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QUE ES EXCEL Es una hoja electrónica o también llamada hoja de cálculo, es un tipo de programa desarrollado desde el año 1986 por la empresa Visicalc. Se utiliza para llevar diferentes tipos de datos de manera matemática con base en cálculos que se aplican a diferentes áreas: Área Contable Área administrativa y financiera Se aplica en la parte estadística Maneja inventarios y cartera Calcula Nominas y trabajo basado en operaciones contables (libros de todo tipo como también facturas, kardex, etc) ASPECTO DE TRABAJO DE EXCEL [email protected] Es similar en los menús de opciones a Microsoft Word COMO CARGAR EL PROGRAMA Menú Inicio == Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel 2007 ó Microsoft Excel 2010. AREA DE TRABAJO DE EXCEL: Excel se maneja similar a una tabla en Word en cuanto a su aspecto.

Clase de Excel

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Page 1: Clase de Excel

QUE ES EXCEL

Es una hoja electrónica o también llamada hoja de cálculo, es un tipo de programa desarrollado desde el año 1986 por la empresa Visicalc.

Se utiliza para llevar diferentes tipos de datos de manera matemática con base en cálculos que se aplican a diferentes áreas:

Área Contable Área administrativa y financiera Se aplica en la parte estadística Maneja inventarios y cartera Calcula Nominas y trabajo basado en operaciones contables

(libros de todo tipo como también facturas, kardex, etc)

ASPECTO DE TRABAJO DE EXCEL [email protected]

Es similar en los menús de opciones a Microsoft Word

COMO CARGAR EL PROGRAMA

Menú Inicio == Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Excel 2007 ó Microsoft Excel 2010.

AREA DE TRABAJO DE EXCEL:

Excel se maneja similar a una tabla en Word en cuanto a su aspecto.

Las celdas son los campos de trabajo donde introducimos la información

Una celda se ubica en forma de filas y columnas, es decir lo podemos identificar, con números las FILAS y con letras LAS COLUMNAS. La unión de una localización de columnas, Filas, las llamamos celdas.

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A B C1 (A,1) (B,1) C2 (A,2) (B,2) O3 (A,3) (B,3) L4 (A,4) (B,4) U5 M6 CELDA (A,6) CELDA (B,6) N7 FILAS ACOMO MANIPULAR LAS HOJAS DE TRABAJO DE EXCEL

1. Se insertan los datos alineados hacia la DERECHA en la parte superior hasta abajo.

2. El tipo de letra y tamaño no deben sobrepasar el área de la celda, si esto pasa arrastrar de la parte superior de las letras que identifican las columnas para ampliar su tamaño.

3. Los datos se alinean a la izquierda de la celda sin dejar columnas vacías, y se dejan solo si son necesarias.(En el caso de datos alfabéticos, si son numéricos su alineación será a la derecha.

4. Se aplicara tipo de fuente Arial en cualquier tamaño visible para su impresión.

5. Los Títulos se colocan en la parte superior, como también los subtítulos.

COMO INSERTAR UNA FILA O UNA COLUMNA.

1. Nos ubicamos en la letra que identifica la COLUMNA o el número que identifica la FILA y dar clic derecho sobre cualquiera de ellas.

2. Aparecerá el menú emergente y seleccione la opción INSERTAR.

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COMO CONFIGURAR LA HOJA DE TRABAJO

1. Para configurar se realiza de la siguiente forma, ir al icono de office(Office 2007) ó en Office 2010 el Menú ARCHIVO y seleccione IMPRIMIR, dar clic en CONFIGURAR PAGINA, ingresaremos a una configuración de pagina.

2. Aparecerán dos pestañas importantes: PAGINA Y MARGENES, en PÁGINA seleccione la orientación de la hoja en forma VERTICAL u HORIZONTAL.

6. El AJUSTE DE LA ESCALA podemos rebajar o aumentar el área de tamaño de Excel, de 1% al 100%, pero no debemos rebajarlo de un 60%.

7. Debemos configurar las márgenes de la hoja dejando 1 cm de espacio en la parte, superior, inferior, izquierda y derecha.

8. En la medida de lo posible no centrar las filas ni las columnas, en la parte de impresión de la información.

COMO INSERTAR COLUMNAS O FILAS

1. Ubicarse en la celda donde se quiere insertar la columna o fila.

2. Dar clic derecho sobre la letra que identifica la columna o el número que identifica la fila, seleccione la opción INSERTAR con el botón izquierdo del mouse, automáticamente se creara una nueva fila o columna.

COMO ELIMINAR COLUMNAS O FILAS

Para eliminar filas o columnas igual que la acción anterior, seleccione el numero o la letra que identifica la fila y columna y

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dar botón derecho del mouse y en el menú emergente dar clic con el botón izquierdo en la opción eliminar.

COMBINAR CELDAS

Combinar una celda es unir celdas en una sola, que se identifica, buscando su ubicación en el cuadro de nombres. Para aplicar esta opción, seleccione las celdas y luego desde el menú inicio, aplique el icono COMBINAR CELDAS.

Realizar esta operación es seleccionar unas celdas adyacentes y unirlas en una sola, casi siempre se utilizan para escribir títulos.

Para eliminar una combinación de celdas, seleccione las celdas de nuevo y aplique el mismo icono COMBINAR CELDAS.

INSERTAR CAMPOS AUTOMATICAMENTE

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Insertar el nombre del campo (campo de autollenado) por ejemplo los días de la semana, los meses del año.

Se inserta el primer termino. Y luego en la parte de abajo de la celda ubicándonos en el borde derecho arrastrar y soltar con el botón izquierdo del mouse

Enero

Para insertar campos generadores de series de datos con valores numéricos: Se toman los dos primeros valores, selecciónelos con el botón izquierdo del mouse, y luego arrástrelos hacia abajo o a la derecha.

Para crear valores repetitivos, escriba primero el numero presione <Enter> y arrástrelo de la parte inferior hacia la derecha o hacia abajo; se repetirá el valor seleccionado.

Podemos crear además valores descendentes en donde seleccionamos un valor mayor y luego un valor menor, seleccionamos ambos, arrastramos y soltamos- Los valores deberán tener lógica, de 2 en 2, 100 en 100, 1000 en 1000 etc.

800.000 900.000900.000 800.000

Si seleccionamos un valor y lo arrastramos, repetirá el mismo valor hacia abajo o a la derecha

100.000100.000100.000100.000

FORMATO DE CELDAS

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Se aplica a grupos de celdas numéricas, donde se le insertan a los números signos de puntuación, signos como $, euro, US dólar, porcentaje. El formato de celdas también se aplica alineaciones de los caracteres, tipo de formato, de la siguiente manera.

Para aplicar un formato debemos:

1. Seleccionar los datos para aplicar el formato2. Damos clic con el botón derecho del mouse y en el menú

emergente seleccione la opción FORMATO DE CELDAS3. Aparecerá un recuadro del FORMATO DE CELDAS

4. La opción GENERAL: Contiene el numero sin formato

El FORMATO tipo NÚMERO muestra varias opciones de la siguiente manera:

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Posiciones decimales: Por defecto se trabaja con 2 posiciones decimales si son necesarios.

Seleccione la casilla separación de MILES para que se realice la separación de las cifras con puntos.

COMO APLICAR SUMATORIA

Para aplicar una sumatoria a una serie datos, simplemente ubíquese en la celda siguiente después de la última cifra y seleccione el icono sumatoria, aparecerá la selección de las celdas a ser sumadas y luego presione ENTER.

FORMATO MONEDA

Se aplica a los totales se les puede agregar FORMATO tipo MONEDA donde al seleccionar los totales aplicamos el símbolo adecuado. $, euros, yenes, dólar, etc.

$780.000,00

Signo de moneda, separador de miles y separador de decimales

FORMATO TIPO CONTABILIDAD: Es un formato aplicable a los datos numéricos donde se maneja formato con separador de miles y separador de decimales pero si la información está en 0 (cero) el resultado será mostrado con guión ( - )

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FORMATO TIPO FECHA: Es aplicable para los datos con fecha corta y fecha larga, puede cambiarse la información entre fechas con el formato DD/MM/AA

FORMATO TIPO HORA: Aplica a los datos con formato HH:MM:SS es decir Horas: Minutos: Segundo en estilo hora Normal o también hora militar

HORA MILITAR: 13:10:20

HORA NORMAL: 1:13:20 pm

FORMATO TIPO PORCENTAJE: Aplica a valores en donde debemos calcular datos tipo: IVA, Descuentos, Porcentajes aplicados a nóminas, incrementos, etc. La gran mayoría de estos cálculos son las multiplicaciones. Se debe aplicar el formato tipo porcentaje antes de escribir el dato de porcentaje, no después. Según la aplicación desarrollada será necesaria o no el colocar decimales al dato del porcentaje.

FORMATO TIPO TEXTO: Es usado solo para ingresar datos alfanuméricos (Letras y/ó números), estos datos numéricos NO pueden realizar operaciones matemáticas porque aunque aparezcan como números son en realidad TEXTO “2”. Es aplicado a la generación de códigos, folios, registro civil entre otros.

Nota: Cuando se escriban datos numéricos como texto y deben entrar en operaciones matemáticas, las columnas deben convertirse a número y de nuevo digitarlas. El formato tipo texto mostrara alineación a a la izquierda con un pequeño triangulo verde invertido.

FORMATO TIPO TEXTO

Se aplica para generar códigos, números alfabéticos (son en realidad texto, también llamados alfanuméricos) no se puede realizar operaciones con estas celdas ej.

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FORMATO NUMERICO 1264 FORMATO TEXTO 0001264

Si ya están escritos los números deben borrarse para escribirse de nuevo con FORMATO TEXTO.

AGREGAR NUEVAS HOJAS AL LIBRO DE TRABAJO

Para insertar nuevas hojas aun libro, ir a la barra de desplazamiento inferior de Excel y en la parte inferior seleccione el icono INSERTAR HOJA DE CALCULO

Si deseamos eliminar una hoja damos clic derecho sobre la hoja a eliminar y seleccione en el menú emergente la opción ELIMINAR.

Podemos cambiar el nombre a las hojas de trabajo dando doble clic sobre este, el nombre de la hoja quedara seleccionado e insertamos el nuevo nombre con otra opción dando clic derecho sobre la hoja y con el menú emergente seleccione la opción CAMBIAR NOMBRE.

También podemos cambiar el color de etiqueta del nombre de la hoja, dando clic derecho sobre la hoja y seleccione del menú emergente CAMBIAR COLOR DE LA ETIQUETA, Escoja el color deseado.

En la operación con hojas de trabajo podemos crear copias de las mismas hojas de trabajo, realizar la siguiente operación.

Mover o Copiar Hojas

Page 10: Clase de Excel

Dar clic derecho sobre la hoja seleccionada, luego en el menú emergente seleccione la lo opción MOVER O COPIAR, aparecerá una nueva ventana,

Seleccione el lugar donde deseamos insertar la copia ya sea el libro actual u otro que este abierto, seleccione además el recuadro Crear una copia y al final le podemos cambiar el nombre a la hoja de la copia.

BORDES DE CELDAS

Las divisiones de las celdas no aparecen en la impresión, solo sirven de guías para realizar el trabajo.

Para esto debemos seleccionar las celdas para insertar los bordes, luego ir a la opción BORDES y seleccione el borde deseado: ya sea Todos los bordes, borde de cuadro grueso, borde arriba y abajo, etc.

Page 11: Clase de Excel

Como realizar una formula en EXCEL

CONFIGURACION DE UNA HOJA DE TRABAJO

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Configurar una página es preparar una hoja para recibir datos, es preparar la hoja para colocarle márgenes, área de trabajo y orientación de la hoja.

COMO REALIZARLO:

Ir al menú diseño de página y aplique las siguientes opciones:

1. En una orientación vertical el numero de columnas va hasta la letra G y la fila hasta el numero 50

2. En una orientación horizontal el numero de columnas se extiende hasta la letra K y las filas hasta el numero 33.

CONFIGURAR TAMAÑO DE LA HOJA

1. Podemos seleccionar el tamaño carta u oficio; dependiendo del tipo de informe.

APLICAR ESCALA AL TRABAJO

Cuando requerimos más espacio de trabajo, pero los datos no caben en estos espacios, aplicamos la opción escala que es reducir la vista y los espacios de impresión-

Entre menor porcentaje aplicado a la escala, más pequeños serán los caracteres a mostrar y su impresión será igual. Si la impresora es de matriz de punto esta impresión será casi ilegible y será mejor en una impresora de inyección de tinta y alcanzara su calidad máxima en una impresora laser.

La escala inicia en un 100% y disminuye en visualización hasta el mínimo que no debe ser inferior a un 60%

COMO MOVER FILAS Y COLUMNAS

Simplemente ubíquese en la línea de separación entre las letras que identifican las columnas y los números que identifican las filas y desplace las líneas con clic arrastrar y soltar, este movimiento se aplica a todas las filas y columnas de las celdas.

HOJAS DE TRABAJO

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Excel permite insertar datos en forma de diferentes hojas como en una carpeta, esta carpeta es llamada libro y cada libro tiene diferentes hojas de la forma como

el usuario desee agregarlas.

Para agregar nuevas hojas a un libro damos clic derecho sobre la barra inferior donde ubican las hojas, y dar clic en la opción Insertar ----seleccione Hoja de cálculo o también en office 2007 en la última hoja llamada insertar hoja.

Para eliminar una hoja de trabajo, botón derecho del mouse y en el menú emergente seleccione la opción ELIMINAR.

Podemos además cambiar el nombre a las hojas de trabajo de igual forma, con el botón derecho del mouse seleccione en el menú emergente sobre la hoja la opción cambiar nombre, este quedara seleccionado e insértelo (escríbalo) luego clic fuera de la hoja para finalizar.

Podemos cambiar además el color de la etiqueta utilizando el mismo método botón derecho del mouse sobre las hojas y seleccione la opción COLOR DE ETIQUETA en una paleta de colores seleccione el color deseado.

Podemos COPIAR OTROS TRABAJOS A NUESTRO LIBRO, y llevándolos de un libro a otro.

Como realizarlo:

1. Deben estar abiertos ambas planillas la de de la hoja con datos y el libro nuevo con su nombre ya guardado

2. Botón derecho del mouse sobre la hoja a copiar y seleccione la opción MOVER O COPIAR.

3. Aparecerá un cuadro de dialogo donde selecciono a que archivo deseo realizar la copia, selecciónelo y luego coloque el puntero del mouse en la opción (Mover al Final) si se desea y seleccione la casilla CREAR UNA COPIA y presione aceptar

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION EN EXCEL

Page 14: Clase de Excel

FILAS HORIZONTALES

A B C D1 A,1 B,1 C,1 D,12 A,2 B,2 CELDA D,23 A,3 B,3 C,3 D,3

Verticales

Columna

Se identifican las filas con números y las columnas con letras.

La identificación en EXCEL es en forma COLUMNA, FILA

En el cuadro de nombres: Podemos observar la ubicación del cursor dentro de la hoja de trabajo

COMO INSERTAR DATOS EN EXCEL

Simplemente escriba el dato número o letras y presione ENTER o me muevo con las teclas direccionales izquierda, derecha, arriba, abajo

Solo se insertan datos numéricos dentro de las celdas si van a tener cálculos con ellos.

Los Títulos y subtítulos se colocan alineados en la parte izquierda de la hoja

Combinar y Centrar Títulos

En Excel podemos seleccionar un rango de celdas ej: A1 hasta G1 y luego dar clic al icono combinar y centrar. Nota: Debe aplicarse por lo general al finalizar el trabajo en la hoja de cálculo.

MOVER LAS COLUMNAS DE LAS CELDAS

Simplemente en la división entre las letras que identifican las columnas o si es del caso de los números que identifican las filas, arrastrar la línea a una nueva ubicación.

Auto-llenado de CELDAS

Es la forma rápida como automáticamente Excel inserta información así:

Page 15: Clase de Excel

1. Creando series de datos: Escribimos 2 números (diferentes) pero con sentido lógico, como 1,2 – 2, 4 ó 10, 20, 100, 90; seleccionamos ambos datos al mismo tiempo y del segundo dato arrastramos de la parte inferior derecha, cuando el puntero del mouse se muestre como una cruz negra, arrastramos y soltamos el puntero del mouse

2. EN LOS DATOS NUMÉRICOS NO SE PUEDE INSERTAR EL

SEPARADOR DE MILES POR NINGÚN MOTIVO EJEMPLO 100.000

3. Se puede insertar coma (,) para realizar la separación de números decimales ejemplo 200,39. No puede insertar comas como separador de miles 200,000,00

4. Podemos realizar auto-llenado de celdas simplemente con escribir una palabra clave y luego presione ENTER

Ejemplo

LUNES ENERO ENERO 1

Simplemente igual que los ejemplos anteriores escribimos el dato y arrastramos ya sea hacia abajo o hacia la derecha

5. Si deseamos agregar rápidamente a una cifra los puntos separador de miles, seleccionamos las celdas y presione el icono separador de miles

6. Si deseamos aumentar o disminuir las cifras decimales presione los iconos aumentar decimales y disminuir decimales.

7. Por defecto en el área contable el numero de cifras decimales son 2

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Es una labor simple, seleccione los números que identifican las filas o las letras que identifican las columnas; damos botón derecho del mouse y en el menú desplegable seleccione la opción insertar. Si deseamos eliminar las columnas o filas se realiza el mismo ejercicio.

CAMBIAR DE COLOR A LA ETIQUETA DE LA HOJA

Page 16: Clase de Excel

Dar Clic derecho sobre la hoja seleccionada y del menú

Emergente seleccione la opción COLOR DE ETIQUETA, aparecerá la paleta de colores, allí con el botón izquierdo del mouse seleccione el color de la etiqueta.

MOVER COPIAR HOJAS

Se utiliza para copiar hojas de trabajo en el mismo archivo o en otro. Esta copia el formato, las formulas, funciones, macros que son copiadas también a la hoja Nueva.

Como Realizarlo:

Botón derecho sobre la hoja de trabajo y en el menú emergente seleccione la opción MOVER ó COPIAR con el botón izquierdo del mouse.

Luego aparecerá un recuadro donde selecciona primero el libro a donde se copiara la información, en la parte inferior del recuadro seleccione en que parte desea que quede la nueva hoja (copia). Seleccione con clic la opción CREAR COPIA.

COPIAR Y PEGAR FILAS Y COLUMNAS INSERTANDOLAS DE UN LUGAR A OTRO

1- Dar clic en el numero o letra de la fila o columna y luego con el botón derecho del mouse seleccione la opción COPIAR o CORTAR

2- Ubicarse en la nueva fila o columna en su letra o número determinado y dando clic derecho seleccione del menú emergente la opción PEGAR

APLICACIÓN DE BORDES DE CELDAS

El borde de celdas son las líneas de división que separan una celda de otra; los datos aunque están divididos por medio de las celdas a la hora de imprimir, estas divisiones no aparecerán, para insertarlas debemos realizar lo siguiente:

a. Seleccione las filas o columnas para aplicar los bordes de celdas con el botón izquierdo del mouse con el movimiento arrastrar y soltar

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b. Seleccione el borde para aplicar: c. Los más utilizados son: Todos los bordes, bordes

externos, borde de cuadro grueso y opcional los bordes izquierdos, derechos, superiores e inferiores.

d. Si se desea eliminar los bordes seleccione la opción SIN BORDE.

Normalmente en Excel hay datos que siempre llevaran una alineación o un formato, por ejemplo

CODIGO, FOLIO, CARNET, EDAD, AÑOS, SEXO; siempre se alinean en forma centrada, sin decimales.

EL DETALLE DE UN ARTICULO O DESCRIPCION, NOMBRES Y APELLIDOS SE ALINEAN A LA IZQUIERDA

LOS DATOS QUE PARTICIPAN EN OPERACIONES NUMERICAS QUE SIGNIFICA DINERO $$$; SE ALINEAN A LA DERECHA. El signo pesos solo aplica a totales generales.

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS OPERADORES

En Excel existe un orden para realizar operaciones numéricas así:

1- Se desarrollan o se despejan los paréntesis ( )2- Se ejecutan los exponentes 3^2

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3- Se ejecutan al mismo tiempo Multiplicaciones y Divisiones4- Se ejecutan Sumas y restas

((3+4)*2) – ((24/12)^3)*16%

1 2

3 4 5

3+4*2-24/12^3*16%

4 2 3 1

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COMO REALIZAR UNA FORMULA

1. Inicia escribiendo el signo igual = con este signo a Excel se le

indica que se prepare para iniciar una formula o una función.2. Con el botón izquierdo del mouse seleccione el primer término

que será parte de la operación ejemplo: = A63. Seleccione el signo de operación (suma, resta, multiplicación,

División, porcentaje) +,-, *, /, %; el usuario debe escribirlo en su teclado

4. Y luego presione el segundo termino. Ejemplo =A6 + C10.

Ejemplo usando paréntesis: =(A6+C10) / (C2*A1)* 10%

Page 19: Clase de Excel

5. Y presione enter si finalizo toda la operación.

COMO REALIZAR UNA SUMATORIA

1. Ubíquese en la celda resultado2. Luego presione del menú INICIO el signo autosuma o sumatoria3. Excel mostrara el rango seleccionado4. Si es correcto el rango, presione ENTER, por el contrario cambie

el rango de celdas y de igual manera presione ENTER

FUNCIONES

Una función es una formula abreviada, la función es de inmediata aplicación a un rango de celdas o una celda en particular.

1. Función SUMA se aplica a un rango de celdas en particular.a. Para aplicar una función primero escribimos el signo =b. Escriba la función a aplicar ya sea MAX, MIN, CONTAR,

REDONDEAR, PROMEDIO, SI.c. Abrir paréntesis y escoja el rango de celdas (grupo de celdas)d. Cerrar paréntesis y presione ENTER para finalizar

2. Nota: Las funciones al igual que las formulas se les puede colocar formato de celdas y se pueden arrastrar.(Arrastrar y soltar).

3. FUNCION MAX: Halla el valor máximo de un rango de celdasa. Sintaxis =max(rango1:rango2) enter

4. FUNCION MIN: Halla el menor valor de un rango de celdas-a. Sintaxis =min(rango1:rango2) enter

5. FUNCION CONTAR: Devuelve el numero de celdas que cumplan con la condición contar 1 a uno (No incluye valores alfabéticos)

a. Sintaxis: =contar(rango1:rango2) enter

Page 20: Clase de Excel

6. FUNCION PROMEDIO: Aplica un promedio de datos a un rango de celdas.

a. Sintaxis: =promedio(rango1:rango2) enter7. FUNCION REDONDEAR: Es aproximar un valor decimal a un número

entero próximoa. Sintaxis: =redondear(numero a redondear; 1) enter.b. Ejemplo 3,96 4,00

FUNCION LOGICA SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

OPERADORES DE COMPARACION:

> MAYOR QUE

>= MAYOR IGUAL

< MENOR QUE

<= MENOR IGUAL

= IGUAL

<> DIFERENTE DE

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Page 21: Clase de Excel

Prueba lógica   Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor

de la celda A10 es igual a 100 ó A11<4 ó A2>=4, la expresión se evalúa como

VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede

utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero    es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica

es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro

de presupuesto" y el argumento prueba lógica se evalúa como VERDADERO, la

función

Valor_si_falso    es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es

FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto

excedido" y el argumento prueba lógica se evalúa como FALSO, la función SI

muestra el texto "Presupuesto excedido".

COMO APLICARLO

Ir al menú FORMULAS y seleccione FX, es decir la opción para insertar funciones y luego presione la opción SI

Aparecerá un cuadro de dialogo.

Page 22: Clase de Excel

SUBTOTALESPuede calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista   (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de una columna utilizando el comando Subtotal

Se puede realizar cuando las celdas tienen una celda común que tienen a su vez una descripción de un artículo o su detalle.

Como aplicarlo: 1- Se realiza una lista de artículos con la información de sus datos para aplicar mientras que tengan un campo en común

2. Se selecciona toda la información de las celdas incluyendo los títulos de cada columna, no se incluyen los totales porque este se realiza automáticamente.

3. Antes de aplicar subtotales se organizan los datos en forma alfabética ordenándolos por el campo que queramos, este campo será el del rompimiento. El campo de rompimiento es aquel por cual deseamos dar un total por artículo.

Page 23: Clase de Excel

Debemos ordenar los datos por la opción columna y escoja ordenar por ________la columna seleccionada. Los campos deberán seleccionarse todos para evitar que unas columnas se ordenen y otras no. Todas las celdas se ordenaran de acuerdo a la columna seleccionada.

De nuevo seleccionamos todos los campos que ya están ordenados, se toma la opción en el cuadro de SUBTOTAL, para cada cambio en (Escoger el campo de rompimiento) ARTICULOS en este caso; usar la función

Page 24: Clase de Excel

COPIADO Y PEGADO ESPECIALDentro de un trabajo podemos copiar y pegar datos vinculándolos en la misma hoja o en otra hoja, o en otro programa diferente. Cuando vinculamos un archivo o una información con otra, si los datos de origen cambian, también cambiara la información de destino.

Se realiza seleccionando la información a copiar, luego dar botón derecho del mouse y seleccione del menú emergente la opción copiar o CTRL +C, de esta manera se copia.

Para pegar ir a la hoja de destino o sitio de destino y dando botón derecho en la barra emergente seleccione la opción pegado especial, aparecerá un cuadro de dialogo.

Dar clic en el botón PEGAR VINCULOS

VALOR ABSOLUTO

Se aplica cuando necesitamos realizar una operación por valor fijo, para evitar que las celdas se muevan al copiar la formula.

Como aplicarlo: Seleccione la celda de la primera operación, luego escriba el signo de operación (*) y en el segundo operador coloque en medio entre la letra que identifica la columna y el número que identifica la fila el signo $; para ingresar a la formula presione la tecla F2

=A1 * B$1, la formula ya no se moverá en el segundo término.

Page 25: Clase de Excel

CREACION DE GRAFICOS

Se realiza para generar un grafico que muestre el comportamiento de los datos en un tiempo determinado.

Para generar un grafico debemos seleccionar los datos a graficar menos los totales

Para generar un grafico en Excel 2007 debemos solo realizar los siguientes pasos:

1- Seleccione los datos, sin incluir totales2- Ir al menú INSERTAR y seleccione el grafico que deseamos representar, los más

comunes son: Columna, Línea, circular y barra.

VALIDACION DE CAMPOS

Es utilizado en las celdas para ingresar los datos y al hacerlo, que estos tengan que realizar una acción llamada validación, esta validación debe aplicarse a todas las columnas excepto a los títulos de las columnas

Como aplicarlos:

1. No deben insertase datos en las celdas excepto los títulos de columnas2. Una a una cada columna debe seleccionarse, se valida COLUMNA x COLUMNAS3. Ir al MENU DATOS y dar clic en VALIDACION 4. Aparecerá un cuadro de dialogo con tres opciones para llenar

Page 26: Clase de Excel

OPCION CONFIGURACION

Aquí se tendrá en cuenta el CRITERIO DE VALIDACION y seleccionar los datos para validar

DATOS NUMERICOS: Solo se validaran aceptando campos de una determinada longitud y un tipo de campo NUMERICO-

Seleccionamos datos ENTRE

Se determina el valor mínimo y máximo para ingresar datos al sistema.

Obligatoriamente tendremos que limita la información y colocar los avisos respectivos de restricción.

Esta segunda pestaña debe informar al usuario que tipo de información debe ingresar

Page 27: Clase de Excel

Si el usuario se equivoca al ingresar los datos, el sistema debe mostrar un mensaje de error, también programado para informar que tipo de error se produjo

GRAFICACION DE LA INFORMACION

Se utiliza para mostrar graficamente el comportamiento de los datos en función de dinero, tiempo, total.

Para graficar los datos debemos realizar el siguiente proceso simple:

1. Seleccione los datos sin seleccionar los totales (Si existen).2. Luego de la selección de la información, ir al menú INSERTAR y

seleccione cualquiera de los graficos disponibles, por ejemplo:a. Columnas c. Lineasb. Barras d. Circulares (Especial para graficar totales)

3. Luego de crear la grafica, escoja si los datos deben de mostrarse por filas o por columnas. ) Cambiar Entre filas y Columnas.

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4. Añadir si es del caso los rótulos a las graficas.