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Cómo Lograr Presentaciones Exitosas Por Gloria Robles Con seguridad usted necesita efectuar presentaciones orales en su trabajo. Si además le interesa mejorar la forma en que las realiza y que éstas logren los objetivos que se ha planteado, este artículo le será útil. En él se proporcionan sugerencias para mejorar sus presentaciones ejecutivas, a través de planearlas y plasmarlas adecuadamente. ¿No ha sentido pena ajena cuando escucha una presentación aburrida, en la que no se entiende qué pretende el orador? ¿Con filminas con letra tan pequeña que son imposibles de leer? Todo eso puede evitarse si el orador dedica suficiente tiempo para preparar la presentación. LA PLANEACIÓN GARANTIZA EL ÉXITO El primer paso para tener éxito en una presentación, consiste en planearla cuidadosamente. Antes de enfrentar al auditorio se recomienda hacer un análisis de la situación (Zelazny, 2000). La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación para compañeros de trabajo, que para clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. El objetivo del discurso en cada situación puede ser diferente, ya que a nuestros compañeros podemos sólo buscar informarles sobre aspectos internos de la compañía, mientras que para los clientes pretendemos convencerlos de que compren nuestros productos, y con nuestros amigos queremos compartir un momento agradable. TIPOS DE PRESENTACIONES En el ejemplo anterior se puede ver que existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propósito que se pretende lograr. Lane

Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

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Page 1: Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

Cómo Lograr Presentaciones ExitosasPor Gloria Robles

Con seguridad usted necesita efectuar presentaciones orales en su trabajo. Si además le interesa

mejorar la forma en que las realiza y que éstas logren los objetivos que se ha planteado, este artículo

le será útil. En él se proporcionan sugerencias para mejorar sus presentaciones ejecutivas, a través de

planearlas y plasmarlas adecuadamente.

¿No ha sentido pena ajena cuando escucha una presentación aburrida, en la que no se entiende qué

pretende el orador? ¿Con filminas con letra tan pequeña que son imposibles de leer? Todo eso puede

evitarse si el orador dedica suficiente tiempo para preparar la presentación.

LA PLANEACIÓN GARANTIZA EL ÉXITO

El primer paso para tener éxito en una presentación, consiste en planearla cuidadosamente. Antes de

enfrentar al auditorio se recomienda hacer un análisis de la situación (Zelazny, 2000). La situación se

refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la

caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación para compañeros de trabajo, que para clientes

potenciales o para amigos que celebran su boda. El objetivo del discurso en cada situación puede ser

diferente, ya que a nuestros compañeros podemos sólo buscar informarles sobre aspectos internos de

la compañía, mientras que para los clientes pretendemos convencerlos de que compren nuestros

productos, y con nuestros amigos queremos compartir un momento agradable.

TIPOS DE PRESENTACIONESEn el ejemplo anterior se puede ver que existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el

propósito que se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones en relación con su

objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.

INFORMAR: TRANSMITIR CONOCIMIENTOSEn las presentaciones informativas se busca transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga

el interés, se facilite la comprensión y se incremente la posibilidad de recodar la información más

relevante. El expositor quiere, así, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para

lograr lo anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante, novedosa y ser presentada en

forma atractiva. Si, por ejemplo, el objetivo de la presentación fuera informar sobre los resultados de

una campaña promocional, usaríamos datos bien organizados, relevantes y significativos.

Page 2: Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

PERSUADIR, CONVENCER Y MODIFICAR CREENCIASPor su lado, las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o provocar la

acción. Se hace un discurso persuasivo cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de

otras personas. En el mundo de los negocios, la mayoría de los discursos son persuasivos, ya sea

que se quiera convencer al jefe de que apruebe un proyecto, o que los empleados eleven su

productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser las más frecuentes, son, además,

las más difíciles, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen

fuerza, que están arraigados.

Para lograr presentaciones persuasivas se recomienda equilibrar en ellas los aspectos racionales con

los emocionales (Verderber, 2002). Sólo podemos convencer cuando apoyamos nuestra demanda en

argumentos sólidos, al mismo tiempo que se usa un lenguaje motivante y expresado con delicadeza.

Nadie convence a nadie, a menos que él mismo esté convencido y que lo demuestre con argumentos

y con entusiasmo. Además, el expositor debe ser digno de confianza, para lo cual requiere desarrollar

su credibilidad. Hablar con la verdad y reconocer los aspectos positivos y negativos de su propuesta.

La vida nos ha enseñado que todo tiene ventajas y desventajas, por eso desconfiamos de aquellos

que presentan sólo los aspectos positivos de su posición. Por último, es más fácil convencer si

hacemos manifiestos los beneficios que obtendrán los receptores al llevar a cabo nuestra demanda.

Una vez que hemos definido el objetivo y el tipo de presentación que vamos a realizar, el siguiente

paso será analizar las características del auditorio, de las personas que recibirán la presentación.

CONOCER A LA AUDIENCIAAl planear una presentación, se debe hacer un análisis cuidadoso de la audiencia. Por ejemplo, es

conveniente e incluso necesario que conozcamos características como edad, nivel de escolaridad,

sexo, profesión y nivel jerárquico de los asistentes. Así como sus preferencias y necesidades, y las

actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador.

ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDOAl planear una presentación es recomendable darle una estructura a través de hacer un bosquejo o un

índice tentativo. Un discurso bien organizado facilita que el auditorio pueda entender y recordar mejor

el contenido. En el cuerpo se recomienda incluir no más de tres secciones que deben guardar una

secuencia lógica y de fácil comprensión. Por ejemplo:

Pasado - Presente - Futuro

Situación - Problema - Solución

Causa - Desarrollo - Efecto

Mundo - Continente – País

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Page 3: Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentación, se procede a elaborar la introducción y

las conclusiones. Tanto la introducción como la conclusión tienen funciones específicas. Los objetivos

de la introducción son captar la atención del público, despertar el interés y conducir hacia el contenido

del discurso. La introducción es, así, el gancho que atrapa al auditorio; por eso debe ser elaborada

con cuidado y creatividad.

La conclusión, a su vez, busca hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al público

recordar lo esencial de la presentación y seguir reflexionando sobre el tema. Tanto en la introducción

como en la conclusión se pueden usar los siguientes recursos: una frase célebre, una anécdota, un

ejemplo, etcétera.

Una presentación sin introducción provoca desubicación en el auditorio, ya que éste no sabe de lo que

se va a hablar ni qué se pretende lograr con la exposición. Por su parte, la ausencia de conclusión

equivale a una sinfonía inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonías, el inicio

y el final siempre son intensos, fuertes e impactantes.

DE LA VISTA NACE EL AMOR

En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que

estos reducen el costo mental de la asimilación, facilitan la comprensión y aseguran una mejor

retención del mensaje. La elección y elaboración de los apoyos es una de las partes más creativa en

la elaboración de un discurso, ya que se pueden usar objetos, muestras, volantes, modelos,

grabaciones, trozos de películas, etcétera. No obstante, los apoyos visuales más usados en el mundo

de los negocios son las filminas, que se presentan a través de computadora y cañón.

REALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

Una vez que hemos planeado con todo cuidado la presentación, estamos listos para llevarla a cabo,

para enfrentarnos en vivo y en todo color con nuestro auditorio. Ahora sólo queda pendiente exponer,

haciéndolo de la forma más agradable e interesante.

En el Cuadro 1 se presenta un resumen de lo que se recomienda hacer y no hacer tanto en los

aspectos verbales como en los no verbales.

CONCLUSIONESPara lograr presentaciones ejecutivas exitosas es necesario prepararlas cuidadosamente. La

planeación garantiza el éxito. En particular es conveniente que analice las características de la

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Page 4: Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

situación, defina el objetivo que pretende lograr y dé una estructura sencilla y lógica a la información

que quiere transmitir.

Si busca convencer y persuadir, necesita usar argumentos sólidos y expresarlos con entusiasmo;

mover el cerebro y el corazón del auditorio.

Por último, practique, ya que la práctica hace al maestro. Disfrute y aprenda de cada una sus

presentaciones, perfeccionando cada día su estilo y su eficiencia.

REFERENCIAS

- Hybels, Saundra, Weaver, Richard L. II. (1995). Communicating Effectively. 4th edition. USA:

McGraw-Hill

- Lane, Leroy L. (1987). By All Means Communicate. USA: Prentice-Hall

- Locker, Kitty O. & Kaczmarek, Stephen. (2001). Business Communication. USA: McGraw-Hill/Irwin

- Verderber, Rudolph F. (2002). Communicate¡. 10th. edition. USA: Wadsworth, Thomson Learning

- Zelazny, Gene. (2000). Say it with Presentations. USA: McGraw-Hill

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Page 5: Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

Cuadro 1. QUÉ HACER Y QUÉ NO HACER DURANTE LA PRESENTACIÓN

QUÉ HACER QUÉ NO HACER

Cuide su presentación personal

Hable en forma clara y sencilla

Hable con propiedad

Use ejemplos

Atrape a su audiencia, use una buena

introducción

Mantenga contacto visual con el público

Varíe el tono de voz cuando quiera recalcar

un punto. Haga cambios de entonación

Use un buen volumen de voz, pero no grite

Muévase con naturalidad, acérquese al

auditorio

Mantenga una postura corporal relajada

Demuestre energía y entusiasmo

Evite expresiones irreverentes o que

puedan lastimar susceptibilidades

No permanezca inmóvil o estático

No hable ni demasiado rápido, ni

demasiado lento

No lea el material proyectado palabra por

palabra. Utilícelo como una guía y

explíquelo

No meta las manos en los bolsillos.

Úselas para reforzar sus palabras

No dé la espalda al público para leer el

material proyectado

No se preocupe demasiado por el

nerviosismo. Generalmente la audiencia

no lo nota

Evite moverse nerviosamente o hacer

cosas que distraigan al público, como

mover una pluma

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