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CAPÍTULO V
METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN PROYECTOS IPC DE LAS EMPRESAS MIXTAS DE OCCIDENTE
1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta que a continuación se presenta, busca establecer pasos
claros y sencillos para la gestión de riesgos, los cuales pueden ser aplicados
en principio a proyectos IPC, pero pueden trasladarse al resto de los
proyectos de la industria.
Para estructurar dicha propuesta, se consideraron los lineamientos
dictados por el PMI en su guía para la administración de proyectos PMBOK
(1998) y por Cartay (1998), donde se describen como objetivos de la Gestión
de Riesgos el aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y
disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.
2. CONCEPTUALIZACIÓN
La metodología para la gestión de riesgos en proyectos IPC que a
continuación se plantea, se define como un conjunto de pasos a segui r, que
partiendo de situaciones preestablecidas, las cuales pueden o no afectar el
alcance de los objetivos, y junto a la utilización de herramientas por personal
calificado; permite la caracterización (a través de identificación y diagnóstico)
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evaluación (con el soporte de análisis de sensibilidad, árbol de decisión),
planificación y aplicación de las acciones derivadas correspondientes,
haciendo constante seguimiento y control a los resultados durante la
ejecución del proyecto en su totalidad.
3. ALCANCE
El alcance de esta metodología es un conjunto de pasos del proceso de
gestión de riesgos, dirigido a los proyectos de ingeniería, procura y
construcción de la industria petrolera, pero que puede ser aplicada al resto
de los proyectos en la industria, una vez contextualizado al área de
aplicación. Centrándose en principios sencillos para hacer de esta gestión
una práctica frecuente dentro de la Corporación.
4. OBJETIVO
Establecer un conjunto de pasos sencillos para la gestión de riesgos a
lo largo de la vida de los proyectos IPC que puedan ser implementados en
proyectos de diversas índoles, logrando aumentar la probabilidad de
ocurrencia de los eventos positivos y disminuir la probabilidad de los eventos
adversos al cambiar los planes del proyecto.
5. PASOS DE LA METODOLOGÍA
La Metodología para la Gestión de Riesgos en Proyectos IPC, está
conformada por 5 importantes pasos: planificación de la gestión de riesgos,
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diagnóstico de riesgos, evaluación, planificación de la respuesta, seguimiento
y control; los cuales son dependientes unos de otros y están fundamentados
en las directrices del PMBOK (2008) y Cartay (1998). En la figura 21, se
muestra el esquema de la metodología propuesta.
Figura 21. Esquema de la metodología propuesta para la gestión de riesgos. Fuente: Millano (2011).
La planificación de la gestión de riesgo permite decidir cómo enfocar,
planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.
En la fase de diagnóstico de riesgos, se determina qué riesgos pueden
afectar al proyecto y se documentan sus características.
Durante la evaluación de riesgos, se priorizan los riesgos para realizar
análisis de sus posibles efectos sobre los objetivos generales del proyecto.
La planificación de respuesta a los riesgos, consiste en desarrollar
opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas
a los objetivos del proyecto.
Por último, en la fase de seguimiento y control de riesgos, se realiza el
seguimiento de los riesgos identificados, supervisando riesgos residuales,
identificando los nuevos, ejecutando planes de respuesta a los riesgos y
evaluando su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
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Paso 1: Planificar la gestión de riesgos Este paso debe iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y
completarse en las fases tempranas de planificación del mismo.
A continuación se muestra en la Figura 22, el esquema sobre este
paso.
Objetivos del proyecto
Plan de actividades
Calendarizado de presupuesto
Alcance del proyecto
Lista de posibles participantes
Lista de participantes
Análisis de los participantes
NO
SI
Reuniones
Plan de Gestión de Riesgos
Plan de Adiestramiento
Figura 22. Esquema del paso 1. Planificar la gestión de riesgos. Fuente: Millano (2011)
Inicialmente el Gerente del Proyecto seleccionará un Especialista, quien
será un integrante del equipo de proyecto profesional en riesgos, que tendrá
dentro de sus funciones la supervisión y dirección del procedimiento de
gestión de riesgos. Esta selección se basa en la experiencia profesional que
posea el personal.
De la misma manera, el Gerente del Proyecto preparará la lista de
posibles participantes que conformarán el equipo de riesgos, lista que junto
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al Especialista en riesgos, será analizada para seleccionar a los futuros
integrantes de dicho equipo. La decisión estará basada básicamente en la
experiencia y conocimientos que posean los aspirantes.
Una vez seleccionado el personal que conformará el equipo de riesgo,
se realizarán reuniones liderizadas por el Especialista, con la asistencia del
director del proyecto, miembros del equipo del proyecto y cualquier otra
persona de la organización cuya responsabilidad sea la de gestionar
actividades de planificación y ejecución de riesgos.
El Departamento de Planificación, se encarga de suministrar al equipo
de riesgos el detalle de los objetivos del proyecto, plan de actividades y el
calendarizado de presupuesto, información base que permitió determinar el
alcance del proyecto.
En estas reuniones se fijarán responsabilidades y se definen los
parámetros del proceso de riesgos, detallan elementos de costo del riesgo y
las actividades del cronograma para incluirlos en el presupuesto y el
cronograma del proyecto, con la finalidad de elaborar el plan de gestión de
riesgos y un plan de adiestramiento en el área.
A continuación se listan las entradas, actividades a ejecutar y los
resultados de este primer paso.
Este paso requiere de las siguientes entradas:
Lista de posibles participantes en el equipo de riesgo, para definir quien tiene
las competencias y experiencia necesaria para formar parte del Equipo de
Riesgo.
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Objetivos y plan de actividades del proyecto, previamente definidos en las
reuniones de trabajo.
Presupuesto a ejecutar, detallando en cada período el desembolso de dinero
que se requiere para cubrir las actividades de cada fase del proyecto.
Se deben llevar a cabo las siguientes actividades, por un lapso no
mayor a 5 días:
Discusión y análisis de la lista de los participantes para incluirlos en el plan
de adiestramientos y por ende, en el equipo de riesgo.
Definición del alcance del proyecto.
Definición de los parámetros de riesgos.
En esta sección de la metodología se obtendrán los siguientes
resultados:
Lista del personal que conforma el equipo, roles y responsabilidades de cada
uno de ellos.
Plan de adiestramiento en manejo de herramientas de medición.
Plan de gestión de riesgos, en el que se registrarán las consideraciones
referentes al alcance, objetivos y parámetros del proceso de riesgos.
Paso 2: Diagnosticar los riesgos
En este paso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto
y documentan sus características
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Plan de gestión de riesgos
Lista Estándar de riesgos
Tormenta de ideas / Listas de
verificación / Análisis FODA
Registro conosolidadode
riesgos
Racionalizar / Describir riesgos
Taller de Riesgos
Riesgos del proyecto
Lista de respuestas iniciales
En la Figura 23, se detalla el proceso de desarrollo de este paso.
Figura 23. Esquema del paso 2. Diagnosticar los riesgos. Fuente: Millano (2011)
Para cubrir este paso, se llevará cabo un Taller de Riesgo liderizado por
el Especialista y participantes del equipo de riesgo, con la finalidad de
indagar y detectar riesgos en las diferentes áreas que cubra el proyecto,
mediante las siguientes técnicas:
Tormenta de ideas, para favorecer la generación de ideas de cada integrante
del equipo acerca de los eventos de riesgos a analizar.
Listas de comprobación o checklists, son métodos rápidos para evaluar
situaciones concretas.
Análisis FODA, estableciendo las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas de cada evento a analizar. Para ello se establece dentro de la
propuesta, el siguiente formato:
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Fortalezas Oprtuindades
Debilidades Amenazas
Evento de Riesgo:
Figura 24. Matriz para Análisis FODA. Fuente: Millano (2011)
Si el equipo lo considera necesario, se pueden emplear otras técnicas
citadas por Cartay (1998):
Revisión estructurada de la documentación del proyecto.
Registro de data histórica.
Este paso requiere de las siguientes entradas:
Plan de gestión de riesgos, con su alcance y objetivos definidos.
Lista de limitantes del proyecto.
Estructura Desglosada del Trabajo (EDT).
Lista estándar de riesgos.
Herramienta para la detección de riesgos.
En este paso se ejecutarán las siguientes actividades, por un espacio
no mayor a 15 días:
Taller de Riesgos liderizado por el Especialista, aplicando las técnicas ya
mencionadas, con el soporte del equipo de planificación en al menos la
primera sesión y la participación de personal de la gerencia de recursos
humanos.
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Se detecten todos los riegos que afecten directamente al proyecto.
Se racionalicen y describan los riesgos de manera clara.
Se identifiquen las posibles respuestas iniciales a los riesgos.
En este paso se obtendrán los siguientes productos:
Registro consolidado de riesgos.
Lista de respuestas iniciales, que servirán de complemente en el paso 4,
planificación de la respuesta.
Para lo cual se recomienda el uso del siguiente formato mostrado en la
Figura 25.
No Categoría Riesgo Descripción Causa Principal Disparador Respuesta InicialR44 1R21 2
Figura 25. Formato para el Registro Consolidada de Riesgos. Fuente: Millano (2011) Donde se le asigna:
Un número de identificación para cada evento de riesgo.
Una categoría para cada evento, 1 si es interno del proyecto o 2 si es externo
al proyecto.
El nombre de cada evento de riesgo.
Una descripción de cada evento de riesgo.
La causa principal de cada riesgo.
Disparadores para cada riesgo (indicadores o síntomas).
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Paso 3: Evaluación
Este paso consiste en prioriza r los riesgos para realizar otros análisis o
acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia
y el impacto de dichos riesgos, con la finalidad de concentrar esfuerzos en
los riesgos de alta prioridad.
A continuación, en la Figura 26 se muestra el esquema de este paso.
Figura 26. Esquema del paso 3. Evaluación. Fuente: Millano (2011)
También en este paso se asignan los responsables principales
(nombrados por el Gerente del Proyecto junto al Especialista) de velar
porque cada uno de los riesgos sea mitigado a través del desarrollo de
respuestas en forma de acciones.
Las entradas para este paso son las siguientes:
Plan de gestión de riesgos.
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Herramienta(s) para la evaluación de riesgos.
Lista consolidada de riesgos detectados.
En este paso, se continúa el taller de riesgo, donde se llevarán a cabo
las siguientes actividades por parte de los responsables ya designados:
Selección de la(s) herramienta(s) de evaluación a utilizar: métodos de
análisis cualitativos y cuantitativos. Los métodos cuantitativos más comunes
son: análisis de árbol de decisión, simulación (Análisis de Monte Carlo) y
análisis de sensibilidad, mientras que los métodos cualitativos más utilizados
son la experiencia personal y el criterio de ingeniería.
Los árboles de decisión es una técnica de análisis por diagramas usado
para seleccionar el mejor curso de acción en situaciones con futuros
resultados inciertos. A continuación se presenta un modelo de la técnica.
Figura 27. Modelo de Árbol de Decisión. Fuente: PMBOK (2008)
A continuación se presentan las instrucciones que se deben seguir
para realizar el análisis de Monte Carlo:
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Evalúe el rango para las variables a ser consideradas y determine la
distribución de probabilidad de cada variable.
Para cada variable, escoja un valor basado en la distribución de probabilidad.
Corra un análisis determinístico o pase por el modelo.
Repita los dos pasos anteriores muchas veces para obtener la distribución de
probabilidad de los resultados del modelo.
Para el análisis de sensibilidad, se puede utilizar Excel.
Otra actividad a ejecutar es la evaluación del Impacto correspondiente sobre
los objetivos del proyecto, utilizando matrices de probabilidad e impacto,
determinando qué combinaciones de probabilidad e impacto resultan en una
clasificación de riesgo alto (estado rojo), moderado (estado amarillo) o bajo
(estado verde). Para ello, se listan los riesgos y luego se indica alto, medio o
bajo, en términos de probabilidad de ocurrencia y su impacto si es que tiene .
Figura 28. Modelo de Matriz Probabilidad e Impacto. Fuente: PMBOK (2008)
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Evaluación de los plazos de respuesta ante los riesgos detectados.
Evaluación de la tolerancia al riesgo por parte de la organización asociados
con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma, alcance y
calidad.
Los productos de este paso, son:
Registro de riesgos.
Categorización de riesgos.
Matriz de probabilidad e impacto, mostrada en la Figura 22.
Lista de riesgos clasificados (prioridad baja, media y alta).
Lista de las principales amenazas y oportunidades.
Lista de responsables para cada riesgo.
Se recomienda utilizar el formato del paso anterior y agregarle nuevas
columnas, tal como se muestra en la Figura 29:
Figura 29. Formato para el Registro de Riesgos. Fuente: Millano (2011)
Donde se indican:
Las respuestas iniciales a cada riesgo.
El dueño del riesgo o persona responsable del riesgo.
La probabilidad e impacto de ocurrencia del riesgo, obtenido de la evaluación
realizada con la matriz de probabilidad e impacto de la Figura 28.
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Paso 4: Planificar la respuesta al riesgo.
En este paso se desarrollan opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto,
seleccionando una estrategia de respuesta adecuada para cada uno de los
riesgos detectados previamente, está sujeto al paso anterior.
Por último, se asignará un responsable para ejecutar cada acción
establecida, constituyendo una respuesta a un riesgo, lo que permitirá la
actualización constante de los planes de contingencia y la lista consolidada
de riesgos.
A continuación, se detalla el proceso a seguir en este paso.
Figura 30. Esquema del paso 4. Planificar la respuesta al riesgo. Fuente: Millano (2011)
Este paso requiere de las siguientes entradas:
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Plan de gestión de riesgos y herramientas de evaluación de los mismos.
Registro de riesgos, el cual debe incluir:
Lista de riesgos clasificados con su respectiva evaluación de la
probabilidad e impacto acordados.
Responsable de cada riesgo.
Respuestas iniciales propuestas en el paso 2.
En este paso se llevarán a cabo las siguientes actividades:
Selección de la estrategia de respuesta a seguir.
Plan de desarrollo de la estrategia.
Las salidas de esta paso serán:
Registro de riesgos.
Estrategias para riesgos negativos o amenazas.
Estrategias para riesgos positivos u oportunidades.
Lista de responsables de ejecución de cada acción.
Actualización de Planes de contingencias.
En este paso se recomienda afinar la información del Formato para la Lista
Consolidada de Riesgos (Figura 29).
Paso 5: Seguimiento y control de riesgos.
Es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar
el seguimiento de los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista
de supervisión, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el
seguimiento de las condiciones que disparan los planes de contingencias,
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realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecución de las
respuestas a los riesgos mientras se evalúa su efectividad.
A continuación, en la Figura 31, se muestra el Esquema del Paso 5.
Figura 31. Esquema del paso 5. Seguimiento y control de riesgos. Fuente: Millano (2011)
Una vez que se defina el plan de contingencia, la lista de responsables
para cerrar la lista de acciones fijadas y se cierren las mismas, el equipo de
riesgos realizará un mejor seguimiento y control a través de análisis post-
respuesta, permitiendo contar con planes de contingencia actualizados.
Las entradas requeridas en este paso son:
Acciones a seguir
Actualizar Planes de contingencia
Análisis post-respuesta
Seguimiento y control a través de
SIMA
Plan de contingencia
Lista de responsables
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Plan de contingencia y responsables de cada riesgo.
Este paso debe realizarse con frecuencia a lo largo de toda la vida del
proyecto. Las acciones a llevarse a cabo en este paso son:
Reevaluación de los riesgos y auditorías de los mismos.
Análisis de variación y de tendencias
Medición del desempeño técnico.
Confrontación de los resultados obtenidos con los objetivos planteados a fin
de medir el grado de éxito alcanzado y determinar qué factores originaron las
desviaciones.
Reuniones sobre el estado del proyecto.
Las salidas o resultados esperados del proceso de monitoreo de
riesgos son:
Actualizaciones al registro de riesgos y de los activos de los procesos de la
organización.
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, definiendo acciones
para corregir desviaciones; realizando comparación contra competidores y
mercado.
Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Implementación del Sistema de Monitoreo de Acciones, el cual se explica a
continuación.
En este paso, se propone igualmente la creación de un sistema
tecnológico que permita a cada responsable realizar seguimiento a las
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acciones pendientes, esta plataforma tecnológica se denominará Sistema de
Monitoreo de Acciones (SIMA).
A continuación, en la Figura 32, se presenta una propuesta del Sistema
de Monitoreo de Acciones (SIMA).
Figura 32. Sistema de Monitoreo de Acciones (SIMA). Fuente: Informe de Gestión SIAHO Shell Venezuela (2005)
Inicialmente se realizarán reuniones de trabajo, por aproximadamente 2
semanas, para discutir recursos necesarios y el procedimiento a seguir para
la implementación de esta plataforma tecnológica.
A continuación, se explica el funcionamiento de este programa.
En la aplicación SIMA, el Especialista se encargará de vaciar toda la
información obtenida en los pasos anteriores, básicamente la información
consolidada en el formato de la Figura 29 con la fecha de vencimiento de
cada acción o respuesta.
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Este sistema estará conectado al correo de la corporación, de tal
manera que emita alertas en el momento que la fecha de vencimiento esté
cerca. Así mismo, una vez completadas las acciones, las mismas serán
cerradas en el sistema.
FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA Esta propuesta se considera Factible tanto Económica como
Técnicamente, ya que las Empresas Mixtas evaluadas cuentan con
presupuesto y personal suficiente para la implementación de esta plataforma
tecnológica.
Igualmente, se cuenta con el presupuesto necesario para
adiestramiento del personal en el área de riesgos y para la adquisición de
las herramientas tecnológicas para garantizar un mejor desempeño de la
plataforma tecnológica y resultados mucho más confiables.
