Comment optimiser vos workflows Cloud et mobiles 6 façons de booster le flux d’information avec un environnement d’impression plus intelligent

3/4des PME auront complètement adopté le Cloud d’ici 2020 – deux fois plus qu’en 2015.

Rien de surprenant : les services de stockage Cloud comme Dropbox et les outils de productivité comme Google Apps for Work et Microsoft Office 365 permettent de collaborer, communiquer et se développer plus intelligemment, à des niveaux de prix qui favorisent agilité et rentabilité.

On assiste en parallèle à l’irrésistible ascension du mobile : le monde compte aujourd’hui plus d’appareils mobiles que d’habitants et leur nombre devrait atteindre les dix milliards d’ici trois ans1.

Ces tendances favorisent le développement du travail mobile et à distance, qui implique l’utilisation d’outils Cloud. Voilà qui devrait vous simplifier la vie…

Mais quand il s’agit de relier ces nouveaux workflows aux traditionnels processus papier, le Cloud et le mobile ont souvent tendance à compliquer l’affaire.

Le Cloud n’est pas près de disparaître. D’ici 2020, plus de trois quarts des PME l’auront complètement adopté – soit deux fois plus qu’en 2015.

Le workflow à l’ère du Cloud et du mobile

1 Cisco Systems.

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L’importance du workflow documentaire

Pourtant, malgré ces nouveaux outils, le flux de l’information entre les employés et les systèmes demande encore à être simplifié.

Mais l’enjeu concerne bien plus que le Cloud et le mobile – il touche même aux workflows documentaires. On parle ici de tous les processus et étapes très concrets qui permettent d’imprimer des documents numériques et de numériser des documents papier.

Cet eBook traite de la cohabitation entre le Cloud, le mobile et les workflows documentaires du « monde réel ». Vous y découvrirez comment les processus documentaires intelligents peuvent booster la productivité de vos employés et alléger votre charge de travail.

C’est parti.

Le workflow à l’ère du Cloud et du mobile

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Workflows numériques et infrastructure d’impression : de nouveaux alliés

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Comme vos employés utilisent des outils de productivité Cloud et mobiles, il est logique qu’ils aient besoin de les connecter sans difficulté à votre infrastructure d’impression. Habitués à lancer une impression en un clic depuis leur ordinateur, ils attendent la même simplicité quand ils utilisent un appareil mobile et des outils Cloud.

Workflows numériques et infrastructure d’impression : de nouveaux alliés

Quelques exemples :

• Ils veulent imprimer des documents depuis le Cloud ou l’appli e-mail de leur smartphone – pas depuis leur PC.

• Ils ont besoin d’imprimer facilement des documents depuis des systèmes d’exploitation Cloud, comme Chrome OS.

• Ils veulent numériser un formulaire papier avec leur imprimante puis l’envoyer vers Dropbox ou Box en un clic.

• Vos commerciaux ont besoin d’imprimer des offres pendant leurs déplacements.

• Vos invités et clients ont besoin d’utiliser vos imprimantes sans accéder à votre réseau.

• Vos travailleurs mobiles ont souvent besoin d’utiliser les imprimantes dans des lieux stratégiques, comme les réceptions.

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Grâce à la flexibilité et la liberté qu’offrent le mobile et le Cloud, vos équipes peuvent travailler comme ils ont besoin de le faire. Mais ces workflows ne devraient pas être interrompus au moment de l’impression.

En cas de panne, l’impact est double : vos utilisateurs sont mécontents et moins productifs, et votre support informatique subit une charge supplémentaire – 40 à 60 % des appels reçus par les hotlines sont liés à des problèmes d’impression2.

Les défis liés à l’intégration des workflows

La prise en charge de l’impression Cloud et mobile soulève certaines préoccupations majeures :

• La normalisation. Le nombre et la diversité des imprimantes et appareils mobiles peuvent embrouiller les utilisateurs, incertains de ce qui fonctionne ou non (« Ai-je besoin d’AirPrint ? », « Comment lancer une impression depuis un Chromebook ? »).

• La productivité. Vos utilisateurs ne devraient pas avoir besoin d’utiliser des moyens détournés pour imprimer des documents depuis leurs applis Cloud (comme s’envoyer par e-mail un fichier Dropbox).

• La confidentialité. Aucun document ne devrait traîner dans les bacs des imprimantes parce qu’on a oublié d’aller les chercher.

• La sécurité et l’assistance. L’installation d’applis non autorisées pour impression Cloud et mobile peut compromettre la sécurité de votre réseau ou augmenter le nombre d’appels à votre support informatique.

Ces préoccupations sont justifiées, aussi vaut-il mieux y répondre d’emblée pour éviter des problèmes ultérieurs. Bonne nouvelle : il existe des moyens simples de résoudre tous ces problèmes.

2Xerox RealBusiness Magazine – Numéro spécial Gartner ITxpo, 2012

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Impression Cloud et mobile : les secrets d’une intégration réussie

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Impression Cloud et mobile : les secrets d’une intégration réussie

Pour que la mise en œuvre de l’impression Cloud et mobile soit un succès, vous devez répondre à deux catégories de besoins :

• Vos utilisateurs veulent pouvoir se connecter librement à n’importe quel appareil, partout et à tout moment.

• Vous voulez pouvoir gérer vos imprimantes à distance, facilement et – dans l’idéal – pas trop souvent.

Si c’est simple pour vos utilisateurs, mais difficile pour vous (ou l’inverse), c’est que la solution n’est pas idéale. Heureusement, il n’est pas forcément compliqué d’intégrer les processus papier aux workflows Cloud et mobiles.

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Voici six façons de s’assurer que tous les besoins sont satisfaits :

1. Rendez l’impression aussi simple que l’e-mail Vos utilisateurs doivent pouvoir imprimer un document depuis n’importe quel appareil mobile. Faites donc un grand pas dans la bonne direction en utilisant une appli déjà installée sur tous leurs appareils : l’e-mail. Commencez par choisir une solution d’impression mobile qui leur permettra d’envoyer un e-mail et d’imprimer des documents directement depuis leur imprimante multifonction (MFP).

2. Offrez à vos utilisateurs toutes les options dont ils ont besoin Assurez-vous que vos utilisateurs peuvent imprimer des documents depuis leur e-mail, les navigateurs web ou des applis Cloud. Vous devez impérativement adopter une solution multiplate-forme qui prenne en charge Android et iOS (AirPrint). Plus simple sera la tâche pour vos utilisateurs, moins votre support informatique recevra d’appels.

3. Facilitez l’impression à la demande L’impression à la demande – ou pull-printing – garantit que vos multifonctions n’impriment les documents qu’après authentification de l’utilisateur avec un code PIN ou une carte magnétique. L’impression à la demande vous donne le contrôle dont vous avez besoin, et vous permet de transférer les coûts d’impression aux services ou aux équipes concernés. Vos utilisateurs peuvent imprimer librement depuis leurs appareils et la sécurité de vos informations est mieux préservée.

4. Fiez-vous au logo « Mopria » sur Android Si la prise en charge de ces différents appareils, pilotes et applis vous inquiète, rassurez-vous.Pour l’impression mobile, il existe une norme industrielle qui facilite grandement le choix des bons outils et permettra à vos utilisateurs de travailler plus vite. Avec une imprimante certifiée Mopria, l’impression se résume à trois étapes simples.

Impression Cloud et mobile : les secrets d’une intégration réussie

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5. Intégrez le papier à vos workflows numériques Les multifonctions ont considérablement évolué. Pour les processus répétitifs comme la facturation, vous pouvez personnaliser des workflows numériques puis les automatiser avec une appli de votre multifonction. Vous pouvez, par exemple, créer une touche « facture » qui acheminera automatiquement les nouvelles factures vers le bon dossier de votre réseau partagé, et activer la recherche par référence de facture ou montant total.

6. Exploitez vos données Utilisez les fichiers d’audit de vos multifonctions pour obtenir de précieuses informations – quels appareils s’y connectent, à quel moment, pour imprimer quels documents. Ces données vous aideront à améliorer la sécurité de votre infrastructure et à favoriser la conformité, et vous permettront de transférer les coûts d’impression aux différents services concernés.

L’impression Cloud et mobile ne devrait poser aucun problème à vos utilisateurs et votre service informatique. Suivez ces conseils simples et vous atteindrez cet objectif.

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Aligner votre parc d’imprimantes sur vos stratégies Cloud et mobiles

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Aligner votre parc d’imprimantes sur vos stratégies Cloud et mobiles

Les technologies Cloud et mobile jouent désormais un rôle essentiel dans notre façon de travailler.

Vos utilisateurs attendent de l’infrastructure d’impression à laquelle ils sont habitués qu’elle intègre sans heurts les appareils mobiles et les applis Cloud dont ils ont de plus en plus besoin. Et c’est bien normal.

Ils doivent pouvoir modifier des documents et collaborer au pied levé, lancer une impression où qu’ils se trouvent, et simplifier la vie de leurs clients et invités.

Le tout, idéalement, à l’aide de solutions qui n’alourdiront pas la charge de votre support informatique.

Il est très facile de se lancer, et de nombreuses solutions (dont @PrintByXerox, AirPrint et Mopria) vous permettent d’imprimer vos documents, de n’importe où… vers n’importe où. Vous pouvez même les essayer gratuitement.Quand vous serez prêt à passer à l’étape supérieure ou que vous ferez face à des exigences plus strictes, vous pourrez vous tourner vers des solutions adaptées aux infrastructures plus complexes.

Pas de gain de productivité sans workflow intelligent

Le flux de l’information est au cœur de la réussite d’une entreprise. Et la sécurité et la simplicité de ce flux sont au cœur de votre réussite.

En intégrant vos workflows Cloud et mobiles à votre infrastructure d’impression, vous aiderez vos équipes à travailler plus simplement et intelligemment. Suivez les conseils de cet eBook et vos utilisateurs gagneront en productivité – et vous en tranquillité.

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Et ensuite ?Rendre possible l’impression Cloud et mobile, c’est important. Mais ça ne devrait pas être compliqué. Découvrez comment les solutions d’impression mobile Xerox® aident les PME à travailler plus efficacement.

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