CE ESTE O FOAIE DE CALCUL TABELAR Foaia de calcul tabelar, sau foaia de calcul electronic, sau speadsheet, este un program ce ne pune la dispoziţie o tabelă de dimensiuni suficient de mari, în interiorul căreia putem scrie atât text cât şi (mai ales) numere. Cu numerele scrise se pot efectua foarte uşor calcule, prezenta dependenţe funcţionale multiple şi vizualizări grafice. Fiind adaptat calculelor cu cifre şi reprezentări grafice, acest instrument se foloseşte în special în domeniul economic, deci poate fi utilizat în gestiunea spitalului şi sau a cabinetului medical. În acelaşi timp, prin inventivitatea şi iscusinţa utilizatorului medic, acest instrument de lucru se dovedeşte deosebit de util atît în activitatea de cercetare medicală, unde prin funcţiile statistice matematice oferite ajută la analize statistice, precum şi în activitatea curentă dintr-o clinică, prin întocmirea de grafice privind evoluţia bolilor pacienţilor. Nu sunt rare situaţiile în care cu ajutorul foilor de calcul au fost întocmite baze de date cu pacienţii trataţi, folosindu-se facilităţile specifice programelor de baze de date, care există implementate şi la acest program (ordonare, filtrare). Tabela este alcătuită din linii şi coloane. Pentru o identificare uşoară, de regulă, liniile sunt marcate cu numere, iar coloanele cu litere (se incepe cu litera A şi se continuă până la sfârşitul alfabetului, apoi se constituie grupuri de două litere, tot în ordine alfabetică). Intersecţia dintre o linie şi o coloană alcătuieşte o celulă (cell) sau căsuţă. Pentru identificare celula este denumită prin numele coloanei, urmat de numărul liniei (ex: A1, C67, AB3). Cu numerele înscrise în tabel pot fi efectuate calcule. Pentru aceasta în căsuţele tabelei se pot scrie şi formule de calcul, utilizând operaţiile matematice. Operanzii utilizaţi sunt conţinutul numeric al celulelor sau constante numerice. Rezultatul calculelor este depus chiar în celula în care a fost scrisă formula de calcul. Datorită calculului dinamic în foaia de calcul orice modificare a unei date numerice din tabel este urmată automat de recalcularea tuturor rezultatelor obţinute pe baza acelei date

1

Lansarea în execuţie a programului.

Se declanşează meniul Start, apoi se alege Start-Programs-Microsoft-Office-Microsoft Excel. Se acţionează scurt butonul din stanga de pe mouse. Putem obţine o lansare rapidă în execuţie dând un click dublu rapid cu mouse-ul pe icon-ul Microsoft Excel de pe suprafata ecranului.

Aspectul general al programului este oferit în figura alăturată. Se remarcă coloanle (denumite cu litere: A, B, C,...) şi liniile (denumite cu numere: 1,2,3...). Un fişier ne oferă mai multe foi de calcul (implicit 3, dar numărul poate fi mărit). În exemplul din figură este activă foaia Sheet1, activarea altei foi făcându-se prin acţionarea cu mouse-ul pe butonul respectiv (Sheet2 sau Sheet3). Completarea cu informaţie a tabelei se face prin editarea celulă cu celulă. Această operaţie se poate face prin intermediul “celului active”. Celula activă este celula ce are conturul îngroşat. Poziţia ei este precizată în zona de deasupra foii de calcul.

Schimbarea poziţiei celulei active se face manevrând tastele săgeţi de pe tastatură sau poziţionând cursorul mouse-ului peste celula ce dorim să devină activă şi apăsând butonul din stânga de pe mouse. Atenţie, nu uitaţi să acţionaţi butonul mouse-ului! În continuare, vom avea două tipuri de cursor: al mouse-ului şi cursorul celulă activă. Nu le confundaţi! Putem muta cursorul celulă activă cu o căsuţă în jos şi prin apăsarea tastei enter.

Prezentarea generală a programului.

2

Pentru a alcătui o tabelă se duce cursorul celulă în fiecare din celulele în care dorim să înscriem informaţie şi se tastează informaţia dorită. Atenţie, în mod implicit, celulele cu informaţie numerică îşi aliniază conţinutul la dreapta, iar celulele cu text la stânga. Putem schimba această aliniere folosind butoanele de aliniere de deasupra tabelei. Atenţie, nu lasaţi neîncheiată editarea unei celule, căci puteţi să aveţi surpriza de a nu avea disponibile toate comenzile dorite. Încheierea editării unei celule se face fie prin apăsarea tastei enter, fie automat la deplasarea cursorului celulă.

În figura de mai sus este prezentat un exemplu de aplicare în medicină a foii de calcul tabelar: urmărirea evoluţiei temperaturii unui pacient. Temperatura a fost urmărită timp de cinci zile cu şase determinări zilnice.

În situaţia în care prezentarea programului pe ecran nu este în concordanţă cu cele prezentate în acest îndrumar, declanşaţi cu ajutorul mouse-ului meniul View. În acest meniu trebuie să aveţi bifate comenzile Formula bar şi Status bar. În situaţia în care nu sunt bifate, acţionaţi cu mouse-ul asupra lor- Atenţie, acţiunea asupra unei comenzi bifate duce la scoaterea bifei. Tot în meniul View duceţi cursorul mouse-ului asupra comenzii Toolbars. Daca în lista apărută nu aveţi (ca în figură) bifate comenzile Standard şi Formating acţionaţi cu mouse-ul asupra lor. Pentru situaţiile curente este suficient să aveţi alese doar opţiunile indicate. Orice opţiune suplimentară duce la încărcarea ecranului cu comenzi ce nu vor fi folosite prea curând!

3

Memorarea pe disc, într-un fişier, a tabelei de calcul

Depunerea pe disc a informaţiei se face prin intermediul comenzii Save sau Save As din meniul File. Este bine ca această operaţie să fie făcută periodic, pentru a nu se pierde informaţie la o oprire accidentală a calculatorului. Comanda Save As ne oferă posibilitatea indicării unui nume nou sau a unui loc nou sub care să depunem fişierul pe disc. Comanda Save efectuează memorarea sub vechiul nume şi în vechiul loc, actualizând informaţia din fişier. La prima operaţie de memorare, atunci când fişierul nu are încă nume, chiar dacă lansăm în execuţie comanda Save, programul execută Save As.

După aparţia pe ecran a ferestrei Save As, fixăm locul în care dorim să facem memorarea fişierului. Pentru aceasta acţionăm butonul de la rubrica Save in şi din arborele apărut alegem cu mouse-ul directorul dorit. Se v-a alege un disc pe care să aveţi drepturi de scriere. Atenţie, în laboratorul de informatică medicală trebuie să alegeţi directoare doar de pe discul Temporary (D:) După ce am ales locul, indicăm şi numele sub care dorim să memorăm fişierul. Pentru aceasta ducem cursorul mouse-ului în rubrica File name, acţionăm butonul din stânga de pe mouse, ştergem cu tasta backspace şi delete numele aflat în rubrică şi tastăm noul nume. În final apăsăm cu mouse-ul butonul Save.

4

Selectarea unei porţiuni din tabelă Varianta I. Folosind tastele săgeţi se duce celula activă în poziţia de la care dorim să înceapă selecţia. Se apasă prelung tasta Shift şi fără a ridica degetul de pe această tastă, cu cealaltă mână se manevrează tastele săgeţi până când se selectează (înegreşte) zona dorită. În acel moment se ridică mâinile de pe tastatură. Varianta II. Se duce cursorul mouse-ului în celula de la care dorim să înceapă selecţia. Pentru a se anula o eventuală selecţie anterioară se apasă scurt butonul din stânga de pe mouse. Apoi se apasă prelung butonul din stânga de pe mouse şi fără a ridica degetul de pe mouse se deplasează mouse-ul pe masă până când se selectează (înegreşte) zona dorită. În acel moment se ridică degetul de pe mouse. O zonă selectată are prima celulă albă, restul celulelor fiind negre. O zonă selectată poate fi copiată (COPY), mutată (CUT) sau ştearsă (DELETE). Deasemenea operaţia de selectare serveşte la umplerea automată (FILL) a unor zone, la efectuarea de calcule sau la întocmirea de grafice (CHART).

Exemplu de zonă selectată.

Selecţia unei linii dintr-o tabelă. Selecţia unei coloane dintr-o tabelă. Selecţia unei tabele. Pentru selecţia unei linii se acţionează

cu mouse-ul asupra butonului ce indică numărul liniei ce se doreşte a fi selectată. În exemplu alăturat este selectată linia cinci din tabelă.

5

Pentru selecţia unei coloane se acţionează cu mouse-ul asupra butonului ce indică numărul coloanei ce se doreşte a fi selectată. În exemplu alăturat este selectată coloana B din tabelă. Pentru selectarea întregii tabele se acţionează asupra butonului din colţul stânga sus al tabelei.

Operaţii cu zone selectate. 1.

A. Se selectează zona ce urmează a fi copiată. B. Din meniul Edit se alege comanda Copy

6

C. Indicarea poziţiei copiei D. Alegerea din meniul Edit a comenzii Paste

E. Aspectul final al operaţiei. Zona ce s-a dorit a fi copiată este încadrată într-un chenar punctat, iar sub formă selectată apare copia.

Pentru operaţia de mutare se respectă aceeaşi paşi, cu diferenţa că la pasul B se alege Cut. La pasul E nu apare decât copia, zona iniţială dispărând. Operaţia de ştergere, este simplă, zona selectată dispărând la apăsarea tastei Delete de pe tastatură.

7

Completarea automată a unei zone selectate

Completarea în jos H. Se tastează înformaţia (text sau

număr) cu care se doreşte completarea.

I. Se selectează în jos grupul de celule ce se doreşte a fi completat

J. Din meniul Edit se alege Fill şi apoi Down

Exemplu de completare cu valoarea 100 a celulelor H3:H12

Completarea la dreapta E. Se tastează înformaţia (text sau

număr) cu care se doreşte completarea.

F. Se selectează la dreapta grupul de celule ce se doreşte a fi completat

G. Din meniul Edit se alege Fill şi apoi Right

Exemplu de completare cu valoarile a, b, c, d, e a celulelor G3:J7

8

Completarea în serie A. Se tastează înformaţia

de la care începe seria. B. Se selectează la

dreapta sau în jos grupul de celule ce se doreşte a fi completat

C. Din meniul Edit se alege Fill şi apoi Series

D. În fereastra nou apărută se indică pasul seriei, precum şi modul de creştere

Exemplu de completare cu valoarile 10,11,12,13,14,15,16,17,18,19 a celulelor G3:G12.

Efectuarea de calcule.

Efectuarea de calcule necesită editarea unor formule matematice. Atunci când se editează o formulă de calcul se începe obligatoriu cu semnul egal. În editarea formulelor de calcul se folosesc semnele celor patru operaţii matematice (+ pentru adunare, - pentru scadere, / pentru împărţire şi * pentru înmulţire), funcţii matematice specifice programului Excel, precum şi parantezele pentru respectarea ordinei operaţiilor. Pentru utilizarea funcţiilor matematice specifice programului se alege din meniul Insert comanda Function. Exemple uzuale de funcţii: Average(domeniu) calculează media aritmetică a conţinutului celulelor menţionate în domeniu Sum(domeniu) calculează suma conţinutului celulelor menţionate în domeniu Max(domeniu) calculează cea mai mare valoare conţinută în celulele menţionate în domeniu Min(domeniu) calculează cea mai mică valoare conţinută în celulele menţionate în domeniu Domeniul se precizează citând prima şi ultima celulă separate prin semnul :. Exemplu D2:D8 e domeniul de la D2 la D8. Ca operanzi pot fi folosite valori constante, menţionate ca atare, sau conţinutul celulelor. Pentru a menţiona conţinutul unei celule se indică numele celulei. Atenţie, în urma unei operaţii de copiere sau mutare, formulele de calcul se actualizează menţinându-se relativitatea poziţiilor celulelor. Dacă dorim ca adresarea să fie absolută şi celulele menţionate în formulă să nu sufere translaţii este necesar să precedăm atât numele colanei cât şi cel al liniei cu semnul $. Exemplu de formulă ce nu se schimbă prin copiere =$A$4+$R$5

9

Exemplu de calcul. Se remarcă apariţia rezultatului la apăsarea tastei enter. Cu ajutorul zonei formulelor constatăm dacă numărul din celula activă este rezultatul unui calcul.

Exemplu de utilizare de funcţii matematice. Se remarcă obţinerea aceleiaşi valori pentru media aritmetică.

10

Inserarea unei funcţii se face alegând din meniul Insert comanda Function. Apoi se alege categoria de funcţii şi funcţia dorită. Urmează indicarea parametrilor funcţiei. Pentru aceasta se urmăresc indicaţiile din fereastră. În final obţinem rezultatul dorit.

Întocmirea de grafice.

A. Selectăm zona ce urmează să fie reprezentată grafic.

În exemplu se reprezintă grafic evoluţia temperaturii pentru un pacient, pe o perioadă de cinci zile.

11

B. Din meniul Insert se alege comanda Chart. (acelaşi efect se obţine acţionând asupra butonului Chart de deasupra tabelei. )

C. În urma declanşerii comenzii Chart, pe ecran apare o fereastră ce ne conduce în următorii patru paşi la realizarea graficului. În fereastra Step 1 se alege tipul de grafic. După ce a fost ales cu mouse-ul un tip de grafic din zona Chart type se alege varianta dorită în zona Chart sub-type. Pentru o alegere corectă enumerăm câteva din tipurile de grafice disponibile: Column prezintă prin coloane verticale mărimea valorilor enumerate. Bar prezintă prin bare orizontale mărimea valorilor enumerate. Atât column cât şi bar pot fi folosite pentru prezentări comparative de valori. Line prezintă prin linii evoluţia mărimilor enumerate. Este utilă în reprezentări de evoluţii în timp. Pie prezintă într-un disc cât reprezintă fiecare valoare enumerată din întreg. XY(Scatter) prezintă prin puncte coordonate xy, reprezentate de cele 2 şiruri de valori enumerate. Instrument util în reprezentări de evoluţii de tip funcţie.

Pentru trecerea la pasul următor se acţionează asupra butonului Next.

D. La acest pas (Step 3) se stabileşte dacă se doreşte o reprezentare a evoluţiei datelor pe coloane sau linii. Dacă la punctul A selecţia a fost corect făcută trebuie să fim atenţi să nu modificăm zona Data range. Trecerea la pasul următor se face apăsând cu mouse-ul butonul Next

12

E. La acest pas (Step 3) se indică un titlu pentru grafic, precum şi informaţii pentru axele graficului. În partea superioară fereastra prezintă mai multe opţiuni, în imagine fiind indicată opţiunea Titles. Cu mose-ul pot fi cercetate şi celelalte opţiuni. În final se trece cu Next la ultimul pas.

F. La acest ultim pas se indică locul în care dorim să apară graficul: 1. într-o nouă foaie de calcul 2. ca obiect în aceeaşi foaie de calcul De regulă se preferă opţinea 2, care este implicită.

Aspectul final al graficului construit în exemplul anterior este prezentat în imaginea alăturată Se remarcă încadrarea graficului într-un dreptunghi, având şase mici pătrate negre pe contur. Aceast mod de prezentare este cel prin care ni se indică faptul că obiectul este selectat

13

Un obiect selectat poate fi redimensionat astfel: se înţeapă cu săgeata mouse-ului pătratul de pe latura pe care dorim să facem redimensionarea şi se apasă prelung butonul din stânga de pe mouse. Fără a ridica degetul de pe buton, deplasăm mouse-ul pe masă până când obiectul ajunge la dimensiunea dorită. În acel moment eliberăm mouse-ul. Un obiect selectat poate fi mutat pe ecran astfel: se înţeapă cu săgeata mouse-ului interiorul obiectului, într-o zonă liberă şi se apasă prelung butonul din stânga de pe mouse. Fără a ridica degetul de pe buton, deplasăm mouse-ul pe masă până când obiectul ajunge în poziţia dorită. În acel moment eliberăm mouse-ul. Pentru a copia, muta sau şterge un obiect selectat se procedează similar ca în cazul operaţiilor cu porţiunilor de tabelă selectate. Anularea selecţiei unui obiect se face ducând săgeata mouse-ului în exteriorul obiectului şi apăsând scurt butonul din stânga. În acel moment dispar cele şase pătrate de pe conturul obiectului. Selectarea unui obiect se face ducând săgeata mouse-ului în interiorul obiectului şi apăsând scurt butonul din stânga. În acel moment apar cele şase pătrate de pe conturul obiectului.

Pentru părăsirea programului se declanşează meniul File şi se acţionează comanda Exit. Ca urmare a acestei operaţii, dacă programul sesizează că au fost făcute modificări în conţinutul tabelei, suntem ăntrebaţi într-o fereastră dacă dorim ca aceste modificări să fie memorate în fişier. Se răspunde cu Yes sau No în funcţie de situaţie

Părăsirea a programului

14