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Patto dei Sindaci
Giussano, 19 marzo 2013
COMUNICARE per INFORMARE
By Manuela Portaluppi
www.fondazioneidra.it
COMUNICAZIONE PUBBLICA
La legge 150/2000
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Premessa
La legge 150/2000 "Disciplina delle attività di comunicazione e informazione nella PA", è la normativa di riferimento per chi si occupa di comunicazione pubblica. Propone un modello di comunicazione integrata all’azione delle Pubbliche amministrazioni e non più residuale o aggiuntiva.
La legge 150/2000 mette a disposizione delle Pubbliche amministrazioni un indispensabile strumento per affermare il diritto dei cittadini ad un'efficace comunicazione, sviluppare le relazioni, potenziare e armonizzare i flussi di informazioni dall’interno all’esterno dell’Ente.
La legge 150/2000 distingue tra comunicazione (rivolta ai cittadini, alle collettività e ad altri Enti attraverso ogni modalità tecnica ed organizzativa) e informazione (mezzi di comunicazione di massa attraverso stampa, audiovisivi e strumenti telematici).
La legge 150/2000 delinea anche una netta differenziazione tra le attività di informazione che si realizzano attraverso l’Ufficio stampa e il Portavoce e le attività di comunicazione che si realizzano attraverso l’Urp.
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Premessa
UFFICIO STAMPAAd oggi, non tutti i Comuni hanno l’ufficio stampa. A questo proposito la legge parla di
aggregazioni, ma anche questo è uno scenario aperto. Spesso sono segreterie e uffici a gestire le notizie e i rapporti con la stampa, a selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente/organizzazione verso gli organi di informazione.
URPMigliore la situazione dell’Urp, presente in quasi ogni realtà pubblica. La legge 150/2000
assegna all’URP nuove funzioni, ampliando il ruolo e i compiti. Prevede specifiche professionalità per le funzioni dell’Urp. Compiti dell’Urp sono:
garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso agli atti e di partecipazione agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’informazione sulle
disposizioni normative e amministrative, e sulle strutture e sui compiti dell’amministrazione promuovere e gestire la comunicazione istituzionale online (reti civiche, etc) promuovere l’ascolto dei cittadini e i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento
degli utenti garantire lo scambio di informazioni fra l’ufficio e le altre strutture, promuovendo e organizzando la
comunicazione interna promuovere la comunicazione interistituzionale (reti di URP).
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COMUNICAZIONE PUBBLICA
Un po’ di dati…
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La ricerca
A cura dell’Associazione italiana della Comunicazione pubblica e istituzionale
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COMUNICAZIONE PUBBLICA
Regole e strumenti
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La notizia
Nella promozione dei servizi, azioni, progetti, anche la PA deve catturare l’attenzione del cittadino. Per questo deve ragionare in termini un po’ giornalistici e sapere sempre qual è la notizia che vuole vendere.
Ma cosa si intende per notizia?
Difficile dare una risposta univoca perché ciò che è notizia oggi, potrebbe non esserlo domani
La “notizia” rappresenta tutto ciò che non è conosciuto, qualcosa di nuovo o che l’attualità ha riportato in auge. Si differenzia dal “fatto”, che si riferisce esclusivamente a qualcosa di oggettivo, a situazioni che si offrono come si sono verificate. In molti casi il fatto si presta a diventare notizia (notiziabilità) se “rielaborato” dal giornalista.
La notizia deve tener conto di alcuni parametri: l’interesse del fatto per il cittadino, l’autorevolezza dei soggetti e il numero di persone coinvolti, l’impatto locale o nazionale
Chi si occupa di divulgare notizie della PA deve essere, nella sua funzione, più che mai attento alla correttezza, precisione e chiarezza.
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Le regole della notizia
Accuratezza. Controllare le informazioni dalla fonte ufficiale, controllare le cifre, i dati, evitare errori di grammatica e di sintassi. Brevità. Concentrare le comunicazioni nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione della forma. Chiarezza. Parlare lo stesso linguaggio del lettore, ossia del cittadino. Per essere chiari basta: esprimere un’idea in ogni periodo; un concetto compiuto in ogni frase; sequenze lineari e ben ritmate di soggetti, verbi e complementi. Semplicità. Strutturare per paragrafi e brevi blocchi di testo. Evitare frasi lunghe dove il lettore rischia di perdersi tra incisi, parentesi e periodi concatenati Tempestività. Ci sono alcuni casi in cui buona parte delle regole fin qui descritte può saltare. La forma, la musicalità, la grafica, possono essere trascurate a vantaggio della tempestività.
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Gli strumenti
Gli strumenti di comunicazione a disposizione di una Pubblica Amministrazione si possono suddividere in: SCRITTI, RELAZIONALI, TECNOLOGICI SCRITTI house organ volantini lettera comunicato stampa
RELAZIONALI conferenza/convegno sportello e-mail
TECNOLOGICI sito web newsletter social network audio-video
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L’House organ
È il periodico attraverso il quale la Pa fa conoscere attività, servizi, iniziative e progetti.
Deve essere un prodotto editoriale di qualità (non chiamiamolo “giornalino comunale”!), innovativo nella grafica, con un titolo immediato e facilmente identificabile con l’Ente che lo produce. Utile la creazione di una redazione, interna o esterna all’Ente, che si occupa dei contenuti.
La periodicità di uscita (da mensile a semestrale) dipende dal budget e dalla quantità di notizie da diffondere, per questo la pianificazione iniziale è molto importante.
Anche gli articoli degli house organ seguono la regola giornalistica universale delle “5W”: Who, Where, What, When, Why (Chi, Dove, Come, Quando, Perché)? In più richiedono brevità e semplicità di linguaggio per risultare comprensibili e non stancare, precisione dei contenuti per non incorrere in rettifiche o nella divulgazione scorretta di informazioni “ufficiali”.
Le ristrettezze economiche degli ultimi hanno stanno spingendo molte amministrazione a trasformare il notiziario da cartaceo a online, scaricabile dal sito internet o inviato via e-mail sotto forma di newsletter.
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La Newsletter
È un mini notiziario con periodicità ben definita (settimanale, bimestrale, mensile, bimensile), inviato via e-mail a coloro che ne fanno richiesta attraverso apposita iscrizione dal sito.
È uno strumento economico, efficace e rapido, per questo molto utilizzato, adatto a creare e mantenere un rapporto continuo con i cittadini/utenti oppure con i dipendenti interni (la newsletter è strumento di comunicazione sia interna che esterna).
Viene usata per comunicare notizie o servizi attraverso mini articoli redatti rispettando le regole redazionali del web: brevità, semplicità, immediatezza e rimando al link di approfondimento.
I titoli devono essere, come sempre, accattivanti ed esplicativi, i temi nuovi rispetto a quanto pubblicato su sito o nel periodico, i testi vanno corredati da immagini “leggere” per non rendere difficile l’invio.
Le notizie sono inserite in ordine di importanza decrescente e deve essere ben riconoscibile l’Ente promotore.
Ogni newsletter deve contenere, in calce, il link per la cancellazione della sottoscrizione e le norme sulla privacy.
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Il Comunicato stampa
Il comunicato stampa è uno degli strumenti utilizzati per comunicare con i media, per fornire loro i dati e le informazioni che si desidera divulgare.
Per preparare un comunicato stampa si devono seguire regola precise:
La notizia prima di tutto
Vanno evitate tutte le informazioni inutili
Deve contenere già all’inizio tutti i dati fondamentali per la notizia: chi, cosa, dove, quando e perché (ideale la sintassi all’americana, tipica del giornalismo d’agenzia: soggetto, verbo, complemento oggetto, complementi di tempo e di luogo e infine gli altri complementi)
deve poter essere tagliato in qualsiasi punto senza perdere il suo significato originale
A corredo del comunicato ci deve sempre essere un titolo esplicativo, un sommarietto di sintesi, le didascalie alle foto
Il comunicato deve essere indirizzato al giornalista che si occupa stabilmente del settore coinvolto nel tema. È bene predisporre una mailing list di testate a cui il comunicato sarà inviato (tv, radio, settimanali, quotidiani).
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Il sito web
È l’interfaccia dell’Ente, accessibile a chiunque abbia una connessione a internet, e il suo principale mezzo di comunicazione. Nella progettazione del sito è necessario partire dagli obiettivi prioritari della Pa (per es: maggior semplificazione, maggior trasparenza, servizi online) e dai target da raggiungere
La struttura del sito, deve contenere, in via prioritaria: divisione in aree tematiche, non necessariamente divise per competenze
dell’Ente;indirizzi, contatti telefonici ed e-mail facilmente identificabilistoria e struttura dell’Ente, con pagine dedicate agli amministratori, agli uffici,
al personale con relativi riferimentispazi di partecipazione e informazione (news, newsletter, periodico, sala
stampa)possibilità di registrazione personalizzata dei singoli utenti per i servizi online
ll sito può essere gestito internamente o esternamente, ma la prima scelta è più funzionale all’aggiornamento quotidiano rapido e preciso delle notizie. Per verificare la funzionalità del sito è utile il monitoraggio su accessi e utilizzo di contenuti e servizi (esistono sistemi di rilevazione gratuiti, scaricabili da internet). Sono anche consigliabili indagini periodiche di customer satisfation per rilevare il gradimento ed eventualmente togliere, modificare o inserire contenuti in base alle esigenze dell’utenza.
I siti di ultima generazione sono sempre più 2.0 (partecipati)
2.0
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I social network
Ultimi nati della comunicazione pubblica, rappresentano un’opportunità innovativa e diversa, anche se non ancora troppo diffusa, per la Pa di raggiungere e coinvolgere il cittadino e i vari stakeholder. L’obiettivo dei social network è duplice:
dare la possibilità agli utenti di ottenere informazioni certe direttamente dall’Ente dare all’Ente l’opportunità di promuoversi direttamente, senza filtri.
I social media i distinguono traSocial app per la condivisione di contenuti (slideshare, rvl.io, you tube etc.)Social environement network, per fare rete (Facebook, Twitter, storify etc.).
I social network più diffusi tra le Pubbliche amministrazioni sono Facebook, Twitter e Youtube. Oggi sono circa il 54% delle Pa usano i social media
Si verificano due atteggiamenti diversi nell’approccio ai social. Tentare – Enti piccoli e mediPianificare – Enti maggiori
Fondamentale decidere a chi assegnare la gestione dei social e definire una Social media Policy interna (indicazioni per la gestione interna) e una Social media Policy esterna (indicazioni per l’utente e anche norme sulla privacy).
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I social network
Da “Social Pa. I comuni capoluogo su Fb e Twitter “, Vincenzo Cosenza e Giovanni Arata
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Comunicare dentro l’Ente
Capita spesso che il vicino di ufficio non sappia nulla della vostra attività. Eppure comunicare dentro prima che fuori alla struttura di appartenenza è fondamentale.
Per vari motivi: condividere il maggior numero di informazioni e dati permette all’ente di
raggiungere livelli di efficienza ed efficacia molto alti essere al corrente delle attività intraprese dall’ente, anche solo a livello
superficiale, aumenta il senso di appartenenza all’azienda, un’organizzazione che dialoga con i propri dipendenti trasmette un senso di
attenzione ed importanza nei confronti del capitale umano.
Gli strumenti principali di comunicazione interna sono:Incontri periodiciMailBacheche IntranetNewsletter
NB. Ogni progetto deve essere messo a disposizione di tutti i dipendenti dell’Ente
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Misurare i risultati
Nelle PA la cultura della valutazione è ancora poco praticata. Eppure è il primo strumento concreto a disposizione delle Amministrazioni per esprimere la volontà di essere “accountable” (responsabile) nei confronti dei cittadini.
Nelle attività di comunicazione, valutare è fondamentale per misurare i risultati.
Per valutare un evento/servizio è necessario:Definire gli obiettivi della valutazione (quali effetti voglio misurare?) Definire le risorse disponibili
Tecniche e strumenti possono essere diversi in base ai risultati attesi:risultati di tipo quantitativo, come numero di partecipanti, numero di articoli usciti, etc,
oppure indagini su campione che permettono di generalizzare i risultati a partire da un campione statisticamente rappresentativo. Hanno un costo elevato di implementazione.
risultati di tipo qualitativo, come il grado di conoscenza di un programma o di un’iniziativa, comprensione e accettazione dei messaggi, modifica di opinioni, si può ricorrere a tecniche di tipo qualitativo come interviste individuali non strutturate, focus group, osservazione partecipante. Danno risultati interpretativi e non generalizzabili.
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COMUNICARE
Il Patto dei Sindaci
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Il Patto dei Sindaci
“Il Patto dei Sindaci” è un’iniziativa volontaria con cui le città europee s’impegnano per la propria sostenibilità energetica e ambientale entro il 2020.
I Comuni che, come il vostro, hanno sottoscritto il Patto dei Sindaci devono predisporre e attuare un “Piano di azione per l’energia sostenibile”, che ha come fine il raggiungimento, attraverso politiche locali, degli obiettivi previsti dalla cosiddetta Direttiva europea del 20-20-20.
Per poter predisporre questo Piano Il vostro Comune ha partecipato al Bando Cariplo, ottenendo il contributo necessario alla realizzazione Piano d’Azione per le energie sostenibili (PAES).
Tra le varie azioni, sono previste anche la sensibilizzazione dei cittadini, il coinvolgimento degli insegnanti e la comunicazione delle iniziative messe in campo, la cui organizzazione e progettazione è affidata a Fondazione Idra in qualità di Ente coordinatore e supervisore del progetto.
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Il kit di comunicazione
Fondazione Idra ha predisposto un kit di comunicazione, per la valorizzazione del Progetto Patto dei sindaci
Il Kit di comunicazione comprende:Articolo per house organPagina tipo per sitoQuestionario con semplici domande utili a comprendere la natura
“energivora” della popolazioneLettera per le associazioni, di presentazione del progettoLettera per le scuole, di presentazione del progetto e di proposte di
coinvolgimentoMarketing diretto ai cittadini, con pagina “pubblicitaria“ del progetto
contenente consigli utili per contribuire a ridurre le emissioni CO2Comunicato stampa di lancio (su richiesta)
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Come usare il Kit
Pagina-tipo per il sitoinserite la pagina nel sito del vostro Comune, con un banner in homepage per dare
evidenzaimplementate autonomamente la pagina con le iniziative del vostro Comune
I loghi del progettoil logo del Patto dei Sindaci va inserito in home page del sito, sulla copertina del
periodico comunale e tutte le iniziative e attività comunali che si richiamino al Risparmio Energetico, riduzione delle emissioni di CO2, sostenibilità ambientale etc etc.
Il logo di Fondazione Cariplo va inserito nelle sole iniziative pertinenti al progetto.Inserire i loghi, secondo la differenziazione indicata, in manifesti, locandine e pubblicazioni
prodotti dalla vostra Amministrazione
Bunner Patto locale climaInserire nel sito il link alla pagina Facebook Patto locale climaAlimentare la pagina partecipando
QuestionarioInserire questionario online e divulgarlo ad ogni occasione per il periodo di durata della
raccolta delle risposte
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Come usare il Kit_2
Lettera associazioni, professionisti, attività commerciali e produttiveInviare la lettera via mail, ai destinatari indicatidivulgare la nostra pagina Fb Patto locale Clima per coinvolgere queste categorie
Lettera per le scuoleinviare la lettera alle direzioni didattiche del vostro Comune e agli insegnanti, invitandoli
ad aderire ai progetti proposti nell’ambito del Patto dei Sindacidivulgare la nostra pagina Fb Patto locale Clima per fare in modo che le scuole
diventino “amiche”fornire a Fondazione Idra gli indirizzi mail delle scuole del territorio per futuri invii di
comunicazioni
Marketing diretto ai cittadiniPubblicare sugli house organ , o altro, a pagina “pubblicitaria “ del progetto Invitare la cittadinanza all’incontro che si terrà per la presentazione del PAES
RICORDARSI DI METTERE IL KIT A DISPOSIZIONE DEI PROPRI COLLEGHI PER FAR CONOSCERE IL PATTO DEI SINDACI ANCHE DENTRO LA STRUTTURA
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Bibliografia
Come si fa comunicazione – Regione Lombardia e Associazione italiana Comunicazione Pubblica e istituzionalehttp://www.quippe.it/flip/Come_si_fa_comunicazione/
Ricerca: Progetto “Comunicare le PA”http://www.comunicatoripubblicilombardi.it/wp-content/uploads/2013/01/COMUNICARE-LE-PA_studio-2013.pdf
Social Pa. I comuni capoluogo su Fb e Twitter - Vincenzo Cosenza e Giovanni Aratahttp://slideshare.net/Blogmeter/social-pa-2013ver12
Linee guida per i siti della PA - Ministerohttp://www.funzionepubblica.gov.it/media/982042/vademecum_pubblica_amministrazione_e_social_media.pdf
Legge 150/2000http://www.parlamento.it/parlam/leggi/00150l.htm
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Grazie!khkh
