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Présentation du transfert de données des élèves Modifié le 07 octobre 2014

CERISE Prim

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Présentation du transfert de données des élèves Modifié le 07 octobre

2014

2 Présentation du transfert de données des élèves

Généralités

» La fonction de transfert des données des élèves est disponible depuis la mise à jour du vendredi 4 avril 2014. (voir le versionning)

» Par défaut, le transfert (émission et réception) est désactivé.

» Si cette fonctionnalité est souhaitée par l’établissement, l’administrateur de votre CERISE Pro ou le chef d’établissement doit l’activer dans le module Paramètres.

3 Présentation du transfert de données des élèves

La CNIL

» Nous vous rappelons que chaque établissementutilisateur de CERISE Pro est responsable de ladéclaration auprès de la CNIL.

» Si vous n’avez pas encore effectué votredéclaration, nous vous invitons à la réaliser auplus vite à l’aide des nouveaux documentsdisponibles sur notre site : http://www.cerise-collection.fr/pro-cnil.php

4 Présentation du transfert de données des élèves

La CNIL

» Pour les établissements qui ont déjà réalisé leurdéclaration et qui souhaitent activer cettefonction:

veuillez vous munir du numéro de déclarationprésent sur votre récépissé ;

veuillez télécharger ce document : RTF ;

complétez tous les champs surlignés en jaune ;

imprimez le document et demandez au chefd’établissement ou au directeur de le signer et d’yajouter le tampon de l’établissement ;

envoyez le document à la CNIL selon les modalitésindiquées sur leur site (cliquez-ici).

5 Présentation du transfert de données des élèves

Activation du transfert

» Munissez-vous du numéro de votredéclaration CNIL présent sur lerécépissé;

» Allez dans le module Paramètres ;

6 Présentation du transfert de données des élèves

Activation du transfert

» Saisissez le numéro de votre déclaration ;

Assurez-vous au préalable que votre demande demodification de déclaration est bien arrivée à la CNIL !

» Sélectionnez « Oui » ;

» Cliquez sur « Valider »

7 Présentation du transfert de données des élèves

Conditions du transfert

» Seuls les élèves disposant d’un INE dans CERISEPro pourront bénéficier du transfert de donnéeslors de leur changement d’établissement.

Vous pouvez consulter la liste des élèves sans INE dansle module Paramètres.

8 Présentation du transfert de données des élèves

Conditions du transfert

» Le transfert de données d’un élève n’est possible que :

si, dans son ancien établissement ,

+ la fonctionnalité de transfert est activée dans le module Paramètres ;

+ l’élève dispose d’un INE ;

+ un import des fichiers SIECLE a été réalisé par l’administrateur pourdésactiver l’élève : voir la procédure

+ l’élève est désactivé depuis moins de 6 mois ;

si, dans son nouvel établissement ,

+ la fonctionnalité de transfert est activée dans le module Paramètres ;

+ un import des fichiers SIECLE a été réalisé par l’administrateur pour créerl’élève : voir la procédure

+ l’élève est créé depuis moins de 6 mois ;

+ l’élève dispose du même INE que dans son ancien établissement.

9 Présentation du transfert de données des élèves

Suivi des transferts

» Dès que toutes les conditions seront réunies, letransfert aura lieu automatiquement dans les 24heures.

» Vous pouvez consulter les transferts qui ont eulieu pour les élèves arrivant d’autresétablissements et pour ceux qui ont quitté votreétablissement.

10 Présentation du transfert de données des élèves

Suivi des transferts

» Vous pouvez connaitre l’identité de l’établissement en saisissant son UAI sur ce moteur de recherche : cliquez-ici.

11 Présentation du transfert de données des élèves

Le transfert ne s’effectue pas, que faire ?

» Dans votre CERISE Pro, vérifiez que :

Le transfert est activé (module Paramètres) ;

L’élève est présent dans votre CERISE Pro (module Accès parents – Accès élève) ;

L’élève dispose d’un INE (module Paramètres) ;

» Contactez l’ancien établissement et vérifiez que :

Le transfert est activé (module Paramètres) ;

L’élève n’est plus présent dans leur CERISE Pro (module Accès parents – Accès élève) ;

L’élève dispose d’un INE (module Paramètres) ;

» Si malgré ces vérifications le transfert ne s’effectue pas, contactez l’assistance CERISE

12 Présentation du transfert de données des élèves

Le cas des élèves qui ne disposent pas d’un INE

» Si l’élève vient d’être créé dans votre CERISE Pro depuis les fichiers SIECLE, contactez votre Rectorat pour savoir si l’élève en possède un. Si c’est le cas, un export-import du fichier SIECLE sera alors nécessaire.

» S’il est impossible d’obtenir l’INE, l’élève peut se connecter au CERISE Pro de son ancien établissement jusqu’à 3 mois après sa désactivation. Il pourra alors exporter l’intégralité de son passeport professionnel (BEP et BAC) qu’il conservera précieusement sur un disque dur et/ou une clé USB, et qu’il pourra transmettre aux enseignants. Il n’est pas possible d’importer les documents PDF dans le CERISE Pro de son nouvel établissement.