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COMPRAS HOTELERAS
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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA
VENEZUELA, 2002
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NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVASECTORIAL INCE TURISMOGERENCIA DE FORMACION PROFESIONALUNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIÓN BÁSICAMODO: HABILITACIÓN
Caracas, Diciembre 2002
COMPRAS HOTELERAS
Dirección General de INCE TurismoProfesor Pedro José Rodriguez H.
Gerencia de Formación Profesional de INCE TurismoLic. Evelyn Barreto Rueda
Asesoría TécnicaLic. Encarnación Barreto
Especialistas en Contenido
Claudia GuaschiAgente de ComprasHotel Caracas Hilton
Colaboradores en la Validación
David GonzálezContralorHotel Morichal Largo
Sra. Gregoria TeresenJefe ce Cuentas por PagarHotel Luciano Junior
Analista IntegralT.S.U. Lucía Torrealba
Analista Productor de MediosJosé Gerardo León Plaza
TranscriptoraIsabel López
Gerencia de Tecnología EducativaCoordinación Técnica EstructuralDivisión de Recursos para el Aprendizaje
Coordinación GeneralGerencia General de Formación Profesional
Primera Edición Año 2.002 Copyright INCE
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COMPRAS HOTELERAS
CONTENIDO
Pág.- ¿ Qué es INCE TURISMO?- Presentación- Introducción- Objetivos
- UNIDAD I – La Planificación en las Compras Hoteleras
- Compras Hoteleras 9- Organización 30- Mercadeo 32
- UNIDAD II – El Departamento de Compras Hoteleras
- Departamento de Compras Hoteleras 41- El Agente de Compras 49- Proveedores 53- Formatos usados en el Departamento de Compras 56
- UNIDAD III – Ejecución de las Compras Hoteleras
- Proceso de Compras Hoteleras 71
- Reporte de Compras Hoteleras 87
- Bibliografía 93
COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación,
adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país
en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976
¿QUÉ HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,
adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional
al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.
NUESTRA MISIÓN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas
vinculadas a la Hotelería y al Turismo.
Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al
mercado laboral.
COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
PRESENTACIÓN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que
ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha
seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los
requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de
convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeño.
COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
INTRODUCCIÓN
El Manual de Compras Hoteleras se elaboro con la finalidad de formar al
participante en esta área.
El INCE TURISMO, se a planteado la formación de un trabajador integral en tal
sentido, contemplo en el inicio del proceso aspectos vinculados con los valores
éticos, elementos rectores de la vida ciudadana, los cuales están conjugados con
procedimientos, métodos y técnicas propias del tema, con estos valores la
institución permitirá ofrecer al sector un personal calificado, en respuestas a sus
necesidades.
El Manual de Compras Hotelera es un instrumento de trabajo, destinado al uso
racional por parte de los participantes del curso, este Material Instruccional se
estructuro de forma coherente, atendiendo los principios pedagógicos de la
formación profesional, en el se contempla un total de tres unidades vinculadas con
el Programa de Instrucción de Compras Hoteleras.
COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos para realizar la
planificación, cotización, ordenes y reportes de las compras en las empresas
hoteleras, siguiendo el procedimientos establecidos y cumpliendo las normas
de seguridad.
COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
INTRODUCCIÓN
El manual de Instrucción compra Hoteleras tiene como finalidad orientar a los
participantes del curso en la realización de las compras que se realizan en la
organización hotelera.
La elaboración de una orden de compra, con todos sus detalles y procedimientos
en forma correcta, organizada y planificada es una de las responsabilidades que
tiene el Agente de Compras, al igual que el abastecimiento de los Almacenes del
Hotel, así como la compra de todo tipo de artículos que necesite el mismo. El
cuidar todos los detalles, consentir al cliente interno y externo en sus más mínimas
necesidades hace del Agente de Compras uno de los pilares más importantes que
conforman el staf de un hotel. En él se deposita toda la responsabilidad que
genera el mantener el stock de mercancía en el hotel, con excelente calidad y
buenos precios además de tener unas excelentes relaciones con los proveedores,
entableciendo una relación de amistad, fidelidad, confiabilidad y confidencialidad,
convirtiéndolo así en parte primordial del hotel.
En el presente manual se expondrá todo lo relacionado a la gestión de Compras,
desde la planificación, organización y mercadeo para el desarrollo de esta labor,
pero queda de parte de cada Agente de Compras el método personalizado a
emplear en cuanto al manejo de su trabajo, atención al proveedor y a sus
compañeros de trabajo, cuidando siempre los detalles y estando consiente de que
lo más importante en las compras es la honestidad con la cual se labora; esta es
el pilar fundamental que mantiene un excelente Agente de Compras y que día a
día debe tener la suficiente conciencia que debe aumentar los esfuerzos para
complacerlos y atenderlos como ellos se merecen.
COMPRAS HOTELERAS
El manual de compras hotelera consta de 3 unidades programadas de forma
lógica de manera tal que el participante consiga en él, el apoyo necesario para el
desarrollo del curso el cual tiene una duración de 70 horas
COMPRAS HOTELERAS
UNIDAD I
LA PLANIFICACIÓN EN LAS COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS HOTELERAS
Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio de
dinero.
El cómo adquirir estos bienes o servicios, cuál escoger y porque es una facultad
que tiene el comprador una vez que se haya educado y formado debidamente. El
comprador debe saber la composición, cualidades, bondades y grado de
realización de los bienes y servicios de consumo en el hotel. Su relevancia
económica reside en que, al hacer de los compradores personas mejor informadas
y más discriminantes al comprar y al aportar el interés de las marcas comerciales
a las realizaciones de cada producto, coopera en la formación de unos mercados
perfectos y competitivos.
Tipos de Compras Hoteleras
En la organización hotelera existen muchos tipos de compras, pero las más
importantes se señalan a continuación:
Compras de Alimentos
Compras de Bebidas
Compras de Suministros
Compras de Mantenimiento
Compras de Imprenta
Compras por Importación
Compras de Equipo de Operaciones
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COMPRAS HOTELERAS
Compras de F.F.& E.
Compras de Uniformes
Compras Menores (Caja Chica)
Compras Generales
COMPRAS DE ALIMENTOS
Para las compras de alimentos no existe ningún tipo de presupuesto previamente
establecido, las mismas de hacen de acuerdo a las necesidades de consumos
diarios, según las experiencias de los meses anteriores.
Las compras de alimentos se hacen a través de las solicitudes diarias de la lista
de mercado que suministra el Chef Ejecutivo y las solicitud de compras enviadas
por el Almacenista de Alimentos y Bebidas.
Cada día, el almacenista realizará un inventario de todas las mercancías
existentes en el almacén, consideradas mercancías de mínimo almacenaje. Este
inventario anotado en la lista de mercado será pasado al Chef Ejecutivo, quién
procederá a solicitar las cantidades de compras de estos productos para el día
siguiente o subsiguiente, además anexará (se hace si se requiere) algún pedido
extra de productos de alimentos no comunes en las compras diarias.
Esta lista incluye:
- Carne de res
- Carne de cerdo
- Aves y sus derivados
- Mantequilla
- Huevos
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COMPRAS HOTELERAS
- Quesos
- Leche y sus derivados
- Frutas secas
- Vegetales
- Legumbres
- Hortalizas
- Productos congelados
- Productos secos
- Mariscos
- Helados
- Pescados
- Panes (variedades)
Tanto de lista de mercado junto con su requisición de compra y alguna solicitud
extra de compra serán enviadas al Departamento de Compras y allí se procederá
a realizar los pedidos a los proveedores.
COMPRAS DE BEBIDAS
Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas no existe ningún tipo
de presupuesto previamente establecido. Estas compras se rigen de acuerdo al
manual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a la
experiencia de consumo de los meses y años anteriores, en el cual están
establecidas las cantidades mínimas y máximas de consumos mensuales de cada
bebida aprobada para la venta del Hotel.
De acuerdo al inventario mensual en los primeros días de cada mes, el Gerente de
Costos, se encargará de elaborar las requisiciones de compras de las bebidas
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COMPRAS HOTELERAS necesarias para el consumo del mes, además de realizar requisiciones de
compras de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o
banquetes que se estarán efectuando en el Hotel.
Las requisiciones de compras son enviadas al departamento de compra, una vez
revisadas y firmadas por el Gerente de Costos, con el propósito que se elaboren
las órdenes de compras pertinentes.
Dentro de las bebidas comunes que se adquieren para el buen funcionamiento de
un hotel se encuentran:
- Agua
- Refrescos
- Soda
- Whisky
- Ron
- Champagne
- Vinos
- Licores varios
Existen ciertas promociones que otorgan los proveedores por compras en volumen
y estas arrojan algún beneficio para el Hotel. Ciertas promociones vienen
presentadas con obsequios de cajas adicionales de alguna bebida específica,
según sea la orden de compra. Ejem: En diciembre los proveedores otorgan de 5
a 10 cajas de champagne gratis por la compra de 60 cajas o más, y así
sucesivamente pasa con las demás bebidas.
COMPRAS DE SUMINISTROS
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COMPRAS HOTELERAS Cuando se habla se suministros se involucra todos los artículos utilizados por el
huésped en la habitación (champú gel, crema, jabón, kit costurero, gorro de baño,
kit dental), artículos de limpieza (cloro, jabón de lavar, pato purific, coletos,
escobas, bolsas de basura, papel sanitario), artículos de oficina y escritorio.
(carpetas, engrapadoras, hojas, bolígrafos, lápices, etc.).
Las compras de suministros son solicitadas directamente por el encargado del
almacén general, él elabora las requisiciones de compras en el lapso de los
primeros cinco días del mes, estas requisiciones son revisadas y aprobadas por el
contralor del Hotel y enviadas al departamento para la realización de las compras
pertinentes.
COMPRAS DE MANTENIMIENTO
En muchos hoteles de operación de mayor volumen, normalmente existe un
departamento de Ingeniería, en este departamento se coordinan y realizan todas
las reparaciones o proyectos de remodelación de todas las áreas del hotel. Por lo
tanto estas requisiciones de compras requieren mucha información de tipo técnico,
para ello el Departamento de Ingeniería lleva un Kardex de información de todos
los artículos necesarios para el mantenimiento del hotel con los datos
correspondientes y por lo menos tres proveedores sugeridos.
Las compras de mantenimiento se rigen por un presupuesto mensual y anual, el
cual no debe sobrepasarse; en caso de ser necesario el excederse de ese
presupuesto por algún motivo en especial, solo el Gerente de Ingeniería será el
que de la autorización para ello, una vez consultado con el contralor del hotel.
Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacén de ingeniería los
primeros cinco días de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del
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COMPRAS HOTELERAS Departamento de Ingeniería, quien las enviará a la aprobación de la Gerencia
General para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecución.
Dentro de las compras más comunes de mantenimiento, se encuentran las
siguientes:
- Pintura
- Material Eléctrico
- Material de Plomería
- Material de Albañilería
- Material de Construcción
- Herramientas
- Material de Iluminación
- Madera
- Gases (helio, oxígeno, nitrógeno)
- Artículos varios (acero, hierro, carbono, etc.)
- Repuestos para maquinarias de cocina, lavandería, etc.
COMPRAS DE IMPRENTA
En estas compras están incluidos todos los suministros, equipos y repuestos
necesarios para la imprenta del Hotel.
Las compras del departamento serán autorizadas y revisadas por el Gerente del
Departamento de Imprenta, quien elaborará las requisiciones de compra y las
enviará al departamento para proceder a las debidas compras.
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COMPRAS HOTELERAS
Dentro de los artículos más comunes que se adquieren para un Departamento de
Imprenta, se pueden nombrar los siguientes:
- Tintas Especiales
- Repuestos para las maquinarias
- Guillotinas
- Papeles
- Cartulinas
- Cartón
- Productos Químicos
- Disolventes
- Pegas
- Etc.
COMPRAS POR IMPORTACIÓN
Estas compras son las que se realizan fuera del pais de origen. Por ley todo
importador está en el deber de nacionalizar la mercancía que importe, a través de
un agente aduanal que se encargue de asesorarlo en todo lo que a este particular
se refiere.
En el caso del Gerente de Compras, esta asesoría es una necesidad por los
detalles de importancia que el agente maneja. No obstante, se ha considerado
conveniente incluir algunos de los conocimientos básicos que sobre importaciones
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COMPRAS HOTELERAS deberá tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para una futura
transacción de ese tipo.
Las mercancías de importación suelen ser ubicadas en las siguientes categorías:
- Mercancías de importación prohibida
- Mercancías sujetas a licencia
- Mercancías de libre importación
Para todas las anteriores se generarán gastos adicionales a ser anexados a las
órdenes de compras de importación, y el Gerente de Compras deberá tener en
cuenta estos gastos, con el fin de adicionarlos a los costos de las mercancías y así
poder comparar los precios suministrados de los proveedores nacionales y
extranjeros.
Estas mercancías de importación pueden ser:
- Lencerías especiales
- Alfombras
- Muebles
- Maquinarias
- Artículos publicitarios
- Etc.
COMPRAS DE EQUIPO DE OPERACIONES
Dentro de las compras de Equipo de Operaciones se citan las siguientes: Loza,
cristalería, cubertería.
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COMPRAS HOTELERAS El equipo de operaciones constituye el conjunto de artículos necesarios para el
servicio del huésped, los cuales serán renovados cada año por el desgaste,
quiebra o pérdida, a consecuencia del mencionado servicio.
El equipo de operaciones se compra de acuerdo a la reserva de presupuesto
establecido el año anterior a la operación. Tal es el caso de las compras de
lencería que son solicitadas por el Departamento de Ama de Llaves en conjunto
con el Departamento de Lavandería. Estas compras se rigen por un presupuesto
anual, el cual se debe llevar con un control estricto y serán aprobadas por el
contralor del hotel y la Gerencia General.
El Gerente del Departamento de Amas de Llaves, debe llevar un inventario de la
lencería que existe en los almacenes del hotel, así como la lencería que ha sido
descartada , para así reponer sus stocks regularmente y prevenir posible falta de
material, ya que se debe tener en cuenta que la compra de lencería se solicita a
los fabricantes directamente o a proveedores internacionales y por sus
especificaciones y gran volumen, el tiempo de despacho puede ser de lapsos de
tiempo verdaderamente largo (de 1 a 3 meses), además dependiendo de cual sea
el caso, pueden convertirse en compras de importación
La lencería involucra los siguientes artículos:
- Toallas de diferentes tamaños
- Alfombras
- Manteles
- Servilletas
- Sábanas
- Fundas
- Protectores de colchón
- Cobijas
- Cubrecamas
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COMPRAS HOTELERAS
Asimismo sucede con las compras de lozas, cubertería y vidrio, las cuales serán
canalizadas por el Gerente de Alimentos y Bebidas y tendrán el mismo
procedimiento. Para ambos casos el Gerente de Compras informará los precios
de los equipos necesarios, considerando el aumento que pueda tener para el
momento de la compra, teniendo en cuenta que será en un lapso de tiempo de un
año aproximadamente.
COMPRAS DE F.F.& E (Equipos y Mobiliarios)
El presupuesto para F.F.& E, consta de todo el equipo que se compra para
reemplazar el ya existente, según inventario inicial de los activos fijos del hotel.
Su elaboración se inicia con la solicitud que hace la Gerencia General a los
diferentes departamentos del Hotel, sobre la información de los equipos
necesarios para la operación del año siguiente.
La Gerencia, al recibir la lista del equipo solicitado, la envía al Departamento de
Compras a fin de obtener los precios de los mismos. En dicho departamento se
estima el costo de estos equipos considerando, el alza de precios para la fecha en
que vayan a ser comprados.
El Gerente General para hacer efectivo el reemplazo de los equipos, considerará
la reserva de dinero para cada año y sugerirá la compra de los más urgentes y
necesarios.
Bajo ningún concepto el Gerente de Compras podrá adquirir algún equipo que no
esté mencionado en el presupuesto original y solamente si lo autoriza por escrito
la Gerencia lo podrá hacer.
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COMPRAS HOTELERAS
Dentro de la división de los F.F.& E. (Furniture and Fixture) se ubican las
siguientes categorías:
División de Habitaciones (muebles y equipos)
Alimentos y Bebidas (muebles y equipos)
Ama de Llaves (muebles y equipos)
Lavandería (muebles, equipos y maquinarias)
F.F.& E. Mantenimiento (Maquinarias y equipos)
Cocina (muebes, equipos y maquinarias)
Cortinas
Muebles
Equipos de Oficina
Otros departamentos (muebles y equipos)
Estas compras son identificadas como pertenecientes a este presupuesto cuando
reemplazan muebles y equipos incluidos en el inventario inicial de los activos fijos.
COMPRAS DE UNIFORMES
Para las compras de uniformes se elaborará un presupuesto para los
requerimientos anuales y la compra de los mismos se hace y controla de la misma
forma que las compras de equipos de operaciones. Estos presupuestos son
llevados por el Departamento de Ama de Llaves y el Departamento de Compras,
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COMPRAS HOTELERAS quienes asumirán la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fecha
precisa o cuando algún Gerente de Departamento lo notifique.
Todas las requisiciones de compras deberán ser firmadas y aprobadas por el
contralor del hotel, quien dará el visto bueno y la aprobación de las próximas
compras de uniformes.
Todos los Departamentos involucrados en el funcionamiento de un Hotel,
necesitan uniformes, a continuación se detallan algunos de ellos:
- Administración (Secretarias, Recepcionistas, etc)
- Recursos Humanos
- Adiestramiento
- Bares
- Banquetes
- Cocina (Cocineros, utileros, almacenista, etc.)
- Ama de Llaves (camareras, lenceros, costureras, limpiadores,
etc.)
- Lavandería (planchadores, lavadores, etc.)
- Seguridad
- Etc.
COMPRAS MENORES (CAJA CHICA)
La Caja Chica es un fondo con una determina cantidad de dinero en efectivo
otorgado por el Departamento de Contabilidad con la aprobación del contralor al
Gerente del Departamento de Compras, estando sujeta a un arqueo en cualquier
momento.
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COMPRAS HOTELERAS
Cualquier desembolso de caja chica, debe estar respaldado por una factura a
nombre del Hotel, con la descripción de el o los artículos comprados, número de
factura y la fecha en la cual se realizó la compra. Todas estas compras son
menores, son montos pequeños que pueden ser adquiridos directamente de la
Caja Chica, pero esto no las exime de tener como soporte su debida requisición
de compra, debidamente firmada por el Gerente del Departamento que la solicite,
pero si las exime de la elaboración de una orden de compra.
Generalmente estos artículos por lo pequeño que son y por no tener una
secuencia de compra, no estan en stock en los almacenes del Hotel, por ende casi
siempre serán compras prácticamente de "urgencia", las cuales deberán ser
recibidas en el hotel a la mayor brevedad posible, el mismo día de solicitadas.
Cada vez que los fondos de la caja chica sean consumidos, el Gerente del
Departamento de Compras realizará un egreso de caja correspondiente a la
sumatoria del monto total de las compras realizadas para el momento, con la
finalidad de solicitar el reembolso de los fondos de la misma, este egreso de caja
chica deberá estar acompañado de todas las facturas de las compras realizadas.
El egreso será enviado al Departamento de Contabilidad para su revisión,
aprobación y firma del contralor, luego a la Caja General para que el cajero
proceda al reembolso del montante de las facturas.
En definitiva todas las facturas de caja chica deben ser enviadas antes del cierre
de cada mes, para que estos gastos se reflejen en la operación del mes de la
compra.
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COMPRAS HOTELERAS COMPRAS GENERALES
Se denominan así a las compras que no están incluidas en ninguno de los tipos
mencionados anteriormente.
A través de estas compras se adquieren artículos que no son de consumo
continuo, para los cuales no se establece un consumo regular en cada
departamento, pero normalmente existe algún tipo de inventario mínimo en los
almacenes.
La mayoría de las compras generales son adquiridas en el mercado local. Dentro
de las compras generales se pueden encontrar las siguientes:
- Gorros de Cocina
- Bandejas de Escritorio
- Papeleras de Oficinas
- Marcos para cuadros
- Papel de Regalo
- Globos
- Telas
- Agujas
- Hilos
- Cierres
- Etc.
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COMPRAS HOTELERAS
Factores Incidentes en las Compras
Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras
se mencionan los siguientes:
- Calidad
- Precio
- Servicio
- Crédito
- Existencias
- Tiempo
CALIDAD
La calidad es en lo primero que se piensa al momento de realizar una compra, sin
que esto implique que ha de ser siempre buena, puede resultar interesante, algún
tipo intermedio, mediocre o superior, según sea el caso. No obstante, el crédito de
los proveedores del hotel está cifrado en la calidad de sus artículos, y
recíprocamente el crédito comercial depende en gran parte de la calidad de los
mismos.
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COMPRAS HOTELERAS PRECIO
Correlativo del factor calidad, es sin duda, el factor precio y es en ese punto en
donde incide toda discusión y regateo entre proveedores y comprador, sin
detrimento de la calidad, siendo en este punto donde se forjan realmente los
Gerentes de Compras.
Es muy cierto que la seriedad que caracteriza a los buenos proveedores está
íntimamente ligada a la mínima variabilidad en sus cotizaciones, siempre
vulnerable, en mayor o menor proporción, a la habilidad desplegada por parte de
quien compra.
En materia de compra debe mantenerse siempre una constante lucha por el
precio, pues todas las compras son perfectibles en algún aspecto.
Es de hacer notar que todo beneficio derivado de una buena compra incide sobre
el resultado neto con mayor proporción que los consecuentes de una buena
venta, ya que en el primero de los casos no dañará los intereses de los clientes.
SERVICIO
Un buen servicio en compras, cobra una importancia trascendental. Ante una
informalidad del servicio, poco pueden apreciarse las ventajas obtenidas en la
calidad y precio. De nada servirían los servicios de un proveedor que ofrezca sus
artículos a las doce de la mañana cuando debiera hacerlo entre las cinco y las seis
de la madrugada. De igual forma ocurriría si los proveedores de pescado y
carnes sirvieran a las cinco de la tarde los artículos requeridos para el almuerzo
del medio día.
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COMPRAS HOTELERAS
Un buen servicio no es únicamente puntualidad concertada, es también honradez
en peso y medidas, en homogeneidad en peso y medidas, en homogeneidad en
tamaño, en ganancias de transporte, acondicionamiento y preparación de
determinados géneros en el interior de la empresa por parte de los portadores de
la mercancía.
No siempre los pedidos son hechos con la antelación deseada, con frecuencia,
surgen pequeñas emergencias a las que hay que hacer frente con la eficiencia del
proveedor, por su rapidez en el transporte y otros factores.
CRÉDITO
Es complementario a los anteriores factores y es interesante por la liquidez
derivada de la amplitud de los plazos de reposición.
Generalmente el comprador se inclina más por realizar actividades económicas
con aquellos proveedores que le otorguen un mayor plazo para el pago de las
facturas, porque le da un mayor rendimiento y fluidez al Hotel.
EXISTENCIAS
Se consideran como existencias, entre otras las materias primas, productos
terminados, productos en proceso, repuestos para mantenimiento, equipos y
maquinarias, artículos para el personal, papelería y materiales de oficina.
En consecuencia, se puede afirmar que las existencias afectan en mayor o menor
grado todas las actividades de la empresa y específicamente:
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COMPRAS HOTELERAS
- Ventas
- Producción
- Administración
- Operaciones generales.
Un buen control de existencias asegura un flujo adecuado de materiales para
hacer frente a las exigencias de operación de la empresa. Por ende el proveedor
que garantice tener el máximo de existencias en stock en sus almacenes, será el
más indicado para tener una relación comercial con el proveedor, ya que el mismo
garantizará siempre los despachos por más urgentes que sean.
TIEMPO
Para hablar de este importante factor es necesario establecer claramente dos
variables: el tiempo de entrega y el tiempo de reposición.
- Tiempo de entrega: es el lapso que ocurre entre el momento en
que el proveedor recibe la orden de compra y el momento en que
la mercancía es despachada.
- Tiempo de reposición: es el lapso que transcurre entre la
determinación de la necesidad y el momento en que esa
necesidad está satisfecha. Esta variable es la más significativa e
incluye, como uno de sus componentes, el tiempo de entrega. El
tiempo de reposición es siempre mayor que el de entrega ya que
esta formado entre otros por:
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COMPRAS HOTELERAS
- Tiempo para definir necesidades
- Tiempo para procesar a requisición
- Tiempo para procesar la orden de compra
- Tiempo de entrega del proveedor
- Tiempo de despacho
- Tiempo de viaje
- Tiempo de recepción de la mercancía
Así pues, se puede concluir que el proveedor que garantice una mayor rapidez en
cuanto a despachos, con buen precio y calidad, además de ofrecer unas
excelentes condiciones de crédito será el indicado para la cartera de proveedores
con prioridad a la hora de realizar los análisis de las cotizaciones.
PLAN
La definición de “Plan” se corresponde con el intento o proyecto de realizar una
cosa. Es el programa detallado de una obra, acción y un conjunto de
disposiciones tomadas para ser llevadas a cabo, o programa de acciones que se
van a implementar y de cómo implementarlas.
El Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los que se divide una
actividad.
De la palabra Plan se deriva la palabra Planificación, por ende una vez trazados
los planes de trabajo podemos proyectar nuestra estrategia de trabajo para la
actividad diaria a desarrollarse en las Compras Hoteleras.
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COMPRAS HOTELERAS
PLANIFICACIÓN
Es la acción y resultado de planificar.
La planificación es la elaboración de un plan general, científicamente organizado y
frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como
el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una
industria, etc.
Con una planificación adecuada, en el momento indicado, se obtendrán resultados
óptimos en relación con los objetivos propuestos.
Objetivos de la Planificación
PROGRAMACIÓN ADECUADA DE LA JORNADA DE TRABAJO
Se programa adecuadamente el trabajo diario según las necesidades y
prioridades que tenga la organización. En el caso de las compras hoteleras,
objeto de estudio de este manual, su programación se basa en abarcar por
completo los requerimientos y las prioridades de las compras del mismo.
EMISION DE ORDENES DE COMPRAS, SEGÚN LAS PRIORIDADES DEL
HOTEL
Para una planificación adecuada de la jornada de trabajo se toma en cuenta las
prioridades del hotel, en este sentido, se procede primero a realizar las compras
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COMPRAS HOTELERAS diarias (verduras, legumbres, carnes y viveres en general), las cuales se reciben
diariamente; luego se le da prioridad a aquellas compras que deberán ser
recibidas en el transcurso de 2 a 3 días (licores, material para imprenta,
suministros de limpieza y oficina, etc) y por último se realizan las compras de
mercancías que tengan un lapzo mayor de tiempo de entrega (lencería,
maquinarias y equipos de operaciones).
RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA A TIEMPO
Una planificación hecha en forma correcta y adecuada, permite el despacho de la
mercancía al hotel a tiempo, esto con el fin de evitar la escasez en los almacenes
y garantizar el stock de los productos en el hotel.
CONTROL DE STOCK Y REPOSICIÓN A TIEMPO
Un agente de compras que trabaja en forma planificada, tiene las nociones de las
fechas o lapsos de tiempos en los cuales se debe reponer las compras realizadas
en fechas pasadas; para así reponer los stocks del hotel, de esta manera puede
anticiparse a requerir las cotizaciones de las mismas.
AHORRO
Una buena planificación en las compras significa ahorro para el hotel. El hecho de
saber planificar el ¿cuánto se necesita?, ¿cuándo se necesita?, ¿dónde lo
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COMPRAS HOTELERAS despacha el proveedor, en el hotel o se debe ir a recoger?, ¿qué calidad tienen los
productos?, estas interrogantes nos permiten realizar un estudio de mercado
amplio, comparar precios, calidad, garantías, forma de pago y de despacho.
Todos estos factores van a permitir generar un ahorro considerable para el hotel.
Importancia de la Planificación en las Compras Hoteleras
La planificación es importante en las compras hoteleras porque permite
desarrollar metódicamente un plan de trabajo, con el fin de abarcar cada uno de
los tópicos a ser cubiertos, en el menor tiempo posible y con la mayor eficacia;
obteniendo así despachos inmediatos, abastecimientos de almacenes a tiempo y
control de precios efectivos.
Dentro de la planificación del trabajo hay que tomar en cuenta ciertos factores
determinantes para la buena estructuración de la misma, tales como:
La Organización es la forma en que se establece o reforma “algo” sujetándose a
las reglas, el orden, la armonía, las normas y las dependencias de sus partes.
Siendo ésta, uno de las factores principales para llevar a cabo una planificación de
trabajo óptima en las compras hoteleras.
El Mercadeo tiene como finalidad complementar los datos de los cuales dispone
el comprador, y ampliar sus conocimientos acerca del origen geográfico del
producto, del número, dimensión y distribución territorial de las empresas que lo
fabrican., las formas y canales de distribución, los métodos, el grado de fluidez y
de elasticidad, así como la calidad y precio de los mismos.
ORGANIZACIÓN
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COMPRAS HOTELERAS El agente de compras debe ser sumamente organizado en su jornada diaria de
trabajo. La organización consiste en arreglar, ordenar y fijar las prioridades de las
compras, para poder abastecer al Hotel de una manera adecuada y a tiempo de
todas las mercancías o servicios que se necesitan en un tiempo determinado.
Objetivos de la Organización
FIJAR PRIORIDADES
Organizando adecuadamente todas las requisiciones de compras recibidas a
diario y fijando las prioridades según las necesidades inmediatas de cada
departamento, se evitará cualquier tipo de contratiempo en cuanto a despacho,
disponibilidad de mercancía y entregas al hotel.
STOCK SIEMPRE ESTABLE
Con una adecuada organización de las compras diarias, semanales y mensuales,
el agente de compras tendrá siempre la mercancía necesaria para abastecer a los
almacenes en el lapso de tiempo exacto requerido por el hotel, evitando así la
falta de uno o más productos y en consecuencia algún déficit que puede ser grave.
SINCRONIZACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADOS
Al estar bien organizado, se procede realizar los debidos estudios de mercados
pertinentes en forma secuencial y mensual. De esta forma se puede controlar las
diversas ofertas y demandas que existen en el mercado en determinadas fechas y
así, aprovechar las ofertas para realizar ciertas compras que generarán algún tipo
de ahorro al hotel.
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
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COMPRAS HOTELERAS
La organización permite clasificar a los proveedores de manera que, una vez
estudiados con dedicación se detectará cuáles son los adecuados para ciertas
compras, cuáles no están aptos para ser parte de la cartera de proveedores y
cuáles pueden ser una opción para un caso de emergencia.
Importancia de la Organización en las Compras Hoteleras
La organización es un factor sumamente importante en el proceso de compras
hoteleras, ya que ésta permite realizar las compras de manera sincronizada, con
el proveedor adecuado, al mejor precio con calidad del mercado y con una
excelente garantía tanto de la mercancía como del despacho.
Si el comprador hotelero no se organiza, no podrá fijar las prioridades de las
compras y tampoco podrá clasificar las compras diarias necesarias para el
abastecimiento del Hotel, las compras con un plazo de tres o más días de
despacho y las compras que pueden ser despachadas con plazos mayores de
treinta días.
MERCADEO
Es un grupo de compradores y vendedores que están en un contacto lo
suficientemente próximo para que las transacciones entre cualquier par de ellos,
afecte las condiciones de compra o venta de los demás
Si bien la función de compras está limitada a cuatro puntos principales: plazo,
cantidad, calidad y precio, su continuidad y eficiencia depende del departamento
mercadeo, encargado de que esta función se realice en este campo.
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COMPRAS HOTELERAS El estudio de mercado en compras es diferente en su propósito, al estudio de
mercado que realizan los servicios comerciales, se sitúa lógicamente antes de la
petición de la compra (requisición de compra). Esta tiene como finalidad
complementar de manera óptima la información que posee el comprador respecto
al producto (calidad, precio, garantía, etc); así como también arrojar datos del
proveedor y fabricador (ubicación geográfica, estabilidad y posición en el mercado,
canales de distribución, grado de fluidez y de elasticidad.
Los medios utilizados para obtener la información de mercados son diferentes y
variados, algunos de ellos son:
- Consulta de anuarios y boletines, pasando por la revisión sistemática, revistas
especializadas, periódicos, etc.
- Encuestas realizadas e informaciones suministradas por los servicios
comerciales, organismos oficiales, asociaciones privadas de comercio e
industria.
- Servicios de información de cuerpos diplomáticos, bancos y otros.
- Servicios de agencias de publicidad, ferias y exposiciones.
Paralelamente a la teoría de los tres mercados de ventas, el comprador se
encuentra colocado en condiciones idénticas y enfrentando los mismos problemas,
los cuales difieren en sus medios solamente.
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COMPRAS HOTELERAS - Existe un mercado real, donde compra actualmente.
- Existe un mercado potencial donde podría comprar
- Existe finalmente, un mercado teórico, constituido por el conjunto de posibles
productores del producto que debe comprar.
Para pasar de un mercado a otro, es necesario franquear diferentes obstáculos;
cuando se trata de compras al exterior, tales como: barreras aduanales, zonas
monetarias, facilidades y costos de transporte, condiciones y efectividad de
entregas, zonas de producción, transporte, entre otros, factores de primer orden
para la determinación de la compra.
El comprador consiente, no lanzará su solicitud de oferta (cotización) hasta tanto
no haya completado su estudio de mercado y haya reunido los elementos de juicio
y factores suficientes que le permitan consultar a un cierto número de proveedores
seleccionados a lo largo de sus investigaciones como los más adecuados para
satisfacer las necesidades del hotel.
Normalmente se habrá informado previamente de la capacidad comercial, técnica
y financiera de cada uno de las posibilidades de producción requerida para un
período determinado.
El mercadeo generalmente está a cargo de un agente especializado, considerado
como el ojo y el oído del departamento de Compras, este agente o empleado,
debe conocer a fondo las necesidades y posibilidades del mercado y deberá tener
bajo su control, un extenso archivo de referencias que le permita sondear a fondo
las disciplinas de la función de mercadeo.
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COMPRAS HOTELERAS En las empresas grandes el mercadeo es vital, proporcionará ventajas
innumerables y condiciones óptimas, ya que incita a los proveedores a normalizar
su producción y mantener un nivel estándar de precios, lejos de fluctuaciones que
podrían afectar directamente al consumidor.
En el mercadeo existen dos factores importantes que determinan la situación del
mercado, en un plazo determinado de tiempo:
LA DEMANDA
Cantidad de una mercancía que los consumidores desean y pueden comprar a un
precio dado en un período dado. La cantidad de una mercancía que el
consumidor está dispuesto a comprar en un período dado, depende del precio, la
cantidad de la mercancía, el servicio proporcionado con ella, el precio de las
mercancías con ella relacionada (sustitutos o bienes complementarios), las
preferencias del consumidor frente a las mercancías alternativas, de su renta y de
sus expectativas acerca de la renta futura y los precios.
La observación del comportamiento de los compradores en el mercado
proporciona la siguiente generalización fundamental, o "ley de la demanda":
cuanto mayor es el precio, menor es la cantidad demandada; cuanto menos es el
precio, mayor es la cantidad demandada. Pero la demanda también se puede
expresar como una función de la calidad, servicio, renta, expectativas y otras
variables.
LA OFERTA
Es la cantidad de una mercancía o servicio que entra en el mercado a un precio
dado en un período de tiempo dado. Las calificaciones del precio y del tiempo son
necesarias, debido a que, normalmente, cuanto mayor sea el precio ofrecido
mayor será la cantidad llevada al mercado, y cuanto mas largo el período de
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COMPRAS HOTELERAS tiempo, más serán los oferentes que podrán ajustar la producción para
beneficiarse de los cambios en el precio. En cualquier momento de tiempo dado,
la oferta y el precio en el mundo de la realidad estarán relacionados de una forma
que refleje el funcionamiento de las influencias a corto y largo plazo.
Funciones de Mercadeo
La unción del mercadeo en el Departamento de Compras se sintetiza en:
• ¿Dónde encontrar el producto?
• ¿Cómo adquirir el producto?
• ¿Cuándo se debe comprar?
Cuando el Agente de Compras tiene definido estos aspectos, le será fácil cumplir
con su misión, con miras a lograr su objetivo.
Son muchas las empresas que cuentan con los resultados de la gestión de
mercadeo para determinar sus necesidades futuras en compras y para fijar la
política de adquisición durante el año.
El Agente de Compras está en la obligación de conocer la mayoría de los centros
de producción local y exterior, para así poder manejar una gran variedad de
opciones a la hora de solicitar las cotizaciones, esto con el fin de tener siempre la
información actualizada sobre nuevos productos, productos válidos para sustituir a
otros en el proceso individual o comercial de la empresa. No obstante, el agente
de compras debe analizar los posibles gastos y/o abonos que puede producir un
producto en una distancia determinada, es de suponer que un análisis completo
de la dimensión de abastecimientos en sus aspectos: precio, capacidad, calidad,
facilidad de movilización, impuestos, ventajas, desventajas, acarreo, etc., serán los
objetivos que cada Agente de Compras desea alcanzar.
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COMPRAS HOTELERAS La capacidad de producción de un equipo, material o producto determinado, es
muy importante para los objetivos de mercadeo. A veces se encuentra un buen
producto a una distancia adecuada y a un precio ventajoso, pero la seguridad del
suministro está limitada a una acción estacionaria que no permite un flujo
permanente durante todo el año. En este caso, el Agente de Compras analizará
las posibilidades de un pedido máximo, o en su defecto, buscará dos o tres
proveedores para que le suministren el mismo producto en diferentes temporadas.
Ahora, bien la acción del mercadeo en compras no es limitativa a la producción,
sino también a la dimensión del consumo, quién y donde se consume.
Tipos
Dentro del mercadeo se encuentran varios tipos de Mercado, entre ellos el
mercado de capital, de descuento, de divisas, monetario, de vendedores, de
compradores y de mercancías. Para el Departamento de Compras son
fundamentales los siguientes Mercados:
MERCADO DE COMPRADORES
Es aquel mercado en el que los productores desean producir, o los vendedores
desean llevar al mercado unas cantidades superiores a las que los compradores
desean adquirir a los precios existentes. Los stocks aumentan, los precios se
fuerzan a la baja, los proveedores cortan o paran la producción, y los compradores
se benefician de los precios más bajos, a menos que se reduzca su riqueza o
rentas debido a la situación de estos mercados.
Las empresas industriales minimizarán sus pérdidas continuando la producción
hasta que la planta especializada se desgaste, siempre que los precios cubran,
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COMPRAS HOTELERAS por Lo menos los gastos marginales y contribuyan en algo a los costes fijos. Los
mercados de compradores son característicos de las recesiones. También se dan
algunas veces para bienes determinados en épocas de pleno empleo, debido a la
lenta capacidad de ajuste de la economía frente a los cambios en la demanda, a la
sobre-estimación de la demanda, a la sobre estimación de plantas con exceso de
capacidad debido a la ignorancia de los planes de las otras empresas, o con pleno
conocimiento de los planes de los demás, pero con la intención de eliminar a los
rivales, o debido a la gran dificultad de predecir las cosechas.
MERCADO DE MERCANCÍAS
Generalmente, un mercado donde se intercambian mercancías; en particular, los
mercados internacionales de productos alimenticios y materias primas como el
cacao, trigo, estaño, lana, etc. Para muchos de estos productos existe un
mercado más o menos mundial; los precios son uniformes y suelen oscilar
estrechamente en todos los centros comerciales. Londres y Nueva York son dos
de los centros mas importantes entre todos los centros comerciales donde se
concentran las transacciones mundiales de mercancías. En cada centro, el
mercado de mercancías puede estar concentrado en un edificio o puede ser un
mercado "telefónico". Los tratos normalmente los efectúan los corredores,
compradores o vendedores en representación de los usuarios o productores
respectivamente. Si los bienes gozan de una estricta clasificación según unos
patrones acordados y establecidos mundialmente, puede que ni siquiera sea
necesario que los compradores o vendedores los inspeccione en los almacenes.
Los mercados pueden ser de "actuales" (al contado) o de "futuros" (a plazo). El
comercio del mercado de "actuales" puede ser de ofertas "presentes" o de entrega
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COMPRAS HOTELERAS "próxima" en una fecha futura. En ambos casos, se comercia con una amplia
variedad de grados individuales y calidades de la mercancía; las transacciones
"próximas" comprenderán también una amplia variedad de fechas de entrega y
diversas condiciones. Este comercio de "actuales", debe distinguirse del mercado
de operaciones a plazo que suministran muchas bolsas de mercancías
organizadas. A diferencia de los mercados de "actuales", en las operaciones a
plazo las mercancías tienen unos grados estandarizados. Su fin es el suministro
de una mercado suave que facilite el poder "cubrirse" del riesgo de las variaciones
de precios, de modo que un comerciante con un stock de una mercancía pueda,
mediante la venta de "futuros" cuando compra "actuales" cubrir cualquier riesgo de
pérdidas o ganancias no deseadas ocasionadas por la variación de precios.
Los Agentes de Compras deben realizar una de las tareas mas importantes dentro
de las funciones de compras que es la Investigación de Mercado.
La Investigación de Mercado es el método empleado de un modo creciente por la
industria para investigar las preferencias de los consumidores como un preliminar
a la publicidad o para comprobar la efectividad en el lanzamiento de un producto,
o para probar la opinión pública respecto a este producto. Generalmente, se lleva
a cabo por medio de una muestra elaborada científicamente que represente el
total de la población de consumidores que es probable que sean compradores de
un producto.
La Investigación de mercado se ha utilizado en política, al igual que en el
comercio. Se emplea amplia y frecuentemente para proporcionar noticias de las
preferencias públicas sobre los políticos y los partidos políticos.
Importancia de Mercadeo en las Compras Hoteleras
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COMPRAS HOTELERAS Los Agentes de Compras Hoteleras suelen mantener una estadística completa
sobre el desarrollo de los productos necesarios en su área (alimentos, bebidas,
suministros de limpieza, suministros de oficina, suministros de imprenta,
suministros de ingeniería, lencería, y equipos de operaciones), el número de
posibles proveedores y las características de cada uno de ellos (capacidad,
localidad, calidad, técnica, experiencia en el ramo y datos relativos a su
instalación).
Todas estas estadísticas son sumamente importantes para el buen desarrollo y
funcionamiento de un Departamento de Compras Hoteleras, permiten saber
dónde adquirir un producto, al mejor precio del mercado, con una excelente
calidad y un despacho garantizado e inmediato en las instalaciones del Hotel.
El saber donde adquirir un producto, se obtiene desde el momento que se realiza
un análisis minucioso del mercado, corroborando las existencias que poseen los
proveedores y de ser posible visitando sus instalaciones.
El mejor precio del mercado, se obtiene analizando detenidamente los listados de
precios suministrados por nuestros proveedores, revisando los catálogos
pertinentes, invitando a proveedores nuevos a realizar cotizaciones.
La excelente calidad de un producto o mercancía, la determina la persona
encargada de trabajar con ese producto o mercancía, Ejemplo: la calidad de la
carne la informará el Chef ejecutivo; la calidad de la pintura, el Jefe del
departamento de Ingeniería; la calidad de la tinta para las máquinas de imprenta,
el Jefe de Imprenta; la calidad de la Lencería la coordinadora de Lavandería, luego
de realizar varias pruebas de lavado en las mismas y así sucesivamente, por ende
el agente de compras debe estar en constante comunicación con los
Departamentos del Hotel para que le suministren información vital sobre los
productos.
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COMPRAS HOTELERAS
Se debe tener en cuenta que:
“No siempre un producto barato es de mala calidad”
y
“No siempre un producto caro es de buena calidad”
El despacho garantizado se debe coordinar con el o los proveedores, para así
tener la certeza de cuándo será entregada la mercancía en las instalaciones del
hotel y poder tomar las previsiones necesarias, en caso de que se tenga algún
posible retraso en los despachos de la misma.
UNIDAD IIEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS HOTELERAS
La importancia de la compra crece en la medida en que crece el tamaño de la
empresa. En el caso de los hoteles, cuando son pequeños, esta función al igual
que muchas otras, la desempeña el propietario, pero cuando el hotel es lo
suficientemente grande, se hace necesaria la creación de un departamento que
facilite las labores administrativas de la organización. Este es el caso del
Departamento de Compras.
El Departamento de Compras es la dependencia encargada de efectuar todas las
compras requeridas para la operación, abastecimiento y buen funcionamiento del
Hotel. En él se realiza una de las funciones que mayor cuidado requiere, pues de
la calidad de los productos que se obtiene, depende en gran parte el éxito de la
gestión.
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COMPRAS HOTELERAS Cuando se habla de “todas las compras”, se trata absolutamente de todo lo
necesario para que funcione una empresa hotelera, por ejemplo:
- Carnes, pollos, pescados
- Vegetales y legumbres
- Variedad de panes (casabe, cachapas, pan de sándwich, panes especiales,
etc.)
- Víveres (enlatados, pastas,
- Lencería (sábanas, fundas, toallas, cobijas, cubrecamas, protectores de
colchones, almohadas, etc.)
- Suministros de Limpieza (jabón, coletos, cloro, productos para limpiar madera,
muebles, alfombras, papel higiénico para huéspedes y empleados, etc.)
- Suministros de Oficina (resmas de papel, grapas, engrapadoras, tipex, teipe,
reglas, lápices, bolígrafos, carpetas, etc.)
- Suministros de Ingeniería: Pintura, material eléctrico, material de construcción,
ruedas, correas, repuestos varios para aire acondicionado y todas las
máquinas que se usan dentro de las instalaciones del hotel, etc.
- Suministros de Imprenta: Tintas, papeles especiales, papel bond, sellos,
repuestos para las máquinas de imprenta, etc.
- Equipo de Operaciones: Aspiradoras, máquinas para cocina, vajillas, vasos,
cubiertos, etc.
La comunicación que mantiene el Departamento de Compras con los demás
departamentos es estrecha y constante. Considerando que el Departamento tiene
como función esencial, la compra de productos y equipos para la operación de la
empresa; es lógico que exista una relación constante entre los demás
departamentos y compras y aún más es importante que exista la misma relación
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COMPRAS HOTELERAS entre Compras – los otros departamentos y la Gerencia General, que facilite y
agilice la comunicación proveniente del Departamento en cuestión hacia estos y
por ende la aprobación de determinadas Compras.
El departamento de Compras existe para proveer los requerimientos de la
empresa, con lo cual realiza una contribución definitiva a todos los demás
departamentos, por lo tanto el trabajo en conjunto y cooperativo de todos los
departamentos es esencial.
Compras es una función distinta de la operación de una empresa y no está
subordinada a ningún otro Departamento. El departamento de Compras para
poder operar tendrá el número de personas adecuado, de acuerdo con su
magnitud.
Muchas son las empresas, especialmente pequeñas y medianas, que confian los
servicios de compras a una sola persona, quien tendrá a su cargo, desde la
petición de ofertas hasta la conformación de la factura, pasando por la
preparación, cotización, orden de compra y la vigilancia de la ejecución.
Una estructura así, tiene la ventaja de la sencillez, pero parece más una medida
de emergencia poco propicia para el logro de la máxima eficacia del servicio.
No es posible, ni deseable, tratar de definir la organización de un servicio de
compras. Sin embargo, para identificar a las empresas como organizadoras y
controladas, se tiende a generalizarlas en una estructura tipo con ligeras variantes.
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COMPRAS HOTELERAS En el caso de los hoteles cuando son de gran categoría y tamaño, el Jefe de
Compras, puede a su vez nombrar agentes especializados en cierto tipo de
adquisición, pues son tan variadas las que suelen presentarse, que no basta su
experiencia para tratar negocios que le sean ventajosos a la empresa y por lo
tanto es necesario que delegue parte de sus funciones a quienes si están en
capacidad de obtener todas las ventajas posibles de una transacción. Es
importante destacar que tanto la autoridad como la responsabilidad de todas las
compras efectuadas por él o por sus agentes están centradas en él mismo.
Objetivos del Departamento de Compras Hoteleras
Entre los principales objetivos del Departamento de Compras Hoteleras se
mencionan:
La centralización para obtener un mayor control en las compras hoteleras y para
prevenir las que se consideren innecesarias, dando cabida a lo pedido por los
Jefes de Departamento y respetando al máximo, las especificaciones dadas por
ellos; en cuanto a calidad, cantidad, tamaño y características de cada artículo, es
necesario centralizar todas las compras en un solo departamento, como lo es el
Departamento de Compras.
Mejor calidad por menor costo: siempre se debe buscar el mejor precio de los
productos y con una excelente calidad, partiendo de la base de que lo más
económico no es lo más barato.
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COMPRAS HOTELERAS
Proveer a la empresa de los productos y mercancías necesarios para la operación.
Analizar las ventajas y desventajas de proveedores y productos.
Manejar con propiedad el procedimiento del costo del movimiento de las
mercancías desde que se hace la requisición, hasta que se coloca el pedido.
Velar por el cumplimiento de las normas sobre adquisición de bienes y servicios.
Velar por el cumplimiento de las normas y reglas internas del hotel.
Manejar y reponer los fondos de la caja chica, la cual es utilizada para compras
pequeñas de contado y/o compras de emergencia.
Vigilar las cotizaciones del mercado y sus fluctuaciones para organizar las
compras y mantener inventarios sobre períodos largos o cortos, dependiendo de
estas fluctuaciones.
Estar en contacto continuo con los vendedores y proveedores, para mantener la
información al día sobre nuevos productos y precios, de esta manera se obtendrán
los más bajos precios sin sacrificar nunca la calidad.
Captar continuamente nuevos proveedores, con el objeto de mantener siempre
una cartera adecuada para las compras de mercancía.
Funciones del Departamento de Compras Hoteleras
Las principales funciones del Departamento de Compras son las siguientes:
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COMPRAS HOTELERAS
• Recibir los pedidos y requisiciones de compras enviadas por los demás
departamentos y asegurarse de obtener los mejores precios del mercado o
precios competitivos (por lo menos tres cotizaciones de ser posible) antes de
proceder a la compra.
• Realizar las órdenes de compras necesarias de acuerdo a las especificaciones
de las requisiciones de compras, analizarlas y revisarlas con los Jefes de
Departamentos que tienen inherencia en la operación y cuyos conocimientos y
experiencia constituye una importante ayuda.
• Estudiar los formularios del presupuesto para no sobrepasar los montos
aprobados.
• Realizar las compras necesarias, de acuerdo a las requisiciones debidamente
autorizadas y aprobadas en el presupuesto, por las gerencias respectivas.
• Revisar a diario los archivos de control, de esta manera se estará alerta a los
retrasos en las entregas y de las entregas incompletas, con el fin de hacerles el
debido seguimiento, para informar inmediatamente al jefe del Departamento
correspondiente los posibles retrasos y próximas entregas.
• Captar continuamente nuevos proveedores para así ampliar y tener actualizada
la cartera de proveedores del hotel, siempre y cuando se acoplen a los
requerimientos y condiciones del departamento de compras.
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COMPRAS HOTELERAS • Estar siempre actualizado con respecto a nuevas mercancías lanzadas al
mercado, teniendo así varias alternativas que ofrecer a los diferentes
departamentos del hotel.
• Controlar y realizar seguimiento de las compras que deben ser pagadas al
contado, haciendo seguimiento con el departamento de cuentas por pagar de
las debidas emisiones de cheques, para posterior notificación al proveedor de
proceder al despacho de las mercancías solicitadas.
• Controlar y realizar seguimiento de los pagos a treinta, sesenta y noventa días,
haciendo seguimiento con el departamento de cuentas por pagar, de las
debidas emisiones de cheques o transferencias bancarias, para posterior
notificación al proveedor, de esta forma se mantiene una relación mucho más
estrecha con el proveedor.
• Chequeo de las mercancías recibidas y por recibir junto con el Departamento
de Recepción de Mercancía, con la finalidad de detectar mercancías
pendientes de despacho, calidad de la misma, peso, tamaño, etc.
• Enviar en su totalidad los egresos de caja chica al departamento de
contabilidad para su debida revisión y reembolso de los fondos al
departamento de compras.
• Manejar la correspondencia y los memos ínter departamentales referentes a
compras.
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COMPRAS HOTELERAS Importancia del Departamento de Compras Hoteleras
Podemos decir que la importancia más grande que tiene el departamento de
compras es la "centralización" en un solo lugar de todas las compras requeridas
por el Hotel.
Esta centralización permite unificar en un solo lugar todos los requerimientos (por
más pequeños que sean) que requiera el hotel. De esta forma se controla
rigurosamente las requisiciones, evitando así las compras innecesarias, el
despilfarro de dinero, la duplicación de las compras y logrando el control de los
registros y facturas.
Si cada departamento compra sus propios productos, estas compras se harán a
diferentes precios, en diferentes cantidades y con proveedores distintos. Esto no
sucedería si se centralizan las compras generales en un Departamento en el cual
se realice el registro adecuado de mercancías, cantidades y precios obtenidos, se
facilitarán las labores de contabilidad y por supuesto se minimizarán los costos.
El departamento de compras es responsable de la comunicación entre la empresa
y el proveedor, es sobre todo un "comerciante", su función básica es negociar y
conseguir para cada producto la mejor calidad, al mejor precio y dentro del plazo
más conveniente.
En el organigrama siguiente, se refleja de manera gráfica la importancia que tiene
el departamento de compras para el Hotel.
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Gerencia General
Gerencia de
Habitaciones
Gerencia de Operaciones
Gerencia deAlimentos y
Bebidas
GerenciaAdministrativ
a
Departamento de
COMPRAS
COMPRAS HOTELERAS
Todos los departamentos que posee el Hotel (Ama de Llaves, Recepción,
Atención al Cliente, Lavandería, Contabilidad, Costos, Nómina, Recursos
Humanos, Adiestramiento, Crédito y Cobranzas, Reservaciones, Relaciones
Públicas, Ventas, Grupos y Convenciones, Cocina, Imprenta, Bares, Banquetes,
etc.) dependen directamente del Departamento de Compras. Cada uno de ellos
debe solicitar cualquier tipo de compra al Departamento y este de manera
inmediata proceder a dicha compra. De esta forma se unifica y centraliza todo Lo
respectivo a las compras en un solo sitio, de manera organizada y cumpliendo con
todos los objetivos y funciones del departamento de Compras.
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CONTABILIDAD
COMPRAS
LAVANDER
AMA DE LLAVES
ALIMENTOSY BEBIDAS
IMPRENTA
RECURSOS HUMANOS
RECEPCIO
COSTOS
COMPRAS HOTELERAS
EL AGENTE DE COMPRAS
Si se hace un inventario a nivel empresarial, se podría decir que no existen
empresas buenas y empresas malas, sino un personal bueno o malo. Por
perfecta que sea una organización, no vale más que en función de la calidad de
las personas que la integran, sus aptitudes, actitudes y la formación que se le
diere.
Poco hay que decir de las funciones de los vigilantes de pedidos y de los
encargados de aceptar las facturas. Los primeros requieren cualidades normales
de orden, de método y de atención como en cualquier actividad administrativa.
Los segundos, deben manejar bien los números y tener facilidad de cálculos, pero
el Agente de Compras en su condición de comerciante y negociador, deberá tener
ciertas cualidades muy particulares que lo diferencian de los demás.
La descripción de cargo del Agente de Compras se puede definir de la siguiente
manera:
Persona que se encarga de realizar todas las compras locales que se requieran,
seleccionar los proveedores más idóneos de manera que arrojen un beneficio
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COMPRAS HOTELERAS económico a la empresa y coordinar y supervisar el proceso de compras en
general, contratos, proyectos y demás necesidades que se presenten en el Hotel.
Cualidades del Agente de Compras
Dentro de las cualidades más importantes que debe poseer el Agente de
Compras, se mencionar las siguientes:
• Tener un carácter definido y firme, para poder imponer su argumento frente al
vendedor más lógico y hábil.
• Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel alto, las relaciones
entre proveedores y usuarios.
• Ser hábil negociador de forma favorable a su empresa, excluyendo
naturalmente de su táctica, las falsedades y el fraude.
• Ser honrado, resaltando siempre la rectitud en las acciones para evitar
tentaciones de las que pudiera ser objeto.
• No dejarse llevar por el valor de la amistad o compañerismo, poniendo estos
sentimientos a un lado, podrá adquirir mercancía de cualquier proveedor, sin
importar el grado de confianza que exista entre ellos y en cuanto a los
compañeros de trabajo en el Hotel, no hará ningún tipo de preferencias ni
prioridades en cuanto a las compras que le hayan solicitado.
Funciones del Agente de Compras
El agente de compras posee innumerables funciones, pero las más relevantes son
las siguientes:
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COMPRAS HOTELERAS
• En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.F. & E, equipos
de operaciones, uniformes y todas las compras en general.
• Programar de renovación de habitaciones, restaurantes, áreas públicas, etc.
• Programar de estandarización de compras, aprobación de contratos y
muestras de calidad.
• Elaborar cotizaciones, firmas y seguimientos de las órdenes de compra.
• Realizar las ordenes de compras de Alimentos y Bebidas, Cocina, Bares,
Banquetes, Recursos Humanos, Contabilidad, etc. y realiza su debido
seguimiento.
• Acordar con el Gerente de Compras, la elaboración de los presupuestos
anuales de compras.
• Verificar de los reportes diarios de Recepción de Mercancía.
• Lleva carpetas actualizadas de proveedores y cotizaciones alternativas para
los diferentes tipos de productos: Alimentos, licores, equipos de oficina,
papelería, limpieza, uniformes, lencería, equipos de cocina, etc.
• Mantener el directorio telefónico actualizado, mediante el sistema
computarizado de los números frecuentemente consultados.
• Es responsable del fondo de caja chica asignado diariamente.
• Mantener contacto directo con los demás hoteles.
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COMPRAS HOTELERAS
• Asesorar y coordinar las importaciones.
• Informar sobre nuevos equipos y productos hoteleros.
• Mantener contacto directo con los demás departamentos y Gerentes de
Hoteles.
• Conocer y cumplir con el reglamento interno del Hotel y de su Departamento.
• Conocer y cumplir con las disposiciones de seguridad industrial relacionadas
con su cargo.
• Conocer y participar en todas las actividades relacionadas a su cargo.
• Conocer y promover las facilidades y eventos del hotel.
• Mostrar ante todo cliente interno y externo una actitud positiva, disposición y
espíritu de cooperación.
PROVEEDORES
Es el medio exterior auxiliar más importante de la empresa, ya que su servicio,
aunque interesado, hace posible que ésta cumpla con al obligación de satisfacer
las necesidades y deseos de sus clientes; de esta manera, se cumple un pequeño
ciclo en el que los clientes son prácticamente servidos por el proveedor, ya que la
empresa es cliente a su vez de los proveedores. Por lo tanto, es lógico decir que
un buen proveedor es tan interesante como un buen cliente.
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COMPRAS HOTELERAS Trabajar con un buen proveedor y depositar confianza en él, es cosa que lleva
tiempo y a la que se llega gracias a unas mutuas y serias relaciones humanas y
comerciales.
Dentro de las ventajas que ofrece un buen proveedor, están:
- Da todo tipo de facilidades, sin importar la hora ni el lugar, garantizando así el
servicio.
- Orienta y aconseja desinteresadamente.
- Concede crédito, facilitando la labor administrativa y financiando la
disponibilidad de mercancías.
- No se aprovecha de fluctuaciones favorables.
- Está directamente interesado por la buena reputación de la empresa.
- No escatima esfuerzos para lograr satisfacer compromisos que él en principio,
no puede atender.
Es importante apreciar las ventajas de un buen proveedor sobre todo ante las
informalidades de otros; resulta curioso destacar que el buen nombre comercial de
proveedores considerados como buenos ha sido frecuentemente reafirmado por la
poca seriedad de otros.
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COMPRAS HOTELERAS Otras veces sucede que al comprar un artículo se piense primero en su calidad,
como factor decisivo para elegir un proveedor, no es menos cierto que otras veces
el departamento se inclina por el factor precio, en otras oportunidades, importa
más la seriedad comercial y sus posibilidades de servicio, sin dejar de lado las
facilidades de pago que nos puedan ofrecer.
Definitivamente las relaciones humanas, la sicología, la adulación, la simpatía, la
dialéctica y demás dotes de persuasión comercial por parte del proveedor nos
hace, a veces, como humanos que somos, que terminemos decidiéndonos por
uno u otro en concreto. Naturalmente, todo esto estará bien y será un triunfo
siempre y cuando las apariencias coincidan con la realidad comercial de la
compra.
Tipos de Proveedores
POTENCIALES
Son los proveedores a quienes precisamente se les ha estudiado e incluso
sondeado para posibles futuros contactos.
OBLIGADOS
Son aquellos a los que necesariamente se le debe adquirir un producto
determinado, por la imposibilidad de conseguir tal producto de otro proveedor.
DESESTIMADOS
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COMPRAS HOTELERAS Son todos aquellos con los que se mantiene contacto ni relación comercial. Los
proveedores desestimados, en principio lo son por desinterés comercial
manifiesto.
FABRICANTES
La relaciones comerciales con ellos depende en gran parte del volumen de los
artículos que se solicitan, evitando intermediarios, consiguiéndose de este modo,
mejores precios.
MAYORISTAS
Este es el proveedor de hotelería por excelencia. El gran número de hoteles y
restaurantes que se proveen del mismo mayorista por exigencias de categoría, le
permiten el aprovechamiento total clasificatorio y le da esa autonomía que les
hace imprescindibles hasta cierto punto.
DETALLISTAS
Son proveedores de menor importancia, pero muy útiles en ciertas ocasiones.
Tienen el inconveniente de la limitación de cantidad, precio y facilidades de
crédito, ya que en muchos casos sus condiciones financieras no les permite
conceder los créditos normales de otros proveedores.
Importancia del Proveedor
Estos clientes externos del hotel son sumamente importantes para la empresa, ya
que tienen la gran responsabilidad de comprometerse con la empresa y cumplir
con todos los compromisos adquiridos con ella (con la intervención del
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COMPRAS HOTELERAS Departamento de Compras) en cuanto a calidad de la mercancía ofrecida, garantía
de la mercancía y de despacho, despachos seguros y a tiempo, con buenos
precios y línea de crédito abierta.
Además el proveedor cumple con una de las más importantes funciones que es
mantener actualizado al Agente de Compras de todas las novedades existentes en
el mercado, así como las ofertas de nuevas mercancías.
FORMATOS USADOS EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Son todos los formatos necesarios, utilizados por el Agente de Compras, que
facilitan el manejo, control y estatus de las órdenes de compras y del
departamento en general, logrando así una gestión eficiente. Dichos materiales
son utilizados en la jornada diaria de trabajo del agente de compras y permiten
facilitar y organizar, de alguna manera, el volumen de trabajo que genera todo el
movimiento del hotel en cuanto a compras se refiere.
Tipos de Formatos
Dentro de los materiales operativos, podemos citar:
Requisiciones de Compras
Ordenes de Compras
Solicitudes de Cotización
Solicitudes de Cheques
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COMPRAS HOTELERAS Solicitudes de Cheques
Egresos de Caja Chica
Catálogos
Archivos
Presupuestos
Listas de Precios
Listado de Proveedores
REQUISICIONES DE COMPRAS
Es un formato de solicitud de compra, elaborada por cada Jefe de Departamento o
similar donde se indica la necesidad de comprar un articulo o mercancía. Lo cual
implica un mejor control de los pedidos y del consumo, ya que el formato informa
la cantidad del consumo normal y la fecha de la última compra.
Las requisiciones llegan al Departamento de Compras, provenientes del resto de
los Departamentos, debidamente autorizadas por el Gerente del Departamento.
De esta forma se tiene un mejor y mayor control de las compras de cada
departamento.
Es importante destacar que una requisición con la información incompleta es
causal de su devolución al departamento de origen, hasta tanto la información no
esté clara. Esto probablemente le ocasione problemas al agente de compras, al
adquirir mercancía que está corriendo el riesgo de ser devuelta por falta de
información.
En el formato de la Requisición de Compra se encuentran los siguientes datos:
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COMPRAS HOTELERAS • Nombre del Hotel
• Número de la Requisición
• Departamento Solicitante
• Fecha
• Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para el
momento de la elaboración de la requisición
• Consumo Mensual: la cantidad que el hotel consume en un período de tiempo
de 30 días
• Cantidad a comprar
• Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades, Kilos,
Litros, Tambores, Carboyas, etc.
• Código: Código de la mercancía.
• Descripción: Aquí se hace una descripción detallada de las características de
cada mercancía; ya que lo único que posee el agente de compras para su
adquisición, una descripción incompleta puede traer como consecuencia la
devolución de la misma.
• Cotizaciones: Aquí hay tres renglones donde el agente de compras deberá
vaciar los precios de las tres cotizaciones (mínimo) solicitadas a los
proveedores, para su posterior análisis y escogencia del proveedor indicado.
• Proveedor sugerido: El departamento solicitante podrá sugerir algún proveedor
específico, pero esto no implicará la compra definitiva a este proveedor.
• No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra.
• Fecha requerida de la entrega.
• Firma Jefe de Departamento.
• Motivo de la Requisición.
• Proveedor escogido: Una vez realizado el análisis, se anotará el proveedor que
por sus mejores condiciones fue el escogido para la compra.
• Costo Total.
• Teléfono
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COMPRAS HOTELERAS • Condiciones de Pago: Contado o Crédito y a cuantos días de crédito.
• Contacto.
• Nro. de la Orden de Compra.
• Fecha de entrega.
Las Requisiciones de Compras son Manuales o Computarizadas. Ambas poseen
la misma cantidad de información, con la única diferencia que la requisición
manual llega al departamento de compras por un casillero o empleado del hotel y
la requisición computarizada, llega al departamento vía computadora y de allí, ya
está lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.
ORDENES DE COMPRAS
Es uno de los implementos más importantes que se lleva en departamento de
compras hoteleras, sirve como su nombre lo indica, para solicitar y formalizar con
los proveedores el envío de los artículos que allí se describen, con todas sus
características. Es un compromiso escrito entre cliente y proveedor, en el cual el
cliente indica en qué condiciones compra, recibe y paga la mercancía. Viene a ser
60
COMPRAS HOTELERAS el término de todo el proceso de compra, es el instrumento que formaliza la
compra y en muchos casos funciona como documento legal.
Entre las principales ventajas que ofrece la orden de compra, se mencionan:
• Proporciona un registro completo de las órdenes de mercado enviadas a cada
proveedor.
• Sirve de guía al recibidor de mercancía, quien estará listo a recibir las
mercancías y los suministros según las especificaciones que en ella se
establezca.
61
COMPRAS HOTELERAS • Sirve de información a los Jefes de Departamentos.
La orden de compra posee los siguientes indicadores:
• Nombre del Hotel
• Dirección fiscal, Número de Rif y Número de Nit del Hotel
• Nombre del proveedor
• Dirección fiscal, Número de Rif y Número de Nit del proveedor
• Número de la Orden de Compra
• Fecha
• Tiempo de Entrega
• Condiciones de Pago.
• Código de la mercancía
• Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades, Kilos,
Litros, Tambores, Carboyas, etc.
• Cantidad
• Descripción de la mercancía
• Precio Unitario
• Totales
• Firma Jefe de Departamento.
• Condiciones de la compra: Aquí va colocada una pequeña leyenda de las
condiciones específicas de la contra: Lugar de entrega, tiempo de entrega, etc.
SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
La solicitud de cotización es el documento que realiza el agente de compras para
ser enviado a los proveedores, con todos los datos pertinentes en cuanto a las
características de las mercancías a ser solicitadas por el Hotel.
Los datos que posee la solicitud de cotización son los siguientes:
62
COMPRAS HOTELERAS
• Nombre del Hotel
• Teléfono
• Fecha
• Cantidad de mercancía a cotizar
• Descripción
• Condiciones generales
• Firma del Agente de Compras
SOLICITUDES DE CHEQUES
Las solicitudes de cheques son los formatos que elabora el agente de compras
con la finalidad de procesar los pagos de contado; estas solicitudes se realizan
justo en el momento de la aprobación de la orden de compra, así cuando el
63
COMPRAS HOTELERAS proveedor esté listo para despachar, el referido cheque para la cancelación de la
mercancía también estará listo.
Estas solicitudes tienen los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Proveedor
• Monto del Cheque en números y letras
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COMPRAS HOTELERAS • Número de la Orden de Compra
• Código contable a donde será cargado el débito
• Impuesto desglosado.
• Firma del Jefe del Departamento de Compras.
Estas solicitudes, una vez firmadas por el jefe del departamento serán enviadas al
Departamento de Cuentas por Pagar con original y copia, para que sean
debidamente revisadas y procesadas a la mayor brevedad posible, con el fin de no
dar mayores demoras a los despachos de mercancías.
Estos formatos sirven al Agente de Compras para controlar todas las solicitudes
de cheques enviadas al Departamento de Contabilidad, cuáles estan procesadas y
por procesar, además de las fechas de entrega. Esto con el fin de realizar
seguimiento diminutos al Departamento de Contabilidad por si acaso existe algún
tipo de atraso en los pagos de mercancías a los proveedores.
La información que debe contener el Reporte de Solicitud de Cheques es la
siguiente:
• Fecha
• Nombre del Proveedor
• Fecha de recepción del Dpto. de Contabilidad
• Nombre del Hotel
• Número de Orden de Compra o Factura
• Monto
• Total General
EGRESOS DE CAJA CHICA
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COMPRAS HOTELERAS
Los egresos son formatos que debe llenar el agente de compras con la finalidad
de reponer la Caja Chica que maneja el Agente de Compras. El monto de esta
caja chica varía según las dimensiones del Hotel, pero se deben realizar egresos
diariamente, con el fin de reponer a diario los fondos de la caja chica, ya que ella
provee los recursos necesarios para las compras inmediatas y de urgencia del
hotel.
El egreso de caja tendrá los siguientes datos:
• Fecha
• Nombre del Agente de Compra
• Cargo
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COMPRAS HOTELERAS • Códigos contables
• Descripción de las compras
• Montos unitarios
• Montos Totales
• Total general (en números y letras) a ser reembolsado.
• Firma del Agente de Compras.
CATÁLOGOS
Son todos aquellos folletos, revistas o brouchures que suministran los proveedores
al Departamento de Compras, contienen publicidad y promociones de nuevos
productos que son o serán lanzados al mercado con prontitud. Generalmente
estos catálogos traen información sobre marcas, garantías, bondades de los
productos, precios de introducción al mercado, calidad y características.
Estos catálogos son importantes para el agente de compras ya que permite de
alguna forma mantenerlo al día en cuanto a los nuevos productos que son
introducidos al mercado permitiendo así ampliar las posibilidades y opciones de
compras de nuevos productos o sustitutos de otros.
PRESUPUESTOS
Es la información por escrito que hace el proveedor al potencial cliente (hotel), de
una mercancía que se necesita de inmediato.
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COMPRAS HOTELERAS Esta información se le hace llegar al proveedor por medio de la Solicitud de
Cotización y el mismo la responderá a la mayor brevedad posible, con todos los
detalles, explicaciones y condiciones posibles, especificando la garantía, calidad,
marca, tiempo de entrega y forma de pago.
LISTAS DE PRECIOS
Son todas las listas de precios actualizadas que el proveedor debe suministrar al
agente de compras en forma constante, con el fin de tener los precios al día y
actualizados, además de cualquier tipo de correspondencia que notifique la
modificación del precio de uno o más productos.
LISTADO DE PROVEEDORES
Es el listado actualizado que debe llevar el agente de compras con todos los datos
posibles de los proveedores, de tal forma que cualquier persona perteneciente al
Departamento de Compras pueda accesar a esta información; claro está que ésta
información es confidencial y sólo para uso de los miembros del Departamento de
Compras. Además, es de suma importancia este listado ya que permite de una
forma rápida, sencilla y eficaz obtener los datos de algún proveedor específico, u
obtener información de quien vende determinado tipo de mercancía, o los
números de teléfono de contacto, etc.
Los listados de proveedores tienen la siguiente información:
• Categoría: Tipo de mercancía
• Nombre del proveedor
• Números de Teléfonos
• Números de Fax
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COMPRAS HOTELERAS • Nombre del proveedor: Persona contacto
• Número de Celular
• Número de Rif
• Número de Nit
• Dirección Fiscal
• Dirección de Email
Importancia de los formatos
Estos formatos son importantes ya que sin ellos no se tendría ningún tipo de
información u organización en el departamento de compras, en un momento
determinado o en un lapso de tiempo establecido. Además sin ellos no se podría
69
COMPRAS HOTELERAS obtener la información necesaria sobre mercancías despachadas o por despachar,
pagos pendientes, totales de gastos acumulados, etc., información primordial para
el control y la buena gestión de compras hoteleras.
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COMPRAS HOTELERAS
UNIDAD IIIEJECUCIÓN DE LAS COMPRAS HOTELERAS
PROCESO DE COMPRAS HOTELERAS
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COMPRAS HOTELERAS Fases
Las compras hoteleras se pueden dividir en cinco (5) fases de ejecución, las
cuales son las siguientes:
• Previsión de Existencias
• Ejecución de las Compras
• Seguimiento de Despachos
• Recepción de Mercancías
• Control de Inventarios
Todas estas fases son importantes para el proceso y el buen desarrollo de las
compras, el comprador debe estar atento a cada una de ellas. De esta forma,
teniendo una buena previsión de las existencias mediante un contacto continuo
con los jefes de los almacenes, realizando las compras a tiempo con el proveedor
indicado, teniendo siempre el seguimiento de los despachos al día y bajo un total
control, manteniendo la información actualizada con el receptor de mercancía
sobre los productos despachados y por despachar y teniendo un control riguroso
de los inventarios, el agente de compras realizará una gestión excelente es todos
sus aspectos.
Pasos para las realizar compras hoteleras
Se define compra, como el proceso a través del cual se adquieren productos de la
mejor calidad al mejor precio.
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COMPRAS HOTELERAS Aprovisionar una empresa es prever sus necesidades, planificarlas, satisfacerlas a
través de una gestión de compras, que asegure la recepción de lo que se pide,
conformando el pago de las facturas, vigilando las entregas a los almacenes y el
envío a los servicios que han de utilizar dichos productos, garantizando de esta
forma un flujo regular de abastecimiento.
Cualquiera que sea el perfil psicológico del comprador, el cual depende en cierto
grado del tipo de mercado en que opere, hay que destacar dos cualidades
básicas: la imaginación y la flexibilidad, que deberá aplicar para encontrar las
mejores soluciones en la búsqueda de una compra determinada. Todas las
compras no se realizan de la misma forma, aunque el patrón procedimiento es
igual en todas sus fases y las razones a favor de esta diversidad son múltiples.
A continuación se detalla los pasos a seguir para la elaboración de las órdenes de
compras y seguimiento de las mismas, hasta el punto final que es la recepción de
la mercancía al hotel.
• Recepción de requisiciones de compras.
• Tramitar de solicitudes de cotización.
• Envío de solicitudes de cotización
• Recepción de cotizaciones.
• Análisis detallado de cotizaciones y selección del proveedor adecuado.
• Negociación vía telefónica de mejores precios.
• Tramitar de órdenes de compras.
• Envío de órdenes de compra para la aprobación.
• Verificación de las aprobaciones.
• Revisión de los pagos de contado.
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COMPRAS HOTELERAS • Emisión de solicitudes de cheques.
• Aprobación de solicitudes de cheques.
• Seguimiento de las solicitudes de cheques.
• Envío de órdenes de compra y confirmación de despachos.
• Notificación a los proveedores de los pagos al contado.
• Proveedores sin despacho (pago a crédito).
• Proveedores sin despacho (pago de contado).
• Seguimiento y control de mercancía recibida y por recibir.
• Anulación de órdenes de compra.
• Clausura de órdenes de compras.
• Mantener la reposición de inventarios en los almacenes.
• Comunicación diaria con los diferentes Departamentos.
• Atención de proveedores.
• Búsqueda de nuevos proveedores.
RECEPCIÓN DE REQUISICIONES DE COMPRAS
a) Se recibe la requisición de compra de los almacenes o departamentos en
original, más una (1) copia.
b) Se revisa si están debidamente firmadas por el Gerente a cargo.
c) Se revisa si viene acompañada con un mínimo de una (1) cotización en
original.
d) Se les colocará el sello de recibido del departamento con la fecha
actualizada, tanto al original como a la copia.
e) Se devolverá la copia de la requisición a los almacenes o departamentos
pertenecientes.
f) Se chequea la requisiciones.
74
COMPRAS HOTELERAS g) Se aprueban estas requisiciones.
TRAMITAR SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
a) Se procede a la elaboración de las solicitudes de cotización
b) Se elabora un original por cada requisición de compra.
c) Se firma la solicitud de cotización.
d) Se coloca el sello de "URGENTE" si el caso lo amerita.
ENVÍO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
a) Se procede a escoger los proveedores adecuados, según cada rubro que
se esté solicitando.
b) Se enviarán tantas solicitudes como sean necesarias para obtener los
resultados deseados.
c) Una vez enviadas las solicitudes de cotización, se llamará a los
proveedores para verificar la recepción de los mismos
d) Se aclarará cualquier duda referente a la solicitud de cotización.
e) Se coordinará el envío de los presupuestos con la mayor brevedad posible.
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES
a) Se deberá esperar un máximo de dos (2) días por las cotizaciones.
75
COMPRAS HOTELERAS Si no se reciben para ese lapso, el agente deberá llamar a los proveedores
por cotizar e informarles la premura y acotarles la urgencia de cada caso,
con el fin de recibir las cotizaciones de inmediato y así poder agilizar el
trabajo.
b) Se recibirán todas las cotizaciones que sean necesarias para cada
requisición de compra, con un mínimo de tres (3) por cada una.
Si se da el caso de que un proveedor no posea la mercancía solicitada en
stock o para entrega inmediata, que no sea de la marca requerida o de
calidad dudable se deberá volver a cotizar con otro proveedor y repetir el
procedimiento.
ANÁLISIS DETALLADO DE COTIZACIONES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
ADECUADO
a) Se clasifican todas las cotizaciones por cada requisición de compra.
b) Se analiza detalladamente cada una de ellas:
- Precios de cada rubro.
- Calidad de la mercancía ofrecida.
- Marca de la mercancía.
- Tiempo de entrega.
- Forma de pago.
- Historia del proveedor.
c) Una vez obtenidos los resultados y hecho el análisis detallado, se
seleccionará aquél proveedor que se acople a cada uno de los renglones
solicitados, esto implica:
- Mejores precios.
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COMPRAS HOTELERAS - Mejores marcas y calidad de los productos.
- Tiempo de despacho prudencial.
- Responsabilidad.
NEGOCIACIÓN DE MEJORES PRECIOS CON EL PROVEEDOR
a) Se negocia con algunos proveedores mejores precios, con la finalidad de
que por cada requisición de compra se emita una (1) sola orden de compra,
a un solo proveedor y así evitar desglosar esta requisición en varias
órdenes de compra, para minimizar los tiempos de espera y evitar, de
alguna forma, despachos separados.
b) Una vez negociados los nuevos precios y llegado a un acuerdo con el
proveedor se solicitará el envío de una nueva cotización con los precios
modificados (de ser el caso).
TRAMITA ÓRDENES DE COMPRAS
a) Una vez obtenidos los resultados de los análisis de precios de las
cotizaciones, se procede a elaborar la orden de compra en, a partir de la
requisición de compra.
b) Se elabora un original
c) Se escribe la leyenda correspondiente según sea el caso:
Para proveedores de mercancía para los almacenes se les coloca el
siguiente texto:
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COMPRAS HOTELERAS Según presupuesto anexo N° _____ de fecha ________ . Tiempo de
entrega: ________. Forma de pago: ___________.
Para contratistas se coloca el siguiente texto:
- Según presupuesto N° _____ de fecha ________ anexo. Tiempo de
entrega: ________. Forma de pago: ___________.
- Según cuadro de precios tabulados y aprobados por el
Departamento de Contraloría.
Para ambos casos se coloca una Nota Explicativa del destino y uso que
llevará esta mercancía.
d) Se anexa a la orden de compra, todas las cotizaciones recibidas para así
formar un pequeño expediente.
e) Se acentará en los reportes respectivos.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA PARA LA APROBACIÓN
a) Se enviará las órdenes de compra para la firma y aprobación; los originales
al Gerente de Compras, las cuales una vez revisadas, aprobadas y
firmadas las enviará para la aprobación al Departamento. de Contabilidad y
las originales serán devueltas al Agente de Compras.
b) Una vez devueltas las originales se enviarán para su revisión y aprobación
al Departamento de contabilidad (por el contralor).
c) El contralor revisará todas las órdenes de compra junto con sus anexos y
los reportes de gastos, firmará las mismas y las aprobará, luego se envían
78
COMPRAS HOTELERAS a la Gerencia General para su aprobación final. Se recogerán las órdenes
de compra del Departamento de Contabilidad.
VERIFICACIÓN DE LAS APROBACIONES
a) Se revisará detalladamente cada una de las órdenes de compra, las cuales
deberán tener las siguientes firmas:
- Firma del Gerente de Compras
- Firma de Contralor o de su asistente
b) Se chequeará la aprobación de las órdenes de compra, según el orden de
aprobación:
1) Aprobación del Gerente de Compras
2) Aprobación del Contralor a su Asistente
3) Aprobación del Gerente General
En caso de que no estén aprobadas por alguna de las personas mencionadas en
el literal b), se deberán realizar los siguientes pasos:
- Contactar vía telefónica a la persona involucrada.
- Informarle el número de orden de compra para su aprobación.
- Remitirle la orden de compra original con todos sus anexos, para su
respectiva revisión y aprobación .
- Recoger a la mayor brevedad posible la orden de compra original con
todos sus anexos, una vez aprobada.
REVISIÓN DE LOS PAGOS DE CONTADO
79
COMPRAS HOTELERAS
a) Debidamente aprobadas todas las órdenes de compra, se revisará cuáles
de ellas tienen pagos a crédito y cuáles de contado.
b) Se separarán las órdenes según sea la forma de pago.
EMISIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
a) Las órdenes de compra que tengan pagos de contado, se les elaborará las
respectivas solicitudes de cheques; a través de una planilla que debe tener
los siguientes datos:
- Monto total
- Fecha
- Nombre del proveedor
- Descripción del pago y número de orden de compra
- Nombre de la cuenta a donde destinar el pago
- Número de la cuenta a donde destinar el pago
- Monto de la orden sin impuesto
- Impuesto desglosado
- Monto total del cheque
- Firma del Departamento de Contabilidad
- Firma del Gerente de Compras
b) Se elabora un original
c) Se anexará la solicitud de cheque a la orden de compra, junto con sus
anexos.
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COMPRAS HOTELERAS APROBACIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
a) Se enviará la solicitud de cheque al Gerente de Compra para su revisión,
aprobación y firma.
b) Se recogerá la solicitud de cheque, una vez aprobada.
c) Se revisará si la solicitud de cheque está debidamente firmada por el
Gerente de Compras.
d) Se sacará una copia de la solicitud de cheque y de la orden de compra.
e) Se enviarán estos dos (2) juegos al departamento de contabilidad para la
emisión del cheque.
f) Se hará sellar por el personal de contabilidad ambos juegos.
g) Se dejará en el Departamento de Contabilidad la solicitud de cheque junto
con la orden de compra (copia), para su debida revisión, aprobación, firma y
elaboración de cheque.
h) Se devolverá al Departamento. de Compras la solicitud de cheque original
con la orden de compra original, anexa.
SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE CHEQUE
a) Se llamará al Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) para
verificar si la solicitud de cheque ya está debidamente aprobada y en
proceso.
b) Se hará seguimiento semanal con cuentas por pagar para controlar cuáles
cheques están listos para la entrega.
ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA Y CONFIRMACIÓN DE DESPACHOS
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COMPRAS HOTELERAS
a) Se colocará el sello de "URGENTE" a las órdenes de compra que así lo
ameriten.
b) Se enviarán todas las órdenes de compra aprobadas.
c) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la recepción de
la orden de compra.
d) Se solicitará fecha tentativa de despacho.
e) En la orden de compra se anotarán los siguientes datos:
- Nombre de la persona que recibió la orden de compra.
- Fecha del envío de la orden de compra.
- Fecha del despacho.
NOTIFICACIÓN A LOS PROVEEDORES DE LOS PAGOS AL CONTADO
a) Se enviarán todas las órdenes de compras que tengan pagos de contado,
una vez verificado que los cheques estén listos para la entrega.
b) Se llamará inmediatamente a cada proveedor para verificar la recepción de
la orden de compra.
c) Se solicitará fecha tentativa de despacho.
d) Se le notificará al proveedor que el cheque correspondiente a la orden de
compra está listo para entrega y se encuentra en el Departamento de
Contabilidad (cuentas por pagar).
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO A CRÉDITO)
82
COMPRAS HOTELERAS
a) Una vez enviada la orden y confirmada la recepción de la misma con el
proveedor, se confirmará la fecha tentativa de retiro de la mercancía en sus
instalaciones.
b) Se sacará una copia de la orden de compra.
c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra:
- Dirección donde se recogera la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer.
e) Se le notificará al chofer sobre el día a ser recogida la mercancía.
f) Se le hará seguimiento hasta que la mercancía esté el en hotel.
PROVEEDORES SIN DESPACHO (PAGO DE CONTADO)
a) Una vez enviada la orden y confirmada su recepción con el proveedor, se
confirmará la fecha tentativa de retiro de la mercancía en sus instalaciones.
b) Se sacará una copia de la orden de compra.
c) Se le anexarán los siguientes datos a la orden de compra:
- Dirección donde se recogeré la mercancía y puntos de referencia
- Persona Contacto
- Teléfono
- Horario de trabajo
- Forma de pago: Contado
d) Se colocará la orden de compra en la bandeja del chofer.
83
COMPRAS HOTELERAS e) Se retirará del Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) el
cheque debidamente firmado.
f) Se le notificará al chofer sobre el día a ser recogida la mercancía.
g) Se le entregará el cheque al chofer.
h) Se le hará seguimiento hasta que la mercancía esté en el hotel.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y POR RECIBIR
a) Se llamará diariamente a los almacenes para verificar cuál mercancía ha
sido recibida y cuál falta por recibir.
b) Se llamará diariamente al receptor de mercancía para verificar cuál
mercancía ha sido recibida.
c) Se hará seguimiento semanal en el sistema de la mercancía recibida y por
recibir.
d) Una vez verificados estos datos, se procederá a analizar todas las órdenes
de compras con el fin de detectar qué proveedor no ha despachado
puntualmente los pedidos.
e) Detectadas las órdenes pendientes por despacho y con retraso, se
procederá a los siguientes pasos:
- Se llamará al proveedor nuevamente.
- Se solicitará alguna explicación del retraso en el despacho.
- Se definirá nuevamente la fecha tentativa de despacho.
- Se anotará en la orden los siguientes datos:
- Nombre de la persona contacto
- 2da. fecha tentativa de despacho.
- Fecha del día en que se llegó al 2do. Acuerdo.
- Se hará mucho énfasis en la puntualidad y rapidez del despacho.
f) Se hará nuevamente seguimiento hasta que la mercancía esté en el hotel.
84
COMPRAS HOTELERAS g) De darse el caso de un nuevo retraso en los despachos, se deberá repetir
los pasos anteriores, hasta tomar la decisión de anular la orden de compra
y cambiar de proveedor.
ANULACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
a) Se tomará la decisión de ANULAR una orden de compra, cuando se
presente uno de los siguientes casos:
- Incumplimiento en el despacho a la fecha, en varias oportunidades.
- Mercancía solicitada con urgencia y el proveedor no puede despachar a
la fecha requerida o en su defecto inmediatamente.
- Proveedor que cotiza sin tener mercancía en stock
- Proveedor que cotiza la marca requerida y despacha otra marca de peor
calidad.
- Proveedor que notifica el aumento de algún producto, luego de haber
recibido la orden de compra.
- Proveedor que notifica la renuncia a la orden de compra..
b) Se anulará la orden de compra original, colocándole el sello de
"ANULADA".
c) Se anulará la orden de compra en los reportes.
d) Se notificará a los almacenistas sobre la anulación de la orden y también la
recotización de la misma.
e) Se notificará al gerente del departamento sobre la anulación de la orden.
f) Se notificará al Departamento de Contabilidad (cuentas por pagar) sobre la
anulación de la orden y por ende sobre la anulación del cheque, si el pago
es de contado.
g) Por último, se reiniciará el procedimiento de cotización y emisión de orden
de compra con un nuevo proveedor.
85
COMPRAS HOTELERAS CLAUSURA DE ÓRDENES DE COMPRAS
a) Una vez confirmada la recepción de la mercancía de la orden de compra,
se procederá a su clausura.
b) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, la fecha en que se
confirmó la recepción de la mercancía al hotel.
c) Se colocará en la parte superior de la orden de compra, una gran letra "C"
de CERRADA.
d) Se asentará en los reportes que la mercancía fue recibida y la orden
cerrada.
e) Se archivará la orden de compra en la carpeta del proveedor que reposa en
los archivos del departamento de compras.
MANTENER LA REPOSICIÓN DE INVENTARIOS EN LOS ALMACENES
a) Las primeras semanas de cada mes, los departamentos involucrados
deben enviar las requisiciones de compras para el abastecimiento mensual
de los almacenes, por lo que se debe estar pendiente sobre todos estos
pedidos, con el fin de reponer mensualmente los inventarios de los
almacenes.
b) Se llamará al almacenista para recordarle la realización de estos pedidos a
la mayor brevedad posible.
c) Una vez recibidos todos los pedidos, se revisará detalladamente con el fin
de chequear si no se omitió por alguna razón, algún pedido en particular.
d) Se conversará con el almacenista y con los gerentes para saber si existe
algún requerimiento en especial o muy urgente para ese mes.
86
COMPRAS HOTELERAS COMUNICACIÓN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS
a) Se tendrá una comunicación diaria con todos los departamentos y con los
almacenes, para así poder realizar un trabajo eficiente.
b) Se le preguntará a los gerentes si existe algún pedido urgente por hacer.
c) Se le preguntará al almacenista si tiene algún requerimiento urgente por
hacer para ese día.
d) También se le solicitará al almacenista las novedades del día anterior, tales
como:
- ¿Cuál mercancía se recibió?
- ¿Cuál mercancía se devolvió?
- ¿Cuál mercancía se despachó por error?
- ¿Cuáles ordenes fueron despachadas parcialmente?
- ¿Cuáles cambios de mercancía hubo?
e) Es importante mantener una comunicación abierta y total con los
almacenistas. Se les debe informar cualquier novedad o inconveniente que
se tenga con un despacho o proveedor, para así poder tomar las medidas
necesarias y no tener ningún tipo de atraso o problema con las mercancías
solicitadas.
ATENCIÓN DE PROVEEDORES
a) Se fijarán días y horas específicas para la atención personalizada de los
proveedores.
b) Las visitas de los proveedores deben ser lo más breves posibles.
c) Se les darán las solicitudes de cotización que se tengan para el momento
de la visita.
87
COMPRAS HOTELERAS d) Se les solicitará de vez en cuando, la actualización de los datos de la
empresa, tales como:
- Dirección de la empresa
- Número de Rif.
- Número de Nit.
- Número de teléfono
- Nombre del gerente de la empresa
BÚSQUEDA DE NUEVOS PROVEEDORES
a) Se deberá realizar búsqueda de nuevos proveedores por lo menos y como
mínimo una (1) vez cada mes.
b) Esta búsqueda se puede realizar de la siguiente forma:
- por la prensa
- por las guías telefónicas
- por Internet
- por exposiciones del ramo
c) Se deberá captar la mayor cantidad de proveedores nuevos posibles, con el
fin de mantener la competencia de precios, precios bajos y calidad en los
productos.
d) Se deberá tratar de captar nuevos proveedores con líneas de créditos altas
y a largo plazo, para el hotel.
e) Se deberá tratar de aumentar las líneas de créditos otorgadas al hotel.
REPORTES DE COMPRAS HOTELERAS
En el Departamento de Compras se hacen tres reportes, a saber:
REPORTE MENSUAL DE MERCANCÍA RECIBIDA Y FALTANTE POR RECIBIR
88
COMPRAS HOTELERAS
Como se explicó anteriormente, cuando se solicita una mercancía a un proveedor
determinado, en la orden de compra respectiva se indica la fecha de pedido,
persona a quien se le pidió y fecha de entrega.
Esta orden de copia va archivada en el acordeón de mercancía pendiente.
Diariamente el departamento de compras le hace seguimiento a todas las
órdenes. Este reporte consiste en relacionar las órdenes de compra de mercancía
pendiente y por recibir, con copia a los departamentos concernientes, a fin de que
cada uno esté informado del estado en que se encuentran sus pedidos.
La finalidad de este reporte es la de facilitar al Gerente de Compras, una
supervisión más directa en el seguimiento de las entregas. Sirve también para
mantener al tanto a la Gerencia General sobre estos mismos pedidos, constituye
una ayuda para los jefes de departamentos, por cuanto los mantiene informados
del momento de la llegada de las mercancías solicitadas, pudiendo estos
programar sus necesidades, de acuerdo a las entregas.
REPORTE MENSUAL DE FLUCTUACIÓN DE PRECIOS
Este reporte tiene la intención de alertar al Chef Ejecutivo sobre los productos
requeridos para la elaboración de los menús. A través de la fluctuación de precios
y considerando la relación existente entre el costo y el precios de venta,
claramente se podrá tomar en cuenta el incremento de precios de los menús,
cuando el aumento del producto es constante.
En un Hotel de gran operación donde normalmente existe una diversidad de
menús, el reporte de fluctuación alertará al Chef Ejecutivo, para no repetir con
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COMPRAS HOTELERAS tanta frecuencia los menús elaborados con productos que puedan tener un alza de
precios momentáneo.
En resumen la finalidad de este reporte es indicar la posible variante del costo de
menús y la posible alteración de los precios de cada plato con la justificación
adecuada.
REPORTE MENSUAL DE VISITA AL MERCADO
Los Hoteles que compran directamente las verduras, frutas y otras legumbres a un
proveedor, deben estar enterados de los precios del mercado mayor.
Mensualmente, se hace una visita sorpresa al mercado a través de la cual se
investigarán los precios de todos los productos de compras diarias, con el
propósito de comparar el volumen de compra con los precios del proveedor contra
los precios del mercado. De esta manera se tendrá una idea aproximada de la
conveniencia de la compra de estos productos al proveedor o directamente al
mercado.
El Gerente de Compras o el Agente de Compras, en su defecto, realiza la visita al
mercado mayor, para tener una noción más exacta de los precios, la calidad y el
volumen de mercancía.
Las finalidades de este reporte son:
- Establecer la relación de precio de los productos existentes en el
mercado, con los del proveedor.
- Establecer la diferencia de calidad entre el mercado y el proveedor
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COMPRAS HOTELERAS
REPORTES DIARIOS DE COMPRAS
a) Todos los datos que se generen de la orden de compra, deberán ser
vaciados en los reportes de gastos, los cuales son actualizados a diario.
b) Allí se reflejará los siguientes datos:
- Número de orden de compra,
- Número de requisición de compra,
- Nombre del proveedor,
- Pequeña descripción de la mercancía a adquirir,
- Monto total de la orden de compra sin incluir el impuesto.
c) En los listados se resume a la fecha y mensualmente, los gastos en que ha
incurrido el o los departamentos durante ese lapso. Allí se refleja la
sumatoria de todas las órdenes de compra de un mes, para suministrar de
una manera rápida los saldos y controlar el monto del presupuesto otorgado
para ese mes o para el año en curso.
d) Se elabora (1) solo original, el cual se le antepondrá al lote de órdenes de
compra que se enviará para la aprobación.
REPORTES MENSUALES DE COMPRAS
Son los reportes que el agente de compras elabora mensualmente. Arrojan los
totales acumulados de las compras de ciertos renglones en una fecha
determinada y los totales generales al cierre del ejercicio mensual. Esto se hace
con el fin de no sobrepasar el presupuesto otorgado por el Departamento de
Contabilidad y controlar los gastos y costos mensuales de cada departamento.
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COMPRAS HOTELERAS
En los reportes se presentan los siguientes datos:
• Mes en curso
• Nombre del Area correspondiente (Ingeniería, Cocina, Imprenta, etc)
• Número de Orden de Compra
• Número de Requisición
• Nombre del Proveedor
• Descripción de la Compra
• Monto de la Orden
• Estatus de la orden (Aprobada o por Aprobar)
• Total General Acumulado
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COMPRAS HOTELERAS
BIBLIOGRAFÍA
ARTHUR Seldon Diccionario de Economía Editorial Oikus-Kau,1965.
Hotel Hiltón Caracas Descripción de Cargo, Caracas Julio 1995
Diccionario Cumbre Español Editorial Everest 1976
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COMPRAS HOTELERAS
MATERIAL APROBADO POR COMITÉ EJECUTIVO SEGÚN ORDEN
ADMINISTRATIVA Nº FECHA:
La Gerencia General de Formación Profesional pone en vigencia el presente
material a partir de la fecha de su edición. Se agradece que los instructores y
especialistas del área, realicen una evaluación del mismo, a fin de incorporar las
correcciones pertinentes y garantizar su actualización.
Reproducción:
Gerencia de Servicios Generales
División de Servicios Auxiliares
Unidad de fotocopiado. (Sede)
INCE
Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta publicación sin la previa
autorización del Instituto Nacional de Cooperación Educativa (I.N.C.E)
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