Presentaciones efectivas y memorables

Crear presentaciones impactantes no es nada fácil hoy en día, pues somos bombardeados constantemente con información de todo tipo, que compite por nuestro interés.

En la vida profesional una pésima presentación puede marcar su carrera, pero una en la que logre trascender, conectarse realmente con un público, puede ser una experiencia imborrable para el resto de sus días.

Una de las principales habilidades para destacarse en una empresa es la habilidad de realizar presentaciones efectivas, así es que empiece a practicar desde ya.

En carne propia todos hemos tenido que sufrir, en el estudio o en el trabajo, las tediosas e interminables presentaciones del mundo moderno, y luego de media hora perdida miserablemente comprendemos que muchas presentaciones en vez de ayudar son contraproducentes.

Una buena presentación es ante todo un acto creativo que implica recolectar información, organizarla, estructurarla, crear un diseño y utilizar multimedia.

Una buena presentación es una "transferencia de emociones". El comunicarse trata de: persuadir a los demás, venderles una idea o un punto de vista. Expresar algo que le apasiona, por lo que está entusiasmado, triste o algo que le angustia.

Pero si todo lo que quiere es presentar unos textos, unas cifras y unas gráficas, mejor cancele la presentación y envíela por e-mail (el sufrido auditorio se lo agradecerá).

La información hoy es asequible para todos, lo que realmente cuenta es la historia detrás de los datos, la personalidad de quien expone, sus experiencias, sus ilusiones, alegrías y tristezas, su forma de ver la vida.

Preparación

Todos tenemos una historia que queremos contar. ¿Cuál es su historia?

Preparar una presentación significa organizar sus ideas e identificar el mensaje principal de su historia, y aquí es fundamental realizar las preguntas correctas. Algunas veces nos preguntamos ¿cuántas diapositivas debo utilizar?, sin entender que las presentaciones serían mucho mejores tan solo con contestar ¿cómo es mi público? ¿Qué esperan? o ¿cuál es el eje central de mi historia?".

Un error usual es sentarse al frente de una diapositiva y allí pensar el contenido de su charla. Apague el computador. Antes del diseño usted necesita ver la imagen general, y los puntos centrales de su historia. Las mejores herramientas en esta fase son papel y lápiz, muchos post-its, crayones o el tablero en acrílico de su oficina. Usted necesita desconectarse. Agarrar un lápiz y un papel es la mejor forma de conectarse con el tema y hacer que las ideas fluyan más espontáneamente. Los mejores diseñadores arrancan la jornada "unplugged".

Hoy en día infinita información está disponible en tiempo real para cualquiera, entonces lo que la gente realmente va a valorar es su historia, su creatividad y el mensaje detrás de sus datos.

Principios generales

Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación. Su presentación debe ser lo más contundente y simple posible.

En nuestra cultura tendemos a confundir lo simple con simpleza. Pero la simplicidad no necesariamente es ser simple, y gran parte de las veces implica el mayor trabajo. Albert Einstein solía decir "has todo lo posible para hacer las cosas simples más no simplistas".

Quite todas las diapositivas, incluso de las que se siente más orgulloso, si no le agregan valor a su historia. En ninguna charla es posible decir todo lo que hay que decir, y si todo le parece importante entonces nada es realmente prioritario.

Debe incluir elementos que permitan la participación del auditorio (preguntas, votaciones, pasar algo, voluntarios, etc)

Sea creativo pero conserve siempre el buen gusto y el estilo

Diviértase con el público, ríase de Ud. mismo (se aprende mejor con humor)

No presente información solo por “quemar tiempo”. No haga algo que pueda resultar monótono para el auditorio. Su reto es mantenerlo “enganchado” al tema durante toda la presentación

Si la presentación la hace un grupo, no hable cada uno por turnos y por temas (es monótono), es mas dinámico que todos intervengan o se “peloteen” la palabra durante toda la presentación.

Hay comunicación verbal y no verbal. Lo que decimos solo representa el 7% de la comunicación, el 93% restante esta constituido por como lo decimos (lenguaje no verbal, postura, gestos, movimientos, velocidad, tono, timbre, cadencia, pausas y volumen de la voz)

Mantenga siempre contacto visual y físico con el público, no se esconda

Proyecte siempre un manejo y una apariencia profesional

Antes de la presentación

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. ¿Cuál es el propósito de la presentación (enseñar, persuadir, motivar, aclarar o informar).

Analice a su auditorio previamente:

¿Quién estará sentado allí? ¿Cuáles son sus necesidades y preferencias? ¿Qué comportamientos y actitudes tienen? ¿Cuánto saben sobre el tema? ¿Qué vocabulario manejan?, ¿Qué nivel de profundidad se le debe dar al tema?.

Su auditorio es “su cliente”, véndale una experiencia memorable, reconstrúyale esquemas conceptuales, póngase en sus zapatos y hágale pasar un rato agradable.

Logre que al finalizar la presentación el público se lleve “puesto” su mensaje.

Orden y formato de la presentación

Al igual que un chef que sigue una receta, se debe usar los ingredientes correctos, en el orden adecuado.

Existen técnicas probadas para organizar ideas en una secuencia lógica para crear una presentación persuasiva y atrayente

El orden de la presentación debe ser:

Introducción: objetivos y temario

Cuerpo de la presentación: puntos clave, ejemplos, etc.

Cierre: Resumen y conclusiones

Introducción de de presentación

Los 5 primeros minutos crean el 50% del impacto, úselos eficientemente

Se debe abrir y cerrar la presentación con ideas o imágenes impactantes. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es crítico para generar las expectativas y el interés de la audiencia.

Inicie citando una frase celebre, contando una historia o anécdota, haciendo una pregunta y/o pidiendo al auditorio que haga algo.

Sea original, provoque el interés y atención de su audiencia desde el principio

Presente los objetivos al iniciar: lo que espera lograr

Durante la presentación

El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentación

No olvide su principal y mas útil herramienta audiovisual: ¡Ud mismo! Su rostro, su voz, sus manos y su cuerpo son mucho más expresivos que cualquier cosa que la tecnología pueda producir.

Sonría al hablar

De vez en cuando haga pausas de 5 segundos (efecto dramático).

Atraer la atención mediante: estilo propio, interacción, preguntas, votación, voluntarios, pasar algo al auditorio, contenido impactante.

Cuente anécdotas, chistes o ejemplos inteligentes. Los mejores expositores logran ilustrar lo que dicen con historias y anécdotas personales

Hable claro y sencillo, use muchos ejemplos.

Manejo del temor a hablar en público

El conocimiento del tema ofrece la seguridad necesaria

La ansiedad es normal, todos la sienten

Las diapositivas

La manera de presentar la información puede ser más importante que la información misma. Así un dato aparentemente irrelevante lo podemos volver definitivo.

El diseño debe estar compenetrado con el mensaje y el espíritu de la historia desde el principio

Nunca presente en las diapositivas párrafos enteros, sino ideas con palabras o frases claves cortas (una o máximo dos líneas por idea). Amplié y explique el tema verbalmente con sus propias palabras (no memorice, maneje conceptos).

Quite todas las diapositivas, incluso de las que se siente más orgulloso, si no le agregan valor a su historia. En ninguna charla es posible decir todo lo que hay que decir, y si todo le parece importante entonces nada es realmente prioritario.

No existe un tema lo suficientemente complejo como para romper la regla de la simplicidad en la forma de presentar la información. La clave es hacer diapositivas que den fuerza a sus palabras, no que las repitan.

Títulos en mayúscula, contenido en minúscula, usar color para impactar, tamaño de letra: mínimo 20 puntos.

Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos.

Use alrededor de 6 palabras en cada viñeta, 6 viñetas por diapositiva, y no más de 6 diapositivas de texto seguidas

La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena idea intercalar graficas y fotos con textos

Todas las diapositivas deben tener títulos (claros y cortos)

Nunca presente información o datos que no sepa o pueda explicar (no de papaya)

Utilice el menor número de diapositivas posible

Incluya solo información esencial (“puntos poderosos”)

Asegure buen contraste entre color de texto y color de fondo

A más contenido menor atención del auditorio

No errores de trascripción, ortografía y/o redacción

No lea las diapositivas

Use fondos oscuros con letras claras (o viceversa)

No presente diapositivas saturadas de información (ya sean: textos, gráficos o tablas)

Simplifique conceptos complejos con imágenes (una imagen vale mas que mil palabras)

Que no hacer

Evite las muletillas o expresiones repetitivas (ahh, ehhh, etc), cambie muletillas por pausas estratégicas que causen “tensión” positiva en el auditorio

Permanecer inmóvil en un solo punto sin moverse por el salón y sin interactuar con el auditorio

Hablar muy rápido, o muy despacio

No lea las diapositivas, denota falta de preparación y es muy monótono

Hoy es típico ver presentaciones cargadas de datos, texto y gráficas. No sature al auditorio con mucha información.

Usar lenguaje rebuscado o demasiado técnico

Actitud

Sea directo, abierto y amigable, muestre su personalidad

Proyecte energía y entusiasmo

Finalización de la presentación

Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más importantes que se han tratado a lo largo de la presentación.

No finalice abruptamente, cree la expectativa de un buen cierre (dinámico y efectivo), por medio de: exhortación final, lance un reto, resuma los puntos mas importantes, agradezca la atención prestada, etc.

Invite al auditorio a hacer preguntas, y si no hacen ninguna, pregúntese y respóndase Ud. mismo, diga algo como “uno se puede preguntar si…..”. Si no sabe la respuesta a la pregunta comprométase a buscarla y darla después.

Anticipe las posibles preguntas, y responda dirigiéndose a todo el auditorio, no solo a quien preguntó

Las personas que saben presentar se aíslan del mundo entero para estar completamente en el aquí y el ahora con su auditorio, viven el momento con pasión y entregan todo de sí. Dejan el alma entera para su público.

¡ Disfrute su presentación, no la sufra ¡