of 17/17
Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 1 Cjelovito elektronsko upravljanje dokumentima u Hypo Alpe-Adria Bank d.d. Vesna Popović, Voditeljica odjela Centar dokumentacije Zagreb, 20.5.2015

Cjelovito elektronsko upravljanje dokumentima u Hypo Alpe ... fileDonošenje odluke o uvođenju e-arhiva u banci Brz porast poslovanja i potreba za povećanjem kapaciteta arhivskih

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Cjelovito elektronsko upravljanje dokumentima u Hypo Alpe ... fileDonošenje odluke o uvođenju...

  • Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 1

    Cjelovito elektronsko upravljanje

    dokumentima u Hypo Alpe-Adria Bank d.d.

    Vesna Popović,

    Voditeljica odjela Centar dokumentacije

    Zagreb, 20.5.2015

  • Donošenje odluke o uvođenju e-arhiva u banci

    Brz porast poslovanja i potreba za povećanjem kapaciteta arhivskih skladišta

    Usvajanje akcijskog plana na upravi banke

    sklapanje ugovora

    početak digitalizacije (prvi dokumenti u e-arhiv ulaze u ožujku 2005.

    godine)

    Razlozi za donošenje odluke o korištenju vanjskih usluga e-arhiva

    i digitalizacije gradiva

    u izvršavanju radnog procesa i pružanju usluga strankama banke

    stvaraju se velike količine gradiva, koje ne bismo mogli obraditi sami

    vanjski suradnik ima svu potrebnu infrastrukturu, znanje i dovoljan

    broj zaposlenika

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 2

  • Prednosti korištenja usluga digitalizacije i e-arhiva kod

    vanjskog suradnika

    Mogućnost predaje dokumentacije svaki dan

    Preuzimanje dokumentacije u poslovnim jedinicama

    Obrada velike količine gradiva

    Koristi obrade gradiva

    gradivo se može brzo upotrebljavati,

    manji utrošak vremena za traženje dokumentacije,

    nadzor nad korištenjem gradiva,

    sprečava se oštećenje gradiva

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 3

  • Vrste dokumenata u e-arhivu

    e-arhiv banke sadrži 90 % gradiva koje nastaje u banci: 72 različite vrste

    gradiva, i to:

    gradivo šalterskog poslovanja, krediti FO i PO, transakcijski računi

    PO, dokumentacija o kupoprodaji obveznica, dokumentacija platnog

    prometa, računi, ugovori, zvučni zapisi privatnog bankarstva,

    kupoprodaja obveznica, …)

    Oblik pohranjivanja

    dosje

    pojedinačni dokument

    zvučni zapis

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 4

  • Funkcionalnosti e-arhiva

    Grupiranje dokumentacije, formiranje posebne grupe dokumenata za

    potrebe revizije

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 5

  • Priprema gradiva prije predaje u proces skeniranja

    Izrada vodećih listova sprečava pogreške

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 6

  • Praćenje obrade

    < Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 7

  • Izrada profila za novog korisnika e-arhiva

    Korisnik podnosi zahtjev za upotrebu e-arhiva

    dodatna ograničenja za posebne vrste gradiva (zvučni zapisi,

    ugovori)

    Predaja zahtjeva preko CPU Portala Mikrocop

    izrada profila za novog korisnika

    primanje certifikata

    korisnik prima svoj profil korisničkog imena i lozinku za prvu

    registraciju

    generiranje lozinke u skladu sa sigurnosnom politikom

    < Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 8

  • Koristi vlastitog skeniranja

    Postepeno uvođenje kombiniranog modela digitalizacije gradiva koje izvodi

    i Mikrocop i banka

    Koristi vlastitog skeniranja

    dokumentacija u aplikacije ulazi na početku radnog procesa, nije

    potrebno skeniranje dokumentacije na kraju postupka rješavanja zahtjeva

    skeniranje prilagođavamo poslovnim procesima koji se vrše u banci

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 9

  • Obrada gradiva sudskih ovrha

    Primjer obrade dokumentacije sudskih ovrha

    početak pripreme na obradu

    usvajanje prijedloga za obradu

    početak priprema (promjena vremena dostave pošte od strane

    Pošte Slovenije i promjena radnog vrijeme zaposlenih u

    prijemnom uredu)

    način pripreme dokumentacije

    način i prednost obrade dokumentacije u Mikrocopu

    skeniranje na početku procesa,

    dokumentacija ulazi u e-arhiv i core aplikaciju svakog dana

    poslije 9 sati

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 10

  • Integracija s core sustavom u postupku skeniranja

    dokumentacije transakcijskih računa PO

    Primjer obrade dokumentacije transakcijskih računa PO

    centralno rješavanje zahtjeva za otvaranje tekućeg računa PO

    obrada dokumentacije poslije primanja

    skeniranje dokumentacije i integracija slike u core sistem

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 11

  • Integracija slike u core aplikaciji

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 12

  • Integracija WF i e-arhiva u postupku rješavanja zahtjeva za

    dodjelu kredita

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 13

  • Ispunjavanje kontrolnog lista u Centru dokumentacije

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 14

  • Vlastito skeniranje originala i prelaz dokumentacije u e-arhiv

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 15

  • Koristi poslovanja bez papira

    Likvidacija računa u aplikaciji bezpapira.si

    pripremu dokumentacije, skeniranje, OCR podatka izvodi Mikrocop

    podaci se preko integratora uvoze u core aplikaciju

    prijenos podatka i slike za potrebe likvidacije u aplikaciju bezpapira.si

    validacija podatka u računovodstvu

    postupak likvidacije (konto, definiranje vlasnika troška)

    potvrđivanje računa i plaćanje

    uništavanje originala

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 16

  • Hvala na pažnji !

    Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 08.06.2015 | 17