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CON ESTUDIOS RECONOCIDOS ANTE LA SECRETARIA DE
EDUCACION PUBLICA (SEP), SEGÚN ACUERDO No. 2005707 DE
FECHA 14 DE NOVIEMBRE DE 2005.
TITULO
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE ASUNTOS Y CORRESPONDENCIA
CASO INTEGRADOR
FABRICA DE CALZADO “GRAN DANYCO”
PARA OBTENER EL TITULO DE
LICENCIADO EN INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION
PRESENTA
DANIEL NAVARRETE PARRAO
CHETUMAL, QUINTANA ROO, ABRIL DE 2010
Dedicatoria y agradecimientos
Tabla de contenidoCAPITULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................1
1.1. SITUACIÓN PROBLEMATICA.................................................................1
1.2. DESCRIPCIÓN PROBLEMÁTICA, CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.....................................................................................................2
1.2.1. El departamento de almacén.............................................................2
1.2.2. El departamento de manufactura......................................................4
1.2.3. El departamento de contabilidad.......................................................4
1.2.4. El área de dirección.............................................................................5
1.2.5. Puntos de ventas.................................................................................5
1.3. OBJETIVOS.................................................................................................6
1.3.1. OBJETIVO GENERAL........................................................................6
1.3.2. OBJETIVOS PARTICULARES..........................................................6
1.4. JUSTIFICACION.........................................................................................7
CAPITULO 2. MARCO TEORICO.......................................................................8
2.1. Envío y recepción de documentos entre los departamentos...............8
2.2. Procedimiento para llenar y enviar un documento................................8
2.3. Procedimiento para la recepción del documento...................................9
2.4. Sistemas Implementados...........................................................................9
2.4.1. Alfresco..................................................................................................9
2.4.2. KnowledgeTree,...................................................................................9
2.4.3. Azeta,...................................................................................................10
2.4.4. Internet.................................................................................................11
2.4.5. Intranet.................................................................................................11
2.4.6. Servidor HTTP APACHE,.................................................................11
2.4.7. Seguridad de la información,...........................................................12
CAPITULO 3. MARCO CONTEXTUAL............................................................13
3.1. CARACTERIZACION DE LA EMPRESA..............................................13
3.2. FILOSOFÍA.................................................................................................13
3.3. Misión..........................................................................................................13
3.4. Visión...........................................................................................................13
3.5. Estructura orgánica...................................................................................14
3.6. Objetivos.....................................................................................................15
3.7...........................................................................................................................15
Introducción
La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” tiene como misión
procurar la satisfacción de los clientes finales ofreciendo productos de
calidad.
Esta fábrica cuenta con varios puntos de venta en el estado de Quintana
Roo y además exporta parte de su producción a los Estados Unidos y
Canadá, la matriz esta ubicada en el parque industrial de Chetumal,
Quintana Roo.
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CAPITULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.SITUACIÓN PROBLEMATICA
Para la dirección de la fábrica es importante tener el control de los
documentos que se envían a través de los departamentos ya que de esta
manera puede ver si estas áreas están cumpliendo eficazmente con su
trabajo y determinar si hay posibles fallas o inconsistencias en los
departamentos. Los antecedentes de los documentos son importantes ya
que con ellos se puede saber si algún producto final ya salió de la fabrica o
si se encuentra aun en el almacén, si hay faltante o excedente de materia
prima, cuales son las ventas que se obtuvieron en los puntos de ventas,
cuales fueron las ventas hacia Estados Unidos y Canadá, cual es la nueva
tendencia de la moda en el calzado, cuales son las posibles novedades y
todo debe estar con fechas registradas.
La fabrica “Gran Danyco” realiza su proceso de almacenamiento de
documentos por correo electrónico, almacenando la información en
computadoras de distintos departamentos lo cual acarrea varios problemas
La búsqueda de un documento enviado a algún departamento en
específico tarda demasiado tiempo.
Traen documentos de departamentos diferentes a las que se desean
monitorear.
Posible alteración de documentos por los jefes de los departamentos.
Perdida de documentos.
Poca seguridad y confidencialidad de los documentos pues están en el
correo personal de los jefes de cada departamento.
Dificulta el tener un acceso rápido a la información de los documentos.
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1.2.DESCRIPCIÓN PROBLEMÁTICA, CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Los problemas con la transferencia de los documentos en esta fábrica puede
observarse a simple vista, si el departamentos de almacén manda materia
prima a el departamento de manufactura, este proceso no es del dominio de
la dirección y de contabilidad, no se mantienen los documentos de acuerdo a
su cronología y el grado de importancia, no posee un control de la
organización y tampoco del ciclo de vida de sus documentos, es decir no
conoce cómo, cuándo y donde se crean estos documentos, cuándo han sido
examinados, publicados, utilizados, conservados y destruidos.
El procedimiento actual de envió de documentos es ineficiente, debido a que
los documentos se manejan de manera interna en las computadoras de cada
departamento y puntos de ventas, los documentos se envían por Internet a
correos electrónicos personales de servicio gratuito, y no hay forma de tener
un control sobre la información dentro de la fabrica, es decir, carece de un
servicio de Intranet que lleve el control de los documentos que deben
enviarse de un departamento a otro en la fábrica y por ende no utiliza un
gestor de documentos que le ayude en esta tarea.
La fábrica tiene varios departamentos y cada uno maneja la información de
formas diferentes, estos departamentos son almacén, manufactura,
contabilidad y dirección, los cuales se describen brevemente en los
siguientes apartados.
1.2.1. El departamento de almacén
Descripción del departamento
Este departamento se encarga del almacén de materia prima y del producto
final, este almacén es vital para la compañía pues envía materia prima al
departamento de manufactura y también envía producto final a los puntos de
venta y a los destinos de exportación, este departamento debe mantener
documentada la comunicación con ellos.
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Recepción de materia prima
Al llegar materia prima a la fábrica, el jefe del departamento de almacén,
debe informar de la cantidad exacta de producto entrante a la bodega de la
fábrica por medio de un documento digital a los siguientes departamentos,
manufactura, contabilidad y dirección.
Recepción de producto final
El almacén recibe el producto final y envía un documento al departamento
de contabilidad y dirección con copia al área de manufactura sobre esta
recepción notificando sobre esta recepción de calzado.
Salida de materia prima
El departamento de almacén recibe un documento digital por parte del
departamento de manufactura y este a su vez es contestado con otro
documento especificando sobre la existencia o faltante de la materia prima,
este documento se envía con copia a los departamentos de contabilidad y
dirección.
Salida de producto final
El departamento de almacén envía un documento por Internet a los puntos
de venta y a los contactos en el extranjero sobre la existencia de producto
final almacenado listo para ser enviado.
El departamento de almacén verifica los documentos de pedidos y faltantes
de los puntos de ventas y de los clientes de Estados Unidos y Canadá.
Al tener listo los pedidos de los puntos de ventas y de los clientes en el
extranjero se notifica con un documento al departamento de contabilidad y
dirección para la elaboración de las facturas correspondientes y se avisa a la
empresa contratada para el envió de la mercancía hacia los destinos
establecidos.
Faltante de materia prima
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El departamento de almacén envía un documento digital a las áreas de
contabilidad y dirección sobre el faltante de materia prima, para que
aprueben o rechacen dicha solicitud
1.2.2. El departamento de manufactura.
Descripción
Este departamento tiene varias funciones a su cargo, las cuales
básicamente están enfocadas al calzado, la fabricación, cambios en el
diseño, tendencias en la moda y supervisa las pruebas de calidad.
Solicitud de materia prima
El departamento de manufactura debe solicitar por medio de un documento
digital al departamento de almacén sobre la materia prima necesaria para
poder laborar ese día en la fábrica. Este departamento debe recibir un
documento por parte del departamento de almacén el cual contesta dicho
documento con la existencia de su solicitud con copia a los departamentos
de contabilidad y dirección sobre la petición de este departamento.
Salida de producto final.
El departamento de manufactura envía el producto final al almacén y envía
un documento donde manifiesta la cantidad de producto entregado, con
copia a los departamentos de contabilidad y dirección.
1.2.3. El departamento de contabilidad
Descripción
El departamento de contabilidad se encarga de clasificar los hechos
económicos que ocurren en la fábrica, de tal manera que constituye el eje
central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica la fábrica.
Recepción de documentos.
Las áreas de almacén, manufactura y puntos de ventas, mandan información
sobre los productos, ya sean estos finales o de materia prima, esto es para
llevar a cabo de manera ordenada un inventario de productos finales,
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materia prima, mercancía otorgada en los puntos de ventas y facturación de
la venta realizada a los clientes.
Envió de documentos
Envía la información requerida por la dirección y esta debe ser precisa y a
tiempo pues esta última es el quien realiza la toma de decisiones.
1.2.4. El área de dirección
Esta área apuesta a un trato de calidad humana y personalizada hacia los
clientes y el personal, por lo tanto la dirección hace el trato humano, pero
además quiere también tener en su poder todo lo referente a las
comunicaciones electrónicas, por tal motivo la dirección hace varias
funciones en un solo departamento las cuales se describen brevemente a
continuación.
Recursos humanos, entrevista al personal antes de laborar en la
fábrica, esto conforme a su perfil, habilidades y aptitudes.
Supervisión de la empresa, se encarga de monitorear y supervisar a
todos los departamentos de la fábrica así como a los puntos de venta.
Toma de decisiones, en base a resultados observados.
Realiza entrevistas con clientes y proveedores.
Se encarga de los equipos de cómputo y de la interconexión física
para las comunicaciones
1.2.5. Puntos de ventas
Descripción.
Los puntos de ventas en si, no son un departamento de la fábrica, pero si
son necesarios para la venta de los productos finales de la fabrica, se
encuentran distribuidos en el estado de Quintana Roo y su función son las
ventas al menudeo, estas envían la información de sus ventas a el
6
departamento de contabilidad el cual se encarga de llevar el inventario
correspondiente, para este caso integrador serán tomados como un
departamento ya que forman parte de la posible propuesta de solución.
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Monitorear los documentos que se envían a través de los departamentos de la
fábrica, puntos de ventas y clientes en el extranjero, de una manera eficiente
y segura a través de una aplicación que permita el control y seguimiento de
dichos documentos.
1.3.2. OBJETIVOS PARTICULARES
Analizar, diseñar e implementar un proceso de desarrollo de software basado
en la metodología UML.
Analizar, diseñar e implementar una única base de datos para los documentos
enviados.
Analizar y diseñar un modulo para el proceso de envió y recepción de
documentos.
Analizar, desarrollar e implementar restricciones en la aplicación para
consultar información en los documentos ya enviados por algún
departamento.
Realizar pruebas piloto durante las fases de desarrollo del sistema.
Realizar un periodo de pruebas y depuración del sistema desarrollado.
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1.4. JUSTIFICACION
Las fábricas en México están siendo afectadas por varios problemas, de los
cuales los principales son materia prima a un alto costo, desfalco por parte
del personal y pésimo control y seguimiento de los documentos.
Aunque aparentemente el último de los problemas que aqueja a una fábrica
es la falta de control y seguimiento de los documentos, esta influye en cada
uno de los problemas anteriores.
Analicemos el caso de la materia prima a un alto costo, los proveedores
envían ofertas y promociones de sus productos o servicios al departamento
de contabilidad, pero este departamento hizo caso omiso de esta
información considerando el documento poco importante, pero si esta
información se encontrase en la Intranet y no en el correo electrónico
personal del jefe de este departamento se hubiese aprovechado o por lo
menos analizado esta oferta.
El desfalco por parte de personal sin escrúpulos en la fabrica es alarmante,
pues al no tener un control y seguimiento de los documentos, la fábrica es
presa fácil de la delincuencia, creando una situación de impunidad que
perjudica la imagen, confianza e inventario de la fábrica, propiciando
desequilibrio en las finanzas, este factor puede ser un desencadenante de
múltiples problemas, por ejemplo, crear desconfianza por parte del personal
que labora en los puntos de ventas y de los clientes en el extranjero, al no
llegar completos los pedidos, la situación podría agravarse e incluso
ocasionar el cierre de la fabrica, es decir, tener un control de la
documentación y saber que departamento edito, creo, envió o elimino cierta
información o documentación evitara estos posibles escenarios
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CAPITULO 2. MARCO TEORICO
En este capítulo se explican las herramientas y las acciones que se
realizaran para controlar y seguir los documentos además de administrar los
servicios de una base de datos ajustando la infraestructura tecnológica con
la que cuenta la fabrica “Gran Danyco” con la aplicación a implementar.
2.1. Envío y recepción de documentos entre los departamentos
El acceso a los documentos y saber cuando, donde, como y quienes crearon
los documentos y con quienes fue compartido o administrado en cualquier
momento es una ventaja empresarial muy alta, pues el hecho de estar bien
informado hará que se puedan tomar mejores decisiones, aprovechar
mejores ofertas, eliminar posibles casos de hurto de producto final o de
materia prima. Una dirección bien informada provee una imagen de
confianza y seguridad a el personal de la fabrica, a los puntos de venta y a
los clientes en el extranjero.
2.2. Procedimiento para llenar y enviar un documento
Nombre del departamento que envía el documento.
Nombre del jefe de departamento responsable del documento.
Nombre de la persona que redacto el documento.
Fecha de creación y envió
Asunto del documento
A quien va dirigido específicamente
Permisos para los departamentos autorizados a ver el
documento
Tipo de fuente, estilo y color especifica para la redacción
Formato de archivo DOC para el procesamiento del texto
Imágenes en formato JPG y PNG exclusivamente para el
documento y también para el envío.
Formato de archivo PDF para envío de documento nuevo por la
Intranet
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2.3. Procedimiento para la recepción del documento
Abrir el documento en la aplicación necesaria
Contestar el documento a quien corresponda en caso de ser
necesario
Mandar un aviso de recibido en formato de archivo TXT
2.4. Sistemas Implementados
2.4.1. Alfresco.
Alfresco es una alternativa de código abierto para la gestión de contenido
empresarial (ECM), proporcionando gestión documental, colaboración,
gestión de registros, gestión de información, gestión del contenido web e
imágenes.
La gestión documental de Alfresco captura, comparte y retiene contenido,
permitiendo a los usuarios versionar, buscar y crear de forma sencilla sus
propias aplicaciones de contenido, todo ello con las herramientas utilizadas
hoy en día.
Características
Unidad compartida
Integración con Microsoft Office
Reglas para aplicaciones de contenido
Contribución sencilla por equipos
Componentes para la configuración del sitio
Escalabilidad de elementos de uso generalizado de bajo coste
2.4.2. KnowledgeTree,
KnowledgeTree, es un gestor de archivos online, que conecta procesos,
personas e ideas, guarda todos los documentos, direcciones y contactos. Es
un software libre en constante evolución que permite compartir documentos.
El sistema también proporciona un poderoso mecanismo de control que
accede a los documentos para editarlos y poder ser enviados. También
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proporciona un acceso a través de interfaces familiares a su organización, ya
sean basadas en la web o dentro de la oficina común de aplicaciones de
productividad.
Características
Accesible desde cualquier lugar
Disponible en todos los idiomas
Privacidad
Buscar o encontrar documentos en la aplicación.
Menos papeleo
Abarata el coste del negocio
Crea y mantiene una ventaja competitiva
Integración con Microsoft Office y Open Office
2.4.3. Azeta,
Azeta es un programa de gestión de documentos que permite almacenar
información sobre documentos en papel o formato electrónico clasificándolos
por materias y palabras clave e introduciendo los datos de autores,
publicación, tipo de documento, soporte y ubicación física o electrónica. El
programa permite acceder a una dirección web o a un archivo electrónico
que contenga el documento y consultar los documentos de cualquier registro
de una tabla auxiliar. El programa se completa con un generador de listados
completamente configurable
Características
Gestión completa de documentos
Selección de la materia
Acceso al documento electrónico o la página web desde la gestión de
documentos.
Gestión de materias y palabras clave.
Consulta de los documentos de cada materia y/o palabra clave desde
la gestión de materias.
Gestión de autores de documentos, incluyendo su nombre, materia,
sitio Web y e-mail
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Consulta de los documentos de cada autor desde la gestión de
autores.
Consulta de los documentos de cada publicación desde la gestión de
publicaciones.
Gestión de tipos de documentos.
Consulta de los documentos de cada tipo desde la gestión de tipos de
documento.
2.4.4. Internet
“Internet se define como la red de redes, o como un conjunto de
computadoras conectadas entre sí a través de diferentes medios (cable
telefónico, fibra óptica, microondas, etc.) que comparten información y
recursos (aplicaciones, servicios, etc.).Con la llegada de nuevas tecnologías
el protocolo de Internet creció y evoluciono de manera exponencial, dejando
así una gran diversidad de servicios que se pueden implementar, estos se
harán en base de las necesidades de cada organización, entre los servicios
que más destacan son, base de datos distribuida, arquitectura cliente
servidor y estructura jerárquica.
2.4.5. Intranet
Una Intranet es una red de computadoras privadas que utiliza tecnología
Internet para compartir de forma segura cualquier información o programa
del sistema operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda
entrar a robar archivos privados. A veces el término solo hace referencia a la
Web interna de la organización, pero muchas veces es más bien una parte
extensa de la infraestructura de las computadoras y es un componente
importante para la comunicación y la colaboración dentro de la fábrica .En la
arquitectura de las Intranets se dividen el cliente y el servidor. El software
cliente puede ser cualquier computadora local (servidor Web), mientras que
el software servidor se ejecuta en una Intranet anfitriona. No es necesario
que estos dos softwares, el cliente y el servidor, sean ejecutados en el
mismo sistema operativo para proporcionar una comunicación privada y
exitosa en una organización.
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2.4.6. Servidor HTTP APACHE,
Para implementar este proyecto necesitamos la tecnología de servidor http
apache para que suministre los servicios que le sean solicitados, http apache
es un servidor Web http de código abierto para plataformas Unix (BSD,
GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo
HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual. Con esta tecnología podría
implementarse el software necesario para controlar y gestionar los
documentos y así los directivos podrían acceder directamente a los archivos
enviados por un departamento y conocer de primera mano su información;
se pretende trabajar con este tipo de servidor pues el software de gestión de
documentos a emplear trabaja en PHP y utiliza la base de datos MySQL.
PHP fue diseñado originalmente para la creación de páginas Web dinámicas
pero el surgimientos de nuevas aplicaciones Web hicieron que la interfaz
grafica no sea solo para Internet o sitios Web sino también para
manejadores de contenido hasta llegar a los gestores de documentos, PHP
es usado principalmente en interpretación del lado del servidor el cual
interactúa muy bien con el lado del cliente.
MySQL, es un sistema manejador de base de datos orientado a Web, en el
cual todo su sistema es una gestión de base de datos relacional, multihilo y
multiusuario, MySQL se desarrollo en base a las instrucciones del lenguaje
de consultas de SQL Server. Con respecto a la seguridad de la información
se ha probado que la mayoría de las vulnerabilidades de la seguridad
descubiertas y resueltas son provocadas por usuarios locales y
ocasionalmente son de manera remota.
2.4.7. Seguridad de la información,
Debido a lo antes mencionado podemos hacer uso de esta tecnología para
realizar nuestro proyecto, la diferencia principal respecto a Internet es que
se trata de un concepto relativo al acceso del contenido, por ello sería lo
opuesto al término Web (World Wide Web) formado por contenidos
libremente accesibles por cualquier público. No tiene que ver con la red
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física que se utiliza para definir conceptos como Internet o la red de área
local (LAN). Lo que distingue una Intranet de la Internet pública, es que las
Intranets son privadas, por lo que es imprescindible un nombre de usuario y
una contraseña para aquellos que interactúan con el sistema.
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CAPITULO 3. MARCO CONTEXTUAL
3.1. CARACTERIZACION DE LA EMPRESA
La fábrica de calzado “Gran Danyco” se encarga de la fabricación de zapato
de caballero de calidad ofreciendo sus productos a un precio accesible a
todo público, y para todas las edades, es consciente de que ofrecer un
precio competitivo ayuda enormemente a las familias en su economía.
Tiene el compromiso de mejorar la calidad de los productos y mantener
presencia en el mercado, debido a que mantiene relaciones con clientes en
el extranjero se debe eficientizar el manejo de la información en los
departamentos de la compañía de la fábrica para mejorar el servicio hacia
los clientes y puntos de ventas.
Esta fabrica cuenta con varios puntos de venta en el estado y además
exporta parte de su producción a los Estados Unidos y Canadá, la matriz
está ubicada en el parque industrial de Chetumal.
3.2. FILOSOFÍA
La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” ubicado en el parque
industrial de Chetumal, tiene como filosofía:
Estar guiada por un espíritu de equipo, donde se trabaja en armonía, con
posibilidades de desarrollo para nuestro personal, y en la que los empleados
se sienten orgullosos de trabajar en esta empresa, generando beneficios a la
familia, la empresa y el país.
3.3. Misión
La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” ubicada en el parque
industrial de Chetumal, tiene como misión:
Deslumbrar a nuestros clientes, desarrollando y mejorando continuamente
nuestros productos y el servicio que ofrecemos, a través de nuestro grupo
humano que vive con pasión el negocio. Cuidar el medio ambiente, velar por
la seguridad y cumplir con la ley, lo que redundará en nuestro beneficio y de
la comunidad en la cual interactuamos”.
3.4. Visión
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La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” ubicada en el parque
industrial de Chetumal, tiene como visión:
“Ser la empresa líder en la fabricación de calzado en el sureste, ofreciendo
productos innovadores y de buena calidad, a precios competitivos con
tiempos de respuesta menores al norte del país. Aspiramos a gozar del
reconocimiento general por nuestro compromiso con el país, con la
comunidad en la que operamos, con nuestros clientes y en especial con los
trabajadores vinculados directa e indirectamente a nuestra operación”.
3.5. Estructura orgánica
La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” ubicada en el parque
industrial de Chetumal, tiene la siguiente estructura orgánica:
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3.6. Objetivos
La fábrica de calzado de caballero “Gran Danyco” ubicado en el parque
industrial de Chetumal, tiene como objetivos principales lo siguiente:
Integración vertical, tanto en la producción como en la
comercialización, a fin de reducir costos y por consiguiente, garantizar la
más alta calidad al mejor precio.
Participación en las principales categorías de productos de calzado
deportivo, escolar y casual, ofreciendo una amplia y completa variedad de
productos.
Desarrollo permanente de nuevos productos, tanto en las marcas
propias como las de "maquila" para terceros, con el propósito de obtener un
crecimiento amplio y sostenido.
Simplificar la cadena de producción y comercialización, eliminando las
actividades que no contribuyan a darle valor a nuestros productos.
Lograr una clara diferenciación en la calidad y presentación de
nuestros productos.
Las marcas que comercializamos son nuestro activo más preciado, ya
que mediante ellas transmitimos a nuestros clientes toda la filosofía de
nuestra empresa.
CAPITULO 4. PRESENTACION DE PROPUESTA DE SOLUCION
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Bibliografía
http://www.alfresco.com/es/products/dm/
http://www.alfresco.com/es/products/wcm/
http://www.drauta.com/knowledgetree/
http://www.cs.cinvestav.mx/Estudiantes/TesisGraduados/2004/tesisSaisF.pdf
http://www.alanit.com/programas/azeta.php
