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Coordinación Nacional de Recursos Humanos Capacidad de Desarrollo Administrativo y Calidad “CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE” 2009

“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE” de cualquier servidor público, los procesadores de texto, las hojas de cálculo, ... Texto de la diapositiva ………………. 197

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“CONOCIMIENTOS

BÁSICOS DE OFFICE”

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Objetivo de la Herramienta

La presente herramienta tiene la finalidad de capacitar en forma eficiente, oportuna, económica y de impacto masivo a los servidores públicos de libre designación del INAH que ocupan puestos sujetos al Sistema del Servicio Profesional de Carrera, con el propósito de que se preparen para acreditar de manera objetiva la capacidad de Desarrollo Administrativo y de Calidad autorizada por el Comité Técnico de Profesionalización, para cumplir con el proceso de certificación y de esta manera continuar con el trámite para obtener el nombramiento de servidor público de carrera titular, con base en lo establecido en la Ley y Reglamento del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal.

Objetivo de la Capacidad

Proporcionar a los servidores públicos del INAH, las herramientas necesarias para fortalecer, actualizar y desarrollo de los conocimientos fundamentales sobre las aplicaciones de Microsoft Oficce: WORD, EXCEL, POWER POINT y OUTLOOK, para el eficaz y eficiente desempeño de sus funciones. Actualmente el uso de las herramientas de cómputo resulta indispensable para eficientar los procesos en el desempeño de las funciones de cualquier servidor público, los procesadores de texto, las hojas de cálculo, las utilerías para la presentación de temas y las aplicaciones para la administración de correos electrónicos, facilitan las operación de los procesos laborales, lo cual redunda finalmente en beneficios para la sociedad en general al recibir un servicio público de calidad.

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ÍNDICE Objetivos ………………. 2 o Manual de Operación de Word ………………. 11 ¿Qué es un procesador de palabras? ………………. 12 Inicio ………………. 13 Pantalla principal ………………. 13 Menús ………………. 13 Barra de herramientas ………………. 14 Creación de un documento ………………. 15 Movimiento del punto de inserción ………………. 16 Corrección y borrado de texto ………………. 18 Guardar un archivo ………………. 18 Salir de archivo ………………. 21 Salir de Word ………………. 21 o Edición de texto ………………. 23 Selección de texto ………………. 23 Copiar, cortar y pegar ………………. 24 Vínculos ………………. 28 Buscar texto ………………. 30 Auto texto ………………. 33 Auto completar ………………. 34 Auto resumen ………………. 35 o Corregir el texto ………………. 36 Idioma ………………. 36 Ortografía y Gramática ………………. 36 Sinónimos ………………. 40 Guiones ………………. 41 Contar palabras ………………. 42 Auto corrección ………………. 42 Control de cambios ………………. 44 o Preparar un documento para revisión ………………. 44 Comparar y combinar documentos ………………. 47 Aceptar o rechazar cambios ………………. 48 o Proteger un documento ………………. 48 Formato de los caracteres ………………. 49 Auto formato ………………. 50 Cambiar a mayúscula ………………. 51 Letras capitales ………………. 51 Formato a los párrafos ………………. 52 Líneas y saltos de página ………………. 53 Bordear y sombrear ………………. 54 o Tabuladores ………………. 56 Asignación ………………. 57 Mover tabuladores ………………. 58 o Números y Viñetas ………………. 58 Viñetas ………………. 58 Numeración ………………. 60

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Manejo de tablas ………………. 61 o Inserción de tabla ………………. 61 o Dibujar una tabla ………………. 62 o Escribir datos en una tabla ………………. 63 o Añadir celdas a una tabla ………………. 64 o Eliminar celdas ………………. 65 o Ancho de columnas y altura de filas ………………. 66 o Juntar el contenido de las celdas ………………. 70 o Convertir tablas a texto ………………. 70 o Inserción de fórmulas en las tablas ………………. 71 o Encabezados a la tabla ………………. 72 o Ordenar contenido ………………. 72 o Formato a la tabla ………………. 73 Diferentes formas de ver un documento ………………. 74 o Vista Normal ………………. 74 o Vista de diseño de impresión ………………. 74 o Vista Diseño Web ………………. 75 o Vista Esquema ………………. 75 o Zoom ………………. 75 o Columnas ………………. 76 o Encabezados y Pie de página ………………. 77 o Notas al pie ………………. 77 o Configuración de la página ………………. 78 o Separador de Márgenes ………………. 79 o Separador de papel ………………. 79 Diseño ………………. 80 o Insertar Salto ………………. 81 o Números de página ………………. 82 o Comentario ………………. 83 o Fecha y hora ………………. 83 o Símbolos ………………. 83 o Cuadro de texto ………………. 85 o Herramientas de Imagen ………………. 88 o Objetos de MS Word ………………. 90 o Vista preliminar ………………. 91 Imprimir documento ………………. 92 Asistente para carta ………………. 94 Impresión de documentos personalizados ………………. 97

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o Manual de Operación de Excel ………………. 103 ¿Qué es una hoja de cálculo? ………………. 103 o Iniciar ………………. 103 Descripción de la pantalla ………………. 104 Barra de Menús ………………. 104 Barra de Herramientas ………………. 105 Barra de fórmulas ………………. 105 Encabezados ………………. 105 Etiquetas ………………. 106 Barra de Estado ………………. 106 Libros y hojas ………………. 106 o Movimientos a través de la hoja ………………. 107 Seleccionar ………………. 108 Captura de información en celdas ………………. 110 Seleccionar y capturar ………………. 112 Guardar un archivo ………………. 112 Cerrar un archivo ………………. 114 Salir de Excel ………………. 115 o Edición de celdas ………………. 115 Abrir un archivo ………………. 115 Copiar ………………. 116 Cortar ………………. 117 Pegar ………………. 117 Menú rápido ………………. 118 Mover y Copiar ………………. 118 Pegado especial ………………. 119 Objeto ………………. 120 Vínculos ………………. 120 Pegar hipervínculos ………………. 121 Llenar y auto rellenar ………………. 122 o Fórmulas ………………. 124 ¿Qué es una fórmula? ………………. 124 Crear una fórmula ………………. 124 Direccionamiento de celdas ………………. 127 o Formatos ………………. 130 Introducción ………………. 130 Formato de Celdas ………………. 130 Separador Número ………………. 131 Separador Alineación ………………. 132 Combinar y centrar celdas ………………. 132 Separador Fuente ………………. 133 Separador Bordes ………………. 134 Separador de Trama ………………. 134 Separador Proteger ………………. 135

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o Proteger hojas y libros ………………. 135 Menú Contextual ………………. 138 Inserción ………………. 138 Introducción ………………. 138 Inserción de celdas ………………. 138 Inserción de filas ………………. 139 Inserción de columnas ………………. 139 Mensaje de error ………………. 139 Eliminar celdas, filtro y columnas ………………. 139 Manejo de las hojas ………………. 140 Añadir una hoja ………………. 141 Eliminar una hoja ………………. 141 Insertar una imagen ………………. 142 o Herramientas de imagen ………………. 144 Funciones ………………. 145 Introducción ………………. 145 Importancia de las funciones ………………. 145 ¿Cómo utilizar las funciones? ………………. 146 Auto corrección de fórmulas ………………. 149 o Nombres ………………. 149 Gráficos ………………. 153 Introducción ………………. 153 Creación de una gráfica ………………. 154 Asistente para Gráficos ………………. 154 o Definición tipo graficas ………………. 155 o Datos de Origen ………………. 156 o Opciones de gráfico ………………. 157 Separador de Títulos ………………. 158 Separador de Eje ………………. 158 Separador de Líneas de división ………………. 158 Separador Leyenda ………………. 159 Separador Rótulo de datos ………………. 159 o Ubicación de gráfico ………………. 161 Base de datos ………………. 162 Introducción ………………. 162 Ordenar datos ………………. 162 Filtros ………………. 164 Filtros avanzados ………………. 166 Ficha ………………. 168 Impresión ………………. 170 Introducción ………………. 170 Preparar página ………………. 170 o Separador Página ………………. 171 o Separador Márgenes ………………. 172 o Separador Hoja ………………. 174 o Separador Gráfico ………………. 175

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o Vista preliminar ………………. 176 Impresión ………………. 177

o Manual de Operación de Power Point ………………. 179 ¿Qué es una herramienta de presentación? ………………. 179 o Iniciar ………………. 180 Descripción de pantalla ………………. 181 Barra de Menús ………………. 181 Barra de Herramientas ………………. 181 Panel de tareas ………………. 181 Paleta de Herramienta ………………. 181 Barra de Estado ………………. 181 Vistas ………………. 182 Elementos de la presentación ………………. 184 El patrón ………………. 184 Patrón de documentos ………………. 187 Guardar una presentación ………………. 188 o Creando una presentación ………………. 191 Crear una presentación nueva ………………. 192 Asistente para auto contenido ………………. 193 Usar plantilla ………………. 194 Presentación en blanco ………………. 196 Texto de la diapositiva ………………. 197 Generar una nueva diapositiva ………………. 198 Comentarios ………………. 198 Imagen ………………. 199 Herramientas de imagen ………………. 202 o Dibujar ………………. 203 Descripción de cada herramienta ………………. 204 Caja de texto ………………. 204 Líneas ………………. 205 Flechas ………………. 205 Rectángulo ………………. 205 Elipse ………………. 205 Autoformas ………………. 205 Líneas ………………. 206 Conectores ………………. 207 Formas básicas ………………. 207 Flechas de bloque ………………. 207 Diagrama de flujo ………………. 208 Cintas y estrellas ………………. 208 Llamadas ………………. 209 Botones de acción ………………. 209 Más autoformas ………………. 211 Word Art ………………. 211

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Diagrama u organigrama ………………. 211 Imagen prediseñada ………………. 211 Imagen ………………. 211 Cambiando los atributos de los objetos ………………. 211 Relleno ………………. 212 Grueso y estilo de línea ………………. 216 Flechas ………………. 216 Sombra ………………. 217 Efectos de tercera dimensión ………………. 217 Fondo de la diapositiva ………………. 217

Combinación de colores de la diapositiva

………………. 219

o Editando los objetos ………………. 219 Seleccionar múltiples objetos ………………. 220 Copiar ………………. 220 Cortar ………………. 220 Pegar ………………. 222 Menú contextual ………………. 222 o Mover y copiar ………………. 223 o Pegado especial ………………. 224 Vínculos ………………. 225 Pegar hipervínculos ………………. 225 Deshacer y repetir acciones ………………. 226 Eliminar un objeto o una diapositiva ………………. 226 Zoom ………………. 227 Edición de un dibujo a mano alzada ………………. 227 Mostrar reglas y guías ………………. 228 Orden de apilación de objetos ………………. 229 Agrupando y desagrupando objetos ………………. 229 Dibujando con precisión ………………. 230 Alinear ………………. 230 Alinear o distribuir ………………. 230 Ajustar cuadrícula ………………. 230 Ajustar a la forma ………………. 230 Girar o voltear ………………. 230 Empujar ………………. 231 Cambiar la auto forma ………………. 231 Valores predeterminados ………………. 231 o Manipulando Texto ………………. 232 Formato de los caracteres ………………. 232 Alineación ………………. 233 Sangrías ………………. 234 Número y viñetas ………………. 234 Viñetas ………………. 234 Numeración ………………. 234 Cambiar mayúscula ………………. 235

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Interlineado ………………. 235 Tabuladores ………………. 236 Mover tabuladores ………………. 237 Eliminar tabuladores ………………. 237 Buscar texto ………………. 237 Reemplazar texto ………………. 238 Reemplazar fuentes ………………. 239 Idioma ………………. 239 Ortografía ………………. 240 Tareas por realizar ………………. 241 o Inserción ………………. 242 Introducción ………………. 242

Insertar fecha, hora y número de diapositiva/ Encabezado y pie de página

………………. 242

Imagen ………………. 243 Objeto ………………. 244 Objetos ………………. 245 Sonido y película ………………. 245 o Presentación en pantalla ………………. 246 Creando una presentación ………………. 246 Transición de la diapositiva ………………. 248 Ocultar diapositiva ………………. 249 Opciones de la presentación ………………. 250 Tipo de presentación ………………. 251 Opciones de presentación ………………. 251 Mostrar diapositiva ………………. 251 Avance de diapositiva ………………. 252 Varios monitores ………………. 252 Reproducción ………………. 252 Ensayar intervalos ………………. 252 Animación ………………. 253 Presentación personalizada ………………. 255 Básica ………………. 255 Vinculada ………………. 256

Presentación en papel y presentaciones portátiles

………………. 258

Configurar diapositiva ………………. 258 Tamaño ………………. 259 Imprimir ………………. 259 Impresora ………………. 260 Intervalo de impresión ………………. 260 Copias ………………. 260 Documentos ………………. 261 Presentaciones portátiles ………………. 262

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o Manual de Operación de Outlook ………………. 265

¿Qué es Outlook? ………………. 265 Descripción de la pantalla inicial ………………. 265 Las Barras ………………. 266 Los accesos directos ………………. 268 La lista de carpetas ………………. 269 El cuerpo principal ………………. 270 o Las cuentas de correo ………………. 270 Definir una cuenta de correo ………………. 270 Eliminar una cuenta de correo ………………. 274 o La libreta de direcciones ………………. 278 Crear una libreta de direcciones ………………. 278 Eliminar una libreta de direcciones ………………. 280 Crear nuevas entradas ………………. 282 Crear listas de distribución ………………. 285 Eliminar direcciones ………………. 287 o Componer y enviar un correo ………………. 289 Las partes de un correo ………………. 289 Enviar un correo electrónico ………………. 291 Añadir archivos adjuntos al correo ………………. 293 Formatear el texto ………………. 294 o Recibir y gestionar el correo ………………. 297 La Bandeja de entrada ………………. 297 Recibir nuevos correos ………………. 299 Leer el correo ………………. 300 Visualizar y guardar anexos ………………. 301 Contestar un correo ………………. 302 Reenviar el correo a uno o varios contactos ………………. 302 Eliminar uno o varios correos ………………. 303 Ordenar los correos ………………. 303 o Utilizar la lista de carpetas ………………. 304 Elementos de la lista de carpetas ………………. 305 Crear una nueva carpeta ………………. 306 Gestionar las carpetas ………………. 307 El Diario ………………. 310 Vistas disponibles del Diario ………………. 312 Apuntar una entrada en el Diario o Referencias

………………. ………………….

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“Manual de operación de

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Introducción a Word ¿Qué es un Procesador de palabras? Un procesador de palabras es una herramienta que sirve para el manejo de textos en

general. Con éste podemos manipular desde una carta o memorándum hasta un reporte, libro o manual. La ventaja principal de utilizar una herramienta como ésta, es que nos permite manipular el texto sin la necesidad de volver a escribirlo.

En un procesador de palabras se pueden hacer cambios fácilmente a la ubicación,

características y diseño del texto o del documento en general. MS Word MS Word o WinWord como se le conoce en todo el mundo, es un poderoso procesador

de textos, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Estilos Plantillas (machotes) u hojas modelo Revisión ortográfica en línea Autocorrección Tablas Dibujos e imágenes Gráficos Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS Word maneja

ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión.

MS Word tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones (sin

importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo el ambiente Windows y soporten OLE.

La tecnología OLE (Object Linkíng and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos)

está basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando documentos de altísima calidad.

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Iniciar MS Word Para iniciar MS Word debemos iniciar Windows. Estando en Windows debemos usar el

icono de Ms Word en algunas de las carpetas de los programas. El icono puede estar

alojado en Programas del menú de Inicio o en cualquier otra carpeta. También podemos acceder mediante un acceso directo.

Descripción de la pantalla principal. Al iniciar Word automáticamente se genera un nuevo documento en blanco. La pantalla

principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

Barra de menús En esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú contiene acciones específicas

que están agrupadas según el nombre del menú de la siguiente manera.

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Archivo: Este menú permite abrir, cerrar, guardar, imprimir, etc. archivos. Edición: Mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir,

copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer ligas, etc. estando el documento en pantalla.

Ver: Contiene las opciones para ver en pantalla las diferentes vistas de un documento. Además la regla, herramientas, mapa del documento, encabezado y pie de página.

Insertar: Para insertar en el texto elementos como saltos de página, símbolos, dibujos, documentos y objetos en general.

Formato: En este menú están las opciones para dar formato al texto, alterando los párrafos, los objetos y también, los estilos y autoformatos.

Herramientas: Con este menú obtenemos ayuda adicional como es: la corrección ortográfica, la corrección gramatical, el diccionario de sinónimos y opciones en general para configurar MS Word.

Tabla: Todos los comandos referentes a la manipulación de tablas. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?: Ayuda en línea que proporciona MS Word al usuario. Algunos menús que aparecen en MS Word se pueden encontrar en casi todas las

aplicaciones del ambiente Windows y contienen opciones muy similares. Es decir que si se sabe usar una opción de estos menús en MS Word se sabe usar en cualquier otra aplicación de Windows y viceversa.

Barra de herramientas La barra de herramientas está compuesta por botones que realizan acciones

previamente definidas con sólo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripción visual de la acción que realizan. MS Word cuenta con varías barras de herramientas, pero inicialmente sólo se muestran la barra Estándar y la barra de Formato.

Regleta Es una regla de referencia para el manejo del texto. Con ella podemos definir y medir

distancias dentro de la hoja.

Botones de vistas Estos botones se utilizan para cambiar la forma de ver el documento. Un documento se

puede ver de forma: Normal Vista diseño Web Vista diseño de impresión Esquema

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Barra de estado Es una descripción del lugar y posición del cursor en la hoja y en el documento.

Incluye: la sección, la altura, número de líneas y columnas. Además, muestra la hora del sistema y cinco indicadores de estado.

Punto de inserción (cursor), Marca de fin de párrafo y Marca de fin de documento

Por ser una aplicación de Windows, las ventanas de MS Word mantienen los elementos comunes para todas las ventanas como son:

Menú de control Botón de maximización/restauración Botón de minimización Barra de título (nombre de la aplicación) Dentro de la ventana de MS Word está la ventana del Documento1 que MS Word

generó automáticamente. Esta también cuenta con sus botones y menú de control correspondientes.

Creación de un documento En los procesadores de texto, la captura de texto no se hace como se realiza en

máquina de escribir. En la siguiente tabla se ilustra la diferencia.

Máquina de Escribir Procesador de Textos Sr. Montes: Por medio de la presente, quisiera

nformarle que el saldo de su cuenta se ncontró a favor durante el mes pasado.

Por lo que se bonificara el cargo por manejo de inversión.

Sr. Montes: Por medio de la presente, quisiera

nformarle que el saldo de su cuenta se ncontró a favor durante el mes pasado. Por o que se bonificara el cargo por manejo de nversión.

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La diferencia radica en que en las máquinas de escribir para cambiar de línea se presiona <Enter>, <Return>, <Intro> o se jala la manija para el cambio de línea y de párrafo. En los procesadores de texto, en cambio, sólo se presiona <Enter>, <Return> o <Intro> cuando hay un cambio de párrafo. En la tabla, la flecha (), simboliza las veces que se tiene que presionar el <Enter>, <Return> o <Intro>.

En los procesadores de texto se elimina el uso de guiones cuando están incompletas

las palabras. Es decir, ya no existen palabras con separación silábica, los procesadores de texto trabajan con palabras completas y las ajustan a la siguiente línea si es necesario. Por lo tanto, en un procesador de textos se deben usar los signos de puntuación pegados a las palabras (palabra. o palabra,) y no dejar espacio del lado izquierdo del signo de puntuación (palabra, palabra.). Por lo tanto, la captura de texto en un procesador de palabras se hace mucho más sencilla ya que el número de teclas que hay que presionar se reduce considerablemente para obtener el mismo efecto.

Caracteres no imprimibles Los caracteres no imprimibles son símbolos que se ven en pantalla para reflejar en

donde existen espacios, cambios de párrafo, tabuladores y otro tipo de marcas de referencia en el manejo del texto. Estos caracteres no se imprimen, son sólo para

referencia en pantalla. Con el botón de la barra de herramientas se pueden mostrar estos caracteres. A continuación aparecen algunos de los caracteres no imprimibles.

Carácter no Imprimible

Cambio de párrafo ¶

Espacio • Tabulador

Modo de inserción y modo de sobre escritura En MS Word se tienen dos modos de escritura: el modo de inserción y el modo de

sobre escritura. El modo de inserción nos permite que al escribir no cambiemos el texto ya escrito por el que vamos escribiendo. El de sobre escritura por el contrario, rescribe el texto. Al iniciar el MS Word 97, éste está en modo de inserción. Para cambiarlo a modo sobre escritura se presiona la tecla <Insert> o se ejecuta un doble-clic en la barra de estado donde dice SOB (sobre escritura).

Movimiento del punto de inserción Cuando capturamos un documento es muy común querer trasladar el cursor a una

nueva posición. Para esto contamos con una serie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.

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Para moverse Teclado Un carácter a la izquierda <> Un carácter a la derecha <> Una línea hacia arriba <> Una línea hacia abajo <> Una palabra a la izquierda <ctrl> + <> Una palabra a la derecha <ctrl> + <> Al final de la línea <Fin> Al principio de la línea <Inicio> Al principio del párrafo actual <ctrl> + <> Al principio del párrafo anterior <ctrl> + <> (doble) Al principio del siguiente párrafo <ctrl> + <> Arriba una pantalla <Re Pág> Abajo una pantalla <Av Pág> Al tope de la página siguiente <ctrl> + <Av Pág> Al tope de la página anterior <ctrl> + <Re Pág> Al tope de la pantalla <Alt> + <ctrl> + <Re Pág> Al pie de la pantalla <Alt> + <ctrl> + <Av Pág> Al final del documento <ctrl> + <Fin> Al principio del documento <ctrl> + <Inicio> Para el mouse solo basta con dar un clic sobre el lugar a donde nos queremos

desplazar. En Ms Word aparece una herramienta de movimiento rápido en la Barra de

desplazamiento vertical como se ilustra en la siguiente figura, esta herramienta sirve para seleccionar un elemento de búsqueda y de este modo poder recorrer el documento saltado de un registro a otro en diferentes categorías.

Al dar clic sobre el botón central de esta herramienta, se despliega el recuadro que

permite elegir como se quiere analizar el documento, dando la opción “Examinar por” como se ilustra a continuación.

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Corrección y borrado del texto Para borrar y corregir el texto se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla <Supr>

y <Retroceso>. Ambas teclas tiene la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia delante y la segunda lo borra hacia atrás.

Texto original: Esto es una pru eba. Usando <Supr>: Esto es una pru ba. Usando <Retroceso>: Esto es una pr eba.

** El símbolo es la posición del cursor.

Guardar un archivo Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Guardar. - Presionamos simultáneamente <ctrl> + <G>. - Damos un clic sobre el icono guardar . Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

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En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para

moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en.

Si cambiamos de carpeta, el botón regresar se activara y nos permitirá retroceder

hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono , con el icono nos remitirá a buscar en el Web, con el icono se puede eliminar el archivo seleccionado, con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitirá cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono

nos permite configurar los parámetros para guardar el archivo, ver imagen B.

Imagen A.

Imagen B. En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones al guardar. Al

presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Crear siempre copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el

mismo nombre y localización pero con la extensión BAK. Permitir guardar rápidamente permite que MS Word guarde el documento

durante el tiempo de trabajo normal. Permitir guardar en segundo plano guarda el documento mientras el

usuario puede realizar otras tareas. Incrustar fuentes TrueType empotra las letras TrueType al documento para

que otros usuarios puedan leer el documento sin sufrir alteraciones en el tipo de letra. Incrustar sólo caracteres en uso empotra sólo los caracteres TrueType del

documento siempre y cuando el número de caracteres no exceda de 32. Preguntar por propiedades de documento aparecerá la caja de diálogo con

la información de las propiedades del documento de MS Word que se está guardando. Preguntar si guarda la plantilla Normal obliga a MS Word a preguntar si

guarda los cambios hechos en la plantilla normal.dot, el uso de esta plantilla se describirá más adelante en este manual. Guardar datos sólo para formularios guarda los datos en un sólo registro

cuando se están utilizando los formularios de MS Word . Incrustas datos lingüísticos: Guarda los datos lingüísticos, por ejemplo,

datos introducidos con la voz o escritos a mano. Crear un copia local de los archivos guardados en la red o en las

unidades extraíbles: Guarda temporalmente una copia local de un archivo almacenado en una unidad de red o extraíble.

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Guardar info. De recuperación cada x minutos va a guardar el documento, sin preguntar al usuario, cada determinado tiempo en minutos. Incrustar etiquetas inteligentes: Guarda etiquetas inteligentes. Guarda etiquetas inteligentes como propiedades de XML en páginas

Web: Guarda todas las etiquetas inteligentes en una misma ubicación, en un archivo html.

En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de seguridad. Al

presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Contraseña de apertura: definen una Contraseña para poder abrir el

documento. Contraseña de escritura: los usuarios podrán modificar el documento si

escriben la contraseña correcta. Recomendado sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como

Sólo-lectura. Quitar información personal de este archivo al guardar: Impide que se

distribuya información oculta. Avisar antes de imprimir, guardar o enviar un archivo que contenga

cambios marcados o comentarios: Si un documento contiene marcas de cambios o comentarios, puede quitarlos antes de guardarlo o distribuirlo. Guardar el número aleatorio para mejorar la precisión de la

combinación: Utilizado para la comparación y combinación del documento. Seguridad de macros: Establece o comprueba las opciones de seguridad de

las macros. En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro

documento. A los documentos se les asignará automáticamente la extensión DOC., recuerde que ahora en Windows se pueden escribir nombres de hasta 255 caracteres. En

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Guardar archivo como: seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción podremos escoger plantilla, documento o formato para otro procesador de palabras, pagina web, entre otros tipos.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y

extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar el documento, MS Word lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como

del menú Archivo. Cerrar archivo Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos

usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana del

documento, también podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS Word preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de MS Word Para salir de MS Word utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se

puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de MS Word o dar un clic: sobre el icono .

Edición de Texto Abrir un archivo Para abrir un archivo podemos utilizar cualquiera de estos tres métodos:

Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Abrir.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <ctrl> + <A> ó <ctrl> + <F12>

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono Al utilizar cualquiera de los métodos aparece la siguiente caja de dialogo:

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Esta caja de diálogo es muy similar a la que se describió en el comando Guardar del

Menú Archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él o escribiéndolo en el cuadro Nombre de archivo. Aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar o un doble clic sobre el archivo.

Selección de texto Para trabajar en MS Word debemos partir de la base de que cuando queremos realizar

alguna operación de formato al texto, movimiento o reemplazo del mismo necesitarnos tenerlo seleccionado. A continuación aparece una tabla con los métodos utilizados para realizar la selección de texto.

Selección Realizar

Cualquier objeto o cantidad de texto Clic sostenido en el inicio del texto a eleccionar y arrastrarlo sobre el texto hasta onde desee terminar la selección.

Una palabra Doble clic sobre la palabra. Una gráfica Clic en la gráfica. Una línea de texto Clic en el margen izquierdo de la línea. Múltiples líneas de texto Clic en el margen izquierdo de la línea y

rrastre hacia arriba o abajo. Una frase <Ctrl> y clic en cualquier parte de la

rase. Un párrafo Doble clic en el margen izquierdo del

árrafo o triple clic en cualquier lugar del árrafo.

Múltiples párrafos Señale el párrafo y arrastre en el margen zquierdo hacia arriba o hacia abajo.

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Un documento entero Triple clic en el margen izquierdo, o usar el menú Edición el comando Seleccionar

Todo o con el teclado <Ctrl> + <E>. Para hacer una selección con el teclado se utilizan las mismas teclas que para el

movimiento del punto de inserción, pero añadiendo la tecla <Mayús>. Una vez que se ha seleccionado el texto puede reemplazarse escribiendo el nuevo

texto. Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en

forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de

memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).

Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original.

Funciona de la siguiente forma:

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Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Copiar.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Cortar El comando Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información

original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna

de las siguientes operaciones.

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Cortar.

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Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el

contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario. La información que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Sí se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Word , el procedimiento

es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Menú rápido Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece

presionando el botón secundario del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece presionando las teclas <Mayús> + <F10>.

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Mover y copiar con MS Word Además de los métodos que ya se vieron, MS Word tiene un método más para copiar

y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.

Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el

ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Aparece una línea

punteada que indica la posición que tendrá el texto en el momento de soltar el ratón. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador

del ratón cambia a la siguiente forma:

Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de

Pegado especial, Esta vincula el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino.

Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información,

se selecciona del menú Edición el comando Pegado especial. Aparece la siguiente caja de diálogo:

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Esta opción permite Pegar con vínculo. Crea una liga con el contenido del

Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con MS Word o con otra aplicación.

Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que

existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino.

Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar con vínculo de la caja de

diálogo y definir como se hará éste: Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre

del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto Formateado (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato. Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows

metafile. Bitmap: Una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones

como Paint. Una vez establecida el vínculo, podemos indicarle al MS Word que la muestre flotando

sobre el Texto o como un icono con las opciones Flotar sobre el Texto y Como icono, respectivamente.

Vínculos Cuando algún documento tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el

Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Edición y el comando

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Vínculos. Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita.

Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta

caja definir si las actualizaciones serán Manual o Automáticamente. Si seleccionarnos Manualmente podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar Origen. También podemos Romper el vínculo.

Pegar hipervínculos El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento.

De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada.

Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en MS Word como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como

hipervínculo. Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo.

Deshacer y repetir acciones MS Word ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes

de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Deshacer.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Z>.

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Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Con el teclado o con el menú se deshace la última operación, pero con el icono se abre

una lista de las acciones realizadas y se pueden seleccionar varias o todas. El número de acciones que se pueden almacenar depende de la cantidad de memoria que disponga la computadora.

La acción contraria es Repetir que anula a Deshacer. Para repetir:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Repetir.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Y>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Igual que con Deshacer se tiene con el icono una lista de acciones que se pueden

repetir. Buscar un texto MS Word ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. La manera de

llevar a cabo esta operación es: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Buscar. Con el Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <B>, Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece la siguiente caja de diálogo:

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En la caja Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Con el botón que aparece en la parte inferior de la ventana se despliegan

las opciones de la Búsqueda.

Si seleccionamos Coincidir mayús/minús, MS Word encuentra sólo los textos con la

combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas. MS Word considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas así como también buscar sólo Palabras completas. Además, de las opciones anteriores podemos utilizar:

Formato Lista los formatos para buscar o reemplazar. Esta opción permite buscar los textos y

reemplazarlos con los formatos especificados.

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Especial Selecciona un carácter especial que se está buscando.

Buscar Siguiente Busca y selecciona el siguiente texto especificado. Reemplazar texto Presenta la ventana de diálogo Reemplazar y toma la información del texto buscado

para reemplazarlo. Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se

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le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir del comando Buscar del menú Edición. Las otras opciones son:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Reemplazar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <L>. Utilizando cualquiera de los métodos o desde la caja de diálogo de Buscar aparece la

siguiente caja de diálogo:

Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. La única diferencia es que con el

texto de reemplazo se pueden agregar caracteres especiales y aplicar formato. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar Todo podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.

Autotexto Cuando se está utilizando un texto repetitivo a lo largo de todo un documento no es

necesario volverlo a teclear cada vez que se necesite. El texto se puede guardar e insertar cada vez que sea necesario con una clave. Como en otras operaciones, lo primero que se debe hacer es seleccionar el texto que se desea guardar, después seleccionamos del menú Insertar el comando Autotexto. Aparece la siguiente caja de diálogo:

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En ella definimos el Elemento de Autotexto, señalamos si estará disponible para todos los documentos o alguna plantilla en especial. En la parte inferior aparece una vista previa del texto que se utilizará constantemente. Con Agregar lo incluimos dentro de la lista de los posibles autotextos. Ya que está almacenado el texto, se puede insertar en el documento utilizando la misma opción del menú. Para hacerlo, señalamos el nombre y le indicamos y presionamos Insertar. Otra forma de hacerlo es escribiendo el nombre del autotexto y presionando <F3>.

Auto completar El Auto completar es una función del MS Word que ofrece alternativas para terminar

de escribir un texto en el momento que se está realizando la captura con solo dar un <Intro>, como lo muestra la siguiente figura.

Las palabras en las que MS Word ofrece el Auto completar son aquellos elementos que existen en el Autotexto. Es importante verificar que la casilla Mostrar sugerencia de Auto completar para autotexto y fechas del separador Autotexto esté seleccionada como se observa en la siguiente figura.

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Auto resumen MS Word introduce la facilidad de resumir textos extensos con el comando Autor

resumen del menú Herramientas. Cuando MS Word termina de resumir, presenta la ventana que se muestra a continuación.

En esta caja de diálogo se selecciona el tipo de resumen que crearemos.

Resaltar puntos principales Marca los párrafos seleccionados para

formar el resumen. Crear un documento nuevo para poner el resumen

Con el Resumen crea un documento independiente del original

Insertar un resumen ejecutivo o extracto al inicio del documento

Coloca todos los párrafos del resumen juntos al inicio del documento

Ocultar todo excepto el resumen sin salir del documento original

Oculta el texto que no forma parte del resumen

Para definir la extensión del resumen podemos utilizar las siguientes opciones: Porcentaje del original Esta opción permite seleccionar el nivel de

detalle que se desea incluir en el resumen, ya sea en porcentaje o en cantidad de palabras.

Resumen Indica la estadística de cómo quedar{a el resumen con el porcentaje seleccionado

Documento original Muestra la estadística del documento original

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El comando Autor resumen ahorra tiempo al usuario a la vez que ofrece alternativas de presentación para la síntesis obtenida.

Corregir el texto Introducción Una vez que se ha capturado todo el texto que contendrá el documento es importante

corregirlo. Además, de leerlo para evaluar su contenido, podemos utilizar las herramientas para corrección que nos proporciona el MS Word.

Idioma MS Word puede manejar varios idiomas. Es importante aclarar que al seleccionar otro

idioma, le estamos indicando al MS Word que nuestro documento está escrito en otro idioma. Por lo tanto, el diccionario de ortografía, él de sinónimos y el corrector de guiones se ajustará al nuevo idioma. Para que la corrección ortográfica y los sinónimos funcionen deben estar instalados los diccionarios correspondientes al idioma.

Para cambiar el idioma que queremos que utilice el MS Word para el documento se

utiliza del menú Herramientas, el comando Idioma y del submenú Definir idioma. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

De la caja seleccionarnos el idioma. Si queremos que éste sea el mismo idioma

determinado para todos los documentos, así lo indicamos dando un clic sobre el botón de Predeterminar.

Ortografía y Gramática. MS Word puede revisar y corregir la ortografía y gramática del documento, una de las

opciones es que automáticamente cuando se escriba una palabra con alguna falta de

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ortografía o que MS Word no reconozca, automáticamente colocará una línea ondulada de color rojo bajo dicha palabra de la siguiente forma:

Para corregir alguna palabra que se encuentre en este caso presione el botón

secundario del ratón para que aparezca un menú contextual similar al siguiente:

Si MS Word encuentra sugerencias las mostrará para elegirlas y reemplazarlas

directamente. Si no, se pueden Omitir todas las palabras de este tipo que se encuentren en este documento o Agregar para que la palabra encontrada se incluya en el diccionario. Podemos indicarle que se convierta en un elemento de auto corrección. Otra opción más es iniciar el proceso de revisión de la Ortografía.

Cuando MS Word encuentre un error de gramática, un verbo que puede estar mal

conjugado o un error de puntuación, automáticamente colocará una línea ondulada de color verde bajo dicha palabra de la siguiente forma:

Al igual que con la ortografía al dar clic con el botón secundario del ratón aparece un

menú contextual similar al siguiente:

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En este menú nos muestra el posible error. En algunos casos inclusive nos propone una corrección. También podemos Omitir la oración o comenzar la Gramática.

Tanto la revisión gramatical, como la ortográfica del documento, se puede iniciar

seleccionando alguna de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Herramientas el comando Ortografía y Gramática.

Con el teclado Presionamos <F7>.

Con el mouse Damos un clic sobre el icono .

MS Word comienza la revisión ortográfica y gramatical. Al encontrar un error o alguna

palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece la siguiente caja de diálogo:

Si es un error gramatical aparecerá la siguiente caja de diálogo:

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Se observa que MS Word muestra el error dentro del párrafo en el que está escrito, lo que es de gran utilidad al relacionar al usuario con el contexto de la corrección.

En la caja superior, MS Word muestra la palabra que considera está mal escrita en

rojo o el error gramatical en verde. En Sugerencias presenta una lista de posibles cambios. Al dar un clic en cualquier sugerencia, ésta automáticamente se escribe en la caja substituyéndola por la palabra o eliminando el error gramatical. Si la palabra correcta no aparece en las Sugerencias se puede escribir directamente en la caja. Una vez escrita la palabra correcta se señala Cambiar para cambiar esa ocurrencia o Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir, la revisión continúa sin hacer ningún cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa palabra la va a ignorar sin confirmar.

Si en una de las palabras que se escriben con frecuencia, se comete un error

constante, se puede incluir el cambio de palabra en el sistema de Autocorrección dando un clic sobre el botón.

Si la última operación que se ha realizado no es la adecuada, se da un clic a Deshacer

para regresar al error anterior. Si se desea puede Agregar una palabra al diccionario cuando es necesario

Si se desea personalizar la corrección se selecciona Opciones.

En esta caja de diálogo se señalan las opciones con las que se desea que opere la

corrección ortográfica. Revisar ortografía mientras se escribe, habilita la corrección ortográfica en pantalla. Ocultar errores de ortografía en este documento, evita que aparezcan los errores en pantalla.

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Se puede indicar que siempre sugiera un cambio con Sugerir siempre y que éste lo tome Sólo del diccionario principal. Se puede indicar Omita palabras en mayúsculas, Palabras con números, archivos y direcciones de Internet.

Al dar clic sobre Diccionarios se puede definir un diccionario especial y nuevo, dando

clic sobre el botón Nuevo. Se puede añadir un diccionario, dando clic sobre Agregar o podemos Quitar un diccionario. Modificar permite cambiar el contenido del diccionario.

Para la Gramática podemos señalar Revisar gramática mientras se escribe, habilita

la corrección gramatical en pantalla. Ocultar errores gramaticales en este documento, evita que aparezcan los errores en pantalla. Revisar gramática con ortografía, permite al estar deshabilitada, solamente corregir la ortografía de un documento. Cuando habilitamos Estadísticas de legibilidad, al terminar la corrección gramatical y ortográfica aparece una caja de diálogo similar a la siguiente:

Esta caja nos muestra datos estadísticos del documento, datos computados, los

promedios. Estilos de escritura permite definir que tipo de documento se está escribiendo, y por

lo tanto el lenguaje y la forma de estructurar las oraciones correspondientes. Para poder personalizar estas opciones se utiliza el botón Valores.

El botón Volver a revisar documento, permite reiniciar la revisión tomando en cuenta los cambios realizados.

Sinónimos MS Word cuenta con algunos sinónimos para corregir la redacción de un documento.

Esta herramienta facilita la búsqueda de nuevos términos en el documento cuando se ha utilizado una misma palabra con demasiada frecuencia. Para buscar un sinónimo se selecciona la palabra que se desea cambiar y se utiliza alguna de las siguientes opciones:

Menú Seleccionamos del menú Herramientas, el comando Idioma y del submenú

Sinónimos.

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Con el teclado Presionamos simultáneamente <Mayús> + <F7>. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo.

En Sinónimos para: aparece la palabra seleccionada, en Significados nos muestra el

significado de la palabra y en la caja Reemplazar por el sinónimo: nos muestra los posibles sinónimos. Una vez que seleccionamos el sinónimo adecuado, señalarnos Reemplazar. Si no comprendemos uno de los sinónimos propuestos, podemos utilizar el Buscar para ver su significado y uso.

Guiones En ocasiones es necesario colocar guiones en el documento. Un guión hace la

separación silábica de una palabra en dos líneas distintas, en el margen derecho. Aparentemente, esta opción es redundante con la justificación, pero nos permite trabajar con muchas columnas o dentro de una tabla. Para que nuestro documento cuente con separación silábica utilizamos del menú Herramientas, el comando Idioma y del submenú Guiones.

División automática del documento Pone guiones automáticamente al escribir. Dividir palabras en mayúsculas Le pone guiones a palabras escritas con todas las letras mayúsculas. Zona de división: Medida en la cual se desea poner guiones al documento a partir del lado derecho.

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Limitar guiones consecutivos a: Número máximo de líneas de texto consecutivas que pueden terminar con guiones. Manual Permite poner guiones manualmente al documento. Cuando se selecciona el modo Manual, el MS Word busca las palabras susceptibles a

la separación y propone el cambio. El cambio se puede Aceptar o No. NOTA: Los cambios al formato del documento que se verán mas adelante pueden

afectar la colocación de los guiones, por lo tanto si se hacen cambios de este tipo es importante que se vuelvan a aplicar los guiones para que no queden colocados fuera de lugar.

Contar palabras Para obtener estadísticas sobre el documento, seleccione del menú Herramientas el

comando Contar Palabras.

Esta opción muestra las estadísticas del texto seleccionado o de todo el documento. Autocorrección MS Word incluye una herramienta que es la de Autocorrección al escribir. Esta

herramienta, "inteligente", puede colocar letras mayúsculas al inicio de cada frase después de un punto (.), sin necesidad de oprimir la tecla <Mayús>, y otras posibles funciones que el usuario definirá. Para definir palabras y cambiar opciones seleccione del menú Herramientas el comando Opciones de Autocorrección.

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Si se escribe alguna palabra con dos letras mayúsculas seguidas, Corregir Dos

Mayúsculas Seguidas cambia la segunda a minúscula. Poner en mayúscula primera letra de una oración cambia a mayúscula la primera letra de la frase, si está en minúscula.

Corregir el uso accidental de bLOQ mAYúS va eliminar automáticamente el uso de

esta tecla y regresará la configuración del teclado sin que esta tecla se encuentre oprimida.

Con el comando Reemplazar texto mientras escribe se corrige el texto al capturarlo

con los datos que proporcionemos o con las opciones que ya contiene la Autocorrección. La lista contiene varias palabras que normalmente se escriben mal pero si lo desea puede Agregar o Eliminar alguna palabra de la lista. Con el botón Excepciones se muestra la siguiente caja de diálogo:

En esta caja de diálogo vamos a Agregar o Eliminar las excepciones que se desea

que la auto corrección no cambie automáticamente y además no se señalen como mal escritas. En el separador Letra inicial seleccionarnos aquellas palabras que llevan un

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punto al final de ellas y no son un punto y aparte o punto y seguido de manera que MS Word no ponga la siguiente palabra automáticamente en mayúsculas. De la misma forma, en el separador MAyús Iniciales vamos a determinar las palabras que si pueden contar con más de una letra mayúscula.

Control de Cambios Continuamente se hacen modificaciones a los documentos, pero ocasionalmente

existen documentos que están siendo revisados por más de una persona, en los cuales se necesita llevar un registro de las modificaciones. MS Word permite hacer un seguimiento a las modificaciones o cambios, para ello es importante que el documento sea preparado previamente en copias que se repartirán a los revisores, para mantener un control final, aceptar o rechazar los cambios realizados y mantener un registro de ellos.

MS Word utiliza marcas de revisión para controlar los cambios de forma que, una vez

revisado el documento, puedan verse los cambios y comentarios realizados por cada revisor.

Una marca de revisión, es aquella señalización que MS Word coloca en donde se ha

borrado, insertado o modificado la información de un documento. Las Marcas de revisión pueden utilizarse para resaltar las revisiones según se vayan

realizando o para comparar dos versiones de un mismo documento, como se elica más adelante.

Un comentario, es una nota que agrega un autor o revisor a un documento. Preparar un Documento para su Revisión. Es muy importante configurar la creación de versiones para que automáticamente se

guarde la versión al cerrar. Para ello se selecciona el comando Versiones de menú Archivo y se activa la casilla de verificación Guardar automáticamente una versión al cerrar y se da un clic en el botón Cerrar.

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Preparar las copias de un documento para su revisión y combinación es muy sencillo

realizando los siguientes pasos: 1. Abrir el documento que se desea preparar para revisión. 2. Comprobar si el documento contiene múltiples versiones haciendo clic en el

comando Versiones del menú Archivo. Si existen varias versiones, se guarda la versión actual como un documento independiente con un nombre diferente y se utiliza esta copia como la copia de revisión. De lo contrario, los revisores pueden abrir y ver versiones anteriores del documento.

3. Se da un clic en el comando Proteger Documento del menú Herramientas. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

4. Para permitir que otros usuarios cambien el documento e inserten comentarios y que controlen los cambios mediante marcas de revisión, se debe estar seguro que la opción Cambios realizados esté seleccionada. Para permitir que otras personas inserten sólo comentarios pero sin cambiar el contenido del documento se da un clic en Comentarios en el recuadro de excepciones. Para permitir que sólo los revisores autorizados agreguen cambios y comentarios, se escribe una Contraseña (opcional) que ellos conozcan. Para mayor información acerca de cómo proteger archivos, vea el final de esta sección.

5. Envíese el documento para su revisión, éste puede enviarse por medio de red o en

discos. El documento puede enviarse con rapidez para su revisión en línea haciendo clic

en el icono de Enviar a destinatario de correo de la Barra de Herramientas Revisión y escribir a continuación los nombres de los revisores en el encabezado del mensaje

Cuando se espera volver a revisar el documento más adelante, éste puede

configurarse de manera que MS Word guarde una instantánea de la versión actual cada vez que un revisor cierre el documento después de realizar cambios. Todas las versiones se almacenan en un documento, aunque en forma predeterminada MS Word sólo muestra la versión actual. Por cada versión del documento, MS Word registra la fecha y la hora en que se guardo la versión y el nombre de la persona que realizó los cambios. Pueden consultarse cualquiera de las versiones anteriores en una ventana independiente, abriendo la versión desde el cuadro de diálogo Versiones.

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Para realizar el seguimiento de las correcciones se utiliza el comando Control de cambios del menú Herramientas, abrirá una barra de herramientas como se muestra a continuación.

Nuestra barra de navegación nos permitirá ir avanzando o retrocediendo sobre los

cambios, además de aceptar o rechazar los cambios: El icono nos permite retroceder. El icono nos permite avanzar.

El icono nos permite aceptar los cambios El icono nos permite Rechazar, cambiar o eliminar comentario El icono nos permite agregar un nuevo comentario El menú Mostrar al presionarlo se despliega las siguientes opciones:

Nos indica que si queremos nos muestre todos los cambios en el documento ya sean

Comentarios y el comando Opciones de los comentarios ingresados.

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Esta ventana indica como será marcado el cambio, podremos de definir las características de las Inserciones:, Formato:, Color:, también podremos personalizar las propiedades graficas de los Globos.

Además se nos permite tener un control visual más ordenado sobre los cambios de

todo el documento, presionado el icono Panel de Revisiones.

Comparar y Combinar Documentos El comando Comparar y Combinar documentos del menú de Herramientas,

compara un documento abierto que se haya modificado con el documento original y marca las diferencias además de mezclar la información contenida en ambos documentos existentes en el documento modificado.

El ejecutar este comando MS Word abre la siguiente ventana:

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Esta ventana es igual a la que se utiliza para Abrir un archivo y en se selecciona el

archivo que se desea comparar con el documento activo. MS Word establece una comparación entre ambos archivos y genera marcas de cambios con las modificaciones que encuentre respecto al original.

Las marcas que generan son presentadas en rojo, resaltando las diferencias de un

documento con el otro.

Aceptar o rechazar los cambios Una vez que se han revisado los cambios éstos pueden ser rechazados, ignorados, o

aceptados según se decida. Para esto se selecciona el icono Rechazar, cambiar o eliminar comentario de la barra Revisión despliega la siguiente caja de diálogo:

Proteger Documento El comando Proteger documento del menú Herramientas, evita que se cambie todo

o una parte de los documentos en pantalla, a excepción de lo especificado. También puede asignarse una contraseña para que otros usuarios puedan realizar

notas en un documento, marcar revisiones o rellenar algunas partes de un formulario en pantalla. Cuando un documento está protegido, el nombre de este comando cambia a Desproteger documento y sirve para realizar la función inversa en el documento activo.

Las excepciones que se pueden respetar al proteger un documento, pueden ser: los

Cambios realizados, los Comentarios o los Formularios. Introducción Una vez que el contenido de nuestro documento está perfectamente revisado, y que

contiene todos los puntos que consideramos de importancia para trasmitir nuestras

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ideas, podemos darle Formato. Para dar formato al texto lo primero que se debe hacer es seleccionarlo.

Formato a los caracteres El formato de caracteres sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc.,

de las letras o caracteres. Para cambiar el formato, de carácter de un texto lo seleccionamos y utilizamos el comando Fuentes del menú Formato. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja, cada vez que realicemos una modificación, ésta se verá reflejada en

Vista Previa. Podemos seleccionar la Fuente, su Estilo, Tamaño y Color. También, podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado. Si deseamos que la selección que hemos realizado sea la que siempre se utilice darnos un clic sobre Predeterminar.

Si seleccionamos el separador correspondiente a Espacio entre caracteres cambia la

caja de dialogo apareciendo una similar a la que se muestra a continuación:

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En esta caja podemos seleccionar el espacio que existirá entre los caracteres,

seleccionando en Espacio: Normal, Condensado o Expandido por cuantos puntos en Por. Con Posición le indicaremos Normal, Abajo o Arriba y Por cuantos puntos. Con Ajuste de espacio para fuentes haremos un ajuste automático para las fuentes para tantos puntos y superior. Esta opción hará que se ajusten de manera más natural los espacios entre caracteres que utilizando Espacio.

MS Word permite crear texto animado con efectos, que mueven o hacen el efecto de

luces para resaltar el texto en la línea. El separador Animación aparece a continuación:

Para remover el efecto de animación, se selecciona el texto y se da clic en Ninguna

dentro de la caja de Animación. Además, en la barra de herramientas encontramos iconos para darle formato a los

caracteres

También, se tienen tres botones para los estilos: negritas, cursivas y subrayadas.

Negrita Cursiva Subrayada La tercera forma de cambiar el formato del carácter es presionado el botón secundario

del ratón con el texto seleccionado o las teclas <Mayús>+<F1O>. De este menú podemos seleccionar el comando Fuentes, y nos aparece la caja de diálogo que al seleccionar el comando Fuentes del menú Formato.

Además, con el icono podemos darle un aspecto destacado a nuestro texto. Este icono cambiará únicamente el fondo del texto seleccionado. Este tipo de formato para el texto sólo se encuentra en la barra de herramientas.

Auto formato La función Autoformato del menú Formato permite aplicar un formato predefinido

por MS Word al documento activo. Al seleccionar este comando se abre la siguiente ventana

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En la parte superior de la ventana aparecen dos alternativas. Aplicar Autoformato

ahora, indica que se quiere usar el formato automático en este momento y Aplicar Autoformato y revisar cada cambio, es la instrucción para ver los cambios realizados por el autoformato y compararlos con la versión original del documento. En el botón de Opciones, Establece las opciones que Word va a utilizar con el comando Autoformato. La lista desplegable que aparece en el recuadro inferior ofrece el tipo de documento que se puede modificar con el autoformato, Documento General, Carta o Correo Electrónico.

Cambiar mayúscula Es común que al capturar texto, éste haya sido capturado todo en mayúsculas o que

sin damos cuenta el Bloqueo de mayúsculas esté activado y cambiemos el uso de mayúsculas y minúsculas. Para evitar la recaptura del texto podemos utilizar del menú Formato el comando Cambiar mayús/minús. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En ella podemos cambiar el texto capturado a: Tipo oración, minúsculas,

MAYÚSCULAS, Tipo Título y tlPO iNVERSO. Letras capitales Para colocar la primera letra de un párrafo de un tamaño mayor al resto, se utiliza del

menú Formato el comando Letra capital. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

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Con esta opción obtenemos una letra de mayor tamaño al inicio del párrafo. Se debe

elegir la Fuente: Líneas que ocupa: y la Distancia desde el texto: a la que se va a colocar.

Formato a los párrafos Para cambiar el formato de los párrafos seleccionamos el comando Párrafo del menú

Formato. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Sangría es el espacio en vacío que habrá desde cualquiera de los márgenes al párrafo. Se definen con Izquierda: y Derecha: Con Especial podemos definir la Sangría de la Primera línea y la Francesa.

Definimos el Espaciado Anterior y Posterior del párrafo. Además, con Interlineado

señalamos el espacio entre líneas dentro del párrafo: Sencillo, 1,5 líneas (línea y media), y Doble. Además podemos definir el interlineado en puntos con Mínimo, Exacto o Múltiple y se define cuantos puntos se utilizaran En:

La alineación del párrafo se define en Alineación: Para que los párrafos señalados

sean parte del esquema es necesario señalar un Nivel de esquema. En Vista Previa aparece una muestra del resultado de nuestros cambios.

Es importante no confundir las sangrías con el margen de la hoja. Las opciones de esta caja de diálogo sólo van a afectar a los párrafos seleccionados.

Líneas y Saltos de página Si seleccionarnos el separador de Líneas y Saltos de página aparecerá la siguiente caja

de diálogo:

En esta caja haremos definiciones adicionales sobre el control de la paginación según

párrafos. Podemos indicarle al MS Word que no genere viudas o huérfanas con la opción Control viudas y huérfanas. Una línea viuda es la última línea de un párrafo que se imprime sola al inicio de una página. Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que se imprime sola al final de una página. La opción Conservar líneas juntas evita que los párrafos sean divididos a la mitad. Sí deseamos mantener dos párrafos juntos utilizamos Conservar con el siguiente y si queremos que antes de un determinado párrafo vaya un cambio de página, utilizamos Salto de página anterior.

Se pueden eliminar los números de línea con Suprimir números de línea y la

Separación de palabras con No dividir con guiones. Para dar formato a los párrafos podemos utilizar también la barra de herramientas. En

la barra de herramientas se tienen los siguientes botones para manejar la alineación de los párrafos y con la regleta podemos definir las sangrías.

Izquierdo, Centrado, Derecho, Justificado,

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Para acceder a la caja de diálogo de Formato para párrafos, también se puede utilizar

el botón derecho del ratón y se hace de la misma forma que se elicó anteriormente. Bordear y sombrear A cada párrafo o grupo de párrafos se le puede poner un borde y/o una sombra. Para

ponerte un borde o sombra a la selección se utiliza el comando Bordes y sombreado del menú Formato.

En Valor seleccionamos el tipo de Borde que utilizaremos: Ninguno, Cuadro,

Sombra, 3D o Personalizado. En la caja del lado derecho aparece una muestra de como quedarán los párrafos seleccionados. Podemos Aplicar el borde al texto o al párrafo.

En Estilo: seleccionamos el tipo de línea que utilizaremos para el borde, todas

definidas en puntos. Si queremos que el borde tenga un color en específico lo seleccionamos de Color:

Al dar clic sobre Opciones aparece la siguiente caja de diálogo:

En ellas se puede definir la distancia Desde el texto hasta el borde.

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El separador Borde de Página muestra la siguiente caja de diálogo:

Esta caja funciona exactamente igual a la anterior, pero en este caso todas las

características del borde que se definan serán aplicadas a una página, a una sección o a todo el documento.

Las Opciones para los bordes de las páginas son:

Se debe definir la distancia entre la pleca y el borde de la hoja en Margen, las

medidas se considerarán desde el Borde de la página o desde el texto. Si contamos con bordes en el párrafo es posible Alinear bordes de párrafo y tabla con el borde de la página. Mostrar siempre en primer plano evita que aparezcan en forma de marca de agua, Rodear encabezado y Rodear pie de página permite que estos elementos sean rodeados por el borde de la página

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Al dar un clic sobre el botón Mostrar Barra aparece los iconos que son comunes para

tablas y bordes que se muestran en la siguiente figura.

Tipo de línea, Grueso de línea, Color de la línea,

Posición de la línea, Sombreados Al seleccionar el separador de Sombreado, aparece la siguiente caja de diálogo:

El sombreado es un color de fondo que se le asigna al párrafo. Para asignar una

textura de fondo al párrafo seleccionamos Sombreado: De la lista correspondiente escogemos el tono que deseamos aplicarle. Si queremos cambiar los colores utilizamos Relleno, y bajo el Titulo Trama Estilo y Color: para cambiar las combinaciones que utilizaremos. En el lado derecho de la caja de diálogo siempre tendremos una vista previa del sombreado que vamos a aplicar.

Es importante recordar que para utilizar estas herramientas es necesario tener texto

seleccionado. Tabuladores Los tabuladores son una medida que asignamos a la tecla <Tab>, sirven para

posicionar el cursor en un punto específico del renglón. Tiene una medida predefinida de

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1.25 cm, pero podemos cambiar esta medida o colocar los tabuladores en la medida deseada.

Asignación de tabuladores Para asignar las medidas de los tabuladores seleccione el comando Tabulaciones del

menú Formato. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja asignamos en Posición: el tamaño en centímetros o pulgadas del

tabulador, en Alineación la alineación del texto al tabulador y en Relleno el carácter de relleno y se crea el nuevo tabulador con Fijar. En Tabulaciones predeterminadas: indicamos que medida tendrán los tabuladores por omisión, cuando no se haya definido otro tabulador. Si queremos borrar un tabulador lo señalamos en la caja de Posición: y damos clic sobre el botón de Eliminar. Para eliminar todos los tabuladores damos clic sobre Eliminar todas.

Otra forma de hacerlo es definiendo directamente en la regleta el lugar y tipo de

tabulador deseado. Para colocar un tabulador se selecciona el tipo de alineación del cuadro izquierdo de la regleta y se da un clic sobre la regleta en la posición deseada.

, , , Lo único que no se pude definir al colocar los tabuladores de esta forma, es el Relleno

y asignar tabuladores de Barra y eliminar todos los tabuladores. Teniendo un texto con los distintos tipos de tabuladores quedaría de la siguiente

forma:

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Izquierda Centrada Derecha Decimal Barra 3443343 99999 009899 556.7778 879879 888 89999 898989.0099

La regleta después de haber colocado los tabuladores, se vería así:

Mover tabuladores Para mover un tabulador de su posición, basta con dar un clic sostenido sobre el

símbolo del tabulador en la regleta, moverse sobre ésta hacia su nueva posición y soltar el botón del ratón en la nueva posición.

Los cambios en los tabuladores son para el renglón en él que está el cursor en ese

momento. Si se desea hacer cambios en varios renglones tendrá que seleccionarlos, previamente.

Eliminar tabuladores Para eliminar un tabulador, se da un clic sostenido sobre el símbolo del tabulador en la

regleta, y se mueve hacia arriba o hacia abajo fuera del área de la regleta y se suelta el botón del ratón. En ese momento desaparece el tabulador. Los cambios que realice serán para el renglón en el que está el cursor en ese momento. Si se desea hacer cambios en varios renglones tendrá que seleccionar toda la información que requiera de los tabuladores, antes de mover o eliminar cualquier tabulador.

Números y Viñetas Hay textos que se escriben en forma de lista, tópicos, contenido, subdivisiones de un

tema, etc., en los cuales se utilizan las viñetas o los números para dividirlos. Word para Windows puede colocar estas viñetas o números sin necesidad de que se escriba cada uno.

Viñetas Para colocar viñetas al texto, éste se selecciona y se realiza alguna de las siguientes

operaciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y viñetas, el separador

Viñetas. Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Si utilizamos el menú aparece la siguiente caja de diálogo:

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Seleccionamos el tipo de viñeta que deseamos utilizar. Si señalamos Sangría

francesa se alinea el párrafo completo a la altura de la primera línea, de lo contrario el párrafo se alinea con respecto a la viñeta.

Con el botón Personalizar podemos cambiar las viñetas utilizadas. Al seleccionarlo

aparece la siguiente caja de diálogo:

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Se puede seleccionar un carácter distinto como viñeta de la lista, o dando un clic sobre el botón Viñeta escoger alguno de las fuentes disponibles. El Tamaño: y el Color: también se pueden modificar. En Posición de la Viñeta podemos definir la Alineación del texto de la lista: con respecto a la sangría, la Distancia desde la sangría al texto y la Distancia desde la viñeta al texto:

Numeración Para colocar numeración (por párrafo), se selecciona alguna de las siguientes

opciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y Viñetas y el separador

Numeración. Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . La operación de la caja de diálogo que aparece al utilizar el menú es la misma que

para Viñetas pero utilizando números. Si se desea modificar la numeración se da un clic sobre el botón de Personalizar.

Al seleccionar este botón aparece la siguiente caja de diálogo:

Si se desea añadir texto antes o después de la numeración se escribe directamente en

el recuadro Formato numérico.

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Estilo de número: Lista de estilos de números o viñetas. Iniciar en: Número a partir del que se desea empezar. Posición del número: Donde se colocará el número, izquierda, derecha o centrado. Alineación: Cambiamos la sangría desde donde comenzará la numeración. Tabulación después de: Haga clic en la tabulación que desee. Sangría: Cambiamos la sangría del texto. Manejo de Tablas Introducción Para el manejo de datos y texto en forma comparativa o para presentación de texto en

general MS Word maneja tablas con filas y columnas. Cada celda es la intersección de la columna con el renglón. Cada celda puede manejar independientemente, dándole tamaño y formato. MS Word permite además insertar una tabla dibujando manualmente las líneas que la forman.

Inserción de una tabla Para insertar una tabla podemos hacerlo utilizando el comando Insertar Tabla del

menú Tabla. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En ella especificamos el Número de columnas: y Número de filas: así como el

Ancho de Columna: El botón de Autoformato nos lleva directamente a la caja de diálogo de Autoformato

a Tablas. Este nos permitirá aplicarle a la tabla un formato predefinido.

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En la columna de Estilos de tabla podremos escoger un formato para la tabla. En la

Vista Previa aparecerá el formato que tendrá la tabla. Si no queremos que aplique algún formato en especial del estilo para la tabla podernos

indicárselo en Aplicar formatos especiales a: las Filas de títulos, la Primera columna, la última fila y la última columna.

Otra forma de insertar una tabla es con el icono . Se le da un clic sostenido y se arrastra el ratón hasta obtener el número de renglones y columnas deseados en la tabla y se suelta el botón del ratón.

El resultado de esta acción será similar al que aparece a continuación:

Dibujar una Tabla Una forma de crear tablas en MS Word es dibujándolas. Para dibujar una tabla se

selecciona el comando Dibujar Tabla del menú Tabla, o se da clic sobre el siguiente

icono .

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Al realizar cualquiera de las dos operaciones el apuntador del ratón toma la forma de un lápiz que permite trazar una por una las líneas que formaran la tabla. También aparece la barra de herramientas de Tablas y bordes.

Una de las grandes ventajas que este método ofrece es que se pueden crear tablas

irregulares es decir que no siguen el lineamiento de intersección fila con columna. Un ejemplo de esta configuración de tablas se muestra a continuación:

Para dibujar este tipo de tablas basta con dar un clic sostenido y definir el tamaño de

la tabla. Para agregar las columnas y las filas, trazamos líneas verticales y horizontales respectivamente. Una vez que la tabla esta dibujada se puede incluir información en ella.

Escribir datos en las tablas Para escribir datos dentro de la tabla es necesario posicionarse en la celda

correspondiente y escribir el texto. Lo insertado en la tabla se comporta como texto normal y se le puede dar formato al párrafo y al carácter igual que en cualquier parte del texto.

Para moverse en la tabla Teclado la celda siguiente <Tab> la celda anterior <Mayús> + <Tab> Hacia adelante un carácter XXX

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Hacia atrás un carácter XXX la siguiente o anterior fila XXX la primera celda en la fila <AIt> + <Inicio> ó <AIt> + <7>* la última celda en la fila <AIt> + <Fin> ó <AIt> + <i>* la Primera celda en la columna <AIt> + <Re Pág> ó <AIt> + <9>* A la última celda en la columna <AIt> + <Av Pág> ó <AIt> + <3>*

*en el teclado numérico y teniendo desactivada la tecla <BIoq Num>

Para seleccionar Teclado Mouse Menú/opción Contenido de la

celda siguiente <Tab> Clic a la izquierda de la

celda deseada

Contenido de la celda anterior

<Mayú>+<Tab> Clic a la izquierda de la celda deseada

Fila completa Clic a la izquierda de la ila deseada

Tabla/Seleccionar ila

Columna completa Clic en el borde de la parte de arriba de la columna (El apuntador se convierte en XX)

Tabla/Seleccionar columna

Tabla entera Tabla/Seleccionar abla

Añadir celdas a una tabla Según las celdas que se seleccionen, cambian las opciones del menú Tabla para

insertar una sola celda o una fila entera o una columna entera. Si se selecciona una celda, aparece el comando Insertar Filas del menú Tabla. También en la barra de herramientas podemos insertar columnas, renglones o celdas, segundo el elemento seleccionado el icono de insertar tabla tomará otro aspecto:

Insertar Columnas

Insertar Filas

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Insertar Celdas

Si el elemento seleccionado es una celda, al insertar aparece la siguiente caja de

diálogo:

Dependiendo de la operación que se realizará, seleccionamos alguna de las opciones. Es importante recordar que:

Para insertar celdas a una tabla Seleccione A la izquierda de las celdas derecha seleccionadas

Desplazar celdas hacia la

Sobre las celdas seleccionadas Desplazar celdas hacía abajo Una fila o filas Insertar toda la fila Una columna o columnas Insertar toda la columna

Ahora para insertar una columna o fila entera, se puede insertar con el método ya

mencionado. Pero si se selecciona la fila o columna entera aparecen en el menú Tabla las opciones Insertar columna e Insertar fila respectivamente.

Para borrar el contenido de las celdas, se hace de la misma forma que con el texto

normal. Se borra el contenido de la celda, pero no la celda en si. Eliminar celdas de una tabla Para eliminar una celda se selecciona ésta. Después se utiliza el comando Eliminar

celdas del menú Tabla. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas con la única diferencia de que

ahora se están eliminando y no insertando celdas. La acción tendrá resultado según las celdas que están seleccionadas.

Ancho de columnas y altura de las filas Después de insertar la tabla, la regleta cambiará un poco de aspecto. Por ejemplo,

después de insertar la tabla citada anteriormente de 3 X 3, la regleta se vería de la siguiente forma:

Cada uno de los cuadros grises que ahora muestra son los límites de las columnas de

la tabla. Se puede cambiar el ancho de las columnas directamente con estos cuadrados, tomándolos con un clic sostenido y colocándolos en la nueva posición.

Otro método de variar el ancho de las columnas es directamente sobre la tabla. Al

colocar el puntero del ratón en las líneas de división de la tabla se convierte a , Con un clic sostenido se le puede dar el nuevo tamaño a la columna.

Otra forma de cambiar el ancho de columnas y con esta misma opción cambiar el alto de las filas, es con el comando Propiedades de la tabla, separador Columna del menú Tabla.

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

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El ancho de columna que aparecerá dependerá de donde se encontraba el cursor al

señalar el comando. Si deseamos alterar el ancho de otra columna utilizamos los botones Columna anterior y Columna siguiente.

Si seleccionamos el separador correspondiente a Fila aparece la siguiente caja de

diálogo:

El Alto de fila: se puede ajustar en Mínimo y Exacto, Alto de Fila: un número de

centímetros determinado. Permitir dividir las filas entre páginas: Permite que el texto de la fila de una tabla esté dividido por un salto de página. Repetir como fila de encabezado: Las filas seleccionadas aparecerán como título de una tabla que se repite en las páginas siguientes si la tabla ocupa más de una página. Esta opción sólo está disponible si entre las filas seleccionadas está incluida la fila superior de la tabla.

Para cambiar de fila seleccionamos Fila anterior y Fila siguiente. Si seleccionamos el separador correspondiente a Tabla aparece la siguiente caja de

diálogo:

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Ancho preferido: Active esta casilla de verificación y escriba o elija el ancho de tabla que desee. Haga clic en la lista Medir en para cambiar el ancho de la tabla de una medida fija a un porcentaje del ancho de la página. Medir en: el ancho de la tabla con una medida fija o como un porcentaje. Botón Bordes y sombreado: Establece los estilos de borde, colores, anchos, sombreado, tramas y otras opciones para la tabla. Botón Opciones: Establece los márgenes de las celdas, el espaciado entre las celdas, las opciones para dividir la tabla en una página y para cambiar automáticamente el tamaño de las columnas para que quepa el texto según se escribe.

Si seleccionamos el separador correspondiente a Celda aparece la siguiente caja de

diálogo:

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Ancho preferido: Active esta casilla de verificación y escriba o elija el ancho de la celda que desee. Haga clic en la lista Medir en para cambiar el ancho de la celda de una medida fija a un porcentaje del ancho de la página. Medir en: el ancho de la celda con una medida fija o como un porcentaje.

Otro tipo de alineación que podemos modificar es la relativa al texto en forma vertical

dentro desde el icono , nos permitirá ajustar el texto en cualquiera de las alineaciones posibles como lo muestra la imagen:

También podemos ajustar las filas y las columnas para que se distribuyan

uniformemente con las opciones de Autoajuste de la barra de herramientas:

Distribuir las filas uniformemente Distribuir las columnas uniformemente

División de una tabla y división de una celda Para dividir una celda en dos o más columnas se utiliza el comando Dividir celdas del

menú Tabla, o damos un clic sobre el icono de la barra Tablas y bordes. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

En ella debemos indicar en cuantas columnas deseamos dividir la celda y se

combinarán las celdas antes de dividirlas.

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Juntar el contenido de las celdas Para juntar el contenido de dos o más celdas en una sola se utiliza el comando Unir

celdas del menú Tabla o damos un clic sobre el icono de la barra de herramientas de Tablas y bordes. Al hacer esto, el contenido de las celdas queda en una sola celda separada por cambios de párrafo. También podemos eliminar una partición de celda

utilizando el borrador Este icono elimina la línea de división entre las celdas. Convertir texto a tabla Un texto se puede convertir a una tabla. El texto debe contener algún carácter de

separación. Es decir, una coma, un espacio, un tabulador o cualquier otro carácter que se determine. Se selecciona el texto y se usa el comando Convertir Texto a Tabla del menú Tabla.

La caja de diálogo es muy similar a la que aparece cuando se inserta una tabla desde

el menú Tabla. La diferencia radica en que ahora aparecen los diferentes Separadores de Texto:

Párrafos, Tabuladores, Comas o algún Otro que definamos. Según las instrucciones que coloquemos en esta caja el texto se convertirá en tabla.

Otro método es presionar el icono una vez que se tiene seleccionado el texto, pero con este método el MS Word sólo aceptará las comas y los tabuladores como caracteres de separación.

Convertir tablas a texto Este es el proceso inverso al anterior. Si se tiene una tabla, se puede convertir a texto

normal con sus caracteres de separación con el comando Convertir tabla en texto del menú Tabla. En esta caja de diálogo indicaremos como queremos separar el texto con: Párrafos, Tabuladores, Comas o algún Otro.

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Observe que este comando varía dependiendo si es una tabla o en texto normal lo que

está seleccionado. Inserción de fórmulas en las tablas Cuando se tienen datos numéricos, MS Word puede realizar operaciones con estos

datos y desplegarlos en otra celda de la tabla. Para insertar una fórmula se utiliza el comando Fórmula del menú Tabla. Las fórmulas disponibles son las operaciones más comunes.

En Fórmula: debemos escribir la fórmula que utilizaremos junto con las celdas de las

que tomará los datos. Se escribe la referencia de las celdas utilizando letras para las columnas (A,B,C,...) y números para las filas (1, 2, 3,...) como en las hojas de cálculo. Por ejemplo la primera celda sería Al.

Para escribir rangos de celdas se utilizan los dos puntos (:). Por ejemplo, A1:C1 sería

el rango de la columna A a la C del renglón 1. También se puede hacer referencia sólo a filas o sólo a columnas. Por ejemplo, si tenemos 2:2 estamos hablando de toda la fila 2, o si tenemos C:C estamos hablando de todo la columna C.

En Formato de número: escogemos el formato que tendrá la celda con la fórmula.

Las fórmulas disponibles aparecen en Pegar función:. Estas incluyen: SUMA, PROMEDIO, MÁX (máximo), MN (mínimo), etc. Para insertar la función SUMA,

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podemos dar clic directamente sobre icono de la barra de herramientas de Tablas y bordes.

Encabezados de la tabla Si una tabla ocupa más de una hoja y se desea que al comenzar la hoja u hojas

subsecuentes aparezcan los mismos encabezados, se selecciona la primera línea de la tabla y el comando Títulos del menú Tabla. Automáticamente después de esto, cada vez que se genere una hoja nueva a partir de la tabla, aparecerán nuevos encabezados en cada hoja.

Ordenar contenido de la tabla MS Word puede ordenar el contenido de una tabla en orden ascendente o descendente

y también según el tipo de datos que contenga. Para ordenar dentro de una tabla se selecciona lo que se desea ordenar y después se utiliza el comando Ordenar del menú Tabla.

Se pueden establecer hasta tres prioridades de ordenamiento que se seleccionan en

Primero ordenar por, Se puede ordenar en forma Ascendente o Descendente. También se le puede especificar el Tipo: de datos.

En las últimas opciones se puede especificar si la lista tiene encabezado Con

encabezado o sin encabezado Sin encabezado, y en caso de tenerlo, el MS Word no tomará en cuenta la primera línea,

Si señalamos el botón Opciones aparece la siguiente caja de diálogo:

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En Separar campos en se puede ordenar el texto seleccionado fuera de una tabla

basándose en el carácter separador escrito o seleccionado, MS Word toma cada marca como el final de un registro ya sean Tabulaciones, Comas u Otro.

Con Ordenar solo columnas se solicita que se ordene sólo la columna seleccionada.

Distinguir Mayúsculas de minúsculas Sitúa una palabra en minúscula antes de una palabra en mayúscula cuando el orden es ascendente. Sitúa una palabra en mayúscula antes de una palabra en minúscula cuando el orden es descendente. Idioma de ordenación, nos permite seleccionar el alfabeto que tendrá en cuenta para ordenar.

Para ordenar también podemos utilizar los siguientes iconos de la barra de

herramientas de Tablas y bordes.

Orden ascendente

Orden descendente Formato a la tabla El contenido de la tabla se puede manejar como texto normal y por lo tanto los

formatos que se le puede dar son los mismos que para el texto normal. A la tabla en general se le puede poner bordes y sombreados como ya se vio anteriormente el manejo de bordes y sombreados.

Es importante recordar que muchas de las operaciones descritas en esta sección se

pueden realizar utilizando el botón secundario del ratón. Las opciones disponibles en el botón secundario dependerán del texto o elemento de la tabla que se tenga seleccionado.

También se tiene el comando de Autoformato de Tablas del menú Tabla. La caja de

diálogo que aparece es la misma que cuando seleccionamos el botón de Autoformato

de la caja de diálogo de el comando Insertar Tabla o dando un clic sobre el icono de la barra de herramientas.

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Cambiar la orientación del texto Dentro de las tablas, así como dentro de los cuadros de texto es posible cambiar la

orientación del texto.

Para cambiar la orientación del texto es utilizando el icono . Diferentes formas de ver un documento Un documento puede tener imágenes, o márgenes muy amplios o un tipo de letra muy

grande. Todas estas características pueden hacer muy lento el despliegue en pantalla o no permiten que la hoja se vea completa en pantalla, etc. Es por esto que se tienen distintas formas de ver un documento.

Vista Normal Este modo es el más usado. Simplifica mucho la forma que se ve el documento ya que

no se ven detalles como números de página, encabezados y pies de página, columnas, etc. pero permite ver el texto con formato. La vista Normal sirve principalmente para que se pueda escribir de una forma rápida. Para acceder a la vista Normal podemos utilizar:

Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Normal. Con el mouse Damos un clic sobre este icono en la parte inferior izquierda de la pantalla. Vista de diseño de impresión Cambia el documento activo a la vista de diseño de página, que es una vista de edición

que muestra el documento como se imprimirá. La vista Diseño de página utiliza más memoria del sistema, por tanto el desplazamiento puede ser más lento, especialmente si el documento contiene muchas imágenes o formatos complejos.

Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Diseño de impresión. Con el mouse Damos un clic sobre este icono en la parte inferior izquierda de la pantalla. En este modo de pantalla aparece una regleta vertical adicional a la horizontal que ya

se tiene en los otros modos. La regleta vertical funciona igual que la horizontal, aunque tiene menos posibilidades

de edición. Además aparecen los botones en la parte inferior de la barra de desplazamiento que

sirven para desplazarse una hoja para arriba o para abajo, justo en el lugar donde está el cursor.

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Vista Diseño Web Es una vista de edición que muestra el documento tal como aparece en un elorador

Web. Para acceder a la vista Diseño Web podemos utilizar: Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Diseño Web. Con el mouse Damos un clic sobre este icono en la parte inferior izquierda de la pantalla. Vista Esquema Se puede examinar y trabajar con la estructura del archivo en formulario esquemático

clásico. Trabaje en Vista Esquema cuando necesite organizar y desarrollar el contenido del archivo. Para acceder a la vista Esquema podemos utilizar:

Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Esquema. Con el mouse Damos un clic sobre este icono en la parte inferior izquierda de la pantalla. Zoom El documento lo podemos ver como una ampliación o reducción. Para esto

seleccionarnos del menú Ver el comando Zoom. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo.

Aquí se selecciona el porcentaje con el que se desea ver el documento en Zoom.

Normalmente es el 100% y sobre esta base se pueden tomar las distintas medidas.

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Ancho de página Reduce o aumenta el documento para que ajuste exactamente con el margen izquierdo

y derecho de la pantalla Toda la página Reduce el despliegue para que los márgenes de la sección ajusten con la ventana. Esta

opción sólo está disponible en Diseño de Página. Varias páginas Muestra dos o más páginas. Esta opción sólo está disponible en Diseño de Página. Columnas Una de las habilidades que posee el MS Word como procesador de palabras es su

capacidad para manejar desde una columna hasta múltiples columnas. El máximo número de columnas dependerá del tamaño y orientación del papel. Para crear las columnas, señalamos el texto que queremos se imprima en más de una columna y utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:

Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Columnas. Con el mouse Damos un clic sobre este icono . El icono se utiliza con un clic sostenido hasta obtener el número deseado de columnas.

Con el icono se pueden generar hasta un máximo de 6 columnas, pero con el comando Columnas del menú Formato podemos hacer varias cosas más.

Esto aparece demostrado en la caja de diálogo que aparece a continuación:

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Existen unos formatos predefinidos en la opción Preestablecidas. Si no deseamos ese tipo de columnas podemos señalar cuantas en Número de columnas: con su Ancho y Espacio entre columnas. Si queremos que todas las columnas sean iguales seleccionamos Columnas de igual ancho. Las columnas se pueden aplicar al texto seleccionado o a todo el documento y así lo señalamos en Aplicar a:. Si queremos líneas entre las columnas utilizamos Línea entre columnas. Finalmente, las columnas pueden empezar a partir del cursor y así lo indicamos utilizando la caja Empezar columna.

Encabezados y Pies de página El Encabezado es un elemento común a todas las páginas que se encuentra en la

parte superior. El Pie de página es también un elemento común a todas las páginas pero que se encuentra en la parte inferior de la misma. Para ver, colocar y modificar los encabezados y pies de página del documento, se utiliza del menú Ver el comando Encabezados y pies de página. Al seleccionarla, el documento automáticamente cambia al modo de Diseño de Página y aparece la barra de herramientas de Encabezados y Pies de página. En la parte superior de la página aparece un rectángulo de líneas punteadas con el título Encabezado.

Es en ese rectángulo, donde se va a colocar el texto, imagen u objeto del encabezado.

Además, el MS Word coloca una barra de herramientas.

El botón de número de página inserta el valor correspondiente a la hoja en que se

encuentra. Los botones de fecha y hora, colocan la fecha y hora del sistema al momento de imprimir.

El encabezado y el pie de página se manejan de la misma forma, sólo se intercambian

con el botón de Cambiar entre encabezado y pie de página. Notas al pie Las notas al pie son aclaraciones de tópicos que se están tratando en el documento y

que se están ampliando al final de la hoja o al final del documento. No se debe confundir con los pies de página que son comentarios o marcas que se ponen en todas las hojas. Las notas al pie funcionan para una página o para la última página y se crean del menú Insertar, submenú Referencia con el comando Nota al pie. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

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Debemos definir si las notas irán al final de la página o del documento. Haga clic en el

formato de número que desee aplicar a las notas al pie numeradas automáticamente. Puede poner un símbolo Marca personal: para identificarlas. Los símbolos se pueden determinar con el botón Símbolo. Numeración: Haga clic y desplácese hacia abajo para seleccionar una opción a fin de numerar automáticamente las notas al pie del documento. Aplicar cambios a: Desplácese hacia abajo para seleccionar en qué parte del documento desea realizar los cambios.

Configuración de la página Nuestro documento tiene ahora todos los detalles necesarios, salvo definir el formato

que tendrá la página. Para configurar todos los detalles de las páginas del documento utilizamos el comando Configurar página del menú Archivo. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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La lista Aplicar a: es común para todos los separadores de esta caja de diálogo, e indica el área del documento a la cual se le quieren aplicar estas opciones. También el botón Predeterminar.. guarda los nuevos valores como valores por omisión y los mantiene mientras no sean cambiados de nuevo.

Separador Márgenes En este separador se definen los márgenes. Superior:, Inferior:, Izquierdo: y Derecho: Definen los márgenes, distancia entre el extremo de la hoja y donde comienza el

documento. Encuadernación: Es un margen extra para encuadernar el documento, se agrega al margen que ya se

tiene. Posición del margen interno Coloca el margen interno en la parte superior, izquierda o derecha de un documento.

Si ha configurado el documento con páginas opuestas o dos páginas por hoja (mediante Márgenes simétricos, Libro plegado o Dos páginas por hoja), esta opción no está disponible. La vista previa muestra el resultado del ajuste en el documento.

Orientación Cambia la orientación de Vertical a Horizontal y viceversa. Al cambiar la orientación,

se transfieren las medidas de los márgenes superior e inferior a izquierdo y derecho, y viceversa.

Separador Papel Es importante definir también el tamaño del papel y la orientación que tendrá éste. En

este separador señalamos de donde tomará el papel la impresora. Las fuentes de papel dependerán de la impresora que tengamos habilitada por omisión

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Tamaño del papel: De esta lista tomamos el tamaño de papel para nuestro documento. Si se desea otro

tamaño se puede cambiar en Ancho: y Alto:. Origen del papel: Especifica dónde está situado el papel en la impresora. Si hace clic en Selección

automática, la impresora utiliza la bandeja de papel que admita el tamaño de papel seleccionado. Si elige un origen de papel distinto de Selección automática, asegúrese de que asigna la forma correcta (tamaño de papel) al origen del papel.

Diseño En este separador indicamos las características del diseño en secciones, la posición de

los Encabezados y Pies de página, la alineación de la página, y la configuración de la vista previa.

Empezar sección: Donde comienza la sección, y la sección previa termina. Encabezados y Pies de página Si se desea que sean distintos para la Primera página diferente y/o para las páginas

Pares e impares diferentes es aquí donde se señala. Página Especifica para Word cómo desea alinear el texto en el documento.

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Vista previa Muestra la apariencia del documento con las opciones seleccionadas. Introducción En ocasiones es necesario insertar archivos, dibujos u otros objetos dentro de un

documento. A lo largo de esta sección se revisarán todos los elementos que se pueden insertar, junto con sus características y forma de trabajar.

Insertar Salto Cuando se desea hacer un cambio de página o un cambio de columnas, no es

necesario realizarlo en forma manual apretando cuantas veces sea necesario <Intro>. El MS Word nos proporciona herramientas para realizarlo con el comando Salto del menú Insertar.

En esta caja de diálogo podemos insertar Salto de página y Salto de columna se

refieren a cortar una página o una columna respectivamente e iniciar una nueva según corresponda.

MS Word además puede manejar diferentes secciones en cada documento e inclusive

en cada hoja. De tal forma que en cada sección puede manejar un formato distinto, columnas, orientación, etc. Por eso se tienen los Saltos de sección, para crear nuevas secciones dentro del documento en la Página siguiente, Continuo, Página par o Página impar.

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También se cuenta con teclas rápidas para insertar el salto de columna que es <Ctrl>+<Mayús>+<Intro>. Para insertar el salto de página se utiliza <Ctrl>+<lntro>.

Números de página Con MS Word ya no es necesario poner el número de página manualmente al inicio o

al final de cada hoja. MS Word los coloca automáticamente, con sólo pedírselo, con el comando Números de página del menú Insertar.

Aquí se determina la Posición: y Alineación: de los números de página y se define si

el número de página aparecerá en la primera página. Además, con el botón Formato se pueden determinar más opciones para los números de página.

Aquí se puede escoger el Formato de número: (números arábigos, números romanos

y letras), si se desea también Incluir número de capítulo antecediendo el número de página y cual es el separador entre ambos. La numeración puede Continuar desde la sección anterior o Iniciar en: a partir de un número mayor a 1.

Es importante recordar que solamente se puede poner un número de página en cada

hoja, por lo que el comando Número de página, del menú Insertar es redundante con el número de página que se puede colocar con el icono de la barra de herramientas de Encabezado y Pie de página.

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Comentario MS Word permite incluir comentario al texto que se pueden consultar en pantalla o

imprimir por separado. Para incluir un comentario se hace con el comando Comentario del menú Insertar.

Normalmente los comentarios son pequeños, pero se pueden escribir hojas enteras.

Incluso, se le puede dar formato al texto dentro de los comentarios y se pueden poner dibujos u otros objetos, es decir, se comporta como texto normal.

Los comentarios son caracteres no imprimibles, por lo tanto no afectan la impresión.

Para ver alguna anotación basta con acercar el cursor al comentario, apareciendo un globo con el comentario:

Para manipular un comentario basta con dar un clic sobre el. Fecha y Hora No es necesario escribir la hora y/o la fecha si se desea incluir en un documento. Al

utilizar el comando Fecha y hora del menú Insertar, el MS Word nos muestra la siguiente caja de diálogo:

En ella podemos seleccionar el formato de fecha y hora para insertar, y si éste será

texto normal o campo. La diferencia radica en que utilizando la forma campo, si existen cambios en la fecha y/u hora entre el momento de creación del documento y él de impresión del mismo, tanto la fecha como la hora se actualizan.

Símbolos MS Word permite que utilicemos símbolos conjuntamente con nuestro texto. Para

incluir símbolos utilizamos el comando Símbolo del menú Insertar. Al hacerlo aparece una caja de diálogo con dos separadores. El separador Símbolos es similar a la que se utiliza para Viñetas y Números.

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El separador Caracteres Especiales permite insertar símbolos que se utilizan

comúnmente, pero que no se encuentran en las fuentes normalmente. Ejemplos de éstos son los símbolos de: Marca Registrada, Copyright, etc. Todos estos caracteres son de tipo TrueType, es decir que como se vean en pantalla se verán en impresión.

Archivo Si tenemos un archivo que deseamos insertar dentro del documento lo podemos hacer

con el comando Archivo del menú Insertar. La caja de diálogo es similar a la de Abrir del menú Archivo, pero contiene algunas diferencias que se elican a continuación.

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El Intervalo funciona para insertar sólo una parte del archivo. Por ejemplo, si se trata

de una hoja de cálculo, se le puede pedir que inserte sólo de la celda A1 a la C4 (A1:C4) en Intervalo:.

Cuadro de Texto MS Word permite escribir texto dentro de un cuadro utilizando la herramienta de

dibujo que se ilustra con el siguiente icono. . Al dar un clic sobre el icono, aparecerá un cuadro que indica que podemos poner

nuestro dibujo, damos un clic sobre el y se abrirá un cuadrado con el indicador de teclado activo.

Para Poder dibujar el cuadro se necesita estar en la vista de Diseño de Impresión, si

en ese momento se está en otra vista y se da un clic sobre alguna de estas herramientas, MS Word hará el cambio la Vista de Diseño de Impresión.

Imagen MS Word cuenta con unas imágenes que se pueden incluir en los documentos a modo

de ilustración para el mismo. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imágenes

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Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:

Si es la primera vez que ejecutamos esta opción nos pedirá agregar clips del disco

duro en un proceso de eloración. Terminado este ingresamos en Buscar Texto: alguna categoría o nombre de imagen, podemos personalizar la búsqueda en Buscar en: que Selecciona una o más colecciones a buscar.

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El resultado es el siguiente:

Donde podremos inserta el clip a nuestro documento. Podemos ampliar nuestra

búsqueda de recursos en Internet.

Al dar un clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando

que ha sido seleccionada de la siguiente forma.

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Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido y llevándolo a la nueva posición. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen.

Herramientas de Imagen Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de

herramientas de imagen que se define a continuación.

Icono Tarea

Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de diálogo similar a la de abrir.

Controla la imagen. Al dar clic sobre este icono aparece un menú donde podemos seleccionar como se mostrará la imagen:

Automático: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a Blanco y Negro

Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una marca de agua

Aumenta el contraste de la figura

Disminuye el contraste de la figura

Da mayor brillo a la figura

Disminuye el brillo de la figura

Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla únicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recorta la imagen, colocándose en uno de los cuadros negros de los

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extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuación.

Permite rotar la imagen.

Permite definir bordes para las imágenes

Permite comprimir imágenes en cuanto a su tamaño.

Permite hacer ajuste del texto.

Esta opción nos permite cambiar el formato de la imagen.

Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, éste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen.

Esta opción regresa la imagen a su estado original.

También se pueden hacer cambios a la imagen seleccionándola, y utilizando del menú

Formato el comando Imagen. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Con esta caja podemos Recortar una imagen por la Izquierda:, Derecha:,

Superior:, Inferior:. En control de imagen se regulan: Color, Brillo y Contraste. Objeto En las aplicaciones de Windows se pueden insertar objetos, que son elementos de

otros programas o variaciones sobre lo que puede producir el mismo programa. La lista de objetos que se pueden incluir depende de las aplicaciones que se tengan instaladas. Para colocar un objeto utilizamos el comando Objeto del menú Insertar.

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El separador Crear Nuevo se utiliza cuando deseamos abrir la aplicación de la cual se

traerá el objeto. Una vez que creamos el objeto en la otra aplicación, al salir de ésta, el objeto se empotra en el documento de MS Word . Si lo que deseamos es abrir un objeto ya existente, utilizamos el separador Crear desde un archivo.

Los objetos creados con está caja de diálogo se manejan igual que los dibujos, en

cuanto al movimiento, el cambio de tamaño y la edición. Podemos hacerles modificaciones con el menú Edición el comando Objeto. Dependiendo del Objeto seleccionado esta opción puede cambiar de nombre a imagen, imagen de MS Word , objeto de Paint, etc.

Objetos de MS Word La lista de objetos varía según los programas o aplicaciones instaladas. Hay objetos

que trae MS Word por omisión. Estos objetos son: - Microsoft Editor de ecuacíones - Microsoft Graph - Microsoft WordArt - Microsoft Word (Documento) - Microsoft Word (Imagen) El objeto Microsoft Word (Documento) funciona como un documento normal de MS

Word . Se abre una nueva ventana con el título Documento en (Nombre del documento actual).

Podemos escribir, dibujar y dar formato como lo hacemos normalmente en documento

de MS Word pero este documento está empotrado en otro documento. Después de insertar un objeto Microsoft Word (Documento), el menú Archivo sufre algunos cambios:

Cerrar y volver a (nombre de archivo)

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Nos va a llevar de regreso al documento, original. Actualizar Actualiza la información del documento objeto en el documento original. Guardar copia como Esta opción se utiliza para guardar ese objeto como un documento por separado. Guardar/Actualizar todo Guarda y actualiza todos los documentos y ligas activas. Al regresar al documento original, el objeto tiene las mismas propiedades que

cualquier otro objeto. Aunque parece texto normal si se le da un clic aparecen los bordes y nodos del objeto y se puede cambiar de lugar y tamaño como cualquier objeto. Igualmente con un doble-clic se puede editar este objeto.

El objeto Microsoft Word (Imagen) es un dibujo que se crea con herramientas

propias del MS Word . Al insertar este objeto aparece la barra de herramientas de dibujo en la parte inferior de la pantalla.

Objetos de otras aplicaciones Como ya se mencionó anteriormente, la lista de objetos depende de las aplicaciones

instaladas en la computadora. Pero hay ciertas aplicaciones con las que MS Word tiene una interfase directa como el caso del MS Excel. Así como insertamos de la lista de objetos una hoja de Excel, también podemos hacerlo con el botón , el resultado es el mismo.

Introducción Hemos desarrollado a lo largo de todas las secciones de este diplomado varios

documentos. Estos han sido ilustrados, corregidos y se les ha dado formato. Es el momento de imprimir alguno de ellos.

A pesar de que MS Word tenga la característica WYSIWYG, es difícil que se pueda

ver una hoja completa en pantalla con el resultado exacto de la impresión. Es por esto que tenernos lo que se conoce como Vista preliminar.

Vista Preliminar Para poder ver como se imprimirá el documento antes de enviarlo a impresión

utilizamos: Menú Seleccionarnos del menú Archivo el comando Vista preliminar. Con el mouse Darnos un clic sobre este icono . La pantalla sufre algunos cambios, desaparece la barra de herramientas estándar y

aparecen las regletas, pero siguen apareciendo los menús con sus mismas funciones.

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También, aparece la barra de herramientas de presentación preliminar que es la siguiente:

A pesar de estar en el modo de presentación preliminar, se puede seguir escribiendo y haciendo modificaciones al texto o a los componentes de la hoja. La única diferencia es que ahora se está viendo en forma global la hoja o el documento.

Imprimir documento Para imprimir un documento o alguna de sus partes: Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir. Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P> Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Al dar clic sobre el icono, automáticamente se imprime una copia del documento

completo. Pero si utilizamos el menú o la tecla rápida aparece la siguiente caja de diálogo:

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En esta caja de diálogo le indicamos al MS Word que debe imprimir con Imprimir: Documento, Anotaciones, etc. Si deseamos Copias definimos cuantas y si éstas se van a Intercalar. El Intervalo de páginas que podemos imprimir son: Todas, la Página actual, la Selección o un rango específico con Páginas. Se pueden imprimir El intervalo, Páginas impares o Páginas pares especificándolo en la caja de Imprimir sólo:. Finalmente, si el documento se va a imprimir en archivo para su posterior envío a la impresora, utilizamos Imprimir a un archivo.

Con el botón de Opciones se pueden cambiar algunos detalles de la impresión.

Borrador Para que imprima sin calidad el documento y no incluya dibujos ni objetos adicionales. Actualizar campos Antes de imprimir actualiza campos que se hayan insertado en el documento. Actualizar Vínculos Actualiza cualquier información vinculada de un documento antes de imprimirlo. Impresión en segundo plano Permite seguir utilizando el MS Word mientras imprime. Esta opción quita memoria y

disminuye la velocidad de la máquina. Imprimir Postscript sobre el texto Controla la forma en la que el código postscript es traducido de archivos hechos en MS

Word para Macintosh. Orden inverso Con esta opción empezará a imprimir el documento a partir de la última hoja y hasta la

primera.

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Propiedades del documento Imprime la información del resumen del documento en una página independiente

después de imprimir el documento. Word almacena la información de resumen en la ficha Resumen (menú Archivo, comando Propiedades).

Códigos de Campo Imprime códigos de campo en lugar de los resultados de campo. Por ejemplo, imprime

{ TIME \@ "d de MMMM de aaaa" } en lugar de 22 de febrero de 1997.. Imprimir datos solo para formularios Imprimir los datos desde un formulario en pantalla. Imprime los datos introducidos en

un formulario en pantalla sin imprimir el formulario.. Asistente para Cartas El Asistente para cartas es una función que formula preguntas y después utiliza las

respuestas del usuario para diseñar un documento y aplicarle formato automáticamente. El Asistente para cartas fue diseñado para ayudar al usuario a escribir una carta fácil

y rápidamente. El Asistente proporciona elementos utilizados con frecuencia en las cartas, como por ejemplo saludos y despedidas, que puede seleccionar de las listas. También ayuda a estructurar las cartas en función de los estilos utilizados con mayor frecuencia.

Para trabajar con el asistente de cartas, también es útil tener abierto el Ayudante de

Office. Al iniciar un documento con la palabra "Estimado" o "A", seguido de un nombre y dos

puntos o una coma, después de presionar <Intro> el Ayudante de Office abre una pregunta.

Si se da un clic en Obtener ayuda para escribir la carta, MS Word inicia el

Asistente para cartas, que consta de cuatro pasos. Otra forma de abrir este asistente es seleccionando del menú Herramientas, Cartas

y correspondencia el comando Asistente para cartas.

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Es sencillo crear una carta siguiendo las instrucciones del Asistente para cartas. Si

se desea saltar un paso o ir directo a un panel específico, basta dar clic en el separador deseado. El primer paso es dar formato a la carta, en este separador se le indica a MS Word la fecha, el diseño de página, el estilo de la carta, y si el papel tiene o no, membrete.

El Paso 2 es para la información del destinatario.

La información solicitada para el destinatario consta de: Nombre, Dirección y Saludo.

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El paso 3, son elementos a los que MS Word llama Otros Elementos, entre los que

considera: Línea de referencia, Instrucciones de correo, línea de Atención, Asunto, Con copia para, etc.

El paso 4 es la información del Remitente, el que MS Word pide el Nombre del

Remitente, y la despedida permitiendo una vista previa que muestra como quedaría la despedida seleccionada.

El Asistente para cartas también es útil para modificar o terminar una carta.

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Impresión de documentos personalizados Cuando se tiene un texto en el cual sólo cambian ciertos datos, y éstos siempre van a

ir colocados en el mismo lugar se pueden realizar documentos personalizados. Esta herramienta que nos proporciona el MS Word puede significar un gran ahorro de tiempo y trabajo, puesto que el documento principal no necesita cambios y los datos pueden ser tomados de diferentes fuentes según sea necesario.

Aunque la aplicación principal de esta herramienta es para cartas personalizadas, se

puede utilizar en cualquier clase de documento que necesite de estas características. Para iniciar los pasos se utiliza del menú Herramientas, de la opción Cartas y

correspondencia el comando Asistente para Combinar correspondencia. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo lateral:

Hacemos clic en la opción deseada y presionamos la opción Siguiente: Inicie el

documento.

Seleccionamos la opción que más nos convenga y avanzamos.

Avanzamos.

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Presionamos la opción Escribir una lista nueva, habilita el botón Crear hacemos clic. Lo cual nos abrirá un cuadro de dialogo para dar de alta los nombres de la lista de direcciones.

Llenamos los campos, una ver terminado de llenar el primer registró, presionamos

Nueva entrada para que grabe el registro, así sucesivamente hasta ingresar los registros deseados, posteriormente guardaremos nuestra lista de direcciones.

Guardamos nuestra lista de direcciones, como aparece en la figura.

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Posteriormente aparece una cuadro de dialogo que indica los destinatarios disponibles,

habilitamos los destinatarios que recibirán la correspondencia.

Avanzamos.

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Escribimos la carta, una vez terminada, ingresamos los campos que serán combinados.

Con la opción Más elementos, como se muestra en la figura.

Una vez seleccionados los campos se mostraran de la siguiente forma en la carta:

Avanzamos.

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Obtenemos una vista previa de las cartas combinadas.

Avanzamos.

Completamos la combinación podemos Imprimir, o Editar cartas individualmente.

Verificamos que se habilita la barra Combinar correspondencia, con la que

podremos controlar nuestros registros.

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“Manual de operación de Excel”

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Introducción a Excel ¿Qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su

desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer

referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando.

El MS Excel es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado por su

facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario. MS Excel MS Excel o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de

cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Fórmulas y funciones Bases de datos Macros con MS Visual Basic para Aplicaciones Autoformato a tablas Gráficos Imágenes Mapas con Microsoft Data Map Objetos Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS Excel maneja

ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión.

MS Excel tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones (sin

importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnología OLE (Object Linking and Embedding- Ligado y Empotrado de Objetos) está basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo.

Iniciar MS Excel Para iniciar el MS Excel debemos iniciar Windows. Estando en Windows, debemos

buscar el icono de MS Excel en alguno de los grupos de programas. El icono puede

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estar alojado en Programas del menú Inicio o en cualquier otra carpeta.

Descripción de la Pantalla Principal Al iniciar MS Excel automáticamente se genera una nueva hoja de cálculo en blanco.

La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

Barra de menús En esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú contiene acciones específicas

que están agrupadas según el nombre del menú de la siguiente manera. Archivo: Este menú permite crear, abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir, etc. archivos. Edición: Mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar,

pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer ligas, etc. Ver: Contiene las opciones para ver de diferentes formas una hoja en pantalla. Insertar: Para insertar en la hoja elementos como renglones, columnas gráficos, funciones,

notas, y objetos en general.

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Formato: En este menú están las opciones para dar formato o cambiar la presentación de las

celdas, y los objetos en general de la hoja. También aquí se manejan los modelos y autoformatos.

Herramientas: En este menú obtenemos ayudas adicionales como son: la corrección ortográfica, la

protección de la hoja, el manejo de escenarios, macros y opciones en general para configurar MS Excel .

Datos: Todos los comandos referentes a la manipulación de datos y tablas. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?: Ayuda en línea que proporciona MS Excel al usuario. Algunos menús que aparecen en MS Excel se pueden encontrar en casi todas las

aplicaciones del ambiente Windows y contienen opciones muy similares. Es decir que si se sabe usar una opción de estos menús en MS Excel se sabe usar en cualquier otra aplicación de Windows y viceversa.

Barra de herramientas Son botones que realizan acciones previamente definidas con sólo presionarlos. Los

dibujos o iconos que los representan son una descripción visual de la acción que realizan. MS Excel cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente sólo se muestran la barra Estándar y la barra de Formato.

Barra de fórmulas Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda.

Además permite agregar funciones directamente al editar la celda. Encabezados de filas y columnas y Líneas de división La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La

intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la información a manipular.

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Etiquetas de hojas MS Excel maneja lo que se conoce como Libros, éstos contienen múltiples hojas. A

cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic; sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.

Barra de estado Es una descripción del lugar y posición del cursor en la hoja y en el documento. Incluye

la sección, la altura, número de líneas y columnas. Además, muestra la hora del sistema y cinco indicadores de estado.

Por ser una aplicación de Windows, las ventanas de MS Excel mantienen los elementos

comunes para todas las ventanas como son: Menú de control, Botón de maximización /restauración, Botón de minimización y Barra de título (nombre de la aplicación)

Dentro de la ventana de MS Excel está la ventana del Libro 1 que MS Excel generó

automáticamente y también cuenta con sus botones y menú de control correspondientes.

Libros y hojas Una de las características de MS Excel , es que maneja cada archivo con lo que se

conoce como Libros. Los libros son conjuntos de Hojas, es decir que en cada libro se tiene más de una hoja de trabajo, y además se pueden tener hojas de gráficos, de macros, etc.

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Movimiento a través de la hoja

Para moverse Teclado Un celada en la dirección indicada Se mueve arriba abajo al extremo de la

egión de datos actual <ctrl + > ó <ctrl + >

Se mueve hacia la izquierda ó derecha al xtremo de la región de datos actual

<ctrl + > ó <ctrl + >

A través de celdas desbloquedas en una oja protegida

<Tabulador>

Al principio de una fila <Inicio > Al principio de la hoja <ctrl> + <Inicio> A la última celda de la hoja <ctrl> + <Fin> Hacia abajo una pantalla <Av Pág> Hacia arriba una pantalla <Re Pág> Hacia la derecha una pantalla <Alt> + <Av Pág> Hacia la izquierda una pantalla <Alt> + <Re Pág> Hacia la siguiente hoja del libro <ctrl> + <Av Pág> Hacia la anterior hoja del libro <ctrl> + <Re Pág>

Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a través de

la hoja. Al activar la tecla en la barra de estado se puede ver indicando que está activado este modo. En este modo el movimiento es:

Para moverse Teclado

Un bloque de datos con la fila o columna <Fin> y <> ó <> ó <> ó <>

A la última celda en uso de la hoja esquina inferior derecha)

<Inicio> <Fin>

A la última celda en uso de la última columna en uso

<Fin> <Intro>

Con la tecla <Bloq despl.>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ven la

barra de estado indicando como . En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma:

Para moverse Teclado

Arriba o abajo una fila <> ó <> Izquierda o derecha de una columna <> ó <> A la esquina superior izquierda de la

ventana <Inicio>

A la esquina inferior derecha en la ventana

<Fin>

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Para cambiar la celda activa utilizando en ratón, basta con darán clic sobre ella. Seleccionar Para poder hacer modificaciones, referencias y demás operaciones se necesitan

seleccionar las celdas, las columnas y los renglones. Existen dos métodos con el teclado y el mouse.

Para Teclado

Extender la selección <Mayús> + <> ó <> <> ó <> Extender la selección al extremo de la región actual de datos

<ctrl> + <Mayús> + <> ó <> <> ó <>

Extender la selección al principio de la fila.

<Mayús> + <Inicio>

Extender la selección al principio de la hoja.

<ctrl> + <Mayús> + <Inicio>

Extender la selección a la última celda de la hoja (esquina inferior derecha)

<ctrl> + <Mayús> + <Fin>

Seleccionar una columna entera <ctrl> + <Espacio> Seleccionar una fila entera <Mayús> + <Espacio> Seleccionar una hoja entera <ctrl> + <A> Quitar la selección y deja en la celda activa

<Mayús> + <Retroceso>

Extender la selección hacia abajo una pantalla

<Mayús> + <Av Pág>

Extender la selección hacia arriba una pantalla

<Mayús> + <Re Pág>

Con un objeto seleccionado, seleccionar todos los objetos en una hoja

<ctrl> + <Mayús> + <Espacio>

Modo (usando la tecla <Fin>)

Para Teclado Extender la selección hacia el final del bloque de datos en la selección de la flecha

<Fin>, <Mayús> + <> ó <> <> ó <>

Extender la selección hacia la última celda de la hoja (esquina inferior derecha)

<Fin>, <Mayús> + <Inicio>

Extender la selección hacia la última celda de la columna actual

<Fin>, <Mayús> + <Intro>

Modo (usando la tecla <Bloq Despl>

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“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE”

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Para Teclado

Extender la selección hacia la celda superior de la ventana

<Mayús> + <Inicio>

Extender la selección hacia la celda inferior derecha de la ventana

<Mayús> + <Fin>

Además del método de selección con el teclado, se tiene el método de selección con el

ratón. El apuntador del ratón de cruz , nos indica que podemos hacer una selección. Para seleccionar con el ratón, basta con dar un clic sostenido sobre el área deseada hasta que esté sombreada.

En la barra de fórmulas, aparecen cuantas columnas y/o renglones se están

seleccionando. Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los

encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuantas columnas se deseen.

De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de

las filas.

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De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que están en forma contigua.

Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla

<CtrI> y se usan los mismos métodos descritos anteriormente. De manera que se podría tener una selección como esta:

Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se

encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del renglón 1.

Como en la barra de fórmula se informa cuantas columnas y renglones están

seleccionados, en este caso, se puede ver el total de columnas y renglones que posee una hoja.

Captura de información en las celdas Como se mencionó anteriormente, MS Excel tiene listo un libro nuevo para que se

comience a utilizar. La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por

celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

Nombre Puesto Sueldo Carlos Montoya Cruz Gerente $ 18,000.00 Blanca Solís Guerra Contralor $ 15,000.00 Marco Aurelio Díaz Auxiliar $ 8,000.00

Se debe capturar de la siguiente manera:

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Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son

varias palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente columna contiene información. Más adelante se verá como hacer que esta columna muestre el contenido, puesto que la información esta ahí aunque no se vea.

Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al

hacer esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

Al seleccionar el símbolo de siguiente , inmediatamente aparece una caja de diálogo como la siguiente:

En esta caja podremos indicar las operaciones numéricas o funciones que utilizaremos.

Posteriormente, revisaremos estas funciones. En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras

aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del

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ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobrescribir. Para activar el modo de sobre escritura se utiliza la tecla <Insert> y la barra de estado muestra la leyenda que va a estar activada hasta que se presione de nuevo la tecla <Insert>.

Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla <Supr> y

<Retroceso>. Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrás.

Texto original: ** Esto es una pru eba. Usando <Supr>: Esto es una pru ba. Usando <Retroceso>: Esto es una pr eba.

** El símbolo es la posición del cursor. Ya que se tiene la información deseada se acepta con la flecha de la barra de fórmula presionando la tecla <Intro>. Si la información no se desea alojar en esa celda, se

puede cancelar con la cruz de la barra de fórmula o presionando la tecla <Esc>. Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella.

Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla <F2> o dando un doble-clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

Seleccionar y capturar Cuando se está capturando información en cierta forma u orientación, se tiene que

estar cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e impráctico. Pero si se selecciona el área donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor sólo se moverá a través de esa selección.

Para moverse Teclado

Una celda a la derecha <Tab> Una celda a la izquierda <Mayús + Tab> Una celda hacia abajo <Intro> Una celda hacia arriba <Mayús + Intro> Sólo con estas teclas el cursor se moverá a través de la selección, con cualquier otra

se pierde la selección. Al llegar a cada celda se puede capturar la información correspondiente o se puede editar con la tecla <F2>.

Guardar un archivo Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos: Menú

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Seleccionamos del menú Archivo el comando Guardar. - Presionamos simultáneamente <ctrl> + <G>. - Damos un clic sobre el icono guardar . Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para

moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en.

Si cambiamos de carpeta, el botón regresar se activara y nos permitirá retroceder

hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono , con el icono nos remitirá a buscar en el Web, con el icono se puede eliminar el archivo seleccionado, con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitirá cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono

nos permite configurar los parámetros para guardar el archivo, ver imagen B.

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Imagen A.

Imagen B. En esta caja aparece también el botón Opciones Generales. Al presionarlo aparece la

siguiente caja de diálogo:

Crear siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el

mismo nombre y localización pero con la extensión BAK. Contraseña de protección define una contraseña para poder abrir el documento. Contraseña contra escritura permite a otros usuarios abrir el documento como sólo lectura. Es decir, podrán abrirlo pero no hacerle cambios. Se recomienda sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo Lectura. En Avanzadas haga clic aquí para establecer las opciones avanzadas de guardar.

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Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y

extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar el documento, MS Excel lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como

del menú Archivo. Cerrar archivo Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos

usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana del

documento, también podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de MS Excel Para salir de MS Word utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También se

puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de MS Excel o dar un clic: sobre el icono .

Edición de Celdas Abrir un archivo Para abrir un archivo podemos utilizar cualquiera de estos tres métodos:

Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Abrir.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <ctrl> + <A> ó <ctrl> + <F12>

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono Al utilizar cualquiera de los métodos aparece la siguiente caja de dialogo:

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Esta caja de diálogo es muy similar a la que se describió en el comando Guardar del

Menú Archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él o escribiéndolo en el cuadro Nombre de archivo. Aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar o un doble clic sobre el archivo.

Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en

forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).

Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original.

Funciona de la siguiente forma:

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Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Copiar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Cortar El comando Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información

original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna

de las siguientes operaciones.

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Cortar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Con el Mouse: Damos un clic sobre este icono . Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el

contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta acción se

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puede realizar cuantas veces sea necesario. La información que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

Con el Mouse: Damos un clic sobre este icono . Sí se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Word , el procedimiento

es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Menú rápido Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece

presionando el botón secundario del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece presionando las teclas <Mayús> + <F10>.

Mover y copiar con MS Excel Además de los métodos que ya se vieron, MS Excel tiene un método más para copiar

y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.

Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

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Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador

del ratón cambia a la siguiente forma: Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de

Pegado especial. Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información,

se selecciona del menú Edición la opción Pegado Especial Si se realizó una copia (está acción no se permite si se realizó un corte) de la

información de las celdas de MS Excel , la caja de diálogo que aparece es la siguiente:

Con estas opciones MS Excel permite Pegar no sólo el contenido de las celdas, sino

las Fórmulas, los Valores, los Formatos, los Comentarios, Todo, Todo excepto bordes o las reglas de Validación, Ancho de las columnas, Formato de números y formulas y Formato de números y valores. Además, si las celdas origen y las destino contienen números se puede realizar una Operación y automáticamente se tienen los nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco del área copiada, al área pegada. Si se copia una celda vacía hacia una que está en uso no la encima. Transponer cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna izquierda y los de la columna izquierda en la fila superior. Pegar vínculos crea una liga con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la información en la celda de origen cambia también en la celda destino.

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Si se realizó una copia o un corte de un objeto u otra aplicación, la caja de diálogo es la siguiente:

Esta opción permite Pegar vínculos. Crea una liga con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con MS Excel o con otra aplicación.

Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que

existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino.

Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar vínculo de la caja de diálogo

y definir como se hará éste. Entre las más frecuentes se encuentran las siguientes: Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto

depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto con formato (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato. Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows metafile. Mapa de bits Una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones como Paint. Existen además otras formas de pegado. Una vez establecido el vínculo, podemos

indicarle al MS Excel que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono. Vínculos Cuando algún documento tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el

Pegado Especial se pueden ver y modificar con el menú Edición y la opción Vínculos.

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Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita. La caja de diálogo que aparece es la siguiente:

Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta

caja definir si las actualizaciones serán en forma Manual o Automática. Si seleccionamos Manual podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar origen.

Pegar hipervínculos El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento.

De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada.

Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en MS Excel como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como hipervínculo.

Cualquier objeto pegado de esta forma presentará un aspecto similar al siguiente:

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Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic,

inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo.

Llenar y Auto llenar Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia otras

celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un auto llenado.

Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área donde se va a copiar el contenido.

Posteriormente se selecciona del menú Edición la opción Rellenar. Según el área que esté seleccionada aparecerán activadas o inhibidas las opciones.

En este caso se utilizaría la opción Hacia abajo o también se puede utilizar la

combinación de teclas <Ctrl+J> como aparece en el menú junto a la opción. El resultado es el siguiente:

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También se puede llenar una serie de datos en forma creciente sin necesidad de

escribir cada uno de los datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se debe de seleccionar el primer valor junto con el resto de las celdas que se van a llenar, el contenido de la primera o primeras celdas en cada fila o columna serán usadas como los valores iniciales de la serie.

Después se selecciona del menú Edición la opción Rellenar, Series. A hacerlo

aparecerá la siguiente caja de diálogo:

En Series en se selecciona si se llenan a través de las Filas o Columnas. En Tipo, se

selecciona el tipo de progresión que se va a tener. Lineal es la suma de los valores junto con el Incremento que se marque. Geométrica multiplica cada valor por el Incremento. Si la opción de Tendencia está seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresión geométrica con tendencia. Cronológica calcula una serie de fechas según la opción seleccionada en Unidad de tiempo. Auto rellenar llena las celdas de la selección basándose en los datos incluidos en la selección.

A continuación se muestra un ejemplo de esta acción:

Datos en la selección Series creadas 1,2 3,4, 5, 6,…… 1,3 5, 7, 9, 11,…. Lun Mar, Mié, Jue,... Qtr1 Qtr2, Qtr3, Qtr4,... texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,... 1 -ene, 1 -mar 1-ene, 1-mar, 1-may, 1-jul, 1-sep,...

Además, se puede seleccionar un Límite para indicar donde debe terminar la serie. Si

el Límite se alcanza y aún existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto.

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La opción de Tendencia, produce un ajuste en series lineales y una curva eonencial en series geométricas basados en los valores de la selección.

Por ejemplo, si los datos en la selección comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona un Tendencia 2, tenernos lo siguiente:

Tipo Series creadas

Lineal 1, 3, 5, 7, 9, 11,…. Lineal y Tendencia 1.33, 3.33, 5.33, 7.33, 9.33, 11.33,… Geométrica 1, 2,4, 8,16, 32, 64,…. Geométrica y Tendencia 1.21, 2.71, 6.07, 13.57, 30.35, 67.86,…

Otra forma de hacerlo, es utilizando el apuntador del ratón, se coloca justo en la esquina inferior derecha de la celda, el apuntador del ratón toma el aspecto de + cruz delgada.

Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde se

desee hacer el llenado. Conforme avanzamos, aparece un indicador mostrando los resultados del Auto relleno. El resultado es el mismo, pero es mucho más sencillo y rápido. A esta acción se le conoce como Auto rellenar y es equivalente a esta misma acción desde la opción Rellenar que se vio anteriormente. Si se utilizan números con incremento, se seleccionan y se copian igualmente tendrán un incremento corno en la opción del menú.

Fórmulas ¿Qué es una fórmula? Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las

celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se indica que lo realice sobre los datos deseados.

Creación de una fórmula Una fórmula se captura en la misma forma en que se captura cualquier otro tipo de

información en una celda. Por ejemplo, si tuviéramos la siguiente tabla:

PRODUCTO PRECIO CANTIDAD TOTAL Tubos 2" 3.2 5 16 Perico 45.69 6 274.14 Llave Steelson 26.3 9 236.7

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La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicación de PRECIO por CANTIDAD. Por lo tanto, es aquí donde se puede crear una fórmula en lugar de hacer varias multiplicaciones.

Para este ejemplo se escribe en la celda E2 porque es donde va a estar el resultado de

la operación, es decir el total y se tiene que hacer la multiplicación de la celda C2 por la celda D2, porque son las celdas donde se encuentran los valores de PRECIO y CANTIDAD. La forma de escribir esa fórmula es =C2*D2. Se puede escribir directamente, pero MS Excel brinda la facilidad de hacerlo de la siguiente forma:

1) Siempre para comenzar una fórmula se debe hacer con el signo igual (=), y

con esto le indicamos a MS Excel que lo que viene a continuación es el contenido de la fórmula.

2) Después, se debe escribir el contenido de la fórmula, es decir, sus

referencias y operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con la ayuda del ratón se le puede dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendrá una línea punteada, si hubo un error y esa no era la celda, tan sólo dé un clic en la celda deseada.

3) Después de que la celda ya está escrita, se escribe el operador, que en este

caso es *, y se repite el paso 2 para la siguiente celda. 4) La fórmula ya está lista, sólo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla

<Intro>, con el botón de la barra de fórmulas o dando clic en Aceptar.

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En la celda aparece el resultado de la operación que se indica en la fórmula. Sin embargo, sabemos que es una fórmula porque en la barra de fórmulas sigue apareciendo la fórmula tal y como se escribió.

Esa fórmula que se escribió en el renglón 2, también puede servir para los siguientes

renglones sin necesidad de volverla a escribir en cada renglón. Tan sólo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los métodos vistos en la sección 2, pero el más rápido y sencillo es con el apuntador del ratón, y copiando rápidamente el contenido hacia abajo.

Al copiar una fórmula automáticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia

arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha. Por lo que en cada renglón o columna se tendría la fórmula correspondiente y sería

equivalente a escribir la fórmula celda por celda, sólo que más rápido y más sencillo.

De esta forma, se realizó la operación deseada rápidamente y además se tienen otras

ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automáticamente la operación de la fórmula se actualiza.

La otra ventaja, es que las celdas que contienen formulas pueden ser usadas como

referencias para más operaciones en fórmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregáramos una columna más de DESCUENTO, tendríamos lo siguiente:

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Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la

fórmula adecuada. Prioridades de los operadores Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que serán realizadas es: 1) Multiplicaciones y Divisiones 2) Sumas y restas Según el orden, las operaciones se van a agrupar con los paréntesis para obtener el

resultado deseado. Por ejemplo:

Fórmula Resultado =2+4*5 22 =(2+4)*5 30 =5+6/4+3*2 12.5 =(5+6)/(4+3)*2 3.14285714 =((5+6)/(4+3))*2 3.14285714

Direccionamiento de celdas Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una fórmula hacia la derecha o

izquierda, cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algún dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solución a esto podría ser que se hiciera una formula por cada celda, pero no es una solución eficiente, porque mientras más datos se tengan más larga será esta tarea.

Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares:

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La operación es muy sencilla, una simple división. Pero ¿qué sucede cuando esa fórmula se copia hacia abajo?

Como se copio hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de fórmulas

se puede ver que el contenido de la celda D10 es la fórmula que divide a C10 entre C7, no es el resultado esperado, la operación adecuada debería ser C10 entre C3.

Sin embargo, podemos ver que la operación realizada en la celda D6 está correcta, la

fórmula en esta celda es C6 entre C3. Todos los valores en este caso, deben de multiplicarse por C3 que es el tipo de cambio del dólar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la C3.

La fórmula que está en la celda D6 está correcta, lo único que debemos hacer es

indicarle que no cambie su columna o renglón al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda.

Celda Copiando hacia los lados Copiando hacia arriba y abajo

C2 B2/D2 C1/C3 $C$2 $C$2/$C$2 $C$2/$C$2

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C$2 B$2/D$2 C$2/C$2 $C2 $C2/$C2 $C1/$C3

La misma fórmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla

<F4> MS Excel automáticamente proporciona las combinaciones de símbolos $ según se desee. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinación deseada.

Si utilizamos la primera combinación, tendríamos lo siguiente:

Ahora, vamos a incluir otros datos:

Copiando la fórmula que tenemos en D6, no va a cambiar ni la columna ni el renglón.

Se puede hacer otra fórmula más, pero se puede aprovechar la que ya se tiene, simplemente con hacerle un cambio.

La fórmula de D6 es =C6/$C$3 que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la

fila, pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos cambiar la fórmula a =C6/C$3.

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Si copiarnos esta fórmula hacia abajo y hacia la derecha, los cálculos son correctos y

tan sólo utilizamos una fórmula:

Y podríamos seguir añadiendo datos y se va a seguir utilizando la misma fórmula:

Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila

(como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).

Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo

de fórmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.

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Formatos Introducción Una vez que el contenido de la hoja está revisado, podemos darle formato. Para dar

formato a la(s) celda(s), lo primero que se debe hacer es seleccionarla(s). Formato a las celdas El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de

las celdas y su contenido. El formato de las celdas está concentrado en una sola caja de diálogo. Para acceder a

ésta se selecciona del menú Formato la opción Celdas o se presiona <Ctrl+l>. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Cada separador tiene una función distinta y se acceda dando un clic en el separador

deseado. Separador Número El separador Número sirve para asignar una notación especial a las celdas que

contengan números. Se tienen varias Categorías y en cada una están distintos Tipos. Según el tipo de datos numéricos que se tengan es el formato que se puede elegir. Además, se pueden modificar estos formatos en la caja de Tipo o se pueden crear nuevos códigos seleccionando la Personalizada y escribiendo el Tipo.

Algunas de las operaciones que se realizan en este separador tienen equivalencia en la

barra de herramientas de formato.

Formato de moneda

Formato del Euro

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Formato de porcentaje

Estilo millares

Agrega decimales

Disminuye decimales Separador Alineación Con este separador se controla la alineación de las celdas.

El separador Alineación controla el lugar Horizontal y Vertical que va a ocupar la

celda dentro de la hoja. Sangría añade una sangría equivalente a un carácter dentro de la celda. En Orientación se elige como se acomoda el contenido a través de la celda, podemos mover la manecilla para dar la inclinación al texto o escribir los grados de inclinación. Con Ajustar texto, si el contenido es más largo que el ancho de la columna, se acomoda en varios renglones adaptados al ancho de la columna. Con Dirección del Texto especifique el orden de lectura y la alineación.

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Sí queremos mantener el ancho de la columna y sólo una línea utilizamos Reducir hasta ajustar, al cambiar el ancho de la columna automáticamente el texto va cambiando de tamaño para ajustarse.

Cuando queremos que dos celdas se conviertan en una sola utilizamos Combinar

celdas. Para poder hacer referencia a las celdas combinadas, utilizamos la celda superior derecha del rango que seleccionarnos para combinar. Otra forma de combinar las celdas, y que además nos permite centrarlas, es seleccionar el rango de celdas y dar

un clic sobre el icono . Esta opción elimina los contenidos de las celdas izquierdas e inferiores, prevaleciendo sólo el contenido de la celda superior izquierda del rango.

Combinar y centrar celdas

En la barra de herramientas, también se pueden hacer algunas alineaciones

horizontales como se muestra a continuación:

Separador Fuente A través de este separador se cambia las fuentes, estilos y tamaño de las celdas.

En esta caja seleccionaremos la Fuente, su Estilo y Tamaño. Podremos subrayarlo

con Subrayado y escoger el tipo. Además, le daremos efectos de Tachado, Superíndice o Subíndice. También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista

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correspondiente. Si seleccionamos Fuente normal, el MS Excel utilizará las definiciones que acabamos de realizar como el tipo normal de fuente que utilizará.

En la barra de herramientas se tienen también algunas de estas acciones, aquí se

muestran con su icono correspondiente:

Lista de tipos de letra

Lista de tamaños de letra

Negritas, Cursivas, Subrayado, Lista de colores para las letras Separador Bordes Con este separador asignamos bordes a las celdas.

Con esta división, se pueden asignar los Bordes de la(s) celda(s), su Estilo y elegir

un Color de la lista.

Para asignar bordes también se puede utilizar este icono de la barra de formato. Con este icono no se puede indicar ni el estilo ni el color.

Separador Trama Con este separador se le da color o diseño a las celdas seleccionadas.

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A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y un Trama para que resalte su

contenido.El color del fondo de la celda, se puede elegir también con el icono de la barra de formato.

Separador Proteger La protección de una celda, sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea

el contenido de la celda.

Seleccione Bloqueada para bloquear la celda y Oculta para que su contenido no se

vea. El bloquear y ocultar una celda no basta para que éstas estén ocultas o protegidas.

Una vez que se seleccionaron alguna de estas dos opciones, del menú Herramientas seleccione el comando Proteger. Esta opción permite Proteger hoja, Proteger libro, Proteger y compartir libro o Permitir que los usuarios modifiquen rangos.

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Proteger hojas y libros Para poder proteger una celda es necesario proteger la hoja o el libro. Para hacerlo,

seleccione del menú Herramientas, el comando Proteger. Esta opción permite Proteger hoja, Proteger libro, Proteger y compartir libro o Permitir que los usuarios modifiquen rangos.

Proteger hoja muestra la siguiente caja de diálogo:

Evita que se realicen cambios en las celdas de las hojas de cálculo, en objetos gráficos

de una hoja de cálculo u hoja de gráficos, en elementos de un gráfico o en el código de un formulario del Editor de Visual Basic.

Proteger libro muestra la siguiente caja de diálogo:

Protege la estructura y las ventanas de un libro. Puede evitar que se realicen cambios

en la estructura de un libro de manera que las hojas no se puedan eliminar, mover, ocultar, volver a mostrar ni cambiar de nombre, y que no se puedan insertar hojas nuevas. También puede evitar que las ventanas se muevan o se cambien de tamaño.

Cuando el documento activo está protegido, el nombre del comando cambia a Desproteger libro.

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Proteger y compartir libro muestra la siguiente caja de diálogo:

Protege la función compartir y el seguimiento del historial de cambios de un libro

compartido para que no puedan desactivarse las características. Si activa esta casilla de verificación y hace clic en Aceptar cuando el libro no está compartido, se le preguntará si desea guardarlo como libro compartido.

En un libro que aún no esté compartido, puede activar la protección de la función

compartir y el historial de cambios, pero no puede asignar una contraseña para esta protección. Para asignar una contraseña, el libro debe dejar de estar compartido.

Cuando el libro compartido activo está protegido, el nombre del comando cambia a

Desproteger para compartir. Permitir que los usuarios modifiquen rangos muestra la siguiente caja de diálogo:

Permite designar usuarios, equipos o grupos que pueden modificar las celdas

especificadas sin escribir una contraseña.

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Menú Contextual Otra forma de cambiar el formato es presionando el botón derecho del ratón con el

texto seleccionado o las teclas <Mayús+F10>. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección:

De este menú se puede seleccionar el comando Formato de Celdas y seguir el mismo

procedimiento que se explico anteriormente. Inserción Introducción Comúnmente ocurren cambios en la información que manejamos, y tenemos que

agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que sea necesario agregar más hojas a los libros, o eliminarlas. MS Excel permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad de capturar de nuevo la información contenida en éstas.

Inserción de celdas Para insertar una celda o un rango de celdas, se selecciona la celda o el rango de

celdas deseado y seleccionamos del menú Insertar el comando Celdas. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Desplazar las celdas hacia la derecha y abajo, va a dar como resultado la

inserción de un grupo de celdas de igual número y tamaño que las del rango seleccionado, y las celdas existentes serán desplazadas hacía la dirección indicada.

Con esta misma caja de diálogo se pueden Insertar toda una fila o Insertar toda

una columna. Inserción de filas Si lo que se desea es directamente insertar filas, se seleccionan el número de filas

completas de los encabezados de filas y se selecciona del menú Insertar el comando Filas.

Automáticamente se insertarán el número de filas elegidas. Si no se selecciona

ninguna fila, sólo se inserta una. Las filas se insertan con el alto de fila estándar. Esta forma de insertar filas es mucho más rápida y eficiente que solamente señalando la celda como se indicó anteriormente.

Inserción de columnas Si lo que se desea es insertar columnas, esta opción es la más rápida y adecuada. Para

insertar una o más columnas, se seleccionan el número de columnas completas de los encabezados de columnas y seleccionamos del menú Insertar el comando Columnas.

Automáticamente se insertarán el número de columnas elegidas. Si no se selecciona

ninguna columna, sólo se inserta una. Las columnas se insertan con el ancho de columna estándar.

Mensajes de error Al realizar estas acciones, no está creciendo el tamaño físico de la hoja. El tamaño de

una hoja siempre será de 65536 renglones por 256 columnas. Lo que se hace en realidad con estas operaciones, es desplazar las celdas que ya contienen información hacia las celdas que están vacías.

Eliminar celdas, filas y columnas La acción contraria a las anteriores es Eliminar. Con esta opción, se puede borrar el

contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. También se puede eliminar una columna, una fila o toda la hoja.

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Para eliminar una celda, columna o fila se seleccionan las que se desean eliminar y seleccionamos del menú Edición el comando Eliminar.

Si el área seleccionada es una o varias columnas, o uno o varios renglones, la acción

se realiza automáticamente. Si el área seleccionada es una celda o rango de celdas aparece la siguiente caja de diálogo:

Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas y sus acciones son equivalentes. Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Supr>. Con esta

tecla se puede también eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas sin desplazarlas, esta tecla tiene la ventaja que permite eliminar selecciones múltiples. Sin embargo, con este método no se eliminan formatos establecidos a las celdas.

Manejo de las hojas Cada hoja tiene asignado un nombre y una posición dentro de cada libro. Las

posiciones y nombre de cada hoja se pueden modificar, con el comando Hoja del menú Formato.

Con el comando Cambiar nombre, se selecciona el nombre de la hoja y podemos

escribir el nuevo nombre. Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Las opciones Ocultar y Mostrar funcionan igual que con las filas o columnas o celdas.

Ocultar esconde la hoja, y Mostrar la vuelve a aparecer, utilizando la siguiente caja de diálogo:

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En esta caja de diálogo seleccionamos las hojas que deseamos mostrar. La opción

Fondo inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de cálculo según la imagen de mapa de bits seleccionada.

Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja en

la parte inferior de la pantalla. El apuntador del ratón cambia y el lugar a donde se va a mover es señalado con una flecha.

Este movimiento de hojas se puede realizar dentro del mismo libro de trabajo o entre

diferentes libros. Añadir una hoja Cuando iniciamos el MS Excel o crearnos un nuevo libro de trabajo, automáticamente

se crea un libro con 3 hojas de cálculo. Para agregar una nueva hoja al libro trabajo utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:

Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Hoja de cálculo. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Mayús+F11> Para insertar más de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y dé

clic sobre las hojas indicando el número de hojas que desea insertar. Las hojas quedan señaladas y entonces se puede utilizar cualquiera de los métodos descritos anteriormente.

Eliminar una hoja Para eliminar una hoja de trabajo seleccionamos del menú Edición la opción Eliminar

hoja. Al hacerlo el MS Excel nos pide confirmación, ya que al borrar una hoja se borra también su contenido,

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Otra forma de manipular las hojas es dando un clic con el botón secundario sobre el nombre de la hoja al hacerlo aparece el siguiente menú:

Insertar una Imagen MS Excel puede incluir en las hojas, imágenes a modo de ilustración para las mismas.

Para incluir una imagen se utiliza el comando Imágenes Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:

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Si es la primera vez que ejecutamos esta opción nos pedirá agregar clips del disco duro en un proceso de elaboración. Terminado este ingresamos en Buscar Texto: alguna categoría o nombre de imagen, podemos personalizar la búsqueda en Buscar en: que Selecciona una o más colecciones a buscar.

El resultado es el siguiente:

Donde podremos inserta el clip a nuestro documento. Podemos ampliar nuestra

búsqueda de recursos en Internet.

Al dar un clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando

que ha sido seleccionada de la siguiente forma.

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Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido y llevándolo a la nueva posición. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen.

Herramientas de Imagen Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de

herramientas de imagen que se define a continuación.

Icono Tarea

Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de diálogo similar a la de abrir.

Controla la imagen. Al dar clic sobre este icono aparece un menú donde podemos seleccionar como se mostrará la imagen:

Automático: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a Blanco y Negro Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una

marca de agua Aumenta el contraste de la figura

Disminuye el contraste de la figura

Da mayor brillo a la figura

Disminuye el brillo de la figura

Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla únicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recorta la imagen, colocándose en uno de los cuadros negros de los extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuación.

Permite rotar la imagen.

Permite definir bordes para las imágenes

Permite comprimir imágenes en cuanto a su tamaño.

Permite hacer ajuste del texto.

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Esta opción nos permite cambiar el formato de la imagen.

Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, éste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen.

Esta opción regresa la imagen a su estado original.

También se pueden hacer cambios a la imagen seleccionándola, y utilizando del menú

Formato el comando Imagen. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Con esta caja podemos Recortar una imagen por la Izquierda: Derecha: Superior:

Inferior: En control de imagen se regulan: Color, Brillo y Contraste. Funciones Introducción Además de las fórmulas que MS Excel permite que el usuario cree según sus

necesidades, MS Excel cuenta con una herramienta más que son las Funciones. Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan

comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además MS Excel cuenta con funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas, etc. que resuelven las necesidades más frecuentes de distintos disciplinas.

Importancia de las funciones Una función, es una serie de fórmulas pero en forma simplificada, más sencilla y más

fácil de escribirse. Las funciones resuelven problemas que también se pueden resolver con fórmulas normales, pero lo hacen en un sólo paso en lugar de muchos.

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Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:

La fórmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de fórmula es

=C10+C9+C8+C7+C6. Si existieran más filas, la fórmula seguiría creciendo y creciendo hasta contemplar todas las filas. Además, es muy fácil cometer un error mientras mayor sea el número de filas a sumar.

Ahora, veamos el mismo grupo de datos pero ahora utilizando una función para

realizar la operación:

Aquí se utilizó la función SUMA que es una de las más usadas, y suma series de

números. Nótese como para escribir esta fórmula el número de letras es mucho menor al del ejemplo anterior. Este tamaño varía muy poco aunque se trate de 10 filas o 20 filas o 40 etc., porque se está haciendo referencia a un rango de celdas. Al escribir C6:C10 la operación a realizar considera de la celda C6 a la celda C10 incluyendo todas sus celdas intermedias.

¿Cómo utilizar funciones? Para incluir una función dentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar cualquiera de

los siguientes métodos: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Función.

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Con el teclado Presionamos simultáneamente <Mayús + F3> Con el mouse Damos un clic sobre este icono en la barra de herramientas. Existe también el método de la barra de fórmulas que se elicará posteriormente.

Cualquiera de los tres métodos anteriores nos lleva a la siguiente caja de diálogo:

En Buscar una función: Escriba una breve descripción de lo que desea que haga la

función y, a continuación, haga clic en Ir. Dependiendo de la descripción especificada, aparecerá una lista con las funciones que probablemente se ajusten a sus necesidades.

O seleccionar una categoría: permite seleccionar una categoría de función en la lista

desplegable. En el cuadro Nombre de función situado debajo, aparecerán los nombres de función agrupados por categorías. Si no puede encontrar una función específica, seleccione Todas en la lista desplegable y en el cuadro Nombre de función aparecerán todas las funciones disponibles.

En Seleccionar función: permite escoger un nombre de función en el cuadro para ver

los argumentos y una descripción de la función. Haga doble clic en un nombre de función para mostrar la función y los argumentos en el Asistente para argumentos de función. Este asistente le ayudará a crear la fórmula.

Una vez elegida la función, presione Aceptar y aparece una caja de diálogo estará

directamente asociada a la función que utilizamos. A continuación aparece la caja de diálogo correspondiente a la función SUMA.

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Existen ciertos elementos constantes en todas las funciones como es el Resultado de

la fórmula que es un cálculo momentáneo de la función conforme se va creando. La caja Número 1 va a contener la referencia o rango de celdas de la función. En esta caja se puede escribir la referencia o rango de las celdas, pero además MS Excel provee la capacidad para indicarle el rango con el ratón. Para hacerlo damos un clic sobre el icono

Al hacerlo la caja de diálogo de función se disminuye y toma el siguiente aspecto:

Entonces podemos señalar la celda deseada o dar un clic sostenido sobre el área del

rango deseado. Al señalar el rango o referencia en la hoja se coloca una línea punteada sobre la

selección y la celda o rango automáticamente se escriben, con todo y los signos de puntuación y separación que necesiten. Para regresar a la caja de diálogo damos un clic sobre el icono .

Otra forma de incluir una función es escribiendo el signo (=) en la celda seleccionada.

Al hacerlo inmediatamente aparece una caja de diálogo que nos permitirá agregar las funciones:

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Del menú descolgante podemos seleccionar entre las funciones más comunes. Para

seleccionar otra función que no aparece en la lista, utilizamos Mas funciones. Esta opción muestra la caja de diálogo de funciones. Una vez seleccionada la función aparece el Asistente de funciones que nos permitirá introducir la fórmula.

Una vez terminada la función y hechos todos los cambios, se presiona el botón

Aceptar y la función queda insertada. El Asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se

pueden escribir directamente con todos sus elementos. La función SUMA, por ser una de las más usadas, se puede insertar directamente con el icono de la barra de herramientas. Además utilizando el icono, MS Excel automáticamente detecta cuáles son las celdas que se van a incluir en la función.

Como generalmente se realiza esta operación en la parte inferior de una tabla, toma

todos los valores que se encuentran hacia arriba de esta celda. Si no se encuentran valores hacia arriba, busca hacia la izquierda.

Si no se desean estos valores, simplemente se escriben celdas deseadas o se

seleccionan con el ratón. Las funciones, se comportan como fórmulas normales en cuanto a su manejo. Se

pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones válidas:

=SUMA(C1:C5) *5 =SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10) =SUMA(MAX(A1:C5),101N(A1:C5)) Además de la función SUMA, existen más de doscientas funciones de diferentes

categorías y dependiendo de las necesidades específicas del usuario podrá seleccionar funciones de tipo:

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Financieras Búsqueda y Referencia Fecha y hora Bases de Datos Matemáticas y Trigonométricas Texto Estadísticas Información Lógicas Autocorrección de fórmulas En ocasiones escribimos fórmulas con errores. MS Excel , cuenta con una herramienta

que ayuda a corregir los errores más comunes al escribir una fórmula. Por ejemplo, si escribimos la siguiente fórmula =SUMA(C6;C10), la Autocorrección de fórmulas envía el siguiente mensaje:

Se propone cambiar el punto y coma, por dos puntos. Esta corrección la podemos

aceptar o no. Nombres En algunas tablas, es común que se hagan muchas referencias a una celda o un rango

de celdas para hacer operaciones con ésta. Por esa razón, se puede definir un Nombre tomando como referencia una celda o rango específico y después utilizarlo para las fórmulas y/o funciones.

Para definir un nombre, se selecciona la celda o rango deseado y se realiza cualquiera

de las siguientes operaciones: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nombre, Definir. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl+F3>. Aparece la siguiente caja de diálogo:

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El nombre asignado lo toma de la celda más cercana que encuentre con texto, si no

encuentra ninguna no asigna un nombre automáticamente y espera que se escriba en la caja Nombres en el libro. Una vez que tiene un nombre asignado, se incluye con el botón Agregar. En esta misma opción permite Eliminar los nombres ya existentes.

Otra forma de crear nombres pero de una forma más rápida y con una sola operación,

es seleccionando los valores junto con las celdas que contienen los nombres.

Después realizamos cualquiera de las siguientes operaciones: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nombre, Crear. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + Mayús + F3>. Aparece la siguiente caja de diálogo: Poner imagen Los nombres pueden estar en la Fila superior, en la Columna Izquierda, en la Fila

inferior o en la Columna Derecha de la selección.

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Otra forma de generar un nombre es seleccionar el rango y dar un clic sobre la barra

de fórmulas, permitiéndonos escribir los nombres directamente.

Una vez que ya se han creado o definido los nombres, se pueden utilizar en las

fórmulas o funciones. Para pegar un nombre en una fórmula se puede: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nombre, Pegar. Con el teclado Presionamos <F3>. Como resultado tenemos la siguiente caja de diálogo:

En Pegar nombre, aparece la lista de los nombres creados o definidos. Se selecciona

el nombre y se presiona Aceptar. Pegar lista pega todos los nombres definidos en el libro, comenzando por la celda activa.

Además, se pueden buscar fórmulas en las celdas seleccionadas y reemplazar las

referencias con los nombres definidos por ellas, si existen. Para realizar esta acción seleccione el comando Nombre, Aplicar del menú Insertar.

Da como resultado la siguiente caja de diálogo:

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En la lista Aplicar nombres aparecen los nombres que se definieron o crearon

previamente. Aparecen todos seleccionados, pero se puede quitar la selección dando un clic sobre él deseado. Omitir tipo de referencia (relativa o absoluta), reemplaza las referencias con nombres sin considerar los tipos de referencias de los nombres o de las referencias, si se desactiva esta casilla de verificación se reemplazan las referencias absolutas con nombres absolutos, las referencias relativas con nombres relativos y las referencias mixtas con nombres mixtos. Usar nombres de filas y columnas usa los nombres de los rangos de filas y columnas que contengan las celdas a las que se hace referencia si no puede encontrar los nombres para las celdas precisas.

El botón Opciones presenta opciones adicionales. Omitir nombre de columna

reemplaza la referencia con un nombre a partir de encabezados de fila o columna sin incluir un nombre a partir de encabezados de columna si la celda a la que hace referencia está en la misma columna que la fórmula y en un rango con nombre a partir de encabezados de fila. Omitir nombre de fila reemplaza la referencia con un nombre a partir de encabezados de columna sin incluir un nombre a partir de encabezados de fila si la celda a la que hace referencia está en la misma fila que la formula y en un rango con nombre a partir de encabezados de columna.

El Orden de los nombres determina qué nombre de rango se enumera primero

cuando una referencia de celda es reemplazada por un nombre de rango a partir de encabezados de Fila columna o encabezados de Columna fila.

Gráficos Introducción Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar de diversas formas, una de

ellas es el vaciado en gráficas. El presentar los datos en forma gráfica nos permite compararlos, observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Además de esto, las gráficas se pueden adecuar y modificar para dar crear un mayor impacto en el que los recibe.

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Creación de una gráfica Para crear una gráfica, primero se debe decidir si ésta va a ser colocada dentro de la

misma hoja o dentro de una hoja nueva, elícitamente creada para contener la gráfica. Para crear una gráfica dentro de la misma hoja, utilice alguno de los siguientes

procedimientos: Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Gráfico. Con el teclado

Damos un clic sobre este icono . Al realizar cualquiera de las dos operaciones aparece el Asistente para gráficos. El

Ayudante Office también aparece para proporcionamos ayuda si es necesario. Asistente para gráficos El Asistente para gráficos es una herramienta para diseñar las gráficas y consta de

cuatro pasos: 1. Definición de tipo de Gráfica

En todos los pasos aparecen los botones Atrás, Siguiente y Terminar. Sirven

respectivamente para regresar un paso, avanzar un paso y saltarse hasta el final de los pasos y crear el gráfico con las opciones predeterminadas. Presionar para ver muestra, permite que veamos los cambios que se van realizando en el gráfico.

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En este primer paso debemos definir el tipo de gráfico que utilizaremos. Los tipos de Gráfico estándar que podemos utilizar son:

Gráfica de Área y Gráfica de Superficie: Estas gráficas se utilizan

mostrar las tendencias en el tiempo de los datos. Nos permiten hacer hincapié en el crecimiento del área en el tiempo. Gráficas de Barras y Columnas y Gráfica de Barras y Columnas en

Tercera Dimensión: Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variación en el tiempo, su incremento o decremento. Gráfica de líneas y Líneas en Tercera – Dimensión: Son otra forma

de mostrar la tendencia con el tiempo de los datos. Se utilizan mucho cuando el número de barras es demasiado para resultar clara la gráfica. Gráfica Circular y Circular en Tercera – Dimensión: Nos permiten

comunicar qué parte de cada valor de la serie pertenece al conjunto. Es decir, de un todo que parte representa cierto valor. Gráfica de Anillo: Se utiliza de manera muy similar a la Circular, pero

enfatiza menos el área ocupada y más el porcentaje. Gráfica de Radar: Muestra la relación entre partes individuales. Gráfica de Dispersión: A esta gráfica también se le conoce como

gráfica Superior/Inferior/Cierre, y es la forma perfecta para esquematizar precios de valores y bonos a lo largo del tiempo. Nos permite identificar el precio máximo, mínimo y al cierre de cierta acción, valor o bono. Gráfica de Burbuja: Compara tres valores. Es similar a la dispersión,

pero el tercer valor es ilustrado como el tamaño de la burbuja Gráfica de Cilindro: Es una gráfica de barras o columnas pero con

forma cilíndrica. Gráfica de Cono: Es una gráfica de barras o columnas pero con forma

de cono. Gráfica de Pirámide: Es una gráfica de barras o columnas pero

con forma de pirámide. Gráfica Combinada: Nos permite combinar una gráfica de línea

con una de barras. Enfatiza el comportamiento de una serie con respecto a las demás. Dentro de cada tipo existen subtipos de dónde podemos seleccionar uno en específico. También podemos utilizar los tipos personalizados, el separador Tipos

personalizados nos permite manipular en forma personalizada las gráficas.

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Si seleccionamos la opción Integrado, nos muestra diversas combinaciones de

gráficas adicionales que podemos utilizar. Si queremos utilizar unas definidas por el usuario utilizamos la opción Definido por el usuario.

2. Datos de origen En el segundo paso se determina que rango de datos que se va a graficar.

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Si se tiene una selección al iniciar los pasos, en la caja Rango de datos aparece el rango de celdas seleccionado o la celda donde se encuentra el cursor. Si el rango no es el deseado o no estaba seleccionado el rango al crear la gráfica, MS Excel permite seleccionarlo desde aquí, de la misma forma en que se pueden seleccionar celdas en cualquier hoja.

También podemos cambiar el orden de graficación de Filas a Columnas, cambiando el aspecto de la gráfica.

El separador Serie, permite controlar exactamente las series de datos.

Podemos Agregar o Quitar una serie de la gráfica, definir exactamente en que área

de la hoja se encuentran los Nombres y Valores que utiliza el Asistente para Gráficos, y que Rótulos del eje de categorías (X) se utilizarán para nombrar los valores en el eje (X). Esta caja de diálogo sufre cambios, dependiendo del tipo de gráfica seleccionada.

3. Opciones de gráfico Asignaremos opciones de formato y adicionales al gráfico.

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Cada uno de los separadores nos permite definir opciones especiales Separador Títulos Permite definir los títulos que se le asignarán a cada uno de los Ejes y al gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico, podremos agregar títulos a los Segundos ejes. Separador Eje El separador Eje nos muestra la siguiente caja de diálogo:

Nos permite mostrar o ocultar alguno de los ejes ya sea Categoría, tanto en

Automático como en Categoría o Escala de tiempo o los ejes Y y Z. Esta caja de diálogo varía según las dimensiones de la gráfica.

Separador Líneas de división El separador Líneas de división aparece como se muestra a continuación:

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Una gráfica puede o no tener Líneas de división. Aquí se determina en que eje va a

tener y si serán las Principales o las secundarias. Esta caja de diálogo cambia según las dimensiones de la gráfica.

Separador Leyenda

Mostrar leyenda permite que aparezca la leyenda si es que se había borrado o no se

tenía previamente en el gráfico. En el área de Ubicación definimos en que parte se incluirá la leyenda, Abajo, Esquina, Arriba, Derecha o Izquierda.

Separador Rótulos de los datos Para las series de datos y los puntos de la serie de datos.

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Añade o cambia etiquetas de una serie de datos, un punto individual o todos los puntos

de un gráfico. Nombre de la serie muestra, incluso si los datos tienen el formato de fecha, los datos en el eje seleccionado como el eje de categorías predeterminado (X). Nombre de la categoría, muestra el nombre de la categoría asignada a todos los puntos de datos. Para gráficos de dispersión y de burbujas, se muestra el valor X. Valor, Muestra el valor representado de todos los puntos de datos. Porcentaje, muestra el porcentaje total de todos los puntos de datos en los gráficos de anillo o circulares. Tamaño de la burbuja, muestra los tamaños de cada burbuja en un gráfico de burbujas en función de los valores de la tercera serie de datos.

La opción Separador Permite elegir la forma de separar el contenido del rótulo de

datos. Elija una de las opciones disponibles o escriba un separador personalizado. Clave de leyenda, coloca claves de leyenda, con el formato y color asignados, junto a los rótulos de datos del gráfico.

Separador Tablas de datos En MS Excel podernos anexar al gráfico la tabla de datos que la originó. El separador

Tabla de datos nos permite controlar como se verá la tabla pegada al gráfico.

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Mostrar tabla de datos muestra la tabla junto al gráfico. Mostrar clave de

leyendas muestra dentro de la tabla las claves de la leyenda. 4. Ubicación del gráfico Al llegar al cuarto paso, debemos indicar donde se colocará el gráfico.

El gráfico podrá colocarse En una hoja nueva, indicando el nombre que se le asignará

o Como un objeto en cualquiera de las hojas existentes en el libro. Una vez que definimos donde se colocará el gráfico, presionamos Terminar y

aparecerá la gráfica. Al crear una gráfica inmediatamente aparece la siguiente barra de herramientas.

1. Seleccionar elemento del gráfico 2. Formato al elemento seleccionado

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3. Tipo de gráfico 4. Leyenda 5. Tabla de datos 6. Líneas de división 7. Inclinar texto Con estas herramientas podremos cambiar el formato al gráfico. Bases de datos Introducción Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una

base de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto o individuo.

Por ejemplo:

Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que

son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.

Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa a

continuación. Ordenar datos Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que se

agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos es en las bases de datos.

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Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar. Después utilizamos del menú Datos el comando Ordenar.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En las cajas de Orden por y Luego por se selecciona de la lista, el nombre del campo

con el i que se quiere ordenar y según la prioridad. MS Excel permite manejar hasta tres prioridades como se puede ver con los criterios. Cada criterio se puede ordenar Ascendente o Descendente. Si se manejan encabezados en la selección se determina en La lista tiene fila de encabezamiento. Al presionar el botón Opciones aparece la siguiente caja de diálogo:

Las opciones permiten especificar un orden específico y opciones adicionales para el

orden. En Primer criterio de ordenación se elige alguna de las opciones que MS Excel tiene creadas. Se pueden crear más criterios, que se revisarán posteriormente. También se puede determinar que sea sensible a las letras mayúsculas en Distinguir mayúsculas/ minúsculas. Según se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la Orientación ya sea Ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, si le indicamos al MS Excel que

los ordene por Apaterno sería el siguiente:

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También se pueden ordenar directamente ascendente o descendentemente, con un

solo criterio utilizando los siguientes iconos:

Ascendentemente

Descendentemente Para utilizar la opción de los ¡conos es necesario colocarse en algún registro del campo

que se desea tomar como criterio y presionar el icono. Filtros Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la

consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa información, los Filtros son una de ellas.

Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione del menú Datos el comando

Filtro y del submenú Autofiltro. El resultado será similar al siguiente:

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El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir menús colgantes en el encabezado de

la base de datos. Con estos menús colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.

Según el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden

buscar. La opción (Todas), va a mostrar todos los registros sin importar ningún criterio. La opción (Vacías) muestra los registros que están vacíos en ese campo. La opción (No vacías) realiza la acción contraria.

Al seleccionar (Personalizar) aparece la siguiente caja de diálogo:

Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se

están buscando. Se pueden utilizar operadores de comparación que ya se encuentran en la lista:

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0perador Comparación > mayor que < menor que >= mayor o igual que <= menor o igual que <> diferente a Con el operador se selecciona el registro con el que se está comparando también de la

lista. MS Excel permite utilizar comodines que son: (?) para representar un carácter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres.

Con las opciones Y y O se pueden establecer cierto criterios. Con la opción Y los

criterios se suman, es decir que se tienen que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la opción O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con ambas.

Ya que se estableció un filtro la pantalla se puede ser similar a ésta:

Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los

renglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de los campos.

Para deshabilitar todos los filtros, seleccione en el menú Datos el comando Filtros,

Autofiltro. Filtros avanzados A pesar de que sea muy útil y sencillo el manejo los filtros automáticos, están

limitados a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de cálculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir vanas condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuación:

Nombre Federico Raúl

Nombre Edad

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Federico >30 Cuando definimos un criterio a través de una fórmula no debemos utilizar el rótulo de

la columna. =G18>PROMEDIO(G4:G12)

Para utilizar los filtros avanzados, seleccione del menú Datos el comando Filtros, Filtros avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Lo primero que nos permite esta opción es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar

como se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o también Copiar a otro lugar el resultado del filtro.

Si se elige la opción Copiar a otro lugar es necesario que en la caja Copiar a se

especifique un rango, ya sea escribiendo el rango o con un clic en la hoja donde se desea que comience el rango.

En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista.

MS Excel automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el cursor colocado en ella, pero con un clic; en la caja se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual. También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido sobre el área de la hoja y la referencia de la celda se escribe automáticamente en la caja.

Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de

criterios. Este rango debe ser otra área de celdas donde se determine el criterio, debe ser un área con el mismo número de columnas que la base de datos y por lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se están buscando. Con los criterios se pueden utilizar signos de comparación y comodines como se vio con los filtros automáticos.

La opción Sólo registros únicos muestra un solo registro cuando encuentre registros

que están duplicados.

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Ficha Una forma más ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos es

utilizando del menú Datos el comando Formulario. Esta opción despliega la siguiente caja de diálogo:

Se despliega una forma de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un

Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Sí se hacen cambios, se pueden Restaurar antes de presionar <Entrar> o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrán recuperar.

Al dar un clic sobre el botón Criterios se despliega la siguiente caja de diálogo:

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En esta caja se pueden determinar que registros se están buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. También se pueden utilizar operadores de comparación y comodines como se vio en los filtros automáticos.

Una vez establecido el criterio con los botones Buscar siguiente y Buscar anterior

se van revisando los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botón Borrar se desaparecen todos los criterios y se deja en blanco la ficha lista para volverse a usar. Con el botón Formulario regresamos a la caja de diálogo anterior.

Subtotales Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es

el de los subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los registros que se especifiquen en el rango, así como una operación general de toda la búsqueda. Para realizar esta operación, se selecciona del menú Datos el comando Subtotales, apareciendo la siguiente caja de diálogo:

Esta opción va a insertar subtotales en cada cambio de registro según se le indique, y

al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opción es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. También es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta opción, pero no es un requisito primordial para que funcione.

En la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el subtotal, es decir

que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar función contiene las funciones que se pueden utilizar.

Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente: Suma Suma de los elementos Cuenta Cantidad de valores que no son blanco Promedio Promedio de los elementos en el grupo del subtotal

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máx Valor numérico más grande en el grupo del subtotal Mín Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal Producto Producto de todos los valores del grupo del subtotal Cuenta núm. Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos Desvest Estimación de la desviación estándar Desvestp Desviación estándar Var Estimación de la varianza Varp Varianza de una población En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal.

Se pueden seleccionar todos si así se desea pero el cambio se va a realizar según lo determinado en la lista Para cada cambio en.

Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los

nuevos. Salto de página entre grupos inserta automáticamente un salto de página cada vez que termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los subtotales, utilice el botón Quitar todos.

Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuación:

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o símbolos del esquema con la forma de + y -, que sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la información y dejar sólo las de los subtotales.

Con los botones se puede abrir o cerrar automáticamente todo un nivel del

primero al tercero. Impresión Introducción Una de las formas más comunes para crear resultados finales, es de forma impresa.

Por esto, MS Excel cuenta con varias herramientas para imprimir. Preparar página Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a

emitir dicho resultado. Para realizar esta acción, seleccione del menú Archivo la opción Configurar página. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Esta como otras opciones de MS Excel , está compuesta por varias separadores, que son: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, Hoja y si lo que se va a imprimir es una gráfico, el comando Hoja cambia por Gráfico.

En todos los separadores contamos con los botones Imprimir, Vista preliminar y

Opciones. Estos botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las opciones disponibles de la impresora, respectivamente. Las opciones de la impresora varían según el fabricante y se especifican en el manual de la impresora correspondiente

Separador Página En el separador Página se manejan todas las opciones de manejo físico de la página,

como la Orientación que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa, esta opción no cambia el tamaño de la hoja en pantalla. Ajustar a reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamaño original. Si se están imprimiendo gráficas, esta opción está sólo disponible para hojas que soporten escala.

Ajustar a, reduce la hoja o selección durante la impresión de manera que ocupe el

número de página especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. La hoja o la selección se reducen proporcionalmente, por lo tanto, es posible que imprima en más hojas que las especificadas. Esta opción no está disponible para hojas de gráficos.

En Tamaño de papel podemos escoger distintos tamaños previamente definidos,

como carta, oficio y otros. En Calidad de impresión seleccionamos la resolución, esta opción varía según la impresora instalada, pero mientras más Alta o mayor número tenga, mejor es la calidad.

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Primer número de página el número inicial de la página de impresión de la hoja, el resto de las hojas se numeran secuencialmente después de este número. Aparece al inicio siempre con la leyenda AUTO que inicia siempre la primer página con " 1 ", si desea otro número distinto escríbalo en esta caja.

Separador Márgenes Al seleccionar este separador aparece una caja de diálogo similar a la que aparece a

continuación:

Muestra todos los márgenes de una hoja, y se puede ver en el recuadro que dimensión

está cambiando. Para seleccionar la distancia entre la impresión y los extremos de la hoja se utiliza

Superior, Inferior, Izquierda y Derecha. Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la página, y la distancia entre el Pié de página y el extremo inferior de la página, se utilizan las opciones respectivas. Centrar en la página, centra Horizontal y Verticalmente el área de impresión tomando en cuenta el valor de los márgenes.

Separador Encabezado y Pie de página El separador Encabezado y Pie de página permite modificar las opciones para los

encabezados y pies de páginas de las hojas a imprimir, Inicialmente MS Excel tiene ya un encabezado y un pie de página por omisión, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de página, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.

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Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página sirven para

hacer modificaciones al encabezado y pie de página, respectivamente. Ambos se manejan de la misma manera y dan como resultado una caja de diálogo

similar a esta:

En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado. Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes datos

de la hoja, el libro o datos en general como se muestra en la siguiente tabla:

Botón Inserta

Número de página

Número total de páginas

Fecha de impresión

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Hora de impresión

Botón Ruta archivo

Nombre del archivo

Nombre de la hoja

Insertar imagen

Formato de Imagen

Con el botón , se cambia el formato de fuente, de los textos seleccionados. Separador Hoja En el separador Hoja, se especifica que áreas de la hoja se desean imprimir, títulos,

líneas de división y otras opciones más. Este separador aparece activado si se está usando una hoja.

En el cuadro Área de impresión se especifica que bloques de la hoja se van a

imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no están adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A!:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregando comas para incluir más celdas o rangos de celdas.

Otra forma de especificar los rangos es utilizando el ratón, señalándolas. De igual

forma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.

Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la

parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando

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son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a MS Excel que se incluyan en cada hoja con Imprimir títulos. En sus respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los métodos para especificar los títulos, son los mismos que para determinar el Área de impresión.

En el área Imprimir se determinan opciones extras de impresión. Líneas de división,

son las líneas que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opción las imprime completas para todas las celdas sin excepción. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro.

Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o de páginas adicionales, para

imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios. Títulos de filas y columnas imprime los números de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni gráficas, pero reduce el tiempo de impresión.

En la caja Orden de las páginas, se controla el orden en el cual los datos se

imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a la Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Separador Gráfico Si lo que se tiene en pantalla es una gráfica, el separador Hoja cambia por Gráfico.

Aquí se controla el tamaño y calidad de impresión de los gráficos.

En Tamaño del gráfico impreso se específica como se escala el gráfico cuando se

imprime. Usar página completa, eande el gráfico hasta que ocupe el máximo ancho y alto de los márgenes de la página, el tamaño relativo de los objetos puede cambiar en la página impresa porque las proporciones del gráfico están ajustadas para llenar la hoja.

Ajustar a la página eande el gráfico al margen más cercano de la página antes de

imprimir, el gráfico se eande proporcionalmente en ambas dimensiones hasta que una dimensión llene el espacio entre los márgenes. Los tamaños relativos de los objetos en el gráfico se preservan. Con Personalizar se ajusta el gráfico como aparece en la pantalla para que se pueda redimensionar a cualquier tamaño de página.

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Las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se elicaron en el separador Hoja.

Vista Preliminar Para poder ver como se imprimirá el documento antes de enviarlo a impresión

utilizamos: Menú Seleccionarnos del menú Archivo el comando Vista preliminar. Con el Mouse: Darnos un clic sobre este icono . Cualquiera de estas operaciones, desplegarán una reducción de la celda o bloque de

celdas que se desean mandar a imprimir con todos los objetos que contengan. En la parte inferior aparece una barra de estado que indicando Vista: página X de X. En la parte superior, aparecen botones con funciones específicas:

Los botones Siguiente y Anterior cambian entre las páginas siguiente ya anterior del

área de impresión seleccionada. Zoom muestra la presentación preliminar en forma ampliada para distinguir detalles específicos. Dar un clic con el ratón en el área de la hoja, es equivalente a esta opción. Con Imprimir se activa la caja de diálogo de impresión que se verá mas adelante. Configurar muestra la caja de diálogo de Preparar página que se vio anteriormente en esta sección.

El botón Márgenes muestra los delimitadores de la hoja de esta forma:

Los márgenes se pueden modificar desde aquí, con un clic sostenido del ratón en los

puntos negros que señalan los márgenes y moviéndolos a la nueva posición.

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Al seleccionar Saltos de páginas, podemos definir en forma manual como deseados que se comporten los saltos entre cada una de las páginas.

Al dar clic sobre Aceptar, aparecen en pantalla lo siguiente:

Para mover los saltos de página damos un clic sobre la línea y sin soltar, arrastramos

el salto de página. Observe como en gris al fondo nos muestra en que página se encuentran. Una vez que definimos los saltos de página se vuelve acceder la vista

preliminar y el botón Saltos de página es substituido por . Finalmente. Con el botón Cerrar se cierra esta ventana y se regresa a la vista normal. Impresión Para imprimir un documento o alguna de sus partes: Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir. Menú Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P>

Con el Mouse: Damos un clic sobre este icono . Cualquiera de las operaciones da como resultado la siguiente caja de diálogo:

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En la caja Imprimir se selecciona que se puede imprimir, la Selección, las Hojas activas o Todo el libro. También se pueden especificar el Número de copias se requiere, y si éstas se intercalaran con Intercalar. En Intervalo de las páginas se determina si se imprimen Todas las páginas o en Páginas, Desde cuál Hasta cuál.

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“Manual de operación de Power Point”

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Introducción a PowerPoint ¿Qué es una herramienta de presentación? Una herramienta de presentación es una utilería diseñada para facilitar a cualquier

expositor la creación e implementación de una presentación. Sus características nos permiten trabajar con gran versatilidad, logrando un impacto visual tanto en pantalla como en acetato o transparencia.

MS PowerPoint MS PowerPoint o PowerPoint como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa

herramienta de presentaciones, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de:

Presentaciones en pantalla, impresas o para diapositivas de 35 mm Plantillas y formatos predeterminados Asistentes de contenido Notas para el eositor y asistentes Objetos multimedia interactivos Herramientas para Internet Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS PowerPoint

maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión.

MS PowerPoint tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones

(sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnología OLE 2.0 (Object Linking and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) está basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando productos de alta calidad.

Iniciar MS PowerPoint Para iniciar el MS PowerPoint debemos iniciar Windows. Estando en Windows,

debemos buscar el icono de MS PowerPoint en alguno de los grupos de programas. El

icono puede estar alojado en MS Office dentro del menú

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Programas del menú Inicio o en cualquier otra carpeta. También puede aparecer como

el icono . Descripción de la Pantalla Principal La presentación aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que la

componen.

Esta pantalla está contenida en una ventana de Windows por lo que mantiene los

elementos comunes a todas las ventanas: Iconos para Maximizar y Minimizar la aplicación, la caja de control de la ventana y la barra con el nombre de la aplicación.

Aparece también la Barra de Herramientas, la Barra de Estado y las de

Desplazamiento. En la barra de menús aparecen los menús disponibles en MS PowerPoint . Cada menú

nos proporciona funciones y acciones específicas. Así tenemos:

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Archivo: Este menú nos permitirá manipular archivos: abrir, cerrar, imprimir o generar una presentación. Edición: Con este menú podremos hacer tareas de edición como son: copiar,

pegar, cortar o borrar objetos. Ver: Utilizando este menú podremos acceder las distintas vistas de las que nos

provee MS PowerPoint . Las vistas nos permiten ver con más detenimiento, acercamos a una diapositiva o ver nuestra presentación desde distintos ángulos: esquemático, notas, todas las diapositivas o una diapositiva. También nos permitirá ver las hojas maestras de cada uno de estos ángulos, así como las guías, regla, etc. Insertar: Para insertar en la diapositiva elementos como objetos, fecha, etc.

además de insertar nuevas diapositivas a la presentación. Formato: En este menú están las opciones para dar formato o cambiar la

presentación de los objetos, textos, formación etc. Herramientas: Con este menú obtenemos ayudas adicionales como son: la

corrección ortográfica, las transiciones, mostrar texto paulatinamente, etc. y opciones en general para configurar MS PowerPoint . Presentación: Todos los comandos referentes a la manipulación de la

presentación. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?: Ayuda en línea que proporciona MS PowerPoint al usuario. Además de la barra de menús, tenemos la barra y la paleta de herramientas, el área

de trabajo, los iconos de las vistas y la barra de diseño. Las Vistas Cuando estamos generando una presentación utilizamos distintas vistas para trabajar

y observar los resultados. A cada vista le corresponde un icono. Las vistas que podemos utilizar son:

Vista Normal: Cambia a la vista Normal, en la que podrá trabajar con una diapositiva

cada vez y organizar la estructura de todas las diapositivas de la presentación.

Vista Clasificador de diapositivas: Muestra versiones en miniatura de todas las

diapositivas de la presentación, incluyendo en ellas el texto y los gráficos. En la vista Clasificador de diapositivas puede volver a ordenar las diapositivas, agregar transiciones y efectos de animación, así como establecer los intervalos de las presentaciones con diapositivas electrónicas.

Presentación (a partir de la diapositiva actual): Ejecuta la presentación comenzando

por la diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas.

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La vista Esquema Las presentaciones pueden mostrarse en un modo esquemático. Al revisar el esquema

podemos enfocarnos en el contenido de las diapositivas más que en su presentación. Para cambiar a modo esquema presionamos el botón Esquema:

Al cambiar a Esquema aparece una pantalla similar a la que se muestra a

continuación:

Cuando nos encontramos en el Esquema podemos revisar el contenido de nuestra

presentación, podemos importar esquemas de otras aplicaciones, para que posteriormente automáticamente genere el número de diapositivas necesarias para acomodar el cuerpo del texto.

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Elementos de la Presentación Todas las diapositivas estarán compuestas por un título y por un cuerpo. Los cuerpos

serán diferentes dependiendo del tipo de Diseño que hayamos seleccionado.

Diapositiva de Titulo

Viñetas

Gráficas

Texto a dos columnas

Texto y Gráfica

Texto e imagen

Organigrama

Tabla

Objeto y Texto

Objeto grande

Película y texto

Cuatro objeto

Los elementos comunes en todas las diapositivas son considerados como elementos

del Patrón de Diapositiva es la que da continuidad a la presentación en sus atributos y objetos.

El Patrón El Patrón de Diapositiva de la presentación es la plantilla de la cual parte el MS

PowerPoint para darles formato a todas las diapositivas. Cualquier elemento que sea incluido en el Patrón aparecerá en el resto de las diapositivas. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo:

Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción

Patrón de diapositivas.

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Aparecerá una pantalla similar a ésta.

Los cambios que realicemos a esta diapositiva se verán reflejados en todas las

diapositivas de la presentación. Al cambiar al Patrón de Diapositivas, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de diapositivas.

Los iconos significan:

Insertar nuevo patrón de

diapositivas

Insertar nuevo patrón de títulos

Eliminar patrón

Conservar patrón

Cambiar nombre del patrón

Diseño del patrón

Cerrar vista patrón El Patrón de documentos muestra el patrón de documentos donde puede agregar o

cambiar la información del encabezado y pie de página que desee que aparezca en cada documento. Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo:

Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción Patrón de documentos.

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Aparecerá una pantalla similar a ésta.

Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada Vista Patrón de documentos.

Los iconos significan:

Mostrar posición de

documentos uno por página

Mostrar dos por página

Mostrar tres por página

Mostrar posición en

documentos con cuatro diapositivas por página

Mostrar seis por página

Mostrar posición en

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documentos con nueve diapositivas por página

Mostrar distribución del

esquema

Diseño del patrón del documento

Cerrar vista patrón

El Patrón de notas puede modificar el diseño y el formato de las páginas de notas.

Para manipular el Patrón debemos acceder éste. Para hacerlo: Menú Seleccionamos del menú Ver la opción Patrón y del submenú que aparece la opción

Patrón de notas. Aparecerá una pantalla similar a ésta.

Al cambiar al Patrón de Documentos, aparece una barra de herramientas, llamada

Vista Patrón de notas.

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Los iconos significan:

Diseño del patrón de notas Cerrar vista patrón

Guardar una presentación La presentación la podemos guardar de la siguiente manera. Para hacerlo utilizamos: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Guardar. - Presionamos simultáneamente <ctrl> + <G>. - Damos un clic sobre el icono guardar . Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Poner imagen

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en.

Si cambiamos de carpeta, el botón regresar se activara y nos permitirá retroceder

hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono , con el icono nos remitirá a buscar en el Web, con el icono se puede eliminar el archivo seleccionado, con el icono podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitirá cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono

nos permite configurar los parámetros para guardar el archivo, ver imagen B.

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Imagen A.

Imagen B. En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de guardado. Al

presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Permitir guardar rápidamente: Guarda más rápidamente grabando sólo los

cambios de una presentación. Cuando termine de trabajar en la presentación, desactive la casilla de verificación Permitir guardar rápidamente para guardar la presentación entera con un guardado completo. Un guardado completo puede reducir el tamaño de archivo de la presentación. Solicitar propiedades del archivo: Abre el cuadro de diálogo Propiedades

(menú Archivo) cuando guarda una presentación por primera vez. En este cuadro puede especificar las propiedades de la presentación, tales como título, asunto, autor, palabras clave y comentarios. Guardar info. De recuperación cada x minutos va a guardar el documento,

sin preguntar al usuario, cada determinado tiempo en minutos. Guardar archivos de PowerPoint como: Haga clic en el formato de archivo

predeterminado que desea que PowerPoint proponga cada vez que guarde una presentación nueva. Si en su oficina se está implantando una actualización progresiva a PowerPoint 2000 a partir de versiones anteriores de PowerPoint, esta configuración ayuda a que todos los usuarios recuerden guardar las presentaciones en el formato de archivo correcto. Ubicación predeterminada de los archivos: Esta es la carpeta que

PowerPoint abre automáticamente al hacer clic en Guardar o en Abrir (menú Archivo). Escriba una nueva ubicación para cambiar la ubicación de archivo predeterminada. Incrustar fuentes TrueType empotra las letras TrueType al documento para

que otros usuarios puedan leer el documento sin sufrir alteraciones en el tipo de letra. Incrustar sólo caracteres en uso empotra sólo los caracteres TrueType del

documento siempre y cuando el número de caracteres no exceda de 32. Incrustar sólo caracteres: Para las fuentes TrueType que se utilizan en la

presentación, incrusta el juego de caracteres completo. Los usuarios que no tengan instaladas en sus equipos las fuentes True Type utilizadas en la presentación podrán modificar la presentación.

En este botón de Herramientas aparece también el botón Opciones de seguridad. Al

presionarlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Contraseña de apertura: definen una Contraseña para poder abrir el

documento. Contraseña de escritura: los usuarios podrán modificar el documento si

escriben la contraseña correcta. Recomendado sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como

Sólo-lectura. Seguridad de macros: Establece o comprueba las opciones de seguridad de

las macros. En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestra

presentación. A las presentaciones se les asignará automáticamente la extensión PPT. En Guardar archivo como: seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y

extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar la presentación, MS PowerPoint lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como

del menú Archivo. Cerrar una presentación Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo. También podemos

usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana de la

presentación, también podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS PowerPoint preguntará si se quiere guardar el archivo.

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Salir de MS PowerPoint Para salir de MS PowerPoint utilizamos del menú Archivo el comando Salir. También

se puede usar la combinación de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de MS PowerPoint o dar un clic: sobre el icono .

Creando una presentación Crear una presentación nueva Para iniciar una presentación nueva, podemos utilizar el icono que

automáticamente crea una presentación nueva y vacía. De otra forma, realice alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Nuevo. Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + U>. Aparecerá en pantalla la nueva presentación:

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El Asistente para Autocontenido Si en la ventana inicial seleccionamos el Asistente de Autocontenido el MS PowerPoint

del panel de tareas, nos mostrará una serie de pantallas donde iremos definiendo el contenido de la presentación. Los pasos que nos ayudarán a definir el contenido de ésta son:

Bienvenida: El MS PowerPoint presenta una pantalla que nos da la bienvenida al Asistente. En ella aparecen unos botones que nos permitirán manipular los Asistentes en cualquiera de sus pasos. Los botones son: Siguiente >: Permite cambiar al paso siguiente en el Asistente, una vez

definidos los parámetros de ese paso. < Anterior: Regresa al paso anterior. Este botón no está activo hasta que

ejecutamos un paso. Cancelar: Cancela la ejecución del Asistente. Terminar: Termina la ejecución del Asistente y se genera la presentación.

En esta primera pantalla aparecen las opciones que contendrá el asistente. Para

cambiar a cualquiera de éstas bastará con dar un clic sobre el paso adecuado. Tipo de Presentación En este paso indicaremos sobre qué tratará la presentación. Entre los temas que

podemos seleccionar se encuentran: recomendación de una estrategia, Venta de un producto, servicio o idea. Capacitación, Informe de desarrollo, etc.

Del lado izquierdo de la caja de diálogo aparece la descripción del contenido del tipo de

presentación seleccionado. Estilo de presentación La opción está habilitada únicamente si creamos una presentación para reunión o

conferencia. En este paso deberemos indicar sí se realizará una presentación en pantalla,

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si utilizaremos transparencias en blanco y negro o en color, o si la fotografiaremos en diapositivas de 35 mm.

Opciones de presentación Este paso nos permitirá definir qué información se colocará en la diapositiva de título o

en cada una de las diapositivas de la presentación, dependiendo de la opción de salida seleccionada.

Finalizar El MS PowerPoint termina Asistente. Es importante presionar el botón de Terminar

para que la presentación se genere. Una vez que terminamos de usar el Asistente se genera automáticamente la

presentación de nuestra elección. Usar una plantilla Una plantilla es un conjunto de atributos de color, diseño, tipo de letra, etc., que se

puede asignar a una presentación nueva sin importar la temática o contenido que ésta tenga. Para aplicarla a una presentación que ya ha sido creada, seleccionamos del menú Formato el comando Estilo de la diapositiva. Cualquiera de estas opciones muestra las siguientes vistas en el panel de tareas:

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Al hacer clic sobre alguna de las plantillas situadas en el panel de tareas, que se

adecue más a nuestro trabajo, se aplicara a nuestra presentación actual de manera automática, como lo muestra la imagen.

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Presentación en blanco Si no se desea crear una presentación con un formato o contenido determinado, se

puede crear una presentación en blanco.

Al seleccionar esta opción del panel de tareas, se despliega el siguiente bloque de opciones:

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Esta opción, contiene una serie de diapositivas predeterminadas que se pueden elegir

según el contenido de dicha diapositiva. La diapositiva que se genere, estará lista para incluir cualquier elemento como

organigramas, imágenes, texto, tablas, etc. Si se desea una diapositiva en blanco se puede elegir en la parte final de la lista.

Una vez creada o generada la diapositiva, se puede cambiar el diseño de ésta,

seleccionando del menú Formato la opción Diseño de la diapositiva. Texto de la diapositiva El título y el cuerpo del texto se pueden añadir desde la diapositiva. Para añadir un

texto directamente en la diapositiva: 1) Damos un clic sobre el rectángulo del texto. 2) Escriba el texto de la diapositiva. Observe como cambia la presentación del

texto al comenzar a escribir. 3) Al terminar de escribir, dé un clic sobre otro lugar de la diapositiva. El texto

automáticamente adquiere las características definidas por la plantilla.

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Generar una nueva diapositiva Cuando las diapositivas están listas en apariencia y/o contenido, puede resultar que

deseamos una nueva diapositiva. Para crear una nueva diapositiva podemos hacerlo con:

Menú Seleccionamos del menú Insertar el comando Nueva diapositiva. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl +I>. Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Comentarios en una presentación Al desarrollar una presentación en ocasiones, dejamos temas pendientes, cifras por

revisar, etc. o queremos hacer un comentario a la presentación que estamos trabajando. El MS PowerPoint nos permite escribir comentarios dentro de la presentación. Para insertar un comentario seleccionamos del menú Insertar la opción Comentario. Inmediatamente se abre una caja de texto con el nombre del usuario donde podremos añadir comentarios:

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Imagen MS PowerPoint cuenta con unas imágenes que se pueden incluir en las presentaciones

a modo de ilustración para las mismas. Para incluir una imagen se utiliza el comando Imágenes Prediseñadas del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

La caja de diálogo donde se seleccionan las imágenes aparece a continuación:

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Si es la primera vez que ejecutamos esta opción nos pedirá agregar clips del disco

duro en un proceso de eloración. Terminado este ingresamos en Buscar Texto: alguna categoría o nombre de imagen, podemos personalizar la búsqueda en Buscar en: que Selecciona una o más colecciones a buscar.

El resultado es el siguiente:

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Donde podremos inserta el clip a nuestro documento. Podemos ampliar nuestra

búsqueda de recursos en Internet.

Al dar un clic sobre la imagen aparecen a su alrededor unos cuadros blancos indicando

que ha sido seleccionada de la siguiente forma.

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Estando así la imagen se puede cambiar de lugar con un clic sostenido y llevándolo a la nueva posición. También se puede cambiar de tamaño, con un clic sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen.

Herramientas de Imagen Una vez que la imagen ha sido seleccionada se puede trabajar con ella con la barra de

herramientas de imagen que se define a continuación.

Icono Tarea

Inserta una imagen desde un archivo. Al seleccionarlo aparece una caja de diálogo similar a la de abrir.

Controla la imagen. Al dar clic sobre este icono aparece un menú donde podemos seleccionar como se mostrará la imagen: Automático: Muestra la imagen como fue generada. Escala de grises: La imagen se ajusta a grados de gris Blanco y negro: La imagen se ajusta a Blanco y Negro Marca de agua: La imagen se ajusta para que tenga la apariencia de una marca de agua

Aumenta el contraste de la figura

Disminuye el contraste de la figura

Da mayor brillo a la figura

Disminuye el brillo de la figura

Recorta la imagen. Al retocar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando en pantalla únicamente lo que nos interesa. Utilizando el puntero podemos recorta la imagen, colocándose en uno de los cuadros negros de los extremos y con un clic sostenido arrastrando hasta eliminar lo que no se desea como se muestra a continuación.

Permite rotar la imagen.

Permite definir bordes para las imágenes

Permite comprimir imágenes en cuanto a su tamaño.

Permite hacer ajuste del texto.

Esta opción nos permite cambiar el formato de la imagen.

Define un color transparente. Al dar clic sobre la imagen en el color que deseamos cambiar, éste se convierte en un color transparente que nos permite ver el fondo de la imagen.

Esta opción regresa la imagen a su estado original.

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También se pueden hacer cambios a la imagen seleccionándola, y utilizando del menú Formato el comando Imagen. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Con esta caja podemos Recortar una imagen por la Izquierda:, Derecha:,

Superior:, Inferior:. En control de imagen se regulan: Color, Brillo y Contraste. Además podemos insertar imágenes Desde archivo que permite Insertar una imagen

existente en el punto de inserción del archivo activo. Dibujar Dibujar en MS PowerPoint

El MS PowerPoint nos provee de herramientas para generar dibujos. Estas herramientas se encuentran agrupadas en la Paleta de Herramientas. La Paleta de herramientas se muestra a continuación:

Con esta Paleta podremos generar los objetos que se incluirán en nuestra diapositiva. Posteriormente, podremos cambiarles el color, tipo de línea, sombra, etc. Cada herramienta se activa al dar un clic sobre el icono que la representa.

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Descripción de cada herramienta

Herramienta de Selección

Esta herramienta nos permite seleccionar, mover o redimensionar objetos. Al activar está herramienta podemos:

Seleccionar un objeto Mover un objeto Redimensionar Dé un clic sobre el objeto,

aparece alrededor de éste una serie de cuadros en negro.

Seleccione el objeto. Dé un clic dentro del objeto o en el marco gris y sin soltar deslice el ratón. Observe como al deslizar el ratón, el objeto cambia de posición.

Seleccione el objeto. Aparecen el marco gris y una serie de cuadros pequeños. Estos cuadros nos permitirán redimensionar la figura. Dé un clic sobre uno de los cuadro negros y sin soltar deslice el ratón. Observe como el objeto cambia de amaño.

Una vez seleccionado el objeto, este puede ser eliminado utilizando la tecla <Supr> o <Retroceso>, ó seleccionando del menú Edición la opción Borrar.

Caja de Texto

Esta herramienta nos permite generar texto corrido o con cambio de línea automático, y seleccionar texto. Para:

Generar texto corrido Generar texto con cambio de línea

automático

Seleccionar texto

Dé un clic sobre la diapositiva. Empiece a escribir, el texto se acomodará en una sola ínea.

Dé un clic sobre la diapositiva y sin soltar deslice el ratón. Aparece una caja de texto donde al escribir se irá efectuando el cambio automático de línea.

Dé un clic sobre el texto ya escrito. Automá-ticamente, aparecerá la caja de texto. Para seleccionar el texto, dé un clic sobre el inicio de la palabra y deslice el ratón. El texto seleccionado aparecerá en letras blancas con fondo de color.

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Líneas

Con esta herramienta podemos generar líneas. Las líneas pueden tener cualquier longitud y ángulo de inclinación.

Para generar una línea damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Aparece la línea. Para generar líneas horizontales, verticales y a 45 grados, realizamos la misma operación pero presionarnos simultáneamente la tecla <Mayús>. Si deseamos dibujar la línea a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener una línea horizontal, vertical o 45 grados desde el centro.

Flechas

Esta herramienta dibuja flechas y funciona exactamente igual que la Línea.

Rectángulo

Con esta herramienta podemos dibujar un rectángulo. Para hacerlo damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener cuadrados presionamos la tecla <Mayús> al dibujar el rectángulo. Si deseamos dibujar el rectángulo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <CtrI>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un cuadrado desde el centro. Si damos un doble clic sobre el cuadro, podemos escribir un texto dentro de el que va a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento.

Elipse

Utilizando está herramienta podemos dibujar elipses. Para hacerlo damos clic sobre la diapositiva y sin soltar deslizamos el ratón. Para obtener círculos presionamos la tecla <Mayús> al dibujar la elipse. Si deseamos dibujar el círculo a partir del centro, en lugar de partir del extremo, presionamos simultáneamente la tecla <Ctrl>. Es posible combinar el uso de ambas teclas, para obtener un círculo desde el centro. Si damos un doble clic sobre la elipse, podemos escribir un texto dentro de el a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento.

Autoformas

El botón de Autoformas abre un menú como el que se muestra a continuación:

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En este menú a su vez cuenta con submenús. Cada uno de ellos cuenta con herramientas de dibujo adicionales.

Líneas Este menú cuenta con las siguientes herramientas:

Las primeras tres herramientas dibujan líneas.

La herramienta genera arcos. La herramienta nos permite dibujar a mano alzada. Los dibujos creados con está herramienta pueden ser de dos formas. En la primera, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón al deslizarse. Para dibujar en esta forma, damos un clic y sin soltar deslizamos el ratón, el dibujo sigue exactamente el movimiento del ratón. Esta forma de dibujo también se obtiene con la herramienta , pero los objetos dibujados cuentan con relleno.

En la segunda forma, se generan líneas unidas unas con otras con cualquier ángulo de inclinación. Para dibujar de esta forma se da un clic sobre la diapositiva y se suelta el botón. Donde se dio el primer clic es el punto de partida de la primera línea, donde demos el segundo clic termina la primera línea y empieza la segunda. Podemos dibujar tantas líneas como queramos.

En ambos casos terminamos de dibujar cuando cerramos la figura y obtenemos una figura completa, presionamos la tecla <Esc> o ejecutamos un doble clic. Podemos mezclar ambos métodos de dibujo para obtener figuras irregulares. Si deseamos que las líneas sean trazadas en forma vertical, horizontal o a 45 grados, presionamos <Mayús> al dibujar.

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Conectores

Dibuja líneas de conexión entre objetos. Pueden utilizar cualquiera de los siguientes formatos:

Formas básicas

Dibuja formas básicas. Podemos escoger entre las siguientes:

Flechas de bloque

Dibuja flechas pero de bloque, no líneas simples. Podemos escoger entre las siguientes:

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Diagrama de Flujo

Dibuja elementos de un diagrama de flujo. Podemos escoger entre las siguientes:

Cintas y estrellas

Dibuja estrellas o cintas. Podemos escoger entre las siguientes:

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Llamadas

Dibuja globos de diálogo para los personajes de nuestra presentación. Podemos escoger los siguientes:

Botones de acción

Dibuja botones que posteriormente ejecutarán alguna acción. Podemos escoger los siguientes:

Una vez que seleccionamos un botón y dibujamos, éste mostrará la siguiente caja de dialogo:

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Esta caja de diálogo contiene dos separadores: Clic del Mouse y Acción del Mouse.

Clic del mouse se refiere a la acción que se llevará a cabo cuando demos un clic sobre el botón. Entre las acciones que podemos ejecutar se encuentran las relacionadas crear una hiperliga a una diapositiva, a un URL, a un archivo, a otra presentación, etc. Si es un archivo podemos utilizar rutas relativas. También podemos ejecutar un programa con Ejecutar programa, correr una macro con Ejecutar Macro, realizar alguna acción con Acción de objeto. Si queremos que se escuche cualquier sonido, utilizamos Reproducir sonido y seleccionamos uno de la lista. El botón resaltará si seleccionamos la opción Clic para resaltar.

Acción del mouse muestra la misma caja de diálogo pero opera para cuando movemos el ratón sobre el botón.

Una vez definida la acción para el botón ésta se llevará a cabo únicamente durante la presentación.

Para insertar un botón de acción también podemos seleccionar del menú Presentación la opción Botones de acción y controlar sus opciones utilizando la opción Configuración de la acción, los objetos quedan de la siguiente manera.

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Si damos un clic sobre algunas de las figura, podemos escribir un texto dentro de ella a partir del centro. Tanto el texto como la figura son un solo elemento. Para añadir un

texto a la figura podemos dar un clic con el botón secundario de ratón y del menú contextual que aparece seleccionamos Añadir Texto.

Más autoformas

Permite seleccionar formas de Galería de imágenes, Galería de medios y Galería de medios con conexión.

Word Art

Este botón inicia el MS Word Art. Su manejo se revisa en el Anexo A.

Diagrama u organigrama

Crea un organigrama o un diagrama cíclico, radial, piramidal, de Venn o de destino en el documento.

Imagen Prediseñada

Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. En PowerPoint, este comando sólo está disponible en vistas de diapositivas y notas.

Imagen

Desde archivo (menú Insertar, submenú Imagen), Inserta una imagen existente en el punto de inserción del archivo activo.

Cambiando los atributos de los objetos

Una vez dibujado el elemento podemos cambiarle sus atributos utilizando diversos métodos. Uno de ellos es dando doble clic sobre el objeto. Dependiendo del objeto

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aparecerá una caja de diálogo con diferentes separadores. Otra manera de hacerlo es utilizando las herramientas que se encuentran en la barra de herramientas de dibujo.

Relleno

Esta herramienta nos cambiar el color de relleno del objeto. El relleno que se aplica es el relleno que tenemos definido por omisión en la Combinación de colores de la diapositiva (esta opción se revisará posteriormente). Al dar clic sobre esta opción aparece el siguiente menú:

Sin relleno deja a la figura sin relleno, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o dar un clic sobre Más colores de relleno. Esta opción nos muestra la siguiente caja de diálogo:

Donde podremos seleccionar un color. Si la lista de colores no nos satisface, podemos utilizar el separador Personalizado.

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En esta caja de diálogo se puede realizar una selección más detallada de los colores o especificando las cantidades exactas de colores básicos Rojo, Verde y Azul, así como de Matiz, Saturación y Luminosidad.

Podemos utilizar en vez de colores, Efectos de relleno. Esta opción nos muestra la siguiente caja de diálogo:

El separador Degradado muestra los posibles degradados. Tanto de un solo color como de Dos colores. En Estilos de sombreado seleccionamos el estilo: Vertical, Horizontal, Diagonal, etc. y la Variante que necesitemos.

El separador Textura, que se muestra a continuación, nos permite asignar texturas.

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El separador Trama, asigna entramados.

Los patrones están basados en el color de Primer plano y en él de Segundo plano.

El separador Imagen nos permite seleccionar una imagen como relleno.

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Con el botón Seleccionar imagen podemos seleccionar la imagen que servirá como relleno. La caja de diálogo que aparece es muy similar a la de Abrir.

También podemos cambiar los colores de relleno y el formato de las líneas seleccionado con el menú Formato la opción Colores y Líneas o Autoformas.

Línea

Esta herramienta nos permitirá cambiar el color de la línea del objeto. Al seleccionarla aparece el siguiente menú:

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Sin línea deja a la figura sin línea, Automático utiliza el color por omisión. Si deseamos otro color lo podemos seleccionar de la lista, o dar un clic sobre Más colores de línea.

Esta opción nos muestra la caja de diálogo donde podemos seleccionar otro color o definir uno nuevo. Líneas de entramado, nos muestra la siguiente caja de diálogo:

En donde podremos definir un patrón para línea. Para que el patrón pueda verse en forma apropiada la línea debe ser gruesa.

Grueso y estilo de la línea

Con estas herramientas podemos definir el grueso de la línea y el estilo que tendrá continua, punteada, etc.

Flechas

Si dibujamos una línea y ahora queremos cambiarla a flecha, o si dibujamos una flecha y ahora se quiere cambiar el tipo de flecha, utilizamos esta herramienta. Al seleccionarla aparecen todos los posibles estilos de flecha.

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Sombra

Esta herramienta nos permitirá asignar una sombra al objeto. Podemos seleccionar entre todas las posibles o utilizar la opción Configuración de la sombra que nos muestra la siguiente barra de herramientas.

Efectos de tercera dimensión

Con estas herramientas podemos un efecto de tercera dimensión a los objetos. Podemos seleccionar entre los posibles o utilizar la opción Configuración 3-D que nos muestra la siguiente barra de herramientas:

Algunos de estos cambios a los objetos también se pueden realizar utilizando el menú contextual que aparece a dar un clic con el botón secundario del ratón.

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Seleccionado Formato de autoforma

Fondo de la diapositiva

El fondo de cada una de las diapositivas se puede modificar o si no existe, crearlo con el comando Fondo del menú Formato, que nos muestra la siguiente caja de diálogo:

Seleccione de la lista el color que desee y puede verificar su combinación con los colores que se muestran en el ejemplo.

Si no desea que se vean los gráficos del fondo definidos por el patrón seleccione Omitir imágenes gráficas del fondo del patrón. Ya que se determinó la combinación, se puede realizar una Vista previa antes de que realicen los cambios permanentemente.

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Finalmente, seleccione Aplicar o Aplicar a todo si desea que el color de fondo seleccionado se aplique a toda la presentación.

Combinación de colores de la diapositiva

Cada presentación tiene una cierta combinación de colores determinada, utilizando colores que no contrasten fuertemente para evitar que se distraiga la audiencia de la presentación. Esta combinación se puede cambiar o determinar para una diapositiva en específico con el comando Combinaciones de colores del Panel de tareas. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

Editando los objetos

MS PowerPoint nos proporciona herramientas que nos permiten editar objetos que hemos creado o importado. En el menú Edición, en el menú contextual y en la Barra de Herramientas encontraremos opciones y comandos que nos facilitarán la edición de los objetos.

La edición de los objetos se puede realizar objeto por objeto o en múltiples objetos. Para poder editar múltiples objetos es necesario tenerlos seleccionados.

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Seleccionar múltiples objetos

Para seleccionar un objeto damos un clic con la herramienta de Selección sobre éste. Para seleccionar múltiples objetos podemos utilizar dos procedimientos:

1) Damos un clic con la herramienta de Selección sobre el primer objeto, presionamos la tecla <Mayús> y sin soltarla damos un clic sobre el segundo objeto. Podemos continuar seleccionado tantos objetos como deseemos utilizando el mismo procedimiento.

2) Con la herramienta de Selección damos un clic en la zona circunvecina a los objetos que deseamos seleccionar. Sin soltar el botón del ratón, trazamos un rectángulo que englobe a todos los objetos que deseamos seleccionar. Al soltar el botón los objetos han sido seleccionados.

Estos dos procedimientos se pueden combinar para seleccionar múltiples objetos.

Para seleccionar todos los objetos de la diapositiva podemos:

Menú Seleccionamos del menú de Edición el comando Seleccionar todo.

Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + E>.

Los procedimientos descritos a continuación funcionan de la misma manera para un objeto que para múltiples objetos.

Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en

forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Edición que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de

memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).

Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original.

Funciona de la siguiente forma:

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“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE”

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Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna

de las siguientes operaciones:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Copiar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <C>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Cortar El comando Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información

original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

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“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE”

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Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Cortar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <X>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el

contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario. La información que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Pegar.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <V>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Sí se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Word , el procedimiento

es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Menú contextual Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece

presionando el botón secundario del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar.

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“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE”

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Cuando el objeto se utilizará en la misma diapositiva, es más cómodo duplicarlo.

Duplicar implica la operación de copiado y pegado en una sola instrucción. Para duplicar un objeto se selecciona el o los objetos y se realiza cualquiera de las

siguientes acciones: Menú Seleccionamos del Edición el comando Duplicar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl + M> Mover y copiar con MS PowerPoint Además de los métodos que ya se vieron, MS PowerPoint tiene un método más para

copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.

Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el

ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Aparece una línea

punteada que indica la posición que tendrá el texto en el momento de soltar el ratón. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador

del ratón cambia a la siguiente forma:

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“CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE OFFICE”

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Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de

Pegado especial, Esta vincula el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino.

Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información,

se selecciona del menú Edición el comando Pegado especial. Aparece la siguiente caja de diálogo:

Esta opción permite Pegar con vínculo. Crea una liga con el contenido del

Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con otra aplicación.

Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que

existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino.

Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar con vínculo de la caja de

diálogo y definir como se hará éste: Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre

del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto Formateado (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato.

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Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows

metafile. Bitmap: Una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones

como Paint. Una vez establecida el vínculo, podemos indicarle al MS PowerPoint que la muestre

como un icono con la opción Mostrar como icono. Vínculos Cuando alguna presentación tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con

el Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Edición y el comando Vínculos. Esta opción normalmente está deshabilitada, pero al hacer un vínculo se habilita.

Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento. Podemos a través de esta

caja definir si las actualizaciones serán Manual o Automáticamente. Si seleccionarnos Manualmente podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar Origen. También podemos Romper el vínculo.

Pegar hipervínculos El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento.

De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada.

Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en MS PowerPoint como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Edición la opción Pegar como

hipervínculo. Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma . Al dar clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo.

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Deshacer y repetir acciones MS PowerPoint ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior

antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Deshacer.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Z>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Con el teclado o con el menú se deshace la última operación, pero con el icono se abre

una lista de las acciones realizadas y se pueden seleccionar varias o todas. El número de acciones que se pueden almacenar depende de la cantidad de memoria que disponga la computadora.

La acción contraria es Repetir que anula a Deshacer. Para repetir:

Menú

Seleccionamos del menú Edición el comando Repetir.

Con el teclado

Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <Y>.

Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Igual que con Deshacer se tiene con el icono una lista de acciones que se pueden

repetir. Eliminar un objeto o una diapositiva Al borrar un objeto o varios objetos se eliminan de la diapositiva. Para borrar un objeto

lo seleccionamos y realizamos alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Borrar.

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Con el teclado Presionamos <Retroceso> o Presionamos <Supr>. Para eliminar una diapositiva, seleccionamos del menú Edición el comando Eliminar

dispositiva. Si estamos en el Clasificador de diapositivas, se puede seleccionar la diapositiva y presionar <Retroceso> o <Supr> para eliminarla.

Zoom Cuando estamos dibujando o editando una presentación es usual que necesitamos

trabajar con mayor precisión o a detalle algunos de los objetos. El MS PowerPoint nos ofrece un método para revisar a detalle nuestra presentación. Para aumentar el acercamiento a la diapositiva, utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:

Menú Seleccionamos del menú Ver el comando Zoom. Con el mouse

Damos un clic en la lista y seleccionamos la medida deseada. Si utilizamos la opción del menú, muestra la siguiente caja de diálogo:

En esta caja seleccionamos el porcentaje en el que ver nuestra presentación. Edición de un dibujo a mano alzada Los dibujos hechos con la Herramienta para dibujo a mano alzada o con algunas

otras herramientas están compuestos por nodos. Cada nodo define un cambio en la inclinación de la línea o el cambio en el radio del arco. Para editar estas figuras, se seleccionan y después se utiliza la opción Modificar puntos del menú que aparece del botón Dibujo.

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Al ejecutar esta operación aparecen unos cuadros que delinean el objeto como se

muestra a continuación.

Dando un clic sostenido sobre cualquiera de los nodos y arrastrando el ratón podemos

modificar la figura hasta obtener el resultado deseado. Mostrar Regla y Guías En ocasiones es útil tener herramientas que nos ayuden a realizar un mejor dibujo.

Para esto MS PowerPoint cuenta con dos opciones. La primera es la regla, que se puede utilizar si se selecciona del menú Ver con el comando Regla. El resultado es que va a mostrar dos reglas (una horizontal y otra vertical) en el área de la diapositiva.

Otra herramienta que puede ayudar para realizar dibujos con las guías, que se pueden

utilizar seleccionando del menú Ver el comando Guías. Como resultado va a mostrar un

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par de líneas atenuadas que no se van a ver al realizar la presentación, son únicamente para realizar los dibujos.

Para mover estas guías se puede dar un clic sostenido sobre éstas y se coloca en el

nuevo lugar. Al estar moviendo las guías se va a mostrar la medida en que se está colocando.

El orden de apilamiento de los Objetos Cuando tenemos dos o más objetos apilados es útil cambiar el orden en el que se

sobreponen. Para hacerlo, se selecciona el o los objetos y utilizamos del botón Dibujo la opción Ordenar. Al seleccionarlo aparecen las siguientes opciones:

Traer al frente: Se utiliza para traer al frente un objeto seleccionado una sola

capa. Enviar al fondo: Se utiliza para enviar hacia atrás un objeto seleccionado una

sola Traer adelante: Trae hasta el frente el objeto seleccionado, ocupando la

primer posición de los objetos apilados. Enviar atrás: Envía hasta atrás el objeto seleccionado, ocupando la última

posición de los objetos apilados. Agrupando y desagrupando objetos Para manipular los objetos en algunas ocasiones es necesario tratar varios objetos

como si fueran uno solo. Para hacerlo le indicamos al MS PowerPoint que deseamos agruparlos. Para agrupar objetos, se seleccionan los objetos a agrupar seleccionamos del

botón Dibujo el comando Agrupar. Cuando los objetos se encuentran agrupados, podemos desagruparlos seleccionando el

o los objetos seleccionando del botón Dibujo el comando Desagrupar. Si deseamos reagrupar el último objeto desagrupado utilizamos del botón Dibujo el

comando Reagrupar. Esta opción sólo se habilita si seleccionamos un objeto que era parte del grupo anterior y si no se han cambiado diapositivas o modos de ver las mismas desde que se desagruparon los objetos.

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Dibujando con Precisión El MS PowerPoint nos facilita herramientas para dibujar con gran precisión. Todas

estas opciones se encuentran en el botón Dibujo y se elican a continuación. Alinear Un objeto se puede alinear con respecto a otro elemento para ajustarlo en la

diapositiva. Para utilizar esta opción es necesario tener seleccionados por lo menos dos objetos. Una vez seleccionados del botón Dibujo el comando Alinear o distribuir, que nos muestra las siguientes opciones:

Ajustar a cuadrícula Esta opción establece una cuadrícula invisible para ayudar a alinear objetos. A medida

que dibuje objetos, las esquinas de los mismos se alinearán con la intersección más cercana de la cuadrícula permitiendo mayor precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar la cuadrícula no serán influenciados por ésta.

Ajustar a la forma Esta opción establece que los objetos previamente dibujados atraigan a los que se

dibujan cerca de ellos, facilitando la precisión en el dibujo. Los objetos dibujados antes de activar el Ajustar a la forma no serán influenciados por éste.

Girar o voltear Con estas opciones podemos girar o voltear un objeto. Las formas en las que podemos

rotar la imagen son las siguientes:

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Con el comando de Rotación libre podemos hacer girar a cualquier ángulo nuestras

figuras. Para utilizarla, señalamos el objeto al que queremos hacer rotar, damos un clic sobre la herramienta. Al colocar el apuntador sobre cualquiera de los cuadros negros, dando clic y sin soltar podemos hacer girar la figura a partir de su centro. Si queremos que la figure gire a desde el punto contrario al que seleccionamos presionamos la tecla <Ctrl>.

Empujar Con esta opción podemos mover nuestros objetos con mayor precisión, al seleccionar

esta opción podemos indicar en que sentido realizaremos un pequeño movimiento del objeto.

Otra forma de realizar estos pequeños movimientos es utilizando las flechas de

movimiento del teclado para desplazar el objeto. Cambiar autoforma Si tenemos un objeto que ha sido dibujado con la Autoforma, podemos cambiar con

esta opción, su forma sin necesidad de redibujarlo. Los atributos del objeto se mantendrán intactos y los textos del mismo permanecerán iguales.

Valores predeterminados de autoforma Si constantemente estamos cambiando los atributos que por omisión tenemos

definidos en la plantilla, podemos definir nuevos atributos utilizando dos opciones. La primera de ellas es utilizar del botón Dibujo la opción Valores predeterminados de autoforma. La otra es señalar en la caja de diálogo de Colores y Líneas, la opción Predeterminado para objetos nuevos.

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Manipulando texto

En ocasiones el Patrón de la diapositiva del que iniciamos nos proporciona definiciones de los títulos y cuerpos del texto que no son de nuestro completo agrado. Para dar formato al texto lo primero que se debe hacer es seleccionarlo.

Formato a los caracteres

El formato de caracteres sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, etc., de las letras o caracteres. Para cambiar el formato, de carácter de un texto lo seleccionamos y utilizamos el comando Fuentes del menú Formato. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja, cada vez que realicemos una modificación, ésta se verá reflejada en

Vista Previa. Podemos seleccionar la Fuente, su Estilo, Tamaño y Color. También, podremos subrayarlo con Subrayado y escoger el tipo de Subrayado, bajo Relieve, Superíndice y Subíndice. De estas dos últimas opciones se puede determinar el Desplazamiento en un cierto porcentaje.

Además, en la barra de herramientas encontramos iconos para darle formato a los caracteres:

También, se tienen estos botones para los estilos:

Negrita

Cursiva

Subrayada

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Sombreado

Aumentar el tamaño de la letra

Disminuir el tamaño de la letra

Color de texto La tercera forma de cambiar el formato del carácter es presionando el botón derecho

del ratón sobre el texto seleccionado. Al hacerlo aparece el siguiente menú junto a la selección:

De este menú podemos seleccionar el comando Fuente y nos aparece la misma caja

de dialogo que al seleccionar el comando Fuente del menú Formato. Alineación El texto se puede alinear con respecto al margen a la izquierda, centrado, a la derecha

o justificado. Para hacer esto realice alguna de las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú formato el comando Alineación y se elige el tipo de alineación

deseada. Con el mouse Se da un clic sobre los iconos para alineación deseada:

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Izquierdo Centrado

Derecho Sangrías La sangría es el espacio entre la orilla de la caja del texto y el texto.

El triángulo superior representa la primera línea y el inferior el resto del párrafo. Para

modificar la sangría, de un clic sostenido sobre cualquiera de los triángulos y deslice el ratón a la derecha o a la izquierda.

Números y Viñetas Hay textos que se escriben en forma de lista, tópicos, contenido, subdivisiones de un

tema, etc., en los cuales se utilizan las viñetas o los números para dividirlos. PowerPoint para Windows puede colocar estas viñetas o números sin necesidad de que se escriba cada uno.

Viñetas Para colocar viñetas al texto, éste se selecciona y se realiza alguna de las siguientes

operaciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y viñetas, el separador

Viñetas. Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Numeración Para colocar numeración (por párrafo), se selecciona alguna de las siguientes

opciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Numeración y Viñetas y el separador

Numeración. Con el mouse

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Damos un clic sobre este icono . La operación de la caja de diálogo que aparece al utilizar el menú es la misma que

para Viñetas pero utilizando números. Si se desea modificar la numeración se da un clic sobre el botón de Personalizar.

Cambiar mayúscula Es común que al capturar texto, éste haya sido capturado todo en mayúsculas o que

sin damos cuenta el Bloqueo de mayúsculas esté activado y cambiemos el uso de mayúsculas y minúsculas. Para evitar la recaptura del texto podemos utilizar del menú Formato el comando Cambiar mayús/minús. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En ella podemos cambiar el texto capturado a: Tipo oración, minúsculas,

MAYÚSCULAS, Tipo Título y tlPO iNVERSO. Interlineado Para cambiar el espacio entre las líneas el MS PowerPoint cuenta con las siguientes

opciones: Menú Seleccionamos del menú Formato el comando Interlineado. Si utilizamos el menú aparecerá la siguiente caja de diálogo:

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La distancia entre líneas de un mismo párrafo se define utilizando Interlineado. Si lo

que queremos definir son líneas antes o después del párrafo (un párrafo se genera cuando se presiona la tecla Enter), utilizando Antes del párrafo ó Después del párrafo, respectivamente. Todos los cambios de interlineado se pueden definir en líneas o en puntos, según sea necesario.

Tabuladores Los tabuladores son una medida que asignamos a la tecla <Tab>, sirven para

posicionar el cursor en un punto específico del renglón. Tiene una medida predefinida de 2 cm, pero podemos cambiar esta medida o colocar los tabuladores en la medida deseada.

Definimos directamente en la regleta el lugar y tipo de tabulador deseado. Para colocar

un tabulador se selecciona el tipo de alineación del cuadro izquierdo de la regleta y se da un clic sobre la regleta en la posición deseada.

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Teniendo un texto con los distintos tipos de tabuladores quedaría de la siguiente

forma:

Izquierda Centrada Derecha Decimal Barra 3443343 99999 009899 556.7778 879879 888 89999 898989.0099 Mover tabuladores Para mover un tabulador de su posición, basta con dar un clic sostenido sobre el

símbolo del tabulador en la regleta, moverse sobre ésta hacia su nueva posición y soltar el botón del ratón en la nueva posición.

Eliminar tabuladores Para eliminar un tabulador, se da un clic sostenido sobre el símbolo del tabulador en la

regleta, y se mueve hacia arriba o hacia abajo fuera del área de la regleta y se suelta el botón del ratón. En ese momento desaparece el tabulador. Los cambios que realice serán para el renglón en el que está el cursor en ese momento. Si se desea hacer cambios en varios renglones tendrá que seleccionar toda la información que requiera de los tabuladores, antes de mover o eliminar cualquier tabulador.

Buscar un texto MS PowerPoint ofrece ayuda para buscar un texto dentro de la presentación. La

manera de llevar a cabo esta operación es: Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Buscar. Con el Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <B>, Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece la siguiente caja de diálogo:

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En la caja Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Si seleccionamos

Coincidir mayús/minús, MS PowerPoint encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas. MS PowerPoint considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas así como también buscar Sólo Palabras completas. Buscar siguiente busca y selecciona el texto especificado. Reemplazar inicia la caja de dialogo Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazarlo.

Una vez que hemos terminado con la búsqueda y reemplazo de texto, MS PowerPoint

lo notifica. Para cerrar la ventana utilizamos el comando Cerrar. Reemplazar texto Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se le puede

especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir del comando Buscar del menú Edición. Las otras opciones son:

Menú Seleccionamos del menú Edición el comando Reemplazar. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <L>. Utilizando cualquiera de los métodos o desde la caja de diálogo de Buscar aparece la

siguiente caja de diálogo:

Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. Con las opciones Reemplazar y

Reemplazar todas podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias.

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Reemplazar fuentes Para reemplazar tipos de letra de una presentación por fuentes que la impresora pueda

imprimir, no es necesario hacerlo por partes, PowerPoint permite hacerlo directamente. Para hacer esto utilizamos del menú Formato el comando Reemplazar fuentes. Al seleccionarla aparece una caja de diálogo a la que se muestra a continuación:

En Reemplazar está la lista de fuentes usadas en la presentación, indique las que

desee reemplazar. En Con se indica la fuente a usar como reemplazo, dé un clic a una fuente de la lista desplegable.

Idioma Es importante aclarar que al seleccionar del idioma de nuestra presentación ya que el

diccionario de ortografía y él de sinónimos se ajustará al nuevo idioma. Para cambiar el idioma que queremos que utilice el MS PowerPoint para la presentación se utiliza del menú Herramientas, el comando Idioma y del submenú Definir idioma. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

De la caja seleccionarnos el idioma. Si queremos que éste sea el mismo idioma

determinado para todas las presentaciones, así lo indicamos dando un clic sobre el botón de Predeterminar.

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Ortografía MS PowerPoint puede revisar y corregir la ortografía de la presentación, una de las

opciones es que automáticamente cuando se escriba una palabra con alguna falta de ortografía o que MS PowerPoint no reconozca, automáticamente colocará una línea ondulada de color rojo bajo dicha palabra de la siguiente forma:

Para corregir alguna palabra que se encuentre en este caso presione el botón secundario del ratón para que aparezca un menú contextual similar al siguiente:

Si MS PowerPoint encuentra sugerencias las mostrará para elegirlas y reemplazarlas

directamente. Si no, se pueden Omitir todas las palabras de este tipo que se encuentren en este documento o Agregar para que la palabra encontrada se incluya en el diccionario. Otra opción más es iniciar el proceso de revisión de la Ortografía.

La revisión ortográfica de la presentación, se puede iniciar seleccionando alguna de las

siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Herramientas el comando Ortografía. Con el teclado Presionamos <F7>. Con el mouse Damos un clic sobre el icono . MS PowerPoint comienza la revisión ortográfica.

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Tareas por realizar Una vez que la presentación tiene su forma final, es muy recomendable su revisión. El

MS PowerPoint nos proporciona una herramienta que permite que las tareas de revisión sean automáticamente incluidas en nuestra agenda. Para iniciar la programación de tareas, o definitivamente la cita para la presentación utilizamos del menú Herramientas la opción Notas de la reunión. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo.

Esta opción nos permite escribir una tarea por hacer aún cuando no la programemos.

Si deseamos programar la tarea utilizamos el botón Plan. El separador Elementos de acción, define la asignación de tareas.

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En Descripción definimos la tarea y en Asignado a: es responsable de la misma.

Podemos Agregar, Modificar, Eliminar tareas, el botón Programar nos permite interactuar con otros usuarios a través de Outlook.

Inserción Introducción En ocasiones es necesario insertar archivos, dibujos u otros objetos dentro de un

documento. A lo largo de esta sección se revisarán todos los elementos que se pueden insertar, junto con sus características y forma de trabajar.

Insertar Fecha y hora y Número de diapositiva / Encabezado y pie de página No es necesario escribir la fecha y/o el número de diapositiva si se desea incluir en una

presentación MS PowerPoint la puede insertar en el patrón de diapositivas y actualizar estos datos cada vez que ocurran cambios. Para insertar numero de diapositiva, presionamos el menú de Insertar, y damos clic sobre la opción Número de diapositiva o el comando Fecha y hora, el resultado es el siguiente:

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Desde esta caja de dialogo también podemos modificar el Encabezado y el Pie de

Página del menú Ver. En la pestaña Notas y documentos para distribuir, seleccione los elementos que desea incluir en la diapositiva, como se muestra en la siguiente imagen:

Las opciones se pueden aplicar a todas las diapositivas Aplicar a todas o solamente

Aplicar a una diapositiva. Imagen Para incluir una imagen desde un archivo predeterminado se utiliza el comando Desde

archivo del submenú Imagen del menú Insertar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

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Se puede insertar cualquier imagen siempre y cuando MS PowerPoint la reconozca y/o

tenga instalada la aplicación. Entre los tipos de archivo que podemos seleccionar se encuentran los generados por: Windows, CorelDraw, Autocad, etc., además de los tipos TIF, PCX, etc.

Objeto En las aplicaciones de Windows se pueden insertar objetos, que son elementos de

otros programas o variaciones sobre lo que puede producir el mismo programa. La lista de objetos que se pueden incluir depende de las aplicaciones que se tengan

instaladas. Para colocar un objeto utilizamos el comando Objeto del menú Insertar.

El separador Crear Nuevo se utiliza cuando deseamos abrir la aplicación de la cual se

traerá el objeto. Una vez que creamos el objeto en la otra aplicación, al salir de ésta, el objeto se empotra en la presentación de MS PowerPoint . Si lo que deseamos es abrir un objeto ya existente, utilizamos el separador Crear desde un archivo.

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Con Examinar podemos establecer el camino o ruta de disco donde se encuentra el

archivo. Al insertar un objeto desde un archivo podemos establecer una liga con Vínculo o insertarlo como icono con Mostrar como icono. Los objetos insertados se manejan igual que los dibujos, en cuanto al movimiento, el cambio de tamaño y la edición.

Objetos La lista de objetos varía según los programas o aplicaciones instaladas. Hay objetos

que trae MS PowerPoint por omisión. Estos objetos son: - Microsoft Editor de ecuacíones - Microsoft Graph - Microsoft WordArt Como ya se mencionó anteriormente, la lista de objetos depende de las aplicaciones

instaladas en la computadora. Pero hay ciertas aplicaciones con las que MS PowerPoint tiene una interfase directa como el caso del MS Excel.

Sonido y Película Las características multimedia de MS PowerPoint, se pueden tener desde el menú de

Insertar se tiene la opción de Películas y sonidos. Esta opción despliega el siguiente menú:

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Película de la galería Abre la Galería de imágenes donde puede insertar un vídeo en la presentación para

reproducirlo durante una presentación con diapositivas. Película de archivo Inserta un archivo de película en la diapositiva para que pueda reproducir la película

durante una presentación con diapositivas. Sonido de la galería Abre la Galería de imágenes donde puede insertar un sonido en la presentación para

reproducirlo durante una presentación con diapositivas. Sonido de archivo Inserta un archivo de sonido en la diapositiva para que pueda reproducirlo durante una

presentación con diapositivas. Reproducir pista de audio de CD Inserta una pista de audio de un CD en la diapositiva para que pueda reproducirlo

durante una presentación con diapositivas. Grabar sonido Graba un sonido o comentario en la diapositiva activa. Para grabar un sonido, el

equipo necesita un micrófono. Nota: Para manejar sonido es necesario que su equipo cuente con una tarjeta de

sonido. Para manejar video digitalizado se requiere que tenga suficiente poder de procesamiento y memoria, así como 256 colores como mínimo de resolución en el monitor.

Presentación en pantalla Creando una presentación en pantalla Una vez que creamos y preparamos cada una de las diapositivas podemos generar una

presentación en pantalla. Para observar un boceto de la presentación utilizamos el icono .

Al darle clic, empieza a correr en pantalla la presentación. Para ir pasando de

diapositiva en diapositiva debemos presionar cualquier tecla o utilizando los controles de la presentación.

Controles durante la presentación Al momento de estarse mostrando la presentación

podemos hacer uso de algunos controles para mejorar el desempeño dentro de la presentación. Estos controles aparecen en forma de icono en la parte inferior izquierda

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de la pantalla o con el botón secundario del ratón. Los comandos del menú y su función se describen a continuación:

Comando Función

Siguiente Ir a la siguiente diapositiva. Anterior Ir a la diapositiva anterior. Ir Ir: esta opción muestra las siguientes opciones:

- Elorador de diapositivas: Muestra una lista de todas las diapositivas de la presentación.

- Por titulo: Muestra el título de las diapositivas. - Presentación personalizada: Muestra la lista de

presentaciones a la medida. - Vista anterior: Muestra la diapositiva vista

anteriormente. Notas de la reunión

Inicia una caja de diálogo donde definiremos tareas y podemos utilizar MS Outlook para fijar un recordatorio.

Notas del orador Muestra las notas del orador por diapositiva. Opciones del

puntero Muestra las diferentes opciones de vistas del puntero durante la

presentación como: flecha, pluma, oculto y automático.

Pantalla Esta opción muestra las siguientes opciones: Pausa: detiene momentáneamente la presentación. Pantalla en negro: Cambiar la pantalla a color negro. Borrar pluma: Borra los dibujos hechos con la pluma.

Ayuda Muestra una lista de teclas útiles para usarse en la proyección. Fin de la

presentación Termina la presentación.

Manejo de la presentación desde el Clasificador de diapositivas Para manejar la forma en que la presentación aparecerá en pantalla es más cómodo

utilizar el clasificador de diapositivas. Para cambiar al clasificador de diapositivas: Menú: Seleccionamos del menú Ver el comando Clasificador de diapositivas. Con el mouse Damos un clic sobre este icono . Al cambiar al Clasificador de diapositivas, la pantalla sufre una serie de cambios y

aparece como se muestra a continuación:

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Transición de diapositiva La transición de diapositiva agrega o cambia el efecto especial que presenta una

diapositiva durante una presentación. Por ejemplo, cuando aparezca la diapositiva puede reproducir un sonido o puede hacer que la diapositiva se desvanezca en negro.

Para seleccionar múltiples diapositivas desde el Clasificador de Diapositivas, damos

un clic sobre la primera diapositiva, presionamos la tecla <Mayús> y sin soltar damos un clic sobre la segunda y así sucesivamente hasta señalar todas las diapositivas que deseamos.

Después de realizar las siguientes acciones: Menú Seleccionamos del menú Presentación el comando Transición de la diapositiva. El resultado es mostrado en el panel de tareas, activa las diferentes opciones como se

muestra en la imagen.

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Las opciones de Transición de diapositivas: Aplicar a las diapositivas seleccionadas: Muestra las transiciones de diapositiva que se pueden aplicar a la presentación. Una transición de diapositiva se aplica a la diapositiva actual o las diapositivas seleccionadas. Cada vez que se hace clic en una opción, puede obtenerse una vista previa de la transición de diapositiva. Modificar transición: - Velocidad: Establece la velocidad de transición de diapositiva. Cada vez que se hace clic en una velocidad, puede obtenerse una vista previa de la transición de la diapositiva seleccionada a esa velocidad. - Sonidos: Muestra los sonidos que se pueden utilizar para acompañar a la transición de diapositiva. - Repetir hasta el próximo sonido: Establece que el sonido se reproduzca de forma continua hasta que se inicie el sonido siguiente. Diapositiva avanzada - Al hacer clic con el mouse: La presentación avanzará a la siguiente diapositiva al hacer clic con el mouse (ratón). - Automáticamente después de: La presentación avanzará automáticamente a la siguiente diapositiva una vez transcurrido el número de segundos indicado. Si también está activada la casilla de verificación Al hacer clic con el mouse, la presentación avanzará a la siguiente diapositiva cuando se haga clic con el mouse (ratón) o cuando transcurra el número de segundos indicado en el cuadro, lo que antes suceda. Aplicar a todas las diapositivas: Aplica la configuración de transición de diapositiva actual a todas las diapositivas de la presentación. Reproducir: Reproduce la diapositiva actual, incluidas animaciones y transiciones.

Inicia la presentación comenzando con la diapositiva actual.

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Ocultar diapositiva Si está en la vista Clasificador de diapositivas, oculta la diapositiva seleccionada. Si

está en la vista Diapositiva, oculta la diapositiva actual a fin de que no aparezca automáticamente durante una presentación con diapositivas electrónica.

Para esconder una diapositiva, haga lo siguiente: Menú: Seleccionamos del menú Presentación el comando Ocultar diapositiva. Al ejecutar está acción, la diapositiva oculta muestra un indicador como se muestra a

continuación:

Opciones de la presentación Para definir otras opciones de relacionadas a como se ejecutará en pantalla la

presentación seleccionamos la opción Configurar presentación del menú Presentación, al hacerlo aparecerá la siguiente caja de dialogo.

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En Tipo de presentación: - Realizada por un orador: Esta es la presentación con diapositivas tradicional

en pantalla completa. Las diapositivas y animaciones se pueden avanzar manualmente o pueden establecerse intervalos automáticos mediante el comando Ensayar intervalos.

- Examinada en forma individual: Ejecuta la presentación con diapositivas en una ventana estándar, con comandos y menús personalizados que permiten que el lector examine la presentación más fácilmente.

o Mostrar barra de desplazamiento: Muestra una barra de desplazamiento en la ventana de la presentación con diapositivas. Esta opción sólo está disponible si se selecciona Examinada de forma individual (ventana).

- Examinada en eosición: Ejecuta la presentación con diapositivas en modo pantalla completa como una presentación automática que se reanuda después de 5 minutos de inactividad. La audiencia puede avanzar las diapositivas o hacer clic en hipervínculos y botones de acción, pero no puede modificar la presentación. Al hacer clic en esta opción, PowerPoint activa automáticamente la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar "Esc".

En Opciones de presentación: - Repetir el ciclo hasta presionar “Esc”: Ejecuta una presentación electrónica

una y otra vez hasta que se presiona ESC para detenerla. Este casilla de verificación se activa y no está disponible cuando se selecciona Examinada en eosición (pantalla completa).

- Mostrar sin narración: Ejecuta la presentación sin reproducir narraciones de voz.

- Sin animación: Muestra las diapositivas como si todos los efectos de animación ya se hubieran producido. Por ejemplo, los elementos con viñetas no se atenúan y todos los objetos móviles están en sus posiciones finales. Active esta casilla de verificación si la audiencia va a examinar la presentación en lugar de presenciar la ejecución de la presentación con diapositivas.

- Color de pluma: Haga clic en el color que desee que tenga la pluma que se va a usar para escribir en las diapositivas durante la presentación.

En Mostrar diapositivas: - Todas: Incluye todas las diapositivas en la presentación con diapositivas. - Desde: Incluye sólo el intervalo de diapositivas que se define en los cuadros

Desde y Hasta de la presentación con diapositivas. Escriba los números de las diapositivas de comienzo y de final en los cuadros Desde y Hasta.

- Presentación personalizada: Ejecuta la presentación con diapositivas personalizada (una presentación dentro de otra presentación) que se seleccionó en la lista Presentación personalizada. Esta opción no está disponible si la presentación no contiene presentaciones personalizadas.

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En Avances de diapositivas: - Manual: Ejecuta la presentación con diapositivas y avanza a la siguiente

diapositiva sólo cuando se hace clic con el botón primario del mouse (ratón) o cuando se hace clic con el botón secundario y, a continuación, se hace clic en Siguiente, Anterior o Ir del menú contextual. Si se hace clic en Manual, PowerPoint suprime los intervalos preestablecidos pero no los elimina.

- Usar los intervalos de diapositivas guardados: Ejecuta la presentación con diapositivas automáticamente, utilizando los intervalos establecidos previamente. Si la presentación con diapositivas no incluye intervalos preestablecidos, será necesario avanzar manualmente las diapositivas.

En Varios Monitores: - Mostrar presentación en: Seleccione el monitor en el que se mostrará la

presentación. Esta opción sólo estará disponible si utiliza Microsoft Windows 98 o Microsoft Windows 2000 Professional. Además, debe tener instalado más de un monitor o sistema de proyección en el equipo.

o Mostrar vista del moderador: Muestra herramientas del moderador en la pantalla del moderador cuando se utiliza la función de varios monitores. Las herramientas del moderador incluyen miniaturas de diapositivas, botones anterior y siguiente para desplazarse, tiempo transcurrido, notas del orador y un botón de pantalla en negro.

En Reproducción: - Utilizar la aceleración de gráficos de hardware: Si se activa, la

reproducción de la presentación puede mejorar si el equipo tiene capacidad de aceleración de gráficos por hardware.

- Sugerencias: Obtenga más información sobre cómo mejorar la reproducción de la presentación.

- Resolución de presentación: Cambia la resolución de la presentación con diapositivas.

Ensayar intervalos Ejecuta una presentación con diapositivas en modo de ensayo, en el que puede

establecer o cambiar los intervalos de la presentación con diapositivas electrónica. Para definir los tiempos seleccionamos la opción Ensayar intervalos, del menú Presentación, se podrán asignar tiempos conforme se va corriendo la presentación.

Al seleccionar inmediatamente MS PowerPoint cambia la presentación en pantalla y

muestra el tiempo que se lleva conforme se está realizando la presentación.

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Al dar un clic, MS PowerPoint registra el nuevo tiempo que asignamos a esa diapositiva. Al terminar la presentación se despliega una caja de dialogo de confirmación:

Esto es para confirmar si se desean asignar los nuevos tiempos o permanecer con los

que anteriormente se habían asignado o en su caso el avance manual. Animación Abra la presentación a la que desea agregar una animación (animar: agregar un efecto

visual o sonoro especial a un texto o a un objeto.) y siga uno o todos estos procedimientos:

Para ingresar a la animación de una presentación, presionamos el menú Presentación y damos clic en Efectos de animación, el panel de tareas muestra los efectos, con una serie de combinaciones de animación ya preestablecidas:

Para ingresar a la personalización de una animación de una presentación, presionamos

el menú Presentación y damos clic en Personalizar animación el panel de tareas muestra los efectos, permite combinar a nuestro criterio los efectos de animación:

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Aplicar una combinación de animaciones preestablecida 1. Si sólo desea aplicar la combinación de animaciones a algunas diapositivas,

haga clic en la ficha Diapositivas y seleccione las diapositivas. 2. En el menú Presentación, haga clic en Combinaciones de animación. 3. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, en Aplicar a las

diapositivas seleccionadas, haga clic en una combinación de animaciones de la lista. 4. Si desea aplicar la combinación a todas las diapositivas, haga clic en el

botón Aplicar a todas las diapositivas. Aplicar una animación personalizada 1. En la vista Normal, muestre la diapositiva que contiene el texto o los objetos

que desea animar. 2. Seleccione el objeto que desea animar. 3. En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. 4. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en

y siga uno o varios de estos procedimientos: - Para agregar un efecto que introduzca el texto o el objeto en la

presentación con diapositivas, elija Entrada y, a continuación, haga clic en el efecto.

- Para agregar un efecto al texto o al objeto de la diapositiva, elija Énfasis y, a continuación, haga clic en el efecto.

- Para agregar un efecto que saque el texto o el objeto de la diapositiva en algún momento, elija Salir y, a continuación, haga clic en el efecto.

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Nota: Los efectos aparecen de arriba a abajo en la lista Personalizar animación, en función del orden en que se apliquen. Los elementos animados se señalan en la diapositiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir y que guarda correlación con los efectos de la lista. Esta etiqueta no se muestra en la vista Presentación con diapositivas.

Cambiar la animación de un objeto o texto 1. Muestre la diapositiva en la que desee cambiar la animación. 2. Si no se muestra el panel de tareas Personalizar animación, en el menú

Presentación, haga clic en Personalizar animación. 3. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el elemento de

animación que desee en la lista Personalizar animación. Si aplica varias animaciones a un solo objeto, las animaciones aplicadas aparecerán señaladas en la lista. Posiblemente, deberá eandir los elementos de la lista para ver todas las animaciones.

4. Haga clic en y siga uno o varios de estos procedimientos: - Para agregar un efecto que introduzca el texto o el objeto en la

presentación con diapositivas, elija Entrada y, a continuación, haga clic en el efecto.

- Para agregar un efecto al texto o al objeto de la diapositiva, elija Énfasis y, a continuación, haga clic en el efecto.

- Para agregar un efecto que saque el texto o el objeto de la diapositiva en algún momento, elija Salir y, a continuación, haga clic en el efecto.

- Para agregar un efecto que mueva un objeto en la trama

especificada, elija Trayectorias de movimiento y, a continuación, haga clic en el efecto.

Nota: Si desea quitar un efecto, seleccione el elemento de animación en la lista

Personalizar animación y, a continuación, haga clic en . Presentación personalizada Puede crear presentaciones personalizadas a partir de una única presentación para

adaptarla a distintas audiencias. Las presentaciones personalizadas son grupos de diapositivas que se pueden presentar independientemente de toda la presentación; o grupos de diapositivas con un hipervínculo.

Presentación personalizada básica Por ejemplo, en el caso de que dé una presentación a dos grupos de la organización,

que trabajan en dos departamentos distintos, y la presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación personalizada denominada "Dpto 1" para el primer grupo que incluya sólo las diapositivas 1, 3 y 5 y crear otra denominada "Dpto 2" para el segundo grupo que incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con diapositivas en el orden de la secuencia original.

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Presentaciones personalizadas vinculadas Utilice las presentaciones personalizadas vinculadas como una forma de organizar el

contenido de una presentación. Por ejemplo, puede crear una presentación personalizada principal sobre la nueva organización general de la compañía.

A continuación, puede crear presentaciones personalizadas que representen a cada

departamento (por ejemplo, los departamentos A y B)

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Puede utilizar hipervínculos en las presentaciones personalizadas para crear una diapositiva tabla de contenido que sirva para desplazarse por las secciones de la presentación con diapositivas. De esta forma, puede elegir en todo momento las secciones que desea mostrar a una audiencia determinada.

Crear una presentación personalizada 1. En el menú Presentación, haga clic en Presentaciones personalizadas y, a

continuación, en Nueva.

2. Siga uno de estos procedimientos: a. Crear una presentación personalizada

i. En Diapositivas de la presentación, seleccione las diapositivas que desea incluir en la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varias diapositivas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada diapositiva. ii. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, seleccione una en Diapositivas de la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en una de las flechas para subir o bajarla en la lista.

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iii. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a continuación, haga clic en Aceptar. iv. Repita los pasos 1 a 3 para crear más presentaciones personalizadas con las diapositivas de la presentación.

b. Crear una presentación personalizada con hipervínculos

i. En Diapositivas de la presentación, seleccione las diapositivas que desea incluir en la presentación personalizada principal y, a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar varias diapositivas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada diapositiva. ii. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, seleccione una en Diapositivas de la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en una de las flechas para subir o bajarla en la lista.

iii. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a continuación, haga clic en Aceptar. iv. Repita los pasos 1 a 3 para crear más presentaciones personalizadas con las diapositivas de la presentación.

v. Cree hipervínculos de la presentación principal a las presentaciones secundarias.

Presentaciones en papel y presentaciones portátiles Introducción Cuando la presentación está lista es posible utilizar como método de presentación de la

misma, la pantalla. Podemos también utilizar otros sistemas como son: la impresión en transparencias de 35 mm., la impresión en blanco y negro o a color, en acetatos o papel.

Configuración de diapositiva Establece los márgenes, origen, tamaño y orientación del papel y otras opciones de

diseño del archivo activo.

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Configurar el tamaño de la diapositiva para la impresión 1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. 2. En el cuadro Tamaño de diapositivas para, haga clic en la opción que

desee. 3. Si selecciona Personalizado, introduzca las medidas que desee en los

cuadros Ancho y Alto. Imprimir Para imprimir podemos utilizar alguna de las siguientes opciones: Menú Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir. Con el teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl> + <P> Con el mouse

Damos un clic sobre este icono . Al dar clic sobre el icono, automáticamente se imprime una copia. Pero si utilizamos el

menú o la tecla rápida aparece la siguiente caja de diálogo:

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En el apartado Impresora: Nombre: Haga clic en una impresora del cuadro Nombre. La información que

aparece debajo del cuadro Nombre se refiere a la impresora seleccionada. La impresora que seleccione será la predeterminada durante el resto de la sesión actual de PowerPoint o hasta que la cambie. Estado: Describe el estado de la impresora seleccionada, por ejemplo, ocupada

o inactiva. Tipo: Identifica a la impresora seleccionada. Ubicación: Identifica la ubicación de la impresora y el puerto de impresora que

se está utilizando. Comentario: Información adicional acerca de la impresora que aparece en el

cuadro Nombre. Imprimir archivo: Imprime la presentación en un archivo en lugar de una

impresora. Al imprimir, PowerPoint le pedirá que escriba un nombre de archivo. En el Intervalo de impresión: Todas: Imprime toda la presentación. Haga clic en el componente que desee

imprimir en el cuadro Imprimir. Diapositiva actual: Imprime la diapositiva en la que se encuentra el punto de

inserción. Si están seleccionadas varias diapositivas, PowerPoint imprimirá la primera de la selección. Selección: Imprime sólo la selección actual. Sólo está disponible cuando hay

algún elemento seleccionado en la presentación.

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Presentaciones personalizadas: Imprime la presentación con diapositivas personalizadas "la presentación dentro de una presentación", seleccionada en la lista Presentación personalizada. Diapositivas: Imprime las diapositivas especificadas en el cuadro Diapositivas. En Copias: Número de copias: Imprime las diapositivas especificadas en el cuadro

Diapositivas. Intercalar: Imprime las copias de la presentación en el orden correcto de

encuadernación. PowerPoint imprime cada copia completa antes de empezar con la siguiente.

En Documentos: Diapositivas por página: Define el número máximo de diapositivas que

Microsoft PowerPoint imprimirá en cada página de los documentos. Orden: Cuando imprima más de una diapositiva por página, elija entre imprimir

las diapositivas horizontal o verticalmente en el documento. En Imprimir: Haga clic en el componente de la presentación que desee imprimir. En Color o escala de grises: Seleccione el modo de color que mejor se adapte a la

presentación y a la impresora. Escala de grises es la mejor opción para imprimir diapositivas en color en una impresora en blanco y negro. La opción Blanco y negro puros cambia la mayoría de los tonos de gris a blanco o negro, y se utiliza para imprimir copias de borrador o notas del orador y documentos legibles. Seleccione Color para imprimir una presentación en color o imprimir en un archivo y almacenar información de color en el archivo *.prn. Si selecciona Color, pero la impresora está configurada en Blanco y negro, la vista preliminar se mostrará en la escala de grises.

En Ajustar al tamaño del papel: Reduce o amplía las imágenes de diapositivas para

llenar la página impresa. Esta casilla sólo afecta a la impresión, no cambia las dimensiones de las diapositivas en la presentación.

En Enmarcar diapositivas: Agrega un fino marco alrededor del borde de las

diapositivas, documentos y páginas de notas impresas. En Incluir páginas de comentarios: Imprime páginas que contienen los comentarios

de todas las diapositivas. Cuando se imprimen diapositivas, todos los comentarios de una diapositiva se imprimen en una página. Cuando se imprimen documentos, una página de comentarios contiene los comentarios de todas las diapositivas en una página de documentos.

En Imprimir diapositivas ocultas: Imprime las diapositivas ocultas junto con el resto del trabajo de impresión. Esta casilla sólo está disponible si la presentación contiene diapositivas ocultas.

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Presentaciones portátiles Si lo que deseamos es llevar nuestra presentación a otras computadoras donde no está

instalado MS PowerPoint , sin importar el número de discos que necesarios, utilizamos la utilería para generar Presentaciones portátiles.

Para iniciarlo seleccionamos del menú Archivo el comando Presentaciones

portátiles.

Paso 1: El MS PowerPoint presenta una pantalla que nos da la bienvenida al Asistente para presentaciones portátiles. En ella aparecen los mismos botones de

control que ya se describieron en otro Asistente, que nos permitirán manipular los Asistentes en cualquiera de sus pasos.

Paso 2 Debemos indicar la presentación que se desea preparar para portar, la que estamos

utilizando actualmente u otra. Paso 3 Debemos indicar a donde se desea portar la presentación: drive a: drive b: etc. Paso

4 Seleccionamos sí deseamos incluir las ligas Incluir archivos vinculados así como las

fuentes TrueType. Paso 5 Seleccionamos si deseamos incluir el visor de PowerPoint Visor o No incluir el visor, es

importante incluir el Visor si el equipo destino no tiene PowerPoint instalado o tiene una versión diferente a .

Paso 6 El último paso, es únicamente informativo. En este momento se inicia la creación de la

presentación portátil.

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Se inicia la creación de la presentación portátil, el tiempo de creación puede variar dependiendo del medio de almacenamiento se use.

MS PowerPoint dejará un icono en el lugar indicado en el paso 3, que al ejecutarse,

iniciará la instalación y extracción donde se indique y al terminar se podrá mostrar la presentación.

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“Manual de operación de Outlook”

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Introducción a Microsoft Outlook ¿Qué es Outlook?

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil de utilizar, más barato y mucho más rápido. Por ejemplo puedes redactar una carta para celebrar una fiesta y mandársela en cuestión de minutos a un centenar de amigos sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, añadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. Así de sencillo y rápido.

Otra de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no solo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. (limitada por el tamaño del buzón de correo contratado con el servidor de correo).

MS Outlook

Al igual que una carta convencional hace escalas en distintas oficinas de correo, el correo electrónico (e-mail) hace también escalas de computador a computador hasta llegar al servidor de correo contratado por el usuario. Aunque todo este proceso se hace de forma transparente para el usuario.

Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicación como puede ser MS Outlook, Eudora, IncrediMail, (además estos dos últimos son gratuitos), son programas que instalas en tu ordenador y te permiten el acceso a tu correo y descargarlo en tu computador, pero también existen gestores de correo basados en Web (webmail), como puede ser Hotmail que nos permiten gestionar el correo directamente a través de una página web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.

Mediante Outlook puedes gestionar tus cuentas de Hotmail.

La pantalla inicial

Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con

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la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento como veremos más adelante.

Veamos con más detalle los elementos que la componen...

Las barras

La barra de título

La barra de título contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana actualmente activa dentro del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

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La barra de menús

La barra de menús contiene las operaciones de Outlook, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Herramientas, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con las diferentes herramientas disponibles en Outlook.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto.

Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos alt+a se abre la opción Archivo.

En Outlook2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú ? (ayuda), al pulsar F1 nos muestra la ayuda de Microsoft Outlook.

Opción con otro menú desplegable. Al situarse sobre ésta, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Archivo, Carpeta.

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Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Herramientas, Cuentas de correo electrónico...

Las barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales de la aplicación, como

Nuevo , Enviar y recibir , Imprimir , etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado.

La barra que te hemos mostrado es la inicial en MS Outlook, existen más barras de herramientas como por ejemplo la de Bandeja de entrada o Calendario, éstas son accesibles según la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras propias barras.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Los accesos directos

Los accesos directos se encuentran en la parte izquierda de la pantalla, sirven como su propio nombre indica para acceder directamente a comandos y utilidades de la aplicación, así como también puede personalizarse e incluir accesos directos a otras aplicaciones.

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La lista de carpetas

La lista de carpetas nos muestra las carpetas disponibles dentro de la aplicación. Puede personalizarse creando nuevas carpetas, eliminándolas, etc., como veremos más adelante.

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El cuerpo principal

El cuerpo principal es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las notas, las tareas, etc.

Las cuentas de correo

Definir una cuenta de correo

Para poder manejar nuestros correos electrónicos, lo primero que debemos hacer es conseguir una cuenta de correo de algún servidor de Internet, la cuenta nos la puede facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet, puede ser una cuenta Hotmail, etc...

Para poder utilizar esta cuenta en Outlook, debemos definirla en Outlook.

Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:

Lo primero que deberemos hacer si no lo hemos hecho ya es conectarnos a Internet, pues al ir completando la configuración de la cuenta, Outlook comprueba que los datos insertados son correctos y que la cuenta existe realmente.

Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción marcada como Cuentas de correo electrónico....

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A continuación nos aparece una pantalla como la que vemos en la imagen.

En ella nos ofrece diversas opciones para manipular nuestras cuentas y los directorios que utiliza Outlook.

Pero ahora nos interesa crear una nueva cuenta de correo, por tanto marcaremos Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y pulsaremos en Siguiente>...

A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el tipo de servidor utilizado por nuestra cuenta de correo. Debemos saber perfectamente qué tipo de servidor utiliza nuestra cuenta de correo para poderla configurar correctamente. Hasta hace unos años lo normal eran las cuentas que utilizaban el protocolo POP3 aunque últimamente y cada vez más los servidores de correo están ofreciendo correos con protocolo IMAP.

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En esta ocasión vamos a crearnos una cuenta que ya tenemos en Hotmail pero que la queremos utilizar con Outlook para poder descargarnos los correos y poder consultarlos después aún estando desconectados de la red. Por tanto elegimos la opción HTTP (Hypertext Transfer Protocol) que es un protocolo que se utiliza para la Web, y después pulsamos en Siguiente>.

Seguidamente nos aparece la pantalla que podemos ver en la imagen, para que completemos los datos de la cuenta de correo con nuestro nombre, la dirección de correo, el proveedor (en este caso Hotmail), el nombre de usuario y la contraseña.

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Podemos observar que existe la posibilidad de marcar la opción Recordar contraseña para que cada vez que entremos en la aplicación para leer nuestro correo sea más comodo y no tengamos que introducirla nosotros.

Aunque esto es un tanto peligroso porque la contraseña queda almacenada en nuestro computador, y si algún día tuviéramos problemas con virus espías que copian contraseñas y demás, alguien podría utilizarla muy comodamente.

Esto depende sobre todo del tipo de uso de la cuenta en particular y la importancia que le demos a nuestra privacidad.

Bien pues una vez completado todo y si no nos hemos equivocado en nada nos debe aparecer una ventana como la que vemos en la imagen, indicándonos que la cuenta se ha creado satisfactoriamente, por tanto solo nos queda hacer clic sobre el botón Finalizar. Y si se desea, consultar el correo, aunque eso lo veremos más adelante...

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Eliminar una cuenta de correo

Para borrar una cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la opción Herramientas de la barra de menú y escoger la opción marcada como Cuentas de correo electrónico....

A continuación nos aparece una pantalla como la que vemos en la imagen.

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En ella nos ofrece diversas opciones para manipular nuestras cuentas y los directorios que utiliza Outlook.

Pero ahora pretendemos borrar una cuenta de correo existente, por tanto marcaremos Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y pulsaremos en Siguiente>...

Nos aparece el cuadro de diálogo Cuentas de correo electrónico con todas las cuentas de correo creadas, y una serie de botones que veremos más adelante, ahora el que nos interesa es el botón Quitar.

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Una vez seleccionada la cuenta y pulsado el botón Quitar nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen solicitando confirmación de si queremos realmente eliminar la cuenta

Al confirmar que Sí queremos borrar la cuenta seleccionada nos devolverá a la pantalla anterior.

Utilizar más de una cuenta de correo.

Ya hemos visto cómo definir una cuenta y cómo podemos eliminarla, pues solo nos cabe decir que podemos tener y gestionar todas las cuentas que queramos. Pero existen problemas al tener varias cuentas de hotmail creadas, ya que por defecto los creadores de Hotmail solamente dejan trabajar con una cuenta al mismo tiempo.

Simplemente basta con crearlas correctamente, asignarles nombres distintos y ya está.

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Eso sí, únicamente podremos tener una cuenta como predeterminada, será la que se utilice por defecto para enviar los mensajes. Si quieres saber cómo definir la cuenta como predetermida, consulta el siguiente punto del tema.

Cambiar los parámetros de la cuenta de correo

Para modificar los parámetros de nuestras cuentas debemos acceder al cuadro de diálogo Cuentas de correo electrónico visto en la página anterior (desde la barra de menús, seleccionar la opción Herramientas, Cuentas de correo electrónico, Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes).

Nos aparece una ventana con todas las cuentas de correo creadas, y una serie de

botones como Cambiar... --> Que nos permite realizar modificar los parámetros de la cuenta como

por ejemplo la contraseña de acceso. Agregar... --> Que nos permite agregar nuevas cuentas. Establecer como predeterminado --> Que pone la cuenta seleccionada como

predeterminada, si disponemos de varias cuentas, la cuenta predeterminada será la primera opción cuando queramos mandar un correo nuevo, leer correos de las cuentas, etc.

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Subir --> Sube un renglón la cuenta seleccionada, sirve para ordenar el acceso de Outlook a las cuentas disponibles.

Bajar --> Baja un renglón la cuenta seleccionada, sirve para ordenar el acceso de Outlook a las cuentas disponibles.

Quitar --> Que ya hemos visto y sirve para eliminar la cuenta. La libreta de direcciones Outlook nos permite tener en una libreta de direcciones una lista con todas las

direcciones de las personas a las que escribimos correos electrónicos para que nos sea más cómodo enviar los mensajes y no tengamos que recordar esas direcciones. Del mismo modo nos permite agrupar esas direcciones para por ejemplo tener las direcciones de la empresa, por otro lado tener las direcciones de amigos/as, familiares...

Crear una libreta de direcciones

Al igual que puedes crear y eliminar cuentas de correo, puedes crear y eliminar libretas de direcciones y directorios. Outlook por defecto tiene definida una libreta de direcciones pero podemos crear libretas adicionales.

Para crear una libreta de direcciones adicional debemos entrar en el menú Herramientas y pulsar sobre Cuentas de correo electrónico..., elegimos la opción Agregar una nueva libreta de direcciones o directorio y pulsamos en Siguiente.

A continuación, en el cuadro de diálogo que vemos en la imagen nos pregunta si queremos crear un directorio o una libreta de direcciones...

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...Debemos seleccionar la opción que vemos marcada Libretas de direcciones adicionales y pulsar en Siguiente.

A continuación nos da a elegir el tipo de libreta que vamos a crear.

Elegiremos Libreta personal de direcciones para crearnos una lista personal de

direcciones, y pulsamos en Siguiente.

Una vez elegido el tipo de libreta que queremos crear, rellenamos todos los datos necesarios.

Nombre: Escribimos el nombre de la libreta personal.

Ruta de acceso: Este campo se rellena solo, crea por defecto un archivo en nuestro disco duro en mis documentos con los datos que introduciremos en la libreta personal.

Mostar nombres por: Esta es una opción que nos ofrece para poder mostrar las personas de la libreta por Nombre o bien por Apellidos.

Y esto es todo solo nos queda pulsar sobre el botón Aceptar y ya tendremos creada una libreta de direcciones.

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Si todo ha salido bien nos aparecerá un cuadro de diálogo informándonos de que la

libreta no estará activa hasta la próxima vez que se inicie MS Outlook.

Eliminar una libreta de direcciones.

Para eliminar una Libreta de direcciones debemos entrar en el menú Herramientas y pulsar sobre Cuentas de correo electrónico...

Nos aparece la imagen que vemos en pantalla

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Debemos seleccionar la opción que vemos marcada Ver o cambiar libretas de

direcciones existentes y pulsar en Siguiente.

A continuación nos muestra todas las libretas que tenemos disponibles.

Elegiremos Libreta personal de direcciones (Libreta personal) que es la que

habíamos creado anteriormente. Y pulsamos en Quitar.

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Nos muestra un cuadro de diálogo solicitando que demos confirmación sobre si queremos eliminar la libreta de direcciones. Pulsamos sobre el botón Sí y ya tendremos eliminada la libreta de direcciones.

Si todo ha salido correctamente nos devuelve a la pantalla anterior, pero ahora podemos observar que únicamente nos queda una libreta de direcciones.

Pulsamos en Finalizar y todo habrá terminado.

Crear nuevas entradas en la libreta de direcciones

Para introducir una nueva entrada en una libreta de direcciones, debemos primero entrar en la ventana Libreta de direcciones, para ello podemos:

entrar en el menú Herramientas y pulsar sobre Libreta de direcciones...

o bien pulsar sobre el icono de la barra de Herramientas

o también presionando las teclas Ctrl+Mayús+B

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Nos aparece la ventana Libreta de direcciones que vemos en la imagen donde se gestiona la libreta de direcciones al completo.

Ahora debemos presionar sobre el botón que nos aparece en la barra de Herramientas para crear una nueva entrada en la Libreta personal.

O también podemos acceder mediante la Barra de menús en Archivo y después haciendo clic sobre Nueva entrada...

Nos aparece una pantalla como la que vemos en la imagen solicitando que le indiquemos qué tipo de entrada vamos a realizar y dónde queremos colocarla.

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Elegimos En Libreta personal y automáticamente se selecciona Otra dirección y después hacemos clic sobre Aceptar para continuar.

En la ventana Propiedades de Nuevo(a) Otra dirección que se abre, debemos introducir los datos de la nueva dirección que queremos dar de alta.

Nombre para mostrar: Es el nombre que vemos en la lista de la libreta de direcciones.

Dirección de correo electrónico: Es la dirección de correo electrónico de la persona.

Tipo de correo: Es la descripción del tipo de correo de la dirección introducida en el campo anterior.

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Una vez rellenados todos los campos hacemos clic sobre Aceptar, y la nueva ficha quedará almacenada en la libreta de direcciones.

Buscar en la libreta de direcciones

A menudo nos será útil buscar una dirección dentro de la libreta, sobre todo si tenemos muchas direcciones. Vamos a realizar una búsqueda en la Libreta de direcciones

Y para ello, debemos entrar en el menú Herramientas y pulsar sobre Buscar...

o hacer clic sobre el icono

o bien pulsando las teclas CTRL+MAYÚS+F.

Entonces nos aparece una pantalla donde podemos introducir las palabras por la que queremos buscar en la libreta de direcciones.

Si la búsqueda ha tenido exito nos vuelve a la pantalla anterior con solo un listado de los contactos que coinciden con esas palabras.

Crear listas de distribución

Una lista de distribución es una colección de direcciones agrupados por alguna característica en común, como pueda ser una lista de amigos/as, de compañeros/as de trabajo, etc.

Con las listas de distribución conseguimos la comodidad de poder mandar el mismo correo electrónico a un grupo de personas con solo elegir la lista, no es necesario ir cogiendo las direcciones de los contactos una por una.

Para crear una nueva lista de distribución debemos acceder a la ventana Libreta de direcciones ( tenemos varios métodos como hemos visto en la página anterior).

Una vez tengamos la ventana de Libreta de direcciones abierta hacemos clic sobre

para crear una nueva entrada en la Libreta personal. O también podemos acceder mediante la Barra de menús en Archivo y después haciendo clic sobre Nueva

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entrada... En el cuadro de diálogo que se abre debemos elegir Colocar esta entrada En Libreta personal y seleccionar Lista personal de distribución.

Seguidamente hacemos clic en Aceptar para poder acceder a la siguiente ventana donde introducimos las propiedades de la lista de distribución.

En esta ventana le damos Nombre: a la lista y para agregar o quitar los integrantes de la misma hacemos clic sobre el botón Agregar y quitar integrantes...

Al presionar sobre Agregar y quitar integrantes... nos aparece una ventana como vemos en la imagen donde se puede observar que tenemos una lista con las

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direcciones de todos los miembros pertenecientes a la Libreta Personal que nos hemos creado anteriormente, y en la parte inferior tenemos una línea donde podemos agregar Integrantes de la lista personal de direcciones seleccionando la dirección de la lista y pulsando sobre Integrantes ->

En la parte inferior izquierda podemos observar la existencia del botón Avanzadas con una indicación de contenido, si presionamos sobre él aparece una serie de opciones como son:.

Nuevo... --> Sirve para añadir nuevas direcciones sin necesidad de salir de la pantalla.

Propiedades --> Nos muestra las propiedades de la persona seleccionada.

Buscar... --> Realiza la búsqueda en la lista personal.

Eliminar direcciones de la libreta

Vamos eliminar una dirección de la Lista de distribución

Y para ello, debemos acceder a la Libreta de direcciones (tenemos varios métodos como hemos visto en la página anterior).

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Una vez tengamos la ventana de Libreta de direcciones abierta hacemos doble clic sobre la lista de distribución (en este caso Amigos).

Se nos abre la pantalla de propiedades de la lista de distribución Amigos. En esta pantalla debemos pulsar sobre Agregar y quitar integrantes... para que nos muestre la ventana donde tenemos todos los integrantes de la lista.

Una vez estemos en esta pantalla solo nos queda seleccionar al integrante que queremos eliminar de la lista y presionar sobre la tecla Supr del teclado.

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Y ya habremos eliminado al integrante de la lista de distribución.

Componer y enviar un correo

Las partes de un correo

En esta unidad vamos a ver las componentes que forman parte de la pantalla de composición de un correo electrónico, cómo se compone un correo y cómo se envía.

Lo primero que debemos hacer antes de componer y enviar un correo es saber identificar las partes de un correo electrónico.

Para acceder a la pantalla de composición del correo debemos pulsar sobre

o bien acceder por medio del menú Archivo hacer clic sobre Nuevo y dentro de este submenú en Mensaje.

O también podemos acceder mediante la combinación de teclas Ctrl+U.

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Ahora vamos a descomponer la pantalla principal de Mensaje sin título y explicaremos todos los componentes y funcionalidades de cada uno de ellos.

En la zona central tenemos el espacio reservado para el texto del mensaje, el área de escritura, donde podemos escribir el cuerpo del mensaje, en los próximos puntos veremos cómo podemos formatearlo con nuestro propio estilo, cambiando la forma y color del texto, añadiendo imagen de fondo, etc.

Además disponemos de las diferentes barras, algunas ya conocidas:

En la barra de título aparece el nombre del mensaje. En este caso estamos creando un mensaje nuevo por lo que aparece Mensaje sin título.

La barra de menús contiene las operaciones estándares de Outlook, agrupadas en menús desplegables como ya hemos visto.

La barra estándar contiene las típicas funciones que se ofrece en el entorno

Windows, como por ejemplo Abrir , Guardar , imprimir , etc.

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La barra de formato o estilo contiene las opciones más utilizadas y comunes para dar formato al texto del mensaje escrito, como por ejemplo el estilo de la fuente, el tamaño, la sangría del texto, el color, etc.

La barra de Dibujo contiene iconos útiles para insertar elementos gráficos (dibujos, imágenes, etc) al mensaje.

Por último la barra de herramientas que contiene opciones propias de los mensajes de correo electrónico:

Los iconos para ejecutar de manera inmediata algunas de las operaciones más

habituales como por ejemplo que sirve para anexar (adjuntar) un archivo externo al mensaje (imagen, documento, etc), enviar el mensaje, etc, pero esto ya lo veremos más adelante.

En el campo debemos indicar a quien va dirigido el mensaje, puede ser una única dirección o pueden ser varias separadas por el signo punto y coma (;), incluso puede ser una lista de distribución. Cabe indicar que este campo es obligatorio, como mínimo el mensaje debe tener una dirección destino.

El campo sirve para enviar una copia del mismo mensaje a más de una persona a parte del receptor indicado en el campo Para. Este campo no es obligatorio rellenarlo.

El campo sirve para indicar el motivo del correo, es decir, podemos indicar un breve descripción del tema del mensaje. Por ejemplo si es un mensaje amistoso podemos escribir un saludo, etc. Este campo tampoco es obligatorio rellenarlo.

Enviar un correo electrónico

Vamos a ver el procedimiento a seguir para enviar un correo electrónico.

Lo primero tenemos que acceder a la pantalla de composición del correo como hemos visto en el punto anterior

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(por ejemplo pulsando sobre ).

A continuación redactamos el mensaje en el área de escritura, también le podemos dar formato y añadir otros elementos como veremos más adelante.

Rellenamos el campo con el texto elicativo del mensaje.

Rellenamos el campo con la dirección del destinatario de nuestro mensaje,

y si lo deseamos el campo para enviar el mensaje a más personas. Estos campos se pueden rellenar tecleando la dirección de los destinatarios o bien eligiendo la dirección de nuestra lista de direcciones.

Al hacer clic sobre cualquiera de ellos, se nos muestra la ventana Seleccionar nombres que vemos a continuación:

Nos aparece en la parte superior de la ventana una lista con las direcciones de nuestra libreta de direcciones, y en la parte inferior de la ventana tenemos tres rectángulos con los botones Para-->, CC--> y CCO--> para añadir las direcciones seleccionadas a los rectángulos respectivos, sólo tenemos que hacer clic sobre la dirección de la lista de direcciones (para seleccionarla) y a continuación pulsar sobre el botón Para-->, CC--> o CCO--> para añadir la dirección a la lista correspondiente.

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Si seleccionamos una lista de distribución (por ejemplo Amigos de la imagen anterior), el mensaje se enviará a todos los contactos de la lista de distribución.

CC y CCO sirven para enviar el mismo mensaje a más de una dirección de correo, pero existe una diferencia entre ambas, mientras que con CC (copia de carbón) al enviar el mensaje a varios receptores, el receptor ve las direcciones de los demás aparte de la suya propia, con CCO (copia de carbón oculta) no pasa esto, las direcciones que no son la propia del receptor permanecen Ocultas.

Es recomendable siempre que se quiera enviar un mensaje a más de un receptor utilizar el sistema de una única dirección en el campo Para y el resto en el campo CCO, esta es una de las formas de luchar contra el almacenamiento masivo de direcciones de correo que luego utilizan para SPAM.

Muy bien, pues una vez redactado el mensaje y rellenado los campos oportunos solo nos queda enviar el mensaje. Para hacer esto debemos hacer Clic sobre el botón

, de este modo se enviará el mensaje al servidor de correo de los destinatarios.

Si salimos de la ventana de composición del mensaje sin haberlo enviado, Outlook nos preguntará si los queremos guardar. Si respondemos Sí, Outlook colocará el mensaje redactado en la carpeta Borrador para que posteriormente podamos completarlo y enviarlo.

Añadir archivos adjuntos al correo

En este punto vamos a ver cómo se puede anexar (adjuntar) un archivo a un correo electrónico.

Existen ocasiones en las que además del mensaje escrito tenemos la necesidad de enviar a nuestro destinatario un archivo (una imagen, un documento en Word, una presentación en PowerPoint, etc.) bien, pues en Outlook también es posible hacerlo.

Simplemente tenemos que hacer clic sobre el botón para añadir el archivo que deseemos.

Si pulsamos directamente sobre el clip nos aparece un cuadro de diálogo para que busquemos en nuestro disco duro el archivo a insertar y pulsemos en Insertar.

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Cabe decir que podemos anexar más de un archivo, uno detrás de otro realizando la misma operación que ya se ha comentado por cada uno de los archivos a anexar.

Al lado del clip tenemos una flechita mirando hacia abajo que nos da la opción de escoger entre Archivo... o Elemento..., si elegimos Elemento, nos permite adjuntar desde otro correo que teníamos almacenado, hasta una lista de distribución.

Formatear el texto

Inicialmente, los mensajes de correo electrónico eran de texto plano, es decir únicamente contenían texto dentro del juego de caracteres ASCII.

Además no tenían la interfaz gráfica de la que se dispone hoy en día, se intercambiaban mensajes de texto plano en pantallas en modo consola (texto en blanco o verde con la pantalla de fondo negro).

Afortunadamente hoy en día podemos mandar y recibir mensajes de correo electrónico de diversos formatos, con multitud de coloridos, imágenes y un largo etcétera.

Para dar formato al texto de un mensaje de correo debemos fijarnos principalmente en dos de las barras que hay en la pantalla de composición del mensaje.

Vamos a ver en primer lugar la primera barra de botones, la barra de Formato que es la barra estándar de Microsoft Office, la encontrarás en todos los programas de Office.

Para aplicar algún formato al texto, se selecciona el texto a formatear, y luego se utiliza el botón que se quiera.

Este botón nos sirve para aplicar un estilo predefinido o bien lo podemos crear nosotros.

Este botón nos permite escoger la fuente del texto (el tipo de letra).

Este botón nos permite cambiar el tamaño de la fuente del texto.

En esta ristra de botones podemos poner en Negrita el texto, en Cursiva o bien en Subrayado

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Estos botones nos sirven para justificar el texto, a la izquierda, centrado, a la derecha o justificado.

Este botón nos sirve para decidir el interlineado del texto. Presionando sobre la flechita nos muestra la multitud de opciones disponibles.

Esta lista de botones sirven para definir listas numeradas o con viñetas, reducir o ampliar sangría.

Este botón sirve para enmarcar tablas.

Con este botón podemos resaltar alguna parte del texto que consideremos más importante, pulsando sobre la flechita que está mirando hacia abajo podemos elegir entre varios colores.

Este botón sirve para elegir el color del texto. Pulsando sobre la flechita que está mirando hacia abajo podemos elegir entre varios colores.

Vamos a ver ahora la segunda barra que nos da posibilidad de añadir elementos gráficos al correo a nuestro gusto, esta barra es la barra de dibujo.

Vamos a comentar algunos de los botones más importantes.

Este botón nos sirve para modificar algún dibujo, autoformas o alguna imagen que hayamos incluido en el mensaje.

Este botón nos permite seleccionar objetos dentro del mensaje.

Este botón nos permite escoger entre una multitud de formas ya predefinidas.

Este boton sirve para dibujar una línea.

Con este botón podemos dibujar una flecha

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Este botón realiza un rectángulo, podemos darle el tamaño a nuestro gusto arrastrando el puntero del ratón hasta obtener el tamaño deseado.

Este botón realiza una elipse, podemos darle el tamaño a nuestro gusto de la misma forma que con el rectángulo.

Este botón crea un cuadro de texto, podemos incluir texto dentro de él y después desplazarlo sobre el cuerpo del mensaje. Se utiliza para generar etiquetas.

Con este botón podemos incluir imágenes en el mensaje.

Este botón sirve para rellenar del color elegido una zona. Pueden ser rellenados de color las autoformas, los rectángulos, etc.

Este botón sirve para dar color a las líneas. Pulsando sobre la flechita que está mirando hacia abajo podemos elegir entre una variedad de colores.

Este botón sirve para decidir el color del texto. Pulsando sobre la flechita que está mirando hacia abajo podemos elegir entre una variedad de colores.

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Aquí pueden ver un sencillo ejemplo de las posibilidades que se puede conseguir a la hora de personalizar un correo electrónico.

Recibir y gestionar correo

La Bandeja de entrada

Lo primero que debemos hacer antes de gestionar nuestro correo es saber identificar las partes de la pantalla de la Bandeja de entrada.

Al crear una cuenta de correo se crean unas carpetas asociadas a esa cuenta que son Bandeja de entrada, Correo electrónico no deseado, Elementos eliminados y Elementos enviados.

Los mensajes recibidos se almacenan normalmente en la Bandeja de entrada, así pues para acceder a los mensajes recibidos debemos hacer clic sobre esta carpeta en la lista de carpetas, o en la lista de accesos directos.

Una vez estamos en la Bandeja de entrada vamos a estudiar la pantalla, para familiarizarnos con su entorno.

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La barra de bandeja de entrada

La barra de bandeja de entrada contiene las acciones más comunes que se

utilizan con los mensajes recibidos. Por ejemplo el botón sirve para contestar un correo al remitente, este botón nos abre la ventana de composición de mensaje con el destinatario ya insertado, el asunto y el mensaje que nos había enviado el remitente.

La cabecera de los mensajes

La cabecera de los mensajes nos muestra de forma ordenada (ya veremos según qué criterios de ordenación) la cabecera de los mensajes recibidos. De nos informa quién es el remitente del mensaje, Asunto nos indica de que va el mensaje, Recibido nos indica la fecha y la hora en la que llegó el mensaje a nuestro servidor de correo y Tamaño nos informa de la cantidad de espacio que ocupa el correo.

Información del mensaje

La información más básica del mensaje nos la ofrecen los campos:

indicando de quién es el mensaje.

indicando de qué es el mensaje.

indica a quién va dirigido el mensaje.

indica a quién se le ha enviado una copia del mensaje.

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El cuerpo del mensaje

En el área de texto más grande que está en la parte inferior de la pantalla se encuentra El Cuerpo del mensaje que hemos seleccionado en la cabecera.

Recibir nuevos correos

Una vez estamos en la Bandeja de entrada, lo que más nos interesa es poder recibir los nuevos mensajes de correo.

Al ejecutar Outlook, si estamos conectados a Internet, automáticamente hace un escaneo por las cuentas para ver si existen mensajes nuevos. Si existen se almacenan en la bandeja de entrada de la cuenta de correo correspondiente.

Pero si no tenemos activada la opción o no estamos seguros de si ha leído

correctamente todas las cuentas debemos hacer clic sobre el botón de la barra de Bandeja de entrada. Al pulsar sobre este botón nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde nos informa sobre las operaciones realizadas, si ha tenido éxito la descarga del servidor de correo o no.

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Outlook incluye una utilidad de filtrado automático para que determinados mensajes pasen directamente a la carpeta de Correo electrónico no deseado y no se almacenen en la bandeja de entrada. Si esperas un correo de una determinada persona y no lo recibes en la bandeja de entrada, comprueba que Outlook no te lo haya colocado en esta carpeta.

También podemos definir nuestro propio filtrado para que automáticamente los mensajes que nos lleguen se coloquen en una carpeta u otra, definiendo reglas de entrada.

Leer el correo

Normalmente Outlook viene con la opción de Panel de vista previa activada que permite ver debajo de la cabecera una previsualización de los mensajes.

Esta opción puede ser desactivada o activada a gusto del usuario accediendo por el menú Ver en la opción Vista previa automática.

Por seguridad, se recomienda tener la opción de vista previa desactivada ya que algunos virus se activan con sólo leer el mensaje.

Si la opción estuviera desactivada y se desea leer el mensaje debemos hacer doble clic sobre la cabecera del mensaje para que se nos abra una ventana a tamaño completo con el contenido del mensaje o hacer clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón y pulsar en Abrir.

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En esta ventana podremos leer el mensaje y contestarlo o reenviarlo a otras persona.

Visualizar y Guardar anexos

Cuando recibimos correos electrónicos con archivos adjuntos, normalmente existe la necesidad como mínimo de visualizarlos y en ocasiones de poderlos guardar en nuestro disco duro para poderlos consultar cuando deseemos, sin necesidad de estar conectados a Internet y tampoco tener que ejecutar Outlook.

En la cabecera del mensaje en la columna de anexos se puede ver si el mensaje tiene algún archivo anexo. Si el mensaje tiene el clip dibujado en la columna de anexos podemos descargarnos el archivo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo que nos indica en Datos Adjuntos:, como vemos en la imagen.

Para visualizar el contenido del adjunto sin necesidad de guardarlo pulsaremos sobre Abrir y Windows buscará la aplicación correspondiente para abrir el archivo adjunto.

Para guardarlo al disco duro pulsaremos sobre Guardar Como... y a continuación le indicamos el lugar donde lo queremos almacenar en nuestro disco duro.

Una advertencia de seguridad: Siempre que se abran o guarden archivos adjuntos debemos tener la certeza de quien nos lo envia y qué puede contener, no es recomendable en absoluto abrir o guardar cualquier anexo, si no sabemos su procedencia ni contenido puesto que puede guardar virus o código dañino para nuestro sistema, incluso si viene de una dirección conocida. Este punto lo elicaremos con más profundidad en el tema dedicado a Seguridad y privacidad en el correo.

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Contestar un correo electrónico

Antes veíamos la barra de botones de la bandeja de entrada, en ella tenemos varias opciones para responder un correo.

La más utilizada es la de Responder al remitente que te ha enviado el mensaje, esto

se consigue con el botón .

La utilidad de este botón radica en que al pulsar sobre él, nos abre la ventana de composición de nuevo mensaje con la dirección del destinatario escrita en el campo Para y el Asunto del mensaje completado con el mismo texto que llevaba el Asunto del mensaje original pero con las letras RE (de responder) al principio del texto del asunto.

Incluso puede aparecer el texto del mensaje original. En algunos casos es útil conservar este texto para que la persona que reciba la contestación sepa inmediatamente a qué le contestamos.

También tenemos la opción de Responder a todos, aunque esta función es menos utilizada, ya que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que hayan en el mensaje que tu has recibido, y en la mayoría de los casos son contactos del remitente que tu no conoces.

Reenviar el correo a uno o varios contactos

Al igual que podemos contestar al remitente del mensaje, también podemos Reenviar el correo a nuestros propios contactos.

Para poder reenviar el mensaje que tenemos activo, debemos hacer clic en la

cabecera del mensaje y después pulsar sobre el botón de la barra de herramientas, o también situándonos sobre el mensaje y pulsando con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú desplegable donde podemos elegir la opción Reenviar.

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Una vez hecho esto nos aparece la pantalla de composición de nuevo mensaje, con el cuerpo del mensaje rellenado con el mismo que había en el mensaje original, en el campo Asunto pondrá el mismo texto que en el mensaje original más las letras RV (de Reenviado) al inicio del texto del Asunto.

Este texto y el del cuerpo del mensaje pueden ser modificados antes de ser enviado el correo.

Con el mensaje así preparado, sólo nos queda hacer clic en el botón Enviar.

Eliminar uno o varios correos.

Existen ocasiones en las que el correo puede llegar a inundar nuestra Bandeja de entrada, Spam, mensajes antiguos, correos repetidos, etc. Y sentimos la necesidad de hacer "limpieza" de nuestra Bandeja de entrada.

Podemos eliminar unos o varios correos al mismo tiempo. Para poder eliminar un correo debemos seleccionarlo en la cabecera y después tenemos varias opciones posibles para eliminarlo:

Hacer clic con el botón derecho sobre el mensaje y presionar sobre la opción Eliminar.

Pulsar la tecla Supr del teclado.

Pulsar la combinación de teclas Ctrl + D.

O ir al menú Edición y pulsar en Eliminar.

Para eliminar más de un correo a la vez debemos ir seleccionando correo por correo manteniendo pulsada la tecla Ctrl del teclado. Si lo que queremos es seleccionar varios correos consecutivos podemos seleccionar el primer correo y manteniendo pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) del teclado, hacer clic con el ratón en el último correo del grupo que deseemos eliminar. Y después podemos utilizar cualquiera de las opciones mencionadas antes.

Si lo que queremos es eliminar todos los correos de la carpeta, debemos ir al menú en la opción Edición y pulsar sobre Seleccionar todo o bien pulsar la combinación de teclas Ctrl + E del teclado, y seguidamente utilizar cualquiera de las opciones mencionadas antes.

Ordenar los mensajes

Los mensajes almacenados en la Bandeja de entrada pueden ser ordenados por varios criterios, para ello podemos utilizar la barra que aparece en la lista de cabeceras de mensajes:

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Los iconos que aparecen en esta barra, además de indicarnos el contenido de la columna, nos permiten ordenar los mensajes por el contenido de esa columna.

Vamos a explicar, por orden de aparición, los botones de esta barra.

Los criterios de ordenación

Este icono significa ordenar por importancia, ordena los mensajes según la importancia establecida en los mensajes. Si no se ha especificado una importancia determinada, Outlook le aplica una importancia en base a varios campos como el tamaño, la fecha de recepción, etc.

Este icono significa ordenar por icono. Existen varios tipos de iconos ( significa

que el correo no se ha leído todavía, significa que el correo ya se ha leído, que hemos respondido al mensaje, que hemos reenviado el mensaje).

Este icono significa ordenar por estado de marca. Si disponemos de mensajes marcados nos los ordena encabezando la lista de mensajes.

Este icono significa ordenar por datos adjuntos. Si tenemos mensajes con datos adjuntos, estos encabezarán la lista.

De nos permite ordenar los mensajes por la dirección del remitente, esto nos puede servir si buscamos los mensajes que nos ha enviado una determinada persona.

Asunto permite ordenar por el texto del asunto.

Recibido por la fecha y hora de recepción.

Tamaño por el tamaño.

Para que la ordenación sea ejecutada debemos hacer clic sobre la columna (icono o

texto) correspondiente, es decir, si pulsamos sobre el icono nos ordena la lista situando en la cabeza de la lista los mensajes con archivos adjuntos, y si pulsamos sobre Tamaño, nos ordena la lista según el tamaño de los mensajes.

Si pulsamos una vez sobre una columna, la ordenación será en sentido Ascendente pero si pulsamos otra vez lo hará en sentido contrario, es decir, Descendente. Para volver al orden Ascendente basta con volver a pulsar sobre el mismo icono.

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Utilizar la lista de carpetas

La lista de carpetas contiene lo que no aparece en la barra de Outlook. Lo más importante de esta lista es que ayuda a manipular el correo, almacenando los mensajes enviados y los mensaje eliminados. La lista de carpetas te ayuda a organizar y manejar los elementos de Outlook y además de las carpetas estándar de Outlook puedes crearte carpetas personalizadas

Elementos de la lista de carpetas

Lo primero que vamos a hacer es echar un vistazo general por la lista de carpetas de la que dispone Outlook2003.

La lista de carpetas tiene por defecto una serie de carpetas como son: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Borrador, Elementos eliminados y Elementos enviados.

Si tenemos más de una cuenta definida, por cada cuenta de correo que tengamos creada nos genera las carpetas típicas de una cuenta de correo, como son Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Correo electrónico no deseado, Elementos eliminados y Elementos enviados.

La Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada contiene todos los mensajes que han sido recibidos por esa cuenta de correo.

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La Bandeja de salida

La Bandeja de salida contiene una copia de los mensajes que se están enviando en estos momentos o mensajes que no se han podido enviar porque no estábamos conectados a Internet en el momento del envío.

El borrador

El borrador contiene aquellos mensajes que se han redactado pero que no han sido enviados por cualquier motivo.

Elementos eliminados

Esta carpeta contiene todo aquello que haya sido eliminado dentro de Outlook, ya sean mensajes, contactos, tareas, notas, etc. En esta carpeta disponemos de una opción muy interesante que nos sirve para eliminar completamente el contenido de la carpeta sin necesidad de seleccionar los mensajes. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre esta carpeta nos aparece un menú Pop-up con la opción

que borra el contenido de esta carpeta, al pulsar sobre esta opción nos aparece un cuadro de diálogo solicitando confirmación de vaciado, pulsamos sobre Sí y la carpeta queda totalmente vaciada.

Elementos enviados

Esta carpeta contiene todos los mensajes que han sido enviados por nosotros y que en principio no han tenido problemas en el momento del envío.

El Diario

El diario sirve para llevar un registro automático de las acciones que elija relacionadas con los contactos elegidos y coloca las acciones en una vista de escala de tiempo. Además de realizar un seguimiento de los elementos de MS Outlook, como el correo electrónico, u otros documentos de MS Office, como los archivos de MS Word o MS Excel, puede mantener un registro de todas las interacciones que desee recordar, incluso tareas que no estén relacionadas estrictamente con su PC, como por ejemplo una conversación telefónica, una reunión de trabajo, un compromiso familiar, etc. Lo explicaremos con más detalle al final de este tema.

Crear una nueva carpeta

Además de las carpetas que tiene por defecto Outlook, también podemos crear nuestras propias carpetas para llevar una mejor organización de los mensajes recibidos o enviados.

Podemos crearnos carpetas para almacenar correo de trabajo, otra para crear correo familiar, otra para el correo de los amigos/as, etc. Y así cuantas queramos, incluso

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podemos hacer una jerarquía de carpetas, es decir, podemos crear carpetas dentro de otras carpetas. Por ejemplo si queremos crear dentro de la carpeta de trabajo una por cada proyecto que llevemos en marcha o por cada compañero de despacho, etc.

Para crear una nueva carpeta podemos elegir entre varias formas de realizarlo.

Desde la barra de menú en Archivo y después pulsando en Carpeta --> Nueva Carpeta...

O pulsando el botón derecho del ratón sobre la superficie de la lista de carpetas y pulsar sobre Nueva Carpeta.

En los dos casos nos aparecerá la pantalla de la imagen inferior.

Tecleamos el Nombre: de la carpeta, en Contenido de la carpeta: elegimos el tipo de elementos que va a contener nuestra carpeta, seleccionamos la Ubicación de la carpeta: y pulsamos en Aceptar

Gestionar las carpetas

Ahora vamos a ver cómo utilizar la lista de carpetas para gestionarlas.

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En la imagen de la derecha podemos ver las distintas opciones que nos aparecen al pulsar con el botón derecho sobre cualquiera de las carpetas disponibles en la lista de carpetas.

Búsqueda avanzada... Nos permite realizar una búsqueda dentro del contenido de la carpeta en cuestión.

Nueva carpeta... Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la carpeta en que estamos.

Agregar a la barra de Outlook Nos crea un acceso directo en la barra de Outlook.

Marcar todos como leídos Nos abre todos los correos aunque no los hayamos leído.

Propiedades Permite acceder y modificar las propiedades de la carpeta.

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Renombrar una carpeta

Para renombrar una carpeta disponemos de la opción Cambiar nombre, pero también desde el teclado seleccionando la carpeta que deseamos renombrar y seguidamente pulsando la tecla F2 del teclado, inmediatamente se pondrá el nombre de la carpeta en resaltado para poderlo sobrescribir.

Copiar una carpeta

Para copiar una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos copiar y seguidamente pulsar la combinación de teclas Ctrl+C del teclado, y después para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinación de teclas Ctrl+V. Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Copiar.

Mover una carpeta

Para mover una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos mover y seguidamente pulsar la combinación de teclas Ctrl+X del teclado, y después para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinación de teclas Ctrl+V. Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Mover.

Eliminar una carpeta

Para eliminar una carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos eliminar y seguidamente pulsar la tecla Supr del teclado, nos aparecerá un menú contextual pidiéndonos confirmación de la eliminación de la carpeta. Otra opción es utilizando el menú Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a

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Eliminar. Y también podemos eliminar una carpeta utilizando el botón de la barra de herramientas.

El Diario

Hemos visto que una de las carpetas que nos crea Outlook por defecto es la carpeta Diario, veamos para qué sirve y cómo utilizarla.

La carpeta Diario sirve, como su nombre indica para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer.

Si hacemos clic sobre la carpeta Diario en la lista de carpetas, se abre la ventana Diario

La Barra del diario

Esta es la barra que nos ofrece Outlook cuando entramos en el diario. Aunque también disponemos de un menú Pop-up pulsando con el botón derecho del ratón sobre la superficie en blanco de la zona del diario nos aparece un menú como el que vemos en la imagen de la derecha.

Prácticamente tienen las mismas opciones aunque varían algunas, como por ejemplo

en la barra del diario dispone de la opción Buscar sin embargo disponemos de la opción Agrupar por... que en la barra de menú no está.

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Activar el diario

La primera vez que pulsamos sobre la carpeta Diario nos aparece una ventana solicitando la confirmación de si queremos activar el diario. Esto quiere decir que si activamos el diario se anotarán automáticamente las opciones indicadas sin necesidad de nuestra intervención.

Las opciones que podemos automatizar con el diario se pueden ver en la imagen inferior, son todas anotaciones referidas a un contacto en particular o varios al mismo tiempo.

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Se puede acceder a esta pantalla desde el menú Herramientas -> Opciones... y dentro pulsamos el botón Opciones del Diario...

Vistas disponibles del diario

El diario dispone principalmente de tres tipos de vistas diferentes como son:

Donde podemos ver en la pantalla del diario el día al completo dividido por las 24 horas del día.

Donde podemos ver en la pantalla del diario la semana completa dividida por los siete días de la semana.

Donde podemos ver en la pantalla del diario el mes completo correspondiente a este mes.

Además de estos tres tipos de vistas, el diario dispone de un pequeño menú en la parte izquierda de la pantalla donde podemos seleccionar el tipo de vista preferido, como por ejemplo Por tipo, Por contacto, Por categoría...

Apuntar una entrada en el diario

Para crear una anotación en el diario disponemos de varias opciones:

Podemos hacer Doble Clic sobre el día en el que deseamos crear una anotación.

Podemos pulsar sobre en la barra de herramientas del diario.

O podemos hacer clic sobre la opción Nueva entrada del diario del menú Pop-up del diario.

A continuación nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen inferior donde podemos rellenar los campos con la anotación que deseemos en el diario. Incluso disponemos de alarma por si queremos que nos recuerde algún evento mientras estamos trabajando.

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Una vez completada la entrada en el diario, solo nos queda pulsar sobre el botón Guardar y cerrar, para que se quede almacenada la anotación en el diario.

Referencias

http://www.aulaclic.es/word2003/index.htm http://www.aulaclic.es/excel2003/index.htm http://www.aulaclic.es/power2003/index.htm http://www.aulaclic.es/outlook2003/index.htm