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Cómo Triplicar Tu Productividad www.sebascelis.com/recursos/motivacion-personal/tecnicas/

Juan Sebastian Celis Maya Pág. 1 Todos Los Derechos Reservados

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Bienvenido Estás en camino a lograr lo que muchas personas no han podido lograr en sus

vidas: aquello que realmente se proponen.

Todos hablan de lo que quieren, de una casa grande, de un carro elegante o

deportivo, de pagar sus deudas, de tener dinero de sobra, de contar con un

negocio exitoso, y en general de obtener grandes resultados en la vida.

Sin embargo, esos resultados no son posibles de lograr a menos que seas

productivo.

Piénsalo por un momento: ¿Por qué en cualquier grupo de personas siempre la

mayoría de ellas van a ser promedio?

Es decir, ¿Por qué parece que casi todos están condenados a no lograr

resultados destacables?

Muchos de ellos trabajan realmente duro, y no saben por qué no viven una mejor

vida, con recompensas a sus esfuerzos.

La realidad es la siguiente: Estas personas NUNCA se enfocan en ser

productivos. Ya sea porque piensen que la productividad es de locos (trabajar

más para lograr más)…

… o porque a sus 40 años de edad no consideran que alguien les pueda dar una

recomendación que mejore su situación general. O porque están cómodos con

la mediocridad en la que viven.




Claramente tú eres diferente, porque estás hoy aquí, leyendo este documento. Y

eso me dice que es obvio que tú no eres del promedio. La persona promedio en

este momento estaría viendo televisión, o perdiendo el tiempo en redes sociales.

La pregunta es: ¿Qué significa realmente ser más productivo y cómo se puede

lograr eficazmente?

Empecemos Por Definir Lo Que NO Es La Productividad

Productividad NO necesariamente es:

• Trabajar más: Todo lo contrario, se trata de trabajar menos, pero producir más

resultados, ya que cada persona tiene un límite máximo de cosas que puede

hacer, de horas en el día y de capacidades físicas y mentales.

• Ganar más dinero: Es fácil pensar en “producir” como en “hacer dinero”, ya

que este es el término empresarial más común. Sin embargo, ser productivo

implica llevar a cabo cosas que produzcan resultados. En cualquier ámbito.

• Ser extremadamente disciplinado: La disciplina tiene sus límites y cuando es

extrema, tiende a causar más estrés. Además hace que nuestras actividades

no sean para nada satisfactorias y que nos sintamos obligados no motivados.

• Perderse las cosas buenas de la vida por estar trabajando: El objetivo de la

productividad es obtener excelentes resultados con el mínimo esfuerzo para

poder tener más tiempo libre y disfrutar las cosas importantes de la vida.

Hay muchas otras malinterpretaciones del término, pero creo que entiendes el

punto: Todo se resume en tener una mayor capacidad de lograr el éxito, sin

aumentar el esfuerzo, y preferiblemente disminuyéndolo.

¿Cómo? Simplemente tomando decisiones INTELIGENTES.




Hablemos De Tu Mente Es curioso.

Cuando las personas piensan en productividad, lo primero que se imaginan es

procesos productivos, actividades a realizar, listas de tareas, estructuras y rutinas

diarias y más… Sin embargo son realmente pocos los que piensan en su mente.

En cómo su mente podría estar mal sintonizada para el éxito y podría estarlos

deteniendo a la hora de querer producir excelentes resultados.

Nuestra mente puede ser nuestro mejor aliado para el éxito, pero por lo regular

termina convirtiéndose en el enemigo silencioso de nuestros sueños.

Así que empecemos por revertir esa situación:

Tu “Disco Duro Mental” Imagina que tu cerebro es un computador. ¿Recuerdas cómo funciona un

computador nuevo? Normalmente es rápido, abre los programas de inmediato y

no tienen fallas ni errores de ninguna clase.

Pero luego de 2 años, ya no funciona como antes, es como si envejeciera y

enfermara (de hecho algunos contraen virus), y probablemente esté lleno su

disco duro de archivos innecesarios o duplicados.

Lo interesante es que con un computador es simplemente posible borrar todo, y

reiniciar el sistema para que vuelva a estar como el primer día. En esencia,

eliminando el tema de “la vejez computacional”.

¿Me creerías si te dijera que con tu mente puede pasar algo similar?




Obviamente no es algo que pueda pasar con tu cuerpo, ya que por el momento

envejecer es física, química y biológicamente inevitable.

Pero tu mente es algo MUY diferente, ya que no se ve afectada por el

envejecimiento a excepción de algunas enfermedades que disminuyen su

capacidad de razonamiento o memoria.

Reiniciando Tu Máquina Lo que normalmente ocurre, es que una persona tienen TANTAS cosas en su

cabeza, que no sabe por dónde empezar, qué hacer, cuáles son sus actividades

del día y qué cosas le pueden producir resultado.

Evidentemente, todo esto causa estrés y sobrecarga, y nuestra mente siempre

estará pasando de un pensamiento a otro en el día, impidiéndonos tener claridad

y pensar de forma más lineal.

Así que el primer paso para ser más productivo, aunque muchos no lo crean, es

realizar un “vaciado” de cerebro, en donde te liberes de TODO lo que está en tu

mente, y lo guardes en otro lugar.

Así como cuando sacas toda la información de un computador para restaurarlo

de fábrica.

El primer paso entonces, sería: Escribir una lista de todas las cosas que tienes

pendiente por hacer.

Normalmente uno cree que esta lista está compuesta de unas 10 ó 20

actividades, pero si “escurres” tu cerebro, es muy posible que tengas una lista de

unas 100 a 200 cosas.




En esta lista, debes incluir TODO, no sólo tu trabajo.

Por ejemplo:

- Comprar comida

- Preparar desayuno

- Preparar almuerzo

- Preparar cena

- Asear el cuarto

- Lavar los platos

- Llevar a los niños al colegio

- Realizar el reporte del trabajo

- Llamar a mi tío

- Llevar a mantenimiento el carro

- Visitar a mis padres

- Buscar una mejor marca de café

- Pedir una nueva tarjeta de crédito

- Ver esa película que no pude ver en cine

- Cambiar mis gafas por unas nuevas

- Leer los 34 correos que tengo en mi bandeja de entrada

- Buscar una mejor oportunidad de empleo o crear un negocio

- etc…

Esta es sólo una lista generalizada, comprar comida puede incluir cada uno de

los alimentos (todo eso está en tu disco duro mental ocupando espacio).

Entonces, la idea es que escribas…

… y escribas…

… y escribas…




… y escribas hasta que NO se te ocurra ni una sola cosa que tengas por hacer. Ni

siquiera ir al baño.

Si lo haces bien, te impactará profundamente la titánica cantidad de cosas que

resultan. Y lo peor, es que TODAS esas cosas están en tu mente AL MISMO

TIEMPO estresándote y haciéndote sentir mal.

Luego de escribirlas, la idea es que crees diferentes listas de tareas con cada

una de ellas, para que ahora NO tengas que recordar nada.

En vez de tu mente ser el lugar de almacenamiento, es tu lista (que puede estar

en un teléfono celular, computador o libreta en papel).

Una vez hagas este ejercicio, te sentirás tan liviano como una seda flotando en el

aire, sin cargas, sin pesos. Nada habrá cambiado, quizás tus responsabilidades y

obligaciones son las mismas.

Pero tu mente… Oh, tu mente, amigo mío, estará totalmente transformada. Y lista

para ser productivo con lo que vamos a ver a continuación:

Cambiando Trabajo Duro Por Trabajo Inteligente

Ya sabemos que el trabajo duro no es la solución. Entonces la solución es tomar

decisiones inteligentes, que te lleven a los mismos resultados, pero que no

requieran tu cuerpo y alma para lograrlo.

Vamos a ver entonces un conjunto de ideas que puedes aplicar.




Básicamente en todo tipo de proyecto o actividad existen diferentes clases de

tareas:

- Tareas cruciales: Que si no se realizan, no se podrá lograr el resultado.

- Tareas intercambiables: Que producen cierto resultado, pero que pueden ser

reemplazadas por otras similares.

- Tareas opcionales: Que ayudan a obtener un mejor beneficio final, pero que

no son realmente necesarias.

- Tareas irrelevantes: Que no ayudan al proyecto, y son completamente

innecesarias.

Lo que termina pasando en la mayoría de los proyectos es algo como lo

siguiente:

El 80% del tiempo y esfuerzo se van para las tareas opcionales e irrelevantes, y

cuando ya falta poco para la fecha final, se llevan a cabo las cosas cruciales y las

intercambiables.

Esto hace que los dos primeros tipos de tareas se realicen mediocremente y que

se enfoque mucho esfuerzo en cosas que no sirven para nada.

A esto se le conoce como el Principio de Pareto. Estadísticamente, el 80% de tus

resultados, proviene del 20% de las actividades.

Así que si encuentras un 20% de actividades realmente fundamentales, podrás

lograr casi el mismo resultado a si te dedicas al 100%.




Aquí Va Un Ejemplo Supongamos que un grupo de emprendedores deciden crear un negocio,

veamos cuáles son sus actividades y cómo se distribuyen:

Tareas cruciales:

- Registrar legalmente el negocio

- Tener un establecimiento comercial

- Conseguir clientes

- Procesar transacciones

- Desarrollar productos o servicios

Tareas intercambiables:

- Tener una página web

- Pagar publicidad en periódicos

- Hacer descuentos y ofertas especiales

- Dar muestras gratis

Tareas opcionales:

- Tener una buena imagen corporativa

- Ambientar el establecimiento

- Contratar personas atractivas para promocionar

- Poner aire acondicionado

Tareas irrelevantes:

- Realizar juntas y comités con los colegas

- Comprar una máquina de café

- Colgar en la pared la “misión” y “visión”

- Hacer una lista de “valores corporativos”

- Enfocarse en dar el menor precio posible




Cómo Alcanzar Una Productividad Explosiva Muchos emprendedores se sienten como nuevos empresarios. Y lo primero que

hacen es escribir la misión y la visión, pensar en los valores corporativos, tener la

mentalidad de “el mejor precio” y sentir que al reunirse con sus colegas varias

veces al día están “trabajando”.

Todas estas actividades son totalmente irrelevantes y deberían ser eliminadas

permanentemente, ninguna sirve para nada, y nadie realmente le importa que se

hagan o no.

Es más, los clientes no tienen problema en pagar un buen precio, siempre y

cuando obtengan grandes beneficios, buenos productos y excelentes servicios.

Es curioso que muchas personas postergan el registro de un negocio mientras

buscan “un nombre perfecto”, “un logo adecuado”, y “una imagen corporativa

acorde a los principios y valores… bla bla bla”.

Un negocio es SUS VENTAS, punto. Todo lo demás puede que ayude, pero

vender es vender y a menos que haya transacciones financieras, no hay negocio.

Por lo que uno de los primeros enfoques debe ser el poder procesar

transacciones, para esto se necesita un mecanismo (datáfono para tarjeta de

crédito y débito), caja registradora para efectivo y sistema de facturación.

También se necesitan los correspondientes permisos legales, un establecimiento

comercial y obviamente productos o servicios para vender. Si el enfoque del

emprendedor está completamente dirigido a esto durante el primer mes…




… lo más probable es que el negocio despegue como un transbordador directo a

la luna.

Respecto a las actividades intercambiables, todas tienen el objetivo de atraer

prospectos y clientes al negocio. Muchas empresas simplemente NO necesitan

una página web, pero gastan tiempo, esfuerzo y dinero en una…

… Y luego que no les produce resultado, culpan al diseñador web.

La publicidad en radio, periódicos, internet, etc, no es para todos los negocios.

Algunos funcionan mejor en televisión, otros en revistas, otros en blogs y diarios

digitales… etc. Cada negocio tiene sus requerimientos propios.

Las tareas intercambiables tienen un sentido y una dirección, pero no son

necesarias. Por ejemplo, si en vez de dar muestras gratis se provee un tiempo

“de prueba” por una fracción del precio, quizás se obtenga el mismo resultado.

O si se propone un 50% del pago al iniciar y 50% al finalizar, se puede obtener

un resultado muy similar. Lo importante aquí es tener claro el objetivo final y no

cerrarse en un tipo de actividad. Ya que hay varias maneras de llegar a lo mismo.

Algunas más extenuantes, costosas y difíciles que otras. Escoger las más

simples, económicas y rápidas usualmente beneficia igualmente al negocio pero

lo hace con mayor productividad.

Y finalmente, las tareas opcionales pueden dejarse para después, o pueden

incluso no hacerse nunca. Una buena manera es comprometerse a realizarlas

luego de que se hayan logrado ciertos objetivos.




Por ejemplo, comprar el aire acondicionado luego de que se haya vendido cierta

cantidad de dinero (para cubrir el gasto) o invertir en imagen corporativa luego

de estar vendiendo (ya que la venta la genera el producto y el vendedor, no el

logo ni los colores, como muchas personas erróneamente siguen creyendo).

Este ejemplo es un poco extenuante al ser de negocios, pero ten en cuenta que

esto puede aplicarse a todo.

Básicamente, siempre habrá 4 tipos de actividades a realizar.

Si te enfocas en la primera, eliminas la última, optimizas la segunda y delegas la

tercera, básicamente estarás siendo 3 veces más productivo. Porque estarás

eliminando 3 conjuntos de tareas de tu lista y estarás produciendo exactamente

los mismos resultados.

En Resumen Básicamente esto es lo que triplicará tu productividad:

1. Vaciar tu disco duro mental, para liberar espacio y dejar de generar estrés

inconsciente por todas las cosas que tienes pendientes por hacer.

2. Crear listas de actividades con base en el paso 1, para que no tengas que

recordar nada, y delegues esa pesada tarea a un papel o dispositivo.

3. Analizar los 4 tipos de actividades en lo que quieres ser productivo:

Cruciales, Intercambiables, Opcionales Irrelevantes.

4. Enfocar tus mayores esfuerzos en las tareas cruciales.

5. Buscar la manera más eficiente de lograr las tareas intercambiables.

6. Posponer o delegar las opcionales.

7. Eliminar permanentemente las irrelevantes.




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