PROCESO DE AUDITORIA

Fases de la AuditoriaPlaneacinPreparacinDesarrollo (In Situ)Informe y Cierre * Seguimiento

ETAPAS DE LA AUDITORIA

Sitio / AreaPreparacinLista de verificacinReunin de aperturaRealizacin de laAuditoriaRNC ?Levante el RNC.Accin correctiva11Reunin deCierreReporteSeguimientoLevante NC.FinInforme al GerenteSepa que hace el rea.Establezca fecha y tiempo.Auditoria deSuficienciaManualProcedimientosRegistrosAuditoria de CumplimientoSINOAcuerdelos hechosPresente loshechosPlan de auditoriaTomado de Hernn Jimnez y Asociados

Las actividades preliminares a la realizacin de una auditora son:

Planeacin Preparacin.

Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa.

PLANEACIN DE LA AUDITORIA

Aspectos de la fase de planeacinEl compromiso de la gerencia y del responsable del SGCPrograma de auditoriasY otros recursos pertinentes para que sea viable la auditora

Planeacin de una AuditoriaLa Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado.De este modo, es mejor disear el sistema de auditorias internas con base en aquellas prcticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditorias externas. Ver figura 2. Norma ISO 19011.

PLANEACIONAl planificar una auditoria de cualquier tipo, se deben determinar los siguientes aspectos:frecuencia/tiemporesponsabilidadcriteriosalcanceduracin

PLANEACIN DE LAS AUDITORIAS INTERNASPara determinar los aspectos antes mencionados se deben tener en cuenta:Ejecuciones anterioresEstado crtico o complejidadCambios al SGCAuditores competentesOtros recursos disponibles

PROGRAMA DE AUDITORAUn programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o conjuntas.Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora.

PROCESO PARA LA GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAAUTORIDAD PARA EL PROGRAMAESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA * Objetivos, Alcance, Criterios, Duracin, etc.IMPLEMENTACIN: * Actividades de Auditora * Competencia y evaluacin de los auditoresSEGUIMIENTO Y MEDICIN MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORA

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMACriterioProcedimientos propios de laorganizacin / normas / ISO 9001.AlcanceGeneralmente un PROCESO, ogrupo de procesos.Auditorias horizontales / auditoras verticales

DuracinGeneralmente un da o menos.

Responsables Auditor calificado

En la mayora de las organizaciones, es mejor realizar auditorias internas sobre procesos en los departamentos, a intervalos fijados a lo largo del ao.El programa de auditorias debe planificarse y darse a conocer con anticipacin, no se recomiendan auditorias sorpresivas.La frecuencia para realizar las auditorias debe ser decidida basandose en el estado de desarrollo e implementacin del sistema de calidad. Si las auditorias descubren muchas deficiencias, entonces la frecuencia de las auditorias se deber incrementar.Una vez el sistema de calidad se muestra efectivo, las auditorias internas pueden ser espaciadas a intervalos anuales.

PREPARACIN DE LA AUDITORIA

Preparacin de la AuditoriaPropsito y alcance de la auditoriaRevisin y evaluacin de la documentacin(Revisar los registros de auditorias anteriores cuando sea aplicable).Preparar el Plan de Auditora.Asignar tareas al equipo auditor.Establecer la lista de chequeo con base en los procedimientos que van a ser auditados.

Plan de AuditoriaDebera incluir lo siguiente:a) los objetivos de la auditora;b) los criterios de auditora y los documentos de referencia;c) el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse;d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ.

Plan de AuditoriaDebera incluir lo siguiente:e) la hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor;f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes;g) la asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.

LISTA DE VERIFICACINEs una ayuda valiosa para auditar, sirve como gua, y es la principal herramienta del auditor para realizar con xito la auditoria.

Se utiliza como:un documento de trabajo, yun registro. El propsito de las listas es el de tener una herramienta que facilite el asegurar que se cumplan los objetivos y el alcance de la auditoria y que se concluya cada parte de la misma.

Al elaborar la lista, se debe considerar:

Los requisitos de la norma.Los procedimientos pertinentes.Los procesos que se llevan a cabo.Los documentos y registros que se utilizan. El Ciclo PHVA.Los Principios del SGC.

Tener en cuenta los aspectos relevantes, debilidades de carcter general del SGC y las observaciones por procesos.

LISTA DE VERIFICACION

REVISINUna revisin y conclusin de las listas de verificacinUn estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo.El listado de no cumplimientos.

Revisin y conclusin de las listas de verificacinun estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipo.El listado de no cumplimientos.

EJEMPLOS DE PREGUNTASPREGUNTAS Y REVISIN DE LA LISTA DE VERIFICACION

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

EJECUCION DE LA AUDITORIARealizacin de las actividades de auditora in situ(6.5)

Realizacin de la reunin de aperturaComunicacin durante la auditoraPapel y responsabilidades de los guas y observadoresRecopilacin y verificacin de la informacinGeneracin de hallazgos de la auditoraPreparacin de las conclusiones de la auditoraRealizacin de la reunin de cierre

REUNION DE APERTURALa reunin de apertura es el primer paso en el proceso de auditoria en el sitio. Con ella se prepara el camino para:Confirmar canales de comunicacinGenerar confianza y CooperacinConfirmar plan de AuditoraProporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditoraProporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas Dar inicio a la auditora In Situ

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Reunin de apertura

Contenido - Reunin de aperturaPuntos a tener en cuenta en la agenda para la reunin:Presentacin, y lista de asistenciaRegistro de auditoriaObjetivos y alcance de la auditoria.Informe sobre el estudio de escritorioLas reuniones de apertura para auditorias internas sern informales. En las auditorias internas no se requieren acompaantes ni reuniones formales de apertura y cierre.

Contenido - Reunin de aperturaExplicacin del mtodo de la auditoria/muestreo.Explicacin de no conformidades y su clasificacin.Confidencialidad.Programa/itinerario.Sala de reunin/arreglos domsticos.Acompaantes.Reunin de cierre.Tipo de informe y seguimiento

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Recoleccin de informacin

Propsitos de la auditoriaVerificar que el sistema de calidad:Existe y est completoFunciona correctamenteY es efectivo.

Para lograr estos propsitos se necesita Recopilar informacin sobre:PersonasProcesos (Condiciones, equipos/herramientas/materiales)Criterios (Documentacin en general)

Evidencias ObjetivasDocumentos, registrosEstadsticas, medicionesEvidencia fsica, observacinCondiciones ambientales, almacenamiento, equipos en funcionamientoEntrevistaCRITERIOS DE EVALUACIN DE LA DOCUMENTACIN:QUE EXISTE, SE DIFUNDE, ES ADECUADA, IMPLEMENTADA, Y SE HA MEJORADO.

ENTREVISTA

PREGUNTARESCUCHAROBSERVARANALIZAREVALUARREGISTRAR

CMO PREGUNTAR???DE INTRODUCCIN

DE ESPECIFICACINTIPOS DE PREGUNTAS

DE INTERPRETACINALTERNATIVASDE ESTRUCTURACINPREGUNTAS SIMPLES O SENCILLASSILENCIOS

CMO PREGUNTAR???CMO SE PLANIFICA?

CMO LO IMPLEMENTA?CMO FUNCIONA EL PROCESO?

DESCRIBA EL PROCESO DECMO SE HAN ESTABLECIDO LOS CONTROLESMUSTREME EL REGISTRO DEMUESTRME EL ACTA DECMO SE HA LOGRADO

PreguntasCMO, DNDE, CUNDO, QU, PORQU, QUINMUSTREME LO QUE HACE.DONDE SE GUARDA ESO?COMO SE HACE ESO?CUANDO HARA ESO?QUE SUCEDE DESPUS DE TERMINAR ESTO?QUIEN HAR ESTO?.EVITAR LAS PREGUNTAS GUIADAS.EVITAR UN SI O UN NO.

EJEMPLOSDonde guarda la copia de la lista de proveedores seleccionados?Ha sido usted entrenado para el trabajo que realiza?Cmo ha sido entrenado para eso? O Que tipo de entrenamiento recibi?Dnde se guarda cuando no se utiliza?Qu hace usted con los documentos de trabajo y productos cuando la inspeccin ha terminado? Veo que, una vez que ha terminado su trabajo, usted archiva el registro en el lugar correspondiente. No es cierto?

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

EDUCACINEXPERIENCIA DE TRABAJO(LABORAL Y CALIDAD)ENTRENAMIENTO EN AUDITORASEXPERIENCIA EN AUDITORASATRIBUTOSPERSONALES

CALIFICACIN DE AUDITORESCRITERIOS ISO 19011EDUCACIONEstudios secundarios.Habilidad para expresar conceptos e ideas. SER EXACTO Y CONCRETOFORMACIONConocimiento de la norma y :Tcnicas de examen indagacin,evaluacin e informes.Competencia demostrada. EXPERIENCIATrabajo 4 aos en el sector 2 aos.Antes de ser auditor: 4 auditorias.HABILIDADESMente abierta,buen criterio,aptitudes analticas y tenacidad.Maneja situaciones difciles.No es conflictivo.PersistenteGran capacidad de lectura

SE DEBE REVISAR SU DESEMPEO CADA 2 AOS.

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORESCONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

PRINCIPIOSPROCEDIMIENTOSTCNICAS DE AUDITORASDOCUMENTOS DEL SGCLEYES, REGLAMENTOS, CONTRATOSPRODUCTOS, PERSONAL, PROCESOS Y SUS INTERRELACIONESSITUACIONES DE LA ORGANIZACIN

HABILIDADES DEL AUDITORSer tico, justo, honesto, discreto, seguro, de mente abiertaSer observador, persistente, perceptivo, verstil, diplomtico.Calmado, corts y hablar en forma clara y cuidadosa. Fijarse en la comunicacin no verbal y mantener siempre contacto visual con el auditadoSer objetivoElogiar adecuadamenteDejar hablar, ser paciente y sencilloConcentrarse en las respuestas y enlazarlas con la lista de verificacin.

EL AUDITOR DEBE:Tener buena capacidad para redactar informes.Manejar el tiempoTener buenas habilidades comunicativas Comprender de manera rpidaSer puntualInsistir para que las personas a las que se les est preguntando, respondan por si mismasEvitar malentendidosESCUCHAR Y HABLAR EN IGUAL PROPORCIN CON EL NMERO DE SENTIDOS (ODOS, BOCA)

EL AUDITOR NO DEBE:No polemizar, No discutir con el auditadoNo confundirse, No dejarse influenciar o engaarNunca hablar con altivez, ni actuar con suficiencia.No irrespetar al auditado.No BlasfemarNo compararNo apartarse del tema, ni del lugar de la auditora.No atascarse en una situacinNo permitir que el auditado marque el ritmo de la auditoriaNo hacer suposiciones o presunciones.

Actuar con profesionalismo y decisin para manejar:Auditados agresivosAuditados tmidosPersonas ausentesDocumentos extraviadosMuestras preparadas con anticipacinChantajes emocionales, y Otros casos especiales

EVALUACIN DE LAS COMPETENCIAS DEL AUDITOR IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADESESTABLECER INDICADORES DE COMPETENCIASSELECCIONAR EL MTODO DE EVALUACIN APROPIADO (Revisin de registros, Entrevistas, Observacin, Pruebas, Retroalimentacin).Comparar Resultados VS. Indicadores

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Generacin de hallazgos

GENERACIN DE HALLAZGOSDOCUMENTAR LOS HALLAZGOSREVISAR LOS HALLAZGOSDOCUMENTAR NO CONFORMIDADES

Utilizar la menor cantidad de palabras Hacer referencia exacta a los hechos, documentos, etc. Ser entendible para el dueo del proceso e interesados Por cada requisito incumplido se levanta una No conformidad No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos No incluir nombres de personas o cargos preferiblemente. No expresar opiniones No identificar requisitos equivocados

Declaracin de los hallazgosRevisin del hallazgo.Descripcin de la No Conformidad.Ejemplo de la evidencia objetiva.Resumen del requisito.Indicar el procedimiento y revisin aplicablesEl rea/departamento o funcin.La Norma y el nmero de la clusula.

EJEMPLO Norma ISO 9001: 2000 Captulo 7.4 COMPRASProcedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras.Un nuevo proveedor de motores elctricos (Proveedores EM) no ha sido seleccionado en funcin de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, sino en funcin del precio.Los proveedores y Subcontratistas deben ser seleccionados sobre la base de su capacidad para cumplir los requisitos especificados, de acuerdo con el Procedimiento QP6 Rev 2.

RNC MayorHay un rompimiento total de algn procedimiento o instruccin de trabajo crtico para la calidad del producto, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad.Hay una ausencia total de algn procedimiento exigido por la Norma aplicable en el Sistema de Calidad de la Organizacin.Hay varias faltas menores en el procedimiento, que al sumarlas, sugieren en forma colectiva un rompimiento total o importante en el procedimiento.

RNC MenorSe levanta cuando se ha identificado una deficiencia (s) en un procedimiento o instruccin de trabajo, o en el funcionamiento del Sistema de Calidad de la organizacin, pero que son menos graves que las que justifican una RNC Mayor.

ObservacionesBuenas prcticas que puedan beneficiar otras reas de la organizacin.Informacin que no es lo suficientemente verificable para justificarlas como RNC.Deficiencias por las cuales el auditor est preparado para brindar a la organizacin el beneficio de la duda,y para auditorias internas, sugerencias para accin.

REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Reunin de cierre

Reunin de CierreDistribuir la lista de asistencia.Tener un registro de auditores firmado.Volver a explicar el propsito y el alcance.Indicar la decisin y la conclusin.Explicar el diligenciamiento del formato RNC.Explicar el RNC mayores y menores.Obtener la firma del representante del cliente.

Reunin de CierreExplicar el significado de la tcnica de muestreo.Informar sobre las observaciones.Enfatizar sobre la confidencialidad.Explicar el informe y seguimiento.Recoger el registro y la lista de asistencia.Dar las gracias.Felicitar cuando sea apropiado.

Informe de Auditora

El auditor debeExplicar todos los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa.Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos.Evitar envolverse en discusiones.Disculparse ante un error y modificar o retirar el RNC, si es necesario (Evitarlo).Evitar dar recomendaciones o consejos.Rechazar las soluciones rpidas como una nica solucin al hallazgo.

APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME

FINALIZACIN DE LA AUDITORA

SEGUIMIENTO, SI ES EL CASO