204
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”, JUD. BACĂU APROBAT, DIRECTOR, PROF. ANTIP CRINA RAMONA …………………………….. AVIZAT PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M. PROF. SAVA RODICA ……………………. OPIS DOCUMENTE STANDARDUL 9 - PROCEDURI COMPARTIMENTUL CONTABILITATE Nr.crt. / Cod formular Documente privind mediul de control Pag. PO-93.01 ÎNTOCMIREA BUGETULUI 3 PO-93.02 ÎNTOCMIRE ALOP 23 PO-93.03 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA MARE 50 F01-PO-93.03 Model Carte mare 68 PO-93.04 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL 69 F01-PO-93.04 Model Registru Jurnal 89

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

  • Upload
    others

  • View
    41

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 9 - PROCEDURI

COMPARTIMENTUL CONTABILITATE

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-93.01 ÎNTOCMIREA BUGETULUI 3

PO-93.02 ÎNTOCMIRE ALOP 23

PO-93.03 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA MARE 50

F01-PO-93.03 Model Carte mare 68

PO-93.04 ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL 69

F01-PO-93.04 Model Registru Jurnal 89

Page 2: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PO-93.05 ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE 90

F01-PO-93.05 Nota de recepție și constatare de diferențe 112

PO-93.06 CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU 113

F01-PO-93.06 Registru Viză CFP 139

PO-93.07 ACHIZIȚII PUBLICE 140

F01-PO-93.07 Programul anual al achizițiilor publice 203

F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile directe 204

Page 3: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

3

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

PO-93.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 4: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

4

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 5: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

5

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 6: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

6

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 7: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

7

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură operaţională are scopul de a asigura înlănţuirea raţională a

reglementărilor, cerinţelor şi condiţiilor impuse de Legea nr. 500/2002 privind finanțele

publice, cu modificările și completările ulterioare.

Scopuri generale

Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;

Asigură existența documentației adecvate derulării activității;

Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;

Sprijină auditul și/ sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/ sau control, iar

pe director, în luarea deciziei.

Scopuri specifice

Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea aprobării bugetului de venituri

și cheltuieli al unității;

Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor

aferente acestei activități;

Identificarea corectă a tuturor surselor de finanțare și estimare a cheltuielilor bugetare

în vederea realizării unei previziuni bugetare eficiente;

Fundamentarea proiectelor de buget în vederea aprobării lor de către autoritatea publică

locală.

Page 8: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

8

2. Domeniul de aplicare

Procedura va fi aplicată activităţii de întocmire a proiectului de buget necesar

desfășurării activității unității;

Întocmirea proiectului de buget în vederea supunerii spre aprobare autorității publice

locale, în speță Primarul.

Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- solicitarea necesarului cu privire la produse, servicii, lucrări tuturor

compatimentelor/comisiilor;

- centralizarea referatelor de către compartimentul de specialitate;

- estimarea cheltuielilor aferente unui an bugetar;

- identificarea tuturor surselor de finanțare;

- întocmirea proiectului de buget privind veniturile și cheltuielile unității;

- avizarea proiectului de buget;

- aprobarea proiectului de buget.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/departamentele instituţiei;

- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate

compartimentele/departamentele instituţiei.

Page 9: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

9

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie primară

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice (actualizată);

- Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile

ulterioare;

- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul inter/managerial si controlul

financiar preventive.

3.2 Legislație secundară

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

- ORDIN nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

3.3. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Organigramă;

- Regulament de Organizare şi Funcţionare;

Page 10: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

10

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte

termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = departament/ serviciu / birou, etc.;

Conducătorul compartimentului = contabil /director ;

PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau

un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.

2. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,

procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.

3. Surse de finanțare Sursele financiare, fie de natură publică sau private, în baza cărora se

întocmește bugetul de venituri.

4. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea

subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor

stabilite.

5. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.

500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare.

4.2 Abrevieri:

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. PS Procedură de sistem

Page 11: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

11

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi:

Procedura operaţională are destinaţia de a recomanda tuturor celor implicați, respectiv tuturor

reprezentanților comisiilor, șefilor de compartimente și Directorului modalităţile de lucru concrete

şi succesiunea raţională a operaţiunilor pe care aceştia le au de executat, în vederea asigurării

membrilor Consiliului de Administratie asupra conformităţii aplicării reglementărilor legale în ceea

ce privește aprobarea bugetului de venituri și cheltuieli al unității, analiza cauzelor care au

determinat eventualele disfuncţii, precum şi pentru stabilirea măsurilor corective sau preventive ce

se impun.

Rezultate scontate: Aprobarea de către Consiliul de Administraţie a unui proiect de buget

coerent şi real în vederea susţinerii acestuia în faţa autorităţii locale pentru a putea fi inclus în HCL-

ul privind aprobarea bugetului gestionat de către Primar.

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

Referatul de necesitate – se întocmește de către conducătorii

compartimentelor/comisiilor;

Nota privind veniturile bugetare, altele decât sumele care se solicită din bugetul

local;

Propunerea de buget întocmit de către contabil și avizat de către Director;

Procesul verbal întocmit în cadrul Consiliului de Administrație al unității;

Adresa de înaintare a bugetului aprobat în Consiliul de Administrație către

autoritatea publică locală în vederea aprobării acestuia și alocarea din bugetul local a sumelor de

bani solicitate.

Page 12: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

12

5.2.3. Circuitul documentelor

Referatul de necesitate se întocmește de către conducatorii

compartimentelor/comisiilor, se avizează de către contabil, se aprobă de catre Director și se

centralizează la persoana responsabilă în vederea elaborării pe baza lor a proiectului de buget.

Nota privind identificarea surselor de finanțare, altele decat bugetul local se

elaborează de către contabil pe baza datelor existente la data elaborării și care au în vedere toate

veniturile extrabugetare și care se aprobă de către Directorul unității de învățământ și care ulterior

va reprezenta document justificativ, alături de referate, în dezbaterile din cadrul Consiliului de

Administrație al unității privind proiectul de buget

Proiectul de buget – se întocmește de către contabil, se avizează de către Director

și se aprobă de membrii Consliului de Administrație al unității.

Nota înaintare proiect de buget – se întocmește de către contabil, se aprobă de

către Director și se transmite Primarului.

5.3. Resurse necesare

5.3.1 Resurse materiale

Încăpere, cu birou și scaune;

Fişet pentru acte cu regim special;

1 calculator cu imprimantă;

Reţea internet;

Hârtie xerox;

1 telefon pentru legături operative cu alte compartimente;

Caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

5.3.2. Resurse umane

Personal Contabilitate;

Director;

Membrii Consiliului de Administrație.

Page 13: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

13

5.3.3 Resurse financiare

Materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor aproviziona

de către compartimentul administrativ al instituţiei din creditele bugetare cu această destinaţie.

5.4. Modul de lucru

5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Activitatea de aprobare a bugetului de venituri și cheltuieli se structurează după cum

urmează:

Solicitarea transmisă de către Directorul tuturor șefilor de compartimente și

Comisiii cu privire la necesitățile obiective de produse, servicii, lucrări, precum și nu numai;

Centralizarea datelor transmise de către șefii de compartimente și de Comisii prin

intermediul referatelor;

Identificarea altor surse de finanțare (internă – autofinanțarea și externă – vezi

sponsorizările);

Întocmirea planului de buget privind veniturile și cheltuielile instituției aferente

unui an bugetar;

Avizarea planului de buget de către Director;

Dezbaterea planului de buget în cadrul Consiliului de Administrație;

Aprobarea propunerii privind bugetul instituției și transmiterea acestuia, în vederea

aprobării, la autoritatea publică locală.

5.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității

Identificarea necesităţilor obiective se realizează prin cumularea referatelor de

necesitate transmise de fiecare department/ Comisie în parte.

În cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, Directorul solicită șefilor de

compartimente/ comisii să estimeze care vor fi necesităţile pentru anul calendaristic următor pe baza

Page 14: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

14

referatelor de necesitate întocmite în cursului anului ce se încheie și pe baza altui necesar identificat

la nivelul fiecărui compartiment/comisie, altele decât cele deja avute în vedere la întocmirea

referatelor precedente. În funcţie de necesităţile identificate, aceştia vor elabora referatele de

necesitate pentru anul următor, fiind necesar ca solicitările să fie fundamentate temeinic cu privire

la caracteristicile reperelor şi a cantităţilor.

Referatele de necesitate centralizate de către contabil vor sta la baza elaborării proiectului

de buget, reprezentând totodată și documente justificative pentru sumele din buget estimate.

Identificarea surselor extrabugetare reprezintă unul din pașii importanți în derularea

activității de aprobare a bugetului unității. Astfel, odată identificate acestea, precum și sumele

aferente, se pot evidenția cu exactitate sumele necesare care să acopere deficitul bugetar și care se

pot solicita astfel de la bugetul local.

Contabilul trebuie să stabilească cu exactitate care sunt sumele rezultate din taxe, sponsorizări,

precum și alte surse extrabugetare.

Veniturile extrabugetare se înscriu în bugetul de venituri și cheltuieli al activităților

extrabugetare, pe surse,astfel:

a)Venituri rezultate din activitatea de prestări servicii, care cuprind sume încasate de

unitatea de învățământ din activitatea de conversie și reconversie profesională, școlarizare, cursuri

de înițiere în informatică, limbi străine, activități de producție, prestări de servicii și alte activități,

în condițiile legii.

b)Veniturile din închirierea spațiilor temporar disponibile se prevăd în buget la nivelul

chiriei stabilită în contractele de închiriere, la care se adaugă obligatoriu cheltuielile de întreținere

și utilitățile folosite.

c)Veniturile din donații reprezintă sumele donate de persoane fizice sau juridice pentru a

fi folosite la cheltuieli de funcționare ale instituțiilor.

d)Venituri din sponsorizări primite de la persoane fizice și juridice conform legii.

Page 15: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

15

e) Alte venituri.

Întocmirea proiectului de buget de către contabil reprezintă momentul în care atât veniturile

extrabugetare, cât și cheltuielile și necesarul de venituri bugetare sunt identificate, putând fi

sintetizate în documentul mai sus menționat.

Odată întocmit, acesta se supune avizării Directorului, și aprobării de către membrii

Consiliului de administrație al unității, care sunt obligate să analizeze punct cu punct propunerile

venite din partea contabilului și Directorului.

Toate dezbaterile purtate cu privire la buget sunt menționate în procesul verbal semnat de

către toți membrii prezenți ai Consiliului de administrație al unității.

După aprobarea bugetului de către Consiliul de administrație al unității, acesta, însoțit de

Nota înaintare proiect de buget se înaintează autorității locale, în vederea aprobării sumelor care

se alocă de la bugetul local.

5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Evaluarea procesului de întocmire a bugetului unității din punct de vedere al performației

și conformității acestuia cu prevederile legale, necesitățile și obiectivele autorității contractante,

reprezintă o etapa necesară și oportună pentru a face retrospectiva planificării inițiale,

managementului și calității procedurilor derulate, tehnicilor și intrumentelor utilizate.

Scopul acestei evaluări este de a identifica, pe de o parte, acele elemente/evenimente/

decizii care au avut o contribuție pozitivă la îndeplinirea tuturor activităților avute în vedere de

unitate pe perioada unui an bugetar și pe de altă parte, pe cele care au cauzat disfuncționalități ale

activității în sine.

Procedura operatională va evidenția experiența acumulată de personalul implicat în

procesul de previzionare bugetară și va orienta echipele viitoare către cele mai bune practici în

domeniu.

Page 16: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

16

Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri

operaţionale.

Arhivarea documentelor:

Arhivarea documentelor se realizează conform reglementărilor în vigoare, de către

contabil.

Modalităţi de control intern:

1. autocontrolul

- Directorul verifică documentul întocmit de către contabil, analizează modul de identificare

a veniturilor și de estimare a cheltuielilor şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea unor

acte normative în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea returnează

documentul contabilului, cu observații și comentarii, în vederea refacerii documentului.

- Contabilul exercită autocontrolul privind modalitatea de înregistrare a documentelor -

o înregistrarea cronologică a documentelor, în ordinea sosirii acestora;

2. controlul ierarhic

- controlul ierarhic se exercită de către membrii Consiliului de Administrație al unității.

3. controlul administrativ

- controlul administrativ se exercită de către director.

Page 17: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

17

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

I- Personal instituție;

II- Contabil;

III- Director/Consiliu de administrație;

IV- Persoana resposabilă cu arhivarea documentelor

Nr. crt. Compartimentul

(postul) acţiunea

(operaţiunea)

I II III IV

1. Identificarea necesităţilor obiective E

2. Identificarea surselor extrabugetare

E.

3. Întocmirea proiectului de buget

V.

4. Aprobarea proiectului de buget

Ap

5. Arhivarea documentelor

Arhiv.

Page 18: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

18

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 19: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

19

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 20: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

20

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 21: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

21

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.

nomenclator arhivistic

Page 22: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA BUGETULUI

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.01

22

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 3

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

4

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

5

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

6

5 Scopul procedurii operaţionale 7

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

9

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

10

9 Descrierea procedurii operaţionale 11

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 17

11 Formular evidență modificări 18

12 Formular analiză procedură 19

13 Lista de difuzare a procedurii 20

14 Anexe, înregistrări, arhivări 21

15 Cuprins 22

Page 23: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

23

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ÎNTOCMIRE ALOP

PO-93.02

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 24: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

24

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 25: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

25

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 26: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

26

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 27: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

27

1. Scopul procedurii

Potrivit normelor metodologice de aplicare a Legii 500/2002 privind finanţele publice,

aprobate prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1792 /2002 cu modificările şi

completările ulterioare, ordonatorii de credite stabilesc prin norme proprii documentele,

circuitul acestora şi persoanele împuternicite să efectueze operaţiunile legate de cele 4 faze

ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, prezenta procedură stabilind toate cele mai sus

menţionate.

Scopuri generale

Stabileşte modul de realizare a activității, compartimentele şi persoanele implicate;

Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar

pe director, în luarea deciziei;

Asigură derularea în conformitate cu prevederile legale a contabilităţii angajamentelor:

Asigură separarea funcţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât

atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie, într-o măsură adecvată, încredinţate

unor persoane diferite.

Scopuri specifice

Stabilirea unui set unitar de reguli pentru efectuarea contabilităţii angajamentelor

bugetare;

Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor

aferente acestei activităţi;

Procedura se referă la modul legal de cheltuire a tuturor sumelor aferente bugetului în

vigoare aprobat;

Procedura se aplică tuturor tipurilor de Acţiuni/Proiecte/Investiţii în care sunt implicate

cheltuieli/ plăţi parţiale sau totale din fondurile bugetare, indiferent de tip, de

colaboratori sau de calitatea acestora.

Page 28: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

28

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică de către personalul financiar – administrativ coordonat la nivelul

instituției de către administratorul financiar.

Principalele activităţi de care depinde şi/ sau care depind de activitatea procedurată:

- primirea şi centralizarea tuturor documentelor justificative (facturi fiscale,

facturi, bonuri de consum etc.) care implică efectuarea unor cheltuieli bugetare;

- verificarea documentelor din punct de vedere al acordării vizei “bun de plată” şi

a vizei “certificarea realităţii, legalităţii şi regularităţii” de către persoanele

îndreptăţite;

- elaborarea şi monitorizarea circuitului documentelor contabile, respectiv a

documentelor care privesc execuţia bugetară care presupune parcurgerea a 4

faze, respectiv:

1. Angajarea;

2. Lichidarea;

3. Ordonanţarea;

4. Plata cheltuielilor.

Compartimente implicate în activitatea procedurată:

- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/ compartimentele

instituției;

- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate

compartimentele/compartimentele instituţiei.

Page 29: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

29

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, cu completările şi modificările ulterioare;

3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)

- Ordonanţă nr. 119 (r1)/1999, Ordonanţă privind controlul intern/managerial şi

controlul financiar preventiv cu cu modificările și completările ulterioare;

- OMFP nr. 923/2014, Ordinul pentru aprobarea Normelor metodologice generale

referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de

norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control

financiar preventiv propriu cu completările şi modificările ulterioare;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi

funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi

completările ulterioare

- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice;

- Ordinul nr 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

- OMFP 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor entităţilor publice, precum şi

organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale cu

completările şi modificările ulterioare.

Page 30: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

30

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a

regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere

asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = departament / serviciu / birou, etc.;

Conducătorul compartimentului = contabil sef/director adjunct/director;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces care

se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces

care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment;

2. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;

3. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002

privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;

4. Surse de finantare Sursele financiare, fie de natură publică sau private, în baza cărora se întocmește

bugetul de venituri al instituției;

5. Control financiar

preventiv

Activitatea cu caracter preventiv prin care se verifică legalitatea şi regularitatea

operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,

înainte de aprobarea acestora;

6. Buget Document prin care sunt prevăzute şi aprobate în fiecare an veniturile şi

cheltuielile sau, după caz, numai cheltuielile, în funcţie de sistemul de finanţare

al instituției;

7. Execuţie bugetară Activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a plăţii cheltuielilor

aprobate prin buget;

8. Compartimentul

financiar-contabil

Denumire generică pentru structura organizatorică - departament, direcţie,

serviciu, birou, compartiment sau alte structuri specifice - în cadrul instituţiei

publice, cu atribuţii în fundamentarea, elaborarea şi execuţia bugetului instituţiei

şi/sau în care este organizată evidenţa contabilă a elementelor patrimoniale de

natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, a veniturilor şi cheltuielilor în

baze contabile de numerar şi de angajamente, se efectuează plata cheltuielilor, se

întocmesc situaţiile financiare şi/sau se elaborează şi fundamentează proiectul

bugetului instituţiei, după caz;

9. Contabil Denumire generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în

compartimentul financiar-contabil, care verifică documentele justificative şi

Page 31: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

31

întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor

publice;

10. Contabilitate Activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi

controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor

obţinute din activitatea instituţiilor publice, trebuie să asigure înregistrarea

cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu

privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie;

11. Angajament legal Actul juridic prin care se creează, în cazul actelor administrative sau contractelor

ori se constată, în cazul legilor, hotărârilor de Guvern, acordurilor, hotărârilor

judecătoreşti, obligaţia de plată pe seama fondurilor publice;

Angajament

bugetar

Actul administrativ prin care se rezervă creditul bugetar în vederea stingerii

obligaţiei de plată ce rezultă din executarea angajamentului legal;

12. Angajamentul

bugetar individual

Angajament specific unei anumite operaţiuni noi care urmează să se efectueze;

13. Angajamentul

bugetar global

Angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveşte

cheltuielile curente de funcţionare de natură administrativă;

14. Obligaţie de plată Raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de creditor la a da o

anume sumă sub sancţiunea constrângerii;

15. Angajarea

cheltuielilor

Fază în procesul execuţiei bugetare, prin care instituţia publică îşi asumă obligaţia

de a plăti o sumă de bani, rezultată în urma îndeplinirii condiţiilor stipulate într-

un angajament legal pentru livrarea de bunuri, executarea de lucrări, prestarea de

servicii şi onorarea obligaţiilor de plată rezultate în baza legilor, hotărârilor de

Guvern, acordurilor, hotărârilor judecătoreşti, în limita creditelor de angajament

aprobate prin legea bugetară anuală;

16. Ordonanţarea

cheltuielilor

Fază în procesul execuţiei bugetare prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie

conducătorului compartimentului financiar-contabil să efectueze plata

cheltuielilor care au parcurs faza de lichidare;

17. Lichidarea

cheltuielilor

Fază în procesul execuţiei bugetare în care ordonatorul de credite verifică

existenţa dreptului creditorului, determină sau verifică realitatea şi cuantumul

obligaţiei de plată şi verifică condiţiile de exigibilitate ale obligaţiei de plată pe

baza documentelor justificative;

18. Plata cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care instituţia

publică achită obligaţiile sale faţă de terţi;

19. Operaţiune Orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului

public, indiferent de natura acesteia;

20. Credit bugetar Sumă aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot

ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru angajamentele legale

contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din exerciţii anterioare.

Page 32: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

32

4.2. Abrevieri

Nr.

crt.

Abrevierea Termen abreviat

1 PO Procedură operaţională

2 E Elaborare

3 V Verificare

4 A Aprobare

5 Ap Aplicare, implementare

6 Ah Arhivare

Page 33: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

33

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi:

Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au

calitatea de contabil.

Potrivit Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările și completările

ulterioare, execuţia bugetară a cheltuielilor presupune parcurgerea a patru faze:

a) Angajarea;

b) Lichidarea;

c) Ordonanţarea;

d) Plata cheltuielilor.

Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, sub forma creditelor de angajament şi

creditelor bugetare, în cadrul cărora se angajează, se ordonanţează şi se efectuează plăţi,

reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.

Angajarea cheltuielilor din buget se face numai în limita creditelor de angajament

şi în scopurile pentru care au fost aprobate.

Angajarea cheltuielilor peste creditele de angajament şi utilizarea creditelor

bugetare în alte scopuri decât cele aprobate atrag răspunderea celor vinovaţi, în

condiţiile normelor legislative in vigoare.

5.2. Documente utilizate

5.2.1. Lista documentelor:

- propunerea de angajare a unei cheltuieli;

- angajamentul bugetar global;

- angajamentul bugetar individual;

- ordonanţarea de plată;

- ordinul de plată sau cecul în numerar.

Page 34: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

34

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

Propunerea de angajare a unei cheltuieli - reprezintă documentul întocmit de

persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabil care odată aprobat de către

directorul unității de învățământ stă la baza aprobării angajamentului bugetar legal

individual, în momentul în care bugetul instituției este angajat în efectuarea unor plăţi

prezente sau viitoare pe parcursul unui an bugetar.

Angajamentul bugetar global – reprezintă documentul întocmit de persoana cu

atribuţii în domeniul financiar contabil şi care însumează toate cheltuielile pe care

unitatea intenţionează să le realizeze pe parcursul unui an bugetar;

Angajamentul bugetar individual - reprezintă documentul întocmit de persoana cu

atribuţii în domeniul financiar contabil în cazul angajării unei cheltuieli pe un anumit

proiect/investiţie/contract/comandă etc. Toate angajamentele bugetare individuale nu

trebuie să depăşească valoarea totală a angajamentului bugetar global;

Ordonanţarea de plată - reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în

domeniul financiar contabil la momentul în care unitatea deţine o plată exigibilă pe care

trebuie să o onoreze. Odată aprobată de către directorul unității de învățământ,

Ordonanţarea reprezintă documentul care stă la baza întocmirii ordinului de plată sau a

cecului în numerar;

Ordinul de plată - reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în domeniul

financiar contabil şi care serveşte drept instrument de plată, în cazul plăţilor realizate

prin conturile deschise la Trezoreria statului;

Cecul în numerar – reprezintă documentul întocmit de persoana cu atribuţii în

domeniul financiar contabil şi care serveşte drept instrument de plată în cazul plăţilor

realizate prin casieria instituției.

Page 35: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

35

5.2.3. Circuitul documentelor

Propunerea de angajare a unei cheltuieli se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în

domeniul financiar contabil, se acordă viza controlului financiar propriu de către

Administratorul financiar, se aprobă de către Director şi se întoarce la persoana cu atribuţii

în domeniul financiar contabil în vederea elaborării angajamentului bugetar global sau

individual;

Atât angajamentul bugetar global, cat şi cel individual se elaborează de către persoana

cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate; Administratorul financiar este persoana

responsabilă cu acordarea vizei privind controlul financiar preventiv propriu, după care se

supune aprobării directorului unității de învățământ. Odată aprobate de către Director,

documentele se reîntorc la persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate în

vederea păstrării şi centralizării datelor;

Ordonanţarea se elaborează de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar

contabilitate, se avizează din punct de vedere al controlului financiar propriu de către

Administratorul financiar şi se supune spre aprobare Directorului unității de învățământ,

având în vedere calitatea acestuia de Ordonator de credite. Ulterior aprobării, Ordonanţarea

este retransmisă la persoana cu atribuţii în domeniul financiar contabilitate în vederea

întocmirii Ordinului de plată sau cecului în numerar;

Ordinul de plată – se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar

contabilitate, se semnează de către Administratorul financiar şi de către Directorul unității

de învățământ în vederea transmiterii acestuia spre Trezorerie pentru realizarea plăţilor;

Cecul în numerar - se întocmeşte de către persoana cu atribuţii în domeniul financiar

contabilitate, se semnează de către Administratorul financiar şi de către Directorul unității

de învățământ, după care este transmis la Casieria instituției în vederea efectuării plăţii.

5.3. Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

încăpere, cu birou şi scaune;

fişet pentru acte cu regim special;

Page 36: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

36

un calculator cu imprimantă;

reţea internet;

hârtie xerox;

un telefon pentru legături operative cu alte compartimente;

caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator,

capsator.

5.3.2 Resurse umane

Personal Contabilitate;

Director.

5.3.3 Resurse financiare

materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele

tip se vor aproviziona de către compartimentul de resort al instituţiei

din creditele bugetare cu această destinaţie.

5.4 Modul de lucru

ETAPELE PROCESULUI DE ANGAJARE, LICHIDARE, ORDONANŢARE ŞI

PLATA CHELTUIELILOR (ALOP)

5.4.1 Angajarea cheltuielilor

Potrivit prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, sumele aprobate la partea de

cheltuieli a bugetului reprezintă limite maxime ce nu pot fi depăşite.

Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajamente:

angajament legal şi angajament bugetar:

a) Angajamentul legal – presupune actul juridic prin care se creează, în cazul actelor

administrative sau contractelor ori se constată, în cazul legilor, hotărârilor de Guvern,

acordurilor, hotărârilor judecătoreşti, obligaţia de plată pe seama fondurilor publice.

Angajamentul legal poate fi:

Contract de achiziţie publică (contract de achiziţie de materiale consumabile, mijloace

fixe, contract de execuţie de lucrări, contract de prestări servicii, contract de închiriere,

etc.);

Page 37: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

37

Comandă;

Contract individual de muncă;

Acte de control;

Burse;

Deplasări;

Acord de împrumut etc.

Operaţiunile specifice angajării cheltuielilor sunt în competenţa ordonatorului de credite şi

se efectuează pe baza propunerilor (nota de fundamentare) compartimentelor de specialitate

din unitate.

Compartiment de specialitate reprezintă orice structură din cadrul organigramei aprobată la

nivelul unității care propune angajarea unei cheltuieli din fonduri publice.

Proiectele de angajamente legale se supun vizei de control financiar preventiv propriu

însoţite de o propunere de angajare a unei cheltuieli.

După acordarea vizei de control financiar preventiv propriu proiectele de angajamente

legale se prezintă ordonatorului de credite pentru aprobare. După semnarea de către

ordonatorul de credite, acestea devin angajamente legale şi se centralizează de către

Administratorul financiar pentru înregistrare în evidenţa creditelor angajate.

Pentru cheltuielile curente de natură administrativă, ce se efectuează în mod repetat pe

parcursul aceluiaş exerciţiu bugetar, se pot întocmi propuneri de angajamente legale

provizorii, materializate în bugetele previzionale, care se înaintează pentru viza de control

financiar preventiv propriu împreună cu angajamentele bugetare globale.

Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului, acoperite de aceste

angajamente legale provizorii, nu trebuie înaintate pentru viza de control financiar propriu.

Valoarea angajamentelor legale nu poate depăşi valoarea angajamentelor bugetare şi

respectiv, a creditelor aprobate, cu exceptia angajamentelor legale aferente angajamentelor

multianuale (ex: cheltuieli de investiţii care se derulează pe durata mai multor ani).

b) Angajamentul bugetar

Angajamentul bugetar este orice act prin care au fost rezervate fonduri publice unei

anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.

Page 38: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

38

Angajamentul bugetar poate fi:

b1) angajament bugetar individual;

b2) angajament bugetar global;

Angajamentele bugetare se prezintă spre aprobare ordonatorului de credite, după ce au

fost avizate de controlul financiar preventiv propriu.

b1) Angajamentul bugetar individual este specific unei operaţiuni noi care urmează

să se efectueze. Astfel, orice achiziţie finalizată în cursul anului curent se consideră

angajament bugetar individual.

Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza de control financiar preventiv

propriu odată cu propunerea de angajare a unei cheltuieli şi cu proiectul angajamentului

legal (contract, convenţie, comandă, etc.).

b2) Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului

legal provizoriu care priveşte cheltuielile curente de funcţionare de natură

administrativă cum ar fi:

Cheltuieli de deplasare;

Cheltuieli de protocol;

Cheltuieli de întreţinere şi gospodărire (încălzit, iluminat, apă, canal,

salubritate, poştă, telefon, radio, furnituri de birou, etc.);

Cheltuieli cu asigurările;

Cheltuieli cu abonamente la reviste, buletine lunare,cărţi etc.

Angajamentele bugetare individuale sau globale, după caz, se întocmesc de către

persoana cu atribuţii în domeniul financiar - administrativ şi se transmit ulterior

persoanei care acordă viza de control financiar preventiv propriu, în speţă contabilului

şef al unității. După avizarea angajamentelor bugetare de către persoana desemnată să

exercite controlul financiar preventiv propriu, acestea sunt înaintate pentru aprobare la

ordonatorul de credite.

Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu poate să refuze

acordarea vizei în cazul în care nu sunt îndeplinite condiţiile menţionate în actul

normativ care reglementează domeniul de referinţă.

Page 39: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

39

La finele anului persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu

analizează modul de realizare a cheltuielilor care au făcut obiectul angajamentelor

bugetare globale, precum şi dacă totalul angajamentelor legale individuale aferente

acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii. Daca în urma acestei analize

persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu constată diferenţe

semnificative, atunci poate hotărî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura

celor care au făcut obiectul angajamentelor bugetare globale în categoria

angajamentelor bugetare individuale.

În cazul în care nu există diferenţe semnificative între cheltuielile previzionate şi cele

definitive, persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu

avizează angajamentul bugetar global care devine definitiv.

Avizarea constă în semnarea de către persoana desemnată să exercite controlul financiar

preventiv propriu sau înlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei

cheltuieli şi a angajamentului bugetar.

În situaţia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este

necesară elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale şi bugetare

iniţiale, însoţite de memorii justificative.

5.4.2 Lichidarea cheltuililor

Este faza în procesul de execuţie bugetară în care se verifică:

Existenţa angajamentelor;

Realitatea sumei datorate;

Condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal.

Verificarea existenţei obligaţiei de plată se face pe baza documentelor justificative care atestă

că bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate (factură fiscală, alte

formulare sau documente cu regim special) sau, după caz, existenţa unui titlu care să justifice

plata: titlul executoriu, acord de imprumut, acord de grant. etc.

Page 40: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

40

Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de

compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea

individuală.

Verificarea sumei datorate se face pe baza datelor înscrise în factura şi în documentele

întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii ( Proces-verbal de recepţie, în cazul

mijloacelor fixe, Nota de receptie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele

decât mijloacele fixe).

Lichidarea cheltuielilor se va efectua de către persoana cu atribuţii financiar –

administrative.

Prin acordarea semnăturii şi a mentiunii “Bun de plată” pe documentul justificativ, persoana

împuternicită să efectueze lichidarea cheltuielilor confirmă că:

- bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii;

- lucrările au fost executate şi serviciile prestate;

- bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi contabilitate, cu specificarea notei

contabile de înregistrare;

- condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi de

credite, ori împrumuturilor contractate / garantate sunt îndeplinite;

- alte condiţii prevăzute de lege sunt îndeplinite.

Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele

legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei.

Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării

în contabilitatea patrimonială a unității pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de

plată faţă de terţii creditori.

5.4.3 Ordonanţarea cheltuielilor

Ordonanţarea cheltuielilor este faza în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate, sau

alte creanţe au fost verificate şi sunt exigibile precum şi că plata poate fi realizată.

Page 41: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

41

Persoana desemnată să acorde viza “Bun de plată” este aceeaşi care confirmă că există o obligaţie

certă la o anumită dată.

Ordonanţarea de plată este documentul intern întocmit de persoana desemnată să acorde “Bun de

plată”, în cazul de faţă persoana cu atribuţii în domeniul financiar - contabil, prin care ordonatorul

de credite sau persoana delegată, dă dispoziţie Contabilului şef să întocmească instrumentele de

plată a cheltuielilor.

Ordonanţarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau persoana delegată cu

aceste atribuţii.

Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza

persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor

de plată, livrarea şi recepţionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenţa

unui alt titlu care să justifice plata, precum şi, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea

instituţiei şi în contabilitatea acesteia.

Ordonanţarea de plată se prezintă spre aprobare ordonatorului de credite după ce Administratorul

financiar a acordat viza privind controlul financiar propriu.

După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se

intorc la Administratorul financiar în vederea efectuării plăţii.

Răspunderea pentru angajarea, lichidarea sau ordonanţarea cheltuielilor revine ordonatorului de

credite sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.

5.4.4 Plata cheltuililor

Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare prin care unitatea este eliberată de obligaţiile

faţă de terţii-creditori.

Plata este asigurată de Administratorul financiar, în limita creditelor bugetare deschise şi neutilizate

sau a disponibilităţilor aflate în conturi, după caz.

Plata cheltuielilor se efectuează în limita creditelor bugetare şi destinaţiilor aprobate în condiţiile

dispoziţiilor legale, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care îşi au conturile

deschise, cu excepţia plăţilor în valuta, care se efectuează prin bănci, sau a altor plăţi prevăzute de

lege să se efectueze prin bănci.

Page 42: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

42

Instrumentele de plată utilizate de unitate sunt cecul de numerar şi ordinul de plată pentru trezoreria

statului.

Nu se poate efectua plata în urmatoarele condiţii:

- în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate, ori disponibilităţile

sunt insuficiente;

- nu există confirmarea exerciţiului efectuat şi documentele nu sunt vizate

pentru“Bun de plată”

- beneficiarul nu este cel faţă de care unitatea are obligaţii;

- nu există viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plată şi nici

autorizarea prevăzută de lege.

În cazul constatării unor erori, plata se suspendă, cu obligaţia informării în scris a ordonatorului de

credite. În această situaţie, ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere

efectuarea plăţilor.

5.4.5 Organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale

Instituţiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a cheltuielilor, au obligaţia

să organizeze evidenţa angajamentelor bugetare şi legale.

Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută de Administratorul financiar şi concomitent

de către cealaltă persoană cu atribuţii în domeniul financiar angajată în cadrul unității.

Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment

şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la

creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine creditele bugetare

disponibile care pot fi angajate în viitor.

Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi

pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la

angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.

Angajamentele bugetare şi legale se evidenţiază în contabilitate în conturi în afara bilanţului,

utilizându-se metoda de înregistare în partida simplă. Funcţionarea acestor conturi este precizată în

normele metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor

Page 43: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

43

publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale aprobate

prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1792/2002 cu modificările şi completările ulterioare.

La finele fiecărui trimestru, Administratorul financiar va întocmi “Situaţia privind execuţia

cheltuielilor bugetare angajate la finele trimestrului” şi raportul explicativ privind toate informaţiile

utile cu privire la angajamentele efectuate în cursul exerciţiului bugetar.

5.4.6. Valorificarea rezultatelor activităţii

Evaluarea procesului de realizare a ALOP la nivelul unității din punct de vedere al performanţei

şi conformităţii acestuia cu prevederile legale, necesităţile şi obiectivele autorităţii contractante,

reprezintă o etapă necesară şi oportună pentru a face retrospectiva planificării iniţiale,

managementului şi calităţii procedurilor derulate, tehnicilor şi intrumentelor utilizate.

Scopul acestei evaluări este de a identifica, pe de o parte, acele elemente/ evenimente/ decizii

care au avut o contribuţie pozitivă la îndeplinirea tuturor activităţilor avute în vedere de unitate

pe perioada unui an bugetar şi pe de altă parte, pe cele care au cauzat disfuncţionalităţi ale

activităţii în sine.

Procedura operaţională va evidenţia experienţa acumulată de personalul implicat în procesul de

previzionare bugetară şi va orienta echipele viitoare către cele mai bune practici în domeniu.

Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri

operaţionale.

Arhivarea documentelor:

Arhivarea documentelor se realizează conform reglementărilor în vigoare, de către

Administratorul financiar

Page 44: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

44

6. Responsabili şi răspunderi

Modalităţi de control intern:

1. autocontrolul

- Administratorul financiar verifică documentele întocmite de către persoana cu atribuţii în

domeniul financiar contabilitate; Directorul verifică documentul avizat din punct de vedere

al contrului financiar preventiv propriu de către Administratorul financiar, analizează modul

de efectuare a plăţilor şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea unor acte normative

în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea returnează documentul

administratorului financiar, cu observaţii şi comentarii, în vederea refacerii documentului;

- Administratorul financiar exercită autocontrolul privind modalitatea de înregistrare a

documentelor - o înregistrare cronologică a documentelor, în ordinea sosirii acestora.

2.controlul administrativ

- controlul administrativ se exercită de către director.

Page 45: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

45

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 46: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

46

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 47: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

47

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 48: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

48

10.Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

exem

plare

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă -------- ----------- 1 Comisie

Arhivă

Conform

Nomenclator

Arhivistic

---------

Page 49: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIRE ALOP

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.02

49

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 23

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

24

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

25

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

26

5 Scopul procedurii operaţionale 27

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 28

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

29

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

30

9 Descrierea procedurii operaţionale 33

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 44

11 Formular evidență modificări 45

12 Formular analiză procedură 46

13 Lista de difuzare a procedurii 47

14 Anexe, înregistrări, arhivări 48

15 Cuprins 49

Page 50: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

50

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA MARE

PO-93.03

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 51: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

51

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 52: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

52

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 53: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

53

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 54: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

54

1. Scopul procedurii

1.1. Scopul procedurii:

Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate pentru

completarea Registrului Cartea Mare.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.

Page 55: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

55

2. Domeniul de aplicare

2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se intocmeste registrul cartea

mare;

2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de

activităţi desfăşurate de entitatea publică;

- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.

2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurata

a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

• Financiar contabil;

b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar;

2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale

activitati procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.

a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:

• Financiar contabil;

b. De această activitate beneficiază compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar

Page 56: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

56

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie primară:

- Legea contabilității nr. 82/1991 republicată;

- Legea 234/2010 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern și controlul financiar preventiv.

3.2 Legislaţie secundară:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

- Norma din 1993 Norme de utilizare a registrelor de contabilitate;

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice.

Page 57: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

57

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = departament / serviciu / birou / etc.;

Conducătorul Compartimentului = Director/ şef birou/ şef serviciu,

etc.;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau

un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment;

2. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial;

3. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute

rezultatele planificate;

4. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;

Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă

asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor

şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii publice. Ajută

entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare

sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte eficienţa şi

eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscului, a

controlului şi a proceselor de administraţie;

6. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea

subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor

stabilite;

7. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial.

Page 58: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

58

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedură operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

Page 59: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

59

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi

Cartea Mare:

o Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematica a

modificării elementelor de activ și de pasiv ale unității.

o Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea și păstrarea registrului

cartea mare se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.

o Registrul cartea mare se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestuia și se

prezintă în mod ordonat și astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea

și controlul operațiunilor contabile efectuate.

o Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate se

întocmește balanța de verificare, cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la

termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.

o Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au

obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu

normele contabile aplicate, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

o Înregistrarea în contabilitate a operațiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau

încetarea, potrivit legii, a activității unității se face pe baza documentelor corespunzatoare

întocmite în asemenea situații.

5.2 Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet;

linie telefonică;

aparat fax;

copiator;

imprimantă;

Page 60: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

60

rechizite specifice.

5.2.2 Resurse umane

Personal Compartiment contabilitate;

Personal secretariat;

Comisia;

Director.

5.2.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

5.3 Modul de lucru:

Servește:

- la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice;

- la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

- la întocmirea balanței de verificare.

Se întocmește la sfărșitul lunii (perioadei), astfel:

- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă,

fără desfășurarea pe conturi corespondente;

- sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din

acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele

debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la

începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

Unitatea conduce contabilitatea cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată

a datelor. Registrul cartea mare se va lista la cererea organelor de control din acest sistem

informatic.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

Se arhivează la Compartimentul Contabilitate.

Page 61: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

61

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere

de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a Registrului Cartea Mare se vor lua măsuri

de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit

reglementărilor emise în acest scop.

Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și alte

documente financiar-contabile

Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment

a conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.

Registrele, jurnalele și alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport

informatic, să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile

Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și

organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;

confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;

confidențialitatea și integritatea datelor;

impiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;

restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente

imprevizibile, prin:

- arhivarea datelor utilizând tehnologia informatică, care să permită inscripționarea

o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;

- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem

de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.

Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de

control.

Page 62: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

62

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

Crt.

Compartimentul

(postul)/actiunea (opratiunea)

Contabilitate Contabil Ordonator

de credite

Contabilitate

0 1 2 3 4 5

1 Întocmire Registru Cartea Mare E

2 Verificare Registru de Casa V

3 Aprobare Registru Cartea Mare A

4 Arhivare Ah.

Page 63: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

63

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 64: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

64

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 65: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

65

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 66: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

66

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

------ Copertă ----------

------- 1 Comisie Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F01-PO-93.03 Model Carte

mare

Personal

contabilitate

--------

1 Department

contabilitate

Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

Page 67: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

67

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 50

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

51

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

52

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

53

5 Scopul procedurii operaţionale 54

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 55

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

56

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

57

9 Descrierea procedurii operaţionale 59

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 62

11 Formular evidență modificări 63

12 Formular analiză procedură 64

13 Lista de difuzare a procedurii 65

14 Anexe, înregistrări, arhivări 66

15 Cuprins 67

Page 68: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI CARTEA

MARE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.03

68

ANEXA 1 - F01-PO-93.03 Model Carte mare

CARTEA MARE

CONTUL ……………………

CONTURI CORESPONDENTE Total

Rulaj

debitor

Total

Rulaj

creditor

Sold

Lunile Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont …

Jurnal…

Cont

Jurnal

Cont

Jurnal

Cont

Jurnal La 1 ianuarie

(anul)…….

Credit

or

Debit

or

Ianuarie

Februarie

Martie

Total tr.I

Aprilie

Mai

Iunie

Total tr.II

Iulie

August

Septembrie

Total tr.I +

II+ III

Octombrie

Noiembrie

Decembrie

Total

general

Page 69: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

69

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

PO-93.04

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 70: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

70

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 71: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

71

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 72: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

72

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 73: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

73

1. Scopul procedurii operationale

1.1. Scopul procedurii:

Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate pentru

întocmirea Registrului Jurnal.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.

Page 74: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

74

2. Domeniu de aplicare a procedurii operationale

2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se intocmeste registrul jurnal;

2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi

desfăşurate de entitatea publică;

- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.

2.3 Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurata

a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

• Financiar contabil;

b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar;

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitati

procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.

a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:

• Financiar contabil;

b. De această activitate beneficiază compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar

Page 75: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

75

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie primară:

- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata;

- Legea 234/2010 pentru modificarea si completarea Ordonantei Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern si controlul financiar preventive.

3.2. Legislaţie secundară:

- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

- OMEN nr. 5079/2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.

Page 76: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

76

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1.Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = departament / serviciu / birou etc.;

Conducătorul Compartimentului = Director/şef birou/ şef serviciu, etc.;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau

un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.

2. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,

procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;

3. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute

rezultatele planificate;

4. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;

5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial;

6. Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă

asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a

veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii

publice. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o

abordare sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte

eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea

riscului, a controlului şi a proceselor de administraţie;

7. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de

dovezi obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a

determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;

8. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea

subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor

stabilite.

Page 77: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

77

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedură operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

Page 78: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

78

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Registrul Jurnal :

o Servește ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică și sistematică a

modificării elementelor de activ și de pasiv ale unității.

o Este un registru de contabilitate obligatoriu. Întocmirea, editarea și păstrarea registrului

jurnal se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.

o Registrul jurnal se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestuia și se prezintă în

mod ordonat și astfel completat încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul

operațiunilor contabile efectuate.

o Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate se

întocmește balanța de verificare, cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la

termenele de întocmire a raportărilor contabile stabilite potrivit legii.

o Instituțiile care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația

să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele

contabile aplicate, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

o Înregistrarea în contabilitate a operațiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau

încetarea, potrivit legii, a activității unității se face pe baza documentelor corespunzătoare

întocmite în asemenea situații.

o Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se

înregistrează, în mod cronologic, toate operațiunile economico-financiare.

o Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate, pot fi recapitulate într-

un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în

Registrul-jurnal.

o Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operațiunile de casă și bancă, decontările cu

furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc.

o Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul,

numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și

conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare

Page 79: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

79

operațiunilor efectuate.

o Unitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele

centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

o Lunar, sau la altă perioadă prevazută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc

totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri

care se înscriu în Registrul-jurnal.

o Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie

cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale,

fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

o Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și

situația privind operațiunile de debit.

o Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai

la sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza

documentelor centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei)

respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.

5.2 Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet;

linie telefonică;

aparat fax;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

Page 80: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

80

5.2.2 Resurse umane

Personal Contabilitate;

Personal secretariat;

Comisia;

Director.

5.2.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

5.3 Modul de lucru

o Se întocmește de către persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991,

republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, șnuruit, parafat și

înregistrat în evidența unității.

o Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor

numerota în ordinea completării lor.

o Se întocmește zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ștersături și

spații libere, a documentelor în care se reflectă miscarea elementelor de activ și de pasiv

ale unității.

o În cazul în care unitatea folosește jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece

în registrul-jurnal.

o Unitatea conduce contabilitatea cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata

a datelor, fiecare operațiune economico-financiară înregistrându-se prin articole contabile,

în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate. În

această situație, Registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura

editării lor. Registrul-jurnal va fi șnuruit, parafat și înregistrat în evidența unității în luna

următoare celei în care numărul de file editate este 100, sau anual, dacă numărul filelor

editate este sub 100, pentru un exercițiu financiar.

o Registrul jurnal se va lista lunar din acest sistemul informatic.

o În cazul în care o unitate are subunități dispersate teritorial care conduc contabilitatea până

Page 81: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

81

la balanța de verificare, registrul-jurnal se va conduce de catre subunități, cu condiția

înregistrării acestuia la nivelul subunității.

o În coloana 1 se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1

ianuarie, sau de la începutul activității, până la 31 decembrie, sau încetarea activității.

o În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se face înregistrarea în registru.

o În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanța, jurnal privind operațiunile de

casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum și numărul și data acestuia.

o În coloana 4 se trece felul operațiunii, dându-se explicațiile în legatură cu operațiunea

respectivă și elemente de identificare a acesteia.

o În coloanele 5 și 6 se trece simbolul conturilor debitoare și, respectiv, creditoare.

o În coloanele 7 și 8 se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul respectiv

(bon, factură, jurnal auxiliar etc.).

o În Registrul-jurnal se trec toate operațiunile economice privind modificarea elementelor

de activ și de pasiv ale unității, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin conturile

deschise la bănci, neținându-se seamă dacă a avut loc plata sau încasarea acestora.

o Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

o Se arhivează la Compartimentul Contabilitate, împreună cu documentele justificative care

au stat la baza întocmirii lui.

o Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza

înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere

de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

o Prin excepție de la prevederile de mai sus se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al

ministrului finanțelor publice, registrele de contabilitate și documentele justificative care

se păstreaza timp de 5 ani.

o În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor Registre Jurnal se vor lua măsuri de

reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit

reglementărilor emise în acest scop.

Page 82: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

82

Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic registrele, jurnalele și

alte documente financiar-contabile

o Din punct de vedere al bazei de date să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a

conținutului registrelor, jurnalelor și altor documente financiar-contabile.

o Registrele, jurnalele și alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport

electronic, să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile

Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

o Să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și

organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

a) confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;

b) confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;

c) confidențialitatea și integritatea datelor;

d) împiedicarea, detectarea și monitorizarea accesului neautorizat în sistem;

e) restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente

imprevizibile, prin:

- arhivarea datelor utilizând tehnologia informatică ce permite inscriptionarea o singură dată

și accesarea ori de cate ori este nevoie a informațiilor stocate;

- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul,

cu aceleași caracteristici, care sa fie amplasat într-o altă locație.

Să se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de

control.

Page 83: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

83

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

Crt.

Compartimentul (postul)/actiunea

(opratiunea)

Personal

contabilitate Contabil Ordonatorul

de credite

Personal

contabilitate

0 1 2 3 4 5

1 Întocmire Registru Jurnal E

2 Verificare Registru Jurnal V

3 Aprobare Registru Jurnal A

4 Arhivare Registru Jurnal Ah.

Page 84: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

84

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 85: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

85

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 86: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

86

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 87: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

87

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

Copertă ---------

-------- 1 Comisie Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F01-PO-93.04

Model

Registru

Jurnal

Personal

contabilitate

_______

1 Departement

contabilitate Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

Page 88: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

88

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 69

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

70

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

71

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

72

5 Scopul procedurii operaţionale 73

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 74

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

75

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

76

9 Descrierea procedurii operaţionale 78

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 83

11 Formular evidență modificări 84

12 Formular analiză procedură 85

13 Lista de difuzare a procedurii 86

14 Anexe, înregistrări, arhivări 87

15 Cuprins 88

Page 89: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNTOCMIREA REGISTRULUI JURNAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.04

89

ANEXA 1 - F01-PO-93.04 Model Registru Jurnal

Unitatea ......................... Nr. pagină ......

REGISTRUL - JURNAL

Nr.crt. Data

inregistrarii

Document

(felul, nr. si

data)

Explicatii Simbol conturi Sume

Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare

Page 90: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

90

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

PO-93.05

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 91: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

91

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 92: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

92

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 93: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

93

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 94: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

94

1. Scopul procedurii operationale

4.1 Scopul procedurii: Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si

persoanele implicate pentru înregistrarea în contabilitate.

4.2 Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

4.3 Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

4.4 Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.

Page 95: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

95

2. Domeniu de aplicare a procedurii operationale

2.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

• procedura operaţională se referă la modalitatea în care se înregistrează în contabilitate.

2.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi

desfăşurate de entitatea publică;

- Activitatea procedurata vizeaza compartimentul financiar-contabil al institutiei.

2.3 Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurata

a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

• Financiar contabil;

b.De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii , compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar;

2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale

activitati procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii.

a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:

• Financiar contabil;

b. De această activitate beneficiază compartimentele:

• Conducere ;

• Personal didactic auxiliar

Page 96: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

96

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie primară:

- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata;

- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantți și răspunderea în

legătură cu gestionarea bunurilor, cu modificările și completările ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;

- Legea 234/2010 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern și controlul financiar preventiv;

- HG nr. 2230/1969 privind gestionarea bunurilor materiale, cu modificările și completările

ulterioare;

- HG nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor

aparținând unităților publice, cu modificările și completările ulterioare;

- HG nr. 1031/1999 pentru aprobarea normelor metodologice privind înregistrarea în

contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului și al unităților

administrative teritoriale, cu modificările și completările ulterioare.

3.2 Legislaţie secundară:

- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi

conducerea contabilităţi instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţiile publice şi a

instrucţiunilor de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;

- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea

inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Page 97: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

97

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite

şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având

în vedere asumarea responsabilităţilor;

Compartiment = departament / serviciu / birou / etc.;

Conducătorul Compartimentului = Director/şef birou/ şef serviciu, etc.;

PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un

proces care se desfăşoară la nivelul unui singur compartiment.

2. Auditul public intern Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă

asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi

cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea entităţii publice. Ajută

entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare

sistematicăşi metodică, care evalueazăşi îmbunătăţeşte eficienţa şi

eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscului, a

controlului şi a proceselor de administraţie;

3. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi

obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în

care sunt îndeplinite criteriile de audit

4. Materiale consumabile Materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de

schimb, etc.;

5. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;

6. Materiale de natura

obiectelor de inventar

Reprezintă bunuri cu o valoare mai mică decât limita prevazută de lege

pentru a fi considerate active fixe corporale, indiferent de durata lor de

folosință sau cu o durată mai mică de 1 an, indiferent de valoarea lor,

precum și bunurile asimilate acestora;

7. Balanța de verificare Procedeu contabil prin care lunar, trimestrial, semestrial sau ori de câte ori

este nevoie, prin care se grupează și se sistematizează informațiile în

conturi, urmărindu-se respectarea dublei înregistrări;

8. Bilanț Document contabil de sinteza care reflectă activul, pasivul și capitalul

propriu al unei instituții la încheierea exercițiului financiar, precum și în

celelalte situații prevăzute de lege;

9. Fișa de magazie Formular tipizat fără regim special care servește ca document de evidență a

intrărilor, ieșirilor și a stocurilor de valori materiale. În scopul ținerii corecte

a evidenței în magazine, persoanele desemnate de compartimentul

contabilitate verifică inopinat, cel puțin o dată pe lună, modul cum se fac

înregistrările în fișele de magazine;

Page 98: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

98

10. Eficacitate Mãsurã în care sunt realizate activitãţile planificate şi sunt obţinute

rezultatele planificate;

11. Eficienţã Relaţie între rezultatul obţinut şi resursele utilizate;

12. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial;

13. Active circulante Ansamblul elementelor patrimoniale care luate individual datorită

destinației și naturii lor, nu au vocația să rămână durabil în instituție, cu

excepția acelora legate de particularitățile ei;

14. Stocurile Sub forma de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmează să

fie folosite în desfășurarea activității curente a instituției.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedură operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

Page 99: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

99

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalități

În cadrul unității se achiziționează mai multe tipuri de obiecte de inventar și materiale. Pentru

acestea, ca și pentru cele deja existente în patrimoniul instituției, este necesară ținerea unei

evidente contabile.

În cadrul Compartimentului Contabilitate se are în vedere ținerea la zi a evidenței contabile a

obiectelor de inventar și a materialelor conform reglementărilor în vigoare.

Instituțiile publice, inclusiv cele de învățământ consemnează operațiunile economico-financiare

în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale,

fișe și alte documente contabile după caz.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea

persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în

contabilitate, după caz.

Înregistrările în contabilitate se efectuează cronologic, prin respectarea succesiunii

documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi

sintetice și analitice.

5.2 Documente utilizate

Pentru înregistrarea în contabilitate a materialelor şi obiectelor de inventar se folosesc o serie

de documente conform Ordinului nr. 2634/2015, respectiv:

1. notă de recepţie şi constatare de diferenţe (anexa 1);

2. avizul de însoţire al mărfii (anexa 2);

3. bonul de consum (anexa 3);

4. procesul verbal de scoatere din funcţiuni/declasarea unor bunuri materiale (anexa 4).

Page 100: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

100

1. Nota de recepție și contatare de diferențe este documentul care servește pentru recepția

bunurilor aprovizionate; este documentul justificativ pentru încărcare în gestiune și de

înregistrare în contabilitate.

Se întocmește în 2 exemplare, la locul de depozitare, pe măsura efectuării recepției. În situația

în care la recepție se constată diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește

în 3 exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se completează câte un formular pentru

fiecare tranșă care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoțire al mărfii. Datele de pe

verso formularului se completează numai dacă se constată diferențe la recepție.

Ajunge la Compartimentul Contabilitate pentru întocmirea formelor privind reglementarea

diferentelor constatate, precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică,

atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii).

Se arhivează la Compartimentul Contabilitate.

În condițiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepție și constatare de diferențe,

este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un document justificativ care stă la baza

înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

Circulă:

- la gestionar, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate

exemplarele);

-la compartimentul contabilitate, pentru întocmirea formelor privind reglementarea

diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea

sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru

comunicarea lipsurilor stabilite.

Page 101: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

101

2. Avizul de însoțire al mărfii este documentul de însoțire a mărfii pe timpul

transportului; este un document care stă la baza întocmirii facturii.

Se întocmește în 2 sau mai multe exemplare de către furnizorii care nu au posibilitatea întocmirii

facturii în momentul livrării produselor sau altor valori materiale.

Avizul de însoțire al mărfii se înregistrează în contabilitatea sintetică și analitică de către

Compartimentul Contabilitate, compartiment în responsabilitatea căruia se află și arhivarea

acestuia.

Circulă:

- la magazia predatoare pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de

către gestionar (ambele exemplare);

- la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 și reține

exemplarul 2;

- la compartimentul contabilitate, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza

efectuării înregistrărilor în evidența magaziilor.

3. Bon de consum reprezintă documentul de eliberare din magazie pentru consumul

materialelor; este document justificativ de scădere din gestiune și de înregistrare în evidența

magaziei și în contabilitate.

Se întocmește în 2 exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazine

pentru consum, de către compartimentele din cadrul grădiniței care solicită materialele pentru

a fi consumate.

Compartimentul Contabilitate, pe baza acestor documente, efectuează înregistrările în

contabilitatea sintetică și analitică și ulterior procedează la arhivarea documentelor justificative.

Circulă:

- la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele

exemplare);

- la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor

înlocuitoare;

Page 102: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

102

- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de

predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele

exemplare);

- la compartimentul contabilitate, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea

sintetică și analitică (ambele exemplare).

4.Procesul verbal de scoatere din funcțiune/declasare a unor bunuri materiale este

documentul în baza căruia sunt scoase din uz materialele de natura obiectelor de inventar în

folosință și de declasare a altor bunuri materiale decât mijloace fixe, potrivit dispozițiilor legale;

reprezintă un document de consemnare a scoaterii efective din funcțiune a mijloacelor fixe, de

scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar aflate în folosință sau de declasare

a bunurilor materiale; document de predare la magazine a ansamblelor, subasamblelor, pieselor

componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcțiune a mijloacelor fixe,

precum și din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; document

justificativ de înregistrare în evidența magaziilor și în contabilitate.

Circulă:

- la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz

a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele

exemplare);

- la Compartimentul Contabilitate pentru înregistrarea în evidență la locul de folosință a

mijloacelor fixe coase din funcțiune (ambele exemplare);

- la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în

evidență a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);

- la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor,

subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din

funcțiune a mijloacelor fixe și materialelor recuperabile și refolosibile, rezultate din scoaterea

din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau din declasarea bunurilor

materiale (ambele exemplare);

Page 103: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

103

- la compartimentul contabilitate, pentru verificarea și înregistrarea operațiunilor privind

scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor

de inventar în folosință sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);

- la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcțiune, din uz sau dedeclasare,

pentru înregistrare (exemplarul 2);

Se întocmește în 2 exemplare, separat, pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor

de inventar aflate în folosință și bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe

baza documentației prevăzute în normele legale.

5.3 Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet;

linie telefonică;

aparat fax;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

5.3.2 Resurse umane

Personal Compartiment contabilitate;

Administrator;

Director.

5.3.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

Page 104: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

104

5.4 Modul de lucru

Evidența contabilă a materialelor și obiectelor de inventar presupune înregistrarea

intrărilor și ieșirilor de materiale și obiecte de inventar.

Intrările de materiale și obiecte de inventar au ca sursă:

a. achizițiile publice;

b. transferuri;

c. donații și sponsorizări;

d. plusuri de inventar;

e. stocuri rezultate din dezmembrarea imobilelor.

a) În cazul achizițiilor de la agenți economici:

Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: documentele care să

ateste livrarea (factura, Nota de recepție și constatare de diferențe);

Înregistrarea intrării în programul de evidență contabilă.

b) În cazul transferurilor:

Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: avizul de

însoțire a mărfii;

Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.

c) În cazul donațiilor și sponsorizărilor:

Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: contract donație și

Nota de recepție și constatare de diferențe;

Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.

d) În cazul plusurilor de inventar:

Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: listele de

inventariere, procesul verbal de inventariere întocmit de comisia de inventariere;

Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.

Page 105: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

105

e) În cazul stocuri rezultate din dezmembrarea imobilelor:

Se verifică existența documentelor justificative de înregistrare: procese verbale de

dezmembrare;

Se înregistrează intrarea în programul de evidență contabilă.

Page 106: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

106

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

În cadrul Compartimentului Contabilitate se are în vedere ținerea la zi a evidentenței contabile

a obiectelor de inventar și a materialelor conform reglementărilor în vigoare.

Instituțiile publice, inclusiv cele de învățământ consemnează operațiunile economico-financiare

în momentul efectuării lor în documente justificative pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale,

fișe și alte documente contabile după caz.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea

persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în

contabilitate, după caz.

Page 107: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

107

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 108: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

108

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 109: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

109

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 110: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

110

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumirea

anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă ------ Copertă ----------

------- 1 Comisie Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F01-PO-93.05 Nota de recepție

și constatare de

diferențe

Personal

contabilitate

--------

1 Compartiment

contabilitate

Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

Page 111: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

111

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 90

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

91

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

92

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

93

5 Scopul procedurii operaţionale 94

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 95

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

96

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

97

9 Descrierea procedurii operaţionale 99

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 106

11 Formular evidență modificări 107

12 Formular analiză procedură 108

13 Lista de difuzare a procedurii 109

14 Anexe, înregistrări, arhivări 110

15 Cuprins 111

Page 112: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ÎNREGISTRAREA ÎN CONTABILITATE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.05

112

ANEXA 1 - F01-PO-93.05 Nota de recepție și constatare de diferențe

Notă de recepţie şi constatare de diferenţe

Întreprinderea…………………….

Localitatea……………………….

Str. …………………..nr. ………. OP GST COD NR. FACTURĂ AVIZ DATA NOTĂ DE RECEPȚIE NR. CONTRACT

Unitatea………………………….. PAD FURNIZOR EXPEDIERE EXPED. DATA NR. COMANDă

Gestiunea……………………….. 0

SUBSEMNAȚII, MEMBRII AI COMISIEI DE RECEPŢIE, AM PROCEDAT LA RECEPŢIONAREA VALORILOR MATERIALE FURNIZATE DE…………………………..I

…………………………………...DIN………………………..CU VAGON/AUTO NR……………………………………DOCUMENTE INSOŢITOARE………………………………..

……………………………………………..CONSTATȂNDU-SE URMĂTOARELE………………………………………………………………………………………………………..

Nr. Specificaţie Cod U/M

Cantitate Preţ furniz.

Preţ amănunt TVA Valoare

Prţ amănunt

Val. amanunt

crt mărfuri şi ambalaje pe U/M Livr. Prim. fără TVA fără TVA TVA cu TVA

% Valoare cu TVA

0 1 2 (7.6) 3 4 5 6 7 (6x11) 8(7x ) 9 (8x5) 10(7+8) 11 12(2x5) 13(10x5)

1

2

TOTAL 0 0.00 0.00

CERTIFICARE COMISIA DE RECEPţIE

CALCULATE NUME ȘI PRENUME SEMNĂTURA NUME ȘI PRENUME SEMNĂTURA GESTIUNEA PRIMITOARE

DATA …………..ORA……….

SEMNATURA

Data și semnătura

Page 113: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

113

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU

PO-93.06

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 114: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

114

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,

dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Ec. Grădinariu Sebastian Administrator

Financiar

02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM

02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director

02.11.2018

Page 115: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

115

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 116: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

116

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Ex.

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

3 Verificare 1 Comisia

SCIM

Presedinte Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Contabilitate Administrator

Financiar

Ec. Grădinariu Sebastian

02.11.2018

Page 117: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

117

1. Scopul procedurii

1.1 Procedura vizează modul în care se acordă viza de control financiar preventiv în cadrul

instituției;

1.2 Procedura dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

1.3 Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

1.4 Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe

director, în luarea deciziei;

1.5 Prezenta procedură face referire la întreaga activitate de contabilitate a instituției, orice act

financiar privind plăţile având nevoie de viză privind Controlul Financiar Preventiv;

1.6 Scopul controlului financiar preventiv este acela de a identifica proiecte de operaţiuni

(denumite în continuare operaţiuni) care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate şi/sau,

după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a

căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile publice.

Page 118: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

118

2. Domeniul de aplicare

2.1 Procedura se aplică de către Compartimentul Contabilitate.

2.2 Principalele operaţiuni care fac obiectul controlului financiar preventiv sunt:

- angajamente legale şi credite bugetare sau credite de angajament, după caz;

- deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;

- modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare a creditelor

aprobate, inclusiv prin virări de credite;

- ordonanţarea cheltuielilor;

- efectuarea de încasări în numerar;

- constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi a stabilirii titlurilor de încasare;

- reducerea, eşalonarea sau anularea titlurilor de încasare;

- constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentând contribuţia

viitoare a României la acest organism;

- recuperarea sumelor avansate şi care ulterior au devenit necuvenite;

- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau

al unităţilor administrativ-teritoriale;

- concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor

administrativ-teritoriale;

- alte tipuri de operaţiuni, stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Page 119: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

119

3. Documente de referinţă

3.1 Legislaţie primară:

- Legea nr. 273/2006 - privind finanţele publice locale, cu modificările și completările

ulterioare;

- Legea nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice;

- Ordonanţa nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventiv cu

modificările și completările ulterioare;

- Legea 98 / 2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;

3.2 Legislaţie secundară:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al

entităților publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele

publice;

Ordinul nr. 2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr.

923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv și a Codului specific de norme profesionale pentru

persoanele care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu

3.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;

- Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare, coordonare şi

îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al unității;

- Regulamentul Intern;

- Fise de post.

Page 120: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

120

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a

metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării

activităţii, cu privire la aspectul procesual;

2. Revizia în cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, dupa

caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii

operaţionale, acţiuni care au fost aprobate si difuzate;

3. An bugetar Anul financiar pentru care se aproba bugetul; anul bugetar este anul

calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31

decembrie;

4. Angajament bugetar Orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează

fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare

aprobate;

5. Angajament legal Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din

care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;

6. Articol bugetar Subdiviziune a clasificaţiei cheltuielilor bugetare, determinate în funcţie

de caracterul economic al operaţiunilor în care acestea se concretizează

şi care desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acţiunea la care

se referă;

7. Balanţa de verificare Procedeu contabil prin care, lunar, trimestrial, semestrial sau ori de cate

ori este nevoie, se grupează şi se sistematizează informaţiile în conturi,

urmărindu-se respectarea dublei înregistrari (Lista tuturor conturilor

soldate şi nesoldate în Cartea mare, în care sunt prezentate, în funcţie de

formă, informaţii privind soldurile, rulajele şi sumele conturilor);

8. Cheltuieli bugetare Sumele aprobate în bugetele prevăzute în lege în limitele şi potrivit

destinaţiilor stabilite prin bugetele respective;

9. Clasificaţie bugetară Gruparea veniturilor şi cheltuielilor bugetare într-o ordine obligatorie şi

după criterii unitare;

10. Clasificaţie funcţională Gruparea cheltuielilor după destinaţia lor pentru a evalua alocarea

fondurilor publice unor activităţi sau obiective care definesc necesităţile

publice;

11. Contabil Denumire generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în

compartimentul financiar-contabil, care verifică documentele

justificative şi întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate

pe seama fondurilor publice;

12. Deficit bugetar Parte a cheltuielilor bugetare ce depăşeşte veniturile bugetare într-un an

bugetar;

Page 121: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

121

13. Excedent bugetar Parte a veniturilor bugetare ce depăşeşte cheltuielile bugetare într-un an

bugetar;

14. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute în lege;

15. Impozit Prelevare obligatorie, fără contraprestaţie şi nerambursabilă, efectuată

de către administraţia publică pentru satisfacerea necesităţilor de interes

general;

16. Instituţii publice Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, ministerele, celelalte organe

de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice,

instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea

acestora, indiferent de modul de finanţare a acestora;

17. Lege bugetară anuală Lege care prevede şi autorizează pentru fiecare an bugetar veniturile şi

cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exerciţiului

bugetar;

18. Taxă Sumă plătită de o persoană fizică sau juridică, de regulă, pentru serviciile

prestate acesteia de către un agent economic, o instituţie publică sau un

serviciu public;

19. Vărsământ Modalitate de stingere a obligaţiei legale, prin virarea unei sume de bani,

efectuată de un agent economic sau de o instituţie publică ori financiară;

20. Venituri bugetare Resursele băneşti care se cuvin bugetelor prevăzute în lege, în baza unor

prevederi legale, formate din impozite, taxe, contribuţii şi alte

vărsăminte.

21. Virare de credite bugetare Ooperaţiune prin care se diminuează creditul bugetar de la o

subdiviziune a clasificaţiei bugetare care prezintă disponibilităţi şi se

majorează corespunzător o altă subdiviziune la care fondurile sunt

insuficiente, cu respectarea dispoziţiilor legale de efectuare a

operaţiunilor respective;

22. Sistem de control

managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,

procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial;

23. Sume defalcate din unele

venituri ale bugetului de

stat

Sumele defalcate pentru echilibrarea bugetelor locale şi sumele

defalcate cu destinaţie specială, alocate pentru finanţarea unor servicii

publice descentralizate sau a unor noi cheltuieli publice;

24. Rectificare bugetară

locală

Ooperaţiunea prin care se modifică, în cursul exerciţiului bugetar,

bugetele prevăzute în lege, cu obligativitatea menţinerii echilibrului

bugetar;

25. Program Acţiunea sau ansamblul coerent de acţiuni ce se referă la acelaşi

ordonator principal de credite, proiectat pentru a realiza un obiectiv sau

un set de obiective definite şi pentru care sunt stabiliţi indicatori de

program care să evalueze rezultatele ce vor fi obţinute, în limitele de

finanţare aprobate;

26. Insolvenţă Incapacitatea unei unităţi administrativ-teritoriale de a-şi achita

obligaţiile de plată lichide şi exigibile, cu excepţia celor care se află în

litigiu contractual;

Page 122: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

122

27. Control financiar

preventiv

Activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor

efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte

de aprobarea acestora;

28. Bilanţ Document contabil de sinteză care reflectă activul, pasivul şi capitalul

propriu al unei Organizaţii la încheierea exerciţiului financiar, precum

şi în celelalte situaţii prevăzute de lege;

29. Balanţa Tabel statistico-economic folosit în analiza şi planificare, prin care se

compară şi se raportează indicatorii care urmează a fi corelaţi,

echilibraţi, pe o anumită perioadă;

30. Cereri de tragere Document pe care debitorul îl prezintă băncii creditoare şi prin care se

solicită virarea unor sume din creditul contractat;

31. Conformitate Caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative

produse în cadrul unei entităţi publice de a corespunde politicii asumate

în mod expres în domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de

catre o autoritate superioară acesteia, potrivit legii;

32. Control intern Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,

inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi

procedurile;

33. Creanţe Valori avansate temporal de o organizaţie terţilor (persoane fizice sau

juridice) pentru care urmează să primească un echivalent (o sumă de

bani sau un serviciu);

34. Credit Partea dreaptă a oricărui cont - relaţie bănească aparută în legătură cu

acordarea de împrumuturi în bani unor persoane (fizice sau juridice) sau

în legătura cu amânarea plăţii pentru mărfurile/serviciile prestate;

35. Credit bugetar Sumă aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se

pot ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar pentru

angajamentele contractate în cursul exerciţiului bugetar şi/sau din

exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale, respectiv se pot angaja,

ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni;

36. Deschidere de credite

bugetare

Aprobare comunicată Trezoreriei Statului de către Ordonanţatorul

principal de credite în limita căreia se pot efectua repartizări de credite

bugetare şi plăţi de casa din bugetele locale;

37. Dobândă Sumă de bani cu acest titlu, dar şi alte prestaţii sub orice titlu sau

denumire, la care debitorul se obligă drept echivalent al folosinţei

capitalului;

38. Economicitate Minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea

rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii

corespunzatoare a acestor rezultate;

39. Eficacitate Gradul de neîdeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre

activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al

activităţii respective;

40. Eficienţă Maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate;

Page 123: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

123

41. Entitate publică Autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională,

regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate

administrativ-teritorială este acţonar majoritar, cu personalitate juridică,

care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public;

42. Evidenţă contabilă Înregistrare sistematică a informaţiilor privind situaţia patrimonială

şi a rezultatelor obţinute de către un agent economico-social, atât pentru

necesităţile acestuia, cât şi pentru relaţiile cu asociaţii sau acţionarii,

clienţii, furnizorii, băncile, organele fiscale şi alte persoane juridice sau

fizice;

43. Execuţie bugetară Activitatea de încasare a veniturilor bugetare și de efectuare a plății

cheltuielilor aprobate prin buget;

44. Exerciţiu bugetar Perioadă egală cu anul bugetar pentru care se elaborează, se aprobă, se

execută şi se raportează bugetul;

45. Extras de cont Document ce atestă tranzacţiile cu disponibilităţi;

46. Fişe de cont Document contabil unde se înregistrează în ordine cronologică toate

operaţiile economice după documentele de evidenţă şi după articole

contabile;

47. Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurărilor

sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,

bugetele instituţiilor publice autonome, bugetele instituţiilor publice

finanţate integral sau parţial din bugetul de stat, bugetul asigurărilor

sociale de stat şi bugetele fondurilor speciale, după caz, bugetele

instituţiilor publice finance integral din venituri proprii, bugetul

fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat

şi a căror rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri

publice, bugetul fondurilor exteme nerambursabile, credite externe

contractate sau garantate de autorităţile administraţiei publice locale,

împrumuturi interne contractate de autorităţile administraţiei publice

locale, precum şi din bugetele instituţiilor publice finanţate integral sau

parţial din bugetele locale;

48. Furnizor Datorie a organizaţiei echivalentă valorii bunurilor, lucrărilor şi

serviciilor primite de la terţi;

49. Garanţie Ansamblu de mijloace juridice de garantare a obligaţiilor prin afectarea

unui bun al debitorului sau chiar al altei persoane, în scopul asigurării

executării obligaţiei asumate;

50. Inspecţie Verificarea efectuată la faţa locului, în scopul constatării unor eventuale

abateri de la legalitate şi al luării de măsuri pentru protejarea fondurilor

publice şi a patrimoniului public şi pentru repararea prejudiciului

produs, după caz;

51. Jurnal Un registru contabil unde se înregistrează toate operaţiunile – mişcările

patrimoniului (economico-financiare) sistematic şi în ordine

cronologică;

52. Legalitate Caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevederile legale care

îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia;

53. Lege de rectificare Lege care modifică în cursul exerciţiului bugetar legea bugetară anuală;

Page 124: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

124

54. Lichidarea cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existenţa

angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate,

se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza

documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective;

55. Notă contabilă Document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetica şi

analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente

justificative (stornări, virări, etc.);

56. Obligaţie de plată Raport juridic în virtutea căruia debitorul este ţinut faţă de creditor la a

da o anume sumă sub sancţiunea constrângerii;

57. Operaţiune Orice acţiune cu efect financiar pe seama fondurilor publice sau a

patrimoniului public, indiferent de natura acesteia;

58. Ordonanţarea

cheltuielilor

Faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că livrarile de

bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate

şi că plata poate fi realizată;

59. Patrimoniu public Totalitatea drepturilor şi obligaţiilor statului, unităţilor administrativ-

teritoriale sau ale entităţilor publice ale acestora, dobândite sau asumate

cu orice titlu. Drepturile şi obligaţiile statului şi ale unităţilor

administrativ-teritoriale se referă atât la bunurile din domeniul public,

cât şi la cele din domeniul privat al statului şi al unităţilor administrativ-

teritoriale;

60. Persoana desemnată cu

exercitarea controlul

financiar preventiv

propriu

Persoana din cadrul compartimentelor de specialitate, numită de

conducatorul entităţii publice pentru exercitarea controlului financiar

preventiv propriu sau persoana care îndeplineşte această atribuţie pe

baza de contract, în condiţiile legii;

61. Plata cheltuielilor Fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care

instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţi;

62. Plată Fază din procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care

instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţii creditori (este

eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii creditori);

63. Proiect de operaţiune Orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei operaţiuni, în

forma pregatită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă,

potrivit legii;

64. Registru Jurnal Documentul contabil în care se efectuează înregistrarea cronologică a

tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi a operaţiilor, prezentând sumele

conturilor implicate debitoare sau creditoare şi alte informaţii legate de

acestea;

65. Regularitate Caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele

ansamblul principiilor şi regulilor procedural şi metodologice care sunt

aplicabile categoriei de operaţiuni din care face parte;

66. Scadențar Document de eșalonare a cheltuielilor ce se efectuează în perioada

curentă şi privesc perioadele viitoare şi care urmează a se repartiza lunar

asupra cheltuielilor;

67. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a

dezvoltării sistemului de control managerial.

Page 125: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

125

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedură Operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. BVC Buget de venituri şi cheltuieli

8. CFPP Control Financiar Preventiv Propriu

9. CFP Control Financiar Preventiv

Page 126: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

126

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

Entităţile publice, în înţelesul legii, la care se organizează controlul financiar preventiv

sunt:

- autorităţile publice şi autorităţile administrative autonome;

- instituţiile publice aparţinând administraţiei publice centrale şi locale şi instituţiile

publice din subordinea acestora;

- regiile autonome de interes naţional sau local;

- companiile sau societăţile naţionale;

- societăţile comerciale la care statul sau o unitate administrativ-teritorială deţine

capitalul majoritar şi utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public;

- agenţiile, cu sau fără personalitate juridică, care gestionează fonduri provenite din

finanţări externe rambursabile sau nerambursabile;

- Ministerul Finanţelor Publice, pentru operaţiunile de trezorerie, datorie publică,

realizarea veniturilor statului şi a contribuţiei României la bugetul Uniunii Europene;

- autorităţile publice executive ale administraţiei publice locale, pentru operaţiunile de

datorie publică şi realizarea veniturilor proprii.

Instituţiilor publice care administrează patrimoniul public şi gestionează fonduri publice

le sunt aplicabile Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv (cadrul

general), precum şi listele de verificare, prevăzute în anexa nr. 1.1 la normele metodologice

conform Ordinul nr. 2332/2017 privind modificarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr.

923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea

controlului financiar preventiv și a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele

care desfășoară activitatea de control financiar preventiv propriu.

În raport cu specificul entităţilor publice, conducătorii acestora dispun particularizarea,

dezvoltarea şi actualizarea cadrului general, precum şi detalierea prin liste de verificare a

obiectivelor verificării, pentru fiecare operaţiune cuprinsă în cadrul specific al entităţii publice.

Listele de verificare constituie un ghid în exercitarea controlului financiar preventiv de

către persoanele desemnate, aceste persoane având totodată şi obligaţia de a formula propuneri

Page 127: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

127

de perfecţionare a listelor respective. În funcţie de propunerile primite, de modificările

legislative sau de alte condiţii apărute, conducătorii entităţilor publice aprobă modificări ale

listelor de verificare, asigurând astfel actualizarea acestora.

Controlul financiar preventiv se exercită asupra tuturor operaţiunilor care afectează

fondurile publice şi/sau patrimoniul public şi sunt exercitate conform reglementărilor legale în

domeniu.

5.2 Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale

mobilier pentru stocarea dosarelor;

aparat fax;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

PC cu acces la internet;

linie telefonică;

5.2.2 Resurse umane

Personal contabilitate;

Responsabil CFP;

Director;

Personal instituție.

5.2.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

5.3 Modul de lucru:

Conţinutul controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv constă în verificarea sistematică a proiectelor de

Page 128: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

128

operaţiuni care fac obiectul acestuia potrivit:

a)legalitatea şi regularitatea;

b)încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, stabilite

potrivit legislației în vigoare.

Organizarea controlului financiar preventiv

Ministerul Finanţelor Publice este autoritatea de coordonare şi reglementare a

controlului financiar preventiv pentru toate entităţile publice.

Controlul financiar preventiv se organizează şi se exercită de autorităţi competente, în

mod unitar, potrivit prevederilor legii şi ale actelor normative emise în aplicarea acesteia.

Controlul financiar preventiv se organizează şi se exercită în următoarele forme:

a) controlul financiar preventiv propriu, la toate entităţile publice şi asupra tuturor

operaţiunilor cu impact financiar asupra fondurilor publice şi a patrimoniului public;

b) controlul financiar preventiv delegat, la ordonatorii principali de credite ai bugetului de

stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, precum şi ai bugetului oricărui fond special, la Fondul

naţional şi la agenţiile de implementare a fondurilor comunitare, precum şi la alte entităţi

publice cu risc ridicat, prin controlori delegaţi ai Ministerului Finanţelor Publice.

Controlul financiar preventiv se va integra, în mod treptat, în sfera răspunderii

manageriale pe măsură ce controlul managerial va asigura eliminarea riscurilor în administrarea

fondurilor publice. Atingerea acestui nivel va fi evaluată de misiuni de audit dispuse de

ministrul economiei şi finanţelor, în condiţiile legii.

Organizarea controlului financiar preventiv propriu

Entităţile publice, prin conducătorii acestora, au obligaţia de a organiza controlul

financiar preventiv propriu şi evidenţa angajamentelor în cadrul compartimentului contabil.

Conducătorii entităţilor publice au obligaţia să stabilească proiectele de operaţiuni

supuse controlului financiar preventiv, potrivit legii, documentele justificative şi circuitul

acestora, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Evidenţa angajamentelor se organizează, se ţine, se actualizează şi se raportează

conform normelor metodologice aprobate prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Page 129: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

129

Controlul financiar preventiv propriu se exercită, prin viză, de persoane din cadrul

compartimentelor de specialitate, desemnate în acest sens de către conducătorul entităţii

publice. Actul de numire va cuprinde şi limitele de competenţa în exercitarea controlului

financiar preventiv propriu. Persoanele desemnate să efectueze această activitate sunt altele

decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.

Numirea, suspendarea, destituirea sau schimbarea personalului care desfăşoară activităţi

de control financiar preventiv propriu se face de către conducătorul entităţii publice, cu acordul

entităţii publice superioare, Persoanele desemnate cu exercitarea activităţii de control financiar

preventiv propriu trebuie să aibă competenţele profesionale solicitate de această activitate. Ele

vor respecta un cod specific de norme profesionale, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice,

care va cuprinde şi condiţiile şi criteriile unitare pe care entităţile publice trebuie să le respecte

în cazul numirii, suspendării, destituirii sau schimbării personalului care desfăşoară această

activitate.

Evaluarea activităţii persoanei care desfăşoară activităţi de control financiar preventiv

propriu se face de către conducătorul entităţii publice, cu acordul entităţii publice care a avizat

numirea, anual prin calificative, pe baza informaţiilor cuprinse în rapoartele auditului public

intern

Ministerul Finanţelor Publice va elabora norme metodologice privind cadrul general al

atribuţiilor şi exercitării controlului financiar preventiv propriu.

Registrul

Datele din documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se înscriu în

registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (denumit în

continuare registru).

Registrul trebuie să asigure: numerotarea în ordine cronologică, începând de la numărul

1 pentru fiecare an; interzicerea inserărilor, intercalărilor, precum şi a oricăror eliminări sau

adăugiri ulterioare; înscrierea de date potrivit competenţelor, astfel: în coloanele de la 0 până la

6 şi în coloana 8, de către persoana care exercită controlul financiar preventiv, iar în coloana 7,

de către persoana care prezintă operaţiunile pentru viza de control financiar preventiv. Registrul

se poate completa în formă integral olografă, integral electronică sau combinată.

Page 130: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

130

Registrul, indiferent de forma sub care se completează, se arhivează/se păstrează pe o

perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia a fost

întocmit.

Termenul pentru pronunţare (acordarea/refuzul vizei) se stabileşte, prin decizie internă,

de conducătorul unității în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în cadrul

general şi/sau specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv.

Procedura de control

Documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea

controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de

către compartimentele de specialitate care iniţiază operaţiunea.

Documentele privind operaţiunile prin care se afectează fondurile publice şi/sau

patrimoniul public sunt însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de

fundamentare, de acte şi/sau documente justificative şi, după caz, de o "Propunere de angajare

a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament", o "Propunere de angajare a unei cheltuieli

în limita creditelor bugetare" şi/sau de un "Angajament bugetar individual/global", întocmite

conform Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata

cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor

bugetare şi legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002, cu

modificările şi completările ulterioare.

Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv primeşte

documentele, le înregistrează în registru, după care procedează la verificarea formală prin

parcurgerea listei de verificare specifică operaţiunii primite la viză, cu privire la: completarea

documentelor în concordanţă cu conţinutul acestora, existenţa semnăturilor persoanelor

autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate, precum şi existenţa actelor justificative

specifice operaţiunii. În efectuarea controlului de către persoana desemnată, parcurgerea listei

de verificare specifică operaţiunii primite la viză este obligatorie, dar nu şi limitativă. Aceasta

poate extinde verificările ori de câte ori este necesar.

Dacă prin parcurgerea listei de verificare cel puţin unul dintre elementele verificării

formale nu este îndeplinit, documentele se restituie compartimentului de specialitate emitent,

Page 131: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

131

indicându-se în scris motivele restituirii, şi se menţionează în registru cu: "valoarea operaţiunii

restituite".

După efectuarea verificării formale, persoana desemnată să exercite controlul financiar

preventiv continuă parcurgerea listei de verificare şi efectuează controlul operaţiunii din

punctul de vedere al legalităţii, regularităţii şi, după caz, al încadrării în limitele şi destinaţia

creditelor bugetare şi/sau de angajament.

Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate,

regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de

angajament, se acordă viza prin aplicarea sigiliului şi semnăturii pe exemplarul documentului

care se arhivează la entitatea publică. Prin acordarea vizei se certifică implicit îndeplinirea

condiţiilor menţionate în listele de verificare.

Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, sub semnătură,

compartimentului de specialitate emitent, în vederea continuării circuitului acestora,

consemnându-se acest fapt în registru.

Refuzul de viză

Dacă în urma controlului se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de

verificare nu este îndeplinit, persoana în drept să exercite viza de control financiar preventiv

are dreptul şi obligaţia de a refuza viza de control financiar preventiv în toate cazurile în care,

în urma verificărilor, apreciază că proiectul de operaţiune care face obiectul controlului

financiar preventiv nu îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi încadrare în limitele

şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz, pentru acordarea vizei de

control financiar preventiv.

Refuzul de viză trebuie să fie în toate cazurile motivat în scris.

Persoanele în drept să exercite viza de control financiar preventiv au obligaţia de a ţine

evidenţa proiectelor de operaţiuni refuzate la viza de control financiar preventiv.

Page 132: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

132

Autorizarea efectuării unor operaţiuni pentru care se refuză viza de control financiar

preventive

O operaţiune pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv se poate efectua

de către ordonatorul de credite pe propria răspundere, numai dacă prin aceasta nu se depăşeşte

creditul bugetar aprobat.

Ordonatorul de credite poate decide efectuarea operaţiunii numai în baza unui act de

decizie internă, emis în formă scrisă, prin care dispune, pe propria răspundere, efectuarea

operaţiunii. O copie a actului de decizie internă se transmite compartimentului de audit public

intern al entităţii publice care efectuează aiditul.

În toate cazurile în care, ca urmare a unui refuz de viză de control financiar preventiv

propriu, conducătorii persoanelor juridice dispun, în condiţiile prevăzute de legislația în

vigoare, efectuarea operaţiunii pe propria răspundere, persoana desemnată să efectueze

controlul financiar preventiv propriu are obligaţia să informeze în scris, organul ierarhic

superior al instituţiei publice, numai în această situaţie persoana respectivă fiind exonerată de

răspundere.

Documentele privind proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv, care

nu au fost vizate, nu pot fi aprobate decât cu asumarea răspunderii ordonatorului de credite.

Operaţiunile efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite se înregistrează şi

într-un cont în afara bilanţului.

Page 133: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

133

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Directorul răspunde de aprobarea documentelor pentru operaţiunile care nu au obţinut

viza CFP.

Persoanele care elaborează documentele, răspund de nesolicitarea vizei CFP pentru

documentele emise, care se încadrează în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului

financiar preventiv al instituţiei.

De asemenea, răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale

căror documente justificative le-au vizat / verificat / întocmit. Obţinerea vizei de control

financiar preventiv pe documente care cuprind date nereale şi/sau care se dovedesc ulterior

nelegale, nu îi exonerează de raspundere.

Şeful compartimentului de contabilitate:

- Răspunde de organizarea activităţii de CFP;

- Răspunde de verificarea respectării procedurii de către cei care acordă viză CFP;

- Răspunde de efectuarea înregistrărilor contabile aferente operaţiunilor care nu au

obţinut viza CFP.

Persoanele care acordă viza Controlului Financiar Preventiv:

- Răspund de respectarea prezentei proceduri;

- Răspund de verificarea operaţiunilor pentru care au acordat viza de CFP;

- Respecta clauzele deciziei date de director cu privire la controlul financiar preventiv

propriu.

Page 134: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

134

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 135: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

135

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 136: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

136

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 137: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

137

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod

formular

Denumire

a anexei/

formular

ului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-Po-93.06 Registru

Viză CFP

Administrator

Financiar

Director 1 Director Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

Page 138: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

138

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 113

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

114

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

115

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

116

5 Scopul procedurii operaţionale 117

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 118

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

119

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

120

9 Descrierea procedurii operaţionale 126

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 133

11 Formular evidență modificări 134

12 Formular analiză procedură 135

13 Lista de difuzare a procedurii 136

14 Anexe, înregistrări, arhivări 137

15 Cuprins 138

Page 139: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

PROPRIU

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.06

139

ANEXA 1 - F01-PO-93.06 Registru Viză CFP

Registru privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv

Întocmit, .............................. Aprobat,

Data: ...........................................................

Semnãtura: ...................................................

Nr.

Crt.

Denumirea

operațiunii

Nr./data

emiterii

Conţinutul

operațiunii

Compartimentul

emitent al

operațiunii

Data

prezentãrii la

vizã a

operațiunii

Valoarea o

operațiunii

pentru care s-a

acordat viza -

lei

Valoarea

operațiunii

pentru care s-a

refuzat viza

Data restituirii

operațiunii / numele

și prenumele/

semnãtura

Obs.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Page 140: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

140

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ACHIZIȚII PUBLICE

PO-93.07

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0

Page 141: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

141

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei

sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii /

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat Bărbuț Bernardin Responsabil

achiziții publice 02.11.2018

2 Verificat

Sava Rodica

Comisia SCIM 02.11.2018

3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director 02.11.2018

Page 142: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

142

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1

Page 143: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

143

Lista persoanelor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

crt.

Scopul

difuzării

Ex.

nr. Comp. Funcţia Nume şi prenume Data primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare

/ Aplicare 1

Achiziții

publice

Responsabil

achiziții

publice

Bărbuț Bernardin 02.11.2018

2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina

Ramona 02.11.2018

3 Verificare 1

Comisia

SCIM

Presedinte

Sava Rodica

02.11.2018

4 Arhivare 1 Achiziții

publice

Responsabil

achiziții

publice

Bărbuț Bernardin 02.11.2018

Page 144: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

144

1. Scopul procedurii

1.1. Scopul prezentei proceduri este de a descrie activităţile desfăşurate în procesul de

realizare a achiziţiilor de produse, servicii şi lucrări în cadrul unității.

Pentru a fi realizată corespunzător, atât din punct de vedere financiar cât și calitativ, prezenta

procedură este întocmită în conformitate cu prevederile legislative în vigoare ce fixează limitele

legale aplicabile domeniului achiziţiilor publice.

1.2. Sunt urmaţi paşii specifici cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării

activităţilor, urmărindu-se asigurarea unui circuit corect, eficient şi operativ

1.3. Asigura continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului sau de

modificare / înlocuire a atribuţiilor fiecărui salariat, prin faptul că, procedurarea activităţii

permite aplicarea acesteia de către orice alt salariat care îl înlocuieşte pe cel în funcţie la data

elaborării prezentei proceduri.

1.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control.

Page 145: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

145

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se aplică în unitatea de învătământ, iar compartimentele implicate în

activitatea procedurată sunt compartimentul contabilitate și persoanele responsabile cu

desfășurarea activităților de achiziții publice.

2.2. Delimitarea explicită a activităţii

Procedura se aplica de catre responsabilul cu achizițiile publice.

2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde si/sau care depind de activitatea

procedurată

- Compartimentul achiziții publice / responsabil achiziții publice;

- Compartimentul contabilitate-buget;

- Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost

prevăzute în buget.

2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţi

Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost

prevăzute în buget.

Compartimentul contabilitate, buget, finanțe;

Page 146: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

146

3. Documente de referinţă

Legislatie națională:

a) ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 13 din 20 mai 2015 privind înfiinţarea, organizarea şi

funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Achiziţii Publice;

b) HOTĂRÂRE nr. 634 din 28 iulie 2015 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei

Naţionale pentru Achiziţii Publice;

c) HOTĂRÂRE nr. 901 din 27 octombrie 2015 privind aprobarea Strategiei naţionale în

domeniul achiziţiilor publice;

d) LEGE nr. 98 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările

ulterioare;

e) LEGE nr. 101 din 19 mai 2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a

contractelor de achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de

lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului

Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;

f) HOTĂRÂRE Nr. 394/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de

aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/ acordului-cadru din

Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale;

g) HOTĂRÂRE Nr. 395/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de

aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/ acordului-

cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.

Page 147: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

147

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor

de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.

PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces care

se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate

publică;

PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces

care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate

publică.

2. Sistem de control

intern managerial

Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi

resurse ce are ca scop implementarea controlului intern/managerial

3. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză,

în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite.

4. Contract de achiziţie

publică

Contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care include şi categoria

contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros,

încheiat în scris între una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi

unul sau mai mulţi operatori economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia

de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de servicii.

5. Contract de concesiune

de lucrări publice

Contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de lucrări, cu

deosebirea că în contrapartida lucrărilor executate contractantul, în calitate de

concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent,

dreptul de a exploata rezultatul lucrărilor sau acest drept însoţit de plata unei

sume de bani.

6. Contract de

concesiune de servicii

Contractul care are aceleaşi caracteristici ca şi contractul de servicii, cu

deosebirea că în contrapartida serviciilor prestate contractantul, în calitate de

concesionar, primeşte din partea autorităţii contractante, în calitate de concedent,

dreptul de a exploata serviciile sau acest drept însoţit de plata unei sume de bani.

7. Procedură de atribuire Etapele ce tebuie parcurse de autoritatea contractantă şi de către candidaţi/

ofertanţi pentru ca acordul părţilor privind angajarea în contractul public să fie

considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaţie deschisă, licitaţie

restrânsă, dialogul competitive, negocierea, cererea de ofertă, concursul de

soluţii.

8. Acord-cadru Înţelegerea scrisă intervenită între una sau mai multe autorităţi contractante şi

unul sau mai mulţi operatori economici, al cărei scop este stabilirea

elementelor/condiţiilor esenţiale care vor guverna contractele de achiziţie

publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă dată, în mod special în ceea ce

priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere.

9. Licitaţie electronică Procesul repetitiv realizat după o primă evaluare completă a ofertelor, în care

ofertanţii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a

reduce preţurile prezentate şi/sau de a îmbunătăţi alte elemente ale ofertei;

Page 148: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

148

evaluarea finală trebuie să se realizeze în mod automat prin mijloacele

electronice utilizate.

10. Documentaţie de

atribuire

Documentaţia ce cuprinde toate informaţiile legate de obiectul contractului de

achiziţie publică şi de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini,

sau, după caz, documentaţia descriptivă. Documentaţia de atribuire cuprinde:

a) fișa de date;

b) caietul de sarcini sau documentaţia descriptivă, aceasta din urmă fiind utilizată în

cazul aplicării procedurii de dialog competitiv sau de negociere;

c) informaţii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

11. Operator economic Oricare furnizor de produse, prestator de servicii sau executant de lucrări – persoană

fizică/ juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane care oferă în

mod licit pe piaţă produse, servicii şi/ sau execuţie de lucrări.

12. Candidat Oricare operator economic care a depus candidatura în cazul unei proceduri de

licitaţie restrânsă, negociere sau dialog competitiv.

13. Candidatură Documentele prin care un candidat îşi demonstrează situaţia personală, capacitatea de

exercitare a activităţii profesionale, situaţia economică şi financiară, capacitatea

tehnică şi profesională, în vederea obţinerii invitaţiei de participare pentru depunerea

ulterioară a ofertei, în cazul aplicării unei proceduri de licitaţie restrânsă, negociere

sau dialog competitiv.

14. Ofertant Oricare operator economic care a depus oferta.

15. Concurent Oricare operator economic care a prezentat un proiect în cadrul unui concurs de

soluţii.

16. Ofertă Actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din

punct de vedere juridic într-un contract de achiziţie publică; oferta cuprinde

propunerea financiară şi propunerea tehnică.

17. Propunere tehnică Parte a ofertei elaborată pe baza cerinţelor din caietul de sarcini sau, după caz, din

documentaţia descriptivă.

18. Propunere financiară Parte a ofertei ce cuprinde informaţiile cu privire la preţ, tarif, alte condiţii financiare

şi comerciale corespunzătoare satisfacerii cerinţelor solicitate prin documentaţia de

atribuire.

19. Acceptarea ofertei

câştigătoare

Actul juridic prin care autoritatea contractantă îşi manifestă acordul de a se angaja

juridic în contractul de achiziţie publică care va fi încheiat cu ofertantul a cărei ofertă

a fost desemnată câştigătoare.

20. Contractant Ofertantul care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de achiziţie publică.

21. Mijloace electronice Utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea şi stocarea de date care sunt

difuzate, transmise şi recepţionate prin cablu, radio. Mijloace optice sau prin alte

mijloace electromagnetice.

22. Sistem electronic de

achiziţii publice - SEAP

Desemnează sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă

dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de

atribuire.

23. Vocabularul comun al

aciziţiilor publice - CPV

Desemnează nomenclatorul de referinţă aplicabil contractelor de achiziţie publică,

adoptata prin Regulamentul nr.2195/2002/CE al Parlamentului European şi al

Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor puiblice, publicat în Jurnalul

Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurând

corespondenţa cu alte nomenclatoare existente. Are rolul depasirii barierelor

lingvistice.

24. Drept special sau

exclusiv

Dreptul care rezultă din orice formă de autorizare acordată, conform prevederilor

legale sau ca urmare a emiterii unor acte administrative, de o autoritate

Page 149: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

149

competentă şi care are ca efect rezervarea desfăşurării de activităţi în domeniul

anumitor servicii publice numai de către una sau de către un număr limitat de

persoane, afectând în mod substanţial posibilitatea altor persoane de a desfăşura

o astfel de activitate

25. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002

privind finanţele publice, cu modificările ulterioare

26. Strategia anuală de

achiziţie publică

Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate

contractantă pe parcursul unui an bugetar.

27. Programul anual al

achiziţiilor publice

Instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea portofoliului

de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea

resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de

îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare,

acolo unde este aplicabil.

28. DUAE Document Unic de Achizitie European este un instrument care facilitează

participarea operatorilor economici la procedurile de atribuire a contractelor de

achiziție publică/sectoriale și reduce sarcinile administrative pentru

autoritățile/entitățile contractante, fiind instituit la nivelul Uniunii Europene prin

Regulamentul C.E. nr. 7/2016. Acesta este obligatoriu a fi utilizat atât de către

autoritățile contractante/ entitățile contractante, cât și de către operatorii

economici participanți la procedurile de atribuire (în funcție de calitatea pe care

o au în respectiva procedură de atribuire – candidat, ofertant, terț susținător,

subcontractant) începând cu intrarea in vigoare a acesteia.

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. AC Autoritate contractantă

8. LD Licitaţie deschisă

9. LS Licitaţie restrânsă

10. CS Concurs de soluţii

11. SEAP Sistemul electronic de achizitii publice

12. RA Responsabil achiziţii

13. DUAE Document Unic de Achizitie European

Page 150: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

150

5. Descrierea procedurii

5.1 Generalităţi:

Scopul prezentei legi îl constituie asigurarea cadrului legal necesar pentru a realiza

achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări în condiţii de eficienţă economică şi socială.

Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică sunt:

a)nediscriminarea;

b)tratamentul egal;

c)recunoaşterea reciprocă;

d)transparenţa;

e)proporţionalitatea;

f)asumarea răspunderii.

Procedura operaţională are destinaţia de a recomanda tuturor celor care au atribuţii privind

achiziţiile publice, din cadrul instituţiei, modalităţile de lucru concrete şi succesiunea logica a

operaţiunilor pe care aceştia le au de executat, în vederea asigurării ordonatorilor de credite

asupra conformităţii aplicării reglementărilor legale în acest domeniu, respectării întocmai a

principiilor care guvernează achiziţiile publice, analiza cauzelor care au determinat eventualele

disfuncţii, precum şi pentru stabilirea măsurilor corective sau preventive ce se impun.

Rezultate scontate:

Realizarea achiziţiilor prezentate în programul anual de achiziţii publice, cu respectarea

cadrului legislativ şi în termenul legal.

5.2 Documente utilizate

Lista și proveniența documentelor

Referatul de necesitate – se întocmește de către conducătorii compartimentelor;

Page 151: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

151

Strategia anuală de achiziţie publică - se elaborează de către Compartimentul de achiziții

publice;

Programul Anual al Achizițiilor Publice - se elaborează de către Compartimentul de

achiziții publice;

Strategia de contractare - se întocmește de către persoana responsabilă din cadrul

compartimentului de achiziții;

Documentația de atribuire - se elaborează de către persoana responsabilă din cadrul

compartimentului de achiziții, mai puțin caietul de sarcini care trebuie întocmit de

compartimentele tehnice sau de către specialiști interni sau externi;

Transmiterea spre validare ANAP a documentației se face de către persoana

responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;

Anunțul de participare/ participare simplificat – se redactează de către persoana

responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;

Erata anunțului de participare/ participare simplificată - se redactează de către persoana

responsabilă cu introducerea datelor în SEAP;

Dispoziția de numire a comisiei de evaluare - se emite de către director;

Solicitarea de clarificări - se formulează de către operatorii economici;

Răspunsul la solicitarea de clarificări - se redactează de către persoana responsabilă din

cadrul compartimentului de achiziții cu sprijinul specialiștilor;

Declarația de confidențialitate și imparțialitate - se completează și se semnează de

membrii comisiei de evaluare;

Procesul verbal al ședinței de deschidere a ofertelor (doar în cazul procedurilor offline)

- se redactează de către persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții,

se semnează de către membrii comisiei de evaluare și de reprezentanții ofertanților

participanți la ședință;

Solicitare de completare a documentelor incomplete - se redactează de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții;

Procesul verbal al ședințelor de evaluare a ofertelor - se redactează de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții, se semnează de către membrii

comisiei de evaluare;

Page 152: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

152

Raportul procedurii de atribuire - se întocmește de către persoana responsabilă din

cadrul comisiei de evaluare și se semnează de către toți membrii comisiei de evaluare;

Comunicarea acceptării ofertei câștigătoare - se redactează de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului de achiziții;

Comunicarea rezultatului procedurii - se redactează de către persoana responsabilă;

Notificarea prealabilă cu privire la solicitarea de remediere, a pretinsei încălcări a

legislaţiei privind achiziţiile publice sau concesiunile - se redactează de către ofertantul

care se consideră lezat într-un drept al său printr-un act al autorității contractante;

Punctul de vedere al autorității contractante cu privire notificarea prealabilă formulată -

se formulează de către Juridic;

Contestația formulată în cadrul procedurii de achiziție publică - se redactează de către

ofertantul care se consideră lezat într-un drept al său printr-un act al autorității

contractante;

Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la contestația formulată - se

formulează de către Juridic;

Decizia CNSC – emisă de CNSC, se înregistrează la secretariatul autorității

contractante;

Plangere împotriva deciziei CNSC - se formulează de partea care se consideră

nedreptățită de decizia CNSC;

Întâmpinare - se formulează de către Juridic;

Hotărârea judecătorească de soluționare a plângerii – emisă de instanța de judecată, se

înregistrează la secretariatul autorității contractante;

Contractul de achiziție publică - se redactează de către persoana responsabilă din cadrul

compartimentului de achiziții;

Notificarea către ANAP cu privire la contractul de achiziţie publică/acordul-cadru

încheiat - se transmite de către persoana responsabilă cu introducerea datelor pe site-ul

ANAP;

Anunțul de atribuire – se redactează de către persoana responsabilă cu introducerea

datelor în SEAP;

Acte adiționale - se redactează de către persoana responsabilă;

Page 153: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

153

Document constatator - se întocmește de către persoana responsabilă;

Raportul anual către ANAP - se întocmește de către persoana responsabilă.

5.2.1 Conținutul și rolul documentelor

Referatul de necesitate – este documentul intern prin care conducătorii fiecărui

compartiment al autorității contractante identifică necesitățile obiective de produse, servicii

și lucrări necesare desfășurării activității lor specifice și solicită introducerea lor în

Programul Anual al Achizițiilor Publice.

Strategia anuală de achiziţie publică – este totalitatea proceselor de achiziţie publică

planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar. Se

realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de

achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii

contractante.

Programul Anual al Achizitiilor Publice - este documentul intern care cuprinde totalitatea

contractelor/ acordurilor cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le atribuie

pe parcursul unui an bugetar. P.A.A.P trebuie să cuprindă cel puțin informații referitoarea

la:

a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;

b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);

c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca

rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;

d) sursa de finanţare;

e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;

f) data estimată pentru iniţierea procedurii;

g) data estimată pentru atribuirea contractului;

h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

Page 154: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

154

Strategia de contractare - este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare estimată egală

sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, iniţiată de

autoritatea contractantă şi este obiect de evaluare a ANAP, în condiţiile stabilite la art. 23,

odată cu documentaţia de atribuire, referitor la aspectele prevăzute la alin. (3) lit. b) şi f).

Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de

planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:

a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului,

pe de o parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea

activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;

b) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a

contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;

c) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;

d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul

acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau

îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;

e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-

cadru, precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea

contractantă şi/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei

publice în care activează autoritatea contractantă;

f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la

art. 69 alin. (2) - (5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii,

decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după

caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;

g) obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui

realizare contribuie contractul/acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;

h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii

contractante.

Page 155: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

155

Documentatia de atribuire – este documentul care cuprinde cerințele formale, tehnice și

financiare care permit descrierea obiectivă a obiectului contractului de achiziție publică și

pe baza căruia operatorii economici își vor elabora ofertele.

Conține:

a) fişa de date a achiziţiei;

b) caietul de sarcini sau documentul descriptiv, acesta din urmă fiind aplicabil

în cazul procedurilor de dialog competitiv, de negociere sau de parteneriat pentru inovare;

c) proiectul de contract conţinând clauzele contractuale obligatorii;

d) formulare şi modele de documente;

e) DUAE;

f) declaraţia privind persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii

contractante, respectiv cele cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii

auxiliare achiziţiei, precum şi datele de identificare ale acestora;

g) strategia de contractare.

Anunțul de participare – este anunțul prin care instituția aduce la cunoștință persoanelor

interesate faptul că va organiza, într-un anumit termen, o procedură de achiziție publică.

Solicitarea de clarificări – este cererea formulată de operatorii economici care după

vizualizarea documentației de atribuire consideră că anumite informații cuprinse în aceasta

sunt neclare sau pot duce la interpretări diferite.

Răspuns la solicitarea de clarificări – este documentul prin care instituția își precizează

punctul de vedere cu privire la aspectele semnalate de operatorii economici.

Declarația de confidențialitate și imparțialitate – este documentul prin care membrii

comisiei de evaluare declară pe proprie răspundere că nu se află într-una din situațiile de

incompatibilitate prevăzute de lege, precum și prin care se angajează să respecte

confidențialitatea informațiilor pe care le află cu ocazia desfășurării procedurii de achiziție

publică.

Procesul verbal al ședinței de deschidere a ofertelor (doar în cazul procedurilor

offline) – este documentul în care este consemnat modul de desfășurare a ședinței, aspectele

formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte.

Page 156: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

156

Solicitare de completare a documentelor incomplete - este cererea instițutiei prin care se

solicită ofertantului să prezinte documentele complete solicitate în cuprinsul documentației

de atribuire și pe care acesta le-a depus cu anumite lipsuri cu ocazia deschiderii ofertelor.

Solicitare de clarificări sau de îndreptare a erorilor aritmetice - este cererea instituției

prin care i se pune în vedere ofertantului să-și precizeze poziția cu privire la anumite aspecte

neclare din oferta sa, sau prin care, în caz de inadvertențe, i se cere permisiunea de a le

corecta.

Procesul verbal de evaluare a ofertelor – este documentul în care se consemnează dacă

ofertanții îndeplinesc criteriile de calificare precum și conformitatea ofertelor cu cerințele

specificate în caietul de sarcini.

Raportul procedurii de atribuire – este documentul care prezintă rezultatele și cele mai

importante aspecte ale activității comisiei de evaluare a ofertelor privitoare la procedura de

atribuire a unui contract de achiziție publică.

Comunicarea acceptării ofertei câștigătoare – este notificarea prin care ofertantul

câștigător este anunțat cu privire la acceptarea ofertei sale și prin care este invitat să încheie

contractul de achiziție publică în termenul prevăzut de lege.

Comunicarea rezultatului procedurii – este notificarea prin care ofertanților necâștigători

li se aduc la cunoștință motivele pentru care ofertele lor nu au fost declarate câștigătoare.

Notificarea prealabilă cu privire la solicitarea de remediere, a pretinsei încălcări a

legislaţiei privind achiziţiile publice sau concesiunile - este notificarea prin persoana care

se consideră vătămată are obligaţia să notifice autoritatea contractantă cu privire la

solicitarea de remediere, în tot sau în parte, a pretinsei încălcări a legislaţiei privind

achiziţiile publice sau concesiunile.

Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la notificarea prealabilă

formulată – este documentul prin care autoritatea contractantă adoptă măsuri de remediere

a acuzațiilor aduse prin notificarea prealabilă formulată în cadrul procedurii.

Contestația formulată în cadrul procedurii de achiziție publică – este documentul prin

care orice ofertant care se consideră lezat într-un drept sau interes legitim printr-un act al

autorității contractante sau prin încălcarea dispozițiilor legale în materia achizițiilor publice

poate solicita Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC) fie anularea

Page 157: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

157

actului, fie obligarea autorității contractante la emiterea unui act, fie recunoașterea dreptului

pretins sau a interesului legitim.

Punctul de vedere al autorității contractante cu privire la contestația formulată – este

documentul prin care autoritatea contractantă se apără împotriva acuzațiilor aduse prin

contestația formulată în cadrul procedurii.

Decizia CNSC – este documentul prin care CNSC soluționează contestația.

Plângere împotriva deciziei CNSC – reprezintă calea de atac împotriva deciziei CNSC.

Întâmpinare - este documentul prin care autoritatea contractantă se apără împotriva

acuzațiilor aduse prin plângerea formulată împotriva deciziei CNSC.

Hotărârea judecătorească de soluționare a plângerii - este documentul prin care instanța

de judecată soluționeaza plângerea.

Contractul de achiziție publică – reprezintă contractul încheiat între instițutie și ofertantul

câștigător al procedurii de achiziție publică, având ca obiect furnizarea de produse, prestarea

de servicii sau execuția de lucrări.

Anunțul de atribuire – este anunțul prin care instituția aduce la cunoștință persoanelor

interesate rezultatul procedurii de atribuire.

Acte adiționale - reprezintă actele prin care se modifică anumite clauze din contractul de

achiziție publică.

Document constatator – este documentul care conține informații referitoare la modul de

îndeplinire a obligațiilor contractuale de către ofertantul câștigător.

Raportul anual către ANAP – este documentul care sintetizează toate contractele de

achiziție publică atribuite în anul anterior și care se transmite în format electronic până la

data de 31 martie a fiecărui an.

5.3 Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

Spațiu de birou, cu birou și scaune;

Fişet pentru acte cu regim special ;

1 calculator cu imprimantă;

Page 158: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

158

Reţea internet ;

Hârtie xerox;

1 telefon pentru legături operative cu alte compartimente;

Caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.

5.3.2 Resurse umane

Personalul responsabil achiziţii;

Personal contabilitate;

Director.

5.3.3 Resurse financiare

Materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor aproviziona

din creditele bugetare cu această destinaţie.

5.4 Modul de lucru:

ETAPELE PROCESULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

Atribuirea unui contract de achiziţii publică/ acord-cadru este rezultatul unui proces ce se

derulează în mai multe etape.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a se documenta şi de a parcurge pentru fiecare

proces de achiziţie publică trei etape distincte:

a) etapa de planificare/ pregătire, inclusiv consultarea pieţei;

b) etapa de organizare a procedurii şi atribuirea contractului/acordului-cadru;

c) etapa postatribuire contract/ acord-cadru, respectiv executarea şi monitorizarea

implementării contractului/acordului-cadru.

Etapa de planificare/ pregătire a unui proces de achiziţie publică se iniţiază prin identificarea

necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către

conducătorul autorităţii contractante/unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de

Page 159: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

159

atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru

procedura respectivă.

Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare estimată egală

sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, iniţiată de

autoritatea contractantă şi este obiect de evaluare a ANAP, odată cu documentaţia de

atribuire.

Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de

planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:

a) relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului, pe de o

parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităţilor

din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;

b) procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a

contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;

c) tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;

d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia,

măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau

îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;

e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/ acordului-cadru,

precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă

şi/ sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei publice în

care activează autoritatea contractantă;

f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art. 69

alin. (2) - (5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia

de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după caz,

criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;

g) obiectivul din strategia locală/ regională/ naţională de dezvoltare la a cărui realizare

contribuie contractul/ acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;

h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.

Page 160: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

160

Etapa de organizare a procedurii şi atribuire a contractului/ acordului-cadru începe prin

transmiterea documentaţiei de atribuire în SEAP şi se finalizează odată cu intrarea în

vigoare a contractului de achiziţie publică/ acordului-cadru.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a realiza un proces de achiziţie publică prin

utilizarea uneia dintre următoarele abordări:

a) cu resursele profesionale necesare celor trei etape mai sus identificate existente la

nivel de autoritate contractantă;

b) prin recurgerea la unităţi centralizate de achiziţie înfiinţate prin hotărâre a

Guvernului, în condiţiile art. 40 din Lege;

c) cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziţie, selectat în condiţiile legii.

Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă

pe parcursul unui an bugetar reprezintă strategia anuală de achiziţie publică la nivelul

autorităţii contractante.

Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior

anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de

către conducătorul autorităţii contractante.

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul

strategiei anuale de achiziţie publică.

În cazul în care modificările au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse

iniţial în strategia anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie este

condiţionată de identificarea surselor de finanţare.

Autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de

achiziţii cel puţin următoarele elemente estimative:

a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute

ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de

toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante;

b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;

Page 161: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

161

c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru

derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;

d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de

resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.

În cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a

elabora programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru

planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate

contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru

verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de

dezvoltare, acolo unde este aplicabil.

Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate

transmise de compartimentele autorităţilor contractante şi cuprinde totalitatea contractelor

de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le

atribuie în decursul anului următor.

Atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are

obligaţia de a ţine cont de:

a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;

b) gradul de prioritate a necesităţilor;

c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.

După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi actualiza

programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.

Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare

la:

a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;

b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);

c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat

al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;

d) sursa de finanţare;

Page 162: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

162

e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;

f) data estimată pentru iniţierea procedurii;

g) data estimată pentru atribuirea contractului;

h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

După definitivarea programului anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are

obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice modificări

asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:

a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este

mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Legea 98/2016;

b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau

egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege 98/2016.

Prin excepţie, în cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din

fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, are obligaţia de a elabora

distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achiziţiilor publice aferent proiectului

respectiv.

Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor, are

obligaţia de a ţine evidenţa achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări, ca parte a

strategiei anuale de achiziţii publice.

Prin ordin al preşedintelui ANAP se pune la dispoziţia autorităţilor contractante formularul

de program anual al achiziţiilor publice.

Activitatea de achiziție publică se structurează după cum urmează:

Stabilirea necesităților obiective de produse, servicii și lucrări, care se realizează prin

cumularea tuturor referatelor de necesitate transmise de fiecare compartiment al

autorității contractante și aprobate de director.

Elaborarea Strategiei anuale de achiziţie publică, care se realizează în ultimul trimestru

al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în

aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante.

Page 163: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

163

Elaborarea Planului Anual al Achizițiilor Publice (P.A.A.P.) care cuprinde totalitatea

contractelor/ acordurilor cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le

atribuie.

Persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achiziție asigură pentru fiecare

achiziție, calcularea valorii contractului cu respectarea regulilor de estimare a valorii

contractului de achiziție publică prevăzute la Paragraful 3, Secțiunea 3 din Legea

98/2016, astfel încât să se respecte și interdicția de divizare a contractului din același

act normativ.

Alegerea procedurii de atribuire, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia

de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după

caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi, justificate

printr-o Strategie de contractare, care este un document al fiecărei achiziţii cu o valoare

estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege.

Această Strategie de contractare este un document esențial al dosarului achiziției publice

și potrivit prevederilor art. 5 alin. (2) si (3) din HG 925/2006 va fi aprobată de

conducătorul autorității contractante numai după ce a fost avizată de oficiul juridic.

Elaborarea și aprobarea Documentației de atribuire:

- Caietul de sarcini

- Fișa de date a achiziției

- Formulare

- Proiectul de contract.

Formularea şi aplicarea aspectelor referitoare la cerinţele care pot face obiectul DUAE,

utilizându-se prevederile din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7 al

Comisiei din 5 ianuarie 2016.

Transmiterea documentației de atribuire spre validare către ANAP, prin SEAP.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre publicare în SEAP, în zilele

lucrătoare, documentaţia de atribuire împreună cu documentele-suport.

Documentele - suport conţin:

Page 164: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

164

a) declaraţia privind persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii

contractante, respectiv cele cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii

auxiliare achiziţiei, precum şi datele de identificare ale acestora;

b) strategia de contractare.

În cazul aplicării procedurii simplificate, justificarea alegerii procedurii conţine numai

explicaţii cu privire la determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru.

Publicarea anunțului de participare/ anunțului de participare simplificat și a

documentației de atribuire validate prin completarea formularului on-line disponibil în

SEAP.

Documentele transmise în SEAP de către autoritatea contractantă vor fi semnate cu

semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de

servicii de certificare acreditat.

Odată cu documentația de atribuire, autoritatea contractantă va încărca în SEAP o

declarație pe proprie răspundere a reprezentantului legal ce va conține datele de

identificare ale persoanelor ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante,

precum şi a celor cu putere de reprezentare din partea furnizorului de servicii auxiliare,

dar şi a celor implicaţi în procedură din partea acestuia din urmă. Acest document nu

are caracter de document public, cu excepţia numelui care se publică în fişa de date.

ANAP evaluează, înainte de transmiterea spre publicare a anunţului de participare/

simplificat/ de concurs, conformitatea cu legislaţia aplicabilă în domeniul achiziţiilor

publice a documentaţiilor de atribuire aferente contractelor de achiziţie

publică/acordurilor-cadru, care intră sub incidenţa prevederilor Legii, cu excepţia

caietului de sarcini sau a documentaţiei descriptive, în măsura în care valoarea estimată

a achiziţiei este egală sau mai mare decât pragurile.

Fac obiectul evaluării pe baza unei metodologii de selecţie, asigurată şi aplicată din

punct de vedere tehnic de SEAP, documentaţiile de atribuire aferente contractelor de

achiziţie publică, a căror valoare estimată este mai mică decât pragurile prevăzute mai

sus.

Page 165: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

165

În cazul contractelor finanţate din fonduri europene, evaluarea se realizează pentru toate

documentaţiile de atribuire aferente, indiferent de valoarea estimată.

Procesul de evaluare se realizează în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii

documentaţiei în SEAP, în urma căruia ANAP:

a) emite autorităţii contractante acceptul în vederea iniţierii procedurii de atribuire;

sau

b) informează autoritatea contractantă asupra neconformităţilor constatate la

nivelul documentaţiei de atribuire şi a motivului pentru care acestea nu sunt în

concordanţă cu prevederile legale privind achiziţiile publice.

Documentaţia de atribuire retransmisă de autoritatea contractantă ca urmare a incidenţei

prevederilor lit. b) este evaluată de către ANAP în termen de 3 zile lucrătoare de la data

repostării acesteia în SEAP.

Se consideră documentaţie de atribuire retransmisă de către autoritatea contractantă,

numai documentaţia reîncărcată în SEAP în termen de 15 zile de la respingere.

Pentru documentaţiile de atribuire evaluate conform prevederilor art. 23, operatorul

SEAP are obligaţia de a asigura ANAP accesul nerestricţionat la anunţurile transmise

de către autorităţile contractante, înainte de publicarea acestora, cu excepţia anunţului

de intenţie şi de atribuire.

ANAP verifică fiecare anunţ, inclusiv pe cel de tip erată, transmis de către autoritatea

contractantă pentru publicare în SEAP.

În termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii anunţului în SEAP, ANAP are obligaţia:

a) fie să emită către operatorul SEAP acceptul de publicare pentru anunţul respectiv,

în cazul în care în urma verificării nu se constată erori/omisiuni de completare;

b) fie să respingă publicarea anunţului, în cazul în care se constată erori/omisiuni de

completare, informând totodată autoritatea contractantă asupra acestei decizii, precum

şi asupra modului în care erorile/omisiunile pot fi remediate.

În cazul prevăzut la lit. a), operatorul SEAP are obligaţia:

Page 166: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

166

a) de a transmite anunţul spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în

cel mult o zi lucrătoare de la primirea acceptului de publicare, în cazul în care, în

conformitate cu prevederile legii, este prevăzută o obligaţie în acest sens sau în cazul în

care autoritatea contractantă selectează voluntar această opţiune; operatorul SEAP are

obligaţia de a asigura înregistrarea în sistemul electronic a datei la care a fost transmis

anunţul spre publicare, ca probă privind momentul transmiterii;

b) de a publica anunţul în SEAP în cel mult două zile lucrătoare de la primirea

acceptului de publicare.

Operatorul SEAP nu are dreptul de a publica anunţul transmis de autoritatea

contractantă sau de a-l transmite spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

fără obţinerea acceptului de publicare emis de către ANAP.

ANAP controlează ex-post modul de atribuire a contractelor de achiziţie

publică/acordurilor-cadru, care intră sub incidenţa prevederilor Legii, ca urmare a

sesizărilor/solicitărilor persoanelor fizice/juridice sau din oficiu.

ANAP controlează ex-post din oficiu:

a) proceduri de atribuire aferente contractelor finanţate din fonduri europene,

selectate conform metodologiei de control;

b) în cazul acţiunilor tematice.

În cazul în care, din motive de natură tehnică, operatorul SEAP nu are posibilitatea

transmiterii unui anumit anunţ spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,

autorităţii contractante îi revine responsabilitatea transmiterii spre publicare a anunţului

respectiv prin mijloace proprii.

Primirea solicitărilor de clarificări din partea operatorilor economici interesați de

procedură care au neclarități cu privire la documentația de atribuire. Solicitările de

clarificări se postează în SEAP la secţiunea specifică, disponibilă în sistemul

informatic, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat,

eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Page 167: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

167

Orice răspuns al autorităţii contractante la solicitările de clarificări sau informaţii

suplimentare, se postează în SEAP la secţiunea specifică, disponibilă în sistemul

informatic, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat,

eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

În măsura în care solicitările de clarificări sau informaţii suplimentare în legătură cu

documentaţia de atribuire nu au fost adresate în timp util de operatorii economici

interesaţi, autoritatea contractantă răspunde la solicitarea de clarificări în măsura în care

se respectă, în mod cumulativ, următoarele:

a) perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea în SEAP de către autoritatea

contractantă a răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii

economici înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor sau solicitărilor de

participare;

b) răspunsul nu modifică informaţiile deja publicate, nu afectează modul de

elaborare a ofertelor şi nici nu devine necesară publicarea unei erate.

În cazul în care, după publicarea unui anunţ, intervin anumite modificări faţă de

informaţiile deja publicate, autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite spre

publicare un anunţ de tip erată la anunţul iniţial, care trebuie să fie publicată nu mai

târziu de 3 zile lucrătoare înainte de data stabilită pentru depunerea ofertelor sau

cererilor de participare.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a prelungi termenul-limită de depunere a

ofertelor în cazul în care modificările conduc la ajustări/completări ale specificaţiilor

tehnice care presupun timp suplimentar pentru reacţia potenţialilor ofertanţi, cu excepţia

modificărilor substanţiale care conduc la anularea procedurii de atribuire deoarece:

a) afectează atât de mult elementele ce descriu contextul achiziţiei publice încât au

ca efect schimbarea indicatorilor principali ce caracterizează rezultatul contractului ce

urmează a fi atribuit, fapt ce afectează nivelul de competiţie sau schimbă piaţa de profil

la care se adresează;

Page 168: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

168

b) conduc la modificări substanţiale a criteriilor de calificare şi selecţie, în sensul

extinderii nivelului acestora sau introducerii unora noi, fapt ce determină restrângerea

competiţiei sau favorizarea unor anumiţi operatori economici.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a desemna, pentru atribuirea contractelor de

achiziţie publică/acordurilor-cadru, persoane responsabile pentru evaluarea ofertelor şi,

după caz, a solicitărilor de participare, care se constituie într-o comisie de evaluare.

Din cadrul comisiei de evaluare pot face parte membri aparţinând compartimentelor

autorităţii contractante, iar în cazul în care beneficiarul final al contractului/ acordului-

cadru este o altă autoritate contractantă, din cadrul respectivei autorităţi contractante.

Ofertantul elaborează oferta în conformitate cu prevederile documentaţiei de atribuire

şi indică în cuprinsul acesteia care informaţii din propunerea tehnică şi/sau din

propunerea financiară sunt confidenţiale, clasificate sau sunt protejate de un drept de

proprietate intelectuală, în baza legislației aplicabile.

Operatorul economic depune oferta, DUAE, documentele de calificare, răspunsurile la

solicitările de clarificări se realizează numai prin mijloace electronice atunci când

participă la o procedură de atribuire care se desfășoară prin intermediul SEAP.

Documentele prevăzute mai sus se semnează cu semnătură electronică extinsă, bazată

pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat,

reprezentând documente originale.

Prin excepție, autoritatea contractantă are dreptul să solicite în original orice document

cu regim special a cărei valabilitate este condiționată de prezentarea în această formă.

Prin excepţie, autoritatea contractantă poate, după publicarea anunţului de participare,

să nu utilizeze mijloacele electronice pentru derularea procedurii de atribuire atunci

când acest lucru nu este posibil din motive tehnice imputabile operatorului SEAP,

situaţie în care evaluarea conformităţii ofertelor cu specificaţiile tehnice şi celelalte

cerinţe prevăzute în documentele achiziţiei şi aplicarea criteriului de atribuire se

realizează anterior verificării îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie.

Autoritatea contractantă publică în SEAP, în termen de maximum 5 zile de la expirarea

termenului limită de depunere a candidaturilor/ofertelor, denumirea și datele de

Page 169: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

169

identificare ale ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terțului

susținător, cu excepția persoanelor fizice , pentru care se publică numai numele.

Evaluarea ofertelor. Comisia de evaluare are următoarele atribuţii:

a) deschiderea ofertelor şi, după caz, a altor documente care însoţesc oferta;

b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi/candidaţi;

c) realizarea selecţiei candidaţilor, dacă este cazul;

d) desfăşurarea dialogului cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurii de

dialog competitiv;

e) desfăşurarea negocierilor cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurilor

de negociere;

f) verificarea conformităţii propunerilor tehnice ale ofertanţilor cu prevederile

caietului de sarcini;

g) evaluarea propunerilor tehnice ale ofertanţilor în conformitate cu criteriile de

atribuire, dacă este cazul;

h) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, inclusiv verificarea

conformităţii cu propunerile tehnice, verificarea aritmetică, verificarea încadrării în

fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică

respectiv, precum şi, dacă este cazul, verificarea încadrării acestora în situaţia prevăzută

la art. 210 din Lege;

i) elaborarea solicitărilor de clarificări şi/sau completări necesare în vederea

evaluării solicitărilor de participare şi/sau ofertelor;

j) stabilirea ofertelor inacceptabile şi/sau neconforme şi a motivelor care stau la

baza încadrării acestora în fiecare din aceste categorii;

k) stabilirea ofertelor admisibile;

l) aplicarea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare, astfel cum a fost

prevăzut în fişa de date a achiziţiei;

m) stabilirea ofertei/ofertelor câştigătoare sau, după caz, formularea propunerii de

anulare a procedurii;

Page 170: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

170

n) elaborarea proceselor-verbale aferente fiecărei şedinţe, a rapoartelor

intermediare aferente fiecărei etape în cazul procedurilor cu mai multe etape şi a

raportului procedurii de atribuire.

Rapoartele intermediare şi raportul procedurii de atribuire se înaintează de către

preşedintele comisiei de evaluare conducătorului autorităţii contractante spre aprobare.

În cazul în care nu aprobă raportul procedurii, conducătorul autorităţii contractante va

motiva în scris decizia sa şi poate, după caz:

a) returna raportul, o singură dată, comisiei de evaluare spre corectare sau

reevaluare parţială;

b) solicita o reevaluare completă, caz în care o nouă comisie de evaluare va fi

numită.

În situaţia în care autoritatea contractantă aprobă raportul procedurii de atribuire fără a

ţine cont de observaţiile formulate de observatorii ANAP în urma controlului ex-ante,

cu privire la situaţiile prevăzute de art. 60 din Lege, Agenţia Naţională de Integritate

este sesizată pentru identificarea încălcării regimului juridic al conflictelor de interese

prin raportare la dispoziţiile Legii nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea

funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007

privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate,

precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cu modificările

ulterioare, în termen de 5 zile de la semnarea raportului procedurii de atribuire. Odată

cu sesizarea, Agenţiei Naţionale de Integritate îi este transmisă şi documentaţia

completă privind atribuirea contractului.

În cazul în care evaluarea solicitărilor de participare/ ofertelor necesită o expertiză

aprofundată în domeniul achiziţiilor publice ori de natură tehnică, financiară, juridică

şi/ sau privind aspectele contractuale specifice, autoritatea contractantă poate desemna,

pe lângă comisia de evaluare, specialişti externi, numiţi experţi cooptaţi, care desfăşoară

activităţi independente sau care sunt puşi la dispoziţie de către furnizorii de servicii

auxiliare achiziţiei.

Page 171: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

171

Experţii cooptaţi pot fi desemnaţi încă de la începutul procesului de evaluare sau pe

parcursul acestui proces, în funcţie de problemele care ar putea impune expertiza

acestora, scop în care în cadrul deciziei de desemnare a experţilor cooptaţi se precizează

atribuţiile şi responsabilităţile specifice deţinute pe parcursul procesului de evaluare.

Experţii cooptaţi nu au drept de vot în cadrul comisiei de evaluare, însă în îndeplinirea

atribuţiilor ce le revin potrivit legii şi a mandatului primit în baza deciziei de desemnare,

precum şi a competenţelor personale, aceştia procedează la întocmirea unor rapoarte de

specialitate asupra cărora îşi exprimă punctul de vedere, pe baza propriei expertize pe

care o deţin.

Raportul de specialitate este destinat să faciliteze comisiei de evaluare adoptarea

deciziilor în cadrul procesului de analiză a solicitărilor de participare/ofertelor şi de

stabilire a ofertei/ofertelor câştigătoare.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu raportul de specialitate al

expertului cooptat au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în

acest sens o notă individuală care devine anexă la raportul procedurii de atribuire.

Raportul de specialitate se ataşează la raportul procedurii de atribuire şi devine parte a

dosarului achiziţiei publice.

Pe parcursul desfăşurării procesului de evaluare, membrii comisiei de evaluare şi

experţii cooptaţi au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului

ofertelor/solicitărilor de participare, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate

de către candidaţi/ofertanţi în procedura de atribuire.

Cu excepţia şedinţei de deschidere a ofertelor, la întrunirile comisiei de evaluare au

dreptul de a participa numai membrii acesteia şi, după caz, experţii cooptaţi, precum şi

persoanele împuternicite de către ANAP.

Membrii comisiei de evaluare şi experţii externi cooptaţi au obligaţia de a respecta

regulile de evitare a conflictului de interese prevăzute în cap. II secţiunea a 4-a din Lege.

Comisia de evaluare şi experţii cooptaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere

o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să respecte

prevederile art. 129 şi prin care confirmă că nu se află într-o situaţie care implică

existenţa unui conflict de interese.

Page 172: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

172

Declaraţia trebuie semnată de membrii comisiei de evaluare înainte de preluarea

atribuţiilor specifice, după data şi ora-limită pentru depunerea solicitărilor de

participare/ofertelor, şi conţine următoarele date de identificare:

a) numele şi prenumele;

b) data şi locul naşterii;

c) domiciliul actual;

d) codul numeric personal.

În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare sau unul dintre

experţii cooptaţi constată că se află într-o situaţie de conflict de interese, atunci acesta

are obligaţia de a solicita de îndată înlocuirea sa din componenţa comisiei respective cu

o altă persoană.

Situaţiile privind conflictul de interese pot fi sesizate autorităţii contractante şi de către

terţi.

În cazul în care sunt sesizate astfel de situaţii, autoritatea contractantă are obligaţia de a

verifica cele semnalate şi, dacă este cazul, de a adopta măsurile necesare pentru

evitarea/remedierea oricăror aspecte care pot determina apariţia unui conflict de

interese.

Modul de lucru al comisiei de evaluare este stabilit de comun acord între membrii

acesteia, urmând a se avea în vedere calendarul estimativ de aplicare a procedurii de

atribuire şi perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor.

Deciziile comisiei de evaluare se iau cu votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi cu drept

de vot.

Fiecare decizie a comisiei de evaluare este fundamentată prin identificarea elementelor

concrete ale solicitării de participare/ofertelor în raport cu cerinţele definite prin

documentele achiziţiei şi prevederile legale.

În cazul procesului de selecţie a candidaţilor sau stabilirii ofertei câştigătoare pe bază

de punctaj, votul membrilor comisiei de evaluare se reflectă prin punctajul individual

acordat fiecărei solicitări de participare/oferte în parte.

Page 173: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

173

În cazul în care există divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare sau când

există o diferenţă considerabilă între punctajele acordate de aceştia, preşedintele

comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă, în scopul

finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor şi de stabilire a ofertei câştigătoare.

Procesul de reanalizare a punctelor de divergenţă se consemnează într-un proces-verbal,

justificându-se opiniile contrare.

În cazul în care, comisia de evaluare nu ajunge la un acord după reanalizarea punctelor

de divergenţă, decizia finală se adoptă cu votul majorităţii membrilor săi.

Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de

a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care

devine anexă la raportul procedurii de atribuire.

În cazul în care, în cadrul documentaţiei de atribuire, a fost prevăzută obligaţia

îndeplinirii unor criterii de calificare şi selecţie formulate în baza criteriilor prevăzute

la cap. IV secţiunea a 6-a paragraful 1 din Lege, comisia de evaluare are obligaţia

verificării modului de îndeplinire a acestora de către fiecare ofertant/candidat în parte

prin analizarea conţinutului DUAE.

Comisia de evaluare are obligaţia solicitării documentelor doveditoare privind

îndeplinirea criteriilor de calificare ofertantului clasat pe primul loc în urma aplicării

criteriului de atribuire.

În condiţiile art. 215 alin. (4) din Lege, eventualele neconcordanţe cu privire la

îndeplinirea condiţiilor de formă ale garanţiei de participare, inclusiv cele privind

cuantumul şi valabilitatea, se vor clarifica de către comisia de evaluare cu ofertanţii în

maximum 3 zile lucrătoare de la data-limită de depunere a ofertelor, sub sancţiunea

respingerii ofertei ca inacceptabilă.

Comisia de evaluare are obligaţia de a analiza şi de a verifica fiecare ofertă atât din

punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât şi din punct de vedere al aspectelor

financiare pe care le implică.

Propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de

sarcini sau în documentul descriptiv.

Page 174: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

174

Propunerea financiară trebuie să se încadreze în fondurile care pot fi disponibilizate

pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, precum şi să nu se afle în

situaţia prevăzută la art. 210 din Lege.

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările

formale sau de confirmare, necesare pentru evaluarea fiecărei solicitări de

participare/oferte, precum şi perioada de timp acordată pentru transmiterea acestora,

termenul-limită neputând fi stabilit decât la nivel de zile lucrătoare, fără a fi precizată o

oră anume în cadrul acestuia.

Comisia de evaluare, înainte de a lua o decizie de respingere a candidaturii/ ofertei,

solicită clarificări şi, după caz, completări ale documentelor prezentate iniţial de

candidat/ ofertant/ subcontractant/ terţ susţinător cu privire la neîncadrarea în

prevederile art. 60 alin. (1) lit. d) şi e) din Lege.

Comisia de evaluare va stabili termenul-limită în funcţie de volumul şi complexitatea

clarificărilor şi completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea

fiecărei solicitări de participare/oferte. Termenul astfel stabilit va fi, de regulă, de

minimum 3 zile lucrătoare.

Comunicarea transmisă către candidat/ ofertant trebuie să fie clară şi să definească în

mod explicit şi suficient de detaliat în ce constă solicitarea comisiei de evaluare.

În cazul în care comisia de evaluare solicită unui candidat/ofertant clarificări şi, după

caz, completări ale documentelor prezentate de acesta în cadrul ofertei sau solicitării de

participare, potrivit dispoziţiilor art. 209 din Legea nr. 98/2016, iar candidatul/ofertantul

nu transmite în termenul precizat de comisia de evaluare clarificările/completările

solicitate sau clarificările/completările transmise nu sunt concludente, oferta sa va fi

considerată inacceptabilă.

În cazul în care ofertantul modifică prin răspunsurile pe care le prezintă comisiei de

evaluare conţinutul propunerii tehnice sau propunerii financiare, oferta sa va fi

considerată neconformă.

Prin excepţie, oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificări

operate de ofertant în legătură cu propunerea sa tehnică se încadrează în una din

categoriile de mai jos:

Page 175: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

175

a) pot fi încadrate în categoria viciilor de formă; sau

b) reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore, iar o eventuală modificare

a preţului total al ofertei, indusă de aceste corectări, nu ar fi condus la modificarea

clasamentului ofertanţilor participanţi la procedura de atribuire.

Sunt considerate abateri tehnice minore acele omisiuni/abateri din propunerea tehnică

care pot fi completate/ corectate într-un mod care nu conduce la depunerea unei noi

oferte.

O modificare a propunerii tehnice nu poate fi considerată o abatere tehnică minoră a

ofertei iniţiale în următoarele situaţii:

a) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni

depăşeşte 1% din preţul total al ofertei;

b) cuantificarea teoretică în valoare monetară a respectivei abateri/omisiuni

conduce la eludarea aplicării acelor prevederi ale legii care instituie obligaţii ale

autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice;

c) în urma corectării respectivei abateri/omisiuni, se constată că s-ar schimba

clasamentul ofertanţilor;

d) modificarea ar presupune o diminuare calitativă în comparaţie cu oferta

iniţială;

e) modificarea vizează o parte din ofertă pentru care documentaţia de atribuire a

exclus în mod clar posibilitatea ca ofertanţii să se abată de la cerinţele exacte ale

respectivei documentaţii, iar oferta iniţială nu a fost în conformitate cu aceste cerinţe.

Prin excepţie, oferta nu va fi considerată neconformă în măsura în care modificările

operate de ofertant în legătură cu propunerea sa financiară reprezintă erori aritmetice,

respectiv aspecte care pot fi clarificate cu ajutorul principiilor prevăzute la art. 2 alin.

(2) din Lege, elementele propunerii financiare urmând a fi corectate, implicit alături de

preţul total al ofertei, prin refacerea calculelor aferente, pe baza datelor/ informaţiilor

care sunt cunoscute de către toţi participanţii, deoarece sunt prevăzute în legislaţia

aplicabilă, documentaţia de atribuire, şi/sau în alte documente prezentate de ofertant.

Page 176: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

176

În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea erorilor aritmetice oferta sa

va fi considerată neconformă.

În condiţiile art. 209 din Legea nr. 98/2016, comisia de evaluare are dreptul de a solicita

ofertantului corectarea viciilor de formă cu privire la oferta acestuia.

În cazul în care ofertantul nu este de acord cu îndreptarea viciilor de formă, oferta sa va

fi considerată neconformă.

Viciile de formă reprezintă acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a căror

corectare/completare este susţinută în mod neechivoc de sensul şi de conţinutul altor

informaţii existente iniţial în alte documente prezentate de ofertant sau a căror

corectare/completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a

produce un avantaj incorect în raport cu ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.

În situaţia în care comisia de evaluare constată că elemente de preţ ale unei oferte sunt

aparent neobişnuit de scăzute, prin raportare la preţurile pieţei, utilizându-se ca referinţa

în acest sens informaţii cum ar fi buletine statistice, sau cotaţii ale burselor de mărfuri,

comisia de evaluare va solicita ofertantului care a depus oferta în cauză explicaţii cu

privire la posibilitate îndeplinirii contractului în condiţiile de calitate impuse prin

documentaţia de atribuire.

Explicaţiile aduse de ofertant vor fi însoţite de dovezi concludente privind elementele

prevăzute la art. 210 alin. (2) din Lege, precum şi, după caz, documente privind preţurile

ce pot fi obţinute de la furnizori, situaţia stocurilor de materii prime şi materiale, modul

de organizare şi metodele utilizate în cadrul procesului de lucru, nivelul de salarizare al

personalului ofertantului, performanţele şi costurile implicate de anumite utilaje sau

echipamente de lucru.

În cazul în care ofertantul nu prezintă comisiei de evaluare informaţiile şi/sau

documentele solicitate sau acestea nu justifică în mod corespunzător nivelul scăzut al

preţului sau al costurilor propuse, oferta va fi considerată inacceptabilă.

Comisia de evaluare are obligaţia de a respinge ofertele inacceptabile şi neconforme.

Oferta este considerată inacceptabilă în următoarele situaţii:

a) se încadrează în categoria celor prevăzute la art. 132 alin. (3);

Page 177: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

177

b) a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte una sau mai multe dintre

criteriile de calificare stabilite în documentaţia de atribuire sau nu a completat DUAE

în conformitate cu criteriile stabilite de autoritatea contractantă;

c) constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativa care nu

poate fi luată în considerare deoarece în anunţul de participare nu este precizată în mod

explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, iar respectiva ofertă alternativă,

nu respecta cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini;

d) nu asigură respectarea reglementărilor obligatorii referitoare la condiţiile

specifice de muncă şi de protecţie a muncii, atunci când aceasta cerinţa este formulată

în condiţiile art. 51 alin. (2) din Lege;

e) preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată

comunicată prin anunţul de participare şi nu există posibilitatea disponibilizării de

fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;

f) preţul, fără TVA, inclus în propunerea financiară depăşeşte valoarea estimată

comunicată prin anunţul de participare şi, deşi există posibilitatea disponibilizării de

fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, se

constată că acceptarea unei astfel de oferte ar conduce la modificarea substanţială în

sensul art. 55 alin. (2) lit. a);

g) în urma verificărilor prevăzute la art. 210 din Legea 98/2016 se constată că

oferta are un preţ/cost neobişnuit de scăzut pentru ceea ce urmează a fi

furnizat/prestat/executat, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la

parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini;

h) oferta este depusă cu nerespectarea prevederilor art. 60 alin. (1) lit. d) şi e)

din Lege, raportat la data-limită stabilită pentru depunerea cererilor de

participare/ofertelor şi/sau oricând pe parcursul evaluării acestora;

i) ofertantul refuză să prelungească perioada de valabilitate a ofertei şi a garanţiei

de participare;

j) oferta şi documentele care o însoţesc nu sunt semnate cu semnătură electronică

extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare

acreditat;

Page 178: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

178

k) în cazul în care unei oferte îi lipseşte una din cele două componente, aşa cum

sunt precizate la art. 3 alin. (1) lit. hh) din Legea 98/2016.

În condiţiile art. 215 alin. (5) din Legea 98/2016, oferta este considerată neconformă în

următoarele situaţii:

a) nu satisface în mod corespunzător cerinţele caietului de sarcini;

b) conţine propuneri de modificare a clauzelor contractuale pe care le-a stabilit

autoritatea contractantă în cadrul documentaţiei de atribuire, care sunt în mod evident

dezavantajoase pentru aceasta din urmă, iar ofertantul, deşi a fost informat cu privire la

respectiva situaţie, nu acceptă renunţarea la clauzele respective;

c) conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei

concurenţe şi care nu pot fi justificate;

d) propunerea financiară nu este corelată cu elementele propunerii tehnice ceea

ce ar putea conduce la executarea defectuoasă a contractului, sau constituie o abatere de

la legislaţia incidentă, alta decât cea în domeniul achiziţiilor publice;

e) în cadrul unei proceduri de atribuire pentru care s-a prevăzut defalcarea pe

loturi, oferta este prezentată fără a se realiza distincţia pe loturile ofertate, din acest

motiv devenind imposibilă aplicarea criteriului de atribuire pentru fiecare lot în parte.

Ofertele care nu au fost respinse de comisia de evaluare în urma verificării şi evaluării

reprezintă oferte admisibile.

Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare dintre ofertele

admisibile.

După finalizarea verificărilor prevăzute la art. 132 şi 133, comisia de evaluare introduce

în SEAP, utilizând facilităţile tehnice accesibile prin acest sistem informatic, numele

candidaţilor/ofertanţilor ale căror candidaturi/oferte sunt admisibile, precum şi ale

candidaţilor respinşi sau ale ofertanţilor ale căror oferte au fost declarate inacceptabile

sau neconforme.

Page 179: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

179

În cazul în care criteriul utilizat este "preţul cel mai scăzut", clasamentul ofertelor se

stabileşte prin ordonarea crescătoare a preţurilor respective, oferta câştigătoare fiind cea

de pe primul loc, respectiv cea cu preţul cel mai scăzut.

În cazul în care două sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, autoritatea

contractantă solicită ofertanţilor o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit

ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut.

În cazul în care atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru se face pe

baza criteriului "cel mai bun raport calitate-preţ" sau "cel mai bun raport calitate-cost",

evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui

punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de

atribuire.

Se stabileşte clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor

respective, oferta câştigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare

punctaj.

În cazul în care atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru se face pe

baza criteriului "costul cel mai scăzut", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea,

pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului

de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.

Se stabileşte clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor

respective, oferta câştigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare

punctaj.

Indiferent de criteriul aplicat pentru atribuirea contractului, compararea preţurilor

prevăzute în propunerile financiare ale ofertanţilor se realizează la valoarea fără TVA.

Pe baza informaţiilor introduse în SEAP de către autoritatea contractantă, sistemul

informatic generează automat către toţi ofertanţii participanţi notificări cu privire la

rezultatul procedurii de atribuire.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a efectua şi comunicările prevăzute la secţiunea

a 13-a a cap. IV din Lege.

Page 180: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

180

Notificarea prealabilă si contestaţia formulată pe cale administrativ-

jurisdicţională:

Sub sancţiunea respingerii contestaţiei ca inadmisibilă, care poate fi invocată şi din

oficiu, înainte de a se adresa Consiliului sau instanţei de judecată competente, persoana

care se consideră vătămată are obligaţia să notifice autoritatea contractantă cu privire la

solicitarea de remediere, în tot sau în parte, a pretinsei încălcări a legislaţiei privind

achiziţiile publice sau concesiunile, în termen de:

a) 10 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii

contractante considerat nelegal, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de

achiziţie publică este egală sau mai mare decât pragurile valorice în raport cu care este

obligatorie transmiterea spre publicare către JOUE a unui anunț de participare;

b) 5 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii

contractante considerat nelegal, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de

achiziţie publică este mai mică decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie

transmiterea spre publicare către JOUE a unui anunț de participare.

Notificarea prealabilă se face în scris şi conţine cel puţin datele de identificare ale

persoanei care se consideră vătămată, neregulile sesizate şi măsurile de remediere pe

care le consideră necesare a fi luate, după caz.

În termen de 3 zile, calculat începând cu ziua următoare primirii notificării prealabile,

autoritatea contractantă transmite un răspuns prin care comunică dacă urmează sau nu

să adopte măsuri de remediere a pretinsei încălcări.

În cazul în care autoritatea contractantă transmite un răspuns în sensul că urmează să

adopte măsuri de remediere, aceasta are la dispoziţie un termen de 7 zile pentru

implementarea efectivă a acestora. Termenul se calculează începând cu ziua următoare

transmiterii răspunsului.

În cazul procedurilor care se publică în SEAP, înainte de data-limită de depunere a

solicitărilor de participare sau, după caz, a ofertelor, se comunică, în termen de o zi

lucrătoare de la adoptare, atât persoanei care a notificat autoritatea contractantă, cât şi

Page 181: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

181

celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de atribuire prin publicarea în

SEAP.

În cazul procedurilor a căror iniţiere nu se realizează prin publicare în SEAP, se

comunică, în termen de o zi lucrătoare de la adoptare, atât persoanei care a notificat

autoritatea contractantă, cât şi celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de

atribuire.

Sesizarea Consiliului sau a instanţei, după caz, se poate face numai după îndeplinirea

procedurii de notificare prealabilă.

Formularea unei notificări prealabile în termenul legal de către persoana care se

consideră vătămată are ca efect suspendarea dreptului de încheiere a contractului.

Contractul încheiat cu încălcarea dispoziţiilor de mai sus este lovit de nulitate absolută.

În cazul în care, în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire, autoritatea contractantă

achiziţionează produse, servicii sau lucrări defalcate pe loturi, suspendarea dreptului de

încheiere a contractului priveşte numai loturile pentru care s-a formulat notificarea

prealabilă.

Persoana care se consideră vătămată de răspunsul primit la notificarea prealabilă sau

care nu a primit niciun răspuns în termen, precum şi oricare persoană care se consideră

vătămată de măsurile de remediere adoptate de autoritatea contractantă poate sesiza

Consiliul în vederea anulării actului autorităţii contractante, obligării acesteia la

emiterea unui act sau la adoptarea de măsuri de remediere, precum şi pentru

recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului legitim, în termen de:

a) 10 zile, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de achiziţie publică

este egală sau mai mare decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie

transmiterea spre publicare către JOUE a anunţurilor de participare;

b) 5 zile, în cazul în care valoarea estimată a procedurii de achiziţie publică,

este mai mică decât pragurile valorice în raport cu care este obligatorie transmiterea spre

publicare către JOUE a anunţurilor de participare.

După primirea contestaţiei, autoritatea contractantă poate adopta măsurile de remediere

pe care le consideră necesare ca urmare a contestaţiei. Măsurile adoptate trebuie

Page 182: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

182

comunicate contestatorului, celorlalţi operatori economici implicaţi în procedura de

atribuire, precum şi Consiliului, nu mai târziu de o zi lucrătoare de la data adoptării lor.

Pentru a fi aduse la cunoştinţa operatorilor economici interesaţi, măsurile adoptate

înainte de data-limită de depunere a solicitărilor de participare sau, după caz, a ofertelor,

se publică în SEAP.

În situaţia în care contestatorul consideră că măsurile adoptate sunt suficiente pentru

remedierea actelor invocate ca fiind nelegale, acesta trimite Consiliului şi autorităţii

contractante o cerere de renunţare la contestaţie. În acest caz, autoritatea contractantă

nu mai are obligaţia de a comunica punctul său de vedere asupra contestaţiei şi celelalte

documente necesare soluţionării contestaţiei.

În cazul în care, în cadrul aceleiaşi proceduri de atribuire, autoritatea contractantă

achiziţionează produse, servicii sau lucrări defalcate pe loturi, măsurile de remediere

adoptate privesc numai loturile pentru care s-a depus contestaţie.

Consiliul este competent să soluţioneze contestaţiile cu privire la procedurile de

atribuire a contractelor prin complete specializate constituite potrivit regulamentului de

organizare şi funcţionare aprobat.

Sub sancţiunea respingerii contestaţiei ca tardivă, aceasta se înaintează atât Consiliului,

cât şi autorităţii contractante, nu mai târziu de expirarea termenului legal de contestare.

În termen de o zi lucrătoare de la primirea contestaţiei, autoritatea contractantă are

obligaţia să o publice în SEAP, fără a face referire la datele de identificare cu caracter

personal ale contestatorului.

În termen de 5 zile lucrătoare de la data la care a primit contestaţia, autoritatea

contractantă are obligaţia de a transmite Consiliului şi contestatorului, din oficiu,

punctul său de vedere asupra contestaţiei.

Autoritatea contractată are obligaţia de a transmite Consiliului, în termenul prevăzut

mai sus, o copie a dosarului achiziţiei publice, achiziţiei sectoriale sau al concesiunii,

precum şi dovada înaintării punctului de vedere către contestator şi orice documente

considerate edificatoare, cu excepţia anunţurilor de participare publicate în SEAP şi a

documentaţiei de atribuire, atunci când aceasta este disponibilă şi poate fi descărcată

direct din SEAP.

Page 183: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

183

La cerere, părţile cauzei au acces la documentele dosarului constituit la Consiliu, cu

excepţia documentelor pe care operatorii economici le declară ca fiind confidenţiale,

întrucât cuprind, fără a se limita la acestea, secrete tehnice şi/sau comerciale, stabilite

conform legii, iar dezvăluirea acestora ar prejudicia interesele legitime ale operatorilor

economici, în special în ceea ce priveşte secretul comercial şi proprietatea intelectuală.

Caracterul confidenţial trebuie demonstrat prin orice mijloace de probă.

Consiliul, în vederea soluţionării contestaţiei, poate solicita contestatorului informaţii şi

mijloace de probă, altele decât cele prevăzute la art. 10, care trebuie transmise în termen

de 5 zile lucrătoare de la data solicitării. Nedepunerea acestora nu împiedică

soluţionarea contestaţiei de către Consiliu.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde la orice solicitare a Consiliului şi

de a-i transmite acestuia orice documente care prezintă relevanţă pentru soluţionarea

contestaţiei, într-un termen care nu poate depăşi 5 zile lucrătoare de la data primirii

solicitării.

Consiliul soluţionează pe fond contestaţia în termen de 20 de zile de la data primirii

dosarului achiziţiei publice, al achiziţiei sectoriale sau al concesiunii, respectiv în

termen de 10 zile în situaţia incidenţei unei excepţii care împiedică analiza pe fond a

contestaţiei.

În cazuri temeinic justificate, termenul de soluţionare a contestaţiei poate fi prelungit cu

10 zile, prelungirea fiind comunicată autorităţii contractante.

Decizia Consiliului este obligatorie pentru părţile cauzei.

Decizia motivată se comunică în scris părţilor, în termen de 3 zile de la pronunţare.

Decizia se publică în termen de 5 zile de la pronunţare pe pagina de internet a

Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare ale

părţilor, la datele cu caracter personal, precum şi la informaţiile pe care operatorul

economic le precizează în oferta sa ca fiind confidenţiale, clasificate sau protejate de un

drept de proprietate intelectuală.

Deciziile prin care Consiliul dispune luarea de măsuri de remediere sunt înaintate, prin

mijloace electronice, săptămânal, către ANAP.

Page 184: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

184

Decizia se publică de către autoritatea contractantă în SEAP, în termen de 5 zile de la

data primirii, fără referire la informaţiile pe care operatorul economic le precizează în

oferta sa ca fiind confidenţiale, clasificate sau protejate de un drept de proprietate

intelectuală.

După primirea Deciziei CNSC, partea care se consideră nedreptățită de această decizie

poate formula o Plângere împotriva deciziei CNSC, care se trimite spre soluționare

instanței de judecată competente, în caz contrar, procedura de achiziție se reia de unde

a rămas la momentul formulării contestației cu respectarea deciziei CNSC.

Formularea Întâmpinării, documentul prin care autoritatea contractantă se apără

împotriva acuzațiilor aduse prin plângerea formulată împotriva deciziei CNSC.

Așteptarea hotărârii judecătorești de soluționare a plângerii timp în care contractul de

achiziție publică nu poate fi încheiat.

Primirea Hotărârii judecătorești de soluționare a plângerii. În funcție de decizia luată

prin hotărârea judecătorească se procedează, fie la semnarea contractului de achiziție

publică, fie la anularea actelor autorității contractante considerate ilegale și refacerea

lor.

Încheierea contractului de achiziție publică

Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia contractul de achiziţie

publică/acordul-cadru cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câştigătoare.

Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite catre ANAP, prin mijloace

electronice, în cel mult 48 de ore de la data încheierii contractului de achiziţie

publică/acordului-cadru, o notificare cu privire la contractul de achiziţie

publică/acordul-cadru încheiat.

Primirea Raportului de activitate al ANAP, intocmit de observatori ANAP participanti

la procedura.

Publicarea Anunțului de atribuire sau, după caz, a anunțului de tip erată de anulare a

procedurii.

Page 185: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

185

Prelungirea duratei contractelor (de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate)

care expiră la 31 decembrie, prin încheierea unor Acte adiționale la acestea, în cazul în

care aceasta a fost menționată în invitația de participare, în documentația de atribuire

inițială.

Emiterea unui Document constatator care conține informații referitoare la îndeplinirea

obligațiilor contractuale de către contractant.

Întocmirea și transmiterea Raportului anual către ANAP, document care sintetizează

toate contractele de achiziție publică atribuite în anul anterior și care se transmite în

format electronic până la data de 31 martie a fiecărui an.

5.4.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii de achiziţii publice

În vederea realizării achiziţiilor publice, autoritatea contractantă înfiinţează în condiţiile

legii un compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor, format, de regulă, din

minimum trei persoane, dintre care cel puţin două treimi având studii superioare, precum şi

specializări în domeniul achiziţiilor.

În măsura în care structura organizatorică a autorităţii contractante nu permite înfiinţarea

unui compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor distinct, principalele atribuţii

ale acestuia sunt duse la îndeplinire de una sau, după caz, mai multe persoane din cadrul

respectivei autorităţi contractante, însărcinate în acest sens prin act administrativ al

conducătorului autorităţii contractante.

Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor

publice, are următoarele atribuţii principale:

a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea

înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este

cazul;

b) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de

celelalte compartimente ale autorităţii contractante, strategia de contractare şi programul

anual al achiziţiilor publice;

c) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a

documentaţiei de atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de

Page 186: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

186

soluţii, a documentaţiei de concurs, pe baza necesităţilor transmise de compartimentele de

specialitate;

d) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea

prevăzute de Lege;

e) aplică şi finalizează procedurile de atribuire;

f) realizează achiziţiile directe;

g) constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice.

Celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea

compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor, în funcţie de specificul şi

complexitatea obiectului achiziţiei.

Sprijinirea activităţii compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor publice se

realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează:

a) transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse,

servicii şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun,

potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor

contracte/acorduri-cadru;

b) transmiterea, dacă este cazul, a specificaţiilor tehnice aşa cum sunt acestea

prevăzute la art. 155 din Legea 98/2016;

c) în funcţie de natura şi complexitatea necesităţilor identificate în referatele

prevăzute la lit. a), transmiterea de informaţii cu privire la preţul unitar/total actualizat al

respectivelor necesităţi, în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică;

d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinaţie, precum şi

poziţia bugetară a acestora;

e) informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în

execuţia contractelor/acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele şi oportunitatea

modificărilor propuse;

f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor

contractuale.

Page 187: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

187

Autoritatea contractantă are, totodată, dreptul de a achiziţiona servicii de

consultanţă, în vederea sprijinirii activităţii compartimentului intern specializat în

domeniul achiziţiilor, precum şi pentru elaborarea documentelor/documentaţiilor necesare

parcurgerii etapelor procesului de achiziţie publică şi/sau pentru implementarea unor

programe de prevenire/diminuare a riscurilor în achiziţiile publice, vizând toate etapele, de

la planificarea/pregătirea procesului, organizarea/aplicarea procedurii de atribuire şi până la

executarea/monitorizarea implementării contractului de achiziţie publică/acordului-cadru,

inclusiv în raport cu activitatea comisiei de evaluare şi/sau soluţionarea contestaţiilor.

5.4.2 DERULAREA OPERAȚIUNILOR ȘI ACȚIUNILOR ACTIVITĂȚII

ÎNTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIȚIILOR PUBLICE

Identificarea necesităţilor

Identificarea necesităţilor se realizează prin centralizarea referatelor de necesitate

transmise de fiecare compartiment al autorității contractante.

În cursul ultimului trimestru al fiecărui an calendaristic, persoana responsabilă solicită

conducătorilor de compartimente să estimeze care vor fi necesităţile pentru anul

calendaristic următor pe baza referatelor de necesitate întocmite în cursului anului ce se

încheie şi a programului de activitate aprobat pentru anul următor. În funcţie de necesităţile

identificate, aceştia vor elabora referatele de necesitate pentru anul următor, fiind necesar

ca solicitările să fie fundamentate temeinic cu privire la caracteristicile reperelor şi a

cantităţilor. Aceste referate pot fi intocmite si pe parcursul anului.

Punerea în corespondenţă cu CPV

Produsele, serviciile și lucrările ce fac obiectul achiziției publice se pun în

corespondență cu sistemul de grupare și codificare utilizat în CPV.

Page 188: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

188

Utilizarea codurilor CPV este strâns legată de depășirea barierelor lingvistice dintre

autoritatea contractantă și ofertanți, astfel încât informația privind obiectul

contractului să fie accesibilă și precisă pentru toți operatorii economici din spațiul

comunitar.

Pașii pentru selectarea codului CPV:

- identificarea produsului, serviciului sau lucrării;

- găsirea codului numeric care se potrivește cât mai exact achiziției;

Estimarea valorii

Persoana responsabilă din cadrul compartimentului de achizitie asigură în funcție de

obiectul contractului și de asigurarea realizării unui scop general, pe baza regulilor de

estimare potrivit art. 11 și Subsecțiunea 3, Paragraful 3 din Legea 98/2016.

Valoarea estimată a contractului de achiziție publică trebuie exprimată în lei, fără TVA;

Pașii care trebuie urmați pentru estimarea valorii contractului sunt:

- identificarea tuturor costurilor aferente obținerii produselor, serviciilor sau lucrărilor

necesare;

- însumarea tuturor costurilor identificate;

Valoarea estimată trebuie stabilită:

- înainte de inițierea procedurii de atribuire a contractului de achiziție;

- să fie valabilă la momentul transmiterii spre publicare a anunțului de participare sau

invitației de participare.

Ierarhizarea necesităților

După finalizarea operaţiunii de estimare a valorii, compartimentul specializat, împreună cu

departamentul contabilitate și conducătorul autorității, vor stabili gradul de prioritate a

necesităţilor, precum şi data preconizată pentru desfăşurarea procedurilor de achiziţie având

în vedere:

- importanța contractului față de atingerea scopului general al autorității contractante;

Page 189: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

189

- durata de realizarea a contractului;

- anticiparea fluxului de numerar.

Selectarea procedurii de atribuire

În funcţie de valoarea estimată şi de complexitatea contractelor ce vor fi atribuite, persoana

responsabilă va selecta procedura de achiziţie pentru fiecare achiziţie.

Autoritatea contractantă atribuie contractele de achiziţie publică/acordurile-cadru în cazul

cărora este obligatorie publicarea unui anunț de participare, de regulă, prin aplicarea

procedurilor de licitaţie deschisă sau licitaţie restrânsă.

Celelalte proceduri se aplică dacă sunt îndeplinite cerințele cumulative stabilite pentru

fiecare procedură în parte.

Alegerea procedurilor de atribuire care reprezintă excepții de la regulă intră în

responsabilitatea exclusivă a autorității contractante.

Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie publică în mai

multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să

conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul de

a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege.

Alegerea procedurii se face pe baza strategiei de contractare care se aprobă de către

conducătorul autorității contractante, cu avizul compartimentului juridic și constituie un

înscris esențial al dosarului achiziției.

Identificarea fondurilor

Identificarea fondurilor reprezintă operațiunea prin care se urmărește asigurarea finanțării

necesare îndeplinirii contractului de achiziție publică.

În măsura în care autoritatea contractantă poate identifica fondurile necesare în vederea

îndeplinirii contractului de achiziție publică ce se dorește a fi atribuit, poate iniția procedura

de atribuire potrivit legislației în vigoare, însă la momentul semnării contractului, ce

reprezintă angajamentul legal, creditele bugetare trebuie să fie disponibile în mod

obligatoriu.

Page 190: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

190

Definitivarea strategiei anuale de achiziție publică și a programului anual al

achizițiilor publice şi aprobarea acestuia

Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă

pe parcursul unui an bugetar reprezintă strategia anuală de achiziţie publică la nivelul

autorităţii contractante.

Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior

anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de

către conducătorul autorităţii contractante.

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul

strategiei anuale de achiziţie publică.

În cazul în care modificările au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse

iniţial în strategia anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie este

condiţionată de identificarea surselor de finanţare.

Autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de

achiziţii cel puţin următoarele elemente estimative:

a) nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca

rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate

compartimentele din cadrul autorităţii contractante;

b) valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;

c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui

proces care să asigure beneficiile anticipate;

d) resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de resurse

suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.

În cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, autoritatea contractantă are obligaţia de a

elabora programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru

planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate

contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru

verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de

dezvoltare, acolo unde este aplicabil.

Page 191: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

191

Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează pe baza referatelor de necesitate

transmise de compartimentele autorităţilor contractante şi cuprinde totalitatea contractelor

de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le

atribuie în decursul anului următor.

Atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are

obligaţia de a ţine cont de:

a) necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;

b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);

c) anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.

După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi actualiza

programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.

Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare

la:

a) obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;

b) codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);

c) valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat

al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;

d) sursa de finanţare;

e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;

f) data estimată pentru iniţierea procedurii;

g) data estimată pentru atribuirea contractului;

h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

După definitivarea programului anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă

are obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum şi orice

modificări asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:

a) contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este

mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Lege;

Page 192: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

192

b) contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau

egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege.

Elaborarea şi transmiterea anunţurilor de intenţie

Dacă se dorește reducerea termenelor de așteptare ale procedurilor de achiziție se pot

publica în SEAP/JOUE anunţuri de intenţie privind achiziţiile publice ce se intenţionează a

fi atribuite în cursul anului.

MONITORIZAREA ACTIVITĂŢII

Până la data de 31 martie a fiecărui an, persoana responsabilă elaborează raportul anual

privind contractele atrubuite în anul anterior care trebuie transmis către ANAP.

Informațiile solicitate se transmit în format electronic, conform formularului standardizat

disponibil în SEAP.

Valorificarea rezultatelor activităţii

Evaluarea procesului de achiziție publică din punct de vedere al performanției și

conformității acestuia cu prevederile legale, necesitățile și obiectivele autorității

contractante, reprezintă o etapă necesară și oportună pentru a face analiza planificării

inițiale, managementului și calității procedurilor derulate, tehnicilor și instrumentelor

utilizate, astfel încât să poată fi identificate acele elemente pozitive cât și cele negative cu

impact asupra managementului.

Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri

operaţionale.

Arhivarea documentelor:

- Se va întocmi pentru fiecare achiziție dosarul achiziției publice, dosar ce va cuprinde:

Dosarul achiziţiei publice trebuie să cuprindă documentele întocmite/primite de autoritatea

contractantă în cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fără a se limita la următoarele:

a) strategia de contractare;

Page 193: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

193

b) anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;

c) anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;

d) erata, dacă este cazul;

e) documentaţia de atribuire;

f) documentaţia de concurs, dacă este cazul;

g) decizia/dispoziţia/ordinul de numire a comisiei de evaluare şi, după caz, a experţilor

cooptaţi;

h) declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate;

i) procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, dacă este cazul;

j) formularele de ofertă depuse în cadrul procedurii de atribuire;

k) DUAE şi documentele de calificare, atunci când acestea au fost solicitate;

l) solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de autoritatea

contractantă;

m) raportul intermediar privind selecţia candidaţilor, dacă este cazul;

n) procesele-verbale de evaluare, negociere, dialog, după caz;

o) raportul procedurii de atribuire, precum şi anexele la acesta;

p) dovada comunicărilor privind rezultatul procedurii;

q) contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate, şi, după caz, actele adiţionale;

r) dacă este cazul, contractele atribuite în temeiul unui acord-cadru;

s) anunţul de atribuire şi dovada transmiterii acestuia spre publicare;

ş) dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, însoţite de

deciziile motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;

t) hotărâri ale instanţelor de judecată referitoare la procedura de atribuire;

ţ) documentul constatator care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor

contractuale de către contractant;

u) dacă este cazul, decizia de anulare a procedurii de atribuire.

Arhivarea acestor dosare se va face de către compartimentul de achiziții pe ani, potrivit

prevederilor legale.

Page 194: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

194

Modalităţi de control intern:

AUTOCONTROLUL:

- Responsabilul cu achizițiile publice verifică toate documentele referitoare la fiecare

achiziţie, analizează modul de soluţionare şi în cazul în care sesizează disfuncţii, încălcarea

unor acte normative în vigoare, nerespectarea principiilor care guvernează activitatea din acest

domeniu va informa operativ reprezentantul legal al autorității contractante, în vederea stabilirii

unor măsuri de remediere a situaţiei create;

- şeful compartimentului achiziţii publice, exercită autocontrolul privind modalităţile de

achiziţionare:

- respectarea principiilor ;

- respectarea termenelor stabilite de lege;

- conţinutul documentelor de achiziţie.

b) controlul ierarhic

- controlul ierarhic se exercită de către şeful compartimentului achiziţii publice-

contractări.

c) controlul administrativ

- controlul administrativ se exercită de către director

Page 195: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

195

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

DOCUMENT INTOCMIT AVIZAT

/SEMNAT

APROBAT ARHIVAT TRANSMIS

SEAP/OPERATORI

LOR ECONOMICI

REFERAT DE

NECESITATE

COMPARTIMENTE AUTORITATE

CONTRACTANTA

ADMINISTRATOR FINANCIAR

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

STRATEGIA

ANUALĂ DE

ACHIZIŢIE

PUBLICĂ

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

ADMINISTRATOR FINANCIAR

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PLANUL ANUAL

AL ACHIZITIILOR

PUBLICE

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

ADMINISTRATOR

FINANCIAR REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

STRATEGIA DE

CONTRACTARE

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

ADMINISTRATOR FINANCIAR

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

NOTIFICARE

ANAP PRIVIND

ACHIZITIILE

DIRECTE

OFFLINE CU

VALOARE >13.000

lei

PERSOANA

RESPONSABILA

DIN

COMPARTIMENT

ACHIZITII

___________ PERSOANA

RESPONSABILA

DIN

COMPARTIMENT

ACHIZITII

PERSOANA

RESPONSABILA DE

SEAP

DOCUMENTATIA

DE ATRIBUIRE –

CAIET DE SARCINI

SPECIALISTI DIN COMPARTIMENTELE

TEHNICE SAU

SPECIALISTI EXTERNI

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA RESPONSABILA DE

SEAP

DOCUMENTATIA

DE ATRIBUIRE –

FISA DE DATE,

FORMULARE,

CONTRACT,

DECLARATIE

CONFLICT DE

INTERESE

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA

RESPONSABILA DE

SEAP

ANUNT DE

PARTICIPARE/

ANUNT DE

PARTICIPARE

SIMPLIFICAT

PERSOANA

RESPONSABILA DE

SEAP

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA

RESPONSABILA DE

SEAP

NOTIFICARE

ANAP

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

REFERAT

PRIVIND

EMITEREA

DISPOZITIEI DE

NUMIRE A

COMISIEI DE

EVALUARE

SEF COMPARTIMENT

ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

DISPOZITIA DE

NUMIRE A

COMISIEI DE

EVALUARE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

Page 196: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

196

RASPUNS LA

SOLICITAREA DE

CLARIFICARI

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

ACHIZITII

PERSOANA RESPONSABILA DE

SEAP

DECLARATIA DE

CONFIDENTIALIT

ATE SI

IMPARTIALITATE

TOTI MEMBRII

COMISIEI DE

EVALUARE

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PROCES VERBAL

AL SEDINTEI DE

DESCHIDERE (doar

in cazul procedurilor

Offline)

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

TOTI MEMBRII COMISIEI DE

EVALUARE

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

NOTIFICARE

ANAP (in termen de

5 zile de la sedinta de

deschidere a

ofertelor) PRIVIND

OPERATORII

ECONOMICI CARE

AU DEPUS

OFERTE

PERSOANA

RESPONSABILA DIN

COMPARTIMENT

ACHIZITII

PERSOANA

RESPONSABILA

DIN

COMPARTIMENT

ACHIZITII

PERSOANA

RESPONSABILA DE

SEAP

PROCES VERBAL

DE EVALUARE A

OFERTELOR

PERSOANA

RESPONSABILA DIN

COMISIA DE

EVALUARE

TOTI MEMBRII

COMISIEI DE

EVALUARE

PERSOANA

RESPONSABILA

DIN

COMPARTIMENT

ACHIZITII

RAPORTUL PROCEDURII

PERSOANA RESPONSABILA DIN COMISIA DE EVALUARE

TOTI MEMBRII COMISIEI DE EVALUARE

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DIN COMPARTIMENT ACHIZITII

COMUNICAREA

PRIVIND

REZULTATUL

PROCEDURII

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

prin

fax/OPERATORILOR ECONOMICI

PUNCT DE

VEDERE CATRE

CONTESTATOR IN

URMA PRIMIRII

NOTIFICARII

PREALABILE

JURIDIC TOTI MEMBRII

COMISIEI DE EVALUARE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

Catre CNSC

PUNCT DE

VEDERE CATRE

CNSC

JURIDIC TOTI MEMBRII

COMISIEI DE EVALUARE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

Catre CNSC

DECIZIA CNSC PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA RESPONSABILA DE

SEAP

PLANGERE

IMPOTRIVA

DECIZIEI CNSC

JURIDIC+

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

INTAMPINARE JURIDIC reprezentant legal PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

Catre INSTANTA DE JUDECATA

HOTARAREA

JUDECATOREASC

A

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

CONTRACTUL DE

ACHIZITIE

JURIDIC+ PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

CONTABIL ȘEF + REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

Catre OFERTANT

CONTRACTANT

Page 197: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

197

RAPORT

ACTIVITATE ANAP

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

NOTIFICAREA

CATRE ANAP CU

PRIVIRE LA

CONTRACTUL DE

ACHIZIŢIE

PUBLICĂ/ACORDUL-

CADRU ÎNCHEIAT(in

termen de 48 ore de la

incheierea contractului)

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA RESPONSABILA DE

SEAP

ANUNTUL DE

ATRIBUIRE

PERSOANA RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

PERSOANA RESPONSABILA DE

SEAP

ACTE

ADITIONALE

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

CONTABIL ȘEF+

REPREZENTANT LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

CERTIFICAT

CONSTATATOR

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE ACHIZITII PUBLICE

RAPORT ANUAL

CATRE ANAP

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

REPREZENTANT

LEGAL

PERSOANA

RESPONSABILA DE

ACHIZITII PUBLICE

Toate documentele din tabelul de mai sus se înregistrează și se datează la Secretariatul

instituţiei.

Page 198: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

198

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern

Page 199: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

199

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Page 200: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

200

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura

Page 201: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

201

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-PO-93.07 Programul anual al

achizițiilor publice

Personal

achiziții

Director Arhivă Cf. nomenclator

arhivistic

F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile

directe

Personal

achiziţii Director Arhivă Cf.

nomenclator

arhivistic

Page 202: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

202

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 140

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

141

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

142

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

143

5 Scopul procedurii operaţionale 144

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 145

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

146

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

147

9 Descrierea procedurii operaţionale 150

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 195

11 Formular evidență modificări 198

12 Formular analiză procedură 199

13 Lista de difuzare a procedurii 200

14 Anexe, înregistrări, arhivări 201

15 Cuprins 202

Page 203: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

203

ANEXA 1 - F01-PO-93.07 Programul anual al achizițiilor publice

Autoritatea contractantă ...................................... Aprob,

Director Aviz1

Denumire compartiment ...................................... Actualizat la data de .................................................

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE2

Pentru anul ............................

Nr.

Crt.

Tipul şi obiectul

contractului de

achiziţie publică/

acordului - cadru

Cod

CPV

Valoarea estimată a

contractului de achiziţie

publică/acordului-cadru Sursa de

finanțare

Procedura stabilită/

instrumente

specifice pentru

derularea procesului

de achiziţie

Data

(luna)

estimată

pentru

iniţierea

procedurii

Data (luna)

estimată pentru

atribuirea

contractului de

achiziţie publică/

acordului-cadru

Modalitatea

de derulare a

procedurii de

atribuire

Persoana

responsabilă

cu aplicarea

procedurii de

atribuire

Lei, fără TVA online/offline

1Avizul se aplică numai dacă structura autorităţii contractante impune. Avizul poate fi acordat de una sau mai multe structuri din cadrul entităţii contractante. 2În cazul implementării de proiecte finanţate din fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, elaborarea programului achiziţiilor publica se va face distinct

pentru fiecare proiect în parte.

Întocmit,

Responsabil Achiziţii Publice

Page 204: ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURA OPERATIONALA ÎNTOCMIREA BUGETULUI PO-93.01 Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0 . Revizia 0 PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

ACHIZIȚII PUBLICE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-93.07

204

ANEXA 2 - F02-PO-93.07 Lista privind achizițiile directe Autoritatea contractantă APROB

...................................... DIRECTOR

Nr.............

LISTA PRIVIND ACHIZIȚIILE DIRECTE

Pentru anul ............................

Actualizat la data de .................................................

Nr.

Crt.

Obiectul achiziţiei

directe

Cod

CPV

Valoarea estimată fără

TVA

Sursa de

finanţare

Data estimată pentru

iniţiere

Data estimată pentru

finalizare

Lei

1.

2.

Elaborat,

Responsabil Achiziții Publice

.........................................................