Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 1

Cjelovito elektronsko upravljanje

dokumentima u Hypo Alpe-Adria Bank d.d.

Vesna Popović,

Voditeljica odjela Centar dokumentacije

Zagreb, 20.5.2015

Donošenje odluke o uvođenju e-arhiva u banci

Brz porast poslovanja i potreba za povećanjem kapaciteta arhivskih skladišta

Usvajanje akcijskog plana na upravi banke

sklapanje ugovora

početak digitalizacije (prvi dokumenti u e-arhiv ulaze u ožujku 2005.

godine)

Razlozi za donošenje odluke o korištenju vanjskih usluga e-arhiva

i digitalizacije gradiva

u izvršavanju radnog procesa i pružanju usluga strankama banke

stvaraju se velike količine gradiva, koje ne bismo mogli obraditi sami

vanjski suradnik ima svu potrebnu infrastrukturu, znanje i dovoljan

broj zaposlenika

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 2

Prednosti korištenja usluga digitalizacije i e-arhiva kod

vanjskog suradnika

Mogućnost predaje dokumentacije svaki dan

Preuzimanje dokumentacije u poslovnim jedinicama

Obrada velike količine gradiva

Koristi obrade gradiva

gradivo se može brzo upotrebljavati,

manji utrošak vremena za traženje dokumentacije,

nadzor nad korištenjem gradiva,

sprečava se oštećenje gradiva

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 3

Vrste dokumenata u e-arhivu

e-arhiv banke sadrži 90 % gradiva koje nastaje u banci: 72 različite vrste

gradiva, i to:

gradivo šalterskog poslovanja, krediti FO i PO, transakcijski računi

PO, dokumentacija o kupoprodaji obveznica, dokumentacija platnog

prometa, računi, ugovori, zvučni zapisi privatnog bankarstva,

kupoprodaja obveznica, …)

Oblik pohranjivanja

dosje

pojedinačni dokument

zvučni zapis

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 4

Funkcionalnosti e-arhiva

Grupiranje dokumentacije, formiranje posebne grupe dokumenata za

potrebe revizije

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 5

Priprema gradiva prije predaje u proces skeniranja

Izrada vodećih listova sprečava pogreške

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 6

Praćenje obrade

< Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 7

Izrada profila za novog korisnika e-arhiva

Korisnik podnosi zahtjev za upotrebu e-arhiva

dodatna ograničenja za posebne vrste gradiva (zvučni zapisi,

ugovori)

Predaja zahtjeva preko CPU Portala Mikrocop

izrada profila za novog korisnika

primanje certifikata

korisnik prima svoj profil korisničkog imena i lozinku za prvu

registraciju

generiranje lozinke u skladu sa sigurnosnom politikom

< Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 8

Koristi vlastitog skeniranja

Postepeno uvođenje kombiniranog modela digitalizacije gradiva koje izvodi

i Mikrocop i banka

Koristi vlastitog skeniranja

dokumentacija u aplikacije ulazi na početku radnog procesa, nije

potrebno skeniranje dokumentacije na kraju postupka rješavanja zahtjeva

skeniranje prilagođavamo poslovnim procesima koji se vrše u banci

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 9

Obrada gradiva sudskih ovrha

Primjer obrade dokumentacije sudskih ovrha

početak pripreme na obradu

usvajanje prijedloga za obradu

početak priprema (promjena vremena dostave pošte od strane

Pošte Slovenije i promjena radnog vrijeme zaposlenih u

prijemnom uredu)

način pripreme dokumentacije

način i prednost obrade dokumentacije u Mikrocopu

skeniranje na početku procesa,

dokumentacija ulazi u e-arhiv i core aplikaciju svakog dana

poslije 9 sati

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 10

Integracija s core sustavom u postupku skeniranja

dokumentacije transakcijskih računa PO

Primjer obrade dokumentacije transakcijskih računa PO

centralno rješavanje zahtjeva za otvaranje tekućeg računa PO

obrada dokumentacije poslije primanja

skeniranje dokumentacije i integracija slike u core sistem

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 11

Integracija slike u core aplikaciji

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 12

Integracija WF i e-arhiva u postupku rješavanja zahtjeva za

dodjelu kredita

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 13

Ispunjavanje kontrolnog lista u Centru dokumentacije

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 14

Vlastito skeniranje originala i prelaz dokumentacije u e-arhiv

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 15

Koristi poslovanja bez papira

Likvidacija računa u aplikaciji bezpapira.si

pripremu dokumentacije, skeniranje, OCR podatka izvodi Mikrocop

podaci se preko integratora uvoze u core aplikaciju

prijenos podatka i slike za potrebe likvidacije u aplikaciju bezpapira.si

validacija podatka u računovodstvu

postupak likvidacije (konto, definiranje vlasnika troška)

potvrđivanje računa i plaćanje

uništavanje originala

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 | 08.06.2015 | 16

Hvala na pažnji !

Mikrocop konferenca Zagreb 20.5.2015 08.06.2015 | 17