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GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO
MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA
Colombia, 2008
COMITÉ DIRECTIVO
Fray Marino Martínez PérezRector
Hernán Ospina AtehortúaVicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación
José Jaime Díaz OsorioVicerrector Académico
Francisco Javier Acosta GómezSecretario General
Contabilidad GeneralMario de Jesús Cadavid Fonnegra
Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Económicas y Contables:María Victoria Agudelo Vargas
Corrección de estilo:SOMOS PROFESIONALES LTDA.
Diseño:Colectivo Docente Facultad de Administración
Impresión:Departamento de Publicaciones FUNLAM
www.funlam.edu.co
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOSMedellín – Colombia2008
Contabilidad General 2
CONTENIDO
PRIMERA PARTE: PROTOCOLO ACADÉMICO
PRESENTACIÓN 8
1. IDENTIFICACIÓN 10
Ficha técnica ............................................................................................................... 10 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 11
2.1. Objetivo general ................................................................................................ 11
2.2. Objetivos específicos .......................................................................................... 11 3. UNIDADES TEMÁTICAS 13
UNIDAD 1 ................................................................................................................. 13
UNIDAD 4 ................................................................................................................. 14
UNIDAD 6 ................................................................................................................. 14 4. METODOLOGÍA GENERAL 14
5. EVALUACIÓN INTEGRAL 17
5.1. Sistema de evaluación ......................................................................................... 17
5.2. Actividades de reconocimiento .......................................................................... 18
5.3. Actividades de profundización .......................................................................... 18 INTRODUCCIÓN 20
JUSTIFICACIÓN 22
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 24
1.1. Definición de contabilidad ................................................................................. 25
1.2. Objetivos de la contabilidad .............................................................................. 26
Contabilidad General 3
1.3. Clasificación de la contabilidad ......................................................................... 27 1.3.1. Según el origen del capital ............................................................................. 27 1.3.2. Según la clase de actividad ............................................................................ 27
1.4. Cualidades de la información contable ............................................................. 28
1.5. Principios de contabilidad .................................................................................. 29 1.5.1. Entidad o ente económico ............................................................................ 29 1.5.2. Equidad .......................................................................................................... 29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha ................................................................. 29 1.5.4. Período contable ............................................................................................ 30 1.5.5. Unidad de medida .......................................................................................... 30 1.5.6. Valuación o medición .................................................................................... 30
1.6. Clasificación de las empresas ............................................................................. 30 1.6.1. Según su actividad ......................................................................................... 31 1.6.2. Según su constitución legal ........................................................................... 32
1.7. La ecuación contable ......................................................................................... 36 ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO +
PATRIMONIO 37
1.8. Estados financieros ............................................................................................ 38 1.8.1 Estados financieros de propósito general ...................................................... 38 1.8.2. Estados financieros básicos .......................................................................... 39 1.8.3. Estados financieros consolidados ................................................................. 39
40
2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y
BALANCE GENERAL 41
2.1. Estado de resultados ........................................................................................... 42 2.1.1. Estado de resultados acumulados .................................................................. 44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios ..................................... 45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial ......................................... 48
2.2. El balance general ............................................................................................... 51 2.2.1. Clasificación de los activos ........................................................................... 52 2.2.2. Clasificación de los pasivos .......................................................................... 57
2.3. Clasificación del patrimonio .............................................................................. 60 Contabilidad General 4
2.3.1. El capital ........................................................................................................ 61 2.3.2. Reservas ........................................................................................................ 61 2.3.3. Ganancias acumuladas .................................................................................. 61
3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS
CUENTAS 69
3.1. La ecuación contable .......................................................................................... 70
3.2. La cuenta ............................................................................................................ 71
3.3. Naturaleza de los activos ................................................................................... 72
3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio ............................................................ 72
3.5. Naturaleza de los gastos ..................................................................................... 72
3.6. Naturaleza de los ingresos .................................................................................. 73 4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE 83
ESPECÍFICOS ........................................................................................................... 84
4.1. Efecto de los hechos económicos ....................................................................... 84
4.2. La partida doble ................................................................................................. 86 4.2.1. Registros simples ........................................................................................... 87 4.2.2. Registros compuestos .................................................................................... 87
4.3. Libros de contabilidad ........................................................................................ 87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad ...................................................... 88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad ............................................................... 89
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES ...................................... 100
No Corrientes Patrimonio .................................................................................. 101
Total activos $123.232920 .................................................................................... 101
Pasivo + Patrimonio $123.232.920 ......................................................................... 101
Contabilidad General 5
5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE
AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE
CIERRE 105
5.1. Período contable y preparación de estados financieros ................................ 106
5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable ........................... 106
5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja ............. 108
5.4. Asientos de ajuste ............................................................................................. 109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes ............................................................. 110 5.4.2. Clasificación de los ajustes .......................................................................... 111
5.5. Ajustes acumulados .......................................................................................... 112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados ....................................................................... 112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados .................................................................... 114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros ...................... 117
5.6. Ajustes diferidos ................................................................................................ 119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos ..................................................................... 119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos .............. 123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ...................... 128
5.7. Ajustes por depreciación .................................................................................. 129
5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones ............................................... 132
5.9. Asientos de cierre .............................................................................................. 134 Dinámica para los asientos de cierre ..................................................................... 135
6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 144
6.1. ¿Qué son los estados financieros? ................................................................... 145
6.2. Clasificación ...................................................................................................... 145 Estados financieros de propósito general .............................................................. 145
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 162
BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 174
Contabilidad General 6
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 175
Contabilidad General 7
PRESENTACIÓN
Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de
Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria
Luis Amigó.
Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en
la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y
alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir
problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y
la tecnología con criterios éticos y de calidad.
La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de
formación que supere obstáculos representados en grandes distancias
geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las
oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior.
Contabilidad General 8
Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo,
creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda
nuestra sociedad.
Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que
construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de
comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el
que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el
módulo de aprendizaje. La guía considera las orientaciones sobre el
desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la
interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las
actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria,
proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante. El
módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante
la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo.
Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios
para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos
en este nuevo ciclo de su formación profesional.
Contabilidad General 9
1. IDENTIFICACIÓN
Ficha técnica
CURSO CONTABILIDAD FINANCIERA
AUTOR MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA
Contabilidad General 10
INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN
PALABRAS CLAVE ECUACIÓN CONTABLE
ÁREA DE CONOCIMIENTO BÁSICA
CRÉDITOS TRES (3)
CIUDAD MEDELLÍN
FECHA AGOSTO DE 2004
ACTUALIZACIÓN
ADICIÓN DE TEMAS
APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
2.1. Objetivo general
El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la
generación de información financiera, además analizará e interpretará la
información contenida en los estados financieros de una empresa de
servicios y de una empresa comercial.
2.2. Objetivos específicos
Contabilidad General 11
Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico
de información para las organizaciones.
Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos
contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones
Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño,
procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución
legal.
Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable
con respecto al registro de la información contable
Utilizar correctamente los procedimientos contables para la
elaboración del estado de resultados y del balance general.
Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una
cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.
Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos
normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos
económicos.
Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período
contable en la organización, las cuales permiten determinar
razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la
organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre.
Contabilidad General 12
Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un
proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de
cierre efectuados en toda organización.
Comprender las principales clases de estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto
2649 y 2650 de 1993)
3. UNIDADES TEMÁTICAS
UNIDAD 1
Introducción a la contabilidad
UNIDAD 2
El ciclo contable estado de resultados y balance general
Contabilidad General 13
UNIDAD 3
La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas
UNIDAD 4
El proceso de registro de la información contable
UNIDAD 5
Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y
aplicaciones). Asientos de cierre
UNIDAD 6
Estados financieros básicos y estados financieros de propósito
especial
4. METODOLOGÍA GENERAL
Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios
definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y
seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros.
En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos
que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se
utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de
éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes
Contabilidad General 14
sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en
el tiempo destinado al trabajo independiente.
Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el
estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las
asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma
consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de
los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de
la siguiente manera:
Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y
el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio
Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los
demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas
de la primera y segunda unidad.
Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber
conceptualizado las unidades 1 y 2.
En la unidad 1, denominada “Introducción a la Contabilidad”, conceptos
básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios
que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de
profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado
en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones de Gonzalo Sinisterra.
La unidad dos comprende “El ciclo contable, el estado de
resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y
66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se
presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El
estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de Contabilidad General 15
Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3.
En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos
a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios
propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio
personal de desempeño elaborado por el alumno.
Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales,
en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante
debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “La
ecuación contable y la naturaleza de las cuentas” correspondiente a la
unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo,
además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de
finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos
anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información
para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un
seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se
realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad.
Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos
los conceptos correspondientes al “Registro de la ecuación contable”
correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los
libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101
del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de
contabilidad de Gonzalo Sinisterra.
Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya
debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la
suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “Terminación del
ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre”, Contabilidad General 16
recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados
financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103
y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la
realización de trabajo para la sexta unidad “Estados financieros básicos y
estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra
entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios
propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas
162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las
actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo.
Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad
sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un
espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y
logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del
estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en
el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante
podrá conocer la certificación final del curso.
5. EVALUACIÓN INTEGRAL
5.1. Sistema de evaluación
Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como
“ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis,
comprensión e interpretación de información que permita a los actores
educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los
estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica,
integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter éticoContabilidad General 17
El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante;
en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades
evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su
proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos
acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades
encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los
docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos.
La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará
con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil.
5.2. Actividades de reconocimiento
Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante
identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto
permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos
presentados en cada unidad.
5.3. Actividades de profundización
Contabilidad General 18
Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los
conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan
en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los
ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.
Contabilidad General 19
INTRODUCCIÓN
Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en
respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero
muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos
dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos
relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra.
La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una
función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más
fundamental: la del límite de una función.
Contabilidad General 20
El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de
conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y
Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo
ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y,
por último, optimización y bosquejo de curvas.
En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un
conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto
de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha
unidad.
La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y
secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las
ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de
profundización.
Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las
tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración;
además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que
se presentan al estudiar el cálculo diferencial.
Contabilidad General 21
JUSTIFICACIÓN
Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones
razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una
decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la
información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de
la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las
organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es
precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los
responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es
Contabilidad General 22
dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e
interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la
importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de
los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para
estudiar y aprender la contabilidad.
Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la
contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el
reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables
generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes
situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida
profesional.
Contabilidad General 23
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
OBJETIVOS
GENERAL
Introducir un conjunto de conceptos,
definiciones, normas, características,
objetivos y terminología utilizados en el
lenguaje contable.
ESPECÍFICOSContabilidad General 24
1. Reconocer la importancia de la
contabilidad como un sistema básico de
información para las organizaciones.
2. Valorar los objetivos y la importancia
contable en la toma de decisiones.
3. Conocer los diferentes tipos de
organizaciones definidas según sus
características de orden legal.
4. Diferenciar las formas de organización
legal de los entes económicos, a partir de
sus actividades y características jurídico-
contables.
5. Conocer las normas básicas que regulan la
contabilidad en general.
1.1. Definición de contabilidad
Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones
son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos
monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y
transacciones de una empresa.
Contabilidad General 25
1.2. Objetivos de la contabilidad
El objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar información
financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades
económicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la
verdadera situación económica de la misma, con el fin de que puedan
tomarse decisiones.
La contabilidad suministra información de la empresa:
- A los administradores, como contribución a sus funciones de
planeación, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos
mismos requieren información financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable y oportuna.
- A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren
información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su
capital invertido y confiado a la administración.
- A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización
información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago
y decidir la autorización de un préstamo.
- A las entidades del sector público, quienes hacen uso de la
información suministrada por la contabilidad cuando tienen que
determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y
otros tributos a cargo de la empresa.
Contabilidad General 26
- A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan
información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus
peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores.
1.3. Clasificación de la contabilidad
1.3.1. Según el origen del capital
La contabilidad puede ser:
- Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y
preparación de estados financieros de empresas particulares.
- Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del
Estado en sus instituciones y diferentes organismos.
1.3.2. Según la clase de actividad
La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad
económica desarrollada por la empresa:
- Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios
dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún
proceso adicional de transformación de éstas.
Contabilidad General 27
- Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas
dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la
transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos
unitarios de producción o de explotación.
- Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la
venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional.
1.4. Cualidades de la información contable
Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes
características básicas:
- Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de
entender por sus usuarios internos y externos.
- Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar
decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los
usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o
transacciones realizadas.
- Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre
bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del
tiempo.
Contabilidad General 28
1.5. Principios de contabilidad
Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben
tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las
actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la
contabilidad cumpla sus fines u objetivos.
Los principios contables más importantes son:
1.5.1. Entidad o ente económico
Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades
independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la
de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia
absoluta de las personas dueñas de la misma.
1.5.2. Equidad
La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es
decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los
mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores,
sin favorecer a ninguno en particular.
1.5.3. Continuidad o negocio en marcha
Contabilidad General 29
Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su
inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar
utilidades.
1.5.4. Período contable
Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes
convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus
costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de
una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de
información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
1.5.5. Unidad de medida
Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con
la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional
el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.
1.5.6. Valuación o medición
Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al
costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más
todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición
1.6. Clasificación de las empresas
Contabilidad General 30
De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se
entiende toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada
a la prestación de servicios”.
De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes
económicos se suelen clasificar de la siguiente manera:
1.6.1. Según su actividad
- Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura
y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por
ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas.
- Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los
recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas,
piedras preciosas y otros minerales.
- Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias
primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán
vendidos al consumidor final.
En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos,
maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector
secundario de la economía.
- Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin
transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo
Contabilidad General 31
general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a
los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de
operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de
cadena.
- Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad
profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de
educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol,
bancos, centros hospitalarios.
1.6.2. Según su constitución legal
De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta
puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal.
- Empresa unipersonal. Según la ley 222 de 1995, con la cual se
reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que
reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá
destinar parte de sus activos para la realización de una o varias
actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez Contabilidad General 32
inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La
responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes
aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la
razón social debe estar seguida de la expresión “empresa
unipersonal” o de la sigla EU.
- Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas
que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el
nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por
cuotas o partes de interés y sociedades por acciones.
Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de
responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos
legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:
- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más
personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante
otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y
solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los
socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y
compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los
apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable
entre la sociedad y los propietarios.
Contabilidad General 33
- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo
menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder
de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios
responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se
puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en
los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos,
una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración,
cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su
totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual
valor cada una.
La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar
seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso
de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de
la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a
constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su
capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser
ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios
podrá delegar la representación y la administración en un gerente.
- En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos
de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados
también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su
responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los
comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con
sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades
antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo
o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y
compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La Contabilidad General 34
administración de la sociedad corresponde a los socios gestores,
directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en
los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se
distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se
estipule en la escritura de constitución.
Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas
por acciones y sociedad anónima.
- En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita
simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios;
estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros
comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las
operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus
aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido
de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía”
o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad
Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social
debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la
sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en
que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera
parte del valor de cada acción suscrita.
La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada
ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del
capital suscrito.
- Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el
nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de
Contabilidad General 35
cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en
cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La
responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos
aportes de capital
La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a
las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad
anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian
las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente
por las operaciones de la sociedad.
Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de
las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al
menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera
indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y
deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su
totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un
año.
1.7. La ecuación contable
La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que
representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la
ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el
lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores,
proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir,
en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los
Contabilidad General 36
derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede
expresar de la siguiente manera:
Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que
todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las
personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los
propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la
empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad
económica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas
(acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen
como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como
Patrimonio.
Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente
ecuación:
O mediante el siguiente esquema:
Contabilidad General 37
PROPIEDADES = PARTICIPACIONES
Bienes poseídos Acreedores y propietarios
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVO +
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
1.8. Estados financieros
Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma
resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o
empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera
y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.
El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las
características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados
financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general
y de propósito especial.
1.8.1 Estados financieros de propósito general
Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para
darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la
capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos
estados caracterizados por su claridad, neutralidad, concisión y fácil
consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros
consolidados.
Contabilidad General 38
1.8.2. Estados financieros básicos
Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente
debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son
estados financieros básicos los siguientes:
Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujo de efectivo
1.8.3. Estados financieros consolidados
Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus
subordinados, como si fuesen una sola empresa.
Contabilidad General 39
Contabilidad General 40
2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS
Y BALANCE GENERAL
OBJETIVOS
GENERAL
Dar a conocer al estudiante los dos
principales estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas
vigentes en Colombia.
ESPECÍFICOS
1. Presentar los elementos que conforman
los estados financieros.
2. Clasificar los estados financieros de
acuerdo con las características de los
usuarios a quienes se dirigen.
3. Comprender las normas básicas para la
preparación y elaboración de los estados
financieros.
4. Establecer modelos de presentación de los estados financieros.
Contabilidad General 41
5. Resaltar la importancia de los estados
financieros como medio de presentar
información contable de un ente
económico para diferentes tipos de
usuarios.
2.1. Estado de resultados
Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado
de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para
evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante
guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.
El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a
los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos
en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia
entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda
por la empresa durante el período.
Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio
de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los
ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un
resultado justo.
El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas
denominadas nominales o transitorias porque solamente pertenecen al
período contable que se esté elaborando.
Contabilidad General 42
La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de
resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta
de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas
y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del
período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente
económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los
costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad
operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen
los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de
renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe
estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio.
A continuación se describen los principales componentes del estado de
resultados:
- Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por
la venta de bienes o servicios.
- Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la
producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos.
- Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero
causados en las actividades de administración y comercialización de
la empresa.
- Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades
diferentes del objeto social de la empresa.
Contabilidad General 43
- Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la
empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto
social.
- Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes
vendidos por la empresa.
- Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante
un período contable.
- Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es
decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto.
Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de
resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles,
a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada
una de las actividades económicas.
2.1.1. Estado de resultados acumulados
Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en
cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe
ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone
de la siguiente manera:
Saldo período anterior $ xxx
+ Utilidad neta período $ xxx
- Dividendos decretados $(xxx)
Contabilidad General 44
= Ganancias acumuladas $ xxx
2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios
Ingresos operacionales (por venta de servicios) $ xxxx
- Gastos operacionales ($ xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Papelería $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Seguros $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
Publicidad $ xxx
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $ xxxx$ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
Descuentos $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($ xxx)
Contabilidad General 45
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Reparaciones $ xxx
=Utilidad antes de impuestos=Utilidad antes de impuestos $ xxxx$ xxxx
- % Estimado de impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx
Ejemplo práctico
Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria
Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente
económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados
en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.
Ingresos por servicios $56.500
Ingresos por Intereses $2.435
Utilidad en venta de activos $1.250
Gasto servicios públicos $952
Gasto depreciación $1.360
Gasto impuesto predial $3.575
Gasto asesorías $2.125
Gasto Reparación $645
Gasto nómina $29.350
Gasto arrendamiento $3.070
Gasto reparación $300
Gasto mantenimiento $540
Gasto honorarios $1.750
Gasto seguros $665 Contabilidad General 46
Ingresos por asesoría $625
Gasto intereses $1.520
ESTADO DE RESULTADOS
INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X
Ingresos x servicios $56.500
- Gastos operacionales ($41.262)
Nómina $29.350
Arrendamiento $3.070
Servicios públicos $952
Mantenimiento $540
Depreciación $1.360
Honorarios $1.750
Impuesto predial $3.575
Seguros $665
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $15.238 $15.238
+ Otros ingresos no operacionales $4.310
Utilidad venta activos $1.250
Intereses $2.435
Asesorías $625
- Otros gastos no operacionales ($3.945)
Reparación $300
Asesorías $2.125Contabilidad General 47
Intereses $1.520
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $15.603$15.603
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($6.007)
= Utilidad neta período $9.596
2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial
Ingresos operacionales (venta de mercancías) $ xxxx
- Devoluciones ($xxx)
- Descuentos ($xxx)
- Rebajas ($xxx)
= Ventas netas $ xxxx
- Costo mercancía vendida (C.M.V) ($xxx)
= Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $ xxxx$ xxxx
- Gastos operacionales ($xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Papelería $ xxx
Seguros $ xxx
Empaques $ xxx
Publicidad $ xxx
Seguros $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
= Utilidad Operacional= Utilidad Operacional $ xxxx$ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx
Contabilidad General 48
Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($xxx)
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Reparaciones $ xxx
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $ xxxx$ xxxx
- % Estimado de Impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx
Ejemplo práctico
La presente información, suministrada por el contador de almacenes la
Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de
pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.
Costo mercancía vendida $46.800
Gasto servicios públicos $3.290
Ingresos por intereses $1.300
Ingresos por arrendamiento $2.600
Gasto publicidad $2.450
Gasto mantenimiento $1.200
Gasto depreciación $987
Descuentos $3.200
Ingresos por venta de mercancía $90.000
Gasto reparación $1.480
Gasto papelería $1.540
Gasto nómina $12.370
Gasto empaques $4.670
Gasto intereses $1.300
Contabilidad General 49
Gasto seguro $2.000
Devoluciones $2.600
ESTADO DE RESULTADOS
ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X
Ingresos por venta de mercancía $90.000
- Devoluciones en ventas ($2.600)
- Descuentos en ventas ($3.200)
= Ventas netas $84.200
- Costo mercancía vendida ($46.800)
= Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $37.400$37.400
- Gastos operacionales ($28.507)
Servicios públicos $3.290
Papelería $1.540
Gasto nómina $12.370
Publicidad $2.450
Empaques $4.670
Mantenimiento $1.200
Depreciación $987
Seguro $2.000
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $8.893$8.893
+ Otros ingresos no operacionales $3.900Contabilidad General 50
Intereses $1.300
Arrendamientos $2.600
- Otros gastos no operacionales ($2.780)
Reparación $1.480
Intereses $1.300
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $10.013$10.013
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($3.855)
= Utilidad neta período $6.158
2.2. El balance general
Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a
una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al
cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por
requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos:
mensual, trimestral o semestral.
El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer
información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener
acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación
financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la
organización para la toma de decisiones gerenciales.
El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de
los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo
constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus
elementos los siguientes:
Contabilidad General 51
a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera fluyan beneficios futuros.
b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del
ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se
reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer
servicios a otros entes.
c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos.
El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte
corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y
exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre
presentación y revelación de estados financieros.
2.2.1. Clasificación de los activos
Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:
• Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas
partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un
período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se
consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas
que los componen son:
Contabilidad General 52
- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de
propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera
disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la
entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por
cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta
de bienes o servicios.
- Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos
por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos
del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas
en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del
mercado al cierre del período.
- Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de
terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no
comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas
por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por
cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz,
cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar,
anticipos y avances.
- Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de
la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero,
por ejemplo, letras, pagarés, cheques posfechados, avales
financieros.
- Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter
temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o
partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o Contabilidad General 53
cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico
con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez,
establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir
con disposiciones legales o reglamentarias.
- Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos
por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso
de transformación o adición.
Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los
inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en
proceso, de materias primas, de productos terminados.
- Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los
desembolsos de dinero que el ente económico realiza
anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el
futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable
mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del
período respectivo.
- Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la
empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se
espera rendimiento en el futuro.
• Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Están
constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o
construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de
construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente
Contabilidad General 54
para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos
en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito
de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente,
tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los
activos no corrientes son las siguientes:
- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la
empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son
agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no
renovables.
- Edificios. Representan el valor de todos los bienes raíces que posee
la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20
años.
- Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la
empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos
depreciables que poseen una vida útil de 10 años.
- Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.
.
- Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.
Contabilidad General 55
- Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se
tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil
de 5 años.
- Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil
de 5 años.
Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con
excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que
se denomina depreciación acumulada.
Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre
un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de
factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los
avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un
período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen
varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el
método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente
manera:
Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales
Vida útil
Depreciación mensual = Depreciación anual
12 meses
Contabilidad General 56
• Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia física pero
producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de
activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good
will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las
franquicias y las concesiones.
2.2.2. Clasificación de los pasivos
Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:
• Pasivos corrientes. Esta categoría incluye todas las obligaciones que
deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año.
Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo
con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las
siguientes:
• Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan
todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de
bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras.
• Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente
económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios
para la fabricación o comercialización de los productos para la venta,
en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el
objeto social.
Contabilidad General 57
• Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contraídas por el
ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y
obligaciones financieras.
• Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por
la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un
documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro
de la obligación.
• Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades
que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general
de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la
declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el
período.
• Impuestos gravámenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde
al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y
obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones
privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas
determinadas previamente por el Estado.
• Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa
adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se
acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales
Contabilidad General 58
son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel
de vida de los trabajadores.
• Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado.
Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la
empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía.
Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un
futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.
Pasivos estimados
Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor
exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de
pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier
diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un
ajuste.
Pasivos largo plazo
Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y
que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las
cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:
Contabilidad General 59
• Obligaciones bancarias a más de un año. Son obligaciones
contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y
financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de
maquinarias y construcciones.
• Documentos por pagar a más de un año. Deudas contraídas por la
empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un
documento financiero.
• Hipotecas por pagar. Deudas contraídas por la empresa las cuales
tienen como respaldo sus activos.
• Cesantías consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos
aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de
la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por
le empresa.
2.3. Clasificación del patrimonio
El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o
accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que
representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos,
producto de los recursos netos del ente económico que han sido
suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o
como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.
Contabilidad General 60
Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente
manera:
2.3.1. El capital
El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en
especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento
de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el
valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles,
corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha
destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico.
Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor
acordado por los accionistas y que debe constar en la escritura de
constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor
nominal y otras características de las acciones.
2.3.2. Reservas
Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas
para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las
utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan
tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales.
2.3.3. Ganancias acumuladas
Contabilidad General 61
Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está
compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del
período actual.
ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Caja $xxx Obligaciones bancarias $xxx
Bancos $xxx Proveedores $xxx
C x C $xxx C x P $xxx
D x C $xxx D x P $xxx
Inventarios $xxx Dividendos x pagar $xxx
Inversiones $xxx Impuestos x pagar $xxx
Gastos prepagados $xxx Prestac. sociales x pagar $xxx
Cargos diferidos $xxx Pasivos diferidos $xxx
Total activos ctes $xxx Total pasivos corrientes $xxx
No Corrientes Largo plazo
Inversiones perm. $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx
Contabilidad General 62
Propiedad-planta-equipo Documentos x pagar + 1 $xxx
Terrenos $xxx Hipotecas por pagar $xxx
Edificios $xxx Cesantías consolidadas $xxx
Deprec. acum, (xxx) $xxx Total pasivos largo plazo $xxx
Maquinarias $xxx Total pasivos $xxx
Deprec. Acum. (xxx) $xxx Patrimonio
Muebles y enseres $xxx Capital $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Reservas $xxx
Equipos de oficina $xxx Ganancia acumuladas $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Total patrimonio $xxx
Vehículos $xxx Pasivo + patrimonio $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Equipo de cómputo $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Total activos no ctes. $xxx
Activos intangibles $xxx
Total activos $xxx
Ejemplo práctico
Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A
sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego
realizar el balance general:
Cuentas cobrar $408.000
Cuentas x pagar $345.800
Cesantías x pagar $354.000
Ganan. acumuladas $529.500
Deprec. acum. equipo $322.500
Documentos x cobrar $462.000
Deprec. acum. edificio $345.000
Contabilidad General 63
Impuestos x pagar $4.200
D x P largo plazo $345.000
Edificios $570.000
Bancos $358.500
Capital $750.000
Terrenos $336.000
Equipo $525.000
Inventarios $390.000
Hipotecas x P $390.000
Seg. prepagado $336.500
BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Bancos $358.500 Cuentas x pagar $345.800
Cuentas x cobrar $408.000 Impuestos X P $4.200
Documen. x cobrar $462.000 Cesantías x P $354.000
Inventarios $390.000 Total pasivo Cte. $704.000
Seg. prepagado $336.500 Largo plazo
Total activo Cte. $1.955.000 Documentos x P $345.000
No Corrientes Hipotecas x P $390.000
Terreno $336.000 Total largo plazo $735.000Contabilidad General 64
Edificios $570.000 Total pasivos $1.439.000
Dep. acum. (345.000) $225.000 x Patrimonio
Equipo $525.000 Capital $750.000
Dep. acum. (322.500) $202.500 x Ganan acum. $529.500
Total activo No Cte. $763.500 Total patrimonio $1.279.500
Total Activos $2.718.500
Pasivo + Patrimonio $2.718.500
Ejemplo práctico
La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos
correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados,
estado de resultados acumulados y balance general.
Caja $560 Gasto nómina $4.200
Inventario $3.815 Ingresos x asesorías $510
Gasto publicidad $310 Gasto reparaciones $520
Gasto interés $570 Gasto Intereses $480
Obligac. bancarias $4.600 Bancos $1.340
Reservas $1.675 Pasivos diferidos $2.400
Edificio $9.500 Cargos diferidos $978Contabilidad General 65
Muebles y enseres $3.000 Gasto mantenimiento $200
Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120
Dep. acum. edificio $3.400 Cesantías x pagar $5.700
Documentos x pagar $1.960 Capital $9.838
Vehículo $4.700 Dep. acum. vehículo $1.250
Dep. acum. M y E $870 Ganancia acumulada $860
Gasto servi. públicos $1.080 Gasto papelería $450
Ingresos x servicios $10.300 Inversiones $9.040
ESTADO DE RESULTADOS
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Ingresos x Servicios $10.300
- Gastos operacionales ($7.290)
Publicidad $310
Interés $1.050
Servipúblicos $1.080
Nómina $4.200
Mantenimiento $200
Papelería $450
= Ganancias operacionales= Ganancias operacionales $3.010 $3.010
+ Otros Ingresos no operacionales $510Contabilidad General 66
Asesorías $510
- Otros gastos no operacionales ($520)
Reparaciones $520
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $3.000 $3.000
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($1.155)
= Utilidad neta período $1.845
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Saldo período anterior $860
+ Utilidad neta período $1.845
- Dividendos declarados $ 0
= Ganancias acumuladas $2.705
BALANCE GENERAL
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Caja $ 560 Obligaciones bancarias $4.600
Bancos $1.340 Cuentas x pagar $2.500
Cuentas x cobrar $5.120 Documento x pagar $1.960
Inversiones $9.040 Impuestos x pagar $1.155
Inventario $3.815 Cesantías x pagar $5.700
Cargos diferidos $978 Pasivo diferido $2.400
Total activos Ctes. $20.853 Total pasivos Ctes $18.315
No corrientes Largo plazo 0Contabilidad General 67
Propiedad-planta-equipos Total pasivos $18.315
Edificios $9.500 Patrimonio
Dep. acum. ($3.400) $6.100 x Capital $9.838
Muebles y enseres $3.000 Reservas $1.675
Dep. acum. ($870) $2.130 x Ganancias acumuladas $2.705
Vehículo $4.700 Total patrimonio $14.218
Dep. acum. ($1.250) $3.450 x Pasivo +patrimonio $32.533
Total activo no Cte. $11.680
TOTAL ACTIVOS $32.533
Contabilidad General 68
3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE
LAS CUENTAS
OBJETIVOS
GENERAL
Dar a conocer a todos los estudiantes la
naturaleza de las cuentas que componen los
estados financieros de una empresa.
ESPECÍFICOSContabilidad General 69
1. Comprender y manejar la ecuación
contable.
2. Definir lo que es una cuenta.
3. Conocer las cuentas de naturaleza débito
del balance general.
4. Clasificar las cuentas del pasivo y del
patrimonio de acuerdo con su naturaleza.
5. Identificar los elementos débito y crédito
que componen los estados de resultados.
3.1. La ecuación contable
La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas
puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto
internos como externos.
En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado
izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa
para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación
de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.
Contabilidad General 70
Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los
dueños y de terceros.
3.2. La cuenta
En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la
ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que
componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la
utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el
que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su
disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la
existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe
emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados
financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se
denomina Cuenta.
La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que
permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y
disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la
diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor.
Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema
contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se
asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T.
Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado
izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de
las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea
Contabilidad General 71
horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado
derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos
lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo.
A continuación se ilustra una cuenta T.
3.3. Naturaleza de los activos
Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito;
la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en
el lado crédito.
3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio
Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de
naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan
en el crédito y disminuyen en el débito.
3.5. Naturaleza de los gastos
Contabilidad General 72
ACTIVOS
Aumentan+
Disminuyen-
PASIVOS
Aumentan+
Disminuyen-
PATRIMONIO
Aumentan+
Disminuyen-
Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica
dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito.
3.6. Naturaleza de los ingresos
Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es
decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito.
Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier
valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito, y
puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí
recibe el nombre de asiento o registro crédito.
La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas,
se puede formular de la siguiente manera:
Contabilidad General 73
GASTOS
Aumentan+
Disminuyen-
INGRESOS
Aumentan+
Disminuyen-
Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el
cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes
de efectuar los estados financieros.
Ejemplo práctico
Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el
balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito
realizará el siguiente ejercicio:
Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como
aporte de capital de sus socios.
Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en
$4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como
asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también
aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y
origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería:
Contabilidad General 74
BANCOS
(1) 4.000.000 4.000.000 (1)
CAPITAL
Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor
de $1.500.000 en mayo 10.
Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye
en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra
como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece
a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las
cuentas T aparecerían así:
Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por
$8.000.000.
Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en
bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias
origina un crédito.
Contabilidad General 75
(2) 1.500.000
MUEBLES Y ENSERESBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
8.000.000 (3)
OBLIGACIONES BANCARIASBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000
Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el
día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días.
Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores
nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales
originan un crédito.
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada
hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en
el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema
de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la
ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de
cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será
débito, pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito.
En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron
algún movimiento será el siguiente:
Contabilidad General 76
1.000.000 (4)
PROVEEDORES NACIONALESBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000 1.000.000 (4)
(4) 2.000.000
EQUIPO DE CÓMPUTO
1.500.000 (2)
1.000.000 (4)
BANCOS
(1) 4.000.000
(3) 8.000.000
12.000.000 2.500.000
9.500.000
4.000.000 (1)
CAPITAL
4.000.000
4.000.000
(2) 1.500.000
MUEBLES Y ENSERES
1.500.000
8.000.000 (3)
OBLIGACIONES BANCARIAS
8.000.000
1.000.000 (4)
PROVEEDORES NACIONALES
1.000.000
(4) 2.000.000
EQUIPO DE CÓMPUTO
2.000.000
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada
hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento
débito siempre es igual al asiento crédito; éste es el punto inicial del sistema
por partida doble. El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado
cuentas del balance general, pero existen hechos económicos que
comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas
que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad
del ejercicio
Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado débito como
los activos y los ingresos generan un aumento en el crédito como los pasivos
y el patrimonio. Contabilidad General 77
La ecuación ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede
formularse de la siguiente manera:
Esta ecuación así planteada se denomina balance de prueba, en donde la
suma de los saldos débito debe ser igual a la suma de los saldos crédito.
Transacción 5: La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito por
$2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un
activo y aumenta en el débito, e ingresos operacionales que se incrementa
en el lado crédito.
Contabilidad General 78
Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
(5) 2.600.000
CUENTAS POR COBRAR
2.600.000 (5)
INGRESOS OPERACIONALES
Transacción 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en
mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta
en el débito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado
crédito.
Transacción 7: la empresa registra el último día de mes los siguientes
gastos: nómina $960.000, servicios públicos $685.000 y papelería por
$315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado
débito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crédito
Contabilidad General 79
2.600.000 (5)
1.300.000 (6)
INGRESOS OPERACIONALES
3.900.000
1.500.000 (2)
1.000.000 (4)
BANCOS
(1) 4.000.000
(3) 8.000.000
13.300.000
1.960.000 (7)
8.840.000
(6) 1.300.000
4.460.000
GASTO NÓMINA
(7) 960.000
GASTO SERVICIOS PÚBLICOS
(7) 685.000
GASTO PAPELERÍA
(7) 315.000
Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y
disminuciones en el débito y en el crédito, se puede realizar un breve repaso
sobre los temas planteados en el capítulo anterior, tales como la elaboración
del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance
general, de la siguiente manera:
ESTADO DE RESULTADOS
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
Ingresos por servicios $3.900.000
- Gastos operacionales ($1.960.000)
Nómina $960.000
Servicios públicos $685.000
Papelería $315.000
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $1.940.000$1.940.000
+ Otros ingresos 0
- Otros gastos 0
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $1.940.000$1.940.000 Contabilidad General 80
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($746.900)
= Utilidad neta período $1.193.100
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
Saldo período anterior $ 0
+ Utilidad neta período $1.193.100
- Dividendos decretados $ 0
= Ganancias acumuladas= Ganancias acumuladas $1.193.100$1.193.100
Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por
cobrar, muebles y enseres y equipo de cómputo, cuyo resultado se
encuentra en el lado débito.
Además, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores
nacionales e impuestos por pagar acompañadas de las cuentas capitales y
ganancias acumuladas que tienen saldo crédito, se elaborará el balance
general de la siguiente manera:
BALANCE GENERAL
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES
Bancos $8.840.000 Obligaciones bancarias $8.000.000
Cuenta x cobrar $2.600.000 Proveedores nacionales $1.000.000
Total activos Ctes. $11.440.000 Impuestos x pagar $746.900Contabilidad General 81
No corrientes Total pasivos Ctes. $9.746.900
Propiedad-planta y equipos Largo plazo 0
Muebles y enseres $1.500.000 Total pasivos $9.746.900
Equipo de cómputo $2.000.000 Patrimonio
Total activos no Cte. $3.500.000 Capital $4.000.000
Total activos $14.940.000 Ganancias acum. $1.193.100
Total patrimonio $5.193.100
Pasivo + Patrimonio $14.940.000
Contabilidad General 82
4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE
OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar un modelo sistemático que
incluya los procedimientos normalmente
aceptados y utilizados en contabilidad para
registrar los hechos económicos.
Contabilidad General 83
ESPECÍFICOS
1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales
en la ecuación contable.
2. Describir el sistema de partida doble, base para la
elaboración periódica de los estados financieros.
3. Utilizar las reglas del débito y del crédito para el
registro de hechos económicos en los libros de
contabilidad.
4. Describir los libros de contabilidad y señalar la
relación entre éstos y sus respectivos elementos.
5. Registrar transacciones en los libros de
contabilidad.
6. Comprender la importancia del balance de prueba
como medio de verificación del sistema contable.
7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la
preparación de estados financieros.
4.1. Efecto de los hechos económicos
Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la
contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las
personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación,
el control de las actividades y la toma de decisiones.
Contabilidad General 84
Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario
estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de
la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o
electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en
acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como
compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito,
adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento
que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en
términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos
económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda
funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no
serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la
empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o el
establecimiento de una cafetería en la empresa.
Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que
presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción
se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia
sobre los estados financieros
Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente,
base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las
facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los
comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales
deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los
acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y
Contabilidad General 85
terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en
los estados financieros.
Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o
varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones
comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes
casos:
• Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa
compra de contado un vehículo.
• Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa
compra a crédito un equipo de cómputo.
• Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso
de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo.
• Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo:
cancelación de una obligación bancaria.
• Disminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo:
retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.
4.2. La partida doble
Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza
en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada
operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado
izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no
Contabilidad General 86
exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida
doble.
Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los
asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas:
4.2.1. Registros simples
Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo
registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se
afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito.
4.2.2. Registros compuestos
Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas
por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se
afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el
crédito.
4.3. Libros de contabilidad
Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos
soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que
cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros
Contabilidad General 87
de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio
establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales:
a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de
contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o
domicilio.
b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro
mayor y balances, libro de inventarios y balances.
c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios
para el correcto entendimiento de los libros principales.
d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un
balance general que refleje la situación económica de la empresa.
e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilarlas.
4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad
Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir
una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada,
oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su
actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su Contabilidad General 88
situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de
decisiones por parte de los dueños o administradores.
Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los
hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de
vigilancia y control del Estado.
4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad
• Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico
todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el
nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente
formato:
Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio
de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando
la regla del débito y del crédito.
Ejemplo:
Contabilidad General
Fecha Referencia Detalle Débito Créditoxxx xxx xxx xxx
xxx xxx xxx xxx
89
La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de
200x.
• Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable
proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de
los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo
componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se
procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan
para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estará
representado por la cuenta T.
Ejemplo:
Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x
Contabilidad General
Fecha Referencia Detalle Débito Crédito13 DE MAYO
200X COMPRA VEHÍCULO $25.00013 DE MAYO
200X COMPRA BANCOS $25.000
90(1) 25.000
VEHÍCULO BANCOS
25.000 (1)
• Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los
registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la
empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los
libros mayores.
Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así
como para las cuentas del estado de resultados
Ejemplo práctico
La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes
transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice:
registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba,
estado de resultados, balance general.
Contabilidad General 91
Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de
capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por
$17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de
$24.500.000.
Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de
$654.320.
Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000.
Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000.
Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga
el 45% de contado y el resto a 60 días.
Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000.
Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una.
Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito.
Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina
$1.259.460, asesorías $453.700.
Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por
papelería del préstamo se pagan $850.000.
Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000.Contabilidad General 92
Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40%
de contado y el resto a crédito.
Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado:
nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y
asesorías por $375.000.
Solución
A. Libro diario
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
(1) Inversiones $38.250.000
Vehículo $17.600.000
C x C $18.200.000Contabilidad General 93
Bancos $24.500.000
Capital $98.550.000
(2) Gasto impuesto.
Industria y Comercio $654.320
Bancos $654.320
(3) C x C $2.560.000
Ingresos x servicios $2.560.000
(4) Gasto papelería $465.000
Bancos $465.000
(5) Muebles y enseres $3.240.000
Bancos $1.458.000
Cuentas x pagar $1.782.000
(6) Bancos $1.760.000
Ingresos x servicios $1.760.000
(7) Bancos $15.750.000
Inversiones $15.750.000
(8) Gasto mantenimiento. $320.000
C x P $320.000
(9) Gasto nómina $1.259.460
Gasto asesorías $453.700
Bancos $1.713.160
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
(10) Bancos $23.000.000
Obligaciones bancarias $23.000.000
Gasto papelería
préstamo $850.000
Bancos $850.000Contabilidad General 94
(11) Bancos $9.500.000
C x C $9.500.000
(12) Bancos $1.040.000
C x C $1.560.000
Ingresos x servicios $2.600.000
(13) Gasto nómina $1.745.600
Gasto reparación $456.000
Gasto servicios
públicos $760.000
Gasto asesorías $375.000
Bancos $3.336.600
B. Libro mayor (cuentas T)
Contabilidad General 95
BANCOS
(1) 24.500.000
(6) 1.760.000
(7) 15.750.000
(10) 23.000.000
(11) 9.500.000
(12) 1.040.000
75.550.000
67.072.920
654.320 (2)
465.000 (4)
1.458.000 (5)
850.000 (11)
1.713.160 (9)
3.336.600 (13)
8.477.080
15.750.000 (7)
CAPITAL
22.500.000
(1) 38.250.000
VEHÍCULO
(1) 17.600.000
CxC
(1) 18.200.000
(3) 2.560.000
(13) 1.560.000
22.320.000
12.820.000
9.500.000 (11)
9.500.000
CAPITAL
98.550.000 (1)
GASTO IMPUESTO I y C
(2) 654.320
Contabilidad General 96
GASTO PAPELERÍA
(4) 465.000
INGRESOS POR SERVICIOS
2.560.000 (3)
1.760.000 (6)
2.600.000 (12)
6.920.000
MUEBLES Y ENSERES
(3) 3.240.000
CUENTAS POR PAGAR
1.782.000 (3)
320.000 (8)
2.102.000
GASTO MANTENIMIENTO
(8) 320.000
GASTO NÓMINA
(9) 1.259.460
(13) 1.745.600
3.005.060
Contabilidad General 97
OBLIGACIONES BANCARIAS
23.000.000 (10)
GASTO ASESORÍAS
(9) 453.700
(13) 375.000
828.700
GASTO PAPELERÍA PRÉSTAMO
(10) 850.000
GASTO REPARACIÓN
(13) 456.000
GASTO SERVICIOS PÚBLICOS
(13) 760.000
BALANCE DE PRUEBA
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $67.072.920
Inversiones $22.500.000
Vehículos $17.600.000Contabilidad General 98
C x C $12.820.000
Capital $98.550.000
Gasto Impuesto I y C $654.320
Gasto papelería $465.000
Ingresos x servicios $6.920.000
Muebles y enseres $3.240.000
C x P $2.102.000
Gasto mantenimiento $320.000
Gasto nómina $3.005.060
Gasto asesorías $828.700
Obligaciones bancarias $23.000.000
Papelería Préstamo $850.000
Gasto reparación $456.000
Gasto servicios públicos $760.000
Sumas igualesSumas iguales 130.572.000130.572.000 130.572.000130.572.000
ESTADO DE RESULTADOS
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X
Ingresos x servicios $6.920.000
- Gastos operacionales $(6.883.080)
Nómina 3.005.060Contabilidad General 99
Industria y comercio 654.320
Papelería 465.000
Mantenimiento 320.000
Asesorías 828.700
Papelería préstamo 850.000
Serv. públicos 760.000
=Utilidad operacional=Utilidad operacional $36.920$36.920
+ Otros ingresos 0
-Otros gastos (reparación) $(456.000)
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $(419.080$(419.080 ))
-% Estimado de impuestos 0
= Utilidad neta período $(419.080)
BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES
Contabilidad General 100
Bancos $67.072.920 Oblig. bcarias. $23.000.000
C x C $12.820.000 C x P $2.102.000
Inversiones $22.500.000 Total pasivo Cte. $25.102.000
Total activos Ctes.$102.392.920 Total pasivos $25.102.000
No Corrientes Patrimonio
Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000
Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080)
Total activos
no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920
Total activos $123.232920
Pasivo + Patrimonio $123.232.920
Taller de aplicación
La compañía Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta
las siguientes transacciones realizadas durante el mes.
Contabilidad General 101
Marzo 1: la compañía recibe como aportes de capital por parte de sus
socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un
vehículo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000.
Marzo 3: Se compra papelería por $3.250.000.
Marzo 4: Se prestan servicios a crédito por $1.200.000.
Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000.
Marzo 8: Se adquiere Equipo de cómputo por $6.300.000, se paga el 45% de
contado y el resto a crédito.
Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15
días.
Marzo 12: Se compra póliza de seguro por $5.000.000.
Marzo 14: Se paga reparación del vehículo por $450.000.
Marzo 15: Se paga nómina por $875.000 y capacitación por $350.000.
Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000.
Marzo 20: La compañía obtiene un préstamo bancario por $25.000.000,
paga por papelería del préstamo $234.000 y por estudio del préstamo
$180.000.
Marzo 23: El socio paga la deuda más $125.000 por intereses.Contabilidad General 102
Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el día 8.
Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de
contado y el resto a crédito.
Marzo 30: Se paga nómina por $978.000, servicios públicos por $564.000,
asesorías por $200.000.
Se pide realizar:
Registros contables (libro diario)
Cuentas T (libro mayor)
Balance de prueba
Estado de resultados
Balance general
Contabilidad General 103
Contabilidad General 104
5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS
DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS
DE CIERRE
OBJETIVOS
GENERAL
Realizar todas las actividades que tienen
lugar al finalizar el período contable, las
cuales permiten determinar razonablemente
la utilidad del ejercicio y la situación
financiera de la entidad: asientos de ajuste y
asientos de cierre.
ESPECÍFICOS
1. Aplicar el principio de contabilidad de
causación.
2. Diferenciar la contabilidad de causación de la
contabilidad de caja.
3. Comprender el proceso contable de manera
integrada.
4. Definir y clasificar los asientos de ajuste que se
deben realizar al finalizar el período contable.
5. Preparar el cierre de cuentas del período,
utilizando para ello los asientos de cierre.
Contabilidad General 105
6. Determinar la utilidad del ejercicio y los
impuestos de renta a cargo del ente económico.
7. Comprender el proceso de preparación de todo
el ciclo contable.
5.1. Período contable y preparación de estados financieros
Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos
económicos ejecutados por la empresa, en forma cronológica a lo largo de
un período contable, se inicia, al finalizar cada uno, el proceso de ajuste de
ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los
estados financieros.
Este proceso contable tiene lugar al final de cada período y consiste
básicamente en determinar, de la forma más razonable posible, la utilidad del
ejercicio y la situación económica de la organización. Se conoce como
Terminación del ciclo contable.
Se entiende por período contable el lapso en el cual una organización mide
resultados operacionales. Los cortes respectivos deben definirse
previamente, de acuerdo con las normas legales vigentes y en consideración
al ciclo de operaciones del ente económico. El decreto 2649 de 1993, en su
artículo 9 determina que por lo menos una vez por año, con corte a 31 de
diciembre, la empresa debe emitir estados financieros de propósito general.
5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período
contable
Contabilidad General 106
Con el fin de determinar razonablemente la utilidad o pérdida
correspondiente a un período contable, el ente económico debe asociar a los
ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para
producir tales ingresos, mediante el registro simultáneo de unos y otros en la
cuenta de resultados.
La mayoría de los gastos, especialmente aquellos que implican desembolsos
en efectivo, son fácilmente identificables y asociables a los ingresos
correspondientes al período. Por ejemplo, los gastos de nómina, los
arrendamientos, los servicios públicos pagados en un mes, deben
considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducir de los ingresos
obtenidos durante ese mismo lapso y determinar así la utilidad o pérdida del
período.
Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificación con sus
respectivos ingresos resulta más compleja, por el hecho de provenir de
transacciones efectuadas en períodos contables distintos del mes corriente.
Por ejemplo, para un vehículo, su gasto por depreciación debe cargarse no
solamente para el año de compra, sino para todos los años de vida útil del
activo.
Algunos gastos en que se incurrido en el período corriente, pero cuyo pago
no ha sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del
período, independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo,
sí al final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, éste debe
asociarse a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se
pague en el mes siguiente.
Si en un período contable se logran asociar todos los ingresos realizados por
la empresa con sus respectivos costos y gastos, la utilidad o pérdida así Contabilidad General 107
calculada se considerará más ajustada a la realidad. Si una partida no se
puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye que no
generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe
registrarse en las cuentas de resultados para el período corriente.
5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad
de caja
Como se mencionó en el punto anterior, con el fin de determinar
correctamente la utilidad o pérdida de un período contable, los ingresos
operacionales realizados por la empresa deben asociarse a sus respectivos
costos y gastos.
La contabilidad de causación o por acumulación, fundamentada en la
norma técnica del mismo nombre, estipula que los hechos económicos
deben reconocerse en el período en el cual se realicen y no solamente
cuando se reciba o pague el efectivo o su equivalente. Según la norma, sólo
pueden reconocerse hechos económicos realizados, entendiéndose por tales
cuando pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o
eventos pasados (internos o externos), el ente económico tiene o tendrá un
beneficio o un sacrifico económico, o haya experimentado un cambio en sus
recursos, en uno y otro caso, razonablemente cuantificables.
Para que un hecho económico realizado se pueda reconocer se requiere que
corresponda a la definición de un elemento de los estados financieros, que
sea medible, pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La
administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada
Contabilidad General 108
período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la
información.
En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los
ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el
adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto
correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del
resultado del período.
5.4. Asientos de ajuste
La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos tales
como: recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones,
entre otros. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar, en
forma cronológica, todas las transacciones y hacer posible la verificación de
los hechos económicos.
Pero existen otras transacciones que no sólo afectan el período en que se
realizan sino períodos posteriores; por ejemplo, cuando la empresa toma un
crédito bancario y paga por anticipado el valor de los intereses. La entidad
bancaria expide una nota débito y carga en la cuenta corriente de la empresa
el valor de estos intereses que puedan corresponder a varios períodos
(trimestre, semestre).
Contabilidad General 109
La empresa con una nota de contabilidad, registra este hecho en su
momento con asientos ordinarios o corrientes. Como estos intereses
corresponden a varios períodos, al final de cada mes debe reconocerse la
parte del pago correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con
otro documento de soporte que respalde el registro en los libros de
contabilidad, que no sea el documento inicial de la transacción.
Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar periódicamente un
documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para
reconocer la realización del ingreso o la causación del gasto, según el caso.
Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos
de ajustes y tienen los siguientes fines:
• Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan
reconocido.
• Corregir los errores u omisiones cometidos en los asientos contables.
5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes
Reconocer el gasto causado y no pagado al final del período
contable.
Reconocer el ingreso por la prestación del servicio y no
cobrado al final del período contable.
Contabilidad General 110
Reconocer la porción del gasto pagado por anticipado
correspondiente al período contable.
Reconocer la porción del ingreso recibido por anticipado
correspondiente al período contable.
Reconocer la porción del activo que expira durante el período
contable.
Corregir errores u omisiones cometidos durante el período
contable.
5.4.2. Clasificación de los ajustes
Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados
financieros, los ajustes se pueden clasificar en:
Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:
a. Ingresos realizados pendientes de cobro.
b. Gastos acumulados causados por pagar.
Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:
a. Ingresos recibidos por anticipado o ingresos diferidos.
b. Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos.
Ajustes por depreciaciones y amortizaciones
Corrección de errores y omisiones
Contabilidad General 111
5.5. Ajustes acumulados
5.5.1. Ajustes ingresos acumulados
Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente
económico durante un período contable, y al final del mismo aún no han sido
facturados o no se ha enviado la cuenta de cobro respectiva; la contabilidad
debe reconocer estos servicios como ingresos operacionales del período.
Ejemplos
Asesorías y Consultorías S.A. prestó servicios de asesoría financiera y
contable durante el mes de marzo de 200X a industrias Metálicas por valor
de $2.600.000; al 30 de marzo no se ha enviado la factura respectiva. Como
ese servicio fue prestado durante el mes de marzo, la empresa debe
reconocerlo como un ingreso operacional para ese mes y elaborar el
siguiente ajuste.
Marzo 30:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Cuentas por cobrar (asesorías) $2.600.000
Ingresos por asesorías $2.600.000
El banco comercial le otorga un préstamo a Industrias Metálicas por valor de
$5.000.000 el día 17 de marzo, con unos intereses del 30% anual, pagaderos
junto con el capital a 3 meses de plazo. Efectuar los registros para el banco
comercial.
Contabilidad General 112
Datos del problema:
K = Capital $5.000.000
I = Intereses 30% anual trimestre vencido
Interés mensual en % = 30% / 12 = 2.5% mensual
Interés mensual en $ = K x I x T
= 5.000.000 x 2.5% x 1
= $125.000 mensuales
Marzo 17: Registro del préstamo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
C x C $5.000.000
Bancos $5.000.000
Marzo 30. Ajuste x 13 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses x cobrar $54.166.66
Ingresos x intereses $54166.66
Abril 30. Ajuste x 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses x cobrar $125.000Contabilidad General 113
Ingresos x intereses $1.250.000
Mayo 30. Ajuste x 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses x cobrar $125.000
Ingresos x intereses $125.000
Junio 17. Cobro y ajuste x 17 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $5.375.000
C x C $5.000.000
Intereses x cobrar $304.166.66
Ingresos x intereses $70.833.34
Un modelo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:
DETALLE DÉBITO CRÉDITOACTIVO xxx
INGRESO xxx
5.5.2. Ajustes por gastos acumulados
Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo
largo del período contable, pero que a la fecha de corte no se han
reconocido. La razón para su no reconocimiento, al igual que la de los
ingresos, es que hasta ese momento no se ha enviado la respectiva factura o
cuenta de cobro y, por consiguiente, no han sido pagados.
Contabilidad General 114
Estos gastos causados o incurridos deben reconocerse como gastos del
período, independiente de su fecha de pago.
Ejemplo
La Compaña Comercial Boyacá paga por el local donde funciona la suma de
$1.500.000; al 28 de febrero, la empresa por diferentes razones no ha
cancelado todavía el arrendamiento del mes; efectuar el asiento de ajuste
necesario para que la Compañía reconozca el gasto.
28 de Febrero. Ajuste x 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto arrendamiento $1.500.000
Arrendamiento x pagar $1.500.000
Ejemplo:
El Banco Comercial le efectúa un préstamo de $5.000.000 a Industrias
Metálicas, con un interés del 30% anual, intereses pagaderos con el capital
en fecha de vencimiento, el préstamo se efectúa el 17 de marzo y tiene una
duración de 3 meses. Efectuar los registros de Industrias metálicas hasta la
fecha de pago.
Datos del problema:
K = Capital $5.000.000
I = Interés mensual 30% anual trimestre vencidoContabilidad General 115
Interés mensual en % = 30% /12 = 2.5% mensual
Interés mensual en $ = K x % x T
= $5.000.000 x 2.5% x 1
= $1.250.000
Marzo 17. Recibe el préstamo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $5.000.000
Obligaciones bancarias $5.000.000
Marzo 30. Ajuste x 13 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto interés $54.166.66
Interés x pagar $54.166.66
Abril 30. Ajuste x 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto Interés $125.000
Interés x pagar $125.000
Mayo 30. Ajuste x 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto interés $125.000
Interés x pagar $125.000
Junio 17. Pago y ajuste x 17 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Obligación bancaria $5.000.000Contabilidad General 116
Intereses x pagar $304.166.66
Gasto interés $70.833.34
Bancos $5.375.000
Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos
acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el
siguiente:
DETALLE DÉBITO CRÉDITOGASTO xxxPASIVO xxx
5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros
Ingresos acumulados
Los ajustes por ingresos acumulados corresponden a todos aquellos
ingresos realizados por el ente económico y que al finalizar el período
contable aún se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar contablemente
este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se puede resumir
de la siguiente manera:
- Se reconoce un ingreso: dado que en el estado de resultados
aumentan los ingresos operacionales, y/o los no operacionales,
incrementándose la utilidad del ejercicio y, por ende, los impuestos de
renta y complementarios. Lo anterior genera el aumento de un pasivo
estimado como es el impuesto de renta y complementarios.
Contabilidad General 117
- Se origina un activo, lo que implica un incremento en las cuentas por
cobrar.
En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los
resultados operacionales se presentarían disminuidos, ocasionándole
problemas con la administración de impuestos y posiblemente con los socios
o propietarios de la empresa.
Gastos acumulados
Los ajustes por gastos acumulados tienen el propósito de reconocer un gasto
incurrido o causado pero que a la fecha de corte se encuentra pendiente de
su pago. Su efecto sobre las cuentas de los estados financieros es el
siguiente:
- Se reconoce un gasto: en tanto que se incrementa el monto de gastos
del estado de resultados, disminuyendo la utilidad operativa, si se trata
de un gasto operacional, y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata
de un gasto no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la
disminución de los impuestos de renta y complementarios y, por
consiguiente, la reducción del respectivo pasivo estimado.
- Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas por pagar,
obligaciones laborales u obligaciones financieras, dependiendo de si
se trata de un gasto operacional y/o de uno no operacional.
En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se
presentarían aumentados, produciéndose mayores utilidades, pagándose
Contabilidad General 118
mayores impuestos de renta, y lo que es más grave distribuyéndose una
utilidad no generada.
5.6. Ajustes diferidos
5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos
En algunas ocasiones las empresas, dentro del giro normal de los negocios,
reciben determinada cantidad de dinero por concepto de servicios que se
prestarán en el futuro o por ventas que se realizarán en otro período. Estos
anticipos representan pasivos para la empresa que los recibe, y se
denominan ingresos recibidos por anticipado, ingresos diferidos o
pasivo diferido.
A medida que la empresa presta el servicio o realiza la venta, se deben
amortizar utilizando para ello los llamados asientos de ajuste.
Ejemplo
Compucentro Ltda. recibió el 21 de marzo la suma de $4.500.000 de
Industrias Lomar S.A. por concepto de un contrato de prestación de servicios
para el mantenimiento de sus equipos de computación, por tres meses, a
partir de la fecha.
El registro del anterior hecho económico y los ajustes necesarios al final de
cada uno de los tres meses de vida del contrato, se presentan a
continuación:
Contabilidad General 119
Valor servicio mensual = 4.500.000/ 3 = $1.500.000
Marzo 21. (Recibo el valor del contrato)
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $4.500.000
Ingresos recibidos por anticipado $4.500.000
Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro debe reconocer los
ingresos generados por la prestación del servicio y disminuir el pasivo creado
en el momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste es el siguiente:
Marzo 30 . Ajuste por 9 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos recibidos por anticipado $450.000
Ingresos por servicios $450.000
Abril 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos recibidos por anticipado $1.500.000
Ingresos por servicios $1.500.000
Mayo 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos recibidos por anticipado $1.500.000
Ingresos por servicios $1.500.000
Junio 21. Ajuste por 21 días:Contabilidad General 120
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos recibidos por anticipado $1.050.000
Ingresos por servicios $1.050.000
Ejemplo
El 15 de febrero, Financiamos S.A. prestó a Ferreterías Bolívar la suma de
$54.000.000 a tres meses, con un interés del 36% anual, trimestre
anticipado. La entidad financiera prepara sus informes contables cada mes.
Datos del problema:
K = Capital $54.000.000
I = Interés 36% anual trimestre anticipado
Interés mensual en % = 36% / 12 = 3% mensual
Interés recibido por anticipado = K x % x T
= 54.000.000 x 3% x 3
= 4.860.000
El asiento para registrar el préstamo y el cobro anticipado de los intereses
en Financiamos S.A. es el siguiente:
Febrero 15 . Préstamo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
C x C $54.000.000
Intereses recibidos por anticipado $4.860.000
Bancos $49.140.000
Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por
intereses que va realizando y disminuir en esa medida el pasivo Ingresos Contabilidad General 121
recibidos por anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe
realizar el 28 de febrero, para reconocer los intereses ganados durante ese
mes:
Febrero 28. Ajuste por 15 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $810.000
Ingresos por intereses $810.000
El anterior valor resulta así: $4.860.000 x 15 / 90
Marzo 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $1.620.000
Ingresos por intereses $1.620.000
El valor anterior resulta de: $4.860.000 x 30/ 90
Abril 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $1.620.000
Ingresos por intereses $1.620.000
Mayo 15. Ajuste por 15 días y cobro del préstamo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Intereses recibidos por anticipado $810.000
Ingresos por intereses $810.000
Bancos $54.000.000
C x C $54.000.000Contabilidad General 122
Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por
anticipado, o diferidos, es el siguiente:
DETALLE DÉBITO CRÉDITOPASIVO DIFERIDO xxx
INGRESO xxx
5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos
diferidos
Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha
efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente;
ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos. Estos activos, de los cuales la
empresa espera obtener beneficios económicos en otros períodos, deben
amortizarse a medida que se utilicen en la generación del ingreso. Su
amortización realizada al final de cada período contable, mediante los
asientos de ajuste, los convierte en gastos del período.
Ejemplo
El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tomó un seguro contra incendio, por el
cual pagó una prima de $2.400.000 con una cobertura de un año. El asiento
para registrar la compra del seguro es el siguiente:
Contabilidad General 123
Marzo 1. Compra del seguro:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Seguro pagado por anticipado $2.400.000
Bancos $2.400.000
Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros
mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto
correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como
el activo tiene una vida útil de un año, el gasto por seguro correspondiente a
un mes es el siguiente:
Gasto mensual: $2.400.000 / 12 = $200.000
El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de
marzo es el siguiente:
Marzo 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto seguro $200.000
Seguro pagado por anticipado $200.000
Con este asiento la empresa reconoce la parte del seguro pagado por
anticipado que se ha amortizado y convertido en gasto. Ese mismo asiento
deberá efectuarse al final de cada uno de los doce meses de duración del
activo, hasta que éste expire.
Contabilidad General 124
Ejemplo
Industrias Manila S.A. obtuvo un préstamo el 20 de agosto por parte del
banco verde, por un valor de $36.000.000, a tres meses, con un interés del
36% anual, trimestre anticipado. La compañía cierra libros y prepara estados
financieros mensualmente. Efectuar asientos contables hasta la fecha de
pago.
Datos del problema
K = Capital $36.000.000
I = Interés 36% anual trimestre anticipado
Interés mensual = 36% / 12 = 3%
Interés pagado por anticipado = K x % x T
= $36.000.000 x 3% x 3
= $3.240.000
El asiento para registrar el préstamo del banco verde sería el siguiente:
Agosto 20. Recibe el préstamo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $32.760.000
Intereses pagados x anticipado $3.240.000
Obligaciones bancarias $36.000.000
Contabilidad General 125
Al final de cada mes, la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente
por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este
concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste, al 30 de agosto,
para reconocer los intereses causados durante este mes, es el siguiente:
Agosto 30. Ajuste por 10 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto intereses $360.000
Intereses pagados por anticipado $ 360.000
El cálculo de los intereses causados durante los 10 días del mes de agosto
es el siguiente:
Intereses = $ 3240000 x 10 / 90 = $ 360000
El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el mes
de septiembre es el siguiente:
Septiembre 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto intereses $ 1.080.000
Intereses pagados por anticipado $ 1.080.000
Octubre 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto intereses $ 1.080.000Contabilidad General 126
Intereses pagados por anticipado $ 1.080.000
El valor de los intereses calculados para los meses anteriores es el siguiente:
Interés = $ 3.240.000 x 30 / 90 = $ 1.080.000
Noviembre 20. Ajuste por 20 días y pago:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto intereses $ 720.000
Intereses pagados por anticipado $ 720.000
Obligaciones bancarias $ 36.000.000
Bancos $ 36.000.000
Un modelo general de asiento de ajuste que tipifica los gastos pagados por
anticipado es el siguiente:
DETALLE DÉBITO CRÉDITOGASTO xxxACTIVO xxx
Contabilidad General 127
5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros
Ingresos diferidos o pasivos diferidos o ingresos recibidos por
anticipado
El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el
siguiente efecto en las cuentas de los estados financieros:
- Al reconocer un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se
incrementa la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de
renta y la utilidad del ejercicio.
- Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una
disminución en los pasivos.
En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos,
los ingresos operacionales y/o los no operacionales se presentarían
disminuidos, lo cual arrojaría una utilidad menor y, por tanto, se pagarían
menos impuestos, lo que posiblemente le traería a la empresa problemas
con la DIAN. Así mismo, la utilidad del ejercicio aparecería reducida con el
consiguiente problema para los socios o accionistas.
Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos
- Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es
reconocer un gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por
Contabilidad General 128
tanto, aumenta el monto de los gastos, disminuyendo legalmente la
utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y complementarios.
- Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos
corrientes de la empresa.
En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como
la utilidad del ejercicio se presentarían aumentadas, lo cual acarrearía el
pago de mayores impuestos de renta y, lo que es más grave, se repartirían
utilidades no generadas.
5.7. Ajustes por depreciación
La contribución de algunos activos como propiedades, planta y equipos, a la
generación del ingreso del ente económico, se debe reconocer en los
resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico
ajustado. La depreciación se debe determinar sistemáticamente a través de
métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, suma de dígitos
de los años, unidades de producción u horas máquina.
La depreciación periódica debe tratarse como gasto, lo que genera un
asiento de ajuste, el cual afecta los resultados operacionales de la empresa y
su situación financiera. En el estado de resultados los gastos operacionales,
así como los costos de producción, se incrementan como consecuencia de
este ajuste, disminuyendo la utilidad del período y los impuestos de renta y
complementarios. Por su parte, al reconocerse el gasto por depreciación, se
incrementa la depreciación acumulada, disminuyendo el valor del activo en
Contabilidad General 129
libros, expresión esta última que se entiende como la diferencia entre el valor
histórico del activo y su depreciación acumulada.
Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciación de
propiedades, planta y equipos, se presentará el método de línea recta, el
cual consiste en aplicar para cada período el mismo monto por concepto de
depreciación. Para calcular la depreciación anual, basta dividir el valor
histórico ajustado del activo entre los años de vida útil. Se entiende por vida
útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipos
contribuyan a la generación de ingresos.
Depreciación anual = Valor histórico ajustado
Años de vida útil
Depreciación mensual = Depreciación anual
12 meses
La empresa de transporte Conducciones las Arrieriítas adquirió una buseta
por valor de $45.000.000 el día 13 de septiembre de 200X, pagando de
contado el 40% y el resto mediante una hipoteca a largo plazo. Se pide
mostrar el valor de la buseta al 30 de noviembre del mismo año.
El asiento contable para registrar el hecho de la compra es el siguiente:
Septiembre 13. Compra del activo:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Vehículos $45.000.000Contabilidad General 130
Bancos $18.000.000
Hipotecas por pagar $27.000.000
Cálculo de la depreciación anual = $45.000.000 = $9.000.000
5 años
Cálculo de la depreciación mensual = $9.000.000 = $750.000
12
Septiembre 30. Ajuste por 17 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $425.000
Depreciación acumulada vehículos $425.000
Este valor resulta de la siguiente operación: $750.000 x 17 / 30
Octubre 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $750.000
Depreciación acumulada vehículos $750.000
Noviembre 30. Ajuste por 30 días:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto depreciación vehículo $750.000
Depreciación acumulada vehículos $750.000
Contabilidad General 131
Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de
vida del activo, hasta que éste se termine, el activo se venda o se retire.
Para mostrar el valor del vehículo a noviembre 30, se presenta de la
siguiente manera:
Activos
Vehículos $45.000.000
Depreciación
acumulada ($1.875.000) $43.125.000
5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones
En algunos casos se cometen errores numéricos al realizar los registros
contables o se omite involuntariamente alguna transacción. Como en los
libros de contabilidad está prohibido alterar los asientos, borrar o tachar y
arrancar hojas, estos errores u omisiones se pueden corregir, al final del
período contable, mediante ajustes contables.
Ejemplo
El 2 de mayo de 200X, Asesorías y Servicios S.A. recibió $400.000 por
concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a
Contabilidad General 132
razón de $ 400.000 mensuales. Por error, el contador de la empresa realizó
el siguiente asiento contable:
Mayo 2:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $2.400.000
Ingresos por servicios $2.400.000
Como la empresa recibió el dinero por anticipado con el fin de prestar
servicios por seis meses, el asiento correcto que el contador debería haber
realizado es el siguiente:
Mayo 2:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $2.400.000
Ingresos recibidos por anticipado $2.400.000
Al final del primer mes, el contador detecta el error, pues observa que los
ingresos realizados durante el mes de mayo sólo alcanzan un monto de
$400.000 y no de $2.400.000, como los había reconocido el 2 de mayo. Con
el fin de corregir este error, se debe realizar el siguiente asiento de ajuste al
30 de mayo:
Mayo 30. Asiento de ajuste para corrección de error:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos por servicios $2.000.000
Ingresos recibidos por anticipado $2.000.000
Contabilidad General 133
Con este asiento de ajuste, la cuenta ingresos por servicios, acreditada
inicialmente por $2.400.000 y debitada en mayo 30 por $2.000.000, quedaría
con un saldo crédito de $400.000, que son los ingresos realmente obtenidos
durante el mes de mayo. Por su parte la cuenta ingresos recibidos por
anticipado quedará con un saldo crédito de $2.000.000, valor que debe
aparecer en el balance general por prepararse el 30 de mayo. Cualquier
omisión cometida por contabilidad a lo largo del período contable se debe
corregir en el momento de realizar los asientos de ajuste.
5.9. Asientos de cierre
Al finalizar cada período contable, las organizaciones con el propósito de
medir sus resultados operacionales y determinar su situación financiera,
ajustan sus cuentas, cierran libros y preparan los estados financieros. El
objetivo de este proceso, que tiene como fecha el último día de cada mes, es
controlar la gestión de la administración y tomar las medidas correctivas
necesarias.
Una vez que los libros de contabilidad se encuentran debidamente ajustados,
es decir, se hayan reconocido los ingresos y gastos propios del período y
corregido los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre. Esta etapa
terminal del ciclo contable, cuyo objetivo fundamental es determinar en libros
la utilidad o pérdida del ejercicio, se conoce con el nombre de asientos de
cierre.
Contabilidad General 134
Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de ajuste, se
registran primero en el diario, mediante comprobantes de cierre y,
posteriormente, se pasa a su respectiva cuenta del libro mayor.
Los asientos de cierre tienen como propósito dejar las cuentas del estado de
resultados en cero. Estas cuentas, denominadas también cuentas
temporales, deben cerrarse al finalizar el período contable, con el fin de
iniciar el nuevo período con un saldo igual a cero. Por ejemplo, los gastos de
nómina del mes de enero, corresponden exclusivamente a ese mes,
debiéndose cerrar al finalizar el mismo, para poder así medir este mismo
gasto durante el mes de febrero.
Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus
saldos constituyen el monto inicial para el período siguiente. Por ejemplo, el
saldo final de la cuenta bancos en el mes de enero es el saldo inicial de esta
misma cuenta para el mes de febrero.
Dinámica para los asientos de cierre
La dinámica para realizar los asientos de cierre es la siguiente:
a. Las cuentas temporales que tengan naturaleza débito (gastos y
costos) se cierran efectuándoles un asiento crédito por el mismo
valor; esos créditos se cierran contra una cuenta temporal
denominada Ganancias y Pérdidas.
b. Las cuentas temporales que tengan naturaleza crédito (ingresos) se
cierran efectuándoles un asiento débito por el mismo valor; esos
Contabilidad General 135
débitos se cierran contra una cuenta temporal denominada
Ganancias y Pérdidas.
c. Si al final el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas da resultado
crédito, se cierra contra dos cuentas de balance llamadas Impuestos
por pagar y ganancias acumuladas
Ejemplo
La Compañía Dibujos Nacionales efectuó el día 30 del mes de junio las
siguientes transacciones:
Paga de contado los siguientes gastos: gasto nómina $2.400.000, gasto
papelería $560.000, gasto mantenimiento $475.000, gasto reparación
$360.000, gasto servicios públicos $1.300.000, gasto capacitación $280000,
gasto publicidad $780.000.
Además registra los siguientes ingresos: ingresos por servicios $5.700.000,
ingresos por intereses $650.000, Ingresos por asesorías $400.000.
Efectuar los asientos de cierre.
Junio 30. Registra los ingresos:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $6.750.000
Ingresos por servicios $5.700.000
Ingresos por intereses $650.000
Ingresos por asesorías $400.000
Contabilidad General 136
Junio 30. Registra el pago de los gastos:
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Gasto nómina $2.400.000
Gasto papelería $560.000
Gasto mantenimiento $75.000
Gasto reparación $360.000
Gasto servicios públicos $1.300.000
Gasto capacitación $280.000
Gasto publicidad $780.000
Bancos $6.155.000
Estas cuentas deben trasladarse al libro mayor para poder efectuar los
asientos de cierre.
Contabilidad General 137
6.155.000 (2)
BANCOS
(1) 6.750.0005.700.000 (1)
INGRESOS POR SERVICIOS
(C2) 5.700.000
(C2) 650.000
INGRESOS POR INTERESES
650.000 (1) 400.000 (1)
INGRESOS POR ASESORÍAS
(C2) 400.000
Contabilidad General 138
(2) 2.400.000
GASTO NÓMINA
2.400.000 (C1)
560.000 (C1)
GASTO PAPELERÍA
(2) 560.000
(2) 475.000
GASTO MANTENIMIENTO
475.000 (C1) (2) 360.000
GASTO REPARACIÓN
360.000 (C1)
(2) 1.300.000
GASTO SERVICIOS PÚBLICOS
1.300.000 (C1)
(2) 280.000
GASTO CAPACITACIÓN
280.000 (C1)
(2) 780.000
GASTO PUBLICIDAD
780.000 (C1) (C1) 6.155.000
GANANCIAS Y PÉRDIDAS
6.750.000 (C2)
595.000 (C3) 595.000 6.750.000
C1. Cierre de los gastos. (Empieza con ganancias y pérdidas)
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ganancias y pérdidas $6.155.000
Gasto nómina $2.400.000
Gasto papelería $ 560.000
Gasto mantenimiento $475.000
Gasto reparación $360.000
Gasto servicios públicos $1.300.000
Gasto capacitación $280.000
Gasto publicidad $780.000
C2. Cierre de los ingresos. (Termina con ganancias y pérdidas)
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ingresos por servicios $5.700.000
Ingresos por intereses $650.000
Ingresos por asesorías $400.000
Ganancias y pérdidas $ 6.750.000
C3. Cierre de ganancias y pérdidas
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Ganancias y pérdidas $595.000Contabilidad General 139
IMPUESTOS POR PAGAR
229.075 (C3)
GANANCIAS ACUMULADAS
365.925 (C3)
Impuestos por pagar (38.5%) $229.075
Ganancias acumuladas $365.925
Ejercicio práctico
Turismo Intercontinental S.A. se dedica a la industria turística nacional, y ha
venido operando desde hace 5 años. Los siguientes saldos fueron tomados
de sus libros de contabilidad al 31 de diciembre.
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $2.500.000
Cuentas x cobrar $4.200.000
Inversiones $12.000.000
Seguro pagado por anticipado $180.000
Equipo de oficina $27.000.000
Depreciación acumulada $8.100.000
Vehículos $48000000
Depreciación acumulada $28.800.000
Cuentas por pagar $2.600.000
Ingresos recibidos por anticipado $3.200.000
Obligaciones bancarias $9.000.000
Capital $38.000.000
Reservas $980.000
Ganancias acumuladas $3.200.000
Contabilidad General 140
A continuación se enumeran, en forma resumida, los hechos económicos
ejecutados por la empresa durante el mes de enero del año siguiente:
1. Servicios prestados durante el mes:
De contado $6.800.000
A crédito $22.400.000
2. Gastos operacionales pagados de contado:
Nómina $14.500.000
Arrendamientos $1.200.000
Servicios públicos $445.000
Reparaciones $110.000
3. Abono de clientes $21.200.000
4. Pago a proveedores $1.400.000
5. El banco central envió una nota débito por concepto de intereses
cobrados por anticipado $540.000
6. Los datos para realizar los ajustes son los siguientes:
a. Las inversiones devengan un interés anual del 30%, para
cobrar trimestralmente.Contabilidad General 141
b. El saldo de los seguros pagados por anticipado tiene una
vigencia de tres meses.
c. La vida útil del equipo de oficina es de 10 años; vida útil del
vehículo 5 años.
d. El saldo de los ingresos recibidos por anticipado cubre 4 meses
de servicios por prestar por parte de la empresa.
e. Las obligaciones financieras incurren en un interés del 24%
anual, trimestre anticipado.
Se pide realizar:
Libro diario,
Libro mayor,
Balance de prueba,
Asientos de ajuste,
Asientos de cierre,
Estado de resultados,
Estado de resultados acumulados y
Balance general.
Contabilidad General 142
Contabilidad General 143
6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL
OBJETIVOS
GENERAL
Conocer los principales estados financieros y
sus componentes de acuerdo con la
normativa vigente en Colombia.
ESPECÍFICOS
1. Identificar, según las normas, los estados
financieros básicos.
2. Comprender las normas básicas para la
preparación y elaboración de los estados
financieros.
3. Presentar los elementos que conforman
los estados financieros.
Contabilidad General 144
4. Clasificar los estados financieros según los
usuarios.
6.1. ¿Qué son los estados financieros?
Los estados financieros son el conjunto de informes, preparados bajo la
responsabilidad de los administradores del negocio o empresa, con el fin de
darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados
operacionales del negocio en un período determinado.
6.2. Clasificación
El decreto 2649 de 1993 en su artículo 20, teniendo en cuenta las
características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados
financieros en: estados financieros de propósito general y estados
financieros de propósito especial.
Estados financieros de propósito general
Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para
darles a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la
capacidad de generación de fondos favorables por parte del ente económico.
Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad concisión y fácil
consulta.
Los estados financieros de propósito general son de dos tipos: estados
financieros básicos y estados financieros consolidados.
Contabilidad General 145
Los estados financieros básicos son los siguientes:
Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo
Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus
subordinados, como si fuesen de una sola empresa
Balance general
Esta información debe prepararse, como mínimo, una vez al año, aunque
puede hacerse por períodos más cortos (mensual, trimestral), según los
requerimientos de tipo administrativo o legal.
Elementos del balance general
El decreto 2649 de 1993 establece los elementos de los estados financieros
que, para el balance general, son los siguientes: activo, pasivo y patrimonio.
- El activo es la representación financiera de un recurso
obtenido por el ente económico, como resultado de eventos Contabilidad General 146
pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios
futuros.
- El pasivo es la representación financiera de una obligación
presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro deberán
transferirse recursos o proveer servicios a otros entes.
- Patrimonio es el valor residual de los activos del ente
económico, después de deducir todos sus pasivos.
Para facilitar un mejor análisis financiero, el balance general debe
presentarse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, según
el grado de realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos.
Clasificación del balance general
- Activos corrientes. Están representados por el disponible más todos
aquellos bienes que se pueden realizar, vender o convertir en
disponible en un término inferior a un año. En estos activos se incluye
el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro,
inversiones temporales, parte corriente de las cuentas por cobrar,
inventarios y los gastos pagados por anticipado.
- Activos no corrientes. En este grupo están todos los recursos que
son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un año y los que
representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social.
Contabilidad General 147
Entre estos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no
corriente de las cuentas por cobrar, las propiedades, planta y equipo,
los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las
valorizaciones.
- Pasivos corrientes: están representados por todas las obligaciones
que posee el ente económico con terceros, que deben cubrirse en un
término inferior a un año.
Su presentación en el balance general se da por orden de exigibilidad
y son: Obligaciones bancarias a corto plazo, proveedores, cuentas por
pagar, impuestos y gravámenes, obligaciones laborales, pasivos
estimados, provisiones, pasivos diferidos y otros pasivos.
- Pasivos a mediano y largo plazo. Está clasificación incluye todas
aquellas obligaciones que posee la empresa con terceros, cuya
exigibilidad es mayor a un año.
Los grupos que conforman estos pasivos son los mismos de los
pasivos corrientes, sólo que su vencimiento es mayor a un año.
- Patrimonio. El patrimonio lo conforman los siguientes grupos de
cuentas: capital social, superávit de capital, reservas, revalorización
del patrimonio, dividendos o participaciones decretadas en acciones o
partes de interés social, resultados del ejercicio, resultados de
ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones.
Contabilidad General 148
Estado de resultados
Antes denominado estado de ganancias y pérdidas, es quizás el de mayor
importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa
y además sirve de base para la toma de decisiones.
En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los
ingresos generados y a los costos y gastos en que ha incurridos la empresa
en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y
egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o
pérdida.
Para la elaboración de este estado, debe aplicarse el principio de causación
para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se
hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. La presentación del
estado de resultados está dada por el grupo de cuentas denominadas
nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales,
producto de la venta de bienes o productos.
A estos ingresos se les debe descontar el valor correspondiente a
devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los
ingresos netos del período; a los ingresos netos se les descuenta el valor
correspondiente a los costos y gastos operacionales, para determinar el valor
de la utilidad operacional del ejercicio. Para determinar la utilidad antes de Contabilidad General 149
impuestos se le adicionan los ingresos no operacionales y se le restan los
gastos no operacionales. Para determinar la utilidad neta del período o del
ejercicio, se calcula y estima el valor del impuesto de renta.
Los grupos de cuentas incluidas en este estado son:
- Ingresos operacionales: Corresponden a los ingresos generados por
la venta de bienes o servicios.
- Costo de ventas: son los cargos asociados directamente a la compra
o producción de bienes o servicios vendidos.
- Gastos operacionales: erogaciones causadas en las actividades de
administración y comercialización de la empresa.
- Ingresos no operacionales: Ingresos generados por actividades
diferentes del objeto social de la empresa.
- Gastos no operacionales: cargos o erogaciones realizadas por la
empresa que no corresponden directamente al objeto social.
Estado de cambios en el patrimonio
La determinación del cambio en el patrimonio se obtiene sumando, al monto
inicial del patrimonio, los aumentos en sus diferentes componentes, y
restando las disminuciones en los mismos para llegar al monto final.
Contabilidad General 150
El simple cambio en el patrimonio es poco representativo y ningún beneficio
le representa a la empresa. La importancia se éstos es conocer las causas
del cambio en el patrimonio.
Las siguientes transacciones cambian el patrimonio:
- Los aportes de un nuevo socio que aumenta la cuenta capital y prima en
colocación de acciones.
- El retiro de un socio que origina la disminución de la cuenta capital.
- El cambio de bonos convertibles en acciones origina un aumento en la
cuenta capital.
- Todo ingreso aumenta el patrimonio y todo gasto o costo disminuye el
patrimonio; por tanto, la utilidad o pérdida son cambios netos en el
patrimonio.
Las utilidades tienen las siguientes distribuciones:
- Provisión para impuesto de renta
- Apropiación para reservas
- Declaración de dividendos
- Las valoraciones de bienes de propiedad, planta y equipos e inversiones
aumentan el patrimonio.Contabilidad General 151
En lo relativo a los cambios en el patrimonio, deben revelarse los siguientes
aspectos:
- Distribución de utilidades o excedentes decretados durante el período.
- Utilidades no apropiadas
- Reservas u otras cuentas incluidas en utilidades apropiadas
- Prima en colocación de acciones y las valorizaciones
- Revalorización del patrimonio
- Otras cuentas integrantes del patrimonio
Un modelo de estado de cambios en el patrimonio es el siguiente
Saldo Aumentos Disminuciones Saldo final
Capital suscrito y pagado 30.000 10.000 40.000
Superávit de capital 6.000 3.000 9.000
Reservas 2.000 1.500 3.500
Revalorización patrimonio 1.200 950 2.150
Resultados del ejercicio 5.000 6.000 5.000 6.000
Totales 44.200 21.450 5.000 60.650
Contabilidad General 152
Estado de cambios en la situación financiera
El estado de cambios en la situación financiera se conoce con otros nombres
como:
Estado de fuentes y usos de fondos
Flujo de fondos
Estado de origen y aplicación de fondos
Estado de origen y aplicación de recursos
Un estado de flujo de fondos es de considerable ayuda para los gerentes
financieros o para un evaluador de crédito, porque permite ver el empleo de
fondos que ha hecho la empresa y la forma en que esas utilizaciones fueron
financiadas.
Por fondos, la gerencia de una empresa puede entender su capital de
trabajo, su efectivo, y sus títulos negociables. El concepto de capital de
trabajo más usado, es el de activos corrientes menos pasivos corrientes.
Un aumento en el capital de trabajo constituye una fuente de fondos, pues
éstos se derivan de las ventas, las cuales originan aumentos en el efectivo y
en las cuentas por cobrar. Los fondos provenientes de operaciones son un
concepto un poco más complejo; por ejemplo: el gasto en depreciación,
gastos de amortización, gastos de agotamiento, y la pérdida en venta de
activos fijos que se restaron para determinar la utilidad pero que no Contabilidad General 153
originaron una disminución en el capital de trabajo; también, la amortización
de ingresos diferidos y la ganancia en venta de activos fijos que antes se
habían sumado para determinar la utilidad, pero que no originaron un
aumento en el capital de trabajo.
Fuentes
- Fondos proporcionados de las operaciones:
- El exceso de las ventas sobre costos y gastos e inversiones a largo
plazo.
- Disminución en activos no corrientes (venta de activos fijos,
inversiones a largo plazo, pagarés a largo plazo).
- Aumento en pasivo no corriente, emisión de bonos por pagar
hipotecas, pagarés a largo plazo
- Aumento en el capital de trabajo, emisión de acciones comunes y
preferentes.
Usos
- Aumento en activos corrientes
- Adquisición de propiedad, planta y equipo
- Disminución en pasivo no corriente, pago de deuda a largo plazo
(bonos por pagar)
- Disminución en patrimonio de accionistas, por ejemplo la declaración
de un dividendo en efectivo
- Fondos utilizados en operaciones: el exceso de los costos y gastos
sobre las ventas
Contabilidad General 154
Estado de flujo de efectivo
El efectivo es el eje central, la médula espinal del sistema financiero de la
empresa.
El EFE proporciona información sobre el efectivo recaudado y los
desembolsos de dinero de la empresa. Los usuarios pueden examinar la
capacidad de la empresa para generación de flujos favorables de efectivo.
Este estado muestra detalladamente el efectivo recibido o desembolsado
durante un periodo por las siguientes actividades:
- Actividades de operación: aquellas que afectan los resultados
operacionales de la empresa. Se consideran entradas de efectivo por
actividades de operación: recaudos por venta de bienes o servicios,
recaudos de cartera, rendimientos y cobro de intereses y rendimientos en
inversiones.
Se consideran desembolsos o salidas de efectivo por actividades de
operación, los desembolsos para compra de materiales, pago de nómina,
pago de impuestos e intereses, pago de prestaciones sociales.
Contabilidad General 155
- Actividades de inversión: son aquellas que implican cambios en los
recursos no operacionales. Son entradas de efectivo por actividades de
inversión las producidas por venta de activos como propiedad, planta y
equipo e inversiones.
Constituyen desembolsos por actividades de inversión los pagos
realizados por adquisición de activos no operacionales, como propiedad,
planta y equipo e inversiones en bienes.
- Actividades de financiación: son las transacciones que implican
cambios en el pasivo y en el patrimonio de la empresa.
Se consideran entradas de efectivo por actividades de financiación los
dineros recibidos por préstamos a corto y largo plazo y los aportes
sociales.
Se consideran desembolsos por actividades de financiación el pago de
dividendos, reembolso de aportes de dinero y los pagos de obligaciones a
corto y largo plazo.
Métodos para elaborar el estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo puede presentarse por el método directo o por
el método indirecto. La diferencia entre estos dos métodos radica en la forma
de determinar el efectivo generado por las operaciones.
Por el método directo, se obtiene ajustando el estado de resultados,
presentado a base de causación, para convertirlo a base de efectivo; por el
método indirecto se parte de la utilidad del ejercicio y se ajusta sumándole Contabilidad General 156
los gastos no pagados en efectivo o la disminución de activos; se le suman
los aumentos de los pasivos circulantes y las disminuciones en activos
corrientes, después se le resta el aumento de activos corrientes y la
disminución de pasivos corrientes. Seguidamente debe presentarse el
efectivo generado por las actividades de inversión y de financiación, que es
el mismo para ambos métodos
Por el método directo deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:
1. Ajustar el estado de resultados y obtener el EGO
2. Determinar el efectivo generado y usado por las actividades de
financiamiento e inversión
Fuentes de efectivo por actividades de inversión:
Venta de activos fijos.
Fuentes de efectivo por actividades de financiación
Adquisición de pasivos a largo plazo
Aporte de los socios
Usos de efectivo por actividades de financiación
Pago de pasivos a largo plazo
Pago por retiro de socios.
Por el método indirecto, el flujo de efectivo por las actividades de
operaciones se expresa así:
EGO: Efectivo generado por las actividades de operación
Utilidad del ejercicio.
Más: Gastos de depreciación
Gastos de amortización de crédito diferido.
Gastos de amortización de intangibles
Aumento en proveedoresContabilidad General 157
Aumento en otros pasivos corrientes operacionales
Disminución en clientes
Disminución en inventarios
Disminución en gastos diferidos.
Menos: Aumento en clientes
Aumento en inventarios
Aumento de gastos diferidos
Disminución en proveedores
Disminución en otros pasivos corrientes operacionales
1. Cálculo del efectivo recibido por recuperación de C x C (ventas)
Saldo inicial C x C clientes $110.656.919
+ Ventas $151.593.374
- Saldo final C x C $(85.797.025)
Efectivo recibido por ventasEfectivo recibido por ventas $176.453.268$176.453.268
2. Cálculo de compras de inventarios
Compras = $549.462.226 + $1.640.584 – $17.551.651
Compras = Compras = $533.551.159$533.551.159
- Devoluciones ($4.135.452)
Compras = Compras = $529.415.707$529.415.707
Contabilidad General 158
CMV = Inventario inicial + compras – inventario final
3. Cálculo del efectivo utilizado para pago a proveedores de
inventario
Saldo inicial C x P proveedores $15.817.266
+ Compras $529.415.707
- Saldo final C x P proveedores $(60.890.642)
Efectivo pagado a proveedoresEfectivo pagado a proveedores $484.342.331$484.342.331
4. Efectivo utilizado para pago de gastos operacionales
Total gastos de administración $255.450.772
- Depreciación $(32.183.304)
Total gastos de admón. Desembolsados $223.267.468
+ Saldo inicial gastos causados por pagar $35.514.814
- Saldo final gastos causados por pagar $(46917955)
Pago de gastos de administraciónPago de gastos de administración $212.864.327$212.864.327
5. Efectivo generado utilizado) por cuenta del activo corriente y
pasivo corriente
Disminución (aumento) de gastos C x Cobrar $(27.107.178)
- Reclamaciones (1.366.497)
- Anticipos Impuestos (25.740.681)
- Disminución (aumento) de gastos pagados
por anticipado $(2.868.815)Contabilidad General 159
- Aumento (disminución) de retefuente
por pagar (1.244.000)
- De IVA por pagar (9.139.000)
6. Efectivo generado(utilizado) para impuesto de renta
7. Saldo inicial impuesto de renta por pagar $264.000
+ Provisión impuestos $3.167.000
- Saldo final impuesto de renta por pagar 0
Total impuesto de renta pagadoTotal impuesto de renta pagado $3.431.000 $3.431.000
EFE año 02 Método directo
A. Efectivo generado en actividades de operación EGO
Generado por ventas $776.453.268 (1)
Menos: efectivo utilizado en:
Pago a proveedores $484.342.331 (3)
Pago gastos operacionales $212.864.327 (4)
Pago de impuesto de renta $3.431.000 (6)
Aumento de gastos C x C $27.107.178 (5)
Aumento de gastos P x A $2.868.815 (5)
Pago de retefuente e IVA $10.383.000 (5) 740.996.651
Efectivo generado por actividades de operación 35.456.671Efectivo generado por actividades de operación 35.456.671
B. Efectivo generado por actividades de financiación
Aumento de préstamos socios 28.806.031
Pago de intereses (gastos financieros) (1.340.655)
Total efectivo Total efectivo generado (utilizado) en actividades degenerado (utilizado) en actividades deContabilidad General 160
FinanciaciónFinanciación 27.465.37627.465.376
C. Efectivo generado (utilizado) en actividades de inversión
Valor de venta de A.F- 33.300.000
Valor de compra de A.F (56.694.701)
Rendimientos financieros recibidos 6.708.557
Compra de inversiones a largo plazo (1.235.000)
Total efectivo generado (Total efectivo generado (utilizado) en actividades deutilizado) en actividades de
InversiónInversión (17.921.144) (17.921.144)
Aumento (disminución) de efectivo 45.000.849
Más efectivo inicial (Diciembre31/xx) 34.901.503
Efectivo Final (Diciembre 31/xx)Efectivo Final (Diciembre 31/xx) 79.902.352 79.902.352
D. Gastos operacionales
Pérdida en venta de A.F. $2.568.365
Intereses pagados $1.340.655
TotalTotal $3.909.020 $3.909.020
Contabilidad General 161
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN
UNIDAD 1. Introducción a la contabilidad
1. ¿Explique en que consiste el principio de valuación o medición?
2. Enumere tres (3) características de la empresa unipersonal.
3. Realice un paralelo entre la Sociedad Colectiva y la Sociedad de
Responsabilidad Limitada.
4. ¿ Cuales son las principales diferencias entre la Sociedad En comandita
Simple y la Sociedad En Comandita por acciones?
5. Enumere los estados financieros básicos.
Contabilidad General 162
UNIDAD 2. El ciclo contable estado de resultados y balance general
1. ¿ Qué son gastos operacionales?
2. ¿ Cuál es la diferencia entre Costo y Gasto?
3. ¿ A qué es igual la utilidad bruta en ventas?
4. ¿ Porqué razón se denominan ingresos no operacionales?
5. ¿Qué son activos corrientes, 4 ejemplos?
6. ¿En que consiste la depreciación?
UNIDAD 3. La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas
1. ¿En Que consisten los Activos de una empresa?
2. ¿Por qué razón los activos se consideran de naturaleza Débito?
3. ¿Qué componen los pasivos de una empresa?
4. ¿Explique cual es la razón para que los pasivos se consideren de
naturaleza Crédito?
5. ¿Cuáles cuentan componen el Patrimonio?
6. ¿Cuál es la naturaleza de las cuentas del Patrimonio?Contabilidad General 163
UNIDAD 4. El proceso de registro de la información contable
1. ¿En que consiste una transacción comercial?
2. ¿Qué significa el balance de prueba?
3. ¿En que consiste la partida doble?
4. ¿Qué son registros simples?
5. ¿Qué es un registro compuesto?
UNIDAD 5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE
AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE
1. ¿En que consisten los asientos de ajustes?
2. ¿Cómo se clasifican los asientos de ajustes?
3. ¿Qué es un ajuste acumulado?
4. ¿En que consiste un ajuste diferido?
5. ¿Qué son asientos de cierre?
6. ¿Para que se utilizan los asientos de cierre?
Contabilidad General 164
UNIDAD 6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL
1. ¿Qué son estados financieros de propósito general?
2. ¿Cuál es la función del estado de resultados?
3. Mencione tres transacciones que cambien el patrimonio
4. ¿Qué se entiende por fondos en una empresa?
5. Mencione tres fuentes en una empresa.
EJERCICIOS PRÁCTICOS PROPUESTOS
1. La Compañía la Fuente SA le presenta los siguientes datos para el
estado de Resultados para el mes de Mayo.
Gasto mantenimiento $1.500.000 Gasto Papelería $875.000
Ingresos x Interés $1.000.000 Gasto Arrendamiento $1.150.000
Gasto Intereses $760.000 Ingresos x Arrendamiento $900.000
Gasto Nómina $4.120.000 Gasto servicios públicos $1.200.000
Ingresos x servicios $8.000.000 Gasto depreciación $300.000
Gasto publicidad $650.000 Ingresos x capacitación $720.000
Gasto reparación $800.000 Gasto asesorías $550.000
Contabilidad General 165
2. Con los siguientes datos presentados por la Compañía X prepare el
estado de Resultados y el Estado de Resultados Acumulados para
Octubre de 200X
Ingresos x Arrendamiento $650.000 Gasto Impuestos $725.000
Ingresos x servicios $8.952.000 Gasto interés $552.000
Gasto servicios públicos $956.000 Gasto nómina $4.625.000
Ganancias acumuladas $1.300.000 Gasto publicidad $1.230.000
Ingresos x interés $765.000 Gasto asesorías $300.000
3. La Compañía ABC empieza operaciones en Agosto de 200X y realiza
las siguientes transacciones contables:
Agosto 1: Recibe aportes de Capital de la siguiente manera: Efectivo
$24.000.000, Muebles y Enseres $3.800.000, Equipo de Cómputo
$2.950.000, Inventario de Mercancías $36.000.000
Agosto 3: Paga Impuesto Mercantil por $1.715.000
Agosto 6: Vende Servicios por $20.000.000 – 60% de Contado y el resto
a Crédito.
Agosto 8: Compra Papelería por $1.500.000
Agosto 12: Adquiere Edificio por $80.000.000 a crédito - 65% Terrenos y
el resto es el Local.
Agosto15: Paga Nómina por $3.760.000, Publicidad por $1.900.000 y
Mantenimiento por $760.000
Contabilidad General 166
Agosto 18: Vende Servicios de contado por $11.700.000
Agosto 20: Recibe préstamo del BBV por $45.000.000; paga gastos
Financieros por $2.600.000
Agosto 25: Compra Vehículo por $17.000.000 – 75% de contado y el
resto a crédito.
Agosto 30: Paga Nómina por $3.850.000, servicios Públicos por
$1.100.000, Asesorías por $580.000.
Se pide: Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de
resultados y Balance General.
4. La Compañía de Turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes
transacciones correspondientes al mes de Febrero de 200X para que
usted realice Registros en el Libro diario, Libro Mayor, Balance de
Prueba, Estado de Resultados y Balance General clasificado.
Febrero 1: La Compañía empieza operaciones con los siguientes aportes
de Capital: 85.000 Acciones de la Compañía X a $450 cada una, un
Vehículo por $17.600.000, unas C x C por valor de $18.200.00 y un
Efectivo de $24.500.000
Febrero 3: Se paga Impuesto de Industria y Comercio por valor de
$654.320
Febrero 5: Se prestan Servicios a Crédito por valor de $2.560.000
Contabilidad General 167
Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000
Febrero 7: Se compran Muebles y enseres por valor de $3.240.000 se
pagan el 45% de contado y el resto a 60 días.
Febrero 9: Se prestan servicios de Contado por valor de $1.780.000
Febrero 11: La Compañía vende 35 acciones a $450 cada una.
Febrero 12: Se realiza Mantenimiento del Vehículo por $320.00 a crédito.
Febrero 15: Se realizan los siguientes pagos de contado: Nómina
$1.359.460, Asesorías $453.700
Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000, se
pagan por gastos financieros $850.000
Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000
Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, se recibe el
40% de contado y el resto a crédito.
Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos de contado: Nómina
$1.745.800, Reparación $456.000, Servicios Públicos $ 760.000 y
Asesorías por $375.000
5. Dadas las siguientes transacciones presentadas por la Compañía XX
realizadas durante el mes de Junio de 200X, se pide elaborar el libro Contabilidad General 168
diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de Resultados, Estado de
Resultados Acumulados y Balance General.
Junio 3: Inicia operaciones recibiendo $12.000.000 en Efectivo, C x C
por $8.000.000 y un Vehículo por $11.000.000
Junio 5: Compra Bodega por $62.000.000 a crédito - 70% Terreno y el
resto local.
Junio 8: Paga Impuesto Mercantil por $2.430.000
Junio 10: Se prestan Servicios por $6.730.000 – 60% de contado y el
resto a crédito.
Junio 12: Se adquiere equipo e Cómputo por $4.800.000 a crédito.
Junio 15: Se paga Nómina por $5.380.000, Papelería por $1.190.000,
asesorías por $975.000
Junio 18: Se compran Muebles y Enseres por $9.200.000 – se paga el
65% de contado y el resto a crédito.
Junio 20: Se recibe bancario por valor de $32.100.000 – se pagan
$2.800.000 de gastos financieros.
Junio 23: se prestan servicios a crédito por $3.750.000
Contabilidad General 169
Junio 25: Ingresa un nuevo socio el cual aporta Maquinaria por valor de
$12.100.000
Junio 28: Se paga capacitación por $4.120.000
Junio 30: Se registran los siguientes pagos de contado: Nómina
$4.910.000, Capacitación por $715.000, Mantenimiento por $861.000,
Además servicios de Contado por $3.720.000
6. La Compañía Módulos y Módulos recibe un préstamo del Banco agrario
por un Valor de $21.000.000 el día 16 de mayo, con una tasa de interés
del 33.&5 anual Trimestre Anticipado, el préstamo tiene una vigencia de
tres meses.
Se pide realizar:
a) Registros efectuados por la Compañía hasta la fecha de pago.
b) Registros efectuados por el Banco hasta fecha de cobro.
7. El Banco de Bogotá le presta a la Compañía XX la suma de $85.000.000
con una tasa de interés del 30% anual Trimestre vencido, el préstamo se
efectúa el 12 de febrero.
Se pide realizar
a) Registros efectuados por la Compañía hasta la fecha de pago.
b) Registros efectuados por el banco hasta la fecha de cobro.
Contabilidad General 170
8. A continuación se detallan los resultados de la financiera La pastusa SA
durante el mes pasado.
Ingresos x arrendamientos $2.670.000
Ingresos Operacionales $24.805.000
Gasto depreciación Vehículo $4.410.000
Ingresos x capacitación $760.000
Gastos Intereses $1.624.000
Gasto Reparación $830.000
Gasto Nómina $17.310.000
Gasto seguros $1.120.000
Ingresos x asesorías $570.000
Gasto Mantenimiento $570.000
Gasto Asesorías $1.250.000
Gasto Publicidad $1.050.000
Se pide realizar: Asientos Corrientes, Asientos de Cierre, estado de
resultados y balance general.
9. Los siguientes son los resultados logrados por la Financiera Cartagena
Ltda. Durante el mes pasado.
Ingresos por arrendamientos $1.885.000
Ingresos Operacionales $25.480.000
Gasto depreciación $4.410.000
Ingresos por asesorías $267.000
Gasto Intereses $1.462.000
Gastos de administración $380.000
Gastos de nómina $13.170.000Contabilidad General 171
Gasto Impuesto Mercantil $930.000
Gastos Seguros $890.000
Ingresos x Interés $840.000
Gasto de mantenimiento $750.000
Gasto asesorías $1.000.000
Se pide realizar: Asientos Corrientes, asientos de cierre, Estado de
Resultados y Balance General
10.La Compañía de “Turismo Vamos a Pasear” le presenta los siguientes
saldos a diciembre 30 de 2000X tomados de sus libros de contabilidad.
Caja y Bancos $2.500.000
Ganancias Acumuladas $3.200.000
Cuentas X Cobrar $4.200.000
Reservas Legales $980.000
Inversiones temporales $12.000.000
Capital $38.000.000
Seguro Prepagado $180.000
Obligaciones Bancarias $9.000.000
Equipo de Oficina $27.000.000
Ingresos Recibidos x Anticipado $3.200.000
Depreciación Acumulada Vehículo $28.800.000
Cuentas X Pagar $2.600.000
Vehículos $48.000.000
Depreciación Acumulada Equipo $ 8.100.000
Durante el mes de Enero la Compañía realiza los siguientes hechos
económicos los cuales se enumeran en forma resumida.
Contabilidad General 172
1. Servicios prestados durante el mes;
De Contado $6.800.000 A Crédito $22.400.000
2. Gastos operacionales de Administración y Ventas pagados de
contado
Nómina $14.500.000 Arrendamiento $1.200000
Servicios Públicos $110.000 Mantenimiento $445.000
3. Abono de Clientes $21.200.000
4. Pago a Proveedores $1.400.000
5. El Banco envió una Nota Débito por concepto de Intereses Cobrados
por Anticipado por valor de $540.000
Los Datos para efectuar los ajustes son los siguientes:
a) Las inversiones devengan un interés anual del 30% para cobrar
trimestralmente.
b) La cuenta Seguro Prepagado tiene una vigencia de tres meses
c) Vida útil Equipo de Oficina 10años, y del Vehículo 5 años
d) Los ingresos recibidos por anticipado cubren cuatro meses de
servicios por prestar por parte de la Compañía
Contabilidad General 173
e) Las Obligaciones Bancarias incurren en un interés del 24% Anual
Trimestre Anticipado
Se pide realizar:
Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Asientos de Ajustes, Asientos
de Cierre, Estado de Resultados, Estado de Resultados Acumulados y
Balance General.
BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL
SINISTERRA, Gonzalo. Contabilidad sistema de información para las
organizaciones. Edit. Mc Graw Hill. Cap. 1º - 2
Contabilidad General 174
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
CORAL, Delgado, Lucy. Contabilidad universitaria. Edit Mc Graw Hill.
DÍAZ, Hernando. Contabilidad general. Enfoque práctico con aplicaciones
informáticas. Edit Prentice Hall. Cap.1º - 2
GÖMEZ, Bravo, Oscar. Contabilidad general. Edit. Mc Graw Hill.
Contabilidad General 175
