Collaborate in modo efficiente sui documenti PDF. · Nuance Power PDF Collaborate in modo efficiente sui documenti PDF. Completate i progetti più rapidamente, aumentate la ... il

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Collaborate in modo efficiente sui documenti PDF. Completate i progetti più rapidamente, aumentate la produttività e ottimizzate la revisione dei documenti.

Attualmente gli operatori dei sistemi informativi e altri gruppi di lavoro devono impegnarsi al massimo per migliorare la collaborazione, in particolare su documenti condivisi. Superare l’inefficienza degli strumenti e delle procedure di gestione dei documenti è fondamentale per ridurre i costi e aumentare la produttività. Nuance® Power PDF dispone di una potente funzionalità che migliora la collaborazione tra i componenti del team ed è fondamentale per conseguire vantaggi significativi per tutta l’organizzazione aziendale.

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Sommario

Introduzione 3

La sfida per le aziende: l’esigenza di una migliore collaborazione 4

Agli addetti alla gestione documentale servono migliori strumenti elettronici di collaborazione 5

Vantaggi aziendali conseguenti al miglioramento della collaborazione 6 – Completamento più rapido dei progetti 6 – Aumento della produttività 6 – Maggior semplicità della revisione dei documenti e della tracciatura dei commenti 7 – Aumento dell’efficienza dei costi 7 – Ottimizzazione delle revisioni di documenti 7 – Clienti più soddisfatti 7

Power PDF semplifica la collaborazione e aumenta la produttività 8 – Funzioni di visualizzazione, modifica e collaborazione ai file PDF 8 – Protezione dell’integrità dei documenti 8 – Rapida acquisizione di idee e promemoria con la voce 9 – Accedete ai documenti nel cloud 9 – Confrontate facilmente le modifiche di ogni versione 9 – Incentivate la conformità con criteri di gestione del ciclo di vita dei documenti e delle informazioni 9 – Potenti strumenti di composizione di documenti e di creazione di file PDF 9

Conclusione 10

Esempi pratici 11 – Uso degli strumenti di commento di Power PDF per fornire un riscontro su un documento 11 – Evidenziazione di una sezione di testo e aggiunta di una nota denominata e datata a indicare il riscontro di un revisore 11 – Aggiunta di timbri a documenti PDF 13 – Creazione di timbri digitali personalizzati 14 – Integrazione di commenti da più file PDF in uno solo 15 – Collaborazione ai documenti PDF mediante Microsoft SharePoint 17 – Confronto dei documenti 20


IntroduzioneAttualmente gli operatori dei sistemi informativi costituiscono una quota significativa del personale in molti settori. Per la maggior parte del tempo intervengono su documenti per leggerli, modificarli o cercarvi informazioni. In altri casi gestiscono attivamente la procedura di revisione e sono responsabili dei cicli di vita della documentazione che supporta diversi progetti aziendali.

Nonostante questi professionisti interagiscano frequentemente con i documenti in modalità condivisa, esistono numerose difficoltà che dimostrano l’esigenza di migliorare la collaborazione tra gruppi di lavoro o imprese e controparti esterne, come distributori, fornitori o clienti. Secondo diversi studi, essi perdono molto tempo usando strumenti e processi inefficienti per accedere ai documenti, leggerli, rivederli o gestirli, che per l’azienda si traducono nell’aumento dei tempi e nel calo della produttività.

Strumenti come Nuance® Power PDF possono semplificare le attività di operatori informatici e dirigenti aziendali. Infatti includono funzioni di facile uso che aumentano la collaborazione produttiva e forniscono ulteriori vantaggi che influiscono positivamente su tutta l’impresa, migliorando: i tempi di accesso al mercato, i rapporti tra impresa e fornitori, l’osservanza degli obblighi normativi e il processo decisionale.


La sfida per le aziende: l’esigenza di una migliore collaborazioneMolti utenti continuano ad usare processi inefficienti quando intervengono sui documenti e nei diversi settori trascorrono il 14,25% del tempo lavorativo, pari a USD 10.661 per dipendente/anno1, a svolgere le attività seguenti:

– Revisione, comprensione dei commenti, invio del riscontro – Consolidamento e/o analisi di dati di moduli – Compilazione di moduli – Approvazione e/o firma di documenti – Gestione della revisione dei documenti, unione delle modifiche e dei commenti

– Risoluzione dei problemi di controllo delle versioni, causati da intricate procedure di instradamento, revisione, approvazione o firma.

Nell’attuale mondo digitale, la collaborazione sui documenti è diffusa sia nella sfera pubblica che in quella privata. Dall’industria manifatturiera alla Pubblica Amministrazione, si sente l’esigenza di migliorare la collaborazione sui documenti, ad esempio:

– I produttori dei settori regolamentati spesso devono seguire complesse procedure di revisione della documentazione, che assicurino l’osservanza dei requisiti documentali definiti dalle agenzie di vigilanza. I documenti, le annotazioni e la corrispondenza elettronica devono essere conservati integri per l’archiviazione a lungo termine.

– I gruppi di lavoro distribuiti sul territorio, come i telelavoratori a domicilio o presso i clienti, devono esaminare, commentare e modificare i documenti, con l’eventuale aumento dei tempi dei cicli di revisione.

– Spesso i centri di progettazione di un produttore seguono procedure formali di revisione dei progetti, che possono richiedere tempo e sono inefficienti a causa di commenti, approvazioni e modifiche svolte esternamente alla documentazione.

– Spesso i responsabili di progetto sono estremamente impegnati e sprecano tempo prezioso a cercare altre persone della catena di approvazione e ad inserire manualmente nel documento master modifiche apportate da più revisori. La gestione della modifica dei documenti a seguito dei commenti degli utenti moltiplica le versioni di un documento. Diventa complicato sapere qual è la versione attuale e se include tutti i commenti e tutte le approvazioni. La coesistenza di più versioni può tradursi nell’uso di una copia obsoleta del documento o nell’invio della versione errata a team interni o, peggio, a clienti o distributori; per non parlare di decisioni aziendali prese sulla base di informazioni non più attuali.

– Le strutture della Pubblica Amministrazione, come i tribunali, devono tener traccia di tutte le pratiche e gestire le informazioni associate a ognuna di esse. Spesso una pratica è composta da più documenti, il cui invio ad altri gruppi o agenzie richiede apposite registrazioni e approvazioni.

In un contesto internazionale, il tempo di accesso al mercato può essere un importante elemento di differenziazione. Al di là delle esigenze interne, nell'ambito della propria catena di fornitura le imprese collaborano spesso con distributori di parti, nonché produttori e servizi marketing a contratto.

1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT (Superamento del divario produttivo degli operatori dei sistemi informativi: nuove sfide e opportunità per l’informatica), IDC, settembre 2012


Una catena di fornitura efficiente non solo ottimizza i costi, ma riduce anche il tempo di commercializzazione. Spesso lo scambio di informazioni o di documenti tra queste entità è inefficiente essendo basato su telefonate o corrispondenza elettronica con allegate le bozze e i commenti inseriti nel messaggio anziché nel documento.

Considerati i numerosi formati di documenti usati nella quotidianità, diventa impegnativo gestire e tenere traccia di commenti, annotazioni, approvazioni ecc. È normale che ad un team di lavoro contribuiscano diversi gruppi funzionali dove un partecipante può usare fogli di calcolo di Excel, un altro disegni CAD e un altro ancora un documento Microsoft Word. Per visualizzare, commentare e annotare tutti questi documenti, ogni componente del team dovrebbe aprire ogni applicazione: una procedura chiaramente inefficiente. Il personale diventerebbe molto più efficiente se potesse convertire i documenti in un formato standard e indipendente dell’originale, come il PDF, e disponesse di un’applicazione comune in cui revisionare, seguire i commenti altrui ed essere certi di disporre della versione più recente.

Informazioni preziose, che possono essere utili ai fini collaborativi, potrebbero rimanere isolate in “contenitori” in cui non sarebbe pratico né economico che il personale collocasse tutte le copie delle applicazioni software usate per creare i documenti. Ad esempio, occorre disporre di strumenti CAD per poter aprire, visualizzare e modificare un disegno CAD, che può includere l’elenco delle parti o altri dati utili: se questo documento non è stato convertito in un formato maggiormente diffuso, le informazioni che contiene sono bloccate e difficilmente accessibili se non stampandolo. La copia cartacea comporta però diversi problemi: può essere persa, danneggiarsi nei diversi trasferimenti, richiede tempo per esser stampata, inviata tramite la posta fisica e/o commentata, annotata e approvata.

I processi aziendali sono soggetti a diverse difficoltà che ostacolano la reale collaborazione ed efficienza del personale. Gli addetti alla gestione documentale hanno esigenze specifiche per espletare le loro mansioni in modo più efficiente e collaborativo.

Agli addetti alla gestione documentale servono migliori strumenti elettronici di collaborazioneGli utenti informatici devono essere in grado di eseguire elettronicamente operazioni come la condivisione, l’inserimento collettivo di commenti e la revisione dei documenti per aumentare l’efficienza del lavoro. Come accennato, questo personale trascorre la maggior parte del tempo a rielaborare documenti e a svolgere ulteriori operazioni manuali per ottenere il prodotto finale richiesto.

Dalla scomposizione delle attività normalmente svolte nella gestione documentale e con gruppi di lavoro, emerge come uno strumento software che migliori la collaborazione debba soddisfare queste esigenze:

– Ricevere e fornire riscontro per un documento condiviso

– Accettare modifiche apportate al documento e condividerle digitalmente

– Rendere le modifiche visibili nel documento

– Confrontare due versioni di un documento e controllare le modifiche apportate

– Combinare e convertire diversi formati di file in uno singolo (file PDF)

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– Aggiungere al documento “note adesive”, testo evidenziato, timbri e numerosi altri elementi

– Individuare l’autore di ogni annotazione e commento

– Esportare il documento creato in un formato compatibile con un’altra applicazione, ad esempio per PDF, affinché altre persone possano usare tali informazioni

– Collaborare in modo indipendente dalla dislocazione (a casa, in ufficio o in viaggio)

– Archiviare e accedere facilmente ai documenti in un ambiente condiviso nel cloud (Dropbox, Evernote, Google Drive) o a sistemi di gestione dei documenti (SharePoint, eDOCS, iManage Work)

– Proteggere i documenti affinché solo gli utenti autorizzati possano aprirli e commentarli.

Vantaggi aziendali conseguenti al miglioramento della collaborazioneNuance Power PDF migliora la collaborazione tra gruppi di lavoro composti da telelavoratori, sia nei loro domicili che geograficamente distribuiti in tutto il mondo. Le imprese possono sfruttare i vantaggi di concludere più rapidamente persino i progetti più complessi e di conseguenza aumentare l’efficienza e la produttività, ovvero contenere i costi e in alcuni casi ridurre il tempo di commercializzazione. Imprese e Pubblica Amministrazione possono tracciare in modo più efficiente le modifiche apportate alla documentazione e controllare l’accesso a informazioni riservate, per ridurre i rischi e ottemperare alla conformità.

Completamento più rapido dei progettiQuando un responsabile di progetto segue una procedura di revisione elettronica dei documenti con un formato di documento comune come il PDF, spesso i progetti terminano più rapidamente e aumenta la produttività complessiva. Power PDF usa un formato di documento standard globale (PDF), nonché gli strumenti di revisione (commento, annotazione, timbri) per agevolare la procedura di revisione, nell’ambito della quale tutte le informazioni vengono raccolte in un unico punto. I responsabili dell’approvazione possono firmare e/o timbrare elettronicamente i documenti, riducendo i tempi operativi e mantenendo la tracciabilità dei dati. Grazie alla collaborazione elettronica si trascorre meno tempo in riunioni o telefonate.

Aumento della produttivitàÈ possibile aumentare la produttività degli addetti alla gestione documentale mediante flussi di lavoro elettronici: in questo modo si riduce o si evita il tempo perso a convertire un documento di lavoro in una stampa, svolgere le operazioni necessarie (modifiche, annotazioni ecc.), digitalizzarlo di nuovo e trasmetterlo al successivo passaggio della procedura. I flussi di lavoro per documenti elettronici riducono i rischi per la sicurezza, che si corrono lasciando documenti riservati nei pressi della stampante.

Grazie alle funzioni di unione e integrazione, gli utenti possono combinare documenti di formati diversi in un file PDF condiviso, facilitando la trasmissione di documenti e report sullo stesso argomento (ovvero convertendo file Word, Excel e PowerPoint in un documento di formato universale come il PDF). Inoltre, la facile integrazione con i siti di archiviazione basati sul cloud, come Evernote e Dropbox, consente di accedere alla collaborazione online in modo flessibile e mediante dispositivi mobili.


Maggior semplicità della revisione dei documenti e della tracciabilità dei commenti Spesso i responsabili di progetto e altri addetti alla gestione documentale devono comprendere quali modifiche sono state apportate al contenuto tra una versione e l’altra di un documento. La funzione di confronto di Power PDF consente di paragonare due versioni di un documento per individuare, in modo semplice e rapido, tutte le modifiche apportate.

Quando più persone lavorano a un documento e aggiungono commenti o apportano modifiche, è possibile che ogni revisore salvi una versione diversa del documento utilizzando tuttavia lo stesso nome del file. Power PDF consente di ripristinare le versioni precedenti del documento e di rivedere le annotazioni, le modifiche e i commenti acquisiti. In questo modo si evita di perdere preziosi commenti e contenuti di versioni precedenti e si tiene traccia delle modifiche apportate al documento.

Aumento dell’efficienza dei costi Power PDF non solo aumenta la produttività dei dipendenti, ma riduce gli inutili costi della stampa dei documenti per la procedura di revisione, che comprendono la carta, l’inchiostro e l’usura delle risorse per la stampa. Power PDF semplifica i flussi di lavoro interattivi elettronici, consentendo ai gruppi di lavoro di condividere, accedere ai documenti PDF e intervenirvi congiuntamente, evitando telefonate e riunioni. Immaginate i vantaggi nell’evitare di perdere tempo in incontri di revisione o nella stampa di molte copie cartacee di documenti di più pagine. I gruppi di lavoro composti da telelavoratori a domicilio o presso i clienti possono collaborare attivamente senza affrontare i costi degli spostamenti o dell’invio di documenti cartacei.

Ottimizzazione delle revisioni di documentiI responsabili di progetto e i revisori ottimizzano il processo di revisione dei documenti grazie alle funzioni di Power PDF per l’annotazione, l’aggiunta di commenti e l’integrazione con sistemi di gestione dei documenti e di condivisione nel cloud.

Le funzioni di annotazione di Power PDF consentono di aumentare la produttività degli utenti, che non solo aggiungono commenti chiari su documenti che altri vedranno e leggeranno, ma si avvalgono anche di diversi strumenti di marcatura per mostrare il testo da inserire o eliminare, oltre ai commenti incorporati per fornire indicazioni. In ogni annotazione, Power PDF salva il nome dell’autore di un commento o di una marcatura. Questa informazione consente ai responsabili di progetto di sapere chi ha richiesto le modifiche: qualora venga sollevato un dubbio, sanno a chi risalire per qualsiasi verifica o ulteriori chiarimenti, migliorando la comunicazione nel team e la collaborazione.

Power PDF si integra con i principali sistemi di gestione dei documenti (DMS), come EMC Documentum, Microsoft SharePoint e OpenText eDOCS, nonché con i servizi condivisi nel cloud, come Dropbox o OneDrive. Questi sistemi dispongono di un archivio comune strutturato per memorizzare i documenti, semplificandone al contempo l’accesso e l’uso agli utenti remoti. I sistemi di gestione dei documenti comprendono appositi strumenti per organizzare le informazioni per archiviare documenti aziendali o di progetto in modo strutturato. È facile tenere traccia della cronologia delle versioni.

Clienti più soddisfattiMolte aziende, come le società di progettazione o di produzione, collaborano con distributori o fornitori di parti. Una chiara comunicazione bidirezionale è un fattore di successo fondamentale per assicurare il rispetto della tempistica di progetti e incarichi. Power PDF consente alle imprese e ai loro fornitori di assicurare la comunicazione di commenti, delle modifiche proposte e delle approvazioni tra colleghi e fornitori. Un miglior flusso di informazioni agevola i cicli del progetto, limita i malintesi e migliora le relazioni commerciali. Lo scambio elettronico delle informazioni riduce il tempo necessario ad esaminare i documenti (e/o il contenuto del progetto), contribuendo al rispetto della tempistica e dei costi di un progetto.


Power PDF semplifica la collaborazione e aumenta la produttivitàPower PDF dispone di funzionalità esaustive che semplificano la collaborazione tra i team migliorando al contempo la loro produttività e quella degli utenti. Gli utenti di Power PDF possono facilmente visualizzare, modificare, commentare e marcare i documenti. I gruppi di lavoro confidano nella possibilità di proteggere i documenti, non solo per impedire la modifica delle informazioni riservate, ma anche per evitare che vengano danneggiate durante la trasmissione alla loro destinazione finale. Grazie alla tecnologia incorporata di Dragon® Note, gli utenti possono aggiungere rapidamente note e commenti usando la voce anziché la tastiera. I gruppi di lavoro geograficamente distribuiti intervengono facilmente sui documenti condivisi ricorrendo a siti di archiviazione basati sul cloud. Alle imprese che utilizzano sistemi di gestione dei documenti, Power PDF consente una facile integrazione con i principali sistemi di gestione dei documenti: i gruppi di lavoro possono facilmente accedere ai propri documenti, archiviarli e controllarne le versioni.

Funzioni di visualizzazione, modifica e collaborazione ai file PDFPower PDF dispone di potenti funzioni che incentivano la collaborazione sui documenti e consentono ai gruppi di lavoro di visualizzare, modificare e marcare elettronicamente i documenti. I commenti vengono facilmente aggiunti al documento per conservare il contesto necessario ad accelerare la revisione. Chi preferisce il cartaceo, può scegliere l’opzione “Stampa con commenti” per rivedere facilmente le modifiche senza dover continuamente confrontare la versione su schermo con quella cartacea.

L’opzione “Trasferisci commenti” consente al responsabile di progetto di raccogliere facilmente in un unico file PDF i commenti di tutti i revisori integrandone le rispettive copie.

Power PDF include un pannello Commenti che elenca tutte le annotazioni e permette al responsabile di progetto di rivedere facilmente tutti i commenti e il loro autore, accettarli/rifiutarli o rispondere a tutte le domande eventualmente aggiunte ai commenti stessi.

Power PDF comprende inoltre strumenti di commento e marcatura noti, come l’evidenziazione e la sottolineatura del testo, la macchina da scrivere, le didascalie e i timbri, che semplificano la revisione dei documenti e forniscono un riscontro. In particolare il revisore può usare lo strumento Timbro per approvare il documento, insieme con la funzione di indicatore orario, che consente al responsabile di progetto di tracciare lo stato. È inoltre possibile usare i timbri per indicare la natura di un documento, ovvero bozza o versione definitiva, e il suo livello di riservatezza.

Protezione dell’integrità dei documentiI team di collaborazione apprezzano l’integrità dei documenti: il contenuto, i commenti e le approvazioni non devono essere compromessi. Poiché spesso i documenti aziendali contengono informazioni riservate, occorre proteggerli prima di condividerli. La protezione può assumere più significati nel caso della collaborazione ai documenti. È possibile proteggere i documenti mediante password per limitarne l’apertura e la modifica esclusivamente ai revisori autorizzati. All’interno di un team di collaborazione è possibile oscurare i documenti che contengono informazioni riservate prima di distribuirli.

Nuance Power PDF offre agli utenti funzioni di protezione che semplificano la collaborazione ai documenti, incluse esaustive modalità di oscuramento. È possibile marcare manualmente le aree da oscurare o cercare parole e/o frasi specifiche in un documento affinché vengano marcate per l'oscuramento.


Power PDF comprende una funzione di consegna protetta che permette a proprietari e revisori del documento di usare le “buste di protezione”, la crittografia e le firme digitali per garantire l’integrità dei documenti quando vengono trasmessi in diversi punti della rete. Grazie alla crittografia mediante chiave pubblica, Power PDF è in grado di creare documenti protetti che possono essere aperti solo da destinatari prefissati.

Le imprese che utilizzano Microsoft Active Directory Rights Management Services (AD RMS) possono sfruttare le funzioni di gestione dei diritti di Power PDF e applicare la protezione personalizzata a documenti PDF, limitando ai soli dipendenti autorizzati la possibilità di visualizzarli, modificarli o commentarli.

Rapida acquisizione di idee e promemoria con la voceGrazie al riconoscimento vocale di Dragon Notes integrato in Power PDF, gli utenti possono usare la voce per registrare all’istante idee e commenti, direttamente nei file PDF. È sufficiente parlare per creare appunti testuali in un tempo nettamente inferiore a quello necessario per scriverli con la tastiera. Si tratta di un modo rapido, preciso e pratico per aumentare la produttività quando si interviene sui PDF.

Accedete ai documenti nel cloud Siti di archiviazione basati sul cloud, come Dropbox e OneDrive, semplificano la collaborazione consentendo a gruppi di lavoro distribuiti sul territorio di accedere ai documenti e di archiviarli, sempre e ovunque, mediante il web o le applicazioni per dispositivi mobili. Power PDF si connette direttamente a noti siti di archiviazione basati sul cloud; semplificando e accelerando l’accesso e l’archiviazione di documenti del progetto, con i relativi commenti e la cronologia delle revisioni.

Confrontate facilmente le modifiche di ogni versione La funzione di comparazione consente di confrontare un documento Word con un file PDF, o due file PDF, per individuare le modifiche apportate. È possibile scegliere di confrontare diverse versioni di un documento PDF. Il confronto di due documenti elettronici affiancati fa risparmiare tempo e fornisce una chiara panoramica delle modifiche essendo queste contrassegnate.

Incentivate la conformità con criteri di gestione del ciclo di vita dei documenti e delle informazioniMolte aziende utilizzano sistemi di gestione dei documenti per archiviare le informazioni centralmente e ottemperare ai requisiti di conservazione dei documenti e di controllo delle versioni. I sistemi di gestione dei documenti acquisiscono e registrano le versioni per semplificare la gestione del ciclo di vita dei documenti. Power PDF si integra con numerosi sistemi di gestione dei documenti comuni, come OpenText eDOCS, EMC Documentum, iManage Work e Microsoft SharePoint. Power PDF semplifica questo processo mediante la facilità di accesso, modifica e archiviazione di file PDF nel sistema di gestione dei documenti esistente presso gli utenti.

Potenti strumenti di composizione di documenti e di creazione di file PDF Spesso gli utenti informatici e i responsabili di progetto richiedono o fanno riferimento a file in più formati, come documenti Microsoft Word, fogli di calcolo Excel o diapositive PowerPoint. L’integrazione di documenti di formati diversi in un unico PDF facilita la revisione, la modifica e la procedura di approvazione del file consolidato, nonché l’archiviazione e l’accesso al medesimo. La funzione “Composizione pagine” di Power PDF consente di creare un documento master per semplificare la collaborazione e la procedura di revisione dei documenti, in cui inserire e ridisporre le pagine all’istante risparmiando tempo. Con Power PDF è possibile unire più documenti in un solo file PDF, nonché creare o convertire rapidamente documenti nel formato PDF per semplificare la visualizzazione, l’inserimento di commenti e l’approvazione.


ConclusioneNell’attuale contesto commerciale focalizzato sulle informazioni, il mondo aziendale, il sistema didattico e la Pubblica Amministrazione richiedono un’efficiente collaborazione tra i diversi addetti per il completamento del proprio lavoro. Un crescente numero di persone trascorre gran parte della propria giornata lavorativa a visualizzare, creare, modificare o revisionare documenti. Secondo alcuni studi, la gestione dei documenti comporta un elevato spreco di tempo e di produttività.

Usando un formato di documento comune globale e strumenti di collaborazione intuitivi che consentono di svolgere operazioni in modo semplice e conveniente, come creare, modificare, revisionare e approvare i documenti elettronicamente, le imprese aumentano la produttività, riducono i costi e prendono decisioni migliori.

Nuance Power PDF risolve le difficoltà di collaborazione affrontate dagli utenti informatici e dai gruppi di lavoro e trasmette questi vantaggi fornendo un’alternativa ad Adobe Acrobat che è allo stesso tempo conveniente e ricca di funzioni. Power PDF comprende esaustivi strumenti di marcatura per semplificare l’inserimento di commenti e annotazioni, nonché per oscurare dati sensibili e apporre firme digitali, allo scopo di assicurare la continua protezione delle informazioni riservate. Power PDF si integra facilmente con gli attuali servizi di archiviazione nel cloud e con sistemi di gestione dei documenti di prim'ordine per consentire a gruppi di lavoro di intervenire e collaborare ai documenti condivisi. Power PDF consente alle imprese di esercitare il controllo sulle loro procedure di revisione e approvazione e di ottemperare agli obblighi normativi relativi alla gestione del ciclo di vita dei documenti.


Esempi pratici

Uso degli strumenti di commento di Power PDF per fornire un riscontro su un documentoIn Power PDF aprire un file PDF e selezionare la barra multifunzione “Commenti”.

La barra comprende numerose opzioni per l’inserimento di commenti, come “Evidenziato”, “Sbarrato” e “Nota”, e numerosi strumenti di disegno che consentono di comunicare chiaramente le proprie idee nel documento.

Evidenziazione di una sezione di testo e aggiunta di una nota denominata e datata a indicare il riscontro di un revisoreFare clic sulla freccia del pulsante “Evidenziato”, quindi selezionare “Evidenziato”. Trascinare il mouse tenendo premuto il pulsante sinistro per selezionare l’area di testo che si desidera evidenziare. Lo strumento “Evidenziato” consente di selezionare ed evidenziare il contenuto testuale, mentre il comando “Evidenzia area” permette di marcare elementi grafici di una pagina o sezioni di un documento PDF digitalizzato.

Nota: per personalizzare l’aspetto e il funzionamento dei commenti, scegliere “File > Opzioni > Commento > Inserimento di commento”. Ad esempio, è possibile impostare Power PDF affinché copi automaticamente il testo evidenziato in una finestra a comparsa di commento.


Per aggiungere una nota che catturi i commenti sulla sezione evidenziata, nonché informazioni sull’autore e sull’indicatore orario, selezionare il pulsante “Nota” nella barra multifunzione “Commenti”. È possibile inserire la nota vicino all’area evidenziata affinché altri ne conoscano il contesto. Dopo aver scritto la nota, è possibile chiudere la casella di testo: viene visualizzata l’icona di nota.

Per visualizzare tutti i commenti inseriti nel documento, selezionare il pulsante “Pannello Commenti” nella parte sinistra della barra degli strumenti. Quando si revisiona un commento inserito da terzi, è possibile rispondervi selezionandolo e facendovi clic con il pulsante destro del mouse.


Aggiunta di timbri a documenti PDFÈ possibile aggiungere timbri digitali al documento PDF elettronico in molto analogo in cui si timbra un documento cartaceo. I timbri digitali consentono di ridurre i tempi operativi e forniscono un’impronta elettronica che mostra la verifica, l’approvazione, la necessità di apporre una firma ecc.

Power PDF semplifica l’aggiunta di timbri ai documenti. Nella parte a sinistra della barra degli strumenti selezionare il pannello “Timbri”.

Il pannello consente di scegliere tra numerosi timbri predefiniti come quelli standard e legali, che sono fissi, o i timbri dinamici, che includono dati variabili come nome utente e data/ora.

Per selezionare il timbro da applicare, farvi clic e trascinarlo nel punto desiderato nel documento. L’esempio seguente mostra un timbro dinamico che indica l’avvenuta revisione del documento, il suo autore, la data e l'ora di apposizione del timbro. Per ridimensionare un timbro, farvi clic, selezionare il quadratino nell’angolo e ridimensionare come si farebbe con una casella di testo in Microsoft Word. Per spostare un timbro, farvi clic, quindi trascinarlo con il mouse nel punto desiderato. Al termine, è possibile salvare il documento.


Creazione di timbri digitali personalizzatiPower PDF è così flessibile da consentire la facile creazione di timbri statici e dinamici personalizzati. Nella sezione superiore del pannello Timbri, fare clic sulla freccia di fianco al simbolo “+”. Scegliere “Crea timbro dinamico personalizzato”: verrà visualizzata una finestra di dialogo nel punto in cui è possibile creare il timbro personalizzato.

Selezionare un modello e compilare i campi con le informazioni che si desidera far apparire nel timbro. È inoltre possibile scegliere il gruppo a cui si desidera aggiungere il timbro. Nell’esempio seguente abbiamo creato un timbro con la parola “Rifiutato”, che comprende le informazioni su data/ora.

Scegliendo il pulsante “OK” si salva il timbro, che viene visualizzato nel pannello “Timbri”, nel gruppo selezionato e pronto all’uso.


Integrazione di commenti da più file PDF in uno soloÈ possibile chiedere a più persone di rivedere un file e unire il riscontro collettivo in un documento PDF master per semplificare la revisione e l’elaborazione. Innanzi tutto occorre concedere l’accesso al PDF originale e chiedere ai componenti del team di rivedere e aggiungere i commenti usando il loro software PDF, ad esempio Power PDF. Chiedere ai revisori di restituire le loro versioni annotate dei file PDF o di collocarle in un percorso condiviso.

Aprire la versione distribuita del documento PDF in Power PDF. Selezionare la barra multifunzione “Commenti”, fare clic sul pulsante “Importa/Esporta commenti”, quindi nell'elenco scegliere “Trasferisci commenti”.

Fare clic sul campo a discesa “Origine”, quindi selezionare “Aprire un file per il trasferimento”.

Selezionare il primo file PDF da cui si desidera importare i commenti, quindi fare clic su “Apri”.


Fare clic su OK” nella finestra “Trasferisci commenti” per avviare la procedura di confronto.

I commenti trasferiti vengono visualizzati nel documento originale.


Ripetere i passaggi indicati, iniziare selezionando “Trasferisci commenti” nel pulsante “Importa/Esporta commenti” per trasferire i commenti da altri file PDF finché non vengono raccolti i commenti di tutti i revisori. I commenti integrati vengono visualizzati nel file PDF originale ed è possibile revisionarli comodamente tramite il pannello “Commenti”, disponibile nella parte sinistra della barra degli strumenti.

Collaborazione ai documenti PDF mediante Microsoft SharePoint Power PDF Advanced offre la connettività diretta ai più diffusi sistemi di gestione dei documenti, come Microsoft SharePoint, che consentono di gestire efficacemente le revisioni collaborative in documenti PDF. Power PDF Advanced si integra in modo ottimale con SharePoint, consente di condividere facilmente i file PDF e di raccogliere il riscontro di più revisori.

Nota: per poter accedere a questa funzione, durante l’installazione occorre selezionare il connettore SharePoint, dopo aver scelto l’installazione di tipo “Personalizzato” nel caso di un computer desktop oppure il Customisation Kit nel caso delle installazioni distribuite.

In primo luogo occorre salvare in Power PDF Advanced le impostazioni di connessione al vostro sito SharePoint locale. Il pannello “Impostazioni di connessione” è disponibile in “File > Opzioni > Connettori > SharePoint” e consente di aggiungere i vostri dati per l’accesso a SharePoint e di connettervi al sistema. Se necessario, rivolgersi all’amministratore di SharePoint affinché proceda all’impostazione, terminata la quale l’URL e il nome del server appaiono nell’elenco “Siti SharePoint disponibili”. A questo elenco è possibile aggiungere ulteriori siti SharePoint.


Per caricare un documento nel vostro sito SharePoint e renderlo disponibile ad altri per la revisione e l’aggiunta di commenti, aprire il documento in Power PDF Advanced, scegliere la scheda “Connettori”, quindi fare clic sul pulsante “Salva in SharePoint”.

Se si dispone di più siti SharePoint, selezionare l'icona del sito desiderato nella finestra “Salva in ...”, quindi selezionare la cartella di SharePoint in cui salvare il documento.

Dopo aver salvato il documento, è possibile comunicarne la posizione ai colleghi e invitarli a revisionarlo usando la propria copia di Power PDF con le rispettive funzioni di commento. Analogamente ad altre piattaforme condivise, sul documento può intervenire solo una persona alla volta, ma nel documento verranno salvati i commenti di tutti i revisori, pronti per essere visualizzati ed elaborati.


Se occorre revisionare un documento in SharePoint, per selezionarlo e aprirlo utilizzare il comando “Apri da SharePoint” dalla barra multifunzione “Connettori” o dal menu “File > Apri > SharePoint”.

In alternativa, è possibile aprire il file da SharePoint: selezionare il menu a discesa dei comandi del file, quindi scegliere “Modifica in Nuance Power PDF”. Tutte queste possibilità di apertura dei file si traducono nell’estrazione del documento.

È possibile usare gli strumenti di commento di Power PDF per marcare le modifiche apportate o pubblicare le istruzioni nel documento. Al termine, è sufficiente fare clic sul pulsante “Salva” disponibile nella “Barra degli strumenti di accesso rapido” nella parte superiore della finestra dell’applicazione. Il documento revisionato con le vostre modifiche verrà salvato nell’originale e reinserito in SharePoint.


Dopo che tutti i componenti del team hanno completato la revisione, i loro commenti saranno disponibili nello stesso documento che verrà elaborato dal proprietario del progetto.

Confronto dei documenti La funzione di confronto dei documenti è molto utile in diversi casi. Se avete inviato un file PDF a qualcuno chiedendogli di revisionarlo e modificarlo, il vostro interlocutore potrebbe reinviarvi il documento dopo esservi intervenuto con un editor di PDF, come Power PDF. Anziché leggerlo completamente per individuare le modifiche, potete usare la funzione di confronto dei documenti per trovare e rivedere le modifiche. Se avete collaborato sul documento con un’altra persona (ad esempio un progettista grafico) che anziché consegnarvi il documento originale ha generato una versione PDF che include i vostri commenti, che in seguito questa persona ha inserito nel documento originale generando un secondo PDF, potete confrontare i due file PDF, per verificare le modifiche.

Per confrontare un documento con un’altra versione, aprire l’originale in Power PDF: nella barra multifunzione “Elaborazione avanzata” fare clic sul pulsante “Confronta”.


Viene visualizzata la finestra di dialogo “Confronto di documenti”. Specificare il documento da confrontare con l’originale, facendo clic su “Seleziona” nella colonna destra sotto “A (documento modificato)”.

Viene visualizzata la finestra “Apri” documento. Selezionare il documento da confrontare, quindi fare clic su “Apri”.

Ora i due documenti vengono visualizzati affiancati: la versione iniziale a sinistra, quella nuova a destra. Anche se è possibile visualizzare i documenti confrontati in forma combinata, si consiglia di usare la vista affiancata.


Per visualizzare nel documento le sole modifiche apportate al testo, selezionare il pulsante di opzione “Mostra differenze testuali”; per vedere anche le modifiche apportate a grafica e layout, scegliere l’opzione “Mostra differenze visive e testuali”. Fare clic su “OK” per avviare il confronto.

Power PDF visualizza dapprima un riepilogo dei risultati del confronto. Far scorrere il documento verso il basso per vedere il confronto con le due versioni affiancate. Le sezioni modificate appaiono evidenziate, per essere più facilmente revisionate.


Ulteriori informazioni sugli argomenti precedenti e su altre funzionalità sono disponibili nella Guida in linea di Power PDF facendo clic qui o nella Raccolta delle risorse di Power PDF qui.

Informazioni su Nuance Communications, Inc.Nuance Communications, Inc. è un importante fornitore di soluzioni vocali e linguistiche per aziende e privati di tutto il mondo. Le tecnologie, le applicazioni e i servizi che offre migliorano l’esperienza utente, trasformando la modalità d’interazione con i dispositivi e i sistemi. Ogni giorno milioni di utenti e migliaia di aziende si avvalgono delle affermate applicazioni di Nuance. Per ulteriori informazioni si rimanda a www.nuance.it.

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