THANH TRA CHÍNH PHỦBAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN HỢP TÁC PHÁT TRIỂN

CẨM NANG QUẢN LÝ DỰ ÁN

(Thuộc khuôn khổ Chương trìnhChương trình “Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009 - 2014” do Thụy

Điển - với vai trò Nhà tài trợ điều phối, Đan Mạch, Ca-na-đa và Hà Lan tài trợ)

HÀ NỘI, 77/2009

DỰ THẢO

Mục lụcMục lục ............................................................................................................................2Chương I .........................................................................................................................5GIỚI THIỆU ..................................................................................................................5

1.1 Mục đích và cấu trúc của cẩm nang ..............................................................5

1.2. Tổng quan về Chương trình POSCIS ...........................................................7

1.3 Tiếp cận Chương trình ..................................................................................8

1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển của Chương trình POSCIS ................................9

1.5 Quản lý dự án và Chương trình ...................................................................10

Chương 2 .......................................................................................................................14LẬP KẾ HOẠCH .........................................................................................................14

2.1 Giới thiệu ....................................................................................................14

2.2 Kế hoạch năm .............................................................................................14

2.3 Kế hoạch thực hiện .....................................................................................16

2.4 Kế hoạch mua sắm ......................................................................................18

2.5 Ngân sách ....................................................................................................18

Chương 3 .......................................................................................................................20THEO DÕI ....................................................................................................................20

3.1 Giới thiệu ....................................................................................................20

3.2 Theo dõi thực hiện: .....................................................................................20

3.3 Theo dõi kết quả: ........................................................................................21

3.4 Cán bộ tiến hành theo dõi: ..........................................................................21

3.5 Phương thức tiến hành công tác theo dõi ....................................................22

Chương 4 .......................................................................................................................23BÁO CÁO .....................................................................................................................23

4.1 Giới thiệu ....................................................................................................23

4.2 Đề cương hệ thống báo cáo .........................................................................23

Chương 5 .......................................................................................................................26ĐÁNH GIÁ ...................................................................................................................26

5.1 Giới thiệu ....................................................................................................26

5.2 . Điều kiện tiên quyết để đánh giá được khách quan và có hiệu quả ..........26

2

5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chương trình ...............................................26

Chương 6 .......................................................................................................................28NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM ...........................................................................................28

6.1 Giới thiệu ....................................................................................................28

6.2 Phương thức và quy trình nhân rộng ...........................................................28

6.3 Đơn vị và thời điểm tiến hành nhân rộng các thí điểm ...............................28

6.4 Phạm vi thí điểm được nhân rộng ...............................................................28

Chương 7 .......................................................................................................................29CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG .................................29CHƯƠNG TRÌNH .......................................................................................................29

7.1 Giới thiệu ....................................................................................................29

7.2 Phương thức ................................................................................................29

7.3 Đơn vị chịu trách nhiệm ..............................................................................29

PHỤ LỤC ......................................................................................................................31PHỤ LỤC CHƯƠNG I ................................................................................................32

Phụ lục 1.1 ........................................................................................................32

KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH POSCIS ...32

Phụ lục 1.2 ........................................................................................................34

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH POSCIS .............................................................................................................34

Phụ lục 1.3 ........................................................................................................39

THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC ĐAN MẠCH, BỘ TRƯỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ ...................39

CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH “TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC TỔNG THỂ NGÀNH THANH TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014” .....................39

Phụ lục 1.4 ........................................................................................................52

HƯỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN ........52

PHỤ LỤC CHƯƠNG II ..............................................................................................58Phụ lục 2.1 ........................................................................................................58

3

MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG) ...........................................................................................................................58

Phụ lục 2.2 ........................................................................................................59

MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG) ..............................................................................................................59

PHỤ LỤC CHƯƠNG IV .............................................................................................60Phụ lục 4.1 ........................................................................................................60

MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM ........................................60

Phụ lục 4.2 ........................................................................................................63

MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH .......................................63

Mục lục ............................................................................................................................2Chương I .........................................................................................................................6GIỚI THIỆU ..................................................................................................................6

1.1 Mục đích và cấu trúc của cẩm nang ..............................................................6

1.2. Tổng quan về Chương trình POSCIS ...........................................................8

1.3 Tiếp cận Chương trình ..................................................................................9

1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển của Chương trình POSCIS ..............................10

1.5 Quản lý dự án và Chương trình ...................................................................11

Chương 2 .......................................................................................................................15LẬP KẾ HOẠCH .........................................................................................................15

2.1 Giới thiệu ....................................................................................................15

2.2 Kế hoạch năm .............................................................................................15

Chương 3 .......................................................................................................................21THEO DÕI ....................................................................................................................21

3.1 Giới thiệu ....................................................................................................21

3.2 Theo dõi thực hiện: .....................................................................................21

3.2.2 Các công cụ theo dõi. ............................................................................21

3.2.3 Phương thức theo dõi ............................................................................21

3.2.4 Sử dụng các thông tin đã thu thập từ việc theo dõi thực hiện: ..............21

3.3 Theo dõi kết quả: ........................................................................................22

3.3.1 Công cụ theo dõi: ..................................................................................22

3.3.2 Phương thức theo dõi: ...........................................................................22

3.3.3 Sử dụng thông tin thu thập được từ việc theo dõi kết quả: ...................22

4

3.4 Cán bộ tiến hành theo dõi: ..........................................................................22

3.5 Phương thức tiến hành công tác theo dõi ....................................................23

Dựa vào các nguyên tắc đã được mô tả ở trên, mỗi ban quản lý (BQL và các BQL DAHP) sẽ quyết định phương thức theo dõi của mình. Khi kế hoạch thực hiện được dự thảo (xem Chương 2), mô hình theo dõi sẽ được quyết định. . . . .23

Chương 4 .......................................................................................................................24BÁO CÁO .....................................................................................................................24

4.1 Giới thiệu ....................................................................................................24

Chương 5 .......................................................................................................................27ĐÁNH GIÁ ...................................................................................................................27

5.1 Giới thiệu ....................................................................................................27

5.2 . Điều kiện tiên quyết để đánh giá được khách quan và có hiệu quả ..........27

5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chương trình ...............................................27

Chương 6 .......................................................................................................................29NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM ...........................................................................................29

6.1 Giới thiệu ....................................................................................................29

6.2 Phương thức và quy trình nhân rộng ...........................................................29

6.3 Đơn vị và thời điểm tiến hành nhân rộng các thí điểm ...............................29

6.4 Phạm vi thí điểm được nhân rộng ...............................................................29

Chương 7 .......................................................................................................................30CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG .................................30CHƯƠNG TRÌNH .......................................................................................................30

7.1 Giới thiệu ....................................................................................................30

7.2 Phương thức ................................................................................................30

7.3 Đơn vị chịu trách nhiệm ..............................................................................30

PHỤ LỤC ......................................................................................................................32PHỤ LỤC CHƯƠNG I ................................................................................................33

Phụ lục 1.1 ........................................................................................................33

KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH POSCIS ...33

Phụ lục 1.2 .....................................................................................................................35TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH POSCIS .........................................................................................................................35

5

Phụ lục 1.3 .....................................................................................................................40Dự thảo lần 3 – 20 tháng 4 năm 2009 .........................................................................40THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC ĐAN MẠCH, BỘ TRƯỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ .................................................40

CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH “TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC TỔNG THỂ NGÀNH THANH TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014” .....................40

Phụ lục 1.4 .....................................................................................................................53HƯỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN ................53

1. Giới thiệu ......................................................................................................53

2. Dàn ý của một bản Điều khoản Tham chiếu .................................................53

2.1 Thông tin chung (bối cảnh): .......................................................................54

2.2 Mục tiêu công việc ......................................................................................54

2.3 Phạm vi công việc và đầu ra .......................................................................54

2.4 Phương pháp ...............................................................................................55

2.5 Yêu cầu năng lực đối với nhà cung cấp ......................................................56

2.6 Yêu cầu báo cáo ..........................................................................................56

2.7 Kế hoạch thực hiện và lịch biểu ..................................................................56

2.8 Các dịch vụ do DA cung cấp .......................................................................57

2.9 Kinh phí .......................................................................................................57

2.10 Các văn bản cung cấp kèm theo ...............................................................58

PHỤ LỤC CHƯƠNG II ..............................................................................................59Phụ lục 2.1 ........................................................................................................59

MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG) ...........................................................................................................................59

Phụ lục 2.2 ........................................................................................................60

MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG) ..............................................................................................................60

PHỤ LỤC CHƯƠNG IV .............................................................................................61Phụ lục 4.1 ........................................................................................................61

MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM ........................................61

Thông tin chung ...........................................................................................................61Mô tả dự án .......................................................................................................61

6

Những điều chỉnh (nếu có) ................................................................................61

Tình trạng triển khai ...................................................................................................61Tiến độ thực hiện ..............................................................................................61

Đánh giá tiến độ ................................................................................................62

Thuận lợi và khó khăn ......................................................................................62

Bài học kinh nghiệm .........................................................................................62

Tổng quan kế hoạch năm tiếp theo .............................................................................62Kế hoạch giải ngân ............................................................................................62

Tổng quan kế hoạch năm tiếp theo (kế hoạch năm) .........................................62

Những đề xuất ..............................................................................................................62Phụ lục 4.2 ........................................................................................................63

MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH .......................................63

7

Chương IGIỚI THIỆU

1.1 Mục đích và cấu trúc của cẩm nangXây dựng Cẩm nang về quản lý dự án phù hợp với đặc điểm của Chương

trìnhChương trình POSCIS là rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quá trình quản lý trong Chương trìnhChương trình “Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra đến 20132014”.

Với mục đích trở thành một tài liệu thiết thực và dễ sử dụng, cẩm nang này được xây dựng dựa trên 03 tiêu chí sau:

Đơn giản: Cẩm nang trình bày ngắn gọn, súc tích những công việc cần tiến hành và những công cụ đi kèm để quản lý hiệu quả nhất các Dự án hợp phầnDAHP (DAHP) và Chương trìnhChương trình;

Tiện dụùng: Ở mỗi bước quản lý dự án, cẩm nang đưa ra các biểu mẫu cùng với hướng dẫn, minh hoạ cụ thể;

Phù hợp: Cách thức và công cụ quản lý dự án trình bày trong cẩm nang phải phù hợp với đặc thù riêng của Chương trìnhChương trình POSCIS và các quy định hiện hành của Việt Nam đối với Chương trìnhChương trình và Dự án có sử dụng vốn ODA.

Cẩm nang được cấu trúc trên cơ sở các bước của quản lý chu trình dự án (Project Cycle Management – PCM). Một chu trình quản lý dự án thông thường bao gồm các bước sau: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án, thực hiện dự án, theo dõi và đánh giá dự án, như thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

8

Xác định dự án

Phân tích bối cảnh

Thiết kế

Phê duyệt dự ánThực hiện

Đánh giá

Theo dõi

Tuy nhiên, trong bối cảnh cụ thể của Chương trìnhChương trình POSCIS, các giai đoạn: Phân tích bối cảnh, xác định dự án, thiết kế dự án và phê duyệt dự án đã cơ bản hoàn thành. Vì vậy, cẩm nang chủ yếu tập trung vào giai đoạn triển khai thực hiện dự án, theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện. Do vậy, cấu trúc Cẩm nang sẽ bao gồm các chương sau đây:

Chương I: Giới thiệu và những vấn đề chungPhần này sẽ giới thiệu tổng thể về Chương trìnhChương trình POSCIS cũng như

cách tiếp cận của Chương trìnhChương trình. Chương I cũng trình bày về cơ cấu quản lý của Chương trìnhChương trình: Ban Chỉ đạo Chương trìnhChương trình (BCĐ); Ban quản lý các dự án (BQL) và Ban quản lý dự án hợp phầnDAHP (BQL DAHP). Những thông tin này cũng có thể được tìm thấy đồng thời trong văn kiện khung của Chương trìnhChương trình. Chương I cũng chỉ ra bối cảnh hợp phát tác phát triển chung của chương trìnhChương trình sử dụng vốn ODA.

Chương II: Lập kế hoạchPhần này trình bày các loại kế hoạch phải lập ở cấp độ các DAHP và quy trình

chi tiết để lập và phê duyệt các bản kế hoạch đó. Chương này cũng chỉ ra thẩm quyền cũng như quy trình điều chỉnh kế hoạch. Ngoài ra, Chương II cũng đưa vào các bảng biểu chi tiết cùng hướng dẫn lập các bảng biểu để xây dựng kế hoạch hoạt động. Chương II cũng hướng dẫn cách lập kế hoạch thực hiện cụ thể cho mỗi mục tiêu/đầu ra ở các cấp độ khác nhau.

Chương III: Theo dõiChương III trình bày khái niệm về theo dõi như một công cụ quản lý hữu hiệu ở ở

cấp độ Chương trìnhChương trình và DAHP. Chương III cũng bàn về các cấp độ theo dõi khác nhau với những đòi hỏi khác nhau. Đồng thời chương này cũng sẽ chỉ ra mối liên hệ giữa hoạt động báo cáo và theo dõi, cách thức xây dựng cơ chế theo dõi cho chương trìnhChương trình và người chịu trách nhiệm thực hiện công tác này.

Chương IV: Báo cáoChương IV trình bày về cơ chế báo cáo và các loại báo cáo khác nhau trong chu

trình quản lý dự án hàng năm. Phần này cũng phân biệt sự khác nhau giữa các yêu cầu của các Nnhà tài trợ và yêu cầu của Chính phủ về công tác báo cáo. Quyết định số 803/2007 QĐ-BKH được Bộ kế hoạch và đầu tư ban hành ngày 30 tháng 07 năm 2007 hướng dẫn yêu cầu báo cáo của Chính phủ, trong khi đó, Thoả thuận đồng tài trợ sẽ quy định yêu cầu của các Nnhà tài trợ. Chi tiết về định dạng và mẫu bảng biểu được đính kèm trong các phụ lụcPhụ lục của Chương.

Chương V: Đánh giáChương V đề cập đến địa điểm, thời điểm cũng như phương thức đánh giá tổng

thể chương trìnhChương trình hoặc một phần. Ngoài ra nó cũng chỉ ra sự cần thiết xây

9

dựng kế hoạch đánh giá, mục tiêu và các tiêu chí cho hoạt động đánh giá được hữu hiệu và cách thức sử dụng những kết quả thu nhận được.

Chương VI: Nhân rộng các mô hình thí điểmChương VI sẽ hướng dẫn cách thức lên kế hoạch, đánh giá các thí điểm và thời

điểm nhân rộng các thí điểm thành công. Chương này cũng quy định người chịu trách nhiệm đối với công việc này ở các giai đoạn khác nhau của quá trình nhân rộng mô hình thí điểm.

Chương VII: Trao đổi thông tin nội bộ và cơ chế hợp tác trong Chương trình Chương này mô tả phương thức trao đổi thông tin nội bộ và hợp tác giữa các bộ

phận của Chương trình trong quá trình thực hiện.

Phụ lục Phụ lục Phần phụ lụcPhụ lục giới thiệu các loại bảng/biểu, chi tiết những hoạt động cụ thể

cần thiết để quản lý Chương trìnhChương trình và các DAHP.

LƯU Ý: Cẩm nang mô tả “tình huống thông thường” khi Cchương trình và dự án được triển khai tổng thể. Trong giai đoạn bắt đầu thực hiện, sẽ có những hoạt động cụ thể được đưa ra nếu những tình huống đặc biệt phát sinh.

Cẩm nang sẽ được kiểm định thông qua những buổi tập huấn sử dụng đuợc tổ chức trước giai đoạn thực hiện và sẽ được điều chỉnh sau khi các cán bộ thuộc các BQL dự án hợp phầnDAHP và Ban QLBQL Chương trìnhChương trình1 đưa ra những nhận xét phản hồi và ý tưởng của mình. Trong trường hợp cần thiết có thể xây dựng phiên bản thứ 2 cho cuốn cầm nang sau một năm sử dụng.

1.2. Tổng quan về Chương trìnhChương trình POSCISVăn kiện Chương trìnhChương trình “Nâng cao năng lực tổng thể ngành thanh tra

đến năm 2014” đã chính thức được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt vào tháng 9 năm 2009.

Mục tiêu tổng thể của chương trìnhChương trình POSCIS là “Xây dựng ngành thanh tra trong sạch, vững mạnh, từng bước chuyên nghiệp, hiện đại và có đủ năng lực thực hiện các nhiệm vụ do Đảng và Nhà nước giao phó trong lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng”.

Tóm lại, Chương trìnhChương trình hướng vào hỗ trợ tăng cường năng lực cho ngành Thanh tra trong 03 lĩnh vực:

Thanh tra

Giải quyết khiếu nại, tố cáo

Chống tham nhũng

1 Trong cuốn Cẩm nang này, BQL Chương trìnhChương trình được sử dụng để phân biệt với BQL dự án hợp phầnDAHP và cũng có nghĩa là Ban quản lý các dự án hợp tác phát triển của TTCP. Trong một số trường hợp, BQL các dự ánBQL cũng được sử dụng cùng với nghĩa này.

10

Thời gian thực hiện Chương trìnhChương trình sẽ từ 2009 tới 20143 với số vốn tài trợ cam kết là 11,75 triệu Đô-la. BQL Chương trìnhBQL các dự án của TTCP sẽ trực tiếp quản lý tổ chức thực hiện Chương trìnhChương trình và.BQL DAHP sẽ chịu trách nhiệm quản lý các DAHP. Lãnh đạo của BQL đồng thời cũng là lãnh đạo của Chương trình POSCIS và các DAHP bao gồm 1 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc.

Các đơn vị trong ngành thanh tra tham gia Chương trìnhChương trình bao gồm:

Thanh tra Chính phủTTCP: Vừa là cơ quan chủ quản Chương trìnhChương trình, vừa là một Dự án thành hợp phần. (Trong Thanh tra Chính phủTTCP, các đơn vị tham gia bao gồm: Ban thư ký (bỏ), Văn phòng, Vụ Tổ chức-Cán bộ, Vụ Pháp chế, Cục Chống tham nhũng, Viện Khoa học Thanh tra);

Các cơ quan thanh tra Bbộ, địa phương: Mỗi cơ quan thanh tra Bbộ hay địa phương là một Dự án thành hợp phần trong Chương trìnhChương trình. Phía thanh tra các Bbộ, bao gồm: (1) Bộ Kế hoạch và Đầu tư, (2) Bộ Công an, (3) Bộ Nội vụ, (4) Bộ Tài chính; Phía thanh tra các tỉnh, thành phố, bao gồm: (5) Hà Tĩnh, (6) Khánh Hoà, (7) Bình Dương, (8) Kiên Giang và (9) Thanh tra TP. Hồ Chí Minh.

Ngoài ra, các cơ quan thanh tra khác được khuyến khích tham gia với tư cách là những đơn vị nhân rộng kinh nghiệm thực tiễn tốt (đã được thí điểm ở 10 đơn vị kể trên).

Như vậy, Chương trìnhChương trình POSCIS sẽ được triển khai ở 02 cấp độ: Cấp độ Chương trìnhChương trình và cấp độ DAHP với hai cấp độ hệ thống đầu ra tương ứng:

Hệ thống đầu ra ở cấp độ Chương trìnhChương trình là tóm tắt nội dung các đầu ra sẽ được thực hiện bởi Dự án của TTCP và Dự án của các bộ, địa phương. Đầu ra ở cấp độ Chương trìnhChương trình cũng sẽ là cơ sở để đánh giá Chương trìnhChương trình.

Ở cấp độ dự án, các dự án sẽ xây dựng các đầu ra phù hợp với những vấn đề ưu tiên và phạm vi về chức năng, nhiệm vụ tương ứng, nhưng trong khuôn khổ Văn kiện khung.

1.3 Tiếp cận Chương trìnhChương trìnhChương trìnhChương trình POSCIS nhấn mạnh ở phương thức tiếp cận tổng thể

ngành. Cách tiếp cận này có nghĩa là, hoạt động của các DAHP đòi hỏi phải phù hợp với tình hình hoạt động và nhu cầu cụ thể của từng đơn vị, đồng thời phải đảm bảo đóng góp cho mục tiêu chung của Chương trìnhChương trình.

TTCP, với vai trò vừa là cơ quan chủ quản Chương trìnhChương trình, vừa là một DAHP, sẽ là “trung tâm” trong mối quan hệ phối hợp hoạt động giữa các DAHP nhằm cùng hướng tới thực hiện mục tiêu chung của Chương trìnhChương trình.

Cách tiếp cận ngành của Chương trìnhChương trình cũng đòi hỏi các đơn vị tham gia khi quản lý và thực hiện dự án phải:

- một mặt hướng tới giải quyết các vấn đề ưu tiên của đơn vị mình và hoàn thành những mục tiêu đơn vị mình đề ra;

11

- mặt khác cũng luôn phải bảo đảm thực hiện các mục tiêu và đầu ra của Chương trìnhChương trình.

Sau đây là những yêu cầu cụ thể trong quản lý dự án trong phạm vi Chương trìnhChương trình POSCIS:

Khả năng điều phối hoạt động của Chương trìnhChương trình: Chương trìnhChương trình POSCIS không đơn giản là “phép cộng” của 10 DAHP. Việc hoàn thành mục tiêu của các DAHP chưa đảm bảo đạt mục tiêu của cả Chương trìnhChương trình. Do vậy, khả năng điều phối chung ở cấp độ Chương trìnhChương trình để đạt được mục tiêu nâng cao năng lực tổng thể ngành là rất cần thiết.

Sự phối hợp hoạt động, chia sẻ thông tin giữa các DAHP: Mục tiêu và đầu ra của các DAHP có mối quan hệ mật thiết với nhau và cùng hướng tới thực hiện mục tiêu chung của cả Chương trìnhChương trình. Do vậy, việc phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các DAHP phải trở thành yêu cầu bắt buộc trong quản lý và thực hiện dự án trong khuôn khổ Chương trìnhChương trình POSCIS.

Sự nhất quán trong việc theo dõi, đánh giá và báo cáo giữa các DAHP với Chương trìnhChương trình: Để đảm bảo hiệu quả của quá trình điều phối chung, cũng như hỗ trợ quá trình phối hợp, chia sẻ giữa các DAHP, việc theo dõi, báo cáo, đánh giá trong Chương trìnhChương trình phải mang tính đồng nhất và nhất quán về các form biểu mẫu và về quy trình. Ngay cả trong phạm vị một DAHP, hoạt động theo dõi, báo cáo, đánh giá của các đơn vị thực hiện với BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL cũng nên thống nhất theo những form biểu mẫu chung để tiện cho việc tổng hợp và báo cáo của dự án với Chương trìnhChương trình.

Sự linh hoạt và thích ứng với những thay đổi: Chương trìnhChương trình coi việc tổ chức thực hiện như là một “quá trình” với hai ý nghĩa chính. Thứ nhất, bản thân việc thực hiện Chương trìnhChương trình chính là một quá trình tăng cường năng lực của các bên tham gia thông qua những hình thức tiếp thu hỗ trợ kỹ thuật và việc chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau để đạt tới mục tiêu chung. Đây là quá trình vừa “thực hiện” vừa “học hỏi”. Thứ hai là bản thân việc thực hiện Chương trìnhChương trình nằm trong bối cảnh thể chế có thể thay đổi. Sự thay đổi mang tính thể chế này có thể liên quan đến việc xác định lại vai trò của ngành thanh tra cũng như việc xác định chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan thanh tra và các cơ quan có chức năng kiểm tra, kiểm toán và giám sát khác. Việc này sẽ đòi hỏi sự linh hoạt của các bên tham gia hỗ trợ và trực tiếp thực hiện trong việc điều chỉnh các nội dung và chiến lược Chương trìnhChương trình khi có những thay đổi về thể chế tổ chức và chính sách chung.

1.4 Bối cảnh hợp tác phát triển của Chương trìnhChương trình POSCIS POSCIS là chương trìnhChương trình sử dụng vốn ODA, hoạt động theo những

pháp luật hiện hành của Chính phủ và các đối tác phát triểnĐối tác phát triển.

Cơ sở pháp lý quốc tế của Chương trìnhChương trình được thể hiện trong Thoả thuận đồng tài trợ và 034 Hiệp định tài trợ song phương của 034 Đối tác phát triểnĐối

12

tác phát triển, bao gồm Thuỵ Điển, Canada, Đan Mạch và Hà Lan. Các bên ký kết 045 văn kiện này là Tổng thanh tra và đại diện của 04 quốc gia trên.

Thoả thuận đồng tài trợ chỉ ra những vai trò và nguyên tắc thực hiện Chương trìnhChương trình trong việc sử dụng vốn ODA. Các Hhiệp định được coi là những văn bản pháp lý về tài chính của Chương trìnhChương trình. (Thoả thuận đồng tài trợ được đính kèm tại Phụ lụcPhụ lục 1:3).

Trong số các03 đối tác phát triểnĐối tác phát triển, Thụyuỵ Điển đóng vai trò là nhà tài trợNhà tài trợ điều phối và vai trò này đã được thể hiện trong Thoả thuận đồng tài trợ. Ví dụ, nhà tài trợNhà tài trợ điều phối sẽ quyết định những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Chương trìnhChương trình khi được yêu cầu. Các quy định chi tiết về phân công công việc và trách nhiệm giữa các Đối tác phát triển và TTCP sẽ được đề cập trong Thỏa thuận đồng tài trợ.

Thông thường, các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sẽ thông qua nhà tài trợNhà tài trợ điều phối khi cần biết thêm thông tin về Chương trìnhChương trình từ BQL Chương trìnhBQL các dự án.

Là một chương trìnhChương trình sử dụng vốn ODA nên các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sẽ cùng với Chính phủ đóng vai trò quản lý và theo dõi. Vì thế, sẽ có những hoạt động và quyết định được TTCP và các đối tác phát triểnĐối tác phát triển đồng thời thực hiện.

Trong chu trình quản lý dự án, các đối tác phát triểnĐối tác phát triển và Chính phủ sẽ tổ chức các cuộc họp kiểm điểm về các hoạt động đã thực hiện trong giai đoạn 06 tháng và 1 năm. Những cuộc họp này sẽ kiểm điểm lại tiến độ thực hiện chương trìnhChương trình cũng như kết quả đã đạt được, những khó khăn gặp phải và cùng nhau thống nhất hành động hoặc điều chỉnh lại các kế hoạch hoạt động…

Để chuẩn bị cho những cuộc họp kiểm điểm, các đơn vị phải chuẩn bị báo cáo 6 tháng và báo cáo năm về vấn đề tài chính, hoạt động và đầu ra. Tại cuộc họp, báo cáo về tài chính sẽ được rà soát lại và những yêu cầu về giải ngân cũng sẽ đuợc đánh giá. Bảng biếu báo cáo về phía Chính phủ cũng như các nhà tài trợNhà tài trợ sẽ đồng nhất với nhau.

Sau cuộc họp kiểm điểm, biên bản ghi nhớ sẽ được soạn thảo và ký kết. Các biên bản này cũng bao gồm các vấn đề, quan điểm đã được các bên thống nhất như kế hoạch thực hiện, việc phê duyệt các gói thầu chính.

Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển đã quyết định cùng với BQL Chương trìnhBQL các dự án đưa ra các tiêu chí đánh giá về hoạt động của POSCIS trong 06 tháng thực hiện đầu tiên. Trong trường hợp kết quả đạt được trong 6 tháng đầu tiên không thoả mãn các tiêu chí đề ra, những biện pháp cụ thể sẽ được quy định. (Tiêu chí đánh giá được đính kèm trong Phụ lụcPhụ lục 1:2).

Kế hoạch hoạt động và ngân sách năm sẽ được Ban chỉ đạo và cácphê duyệt bởi các đối tác phát triểnĐối tác phát triển phê duyệt. Quá trìnhQuy trình phê duyệt và giải ngân sẽ được xúc tiến nhằm tránh hoặc giảm thiếu giai đoạn trống trong quá trình triển khai. Cẩm nang sẽ đề cập vấn đề này cụ thể dưới đây.

13

Đại diện Ban quản lýBQL DAHP và BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ có mặt tại các cuộc họp kiểm điểm trong đó, Giám đốc BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và Nhà tài trợNhà tài trợ điều phối đóng vai trò đồng chủ trì. Địa điểm họpCuộc họp sẽ được tổ chức ở Hà Nội hoặc tại địa điểmtrụ sở của các DAHP.

Biểu thời gian và tiến độ báo cáo, rà soát, lập kế hoạch sẽ được đính kèm trong Pphụ lục 1:1.

1.5 Quản lý dự án và Chương trìnhChương trình1.5.1 Ở cấp độ chính sách trung ươngCơ cấu quản lý Chương trìnha. Cơ cấu quản lý Chương trinh:

Cơ cấu quản lý Chương trìnhChương trình được xây dựng ở nhiều cấp độ. Ban chỉ đạo - ở cấp độ cao nhất mà đứng đầu là Tổng Thanh tra với có thành phần bao gồm Giám đốc BQL các dự ánBQL và các lãnh đạo cấp vụ của TTCP.

Nhiệm vụ chính của Ban chỉ đạo là lãnh đạo về đường lối, chỉ đạo về chính sách cho việc thực hiện của Chương trình cũng như tham vấn kiến nghị với Tổng Thanh tra về việc thực hiện Chương trình POSCIS.

Thẩm quyền của Tổng Thanh tra với Chương trình POSCIS được quy định trong Nghị định 131 như sau:

- Phê duyệt Văn kiện của Chương trình và các DAHP dựa theo văn kiện đã được Thủ tướng chính phủ phê duyệt theo đề cương chi tiết của Chương trình và các DAHP.

- Thành lập BQL của Chương trình và BQL các DAHP của TTCP ( từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động của BQL);

- Phê duyệt kế hoạch thực hiện tổng thể của Chương trình và các DAHP của TTCP trong trường hợp phát sinh một số thay đổi nhỏ so với văn kiện của Chương trình đã được phê duyệt (nếu có);

- Phê duyệt kế hoạch năm đầu tiên, các kế hoạch năm tiếp theo, báo cáo giữa kỳ và báo cáo năm ( bao gồm báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính ) của Chương trình và DAHP của TTCP;

- Ban hành Cẩm nang quản lý dự án của Chương trình bao gồm cẩm nang tài chính, Cẩm nang quản lý dự án và Hướng dẫn mua sắm ( nếu có);

- Đưa ra quyết định về việc điều chỉnh văn kiện Chương trình và văn kiện của các DAHP đã được phê duyệt. Trong một số trường hợp cụ thể, việc điều chỉnh cần phải tuân theo các quy định của Việt Nam, cần tham vấn với các cơ quan có liên quan trước khi trình nội dung thay đổi lên Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và ra quyết định;

- Đưa ra các quyết định nhằm giải quyết các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện Chương trình và các DAHP ở khía cạnh nội dung và thủ tục, như việc huy động thêm các nguồn lực và giải quyết các vấn đề về cơ chế/ chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện Chương trình và các DAHP;

14

- Đưa ra các phương thức theo dõi tình hình thực hiện Chương trình và các DAHP của TTCP, bao gồm việc kiểm tra tình hình thực hiện, thiết lập hệ thống thông tin/dữ liệu về việc thực hiện Chương trình và các DAHP của TTCP.

1.5.2 Cấp độ BQL

Cấp độ tiếp theo là BQL, có trách nhiệm quản lý ở cấp độ Chương trình và quản lý DAHP của TTCP. Điều này có nghĩa BQL sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc thực hiện thành công Chương trình. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào các DAHP và các đối tác thực hiện khác trong ngành Thanh tra.

1.5.3 Cấp độ DAHPCấp độ quản lý thứ ba là các BQL DAHP. Các BQL DAHP có trách nhiệm triển

khai DAHP của mình, báo cáo lên BQL và các cơ quan hữu quan của Chính phủ Việt Nam thông qua BQL và tuân thủ hướng dẫn chỉ đạo của BQL. BQL không quyết định những vấn đề liên quan đến việc triển khai ở cấp độ DAHP (trừ DAHP TTCP) nhưng sẽ hỗ trợ các BQL DAHP về mặt quản lý, kỹ thuật và phương pháp.

Cuốn cẩm nang này đưa ra đề cương chung cho cơ cấu quản lý Chương trình và sẽ được trình bày chi tiết hơn trong văn kiện Chương trình, chương IX,

BQL và các BQL DAHP đều có quy chế hoạt động riêng, với mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí làm cơ sở để triển khai công việc. Về cơ bản, cơ cấu quản lý ở BQL và các BQL DAHP là giống nhau. Các DAHP được toàn quyền quyết định trong việc điều chỉnh cơ cấu quản lý của mình để triển khai công việc được hiệu quả nhất.

Cơ cấu quản lý chung cho BQL và các BQL DAHP được khuyến nghị tuân theo mô hình bao gồm 1 Giám đốc và 1 (hoặc 2) Phó Giám đốc. Các đơn vị trong BQL có thể chia thành 3 bộ phận: Chuyên môn/Kỹ thuật, Tài chính/Kế toán và Hành chính/Tổng hợp.

Ở cấp độ Chương trình, Giám đốc BQL sẽ là Phó Tổng thanh tra. Ở cấp độ DAHP là Chánh thanh tra hoặc Phó Chánh thanh tra hoặc người được Chánh thanh tra/Phó Chánh thanh tra ủy nhiệm.

Trong trường hợp Giám đốc của BQL DAHP không phải là Chánh Thanh tra, các DAHP được khuyến nghị thành lập Ban chỉ đạo riêng.

Một Phó Giám đốc sẽ làm việc theo chế độ chuyên trách và trực tiếp phụ trách bộ phận Chuyên môn/Kỹ thuật của dự án.

Đối với các bộ phận còn lại, BQL được tự quyết định về mặt nhân sự làm việc chuyên trách hay kiêm nhiệm, tuy nhiên, các BQL được khuyến nghị bổ nhiệm làm việc chuyên trách đối với cán bộ phụ trách về lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá.

Ở tất cả các cấp độ, việc thực hiện Chương trình/DAHP đều có sự tham giac ủa các vụ, ban, ngành liên quan.

1.5.4 Nhiệm vụ quản lý

15

Việc lập kế hoạch và báo cáo sẽ được thực hiện từ cấp độ DAHP. Tuy nhiên BQL sẽ có cơ chế quản lý về chất lượng nhằm tổng hợp, phân tích các kế hoạch và báo cáo đó ở cấp độ tổng quan, trước khi trình lên Ban chỉ đạo và các Đối tác phát triển.

Hoạt động mua sắm dịch vụ và hàng hóa cũng được thực hiện từ cấp độ DAHP nếu không vượt quá ngưỡng…. USD. Các hoạt động mua sắm vượt quá ngưỡng này sẽ phải được phê duyệt bởi BQL. Các hợp đồng có giá trị trên 59.000 USD sẽ phải được các Đối tác phát triển phê duyệt theo các quy định trong Thỏa thuận đồng tài trợ. Nhìn chung, Cẩm nang hướng dẫn mua sắm của Chương trình POSCIS được xây dựng dựa trên Hướng dẫn mua sắm của Sida và sẽ được áp dụng cho tất cả các hoạt động mua sắm trong Chương trình. Một số hướng dẫn/biểu mẫu của Điều khoản tham chiếu cho dịch vụ tư vấn sẽ được đưa ra trong Phụ lục 1.4.

Việc quản lý dự án và Chương trình sẽ được quy định cụ thể và chi tiết trong các chương tiếp theo về lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo, nhân rộng thí điểm và trao đổi thông tin.

Trong quá trình quản lý Chương trình, BQL dự án và các BQL DAHP cùng nhau xây dựng các quy chế hoạt động, lấy cơ sở là mạng lưới hoạt động do Ban quản lý dự án và các Ban quản lý DAHP đề xuất dựa trên những yêu cầu cụ thể trong các giai đoạn khác nhau của chu trình quản lý dự án như hoạt động lập kế hoạch, theo dõi, mua sắm, báo cáo, đánh giá v.v… Cẩm nang chỉ đưa ra những ý tưởng và nguyên tắc cơ bản cho những hoạt động trên. Thực tiễn triển khai dự án với những bài học kinh nghiệm thu được sẽ góp phần điều chỉnh, cải thiện cơ cấu, quy trình quản lý của POSCIS ở cả mức độ tổng thể và chi tiết.

Cách tiếp cận Chương trình đòi hỏi sự phối hợp thực hiện đối với những đầu ra nhất định. Văn kiện Chương trình cũng xác định những lĩnh vực của DAHP cần có sự phối hợp này. Vì thế, BQL dự án sẽ đóng vai trò điều phối hoạt động hướng đến lợi ích chung của Chương trình. Cũng như để triển khai các đầu ra của một mục tiêu nhất định, BQL sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn và đưa ra mô hình về cách thức thực hiện. Với năng lực và vai trò của mình, BQL góp phần xây dựng thể chế và năng lực ngành thanh tra.

Cụ thể sẽ được quy định trong chương 6 về Nhân rộng thí điểm và Chương 7 về Cơ chế chia sẻ thông tin và hợp tác trong Chương trình.

phê duyệt kế hoạch và ngân sách hàng năm, phê duyệt các báo cáo, tham gia vào các cuộc họp kiểm điểm theo đề nghị của Giám đốc BQL khi phát sinh các vấn đề thuộc thẩm quyền phê duyệt hoặc quyết định của Ban chỉ đạo.

Ban Quản lý các dự án hợp tác phát triển của TTCP (viết tắt là BQL) được thành lập theo quyết định của Tổng Thanh tra, có trách nhiệm quản lý, điều phối

16

việc thực hiện Chương trình và DAHP của TTCP theo đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực như đề cập trong văn kiện Chương trình, văn kiện DAHP của TTCP đã được phê duyệt.

b. Nhiệm vụ, quyền hạn của BQL các dự án ở cấp độ Chương trình- Chuẩn bị lập kế hoạch, lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch;- Đào tạo, bồi dưỡng;- Nhân rộng các mô hình thí điểm có hiệu quả;- Theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch;- Báo cáo: Dựa trên những báo cáo của các đơn vị triển khai DAHP được thực

hiện theo hướng dẫn trong cẩm nang quản lý dự án và gửi các nhà tài trợ, TTCP và Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính;

- Quản lý tài chính và mua sắm;c. Nhiệm vụ, quyền hạn của BQL các dự án ở cấp độ DAHP của Thanh tra

Chính phủ: được quy định theo Thông tư của Bộ kế hoạch đầu tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của BQL các dự án, dự án ODA (sẽ được trình bày dưới đây tại mục 1.5.2).

1.5.2 Cơ cấu quản lý dự án hợp phầna. Cơ cấu tổ chức của dự án hợp phần

Các cơ quan chủ quản tuỳ theo tình hình triển khai dự án có thể thành lập Ban chỉ đạo để chỉ đạo Ban quản lý DAHP thực hiện đúng theo đường lối, phương hướng triển khai dự án.

Trong trường hợp dự án nếu có Ban chỉ đạo thì không nhất thiết yêu cầu Giám đốc dự án là Chánh thanh tra mà có thể là Phó Chánh thanh tra. Chánh thanh tra phải là thành viên của Ban chỉ đạo. Trong trường hợp dự án không có Ban chỉ đạo thì Giám đốc Ban quản lý dự án phải là Chánh thanh tra.

Phó giám đốc có thể là lãnh đạo cơ quan thanh tra nhưng phải có một phó giám đốc chuyên trách.

Ban quản lý caá dự án gồm 3 bộ phận là:

(i) Bộ phận tài chính-Kế toán;

(ii) Bộ phần Hành chính - Đối ngoại;

(iii) Bộ phận Chuyên môn - Kỹ thuật;

Mỗi bộ phận có một Trưởng nhóm phụ trách hoặc do một Phó giám đốc phụ trách kiêm nhiệm. Số lượng cán bộ BQL các dự án do cơ quan chủ quản quyết định.

Mô tả công việc và yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ dự án sẽ được quy định trong Phụ lục …

b. Chức năng và nhiệm vụ của DAHP: Theo Điều 25 Nghị đính số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức, cơ quan chủ quan ban hành quyết định thành lập

17

Ban quản lý dự án ngay sau khi văn kiện chương trình, dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Nhiệm vụ chính của Ban quản lý DAHP theo Thông tư của Bộ kế hoạch đầu tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của BQL các dự án, dự án ODA, gồm có:

(i) Lập kế hoạch;

(ii) Quản lý chuẩn bị thực hiện dự án (gồm công tác nghiên cứu văn kiện chương trình, dự án hoặc Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ, quy trình, thủ tục và những điêề kiện thực hiện dự án;

(iii) Thực hiện các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng;

(iv) Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân;

(v) Nhiệm vụ haàn chính, điều phối và trách nhiệm giải trình;

(vi) Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện dự án;

(vii) Nhiệm vụ đối với việc nghiệm thu, bàn giao, quyết toán dự án;

Ban quản lý DAHP có trách nhiệm triển khai DAHP, báo cáo lên Ban Chỉ đạo thông qua BQL các dự án và tuân thủ hướng dẫn chỉ đạo của BQL các dự án. BQL các dự án không quyết định những vấn đề liên quan đến việc triển khai ở cấp độ DAHP (trừ DAHP TTCP) nhưng sẽ hỗ trợ các Ban quản lý DAHP trong vấn đề quản lý, kỹ thuật và phương pháp.

Đối với vấn đề về phụ cấp cho đội ngũ cán bộ tham gia dự án sẽ được quy định tại Quyết định của Bộ tài chính số 61/2006/QĐ-BTC ngày 02 tháng 11 năm 2006 về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các chương trình sử dụng vốn ODA..

1.5.3 Mối quan hệ giữa Chương trình và các DAHP

1.5.3.1 Hai cấp đầu ra của Chương trình và DAHPChương trình tăng cường năng lực có 10 đơn vị tham gia triển khai ở hai cấp độ, cấp độ Chương trình và cấp độ dự án. Các DAHP có cùng mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong khuôn khổ dự án. Tuy nhiên, có hai cấp độ hệ thống đầu ra, một là cấp độ Chương trình và hai là cấp độ dự án. Hệ thống đầu ra ở cấp độ Chương trình là tóm tắt nội dung các đầu ra sẽ được thực hiện bởi Dự án của TTCP và Dự án của các bộ, địa phương. Đầu ra ở cấp độ Chương trình cũng sẽ là cơ sở để đánh giá Chương trình. Ở cấp độ dự án, các dự án sẽ xây dựng các đầu ra phù hợp với những vấn đề ưu tiên và phạm vi về chức năng, nhiệm vụ tương ứng, nhưng trong khuôn khổ Văn kiện khung.

1.5.3.2 Các đơn vị tham giaChương trình bao gồm các đối tượng được hưởng lợi từ cấp trung ương đến

chính quyền địa phương, cả ở các cơ quan thanh tra theo cấp hành chính và các cơ quan thanh tra theo ngành, lĩnh vực. Chương trình bước đầu bao gồm 10 đơn vị tham gia: TTCP, Thanh tra Bộ Công an, Thanh tra Bộ Nội vụ, Thanh tra Bộ Tài

18

chính, Thanh tra Bộ Kế hoạch Đầu tư, và Thanh tra TP. Hồ Chí Minh, Thanh tra các tỉnh Bình Dương, Kiên Giang, Khánh Hòa và Hà Tĩnh.

Các cơ quan thanh tra khác được khuyến khích tham gia với tư cách là những đơn vị thí điểm, tổng kết thực tiễn hoặc nhân rộng kinh nghiệm thực tiễn tốt trong khuôn khổ DAHP của TTCP hoặc có thể thông qua quỹ hỗ trợ nhân rộng với sự đóng góp từ nhiều nguồn trong và ngoài Chương trình.

1.5.3.3 Quan hệ phối hợp giữa Chương trình và các DAHP Các đơn vị tham gia xây dựng dự án nhằm mục đích giải quyết vấn đề ưu tiên

của đơn vị nhưng với nội dung phù hợp với các mục tiêu và phạm vi đầu ra có trong Văn kiện khung. Có những mối liên hệ tồn tại song song giữa Chương trình nói chung và các DAHP nói riêng như sau:

a) Một là, các đơn vị tham gia sẽ triển khai các hoạt động thí điểm thuộc khuôn khổ DAHP của TTCP. Nhằm giúp TTCP trong quá trình này, các DAHP sẽ đưa các nội dung phối hợp vào một mục tiêu riêng trong văn kiện của mình với tên gọi là “Phối hợp với TTCP trong việc tổ chức khảo sát, thí điểm nhằm xây dựng chuẩn mực cho ngành Thanh tra”.

b) Hai là, các DAHP tập trung vào từng lĩnh vực được ưu tiên của mỗi đơn vị tham gia. Các lĩnh vực được ưu tiên này phản ánh nhận thức của các cơ quan về những vấn đề cấp thiết cần phải được giải quyết trong hoàn cảnh cụ thể của địa phương (như vấn đề đô thị hóa và quản lý đô thị, công nghiệp hóa, thu hồi và giải phóng mặt bằng, v.v.). Kết quả triển khai của các DAHP sẽ là đầu vào cho việc xây dựng chiến lược phát triển ngành Thanh tra, cũng như giúp cho việc nhân rộng tại các đơn vị không được tham gia Chương trình khi họ gặp phải các vấn đề tương tự.

c) Ba là, các DAHP phối hợp với nhau và với TTCP để thí điểm việc tổ chức thực hiện các nội dung đã có quy định pháp luật nhằm qua đó xác định ra một phương thức thực hiện có hiệu quả nhất. Trên cơ sở kết quả tổng kết và thí điểm việc áp dụng các mô hình, phương thức khác nhau, TTCP sẽ thể chế hóa theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có thẩm quyền thể chế hóa để áp dụng thống nhất trong toàn ngành Thanh tra.

d) Bốn là, Chương trình điều phối việc chia sẻ các nguồn lực và hỗ trợ kỹ thuật giữa các DAHP khi có hiện tượng trùng lặp, ví dụ vấn đề tuyển chọn chuyên gia tư vấn trong nước và quốc gia về cùng một nội dung của các DAHP. Thông qua thẩm quyền phê duyệt kế hoạch thực hiện hàng năm và xem xét kế hoạch thực hiện sáu tháng đối với các DAHP, BCĐ và BQL sẽ đưa ra phương án điều phối phù hợp trong toàn bộ Chương trình.

đ) Năm là, Chương trình điều phối một số hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao hiệu quả và tính bền vững của những kết quả đạt được đối với mục tiêu tăng cường năng lực ngành Thanh tra. Các hoạt động được điều phối bao gồm:

- Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn ở nước ngoài;

19

- Các hoạt động học tập kinh nghiệm ở nước ngoài;- Các hoạt động cử cán bộ đi thực tập ở nước ngoài.Căn cứ vào nhu cầu thực tiễn của các đơn vị tham tra, Chương trình sẽ tiến

hành tổng hợp và điều phối hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nêu trên để tránh trùng lặp giữa các DAHP, cũng như bảo đảm tính bền vững trong các kết quả thu được với mục tiêu tăng cường năng lực của ngành Thanh tra. Kinh phí cho các hoạt động này được lấy từ phần kinh phí chia sẻ chung của toàn Chương trình.

e) Cuối cùng là Chương trình điều phối việc phát triển hệ thống công nghệ thông tin để có thể ứng dụng chung và thống nhất trong các đơn vị tham gia, cũng như trong toàn ngành Thanh tra, cụ thể sau:

- Chương trình tổng kết thực tiễn ứng dụng CNTT tại một số đơn vị tham gia, đặc biệt là tại TTCP nhằm hướng tới phát triển hệ thống thông tin hoặc phần mềm dùng chung trong toàn ngành Thanh tra, trước mắt là tại các đơn vị tham gia. Tương tự như trên, kinh phí cho các hoạt động này được lấy từ phần kinh phí chia sẻ chung của toàn Chương trình.

- Việc ứng dụng CNTT trong khuôn khổ các DAHP chủ yếu tập trung vào việc xây dựng hoặc nâng cấp Trang thông tin điện tử và phát triển một số công cụ quản lý, điều hành đặc thù của đơn vị tham gia. Riêng đối với các đơn vị có thế mạnh về CNTT, bao gồm: TTCP, Thanh tra Khánh Hòa, Thanh tra TP. Hồ Chí Minh, trong giai đoạn thực hiện đầu tiên từ 2009 - 2012, một số ứng dụng CNTT sẽ được phát triển, bước đầu thí điểm làm căn cứ để Chương trình tiếp tục tổng kết, hoàn thiện và ứng dụng trong toàn ngành Thanh tra trong giai đoạn thực hiện 2012 - 2014.

Mối quan hệ cụ thể giữa Chương trình và các DAHP được mô tả trong Bảng diễn giải đầu ra của Chương trình theo các đơn vị tham gia thực hiện.

Việc lập kế hoạch và báo cáo sẽ được các Ban quản lý DAHP thực hiện và BQL các dự án sẽ đóng vai trò kiểm định chất lượng của kế hoạch, báo cáo đó, rồi biên soạn lại và tổng hợp ở cấp độ Chương trình trước khi trình lên Ban chỉ đạo hoặc các nhà tài trợ phê duyệt.

BQL dự án và các Ban quản lý DAHP đều có quy chế hoạt động riêng, với mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí, làm cơ sở để triển khai công việc của mình. Về cơ bản, cơ cấu quản lý ở BQL các dự án và các Ban quản lý DAHP là giống nhau. Các DAHP được toàn quyền quyết định trong việc điều chỉnh cơ cấu quản lý của mình để triển khai công việc được hiệu quả nhất.

Trong quá trình quản lý Chương trình, BQL dự án và các Ban quản lý DAHP cùng nhau xây dựng các quy chế hoạt động, lấy cơ sở là mạng lưới hoạt động do Ban quản lý dự án và các Ban quản lý DAHP đề xuất dựa trên những yêu cầu cụ thể trong các giai đoạn khác nhau của chu trình quản lý dự án như hoạt động lập kế hoạch, theo dõi, mua sắm, báo cáo, đánh giá v.v… Cẩm nang chỉ đưa ra những ý tưởng và nguyên tắc cơ bản cho những hoạt động trên. Thực tiễn triển khai dự án với những bài học kinh

20

nghiệm thu được sẽ góp phần điều chỉnh, cải thiện cơ cấu, quy trình quản lý của POSCIS ở cả mức độ tổng thể và chi tiết.

Cách tiếp cận Chương trình đòi hỏi sự phối hợp thực hiện đối với những đầu ra nhất định. Văn kiện Chương trình cũng xác định những lĩnh vực của DAHP cần có sự phối hợp này. Vì thế, BQL dự án sẽ đóng vai trò điều phối hoạt động hướng đến lợi ích chung của Chương trình. Cũng như để triển khai các đầu ra của một mục tiêu nhất định, BQL các dự án sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn và đưa ra mô hình về cách thức thực hiện. Với năng lực và vai trò của mình, BQL các dự án góp phần xây dựng thể chế và năng lực ngành thanh tra.

Cơ cấu quản lý Chương trình được xây dựng ở nhiều cấp độ. Ban chỉ đạo mà đứng đầu là Tổng Thanh tra có thành phần bao gồm Giám đốc

BQL Chương trình và các lãnh đạo cấp vụ của TTCP.Nhiệm vụ chính của Ban chỉ đạo là lãnh đạo về đường lối, phê duyệt kế hoạch và ngân sách hàng năm, phê duyệt các báo cáo, tham gia vào các cuộc họp kiểm điểm theo đề nghị của Giám đốc BQL khi phát sinh các vấn đề thuộc thẩm quyền phê duyệt hoặc quyết định của Ban chỉ đạo. Ở cấp độ tiếp theo là BQL Chương trình với vai trò quản lý, điều phối việc thực hiện Chương trình và DAHP của TTCP. Chịu trách nhiệm về sự thành công của Chương trình, tuy nhiên, thành công của BQL còn phụ thuộc vào Ban quản lý DAHP và các đơn vị thực hiện khác trong

ngành thanh tra. Cấp độ quản lý thứ 3 là Ban quản lý DAHP. Ban quản lý DAHP có

trách nhiệm triển khai DAHP, báo cáo lên Ban Chỉ đạo thông qua BQL Chương trình và tuân thủ hướng dẫn chỉ đạo của BQL Chương trình.

21

BQL Chương trình không quyết định những vấn đề liên quan đến việc triển khai ở cấp độ DAHP (trừ DAHP TTCP) nhưng sẽ hỗ trợ các Ban

quản lý DAHP trong vấn đề quản lý, kỹ thuật và phương pháp.Việc lập kế hoạch và báo cáo sẽ được các Ban quản lý DAHP thực hiện

và BQL Chương trình sẽ đóng vai trò kiểm định chất lượng của kế hoạch, báo cáo đó, rồi biên soạn lại và tổng hợp ở cấp độ Chương trình

trước khi trình lên Ban chỉ đạo hoặc các nhà tài trợ phê duyệt. Hoạt động mua sắm dịch vụ và hàng hóa được Ban quản lý DAHP tự quyết trong định mức 30.000 USD. Vượt quá định mức này, các hoạt động cần được BQL Chương trình phê duyệt. Những hợp đồng có giá trị lớn hơn 59.000 USD sẽ phải được phê duyệt bởi các nhà tài trợ theo

Thoả thuận đồng tài trợ. Nhìn chung, hướng dẫn về mua sắm của SIDA sẽ được áp dụng cho việc mua sắm của Chương trình (xem phụ

lục).Trên đây là đề cương chung về cơ cấu quản lý của Chương trình. Các nội dung chi tiết được miêu tả cụ thể trong các Văn kiện chương trình,

Chương …BQL dự án và các Ban quản lý DAHP đều có quy chế hoạt động riêng, với mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí, làm cơ sở để triển khai công việc của mình. Về cơ bản, cơ cấu quản lý ở BQL Chương trình và các Ban quản lý DAHP là giống nhau. Các DAHP được toàn quyền quyết định trong việc điều chỉnh cơ cấu quản lý của mình để triển khai công

việc được hiệu quả nhất. Trong quá trình quản lý Chương trình, BQL dự án và các Ban quản lý DAHP cùng nhau xây dựng các quy chế hoạt động, lấy cơ sở là mạng

lưới hoạt động do Ban quản lý dự án và các Ban quản lý DAHP đề xuất dựa trên những yêu cầu cụ thể trong các giai đoạn khác nhau của chu trình quản lý dự án như hoạt động lập kế hoạch, theo dõi, mua sắm,

báo cáo, đánh giá v.v… Cẩm nang chỉ đưa ra những ý tưởng và nguyên tắc cơ bản cho những hoạt động trên. Thực tiễn triển khai dự án với

những bài học kinh nghiệm thu được sẽ góp phần điều chỉnh, cải thiện cơ cấu, quy trình quản lý của POSCIS ở cả mức độ tổng thể và chi tiết.

Cách tiếp cận Chương trình đòi hỏi sự phối hợp thực hiện đối với những đầu ra nhất định. Văn kiện Chương trình cũng xác định những lĩnh vực của DAHP cần có sự phối hợp này. Vì thế, BQL dự án sẽ đóng vai trò điều phối hoạt động hướng đến lợi ích chung của Chương trình. Cũng như để triển khai các đầu ra của một mục tiêu nhất định, BQL

22

Chương trình sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn và đưa ra mô hình về cách thức thực hiện. Với năng lực và vai trò của mình, BQL Chương

trình góp phần xây dựng thể chế và năng lực ngành thanh tra.Vui lòng xem thêm Chương 6 về nhân rộng mô hình thí điểm.

23

Chương 2LẬP KẾ HOẠCH

2.1 Giới thiệuChương trìnhChương trình POSCIS được triển khai dựa trên Văn kiện Chương

trìnhChương trình và 10 Văn kiện DAHP. Các văn kiện này bao gồm các kế hoạch 5 năm ở cả hai cấp độ và kế hoạch năm đầu tiên.

Các văn kiện được phê duyệt trước khi việc ký kết Thoả thuận đồng tài trợ và các Hiệp định tài trợ song phương của Chính phủ với các nhà tài trợNhà tài trợ được tiến hành. Vì vậy, khi Chương trìnhChương trình/các DAHP bắt đầu triển khai thì kế hoạch năm đầu tiên đã được xây dựng và phê duyệt bởi Chính phủ và các đối tác phát triểnĐối tác phát triển.

Chương này sẽ diễn giải quy trình lập kế hoạch trong giai đoạn thực hiện, và tập trung vào kế hoạch năm và các kế hoạch thực thihiện.

Ngoài ra, kế hoạch mua sắm cũng cần được xây dựng. Mỗi DAHP và BQL dự án trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của mình sẽ tự quyết định việc lập kế hoạch 6 tháng nếu thấy cần thiết (Xem phần Tiếp tục điều chỉnh kế hoạch dưới đây).

2.2 Kế hoạch nămCấp độ: Kế hoạch năm được xây dựng ở hai cấp độ: Chương trìnhChương trình

và DAHP.

Thời gian: Kế hoạch năm được xây dựng cho 12 tháng ở cả hai cấp độ.

Đơn vị chịu trách nhiệm: BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL chịu trách nhiệm lập kế hoạch năm của Chương trìnhChương trình và Ban quản lýBQL DAHP chịu trách nhiệm lập kế hoạch năm của DAHP .

Thủ tục phê duyệt: Kế hoạch năm của DAHP sẽ được trình BQL lấy ý kiến, sửa đổi và trình BCĐ lấy thông tin.

Kế hoạch năm của Chương trình sẽ được BQL trình trực tiếp lên BCĐ.

Sau khi lấy ý kiến từ BCĐ, kế hoạch thực hiện sẽ được trình các Nhà tài trợ và việc phê duyệt các kế hoạch này sẽ diễn ra ở cuộc họp kiểm điểm năm và được xác nhận trong Biên bản ghi nhớ của cuộc họp.

(Về thời gian và trình tự, xem Phụ lục 1.1)

Hướng dẫn của BCĐ và BQL về việc soạn thảo kế hoạch nămBCĐ sẽ đưa ra các hướng dẫn và chỉ đạo cho việc xây dựng kế hoạch năm của

Chương trình và các DAHP. BQL sẽ gửi các hướng dẫn về mặt kĩ thuật cho các DAHP, sau đó các DAHP sẽ soạn thảo kế hoạch năm và trình BQL. BQL sẽ xem xét và đánh giá về mặt kĩ thuật sau đó trình BCĐ và các Đối tác phát triển trước mỗi cuộc họp kiểm điểm năm.

BQL sẽ thực hiện kế hoạch ở cấp độ Chương trình và DAHP của TTCP

24

Thời hạn xây dựng kế hoạch và thủ tục Thủ tục phê duyệt: BQL các dự án sẽ đưa ra hướng dẫn xây dựng kế hoạch năm vào ngày 15 tháng

10 hằng năm. Các DAHP sẽ gửi dự thảo về kế hoạch hoạt động của năm tiếp theo trình BQL các dự án xem xét trước ngày 15 tháng 11 của năm. BQL các dự án sẽ trao đổi với các DAHP và cho ý kiến về mặt kỹ thuật nhằm hoàn thiện kế hoạch năm. Sau khi các DAHP đã hoàn thiện kế hoạch năm và gửi BQL các dự án, BQL các dự án sẽ trình Ban chỉ đạo cho ý kiến định hướng, đồng thời trình các nhà tài trợ phê duyệt hai tuần trước ngày họp kiểm điểm năm. Biên bản của buổi họp kiểm điểm cuối năm sẽ là văn bản phê duyệt bởi các nhà tài trợ về kế hoạch năm trong vòng 15 ngày.

Trong trường hợp các nhà tài trợ có yêu cầu chỉnh sửa nội dung kế hoạch năm, BQL các dự án sẽ gửi kế hoạch này tới thủ trường cơ quan chủ quản.

Kế hoạch năm của các DAHP được trình BQL Chương trình để xin ý kiến nhận xét, điều chỉnh và trình Ban chỉ đạo để phê duyệt. Kế hoạch năm của Chương trình được BQL trình trực tiếp cho Ban chỉ đạo. Sau khi được Ban chỉ đạo phê duyệt, các kế hoạch sẽ được trình tới các nhà tài trợ để phê duyệt.

(Vui lòng xem thêm Phụ lục 1:1 về biểu thời gian cho các hoạt động này)

Cán bộ chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và trình phê duyệt Ban quản lýBQL DAHP sẽ chỉ định cán bộ xây dựng kế hoạch hoạt động, cùng

với sự hỗ trợ của các Vụ/cơ quan liên quan. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm về công việc xây dựng kế hoạch và người đưa ra quyết định cuối cùng là Giám đốc Ban quản lýBQL DAHP.

Thời hạn xây dựng và trình kế hoạchKế hoạch thực hiện cho 12 tháng tiếp theo sẽ được trình cho BQL trong vòng 1,5

tháng trước khi bắt đầu giai đoạn này. BQL sẽ xem xét và cho ý kiến về kế hoạch trong vòng hai tuần sau khi kế hoạch được trình. Các DAHP sẽ có ý kiến phản hồi cho BQL trong vòng một tuần. BQL sẽ trình lên BCĐ nhằm mục đích thông báo trong vòng một tuần sau đó. Kế hoạch thực hiện sẽ được trình các Nhà tài trợ phê duyệt hai tuần trước cuộc họp kiểm điểm năm.

Thời gian xây dựng và trình kế hoạch hoạt độngKế hoạch cho 12 tháng tiếp theo sẽ được trình lên BQL dự án chậm nhất một

tháng rưỡi truớc khi bắt đầu giai đoạn mới. BLQ các dự án sẽ nghiên cứu và góp ý về kế hoạch trong vòng hai tuần kể từ khi được trình. BQL DAHP sẽ có một tuần để phản hồi lại các nhận xét của BQL dự án. BQL dự án sẽ trình Ban chỉ đạo để được phê duyệt trong vòng 1 tuần. Sau đó kế hoạch hoạt động được trình các nhà tài trợ để phê duyệt kịp thời truớc khi giai đoạn 12 tháng tiếp theo bắt đầu.2

Việc tiếp tục điều chỉnh kế hoạch, những yêu cầu chính thức và không chính thức

2 Trong năm thực hiện đầu tiên sẽ có một biểu thời gian khác, vui lòng xem Biểu báo cáo kèm theo Phụ lụcPhụ lục …

25

Việc điều chỉnh kế hoạch 06 tháng cuối năm không được yêu cầu chính thức, tuy nhiên, BQL dự án và các BQL DAHP vẫn có trách nhiệm thường xuyên điều chỉnh kế hoạch của mình cho phù hợp với những thay đổi và yêu cầu mới được xác định thông quađặt ra khi việc triển khai công tác theo dõi Chương trình và DAHP /Chương trình(xem chi tiết ở Chương 3). Ví dụ, việc kế hoạch hoạt động 6 tháng đầu năm hoàn thành vượt mức hoặc không thể hoàn thành, có thể coi là lý do để điều chỉnh kế hoạch.

Các BQL sẽ tìm ra cách thức phù hợp nhất để cập nhật kế hoạch của mình tại bất kỳ thời điểm nào.

Tuy nhiên, những thay đổi quan trọng phải được BQL, BCĐ và các Đối tác phát triển phê duyệt. Thoả thuận đồng tài trợ và Cẩm nang tài chính sẽ chỉ rõ đâu là những thay đổi quan trọng.Về nguyên tắc, những thay đổi dẫn đến tăng chi phí trên 10% cần phải được phê duyệt bởi các Đối tác phát triển. Những điều chỉnh trong kế hoạch nếu dẫn đến những thay đổi quan trọng mang tính định hướng hoặc bổ sung thêm các đầu ra đều cần có sự phê duyệt ở cấp độ Chương trình (BQL). Không thể định nghĩa chính xác thế nào là “những thay đổi quan trọng mang tính định hướng”, do đó nếu chưa chắc chắn, BQL các DAHP có thể tham vấn thêm BQL (xem thêm phần 2.4 dưới đây).

Các nội dung chính của kế hoạch hoạt động khungKế hoạch được xây dựng theo biểu mẫu của cẩm nang này, bao gồm 8 cột:

1. Đầu ra (mã đầu ra)

2. Hoạt động (và các tiểu hoạt động)

3. Mô tả (các) hoạt động

4. Cơ quan/Bên thực hiện

5. Khung thời gian (12 tháng)

6. Thời gian dự tính cho việc thực hiện và ngày kết thúc

7. Ngân sách tiền Việt (vốn viện trợ/ vốn đối ứng)

8. Ngân sách tiền USD (nt)

Bên cạnh Bảng/biểu kế hoạch hoạt động sẽ có những chú giải về kế hoạch liên quan đến văn kiện DAHP, khung logic, phân tích rủi ro và các yếu tố khác mà BQL DAHP muốn đề cập.

Các DAHP có thể lên kế hoạch riêng đối với hoạt động tuyển chọn tư vấn quốc tế, mua sắm, đào tạo, bồi dưỡng, thực tập, đào tạo ở nước ngoài. Kế hoạch này sẽ được BQL dự án tóm tắt lại và đính kèm theo kế hoạch năm của Chương trình, trình Ban chỉ đạo để phê duyệt.

Kế hoạch mua sắm sẽ được đính kèm trong mỗi bản kế hoạch hoạt động. Bản kế hoạch này sẽ liên quan đến kế hoạch thực hiện (xem phần 2.3). Bản kế hoạch này cũng đề cập chi tiết các khoản mua sắm hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho mỗi đầu ra. Tất cả các khoản mua sắm vượt mức 1000 USD sẽ được liệt kê trong bản kế hoạch.

Mẫu kế hoạch hoạt động khung

26

Mẫu kế hoạch hoạt động khung được đính kèm trong Phụ lục 2:1 với những nhận xét, hướng dẫn cụ thể cách sử dụng biểu mẫu.

Quy trình soạn thảo kế hoạchMỗi DAHP sẽ tự quyết định phương thức soạn thảo kế hoạch hoạt động của mình

nếu đảm bảo được yêu cầu chất lượng của việc phê duyệt và tuân thủ các hướng dẫn và biểu mẫu. Trong trường hợp cần thiết, các DAHP có thể thuê chuyên gia tư vấn trong nước nhưng vẫn phải đảm bảo rằng, các bên liên quan đều được tham gia góp ý kiến xây dựng kế hoạch. Việc góp ý kiến xây dựng kế hoạch có thể được thực hiện thông qua một hội thảo và chi phí cho hội thảo sẽ lấy từ vốn đối ứng

Kế hoạch ở cấp độ Chương trình BQL có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động ở cấp độ Chương trình. Kế

hoạch này sẽ bao gồm những hoạt động sử dụng tổng ngân sách, như hoạt động thí điểm ở cấp độ Chương trình, hoạt động theo dõi, đánh giá, kiểm toán v.v… Kế hoạch ngoài ra có thể đề cập đến vấn đề quản lý tổng thế và những vấn đề liên quan đến phát triển năng lực và phát triển thế chế dự kiến.

Sẽ không có tóm tắt kế hoạch hoạt động của các DAHP trong kế hoạch hoạt động ở cấp độ Chương trình, mà kế hoạch của các DAHP sẽ đứng riêng độc lập.

Kể từ năm thứ hai của giai đoạn thực hiện, kế hoạch ở cấp độ Chương trình sẽ bao gồm những vấn đề mang tính mở rộng hơn phụ thuộc vào sự phát triển trong phạm vi mỗi DAHP.

2.3 Kế hoạch thực hiệnKế hoạch thực hiện là kế hoạch triển khai chi tiết các hoạt động trong kế hoạch

khung và hướng dẫn các công việc hàng ngày trong các hoạt động của DAHP để thực hiện Chương trình của các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Mỗi đầu ra cụ thể hoặc nhiều đầu ra liên quan đến một mục tiêu của Chương trình/dự án đều có một kế hoạch thực hiện riêng.

Khung thời gianKế hoạch thực hiện được soạn thảo cùng thời điểm với kế hoạch hoạt động. Vì

thế trước khi bắt đầu tiến hành triển khai một kế hoạch hoạt động mới, cần dự thảo một kế hoạch thực hiện mới. Kế hoạch này có thể có hoặc không liên quan đến kế hoạch của những năm trước tùy thuộc vào các kết quả đầu ra đã đạt được hay chưa đạt được.

Đơn vị chịu trách nhiệmBQL và các BQL DAHP chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch thực hiện. Trong

hầu hết các trường hợp, BQL DAHP không trực tiếp tham gia xây dựng mà là các vụ, cục, đơn vị và thường là trưởng hoặc phó các vụ là người chịu trách nhiệm chính.

Quy trình soạn thảoBQL DAHP thành lập các nhóm làm việc cụ thể, thường được gọi là Nhóm công

tác hay tương tự. Những nhóm này chịu trách nhiệm trước Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật của BQL DAHP trong công tác xây dựng dự thảo kế hoạch. Với BQL, các cục,

27

vụ liên quan sẽ chịu trách nhiệm đối với công việc này. Kế hoạch sẽ được dự thảo trên cơ sở văn kiện Chương trình/dự án. Đó là cơ sở thực hiện các cấp độ đầu ra của văn kiện dự án và các hoạt động cần thiết sẽ được cụ thể hoá và chia thành các tiểu hoạt động để đạt được các đầu ra này.

Quy trình phê duyệtKế hoạch sẽ được trình lên BQL DAHP để phê duyệt. Giám đốc BQL DAHP sẽ

quyết định việc phê duyệt kế hoạch và phân bổ kinh phí cho các nhóm làm việc thực hiện kế hoạch. Kế hoạch sẽ được gửi cho BQL để thông báo.

Các nội dung chính và kết cấu trình bày của kế hoạch thực hiệnMẫu kế hoạch thực hiện được đưa ra trong Phụ lục 2:2 bao gồm các phần sau:

1. Đầu ra, mã đầu ra

2. Hoạt động và các tiểu hoạt động

3. Khung thời gian và kế hoạch cho mỗi tiểu hoạt động

4. Các bộ phận và cán bộ chịu trách nhiệm (thực hiện)

5. Kế hoạch làm việc của nhóm

6. Ngân sách cho mỗi hoạt động và kế hoạch giải ngân đi kèm

7. Tổng ngân sách cho toàn bộ kế hoạch thực hiện

8. Các chỉ số và các đầu vào khác cho việc theo dõi Kế hoạch (xem Chương 3 dưới đây)

9. Xây dựng hệ thống báo cáo dựa theo tiến độ thực hiện dự án trong nội bộ nhóm làm việc và với Giám đốc BQL DAHP.

Kế hoạch thực hiện không chỉ nêu chi tiết các hoạt động mà còn đưa ra cấu trúc và thời gian báo cáo. Thông thường báo cáo về các hoạt động đã thực hiện và ngân sách đã sử dụng được lập hàng tháng. Nội dung báo cáo sẽ là một phần của kế hoạch và liên quan đến cơ chế theo dõi.

Báo cáo được lập theo cấp độ hoạt động và chi phí cho hoạt động thông thường được báo cáo theo tháng. Giám đốc BQL DAHP sẽ phân công trách nhiệm báo cáo cho một cán bộ dự án và cán bộ này sẽ trực tiếp báo cáo lên Giám đốc,

Thông thường việc báo cáo được tiến hành trong nội bộ BQL DAHP. Tuy nhiên BQL DAHP cũng có thể gửi một bản sao của báo cáo cho BQL DA để nắm thông tin. Báo cáo này là cơ sở cho báo cáo chính mà BQL DAHP phải lập để trình BQL (xem Chương 3 về Theo dõi và Chương 4 về Báo cáo). Báo cáo này có thể sử dụng làm đầu vào cho các báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam mà BQL phải gửi cho các cơ quan Chính phủ.

Khi dự thảo kế hoạch thực hiện, cần phải quyết định liệu có cần cơ sở dữ liệu để đánh giá sự thành công hay thất bại của việc triển khai một đầu ra cụ thể trong giai đoạn sau hay không (xem Chương 3).

28

Các hướng dẫn chi tiết về lập kế hoạch thực hiện được đính kèm trong phần Phụ lục.2.2

2.4 Kế hoạch mua sắmKế hoạch mua sắm trong 12 tháng sẽ được đính kèm với kế hoạch thực hiện của

BQL các DAHP và BQL. Bản kế hoạch này sẽ liên quan đến các tiểu hoạt động trong kế hoạch thực hiện, đề cập đến các loại hình mua sắm hàng hóa và dịch vụ, thời gian dự tính và dự toán cho quá trình mua sắm và các khoản hỗ trợ cần thiết từ BQL để tiến hành mua sắm. Các khoản mua sắm trên 59.000 USD sẽ phải được các Đối tác phát triển phê duyệt. Các khoản mua sắm trên 10.000 USD được tiến hành dưới sự giám sát của BQL (giới hạn này được mở rộng cho việc sửa đổi ở giai đoạn sau của Chương trình).

2.5 Ngân sách Ngân sách là một phần của quá trình lập kế hoạch. Trong Chương 7 của Quy chế

Tài chính và Kế toán, quá trình lập ngân sách sẽ được miêu tả chi tiết hơn. Khung thời gian cho quy trình lập ngân sách sẽ trùng với quy trình kế hoạch thực hiện.

Theo Thỏa thuận đồng tài trợ, có thể linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực sẵn có trong mỗi DAHP. Vì thế có thể phân bổ lại ngân sách từ một đầu ra/hoạt động này sang đầu ra/hoạt động khác nhưng phải đảm bảo tổng ngân sách phân bổ lại không làm cho tổng ngân sách sử dụng cho mỗi đầu ra không quá 10 % và không làm thay đổi tổng số ngân sách đã được phê duyệt cho kế hoạch năm. Các DAHP có thể đưa ra quyết định trong vấn đề này.

Nếu yêu cầu phân bổ lại ngân sách vượt quá 10% đến 20%, BQL sẽ là người đưa ra quyết định.

Trong trường hợp cần bổ sung thêm nguồn lực cho toàn bộ kế hoạch hoạt động năm, BQL DAHP cần thông báo và yêu cầu BQL phân bổ khoản ngân sách dự phòng cho mục đích này.

Theo Thỏa thuận đồng tài trợ, BQL có thẩm quyền phân bổ lại toàn bộ ngân sách của các DAHP tới 10% trong tổng ngân sách cho các DAHP.

Đây là một trong những cách thức lựa chọn trước khi các DAHP nhận được quỹ dự phòng.

Quỹ dự phòng không được tính vào ngân sách của các DAHP

Nếu việc phân bổ ngân sách giữa các DAHP vượt quá 10 %, cần có sự phê duyệt của Nhà tài trợ điều phối sau khi nhận được thư yêu cầu từ BQL và thư phê duyệt theo Thỏa thuận đồng tài trợ.

Kết luận:Thẩm quyền phân bổ lại ngân sách ở 3 cấp BQL DAHP, BQL và các Đối tác phát

triển như sau:

Các DAHP được phép phân bổ lại ngân sách giữa các hoạt động trong kế hoạch hoạt động năm của mình trong giới hạn 10%. Do đó có thể tăng ngân sách cho một

29

hoạt động lên 10% nhưng phải phân bổ lại ngân sách bằng cách cắt giảm ngân sách cho các hoạt động khác. Không thể vượt quá giới hạn ngân sách cho kế hoạch hoạt động năm đã được phê duyệt.

BQL có thể cho phép một DAHP phân bổ lại ngân sách không vượt quá 20% ngân sách kế hoạch năm. BQL cũng có thẩm quyền phân bổ lại ngân sách giữa các DAHP và tăng tổng ngân sách cho kế hoạch hoạt động năm lên 10%. BQL cũng được phép phân bổ lại ngân sách của cả Chương trình không quá 10% nhưng đảm bảo tổng ngân sách không vượt quá giới hạn đã được phê duyệt.

Các Nhà tài trợ sẽ phê duyệt khoản ngân sách phân bổ lại vượt quá 10% thuộc thẩm quyền của BQL..

Các DAHP có trách nhiệm tổng hợp những nội dung cần điều chỉnh, sau đó, gửi tới BQL các dự án trong vòng ba tuần. BQL các dự án

tròng vòng một tuần sẽ tổng hợp lại các nội dung điều chỉnh rồi trình các Nhà tài trợ phê duyệt.

Nếu các nội dung điều chỉnh từ 10% trở xuống theo đầu ra của các DAHP thì thẩm quyền phê duyệt thuộc BQL các DAHP.

Nếu các nội dung điều chỉnh từ 10% trở xuống theo đầu ra của Chương trình thì thẩm quyền phê duyệt thuộc BQL các dự án.

Nếu các nội dung điều chỉnh từ 10% trở lên thì BQL các dự án sẽ trình các nhà tài trợ phê duyệt theo quy định của Thoả thuận đồng tài trợ.Tuy nhiên cần lưu ý rằng, các nội dung được điều chỉnh không được

làm thay đổi mục tiêu của các kế hoạch đã được phê duyệt và các

30

DAHP có thể bổ sung hoặc bỏ đi một số hoạt động xét thấy không cần thiết.

(Vui lòngĐề nghị xem thêm Chương 3)Các BQL sẽ tự tìm ra cách thức phù hợp nhất để cập nhật kế hoạch

của mình.Tuy nhiên, những thay đổi quan trọng phải được BQL Chương

trìnhBQL các dự án, Ban chỉ đạo và các đối tác phát triển phê duyệt. Thoả thuận đồng tài trợ và Cẩm nang tài chính chỉ rõ đâu là những

thay đổi quan trọng. Những thay đổi này được căn cứ theo Thoả thuận đồng tài trợ và Cẩm nang quản lý tài chính. Về nguyên tắc, những thay

đổi dẫn đến tăng chi phí trên 10% cần phải được phê duyệt bởi các nhà tài trợ. Những thay đổi trong nội dung kế hoạch nếu dẫn đến

những thay đổi quan trọng hoặc bổ sung thêm các đầu ra đều cần có sự phê duyệt ở cấp độ Chương trình (BQL Chương trìnhBQL các dự án).

Các nội dung chính của kế hoạch hoạt động khungKế hoạch được xây dựng dưới dạng bảngtheo biểu mẫu của cẩm nang

này, bao gồm 8 cộtcột:Đầu ra (với sốmã đầu ra)

Hoạt động (với svà các tiểuố hoạt động)Mô tả (các) hoạt động

Cơ quan/Bên thực hiệnKhung thời gian (12 tháng)

Ngày kết thúcNgân sách (Việt Nam đồng)Nguồn tài trợ (Đô la, quy đổi theo Việt

Nam đồng)Ngân sách (Đô la)Nguồn vốn đối ứng (Việt Nam đồng)

Bên cạnh Bảng/biểu kế hoạch hoạt động sẽ có những chú giải về kế hoạch liên quan đến văn kiện DAHP, khung logic, phân tích rủi ro và

các yếu tố khác mà BQL DAHP muốn đề cập.Các DAHP có thể lên kế hoạch riêng đối với hoạt động tuyển chọn tư vấn quốc tế, mua sắm, đào tạo, bồi dưỡng, thực tập, đào tạo ở nước

31

ngoài. Kế hoạch này sẽ được BQL dự án tóm tắt lại và đính kèm theo kế hoạch năm của Chương trình, trình Ban chỉ đạo để phê duyệt.

Mẫu biểu báo cáokế hoạch hoạt động khungMẫu báo cáokế hoạch hoạt động khung được đính kèm trong Phụ lục

2:1 với những nhận xét, hướng dẫn cụ thể cách sử dụng biểu mẫu.Quy trìnhPhương thức xây dựng kế hoạch

Căn cứ vào hướng dẫn xây dựng kế hoạch của BQL các dự án, các BQL DAHP tiến hành xây dựng kế hoạch năm. Kế hoạch năm phải

thoả mãn những điều kiện sau:phù hợp với kế hoạch công tác của mỗi đơn vị tham gia;

căn cứ vào kết quả triển khai tình hình năm trước;việc lập kế hoạch sẽ có sự tham gia của các đơn vị và cá nhân tham gia

và liên quan đến dự án;Mỗi DAHP sẽ tự quyết định phương thức phát triển kế hoạch riêng

nếu đảm bảo được yêu cầu chất lượng của việc phê duyệt. Trong trường hợp cần thiết, các DAHP có thể thuê chuyên gia tư vấn từ bên

ngoài nhưng vẫn phải đảm bảo rằng, các bên liên quan đều được tham gia góp ý kiến xây dựng kế hoạch. Việc góp ý kiến xây dựng kế hoạch

có thể được thực hiện thông qua một hội thảo và chi phí cho hội thảo sẽ lấy từ vốn đối ứng vì vậy cần được BQL dự án phê duyệt.

Kế hoạch ở cấp độ Chương trìnhBQL Chương trìnhBQL các dự án có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động ở cấp độ Chương trình. Kế hoạch này sẽ bao gồm những hoạt động sử dụng tổng ngân sách, như hoạt động thí điểm ở cấp độ

Chương trình, hoạt động theo dõi, đánh giá, kiểm toán v.v… Kế hoạch ngoài ra có thể đề cập đến vấn đề quản lý chung và những vấn đề liên

quan đến phát triển năng lực và phát triển thế chế được dự kiến.Trong kế hoạch ở cấp độ Chương trình sẽ không có tóm tắt kế hoạch hoạt động của các DAHP, mà kế hoạch của các DAHP sẽ đứng riêng

độc lập.Kể từ năm thứ hai của giai đoạn thực hiện, kế hoạch ở cấp độ Chương trình sẽ bao gồm những vấn đề mang tính mở rộng hơn nếu như các

hoạt động ở DAHP phát triển và được mở rộng.2.3. Kế hoạch thực hiện hoạt động

32

Kế hoạch thực hiện là một kế hoạch chi tiết, cụ thể, hướng dẫn các công việc hàng ngày của các đơn vị/ cơ quan chịu trách nhịêm thực hiệnKế hoạch thực hiện là kế hoạch triển khai các hoạt động trong kế hoạch khung . Mỗi đầu ra cụ thể hoặc các

đầu ra có liên quan đến một mục tiêu của Chương trình/dự án đều có một kế hoạch thực hiện riêng. (Xem Chương XXxx trong văn kiện chương trình).

Khung thời gianKế hoạch thực hiện thường được lập cho 12 thángđược lập theo khung thời gian triển khai các đầu ra. Tuy nhiên trong trường hợp các hoạt động triển khai dài hơn 12 tháng thì những dự tính về thời gian thực hiện dài hơn có thể được đề cập. Vì thế trước khi bắt đầu tiến hành triển khai một kế hoạch hoạt động mới, cần dự thảo một kế hoạch

thực hiện mới. Kế hoạch này có thể liên quan đến kế hoạch của những năm trước hoặc là một kế hoạch hoàn toàn độc lập tuỳ thuộc vào các

kết quả đầu ra đã đạt được trong kế hoạch trước đó.

Đơn vị chịu trách nhiệmBan Quản lý Chương trìnhBQL các dự án (BQLCT) và các Ban quản lý dự án hợp phần (BQL DAHP) chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch

thực hiện. Trong hầu hết trường hợp, BQL DAHP không trực tiếp tham gia thực hiện mà là các sở, ban ngànhcác vụ, cục, đơn vị và

thường là trưởng hoặc phó các sở vụ là người chịu trách nhiệm chính.

Dự thảo Quy trình dự thảoKế hoạch sẽ được dự thảo trên cơ sở văn kiện chương trình/văn kiện dự án. Đó là cơ sở thực hiện các cấp độ đầu ra của văn kiện dự án và

các hoạt động cần thiết sẽ được cụ thể hoá để đạt được các đầu ra này.Ở hầu hết các BQL DAHP đều thành lập các nhóm làm việc cụ thể.,

được gọi là “nhóm làm việc” hoặc “nhóm công tác” hoặc tương tự.Những nNhóm này làm việc dưới sự điều hành của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật của BQL DAHP (phụ trách hoạt động) trong công tác xây dựng dự thảo kế hoạch. Kế hoạch sẽ được dự thảo trên cơ sở

văn kiện chương trình/văn kiện dự án. Đó là cơ sở thực hiện các cấp độ đầu ra của văn kiện dự án và các hoạt động cần thiết sẽ được cụ thể

hoá để đạt được các đầu ra này.Quy trình phê duyệt

33

Kế hoạch sẽ được trình lên BQL DAHP. Giám đốc BQL DAHP sẽ quyết định việc phê duyệt kế hoạch và phân bổ kinh phí cho các nhóm

làm việc thực hiện kế hoạch. Kế hoạch sẽ được gửi cho BQLDA để thông báo.

Các nội dung chính và kết cấu trình bày của kế hoạch thực hiệnMẫu kế hoạch thực hiện được đưa ra trong Phụ lục 2:2 bao gồm các

phần sau:Đầu ra, có số lượngmã đầu ra

Hoạt động và các tiểu hoạt động bổ trợKhung thời gian và kế hoạch cho mỗi tiểu hoạt động bổ trợ

Các bộ phận và cán bộ chịu trách nhiệm (đội thực hiện)Lịch họp của nhóm thực hiệnKế hoạch làm việc của nhómNgân sách cho mỗi hoạt động và kế hoạch giải ngân đi kèm

Tổng ngân sách cho toàn bộ kế hoạch thực hiệnCác chỉ số và các đầu vào khác cho việc theo dõi Kế hoạch (xem

Chương 3 dưới đây)Cơ chế báo cáo. Báo cáo trong nội bộ nhóm làm việc và báo cáo Giám

đốc BQL DAHP.Kế hoạch thực hiện không chỉ nêu chi tiết các hoạt động mà còn đưa ra cấu trúc và thời gian báo cáo. Thông thường báo cáo về các hoạt động đã thực hiện và ngân sách đã sử dụng được lập hàng tháng. Nội dung báo cáo sẽ là một phần của kế hoạch và liên quan đến cơ chế theo dõi.

Báo cáo được lập theo cấp độ hoạt động và chi phí cho hoạt động, thông thường báo cáo theo tháng. Giám đốc BQL DAHP sẽ phân công trách nhiệm báo cáo cho một cán bộ dự án. Cán bộ dự án này sẽ trực

tiếp báo cáo lên Giám đốc.Thông thường việc báo cáo được tiến hành trong nội bộ BQL DAHP. Tuy nhiên BQL DAHP cũng có thể gửi một bản sao của báo cáo cho

BQLDA để nắm thông tin. Báo cáo này là cơ sở cho báo cáo chính mà BQL DAHP phải lập để gửi các cơ quan cấp cao (xem chương 4 về

phần báo cáo và chương 3 về phần theo dõi). Báo cáo này có thể được sử dụng làm đầu vào cho các báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam

mà BQL Chương trình phải gửi cho các cơ quan Chính phủ).

34

Khi dự thảo kế hoạch thực hiện, cần phải quyết định liệu có cần cơ sở dữ liệu để đánh giá sự thành công hay thất bại của việc triển khai một

đầu ra cụ thể trong giai đoạn sau hay không (xem chương 3).Các hướng dẫn chi tiết về lập kế hoạch thực hiện được đính kèm trong

phần phụ lục.

35

Chương 3THEO DÕI

3.1 Giới thiệuMục đích của việc theo dõi là thiết lập cho các cán bộ quản lý chương

trìnhChương trình và dự án một công cụ theo dõi, đánh giá và có hành động cần thiết nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của chương trìnhChương trình/ Ddự án.

Theo dõi được hiểu là một quá trình liên tục nhằm thu thập dữ liệu theo các mục chỉ số một cách có hệ thống, và dựa vào đó để hướng dẫn việc triển khai hoặc việc đạt được các mục tiêu hoặc đầu ra cũng như quá trình giải ngân. Vì thế, có thể thấy rõ công việc theo dõi được chia làm 2 giai đoạn chính: theo dõi thực hiện và theo dõi kết quả.

3.2 Theo dõi thực hiện:Theo dõi thực hiện nhằm thu thập số liệu và thông tin làm đầu vào cho BQL

Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP cũng như các bên liên quan để triển khai các hoạt động và đầu ra cũng như tiến trình giải ngân và sử dụng các nguồn lực tốt và có hiệu quả hơn.

3.2.1 Người thực hiện Công tác theo dõi sẽ được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ của BQL và BQL DAHP,

bao gồm cả cán bộ được chỉ định đảm nhiệm công tác theo dõi và đánh giá, cũng như các cán bộ khác của Chương trình/Dự án. BQL các DAHP và BQL sẽ chịu trách nhiệm cho việc xây dựng hệ thống đánh giá. Kế hoạch thực hiện được miêu tả ở trên sẽ cung cấp các thông tin cơ bản quy định về các số liệu cần thu thập và chủ thể cần đệ trình.

3.2.1 2 Các công cụ theo dõi.- Các kế hoạch hoạt động (bao gồm kế hoạch thực hiện chi tiết và dự toán ngân

sách).

- Các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể do các Vụ, cục, đơn vị chuyên mônchức năng tiến hành.

3.2.2 3 Phương thức theo dõi- Tổng hợp các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể của các vụ, cục, đơn vị

chức năng và so sánh với các kế hoạch hoạt động để sửa đổi/ điều chỉnh phương thức tổ chức và huy động nguồn lực phù hợp.

- BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP sẽ chỉ định cán bộ trực tiếp tham gia một số hoạt động để lấy thông tin về việc triển khai các hoạt động cụ thể.

- Trong hệ thống theo dõi sẽ có các nguyên tắc và cách thức giao tiếptrao đổi thông tin giữa cán bộ chịu trách nhiệm với cán bộ quản lý.

3.2.3 4 Sử dụng các thông tin đã thu thập từ việc theo dõi thực hiện:

36

Thông tin thu thập được từ quá trình theo dõi sẽ được sử dụng trong các báo cáo tiến độ hàng tháng và các báo cáo quý (cùng với báo cáo tài chính đính kèm, xem Cchương 4 về phần bBáo cáo) được gửi cho các Giám đốc BQL DAHP ( gửi một bản cho Giám đốc BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL) và tất cả và/ hoặc các bên liên quan để nắm thông tin và sửa đổi/ điều chỉnh kịp thời cũng như hướng dẫn thực hiện dự án.

3.3 Theo dõi kết quả:Theo dõi kết quả được hiểu là một quá trình liên tục nhằm thu thập số liệu một

cách hệ thống bằng các chỉ số cụ thể, và thông qua đó, hướng dẫn cho BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP và các đơn vị có liên quan về tiến độ và việc đạt được các mục tiêu cũng như tiến độ giải ngân. Mỗi đơn vị (BQL DAHP và BQL) chịu trách nhiệm cho việc xây dựng hệ thống theo dõi của mình. BQL DAHP có thể nhận được hỗ trợ từ BQL hoặc thông qua chuyên viên tư vấn. Cán bộ theo dõi và đánh giá sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác theo dõi kết quả.

3.3.1 Công cụ theo dõi:- Các kế hoạch 6 tháng, kế hoạch năm và các chỉ số đầu ra/ dự án đính kèm.

- Các báo cáo tháng và báo cáo tiến độ khác (cùng với báo cáo tài chính đính kèm)

- Các báo cáo chia sẻ thông tin và kinh nghiệm tốt.

- Báo cáo về kết quả thí điểm

- Báo cáo đánh giá về hoạt động đào tạo và bồi dưỡng.

- Báo cáo kết quả khảo sát.

3.3.2 Phương thức theo dõi:- Tổng hợp các báo cáo đã nêu ở trên và dựa vào các thông tin đó đưa ra so sánh

và kết luận liên quan đến việc triển khai những đầu ra được đề cập trong kế hoạch hoạt động 6 tháng và kế hoạch hoạt động năm.

- Trước khi tổ chức họp kiểm điểm 6 tháng và kiểm điểm năm, BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP có thể tiến hành khảo sát thu thập thông tin ngoài những thông tin đã tổng hợp được từ các báo cáo đề cập phía trên. BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ đưa ra tư vấn về các lĩnh vực và phương pháp tiến hành khảo sát/ thu thập thông tin.

3.3.3 Sử dụng thông tin thu thập được từ việc theo dõi kết quả:Các thông tin thu thập được từ việc theo dõi các đầu ra sẽ được đưa vào báo cáo

kiểm điểm 6 tháng và báo cáo kiểm điểm năm. Những báo cáo này được gửi cho BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và tổng hợp thành báo cáo kiểm điểm 6 tháng và báo cáo kiểm điểm năm của Chương trìnhChương trình, ; sau đó sẽ được gửi cho các nhà tài trợĐối tác phát triển xem xét và là cơ sở để các nhà tài trợĐối tác phát triển thông qua các kế hoạch 6 tháng và kế hoạch năm tiếp theo.

37

3.43 Ai Cán bộsẽ tiến hành theo dõi:Có 2 cấp độ theo dõi, theo dõi ở cấp độ Chương trìnhChương trình và cấp độ Dự

ánDAHP. Việc Điều này sẽ quyết định cách thức, thời điểm và chủ thể tổ chức công tác theo dõi. như nào (ai và khi nào).

- BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ tiến hành theo dõi ở cấp độ Chương trìnhChương trình;

- Tất cả các BQL DAHP sẽ tiến hành theo dõi ở cấp độ Dự ánDAHP.

Ở cả BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP, Giám đốc sẽ quyết định chọn trong số các cán bộ tài chính và kỹ thuật người sẽ làm thực hiện công tác theo dõi. Ngoài ra, trong BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và BQL DAHP, một Phó Giám đốc sẽ trực tiếp phụ trách công tác theo dõi.

3.54 Phương thức tiến hành Ccông tác theo dõi được tiến hành như nào

Dựa vào các nguyên tắc đã được mô tả ở trên, mỗi ban quản lban quản lýý (BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP) sẽ quyết định các yêu cầu của họphương thức theo dõi của mình. Khi kế hoạch thực hiện được dự thảo (xem Cchương 2), ở phía trên) việc thiết kếmô hình theo dõi sẽ được quyết định.

Mô hình theo dõi bao gồm cả các chỉ số dùng để đánh giá các kết quả đạt được. Các chỉ số này bao gồm 2 loại: chỉ số định lượng (như có bao nhiêu hội thảo được tổ chức hoặc có bao nhiêu quy chế được soạn thảo), chỉ số định tính, và chỉ số thay thế. Ví dụ, mục tiêu nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ sẽ được đánh giá bằng số lượng của các khóa đào tạo được tổ chức hoặc số lượng các quy chế mới được xây dựng và thực hiện.

38

Chương 4BÁO CÁO

4.1 Giới thiệuCác yêu cầu báo cáo đối với Chương trìnhChương trình POSCIS được xuất phát

từ yêu cầu của cả hai phía: Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển. Yêu cầu về báo cáo của Chính phủ Việt Nam được nêu rõ trong Quyết định 803/ năm 2007/QĐ-BKH, ngày 30 tháng 07 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và yêu cầu của các nhà tài trợĐối tác phát triển được đề ra trong Thoả thuận đồng tài trợ. Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ đã có một thoả thuận chung rằng yêu cầu về báo cáo sẽ chủ yếu tuân theo các yêu cầu của phía Việt Nam. Tuy nhiên việc này không phải áp dụng cho mọi trường hợp do các nhà tài trợ có một số quy định mà các yêu cầu về báo cáo của Chính phủ Việt Nam không thích hợp bởi sự chi tiết hoá các công việc được yêu cầu cao.

Các yêu cầu chính thứcVì thế Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển đã thống nhất về

các yêu cầu chung đối với việc lập báo cáo 6 tháng và báo cáo năm về cấp độ hoạt động/ đầu ra và việc sử dụng các nguồn lực tài chính.

Trong một số trường hợp, nội bộ Chính phủ Việt Nam có thể yêu cầu BQL và BQL DAHP nộp báo cáo quý và báo cáo tháng, trong đó một số báo cáo phải trình lên các cơ quan liên quan khác.

Các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp cả báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối kỳ khi Chương trình kết thúc.

Chính phủ và các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp báo cáo đặc biệt theo mẫu quy định.

Đối với Chương trình POSCIS còn có một yêu cầu là lập báo cáo tháng và trong một số trường hợp các BQL DAHP phải báo cáo theo quý cho BQL Chương trình. Một số báo cáo này có thể sẽ được gửi cho các cơ quan liên quan khác.

39

4.2 Đề cương về hệ thống báo cáo

Về cơ bản các báo cáo được lập phải phù hợp với Quyết định 803/ 2007 3 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Tuy nhiên, cẩm nang này chỉ đề cập đến những báo cáo liên quan đến Chuơng trình POSCIS.

Cẩm nang này không đề cập toàn bộ cấu trúc của báo cáo vì điều đó là không cần thiết. Quyết định đã đưa ra các chỉ số rất rõ ràng về thời hạn nộp báo cáo và nộp cho ai. Quyết định của của Bộ Kế hoạch và Đầu tư rất rõ ràng và chi tiết.

Thời hạn báo cáoĐối với báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam, vui lòng xem Quyết định 803

và Nghị định 131.

Đối với Bbáo cáo cho các nhà tài trợĐối tác phát triển, vui lòng xem Phụ lụcPhụ lục 1:1 về “Lịch báo cáo, kế hoạch thực hiện/ ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân cho các năm đầu tiên của Chương trìnhChương trình POSCIS”. Cần lưu ý là thời hạn báo cáo phải tương ứng với các cuộc họp kiểm điểm.

Đơn vị cóchịu tTrách nhiệm báo cáoTrách nhiệm báo cáo của các đơn vị được hướng dẫn cụ thể trong Quy chế làm

việc và bản mô tả công việc của đơn vị Chương trìnhmình. Trách nhiệm báo cáo là của BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP có trách nhiệm thực hiện báo cáo hoạt động của dự án theo quy định. Trách nhiệm của các đơn vị được đề cập trong Quy chế làm việc và bản mô tả công việc. Về cơ bản Giám đốc BQL dự án có trách nhiệm đảm bảo các báo cáo được gửi đi đúng thời gian hạn và có chất lượng tốt.

Cơ sở báo cáoCơ sở để báo cáo lên Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển là

kKế hoạch hoạt động năm, và ngân sách năm và các báo cáo thực hiện cụ thể. Các báo cáo này lại dựa trên nền tảng cơ sở là Khung logic của văn kiện dự án hợp phầnDAHP và văn kiện chương trìnhChương trình. Bên cạnh đó Ngoài ra, như đã mô tả ở Chương 3, hệ thống theo dõi sẽ cung cấp đầu vào cho các báo cáo của BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và BQL DAHP. Ngoài ra, Các sự kiện quan trọngcác nhân tố khách quan phát sinh nếu tác động đến Chương trìnhChương trình/Ddự án, sẽ được BQL xem xét. khác cho sự phát triển của Chương trình POSCIS không nằm trong Chương trình/ dự án (như các nhân tố bên ngoài) cũng có thể được xem xét. Vấn đềCác nhân tố môi trường và những yếu tố rủi ro xung quanh dự án có thể thay đổicũng có thể tác động đến dự án và được phản ánh trong báo cáo.

Thời gian và đối tượng . Việc này cũng sẽ được đưa vào trong báo cáo.Ggửi báo cáo khi nào và gửi cho ai

Có nhiều sự khác biệt trong yêu cầu báo cáo khác nhau từ phíacủa Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển..

3 Trong Nghị định 131 điều 36 có quy định về hệ thống báo cáo cơ bản

40

Theo Quyết định 803/2007, các BQL DAHP sẽ báo cáo theo quý và 06 tháng và báo cáo theo năm cho các Vụ liên quan trong Uỷ ban Nhân dân tỉnhUBND tỉnh và báo cáo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan khác.

Theo Ở cấp độ Chương trìnhChương trình, BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ gửi báo cáo 06 tháng và báo cáo năm báo cáo lên Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan khác theo tháng, quý và năm.

.

Quyết định 803 đã ghi rõ thời hạn nộp báo cáo.

Đối với việc báo cáo cho các nhà tài trợĐối tác phát triển, trước tiên, các BQL DAHP sẽ gửi báo cáo 06 tháng cho BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL trong vòng hai tuần sau khi kết thúc kỳ báo cáo. BQL sẽ biên soạn lại các báo cáo theo mẫu chung. BQL các dự ánBQL sẽ gửi báo cáo cho Ban Chỉ đạo và các nhà tài trợĐối tác phát triển trong vòng 2hai tuần sau khi nhận được báo cáo từ các BQL DAHP.

Việc báo cáo được tiến hành trong vòng 2 tuần sau thời hạn báo cáo. BQL chương trình sẽ tập hợp theo một thể thức chung. BQL Chương trình sẽ gửi báo cáo cho Ban Chỉ đạo và các nhà tài trợ trong vòng 2 tuần sau khi nhận được báo cáo từ các BQL DAHP. Báo cáo 6 tháng và báo cáo năm sẽ là tài liệu cho các cuộc họp kiểm điểm 6 tháng và kiểm điểm năm được tổ chức trong vòng 6 tuần sau khi kết thúc giai đoạn báo cáo 6 tháng và báo cáo năm. Tuy nhiên trong trường hợp báo cáo năm, chỉ phải lập báo cáo giai đoạn cho 1

0 tháng thực hiện trước khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm năm, báo cáo năm cho 12 tháng thực hiện sẽ được nộp sau.

Bản sao những báo cáo hoạt động nội bộ của BQL DAHP cũng có thể gửi cho BQL các dự án để nắm thông tin. Báo cáo này là cơ sở cho báo cáo chính mà BQL DAHP phải lập để gửi các cơ quan cấp trên (xem chương 4 về phần báo cáo và chương 3 về phần theo dõi).

Phản hồi về báo cáoThông thườngVề nguyên tắc, báo cáo không thểsẽ không được gửi lại để bổ sung

và điều chỉnh vì thời gian không cho phép., ngoại trừ những trường hợp Thời gian không cho phép việc đó xảy ra trừ khi có những hạn chế rất cụ thểthiếu sót lớn. Vì thế BQL Chương trình sẽ chỉ góp ý cho các BQL DAHP vào một thời gian thích hợp để nâng cao chất lượng các báo cáo những lần sau.

Vì vậy, các phản hồi về báo cáo sẽ được BQL các dự ánBQL gửi tới BQL các DAHP kịp thời để các DAHP hoàn thiện báo cáo của mình.

Nội dung chính và đề cương của báo cáoMẫu báo cáo gửi cho phía Chính phủ Việt Nam được đưa ra trong Phụ lụcPhụ lục

từ 4:712 đến 4:92. Thời hạn báo cáo được quy định trong Quyết định 803.

Mẫu báo cáo gửi cho phía các nhà tài trợĐối tác phát triển trong được quy định tại Phụ lụcPhụ lục 4:8210. Mẫu cho báo cáo củatới phía Chính phủ Việt Nam (4:971) sẽ được dùng làm báo cáo tổng thể gửi cho các nhà tài trợĐối tác phát triển. Bất kỳ sự

41

thay đổi nào trong cấu trúc báo cáo sẽ được thống nhất giữa các nhà tài trợNhà tài trợ tham gia ký kết Thoả thuận đồng tài trợ phù hợp với các tại cuộc họp kiểm điểm. Mẫu báo cáo chi tiết sẽ được áp dụng khi các đầu ra và hoạt động đạt được liên quan kê hoach và ngân sách

Mẫu báo cáo được đưa ra trong bảng 4.2 phần Phụ lụcThể thức báo cáo cụ thể sẽ được dùng khi các đầu ra và hoạt động đạt được có liên quan đến kế hoạch thời gian và ngân sách.

Thể thức được đề cập trong mẫu 4:11 phần Phụ lục

Việc sử dụng các chỉ số được xây dựng trong hệ thống theo dõi là rất quan trọng, vì nó không chỉ giúp xác định thành công của các hoạt động đã triển khai mà còn phân tích hiệu quả thực hiện cũng như để làm nổi bật bất kỳ tồn tại cụ thể nào hoặc thành công trong quá trình thực hiện dự án. Báo cáo tài chính được lập trong mối liên quan với báo cáo tổng thuật vì thế chi phí cũng sẽ có liên quan mật thiết với các đầu ra và ngân sách để đạt được các đầu ra.

42

Chương 5ĐÁNH GIÁ

5.1 Giới thiệuCông tác đánh giá là một phần của dự án và chương trìnhChương trình. Đánh giá

có 2 mục đích cơ bản: đánh giá hiệu quả của hoạt động can thiệp và học tập kinh nghiệm từ sự can thiệp này với mục đích sử dụng trong các trường hợp tương tự khác.

Thông thường công việc đánh giá được tiến hành trong khoảng thời gian dài. Vì vậy để đánh giá tác động lâu dài hoặc hiệu quả của dự án, cần một khoảng thời gian tương đối dài kể từ khi dự án kết thúc cho tới khi hình thành những tác động thực sự

Hình thức đánh giá chung nhất là đánh giá giữa kỳ. Việc này được tiến hành khi Chương trìnhChương trình, dự án đã thực hiện được khoảng một nửa thời gian; được dùng để kiểm tra việc thiết kế dự án, đánh giá những việc đã đạt được và phản hồi đối với những thay đổi của dự án và phương thức thay đổi nhằm làm cho dự án triển khai có hiệu quả hơn.

Trong một số trường hợp, theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc các nhà tài trợĐối tác phát triển, việc đánh giá đột xuất có thể được tiến hành, ví dụ trong trường hợp quá trình triển khai Chương trìnhChương trình/ Ddự án không tiến hành thuận lợi, hoặc khi có những sự việc bất thường xảy ra….. Những kiểu đánh giá này không phổ biến nhưng có tồn tại.

Công việc đánh giá thường do một cá nhân hoặc một tổ chức, công ty tiến hành mà trước đó không có bất kỳ lợi ích nào từ Chương trìnhChương trình/Dự dự án trong suốt giai đoạn lập kế hoạch hoặc giai đoạn thực hiện.

Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá được khách quan và không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ lợi ích nào từ dự án.

5.2 . Điều kiện tiên quyết để đánh giá được khách quan và có hiệu quảĐiều kiện tiên quyết để có một cuộc đánh giá hiệu quả, khách quan và toàn diện

bao gồm việc xây dựng và chọn lọc các chỉ số đầu ra và mục tiêu một cách khoa học và cụ thể hơn cách thực tiến hành đã đề cập trong văn kiện chương trìnhChương trình và các văn kiện dự án hợp phầnDAHP.

Dữ liệu hiện trạng có liên quan cũng là một điều kiện đặt ra. Dữ liệu hiện trạng phải đáp ứng yêu cầu gì? Tính hiệu quả, khả thi và thực hiện được cũng là những yêu cầu đặt ra khi tiến hành đánh giá.

Vì vậy, khi xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá thì các yếu tố trên cần được đặc biệt lưu tâm.

5.3 Thời điểm tiến hành đánh giá Chương trìnhChương trìnhTrong bối cảnh chương trìnhChương trình POSCIS, có ba trường hợp khác nhau

khi việc đánh giá được xem xét:

1) Đánh giá giữa kỳ sau hai năm rưỡi thực hiện Chương trìnhChương trình

43

2) Đánh giá cuối Chương trìnhChương trình, có thể lên tới 2 năm sau khi Chương trìnhChương trình kết thúc.

3) Đánh giá đột xuất, có thể trong các trường hợp sau:

a) Đánh giá các mục tiêu cụ thể của các dự án hợp phầnDAHP cụ thể hoặc của Chương trìnhChương trình

b) Có những quan tâm đặc biệt trong việc xem xét hiệu quả của một số đầu ra và hoạt động cụ thể trong Chương trìnhChương trình

c) Đánh giá phương pháp cụ thể có thể được sử dụng hoặc được nhân rộng.

d) Đánh giá hệ thống quản lý và phương pháp tiến hành.

Trong năm thực hiện đầu tiên, BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá tổng thể cho toàn bộ thời gian thực hiện Chương trìnhChương trình. Kế hoạch này sẽ được trình bày trong hội nghị kiểm điểm năm đầu tiên để lấy ý kiến tham vấn của các nhà tài trợĐối tác phát triển. Công việc này sẽ được tiến hành cùng với quá trình xây dựng hệ thống theo dõi trong đó quy định rõ các yêu cầu báo cáo và thu thập cơ sở dữ liệu. Tất cả các dự án hợp phầnDAHP sẽ tham gia vào công việc này. Quá trình này sẽ được tiến hành 2 tháng sau khi Chương trìnhChương trình POSCIS bắt đầu đi vào hoạt động. Vì thế từ năm thứ hai kế hoạch đánh giá sẽ được lồng vào kế hoạch năm và là một phần của kế hoạch năm.

Sau khi kế hoạch dự kiến được thông qua, BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ tiến hành các nghiên cứu thực địa, các công việc tiếp theo để chọn lọc các chỉ số và phương thức thẩm tra dựa vào Khung Logic của văn kiện chương trìnhChương trình và các văn kiện dự án hợp phầnDAHP

Kế hoạch cũng sẽ chỉ rõ ai chịu trách nhiệm gì trong quá trình thực hiện. Thông thường BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ quyết định và thuê nguồn lực bên ngoài để tiến hành đánh giá ở cả cấp độ Chương trìnhChương trình và dự án. Tuy nhiên tư vấn chỉ làm việc với các dự án hợp phầnDAHP.

44

Chương 6NHÂN RỘNG THÍ ĐIỂM

6.1 Giới thiệuVới mục tiêu tổng quát là nâng cao năng lực tổng thể ngành Thanh tra, trong

Chương trìnhChương trình POSCIS, nhiều đầu ra được tiến hành ở cấp dự án hợp phầnDAHP có thể được sử dụng như một kinh nghiệm tốt và vì thế có thể áp dụng trên diện rộng để mở rộng tác động của Chương trìnhChương trình.

6.2 Phương thức và quy trình nhân rộng- Việc nhân rộng có thể được tiến hành theo một số phương thức sau: (i) thể chế

hoá các quy trình/ quy chế hoặc kinh nghiệm tốt theo chức năng quản lý nhà nước của Thanh tra Chính phủTTCP; (ii) tổ chức chia sẻ kinh nghiệm với sự tham gia của tất cả các cơ quan thanh tra.

- Ở cấp độ Chương trìnhChương trình, BQL chương trìnhBQL các dự ánBQL dựa vào các báo cáo đánh giá chọn lựa các vấn đề có thể được áp dụng trên diện rộng. Dựa vào sự lựa chọn của BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL, Tổng thanh tra sau khi tham vấn với Ban Chỉ đạo và sau khi tham vấn các bên liên quan sẽ quyết định nội dung, phạm vi và phương thức nhân rộng các trường hợp cụ thể. Kinh phí chia sẻ trong Chương trìnhChương trình sẽ được dùng cho hoạt động nhân rộng. Ngân sách của dự án hợp phầnDAHP Thanh tra Chính phủTTCP cũng dùng để chi cho hoạt động nhân rộng phụ thuộc vào các chủ đề lựa chọn.

- Ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP, các Chánh thanh tra mỗi dự án hợp phần dựa vào sự thành công của việc tiến hành các hoạt động cụ thể/báo cáo đánh giá để lựa chọn lĩnh vực/vấn đề có thể được nhân rộng trong hệ thống. Dựa vào những lựa chọn này, cơ quan chủ quản Chánh thanh tra sau khi tham vấn BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các bên liên quan khác sẽ quyết định nội dung, phạm vi và phương thức nhân rộng các vấn đề cụ thể. Ngân sách của các dự án hợp phầnDAHP sẽ thanh toán cho chi phí của hoạt động nhân rộng.

6.3 Đơn vị và thời điểm tiến hành nhân rộng các thí điểmBQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ đề xuất các phương thức nhân rộng

những kinh nghiệm tốt (dựa vào kết quả thí điểm) trên diện rộng trong hệ thống cũng như đề xuất thời điểm tiến hành nhân rộng. Nhìn chung việc nhân rộng thí điểm sẽ được tiến hành ngay sau khi các quyết định dược ban hành. Ngân sách cho việc tiến hành nhân rộng thí điểm sẽ được lấy từ nguồn vốn đối ứng.

Mỗi BQL DAHP đều được khuyến khích đề xuất các phương pháp nhân rộng thí điểm trên diện rộng trong hệ thống và chia sẻ với các cơ quan nhà nước khác. Các DAHP cũng tiến hành cùng thời gian với BQL.

6.4 Phạm vi thí điểm được nhân rộngTất cả các vấn đề liên quan củamang tính chất xuyên cắt của Chương

trìnhChương trình sẽ được xem xét nhân rộng dựa vào kết quả thí điểm ở cấp độ dự án

45

hợp phầnDAHP. Nội dung của thí điểm được xem xét nhân rộng có thể là các vấn đề về thể chế, tổ chức hoặc xây dựng năng lực.

Các tài liệu và ẩn phẩm xuất bản như các bản báo cáo, sách, trang web và các phương tiện truyền thông khác sẽ được xem xét.

C hương 7CƠ CHẾ TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ HỢP TÁC TRONG

CHƯƠNG TRÌNH7.1 Giới thiệu

Cấu trúc của Chương trình cũng như tầm quan trọng của cơ chế chia sẻ kinh nghiệm và thông tin nội bộ cần được tiếp cận một cách có hệ thống. Cấu trúc này rất quan trọng, xuất phát từ nhu cầu học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, sự thống nhất giữa các phương pháp tiếp cận khác nhau như theo dõi, nhân rộng thí điểm…

Chương này sẽ tập trung miêu tả các tình huống nằm ngoài các tình huống trao đổi thông tin thông thường trong hệ thống quản lý như các chỉ đạo chính thức từ BQL và các thông tin chính thức từ BQL DAHP lên BQL về việc lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo, mua sắm…

7.2 Phương thứcCần phải có cơ chế trao đổi thông tin giữa các DAHP để học hỏi kinh nghiệm lẫn

nhau. Cần xây dựng một mạng lưới trao đổi thông tin cụ thể. Trang web của Chương trình POSCIS sẽ được xây dựng và sử dụng như một diễn đàn để trao đổi các vấn đề khác nhau. Các DAHP chủ động đề xuất các vấn đề trên diễn đàn. Cá nhân các cán bộ cũng được khuyến khích nêu ra các vấn đề trên diễn đàn.

Trang web của Chương trình sẽ cung cấp các tài liệu liên quan cho công chúng. Bên cạnh đó còn có thêm trang nội bộ cung cấp thêm thông tin nội bộ cho các DAHP. Các DAHP sẽ có cơ hội chia sẻ thông tin và tài liệu của nhau. Trang web nội bộ này sẽ được cập nhật thường xuyên và sẽ có một cán bộ được phân công phụ trách công việc này. Mạng nội bộ sẽ là nền tảng cơ bản cho việc hình thành mạng lưới thông tin giữa các đơn vị trong Chương trình POSCIS.

Ngoài ra, các phương thức điều phối/hợp tác khác như tổ chức các cuộc khảo sát thực địa, các mô hình thí điểm chung, các cuộc hội thảo chung liên quan đến việc tiến hành đánh giá Chương trình với các Đối tác phát triển.

Việc các DAHP cùng tham dự vào các cuộc họp kiểm điểm sẽ tạo ra các nền tảng cơ bản về kiến thức, thông tin và các cách tiếp cận để giải quyết các vấn đề.

Ngoài ra, BQL các DAHP và BQL có thể chủ động tổ chức các hội thảo, các cuộc thảo luận bàn tròn, các cuộc họp chuyên đề học hỏi kinh nghiệm và tạo cơ hội cho các cán bộ từ các đơn vị khác của Chương trình phát triển và học hỏi kinh nghiệm, năng lực từ các cán bộ khác. Các cá nhân ngoài BQL các DAHP cũng có thể tham gia các cuộc họp này và BQL cũng có cơ hội để phổ biến thông tin và nội dung của Chương trình. Vì thế việc tiến hành thí điểm và trao đổi thông tin sẽ phối hợp chặt chẽ với nhau.

46

7.3 Đơn vị chịu trách nhiệmCông tác quản lý ở cả 2 cấp độ cần đảm bảo cho cơ chế trao đổi thông tin vận

hành tốt. BQL sẽ chịu trách nhiệm để các trang web và mạng lưới thông tin nội bộ hoạt động hiệu quả. Cán bộ BQL và các BQL DAHP cần thực hiện tốt việc trao đổi thông tin và trang bị các kiến thức cần thiết để thực hiện tốt công việc này. Các cán bộ đều có thể đóng góp để xây dựng cơ chế trao đổi thông tin và hợp tác hiệu quả và BQL sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

47

PHỤ LỤCPhụ lụcPhụ lục Chương I

Phụ lụcPhụ lục 1.1 Biểu thời gian dự kiến cho hoạt động báo cáo, lập kế hoạch hoạt động/ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân trong năm đầu tiên triển khai Chương trìnhChương trình POSCIS.

Phụ lụcPhụ lục 1.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động triển khai Chương trìnhChương trình POSCIS (20092525).

Phụ lụcPhụ lục 1.3 Thỏa thuận đồng tài trợ giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Canada, Đan Mạch, Bộ Hợp tác phát triển Hà Lan, Thụy Điển cho giai đoạn thực hiện Chương trìnhChương trình POSCIS.

Phụ lụcPhụ lục 1.4 Hướng dẫn xây dựng Điều khoản tham chiếu.

Phụ lụcPhụ lục Chương IIPhụ lụcPhụ lục 2.1 Mẫu kế hoạch năm và ngân sách (có hướng dẫn sử

dụng).

Phụ lụcPhụ lục 2.2 Mẫu kế hoạch thực hiện và ngân sách (có hướng dẫn sử dụng).

Phụ lụcPhụ lục Chương IVPhụ lục 4.1 Báo cáo tiến độ thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng

buộcPhụ lục 4.2 Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA/Nhà tài trợPhụ lục 4.3 Báo cáo tiến độ giải ngân vốn Đối ứng Phụ lục 4.4 Báo cáo theo dõi Tài khoản Đặc biệt/Tạm ứngPhụ lục 4.5 Khung LogicPhụ lục 4.6 Biểu theo dõi các chỉ số thực hiện hoặc đầu raPhụ lụcPhụ lục 4.1 Mẫu báo cáo 6 tháng và báo cáo năm.

Phụ lụcPhụ lục 4.8 2 Mẫu báo cáo hoạt động và ngân sách (đã thống nhất với các Đối tác phát triểnĐối tác phát triển).

48

PHỤ LỤC CHƯƠNG IPhụ lụcPhụ lục 1.1

KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH

POSCISHoạt động Thời gian Chú ý

Phê duyệt chương trìnhChương trình (Các nhà tài trợNhà tài trợ và Chính phủ) và văn kiện DAHP + kế hoạch hoạt động năm đầu tiên Tháng 108/2009 – 97/2010 (Các nhà tài trợNhà tài trợ)

08 hoặc 09/07/2009

Ký kết các Hiệp định song phương và Thỏa thuận đồng tài trợ

097/08 /- 2009

Giải ngân: Các Nhà tài trợNhà tài trợ giải ngân lần thứ nhất (cho 9 tháng, từ tháng 108/2009 đến tháng 63/2010)

Đầu tháng1008/20

09

Sau khi các hiệp định và thỏa thuận được ký kết và các tiêu chí đánh giá được phê duyệt trước khi chương trìnhChương trình được triển khai.

Ngày bắt đầu chính thức của Chương trìnhChương trình

01/1008/2009

Xây dựng báo cáo 6 tháng trình Nhà tài trợ (bao gồm cả Bbáo cáo về các tiêu chí đánh giá) trình các Nhà tài trợ

031/053/2010

Báo cáo cho giai đoạn 1/1008/2009 – 31/031/2010 (6 tháng)

49

Xây dựng kế hoạch năm + ngân sách(01 đến 12/ 2010) trình các Nhà tài trợ.Họp về báo cáo 6 tháng tiêu chí đánh giá

2001/053/2010

Điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với lịch năm tính từ 01/01 đến 31/12/2010, vì vậy sẽ điều chỉnh lại những hoạt động đang tiến hành và những hoạt động đã được phê duyệt tới 31/07/2010.

Họp kiểm điểm 6 tháng đầu tiên 15/03/2010

Giải ngân: Các Nhà tài trợNhà tài trợ giải ngân lần thứ 2 cho 6 tháng. (1/6/2010 – 31/12/2010)

01/064/2010

Ra quyết định cùng với các cuộc họp tiêu chí đánh giáSau khi các báo cáo, tiêu chí đánh giá, kế hoạch hoạt động/ ngân sách được phê duyệt.

Trình báo cáo 9 tháng ( 10/2010 – 30/06/2010)Trình báo cáo 6 tháng lần thứ hai

0110/08/2010 Báo cáo cho giai đoạn 01/01/2010 đến 30/06/2010.

Phê duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 – 31/12/2011 trình cho các Nhà tài trợ Họp kiểm điểm 6 tháng lần thứ hai4

0125/08/2010 Bao gồm 5 quý để có thể tổng hợp theo dương lịch

Các nhà tài trợ giải ngân lần thứ ba cho 6 thángHọp kiểm điểm đầu tiên

20/08/201009/2010

Sau khi các báo cáo được phê duyệt.Bao gồm 9 tháng đầu tiên của Chương trình

Xây dựng báo cáo năm và kế hoạch/ngân sách năm trình các Nhà tài trợ.Phê duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 đến 31/12/2011

1501/12 năm 2010

Báo cáo cho giai đoạn 1/01-31/10/2010Kế hoạch hoạt động/ngân sách cho năm 2011.

Họp kiểm điểm nămSoạn thảo báo cáo năm trình các Nhà tài trợ 0115/12/2010 Báo cáo bao gồm giai đoạn

1/1 đến 31/10/2010Giải ngân: Các nhà tài trợ giải ngân lần thứ tư cho 06 thángHọp kiểm điểm năm.

15/1201/20101

Sau khi phê duyệt báo cáo và kế hoạch/ngân sách.

Trình các nhà tài trợNhà tài trợ phê duyệt báo cáo năm 2010 đã được điều chỉnh/cập nhập Giải ngân: Các Nhà tài trợ giải ngân lần thứ 3 cho 6 tháng

01/013/2011Các cuộc họp kiểm điểm được lên kế hoạch sao cho phù hợp với việc phê duyệt kế hoạch thực hiện. Báo cáo năm hoàn thiện (cho 12 tháng) sẽ được trình tới các Nhà tài trợ và các

4 Điều chỉnh cho phù hợp với lịch 12 tháng (tháng 1 đến tháng 12), sẽ có hai kế hoạch 06 tháng liên tiếp và họp kiểm điểm 06 tháng cho 12 tháng thực hiện đầu tiên. Cuôc họp kiểm điểm năm lần thứ nhất sẽ vào tháng 12/2010.

cơ quan liên quan vào 1/03 hằng năm.Sau khi phê duyệt dự thảo báo cáo

Cập nhật/ sửa đổi báo cáo năm 2010 trình các Đối tác phát triển phê duyệt

01/03/2010

Các cuộc họp kiểm điểm sẽ được tổ chức trước khi kết thúc kì báo cáo (12 tháng) và sẽ được trình các Đối tác phát triển và các cơ quan liên quan trước 1/3 hàng năm

/ML 2009-06-24

51

Phụ lụcPhụ lục 1.2TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƯƠNG

TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH POSCIS(Sau sáu tháng tổ chức triển khai Chương trìnhChương trình – theo yêu cầu của phía

nhà tài trợNhà tài trợ)

I. Đánh giá trước giai đoạn thực hiện1.Thanh tra Chính PhủTTCP đã đã đáp ứng được các kiến nghị đưa ra trong báo

cáo kiểm toán

2. Các cán bộ được bổ nhiệm vào các vị trí của Ban quản lý dự án (BQL) và các Ban quản lý Dự án hợp phầnDAHP (BQL DAHP) đều có năng lực và trình độ.

3. Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho BQL và các BQL DAHP được hoàn thiện, dịch, phê duyệt, in và phát hành theo phương thức điện tử cho các DAHP.

4. Các khoá đào tạo sơ bộ về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho các cán bộ chủ chốt trong BQL và của các BQL DAHP được hoàn thành.

II. Đánh giá 6 tháng đầu thực hiện1. Về việc quản lý và điều phối ở cấp độ Chương trìnhChương trình và dự án

hợp phầnDAHPa) Cán bộ của BQL và các BQL DAHP đều có năng lực và chuyên môn. Việc

đánh giá năng lực quản lý sẽ được tiến hành thông qua một đơn vị độc lập như Học Viện Quản lý Châu Á hoặc một đơn vị tương đương.

b) Tính kịp thời và chất lượng của báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ phải đáp ứng yêu cầu

- Tính kịp thời:

Bản báo cáo 6 tháng đầu năm phải được trình cho Đại sứ quán Thụy Điển theo đúng kế hoạch báo cáo đã được mô tả trong Thoả thuận đồng tài trợ.

- Chất lượng:

+) Đánh giá nội dung báo cáo liên quan tới tình hình thực tế triển khai so với kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự khác biệt.

+) Đánh giá nội dung báo cáo về tình hình giải ngân thực tế so với dự kiến ngân sách đã được phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự chênh lệch.

c) Tổ chức cuộc họp kiểm điểm 6 tháng đầu thực hiện, gửi thông báo mời họp theo đúng thời gian quy định, kịp thời gửi tài liệu có liên quan và lịch trình họp đến các đối tượng tham gia.

2. Về tiến độ thực hiện ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP

52

a) Đối với các dự án hợp phầnDAHP: đánh giá chung về số lượng các hoạt động được thực hiện so với kế hoạch và kế hoạch thực hiện 6 tháng đầu năm được phê duyệt.

b) Đánh giá chi tiết một số tiêu chí đánh giá cho mỗi dự án hợp phầnDAHP cần được hoàn thành trong vòng 6 tháng (số thứ tự của hoạt động giống như trong văn kiện của các dự án hợp phầnDAHP tháng 5/2009)

Khánh Hoà: 1.1-1.2, 4.2.1.1, 7.1.11.2.1, 1.4.1, 6.1.1

Kiên Giang: 1.4.1-1.4.3, 4.3.1-4.3.21.4.1-1.4.3, 4.3.1, 4.3.2

Bình Dương: 1.1.1 – 1.1.5, 3.2.1, 3.2.21.1.1-1.1.5,3.2.1,3.2.2

Hà Tĩnh: 1.1.1, 2.3.31.1.1, 2.3.3-1.1.5, 3.2.1, 3.2.2

Hồ Chí Minh: 1.2.1 – 1.2.5

1.2.1-1.2.5

Bộ Tài Chính: 1.3.3, 1.3.51.

3.3 (, 1.3.5 (1.1.3

Thanh Tra Chính PhủTTCP: 1.1.1-1.1.5, 1.1.1 – 1.1.5, 1.4.1, 2.5.1, 5.3.1 - 5.3.3 1.4.1, 2.5.1, 5.3.1-5.3.3

Bộ Nội Vụ: 1.2.1 - 1.2.51.2.1-1.2.5

Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư: 3.1.1, 3.1.23.1.1, 3.1.2, 4.1.1 , 4.1.1

Bộ Công an: 1.1.2,1.1.2, 1.2.1 1.2.1, 7.3.1

III. Báo cáo về tiến độ liên quan đến tiêu chí đánh giá (BQL chương trìnhBQL các dự ánBQL POSCIS)

Trước giai đoạn thực hiệnTrước khi đợt giải ngân đầu tiên của chương trìnhChương trình được chuyển cho

TTCP, BQL cần trình cho các Nhà tài trợĐối tác phát triển một bản báo cáo tóm tắt. Bản báo cáo này bao gồm:

1. Báo cáo về các biện pháp BQL đã áp dụng để thực hiện các kiến nghị trong báo cáo kiểm toán;

2. Danh sách liệt kê các vị trí/cán bộ/trình độ chuyên môn của BQL và các dự án hợp phầnDAHP;

3. Danh sách phát hành Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án qua thư điện tử, báo cáo về các khoá đào tạo đã được thực hiện, bao gồm: 1) mô tả chi tiết các phương pháp đào tạo đã được áp dụng, 2) số lượng các khoá đào tạo đã được tiến hành và người thực hiện; 3) bản mô tả chức vụ của các cán bộ từ BQL và các BQL DAHP tham gia khoá đào tạo; bản đánh giá tóm tắt kết quả các khoá đào tạo. Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển xem xét các báo cáo nhằm xác định việc tuân thủ các tiêu chí đánh giá, và sẽ thông qua phía Thụy Điển để có ý kiến phản hồi chính thức

53

bằng văn bản cho BQL. Trong trường hợp các đối tác phát triểnĐối tác phát triển đều có mối quan ngại chung, ĐSQ Thụy Điển có thể triệu tập một cuộc họp với BQL để thảo luận thêm. Nếu các tiêu chí đánh giá trên chưa đạt được thì việc giải ngân sẽ chưa được thực hiện.

Sau 6 tháng bước vào thực hiệnCác báo cáo bắt buộc về tiêu chí đánh giá phải được đính kèm trong báo cáo 6

tháng đầu thực hiện và sẽ được thảo luận tại các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ. Vì việc đáp ứng các tiêu chí đánh giá là một điều kiện quan trọng cho việc tiếp tục thực hiện Chương trìnhChương trình, các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể tổ chức các cuộc họp nội bộ trước khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ với BQL và các BQL DAHP để nhận định các vấn đề chung.

Các báo cáo bổ sung liên quan đến tiêu chí đánh giá sau đây cũng nằm trong báo cáo 6 tháng đầu thực hiện:

1) Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Đánh giá của Học Viện Quản lý hoặc công ty tư vấn liên quan đến thành phần và năng lực quản lý của BQL và các BQL DAHP sẽ được đính kèm vào báo cáo 6 tháng đầu thực hiện như một phụ lụcPhụ lục. BQL sẽ có ý kiến phản hồi về bản đánh giá và sẽ có các biện pháp cụ thể để có thể đáp ứng các kiến nghị trong bản đánh giá. Có thể là kế hoạch đào tạo thêm hoặc kế hoạch tổ chức lại BQL, hoặc thuê thêm cán bộ.

2) Báo cáo tiến độ (báo cáo tài chính và tổng thuật): BQL sẽ cho ý kiến về thời gian hoàn thành báo cáo của các dự án hợp phầnDAHP và sẽ áp dụng một số phương pháp để đẩy nhanh thời gian hoàn thiện báo cáo như đào tạo thêm, áp dụng mẫu báo cáo đơn giản hơn…

3) Cuộc họp kiểm điểm 6 tháng lần đầu: BQL sẽ đánh giá công tác chuẩn bị để đảm bảo cho các cuộc họp diễn ra đúng như dự kiến, thực hiện các công việc tư vấn cần thiết và kịp thời phát các tài liệu liên quan cho các BQL DAHP và các đối tác phát triểnĐối tác phát triển. Phần đánh giá này cần ngắn gọn và súc tích.

4) Tiến độ thực hiện ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP: Báo cáo về quá trình thực hiện bản chất chính là báo cáo 6 tháng đầu thực hiện của BQL. Tuy nhiên, khi xét đến các lí do của việc áp dụng những tiêu chí đánh giá này thì các Nhà tài trợNhà tài trợ cần được tạo cơ hội độc lập để có thể đánh giá năng lực quản lý cụ thể của từng dự án hợp phầnDAHP và để xem xét quá trình thực hiện có nên tiến hành, có cần áp dụng các biện pháp chỉnh sửa hoặc kết thúc các dự án hợp phầnDAHP hay không. Từ đó BQL sẽ bổ sung phần miêu tả và thông tin dưới mỗi đầu mục của phần đánh giá các DAHP, bao gồm:

- phần tóm tắt ngắn về quá trình thực hiện của từng dự án hợp phầnDAHP (các hoạt động và việc giải ngân đã được hoàn thành như kế hoạch);

- một bản đánh giá tóm tắt về tiến độ thực hiện của các DAHP (những thành công và thách thức trong giai đoạn tới).

54

IV. Phương pháp và cách thức đánh giá (bởi các đối tác phát triểnĐối tác phát triển)

Các tiêu chí sẽ được sử dụng và đánh giá theo các phương thức sau đây:

1. Các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án: các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho các cán bộ thích hợp đã được BQL tổ chức. Đại diện nhà tài trợNhà tài trợ sẽ được mời tham dự ít nhất 2 khoá đào tạo để đánh giá chất lượng đào tạo.

2. Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sẽ xem xét báo cáo đánh giá độc lập và ý kiến phản hồi của BQL. Các bên cần thống nhất rằng về việc liệu BQL có đủ năng lực quản lý và liệu phần lớn các dự án hợp phầnDAHP có đủ năng lực quản lý dự án đạt hiệu quả hay không. Với các dự án hợp phầnDAHP thừa nhận còn tồn tại những yếu kém về nguồn nhân lực và chất lượng chuyên môn, cũng như về năng lực quản lý, các Nhà tài trợNhà tài trợ cần chấp thuận các lý do thích hợp được đưa ra để giải thích cho các khó khăn và bất cập trên cũng như kế hoạch tổ chức thêm các khoá đào tạo, sửa đổi các thủ tục và cơ cấu quản lý. BQL và đối tác phát triểnĐối tác phát triển cần đặt thời gian cụ thể cho việc đánh giá thêm.

3. Tiến độ báo cáo (tài chính và tổng thuật): Các đối tác phát triển sẽ sử dụng thước đo dể đánh giá báo cáo: báo cáo xuất sắc (không cần sửa đổi, các lỗi trong báo cáo rất ít và không nghiêm trọng); rất tốt (chỉ cần sửa đổi một số lỗi và các lỗi không nghiêm trọng); tốt (cần sửa đổi 1 số lỗi nghiêm trọng); kém (cần sửa đổi và có nhiều lỗi nghiêm trọng); kém (cần sửa lại hoàn toàn). Các tiêu chí cho báo cáo: 1) đúng thời gian; 2) rõ ràng, chặt chẽ, mẫu báo cáo đơn giản, dễ hiểu; 3) bao quát tất cả nội dung và chi tiết; 4)có tính phân tích và có biện pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề ; 5)chính xác về mặt số liệu và tính toán.

4. Họp kiểm điểm 6 tháng: Các đối tác phát triển sẽ hài lòng khi cuộc họp diễn ra theo đúng thời gian quy định, việc tham vấn cần thiết được thực hiện, BQL và các dự án hợp phần nhận được các tài liệu có liên quan một cách nhanh nhất.

53. Tiến độ thực hiện ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP: Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển cần chấp nhận rằng chỉ hầu hếtđa số các hoạt động của các dự án hợp phầnDAHP được hoàn thiện (75%). Một số lý do cho việc các hoạt động chưa được hoàn thành hoặc chưa đạt được kết quả đề ra có thể trong tầm kiểm soát và trách nhiệm của các dự án hợp phầnDAHP, một số khác thì không. Ví dụ như sự thay đổi của các yếu tố ngoại cảnh bên ngoài (chính trị) có thể là lí do gây ra sư chậm trễ hoặc các sự việc ngoài tầm kiểm soát dẫn đến việc dự án không thể thực hiện được theo kế hoạch hoặc trở lên không thực tế. Bản báo cáo tổng kết của BQL về quá trình thực hiện dự án hợp phầnDAHP (tập hợp từ báo cáo của các dự án hợp phầnDAHP) cần cung cấp những phân tích xác đáng về năng lực và quản lý liên quan đến các vấn đề tồn tại của dự án hợp phầnDAHP (dựa trên đánh giá độc lập), cũng như kế hoạch của các dự án hợp phầnDAHP để giải quyết các vấn đề đó. BQL cũng cần phác thảo vai trò của mình trong việc đảm bảo các dự án hợp phầnDAHP sẽ áp dụng các biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề. Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sau đó sẽ đánh giá năng lực

55

quản lý của các dự án hợp phầnDAHP để quyết định xem có nên tiến hành thực hiện, có nên áp dụng các biện pháp sửa đổi hoặc tạm dừng dự án.

V. Hậu quả đối với TTCP và BQL nếu không đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chí đánh giá

Trong trường hợp việc không đạt được các kết quả như đã thoả thuận gây tác động nghiêm trọng, và nguyên nhân thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của TTCP, BQL hoặc các BQL DAHP thì ĐSQ Thụy Điển sẽ có buổi thảo luận với BQL và tổ chức họp nội bộ với các đối tác phát triểnĐối tác phát triển. Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sau đó sẽ xem xét các biện pháp hành động. Các biện pháp này bao gồm một loạt các phản ứng từ các đối tác phát triểnĐối tác phát triển và có thể được thi hành nếu cần thiết hoặc có thể được sửa đổi cho phù hợp với lợi ích của các bên trong mỗi trường hợp và toàn bộ chương trìnhChương trình. Các phản ứng này bao gồm:

1. Nỗ lực hợp tác: Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể làm việc với BQL để tìm ra phương thức có lợi cho cả hai để giải quyết vấn đề. Ví dụ như yêu cầu sửa lại văn kiện của chương trìnhChương trình và các dự án hợp phầnDAHP hoặc sửa đổi kế hoạch thực hiện và ngân sách của chương trìnhChương trình. Các điều chỉnh này có thể dẫn tới việc cắt giảm một số đầu ra và hoạt động hoặc yêu cầu tăng thêm cán bộ, tiền hành thêm các khoá đào tạo và hỗ trợ thêm về kĩ thuật hoặc điều chỉnh giảm trong kế hoạch thực hiện năm đầu tiên.

2. Dừng đợt giải ngân tiếp theo: Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể dừng đợt giải ngân tiếp theo cho BQL hoặc có thể yêu cầu BQL dừng đợt giải ngân tiếp theo cho 1 số dự án hợp phầnDAHP cho đến khi các vấn đề cụ thể liên quan tới quản lý được giải quyết, hoặc cho tới khi một số kết quả nhất định đã đạt được.

3. Dừng cấp vốn cho 1 dự án hợp phầnDAHP và rút viện trợ của 1 dự án hợp phầnDAHP trong chương trìnhChương trình POSCIS: Nếu sau 6 tháng, 1 dự án hợp phầnDAHP thể hiện sự yếu kém toàn diện về năng lực trong việc triển khai dự án theo kế hoạch thực hiện và ngân sách hoặc không tuân theo các điều khoản trong hợp đồng với BQL, các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể dừng viện trợ cho dự án đó bằng cách khấu trừ nguồn ngân sách hiện tại của dự án từ tổng ngân sách của chương trìnhChương trình và yêu cầu BQL đưa dự án ra khỏi chương trìnhChương trình POSCIS.

4. Hậu quả của việc không tuân theo quy định

Nếu BQL không thực hiện và TTCP không tuân theo các trách nhiệm trong thoả thuận đồng tài trợ và hiệp định song phương thì các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể tiến hành bất cứ một biện pháp bắt buộc nào đưa ra trong thoả thuận đồng tài trợ.

56

Phụ lụcPhụ lục 1.3Dự thảo lần 3 – 20 tháng 4 năm 2009

THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ GIỮA CHÍNH PHỦ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, CHÍNH PHỦ CANADA, CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC ĐAN MẠCH, BỘ TRƯỞNG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN HÀ LAN, VÀ CHÍNH PHỦ VƯƠNG QUỐC THỤY ĐIỂN VỀ VIỆC TÀI TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH “TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC TỔNG THỂ NGÀNH THANH TRA GIAI ĐOẠN 2009-2014”

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU3834

§ 1 MỤC TIÊU CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH VÀ PHẠM VI CỦA THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ

§ 2 TRÁCH NHIỆM VÀ ĐẠI DIỆN

§ 3 ĐÓNG GÓP

§ 4 THAM VẤN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

§ 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC

§ 6 GIẢI NGÂN

§ 7 MUA SẮM

§ 8 BÁO CÁO

§ 9 XEM XÉT, KIỂM ĐIỂM VÀ ĐÁNH GIÁ

§ 10 KIỂM TOÁN

§ 11 KHÔNG TUÂN THỦ VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG

§ 12 THAM NHŨNG

§ 13 ĐIỀU CHỈNH VÀ RÚT TÀI TRỢ

§ 14 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

§ 15 HIỆU LỰC THI HÀNH

57

LỜI NÓI ĐẦU

Xét đến việc Chính phủ Việt Nam, đại diện là Thanh tra Chính phủ (sau đây gọi tắt là “TTCP”), đã đề nghị Nhóm các Đối tác phát triển (gồm Chính phủ Vương quốc Đan Mạch thông qua Đại sứ quán Đan Mạch, Bộ trưởng Bộ Hợp tác phát triển Hà Lan thông qua Đại sứ quán Vương quốc Hà Lan và Thụy Điển thông qua Đại sứ quán Thụy Điển tại Hà Nội (sau đây gọi tắt là “các Đối tác phát triển”) đóng góp vốn cho giai đoạn thực hiện của Chương trình Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009-2014 (sau đây gọi tắt là “Chương trình”). TTCP cùng các Đối tác phát triển sau đây được gọi tắt là “các Bên ký kết”.

Xét đến việc TTCP đã đề nghị các Đối tác phát triển hỗ trợ 11,7 triệu USD cho giai đoạn thực hiện của Chương trình và TTCP cam kết sẽ cung cấp mọi nguồn lực cần thiết khác cho việc triển khai thực hiện thành công Chương trình này. Các Đối tác phát triển đã cùng nhau cam kết hỗ trợ cho giai đoạn thực hiện của Chương trình với mức trợ giúp tài chính theo đề nghị của TTCP.

Xét đến việc những đóng góp tài chính của các Đối tác phát triển sẽ được quyết định trong các Hiệp định hoặc các Thỏa thuận song phương cụ thể (sau đây gọi tắt là “Hiệp định song phương”) giữa TTCP và từng Đối tác phát triển.

Xét đến việc các Đối tác phát triển đã cùng nhau cam kết tuân thủ các nguyên tắc về hài hòa hóa đã được thể hiện trong Tuyên bố Hà Nội về Hiệu quả viện trợ (ngày 28 tháng 09 năm 2005) và Thỏa thuận đồng tài trợ này (sau đây gọi tắt là “Thỏa thuận”).

Xét đến việc TTCP và các Đối tác phát triển đã đạt được sự đồng thuận về những thủ tục chung trong tham vấn và ra quyết định, cơ chế giải ngân, theo dõi và báo cáo, kiểm điểm và đánh giá, kiểm toán, quản lý tài chính và trao đổi thông tin, hợp tác giữa các Bên ký kết như đã quy định trong Thỏa thuận này.

Xét đến việc tôn trọng nhân quyền, các nguyên tắc dân chủ, nguyên tắc pháp luật và quản trị quốc gia hiệu quả - những vấn đề sẽ điều chỉnh chính sách đối nội và đối ngoại của các Bên ký kết, là những nguyên tắc nền tảng cho việc hợp tác giữa các Bên ký kêt và tạo nên các nội dung cốt lõi của Thỏa thuận này.

Vì vậy, các bên ký kết đã quyết định những vấn đề sau đây:

§ 1 MỤC TIÊU CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH VÀ PHẠM VI CỦA THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ

Mục tiêu của Chương trình là nhằm Xây dựng ngành Thanh tra trong sạch, vững mạnh, từng bước chuyên nghiệp, hiện đại và có đủ năng lực thực hiện thành công các nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, và chống tham nhũng” như đã nêu trong Văn kiện Chương trình Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra tới năm 2014 (bản sửa đổi, bổ sung vào tháng 05 năm 2009).

Thỏa thuận này quy định những điều khoản và thủ tục đã được các Đối tác phát triển thống nhất về hỗ trợ tài chính cho Chương trình và được coi như khuôn khổ điều

58

phối trong quá trình tham vấn với TTCP, cho việc đánh giá chung quá trình thực hiện, cho các thủ tục chung trong việc giải ngân, báo cáo và kiểm toán.

Các Đối tác phát triển sẽ xây dựng những hiệp định song phương phù hợp với tinh thần và những quy định của Thỏa thuận này trên cơ sở tránh ở mức tối đa có thể việc đặt ra trong các hiệp định song phương những điều kiện mâu thuẫn hoặc đi ngược lại với tinh thần của Thỏa thuận này. Nếu có sự thiếu nhất quán hoặc mâu thuẫn giữa các điều khoản và điều kiện của Thỏa thuận này với bất kỳ một Hiệp định song phương nào thì các điều khoản trong Hiệp định song phương đó sẽ được ưu tiên áp dụng. Trong trường hợp một Đối tác phát triển nhận thấy có những điều khoản cụ thể trong một Hiệp định song phương ký kết với một Đối tác phát triển khác không tuân thủ theo Thỏa thuận, Đối tác phát triển đó sẽ thông báo cho Đối tác phát triển còn lại bằng việc gửi bản sao Hiệp đinh, đồng thời chỉ rõ cụ thể những điều khoản mâu thuẫn đó.

Các Đối tác phát triển sẽ dựa trên tiến độ thực hiện của Chương trình làm căn cứ thực tế cho việc hỗ trợ tài chính. Tiến độ thực hiện của Chương trình sẽ được đánh giá dựa trên những tiêu chí và chỉ số chung đã được thống nhất.

§ 1.1 Mô tả giai đoạn thực hiệnNhững nhiệm vụ chính của giai đoạn thực hiện trong thời gian từ 10/2009

đến 09/2014 bao gồm:

Mục tiêu 1: Tăng cường tính chuyên nghiệp của các hoạt động thanh tra thông qua việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ thanh tra, thông qua việc chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và thông qua việc phân công trách nhiệm, phân cấp quản lý để trở thành động lực nâng cao hiệu lực, hiệu quả và trách nhiệm giải trình của các cơ quan quản lý nhà nước.

Mục tiêu 2: Tăng cường vai trò của ngành Thanh tra trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo thông qua việc đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra trách nhiệm, đổi mới mô hình tiếp dân theo hướng đơn giản hóa thủ tục, hoàn thiện chính sách, pháp luật và chuẩn hóa các quy trình có liên quan, với việc tính đến những khác biệt giữa nông thôn và thành thị.

Mục tiêu 3: Tăng cường hiệu quả họat động của ngành Thanh tra trong công tác phòng ngừa, phát hiện và xử lý tham nhũng thông qua việc củng cố bộ phận chuyên trách và xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro.

Mục tiêu 4: Đổi mới công tác quản lý nhân sự nhằm thu hút nhân tài và tránh những rủi ro của tình trạng thay đổi và luân chuyển cán bộ.

Mục tiêu 5: Đổi mới công tác nghiên cứu và đào tạo nhằm hỗ trợ cho các mục tiêu từ 1 đến 4.

Mục tiêu 6: Tăng cường quan hệ phối hợp giữa các cơ quan thanh tra với các cơ quan kiểm tra, điều tra và kiểm sát khác.

Mục tiêu 7: Tăng cường quan hệ giữa ngành Thanh tra và công chúng theo hướng công khai, minh bạch.

Mục tiêu 8: Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ các mục tiêu từ 1-7

59

Mục tiêu 9: Xây dựng năng lực cho việc theo dõi, giám sát dựa trên kết quả để đánh giá tác động của các mục tiêu từ 1 đến 8.

§ 2 TRÁCH NHIỆM VÀ ĐẠI DIỆNTTCP có trách nhiệm giải trình đầy đủ về việc thực hiện của Chương trình và

quản lý phần đóng góp tài chính của các Đối tác phát triển. TTCP có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, sổ sách tài chính liên quan đến nguồn vốn tài trợ theo đúng với các chuẩn mực kế toán quốc tế. TTCP cam kết rằng các nguồn vốn đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ chỉ được sử dụng để chi trả cho những chi phí phát sinh trong giai đoạn thực hiện như đã được quy định trong Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần. Các Đối tác phát triển sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm hoặc/và sự liên đới nào trước một bên thứ ba đối với việc thực hiện Chương trình.

Thụy Điển sẽ đóng vai trò Đối tác phát triển điều phối, đại diện cho các Đối tác phát triển khác trong khuôn khổ chương trình POSCIS. Thụy Điển sẽ:

Là một Đối tác phát triển tốt phù hợp với thực tiễn quốc tế tốt nhất và Tuyên bố Hà Nội;

Thường xuyên, kịp thời nắm vững những thông tin liên quan đến Chương trình thông qua việc xem xét các báo cáo, hồ sơ tài liệu, tham dự các cuộc họp và trao đổi thường xuyên với TTCP và các đối tác khác của Chương trình POSCIS;

Đóng vai trò chủ động tích cực trong việc tiếp cận với các Đối tác phát triển khác có hỗ trợ cho TTCP thông qua quá trình tham vấn với họ nhằm đạt tới sự hài hòa hóa với Chương trình POSCIS;

Đại diện và thay mặt cho các Đối tác phát triển khác trong các cuộc họp chiến lược;Mời các Đối tác phát triển khác tới các cuộc họp trù bị trước khi diễn ra các cuộc

họp với TTCP và các đối tác khác của Chương trình POSCIS;Mời các Đối tác phát triển khác tới tham dự một cuộc họp hoặc được các Đối tác

phát triển khác ủy quyền khi cần đưa ra những quyết định mang tính chiến lược trong khuôn khổ những cuộc họp chiến lược này;

Cung cấp thông tin cho các Đối tác phát triển khác để họ có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược trên cơ sở có đầy đủ thông tin, bao gồm cả việc triệu tập các cuộc họp định kỳ giữa các Đối tác phát triển.

Tổ chức một cuộc họp giữa các Đối tác phát triển hoặc với TTCP theo đề nghị của một trong các Đối tác phát triển.

Các Đối tác phát triển khác sẽ:

Tham gia và chuẩn bị đầy đủ cho các cuộc họp chiến lược với TTCP (đặc biệt là các cuộc họp cuối kỳ và giữa kỳ)

Tham gia cuộc họp của các Đối tác phát triển do Thụy Điển tổ chức hoặc do các Đối tác phát triển khác đề xuất.

Đặt ra các câu hỏi và các ý kiến thắc mắc liên quan đến Chương trình cho Thụy Điển tại bất kỳ thời điểm nào.

60

Thông qua phối hợp với Thụy Điển, chuẩn bị các hiệp định song phương và giải ngân số vốn đã cam kết cho phía Việt Nam đúng thời hạn.

Những vấn đề chiến lược cần sự tham vấn của nhóm các Đối tác phát triển:

- Phê chuẩn báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng thuật năm và các báo cáo tài chính

- Phê chuẩn kế hoạch hoạt động và kế hoạch giải ngân năm

- Các thay đổi lớn trong kế hoạch hoạt động và/hoặc ngân sách trong thời gian giữa các cuộc họp chiến lược

- Kế hoạch mua sắm (các dịch vụ tư vấn liên quan đến lợi ích cơ bản của việc thực hiện Chương trình, tư vấn dài hạn, mua sắm thiết bị với số lượng lớn vượt ngưỡng 59.000 USD)

- Chiến lược hài hòa hóa/điều phối với các Đối tác phát triển khác trong việc hỗ trợ TTCP

- Việc đánh giá các tiêu chí sau sáu tháng thực hiện đầu tiên

- Các vấn đề chiến lược khác nếu phát sinh.

Các vấn đề khác mà Thụy Điển có thể tự quyết (mà không cần tham vấn với các Đối tác phát triển khác), bao gồm:

- Thông qua những thay đổi nhỏ trong các kế hoạch hoạt động hoặc phân bổ ngân sách, trừ trường hợp TTCP sẽ tự quyết định mà không cần tham vấn các Đối tác phát triển theo Mục 4.

- Cho ý kiến và thông qua các điều khoản tham chiếu, các hợp đồng tư vấn v.v… nếu không dẫn đến những thay đổi lớn.

- Cho ý kiến về các báo cáo kiểm toán

- Tham dự các buổi hội thảo, hội nghị, v.v... mà các Đối tác phát triển được yêu cầu phải có mặt

- Thường xuyên có các cuộc họp triển khai công việc và liên lạc với BQL chương trình về các vấn đề phát sinh hàng ngày. Các bên ký kết sẽ hợp tác và trao đổi thông tin đầy đủ và kịp thời cho nhau về tất cả mọi mặt liên quan đến quá trình thực hiện của Chương trình và của Thỏa thuận này. Các bên ký kết sẽ chia sẻ mọi thông tin về các nguồn viện trợ, các báo cáo kỹ thuật và bất kỳ tài liệu/sáng kiến nào liên quan đến việc triển khai giai đoạn thực hiện của Chương trình thuộc phạm vi hỗ trợ.

TTCP sẽ ngay lập tức thông báo cho các Đối tác phát triển về mọi tình huống có thể ảnh hưởng hoặc đe dọa ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công của Chương trình để nhằm tháo gỡ khó khăn và TTCP sẽ tổ chức họp để tham vấn với các Đối tác phát triển về các biện pháp khắc phục phải tiến hành nếu cần thiết.

Một Phó Tổng Thanh tra sẽ là người đại diện của TTCP trong các vấn đề có liên quan đến việc thực thi Thỏa thuận này. Đại diện của từng Đối tác phát triển sẽ được quy định trong các Hiệp định song phương.

61

§ 3 ĐÓNG GÓPCác Đối tác phát triển sẽ cam kết phần vốn góp cụ thể cho Chương trình trong các

Hiệp định song phương.

Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ được chuyển vào một tài khoản ngoại tệ chung có lãi suất do TTCP chỉ định, và đứng tên Chương trình. TTCP sẽ ngay lập tức xác nhận bằng văn bản về việc đã tiếp nhận vốn từ các Đối tác phát triển đã đóng góp.

Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ được chuyển theo từng đợt sau khi đã nhận được và phê duyệt đề nghị cấp vốn và báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ đi kèm. Để đưa ra quyết định về số vốn được cấp cho mỗi đợt, các Đối tác phát triển sẽ xem xét đến tiến độ và nhu cầu thanh quyết toán thực tế của Chương trình.

Mỗi Đối tác phát triển có quyền tự ấn định số vốn chính xác và cuối cùng sau khi nhận được và phê duyệt báo cáo cuối kỳ và báo cáo tài chính của Chương trình. Số vốn đã được chuyển giao cho phía TTCP, nếu còn lại sau khi kết thúc Chương trình, sẽ được hoàn trả cho các Đối tác phát triển theo tỷ lệ đóng góp tương ứng.

Nếu TTCP chỉ thực hiện được một phần của Chương trình, các Đối tác phát triển sẽ điều chỉnh lại bất kỳ đợt giải ngân còn tồn tại đã được dự kiến chuyển cho TTCP cho phù hợp và theo một tỷ lệ hợp lý. Hoặc, số vốn dự kiến còn lại sẽ được giữ lại và sử dụng vào những mục đích do các Bên ký kết quyết định.

Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ được sử dụng theo quy định trong Hướng dẫn của UN – EU về Chi phí địa phương trong Hợp tác phát triển với Việt Nam. Tiền lương cũng như các chi phí khác cho cán bộ BQL dự án và các BQL Dự án hợp phần sẽ được lấy từ nguồn vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam.

Đóng góp của các Đối tác phát triển sẽ không được sử dụng để chi trả bất cứ khoản thuế, chi phí, thuế hải quan nào hoặc bất cứ khoản thuế trực thu hay gián thu nào của Chính phủ Việt Nam đối với bất cứ hàng hóa, vật liệu, thiết bị hoặc những dịch vụ phục vụ cho Chương trình.

Dự kiến đóng góp của các Đối tác phát triển và Chính phủ Việt Nam như sau:

Bằng nguyên tệ Tương đương theo USD

Đan Mạch 13,263,600 DKK 2,59 M USD

Hà Lan 1,000,000 USD 1,0 M USD

Thụy Điển 58,000,000 SEK 8,24 M USD

Việt Nam 25,667,687,338 VND 1,466 M USD

Tổng cộng 13,296 M USD

62

§ 4 THAM VẤN VÀ RA QUYẾT ĐỊNHViệc tham vấn thường xuyên giữa các Bên ký kết có ý nghĩa quan trọng đối với

việc tiếp tục cam kết của các Đối tác phát triển và đối với việc thực hiện hiệu quả Chương trình.

Trong quá trình thực hiện Chương trình, các Bên ký kết sẽ tổ chức gặp gỡ để tham vấn khi cần thiết. Các cuộc họp bất thường cũng sẽ được tổ chức và có thể do phía các Đối tác phát triển triệu tập thông qua Thuỵ Điển hoặc do TTCP đề xuất.

Hoạt động tham vấn chính thức thông qua hình thức họp kiểm điểm giữa kỳ tổ chức sáu tháng một lần và họp kiểm điểm cuối kỳ được tổ chức mười hai tháng một lần sẽ tiến hành thảo luận về báo cáo tiến độ, kế hoạch thực hiện và ngân sách cho các giai đoạn của quá trình thực hiện Chương trình. Các cuộc họp sẽ do TTCP tổ chức và chủ trì.

Kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ được các Đối tác phát triển phê duyệt trước khi triển khai. Các kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ được đưa ra xem xét tại các cuộc họp giữa kỳ. Trong giai đoạn giữa các cuộc họp kiểm điểm, TTCP có quyền điều chỉnh kế hoạch thực hiện và ngân sách đã được phê chuẩn mà không cần tham vấn các Đối tác phát triển khi tổng giá trị điều chỉnh không vượt quá 10% tổng kinh phí theo từng mục chi. Đối với những điều chỉnh vượt trên 10% ở cấp độ Chương trình, TTCP sẽ cần phải có sự phê chuẩn bằng văn bản từ Đối tác phát triển điều phối.

Kết quả của các cuộc họp kiểm điểm sẽ được ghi lại trong các Biên bản thống nhất. Biên bản thống nhất sẽ do TTCP soạn thảo và gửi tới các Đối tác phát triển thông qua Thụy Điển để thông qua trong vòng hai tuần kể từ sau khi kết thúc cuộc họp. Thay mặt cho các Đối tác phát triển, Thụy Điển sẽ thông báo cho TTCP về các ý kiến bình luận hoặc về việc phê duyệt của các Đối tác phát triển trong vòng hai tuần sau khi nhận được dự thảo nói trên.

§ 5 CƠ CẤU TỔ CHỨCCơ cấu quản lý bao gồm Ban Chỉ đạo Chương trình, do Tổng Thanh tra làm

Trưởng ban. Ban Chỉ đạo có trách nhiệm lãnh đạo, theo dõi và giám sát việc thực hiện Chương trình và các Dự án hợp phần theo đúng với các mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực.

Ban Quản lý Chương trình (PMU) chịu trách nhiệm quản lý, điều phối việc thực hiện Chương trình và Dự án hợp phần của TTCP nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đảm bảo tiến độ, chất lượng và tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực như đã nêu trong Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần đã được phê chuẩn.

Chương trình sẽ nhận được sự hỗ trợ và tư vấn của Cố vấn trưởng Chương trình. Cố vấn trưởng Chương trình đã được tuyển dụng và bắt đầu làm việc cho Chương trình từ ngày 05 tháng 01 năm 2009.

Cơ cấu quản lý của Chương trình và sự điều phối giữa các Bên ký kết trong suốt giai đoạn thực hiện được mô tả trong Văn kiện Chương trình.

63

§ 6 GIẢI NGÂNĐợt giải ngân đầu tiên cho 09 tháng thực hiên của Chương trình sẽ được tiến hành

sau khi Thoả thuận này và các Hiệp định song phương được ký và sau khi các Đối tác phát triển nhận được và phê duyệt các văn bản đề nghị giải ngân và dựa trên việc nhận được và phê duyệt tiêu chí đánh giá đã được thống nhất trước khi triển khai Chương trình. 1.000.000 USD vốn góp của Hà Lan sẽ nằm trong đợt giải ngân đầu tiên dựa trên phương pháp nhập trước, xuất trước.

Vốn đóng góp của các Đối tác phát triển sau đó sẽ được chuyển định kỳ sáu tháng một lần trên cơ sở nhận và phê duyệt các văn bản đề nghị giải ngân và những báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính mà TTCP gửi cho các Đối tác phát triển thông qua Thụy Điển.

Sau khi hoàn thành giai đoạn thực hiện của Chương trình, phần vốn đã chuyển giao cho TTCP, nếu chưa sử dụng hết, sẽ được hoàn trả cho các Đối tác phát triển theo tỷ lệ đóng góp tương ứng, nếu không có thoả thuận khác.

§ 7 MUA SẮMViệc mua sắm hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ phải được thực hiện phù hợp với

các nguyên tắc mua sắm quốc tế đã được thừa nhận và tập quán mua sắm quốc tế.

TTCP sẽ tiến hành các hoạt động mua sắm phù hợp với Hướng dẫn mua sắm của Sida (SPG) được ban hành vào tháng 6 năm 2004. TTCP phải tham vấn với các Đối tác phát triển thông qua Thụy Điển cho các gói mua sắm vượt trên ngưỡng 59,000 USD (năm mươi chín ngàn đô la Mỹ) và các Đối tác phát triển phải có thư không phản đối, đối với:

Tài liệu đấu thầu (bao gồm điều khoản tham chiếu hoặc các mô tả đặc tính kỹ thuật của hàng hoá và dự thảo hợp đồng);

Quyết định về sơ tuyển;Quyết định chỉ định thầu vượt ngưỡng quy định;Quyết định tiến hành thủ tục mua sắm thông qua thương lượng (quy định tại điều

3.2.2, SPG);Báo cáo đánh giá kỹ thuật (đánh giá chất lượng thầu, không tính đến yếu tố giá);Báo cáo đánh giá thầu (đánh giá chất lượng thầu có tính đến yếu tố giá);Quyết định gia hạn thời gian dự thầu;Quyết định loại bỏ tất cả các thầu;Quyết định có những thay đổi quan trọng đối với điều khoản hợp đồng; vàHợp đồng cuối cùng.

Các Đối tác phát triển có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật thông qua Thụy Điển bởi các chuyên gia được ký hợp đồng với Thụy Điển.

Các Đối tác phát triển, thông qua Thụy Điển có thể tiến hành kiểm tra việc mua sắm. Quá trình kiểm tra có thể sẽ được thực hiện dưới hình thức kiểm toán mua sắm. TTCP phải cung cấp cho các Đối tác phát triển tất cả các hồ sơ, tài liệu cần thiết.

64

Với vai trò là đại diện cho các Đối tác phát triển, Thụy Điển sẽ dựa trên Tuyên bố Hà Nội và dựa trên đánh giá về năng lực tiến hành hoạt động mua sắm của TTCP để sẵn sàng thảo luận về việc thay đổi những quy trình mua sắm này khi vẫn đảm bảo được những tiêu chuẩn mang tính thống nhất chung.

Trong trường hợp các chuyên gia tư vấn trong nước được trực tiếp tuyển dụng thông qua thủ tục mua sắm, chi phí cho các chuyên gia này sẽ tuân thủ quy định trong Hướng dẫn của UN-EU về Chi phí địa phương.

§ 8 BÁO CÁOTTCP sẽ cung cấp cho các Đối tác phát triển tất cả các thông tin có liên quan đến

quá trình thực hiện của Chương trình. Việc báo cáo sẽ được thực hiện dựa trên những nhiệm vụ chính đặt ra trong các kế hoạch hoạt động và ngân sách của Chương trình đã được phê duyệt trước đó.

TTCP sẽ cung cấp tối thiểu những báo cáo sau đây về giai đoạn thực hiện:

Các báo cáo tổng thuật giữa kỳ (gồm 6 tháng đầu năm)Các báo cáo tài chính giữa kỳ (6 tháng đầu năm)Các báo cáo tổng thuật cuối kỳ (12 tháng thực hiện)Các báo cáo tài chính cuối kỳ (12 tháng thực hiện)Một báo cáo tổng thuật cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của

Chương trình)Một báo cáo tài chính cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của

Chương trình)

Báo cáo tổng thuật đầu tiên và báo cáo tài chính sẽ bao gồm giai đoạn từ khi Chương trình được triển khai cho tới 30 tháng 06 năm 2010.

Báo cáo tổng thuật sẽ gồm phần đánh giá chung về các hoạt động của Chương trình, thông tin về các đầu ra đã thực hiện trong mối liên hệ so sánh với các đầu ra theo kế hoạch, các vấn đề gặp phải và/hoặc đã lường trước và bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến việc thực hiện Chương trình. Báo cáo tài chính cần so sánh giữa chi phí cho các hoạt động thực tế trong giai đoạn báo cáo so với ngân sách dành cho giai đoạn này, sử dụng cùng một đơn vị tiền tệ. Các báo cáo tài chính cần được chuẩn bị một cách chi tiết cả về hình thức lẫn nội dung để có thể so sánh giữa ngân sách với các kết quả thực tế.

Các Đối tác phát triển và TTCP sẽ thống nhất đưa ra một mẫu báo cáo chung và mẫu báo cáo này có thể được điều chỉnh trong suốt giai đoạn triển khai Chương trình.

Dự thảo của các báo cáo giữa kỳ bằng tiếng Anh phải được trình cho các Đối tác phát triển trong vòng 10 ngày trước khi diễn ra cuộc họp kiểm điểm giữa TTCP và các Đối tác phát triển. Dự thảo các báo cáo cuối kỳ phải được trình các Đối tác phát triển 15 ngày trước khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm cuối kỳ. Báo cáo hoạt động sáu tháng còn lại của năm và báo cáo cuối kỳ sẽ được trình cho các Đối tác phát triển trong vòng 03 tháng sau khi kết thúc kỳ báo cáo. Các báo cáo tổng thuật cuối cùng và báo

65

cáo tài chính cho cả quá trình triển khai Chương trình sẽ được trình trong vòng 03 tháng kể từ khi Chương trình kết thúc, nếu không có thỏa thuận khác.

Trong những trường hợp đặc biệt, các Đối tác phát triển yêu cầu có những báo cáo bổ sung thì các Bên ký kết có thể thỏa thuận về hình thức báo cáo.

TTCP sẽ thông báo kịp thời cho các Đối tác phát triển trong trường hợp không thể trình các báo cáo và kế hoạch đúng thời hạn. Không kể các thủ tục báo cáo đã được thoả thuận, các bên sẽ thông báo kịp thời cho nhau nếu phát sinh một tình huống bất kỳ làm Chương trình không thực hiện được theo đúng thoả thuận.

§ 9 XEM XÉT, KIỂM ĐIỂM VÀ ĐÁNH GIÁCác Đối tác phát triển sẽ tiến hành đánh giá năng lực và việc triển khai Chương

trình sau 06 tháng đầu thực hiện. Việc đánh giá sẽ được tiến hành trên có sở các tiêu chí đánh giá đã được xây dựng và được TTCP và các Đối tác phát triển đồng thuận.

Kết quả của việc đánh giá này sẽ được các Bên ký kết cùng xem xét. Trong trường hợp cần thiết, các Đối tác phát triển có thể đồng thuận đưa ra những biện pháp nhằm đảm bảo cho công tác triển khai Chương trình được thỏa đáng.

Trong quá trình thực hiện của Chương trình, TTCP sẽ cung cấp cho các Đối tác phát triển tất cả những thông tin khác có liên quan đến Chương trình xuất phát từ yêu cầu hợp lý của các Đối tác phát triển và tạo điều kiện cho đại diện Đối tác phát triển tham quan các địa điểm thực hiện Chương trình, kiểm tra tài sản, hàng hóa, hồ sơ và tài liệu. TTCP sẽ hợp tác và hỗ trợ các Đối tác phát triển trong việc kiểm tra, giám sát và đánh giá tác động của Chương trình.

Các Đối tác phát triển có thể yêu cầu việc đánh giá độc lập trong hoặc sau khi giai đoạn thực hiện của Chương trình đã kết thúc. Các Đối tác phát triển sẽ hạn chế việc đơn phương tiến hành các cuộc kiểm tra và/ hoặc đánh giá đối với Chương trình. § 10 KIỂM TOÁN

Việc kiểm toán đối với Chương trình sẽ được thực hiện hàng năm. Việc kiểm toán có thể được thực hiện bởi một công ty kiểm toán ở bên ngoài, độc lập và có đủ năng lực. Việc kiểm toán sẽ được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực quốc tế do Tổ chức quốc tế của các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) hoặc Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) ban hành.

Báo cáo kiểm toán đầu tiên sẽ bao gồm giai đoạn từ khi Chương trình bắt đầu triển khai cho tới ngày 31 tháng 12 năm 2010.

Điều khoản tham chiếu về kiểm toán và việc lựa chọn kiểm toán viên sẽ do TTCP tổ chức thực hiện sau khi đã tham vấn Thụy Điển. Chi phí kiểm toán được tính vào kinh phí của Chương trình.

TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển bản sao dự thảo sơ bộ báo cáo kiểm toán ngay khi nhận được từ phía kiểm toán. TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển và các Đối tác phát triển bản sao dự thảo cuối cùng của báo cáo kiểm toán, bao gồm cả thư quản lý trong vòng 15 ngày sau khi báo cáo kiểm toán được hoàn thiện. Báo cáo kiểm toán, và bất kỳ thông tin nào khác có liên quan sẽ được thảo luận trong các hội nghị tham vấn chung.

66

Các số sách kế toán phải nêu cụ thể, ít nhất là dưới hình thức ghi chú, việc nhận được các khoản giải ngân của từng Đối tác phát triển.

§ 11 KHÔNG TUÂN THỦ VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNGTrong trường hợp TTCP không tuân thủ các điều khoản của Thỏa thuận này

và/hoặc vi phạm những nguyên tắc cơ bản của Thỏa thuận này, các Đối tác phát triển có thể tạm đình chỉ việc giải ngân của Chương trình và yêu cầu hoàn lại một phần hoặc toàn bộ phần ngân sách đã chuyển. Những hành vi không tuân thủ này có thể bao gồm: có sự sai lệch lớn giữa các hoạt động so với các kế hoạch và ngân sách đã thỏa thuận; việc sử dụng vốn sai mục đích; việc không tuân thủ các điều kiện tiên quyết đã được thỏa thuận liên quan đến việc thực hiện Chương trình; việc TTCP không cung cấp các nguồn lực như đã cam kết trong kế hoạch; việc các mục tiêu của Chương trình bị đe dọa không được thực hiện; việc các báo cáo không được trình như đã thỏa thuận; việc quản lý tài chính của Chương trình không được thỏa đáng; hoặc việc phát triển các dự án không theo đúng các mục tiêu đã đề ra ở bất kỳ khía cạnh quan trọng nào.

Nếu một Đối tác phát triển có ý định tạm định chỉ các khoản giải ngân mới hoặc chấm dứt tài trợ, thì Đối tác phát triển đó phải triệu tập hội nghị với các Bên ký kết còn lại nhằm đạt được sự nhất trí về biện pháp, cách khắc phục hoặc nếu không thì phải thông báo cho các Bên ký kết khác về ý định của mình trong việc tiếp tục hoặc không tiếp tục tài trợ.

Các Đối tác phát triển có thể tạm đình chỉ hoặc cắt giảm các khoản giải ngân mới trong trường hợp phát sinh những tình huống bất thường nằm ngoài tầm kiểm soát của TTCP, gây trở ngại tới việc thực hiện hiệu quả Chương trình. Nếu các Đối tác phát triển muốn cân nhắc việc tạm đình chỉ các khoản giải ngân mới thì các Đối tác phát triển đó cần thảo luận với TTCP trước một khoảng thời gian hợp lý. Việc tạm đình chỉ sẽ chấm dứt ngay khi những tình huống nói trên không còn tồn tại hoặc các biên pháp khắc phục thích hợp đã được TTCP thực hiện.

§ 12 THAM NHŨNGTTCP sẽ yêu cầu tất cả các nhân viên và các chuyên gia tư vấn làm việc cho Dự

án hoặc Chương trình do các Đối tác phát triển cấp vốn không được gợi ý cho bên thứ ba, hoặc tìm kiếm, chấp thuận hoặc được bên thứ ba hứa hẹn dành cho chính họ hoặc cho bất kỳ một bên nào khác, bất kỳ món quà tặng, tiền công, tiền bồi dưỡng hoặc lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào mà điều đó có thể được hiểu là hành vi bất hợp pháp hoặc tham nhũng. Các bên ký kết sẽ đưa ra các biện pháp khẩn cấp hợp pháp nhằm ngăn chặn, điều tra hoặc truy tố theo luật pháp hiện hành với những cá nhân có dấu hiệu sử dụng sai mục đích nguồn vốn viện trợ và tham nhũng.

TTCP sẽ thông báo kịp thời với các Đối tác phát triển về bất kỳ trường hợp tham nhũng nào như đã đề cập trong phần này.

§ 13 ĐIỀU CHỈNH VÀ VIỆC RÚT TÀI TRỢ CỦA CÁC NHÀ TÀI TRỢBất kỳ sự điều chỉnh hoặc sửa đổi các thuật ngữ và điều khoản nào của Thỏa

thuận này phải được các Bên ký kết chấp nhận bằng văn bản.

67

Mỗi Đối tác phát triển có thể rút khỏi Chương trình hoặc chấm dứt tài trợ cho Chương trình nếu thông báo bằng văn bản cho các Bên ký kết trước 03 tháng. Nếu một Đối tác phát triển có ý định chấm dứt việc tài trợ của mình thì Đối tác phát triển đó phải triệu tập hội nghị để thông báo cho các Bên ký kết về quyết định của mình và tham vấn với các bên còn lại về những hậu quả của quyết định này đối với Chương trình.

§ 14 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤPBất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa các Bên ký kết về việc giải thích, áp dụng

hoặc thực hiện Thỏa thuận này sẽ được các Bên ký kết thảo luận với nhau để đạt được sự đồng thuận cuối cùng thông qua hòa giải.

§ 15 HIỆU LỰC THI HÀNHThỏa thuận này có hiệu thi hành đối với mỗi Đối tác phát triển kể từ khi TTCP và

Nhà tài đó ký kết Thỏa thuận này và Hiệp định tài trợ song phương tương ứng. Thỏa thuận được lập thành 04 bản chính bằng Tiếng Anh và mỗi bên ký kết giữ một bản.

68

Thay mặt Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Thanh tra Chính phủ

Thay mặt Thụy Điển

Đại sứ quán Thụy Điển tại Hà Nội

Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký

           

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)

Thay mặt Chính phủ Vương quốc Đan Mạch

Đại sứ quán Vương quốc Đan Mạch

Thay mặt Bộ trưởng Bộ Hợp tác phát triển Vương quốc Hà Lan

Đại sứ quán Vương quốc Hà Lan

Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký

           

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)

69

LỜI NÓI ĐẦUXét đến việc Chính phủ Việt Nam, đại diện là Thanh tra Chính phủ (sau đây gọi

tắt là “TTCP”), đã đề nghị Nhóm các Nhà tài trợ (gồm Chính phủ Canada thông qua Đại sứ quán Canada; Chính phủ Vương quốc Đan Mạch thông qua Đại sứ quán Vương quốc Đan Mạch, Bộ trưởng Hợp tác phát triển Hà Lan thông qua Đại sứ quán Vương quốc Hà Lan và Chính phủ Vương quốc Thụy Điển thông qua Đại sứ quán Thụy Điển tại Hà Nội (sau đây gọi tắt là “các Nhà tài trợ”) đóng góp tài trợ cho giai đoạn thực hiện của Chương trình Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009-2013 (sau đây gọi tắt là “Chương trình”). TTCP cùng các Nhà tài trợ sau đây được gọi tắt là “các Bên ký kết”

Xét đến việc TTCP đã đề nghị các Nhà tài trợ hỗ trợ XXX (dự kiến là 11,7 triệu USD) cho giai đoạn thực hiện của Chương trình và TTCP cam kết sẽ cung cấp mọi nguồn lực cần thiết khác cho việc triển khai thực hiện thành công Chương trình này. Các Nhà tài trợ đã cùng nhau cam kết hỗ trợ cho giai đoạn Thực hiện của Chương trình với mức trợ giúp tài chính theo đề nghị của TTCP.

Xét đến việc những đóng góp tài chính của các Nhà tài trợ sẽ được quyết định trong các Hiệp định hoặc các Thỏa thuận song phương cụ thể (sau đây gọi tắt là “hiệp định song phương”) giữa TTCP và các Nhà tài trợ.

Xét đến việc các Nhà tài trợ đã cùng nhau cam kết tuân thủ các nguyên tắc về hài hòa hóa đã được thể hiện trong Tuyên bố Hà Nội về Hiệu quả viện trợ và Thỏa thuận đồng tài trợ này (sau đây gọi tắt là “Thỏa thuận”).

Xét đến việc TTCP và các Nhà tài trợ đã đạt được sự thống nhất về những thủ tục chung trong tham vấn và ra quyết định, cơ chế giải ngân, theo dõi và báo cáo, kiểm điểm và đánh giá, kiểm toán, quản lý tài chính và trao đổi thông tin, hợp tác giữa các Bên ký kết như đã quy định trong văn bản này.

Xét đến việc tôn trọng quyền con người, các nguyên tắc dân chủ, pháp quyền và cơ chế quản lý tốt - những yếu tố chi phối đến chính sách quốc gia và quốc tế của các Bên ký kết, là những nguyên tắc nền tảng cho việc hợp tác giữa các Bên ký kêt và tạo nên các nội dung cốt lõi của Thỏa thuận này

Vì vậy, các bên ký kết đã quyết định những vấn đề sau đây:

§ 1 MỤC TIÊU CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH VÀ PHẠM VI CỦA THỎA THUẬN ĐỒNG TÀI TRỢ

Mục tiêu của Chương trình là nhằm Xây dựng ngành Thanh tra trong sạch, vững mạnh, từng bước chuyên nghiệp, hiện đại và có đủ năng lực thực hiện thành công các nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, và nhiệm vụ phòng chống tham nhũng” như đã nêu trong Văn kiện Chương trình Tăng cường năng lực tổng thể ngành Thanh tra giai đoạn 2009-2014 (ngày ...., năm 2009)

Những nhiệm vụ chính của giai đoạn thực hiện, trong thời gian từ ___/7/2009 đến ___/8/2014 bao gồm:

70

Mục tiêu 1: Tăng cường tính chuyên nghiệp của các hoạt động thanh tra thông qua việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ thanh tra, thông qua việc chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và thông qua việc phân công trách nhiệm, phân cấp quản lý để trở thành động lực nâng cao hiệu lực, hiệu quả và trách nhiệm giải trình của các cơ quan quản lý nhà nước.

Mục tiêu 2: Tăng cường vai trò của ngành Thanh tra trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo thông qua việc đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra trách nhiệm, đổi mới mô hình tiếp dân theo hướng đơn giản hóa thủ tục, hoàn thiện chính sách, pháp luật và chuẩn hóa các quy trình có liên quan, với việc tính đến những khác biệt giữa nông thôn và thành thị.

Mục tiêu 3: Tăng cường hiệu quả họat động của ngành Thanh tra trong công tác phòng ngừa, phát hiện và xử lý tham nhũng thông qua việc củng cố bộ phận chuyên trách và xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro.

Mục tiêu 4: Đổi mới công tác quản lý cán bộ nhằm thu hút nhân tài và tránh những rủi ro của tình trạng biến động về đội ngũ cán bộ.

Mục tiêu 5: Đổi mới công tác nghiên cứu và đào tạo nhằm hỗ trợ cho các mục tiêu từ 1 đến 4

Mục tiêu 6: Tăng cường quan hệ phối hợp giữa các cơ quan thanh tra với các cơ quan kiểm tra, kiểm toán, điều tra và kiểm sát.

Mục tiêu 7: Tăng cường quan hệ giữa ngành Thanh tra và công chúng theo hướng công khai, minh bạch.

Mục tiêu 8: Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ các mục tiêu từ 1-7

Mục tiêu 9: Xây dựng năng lực cho việc theo dõi giám sát dựa trên kết quả để đánh giá tác động của các mục tiêu từ 1 đến 8.

Thỏa thuận này quy định những điều khoản và thủ tục đã được thống nhất chung về hỗ trợ tài chính của các nhà tài trợ cho Chương trình và được coi như một khuôn khổ chung trong quá trình tham vấn với TTCP, cho các hoạt động theo chung nhằm đánh giá quá trình thực hiện, cho các thủ tục chung trong việc giải ngân, cho việc báo cáo và kiểm toán.

Các nhà tài trợ sẽ xây dựng những hiệp định song phương phù hợp với tinh thần và những quy định của Thỏa thuận này trên cơ sở tránh ở mức tối đa có thể việc đặt ra trong các hiệp định song phương những điều kiện mâu thuẫn với tinh thần của Thỏa thuận này.

Các nhà tài trợ sẽ dựa trên tiến độ thực hiện của Chương trình làm căn cứ thực tế cho việc hỗ trợ tài chính. Tiến độ thực hiện của Chương trình sẽ được đánh giá dựa trên những chỉ số chung đã được thống nhất.

§ 2 TRÁCH NHIỆM VÀ ĐẠI DIỆN

TTCP có trách nhiệm giải trình đầy đủ về việc thực hiện của Chương trình và có trách nhiệm quản lý phần đóng góp tài chính của các nhà tài trợ. TTCP có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ, sổ sách tài chính liên quan đến nguồn vốn tài trợ theo đúng với các

71

chuẩn mực kế toán quốc tế. TTCP cam kết rằng các nguồn vốn đóng góp của các nhà tài trợ sẽ chỉ được sử dụng để chi trả cho những chi phí phát sinh trong giai đoạn thực hiện như đã được quy định trong Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần. Các Nhà tài trợ sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm hoặc/và sự liên đới nào trước một bên thứ ba đối với việc thực hiện Chương trình.

Thụy Điển sẽ đóng vai trò nhà tài trợ chính, đại diện cho các nhà tài trợ khác trong khuôn khổ chương trình POSCIS. Thụy Điển sẽ:

Là một nhà tài trợ tốt phù hợp với thực tiễn quốc tế tốt nhất và Tuyên bố Hà Nội;

Thường xuyên, kịp thời nắm vững những thông tin liên quan đến Chương trình thông qua việc xem xét các báo cáo, hồ sơ tài liệu, tham dự các cuộc họp và trao đổi thường xuyên với TTCP và các đối tác khác của Chương trình POSCIS;

Đóng vai trò chủ động tích cực đối với các nhà tài trợ khác có hỗ trợ cho TTCP thông qua quá trình tham vấn với họ nhằm sự hài hòa hóa với Chương trình POSCIS;

Đại diện và thay mặt cho các Nhà tài trợ khác trong các cuộc họp giữa kỳ và cuối kỳ;

Mời các nhà tài trợ khác tới các cuộc họp trù bị trước khi diễn ra các cuộc họp với TTCP và các đối tác khác của Chương trình POSCIS;

Mời các nhà tài trợ khác tới tham dự một cuộc họp hoặc được các nhà tài trợ khác ủy quyền khi cần đưa ra những quyết định mang tính chiến lược trong khuôn khổ những cuộc họp này;

Cung cấp thông tin cho các nhà tài trợ khác để họ có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược trên cơ sở có đầy đủ thông tin, bao gồm cả việc triệu tập các cuộc họp định kỳ giữa các nhà tài trợ.

Tổ chức một cuộc họp giữa các nhà tài trợ hoặc với TTCP theo đề nghị của một trong các nhà tài trợ.

Các nhà tài trợ khác sẽ:

Tham gia và chuẩn bị đầy đủ cho các cuộc họp chiến lược với TTCP (đặc biệt là các cuộc họp cuối kỳ và giữa kỳ)

Tham gia cuộc họp các nhà tài trợ do Thụy Điển tổ chức hoặc do các nhà tài trợ khác đề nghị.

Đặt ra các câu hỏi và các ý kiến thắc mắc liên quan đến Chương trình cho Thụy Điển tại bất kỳ thời điểm nào.

Thông qua phối hợp với Thụy Điển, chuẩn bị các hiệp định song phương và giải ngân số vốn đã cam kết cho phía Việt Nam đúng thời hạn.

Những vấn đề chiến lược cần sự tham vấn của nhóm các nhà tài trợ :

- Phê chuẩn báo cáo 6 tháng, báo cáo cuối kỳ và báo cáo tài chính

- Phê chuẩn kế hoạch thực hiện năm (như được nêu trong phần 4 dưới đây)

72

- Các thay đổi lớn trong kế hoạch hoạt động và/hoặc ngân sách trong thời giangiữa các cuộc họp chiến lược

- Kế hoạch mua sắm (các dịch vụ tư vấn liên quan đến lợi ích cơ bản của quá trình thực hiện Chương trình, tư vấn dài hạn, mua sắm thiết bị với số lượng lớn)

- Chiến lược hài hòa hóa/điều phối với các nhà tài trợ khác trong việc hỗ trợ TTCP

- Các vấn đề chiến lược phát sinh khác.

Các vấn đề khác mà Thụy Điển có thể tự ra quyết định (mà không cần tham vấn với các nhà tài trợ khác), bao gồm:

- .......

- Cho ý kiến về các báo cáo kiểm toán

- Tham dự các buổi hội thảo, hội nghị, v.v... mà các nhà tài trợ được yêu cầu phải có mặt

- Thường xuyên có các cuộc họp triển khai công việc và liên lạc với BQL chương trìnhBQL các dự án về các vấn đề phát sinh hàng ngày.

Các bên ký kết sẽ hợp tác và trao đổi thông tin đầy đủ và kịp thời cho nhau về tất cả mọi mặt liên quan đến quá trình thực hiện của Chương trình và của Thỏa thuận này. Các bên ký kết sẽ chia sẻ mọi thông tin về các dòng viện trợ, các báo cáo kỹ thuật và bất kỳ tài liệu/sáng kiến liên quan đến việc triển khai giai đoạn thực hiện của Chương trình thuộc khuôn khổ hỗ trợ.

TTCP sẽ ngay lập tức thông báo cho các Nhà tài trợ về mọi tình huống có thể ảnh hưởng hoặc đe dọa ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công của Chương trình để nhằm tháo gỡ khó khăn và TTCP sẽ tổ chức họp để tham vấn với các Nhà tài trợ về các biện pháp khắc phục phải tiến hành nếu cần thiết.

Một Phó Tổng Thanh tra sẽ là người đại diện của TTCP trong các nội dung có liên quan đến thực hiện Thỏa thuận này. Đại diện của từng nhà tài trợ sẽ được chỉ ra trong các hiệp định tài trợ song phương.

§ 3 ĐÓNG GÓP

Các nhà tài trợ sẽ cam kết phần vốn góp cụ thể cho Chương trình trong các Hiệp định song phương.

Đóng góp của các nhà tài trợ sẽ được chuyển vào một tài khoản ngoại tệ chung có lãi suất do TTCP chỉ định, và đứng tên Chương trình. TTCP sẽ ngay lập tức xác nhận về việc đã tiếp nhận vốn bằng văn bản đến các Nhà tài trợ đã đóng góp.

Đóng góp của các Nhà tài trợ sẽ được chuyển theo từng đợt sau khi đã nhận được và phê chuẩn thư yêu cầu giải ngân và báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ có đi kèm. Để đưa ra quyết định về số vốn cho mỗi đợt hỗ trợ, các Nhà tài trợ sẽ xem xét đến tiến độ của Chương trình và nhu cầu thanh quyết toán thực tế.

73

Mỗi Nhà tài trợ có quyền tự ấn định số vốn chính xác và cuối cùng sau khi nhận được và phê chuẩn báo cáo cuối kỳ và báo cáo tài chính của Chương trình. Số vốn đã được chuyển giao cho phía TTCP, nếu còn lại sau khi kết thúc Chương trình, sẽ được hoàn trả cho các Nhà tài trợ theo tỷ lệ đóng góp tương ứng.

Nếu TTCP chỉ thực hiện được một phần của Chương trình, các Nhà tài trợ sẽ điều chỉnh lại bất kỳ đợt giải ngân còn tồn tại đã được dự kiến chuyển cho TTCP cho phù hợp và theo một tỷ lệ công bằng. Hoặc, số vốn dự kiến còn lại sẽ được giữ lại và sử dụng vào những mục đích do các Bên ký kết quyết định.

§ 4 THAM VẤN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

Việc tham vấn thường xuyên giữa các Bên ký kết có ý nghĩa quan trọng đối với việc tiếp tục cam kết của các Nhà tài trợ và đối với việc thực hiện hiệu quả Chương trình.

Trong quá trình thực hiện Chương trình, các Bên ký kết sẽ tổ chức gặp gỡ để tham vấn khi cần thiết. Các cuộc họp bất thường cũng sẽ được tổ chức và có thể do phía các Nhà tài trợ triệu tập thông qua Thuỵ Điển hoặc do TTCP đề xuất.

Hoạt động tham vấn chính thức thông qua hình thức hội nghị đánh giá giữa kỳ tổ chức sáu tháng một lần và hội thảo đánh giá cuối kỳ được tổ chức mười hai tháng một lần sẽ tiến hành thảo luận về báo cáo tiến độ, kế hoạch thực hiện và ngân sách cho các giai đoạn của quá trình thực hiện Chương trình. Các hội nghị sẽ do TTCP tổ chức và chủ trì. Hội nghị đánh giá giữa kỳ lần thứ nhất sẽ được tổ chức trong vòng 8 tháng kể từ khi tất cả các Hiệp định tài trợ song phương được ký kết.

Kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ được các Nhà tài trợ phê chuẩn trước khi triển khai. Các kế hoạch thực hiện và ngân sách hàng năm sẽ được đưa ra xem xét tại các cuộc họp giữa kỳ. Trong giai đoạn giữa các cuộc họp đánh giá, TTCP có quyền điều chỉnh kế hoạch thực hiện và ngân sách đã được phê chuẩn mà không cần tham vấn các Nhà tài trợ khi tổng giá trị điều chỉnh không vượt quá 10% tổng kinh phí của kế hoạch đó. Đối với những điều chỉnh vượt trên 10% ở cấp độ Chương trình, TTCP sẽ cần phải có sự phê chuẩn bằng văn bản từ nhà tài trợ chính.

Kết quả của các hội nghị đánh giá sẽ được ghi lại dưới hình thức các Biên bản thống nhất. Biên bản thống nhất sẽ do TTCP soạn thảo và gửi tới các Nhà tài trợ thông qua Thuỵ Điển để thông qua trong vòng hai tuần kể từ sau khi kết thúc hội nghị. Thay mặt cho các Nhà tài trợ, Thuỵ Điển sẽ thông báo cho TTCP về các ý kiến bình luận hoặc về việc thông qua của các Nhà tài trợ trong vòng một tuần sau khi nhận được dự thảo nói trên. Biên bản thống nhất sẽ được ký giữa TTCP và Thuỵ Điển.

§ 5 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu quản lý bao gồm Ban chỉ đạo Chương trình, do Tổng Thanh tra làm Trưởng ban. Ban chỉ đạo có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi và giám sát việc thực hiện chương trình và các dự án hợp phần theo đúng với các mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực.

Ban Quản lý Chương trìnhBQL các dự án và dự án TTCP (PMU) chịu trách nhiệm quản lý, điều phối việc thực hiện Chương trình và Dự án hợp phần của TTCP

74

nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đảm bảo tiến độ, chất lượng và tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực như đã nêu trong Văn kiện khung và các Văn kiện dự án hợp phần đã được phê chuẩn.

Chương trình sẽ nhận được sự hỗ trợ và tư vấn của Cố vấn trưởng Chương trình.

Cơ cấu quản lý của Chương trình và sự điều phối giữa các Bên ký kết trong suốt giai đoạn thực hiện được mô tả trong Văn kiện Chương trình.

§ 6 GIẢI NGÂN

Đợt giải ngân đầu tiên cho 09 tháng thực hiên của Chương trình sẽ được tiến hành sau khi Thoả thuận này và các Hiệp định song phương được ký và sau khi các Nhà tài trợ nhận được và phê chuẩn các văn bản đề nghị giải ngân.

Vốn đóng góp của các Nhà tài trợ sau đó sẽ được chuyển giao định kỳ sáu tháng một lần trên cơ sở nhận và phê chuẩn các văn bản đề nghị giải ngân.

Sau khi hoàn thành giai đoạn thực hiện của Chương trình, phần vốn đã chuyển giao cho TTCP, nếu chưa sử dụng hết, sẽ được hoàn trả cho các Nhà tài trợ theo tỷ lệ đóng góp tương ứng, nếu không có thoả thuận nào khác.

§ 7 MUA SẮM

Việc mua sắm hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ phải được thực hiện phù hợp với các nguyên tắc mua sắm quốc tế đã được thừa nhận và tập quán mua sắm quốc tế.

TTCP sẽ tiến hành các hoạt động mua sắm phù hợp với Hướng dẫn về hoạt động mua sắm của Sida (SPG) được ban hành vào tháng 6 năm 2004. TTCP phải tham vấn với các Nhà tài trợ thông qua Thuỵ Điển về các gói mua sắm vượt trên ngưỡng 59,000 USD (năm mươi chín ngàn đô la Mỹ) và Thuỵ Điển sẽ thay mặt các Nhà tài trợ ban hành thư không phản đối, đối với:

Tài liệu đấu thầu (bao gồm điều khoản tham chiếu hoặc các mô tả đặc tính kỹ thuật của hàng hoá và dự thảo hợp đồng)

Quyết định về sơ tuyển

Quyết định chỉ định thầu vượt ngưỡng quy định

Quyết định tiến hành thủ tục mua sắm thông qua thương lượng (quy định tại điều 3.2.2, SPG)

Báo cáo đánh giá kỹ thuật (đánh giá chất lượng thầu, không tính đến yếu tố giá)

Báo cáo đánh giá thầu (đánh giá chất lượng thầu có tính đến yếu tố giá)

Quyết định gia hạn thời gian dự thầu

Quyết định loại bỏ tất cả các thầu

Quyết định có những thay đổi quan trọng đối với điều khoản hợp đồng, và

Hợp đồng cuối cùng

Các Nhà tài trợ có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật thông qua Thuỵ Điển, việc hỗ trợ sẽ được thực hiện bởi chuyên gia được ký hợp đồng với Thuỵ Điển.

75

Các nhà tài trợ, thông qua Thụy Điển có thể tiến hành kiểm tra việc mua sắm. Qúa trình kiểm tra có thể sẽ được thực hiện dưới hình thức kiểm toán mua sắm. TTCP phải cung cấp cho các nhà tài trợ tất cả các hồ sơ, tài liệu cần thiết.

Với vai trò là đại diện cho các Nhà tài trợ, Thuỵ Điển sẽ dựa trên Tuyên bố Hà Nội và dựa trên đánh giá về năng lực tiến hành hoạt động mua sắm của TTCP để sẵn sàng thảo luận về việc thay đổi những quy trình mua sắm này khi mà vẫn đạt được những tiêu chuẩn mang tính thống nhất chung.

Do đây là Chương trình viện trợ, nên tất cả các khoản thuế phát sinh từ các khoản chi phí dành cho mua sắm hàng hóa và dịch vụ có liên quan đến Chương trình sẽ được áp dụng theo các quy định tương ứng của pháp luật Việt Nam đối với các chương trình/ dự án viện trợ.

§ 8 BÁO CÁO

TTCP sẽ cung cấp cho các Nhà tài trợ tất cả các thông tin có liên quan đến quá trình thực hiện của Chương trình. Việc báo cáo sẽ được thực hiện dựa trên cơ sở Văn kiện Chương trình.

TTCP sẽ cung cấp những báo cáo sau đây về giai đoạn thực hiện:

Các báo cáo tổng thuật giữa kỳ (gồm 6 tháng đầu năm)

Các báo cáo tài chính giữa kỳ (6 tháng đầu năm)

Các báo cáo tổng thuật cuối kỳ (12 tháng thực hiện)

Các báo cáo tài chính cuối kỳ (12 tháng thực hiện)

Một báo cáo tổng thuật cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của Chương trình)

Một báo cáo tài chính cuối cùng (bao gồm toàn bộ giai đoạn thực hiện của Chương trình)

Báo cáo tổng thuật sẽ gồm phần đánh giá chung về các hoạt động của Chương trình, thông tin về các đầu ra đã thực hiện trong mối liên hệ so sánh với các đầu ra theo kế hoạch, các vấn đề gặp phải và/hoặc đã lường trước và bất kỳ thông tin nào khác liên quan đến việc thực hiện Chương trình. Báo cáo tài chính cần so sánh giữa chi phí cho các hoạt động thực tế trong giai đoạn báo cáo so với ngân sách dành cho giai đoạn này, sử dụng cùng một đơn vị tiền tệ. Các báo cáo tài chính cần được chuẩn bị một cách chi tiết cả về hình thức lẫn nội dung để có thể so sánh giữa ngân sách với các kết quả thực tế.

Dự thảo của các báo cáo giữa kỳ bằng tiếng Anh phải được trình cho các Nhà tài trợ trong vòng 10 ngày trước khi diễn ra hội nghị đánh giá giữa TTCP và các Nhà tài trợ. Dự thảo các báo cáo cuối kỳ phải được trình các nhà tài trợ 15 ngày trước khi diễn ra các hội nghị đánh giá cuối kỳ.

Các báo cáo đặc biệt khác theo sự thỏa thuận giữa các Bên ký kết cho những trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu từ phía các Nhà tài trợ.

76

TTCP sẽ thông báo kịp thời cho các Nhà tài trợ trong trường hợp không thể trình các báo cáo và kế hoạch đúng hạn như đã định. Không kể các thủ tục báo cáo đã được thoả thuận, các bên sẽ thông báo kịp thời cho nhau nếu phát sinh một tình huống bất kỳ làm Chương trình không thực hiện được theo đúng thoả thuận.

§ 9 XEM XÉT, KIỂM ĐIỂM VÀ ĐÁNH GIÁ

Các Nhà tài trợ sẽ tiến hành đánh giá năng lực và việc thực hiện của Chương trình sau 06 tháng đầu thực hiện... Việc đánh giá sẽ được tiến hành trên có sở các tiêu chí đánh giá đã được lập và được phía TTCP và các Nhà tài trợ đồng thuận.

Kết quả của việc đánh giá này sẽ được các Bên ký kết cùng xem xét. Bất kỳ một biện pháp nào là kết quả của quá trình đánh giá cũng cần phải được sự đồng thuận của tất cả các Nhà tài trợ và của TTCP.

Trong quá trình thực hiện của Chương trình, TTCP sẽ cung cấp cho các Nhà tài trợ tất cả những thông tin khác có liên quan đến Chương trình xuất phát từ yêu cầu hợp lý của các Nhà tài trợ và tạo điều kiện cho đại diện Nhà tài trợ tham quan các địa điểm thực hiện Chương trình, kiểm tra tài sản, hàng hóa, hồ sơ và tài liệu. TTCP sẽ hợp tác và hỗ trợ các Nhà tài trợ trong việc triển khai các bước tiếp theo và trong việc đánh giá tác động của Chương trình.

Các Nhà tài trợ sẽ tránh ở mức tối đa việc đơn phương tiến hành kiểm điểm và hoặc/đánh giá Chương trình.

§ 10 KIỂM TOÁN

Việc kiểm toán đối với Chương trình sẽ được thực hiện hàng năm. Việc kiểm toán có thể được thực hiện bởi một công ty kiểm toán ở bên ngoài, độc lập và có đủ năng lực. Việc kiểm toán sẽ được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực quốc tế do Tổ chức các cơ quan kiểm toán cao cấp quốc tế (INTOSAI) hoặc Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) ban hành.

Điều khoản tham chiếu về kiểm toán và việc lựa chọn kiểm toán viên sẽ do TTCP tổ chức thực hiện sau khi đã tham vấn Thụy Điển. Chi phí kiểm toán được tính vào kinh phí của Chương trình.

TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển dự thảo báo cáo kiểm toán ngay khi nhận được từ phía kiểm toán. TTCP sẽ cung cấp cho Thụy Điển và các Nhà tài trợ bản gốc báo cáo kiểm toán không quá 05 ngày sau khi báo cáo kiểm toán được hoàn thiện. Báo cáo kiểm toán, và bất kỳ thông tin nào khác có liên quan sẽ được thảo luận trong các hội nghị tham vấn chung.

Các cân đối tài khoản phải nêu cụ thể, ít nhất là dưới hình thức ghi chú, việc nhận được các khoản giải ngân của từng nhà tài trợ.

§ 11 KHÔNG TUÂN THỦ VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG

Trong trường hợp TTCP không tuân thủ các điều khoản của Thỏa thuận này và/hoặc vi phạm những nguyên tắc cơ bản của Thỏa thuận này, các Nhà tài trợ có thể tạm thời đình chỉ việc giải ngân của Chương trình và yêu cầu hoàn lại một phần hoặc toàn bộ phần ngân sách đã chuyển giao. Những hành vi không tuân thủ này có thể bao

77

gồm: có sự sai lệch lớn của các hoạt động so với các kế hoạch và ngân sách đã thỏa thuận; việc sử dụng vốn vai mục đích; việc không tuân thủ các điều kiện tiên quyết đã được thỏa thuận liên quan đến việc thực hiện Chương trình; việc TTCP không cuang cấp các nguồn lực như đã cam kết trên kế hoạch; việc các mục tiêu của Chương trình bị đe dọa không được thực hiện; việc các báo cáo không được trình như đã thỏa thuận; việc quản lý tài chính của Chương trình không được thỏa đáng; hoặc việc phát triển các dự án không theo đúng các mục tiêu đã đề ra ở bất kỳ khía cạnh quan trọng nào.

Nếu một nhà tài trợ có ý định tạm thời đình chỉ các khoản giải ngân mới hoặc chấm dứt tài trợ, thì nhà tài trợ đó phải triệu tập hội nghị với các Bên ký kết khác nhằm đạt được sự nhất trí về biện pháp, cách khắc phục hoặc nếu không thì phải thông báo cho các Bên ký kết khác về ý định của mình trong việc tiếp tục hoặc không tiếp tục tài trợ.

Các Nhà tài trợ có thể tạm thời đình chỉ hoặc cắt giảm các khoản giải ngân mới trong trường hợp phát sinh những hoàn cảnh bất thường vượt khỏi sự kiểm soát của TTCP, gây trở ngại tới việc thực hiện hiệu quả Chương trình. Nếu các Nhà tài trợ xem xét để đình chỉ các khoản giải ngân mới thì các Nhà tài trợ cần thảo luận với TTCP trước đó một khoảng thời gian hợp lý. Việc tạm đình chỉ sẽ chấm dứt ngay khi những hoàn cảnh nói trên không còn tồn tại hoặc các biên pháp khắc phục thích hợp đã được TTCP thực hiện.

Trong trường hợp các Nhà tài trợ không tuân thủ các quy định của Thỏa thuận này, các Bên ký kết sẽ nhóm họp do Nhà tài trợ chính và TTCP chủ trì để nhằm tìm ra các giải pháp thỏa đáng.

§ 12 THAM NHŨNG

TTCP sẽ yêu cầu tất cả các nhân viên và các chuyên gia tư vấn làm việc cho Dự án hoặc Chương trình do các Nhà tài trợ cấp vốn không được gợi ý cho bên thứ ba, tìm kiếm, chấp thuận hoặc được bên thứ ba hứa hẹn dành cho chính họ hoặc cho bất kỳ một người nào khác, bất kỳ món quà tặng, tiền công, tiền bồi dưỡng hoặc lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào mà điều đó có thể được hiểu là hành vi bất hợp pháp hoặc tham nhũng.

TTCP sẽ thông báo kịp thời với các Nhà tài trợ về bất kỳ trường hợp tham nhũng nào như đã đề cập trong phần này.

§ 13 ĐIỀU CHỈNH VÀ RÚT TÀI TRỢ

Bất kỳ sự điều chỉnh hoặc sửa đổi các thuật ngữ và điều khoản nào của Thỏa thuận này sẽ chỉ được chấp thuận nếu các Bên ký kết có thỏa thuận bằng văn bản.

Mỗi Nhà tài trợ có thể rút khỏi Chương trình hoặc chấm dứt tài trợ cho Chương trình bằng cách chuyển cho các Bên ký kết một văn bản thông báo trước 3 tháng. Nếu một nhà tài trợ có ý định chấm dứt việc tài trợ của mình thì nhà tài trợ đó phải triệu tập hội nghị để thông báo cho các Bên ký kết về quyết định của mình và tham vấn với các bên còn lại về những hậu quả của việc làm này đối với Chương trình.

§ 14 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

78

Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa các Bên ký kết về việc giải thích, áp dụng hoặc thực hiện Thỏa thuận này sẽ được các Bên ký kết thảo luận với nhau để đạt được sự đồng thuận cuối cùng thông qua biện pháp hòa giải.

§ 15 HIỆU LỰC THI HÀNH

Thỏa thuận này có hiệu thi hành đối với mỗi Nhà tài trợ kể từ khi TTCP và Nhà tài đó ký kết Thỏa thuận này và Hiệp định tài trợ song phương tương ứng.

Thay mặt Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamThanh tra Chính phủ

Thay mặt Chính phủ CanadaĐại sứ quán Canada

Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký           

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)Thay mặt Chính phủ Vương quốc Đan Mạch

Đại sứ quán Vương quốc Đan MạchThay mặt Bộ trưởng Hợp tác phát triển

Vương quốc Hà LanĐại sứ quán Vương quốc Hà Lan

Địa điểm và ngày tháng Địa điểm và ngày tháng

Chữ ký Chữ ký           

Tên và chức vụ (chữ in hoa) Tên và chức vụ (chữ in hoa)Thay mặt Chính phủ Vương quốc Thụy ĐiểnĐại sứ quán Vương quốc Thụy Điển tại Hà

NộiĐịa điểm và ngày tháng

Chữ ký           

Tên và chức vụ (chữ in hoa)

79

Phụ lụcPhụ lục 1.4HƯỚNG DẪN LẬP ĐKTC CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG PHỔ BIẾN

1. Giới thiệuTrong khung khổ Chương trìnhChương trình POCSIS, một chương trìnhChương

trình về nâng cao năng lực tổng thể của ngành, các Dự án Hợp phầnDAHP thường thực hiện một số các hoạt động tương tự nhau, ví dụ tổ chức hội thảo, tổ chức đào tạo hay thăm quan học tập kinh nghiệm trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, nhiều hoạt động khảo sát, điều tra hoặc nghiên cứu cũng đã được thiết kế và sẽ được triển khai ngay sau khi Giai đoạn Thực hiện của Chương trìnhChương trình bắt đầu.

Hầu hết các hoạt động này đều được thực hiện bởi các đơn vị tư vấn hoặc chuyên gia tư vấn độc lập bên ngoài. Do vậy, những cán bộ Quản lý dự án cần phải có năng lực quản lý các dịch vụ tư vấn này. Những hướng dẫn chi tiết về việc đấu thầu, tuyển dụng các đơn vị/cá nhân tư vấn được trình bày trong Hướng dẫn của Nhà tài trợNhà tài trợ chính, Thụy Điển.

Một công cụ hữu dụng giúp quản lý các dịch vụ tư vấn là các bản Điều khoản tham chiếu. Do vậy, chương này sẽ đưa ra các mẫu các bản Điều khoản tham chiếu cho các hoạt động nêu trên. Các Dự án Hợp phầnDAHP có thể tham khảo các mẫu này khi thiết kế các bản Điều khoản tham chiếu cho từng hoạt động cụ thể thuộc Dự án của mình.

80

Trước hết, chương này sẽ trình bày dàn ý chung của một bản Điều khoản tham chiếu, sau đó đưa ra ví dụ về một số mẫu điều khoản tham chiếu cho các hoạt động như:

Đào tạo

Nghiên cứu

Hỗ trợ kỹ thuật

Ngoài ra, phần cuối cùng của chương này đưa vào 1 số biểu mẫu có thể cần cho quá trình sử dụng tư vấn.

2. Dàn ý của một bản Điều khoản Tham chiếuĐiều khoản tham chiếu thường có (nhưng không nhất thiết giới hạn ở) các nội

dung chính như sau:

Thông tin chung (bối cảnh) của công việc

Mục tiêu công việc

Phạm vi công việc và đầu ra

Phương pháp tiến hành

Yêu cầu năng lực đối với nhà cung cấp

Yêu cầu báo cáo

Kế hoạch thực hiện và thời gian

Các dịch vụ do bên thuê tuyển cung cấp

Kinh phí

Các văn bản cung cấp kèm theo

Dưới đây giải thích chi tiết nội dung của từng mục

2.1 Thông tin chung (bối cảnh):

Phần này đưa ra những thông tin tổng quan về chương trìnhChương trình POSCIS có liên quan đến công việc (yếu tố lịch sử, mối quan hệ trong khung cảnh chung) và lý do phải tiến hành công việc. Phần này cần làm rõ Vì sao công việc này cần phải tiến hành và gắn kết với bối cảnh chung của chương trìnhChương trình POSCIS và chính sách của ngành thanh tra ra sao.

Độ dài: Phần này có thể có độ dài từ nửa trang cho đến 2 trang, nêu rõ:

Công việc được đặt trong bối cảnh nào, thuộc dự án thành phần nào trong Chương trìnhChương trình POSCIS và nhằm phục vụ cho Mục tiêu nào của dự án thành phần cũng như Chương trìnhChương trình.

Nêu rõ vai trò của các đơn vị liên quan (như Cơ quan thanh tra, các cơ quan quản lý nhà nước) có liên quan đến công việc này.

Cung cấp thông tin (có tính lịch sử) về dự án tính đến thời điểm này. Hiện dự án đang trong giai đoạn nào.

81

2.2 Mục tiêu công việc

Phần này nêu rõ và chính xác công việc phải đạt mục tiêu nào và đối tượng là ai.

Ví dụ phần “mục tiêu công việc” nêu trong ĐKTC thuê tư vấn thực hiện giảng dạy về chủ đề Quản lý dự án là: “Khóa tập huấn nhằm trang bị cho các học viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quản lý dự án thành phần trong Chương trìnhChương trình POSCIS một cách hiệu quả và đạt hiệu suất cao...Đối tượng tham gia khóa tập huấn là cán bộ quản lý dự án tại các dự án thành phần và thành viên Ban thư ký Chương trìnhChương trình POSCIS.”

2.3 Phạm vi công việc và đầu ra

Phần này cần làm rõ chi tiết phạm vi công việc cần phải tiến hành và chủ đề, nội dung cụ thể mà đơn vị cung cấp dịch vụ cần làm.

Trong phần này cần nêu các đầu ra (càng cụ thể càng tốt) và, nếu có thể, các hoạt động chính. Ví dụ:

Loại hình tư vấn Phạm vi công việc và đầu ra Tuyển dụng tư vấn thực hiện tập huấn về “Quản lý dự án”

Hoạt động chính:- Tiếp xúc trao đổi với đại diện các thành viên dự kiến tham gia - Chương trìnhChương trình, xác định nhu cầu và mong đợi của các thành viên - Thiết kế chi tiết nội dung, hoạt động Hội thảo- Phát triển tài liệu, phát triển tình huống nghiên cứu- Thực hiện Chương trìnhChương trình- Báo cáo kết quả Chương trìnhChương trìnhCác đầu ra chính:

3 khóa đào tạo (5 ngày/khóa) được thực hiện với các nội dung chính như sau:- Cơ cấu quản lý của chương trìnhChương trình (và các dự án thành phần)- Phương pháp tiếp cận khung logic và cách thức áp dụng phương pháp này trong chương trìnhChương trình POSCIS - Lập kế hoạch hoạt động và ngân sách và lịch biểu thực hiện- Quản lý rủi ro- Theo dõi và thực hiện dự án dựa trên kết quả- Báo cáo Tài liệu đào tạo biên soạn bằng tiếng Việt đề cập chi tiết đến các nội dung tập huấn để học viên có thể tham khảo trong khóa tập huấn và sau khóa tập huậnBáo cáo tập huấn sau mỗi khóa đào tạo, có nêu chi tiết các đề xuất của giảng viên về tiếp tục phát triển năng lực quản lý dự án của các học viên.

2.4 Phương pháp

82

Phần này của Điều khoản Tham chiếu mô tả công việc được tiến hành bằng cách nào, nêu các phương pháp chính sẽ áp dụng để thực hiện công việc, bao gồm cả phương pháp thu thập, phân tích thông tin và báo cáo. Do vậy, phần này thường mô tả:

Những giai đoạn chính thực hiện công việc: tức là các hoạt động chuẩn bị, công việc triển khai tại hiện trường, phần tích và soạn thảo báo cáo, thảo luận, hoàn thiện báo cáo...

Các cơ quan hữu quan, các đối tượng khác sẽ được huy động như thế nào (theo phương pháp tham gia); một số đối tượng cụ thể sẽ tham gia ở mức độ nào (như cán bộ thanh tra là nữ, đối tượng thanh tra là doanh nghiệp, hoặc cá nhân/tổ chức có khiếu nại, tố cáo...)

Địa bàn thực hiện công việc (ví dụ, “quy trình thanh tra kinh tế xã hội sau khi được xây dựng” sẽ tiến hành thí điểm tại các huyện X, Y, Z tỉnh A) và thời lượng tiến hành công việc

Phương tiện và công cụ thu thập thông tin: phiếu câu hỏi, khảo sát có kế hoạch (planned survey), quan sát tại hiện trường, hoặc tham chiếu các báo cáo của cơ quan hành chính, cơ quan quản lý nhà nước hay phỏng vấn chọn lọc (key interviews)

Dữ liệu sẽ được phân tích và lưu trữ bằng cách nào

Báo cáo được soạn thảo ra sao

2.5 Yêu cầu năng lực đối với nhà cung cấp

Phần này cần nêu rõ những yêu cầu chuyên môn của cá nhân/nhóm chuyên gia tư vấn sẽ thực hiện công việc. Có hai cách để thể hiện yêu cầu này.

Cách 1: nêu những năng lực, kỹ năng cần thiết của nhóm tư vấn, nhưng không nêu rõ số lượng thành viên trong nhóm. Cách này được được áp dụng khi các “đầu ra” được xác định rõ, và BQL DA cũng muốn tuyển dụng một nhóm chuyên gia để thực hiện công việc này. Cách này cho phép nhà cung cấp (bên dự thầu) có thể chủ động và sáng tạo trong việc đề xuất nhóm tư vấn, phương pháp, kế hoạch công việc và ngân sách.

Cách 2: nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tư vấn. Cách này được áp dụng khi BQL DA muốn “kiểm soát” nhiều hơn đối với những “đầu vào” để thực hiện công việc. Nếu theo cách này, Điều khoản tham chiếu sẽ nêu rõ:

Số lượng chính sách các thành viên trong nhóm (cùng với những yêu cầu về năng lực: chuyên môn, kỹ năng, số năng kinh nghiệm, ...của từng thành viên)

Thời gian cần sự tham gia của mỗi thành viên

Nhiệm vụ chi tiết, và trách nhiệm cụ thể của từng thành viên, và

Mối quan hệ giữa các thành viên, trưởng nhóm...

2.6 Yêu cầu báo cáo

Phần này trong báo cáo cần nêu rõ những yêu cầu về báo cáo, có thể nêu chi tiết:

83

Mục lục của báo cáo, gồm cả phụ lụcPhụ lục (BQL CT và DATP có thể yêu cầu đơn vị dự thầu có thể đề xuất mục lục của báo cáo)

Độ dài (ước đoán) của báo cáo

Định dạng và phông chữ

Chương trìnhChương trình phần mềm nào được dùng để soạn thảo báo cáo

Ngày nộp dự thảo báo cáo và báo cáo cuối cùng

Người nhận báo cáo

Số lượng bản cứng và bản mềm của báo cáo

Có cần trình bày (trực tiếp) nội dung của báo cáo không, nếu có, nêu rõ thời gian và đối tượng nghe trình bày

2.7 Kế hoạch thực hiện và lịch biểu

Phần này nên nêu tóm tắt kế hoạch công việc và thời gian thực hiện, dựa trên phạm vi công việc và các đầu ra (mục 3), phương pháp tiến hành (mục 4) và yêu cầu về báo cáo (mục 6). Nên trình bày phần này dưới dạng sơ đồ Gantt để dễ theo dõi.

Nếu BQL CT hoặc DATP không có ý tưởng rõ ràng và chi tiết về tiến trình và tiến độ công việc, phần này nên nêu những yêu cầu tối thiểu, ví dụ “Thời gian hoàn thành công việc: từ tháng 6 năm 2009 đến tháng 12 năm 2009”.

Đặc biệt trong trường hợp, BQL CT hoặc DATP muốn để đơn vị dự thầu tự đề xuất phương pháp thực hiện, thành phần nhóm tư vấn, phần “kế hoạch thực hiện và lịch biểu” nên đề đơn vị dự thầu đề xuất.

2.8 Các dịch vụ do DA cung cấp

Phần này liệt kê các dịch vụ, hỗ trợ mà BQL CT hoặc DATP có thể cung cấp để bên cung cấp dịch vụ (tư vấn) có thể hoàn thành được công việc, như:

Văn phòng làm việc

Máy tính

Máy in

Internet

Phiên dịch

Phương tiện đi lại

...

Trong trường hợp BQL DA không cung cấp được các dịch vụ trên cần làm rõ trong ĐKTC.

2.9 Kinh phí

Về phí tư vấn:

Phí tư vấn = ∑ (ngày công tư vấn của từng tư vấn * đơn giá ngày công)

84

Có 2 lựa chọn để đưa thông tin về kinh phí vào Điều khoản tham chiếu:

Cách 1: nêu rõ số ngày cần thiết cho từng vị trí trong nhóm tư vấn (và cung cấp định mức chi tiêu). Cách này áp dụng khi BQL CT hoặc DATP có ý tưởng rõ ràng và chi tiết về các hoạt động cần thiết của từng thành viên trong nhóm tư vấn để thực hiện công việc nêu trong ĐKTC.

Ví dụ: Tư vấn quốc tế, trưởng nhóm tư vấn: 20 ngày làm việc

Tư vấn địa phương 1: 25 ngày làm việc

Tư vấn địa phương 2: 16 ngày làm việc

Phí tư vấn: theo Định mức chi tiêu của Chương trìnhChương trình trong trường hợp không đầu thầu hạn chế/đấu thầu rộng rãi (lưu ý: cung cấp cho tư vấn Hướng dẫn chi tiêu của Chương trìnhChương trình)

Tuy nhiên, cách 1 thường không được các đơn vị tư vấn ưa thích vì họ bị hạn chế tính chủ động trong đề xuất tài chính. Nhược điểm lớn nhất của cách này là BQL CT và DATP thường không thể hình dung chính xác về những công việc cần làm và thời lượng cần thiết cho các hoạt động như tư vấn, nên khi nêu chi tiết số ngày công cần thiết cho từng vị trí công việc (và thấp hơn số ngày cần thiết trên thực tế), có thể dẫn đến việc không tìm được cá nhân/tổ chức tư vấn quan tâm cung cấp dịch vụ.

Cách 2: BQL CT hoặc DATP muốn để đơn vị dự thầu tự đề xuất phương án tài chính (số ngày công cần thiết). Cách này áp dụng trong trường hợp BQL CT hoặc DATP không có ý tưởng rõ ràng và chi tiết về các hoạt động cần thiết của từng thành viên trong nhóm tư vấn.

- Nếu áp dụng phương pháp đầu thầu hạn chế/đấu thầu rộng rãi: đơn vị dự thầu tự đề xuất số ngày công tư vấn và đơn giá ngày công.

- Nếu áp dụng phương pháp chỉ định thầu: đơn vị dự thầu đề xuất số ngày công tư vấn, còn đơn giá ngày công áp dụng theo Định mức chi tiêu của Chương trìnhChương trình.

Về các chi phí có thể hoàn trả:

Phần này nên để các đơn vị cung cấp dịch vụ đề xuất, trên cơ sở Định mức chi tiêu của Chương trìnhChương trình. Cần làm rõ các chi phí có thể hoàn trả sẽ được thanh toán dựa trên chứng từ thực tế hợp lý và hợp lệ nhưng không cao hơn mức mà đơn vị dự thầu đề xuất.

2.10 Các văn bản cung cấp kèm theo

Phần này liệt kê những văn bản tài liệu nào mà BQL CT hoặc DATP sẽ cung cấp để tư vấn có thể hoàn thành được công việc.

85

86

PHỤ LỤC CHƯƠNG IIPhụ lụcPhụ lục 2.1

MẪU KẾ HOẠCH NĂM VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG)

ĐẦU RA DỰ KIẾN HOẠT ĐỘNG

THỜI GIANCƠ QUAN

THỰC HIỆN

KINH PHÍ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12 (VND) (USD)

Đầu ra X Hoạt động x.1:

Hoạt động x.2:

Đầu ra Y Hoạt động y.1:

Hoạt động y.2:

Hoạt động y.3:

88

Phụ lụcPhụ lục 2.2MẪU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VÀ NGÂN SÁCH (CÓ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG)

Số đầu ra                  

 

Hoạt động

Tiểu hoạt động

Ngày bắt đầu và kết

thúc

Cán bộ/Vụ chịu trách

nhiệm

Lịch họp của đơn vị thực hiện

Ngân sách

Kế hoạch giải ngân

Tổng chi phí cho hoạt động

Tỷ lệ giải ngân

Ngày báo cáo

xxx xxxa       xxxa   xxx    

  xxxb       xxxb        

  xxxc       xxxc        

                   

yyy yyya                

  yyyb                

  yyyc                

89

90

Chú giải:                   Hoạt động: hoạt động trong kế hoạch năm.

Tiểu hoạt động: Một hoạt động được các DAHP chia nhỏ ra làm nhiều hoạt động khác, những hoạt động nhỏ đó gọi là Tiểu hoạt động.

Ngày bắt đầu và kết thúc: tự chú giải Cán bộ và Vụ chịu trách nhiệm: Nêu tên Vụ trong TTCP hoặc cơ quan có liên quan khác. Nêu tên (các) cán bộ tham gia và chịu

trách nhiệm. Lịch họp: Lên kế hoạch về thời gian và cách thức các đơn vị thực hiện tiến hành họp và họp với ai Ngân sách: Ngân sách cho cả quá trình thực hiện, ngay cả khi vượt quá thời gian quy định trong kế hoạch năm; Nêu rõ ngân sách

dùng cho từng tiểu hoạt động Kế hoạch giải ngân: Kế hoạch giải ngân dự kiến cho giai đoạn thực hiện Tỷ lệ giải ngân : Chỉ ra các chỉ số (nếu có) để đánh giá Nếu không có các chỉ số, giải thích tại sao Hệ thống báo cáo: Báo cáo như thế nào, khi nào và cho ai

PHỤ LỤC CHƯƠNG IVPhụ lục 4.1

MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM

Cơ quan chủ quản:Chủ dự án:

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ 6 THÁNG VÀ TIẾN ĐỘ NĂM5 Năm …/ Giai đoạn 6 tháng

Thông tin chungMô tả dự án

Mã số Chương trình, Dự án:

Tên Chương trình, Dự án (Tiếng Anh):

Tên Chương trình, Dự án (Tiếng Việt):

Nhà tài trợ điều phối:

Những điều chỉnh (nếu có)Tóm tắt những điều chỉnh và sửa đổi đã được phê duyệt trong năm báo cáo bao gồm:

Kế hoạch triển khai Dự án;

Các đầu ra;

Ngân sách;

5

? Báo cáo này sẽ được trình cùng với báo cáo chi tiết theo mẫu trong Phụ lục 4:2

91

Ngày tháng và thời gian;

Tình trạng triển khaiTiến độ thực hiện

Tóm tắt tất cả các hoạt động và đầu ra đã được thực hiện hoặc đang được thực hiện.

Lưu ý: So sánh thực tế triển khai với kế hoạch năm vào năm thực hiện báo cáo và thực tế triển khai của năm trước đó.

Lên danh sách các hoạt động và đầu ra không được thực hiện hoặc bị trì hoãn so với kế hoạch năm.

Nêu lý do trì hoãn.

Miêu tả tình trạng giải ngân của năm báo cáo.

Ngân sách Ngoại tệ

Tỷ giá hối đoái trung bình

Kế hoạch giải ngân năm

Giải ngân thực tế tại năm báo cáo

Lũy kế giải ngân từ đầu dự án

% Tỷ lệ giải ngân

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(5)/(4)

Vốn đối ứng VND Đồng

Nhà tài trợ 1 Ngoại tệ

Nhà tài trợ 2 Ngoại tệ

Tương đương với… VNĐ

(Xem chi tiết tại Báo cáo giải ngân năm - Phụ lục 2.2)Đ ánh giá ti ến độ

92

Các biểu đồ (nếu có) và đánh giá tóm tắt về tiến độ giải ngân vốn ODA và vốn đối ứng của Chương trình/Dự án trong năm báo cáo.

Đánh giá về tiến độ thực hiện của các hoạt động dự án.

Thuận lợi và khó khă n Bài học kinh nghiệmKế hoạch giải ngânTổng quan kế hoạch năm tiếp theo (kế hoạch năm) Những đề xuất

Ngày … tháng… năm

Chủ dự án(ký, đóng dấu)

PHỤ LỤC CHƯƠNG IVPhụ lục 4.1

BÁO CÁO TÓM TẮT TÌNH HÌNH THỰC HIỆNCơ quan chủ quảnChủ dự án

BÁO CÁO TÓM TẮT TÌNH HÌNH THỰC HIỆNQuý: 1 Năm: 2007

Mã dự án: 0

93

Tên dự án (tiếng Việt): 0

Tên dự án (tiếng Anh): 0

I/ Tình hình thực hiện

1/ Khối lượng luỹ kế thực hiện từ đầu năm so với KH năm(%):  

2/ Giải ngân trong Tháng/Quý:

Nguồn vốn Đơn vị tiền tệ Tỷ giá

Giải ngân trong năm

Lũy kế giải ngân

Kế hoạch giải ngân

năm

Kế hoạch tới thời điểm báo cáo

Giải ngân trong

Tháng/Quý

Luỹ kế từ đầu năm

Tỷ lệ % đạt được so với

kế hoạch

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(7)/(4) (9)

1       0 0 0 0 0% 0

2 XDCB             0%  

3 HCSN             0%  

4 HTNS             0%  

5 CVL             0%  

1       0 0 0 0 0% 0

2 XDCB             0%  

3 HCSN             0%  

4 HTNS             0%  

5 CVL             0%  

1 GoV VND mil   0 0 0 0 0% 0

2 XDCB             0%  

3 HCSN             0%  

4 HTNS             0%  

94

5 CVL             0%  

1       0 0 0 0 0% 0

2 XDCB             0%  

3 HCSN             0%  

4 HTNS             0%  

5 CVL             0%  

             Tổng Giải ngân trong Tháng/Quý quy đổi ra triệu VNĐ: 0

II/ Tóm tắt các kết quả đạt được

EN  

VN  

III/ Các vướng mắc

STT Mã vướng mắc

Loại vướng mắc Mô tả vướng mắc Cơ quan

giải quyếtThời hạn giải quyết

Tình trạng giải quyết

Đã giải quyết/Ngày

Chưa giải quyết / Thời

hạn mới

          

          

     EN    

     VN    

      EN          

95

VN    

               

IV/ Các khuyến nghị

STT Khuyến nghị Hạn xử lý

    

    

 EN  

 VN  

 EN  

 VN  

     

V/ Các vấn đề khác

EN  

VN  

VI/ Các chỉ số

Mã chỉ số Diễn giải Đơn vị Giá trị

       1.01 Số gói thầu chậm bắt đầu Số gói 0

1.02Số hợp đồng chậm kết thúc Số hợp

đồng 0

2.01 Số gói thầu chậm phê duyệt GPMB & TĐC Số gói 02.02 Số gói thầu chậm bàn giao mặt bằng Số gói 0

3.01 Số gói thầu chậm phê duyệt Kế hoạch bảo vệ môi trường

Số gói 0

3.02 Số gói thầu chậm thực hiện việc bảo vệ Môi trường Số gói 0       

96

Ngày …. tháng …. năm…Chủ dự án(ký tên, đóng dấu)

97

Phụ lục 4.2BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIẢI NGÂN VỐN ODA/NHÀ TÀI TRỢ

Cơ quan chủ quản: Chủ dự án:

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIẢI NGÂN VỐN ODA. NHÀ TÀI TRỢQuý: 1 Năm: 2007

Đơn vị tính:

Tên hạng mục hay hoạt động chủ yếu

Luỹ kế thực tế đến ngày 31/12/năm

trước

Giải ngân trong nămTổng cộng cho dự án

Quý I Quý II Quý III Quý IV Tổng cộng trong năm

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch giải ngân

năm

Lũy kế thực tế từ đầu năm

Tỷ lệ thực hiện kế

hoạch năm (%)

Tồng vốn đã

ký

Lũy kế thực tế từ đầu dự

án

Tỷ lệ giải ngân (%)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)=(4+6+8+10) (13)=(12)/(11) (14) (15)=(2)+(12) (16)=(15)/(14)

    

                    0 0%   0 0%   

 EN  

                    0 0%   0 0%VN  

 EN  

                    0 0%   0 0%VN  

Tổng 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 0 0 0%

       Tỷ giá           Tỷ giá trung bình: 0

       

Tổng quy đổi ra triệu VND: 0 0 0 0

 

Ngày …. tháng …. năm… Chủ dự án

(ký tên, đóng dấu)

98

Phụ lục 4.3BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIẢI NGÂN VỐN ĐỐI ỨNG

Cơ quan chủ quản: Chủ dự án:

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIẢI NGÂN VỐN ĐỐI ỨNG Quý: 1 Năm: 2007

Đơn vị tính: triệu VNĐ

Tên hạng mục hay hoạt động

chủ yếu

Luỹ kế thực tế đếnngày

31/12/năm trước

Giải ngân trong nămTổng cộng cho dự án

Quý I Quý II Quý III Quý IV Tổng cộng trong năm

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch giải ngân

năm

Lũy kế thực tế từ đầu năm

Tỷ lệ thực hiện kế

hoạch năm (%)

Tồng vốn theo Quyết định đầu tư

Lũy kế thực tế từ đầu dự án

Tỷ lệ giải ngân (%)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)=(12)/(11) (14) (15)=(2)+(12) (16)=(15)/(14)

    

                    0 0% 0 0 0%   

 EN  

                    0 0%   0 0%VN  

 EN  

                    0 0%   0 0%VN  

Tổng cộng 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 0 0 0%

Ngày …. tháng …. năm…Chủ dự án

(ký tên, đóng dấu)

99

Phụ lục 4.4BÁO CÁO THEO DÕI TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT/TẠM ỨNG

Cơ quan chủ quản: Chủ dự án:

BÁO CÁO VỀ TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT/ TẠM ỨNGQuý: 1 Năm: 2007

Nhà tài trợ:  Tên tài khoản:  Đơn vị tiền tệ:  

Quý I Quý II Quý III Quý IV

Số dư đầu kỳ   0.00   0.00   0.00   0.00Cộng:                

Nhà tài trợ cấp trong kỳ 0.00   0.00   0.00   0.00  Lãi suất ngân hàng 0.00   0.00   0.00   0.00  

  0.00   0.00   0.00   0.00Trừ:                

Tổng đã chi trong kỳ 0.00   0.00   0.00   0.00  Phí dịch vụ ngân hàng 0.00   0.00   0.00   0.00  

  0.00   0.00   0.00   0.00Số dư cuối kỳ   0.00   0.00   0.00   0.00

Ngày …. tháng …. năm… Chủ dự án

(ký tên, đóng dấu)

Phụ lục 4.5100

KHUNG LOGICCơ quan chủ quản: Chủ dự án:

KHUNG LÔ-GÍC

Tham chiếuMô tả Các chỉ số có thể kiểm chứng

khách quan Phương tiện kiểm chứng Giả định

EN VN EN VN EN VN EN VN(1) (2) (3) (4) (5)

                   

Mục tiêu                  

                   

Kết quả 1                

Kết quả 2                

Kết quả 3                

                   

Cấu phần 1                

Đầu ra 1.1                

Hoạt động 1.1.1                

Hoạt động 1.1.2                

Hoạt động 1.1.3                

                   

Đầu ra 1.2                

Hoạt động 1.2.1                

Hoạt động 1.2.2                

Hoạt động 1.2.3                

                   

Cấu phần 2                

Đầu ra 2.1                

Hoạt động 2.1.1                

Hoạt động 2.1.2                

101

Hoạt động 2.1.3                

                   

Kết quả x                

Cấu phần x                

Đầu ra x.y                

Hoạt động x.y.z                

Ngày …. tháng …. năm… Chủ dự án

(ký tên, đóng dấu)

102

Phụ lục 4.6BIỂU THEO DÕI CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN HOẶC ĐẦU RA

Cơ quan chủ quản: Chủ dự án:

CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN HOẶC ĐẦU RAQuý: 1 Năm: 2007

                           

STT

Nội dungCác chỉ số đo lường Đơn

vị tính

Số liệu nền Lũy kế

đến đầu năm

Thực hiện trong năm Lũy kế từ đầu dự án Mục tiêu

cuối kỳQuý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Lũy kế

EN VN EN VN Giá trị

Ngày ghi

nhận

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế

Kế hoạch

Thực tế Kế hoạch Thực tế Kế

hoạch Thực tế

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)=(7+9+11+13)

(16)=(8+10+12+14)

(17)=(6+15)

(18)=(6+16) (19)

                                  0 0 0 0  

                                  0 0 0 0  

                                  0 0 0 0  

                                  0 0 0 0  

                                  0 0 0 0  

Ngày …. tháng …. năm…Chủ dự án

(ký tên, đóng dấu)

103

Phụ lục 4.7MẪU BÁO CÁO 6 THÁNG VÀ BÁO CÁO NĂM

Cơ quan chủ quản:Chủ dự án:

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ 6 THÁNG VÀ TIẾN ĐỘ NĂM6

Năm …/ Giai đoạn 6 tháng

Thông tin chungMô tả dự án

Mã số Chương trình, Dự án:

Tên Chương trình, Dự án (Tiếng Anh):

Tên Chương trình, Dự án (Tiếng Việt):

Nhà tài trợ điều phối:

Những điều chỉnh (nếu có)Tóm tắt những điều chỉnh và sửa đổi đã được phê duyệt trong năm

báo cáo bao gồm:

Kế hoạch triển khai Dự án;

Các đầu ra;

Ngân sách;

Ngày tháng và thời gian;

Tình trạng triển khaiTiến độ thực hiệnTóm tắt tất cả các hoạt động và đầu ra đã được thực hiện hoặc đang

được thực hiện.

Lưu ý: So sánh thực tế triển khai với kế hoạch năm vào năm thực hiện báo cáo và thực tế triển khai của năm trước đó.

Lên danh sách các hoạt động và đầu ra không được thực hiện hoặc bị trì hoãn so với kế hoạch năm.

6

? Báo cáo này sẽ được trình cùng với báo cáo chi tiết theo mẫu trong Phụ lụcPhụ lục 4:82

104

Nêu lý do trì hoãn.

Miêu tả tình trạng giải ngân của năm báo cáo.

Ngân sách Ngoại tệTỷ giá hối đoái trung

bình

Kế hoạch

giải ngân năm

Giải ngân thực tế tại năm báo

cáo

Lũy kế giải ngân từ đầu

dự án

% Tỷ lệ giải ngân

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(5)/(4)

Vốn đối ứng VND ĐồngNhà tài trợ 1 Ngoại tệNhà tài trợ 2 Ngoại tệTương đương với… VNĐ

(Xem chi tiết tại Báo cáo giải ngân năm - Phụ lục 2.2)Đánh giá tiến độ

Các biểu đồ (nếu có) và đánh giá tóm tắt về tiến độ giải ngân vốn ODA và vốn đối ứng của Chương trình/Dự án trong năm báo cáo.

Đánh giá về tiến độ thực hiện của các hoạt động dự án.

Thuận lợi và khó khăn

Bài học kinh nghiệm

Tổng quan kế hoạch năm tiếp theo

Kế hoạch giải ngân

(Xem chi tiết tại Kế hoạch giải ngân)Tổng quan kế hoạch năm tiếp theo (kế hoạch năm)

Những đề xuất

Ngày … tháng… năm

Chủ dự án(ký, đóng dấu)

105

Phụ lụcPhụ lục 4.82MẪU BÁO CÁO HỌAT ĐỘNG VÀ NGÂN SÁCH

Mục tiêu 1

Số đầu ra Hoạt động theo kế hoạch

Khung thời gian

Ngân sách Đã giải ngân Lũy kế giải

ngânTình trạng của hoạt

động Nhận xét

Nhận xét tóm tắt về mỗi đầu raMục tiêu 2

Nhận xét tóm tắt về mỗi đầu raMục tiêu 3 (v.v…)

106

107