Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen … · Compliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungen aus der neuen Rechtslage ... Hinreichende Gewähr für Integrität, Authentizität

Elektronische RechnungenCompliance, Chancen, Risiken und erste Erfahrungenaus der neuen Rechtslage

Stefan GroßSteuerberaterCISA (Certified Information Systems Auditor)

Compliance bei elektronischen Rechnungen 2

Elektronische Rechnungen

Die Vorteile liegen auf der Hand !


Elektronische Rechnung als Mehrwert

Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses

Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge

Kosteneinsparungspotenzial

Abschaffung Papierarchiv

Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses

Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge

Kosteneinsparungspotenzial

Abschaffung Papierarchiv

Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche



Wo lagen die Hemmnissein der Vergangenheit ?


Wo lagen die Hemmnissein der Vergangenheit ?


Elektronische Rechnung - Die Hürden

Akzeptanzprobleme

Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)

Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen

Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig

Akzeptanzprobleme

Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)

Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen

Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig



Was galt bisher ?


Bisher gültige Verfahren bei elektronisch übermittelten Rechnungen

AUTHENTIZITÄTEchtheit der Herkunft

(Eindeutige Identifizierungdes Rechnungsausstellers)

INTEGRITÄTUnversehrtheit des Inhalts

(keine Veränderung der Daten)

gewährleistet durch

(1) qualifizierte elektronische Signatur(mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung)

(2) elektronischen Datenaustausch (EDI)(Sammelrechnung obsolet, Wegfall

durch Steuerbürokratieabbaugesetz 2009)

Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers

Zustimmung bedarf keiner besonderen Form

Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend

Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung


Mehrwertsteuersystemrichtlinie

Was geschah am 13. Juli 2010 ?


Was geschah am 13. Juli 2010 …

Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie

Elektronische Signatur / EDI-Verfahren keinzwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung,Verwendung aber weiterhin möglich

„Gleichbehandlung Papier – elektronisch“, aber keine erhöhtenAnforderungen für eine Papierrechnung

Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012

Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie

Elektronische Signatur / EDI-Verfahren keinzwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung,Verwendung aber weiterhin möglich

„Gleichbehandlung Papier – elektronisch“, aber keine erhöhtenAnforderungen für eine Papierrechnung

Umsetzung EU-weit bis spätestens 31.12.2012


Ablauf Rechnungsstellung bislang …

Rechnungs-aussteller

Rechnungs-empfänger

Papier

„Elektronische Rechnung“



EDI

Elektronische Signatur


Rechnung

Ablauf Rechnungsstellung zukünftig …



RechnungRechnungs-aussteller



Erläuterungen der EU Kommission als Orientierungshilfe

Rechnungen müssen den tatsächlichen Lieferungen / Dienstleistungenentsprechen

Echtheit Herkunft Unversehrtheit Inhalt

durchLieferer/Dienstleistungserbringer

durchLieferer/Dienstleistungserbringer

Aufzeichnung

durch Empfänger

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

mit verlässlichem Prüfpfad

Fortgeschrittene elektronische SignaturElektronischer Datenaustausch (EDI)

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

mit verlässlichem Prüfpfad

Fortgeschrittene elektronische SignaturElektronischer Datenaustausch (EDI)


Erläuterungen der EU Kommission – InnerbetrieblichesSteuerungsverfahren mit verlässlichem Prüfpfad

Hinreichende Gewähr für Integrität, Authentizität und Lesbarkeit

Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer

Beispiel: Abgleich von Begleitunterlagen (Bsp. Lieferschein, …)

Angemessenheit beachten

Prüfpfad: Prüffähige Verbindung zwischen Rechnung undLieferung/Dienstleistung

Verlässlich soweit Verbindung zwischen Begleitunterlagen und Umsatzleicht nachvollziehbar

Hinreichende Gewähr für Integrität, Authentizität und Lesbarkeit

Vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer

Beispiel: Abgleich von Begleitunterlagen (Bsp. Lieferschein, …)

Angemessenheit beachten

Prüfpfad: Prüffähige Verbindung zwischen Rechnung undLieferung/Dienstleistung

Verlässlich soweit Verbindung zwischen Begleitunterlagen und Umsatzleicht nachvollziehbar


Steuervereinfachungsgesetz 2011

Die Umsetzung der MwStSysRLin nationales Recht !

Steuervereinfachungsgesetz 2011

Die Umsetzung der MwStSysRLin nationales Recht !

Compliance bei elektronischen Rechnungen

AUTHENTIZITÄTEchtheit der Herkunft

(Eindeutige Identifizierungdes Rechnungsausstellers)

INTEGRITÄTUnversehrtheit des Inhalts

(keine Veränderung der Daten)

gewährleistet durch

Für JEDE Rechnung gilt

Innerbetriebliches Kontrollverfahrenmit Prüfpfad

Alternativ: QES oder EDI

Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen auch künftig der Zustimmung des Empfängers

Zustimmung bedarf keiner besonderen Form

Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend

Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

Compliance bei elektronischen Rechnungen

Rechnung (Papier + Digital)

Integrität Authentizität

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

setzt voraus

§ 14 UStG gibt den Takt vor …


Ist aufzubewahren

Papier Digital

Papier EDV

QES / EDI

alternativ


Das innerbetrieblicheKontrollverfahren

Eine unbekannte Größe ?

Das innerbetrieblicheKontrollverfahren

Eine unbekannte Größe ?


Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad

Authentizität und Integrität müssen gewährleistet sein

durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einenverlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen

Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst

„Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnungmit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“

Klare Analogien zur Rechnungseingangsprüfung

Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahrenvergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen, manuelle Schritte möglich

Authentizität und Integrität müssen gewährleistet sein

durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einenverlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen

Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst

„Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnungmit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt“

Klare Analogien zur Rechnungseingangsprüfung

Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahrenvergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen, manuelle Schritte möglich


Authentizität

Echtheit der Herkunft, bedeutet dass …

Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht

Kriterien: Leistung bestellt ? Leistung korrekt erbracht ? Zahlungsanspruch korrekt ?

Für Prüfpfad eignen sich: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung

Echtheit der Herkunft, bedeutet dass …

Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht

Kriterien: Leistung bestellt ? Leistung korrekt erbracht ? Zahlungsanspruch korrekt ?

Für Prüfpfad eignen sich: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung


Integrität

Unversehrtheit des Inhalts, bedeutet dass…

Die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnungnicht verändert wurden

Kriterien:

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG Vollständigkeit und inhaltlich richtig Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit Ausschluss von Redundanzen

Unversehrtheit des Inhalts, bedeutet dass…

Die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnungnicht verändert wurden

Kriterien:

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG Vollständigkeit und inhaltlich richtig Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit Ausschluss von Redundanzen


Lesbarkeit

Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: „Die Rechnung muss in einer für dasmenschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.“

Eher gemeint: „menschenlesbar darzustellen“

Papier

sinnvoll: geeigneter Viewer

u.E. auch möglich:

Darstellung der Inhalte

Darstellung derPflichtfelder

Listenform genügt

elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, …)

elektronisch, strukturierte Daten

Rechnungsdatum: 31.12.2011Ust-IdNr.: DE123456789Anschrift des Leistenden:

Petra MustermannMusterfrauring 1245362 Ostenfelde

usw.



Gibt es erhöhteDokumentationspflichten ?


Gibt es erhöhteDokumentationspflichten ?


Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten

Grundsätzlich nein(gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)

Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreibenVerfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess derRechnungsprüfung.

Empfohlen sind Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetrieblicheKontrollverfahren durchlaufen wurde

Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit desinnerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden

Grundsätzlich nein(gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)

Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreibenVerfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess derRechnungsprüfung.

Empfohlen sind Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetrieblicheKontrollverfahren durchlaufen wurde

Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit desinnerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden



Wie sind elektronische Rechnungenaufzubewahren ?


Wie sind elektronische Rechnungenaufzubewahren ?


Aufbewahrung

Papieraufbewahrung

Aufbewahrung über10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)

Unveränderbarkeitist gefordert, zugewährleisten durchZusammenspiel vonOrganisation, Prozessen,Kontrollen, Hardware,Software

OriginalPapier-rechnung

kann digitalisiertwerden GoBS

elektronischeAufbewahrung

optional, wenndigitalisiert

evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Alleinige Aufbewahrung einesPapierausdrucks ist nicht zulässig

Aufbewahrung über10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)

Unveränderbarkeitist gefordert, zugewährleisten durchZusammenspiel vonOrganisation, Prozessen,Kontrollen, Hardware,Software

elektronischeRechnung

elektronischeAufbewahrung


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Referent

Stefan Groß[email protected]

Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater

Schackstraße 280539 München

Tel.: (0 89) 3 81 72 - 0Fax: (0 89) 3 81 72 - 204E-Mail: [email protected]

Internet: www.psp.eu

Stefan Groß[email protected]

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