Categorii de persoane antrenate n proiecte

Categorii de persoane antrenate n proiecteCuvinte cheie: grup int, sponsori, promotori, stakeholder-ii, manager de proiect, manager intuitiv

Un proiect presupune folosirea unor concepte specifice managementului proiectelor diagrame reea, timp, resurse, calitate etc.Utilizarea in proiect a unor tehnici i instrumente proprii fiecrei faze, implic i participarea unor persoane individuale, ct i a unor organizaii, care formeaz structura organizatoric intern a proiectului. Totalitatea persoanelor implicate direct, care au rol decizional, operaional sau consultativ ntr-un proiect. Cunoaterea tuturor persoanelor implicate este foarte important, deoarece acestea pot influena n mod pozitiv sau negativ derularea proiectului.

Numrul i componena personalului implicat ntr-un proiect va depinde de urmtorii factori:mrimea proiectuluitermenul de proiect (dac proiectul trebuie finalizat ntr-un timp scurt, numrul persoanelor implicate va fi mare)importana proiectului (cu ct proiectul are un rol mai mare, cu att va crete numrul participanilor la proiecte, iar recrutarea se va face de la nivele ierarhice mai nalte)necesitile proiectului, ceea ce presupune existena unui personal de o anumit specialitate

Principalele categorii de persoane care iau parte la derularea unui proiect sunt:

Din grupul int fac parte cei care vor beneficia de rezultatele pe care proiectul i le-a propus, n mod direct sau indirect. Beneficiarii direci reprezint grupul int respectiv, iar beneficiarii indireci se refer la comunitatea sau comunitile crora le aparin.Beneficiarii reprezint un grup de persoane bine definit: persoane cu handicap, copii orfani, organizaii nonguvernamentale care doresc sa realizeze proiecte finanate de Uniunea European, persoane care sufer de tuberculoz etc. Beneficiarii proiectului sau grupul int (target group)Cu ct un proiect reuete s ofere soluii/alternative unui numr ct mai mare de beneficiari, cu att ansele de a fi realizat i de a atrage resurse rambursabile/nerambursabile vor fi mai mari. De asemenea, participarea mai multor grupuri din categorii diferite (economice, politice, culturale) n cadrul unor consorii pentru realizarea unui proiect care exprim interesul unei comuniti va avea mai multe anse de realizare. n cazul gsiri unor parteneri cu experien n managementul proiectelor, aceasta va constitui un element n plus de realizare a obiectivelor propuse n proiect.

Beneficiarii proiectului sau grupul int (target group)Sponsorii reprezint susintorii financiari ai unui proiect/programului din care face parte proiectul respectiv. Pot fi instituii (Uniunea European, Banca Mondial, Guvernul, diverse ONG-uri) sau persoane fizice. Sponsorul poate fi chiar beneficiarul proiectului sau, n cazul finanrilor nerambursabile primite de la organismele internaionale i instituiile de stat, acesta va stabili n mod clar cu realizatorul proiectului obiectivele care trebuie atinse.

Sponsorii/finanatoriiPromotorul proiectului este fie o persoan care aparine unui nivel ierarhic superior, fie unei instituii care va asigura proiectului o imagine pozitiv Ex. promovarea realizat n depistarea cancerului de sn.Participarea acestuia este necesar mai ales n proiecte complexe, care au un impact social deosebit sau cu un puternic efect de raionalizare (promovarea unei alimentaii sntoase).PromotoriiCei care au rol n realizarea cu succes a unui proiect sunt denumii stakeholder-i. Acetia pot fi:interni:angajaii instituiei care realizeaz proiectulangajaii firmelor aflate n parteneriat cu instituia respectivacionariiexterni: organisme de interes public (ex. sindicatele, grupuri de protecia mediului)organisme guvernamentale.

Stakeholder-iiMembrii echipei de proiect vor fi selecionai n funcie de sarcinile cerute de proiect, iar numrul acestora va depinde de mrimea i complexitatea proiectului.Pe lng competenele de specialitate, este important ca acetia s aib aptitudini pentru munca n echip, pentru o bun comunicare, s fie creativi. Fiecare membru trebuie s cunoasc care sunt atribuiile i s-i asume responsabilitatea. ntrebrile la care membrii trebuie s cunoasc rspunsurile sunt:ce se ateapt de la mine?care este rolul meu n cadrul echipei?care este nivelul de autoritate? dar cel de responsabilitate?cine va face evaluarea? care sunt colegii mei?la ce mi va folosi participarea la acest proiect?care sunt obiectivele pentru atingerea crora rspund direct?avnd n vedere c nu am mai fcut niciodat aceast munc, cum m voi descurca?Echipa de proiectRealizatorul proiectului este cel care concepe proiectul, putnd fi o persoan fizic sau juridic, un grup de persoane din interiorul sau exteriorul organizaiei. Se poate apela la organizaii specializate n conceperea proiectelor, cum ar fi centrele de consultan. Uneori, numrul organizaiilor implicate n conceperea unui proiect este mare, dintre acestea doar una avnd rolul de coordonator al proiectului. Participarea acestora presupune i ncheierea de contracte ntre organizaii, cu stabilirea clar a rolului i obligaiilor pe care fiecare organizaie le vor avea. De asemenea, vor fi prezentate CV-urile, activitile efectuate n trecut i pe cele din prezent care au legtur cu scopul proiectului care se dorete realizat, intenia de participare.

Realizatorul sau project designerComitetul de coordonare va decide asupra structurii organizatorice, a personalului, supervizeaz ndeplinirea obiectivelor i planul propus. Este reprezentat de toi factorii implicai n proiect: stakeholderi, conducerea organizaiei care realizeaz proiectul, beneficiari, toi cu putere decizional.

Comitetul de coordonare a proiectuluiCoordonatorul de proiect este persoana care rspunde de modul de derulare a proiectului, de ndeplinirea obiectivelor, calitii cerute i a termenelor de proiect. De personalitatea acestuia, de calificrile si capacitatea de a coordona n mod eficient membrii echipei, va depinde n mare parte succesul unui proiect. Uneori, el este acelai cu cel care concepe proiectul.Acesta trebuie s planifice proiectul, s-l organizeze, s-l coordoneze i s-l controleze. Lui i revine funcia de moderator i de motivator al echipei de proiect i trebuie s asigure, n plus, o comunicare eficient ntre toi membrii. Stilul de conducere pe care i-l va alege va depinde de caracteristicile sale i de procesele sociale care au loc n cadrul echipei de proiect.Directorul/managerul de proiect (Project Manager)Competenele necesare unui bun coordonator de proiecte sunt aadar:competene de specialitate (n domeniul de baz, n managementul proiectelor, multidisciplinaritate, cunotine de management general)competene metodice (aptitudini organizatorice, concentrare pe obiectiv gndire strategic, experien n activitatea pe baz de proiecte, aptitudini didactice)competene sociale (capaciti de conducere, motivare, delegare de competene)competene comunicaionale (aptitudini de comunicare i negociere, siguran n exprimare, soluionarea conflictelor)competene ale personalitii (autocontrol, creativitate, dorin de schimbare, rezisten la stres, iniiativ i rspundere, adaptabilitate, disciplin, gestiunea riscului, integritate, atitudine pozitiv fa de oameni: eu sunt ok, tu eti ok, concept ntlnit n analiza tranzacional, leadership).Directorul/managerul de proiect (Project Manager)Acestea nu trebuie s fie neaprat native, ele putnd fi dobndite. Alegerea unui director de proiect se va face prin selectarea acestuia dintre cei posibili, prin prezentarea calitilor care se cer astfel nct riscurile la care este expus proiectul s fie minime.Datorit faptului c membrii echipei de proiect sunt specialiti n domeniile lor, ei pot fi superiori din acest punct de vedere coordonatorului de proiect, ceea ce poate genera conflicte, care trebuie ns gestionate n mod eficient pentru derularea cu succes a proiectului.

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)Managerul de proiect are la dispoziie urmtoarele resurse:

banipersonalechipamentematerialetehnologiiinformaii.

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)n legtur cu stilul de conducere adecvat muncii de proiect, acesta variaz n funcie de situaie, de faza la care a ajuns proiectul, de problemele care trebuie rezolvate sau de persoanele care fac parte din echipa de proiect. Performana unui manager de proiect se msoar n primul rnd n funcie de realizarea obiectivelor, de aceea stilul va fi ales pentru realizarea sarcinilor din proiect. Totui, se prefer un stil cooperant fa de unul autoritar cnd lucrm ntr-un proiect.

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)O autoevaluare a atitudinii fa de echip a unui manager de proiect se poate face pe baza corelaiilor ntre teoriile X i Y ale lui McGregor, n ceea ce privete atitudinea angajailor fa de munc.

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)Stil de conducereCaracteristici1. autoritarManagerul de proiect decide totul.2. patriarhalManagerul decide totul, dar nainte de luarea deciziilor, ncearc s conving membrii.3. consultativManagerul decide, dar se consult cu membrii nainte de a lua decizii.4. cooperativEste informat echipa, care i va expune punctul de vedere nainte de luarea deciziei.5. participativEchipa face propuneri, iar managerul de proiect alege cea mai bun variant.6. democraticEchipa decide dup ce s-au stabilit limitele decizionale; managerul este coordonator.Tabelul 4.1 : Stilul de conducere (Staehle)Crearea unui mediu propice pentru o colaborare eficient ntre membrii proiectului depinde, de asemenea, de managerul de proiect.

Acesta trebuie s intervin n special atunci cnd nu se reuete atingerea rezultatelor dorite (deliverables), atunci cnd apar conflicte. Directorul/managerul de proiect (Project Manager)n rest, ar trebui ca echipa de proiect s se poat autoregla i acest lucru este posibil mai ales cnd sunt respectate urmtoarele condiii:competenele de specialitate ale membrilor corespund sarcinilor din proiectgradul de identificare cu obiectivele proiectului este mareexist o bun motivare a membrilor sunt bine definite sarcinile i responsabilitile fiecrui membrugradul de libertate acordat de managerul de proiect este marenu exist concuren distructiv ntre membri.

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)Responsabilitile unui manager de proiect sunt:

a) la nceputul proiectului:definirea scopului i a obiectivelorntocmirea planului proiectuluiselectarea personalului

Directorul/managerul de proiect (Project Manager)b) n timpul proiectuluiidentificarea i soluionarea problemelor aprutemonitorizarea activitilorluarea deciziilorstudierea pieei comunicarea cu ceilali participani la proiectefectuarea analizelor de buget, timp i resurseposibilitatea implicrii n alte proiectec) la sfritul proiectului analiza final a bugetului i a situaiei efectiveconsemnarea leciilor nvate n timpul proiectuluiplasarea membrilor echipei n noi proiecte.

n condiiile n care societile au evoluat, cunoscnd schimbri n ceea ce privete structura organizatoric intern, relaiile ntre angajai, informatizarea i integralitatea, se impune tot mai mult formarea unui manager de alt natur (nu raional), managerul intuitiv. Acesta reuete s armonizeze intuiia cu raionalismul su, pentru a avea o viziune mai ampl, un pragmatism mai accentuat i deci o eficien sporit.

Managerul intuitiv (liderul modern)Managerul intuitiv pune accent att pe scopul i obiectivele urmrite, ct i pe atitudinea sa interioar, pe calitatea raporturilor cu ceilali membri. Stilul de conducere pe care i-l alege este cel participativ, ncercnd s evidenieze calitile fiecrui membru i s creeze o viziune de ansamblu comun, necesar reuitei unui proiect. El va provoca n jurul su dorina de progrese, tiind n acelai timp s controleze modul de derulare a activitilor.

Managerul intuitiv (liderul modern)Calitile managerului intuitiv sunt aadar:intuiie: perceperea viitorului, a riscurilor, accentuarea unei atitudini deschise fa de membri, adoptarea unei viziuni de ansamblucreativitate: stimularea creativitii membrilor, idei proprii inovatoareaciune: implicare, coordonarea echipeiviziune: anticipare permanent a obstacolelor, viziune strategicformare: dezvoltarea competenelor proprii, nvarea celorlali membri din experienele salecomunicare: capacitatea de ascultare, motivare, promovarea unui climat de ncredererigoare: metode i structuri specifice, urmrirea rezultatelor obinute.

Managerul intuitiv (liderul modern)Fiecare dintre participanii la proiect (v. fig. 4.1) trebuie s i cunoasc bine sarcinile pe care trebuie s le realizeze i pentru ca proiectul s i ndeplineasc obiectivele, este necesar un consens n ceea ce privete rezultatele (calitate, cantitate, eficacitate), metodele i tehnicile utilizate, ca i termenele pn la care trebuie finalizat proiectul. Managerul intuitiv (liderul modern)SponsoriComitet de coordonareEchipa de proiectManagerul/realizatorul de proiectPromotoriStakeholder-iGrupul int(beneficiari)fig. 4.1