru c nu fiecare nume are o iniiala. Cu toate acestea, se poate realize. Formulele care urmeaza presupun c numele apare in celula A1.Se poate construi cu uurin o formul pentru a returna primul nume:=LEFT(A1,FIND( ,A1)-1)Aceasta formula returneaza numele de familie:=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(*,SUBSTITUTE(A1, ,*,LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1, ,)))))Formula care urmeaz extrage numele de mijloc i trebuie s utilizai alte formule pentru a extrage prenumele i numele de familie. Ea presupune c primul nume este n B1 i ultimul nume este n C1.=IF(LEN(B1&C1)+2>=LEN(A1),,MID(A1,LEN(B1)+2,LEN(A1)-LEN(B1&C1)-2))SCOATEREA TITLULUI DIN NUMEUtilizai formula care urmeaz s ndeprtati trei titluri comune (Dl, d-na i Dna) dintr-un. De exemplu, dac celula A1 conine Domnul Fred Munster, formula ar returna Fred Munster.=IF(OR(LEFT(A1,2)=Mr,LEFT(A1,3)=Mrs,LEFT(A1,2)=Ms),RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND( ,A1)),A1)SOCOTIREA NUMARULUI DE CUVINTE DINTR-O CELULAUrmatoarea formula returneaza numarul de cuvinte din celula A1:=LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE( (A1), ,))+1Formula utilizeaz funcia TRIM pentru a elimina spatiile in exces. Apoi utilizeaz funcia SUBSTITUTE pentru a crea un nou ir (n memoriE) care are ndeprtate toate spatiile dintre caractere. Lungimea acest ir se scade din lungimea irului original pentru a obine numrul de spaii. Aceast valoare este apoi incrementata cu 1 pentru a obine numrul de cuvinte.Reinei c aceast formul va returna 1 dac celula este goal. Urmatoarea modificare rezolva problema.=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),,))+1) CONCLUZII

Dac dorii s devenii un utilizator de nivel avansat de Excel, trebuie s tii s utilizai formulele matrice, care pot face calcule care nu se pot realiza utiliznd formule care nu folosesc matrice. Dac avei experien n utilizarea formulelor n Excel, atunci tii c se pot efectua operaiuni destul de complicate. De exemplu, avei posibilitatea s calculai costul total al unui credit pe orice numr de ani dat. ns, dac dorii s stpnii cu adevrat folosirea formulelor n Excel, trebuie s tii cum s utilizai formulele matrice. Avei posibilitatea s utilizai formulele matrice pentru a efectua activiti complexe, cum ar fi:contorizarea numrului de caractere dintr-o zon de celule, nsumarea doar a numerelor care ndeplinesc anumite condiii, cum ar fi cele mai mici valori dintr-un interval de valori sau numerele care se ncadreaz ntre un prag superior i unul inferior.

Dezavantajele utilizrii formulelor matrice

Formulele matrice pot prea magice, dar au i cteva dezavantaje:

Este posibil s uitai uneori s apsai CTRL+SHIFT+ENTER. Nu uitai s apsai aceast combinaie de taste oricnd introducei sau editai o formul matrice.

Este posibil ca ali utilizatori s nu neleag formulele dvs. De obicei, formulele matrice se afl n foile de lucru fr a conine instruciuni, deci dac alte persoane trebuie s modifice registrul de lucru, atunci evitai folosirea formulelor matrice sau asigurai-v c respectivii utilizatori tiu cum s le modifice.

n funcie de viteza de procesare i de memoria computerului, formulele matrice de mari dimensiuni pot ncetini calculele.

10. fasie georgianLucrul cu date i ore in Excel

INTRODUCEREA orelor

FUNCII pe baza datelor

Excel are deasemeni i cteva funcii care lucreaz cu date. Cnd utilizai Inserare Funcie pentru a accesa caseta de dialog Inserare Funcie, aceste funcii apar n categoria funciile de Data/Or .

Afiarea de la data curent

Funcia urmtoare afieaz data curent ntr-o celul:

= TODAY ()

Putei afia, de asemenea, data combinat cu un text. Formula care urmeaz,

de exemplu,afieaz text, cum ar fi Astzi este Luni, Aprilie 9 2003.

= "Astzi este" & TEXT (TODAY (), "DDDD, mmmm d, yyyy")

Este important s nelegem c funcia TODAY este actualizat ori de cte ori

foaie de lucru este calculat. De exemplu, dac introducei oricare dintre formulele precedente ntr-o foaie de lucru, formulele va afia data curent. Dar atunci cnd deschidei mine registru de lucru, se va afia data curent (i nu data la care aia introdus formula).

AFIAREA oricrei date

Aa cum s-a explicat mai devreme n acest capitol, avei posibilitatea s introducei uor o dat ntr-o celul prin simpla tastare,dac utilizai oricare dintre formatele de dat pecare Excel le recunoate. Putei crea, de asemenea, o dat utiliznd funcia DATE, care ia trei argumente: anul, luna i ziua . Urmtoarea formul, de exemplu, returneaz o dat cuprins a anului n celula A1, pe cea a lunii n celula B1 i ziua n celula C1:

=DATE(A1,B1,C1)

Uneori vei utiliza funcia DAT cu alte funcii, ca argumente. De exemplu, formula care urmeaz utilizeaz funciile ANUL i AZI s se ntoarc la data n care pic

Ziua Independentei (04 iulie) n cadrul anului n curs:

=DATE (YEAR (TODAY ()), 7,4)

Funcia DATEVALUE convertete un ir de text care arat ca o dat ntr-o data de tip numr de serie. Revine urmtoarea formul 37855, numrul de dat de serie pentru

22 august 2003:

= DATEVALUE ("8/22/2003")

Pentru a vedea rezultatul acestei formule ca o dat, va trebui s aplicai un format de numr de dat la celula respectiv.

GENERAREA unei serii de date

Deseori, dorii s inserai o serie de date ntr-o foaie de lucru. De exemplu, n urmrirea de vnzrilor pe sptmn, poate dorii s introducei o serie de date, fiecare separate de apte de zile. Aceste date vor servi pentru a identifica cifrele de vnzri. Cel mai eficient mod de a introduce o serie de date, nu are nevoie de nici o formul. Utilizarai caracteristica Completare Automat din Excel pentru a insera o serie de date. Introducei prima dat i tragei celulan ghidajul de umplere n timp ce apsai pe butonul dreapta mouse-ului. Eliberai butonul mouse-ului,i apoi selectai o opiune din meniul de comenzi rapide.

Avantajul de a folosi formule (n loc de caracteristica Completare automat) pentru a crea o serie de de date este c avei posibilitatea s modificai prima dat,iar celelalte se actualizeaz automat.

Avei nevoie s introducei data de ncepere ntr-o celul i apoi s utilizai formule (copiate n coloana de jos) pentru a genera date suplimentare.

Urmtoarele exemple presupun c ai introdus prima dat din serie n celula

A1 i formula n celula A2. Apoi, putei copia aceast formul n partea de jos a coloanei de cte ori este nevoie.Pentru a genera o serie de date separate de apte zile, utilizeaz aceast formul:

=A1 + 7

Pentru a genera o serie de date separate de o lun, utilizeaz aceast formul:

DATA = (YEAR (A1), MONTH (A1) +1, DAY (A1))

Pentru a genera o serie de date separate de un an, utilizeaz aceast formul:

= DATE (YEAR (A1) +1, MONTH (A1), ZIUA (A1))

Pentru a genera o serie care s cuprind doar zilele lucrtoare zilele ale sptamnii (nu i sambta sau duminica), se folosete formula care urmeaz. Aceast formul presupune c data din celula A1 nu este o zi de weekend.

= IF (WEEKDAY (A1) = 6, A1+3, A1 +1)

TRANSFORMAREA unui ir de non-dat ntr- o dat Puteti importa date care conine date codificate ca iruri de text. De exemplu, urmtorul text Textul 21 august 2001 (un an din patru cifre urmat de o lun de dou cifre luni, urmat de o zi din dou cifre): 20010821.

Pentru a converti acest ir pn la o dat real, avei posibilitatea s utilizai o formul, cum ar fi aceasta. (Se presupune c datele codificate sunt n celula A1.)

= DATE (LEFT (A1, 4), MID (A1, 5,2), RIGHT (A1, 2))

Aceast formul utilizeaz funciile de text (LEFT, MID, si Dreapta) pentru a extrage cifre, i apoi folosete aceste cifre extrase ca argumente pentru funcia DATE.

CALCULAREA numrului de zile dintre dou date

Un tip comun de calcul de date determin numrul de zile dintre dou date. De exemplu, este posibil s avei o foaie de lucru financiar care calculeaz dobnzi ncasate pe un cont de depozit. Dobnzile ncasate depind de numrul de zile n care acest cont este deschis. Dac foaia dvs. conine data deschiderii i nchiderii acelui cont, v putei calcula numrul de zile n care contul a fost deschis.

Deoarece datele se stocheaz ca numere consecutive de serie, putei utiliza simpla scdere pentru a calcula numrul de zile dintre dou date. De exemplu, dac celulele A1 i B1 conin o dat, urmtoarea formul returneaz numrul de zile ntre aceste date:

= A1-B1

Excel formateaz n mod automat aceast formul a celulei ca o dat, mai degrab, dect ca o valoare numeric. Prin urmare, va trebui s schimbm formatul de numr, astfel nct rezultatul s fie afisat ca o non- dat. Dac celula B1 conine o dat mai recent dect data din celula A1, rezultatul va fi negativ. Uneori, calcularea diferenei ntre dou zile este mai dificil.

Pentru a aduce aceast analogie n domeniul de date, s presupunem c ncepei o promovare a vnzrilor la 1 februarie i se ncheie la promovarea pe 9 februarie. Cte zile a fost promovarea n vigoare? Scznd 1 februarie de la 09 februarie produce un rspuns de opt zile. De fapt, promovarea a durat nou zile. n acest caz,rspunsul corect implic numrarea zilelor ntregi i nu intervalele. Formula pentru a calcula durata promoiei (presupunnd c le-ai numit n mod corespunztor celule) apare ca aceasta:

= EndDay-StartDay +1

CALCULAREA numrului de zile lucrtoare ntre dou date

La calcularea diferenei dintre dou date, poate dorii s excludei week-end-urile i srbtorile. De exemplu, ai putea avea nevoie s tii cte zile de lucru sunt n luna noiembrie. Acest calcul ar trebui s exclud smbta, duminica, i zilele de srbtoare. Funcia NETWORKDAYS poate ajuta. (Putei accesa aceast funcie numai atunci cnd instalai Analysis ToolPak.)

Funcia NETWORKDAYS calculeaz diferena dintre dou date, cu excepia zi lelor de weekend (smbta i duminica). Ca o opiune, putei specifica un interval de celule care conin datele de concediu, care sunt, de asemenea, excluse. Excel nu are absolut nici o modalitate de a determina care zile sunt srbtori, aa c trebuie s se furnizeze aceast informaii ntr-o gam.

SETAREA unei date utiliznd numai zile lucrtoare

Funcia de Zi de Lucru, care este disponibil numai cnd instalai Analysis ToolPak, este opusul a funciei NETWORKDAYS. De exemplu, dac ncepei un proiect n 4 ianuarie, iar proiectul necesit 10 zile lucrtoare pentru a finaliza, prin funcia Zi deLucru se poate calcula data la carese va termina proiectul.

Urmtoarea formul utilizeaz funcia Zi de Lucru pentru a determina data celor 10 zile de lucru ncepnd de la 04 ianuarie 2001. O zi de lucru const ntr-o zi lucrtoare (luni pn vineri).

= Zi de lucru ("1/4/2001", 10)

Formula returneaz 18 ianuarie 2001 (patru datele de week-end se ncadreaz ntre 04 ianuarie i ianuarie 18). Al doilea argument pentru funcia de zi de lucru poate fi negativ.Ca i n cazul NETWORKDAYS, funcia Zi de Lucru accept un argument opional ca o a treia variant(O referin la o zon care conine o list de date de vacan).

CALCULAREA numrului de ani dintre dou date

Urmtoarea formul calculeaz numrul de ani dintre dou date. Aceast formul

presupune c celulele A1 i B1 conin date: = YEAR (A1)-YEAR (B1)Aceast formul utilizeaz funcia YEAR pentru a extrage fiecare an de la data i apoi scade un an de la celelalte. Dac celula B1 conine o dat mai recent dect data din celula A1, rezultatul va fi negativ.

CALCULUL vrstei unei persoane

Vrsta unei persoane indic numrul de ani ntregi n care persoana a fost n via. Formula din seciunea anterioar (pentru calcularea numrului de ani dintre dou date) nu va calcula aceast valoare n mod corect. Avei posibilitatea s utilizai dou alte formule,cu toate acestea, pentru a calcula vrsta unei persoane.

Urmtoarea formul returneaz vrsta persoanei a crei dat de natere se va introduce n celula A1. Aceast formul utilizeaz funcia YEARFRAC, care este disponibil numai cnd instalai Analysis ToolPak add-in.

= INT (YEARFRAC (TODAY (), A1, 1))

Formula de mai jos, care nu se bazeaz pe o funcie de analiz ToolPak, utilizeaz funcia DATEDIF pentru a calcula o vrst. (A se vedea bara lateral din apropiere, "Unde este localizat funcia DATEDIF ")?

DATEDIF = (A1, TODAY (), "Y")

DETERMINAREA zilei din an

nti ianuarie este prima zi a anului, si 31 decembrie este ultima zi. Dar ce tim despr toate acele zile din acest interval? Urmtoarea formul returneaz ziua din an pentru o dat stocat n celula A1:

= A1-DATE (YEAR (A1), 1,0)

Ziua din an este uneori menionat ca o dat din calendarul Iulian.

Urmtoarea formul returneaz numrul de zile rmase din an dup o anumit

dat (presupuse a fi n celula A1):

= DATE (YEAR (A1), 12,31)-A1

Atunci cnd introducei oricare dintre aceste formule, Excel aplic formatarea de dat la celul.

Ai nevoie de a aplica un numr de format non-dat pentru a vizualiza rezultatul ca un numr.

Pentru a converti o anumit zi a anului (de exemplu, a-90-a zi a anului), la o dat efectiv dintr-un an specificat, se folosete formula care urmeaz. Aceast formul presupune c anul este stocat n celula A1 i ziua anului este stocat n celula B1.

= DATE (A1, 1, B1).

DETERMINAREA zilei din sptmn

Funcia WEEKDAY accept o dat ca un argument i returneaz un interval ntre 1 i 7, care corespunde cu ziua din sptmn. Urmtoarea formul, de exemplu, returneaz 5 deoarece n prima zi a anului 2004 cade pe o zi de joi:

= WEEKDAY (DATE (2002,1,1))

Funcia WEEKDAY utilizeaz un argument opional care specific dou zile n sistem de numerotare pentru rezultat. Dac specificai 2 ca al doilea argument, funcia returneaz 1 pentru Luni, 2 pentru Mari, i aa mai departe. Dac specificai 3 ca al treilea argument, funcia returneaz 0 pentru luni, 1 pentru mari, i aa mai departe.

DETERMINAREA datei de duminic cele mai recente

Avei posibilitatea s utilizai urmtoarea formul pentru a reveni de la data de duminic precedent. n cazul n care Ziua curent este ntr-o duminic, formula returneaz data curent:

= TODAY ()-MOD (TODAY () -1,7)

Pentru a modifica aceast formul pentru a gsi data de o alt zi dect duminic, schimbarea de la 1 la un numr diferit ntre 2 (pentru Luni) i 7 (pentru smbt).

DETERMINAREA primei zile a sptmnii dup o dat

Aceast formul returneaz urmtoarea zi specificat din sptmn care are loc dup o anumit dat. De exemplu, utilizai aceast formul pentru a determina data primei zile de luni dup 1 iunie 2004. Formula presupune c celula A1 conine o dat i celula A2 conine un numr ntre 1 i 7 (1 pentru duminic, 2 pentru luni, i aa mai departe).

= A1 + A2-WEEKDAY (A1) + (A2 = WEEKDAY (DATE (A1, A2, 1 ))))* 7

Formula n aceast seciune se presupune c: A1 celula conine un an. A2 celul conine o lun. A3 celul conine un numr de zile (1 pentru duminic, 2 pentru luni, i aa mai departe). A4 celul conine numrul de apariie (de exemplu, 2 pentru a selecta a doua apariie a zilei lucrtoare a sptmnii specificate n celula A3).

Stabilirea datei pentru o vacan n special , poate fi dificil. Unele, cum ar fi Ziua Anului Nou i Ziua Independenei Statelor Unite nu necesit nici un calcul, deoarece acestea apar ntotdeauna la aceeai dat. Pentru aceste tipuri de concediu, putei utiliza pur i simplu funcia DATE,pe care am acoperit-o mai devreme n acest capitol. Pentru a introduce ziua de Anul Nou (care ntotdeauna cade la 1 ianuarie), pentru un anumit an, n celula A1, putei introduce aceast funcie:

= DATE (A1, 1,1)

Alte srbatori sunt definite n termeni de o apariie special, de o zi lucrtoare anumit ntr-o anumit lun. De exemplu, Ziua Muncii cade n prima zi de luni n Septembrie.

DETERMINAREA dac un an este un an bisect

Pentru a determina dac un anumit an este un an bisect, putei scrie o formul care determin dac n ziua 29 februarie are loc n februarie sau martie. Avei posibilitatea s profii de faptul c funcia Excel DATE ajusteaz rezultatul atunci cnd introduci un argument invalid exemplu, o zi de 29 februarie atunci cnd aceast lun conine numai 28 de zile.

Urmtoarea formul returneaz TRUE dac data din celula A1 este un an bisect. n caz contrar, se returneaz FALSE.

=IF( MONTH(DATE(YEAR(A1).2.29))=TRUE.FALSE)

Determinarea trimestru pe baza unei date

Pentru rapoarte financiare, ai putea gsi c este util s se prezinte informaii n ceea ce privete trimestre.

Urmtoarea formul returneaz un numr ntreg ntre 1 i 4, care corespunde trimestrul calendaristic pentru data din celula A1:

= ROUNDUP (MONTH (A1) / 3,0)

Aceast formul mparte numrul de luni cu 3.

Funcii pe baz de timp Excel, cum v putei atepta, de asemenea, include un numr de funcii care v permit lucrul cu valori de timp n formulele dumneavoastr. Aceast seciune conine exemple care demonstreaz utilizarea acestor funcii..

Afiarea de la ora curent

Aceast formul afieaz ora curent ca o serie de timp (sau ca un numr de serie fr o dat asociat):

=NOW ()-TODAY()

Afiarea de la orice moment

Mai devreme n acest capitol, am descris cum a introduce o valoare de timp ntr-o celul:

Doar tastai data ntr-o celul, asigurndu-v c include cel puin o coloan (:). Putei crea de asemenea, un timp utiliznd funcia TIME. De exemplu, urmtoarea formul returneaz o dat compus din or n celula A1, minute n celula B1, i secunde n celula C1:

= TIME (A1, B1, C1)

Adunarea orelor care depesc 24 de ore

Muli oameni sunt surprini s descopere c atunci cnd suma intre o serie de ore

depete 24 de ore Excel nu afieaz suma total corect. Gama B2: B8 conine ori c reprezint orele i minutele lucrate n fiecare zi. Formula din celula B9 este:

= SUM (B2: B8) Dup cum putei vedea, formula returneaz un total aparent incorect (17 ore, 45 minute).

Totalul ar trebui s fie de 41 or, 45 de minute. Problema este c formula afieaz totalul ca o dat de serie de tipul 1.7395833, dar celula de formatare nu afieaz data di totalul data/or. Rspunsul este incorect deoarece celula B9 are formatul de numr greit. Prima parte a acestei formule scade n momentul n coloana D din momentul n coloana E pentru a obine numrul total de ore lucrate nainte de prnz. A doua parte scade timp n coloana F din momentul n coloana G pentru a obine numrul total de ore lucrate dup masa de prnz.

Eu folosesc funciile IF pentru a se potrivi cazuri cimitir schimbare care se ntind la miezul nopii, pentru exemplu, un angajat poate s nceap activitatea de la 22:00 i a ncepe masa de prnz de la 02:00.

Fr funcia IF, formula returneaz un rezultat negativ.

Urmtoarea formul din celula E17 calculeaz prin nsumarea sptmnal total de zi cu zi totaluri n coloana H:

= SUM (H8: H14)

Acest lucru presupune c foaia de lucru de ore, care depete 40 de ore pe sptmn sunt considerate suplimentare de ore. Foaia de lucru conine o celul numit prelungiri, n celula C23. Acest celul conine 40:00. n cazul n care sptmna de lucru dvs. standard const n altceva dect 40 ore, avei posibilitatea s modificai aceast formul.

Urmtoarea formul (n celula E18) calculeaz regulate (nonovertime) ore. Aceast formul returneaz cea mai mic dintre cele dou valori: numrul total de ore, sau orele suplimentare.

Timp rotunjire valori

Posibil s avei nevoie pentru a crea o formul care runde un timp la o anumit valoare. Pentru de exemplu, poate fi necesar s introducei nregistrrile companiei dvs. timp rotunjit la cel mai apropiat 15 minute. Aceast seciune prezint exemple de diverse moduri de a vs un timp valoare. Rundele de urmtoarea formul momentul n celula A1 la cel mai apropiat minute:

= ROUND (A1 * 1440,0) / 1440

Formula funcioneaz prin nmulirea timp de 1440 (pentru a obine minute n total). Acest valoare este transmis funciei ROUND, iar rezultatul se mparte la 1440. De exemplu, dac celula A1 conine 11:52:34, formula returneaz 11:53:00.

Formula de mai jos seamn cu acest exemplu, cu exceptia faptului ca runde de timp n celul A1 la cea mai apropiat or:

= ROUND (A1 * 24,0) / 24

Dac celula A1 conine 5:21:31, formula returneaz 5:00:00.

Rundele de urmtoarea formul momentul n celula A1 la cea mai apropiata la 15 minute (un sfert de o or):

= ROUND (A1 * 24/0.25, 0) * (0.25/24)

n aceast formul, 0,25 reprezinta or fracionare. Pentru a rotunji un timp la cea mai apropiata 30 de minute, schimba 0.25 la 0.5, la fel ca n urmtoarea formul:

= ROUND (A1 * 24/0.5, 0) * (0.5/24)

Lucrul cu non-timp-de-zi valori

Uneori, este posibil s dorii s lucrai cu valori de timp care nu reprezint o real moment al zilei. De exemplu, poate dorii s creai o list de ori finisaj pentru o curs sau pentru a nregistra timpul petrecut jogging n fiecare zi. Ori astfel nu reprezint o perioad de zi. Mai degrab, reprezint o valoare de timp pentru un eveniment (n ore, minute si secunde).

Timp pentru a finaliza un test, de exemplu, s-ar putea s fie de 35 minute i 45 secunde. Avei posibilitatea s introducei acea valoare ntr-o celul ca: 00:35:45.11 ilinca

Multe dintre intrebarile cele mai frecvente de calcul tabelat implica numaratul si adunarea valorilor si alte elemente de lucru. Se pare ca oamenii sunt mereu in cautare de formule pentru a numara sau a insuma diferite elemente intr-o foaie de lucru. Daca mi-am facut treaba, acest capitol raspunde la majoritatea intrebarilor de acest fel. Acesta contine multe exemple pe care le puteti adapta cu usurinta situatiei voastre.

Numararea si adunarea celulelor din foaia de lucru

In general, o formula de numarare returneaza numarul de celule intr-o forma specifica, care respecta anumite criterii. O formila de adunare returneaza suma valorilor celulelor dintr-o zona care indeplinesc anumite criterii. Gama pe care doriti sa o numarati sau sa o adunati poate sau nu sa constea dintr-o baza de date din foaia de lucru.

Tabelul 11-1 enumera functiile Excel din foaia de lucru care apar atunci cand se creaza formule de numarare si adunare. Nu toate aceste functii sunt acoperite in acest capitol. Daca niciuna dintre functiile din tabelul 11-1 nu-ti poate rezolva problema, este foarte probabil ca o formula matrice sa salveze situatia.

A se vedea capitolele 14 si 15 pentru informatii detaliate si exemple de formule matrice folosite pentru numarare si adunare. In plus, a se vedea capitolul 19 pentru informatii despre insumarea si numararea de date intr-o lista.

Partea II Lucrul cu formule si functii

Tabelul 11-1

Functiile de numarare si insumare din Excel

Functia

Descrierea

COUNT

Returneaz numrul de celule dintr-o zon care conine o valoare numericCOUNTA Returneaz numrul de celule completate ntr-o gam

COUNTBLANK Returneaz numrul de celule goale dintr-o zon

COUNTIF Returneaz numrul de celule care ndeplinesc un criteriu specificat ntr-o gamDCOUNT Numr nregistrrile care ndeplinesc criteriile specificate ntr-o baza de date din

foaia de lucru DCOUNTA Numr nregistrrile goale care ndeplinesc criteriile specificate ntr-o baz de date din foaia de lucru

DEVSQ Returneaz suma ptratelor abaterilor de puncte de date de la proba medie, utilizate n principal n formule statistice

DSUM Returneaz suma dintr-o coloan de valori care ndeplinesc criteriile specificate ntr-o foaie de lucru din baza de date

FRECVENTA Calculeaz ct de des apar valorile ntr-un interval de valori i ntoarce o matrice vertical de numere; utilizata numai ntr-o formula matrice multicelular formul

SUBTOTAL Atunci cnd este utilizat cu un prim argument de 2 sau 3, returneaz un numr de celule care cuprind un subtotal, atunci cnd este utilizat cu un prim argument de 9, returneaz suma de celule care conin un subtotal

USM Returneaz suma intre argumentele sale

SUMIF Returneaz suma de celule care ndeplinesc un criteriu specificat ntr-o gam

SUMPRODUCT Multiplic csuele corespunztoare n dou sau mai multe zone i ntoarce suma dintre aceste produse

SUMSQ Returneaz suma ptratelor argumentelor sale, folosite n principal n formule statistice

SUMX2PY2 Returneaz suma sumei ptratelor valorilor corespondente din dou game, utilizate n principal n formule statistice

SUMXMY2 Returneaz suma ptratelor diferenelor de corespunztoare valorilor din dou game; utilizate n principal n formule statistice

SUMX2MY2 Returneaz suma diferenelor ptratelor corespunztoare valorilor din dou game; utilizate n principal n formule statistice

Invatarea avansata a graficelor/ tabelelor

Pentru a face o prezentare cat mai interesanta Excel are o varietate de imagini grafice .

Utilizarea formelor automate(autoshapes)

Excel ofer acces la o varietate de imagini grafice personalizate cunoscute sub numele de forme automate.

Accesul la aceste forme automate se face fie prin utilizarea a dou metode: Alegei Inserare Picture Forme automate pentru a afia forme automate bara de instrumente. Utilizai elementul de meniu pe Forme automate din bara de instrumente Desenare.

Utilizare bara de instrumente autoshapes.

Bara de instrumente conine mai multe butoane, fiecare dintre ele reprezint o categorie de Forme automate.

Inserarea formelor automate .

Pentru a insera un AutoShape pe o foaie de lucru, se incepe prin a selecta orice celul.Pentru a insera un AutoShape ntr-o diagram,se ncepe prin activarea diagramei. Apoi,se face clic pe Butonul Forme automate din bara de instrumente Forme automate (sau n bara de instrumente Desen) i se face click pe o categorie (de exemplu, Basic Shapes). Apoi se da click pe o form, i se trage n foaia de lucru(sau diagrama) pentru a crea AutoShape. Cnd se elibereaza butonul mouse-ului, obiectul este selectat, iar numele su apare n caseta Nume (aa cum se arat n figura 18-2).

Figure 18-2:

Adugarea de text ntr-o AutoShape

Pentru a aduga text la un astfel de AutoShape, se face click dreapta i apoi se selecteaza . Adugai textul din meniul de comenzi rapide sau se selecteaza doar obiectul i se tasteaza textul. Oricare dintre aceste aciuni pune obiectul n modul Editare, care permite s introducei i s editai textul.

Formatarea obiectelor autoshape

Se selecteaza obiectul si se poate modifica cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente .

Selectarea mai multor obiecte

Se apasa ctrl in timp ce se selecteaza obiectele dorite .

Pentru a selecta obiecte care sunt aproape unul de altul, n bara de instrumente Desenare, facei clic pe Selectare obiect i glisai o caset punctat peste obiecte.

Pentru a selecta toate obiectele din foaia de lucru, selectai Editare Go To (sau apsai Ctrl + G)Pentru a afia caseta de dialog facei click pe Special, alegei butonul opiunea Obiecte,i facei click pe OK.Aceast metod este deosebit de util dac dorii s tergei toate obiectele pe o foaie de lucru.Dup ce obiectele sunt selectate, apsai Delete.

Mutarea obiectului

Selectai obiectul, sau grupul pe care dorii s l mutai.

Glisai obiectul spre noua sa amplasare.

Copierea obiectului

Se selecteaza obiectul , apoi edit copy

Rotirea obiectului

Selectai Forma automat, imaginea, miniatura sau WordArt-ul pe care dorii s l rsturnai.n bara instrumente Desenare, facei clic pe Desen, selectai Rotire sau rsturnare, apoi facei clic pe Rsturnare orizontal sau pe Rsturnare vertical .

Schimbarea ordinii obiectelor

Facei clic dreapta pe obiect i selectai Ordonana din meniul de comenzi rapide. Aceast comand conduce la un submeniu cu urmtorul text. Variante disponibile:

n instrumente Desenare, facei clic pe Desen, selectai Ordine, apoi facei clic pe Aducere n plan apropriat.

prim plann barainstrumente Desenare, facei clic pe Desen, selectai Ordine, apoi facei clic pe Aducere n prim plan.

n bara instrumente Desenare, facei clic pe Desen, selectai Ordine, apoi facei clic pe Trimitere n plan secundar.

n instrumente Desenare, facei clic pe Desen, selectai Ordine, apoi facei clic pe Trimitere n ultimul plan.

Gruparea obiectelor

Excel permite gruparea mai multor obiecte intr-unul singur . Pentru a selecta obiecte multiple, inei apsat tasta ctrl n timp ce selectai fiecare obiect. Pe bara de instrumente Desenare, facei clic pe Desenare, apoi facei clic pe Grupare.

Anularea gruprii obiectelor

Selectai grupul pentru care dorii s anulai gruparea

Pe bara de instrumente Desenare, facei clic pe Desenare, apoi facei clic pe Anulare grupare.

Utilizarea barei de instrumente Desenare(drawing)

Click pe butonul Drawing din bara de instrumente .

Alinierea obiectelor poate conduce la stivuirea lor unul deasupra altuia. Asigurai-v c obiectele sunt poziionate relativ unul fa de altul n sensul dorit nainte s executai comanda.

Selectai obiectele pe care dorii s le aliniai.

Pentru a selecta mai multe obiecte, inei apsat tasta Shift n timp ce facei clic pe fiecare obiect.

Pe instrumente Desenare, facei clic pe Desenare, selectai Aliniere sau distribuire, apoi facei clic pe una dintre urmtoarele opiuni:

Aliniere sus Aliniere jos Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Alinierea orizontal verticalComanda Aliniere la mijloc aliniaz obiectele orizontal fa de mijlocul obiectelor. Comanda Aliniere la centru aliniaz obiectele vertical fa de centrele obiectelor.

Selectai obiectele pe care dorii s le aliniai.

Pe bara instrumente Desenare, facei clic pe Desenare, selectai Aliniere sau distribuire, apoi facei clic pe Aliniere la mijloc sau pe Aliniere la centru .

celulelen bara "instrumente Desenare, facei clic pe Desenare, apoi selectai Fixare.

Pentru a alinia automat obiectele la grila celulei atunci cnd le mutai sau le desenai, facei clic pe La gril.

Pentru a alinia automat obiectele la muchiile verticale i orizontale ale altor forme atunci cnd le mutai sau le desenai, facei clic pe La form.

De asemenea, se poate fixa obiectul la grila celulei innd apsat ALT n timp ce mutai, desenai sau redimensionai un obiect desenat.

Adugarea de umbre i efecte 3-D

Utilizai Shadow i 3-D instrumentele cu bara de instrumente desen.(drawing)

Lucrul cu alte tipuri de reprezentari grafice

Excel poate importa o mare varietate de elemente grafice ntr-o foaie de lucru. Avei mai multe opiuni: Utilizai Microsoft Clip Organizer pentru a localiza i a insera o imagine. Importul unui fiier grafic direct. Copierea i lipirea unei imagini cu ajutorul Windows Clipboard. Obinei imagini direct de la o camer digital sau un scaner. Utilizai oricare dintre mai multe destinatie speciala "applets", prevzut cu Microsoft Office.