Clase 6

Macros

El término "macro" es una abreviatura de "Macro comando". Este tipo de herramientas le permite al usuario guardar con un nombre, un grupo de comandos u órdenes que le dicta habitualmente al programa para realizar una determinada tarea y obtener un resultado. Al estar guardados, la ejecución de estas órdenes es mucho más rápida puesto que Excel las trabajará automáticamente y no será necesario especificarlas una por una.

Creación de Macros

El proceso de creación de una macro es similar al que realiza cuando quiere grabar una canción. En estos casos, primero presiona Record para darle la orden de que comience a grabar la canción antes de que ésta comience y, una vez que la canción pasó y fue grabada, presiona Stop para que no continúe grabando.

Considerando la comparación anterior, para grabar la macro tendrá que realizar lo siguiente:

-Seleccione una celda-Haga un clic en la Cinta de Opciones Vista y seleccione la herramienta Macros.

-De la lista de opciones, elija Grabar Macro…, y observará en pantalla un cuadro en el que tendrá que especificar los siguientes datos:

-Nombre de la macro: en este casillero debe colocar el nombre que quiere asignarle a la nueva macro. Tenga en cuenta no dejar espacios al tipear el nombre y que éste sea claro, de manera que se pueda identificar el resultado que arrojará la ejecución de esta macro.

-Método abreviado: en este casillero debe colocar una letra que junto a la tecla CTRL utilizará para su ejecución. Es decir, una combinación de teclas (Ctrl + letra) que permita ejecutar la macro cuando lo necesite. Es muy importante que se fije muy bien si la letra la está determinando en minúscula o mayúscula.

-Guardar macro en: en este casillero establecerá la ubicación de la macro. Existen tres posibles lugares: Este libro, seleccione esta opción cuando quiera que la macro solamente pueda utilizarse en el archivo donde se está creando; Libro nuevo, active esta opción cuando quiera que la macro se grabe en un archivo nuevo diferente al actual; Libro de macros personal, esta opción le permitirá que la macro pueda ser activada desde cualquier archivo de Excel.

-Descripción: en este cuadro puede incorporar, opcionalmente, algún comentario a cerca de la función de la macro o de la persona que la creó.

-Una vez especificadas todas las condiciones del cuadro Grabar macro haga clic en el botón Aceptar.

-Notará en la Barra de Estado una leyenda que dice Listo. Excel se encuentra ahora en condiciones de grabar todo lo que usted haga. Por lo tanto, comience a ejecutar los comandos que quiere incluir en la macro.

-Una vez ejecutadas las órdenes que conformarán la macro, haga clic en el icono Macros - Detener grabación de la cinta de opciones Vista o haga clic en el botón Detener grabación que se encuentra en la barra de estado.

Ejercicio:

Suponga que diariamente en su trabajo debe diseñar siempre la misma planilla pero con diferentes datos. En este caso, la utilización de una macro que ejecute automáticamente todos los comandos que son necesarios para la creación de la planilla le sería de gran ayuda, ya que Microsoft Excel 2007 ejecutaría la macro y de esta manera no tendría que realizarla manualmente.

Para ello realice lo siguiente:

1-Comience un libro nuevo.

2-Presente la cinta de opciones Vista y haga clic en la herramienta Macros - Grabar macro.

3-Complete el cuadro “Grabar macro” con la siguiente información

4-Haga clic en el botón Aceptar.

5-En el rango A1:D1 de la Hoja 1 incorpore los siguientes datos: Alumno – Nota1 – Nota2 – Promedio.

6-Luego Seleccione el rango A1:D1 y aplíquele un formato a su elección.

7-Seleccione las columnas A, B, C y D y modifique el ancho las columnas de forma que se visualice bien su contenido.

9-Seleccione la celda D2 e ingrese la siguiente estructura de función: =PROMEDIO(B2:C2)

10-Posicione el puntero en el controlador de relleno de la celda D2 y repita la función hasta la celda D12.

11-Detenga la grabación desde el botón detener grabación de la barra de estado.

12-Cambie el nombre de la Hoja 1 por “Curso 1”

13-Complete la planilla con los datos de 10 personas. Automáticamente se obtendrán los promedios puesto que ya está especificada la función.

14-Cambie el nombre de la Hoja 2 por “Curso 2”, el de la Hoja 3 por “Curso 3” y el de la Hoja 4 por “Curso 4”

15-En estas hojas tendrá que diseñar la misma planilla de la hoja “Curso 1” pero los datos que incluirá serán diferentes puesto que se trata de otros cursos. Para ello utilizará la macro recién creada.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje42.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.

Ejecutar Macros

Para ejecutar la macro que creó, Excel le presenta diferentes métodos: el estándar, mediante botones de comando o a través del método abreviado asignado en el momento de creación de la macro.

Ejecución a través del método abreviado

-Active el área donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).-Presione simultáneamente la combinación de teclas asignada (Control + letra)

Ejercicio:

1-Active la Hoja “Curso 2”.

2-Presione Ctrl + a (combinación asignada a la macro Alumnos).

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación:

D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje43.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,

o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta

de descarga virtual.

Ejecución a través de la Cinta de Opciones Vista

-Active el área donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).-Haga clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y seleccione la opción Ver Macros.-Aparecerá en pantalla un cuadro que contiene todas las macros creadas en Microsoft Excel 2007.

-Seleccione del listado la Macro que se necesite.-Haga clic en el botón Ejecutar.

Ejercicio:

1-Active la hoja “Curso 3”

2-Vaya a la Cinta de Opciones Vista, seleccione la herramienta Macros – Ver macros.

3-Seleccione la macro “Alumnos”.

4-Haga clic en el botón Ejecutar.

Ejecución a través de un botón en la Barra de de Herramientas de acceso rápido

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación:

D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje44.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,

o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta

de descarga virtual.

Una forma rápida de ejecutar una macro es hacerlo a través de un Botón en la Barra de Herramienta de acceso rápido, para crearlo realice el siguiente procedimiento:

-Haga clic con el botón secundario del Mouse sobre cualquier icono de la Cinta de Opciones, para observar el menú contextual

-Seleccione la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, para visualizar el cuadro Opciones de Excel.

-Del casillero Comandos disponibles en:, seleccione la categoría Macros, de esta manera podrá visualizar todas las macros creadas.-De la lista, seleccione el nombre de la macro que desea, y haga un clic sobre el botón Agregar.

-De esta manera observará la macro seleccionada, junto a los iconos que conforman la barra de herramientas de acceso rápido.

-Para cambiar la imagen del botón, una vez que este seleccionado, haga un clic sobre el botón Modificar, desde el cuadro que se presenta seleccione la imagen que desea colocarle a su macro e ingrese el nombre para mostrar cuando la seleccione.

-Por último acepte los cuadros y observará el siguiente resultado.

Nota: si desea quitar algún botón de la barra de herramientas de acceso rápido, sólo debe seleccionarlo de la lista derecha y pulsar el botón Quitar. En caso de querer restablecer los botones estándar de esta barra, solo debe presionar el botón Restablecer, perdiendo todas las modificaciones realizadas anteriormente.

Ejercicio:

1-Presente el menú contextual de la cinta de opciones y elija la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

2-Del casillero Comandos disponibles en:, seleccione la opción Macros, y agregue la macro Alumnos a la lista de herramientas de acceso rápido. Comandos y la categoría Macros.

3-Una vez agregado, presione el botón Modificar, elija la imagen que desea asignarle al icono y escriba el nombre alumnos en el casillero Nombre para Mostrar.

4-Haga clic en Aceptar en ambos cuadros.

5-Active la Hoja “Curso 4”.

6-Haga clic en el botón Alumnos de la barra de herramientas de acceso rápido.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación:

D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje45.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,

o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta

de descarga virtual.

Fin del Tema "Macros".

Ingrese ahora al Tema "Macros Absolutas y Relativas", que encontrará en el Capítulo VIII.

Macros Absolutas y Relativas

En el Capítulo IV ya estuvo trabajando con los conceptos de referencias absolutas y relativas.

Para refrescarlos un poco recuerde que por defecto todas las celdas son relativas, es decir que varían cuando en una operación se hace referencia a ellas. En cambio, las celdas absolutas se mantienen constantes cuando se hace referencia a ellas en una operación.Por defecto, los comandos que ejecuta durante el proceso de creación de una macro consideran a las celdas a las que hace referencia como Absolutas. Esto es muy fácil de comprobar. En los ejemplos trabajados en el Tema anterior, cada vez que ejecutaba la macro, el resultado de ésta aparecía en el mismo rango de celdas considerado en la creación. Sin embargo, se puede llegar a presentar la necesidad de ejecutar la macro tomando como punto inicial de la planilla una celda diferente a la inicial trabajada durante la creación de la macro. Si por ejemplo, crea la macro a partir de la celda A1 y necesita ejecutarla a partir de la celda J1 tendrá que transformar las celdas consideradas durante el proceso de creación en Referencias relativas.

Macros Relativas

Para determinar que una macro debe trabajar las celdas como relativas hay que especificar la orden desde el comienzo de la grabación. Es decir que una vez creada, la

macro será absoluta si no se determinó lo contrario.Para crear una macro relativa siga este procedimiento:

-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la opción Grabar macro.-Determine el nombre, método abreviado, ubicación y descripción de la nueva macro y haga clic en Aceptar.-Antes de comenzar a ejecutar los comandos que debe contener la macro, haga nuevamente un clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y active el botón Usar Referencias Relativas. -Luego ejecute todos los comandos necesarios y detenga la grabación.

Nota: Al grabar la macro como relativa ahora estará en condiciones de ejecutarla en cualquier lugar de la hoja de cálculo.

Eliminar Botón de la Barra de Herramientas

Para borrar un botón de la barra de herramientas, solo debe pulsar el botón derecho sobre el icono que desea eliminar, y en el menú contextual que se presenta elegir la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Tenga en cuenta que de esta manera, solo habrá eliminado el icono que representaba a esa macro, pero no habrá borrada la macro propiamente dicha, para corroborarlo presione la combinación de teclas del método abreviado y observará como la macvro sigue presente.

Eliminar una Macro

Para borrar una macro definitivamente debe realizar los siguientes pasos:

-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la opción Ver macros.-Seleccione la Macro que desea borrar y presione el botón Eliminar y confirme la eliminación.

Nota: si la macro que desea eliminar es una macro que estaba guardada en el Libro de macros Personal, deberá realizar el siguiente procedimiento:-Haga un clic sobre el icono Mostrar Ventana de la cinta de opciones Vista.-En el cuadro Mostrar que se presenta seleccione PERSONAL y haga un clic en el botón Aceptar.

-Luego realice los mismos pasos que utiliza para borrar una macro de un libro.-Después de haberla borrado presione el icono Ocultar ventana para proteger el Libro PERSONAL.

Fin del Tema "Macros Absolutas y Relativas".

Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo VIII.

Repaso general

Práctica laboral:

En este ejercicio repasará a través de una práctica laboral las herramientas vistas durante este capítulo y las que trabajó anteriormente.Supongamos que está trabajando en una consultora laboral y todos los días debe elaborar una planilla, con la información de cada persona que viene a dejar sus datos.

1-Inicie un libro nuevo.

2-En la hoja 1, comience a grabar una macro nueva, ingrese un nombre a su elección, un método abreviado, la descripción y la ubicación que desea colocar a esta macro.

3-Active el botón de "Usar Referencias relativas".

4-Diseñe la siguiente planilla en la hoja 1:

5-Una vez especificados todos los comandos que le permitirán obtener la planilla como resultado de la ejecución, haga clic en el botón Detener grabación de la barra de estado.

6-El archivo debe tener en total 7 hojas, si es necesario agregue o elimine hojas.

7-Cambie el nombre de las hojas por "Lunes", "Martes", "Miércoles", "Jueves", "Viernes", "Sábados" y "Cálculos".

8-Guarde el archivo con el nombre "Primera semana de Febrero" en la unidad A: o en la carpeta Mis documentos.

9-Active la hoja "Martes" y ejecute la macro utilizando el método abreviado.

10-Active la hoja "Miércoles" y ejecute la macro a través de la Cinta de opciones Vista.

11-Active la hoja "Jueves".

12-Agregue un botón a la barra de herramienta de acceso rápido que ejecute macro creada en el punto 2 de esta practica laboral.

13-Ejecute la macro desde el botón en el resto de las hojas donde no se encuentre la planilla todavía.

14-Complete las planillas de todos los días, inventando por lo menos 5 registros para cada Hoja.

15-En la hoja "Lunes" seleccione el rango de celdas A1:B6.

16-Cree un gráfico con los datos seleccionados.

17-Active la hoja "Cálculos" y en ella diseñe la siguiente planilla:

18-Complete la planilla anterior utilizando las funciones correspondientes.

19-Realice un gráfico que represente el Promedio de Edad de cada uno de los días.

Nota: Recuerde que para seleccionar rangos de celdas no consecutivas debe mantener presionada la tecla Ctrl mientras barre las celdas con el puntero.

20-Cree otro gráfico comparativo con la Cantidad de Inscriptos de cada día.

21-Guarde los cambios efectuados y luego cierre el archivo.

Fin del Tema "Repaso General".

Ingrese ahora al Tema "Configuración de Páginas", que encontrará en el Capítulo IX.

Configuración de Páginas

"Configuración" o "Preparación de Página" hace referencia a todas aquellas opciones que le permiten determinar cuáles son las características de la hoja donde redactará su trabajo.Esta configuración puede hacerse antes, durante o después de haber realizado la planilla, puesto que Microsoft Excel 2007 adaptará la disposición de la misma a las cualidades especificadas.

Para preparar la página deberá realizar los siguientes pasos:

-Haga clic en la Cinta de Opciones Diseño de Página.-Luego haga clic sobre el botón Configurar Página.

-De esta manera se presentará en pantalla el siguiente cuadro, en el que encontrará varias solapas:

En la solapa Página, encontrará tres sectores diferentes, a saber:

-Orientación: le permitirá establecer la orientación de la hoja, Vertical u Horizontal.

-Ajuste de Escala: en este sector encontrará dos opciones:

*Ajustar al % del tamaño normal: permite reducir o aumentar el tamaño de la hoja de cálculo impresa, solo deberá ingresar que porcentaje necesita.

*Ajustar a páginas de ancho por tantas de alto: reduce la hoja de cálculo o la selección cuando se imprime para que se adapte al número de páginas especificado, tanto de ancho como de alto.

-Al final de la solapa encontrará tres casilleros:

*Tamaño del papel: le permite establecer el tamaño de la hoja en la que desea imprimir la planilla.

*Calidad de impresión: se utiliza para elegir el tipo de resolución que desea el usuario. Una resolución mayor proporciona una impresión de mejor calidad en las impresoras que lo permitan.

*Primer número de la página: le permite ingresar desde que número desea comenzar a numerar las páginas.

En la solapa Márgenes: encontrará las opciones para determinar el valor de los márgenes, superior, izquierdo, derecho e inferior, así como también podrá centrar la planilla vertical y horizontalmente con respecto a la hoja, con solo activar las casillas de verificación del sector Centrar en la página.

En la solapa Encabezado y pie de página: los encabezados y pies de páginas son textos que se incorporan en los márgenes superior e inferior respectivamente y se utilizan generalmente cuando necesita incorporar en las planillas a imprimir, datos útiles como el nombre del autor, el número de página, etc. Para colocar un encabezado o pie puede utilizar las opciones preestablecidas que encontrará en las listas desplegables de encabezado y pie de página.

En cambio si desea personalizarlos haga clic en el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página según corresponda, y en el cuadro que se presenta ingrese el contenido y Acepte.

En la solapa Hoja: encontrará cuatro sectores a saber:

-Área de Impresión: en este casillero puede seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir.

-Imprimir Títulos: en este sector puede seleccionar una opción para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa.

-Imprimir: en esta área puede especificar lo que desea imprimir de la hoja de cálculo cuando la impresión se realice a color o en blanco y negro.

-Orden de las páginas: estas opciones se utilizan para controlar el orden en que se numerarán e imprimirán.

-Una vez realizadas todas las modificaciones en cada una de solapas pulse el botón Aceptar para confirmar todos los cambios.

Nota: Alguna de estas opciones también puede realizarlas rápidamente utilizando las herramientas de la Cinta de Opciones Diseño de Página y marcando las opciones preestablecidas, por ejemplo.

Fin del Tema "Configuración de Páginas".

Ingrese ahora al Tema "Área de Impresión", que encontrará en el Capítulo IX.

Área de Impresión

Suponga que en una planilla de cálculos, sólo debe imprimir una parte de los datos de la tabla, para ello podrá establecer cuál es el área de impresión de la planilla; de esta manera sólo se imprimirá la información que se encuentre dentro del Área de impresión.

Establecer áreas de impresión

Para ello deberá realizar los siguientes pasos:

-Seleccione el rango de datos que desea imprimir.

-Desde la cinta de opciones Diseño de Página, seleccione el icono Área de impresión y haga un clic sobre la opción Establecer Área de impresión.

Nota: Si a un área de impresión establecida, necesita agregarle más información debe realizar los siguientes pasos:

-Seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión.

-Haga un clic sobre el Icono Área de impresión y seleccione la opción

Agregar al área de impresión.

Quitar áreas de impresión

Para borrar un área de impresión debe hacer un clic en la cinta de opciones Diseño de Página, hacer un clic sobre el icono Área de Impresión y seleccionar la opción Borrar área de impresión.

Fin del Tema "Área de Impresión".

Ingrese ahora al Tema "Vista Preliminar", que encontrará en el Capítulo IX.

Vista Preliminar

Esta herramienta que ofrece Excel 2007 le permite observar la planilla antes de imprimirla, de esta manera podrá darse cuenta si toda la información saldrá en la impresión, si deja el lugar suficiente en cada sector de la planilla, si las imágenes están bien acomodadas, entre otras observaciones.

Para utilizar la Vista Preliminar debe realizar los siguientes pasos:

-Ubíquese en la planilla que desea observar.

-Haga un clic en el Botón de Office - Imprimir y luego seleccione la opción

Vista Preliminar.

Nota: Otra forma de acceder a esta herramienta es utilizando la combinación de teclas CTRL + F2. O también agregando el icono de Vista Preliminar a la barra de herramientas de acceso rápido, como se observa en la siguiente imagen:

-De esta manera Excel le mostrará la hoja activa completa en el documento, y solo le presentará la Cinta de Opciones Vista preliminar.

Nota: Recuerde utilizar esta herramienta antes de realizar una impresión, para verificar que la información se imprima correctamente, para salir de esta vista solo presione la tecla ESC, o haga un clic en el icono Cerrar vista preliminar.

Fin del Tema "Vista Preliminar".

Ingrese ahora al Tema "Impresión", que encontrará en el Capítulo IX.

Impresión

Para imprimir una planilla o los elementos seleccionados, deberá realizar los siguientes pasos:

-Ubíquese en la planilla.

-Haga un clic en el Botón de Office - Imprimir y seleccione la opción Imprimir.

-De esta manera se presentará el siguiente cuadro, en el que deberá configurar la impresión que va a realizar.

-En el sector Intervalo de páginas, podrá seleccionar dos opciones de acuerdo a lo que necesite.

*Todas: imprime todas las páginas de la planilla.

*Páginas: imprime las páginas que especifique en los casilleros desde y hasta.

-En el sector Copias, podrá indicar la cantidad de copias que desea realizar en el casillero Número de copias. También podrá marcar el casillero de Intercalar para que la impresión tenga el orden apropiado para la encuadernación.

-En el casillero Imprimir: podrá seleccionar que parte del documento desea imprimir.

-Por último debe pulsar el botón Aceptar para comenzar con la impresión.

Nota: Para imprimir una planilla también puede utilizar el Icono de Impresión Rápida de la barra de herramientas de acceso rápido, de esta manera realizará una copia de toda la planilla por cada clic que realice sobre él.

Ejercicio:

1-Abra el archivo Ejemplo 5 que se encuentra en la carpeta C:\Ejemplos\Excel.

2-Configure la página con los siguientes datos:

-Orientación: Vertical.

-Tamaño del papel: Carta

-Centrar la hoja vertical y horizontalmente.

-Colocar un encabezado con su nombre y apellido.

-Un pie de página con la fecha actual.

3-Establezca el rango A1:D14 de la hoja 1 como área de impresión.

4-Observe la planilla con la vista preliminar.

5-Haga un clic en el menú Archivo-Imprimir, e indíquele que solo imprima 3 copias.

Nota: Si su computadora no posee impresora, solo realice estos pasos para observar el mecanismo que tendría que realizar para imprimir.

6-Cierre la planilla sin guardar los cambios.

Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación:

D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje46.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación,

o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta

de descarga virtual.

Fin del Tema "Impresión".

Ingrese ahora al Tema "Validación", que encontrará en el Capítulo X.