CARDIS Reynolds Anwenderdokumentation FORMEL 1 · ISPA Mobile / ISPA ab Version 360-01.00 / 286-01.00 Murnau, 06.10.2016 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 7 von 28 Feld 2: AW-Nummer

CARDIS Reynolds CARDIS Reynolds

Anwenderdokumentation FORMEL 1

Ablaufbeschreibung Schnittstelle ISPA Mobile / ISPA

Ablaufbeschreibung Schnittstelle ISPA Mobile / ISPA

In dieser Ablaufbeschreibung ist die FORMEL 1 Schnittstelle beschrieben, die für die Systeme ISPA Mobile / ISPA erforderlich ist. Es sind die erforderlichen Parameter beschrieben, die in FORMEL 1 zu hinterlegen sind – weiterhin sind auch Besonderheiten im Zusammenspiel von FORMEL 1 und den Systemen ISPA Mobile / ISPA beschrieben.

Wichtiger Hinweis Voraussetzung für die Arbeit mit ISPA Mobile in Verbindung mit FORMEL 1 ist die aktivierte Eingriffsverwaltung innerhalb der Auftragsbearbeitung. Weiterhin ist eine korrekte und vollständige Hinterlegung / Pflege der entsprechenden Parameter nötig, da es sonst zu den unterschiedlichsten Problemen in der Kommunikation der beiden Systeme kommen kann. Diese reichen von allgemeinen Kommunikationsfehlern bis hin zu Fehlern bei der Auftragseröffnung bzw. -ergänzung.

Anwenderdokumentation FORMEL 1 ISPA Mobile / ISPA ab Version 360-01.00 / 286-01.00

Murnau, 06.10.2016 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 2 von 28

INHALTSVERZEICHNIS

Allgemein ............................................................................................................................................. 4

Dokumentation / Konfiguration / Bedienung ................................................................................. 4

Voraussetzungen ................................................................................................................................. 4

9.13.1 ISPA Schnittstelle Parameter ................................................................................................ 4

Auftragsparameter .......................................................................................................................... 5

Arbeitsplatz- / Benutzerabhängige Druckerparameter .................................................................. 9

Rechenzentrum ............................................................................................................................. 10

Prozentuale Aufteilung .................................................................................................................. 11

Split ................................................................................................................................................ 11

Schnittstelle ....................................................................................................................................... 12

Start / Stoppen .............................................................................................................................. 12

Konfiguration externes System ..................................................................................................... 12

Besonderheiten ISPA Mobile ............................................................................................................. 13

Pakete ............................................................................................................................................ 13

Hinweise ISPA Mobile .................................................................................................................... 14

Ansprechpartner Name / Telefonnummer................................................................................... 14

Stellplatz / Leitzahl ........................................................................................................................ 14

Fertigstellungstermin .................................................................................................................... 14

Greiferschein ................................................................................................................................. 14

Auftragsanzeige / -ergänzung ....................................................................................................... 15

Rechnungsempfänger ................................................................................................................... 15

Besonderheiten und Funktionen ....................................................................................................... 16

Erstzulassungsdatum ..................................................................................................................... 16

TÜV / AU ........................................................................................................................................ 16

Datenschutz ................................................................................................................................... 16

Prozentuale Aufteilung in ISPA ...................................................................................................... 16

Firmenkunde ................................................................................................................................. 17

O-Ton / Q-Ton ............................................................................................................................... 17

Serienstandverbesserungen .......................................................................................................... 17

Rabattierung in ISPA und Auswirkung auf FORMEL 1 ................................................................... 17

Lack-Arbeitswerte ......................................................................................................................... 18

KBA-Hersteller ............................................................................................................................... 18

Nachkommastellen ........................................................................................................................ 18

Auftragsergänzung / Synchronisation ........................................................................................... 18

Felder löschen ............................................................................................................................... 19

Änderungen Stammdaten ................................................................................................................. 20

Pflichtfelder in ISPA für Kunden und Fahrzeuge ........................................................................... 20



Weiterführende Informationen ............................................................................................................ 21

Voraussetzung für Jobs / Eingriffe in FORMEL 1 ............................................................................... 21

9.11.2 Verwalten der auftragsarten .............................................................................................. 21

9.11.19 Diverse Parameter ............................................................................................................ 23

Besonderheiten Auftrag / Rechnung ................................................................................................. 24

Rechnungsdruck ............................................................................................................................ 24

Mahnwesen ................................................................................................................................... 24

Split trotz hinterlegtem Eingriff ..................................................................................................... 25

Anhang .................................................................................................................................................. 27

Transfer ISPA F1 Kundenstamm ............................................................................................... 27

Transfer ISPA F1 Fahrzeugstamm ............................................................................................. 28



ALLGEMEIN

DOKUMENTATION / KONFIGURATION / BEDIENUNG

Dokumentationen sowie Schulung zur Handhabung von ISPA Mobile / ISPA / APAS werden von der BMW Group bzw. soft-nrg zur Verfügung gestellt.

VORAUSSETZUNGEN

9.13.1 ISPA SCHNITTSTELLE PARAMETER

Für die Funktion der Schnittstelle sind diverse Parameter zu hinterlegen – diese sind immer pro Firma bzw. bei filialisierten Betrieben pro Filiale vorzunehmen.

Die Parameter werden unter >9.13.1 Schnittstellen BMW< Auswahl „BMW“ Auswahl „ISPA-Schnittstelle“ gepflegt.

Beispielansicht: Die Werte sind nur beispielhaft.

FELDBESCHREIBUNG

Nr. Feld Beschreibung / Wert 1 Verzeichnis Export / Import isp/ Vorgabewert nicht ändern.

2 Größe der Logdatei in MB Vorgabewert 20 MB.

3 Anzahl Sicherungen der Logdatei Vorgabewert 1 Sicherung.

4 getOrderList/Base ausgeben? Vorgabewert „N“.

5 Autostart Soll die Schnittstelle bei Serverstart / nach Update (nur F1 evo) gestartet werden?

6 ISPA-Mobile Wenn nur ISPA Mobile Pakete verwendet werden sollen, ist der Parameter auf „J“ zu setzen.

7 Mailadresse Es kann die interne F1-Mail Adresse für Benachrichtigungen hinterlegt werden.

8 Supported Feature Level Nur in Pilotphase relevant wird demnächst entfernt.

9 Datei Fehlerprotokoll errlog Vorgabewert nicht ändern.

10 Datei „fehlerhafte“ Datensätze reclog Vorgabewert nicht ändern.

11 E-Mail Es kann eine E-Mail Adresse hinterlegt werden, die bei



Inaktivität der Schnittstelle benachrichtigt wird.

AKTIONEN Innerhalb der ISPA – Schnittstelle stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

1. A = Aktion Schnittstelle starten / stoppen. 2. P = Auftragsparameter pflegen. 3. Z = Zuordnung der Drucker pflegen.

AUFTRAGSPARAMETER

Über die Auswahl „P“ erfolgt die Pflege der filialabhängigen Auftragsparameter.

Diese Parameter werden von FORMEL 1 benötigt, um Aufträge / Auftragspositionen aus ISPA korrekt anzulegen / zuzuordnen. Nachfolgend sind die einzelnen Felder jeweils beschrieben.

Für filialisierte Betriebe können die Parameter auf die entsprechenden Filialen kopiert werden, so dass ggf. nur einzelne Werte angepasst werden müssen.

Beispielansicht: Die Werte sind nur beispielhaft. Feld 1: Durchgangskunde

Die Kundennummer für den Durchgangskunden muss mit Matchcode „DIVERS“ angelegt werden. Die Sonderfunktion für den Durchgangskunden in FORMEL 1 greift nur wenn der Matchcode mit „DIV“ beginnt.





Feld 2: AW-Nummer Schätzwert Wird in ISPA eine Arbeit erfasst für die es keine gültige AW-Nummer gibt, wird bei der Positionsanlage in FORMEL 1 die hier hinterlegte AW-Nummer verwendet. Diese AW-Nummer ist in den Stammdaten (AW-Stamm) je Fabrikat, also BM und MB, zu hinterlegen und kann frei vergeben werden. Bei der Zeitverwaltung ist der Leittyp mit „*“ und Menge mit „1“ zu erfassen. Die Erlösgruppe für diese AW-Nummer ist passend zu wählen.

Die Verrechnungsgruppe ist ohne Bedeutung, da von ISPA der EUR-Betrag übergeben wird und keine Neukalkulation bei der Übernahme der Position in den Auftrag erfolgt.

Beispielansicht: Die Werte sind nur beispielhaft. Feld 2: AW-Nummer Fremdleistung

Wird in ISPA eine Fremdleistung erfasst, wird bei der Positionsanlage in FORMEL 1 die hier hinterlegte AW-Nummer verwendet. Diese AW-Nummer ist in den Stammdaten (AW-Stamm) je Fabrikat, also BM und MB, zu hinterlegen und kann frei vergeben werden. Bei der Zeitverwaltung ist der Leittyp mit „*“ und Menge mit „1“ zu erfassen. Die Erlösgruppe für diese AW-Nummer ist passend zu wählen. Die Verrechnungsgruppe ist ohne Bedeutung, da von ISPA der EUR-Betrag übergeben wird und keine Neukalkulation bei der Übernahme der Position in den Auftrag erfolgt.



Beispielansicht: Die Werte sind nur beispielhaft. Feld 3 - 7: Auftragsart Die Schnittstelle ermittelt bei der Auftragsanlage die jeweils passende Auftragsart für die nachfolgenden aufgeführten Vorgänge:

Werkstattauftrag. Service Inclusive. Leasing. Intern. Garantie.

Für jeden dieser Vorgänge ist die dazugehörige Auftragsart je Fahrzeugstatus (Kunden-, Neu-, Vorführ-, Gebrauchtfahrzeug) zu hinterlegen. Über die Auswahl „?“ werden die jeweils verfügbaren Auftragsarten je Fahrzeugstatus angezeigt.

Hinweis

Es sind hier die Auftragsarten zu hinterlegen, welche auch bei manueller Auftragsanlage in der Auftragsbearbeitung verwendet würden.

Für den Vorgang „Leasing“ können auch die Auftragsarten von „Werkstattauftrag“ hinterlegt werden, wenn keine gesonderte Abrechnung für Leasing erfolgt.

Sollte es der Fall sein, dass je Vorgang, z. B. „Intern“, für eine Fahrzeugart (N, G, V, K) mehrere Auftragsarten definiert sind, ist es empfehlenswert diese auf 1 Auftragsart zusammen zu führen. Hintergrund für mehrere Auftragsarten ist oft die Notwendigkeit bei einer Auftragsart mehr als 4 Sollkonten zu hinterlegen. In >9.11.2 Verwaltung Auftragsarten< besteht aber nach der Auswahl „K=Konto“ die Möglichkeit über <F1> Blättern mehr als 4 Sollkonten zu hinterlegen.

Feld 8: Drucker

Hier kann der Name des FORMEL 1 Druckers hinterlegt werden, über den der Ausdruck von Aufträgen / Greiferscheinen direkt aus ISPA erfolgen soll.

Dieser Drucker greift nur noch wenn in der speziellen Druckerzuordnung für diesen Benutzer / Arbeitsplatz kein individueller Drucker hinterlegt ist.



ARBEITSPLATZ- / BENUTZERABHÄNGIGE DRUCKERPARAMETER

Aus ISPA-Mobile / ISPA wird bei Anfragen an FORMEL 1 eine Workplace-ID und eine User-ID übertragen. Dies ermöglicht es den gewünschten Drucker für Werkstattaufträge / Greiferscheine benutzerspezifisch oder arbeitsplatzspezifisch in FORMEL 1 zu hinterlegen.

Es stehen hier die folgenden Funktionen zur Verfügung

Funktion Beschreibung

F1 / F2 Innerhalb der angelegten Drucker vor bzw. zurückblättern.

F3 Auswahl Firma.

N Neue Zuordnung anlegen.

? Liste / Übersicht aller angelegten Druckerzuordnungen.

L Zuordnung löschen.

F4 Druckerzuordnung beenden.

PRAXISTIP Empfehlenswert ist es einem Arbeitsplatz, also der „Workplace-ID“, einen bestimmten Drucker zuzuordnen - unabhängig von der USER-Id (siehe Beispiel 2 unten).



BEISPIELE

Bsp. Workplace-ID User-ID Auftrag Drucker

Greiferschein Drucker

Hinweis

1. * Meier P200 P201 Benutzer Meier druckt immer auf P200 + P201 egal von welchem Arbeitsplatz aus

2. C00021 * P100 P101 Workplace-ID C0021 druckt unabhängig vom Benutzer auf P100 und P101

3. C00033 Huber P300 P301 Benutzer Huber druckt auf P300 + P301 aber nur von Arbeitsplatz C00033 aus.

4. C00044 Huber P400 P401 Benutzer Huber druckt auf P400 + P401 aber nur von Arbeitsplatz C00044 aus.

5. Qwet * P777 P777 Alle Ausdrucke mit Workplace-ID Qwet – werden auf Drucker P777 gedruckt.

ISPA / DRUCKER An ISPA wird als Drucker immer „F1-Drucker“ übermittelt – der eigentliche FORMEL 1 Drucker wird erst beim tatsächlichen Druck ermittelt.

Um die Druckfunktionen (Werkstattauftrag, Greiferschein) für FORMEL 1 aus ISPA nutzen zu können ist es zwingend erforderlich in ISPA den Parameter „Auftragserweiterung aktiviert“ unter „ISPA Einstellungen WebService Einstellungen (betriebszogen)“ zu aktivieren. Ohne diese Einstellung sind die Buttons in ISPA deaktiviert.

APAS In APAS muss dieser Drucker als DMS Drucker in den Systemparametern / -einstellungen von APAS konfiguriert werden.

RECHENZENTRUM

Für die Nutzung von ISPA / ISPA Mobile ist eine Zuordnung der Workplace-ID und User-ID des entsprechenden Arbeitsplatzes / iPad‘ s zu dem dazugehörigen Kundenstand zwingend erforderlich. Für die Inbetriebnahme von ISPA Mobile / ISPA ist daher vom Kunden die Hotline von CARDIS Reynolds zu kontaktieren.

Erfolgt diese Kontaktaufnahme nicht und es werden Anfragen von ISPA Mobile / ISPA an FORMEL 1 geschickt, werden diese mit einer Fehlermeldung „Falsche Firma oder Filiale nicht korrekt” abgelehnt.

VALIDATOR Der Validator kann im Zusammenhang mit dem Rechenzentrum nicht verwendet werden, da keine eindeutige Zuordnung zwischen Anfrage des Validators und dem entsprechenden Stand des Rechenzentrums hergestellt werden kann.



PROZENTUALE AUFTEILUNG

ISPA Mobile / ISPA bietet die Möglichkeit der Rechnungsaufteilung, z. B. 1 Job auf „Garantie“. Damit können der Auftragsinhalt bzw. die Eingriffe komplett (ISPA u. ISPA Mobile) / anteilig (nur ISPA) auf verschiedene Kostenträger bzw. Kunden aufgeteilt werden (siehe auch).

VORAUSSETZUNG Auftragsinhalte können nur aufgeteilt werden, wenn bei allen verwendeten Auftragsarten in >9.11.2 Verwalten Auftragsarten< Feld 7 „Eingriffsverwaltung“ auf „4 = Eingriff %-Aufteilung“ gesetzt ist.

Beispielansicht: Die Werte sind nur beispielhaft.

Auftragsarten können nur dann auf „Eingriff %-Aufteilung“ gesetzt werden, wenn die Rechnungsnummernvergabe so hinterlegt ist, dass die Auftrags- und Rechnungsnummer nicht identisch ist >9.11.19 Diverse Parameter< Feld 18 „Rechnungsnummer“ = 1 bzw. 3 (siehe auch). Änderungen an diesen Parametern bedeuten u. a. dass in der Auftragsbearbeitung die Eingriffsverwaltung zur Verfügung steht, sich Rechnungsnummernkreise ändern und damit unter Umständen die Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

KUNDENNUMMERN Für eine Aufteilung von Arbeiten (Jobs / Eingriffen) auf verschiedene Kostenträger, z. B. einen Job auf Garantie abrechnen, muss für diese aufzuteilende Arbeit eine Kundennummer vorgegeben werden, die im Kundenstamm vorhanden ist – die Kontonummer aus der Finanzbuchhaltung ist nicht ausreichend.

Diese Kundennummern werden in ISPA in den Parametern „Verrechnungsarten Auftragssplit“ hinterlegt – sollten diese Kundennummern nicht im FORMEL 1 Kundenstamm vorhanden sein, kommt es bei der Auftragsanlage zu einem Fehler.

SPLIT

Bei aktivierter prozentualer Aufteilung besteht die Möglichkeit, die Split-Funktion von FORMEL 1 im Auftrag weiterhin zu verwenden (siehe auch).

Um einen Split in die Position einzutragen, ist ein ggf. vorhandener Eingriff aus der Position zu löschen – es gilt hier entweder Eingriff oder Split. Es ist entweder der Eingriff zu löschen bzw. in der zu splittenden Position im Feld „Eingriff“ wieder „00“ einzutragen.



EINGRIFF (JOB) / SPLIT Weitere Informationen zu Möglichkeiten Eingriff (Job) / Split sind im FORMEL 1 Handbuch verfügbar (siehe hier).

FINANZBUCHHALTUNG Die Umstellung auf prozentuale Eingriffe bedeutet, dass die Übergabe an die Finanzbuchhaltung erst erfolgt, wenn der Auftrag vollständig abgerechnet wird – also alle Rechnungen für alle Kostenträger auf „Erledigt“ gesetzt sind.

SCHNITTSTELLE

START / STOPPEN

Der Aufruf der Schnittstelle erfolgt über >9.13.1 Schnittstellen BMW< und dann der Auswahl „ISPA-Schnittstelle“. Über die Auswahl „A=Aktion“ stehen jetzt die beiden Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Starten der „FORMEL 1 – Schnittstelle“. 2. Stopp der „FOMEL 1 – Schnittstelle“.

Werden in >9.13.1 Schnittstelle ISPA< oder >9.11.2 Verwalten Auftragsarten< Parameter geändert, ist die ISPA – Schnittstelle danach neu zu starten.

KONFIGURATION EXTERNES SYSTEM

Der Zugriff auf diese FORMEL 1 Schnittstelle erfolgt über: http://<IP-AdresseF1 Server>:8004/glue/ISPA.

ISPA Hier wird der Pfad im ISPA Admin Server unter „Dealer Management System“ hinterlegt.

http://www.cardis.de/formel1/guide/03_00_werkstattabwicklung/030104.pdf



BESONDERHEITEN ISPA MOBILE

PAKETE

ANLAGE FORMEL 1 PAKETE Informationen zur Paketverwaltung / -anlage sind im FORMEL 1 Handbuch verfügbar (siehe hier).

MS PAKETE Diese Pakete sind in FORMEL 1 gemäß Vorgabe der BMW Group in der nachfolgenden Struktur anzulegen, damit sie in ISPA Mobile korrekt angezeigt werden:

Position Beschreibung Beispiel

1-2 Hauptgruppe MS (zwingend erforderlich)

3-4 Lfd. Nummer für die Untergruppe – müssen in Kombination mit der Hauptgruppe und der Beschreibung eindeutig sein.

01

5-X Beschreibung der Untergruppe DELLE

Beispiele

1. Paketnummer: MS01BEULE Paketbezeichnung: 0-5 cm 2. Paketnummer: MS02BEULE Paketbezeichnung: 6-10 cm 3. Paketnummer: MS01GLAS Paketbezeichnung: Glasschaden 2mm

usw.

In diesem Beispiel würde in ISPA die Auswahl „BEULE“ mit 2 Unterpaketen. „GLAS“ mit 1 Unterpaket. zur Verfügung stehen.

MM PAKETE Diese Pakete sind in FORMEL 1 gemäß Vorgabe der BMW Group in der nachfolgenden Struktur anzulegen, damit sie in ISPA Mobile korrekt angezeigt werden:

Position Beschreibung Beispiel

1-2 Hauptgruppe MM (zwingend erforderlich)

3-4 01 = Kategorie „Das Richtige für die Jahreszeit“ 02 = Kategorie „Pflegezubehör“ 03 = Kategorie „Original Teile & Zubehör“ 04 = Kategorie „ Original Reifen und Räder“

04

5-6 Lfd. Nummer für die Untergruppe 02

Beispiele

1. MM0101 Kategorie „Das Richtige für die Jahreszeit“ Paketbez.: Frühjahrcheck. 2. MM0201 Kategorie „Pflegezubehör“ Paketbez.: Pflegemittel. 3. MM0202 Kategorie „Pflegezubehör“ Paketbez.: Fahrzeugwäsche. 4. MM0401 Kategorie „Original Reifen und Räder“ Paketbez.: Räder einlagern.

usw.

http://www.cardis.de/formel1/_handbuch3004788973/hand_1_14.html



HINWEISE ISPA MOBILE

ALLGEMEIN

Über den Button können generell Hinweise zu dem aufgetretenen Problem angezeigt werden, z. B. „keine Verbindung zur Schnittstelle“, „Preise konnten nicht geladen werden“.

PAKETE

Das Paket wird in ISPA Mobile mit angezeigt. Weitere Hinweise werden nach Klick auf links unten angezeigt. Eine häufige Ursache für diese Meldung sind Arbeitswerte oder Teile, die im Paket vorhanden sind, aber in den Stammdaten von FORMEL 1 nicht angelegt sind.

KUNDE / FAHRGESTELLNUMMER Wird z. B. ein Fahrzeug in ISPA Mobile mit rotem Ausrufezeichen angezeigt und es fehlt der Name und das Kennzeichen so wurde dies in FORMEL 1 nicht gefunden. Mögliche Ursachen Fahrzeug noch nicht oder mit falscher Fahrgestellnummer (Zahlendreher in FORMEL 1) vorhanden. Korrektur Die Korrektur einer Fahrgestellnummer muss zuerst in FORMEL 1 und anschließend in ISPA korrigiert werden, da das Fahrzeug sonst ggf. 2x existiert.

ANSPRECHPARTNER NAME / TELEFONNUMMER

Sind diese Informationen in ISPA Mobile hinterlegt, werden diese im Auftrag mit der der AW-Nummer Schätzwert angelegt.

STELLPLATZ / LEITZAHL

In ISPA Mobile kann die Leitzahl 7-stellig alphanummerisch erfasst werden, das FORMEL 1 Feld ist aber 3-stellig nummerisch. Entspricht der erfasste Wert nicht der Vorgabe von FORMEL 1 wird es im Auftrag nicht oder nur unvollständig gesetzt.

FERTIGSTELLUNGSTERMIN

Der Fertigstellungstermin kann in ISPA Mobile erfasst werden und wird bei Auftragsanlage / -ergänzung in FORMEL 1 entsprechend aktualisiert.

GREIFERSCHEIN

Wird in ISPA Mobile die Option „Drucke Greiferschein mit Auftrag“ aktiviert, erfolgt bei Auftragsdruck automatisch auch der Greiferscheindruck - die Ausgabe des Greiferscheins erfolgt auf dem unter >9.13.1< hinterlegten Drucker.



AUFTRAGSANZEIGE / -ERGÄNZUNG

In ISPA Mobile (Konfigurationshilfe) kann die Anzahl der Tage konfiguriert werden um den Zeitraum zu bestimmen für den die Anzeige erfolgen soll. Die Anzahl „10“ hat zum Beispiel zur Folge, dass von FORMEL 1 nur Aufträge übergeben werden, die in den letzten 10 Tagen erstellt wurden. Basis ist hier nicht das Angenommen-Datum aus dem Auftrag, sondern das tatsächliche Anlagedatum des Auftrags. Weiterhin werden nur die Aufträge für die angefragte Betriebsstätte – diese entspricht der FORMEL 1 Filiale – angezeigt. Über den Parameter „Auftragserweiterung für Confirmed Customer“ in der Konfigurationshilfe von ISPA Mobile kann gesteuert werden, ob Werkstattaufträge die bereits gedruckt wurden, noch ergänzt werden können.

RECHNUNGSEMPFÄNGER

In der Konfigurationshilfe von ISPA Mobile ist es jetzt möglich für die unterschiedlichen Rechnungsempfänger die entsprechenden Kundennummern zu hinterlegen. In der Tabelle ist eine Zuordnung der FORMEL 1 Auftragsarten zu den Rechnungsempfängern von ISPA Mobile aufgeführt:

Rechnungsempfänger (Konfigurationshilfe) FORMEL 1 Auftragsart 9.13.1

Garantie (Warranty) Garantie

Händler (Dealer) Intern

Kunde (Customer) Werkstattauftrag

Leasing (Leasing) Leasing

Versicherung (Insurance) Werkstattauftrag

Service Inclusive (Service Inclusive) Service incl.

Die hier vergebenen Kundennummern müssen in FORMEL 1 als Kunde im Kundenstamm angelegt sein – es reicht nicht die Anlage in der Finanzbuchhaltung als Sammelkonto. Diese Kundennummer können dann pro Job im Warenkorb ausgewählt werden und werden dann bei der Auftragsanlage / - ergänzung zu 100 % an den gewählten Rechnungsempfänger und der dazugehörigen Auftragsart aufgeteilt.



BESONDERHEITEN UND FUNKTIONEN

ERSTZULASSUNGSDATUM

ISPA Weicht in ISPA das EZ-Datum-Schlüssel von dem EZ-Datum-FORMEL 1 ab, erfolgt in ISPA eine Abfrage, mit welchem Datum gearbeitet werden soll.

Es stehen dann die beiden folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Datum aus Schlüssel richtig: Durch Wahl Datum aus Schlüssel wird das Datum nach FORMEL 1 übernommen.

2. Datum aus DMS richtig: In diesem Fall ist das Fahrzeug neu zu programmieren und das neue Datum auf den Schlüssel zu übertragen – für den anzulegenden Auftrag ist dann Datum aus DMS zu wählen.

ISPA MOBILE In ISPA Mobile wird ab Version 1.9.3 das Erstzulassungsdatum aus FORMEL 1 angezeigt und nicht wie bisher aus den Schlüsseldaten.

TÜV / AU

TÜV / AU wird nur noch nach FORMEL 1 zurückgeschrieben wenn das Datum in ISPA neuer/aktueller ist. Somit werden korrekte FORMEL 1 Daten nicht mehr durch ISPA Daten z. B. falsch programmierte Schlüssel zurückgesetzt.

DATENSCHUTZ

In ISPA kann die Erklärung des Kunden zur Datennutzung, die in FORMEL 1 hinterlegt ist angezeigt, aber nicht geändert werden.

PROZENTUALE AUFTEILUNG IN ISPA

Die %-Aufteilung von Eingriffen (Jobs) bzw. Aufträgen ist nur möglich, wenn FORMEL 1 entsprechend parametriert ist (siehe hier).

Aufteilungen müssen in ISPA auf Job / Eingriffsebene erfolgen. Einzelne Positionen eines Jobs dürfen nicht selektiv aufgeteilt werden.

Jeder Umfang, der in ISPA neu erfasst wird, wird automatisch mit einem weiteren Job angelegt. Das können sowohl einzelne Positionen, z. B. Arbeitswerte / Ersatzteile, als auch Pakete (KSD oder DMS) sein.



FIRMENKUNDE

Bei Neuanlage in ISPA wird das Feld „Firmenkunde“ und „Anrede“ auf Plausibilität geprüft – diese Feld steuert in FORMEL 1, ob der Kunde mit der Kundenart (P)rivat- oder (F)irmenkunde angelegt wird.

Sollten diese Felder nicht zusammen passen, kann es zu Problemen bei der Ausgabe der Kundendaten an Schnittstellen kommen, z. B. Sales-Assistant. Eine nachträgliche Änderung des Feldes „Firmenkunde“ ist in FORMEL 1 durchzuführen, da eine Änderung in ISPA nicht an die Schnittstelle übergeben wird.

O-TON / Q-TON

In ISPA können folgende Kommentare hinterlegt werden:

O-Ton: wörtliche Beschreibung des Problems aus Kundensicht. Q-Ton: fachliche Beschreibung des Problems des Serviceberaters.

Diese Eingaben werden im jeweiligen Auftrag als Textposition (t) eingefügt und automatisch mit dem Werkstattauftrag gedruckt. In APAS wird das Feld „Notiz zum Reparaturumfang“ als „O-Ton:“ übermittelt.

SERIENSTANDVERBESSERUNGEN

Hinweise auf Serienstandverbesserungen werden als Textposition (t) auf den Auftrag übernommen.

RABATTIERUNG IN ISPA UND AUSWIRKUNG AUF FORMEL 1

Grundsätzlich übersteuern Rabatte, die in ISPA vergeben werden, die Rabattsteuerung in FORMEL 1. Wenn ein ISPA Rabatt, insbesondere prozentual, auf eine Position vergeben wird und

gleichzeitig ein Split existiert gilt folgende Reihenfolge bei der Preisberechnung: 1. Zuerst die Rabattberechnung, 2. Dann Split auf rabattierten Preis.

Ein prozentualer ISPA Rabatt kann auf den kundenspezifischen Preis gegeben werden.

Rabattierte Positionen werden in der Auftragsbearbeitung im Feld „Bezeichnung“ mit einem

* versehen. Diese Markierung soll den Anwender darauf hinzuweisen, dass über ISPA ein Rabatt in Absprache mit dem Kunden vergeben wurde.

KOPFRABATT In FORMEL 1 werden Kopfrabatte (Kundenrabatte) in der Auftragskalkulation ignoriert, wenn Festpreispakete enthalten sind, um Doppelrabattierung zu vermeiden. ISPA frägt die Preise je Job an, somit kann es zu Abweichungen zwischen der Anzeige in ISPA und dem Auftragswert in FORMEL 1 kommen, da ein Kopfrabatt beim jeweiligen Job rabattiert wird, in der Auftragskalkulation aber später keine Berücksichtigung mehr findet. In diesem Falle sind 2 getrennte Aufträge zu erstellen.



ANGENOMMEN

Bei einer Auftragserweiterung / -ergänzung wird der Serviceberater aus ISPA mobile übernommen und das Feld „Angenommen“ im Auftrag aktualisiert.

LACK-ARBEITSWERTE

Bei Verwendung von Lack-Arbeitswerten wird zwingend die Lack-Art aus den Fahrzeugdaten benötigt. Ist dieses Feld im Fahrzeugstamm nicht gefüllt, wird es mit "U" (Uni-Lackierung) vorbelegt - kommt in der Farbcode-Bezeichnung der Text "metallic" vor, wird es dann mit "S" belegt

KBA-HERSTELLER

Ist für ein Fahrzeug in der VK Code Tabelle kein KBA Typ hinterlegt, wird dieser auf 0005 gesetzt. Existiert ein angegebener VK Code in der Tabelle nicht, wird der KBA Hersteller aus 9.11.8 / Herstellerparameter gesetzt.

NACHKOMMASTELLEN

In ISPA ist es möglich die Anzahl der Nachkommastellen bei der Menge zu ändern – bei der Positionsanlage in FORMEL 1 wird die Menge auf die gültige Anzahl Nachkommastellen aus dem Teilestamm mathematisch gerundet – es kann dann zu Preisabweichungen kommen. Beispiel

System Anzahl NK Teilestamm F1 Menge Einzelpreis Gesamtpreis

ISPA 14,66 1,52 22,28

FORMEL 1 0 15 1,52 22,80

Differenz 0,52

AUFTRAGSERGÄNZUNG / SYNCHRONISATION

Eine Auftragssynchronisation aus ISPA ist zwar möglich, erhöht jedoch das Risiko eines Verlustes von Positionen in den Systemen FORMEL 1 / ISPA. Daher rät die BMW Group und CARDIS Reynolds GmbH davon ab. U. a. führen folgende Punkte dazu dass der Auftrag zwischen FORMEL 1 und ISPA nicht mehr synchron ist, z. B. nicht nochmaliger Klick auf OK in ISPA, Positionen ohne Eingriff in FORMEL 1, doppelte Teilenummern innerhalb eines Eingriffs.

Bei Synchronisation dürfen keine manuellen Teile im Auftrag angelegt / verwendet werden.

Durch Doppelklick auf eine FORMEL 1 Auftragsnummer in ISPA werden die Positionen aus dem Auftrag direkt angezeigt Achtung – es müssen alle Positionen einen Eingriff haben!

Werden Positionen in FORMEL 1 ohne Eingriff (Job) angelegt, werden diese in ISPA mit der Jobnummer 99 und der Jobbezeichnung „Erweiterungen“ angezeigt.



FELDER LÖSCHEN

Diese Funktion ist in FORMEL 1 derzeit nicht umgesetzt – der Parameter „Löschen von Kunden-/Fahrzeugdatenfeldern“ in ISPA hat somit keine Auswirkung.



ÄNDERUNGEN STAMMDATEN

Änderungen an Stammdaten (Kunden / Fahrzeugen) in ISPA werden in Echtzeit in FORMEL 1 geändert. Im Anhang dieses Dokumentes sind die schnittstellenrelevanten Felder für: Kundendaten Fahrzeugdaten

aufgeführt. Werden in ISPA Mobile / APAS / ISPA Texte in Feldern erfasst, welche länger sind, als die dazugehörigen Felder in FORMEL 1 werden diese auf die zulässige Länge gekürzt.

PFLICHTFELDER IN ISPA FÜR KUNDEN UND FAHRZEUGE

Bei einer Neuanlage von Kunden oder Fahrzeugen in ISPA - die dann auch in FORMEL 1 neu angelegt werden - sind bestimmte Felder mindestens zu pflegen, weil ansonsten die Anlage in FORMEL 1 nicht erfolgt. Pflichtfelder sind in ISPA blau hinterlegt.



WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

VORAUSSETZUNG FÜR JOBS / EINGRIFFE IN FORMEL 1

9.11.2 VERWALTEN DER AUFTRAGSARTEN

Über das Feld 7 „Eingriffsverwaltung“ wird grundsätzlich die Möglichkeit zur Erstellung von Jobs / Eingriffen im Auftrag gesteuert. Unter Job / Eingriff ist hier zu verstehen, dass zusammengehörige Arbeiten und Teile in der Rechnung blockweise mit Zwischensumme ausgewiesen werden. Für dieses Feld sind die nachfolgenden Werte möglich:

Wert Text Arbeit mit ISPA Mobile möglich

0 Kein Eingriff NEIN

2 Eingriff positionsbezogen NEIN

4 Eingriff %-Aufteilung JA

Im nachfolgenden sind die Parameter nochmals beschrieben.

0 = KEIN EINGRIFF Die Möglichkeit der Job- / Eingriffsverwaltung ist NICHT aktiv. Ein Auftragssplit kann durchgeführt werden, wenn in dem Menüpunkt „Parameter Auftragsbearbeitung“ die Option „Auftragssplitting möglich“ gesetzt ist.

2 = EINGRIFF POSITIONSBEZOGEN Jeder Auftragsposition kann eine Job- / Eingriffsnummer zugewiesen werden. Weiterhin kann ein festgelegter Job- / Eingriff auch gesplittet werden. Ein definierter Job- / Eingriff kann nicht prozentual auf mehrere Kostenträger aufgeteilt werden. Sollte es Positionen geben, die keine Zuordnung zu einem Job- / Eingriff haben, werden diese auf der Rechnung separat ausgewiesen. Jobs / Eingriffe können auf 2 Arten im Auftrag angelegt werden:

1. Im Auftragskopf über die Auswahl der Funktion „Eingr“ in der Fußleiste. 2. Auf Positionsebene durch Eintrag einer noch nicht vorhandenen Job /Eingriffsnummer.

In der Positionsebene steht bei der Bearbeitung das Feld „Eingriff“ und „Split“ zur Verfügung. Es können hier beide Felder bearbeitet werden und ein Eingriff kann gesplittet werden.

4 = EINGRIFF %-AUFTEILUNG Jeder Auftragsposition kann eine Job- / Eingriffsnummer zugewiesen werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit einen Job- / Eingriff auf mehrere Kostenträger aufzuteilen. Bei dieser Option ist kein Auftragssplit eines zuvor definierten Jobs / Eingriff möglich. Soll dennoch ein Split erfolgen, ist die eingetragene Job- / Eingriffsnummer in der Position zu löschen – somit kann ein Split durchgeführt werden.



AUFTRAGSARTEN

Auftragsarten, in denen die prozentuale Aufteilung möglich sein soll, müssen im Feld „Eingriffsverwaltung“ den Wert „4 Eingr. %-Aufteilung“ haben. Eine Aufteilung auf andere Auftragsarten ist auch dann nur möglich, wenn die Parameter

Teile-Verbuchung.

Eingriffsverwaltung.

AW-Erfassung.

Fahrzeugerfassung.

Werkstattblock. mit denen der Auftragsart des Ursprungsauftrags übereinstimmen.

AUFTEILUNG MEHRERE KOSTENTRÄGER

Unter den zuvor beschriebenen Voraussetzungen besteht in FORMEL 1 die Möglichkeit einen Auftrag, also Jobs / Eingriffe, auf mehrere Rechnungsempfänger / Kostenträger aufzuteilen. Somit ist folgende Vorgehensweise zum Beispiel möglich, wenn ein Auftrag 3 Jobs / Eingriffe enthält: Job / Eingriff 1 zahlt der Kunde komplett. Job / Eingriff 2 zahlt der Kunde zu 60 % und 40 % zahlt Gewährleistung. Job / Eingriff 3 zahlt der Kunde zu 30 %, 20 % interne Abrechnung und 50 % Gewährleistung.

Die aufzuteilende Position ist im Auftrag trotzdem immer nur einmal enthalten – es erfolgt bei Teilen und Arbeitswerten die Verbuchung nur 1 x. Beim Rechnungsdruck werden die entsprechenden Teilbeträge auf den Rechnungen angedruckt. Mit dieser Vorgehensweise ist die bei der Kulanzabwicklung übliche Vorgehensweise, einen Teil der Arbeitswerte und Teile über eine Auftragsart ohne Arbeitswerte- / Teileverbuchung hinfällig, da der prozentuale Anteil für den Kunden bzw. die Gewährleistungsabteilung direkt erfasst und somit berechnet bzw. beantragt werden kann. Bei einer prozentualen Aufteilung eines Jobs / Eingriff wird grundsätzlich der Hauptkostenträger aus dem Auftragskopf vorgeschlagen – dieser kann nicht geändert werden. Soll jetzt ein Job / Eingriff zu 100 % auf einen anderen Kostenträger zugeordnet werden, ist der Hauptkostenträger mit dem Anteil „0 %“ zu bestätigen.

SONSTIGES Weiterer Hinweise / Erläuterungen zu dem Thema „Split / Eingriff“ sind im Handbuch von FORMEL 1 verfügbar (siehe hier).

http://is-blm01-mur/hilfe/f1classic/kunde/03_00_werkstattabwicklung/030104.pdf



9.11.19 DIVERSE PARAMETER

Das Feld „Rechnungsnummer“ muss den Wert „1 Separate Rechnungsnummer“ oder „3 Separate Rechnungsnummer mit Eingabe“ haben. Die Auftragsnummer und die Rechnungsnummer müssen sich immer unterscheiden. Für dieses Feld sind die nachfolgenden Werte möglich:

Wert Text Arbeit mit ISPA Mobile möglich

0 Rechnungsnummer = Auftragsnummer NEIN

1 Separate Rechnungsnummer (Empfehlung!) JA

2 Rechnungsnummer = Auftragsnummer mit Eingabe NEIN

3 Separate Rechnungsnummer mit Eingabe JA

Im Normalfall ist hier die „1“ eingetragen – mit dieser Auswahl erfolgt die Vergabe der Rechnungsnummer automatisch gemäß der in 9.11.5 hinterlegten Nummernkreise. Sollte der Parameter auf „0 Rechnungsnummer = Auftragsnummer“ oder „2 Rechnungsnummer = Auftragsnummer mit Eingabe“ stehen, sind zusätzlich die Rechnungsnummernkreise im Programmpunkt >9.11.2 Verwalten Auftragsarten< unter Feld „27 Rechn.Nr.Kreis“ zu ermitteln und in >9.11.5 Diverse Nummern verwalten< für all diese Rechnungsnummernkreise die Rechnungs-Startnummern zu hinterlegen.

EMPFEHLUNG

Beim Einsatz von ISPA Mobile sollte dieser Parameter auf „1 Separate Rechnungsnummer“ stehen, da dann die Rechnungsnummernvergabe automatisch erfolgt.



BESONDERHEITEN AUFTRAG / RECHNUNG

RECHNUNGSDRUCK

Nach Auswahl des Rechnungsdrucks erfolgt bei vorhandener Aufteilung die Anzeige der verschiedenen Kostenträger:

Es besteht hier die Möglichkeit mehrere oder alle Kostenträger (Auswahl A = Alle) auszuwählen. Werden nicht alle Kostenträger zum Druck ausgewählt, kommt ein entsprechender Hinweis:

TAGESABSCHLUSS / FAKTURAABSCHLUSS Ein Auftrag kann erst durch den Tages- / Fakturabschluss verarbeitet werden, wenn alle dazugehörigen Rechnungen gleichzeitig gedruckt, also ausgewählt wurden – auch nur dann wird der Auftragsstatus auf „RE“, also erledigt, gesetzt.

MAHNWESEN

Das Arbeiten mit Jobs / Eingriffen in FORMEL 1 hat unter Umständen auch Auswirkungen auf das Mahnwesen. So ist folgender Vorgang denkbar:

1. Für einen aufgeteilten Auftrag werden nicht alle Rechnungen gedruckt, so dass der Auftrag bzw. die Rechnung beim Tagesabschluss an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

2. Bezahlt der Kunde seinen Job / Eingriff (Rechnung) über die Kasse, entsteht in der Finanzbuchhaltung ein Guthaben, da ja die dazugehörige Rechnung noch nicht übergeben wurde (siehe 1.).

3. Somit ist auf dem Debitorenkonto ein Guthaben vorhanden, solange der Auftrag nicht vollständig abgeschlossen ist.

Die Entscheidung mit Jobs / Eingriffen zu arbeiten, sollte daher im Autohaus mit den entsprechend Verantwortlichen abgestimmt sein.



SPLIT TROTZ HINTERLEGTEM EINGRIFF

Falls ein Anwender einen Job / Eingriff aus einem Auftrag trotzdem splitten will, geht das nur, wenn zuvor alle Aufteilungen der vorhandenen Eingriffe gelöscht worden sind.

Dabei ist folgende Vorgehensweise möglich, wenn der Eingriff 02 gesplittet werden soll:

Über die Tastenkombination <Strg> + <E> ist das folgende Untermenü aufzurufen:

Über „Aufteilung bearbeiten“ kann für den gewünschten Job / Eingriff die vorhandene Aufteilung mit der Auswahl „Löschen“ entfernt werden:

Über die Auswahl „Ende“ springt das Programm wieder auf die Positionsebene.



Über die Tastenkombination <Strg> + <E> ist jetzt das folgende Untermenü aufzurufen:

Über die Auswahl „Eingriffsverwaltung“ und der Eingabe der Job- / Eingriffsnummer kann dieser dann gelöscht werden:

Die Abfrage zum Löschen der Positionen dieses Eingriffes ist im Normalfall mit N zu bestätigen.

Anschließend kann nach Aufruf der Auftragsposition im Feld „Split“ eine Splitnummer vergeben und mit Abspeichern der Position ein Split, also ein neuer Auftrag erzeugt werden.



ANHANG

TRANSFER ISPA F1 KUNDENSTAMM

XML-Tag FORMEL 1 evolution ISPA

<customerNumber> Kundennummer Kundennummer (NICHT EXTERNE)

<lastName> Name1 Nachname

<firstName> Name1 Vorname

<matchCode> Matchcode Matchcode

<isPassingCustomer Matchcode mit „DIV“ oder „Div“ am Anfang

Durchgangkunde

<telPrivate> Tel. Privat Telefon privat

<telCommercial> Tel. Arbeit / DW: Telefon gesch.

<lastContactDate> Letzter Kontakt / Einkauf Letzter Kontakt

<emailCommercial> Email => Geschäftlich E-Mail gesch.

<emailPrivate> Email privat E-Mail privat

<faxCommercial> Fax Fax gesch.

<mobileCommercial> Mobil Mobiltelefon gesch.

<isAfftersalesMarketingBlocked> Sperre Autohaus auf „J“ & Alle Kanäle des Händlers aktiviert, dann in ISPA „JA“, ansonsten „NEIN“.

Unbekannt wo es angezeigt wird

<companyName> Name1 (Nur wenn Firmenkunde)

Firmenname

<address1> Adresse Adresse 1

<postCode> PLZ PLZ

<city> Ort Ort

<country> Land (Tabelle) Land

<titleCode> Anredekennz Titel

<birthdate> Geburtstag Geburtsdatum

<languageCode> „FIX Auf de-De“ Sprache => deutsch

<professionBranch> Sonstiges / Berufsgruppe Branche

<creditLimit> Finanzdaten / Kreditlimit

Kreditlimit Änderung nur F1 ISPA

<customerInformation> Kundenhinweistext Notiz

<isCompany> Firmenkunde auf JA Firmenkunde

<vatRegNumber> Umsatzsteuer-ID (Feld 6 Zlb) Umsatzsteuer-ID

<vatGroupCode> Mwst pflicht 0/1 Umsatzsteuergruppe

persistent.salutation_owner Briefanrede Halter

persistent.salesassistant_number Sales-Assistant Kd Nr.

persistent.salutation_user Ansprechpartner: Anrede Briefanrede Nutzer Änderung nur F1 ISPA

persistent.contact_person_user Ansprechpartner: Anrede Ansprechpartner Änderung nur F1 ISPA



TRANSFER ISPA F1 FAHRZEUGSTAMM

XML-Tag FORMEL 1 evolution ISPA

vin Fahrgestellnummer Fahrzeugidentnr.

numberPlate Kennzeichen Amtl. Kennz.

Mileage Le. Km.: Km-Stand

registrationDate Erstzulassung Erstzulassung

readmissionDate Zulassung Kunde Wiederzulassung

extensionOfGuaranteeTo Wird nicht gespeichert Garantieverlängerung

brand Fabrikat (Hersteller Kürzel) Fabrikat

modelDesignation Modelbezeichnung Modell

modelCode Modelcode Typ-Nr.

devSeriesCode Wird nicht gespeichert Baureihe

gearCodeLetter Getriecode Getriebekennbuchstabe

engineNumber Motornummer Motornummer

manufactoringDate Baujahr Produktionsdatum

colour-code Farbcode Farbcode

description Wird automatisch ermittelt Farbe

Upholstery-code Polstercode Polstercode

description Wird automatisch ermittelt Polster

Pseudotype Modelschlüssel 8. Pseudotyp

deliveryDate Wird aus EKVK an ISPA, gespeichert von ISPA wird nichts

Auslieferungsdatum

selfSale Bei Kennzeichen für Eigenverkauf wird „Eigenverkauf“ übertragen, ansonsten „kein Eigenverkauf“

Eigenverkauf

vendorName Wird nicht gespeichert Verkäufer

legalInsepectionDate

emissionControllInspectionDate

nextBSUAppointment

serviceType Servicetyp

nextMaintenanceDate Nächster Serivce (Datum)

nextMaintenanceDistance Nächster Serivce (km)

nextChangeOfGearBeltDate Nächst. Zahnriemen. (Datum)

nextChangeofGearBeltDistance Nächst. Zahnriemen. (km)

nextChangeOfBreakFluidDate Nächst. Bremsflüssigkeitswechsel (Datum)

Notice Fahrzeug Hinweis (Nur von ISPA nach F1)

Bemerkung

Leasing (Ja/Nein) Finanzierungsart (J/N)

Leasing Ablauf Finanzierungsablauf (Datum)

Documents

CARDIS Reynolds Anwenderdokumentation FORMEL 1 · ISPA Mobile / ISPA ab Version 360-01.00 / 286-01.00 Murnau, 06.10.2016 CARDIS Reynolds, 82418 Murnau Seite 7 von 28 Feld 2: AW-Nummer