Créer une base de données dans CEGID sous SQL … · LP CHAPTAL - QUIMPER MODES OPERATOIRES CEGID Isabelle POSTIC - David COTONNEC 1/36 Créer une base de données dans CEGID sous

LP CHAPTAL - QUIMPER MODES OPERATOIRES CEGID

Isabelle POSTIC - David COTONNEC 1/36

Créer une base de données dans CEGID sous SQL Server

Allez sur puis validez le message d’erreur. Se connecter en administrateur SQL comme dans l’exemple ci-dessous :

Conserver sa

CEGID

Nom du serveur à déterminer. Serv-gestion à Chaptal

Société exemple à définir

Puis CONNEXION puis l’onglet BASES , vous obtenez :

Vous choisissez , vous obtenez les bases de données existantes:

Vous sélectionnez la base que vous souhaitez dupliquer, puis DUPLIQUER.

Choisir la base Modele-entp



Travailler sur une société qui a été créée sur un autre poste informatique

Puis, Administration → Société → Gestionnaire société

Puis, (dupliquer)

Puis, .

Vous obtenez :

Puis confirmez la création de la base de données

Saisissez le nom de la base de données à créer

Les chemins d’accès se créent automatiquement

Ouvrez une société présente sur votre poste

Choisissez une société dont les caractéristiques

sont déjà présentes

Indiquez le nom de la société.

Indiquez le nom de la base de données.



Création de l’exercice comptable

Aller dans CEGID Administration Société puis dans

Paramètres généraux → Exercices

Complétez les éléments suivants



Fiche d’instruction- CEGID comptabilité Compléter les caractéristiques de l’entreprise Administration/Outils → Société → Assistant de paramétrage

Puis , et complétez les paramètres de l’entreprise selon les exigences du sujet. Ouvrir un exercice comptable (soit dans l’assistant de paramétrage), soit Structures/paramètres → Paramètres → Exercices

Créer des groupes utilisateurs (soit dans l’assistant de paramétrage), soit

Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Groupes d’utilisateurs puis (nouveau)

Indiquez le nom de la société

Puis, saisissez les coordonnées de la société

Code et libellé du groupe d’utilisateurs

Montant autorisé en saisie éventuellement

Utilisez le dérouleur et choisissez Ouvert



Créer des utilisateurs (soit dans l’assistant de paramétrage), soit

Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Groupes d’utilisateurs puis (nouveau)

Gestion des droits d’accès Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Gestion droits d’accès

Puis,

Commencez par choisir tous les menus

Nous décidons par exemple de réduire les accès des stagiaires et d’autoriser uniquement les saisies courantes. Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes à la fois.

Refusez l’accès aux éléments sélectionnés.

Code et Nom de l’utilisateur

Attribution d’un login, et d’un mot de passe

à l’utilisateur

Confirmation du mot de passe

Rattacher l’utilisateur à un groupe d’utilisateurs



Création des devises et mise à jour des cotations dans l’assistant de paramétrage (Administration/Outils → Société → Assistant de paramétrage) ou préférez le module de Gestion Commerciale (Paramètres → Généraux → Devises)

de l’assistant de paramétrage.

Puis, (nouveau) pour créer une nouvelle devise.

Saisissez les caractéristiques de votre nouvelle devise.

Puis, .

Cotation de la devise

Appuyez sur

Choisissez la période de validité de votre cotation

Saisissez la date de votre

cotation

Saisissez votre

cotation



Mettre à jour le plan comptable (Comptes généraux) Structures/paramètres → Comptes généraux

Puis, (nouveau)

Mettre à jour le plan comptable (Comptes auxiliaires)

Structures/paramètres → Comptes auxiliaires

Puis, (nouveau)

Saisissez le compte et son libellé

Choisissez la nature du compte

Sens habituel du compte pour

améliorer la saisie

Saisissez le compte

Saisissez la nature

Rattachez le compte auxiliaire au compte

collectif

Sélectionnez la devise

Sélectionnez le régime fiscal du tiers

(Intracom., Export…)

Saisissez les coordonnées du tiers dans l’onglet Coordonnées

Sélectionnez les conditions de

règlement dans l’onglet « Règlement »



Modifier les tables

Saisir des écritures comptables Écritures → Courantes → Saisie courante

Modifier des écritures comptables Écritures → Courantes → Modification Supprimer une écriture comptable Écritures → Courantes → Suppression → Pièces Valider des écritures enregistrées au brouillard

Traitements → Validations → Choix de la validation par ; ;

Structures/paramètres → Société → Tables (Exemples : ajouter une forme de société, un mode de paiement…)

Sélectionnez le journal Sélectionnez la nature de la pièce Saisissez la date de la pièce



Créer un guide de saisie Lors de la saisie de l’écriture, faites un clic droit. Puis, créez un guide.

Réaliser un lettrage manuel Tiers → Lettrages → Lettrage manuel Imprimer un brouillard Écritures → Courantes → Brouillard Imprimer un journal Éditions → Journaux → Journal des écritures Imprimer un grand-livre Éditions → Grand-livres → Général ou auxiliaire selon le besoin Imprimer une balance Éditions → Balances → Général ou auxiliaire selon le besoin

Nommez votre guide et validez.



Fiche d’instruction- CEGID gestion commerciale

Mettre à jour les compteurs

Paramètres → Gestion commerciale → Compteurs

Saisir l’adresse du dépôt Articles et stocks → Fichiers → Dépôts

Créer des familles comptables Paramètres → Articles et stocks → Familles comptables

Puis,

Choisissez le document commercial

Positionnez le compteur

Double-clic sur le dépôt par défaut

Renseigner le dépôt est une étape indispensable pour

éviter les messages d’erreurs par la suite.



Rattacher des familles comptables à des comptes du plan comptable

Paramètres → Gestion commerciale → Ventilations comptables

Associer des comptes de TVA à un régime fiscal

Paramètres → Généraux → Codes taxes → Codes TVA

NB : Pour générer les écritures des opérations intracommunautaires, veuillez suivre cette manipulation : Paramètres → Paramètres société → Passation comptable →

Commencez par rechercher une famille comptable (le titre est ambigu car on ne recherche pas un article mais une famille comptable)

Choisissez votre famille, puis

Rattachez les comptes à votre famille comptable.

Puis,

Saisissez les mêmes comptes dans les deux colonnes Notez également le paramétrage en cas d’achats intracommunautaires

Saisissez les comptes de TVA selon les taux

applicables de la société

Cochez la gestion de la TVA intraco.

Choisissez le régime

intracommunautaire.



Créer des articles Articles et stocks → Articles → Articles marchandises

Cas particulier des achats en devise

Achats → Tarifs → Saisie → Cochez Tarif par article

Référence et libellé article

Cochez la case Tenu en stock (si cela n’est pas

déjà fait)

Recherchez le fournisseur Indiquez le prix (toujours en €) ; Servira au calcul du prix de vente et

à la facturation en €

Taux de TVA Famille comptable

Fournisseur

Devise

Prix en devise Saisir à nouveau le libellé Dates de validité du tarif

A cocher



Créer des nomenclatures

Articles et stocks → Articles → Articles nomenclatures

Puis

Puis revenez sur l’article en double-cliquant dessus, vous avez accès à la saisie de la décomposition de la

nomenclature .

Validez , puis

Puis , ….

Code nomenclature

Référence nomenclature

TVA

Famille comptable

Reprenez le code de la nomenclature

Reprenez la référence de la nomenclature

Listez les articles rentrant dans la composition de la nomenclature



Puis revenez sur l’article en double-cliquant dessus, vous pouvez à présent déterminer le mode de calcul du prix de vente.

Cas particulier des ventes en devise

Ventes → Tarifs → Article

Indiquer le stock minimum et maximum

Articles et stocks → articles → articles de marchandises → « double-clic sur l’article souhaité » → →

→ « double-clic sur l’article » →

Cette fonction est également possible en passant par : Articles et stocks → consultations → articles disponibles

Déterminez l’origine du calcul du prix de vente

Déterminez la marge à appliquer

Cochez pour le calcul du prix de vente

Recherchez l’article à vendre en devise Recherchez la devise dans laquelle l’article sera vendu

Indiquez le prix de vente en devise

Stock maximum

Stock minimum



Créer des mouvements de stock exceptionnels

Articles et stocks → Traitements → Mouvements exceptionnels

Exemple de reprise du stock Articles et stocks → Traitements → Mouvements exceptionnels → Entrée

Choisissez votre dépôt

Sélectionnez l’article

Saisissez la date du mouvement

Saisissez la quantité du mouvement de

stock

Choisissez le motif du mouvement de

stock

Si vous n’avez pas créé de motif,

Appuyez sur , puis . Et créez le motif de mouvement de stock



Établir un document des achats (Bon de commande, bon de réception, facture, avoir…) Achats → saisie → Choisir le document des achats souhaité

Exemple : commande fournisseur Date de la commande Fournisseur

Possibilité de transformer le document en :

Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement.

Permet d’ajouter du port et divers frais.

Permet d’agir sur les lignes d’articles.

Réf. article Quantité article

Date souhaitée de la livraison

Permet de faire des sous-totaux d’articles.



Établir un document des ventes (Bon de commande, bon de livraison, facture, avoir…) Ventes → saisie → Choisir le document des ventes souhaité

Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement.

Permet d’ajouter du port et divers frais.

Permet d’agir sur les lignes d’articles.

Quantité article

Date prévue de la livraison

Permet de faire des sous-totaux d’articles.

Exemple : Facture client Date de la commande Client

Réf. article

Permet d’affecter un centre analytique

Permet de saisir des acomptes



Saisir un acompte

Saisir le document commercial → Rechercher l’icône

NB : Les acomptes sur les documents commerciaux des achats ne sont accessibles qu’à partir du mode opératoire suivant.

Paramètres → Pièces → Natures

On propose à présent de noter le mot de passe du jour (différent chaque jour).

Modifier un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → modification → Choisir le document à modifier → Choisir le fournisseur ou client et la

date du document → → Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui vous intéresse → modifiez le document à votre souhait

Vous pouvez ne pas saisir de mot de passe. Mais dans ce cas, vous n’aurez pas accès à tous les paramétrages. Pour obtenir ce mot de passe, il faut téléphoner à l’assistance CEGID. Ce mot de passe n’est valable que pour une seule journée.

1° Choisir le ou les document(s) commercial(iaux) pour lesquels vous souhaitez gérer d’éventuels acomptes

2° Sélectionner l’onglet Gestion

3° Cochez « Gestion des acomptes »



Transformer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → modification → Choisir le document à transformer → Choisir le fournisseur ou client et

la date du document → → Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui

vous intéresse → → Appuyez sur le bouton de génération et choisissez le document Ou Achats ou Ventes → Génération → Choisir le document commercial que vous souhaitez obtenir (BL, facture…) → Recherchez le document commercial que vous souhaitez transformer

Imprimer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → Éditions → Éditions différées Préparer un réapprovisionnement

→ →

→ → → →

Exemple : Génération d’un bon de livraison

Recherche du document à transformer

Plusieurs critères de choix sont possibles pour rechercher votre document.

Validez votre recherche

Achats → Réapprovisionnement → Suggestion → …

Important : renseignez le dépôt



Fiche d’instruction- CEGID Suivi des règlements Comptabilisation des opérations réalisées avec la caisse Selon le cas, choisissez,… Suivi fournisseurs → Écritures → Saisie courante Suivi clients → Écritures → Saisie courante Puis choisissez le journal de caisse Règlements des fournisseurs Règlement et comptabilisation des chèques des fournisseurs Suivi fournisseurs → Chèques → Lettres-chèques → Édition et comptabilisation des lettres-chèque

Soit vous recherchez le fournisseur à partir des

critères de sélection

Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes

Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,

Puis .

Complétez le journal, le compte de génération et la

génération.

Puis validez.



Règlement et comptabilisation des virements fournisseurs Suivi fournisseurs → Virements → Lettres-virement → Édition et comptabilisation des lettres-virement





Puis .


génération.

Puis validez.

Complétez les cellules selon vos données


Sélectionnez le modèle « Lettre

chèque avec escompte » Puis imprimez la

lettre chèque

Validez l’écriture qui s’est générée



Cas particulier des virements fournisseurs en devises

Suivi fournisseurs → Virements → Lettres-virement → Édition et comptabilisation des lettres-virement

Sélectionnez le modèle

« Lettre avis de virement » Puis imprimez la lettre

avis de virement


Choisissez la devise du virement et validez

Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris

Puis .


génération.


On vous demande de saisir le taux de

devise

Saisissez votre cotation

Puis validez.

Sélectionnez le modèle

« Lettre avis de virement »

Puis imprimez la lettre avis de virement




Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : La création de l’effet Suivi fournisseurs → B.O.R. → Lettres-BOR → Édition et comptabilisation des lettres-BOR

Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change

Choisissez la devise et

validez

Appuyez sur le troisième onglet, « Paramètres de régularisation »

Choisissez le journal «Écart de change » Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur

espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,

Puis .





Puis .


génération.

Puis validez.




Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : Le paiement de l’effet Suivi fournisseurs → B.O.R. → Remise en banque → Remise

Sélectionnez le modèle que

vous souhaitez Puis imprimez la lettre

avis de virement

Sélectionnez le compte de la

banque


Appliquez ces critères


Puis .

Appliquez ces critères





Règlements des clients Règlement et comptabilisation des chèques des clients Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis..

Règlement et comptabilisation des virements des clients Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis..

Soit vous recherchez le client à partir des critères de

sélection

Soit vous recherchez la créance parmi les créances

existantes


Puis .


sélection


existantes


Puis .


génération.

Puis validez.





Cas particulier des encaissements en devises

Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis…


génération.

Puis validez.



Choisissez la devise de l’encaissement

Puis sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris.

Puis .


génération.




Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : La création de l’effet Suivi clients → Traites → Lettres-Traites → Édition et comptabilisation lettres-Traites

On vous demande de saisir le taux de

devise

Saisissez votre cotation Puis validez.


Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change

Vérifiez la devise Appuyez sur le

troisième onglet, « Paramètres de régularisation »

Choisissez le journal «Écart de change » Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur

espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,

Puis .


sélection


existantes


Puis .



Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : Le paiement de l’effet Suivi clients → Traites → Remise à l’encaissement → Remise


génération.


Sélectionnez le modèle que

vous souhaitez Puis imprimez le

document



Puis .



Fiche d’instruction- CEGID Paie Paramétrages utiles avant de débuter 1° créez les comptes des organismes dans Cegid comptabilité (utile pour le transfert des écritures en comptabilité)

2° Administration → Société → Assistant Création Dossier Étape 1/3 → Caractéristiques

→ Établissements

Étape 2/3 → Caractéristiques → Profils

Cochez Gestion des congés payés

Sélectionnez comptable

→ Génération comptable

Complétez selon vos éléments

Sélectionnez le modèle CEG Salaire mensuel

Vérifiez les éléments



→ Congés payés → Exercices sociaux

3° mettre en place des calendriers (utile pour la saisie des congés payés)

Paramètres → Dossier → Calendrier → Horaire → → → Donnez un titre à votre calendrier → Renseignez les horaires de votre calendrier

4° Sauf en cas de création d’entreprise, vous aurez une reprise des congés payés acquis des salariés (utile pour la saisie des congés payés) Paie → Salariés → Congés payés → Reprise des congés payés

Vérifiez les données de l’exercice en

double-cliquant sur la ligne

Renseignez les dates et ouvrez l’exercice

Recherchez votre calendrier

nouvellement créé

Saisissez les horaires de ce

calendrier

Complétez selon vos données

Date de la reprise

Montant du salaire annuel de base

Acquis N-1 Acquis N

Nombre de mois donnant le droit à acquisition des CP

Nombre de jours acquis

2.08*12

Nombre de jours

pris

Congés pris en valeur

54000*0.1/25*20

Important Permet de visualiser les congés sur le bulletin



Saisie des données d’un salarié

Paie → Salariés → Salariés → Exemple de saisie :

Saisie de données classiques d’un salarié

CEG Salaire horaire permet le calcul : Nombre d’heures par mois x taux horaire

CEG Cadre est le profil prédéfini pour le calcul d’un bulletin de salaire d’un cadre

Nous ne possédons pas à cet instant une version mise à jour pour le calcul de l’exonération des charges des heures supplémentaires. Par contre, si vous possédez une version postérieure à la mise à jour de décembre 2006, vous trouverez une ligne dans ce cadre pour

l’exonération des heures supplémentaires.

Selon le cas d’espèce

Renseignez les horaires

Personnalisez le calendrier selon

l’emploi du salarié

Saisie des coordonnées bancaires du salarié

Informations sur les congés de ce salarié



Ajout d’une cotisation

Paramètres → Cotisations →

Modification d’un taux de cotisation Paramètres → Cotisations → Recherchez la cotisation souhaitée et double-clic dessus Modification d’un calendrier Soit vous revenez dans l’assistant de création de dossier Administration → Société → Assistant Création Dossier

Soit vous retrouvez les paramètres dans Paramètres → Dossier → Calendrier → Horaire Insertion d’un nouveau motif d’absence (maladie, AT…)

Paramètres → Tables → Motifs → Absences →

Saisissez le taux Base du taux

Liste des cotisations qu’il faut rattacher à un compte comptable

Double-clic

Rattachez le compte comptable

Folio 1 = Taux salarial

Folio 2 = Taux patronal



Saisie d’un congé payé

Paie → Salariés → Congés payés → Gestion par salarié

Puis, et .

Saisie d’une absence (ex : maladie)

Paie → Salariés → Absences → Gestion par salarié → .

Choisissez le salarié pour lequel il faut saisir les congés

payés

Puis validez

Indiquez la date de début et de fin des congés

Le nombre de jours et les heures se calculent si vous avez renseigné un calendrier auparavant

Choisissez le salarié

Indiquez le motif d’absence

Indiquez la date de début et de fin de l’absence



Établissement des bulletins de paie Paie → Paie → Saisies → Saisie de bulletins

Puis, Double-clic pour obtenir le bulletin d’un salarié.

Choisissez le mois

Décochez « liste des paies effectuées »

Appliquez le critère

Congés payés précédemment saisis

Permet d’insérer une ligne dans le détail du salaire et d’ajouter des heures supplémentaires, une prime, un avantage en nature …

Permet de gérer plusieurs éléments du salaire et notamment des congés payés ou absences…

Si l’on veut par exemple que cette prime figure chaque mois sur le bulletin, choisissez « salarié ».



Gestion des acomptes

Paie → Paie → Gestion des acomptes → Saisie

L’acompte est visible dans le bulletin dans l’onglet « retenues »

Avant d’enregistrer les acomptes, vérifiez que vos paramètres soient bien renseignés.

Choisissez la période

Complétez selon vos données

Puis validez

Et visible sur le bulletin



Clôture d’un mois de paie Paie → Paie → Outils → Cloture mensuelle →

Puis, . Génération d’écritures de paie Paie → Paie → Génération comptable →

Puis, .

Puis, . Impression des bulletins et divers documents Paie → Éditions

Choisissez l’année et le mois que vous souhaitez clôturer.

Sélectionnez un établissement

Sélectionnez la période de paie

Sélectionnez le journal de paie

Sélectionnez le modèle d’écriture.

Modèle Cegid si vous n’en n’avez pas créé

Documents

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