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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
PRESIDENCIADE LAREPÚBLICA
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Del flujo de mejoramiento, tomaremos el paso 2. Formular
0.Solicitar
1. Asignar 2.
Formular 3. Validar
4. Aprobar
5.Ejecutar
6. Verificar
7. Evaluar
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario
para formular el plan de mejoramiento en el aplicativo, este funcionario
debe ingresar al aplicativo SIGEPRE – Módulo MEJORAS – Mis responsabilidades
y diligenciar los siguientes 7 pasos:
1. Fuente 2. Causa o acción de
mejora 3. Meta
4. Tipo de Plan
5. Aprobador de tareas
6. Formulación de acciones
7. Opción de
tratamiento
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Así se ve en el
aplicativo SIGEPRE
los 7 pasos para
Formular:
Paso 1: Seleccione la fuente del hallazgo
Paso 2: Escriba las causas identificadas o la acción a mejorar
Paso 3: Escriba la meta acorde con las causas y acciones identificadas.
Paso 4: Seleccione si el plan es correctivo o de mejora
Paso 5: Nombre del jefe
Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir o evitar
Paso 6: Escribas las acciones, descripción y seleccione responsable, fecha inicial y final
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
A continuación se describen 1 a 1 los siguientes 7 pasos:
1. Fuente 2. Causa o acción de
mejora 3. Meta
4. Tipo de Plan
5. Aprobador de tareas
6. Formulación de acciones
7. Opción de tratamiento
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
1. Seleccione la fuente del
hallazgo
El funcionario designado
seleccionará la fuente:
Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo
En esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas
1. Auditoria de Gestión de Calidad
2. Auditorías internas
3. Riegos
4. Análisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento del Servicio No conforme
7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica
9. Auditoria Externa del ICONTEC
10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisión por la Dirección
13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST
15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI
Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:
Seleccione la fuente del hallazgo. Ej. Auditoria Interna de Calidad
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registre en
esta casilla las causas
principales que dan origen
al aspecto no conforme
encontrado o a la situación
de mejora, aplicando las
siguientes técnicas:
2. Identifique la causa o acción
de mejora
Esquema de registro en el aplicativo
3 Técnicas para identificar causas
1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"
Consiste en preguntar el ¿por qué? del
hallazgo de manera consecutiva, hasta llegar
a la causa raíz que originó el problema.
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registre en esta
casilla las causas principales
que dan origen al aspecto no
conforme encontrado o a la
situación de mejora, aplicando
las siguientes técnicas:
2. Identifique la causa o acción
de mejora
3 Técnicas para identificar causas
2. Técnica de la Lluvia de Ideas
Es una técnica que tiene por objeto generar ideas en
un ambiente de trabajo grupal, en el que todos
pueden hacer sugerencias y aportar más y mejores
ideas de las que se podrían producir trabajando de
forma independiente.
3. Diagrama Causa - Efecto
El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y
representar las diferentes teorías propuestas sobre
las causas de un problema. Se conoce también como
diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de
pescado y se utiliza en las fases de diagnóstico y
solución de la causa.
Para mayor información en las técnicas aplicadas para analizar las causas,
consulta nuestra Guía PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DE PLANES DE MEJORAMIENTO G-EM-01
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
Identifique y registre en
esta casilla las causas
principales que dan origen
al aspecto no conforme
encontrado o a la situación
de mejora, aplicando las
siguientes técnicas:
2. Identifique la causa o acción
de mejora
Ejemplo de la Técnica 5 ¿Por qué? para
identificar la causa raíz
causa raíz
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
En esta casilla identifique y
registre las metas que dan
cumplimiento a las
acciones de eliminación o
minimización del hallazgo
Esquema de registro en el aplicativo
Las metas pueden ser:
Puntos de control en el proceso y se
identificaran en la documentación del mismo
(Lineamientos, Caracterizaciones,
Procedimientos y/o Formatos).
3. Identifique la meta
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Paso
Para el momento de la formulación
se debe tener en cuenta el aspecto
No Conforme, la acción a definir y el
tipo del plan, así:
Correctivo
Mejora
Ilustración
Esquema de registro en el aplicativo
4. Seleccione el tipo de plan
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Paso
En esta casilla indique el nombre del
jefe o responsable del proceso
encargado de aprobar las tareas o
acciones de la mejora:
Esquema de registro en el aplicativo
5. Seleccione el aprobador
de tareas
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Paso
Registre en esta casilla del aplicativo
SIGEPRE – módulo MEJORAS, las
acciones correctivas que garanticen
la eficacia y efectividad, en el
cumplimiento del plan de
mejoramiento o las acciones de
mejora:
Esquema de registro en el aplicativo
6. Formulación de acciones
correctivas y de mejoras
Quedando así:
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Paso
Seleccione la opción de tratamiento
de acuerdo al tipo de plan:
Esquema de registro en el aplicativo
7. Opción de tratamiento
Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir
o evitar
Eliminar: Cuando las acciones correctivas buscan
eliminar la causa generadora del hallazgo.
Reducir: Cuando las acciones correctivas buscan
reducir la causa generadora del hallazgo.
Evitar: Cuando las acciones de mejora buscan
evitar la materialización de algún hecho concreto.
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
Una vez formulados los 7 pasos, deberá efectuar lo siguiente:
Realice el comentario para remitir al siguiente paso.
Ejemplo: una vez formulado el plan de mejoramiento, se remite para validación del
Jefe.
Se reasigna esta etapa a otro
funcionario, para que realice la
asignación de responsable.Es guardar la información
que se ha diligenciado, se
mantiene en sus
responsabilidades. No
continúa el flujo.
Es continuar el flujo a
la siguiente etapa, en
este caso a la
validación del plan por
parte del jefe.
Cuando le da continuar flujo, continua al paso 3
“Validar la mejora” del flujo de mejoramiento
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¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
0.Solicitar
1.Asignar
2.Formular
3.Validar
4. Aprobar
5.Ejecutar
6. Verificar
7.Evaluar
FIN
Operación exitosa
