Cartilla La Orfandad de Juanito

La Orfandad de Juanito, un Documento que Nació Sin Padres

�

Gabriela Grisales RestrepoWilson Iván Valencia Agudelo

Tecnólogos en ArchivísticaUniversidad de Antioquia Sede Sonsón

2009

“Los Tecnólogos en Archivística sensibilizan a las Administraciones Públicas y Privadas del importante papel que juegan los archivos en la toma de decisiones y en la salvaguarda del patrimonio documental

de las regiones”.

María Teresa Múnera TorresDirectora Escuela Interamericana de Bibliotecología

Universidad de Antioquia


Cartilla Pedagógica Sobre Archivos

�

Esta publicación se realiza en el marco de la Cuarta Convocatoria de Proyectos de Extensión en las Regiones - 2008 de la Universidad de Antioquia

Rector de la Universidad de AntioquiaAlberto Uribe Correa

Director de RegionalizaciónJohn Jairo Arboleda Céspedes

Directora de la Escuela Interamericana de BibliotecologíaMaría Teresa Múnera Torres.

Ilustraciones:Julio César Manrique

Textos:Gabriela Grisales [email protected]: 3104067898Wilson Iván Valencia [email protected] : 3147826177

Corrector de textosJosé Fernando Botero Grisales

Diseño y DiagramaciónJeison Alejandro Tabares LópezSuimagen Publicidad

Impreso por:Suimagen - Julio de 2009


�

“La Orfandad de Juanito, un Documento que Nació Sin Padres”, es una cartilla dirigida a sensibilizar a niños, jóvenes y adultos, sobre la importancia que los archivos tienen para la realización de gestiones administrativas en instituciones públicas y empresas privadas, de una manera eficiente y transparente y para la supervivencia de la historia.

La idea inicial de su elaboración surgió siendo los autores, estudiantes del curso Prevención y Conservación Documental, en la Carrera de Tecnología en Archivística, de la Universidad de Antioquia Sede Sonsón, egresados.

Consta de dos partes: La primera, el cuento “La Orfandad de Juanito, Un Documento que Nació sin Padres”, en él a través de la prosopopeya, figura literaria que consiste en atribuir a las cosas inanimadas o abstractas, acciones y cualidades propias de seres animados, (DRAE, 22 ed, 2001), se da “vida” a un documento.

La segunda parte es el diálogo entre Documento Histórico y Juanito el Documento, protagonistas del cuento; ellos hablan de temas relacionados con los archivos: historia, archivos del mundo y de Colombia, normatividad, recomendaciones sobre manejo.

La cartilla cuenta además, con notas al pie de página que definen los términos archivísticos empleados, de una manera sencilla y comprensible, sin descuidar el necesario rigor técnico.

Esperamos que, en sus manos, cumpla con los objetivos para los cuales fue creada: despertar interés en el tema de los archivos y que quienes la lean se conviertan en difusores de su contenido.

Pres

enta

ción


� Agradecimientos:A nuestra Alma Mater, Universidad de Antioquia Sede Sonsón, por la formación brindada profesional y por permitirnos materializar la idea inicial, a través de la Convocatoria de Proyectos de Extensión de la Dirección de Regionalización.

A las orientaciones de la Escuela Interamericana de Bibliotecología.

A las lecturas juiciosas y críticas realizadas por los profesores María Cristina Betancur Roldán, Marta Lucía Giraldo Lopera, Nohelia Toro Giraldo, Luz Marina Jurado Álvarez, Jaime Alberto Gómez Espinosa.

A la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Presbítero José Gómez Isaza”, por permitirnos realizar con sus estudiantes, la prueba piloto.

Igualmente, a nuestros compañeros archivistas: Carlos Samuel Ospina Ospina y José Fernando Botero Grisales por sus valiosos aportes intelectuales y logísticos.


�

, el documento, nació en la Secretaría de Ventas del Municipio de Periyá.

Hijo legítimo de su desalmado productor, el jefe de oficina, Justiniano Casas y Beatriz, su secretaria. Había nacido exactamente el día en que con un sencillo Acto Administrativo1, pero con mucha comida y champaña, se declaraba jurídica y legalmente constituida la secretaría como tal y para cumplir a regañadientes con un requisito impuesto por la Ley. Sus creadores le bautizaron con el nombre de Acta2 de Fundación de la Secretaría de Ventas.

Beatriz, la secretaria, le quería mas nunca se preocupó por él lo suficiente; a Justiniano le estorbaba en todas partes, le fas-tidiaba verle rodando de lugar en lugar, de rincón en rincón,

de escritorio en escri-torio y llegó a odiarle tanto que pensó mil veces en destruirlo. Sin embargo pensaba que había sido conce-bido a través de una difícil Actividad Ad-ministrativa3, un con-junto de tareas, ope-raciones, acciones y trámites reglamenta-das por las normas de

procedimiento y llevadas a cabo por la Sección4.

Había sido creado mediante el proceso de Producción de Do-cumentos5 y a pesar de que nunca estuvo de acuerdo con tanto protocolo y tanta pendejada, como él mismo lo expre-sara, no sentía amor por el bebé documento; aunque sí le causaba preocupación el hacerlo desaparecer.

Como muchos productores de documentos, sólo pensaron en crearlo; nunca se concientizaron que el nuevo documento, Juanito, necesitaba cuidados especiales y que para ello era preciso brindarle una excelente Gestión Documental6.El sufrimiento de Juanito no tenía límites. Carecía de lo más indispensable. No le compraron una cuna tan siquiera, es decir, una Unidad de Conservación7 en donde reposar protegido del sol y del frío, del polvo y la contaminación, de los excesos de luz, de humedad y de las manos ociosas, dañinas.

Por mucho tiempo se vio condenado a vivir solo, pues sus padres fueron dándole más y más hermanitos que corrían su propia suerte, los mantenían aislados de los demás, nunca los dejaban jugar ni agruparse como pequeños que eran para compartir sus juegos y travesuras, ni siquiera les era permitido a los documentos - que eran muy parecidos - y a los que sus productores llamaron tipos documentales8.

1 Acto Administrativo: Acción de un funcionario dentro de una entidad pública o privada que queda escrita en un documento que le da legalidad al trámite realizado.2 Acta: Documento que relata lo tratado y acordado en una reunión, redactado por la persona que actúa como secretario y aprobado por el comité, junta, asamblea.3 Actividad administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites establecidas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por la Unidad

Administrativa.4 Sección: Unidad técnico-operativa de una institución.5 Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y el programa de gestión documental.6 Gestión Documental: Técnicas dirigidas por archivistas, para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso y selección de los documentos

de cualquier institución y que facilita el modo de obtener economía y eficiencia en la creación, mantenimiento y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo vital institucional.

7 Unidad de Conservación: Pueden ser unidades de conservación entre otras: carpetas, una caja de cartón desacificado, un libro, un tomo, un CD.8 Tipos Documentales: Documentos cuya forma, contenido informativo y soporte, entendiéndose este último como el material físico en que se registra la información

(papel, pergamino, papiro, cintas, discos magnéticos, películas fotográficas, etc.), son iguales, por ejemplo: Historia Clínica, Historia Laboral.


�

Lamentablemente él era una Unidad Documental, o Pieza Documental9 . Tampoco podía relacionarse con los Expedientes10, pues después de mucha discusión y con bastante mala gana, Justiniano, su productor, les había construido una habitación por aparte, ya que por las actividades que debían realizar, se distinguían de los demás por formar parte de otra familia a la cual le llamaban Unidad Archivística11.

A pesar de su corta edad, cada día, Juanito se sentía más y más triste. Se le veía amarillo, arrugado, con pequeñas manchitas rojas, circulares. Muchos decían que eran los

microorganismos que lo tenían así, que debido al polvo y a la humedad había sido atacado por los mohos y las bacterias; o quizás también que la causa de sus

males radicaba en los insectos como las cucarachas, los piojos de los libros, las termitas, los pececillos, de

plata, las ratas, ratones y las personas cuando ensalivan sus dedos y tocan los documentos, en fin, ¡que sin número de enemigos tenía a su alrededor Juanito, el documento!

No había transcurrido el mes después de su nacimiento, cuando Juanito se llevó el más terrible susto de su corta vida. Después de escuchar ruidos por toda la oficina, sintió que la caja ya medio roída, donde se encontraba era ferozmente atacada por un animal grande y peludo que emitía unos sonidos escalofriantes y cuya actitud parecía querer destruirlo todo.

El feroz animal emprendió veloz carrera con la caja en el hocico. Después de recorrer un largo trecho y al momento mismo en que se disponía a desbaratar totalmente el reci-piente para devorar lo que había dentro, unos pasos preci-pitados y una luz centelleante, hicieron que el animal aquel, tirara por el suelo la caja y emprendiera las de Villadiego.

Juanito, el documento, temblando, quedó tirado en un rincón de aquel salón grande y majestuoso, limpio y ordenado don-de se respiraba vida, aseo, pulcritud; donde había miles y mi-les de documentos iguales a él, contentos, sanos, radiantes, felices que compartían entre ellos en una forma tan ordena-da y perfecta, que le pareció estar viviendo un sueño.

9 Pieza documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplo de piezas documentales entre otros, un acta, un oficio, un informe.

10 Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos elaborados por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Ejemplo, los expedientes judiciales.

11 Unidad archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales, puede ser unidad archivística entre otras, un expediente.


�A pesar de no haber podido conciliar el sueño en toda la noche, Juanito amaneció contento. Se vio rodeado de muchos documentos. Algunos solos, otros agrupados, la mayoría entrados en años pero muy bien conservados. Se mostraron amables, interesados en él, le miraban con tristeza pero a su vez con una luz de ilusión en sus semblantes que le era trasmitida a Juanito, el documento. Con un dejo de amor y de cariño, un anciano documento se le acercó y sin dejar de observarle le preguntó con gran afabilidad.

- ¿De dónde vienes?

–No sé - respondió Juanito, el documento.

-¿Cómo te llamas?

- Mi nombre es Juanito. Represento a todos los documentos bebés. Sin embargo todos me conocen como Acta de Fundación de la Secretaría de Ventas.

- ¿Cómo llegaste hasta acá?

-Un animal grandote me trajo anoche.

Guardaron algunos minutos de silencio. Entonces fue Juanito, el documento, quien tímido se atrevió a preguntar al anciano documento.

- ¿Dónde estoy? El anciano con voz suave le respondió:


�

- En el Archivo General de la Nación12.

-Y ¿usted cómo se llama?

-Todos nosotros pertenecemos a una gran familia, la familia de los Documentos Históricos, nos llaman así porque ya no representamos utilidad a los fines administrativos, pero si servimos para ayudar a los investigadores e historiadores en la búsqueda de información sobre hechos y actividades pasadas.

Mi nombre es como el tuyo, mira qué coincidencia, yo también soy un Acta de Fundación de una Institución

muy importante. - Entonces ¿Usted podría ser mi papá? - Preguntó

Juanito, el documento. - ¡Ojalá, qué más quisiera, hijo!, pero perteneces a

un hogar, a una oficina muy diferente, - le respondió el anciano con tristeza.

- Más bien cuéntame ¿Cuántos añitos tienes?

- No sé señor documento histórico, no tengo tarjeta de identidad, pues nunca me describieron en un inventario, ni realizaron sobre mí un Registro de Entrada,13 y mucho menos un Asiento14 que pudiera identificarme y contara sobre mí más pormenores.

El anciano se inclinó sobre el niño y pudo ver claramente la fecha de su nacimiento. No podía creerlo; ¡un mes!; era solo un documento, bebé, era un Documento Activo, un Documento de Gestión15, ¡no podía ser!, y en el estado en que se encontraba.

- A ver mi niño, continuó el viejo documento. -¿A qué se dedican tus papás?

- No sé…hablan mucho, discuten demasiado, toman tinto, reciben a

unas personas que llaman usuarios16 pero nunca dialogan con ellos. Ellos

van en busca de información, nunca la encuentran, los atienden mal y lo más

triste señor, es que a nosotros, no nos quieren… nos maltratan…

Se hizo un largo y profundo silencio. El anciano comprendió

que el documentito no sabía nada de sí mismo, de su Ciclo Vital17,

de los cuidados que sus padres debieron haberle brindado desde el

momento mismo de su concepción, de sus derechos como Documento

de Archivo18, sobre cómo se forman los

12 Archivo General de la Nación: Institución pública del orden NACIONAL, adscrita al Ministerio de Cultura encargada de la conservación permanente de los documentos históricos de las entidades nacionales y regulador de las políticas archivísticas del país.

13 Registro de entrada: Anotación de los datos del documento en las planillas de control.14 Asiento: Conjunto de datos informativos con que se describe un documento en un libro o planilla. 15 Documento activo, Documento de gestión: Es el que acaba de ser producido y es vigente. Es el documento utilizado todavía para atender las actividades por las

cuales fue creado. 16 Usuarios: Personas que se benefician de los servicios que prestan las empresas y oficinas. En este caso, el usuario hace uso de la información que se encuentra en

los documentos de archivo.17 Ciclo vital: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en las oficinas, pasando por el archivo central y/o intermedio, hasta

que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.18 Documento de archivo: Son los documentos producidos o recibidos por una persona o entidad en razón a sus actividades diarias, que tiene valor administrativo, fiscal

o legal, o valor científico o cultural y debe ser objeto de conservación.


�

grupos familiares: Expedientes, Series19, Subseries20, sus más allegados parientes. Sobre todo estos aspectos, él; como mayor que era, se sentía en la obligación de contarle, de instruirle, de educarle.

Entonces, el anciano documento le explicó con paciencia que ellos dos como Actas de Fundación de las Instituciones tienen una existencia permanente, que nunca van a morir. Que en estos momentos, él es un documento bebé, es un Documento

Activo, que muchas personas allegadas a la oficina donde fue creado, le consultarán para verificar disposiciones y fechas, y cuando tenga unos cuantos años más, se convertirá en un apuesto joven documento, cuya calidad de vida será Semi-Activa, le trasladarán del lugar donde nació a otro mucho más grande.

- ¿Es este el lugar? Inquirió el bebé documento.

- No, Aún te falta mucho para llegar aquí.

- ¿Cómo podría hacerlo? Inquirió Juanito, el documento

- Mediante la atención que puede prestarte un archivista.

- ¿Un archi, qué?

- Un archivista. Una persona especialista en el manejo de los documentos: los

COMITÉ DE

ARCHIVOS

CONSEJO MUNICIPAL DE

ARCHIVOS

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS ARCHIVISTAS INVITADOS

19 Series: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido uniforme, producidos por un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, por ejemplo: actas, informes, comunicados.

20 Subseries: División de las series documentales, dependiendo de sus características administrativas y funcionales. Ejemplos, actas del comité de archivos, informes de gestión, comunicados de gerencia.


�0

controla, los cuida, los custodia, los conserva, en una palabra, es el administrador de los archivos, respondió el viejo documento.

- Y… ¿Por acá hay muchos de esos archi, archivistas que usted dice?, volvió a preguntar Juanito, el documento.

No pudieron continuar con el diálogo. La puerta del recinto se abrió de repente y por ella aparecieron tres señoras que venían a realizar sus labores de limpieza rutinarias.

Como les fuera posible, entre dos documentos históricos alzaron el bebé documento del suelo, trepándolo

rápidamente en uno de los estantes metálicos que estaban cerca y metiéndole en una cunita, esa unidad

de conservación que él siempre soñó. Permaneció inmóvil, en silencio…

¡Qué confortable estaba todo allí! Un lugar fresco, acogedor. Por un momento, recordó con triste nostalgia aquella oficina donde fuera creado, aquel hogar que, aunque existiera, nunca fue suyo.

Sintió miedo porque cada vez que hacían el aseo en su hogar, le tiraban el polvo encima y le hacían estornudar; después, como si fuera poco, pasaban la trapera llena de jabón y agua sucia y le mojaban los bordes y muchas veces emparamaron su superficie, de ahí el mal estado de salud que siempre le acompañaba.

Allí era diferente. No barrían. Las aspiradoras y traperas permanecían secas y con cuidado de madre cariñosa, las

aseadoras pasaban los implementos de aseo con tal delicadeza que eran casi imperceptibles a los documentos.

Los miraban con cariño, con calor humano, con el respeto con que se trata a las personas, en una palabra, los amaban.

Juanito y su nuevo amigo se disponían a bajarse del estante, cuando escucharon voces que se acercaban. No pudiendo contener su curiosidad, Juanito preguntó muy bajito al oído del Documento Histórico. - ¿Ellos, quiénes son? El anciano respondió:

- En manos de ellos se encuentra nuestro futuro, son las personas encargadas de conocernos más a fondo, de analizarnos, de evaluarnos.

Ellos forman parte del Comité Evaluador de Documentos21, que a nivel nacional, nos observan con detenimiento por algún tiempo para poder definir nuestro futuro, mediante el estudio de los valores que cada uno de nosotros tenemos. ¿Sabes que tenemos dos valores? los valores primarios, para información administrativa y los valores secundarios, para información cultural, histórica e investigativa.

- Cada cierto tiempo, por orden de ellos, se realizan análisis de los documentos en los archivos para luego hacer las Selecciones22 y así generar muestreos23, sacando los documentos que ya no prestan ningún servicio.

21 Comité evaluador: Personas que trabajan en el Archivo General de la Nación, encargados de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos, es decir, el valor que adquieren los documentos por la importancia de su contenido para la historia.

22 Selecciones: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.23 Muestreos: Escoger muestras representativas de los documentos para realizar una selección.


��

- No, no te asustes. Esos señores son muy formales y comprensivos. Mira, por ejemplo, a aquellos que están en aquella esquina; ellos forman parte del Comité de Archivos24, son muy importantes sus decisiones porque ellos son especialistas en Archivística, Derecho y Contabilidad y dan consejos sobre cómo tratarnos a nosotros tanto administrativa como técnicamente.

¿Ves aquellos que forman corrillo en el centro del salón? Ellos son de la alta dirección, pertenecen al Sistema Nacional de Archivo25, vienen de las empresas y son los encargados de definir las políticas de los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- Como bien puedes ver Juanito, no tienes nada de qué preocuparte, ni nada qué temer. Es muy triste que tus productores no te quieran, pero existe un sinnúmero de personas que se interesan por ti y, tarde o temprano, irán a rescatarte.

Tras varias horas de conversa-ciones sobre temas archivís-ticos, Juanito, el documento, cómodo en su cajita de cartón desacidificado, escucha con

atención y sorpresa todo lo que aquellos documentos históricos comentan.

Se enteró, por ejemplo, que en su hogar tiene familiares comunes a él, pues sus temas, motivos, argumentos, y negocios son similares a los suyos, son Asuntos homogéneos; además de ellos, cuenta con otros parientes que le son de gran utilidad como los Documentos de Apoyo y los Documentos Esenciales26. Nunca había hablado con ellos, ni siquiera los había conocido.

Comprendió también, muy a su pesar, porqué su amigo, el Documento Histórico, le había dicho que no podía quedarse con ellos en el suntuoso archivo.

Tenía razón, su destino, si algún día se conociera su existencia, estaba en manos de las Tablas de Retención Documental27, en las cuales, los señores que antes se habían reunido, fijarían en forma definitiva el futuro de su existencia - después de realizada la Decisión Final: si podría gozar de una Conservación Temporal, si sería Eliminado, destruido o, por el contrario, se quedaría por siempre al lado de los ancianos documentos, que tanto afecto y cariño le habían demostrado.

24 Comité de archivos: Grupo de consejeros de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

25 Sistema Nacional de Archivos: Programa del Archivo General de la Nación, que integra las instituciones archivísticas, públicas y privadas, del país para estandarizar los procesos archivísticos y la normalización de los mismos.

26 Documentos de apoyo y documentos esenciales: Aquellos documentos necesarios para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantizan el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

27 Tablas de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos


��

El día trascurrió tranquilamente. Uno que otro historiador llegaba a investigar sobre aquel mundo exterior que Juanito no conocía y se pasaban toda la tarde de acá para allá y de allá para acá, mirando, comparando, examinando, escribiendo, pensando. Juanito, el documento, reflexionaba en la gran importancia que representaba ser un documento histórico y llegó hasta a formularse la pregunta que estaba seguro, preocupaba a todos los documentos: ¿Llegaría él también a ser algún día un Documento Histórico?

Sin poder encontrar respuesta a su pregunta, se quedó dormido.

Era ya tarde en la noche cuando despertó sobresaltado. Los amigos estaban a su

lado y le sonreían con benevolencia.

- Deberás partir, Juanito. Te queremos mucho pero debes regresar a casa. Si no lo haces, tu vida terminará muy pronto. Trataremos de buscar tu hogar, entregarte a tus productores. Les convenceremos de que te cuiden, que velen por ti, por tu futuro.

Juanito, el documento, bajó la cabeza en señal de obediencia y emprendió con ellos el retorno a casa.

Aunque timbraron varias veces, nadie salió a recibirles. Juanito, el documento se despidió de sus amigos no sin antes agradecerles todo lo que

habían hecho por él y les prometió contarles cómo había terminado toda esta aventura.

Apesadumbrados los Documentos Históricos se despidieron del pequeño, no sin antes recomendarle se cuidara mucho para su bien y el de su propia familia.

Las horas pasaron eternas. El frío se hacía cada vez más insoportable. A la madrugada, el guardia de turno, al realizar su cotidiana ronda abrió la

puerta principal que da a la calle y Juanito, el documento, en un descuido de éste, se coló hasta el interior del edificio.

Al llegar al tercer piso donde se ubicaba su casa, cuál sería la sorpresa al encontrar la puerta abierta de par en par. Miró hacia arriba y ya no vio el rótulo que identificaba su residencia y donde claramente se leía:

“Oficina de Ventas”. Entró rápidamente llamando a sus productores y su extrañeza fue en aumento al encontrar las oficinas desocupadas, sin muebles, sin estantes, sin

escritorios, sin sus productores… sin sus hermanos… sin sus parientes…

Se acurrucó en un oscuro rincón y lloró desesperadamente. Estaba solo, perdido, abandonado a su propia suerte. Su familia le había olvidado tal vez

para siempre y el sueño de convertirse en un Documento Histórico desaparecía por completo de su futuro, de su realidad.


��

Se preguntaba con repetida insistencia por qué sus creadores le habían traído al mundo si no iban a cuidar de él, por qué no lo querían, por qué siempre había representado un estorbo para ellos. Así, entre una y otra meditación, Juanito, el documento, empapado por las lágrimas que vertían sus ojitos inocentes, y que hacían correr las tintas con que muchos insensibles habían estampado orgullosos sus firmas frías e indescifrables, se quedó dormido.

Despertó sobresaltado. Sintió que alguien que no conocía le tomaba entre sus manos con una singular delicadeza, con un cuidado tal como nunca lo habían hecho sus productores; le acariciaba con ternura, le observaba con detenimiento y, al mirarlo despierto, le habló suavemente para no asustarlo.

- ¿Cómo te sientes?

- Un poco mal. -Le respondió Juanito, el documento.

- No temas, yo voy a cuidarte, Voy a cuidarte como debe Administrarse un Documento de Archivo. Te llevaré a una clínica donde te prestaré los primeros auxilios. Te haré todo un tratamiento de conservación, te evaluaré para analizar todos y cada uno de tus valores, te clasificaré para que

puedas entrar a formar parte del Archivo Activo, es decir, que te consulten con frecuencia. Haré

que figures en la Tabla de Retención Documental y serás reconocido por todos. Te brindaré un futuro feliz, como feliz debió haber sido toda tu existencia, vas a ver cómo te voy a

curar, a cuidar, a consentir.

- Y ¿podré llegar a ser un Documento Histórico?

- Claro que sí, que no te quepa la menor duda. Contestó sonriendo el muchacho.

- ¿Puedo hacerle una pregunta? Inquirió tímidamente Juanito, el documento.

- Claro, todas las que quieras

- ¿Dónde están mis productores?

- El día que desapareciste, a ellos les fue requerida el Acta de Fundación de la Secretaría de Ventas, y recuerda que ese documento eres tú. Al no poder enseñarte como prueba legal requerida, por el maltrato que tus hermanitos y parientes recibían de ellos, por la falta de atención y buen servicio a los usuarios, tus creadores fueron despedidos y la Secretaría fue declarada cerrada.

Tras algunos instantes de silencio, Juanito, el documento, se atrevió a preguntarle:

- ¿Quién eres y qué haces?

- Bueno, yo…yo soy Archivista y mi misión es amar y cuidar a todos los documentos ancianos, jóvenes y bebés como tú.

Al cabo de algún tiempo y gracias a los cuidados de aquel archivista, Juanito, aquel documento que nació sin padres y que por mucho tiempo, vivió en la orfandad, hoy forma parte del Archivo Total28 como Documento Histórico.

28 Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso general de la formación del archivo en su ciclo vital y que comprende: Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.


��

después, Juanito, el documento que nació sin padres y el Documento Histórico, se encuentran

nuevamente.

-- No sé…Don Histórico, tengo tantas dudas sobre el tema de los archivos.

-- Claro, es lógico. Ven, conversemos un rato sobre este interesante tema. ¿Tienes tiempo? ¿Qué deseas conocer?

-- Desearía saber mucho, mucho sobre los documentos y los archivos. ¿Puedes contarme qué es un archivo?

- Sí Juanito. El archivo es un conjunto de documentos: cartas, fichas, hojas de vida, actas, entre otras, sea cual

sea su fecha de creación; así se encuentren en papel, Cds., disquetes y que se van acumulando según los trámites y procesos

de las empresas, entidades públicas o privadas, en el transcurso de su gestión.

- ¿Para qué sirven?

- Sirven como testimonio e información a la persona o institución que los produce o a los ciudadanos, o como fuentes para construir la historia. Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y las Instituciones privadas.

- Y… ¿Los Archivos tienen historia, don Histórico? ¡Qué bueno conocerla!

- Claro Juanito, siempre es importante partir por el principio y aunque la historia de los archivos en el mundo es tan, pero tan larga, trataré de contarte algunos momentos significativos.

El desarrollo de los archivos ha transcurrido de forma paralela a la escritura, por más de 5.000 años; el primer archivo de negocios, existió 5.000 años antes de Cristo; el Archivo Secreto Vaticano tiene documentación desde el año 1198, ¡más de 800 años de historia!. Entre muchísimos más archivos antiguos.

- ¿Siempre se han aplicado los mismos mecanismos para el manejo de los archivos?

- No, Juanito. Día a día, el hombre se ingenia técni-cas para obtener: mayor rapidez de respuesta, ma-yor productividad en el trabajo, un mejor servicio al usuario y una mejora en el control de la calidad.


��

- Entonces ¿Qué tecnologías se utilizan hoy en día para el mejo-ramiento de los archivos?

- Hoy, es posible capturar y transformar los documentos en papel a imagen o

a texto, por medio de los escáneres, existe el almacenamiento electrónico, además, herramientas que recuperan la información, clasifican, describen y valoran los documentos.

- Don Historico. ¿Existen archivos muy grandes?

- Muchos, muchos, muchos. No podría nombrártelos todos. Tenemos, por ejemplo, el Archivo General de la Administración de España, Con 175 kilómetros de estantería, una superficie de 40.000 m2, repartida en 8 plantas, tiene en espera 300 kilómetros de documentos. El Archivo Secreto Vaticano con 85 kilómetros de estantería. El Archivo General de Indias conserva más de 43.000 legajos, instalados en 8 kilómetros de estantería, con unos 80 millones de páginas de documentos originales.

- Bueno, pero yo también quiero saber sobre la historia de los archivos en Colombia.

- Es evidente, Juanito. No más faltaba que no habláramos de lo nuestro.

La Corona Española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la documentación generada por la administración de las Indias. Así, Francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se siguiera en todas las posesiones españolas. Hacia 1567, la Real Audiencia del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.

- En estos momentos ¿dónde se encuentran esos documentos?

- ¡A que no adivinas dónde!, con estos documentos, nace el Archivo General de la Nación que ahora

posee más de 40 millones de folios en los que se registran los hechos más importantes del país desde 1.500.

- Me gustaría tanto que todos mis amiguitos lo visitaran. Cuéntanos por fa, dónde se encuentra situado y cómo se puede consultar en él.- El Archivo General de la Nación se encuentra en Bogotá, Teléfono 3282888.

www.archivogeneral.gov.co [email protected]


��

Otros importantes acervos documentales los encontramos en Medellín, como el Archivo Histórico de Antioquia, donde se custodia la historia de Antioquia y la de todos sus muni-cipios.

- Señor Documento Histórico, ¿yo puedo visitarlo?

- Sin duda, Fíjate bien en los datos que voy a darte: Palacio de la Cultura Rafael Uribe Uribe. Teléfono: 2541444 Ext. 69, 61 y 66. [email protected]

- Cuando encuentre mis creadores, les pediré me lleven a este interesante archivo.

- Eso está muy bien, Juanito. Pero no debes

olvidar que en Medellín existe otro archivo importante y es el Archivo Histórico de Medellín. Es el lugar donde se alberga parte de la memoria histórica de la ciudad. Allí reposan documentos originales producidos por los entes del gobierno municipal desde 1675.

- Yo quiero ir allí.

- Es fácil. Comunícate al Telefax: 5126547

- Juanito, pero también existen otros archivos muy

importantes, los que se encuentran en los municipios del suroriente antioqueño, más exactamente en la Zona Páramo: Abejorral, Argelia, Nariño y Sonsón.

- Y ¿son también muy importantes estos archivos?

- ¡Por supuesto!, Juanito. Estos municipios cuentan con ar-chivos como los producidos en las administraciones muni-cipales, notarías, juzgados, fiscalías, hospitales, parroquias, centros de reclusión, entre otros. Todos son muy importan-

tes ya que documentan la evolución de los distin-tos sectores y la contribución de cada

uno de ellos al desarrollo de la región y del país.

- Aparte de los archivos administrativos, ¿la zona

Páramo cuenta ¿con otra clase de archivos?

- Los municipios poseen también junto a los archivos

administrativos, archivos públicos, privados y personales. Todos contribuyen a la creación de los

archivos históricos, ya que son registros insustituibles para la investigación de las prácticas sociales, económicas y

políticas.

En el municipio de Sonsón, aunque un incendio destruyó


��

el archivo municipal en el año 1957, existen en fondos acumula-dos29, escritos originales de finales del siglo XVIII, que en su tiempo tuvieron gran va-lor administrativo y que hoy, hacen parte del patrimonio histórico. Así mismo, el Cen-tro de Historia San José de Ezpeleta de Sonsón donde se conservan cien años de archivo notarial, cuyo primer

documento es el acta de fundación de la ciudad…

- ¡Maravilloso! Debe ser sensacional tener ese documento ante mis ojos.

- Sin duda, una experiencia inolvidable, Juanito. Si algún día quieres visitar estos archivos, infórmate en el teléfono: 869 4444. [email protected].

- Si visitas el archivo administrativo del Municipio de Nariño, conoce-rás desde los documentos originales, como acuerdos y resolucio-

nes, el paso a paso, el quehacer administrativo de la región y las decisiones más importantes to-madas por la Gobernación de Antioquia, Alcaldes y Concejo Municipal, desde principios del siglo XX hasta nuestros días. Ha-llarás, por ejemplo, copia de la Ordenanza N° 37 del 23 de abril de 1913, por medio de la cual se segrega el corregimiento de

Nariño, del municipio de Sonsón, y se erige Distrito Municipal.

- Infórmanos por fa, cómo ubicar estos archivos.- Si quieres saber sobre los hechos administrativos

e históricos del municipio de Nariño, ubícate en: www.narino-antioquia.gov.co/ Teléfono: 868 0113 - 868 0204 - 868 0179 - Fax: 868 0077 - Parque Principal. Allí, encontrarás más información.

- Qué interesante conocer la historia de estos municipios a través de los documentos originales. Don Histórico, Coméntanos, sobre los archivos del municipio de Argelia.

- Sí, Juanito, imagínate ¡ciento ocho años de vivencias pueblerinas!, contados a partir de su fundación en 1.891. En sus archivos se encuentra copia de la Ordenanza N° 19 del 05 de diciembre de 1960, emanada de la Gobernación de Antioquia, por medio de la cual se crea el municipio de Argelia.

- ¡Qué interesante documento, Don Histórico!

29 Fondos acumulados: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación, producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración.


��

- Y hay más, Juanito. ¿Has escuchado hablar de grandes poetas y escritores antioqueños, de gran fama nacional e internacional como lo son: Gregorio Gutiérrez González y Tomás Carrasquilla?

Aseguran que Gregorio Gutiérrez González fue el fundador de Argelia y que Tomás Carrasquilla vivió en este municipio. ¿Te imaginas a los nuevos tecnólogos en archivística recuperando entre toda la información contenida en los archivos de Argelia, documentos originales de personajes tan importantes?

- ¡Espectacular, Don Histórico, sencillamente espectacular! Y para lograrlo ¿Qué se necesita?

- Que tanto las administraciones municipales como las demás entidades responsables de los archivos, tomen

conciencia sobre la importancia que ellos representan para la administración y la historia; se sensibilicen frente a las problemáticas que éstos presentan, buscando soluciones mediante la presentación de propuestas y proyectos, encaminados a su mejoramiento.

- Me llama tanto la atención visitar este archivo, Don His.

Cuando lo desees, comunícate con el teléfono; 865 00 77, 865 01 63. [email protected].

- Don Histórico y si quiero investigar sobre los archivos del municipio de Abejorral ¿qué hago?

- ¡Ah, Abejorral! Uno de los pueblos más tradicionales y paisas de Antioquia. En su memoria histórica y documental se conserva viva la tradición y la cultura, expresadas en: su Parque Principal, el mercado dominical, su arquitectura de principios del siglo XX y el ambiente rural que no ha desaparecido, de ahí que el Ministerio de la Cultura lo haya declarado: “Bien Cultural de Interés Nacional”.

Si gustas conocer más sobre sus archivos, Llama al 8647182. [email protected] o llama también a la Casa de la Cultura: Teléfonos: 864 8308 y 864 7145.

- ¡Oh!, cuánto me gustaría conocerlos todos. ¿Algún día vamos a visitarlos?

- Sí, prometido. Pero, además de querer conocerlos, debes aprender a cuidarlos para que continúen prestando un servicio tan valioso.

- ¿Por qué?, ¿son muy delicados, verdad?

- Sí Juanito, debes aprender mucho sobre ellos y tener


��

cuidados especiales a la hora de producir, tramitar, guardar y consultar los documentos.

Entonces… ¿Qué debo aprender sobre la producción de documentos?

- El buen uso de las tintas utilizadas en las impresoras y en las máquinas de escribir, por ejemplo, la calidad del papel, los equipos y útiles de oficina, los formatos, la letra, la firma.

- Y ¿para tramitarlos?

- Si recibes documentos debes comprobar que estén completos, que correspondan a lo que dice el contenido escrito, los radicas que quiere decir ponerle un consecutivo a cada documento que llega a la institución y registras para cuando tengas qué consultarlos, puedas determinar rápidamente, cuáles te llegaron, quién te los envió y cuándo los recibiste.

- Don Histórico, ¿Qué debo tener en cuenta para guardarlos bien guardaditos?

- Juanito, tener en cuenta la calidad de las carpetas, la cantidad de documentos que te caben en ellas; si vas a utilizar cajas, de cartón, preguntarás cuáles son las que tienen menos ácido, pues cuando son demasiado ácidas, producen mohos, hongos muy pequeños que producen ruptura, manchas de diferentes colores, olor a húmedo y mala apariencia.

Además tendrás en cuenta las condiciones ambientales del lugar donde va a permanecer el material.

- ¿Cuáles son esas condiciones ambientales Don His?

- Los documentos en papel, como tú o como yo, tenemos muchos enemigos que los humanos deben tener en cuenta para evitarlos o combatirlos a tiempo. Para conservarnos sanos y fuertes, es necesario que los lugares donde nos guarden, gocen de: una temperatura ambiente entre 15 y 21°C; una humedad relativa entre 45 y 65%; luz fluorescente, se deberá tener cuidado que por puertas y ventanas no penetre polvo, humo, gases carburantes y personas ajenas al quehacer del archivo.

- Si las personas no tienen en cuenta estas condiciones. ¿qué nos puede ocurrir don Documento?

- Muy sencillo, Juanito: Las temperaturas y humedades relativas incorrectas, nos producen hongos y bacterias; las luces infrarrojas y ultravioletas, decoloran nuestros pigmentos y las humedades nos causan mohos.

- ¡Qué horror! ya tengo los pelos de punta- Y eso que todavía no he acabado de contarte.


�0

- ¡Cómo!, ¿es que hay más?

- Claro, Juanito. Se debe tener cuidado con los lugares que se escojan para almacenarnos, en ellos tenemos que estar protegidos de otros enemigos como: desastres, terremotos, inundaciones, incendios, ataques de grupos armados, entre otros. Y al momento de consultarnos, deben cuidarnos de las suciedades en manos y superficies, del comer y beber sobre nosotros; igualmente, del vandalismo.

- Y a todas estas, don Histórico. ¿Quién o quiénes controlan todos estos aspectos?

- Existen organismos encargados de velar por la correcta administración y conservación de los documentos y

los archivos:

- ¿En todas partes del mundo?

- Sí, Juanito. En todo el mundo.

- Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)

- ¿Y en Colombia?

- En Colombia, existen entes nacionales,

departamentales y municipales, encargados de hacer cumplir la normatividad archivística y de velar por la custodia, preservación y conservación de los archivos. El Archivo General de la Nación, por ejemplo, es el ente rector de la gestión archivística.

- Don Histórico, estos entes trabajan cada uno por su lado, o ¿cómo es la cosa?

- Interesante pregunta, Juanito. Ellos se unen y conforman el Sistema Nacional de Archivos: Un Programa del Archivo General de la Nación, que integra las instituciones archivísticas, públicas y privadas, del país para estandarizar los procesos archivísticos y dictar las normas para el mismos. Promueve el desarrollo y modernización de estos centros de información, salvaguarda el patrimonio

documental y fomenta el acceso de los ciudadanos a la información y a los

documentos de archivos públicos y privados. Son órganos

asesores, coordinadores y ejecutores.

- Pero Don His, ¿a ellos no les queda muy

difícil controlar toda la archivística del país?

¿Tanta?- Claro, Juanito. Para hacerlo más fácil, se crean los Consejos Departamentales de Archivos:

Sirven de interlocutores entre los Sistemas Municipales de Archivos,

el Gobierno Departamental y


��

el Archivo General de la Nación. Es un ente asesor, normalizador y veedor del Gobierno Departamental en la formulación de la política pública de archivos.

-¿Qué más hacen los Consejos Departamentales de Archivos?

- Aprueban las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental30 de las entidades del carácter departamental, - a la vez que cumplen funciones de asesoría, asistencia técnica, vigilancia y control sobre la gestión y la función archivística de los municipios y entidades departamentales, realizando visitas de inspección, articulando programas de capacitación y divulgación.

- Y ¿ya no hay nadie más?, porque faltan los municipios.

- Claro, Juanito que para los municipios también se crearon los Consejos de Archivos.

- ¿Cuáles son esos, Don Historico?

- Estos son los encargados de dictar su propio reglamento, vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, apo-yar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su competencia, crear el

comité evaluador de documentos,

30 Tablas de Valoración Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final.

aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental del municipio, informar semestral-mente, al Consejo Departamental de Archivos las acciones que desarrollan las instituciones de su competencia en ma-teria archivística.

- A propósito de archivos municipales, Juanito, quiero que aprendas sobre ellos algo muy importante.

- Cuéntamelo, por fa, Don Histórico

-Quiero que recuerdes siempre, Juanito: Muchas veces la gente equivocadamente, piensa que los archivos municipales no son importantes porque no cuentan con grandes extensiones de documentación o porque no se encuentran situados en grandes ciudades.

- Un archivo municipal gestionado adecuadamente, permite hacer un seguimiento de la administración pública y detectar posibles irregularidades. Los ciudadanos tienen la responsabilidad de velar por la protección del patrimonio documental nacional y de exigir a los alcaldes, que como representantes del Estado en la rama ejecutiva, cumplan con lo estipulado por la ley relacionado con la creación, organización y servicio de los archivos municipales.

- Don Histórico, lo que más me preocupa es saber ¿cómo hace toda esa gente para ponerse de acuerdo al momento de definir las políticas archivísticas en bien de los documentos y los archivos?

- Escucha, Juanito. Existen leyes, resoluciones, acuerdos,


��

normas y requisitos, que amparan y protegen los archivos, haciendo posible que todas las instituciones antes mencionadas, puedan decidir unánimemente, lo que debe o no hacerse en cada caso.

- Sería importante conocer algunas.

- La Constitución Política de Colombia: En sus artículos:8,15,20,23,27,63,70, 71,72,74,94,95,112,113, se refiere

al derecho que tienen los ciudadanos al acceso a la información y al deber de todos

en la conservación del patrimonio histórico y cultural del país.

- ¿Nada más éstas Don Histórico?

- No, son muchas, Juanito. Es interesante saber que el Con-greso de Colombia, decretó en julio 14 de 2000, la Ley 594, Ley General de Archivos. Esta Ley, entre sus disposiciones, define al Estado como responsable de los archivos públicos del país, responsabilidad que está en manos de cada ente territorial y en cada una de sus ramas: legislativa, ejecutiva y judicial.

- Entonces, ¿son muchas las entidades que contribuyen al buen manejo de la documentación y los archivos?

- Sí. Fíjate, Juanito cómo, también, las Entidades de Derecho, consignan en los Códigos de Procedimiento Civil y Penal, Código Contencioso Administrativo, Código de Comercio y Código Sustantivo del Trabajo, al igual que las Normas de Certificación de Calidad (ICONTEC) y las Normas ISO,

los requerimientos para el buen manejo de la información y los archivos.

¡Ah!, se me olvidaba contarte, Juanito: la Sociedad Colombiana de Archivistas presentó al Congreso de la República el

Proyecto de Ley por el cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, de

sus profesiones auxiliares y se dictan otras disposiciones, relacionadas con el

ejercicio de esta disciplina.

- A todas estas don Histórico, cuéntame, por fa, si estas normas y

leyes legales y archivísticas son únicamente para archivos de empresas públicas.

- De ninguna manera Juanito. Todas estas leyes y normas cobijan igualmente a las empresas privadas que presten servicio público y los archivos privados, pues ellos también encierran interés económico, social, técnico, científico, cultural y político.

Por ejemplo, el Decreto 4124 de 2004, artículos: 10 al 17, reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y dicta dispo-siciones relativas a los archivos privados; igualmente la Ley General de Archivos, en sus artículos 19,21,47,48,49.

- Don Histórico, creo que ya lo tengo cansado con tanta preguntadera, pero me gustaría bastante saber sobre el joven archi…archi…

- Archivista, Juanito, Archivista.

- Sí, el joven archivista que me salvó la vida. ¿Qué es eso de la


��

Archivística y dónde se estudia?

Verás, Juanito: La doctora en Historia de América y Archivista, Antonia Heredia Herrera, de origen español, nos dice que la archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los ar-chivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización o aprovechamiento.

- ¿Y dices que en Colombia existen instituciones educativas que enseñan archivística como la Universidad de Antioquia?

- Sí, Juanito, a propósito, En los primeros meses de este año 2009, y después de seis semestres de preparación en las sedes de Yarumal, el Carmen de Viboral y Sonsón, 52 estudiantes de la Universidad de Antioquia, de la Escuela Interamericana de Bibliotecología, se graduaron como Tecnólogos en Archivística, 24 de ellos en la Sede Sonsón.

- Don His, ¿ésta es una buena noticia?

- Indudablemente, Juanito. Estos egresados se encuentran capacitados para intervenir los archivos de su región y de cualquier lugar del país, implementando programas de gestión documental que hagan posible alcanzar los objetivos para los cuales se crean los archivos: Brindar información rápida, veraz y oportuna a los usuarios y conservar los

documentos para la historia.

- Finalmente, Don His. Me gustaría tanto, pero tanto, regalarle un detalle de agradecimiento al archivista que me salvó la vida. ¿Cómo hiciera?

- Muy sencillo, Juanito. Averiguamos dónde vive y el día de los archivos le haces llegar el detalle. ¿De acuerdo?

- Sí, Don Documento; Pero, ¿Cuándo se celebra en Colombia el día de los archivos?

El 9 de octubre se celebra en Colombia el DÍA NACIONAL DE LOS ARCHIVOS.

- Que buena historia esta, Don Histórico. ¡Qué importante todo lo que me enseñaste!

- ¡Oh, se hizo tarde, Juanito y debes dormirte ya! Mañana, nuevamente, volveremos a hablar sobre los documentos y los archivos y te responderé muchas preguntas más.

- ¡Qué lástima!, ya me estaba encarretando con todo esto. Gracias Don Histórico por lo enseñado hoy ¿Iremos algún día a visitar los archivos de los que me hablaste?

- Sí. Juanito. Tómalo como una promesa de mi parte.

INVITA A TUS AMIGUITOS, a Todas las Instituciones y a Todos los Lectores de Esta Cartilla Para que

Conozcan los Archivos y Soliciten los Servicios que Prestan los Archivistas de tu Region.


��

BibliografíaColombia. Constitución Política. 1991

Colombia. Archivo General de la Nación. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Gráficas Europa, Bogotá, 1.997.

Colombia. Archivo General de la Nación. Mejía, Myriam; Cañón, Jeannette; Barrera, Amanda; Melo C., Alexander; Parada, A., Hernán O; Triana

T., Jorge W. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá, 2005.

Colombia. Archivo General de la Nación. Casilimas Rojas, Clara Inés; Ramírez Moreno,

Juan Carlos. Fondos Acumulados. Bogotá, 2004.

Saldarriaga, Luis Felipe. Reconocimiento, Valoración y Protección del Patrimonio Cultural. Dirección de Fomento a la Cultura de Antioquia, Medellín, 2002.

Colombia. Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración. Curso-Taller de Conservación Para Archivos. Medellín, 7 a 11 de junio 2004.Wisner Acuña, Blanca; Amaya, Germán; Guerrero Javier. Los Archivos Judiciales en Colombia. Imprenta y Publicaciones de la Universidad Pedagógica de Tunja, Tunja, 2002.

Glosario

Documents

Cartilla La Orfandad de Juanito