Cały poradnik

Jak wybrać najkorzystniejszą ekonomicznieofertę usług cateringowych

- poradnikwww.contract-catering-guide.org

STYCZEŃ 2006

http://www.contract-catering-guide.org/

SPIS TREŚCI WSTĘP

WSTĘP ............................................................................................................................ 3

GRUPA KIEROWNICZA ............................................................................................ 5

PUBLIKACJA ............................................................................................................... 5

SŁOWNICZEK .............................................................................................................. 6

1. WPROWADZENIE ................................................................................................. 71.1. WYZWANIA .......................................................................................................................................... 7

1.2. CELE ....................................................................................................................................................... 9

1.3. DLACZEGO WARTO WYBRAĆ NAJKORZYSTNIEJSZĄ EKONOMICZNIE OFERTĘ? ....... 9

1.4. PORADNIK ............................................................................................................................................ 102. ETAPY POPRZEDZAJĄCE WYSTOSOWANIE ZAPROSZENIA DO PRZETARGU 112.1 ETAP 1: PRZYGOTOWANIE SPECYFIKACJI ......................................................................................... 112.1.1 Opis zamawianych usług .................................................................................................................................. 112.1.2. Oczekiwania wobec jakości usług ............................................................................................. 162.1.3. Pozostałe informacje niezbędne w przypadku procedury przetargowej na usługi cateringowe . . 18PODSUMOWANIE ETAPU 1 ..................................................................................................................................... 192.2. ETAP 2: PROJEKT FORMULARZA ODPOWIEDZI ...................................................................... 202.2.1. Oferta techniczna ........................................................................................................................ 202.2.2. Oferta finansowa ......................................................................................................................... 212.3. ETAP 3: USTALANIE KRYTERIÓW WYKLUCZENIA, SELEKCJI ORAZ WYBORU. . . 252.3.1. Kryteria wykluczenia ............................................................................................................... 252.3.2. Kryteria selekcji ......................................................................................................................... 262.3.3. Kryteria wyboru ......................................................................................................................... 26PODSUMOWANIE ETAPU 3 ..................................................................................................................................... 272.4. ETAP 4: USTALENIE ZASAD PRZYZNAWANIA PUNKTÓW OFERTOM . 282.4.1. Ustalenie wagi głównych kryteriów ........................................................................................... 282.4.2. Przyznawanie punktów wg kryteriów technicznych i finansowych ............................................ 292.4.3. Ustalenie procedury przyznawania punktów ofertom ................................................................ 313. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE 323.1. ETAP 1: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT TECHNICZNYCH ............................................. 32

3.2. ETAP 2: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT FINANSOWYCH ................................................ 383.3. ETAP 3: KONSOLIDACJA ANALIZY TECHNICZNEJ I FINANSOWEJ W CELU WYBORUOFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE .................................................................................... 38ZAŁĄCZNIKI ............................................................................................................ 39ZAŁĄCZNIK 1 ............................................................................................................................................................ 40

ZAŁĄCZNIK 2 : RAMY ANALIZY PORÓWNAWCZEJ OFERT ....................................................................... 41

Partnerzy społeczni działający w sektorze usług cateringowych, FERCO (Europejska Federacja Organizacji Cateringowych) oraz EFFAT (Europejska Centrala Związków Zawodowych Przemysłu Spożywczego, Rolnictwa i Turystyki) zwracają uwagę na fakt, że rosnąca liczba instytucji i urzędów publicznych oraz przedsiębiorstw prywatnych podzleca usługi cateringowe firmom specjalizującym się w tego rodzaju działalności.Dokonując wyboru dostawcy usług, zamawiający korzystają z procedur przetargowych o zasięgu lokalnym, regionalnym, krajowym, a nawet europejskim, w zależności od zakresu umowy.Obecnie większość umów o świadczenie usług cateringowych jest podpisywana z firmą oferującą najkorzystniejszą cenowo ofertę. Przewagę kryterium cenowego można częściowo wyjaśnić ograniczeniami w sferze budżetu sektora publicznego oraz polityką cięcia kosztów firm prywatnych, jak również brakiem instrumentów, które mogłyby pomóc w wyborze firmy cateringowej oferującej najwyższą jakość w stosunku do ceny.Zdając sobie sprawę z ograniczeń budżetowych jednostek państwowych i prywatnych, EFFAT i FERCO uważają, że polityka zawierania umowy z oferentem proponującym najniższe ceny nie leży w interesie zainteresowanych stron: ani zamawiających, ani firm świadczących usługi cateringowe i ich pracowników.W rzeczywistości wybór dostawców usług dokonywany w oparciu o ceny prowadzi do szkodliwych skutków na każdym poziomie. Staje się powodem coraz ostrzejszej konkurencji pomiędzy firmami cateringowymi i skłania je do maksymalnego cięcia kosztów. Takie minimalizowanie kosztów bywa niekiedy przyczyną pogorszenia jakości dostarczanych posiłków i usług, co może grozić pogorszeniem bezpieczeństwa żywności. Wywiera to także niepożądany wpływ na pracę i warunki, w jakich wykonują ją osoby zatrudnione w branży, jak również ogólną rentowność firm cateringowych.Preferencja dotycząca najniższej ceny ma także negatywny wpływ na wizerunek firmy klienta, która stwarza wrażenie, że troszczy się wyłącznie o cenę, a nie jakość posiłków. Dotyczy to zwłaszcza szkół, szpitali i domów opieki, gdzie niska jakość usług ma istotne znaczenie w kontekście odżywiania, zdrowia i edukacji.FERCO i EFFAT są zdania, że przewaga aspektu finansowego wynika także z trudności, napotykanych przez zamawiających w komunikowaniu potrzeb dotyczących jakości podczas kierowania do oferentów zaproszeń do wzięcia udziału w przetargu. Bierze się to także z braku instrumentów umożliwiających ocenę i porównanie ofert nie tylko pod kątem ceny, ale i jakości.Dlatego też EFFAT oraz FERCO, działając w interesie firm i instytucji oraz ich klientów, jak również w interesie firm z sektora usług cateringowych, proponuje metodę służącą zawieraniu umów cateringowych, biorącą pod uwagę zarówno jakość usługi, jak i cenę.Aby ułatwić praktyczne wdrożenie takiej procedury, EFFAT i FERCO sporządziły „poradnik wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie”. Poradnik, dostępny w większości języków krajów Unii Europejskiej, przeznaczony jest do dystrybucji w krajach członkowskich.FERCO i EFFAT chciałyby udostępnić narzędzia potrzebne do wybierania oferty w oparciu o najlepszy wskaźnik jakości do ceny, a co za tym idzie, promować w Europie regułę „oferty ekonomicznie najkorzystniejszej”, która - co należy podkreślić - jest wspierana przez ustawodawstwo europejskie oraz prawo precedensowe Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.W opinii FERCO oraz EFFAT wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, dokonany zarówno przez instytucje publiczne, jak i prywatne, zapewni rzeczywistą wartość dodaną. Krok taki będzie miał pozytywne konsekwencje dla wszystkich zainteresowanych stron.

Strona 2 Strona 3

Podejście to prowadzi do:- bardziej przejrzystych procedur wyboru oferty- lepszej analizy potrzeb jednostek zainteresowanych usługami cateringowymi.- odzewu bardziej zgodnego z oczekiwaniami zamawiających oraz ich użytkowników- osiągnięcia wyższego poziomu jakości, higieny i bezpieczeństwa żywności

- gwarancji w odniesieniu do pracy, warunków jej wykonywania i szkolenia pracowników zbranży usług cateringowych.

Poradnik powstał dzięki współpracy organizacji EFFAT oraz FERCO w kontekście europejskiego dialogu społecznego oraz dzięki finansowemu wsparciu Unii Europejskiej. Pragniemy także przekazać szczególne podziękowania Dyrekcji Generalnej KE ds. Zatrudnienia i Polityki Społecznej za wsparcie niniejszego projektu, a także kierownictwu oraz krajowym związkom ekspertów, którzy poświęcili swój czas i wysiłki na rzecz jego ukończenia.

USŁUGI CATERINGOWE ŚWIADCZONE W OPARCIU O UMOWĘ (CONTRACT CATERING)

Usługi cateringowe świadczone w oparciu o umowę (contract catering) obejmują usługi niezbędne w procesie przygotowywania i dostawy posiłków osobom pracującym i/lub zamieszkującym razem: w przedsiębiorstwach publicznych i prywatnych, urzędach, żłobkach, szkołach, szpitalach, domach opieki, więzieniach, koszarach itp. Usługi te, powierzone jednemu dostawcy, noszą nazwę usług cateringowych świadczonych w oparciu o umowę (contract catering).Usługi cateringowe świadczone w oparciu o umowę charakteryzuje:• istnienie pisemnej umowy zawartej pomiędzy zamawiającym a firmą cateringową;• ściśle zdefiniowana grupa użytkowników, składająca się z osób związanych z

zamawiającym;• istnienie szczególnych ograniczeń wynikających z faktu, że usługi są świadczone na terenie

należącym do zamawiającego, jak również metody organizacji charakterystycznej dla tego zamawiającego;

• cena społeczna znacząco niższa niż cena posiłku oferowana w przypadku cateringu komercyjnego.

PORADNIK W INTERNECIE

W celu zapewnienia praktycznego narzędzia firmom i instytucjom chcącym oprzeć swoją decyzję o wyborze oferty o świadczenie usług cateringowych na zasadzie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty, udostępniona została elektroniczna wersja niniejszego poradnika na poniższej stronie internetowej: http://www.contract-catering-guide.org

GRUPA KIEROWNICZAW pracach grupy kierowniczej brały udział wymienione poniżej osoby:

Ze strony FERCO:

Patrice Aubert – wiceprzewodnicząca Antonio Llorens – wiceprzewodniczący Marie-Christine Lefebvre – sekretarz generalny Bernadette Macédoine - konsultant

Ze strony EFFAT:

Kerstin Howald – sekretarz ds. branży turystycznejRafaël Nedzynski – członek komitetu wykonawczegoBernard Labi – doradca

PUBLIKACJA

Niniejszy poradnik został wydany przez zastępcę dyrektora, Alaina RoyaPhilippe Hersant & Partners SARL BP 19002 F-44090 NANTES Cedex 1

http://www.contract-catering-guide.org/

Strona 4 Strona 5

SŁOWNICZEK

Umowa: zestaw warunków i postanowień wiążący nabywcę z firmą cateringową w zakresie świadczenia usług. Umowa odnosi się do publicznego zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu lub do relacji pomiędzy klientem (zamawiającym) i dostawcą usług (firmą cateringową).Procedura przetargowa: konkurs rozgrywany pomiędzy różnymi dostawcami usług, mający na celu zawarcie umowy. Idea zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu odnosi się w szczególności do udzielenia zamówienia w sektorze publicznym lub prywatnym. Zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu z natury rzeczy są bardziej obwarowane przepisami w przypadku sektora publicznego, aniżeli prywatnego, a terminy ogłoszeń (ogłoszenie przetargu oraz informacja o wyborze oferenta) są ograniczone przepisami.Ogłoszenie przetargu: w kontekście procedur przetargowych ogłaszanych przez instytucje publiczne rozpoczęcie procedury przetargowej musi zostać podane do wiadomości publicznej zgodnie z przepisami.Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (wyborze oferty): w kontekście procedur przetargowych prowadzonych przez instytucje publiczne wyniki procedury (zwycięski oferent, wartość umowy) zgodnie z przepisami muszą być podane do publicznej wiadomości.Zamawiający lub nabywca: organizacja (instytucja publiczna lub firma prywatna), która organizuje przetarg. Innymi słowy, organizacja dokonująca nabycia usług cateringowych.CCC: Firma cateringowa.Dostawca usług: w niniejszym poradniku jest to firma cateringowa.Oferent: przedsiębiorstwo zgłaszające się w charakterze kandydata do wzięcia udziału w procedurze przetargowej wszczynanej przez zamawiającego.Oferent wygrywający: przedsiębiorstwo, któremu udzielono zamówienia.Użytkownik: „klient końcowy”, konsument mieszkający i/lub zatrudniony u zamawiającego.Świadczenie różnorodnych usług: świadczenie różnego typu usług, np. cateringowych i sprzątania, przez tego samego dostawcę usług.HACCP: ANALIZA ZAGROŻEŃ I KRYTYCZNY PUNKT KONTROLI (ang. Hazard Analysis Control Critical Point) - zestaw zasad służących analizie ryzyka i krytycznych punktów kontroli).Bez podatków: Podatki niewliczone, cena netto.Warianty: odpowiedzi i propozycje składane przez oferentów wykraczające poza minimalne wymogi wyszczególnione w specyfikacjach. Ogólnie rzecz biorąc, oferenci muszą sformułować ofertę podstawową, dokładnie odpowiadającą specyfikacjom. Mogą oni jednak, jeżeli zamawiający w zaproszeniu zaznaczą to, proponować rozwiązania alternatywne lub innowacyjne, wykraczające poza ramy „oferty podstawowej”.

1. WPROWADZENIE

1.1. WYZWANIA

Na przestrzeni ostatnich trzydziestu lat we wszystkich krajach europejskich liczba posiłków spożywanych poza domem stale rośnie. Catering zbiorowy (niezależnie od tego, czy odbywa się to w oparciu o umowę czy nie) podąża za tym trendem i obejmuje obecnie połowę ilości posiłków spożywanych poza domem.W Europie udział procentowy usług cateringowych świadczonych w oparciu o umowę wzrósł od 14% w roku 1990 do 31% w roku 2005. W roku 2010 przekroczy 35%.W roku 2004, narastający roczny obrót wszystkich europejskich firm świadczących usługi cateringowe w oparciu o umowę wyniósł w przybliżeniu 22 miliardy euro. Skala podzlecania rośnie znacząco w zależności od sektora działalności: B&I (biznes i przemysł - przedsiębiorstwa publiczne i prywatne, administracja), sektor zdrowia i opieki społecznej (szpitale, żłobki, domy opieki), oświata (szkoły, szkoły wyższe, uniwersytety itp.) oraz pozostałe sektory (więzienia, koszary itp.).W roku 2004 obroty w samym sektorze B&I (biznes i przemysł) wyniosły 56%, za nim zaś uplasował się sektor zdrowia i opieki społecznej (21%) oraz oświaty (18%).Sektor zdrowia i opieki społecznej do roku 2020 będzie jednym z głównych źródeł rozwoju firm cateringowych.

STOPIEŃ PENETRACJI CCC (2003)

EUROPA (średnio)

Grecja

Dania

Austria

Szwecja

Niemcy

Finlandia

Belgia

Francja

Holandia

Wielka Brytania

Portugalia

Luksemburg

Irlandia

Hiszpania

Włochy

Strona 6 Strona 7

Wraz z rozwojem ilościowym nastąpiła znacząca zmiana „użytkowników europejskich”. Stali się oni bardziej wymagający, a ich oczekiwania są bardziej złożone. Należy do nich na przykład:

o ogólne żądanie wysokiej jakościo oczekiwanie szerokiego wyboru posiłków, systematycznie zmienianycho potrzeba wygodnych oraz estetycznych wnętrz (akustyka, wystrój, umeblowanie itp.)o poszukiwanie atrakcyjnych, różnorodnych metod dystrybucjio koncentracja na walorach odżywczycho wysokie oczekiwania w odniesieniu do higieny i bezpieczeństwa produktów żywnościowycho popyt na informacje dotyczące serwowanych posiłków.

Aby sprostać nowym wyzwaniom, firmy cateringowe postawiły na przekształcenie stołówek i rozwój oferowanych usług.W tym samym czasie przepisy (dot. higieny i bezpieczeństwa żywności, warunków pracy oraz szkoleń itp.) stają się coraz bardziej restrykcyjne i stawiają kolejne wymogi zarówno firmom cateringowym, jak i organizacjom korzystającym z ich usług.

Zarządzanie usługami cateringowymi wymaga wiedzy i profesjonalnego podejścia

Stojąc w obliczu nowych wyzwań, chcąc obniżać koszty i koncentrując się na zasadniczej działalności, rosnąca liczba zamawiających z sektora publicznego i prywatnego podzleca usługi cateringowe wyspecjalizowanym firmom. Pojawiają się wówczas kolejne wyzwania dotyczące zarządzania procedurą przetargową, a w szczególności:

- sporządzenie specyfikacji, które dokładnie odzwierciedlają ich oczekiwania ipotrzeby, mając na uwadze ograniczenia budżetowe oraz organizacyjne i/lub

- przeprowadzenie analizy porównawczej ofert.

Zamawiający nie mają łatwego zadania. Muszą wybrać najlepsze rozwiązanie, biorące pod uwagę ich potrzeby i ograniczenia, zwłaszcza finansowe, a równocześnie muszą pozostawać w zgodzie z profesjonalnymi praktykami i licznymi obwarowaniami dotyczącymi cateringu.Wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie pozwala sprostać wszystkim wyzwaniom i umożliwia możliwie efektywne zarządzanie procesem podzlecania.

1.2. CELE

Celem niniejszego poradnika jest udzielenie wsparcia publicznym i prywatnym nabywcom usług cateringowych w ich wysiłkach zmierzających do zorganizowania przetargu, który pozwoli na wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

W tym celu poradnik oferuje:

- wachlarz rozwiązań kontraktowych- standardowy format wskazujący, co muszą obejmować specyfikacje cateringowe,

umożliwiając wszystkim zamawiającym sformułowanie oczekiwań i potrzeb w zrozumiały i uporządkowany sposób

- narzędzia analityczne ułatwiające wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

Wchodząc w skład wspólnej inicjatywy europejskich partnerów społecznych w sektorze usług cateringowych, niniejszy poradnik ma także za zadanie podniesienie poziomu świadomości kierownictwa firm cateringowych, które pragną:

- promować szacunek dla wartości społecznych w swoich przedsiębiorstwach poprzez odpowiednie warunki pracy i szkolenia załogi, porozumienia i dialog społeczny

- rozwijać programy dotyczące jakości, które gwarantują użytkownikom bezpieczeństwo- podejmować wszelkie możliwe kroki zmierzające do zapewnienia maksymalnego

poziomu higieny i bezpieczeństwa żywności.

1.3. POWÓD WYBORU OFERTY „NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE”

Po wybraniu oferty decydenci mają dwie opcje:

Wybór najniższej ceny

Opcja ta polega na oparciu decyzji o wyłączne kryterium ceny, gdzie pod uwagę brane są jedynie aspekty ekonomiczne i finansowe. Ponieważ koszty surowców w usługach cateringowych stanowią 50%, a drugie 50% przypada na koszty pracy, wzięcie pod uwagę wyłącznie ceny nieuchronnie oznacza istotny spadek jakości:

o posiłków (obniżenie kosztu zaopatrzenia w produkty żywnościowe)o usług (redukcja załogi, zatrudnianie słabiej wykwalifikowanych pracowników, obniżenie poziomu higieny i bezpieczeństwa żywności itd.)o warunków pracy (obniżenie kosztów pracy itd.).

Wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie

To rozwiązanie dołącza do analizy kryteria jakościowe obok ekonomicznych. Pozwala to na wzięcie pod uwagę ograniczeń finansowych w bardziej wyważony sposób, ale obejmuje także potrzeby zamawiającego:

Europa (średnia)NiemcyAustriaBelgiaDania

HiszpaniaFinlandia

FrancjaGrecja

IrlandiaWłochy

LuksemburgNiderlandyPortugalia

Wielka BrytaniaSzwecja

Strona 8 Strona 9

o żądanie odpowiedniej jakości oraz różnorodności posiłkówo zobowiązania odnośnie higieny i bezpieczeństwa żywnościo warunki pracy osób zatrudnionych w firmie cateringowej.

Zamawiający są zainteresowani promowaniem wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, gdyż pozwala to na optymalizację zasobów zainwestowanych w usługi cateringowe.

1.4. PORADNIK

Niniejszy poradnik dokonuje przeglądu całego procesu wyboru firmy cateringowej w kontekście oferty najkorzystniejszej ekonomicznie:

Część 2 szczegółowo określa etapy przed wystosowaniem zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu.

Część 3 opisuje kolejne fazy wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

Ponadto załączniki zawierają praktyczne narzędzia:

- opis różnych typów partnerstwa, możliwych pomiędzy zamawiającyma firmą cateringową

- model stosowany w analizie ofert.

2. ETAPY POPRZEDZAJĄCE WYSTOSOWANIE ZAPROSZENIA DO PRZETARGU

Przed zaproszeniem firm cateringowych do wzięcia udziału w przetargu nabywca musi:

- przedstawić swoje potrzeby i oczekiwania za pomocą specyfikacji- przenieść specyfikacje do formularza odpowiedzi, który oferenci otrzymają do

wypełnienia w trakcie sporządzania swoich ofert- określić kryteria wyboru i wykluczenia dostawców usług oraz ustalić kryteria

wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.- określić procedury punktacji ofert technicznych i finansowych.

2.1 ETAP 1: PRZYGOTOWANIE SPECYFIKACJI

Specyfikacje szczegółowo i obszernie ustalają potrzeby zamawiającego, jego oczekiwania i ograniczenia. Dostarczają oferentom informacji potrzebnych do skonstruowania oferty.Specyfikacje mogą być skonstruowane w poniższy sposób:

(1) Opis usług będących przedmiotem przetargu.(2) Oczekiwania zamawiającego wobec jakości usługi.(3) Pozostałe informacje niezbędne w przypadku przetargu na usługi cateringowe.

2.1.1 OPIS ZAMAWIANYCH USŁUG

2.1.1.1. CELE ZAMAWIAJĄCEGO W ODNIESIENIU DO USŁUG CATERINGOWYCH

Zamawiający musi najpierw zdefiniować swoją politykę cateringową i odpowiednio dostosować organizację procedury przetargowej.

Na przykład w zależności od przypadku zamawiający może chcieć:- Utrzymać swoją politykę cateringową w niezmienionej postaci i przedłużyć ofertę usług, zapewniając identyczne usługi w stosunku do tych świadczonych w czasie odbywania się procedury przetargowej. W takim przypadku wizyty odbywane przez oferentów w siedzibie zamawiającego i w restauracji umożliwią każdej z kandydujących firm pełne zrozumienie wymogów stawianych usługom. W ten sposób zamawiający nie musi w specyfikacjach podawać szczegółowego opisu siedziby i wyposażenia i może skupić się na przedstawieniu oczekiwań odnośnie posiłków, jakie mają być dostarczane użytkownikom.- Lub w istotnym zakresie zmienić istniejący zakres usług. W takim przypadku specyfikacje muszą być bardziej szczegółowe i przedstawiać nowe cele zamawiającego. Umożliwia to oferentom sformułowanie ofert pozostających w zgodzie z przedstawianymi celami. Wizytacja siedziby i restauracji również może okazać się przydatna w określeniu możliwości świadczenia żądanych usług.

Strona 10 Strona 11

2.1.1.2. TYP PARTNERSTWA KONTRAKTOWEGO

Rola firmy cateringowej może przybierać różne formy, od prostego wsparcia technicznego, poprzez dostarczanie gotowych posiłków, aż po pełne zarządzanie restauracją. Dlatego też istnieją różne typy partnerstwa i umowy odpowiadające każdemu rodzajowi współpracy (1).Zamawiający może wybrać taki czy inny typ partnerstwa w zależności od swojej polityki dotyczącej cateringu i stanu usług gastronomicznych w czasie przetargu. (Czy na przykład firma cateringowa zostanie poproszona o inwestowanie w siedzibę i wyposażenie zamawiającego?)

Niezależnie od typu umowy należy dostrzegać różnicę pomiędzy:o kosztami „zmiennymi”: odpowiadającymi nieprzetworzonym produktom spożywczym, których wielkość i ceny różnią się, zależąc bezpośrednio od ilości wydawanych posiłków w restauracji. Koszty te wyceniane są w większości umów w przeliczeniu „na posiłek”.o koszty „stałe”: 80% z nich to koszty pracy i są one fakturowane w zasadzie co miesiąc. Zazwyczaj koszty te nie odpowiadają bezpośrednio ani liniowo obrotom firmy, ale są ponoszone etapami w okresach wysokich i niskich obrotów.

Dlatego też konieczne będzie zapewnienie w umowie systemu fakturowania, dostosowywanego do intensywności użytkowania restauracji. W takim przypadku umowa będzie obejmować:

- bazę obliczoną na podstawie obrotów odnotowanych na przykład przez rok poprzedzający przetarg.

- konkretne klauzule na wypadek zmian (in plus lub in minus) w obrotach restauracji. Klauzule te pozwalają na dostosowanie kosztów stałych fakturowanych co miesiąc, odpowiednio do poziomu obrotów (dla okresów obrotów wysokich i niskich) i przy respektowaniu praw pracowniczych w firmach cateringowych.

2.1.1.3. DEFINIOWANIE TREŚCI USŁUGI

Usługi cateringowe mogą ulegać istotnym zmianom, zależnie od funkcjonowania, ograniczeń i życzeń zamawiającego. Dlatego też zaleca się, aby odpowiednie obowiązki zamawiającego i firmy cateringowej były jasno zdefiniowane (np. czy usługi obejmują konserwację sprzętu?). Podejście to gwarantuje zgodność ofert z oczekiwaniami zamawiającego oraz ich porównywalność.Poniższa lista obejmuje niemal wszystkie obszary, w których należy określić, jakie obowiązki należą do zamawiającego, a jakie do firmy cateringowej. Ten podział obowiązków musi być ujęty w specyfikacjach.

1 Patrz Załącznik 4.1 „Przegląd relacji kontraktowych proponowanych przez firmy cateringowe”

Tabela 1: Podział obowiązków pomiędzy zamawiającego a dostawcę usług

Pomieszczenia restauracyjne Klient Dostawca usług

Konserwacja ciężkiego sprzętu

Zgodność

Codzienne czynności konserwacyjne

Sprzęt BHP/gaśniczy

Wyposażenie kuchni Klient Dostawca usług

Zaopatrzenie

Odnowa

Konserwacja

Naprawy

Zgodność

Sprzęt i oprogramowanie do pobierania opłat Klient Dostawca usług

Sprzęt (serwer i kasy)

Oprogramowanie

Zaopatrzenie

Skomputeryzowane polecenia wypłaty

Konserwacja systemu

Lekki sprzęt Klient Dostawca usług

Zaopatrzenie (sprzęt podstawowy)

Odnowa

Lekki sprzęt kuchenny Klient Dostawca usług

Zaopatrzenie (sprzęt podstawowy)

Odnowa

Koszty zmienne Klient Dostawca usług

Telefon (abonament/połączenia)

Woda

Gaz

Elektryczność

Ogrzewanie, klimatyzacja

Ewentualne umowy o sprzątanie i prace doraźne Klient Dostawca usług

Podłogi

Ściany powyżej 2 m, sufity, okna, sklepienia

Instalacje rurowe

Wyciągi i kanały wentylacyjne

Okapy

Filtry tłuszczu

Recykling zużytego oleju

Deratyzacja i dezynsekcja

Wystrój i oznakowanie

Opróżnianie pojemników z tłuszczem

Usuwanie odpadów

Rośliny

Codzienne sprzątanie Klient Dostawca usług

Stoły i krzesła

Lekkie i ciężkie wyposażenie kuchni

Strona 12 Strona 13

Kuchnia oraz pomieszczenia magazynowe

Podłogi i ściany poniżej 2 m

Podłogi sal konsumpcyjnych

Zaopatrzenie w różne artykuły i produkty Klient Dostawca usług

Materiały biurowe i opłaty pocztowe

Produkty jednorazowego użytku

Produkty do konserwacji

Preparaty do mycia

Sole zmiękczające

Serwetki papierowe

Polecenia wypłaty

Zaopatrzenie w artykuły sanitarne (dla klientów i pracowników)

Wynagrodzenia i koszty socjalne Klient Dostawca usług

Podatek dochodowy od wynagrodzeń

Koszty transportu

Kontrolne badania lekarskie

Zaopatrzenie w odzież roboczą

Różne Klient Dostawca usług

Ubezpieczenie OC

Ubezpieczenie ryzyka dzierżawnego

Kontrola bakteriologiczna

Koszty związane z pojazdami

Koszty różne menu tematycznych

Koszty utrzymania biura

Opłaty bankowe

Opłaty pocztowe

Dokumenty administracyjne

Koszty usług księgowych

Wizyty / przyjęcia

2.1.1.4. OBROTY

Należy przeprowadzić dogłębną analizę ilościową usług, jakie mają być świadczone, aby można było szczegółowo podać w specyfikacjach wiarygodne obroty. Analiza taka powinna obejmować: liczbę codziennych użytkowników, częstotliwość wizyt każdego dnia tygodnia, ilość dni roboczych w ciągu roku, a przede wszystkim roczną ilość serwowanych posiłków w przeliczeniu na typ usług.W przypadku działalności gastronomicznej, na którą składa się usługa oferowania „pojedynczego produktu” o stałej cenie, zamawiający może wskazać ilość posiłków serwowanych przez rok oraz liczbę dni roboczych w ciągu roku. Jednak w przypadku usług gastronomicznych, które mogą się różnić w zależności od typu użytkownika, należy w szczegółach przedstawić obroty dla każdej z usług:

Tabela 2: Obroty według usług

Typy usług Ilość rocznie

Typ użytkownika 1

Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Usługa 4

Usługa 5

Suma częściowa

Typ użytkownika 2

Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Suma częściowa

Typ użytkownika 3

Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Usługa 4

Suma częściowa

Suma

Uwaga: w powyższej tabeli przykłady różnych typów użytkowników mogą obejmować:- uczniów i nauczycieli w sektorze oświaty- pracowników służby zdrowia i pacjentów w sektorze służby zdrowia.Różne typy usług mogą obejmować na przykład równoczesne zaopatrzenie lokalu samoobsługowego, stołówki i restauracji dla personelu kierowniczego, lub różne typy posiłków: śniadania, przekąski, lunche, obiady, dania zimne i gorące itd.

Są to ważne informacje, ponieważ będą wykorzystane przez zamawiających do określenia rozmieszczenia zasobów, zwłaszcza zasobów ludzkich (liczba pracowników i ilość godzin pracy) oraz do obliczenia kosztu usługi.

2.1.1.5. SPRAWY ORGANIZACYJNE

Specyfikacje powinny także obejmować wszelkie kwestie użyteczności czy organizacji, o których zamawiający sądzi, że będą miały wpływ na realizację umowy. Przykłady obejmują: godziny otwarcia sali konsumpcyjnej w skali dnia, tygodnia i roku; projekty prac odbywających się w miejscu świadczenia usług w czasie obowiązywania umowy, które mogą mieć wpływ na realizację usług; kwestie bezpieczeństwa takie jak dostęp do miejsca świadczenia usług, autoryzacja pracowników itd.

Strona 14 Strona 15

2.1.1.6. ASPEKTY TECHNICZNE

Aby zapewnić właściwe dopasowanie usług oraz zasobów technicznych, specyfikacje powinny zawierać dokładny spis ilościowy i jakościowy zasobów technicznych, jakie zamawiający udostępni dostawcy usług w celu świadczenia usług cateringowych, tj.:

- siedziby- obiektów- lekkiego sprzętu.

Informacje te pozwolą oferentom dostosować ich ofertę do dostępnych zasobów technicznych. Gdy zachodzi taka konieczność, zamawiający może poprosić oferentów o wskazanie w ofercie wszelkich rozbieżności pomiędzy udostępnionymi zasobami a zamawianymi usługami, jak również zaproponowanie praktycznych rozwiązań w celu usunięcia powstałych problemów.Sporządzenie spisu technicznego można powierzyć wyspecjalizowanemu konsultantowi, zwłaszcza gdy od ofererentów oczekuje się inwestycji lub konserwacji i/lub naprawy wyposażenia. W takim przypadku zaleca się, aby w specyfikacjach dokonać rozróżnienia pomiędzy sprzętem, który nie został zamortyzowany (może mieć wartość handlową), a sprzętem zamortyzowanym (który nie ma wpływu na przeniesienie czy sprzedaż).Niezależnie od dokładności i profesjonalnego przygotowania spisu technicznego nie wyklucza on korzystnej dla oferentów wizyty w obiektach i zapoznania się ze sprzętem.

Specyfikacje powinny także uwzględniać sposób, w jaki będą udostępniane zasoby techniczne. W zależności od przypadku, odbywa się to:

- nieodpłatnie (np. siedziba i ciężki sprzęt) lub- jest przedmiotem ustaleń finansowych: może się na to składać:o zakup przez firmę cateringową sprzętu o inwestycje, jakie ma poczynić firma cateringowa.

W przypadku zakupów lub nowej inwestycji dokonanej przez firmę cateringową, musi ona w czytelny sposób przedstawić w odpowiedzi:

- tabele amortyzacji różnych typów inwestycji (prace zasadnicze, pracedrugorzędne, wyposażenie, meble, sprzęt komputerowy, lekki sprzęt do pracy, itd.)

- procedury przenoszenia/rozliczeń inwestycji w przypadku wygaśnięcia umowy, niezależnie od przyczyny (odszkodowanie za odstąpienie od umowy itd.).

2.1.2. OCZEKIWANIA WOBEC JAKOŚCI USŁUG

2.1.2.1. USŁUGI ŻYWIENIOWE

W specyfikacji firma lub instytucja powinna wyszczególnić:- charakter zamawianych usług żywieniowych (wybór/różnorodność codziennych dostaw, kla-

syfikację cen, częstotliwość serwowania każdego rodzaju dań itp.)- ogólne wymogi odnośnie jakości (rodzaje zaopatrzenia: np. produkty świeże)- wymagania odnośnie składników odżywczych (np. wykluczenie lub włączenie pewnych pro-

duktów).

2.1.2.2. ORGANIZACJA ZASOBÓW LUDZKICH

Ponieważ usługi cateringowe są działalnością angażującą siłę roboczą w dużym stopniu, to właśnie jakość zarządzania i umiejętności załogi wyznaczonej do realizacji umowy mają znaczenie.

Zamawiający winien upewnić się, że organizacja zasobów ludzkich, przewidywana przez oferentów odpowiada wymaganym usługom i propozycjom zawartym w ofertach. Na przykład oferent, który w swojej ofercie podaje, że będzie preferował dostawy świeżych produktów, nie może równocześnie twierdzić, że możliwa jest praca z małym i niskowykwalifikowanym zespołem kucharzy i ich pomocników.

Ponadto zgodnie z Dyrektywą Rady 2001/23/WE z dnia 12 marca 2001 r. w sprawie zbliżania ustawodawstw państw członkowskich odnoszących się do ochrony praw pracowniczych w przypadku przejęcia przedsiębiorstw, zakładów lub części przedsiębiorstw lub zakładów (Dz.U. L82 z 22.03.2001), przepisy prawne obowiązujące w każdym państwie członkowskim regulują zasady przejęcia istniejącej załogi przez dostawcę usług, który wygrał przetarg. Przepisy te przyczyniają się do ochrony praw pracowników w przypadku zmiany podwykonawcy lub dostawcy usług.

Zamawiający mają więc żywotny interes w zapewnieniu jawności oraz dostarczeniu oferentom dokładnych informacji na temat aktualnego zespołu zatrudnionego w restauracji w czasie trwania procedury przetargowej. Informacje te przyczynią się do zachowania ciągłości zatrudnienia i ochrony praw pracowniczych, jak również powodzenia przyszłego partnerstwa pomiędzy zamawiającym i firmą cateringową.

Tabela 3: Podsumowanie informacji na temat zarządzania zasobami ludzkimi, koniecznymi do przekazania i wymaganymi od oferentówInformacje przeznaczone dla oferentów Informacje wymagane od

oferentówPoziom kwalifikacji, staż pracy i kategoria zawodowa każdego członka aktualnego zespołu.

Dowód na to, że proponowany model załogi koresponduje z oczekiwanymi poziomami codziennych działań i wymaganym poziomem usług (różnorodność codziennego zaopatrzenia, rodzaj dystrybucji itd.).Jeżeli na przykład zamawiający stawia na pierwszym miejscu zaopatrzenie w surowe produkty, wymagać to będzie większej liczby pracowników o wyższych umiejętnościach niż w przypadku dostaw obejmujących produkty wstępnie przetworzone.Doświadczenie zawodowe kierownika lub kierowników oraz pracowników kuchni, proponowane przez oferentów.

Wynagrodzenie. Procedury przejęcia i integracji załogi (gwarancje dane osobom już zatrudnionym, środki wsparcia itd.).

Szkolenia bieżące i plany rozwoju. Plan szkoleń/rozwoju przedstawiony istniejącemu zespołowi (oraz pracownikom rekrutowanym w celu realizacji umowy).

Tworzenie zespołu mającego za zadanie wdrożenie postanowień umowy.

Rozdział załogi potrzebnej do realizacji umowy, zwłaszcza w przypadku umów o różnorodne usługi (na przykład catering oraz sprzątanie przemysłowe), rozróżnianie pomiędzy klasami pracowników, zależnie od umowy zbiorowej obowiązującej w każdym sektorze.

Strona 16 Strona 17

2.1.2.3. ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ

Zamawiający musi poprosić oferentów o przedstawienie zasobów, jakich zamierzają użyć, aby wywiązać się z zobowiązań dotyczących jakości, tj.:

- kontrola zaopatrzenia w produkty żywnościowe, a w szczególności jawność i identyfikacja miejsca pochodzenia żywności

- procesy i metody służące monitorowaniu i ocenie jakości (jakośćżywności, jakość usług, przyjęcie, informacje itd.)

- zgodność z przepisami dotyczącymi higieny i bezpieczeństwa żywności europejskimi (ROZPORZĄDZENIE (WE) nr 852/2004 PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 29 kwietnia 2004 r. w

zakresie higieny środków spożywczych, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 139 z dnia 30 kwietnia 2004 r.) oraz krajowymi: należy poprosić oferentów o udokumentowanie ich zdolności do przestrzegania przepisów w tym obszarze i ich dokładnej znajomości procedur opartych na zasadach HACCP (analiza ryzyka i kontroli w punktach krytycznych), odnoszących się między innymi do:

o siedziby i sprzętu, w tym ich konserwacjio pracowników i szkoleń oraz planu rozwojuo zarządzania odpadamio przetwarzania i dystrybucji produktów żywnościowycho systemu prowadzenia dokumentacji, planu HACCP oraz samodzielnych kontrolio badań epidemiologicznych w przypadku zatrucia żywnościo udostępniania informacji zamawiającemu.

2.1.3. POZOSTAŁE INFORMACJE NIEZBĘDNE W PRZYPADKU PROCEDURY PRZETARGOWEJ NA USŁUGI CATERINGOWE ŚWIADCZONE W OPARCIU O UMOWĘ

2.1.3.1. WYMAGANIA W ZAKRESIE ODPOWIEDZIALNOŚCI SPOŁECZNEJ

Zamawiający powinien określić w specyfikacjach, czy ma specjalne wymagania w zakresie korporacyjnej odpowiedzialności społecznej lub zrównoważonego rozwoju. Mogą one na przykład obejmować zatrudnianie osób pozbawionych przywilejów społecznych lub niepełnosprawnych, równe szanse dla mężczyzn i kobiet, walkę z rasizmem i ksenofobią, ochronę środowiska itd.

2.1.3.2. WYMOGI BEZPIECZEŃSTWA

W zależności od typu umowy i stopnia zaangażowania firmy cateringowej zamawiający musi zdefiniować wymogi bezpieczeństwa dotyczące restauracji i innych pomieszczeń, w których mają być świadczone usługi:

- zapobieganie ryzyku (wprowadzenie planu zapobiegania ryzyku, szkolenie zespołu ds. bezpieczeństwa, przestrzeganie przez zespół planu zapobiegania itd.)

- ochrona pracowników i użytkowników: zarówno ochrona zbiorowa, jak i jednostkowa- procedury postępowania w sytuacjach nagłych.

2.1.3.3. OGRANICZENIA FINANSOWE

Wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie ma na celu wybranie oferty charakteryzującej się najlepszym stosunkiem jakości proponowanych usług do ceny.Aby ocenić stosunek ceny do jakości ujęty w każdej z ofert, informacje dotyczące ceny usług (oferta finansowa) przedstawione przez oferentów muszą być całkowicie przejrzyste, gwarantując porównywalność ofert.Zamawiający musi nalegać, aby oferenci sprecyzowali w swoich ofertach finansowych stawki VAT stosowane w przypadku każdej usługi, a w szczególności tam, gdzie stosuje się kilka stawek VAT.Od oferentów wymaga się bezwzględnego przestrzegania przepisów. Muszą oni wskazać, czy podają ceny brutto czy netto i - obliczając ceny brutto - określić rodzaj podatku i stosowaną stawkę, jak również podstawę wyliczenia.

2.1.3.4. MONITOROWANIE ZOBOWIĄZAŃ WYNIKAJĄCYCH Z UMOWY

Po udzieleniu zamówienia zamawiający wraz ze zwycięskim oferentem ustala system monitorowania i kontroli realizacji zobowiązań każdej ze stron, wynikających z umowy.Specyfikacje powinny zawierać opis planowanego przez kierownictwo systemu monitorowania (lub przynajmniej jego główne cechy: rodzaj i częstotliwość kontroli itd.). Takie monitorowanie powinno koncentrować się na przykład na liczbie osób korzystających z restauracji, konsumpcję głównych pozycji menu, działalność operacyjną, jakość usług, stan pomieszczeń i wyposażenia, zużycie energii i administrację.

PODSUMOWANIE ETAPU 1

Tabela 4: Struktura specyfikacji usług cateringowych

1 - Opis świadczenia usług

A - Cele zamawiającego dotyczące cateringu

B - Typ partnerstwa kontraktowego

C - Definicja usługi

D – Obroty

E - Ograniczenia organizacyjne

F - Aspekty techniczne

2 - Oczekiwania zamawiającego

A - Usługi żywieniowe

B - Organizacja zasobów ludzkich

C - Zarządzanie jakością

3 - Pozostałe informacje niezbędne w przypadku procedury przetargowej

A - Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej

B - Wymogi bezpieczeństwa

C - Ograniczenia finansowe

D - Monitorowanie zobowiązań wynikających z umowy

Strona 18 Strona 19

2.2. ETAP 2: PROJEKT FORMULARZA ODPOWIEDZIZamawiający musi wpisać specyfikacje do formularza odpowiedzi. Aby otrzymać podobne i bezpośrednio porównywalne oferty, zamawiający musi wymagać od wszystkich oferentów korzystania z formularza odpowiedzi. Oferty, których formuła nie pokrywa się z formularzem odpowiedzi, będą odrzucone. Informacja ta musi być w zrozumiały sposób podana w specyfikacjach.

Idealny formularz odpowiedzi ma strukturę identyczną do struktury specyfikacji.

Na formularzu odpowiedzi muszą się znaleźć dwa rodzaje odpowiedzi, udzielone przez oferentów:

• informacje natury technicznej i organizacyjnej, opisujące wszystkie elementy składające się nausługi proponowane przez oferentów („oferta techniczna”);

• informacje natury finansowej, odnoszące się do ceny usług („oferta finansowa”).

2.2.1. OFERTA TECHNICZNA

Poniższe tabele podsumowują rodzaje informacji, jakie mogą być wymagane na formularzu odpowiedzi, a dotyczące głównych obszarów specyfikacji.

Tablica 5: Struktura formularza odpowiedzi dla potrzeb oferty technicznej1. Opis proponowanej usługiA. Cele zamawiającego odnośnie cateringu

Podsumowująca prezentacja ofert oferentów, umożliwiająca ocenę ogólnej zgodności oferty z wymaganiami.

B. Zgoda na proponowane part-nerstwo kontraktowe

Jeżeli proces przetargowy przewiduje projekt umowy, oferenci zostaną poproszeni o wyrażenie swojej zgody na formularzu odpowiedzi. Może to im dać okazję do wyrażenia swoich uwag. Możliwe będzie ocena, czy proponowana umowa odpowiada usługom wymienionym w specyfikacjach.

C. Zgodność z ograniczeniami us-ług nałożonymi przez zamawiającego

Formularz odpowiedzi powinien umożliwiać zamawiającemu sprawdzenie zgodności z ograniczeniami usług i ocenę dostarczonego opisu przydzielenia ról obu stronom.

D. Zakres działalności Stopień szczegółowości w odniesieniu do zakresu działania będzie różnił się zależnie od typu użytkownika końcowego oraz usług, jakie mają być codziennie świadczone.

E. Ograniczenia organizacyjne Formularz odpowiedzi stworzy oferentom okazję do złożenia propozycji orga-nizacyjnych, które mogą przyczynić się do poprawy usług i/lub w optymalny sposób wykorzystać środki finansowe zainwestowane przez zamawiającego w usługi cateringowe. Zamawiający będzie mógł ocenić profesjonalizm każdego z oferentów i wskazać różnice między dwiema proponowanymi ofertami usług.

F. Kontekst techniczny Oferenci będą mieli okazję wpisać do formularza odpowiedzi swoje uwagi doty-czące przydatności dostępnych zasobów technicznych do świadczenia usług (na przykład nabycie prac i/lub sprzętu, jaki uważają za konieczny).Jeżeli zamawiający poprosił w specyfikacjach o restrukturyzację pomieszczeń, formularz odpowiedzi powinien umożliwić:•pomiar jakości i związku proponowanych przez oferentów zmian z obiektami i wyposażeniem;

•kontrolę zgodności z dobrą praktyką i obowiązującymi przepisamidotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa środków spożywczych, zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, bezpieczeństwa użytkowników końcowych, bezpieczeństwa pożarowego...;

•ocenę obszarów, pomieszczeń, zakładów i wyposażenia proponowanego przez oferentów oraz ich zgodność z rodzajem zalecanego zaopatrzenia i/lub zgłaszanego w specyfikacjach (np. oferenci nie mogą twierdzić, że pracują w oparciu o świeże produkty, jeżeli nie ujęli w planie niezbędnych do tego celuobiektów/wyposażenia).

2. Oczekiwania zamawiającegoA. Usługi żywieniowe Oferenci opiszą szczegółowo usługi gastronomiczne, jakie zamierzają

wprowadzić. Zamawiający będzie mógł sprawdzić, czy propozycje te odpowiadają poszukiwanym usługom, jak również istnienie wewnętrznej spójności propozycji na przykład pomiędzy typem planowanego zaopatrzenia a organizacją proponowaną przez oferentów. Restauracja bazująca na dostawach produktów surowych (produkty świeże) wymaga liczniejszego zespołu pracowników niż restauracja zaopatrywana w produkty gotowe.

B. Organizacja zasobów ludzkich Oferenci na formularzach odpowiedzi zobowiążą się do przestrzegania zasad znajdujących się w specyfikacjach i odnoszących się do przejęć/przeniesień załogi. Jeśli zachodzi taka trzeba, mogą zanotować swoje uwagi i/lub wyrazić zastrzeżenia.Oferenci wyjaśnią, w jaki sposób usługi cateringowe będą codziennie zarządzane: struktura administracyjna na poziomie zarządzania operacyjnego odpowiedzialna za realizację umowy oraz profil kierownika res-tauracji.Na koniec oferenci przedstawią strukturę zasobów ludzkich, jaką zamierzają wprowadzić i która stanowi podstawę kalkulacji zarobków ogółem.

C. Zarządzanie jakością Opis planowanych działań związanych z zarządzaniem jakością. Oferenci powinni przedstawić swoją politykę dotyczącą jakości - kolejny element pozwalający odróżnić dostawców usług.

3. Pozostałe informacje odnośnie proponowanych usługA. Odpowiedzialność społeczna Oferenci przedstawią zarys swojej polityki korporacyjnej odpowiedzialności

społecznej, jak również wszelkich związanych z tym działań, jakie podejmą w odpowiedzi na wymagania postawione w specyfikacjach.

B. Bezpieczeństwo Formularz odpowiedzi powinien umożliwiać dokonanie oceny zdolności oferentów do spełnienia wymogów bezpieczeństwa stawianych przez zamawiającego.

C. Monitorowanie zobowiązań wynikających z umowy

Oferenci będą mogli na formularzu odpowiedzi opisać systemy informatyczne, jakie zamierzają wykorzystać do monitorowania ich zobowiązań wynikających z umowy. Mogą znaleźć się wśród nich systemy:• które są stosowane w przypadku wszystkich ich klientów;• które zastosowano w przypadku konkretnych klientów (z podaniem, o jakich klientów chodzi)• i/lub które planowane są w odniesieniu do rozpatrywanej umowy.

2.2.2. OFERTA FINANSOWA

Oferty finansowe są przedstawiane w formie tabelarycznej i prezentują różne koszty elementów składowych proponowanych usług. Tabele te powinny być identyczne dla wszystkich oferentów, aby możliwe było porównanie ofert.

Poniższy model prezentacji ofert finansowych przedstawia po pierwsze koszty operacyjne, a po drugie - inwestycje.

Oferty finansowe prezentowane są wg zakresu działalności wskazanego w specyfikacjach (§ 2.1.1.4). Zamawiający może jednak poprosić o przedstawienie ofert finansowych w odniesieniu do różnych scenariuszy zużycia, na przykład:

- scenariusz minimalnego zużycia,- scenariusz zużycia odpowiadający zakresowi działalności odnotowanemu w czasie

trwania przetargu,- scenariusz maksymalnego zużycia, który może odpowiadać na przykład liczbie

posiłków serwowanych w nowej restauracji po okresie wzrostu liczby użytkowników końcowych.

Strona 20 Strona 21

2.2.2.1. KOSZTY OPERACYJNE

Koszty operacyjne dzielą się na:

- koszty produktów żywnościowych (tabela 6),- koszty pracy (tabela 7),- koszty bieżące (tabela 8),- koszty strukturalne i opłaty za usługi (tabela 9).

Tabela 6: Koszty produktów żywnościowych

Rodzaj usługi Obrót roczny Koszt jednostkowy bez podatku - netto (2)

Budżet roczny bez podatku - netto (2)

Typ końcowego użytkownika 1

Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Usługa 4

Usługa 5

Suma częściowaTyp końcowego użytkownika 2Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Suma częściowaTyp końcowego użytkownika 3Usługa 1

Usługa 2

Usługa 3

Usługa 4

Suma częściowaSuma (netto)Suma (brutto)

(1) dostarczone przez zamawiającego

(2) wskazane przez oferentów

Tabela 7: Podział kosztów pracy

a - Liczba stanowisk proponowana przez oferenta

Stanowisko Liczba stanowisk - ekwiwalent pełnego wymiaru czasu pracy

Przykład: kucharze 1,5

Suma

b - Obliczenie kosztów pracowników

Miesięczne płace brutto

Składki na ubezpieczenie społeczne

Zarobki roczne netto

Zarobki roczne brutto

Koszt netto/posiłekKoszt brutto/posiłek

Tabela 8: Podział kosztów bieżących

Koszt Wartość roczna netto

Środki czyszczące i detergenty

Opakowania jednorazowego użytku

Zaopatrzenie

Materiały biurowe

Telefon

Laboratorium

Działalność/wystrój

Ankiety użytkowników

Podróże służbowe

Podatki od założenia firmy

Ubezpieczenie

Odzież robocza

Konserwacja kas itp.

Pozostałe wydatki, podane poniżej:

Rocznie suma nettoRocznie suma bruttoKoszt posiłku netto

Koszt posiłku brutto

Strona 22 Strona 23

Tabela 9: Koszty związane ze strukturą i wynagrodzeniem

Pozycja Koszt netto Koszt brutto

Koszt szkoleń i utrzymania centrali firmyWynagrodzenie

Suma rocznieKoszt posiłku

Tabela 10: Podsumowanie kosztów

Koszt netto Koszt brutto

Koszty produktów żywnościowych

Koszty pracownicze

Koszty operacyjne

Koszty związane ze strukturą i wynagro-dzeniem dostawcy usług

Koszt rocznyKoszt posiłku

Uwaga: jeżeli zamawiający poprosił oferentów o przedstawienie oferty obejmującej różne poziomy działalności usługowej, wymagany jest odrębny formularz odpowiedzi dla każdego scenariusza.

2.2.2.2. INWESTYCJE

Formularz odpowiedzi powinien umożliwiać pogrupowanie ofert inwestycyjnych wg typu, aby przestawić wpływ finansowy inwestycji na koszt posiłku ponoszonego przez zamawiającego.Poza sumaryczną tabelą, mającą ułatwić porównywanie ofert, oferenci przedstawią w formie załącznika dokładne liczby (określenie konkretnych obszarów, lista sprzętu i mebli...), które umożliwią zamawiającemu dokonanie jakościowej oceny oferty inwestycyjnej.

Tabela 11: Podsumowanie inwestycji

Koszt netto Koszt brutto

Zakłady

Sprzęt

Meble

Ogółem bez opłat

Opłaty różne, nadzwyczajne

Suma ogółem

Wpływ inwestycji na posiłek

Koszt posiłku z uwzględnieniem wpływu inwestycji

2.3. ETAP 3: USTALANIE KRYTERIÓW WYKLUCZENIA, SELEKCJI ORAZ WYBORU.

Po jasnym określeniu potrzeb w specyfikacjach i naszkicowaniu formularza odpowiedzi zamawiający może ustalić kryteria umożliwiające określenie:- typu dostawcy usług, który będzie wykluczony z przetargu (kryteria wykluczenia)- typu dostawcy usług dopuszczonych do prezentacji oferty (kryteria selekcji)- i wreszcie kryteriów, które zamawiający wykorzysta do podjęcia decyzji o tym, który z

oferentów wygra przetarg (kryteria wyboru)

2.3.1. KRYTERIA WYKLUCZENIA

W tym kontekście artykuł 29 Dyrektywy Rady nr 92/50/EWG z dnia 18 czerwca 1992 r. w sprawie koordynacji procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych na usługi (Dziennik Urzędowy L 209 z dnia 24/07/1992) przedstawia wyczerpującą listę kryteriów wykluczenia:

- stan upadłości lub likwidacji dostawcy usług- postępowanie o ogłoszenie upadłości- prawomocny wyrok za przestępstwo związane z działalnością zawodową- poważne wykroczenie zawodowe- niewywiązywanie się z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie

społeczne w krajach, w których dostawca usług prowadzi działalność- niewywiązywanie się z obowiązku odprowadzania podatków- brak przynależności do związku zawodowego, wymaganej przez przepisy krajowe- oszustwo w zakresie informacji (zwłaszcza finansowych), mogących odnosić się

do ilościowych kryteriów selekcji- niewypełnianie zobowiązań dotyczących ochrony pracowników i ich przedstawicieli.

Osoba odpowiedzialna za przetargi publiczne musi mieć pewność, że usługodawcy składający ofertę przetargową przestrzegają postanowień istniejących porozumień w sprawie zatrudnienia, odnoszących się do:

o maksymalnego czasu pracy i minimalnych okresów wypoczynkuo minimalnej długości trwania płatnego urlopu w ciągu rokuo płac minimalnycho warunków związanych z zatrudnianiem pracowników, zwłaszcza przez agencje pracy tymczasowejo zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracyo środków ochrony stosowanych w warunkach zatrudniania kobiet ciężarnych oraz młodych matek, dzieci i młodzieżyo równego traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów dotyczących dyskryminacji.

Aby upewnić się, że oferent spełnia powyższe wymogi, kierownictwo może poprosić o dowód w postaci wypisu z rejestru sądowego lub równorzędnej dokumentacji.Ponadto kryteria wykluczenia stosowane wobec usługodawców powinny obejmować także niezgodność z prawem europejskim i miejscowym w obszarach takich, jak prawo podatkowe, przepisy dotyczące zatrudnienia, porozumienia zbiorowe, aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny, zasady HACCP.

Strona 24 Strona 25

2.3.2. KRYTERIA SELEKCJISą to obiektywne kryteria określające, którzy usługodawcy mogą złożyć ofertę. Każdy zamawiający powinien wybrać własne kryteria selekcji, stosownie do wielkości i złożoności (technicznej, finansowej) umowy oraz powiązanych zagadnień dotyczących siły roboczej.Organizacje FERCO oraz EFFAT zalecają, aby dokonując selekcji zamawiający upewnili się, że wielkość i złożoność umowy odpowiadają możliwościom usługodawcy, zwłaszcza w przypadku koniecznych inwestycji.Kryteria wyboru mogą odnosić się do takich aspektów, jak:A. Położenie geograficzne/wielkość firmyTego typu informacje dają konkretne wskazówki na temat typu firmy: o zasięgu globalnym, euro-pejskim, krajowym, regionalnym lub lokalnymB. Referencje firmy cateringowej w danym sektorzePowinna istnieć możliwość weryfikacji referencji i biorąca się stąd konieczność podania danych kontaktowych związanych z referencjami przedłożonymi przez oferenta. Informacje takie umożliwią zamawiającemu ocenę zdolności firmy cateringowej do spełnienia wymogów w określonym sektorze.C. Struktura kapitału oraz główne wskaźniki wyników finansowychChoć informacje te będą ogólne, pozwolą zorientować się w kwestii stabilności finansowej oferenta. Należy poprosić oferenta o przedstawienie danych finansowych za trzy ostatnie lata finansowe.D. Praktyki dotyczące zarządzania siłą robocząTen punkt odnosi się w szczególności do struktury i natury relacji pomiędzy firmą cateringową a organizacjami reprezentującymi interesy załogi, jak również do stosownego porozumienia zbiorowego.E. Pozostałe kryteria selekcjiJeżeli zamawiający wdrożył inicjatywy dotyczące jakości (certyfikaty ISO lub certyfikaty usług), może postawić takie same wymagania swoim usługodawcom. To samo odnosi się do odpowie-dzialności społecznej i zrównoważonego rozwoju.

2.3.3. KRYTERIA WYBORU OFERTYPo wyselekcjonowaniu oferentów zamawiający winien zanalizować i porównać oferty w celu udzielenia zamówienia. Zgodnie z Dyrektywą Europejską o zamówieniach, kryteriami wyboru mogą być:

PODSUMOWANIE ETAPU 3

Tabela 12: Zasady wykluczania, selekcji i wyboruEtap 1: Kryteria wykluczania

Automatyczne wyłączenie z procedury

przetargowej

Wybór usługodawcyPostępowanie o ogłoszenie upadłościPrawomocny wyrok za przestępstwo związane z działalnością zawodowąPoważne wykroczenie zawodoweNiewywiązywanie się z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne lub innych, zgodnie z prawem obowiązującym w kraju, w którym dostawca usług prowadzi działalnośćNiewywiązywanie się z obowiązku odprowadzania podatkówBrak przynależności do związku zawodowego. Oszustwo w zakresie informacji (zwłaszcza finansowych), mogących odnosić się do ilościowych kryteriów selekcjiNiewywiązywanie się z zobowiązań mających na celu ochronę praw pracowniczych

Etap 2: Kryteria selekcji dostawców usługSelekcja typu firmy

zaproszonej do udziałuw przetargu

A. Położenie geograficzne/wielkość firmyB. Referencje firmy cateringowej w sektorze związanym z przetargiemC. Struktura kapitału oraz główne wskaźniki wyników finansowychD. Polityka firmy cateringowej w zakresie utrzymywania relacji w branży E. Pozostałe kryteria selekcji

Etap 3: Kryteria wyboruWybór usługodawcy Ocena każdej oferty w oparciu o kryteria wyboru i wymogi

przedstawione w specyfikacjach.Udzielenie zamówienia może być dokonane w oparciu o:a - Ofertę uważaną za najkorzystniejszą ekonomicznie na podstawie zalet technicznych, ekonomicznych lub tych związanych z jakością.lubb - Najniższej ceny

„Niezależnie od przepisów prawnych i aktów administracyjnych poszczególnych państw dotyczących opłat za pewne usługi, kryteriami według których zamawiający udziela zamówienia, są:

- gdy następuje wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie — różne kryteria odnoszące się do tego zamówienia: przykładowo jakość, wartość techniczna, estetyka, użyteczność, serwis i usługi posprzedażne, data zrealizowania usługi, okres bądź termin realizacji, cena albo

- wyłącznie najniższa cena

W przypadku zamówień udzielanych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie zamawiający są zobowiązani zamieścić w dokumentacji zamówienia lub w ogłoszeniu wszystkie kryteria, które zamierzają zastosować, w miarę możliwości w kolejności przyznanego im znaczenia.”

Strona 26 Strona 27

2.4. ETAP 4: USTALENIE ZASAD PRZYZNAWANIA PUNKTÓW OFERTOM

Analiza i punktacja ofert prowadzi do efektywnego porównania.

Wymaga to od zamawiających:- ustalenia najistotniejszych czynników wykorzystywanych w podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia;- przydzielenia każdemu kryterium w specyfikacji względnej wagi jako podstawy

przyznawania ofertom punktów;- jasnego określenia sposobu punktacji kryteriów technicznych i finansowych.

2.4.1. OKREŚLENIE GŁÓWNYCH KRYTERIÓW

W celu ustalenia najlepszego stosunku ceny do jakości w złożonych ofertach, zamawiający powinien wykorzystać poniższy wzór do obliczenia ogólnych wyników konkurujących ze sobą ofert:Wynik ogólny = wynik uzyskany przez ofertę techniczną (jakość) + wynik uzyskany przez ofertę finansową (cena)Zamawiający powinien więc, zgodnie ze swoją polityką cateringową, ustalić wagę dwóch głównych grup kryteriów, kryteriów technicznych (jakość) z jednej strony, a finansowych (cena) z drugiej.

Tabela 13 pokazuje różne możliwe scenariusze, w zależności od relatywnej wagi przypisanej kryteriom technicznym i finansowym:

Uwaga: dla ułatwienia analizy zaleca się, aby wykorzystać całkowitą ilość punktów w liczbie 100 jako podstawę punktacji kryteriów.

Tabela 13 : Główne czynniki ważności decydujące o punktacji ofert — przykłady

Przykład wagi nadanej kryteriom technicznym

Przykład wagi nadanej kryteriom finansowym

Poziom ważności przydzielony kryteriom technicznym (jakość) i finansowym (cena)

20 80 Cena jest dużo ważniejsza od jakości, stawianej na drugim miejscu.

40 60 Cena jest ważniejsza niż jakość, ale ta druga wciąż jest istotna

50 50 Jakość i cena są równie ważne

60 40 Jakość jest ważniejsza niż cena, która pomimo to jest istotnym czynnikiem

80 20 Jakość jest zdecydowanie ważniejsza od ceny, stawianej na drugim miejscu

2.4.2. PRZYZNAWANIE PUNKTÓW WG KRYTERIÓW TECHNICZNYCH I FINANSOWYCH

Po ustaleniu głównych czynników ważności zamawiający przydzieli punkty poszczególnym kryteriom, zgodnie z ich względną wagą. Całkowita ilość punktów przydzielonym każdej z dwóch grup kryteriów, finansowym i technicznym, powinna równać się ilości punktów przydzielonych w ćwiczeniu w części 2.4.1.

Po przydzieleniu punktów z ogólnej puli każdemu z kryteriów zamawiający będzie mógł określić wynik uzyskany przez poszczególne oferty, odpowiadający stopniowi spełnienia wymogów określanych przez kryterium. Umożliwi to zamawiającemu porównanie ofert wg poszczególnych kryteriów.

2.4.2.1. PRZYKŁAD PUNKTÓW PRZYZNANYCH W OPARCIU O KRYTERIA TECHNICZNE

Tabela 14 ilustruje, jak mogłyby być przydzielone punkty kryteriom technicznym. W podanym przykładzie zamawiający przyznał 60 punktów kryteriom technicznym (jakości) oraz 40 punktów kryteriom finansowym (cenie). Kryteria jakościowe uzyskały przewagę nad ceną usługi, choć cena pozostała istotnym czynnikiem.

Tabela 14: Przykład przyznawania punktów w oparciu o kryteria techniczne

1 - Kryteria odnośnie elementów składowych usług Liczba punktów przyznanych kryterium

A - Cele zamawiającego 1

B - Ograniczenia świadczenia usług określone w specyfikacji 1

C - Ograniczenia organizacyjne określone w specyfikacji 1

D - Ograniczenia techniczne 1

Suma częściowa za kryteria dotyczące świadczenia usług 4

2 - Kryteria dotyczące oczekiwań zamawiającego w zakresie jakości świadczonych usług Liczba punktów przyznanych kryterium


Wymogi ogólne ze specyfikacji 3

Wymogi odżywcze ze specyfikacji 3

Wymogi dotyczące działań promocyjnych 3

Ogólna atrakcyjność menu 3


Wymogi odnośnie warunków przejęć/przeniesień pracowników 3

Wymogi odnośnie rekrutacji lub przesunięć pracowników 3

Wymogi odnośnie kwalifikacji i szkoleń pracowników 3

Wymogi odnośnie programu szkoleń proponowanego dla już zatrudnionych pracowników

3

Zarządzanie operacyjne realizacją umowy 4

Zarządzanie operacyjne restauracją 3

Codzienna spójność organizacyjna pracy 2


Gwarancja Higieny i Bezpieczeństwa Żywności (zasady HACCP) 2

Kontrola zaopatrzenia 2

Jakość monitorowania usług 3

Zasoby wykorzystywane do monitorowania jakości usług 2

Suma częściowa za kryteria związane z jakością świadczonych usług 42

Strona 28 Strona 29

3 - Pozostałe kryteria ze specyfikacji Liczba punktów przyznanych kryterium

Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej 3

Wymogi bezpieczeństwa 2

Wymagania dotyczące monitorowania zobowiązań wynikających z umowy 2

Oczekiwania odnośnie inwestycji: skala, zrównoważony rozwój, jakość architektoniczna… 2

Zgodność inwestycji z przepisami (zdrowie, bezpieczeństwo pracy, dostępne publicznie placówki, jeśli dotyczy)

2

Zasoby udostępnione przez zamawiającego

Pomieszczenia 1

Obiekty 1

Drobny sprzęt 1

Suma częściowa za pozostałe kryteria 14

RAZEM ZA KRYTERIA TECHNICZNE 60

2.4.2.2. PRZYKŁAD PUNKTÓW PRZYZNANYCH ZA KRYTERIA FINANSOWE

Zamiast przeprowadzać szczegółową analizę każdego kryterium, oferty finansowe należy uszeregować według 3 kryteriów ogólnych:

- suma kosztów operacyjnych, określanych poprzez zsumowanie różnych kosztów przedstawionych szczegółowo przez każdego z oferentów (§ 2.2.2.1)o koszty surowcoweo koszty pracyo koszty operacyjneo …- wpływ finansowy proponowanych inwestycji (gdzie przetarg uwzględnia

wymóg wzięcia na firmę cateringową ciężaru całości lub części inwestycji):- oraz cena proponowana użytkownikowi końcowemu (opłata dzienna w domu opieki,

koszt posiłku w szkole...).

W zależności od prowadzonej przez zamawiającego polityki gastronomicznej waga przyznawana każdemu z tych trzech kryteriów będzie znacznie się różnić.

W przykładzie podanym w Tabeli 15 zamawiający ujął projekt ogólnej modernizacji swoich pomieszczeń gastronomicznych. Ponieważ część kosztu inwestycji odbije się na użytkowniku końcowym w postaci wyższych cen za posiłki, zamawiający podzielił ogólną liczbę 40 punktów przyznanych kryteriom finansowym (według hipotezy roboczej wykorzystanej w § 2.4.2):

2.4.3. USTALANIE PROCEDURY PRZYZNAWANIA PUNKTÓW OFERTOM

2.4.3.1. PROCEDURA PRZYZNAWANIA PUNKTÓW ZA KRYTERIA TECHNICZNE

Obejmuje ona ujednolicony system przyznawania punktów poszczególnym kryteriom, który umożliwia systematyczne porównanie ofert złożonych przez uczestników przetargu.

Dlatego też dla każdego kryterium zaproponowano trzy oceny: „Nie odpowiada wymogom”, „Częściowo odpowiada wymogom” oraz „Odpowiada wymogom”.

Tabela 16: Definicje poziomów zgodności dotyczących przyznawania punktów ofertom technicznym

Ocena Zasady rządzące różnymi poziomami zgodności

Nie odpowiada wymogom Ta ocena wydawana jest w przypadku, gdy informacje przedstawione przez oferenta nie spełniają wymogów określonych przez zamawiającego

Częściowo odpowiada wymogom

W tym przypadku odpowiedź oferenta nie odpowiada w pełni wymogom stawianym przez zamawiającego

Odpowiada wymogom Przedstawione informacje w pełni odpowiadają wymogom stawianym w dokumentacji przetargowej

Każda ocena, wyrażona procentowo, zależy od zamawiającego.

Na przykład:- Nie odpowiada wymogom: uzyskany wynik to 0% punktów przyznanych omawianym kryteriom- Częściowo odpowiada wymogom: ten stopień zgodności odpowiada wynikowi 50%

ogólnej liczby przyznanych punktów- Odpowiada wymogom: ten stopień zgodności odpowiada wynikowi 100%

przyznanych punktów

2.4.3.2. PROCEDURY PRZYZNAWANIA PUNKTÓW OFERTOM FINANSOWYM

System polecany w niniejszym poradniku polega na przyznaniu maksymalnej liczby punktów odnoszących się kryteriów finansowych oferentowi, który składa najtańszą ofertę finansową.

Wszystkie inne oferty będą oceniane względem tej oferty. W tym celu punkty są odliczane według wartości procentowej, o jaką każda oferta wykracza ponad tę najtańszą.

W przypadku hipotezy roboczej (patrz § 2.4.2), 40 punktów przyznano kryteriom finansowym. W podanym przykładzie wzrost ceny o 10% powinien prowadzić do obniżenia ilości punktów o 10% całkowitej puli wynoszącej 40 punktów itd.

Tabela 15: Przykład przyznawania punktów w oparciu o kryteria finansowe

Kryteria Liczba przyznanych punktów

Koszty operacyjne 20

Inwestycje 15

Propozycja oferenta odnośnie ceny, za jaką posiłki sprzedawane są użytkownikom końcowym

5

Suma 40

Tabela 17: Przykład punktów przyznanych ofercie finansowej

Oferent Oferowana cena Różnica w % w stosunku do najniższej oferty

Punkty przyznane ofercie finansowej

A 1 000 000 euro - 40B 1 200 000 euro 20% 32C 1 300 000 euro 30% 28

Strona 30 Strona 31

3. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIEPo sporządzeniu szkicu specyfikacji i formularza odpowiedzi oraz określeniu procedur wyboru/ wykluczenia oferentów zamawiający może teraz przeprowadzić analizę porównawczą, w wyniku której dokona wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

Na tym etapie organizacje EFFAT i FERCO zalecają, aby każdy oferent miał okazję do ustnego przedstawienia swojej oferty. Krok taki, oprócz możliwości złożenia koniecznych wyjaśnień, daje szansę na wzbogacenie procedury przetargowej i lepsze zrozumienie treści oferty pisemnej. Umożliwia to także zamawiającemu spotkanie się z przedstawicielami firmy cateringowej, co jest niezbędne w przypadku rozpatrywania ofert zbliżonych cenowo, pod warunkiem, że jest to sektor usług, w którym obsada etatów ma ogromne znaczenie.Zamieszczony poniżej przykład analizy porównawczej ilustruje metodologię polecaną w niniejszym poradniku (por. § 2.4). Ten czysto teoretyczny przykład obejmuje trzy etapy niezbędne do wybrania oferty najkorzystniejszej ekonomicznie:-Etap 1: analiza porównawcza ofert technicznych;-Etap 2: analiza porównawcza ofert finansowych;-Etap 3: konsolidacja analizy technicznej i finansowej w celu wyboru oferty najkorzystniejszej

ekonomicznie.

3.1. ETAP 1: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT TECHNICZNYCH

Na tym etapie zamawiający ustali stopień zgodności każdego kryterium, według obranego systemu punktacji (patrz § 2.4.2).Uwaga: analizę porównawczą przeprowadza się oczywiście oferta po ofercie, tj. w sposób „pionowy” w poniższych tabelach), jednak druga, „pozioma” analiza umożliwia zaobserwowanie różnic w zakresie jakości, istniejących wśród oferentów.

Podany przykład ilustruje ogólny wynik, różniący się w zależności od stopnia zgodności oferty z wymaganiami jakościowymi stawianymi przez zamawiającego:

- Wynik 34 dla oferenta A,- Wynik 45 dla oferenta B,- Wynik 32 dla oferenta C.

Oferta techniczna oferenta B uzyskała najlepszy wynik 45 punktów na 60 możliwych.

Tabela 18: Przykład analizy porównawczej ofert technicznych w obszarze świadczenia usług

Ofe

rent

C

Uzys

kany

wyni

k

1 0 0 1 1,5

Odpo

wia

da

wym

ogo

m (100

%)

X

Częś

ciow

o odpo

wia

da wym

ogo

X

Nie

odpo

wia

da wym

ogo

m

X X

Ofe

rent

B

Uzys

kan

y wyni

k

1 1 1 1 3

Odpo

wia

da

wym

ogo

m (100

%)

X X

Częś

ciow

o odpo

wia

da wym

ogo

X X

Nie

odpo

wia

da wym

ogo

m

Ofe

rent

A

Uzys

kan

y wyni

k

0 1 1 1 2

Odpo

wia

da

wym

ogo

m (100

%)

X

Częś

ciow

o odpo

wia

da wym

ogo

X X

Nie

odpo

wia

da wym

ogo

mX

Liczb

apr

zyzn

any

ch punk

tów

/kr

yter

ium

1 1 1 1 4

Kryt

eria

A - C

ele

zam

awia

jące

go

B - O

gran

icze

nia

świa

dcze

nia

usłu

g ok

reśl

one

w s

pecy

fikac

ji

C -

Ogr

anic

zeni

a or

gani

zacy

jne

okre

ślon

e w

spe

cyfik

acji

D -

Uw

zglę

dnio

ne o

gran

icze

nia

tech

nicz

ne

Sum

a cz

ęści

owa

za k

ryte

ria

doty

cząc

e św

iadc

zeni

a us

ług

Strona 32 Strona 33

Liczbaprzyznanychpunktów /kryterium

Oferent A Oferent B Oferent C Tabela 19 - Przykład analizy porównaw

czej ofert technicznych w

obszarze jakości św

iadczonych usługKryteria Nie

odpowiadawymogom(0%)

Częściowo odpowiadawymogom(50 %)

Odpowiada wymogom(100%)

Uzyskanywynik

Nieodpowiadawymogom(0%)



Uzyskanywynik


Kryteria Nieodpowiadawymogom(0%)


Wymogi ogólne ze specyfikacji 3 X 2 X 2 X 2

Wymogi odżywcze ze specyfikacji 3 X 3 X 2 X 3

Wymogi dotyczące działań promocyjnych 3 X 3 X 2 X 0

Ogólna atrakcyjność menu 3 X 1,5 X 3 X 2

Suma częściowa za usługi żywieniowe 12 9 7,5 6




obszarze jakości świadczonych usług

Kryteria Nieodpowiadawymogom(0%)



Uzyskanywynik




Uzyskanywynik


Kryteria



Wymogi odnośnie warunków przejęć/przeniesień pracowników

3 X 2 X 2 X 2

Wymogi odnośnie rekrutacji I przesunięć pracowników

3 X 3 X 2 X 2

Wymogi odnośnie kwalifikacji i szkoleń pracowników

3 X 3 X 2 X 2

Wymogi odnośnie programu szkoleń oferowanego już zatrudnionym pracownikom

3 X 2 X 3 X 2

Zarządzanie operacyjne realizacją umowy 4 X 2 X 4 X 2

Zarządzanie operacyjne restauracją 3 X 0 X 3 X 0

Codzienna spójność organizacyjna pracy 2 X 2 X 2 X 2

Zasoby ludzkie ogółem 21 13 16,5 10




obszarze jakości św

iadczonych usługKryteria Nie

odpowiadawymogom(0%)



Uzyskanywynik




Uzyskanywynik


Kryteria




Gwarancja zdrowia i bezpieczeństwa żywności (inicjatywa HACCP)

2 X 2 X 2 X 2

Kontrola zaopatrzenia 2 X 0 X 2 X 1

Jakość monitorowania usług 3 X 3 X 3 X 3

Inne zasoby wykorzystywane do monitorowania jakości usług

2 X 1 X 2 X 0

Suma częściowa za zarządzanie jakością 9 6 9 6

Suma częściowa za jakość usług 42 28 33 22

Oferent A Oferent B Oferent C

Tabela 20 - Przykład analizy porównaw

czej „pozostałych kryteriów” w

ofertach technicznych

Kryteria Liczbaprzyznanychpunktów /kryterium




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik

Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej 3 X 0 X 2 X 2

Wymogi bezpieczeństwa 2 X 1 X 1 X 1

Wymagania dotyczące monitorowania zobowiązań wynikających z umowy

2 X 1 X 2 X 1

Oczekiwania związane z inwestycją:skala, zrównoważony rozwój, jakość architektury...

2 X 1 X 2 X 2

Zgodność inwestycji z przepisami (zdrowie, bezpieczeństwo pracy, dostępne publicznie placówki... jeśli dotyczy

2 X 0 X 1 X 1

Zasoby udostępnione przez oferenta

Pomieszczenia 1 X 0,5 0,5 0,5

Obiekty 1 X 0,0 0,5 0,5

Lekki sprzęt 1 X 0,5 0,5 0,5

Suma częściowa za «pozostałe kryteria» 14 4 9 8

SUMA OGÓLNA ZA KRYTERIA TECHNICZNE 60 Oferent A 34 Oferent B 45 Oferent C 32

3.2. ETAP 2: ANALIZA PORÓWNAWCZA OFERT FINANSOWYCH

Niniejsza analiza porównawcza jest prowadzona w oparciu o system punktacji i przykład podany w § 2.4.3.2.Uwaga: podany przykład odnosi analizę ofert technicznych do całkowitego kosztu usług, w tym wpływu inwestycji.

Tabela 21: Przykład punktów przyznanych ofercie finansowej

Oferent Liczba punktówprzyznanych ofertomfinansowym

Oferowana cena

Różnica w % w stosunku do

najniższej oferty

Punkty przyznane ofercie finansowej

A 40 1 000 000 euro - 40

B 40 1 200 000 euro 20% 32

C 40 1 300 000 euro 30% 28

Oferent A przedstawił najtańszą ofertę finansową, podczas gdy oferta techniczna (jakość) plasuje się pomiędzy ofertami dwóch jego konkurentów.

3.3. ETAP 3: KONSOLIDACJA ANALIZY TECHNICZNEJ I FINANSOWEJ W CELU WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ EKONOMICZNIE

Ostatni etap polega na połączeniu analiz porównawczych kryteriów technicznych oraz analiz kryteriów finansowych w oparciu o ich ogólną wagę (por. § 2.4.1).Na tym etapie zamawiający powinien otrzymać tabelę sumaryczną, podobną do Tabeli 22, pełniącą rolę pomocniczą w procesie decyzyjnym:

Tabela 22: Całościowe podsumowanie analizy ofert technicznych i finansowych


Wynik uzyskany w ramach kryteriów technicznych

34 45 32

Wynik uzyskany w ramach kryteriów finansowych

40 32 28

Wynik ogólny 74 77 60

W powyższym przykładzie ofertę złożoną przez oferenta B cechuje najlepszy stosunek jakości do ceny, co czyni ją ofertą najkorzystniejszą ekonomicznie. Nie stałoby się tak, gdyby kierownictwo ograniczyło analizę wyłącznie do kryteriów finansowych.

Przykład ten jasno pokazuje korzyści płynące z podejścia doceniającego całościową wartość oferty, zarówno pod względem oferowanej ceny, jak i jakości. Innymi słowy, faworyzującego ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie.

Strona 38

ZAŁĄCZNIKI

Strona 39

ZAŁĄCZNIK 1 PRZEGLĄD RELACJI WYNIKAJĄCYCH Z UMOWY PROPONOWANYCH PRZEZ CCC.

Typ umowy Czas trwania

% usług podzleca-nych

Kontekst Główne procedury Podstawa fakturowania

Zarządzanie cateringiem

Długoterminowe, w oparciu o umowy

89% Metoda zarzą-dzania oparta na strategicznym wyborze wg klienta

CCC wytwarza i dystrybuuje posiłki na terenie obiektówudostępnionych przez klienta. CCCpozyskuje produkty spożywcze od swoichdostawców. CCC świadczy usługipoprzez swoich pracowników i/lub pracownikówudostępnionych (lub wysłanych)

Umowa zawierająca cenę

stałąlub

Umowa obejmująca

dodatkowe koszty

Koncesja na świadczenie usług cateringowych (8)

Długoterminowo

Zarządzanie długo-terminowe, zwalniające zamawiającego z wszelkich

kosztów inwestycji powiązanych z budowaniem lub renowacją sprzętu cateringowego

CCC finansuje i podejmujedziałania w celu utworzenia jednostkicateringowej lub wytwarzającej posiłki. CCCzarządza codziennie całościąusług cateringowychi pobiera zapłatę odklientów.

Opłaty za usługi dla

CCC powiązane zzyskami z

działalnościusługowej

Dostarczanie posiłków

Tymcza-sowo lub długoterminowo

8% Wskutek wykonywanych prac kuchnie klienta czasowo wyłączone z eksploatacji lub zamierzony wybór działania

CCC przygotowuje posiłki w jednejze swoich kuchni, po czym dostarcza jedo klienta - brak usług świadczonych na terenieklienta

Cena jednostkowa posiłku

Zaopatrzenie w produkty żywno-ściowe

W zależnościodkontekstu:Tymczasowo

lub długoterminowo

3% Wybór zamierzonylubFaza wstępna

bardziej zaawansowanego procesu podzlecania

CCC dostarcza klientowi surowe produkty, ale nie bierze udziału w procesie przygotowywania posiłków. Klienta nie dotyczą ograniczenia administracyjne powiązane z zakupem żywności; zakup dokonywany przez CCC jestdla niego korzystny.

Koszt dostarczonych

produktów żywnościowych+ opłaty za usługi

w ustalonej wysokości

lubCena jednostkowa

posiłkuWsparcie techniczne

Przejściowo Do odnotowania

CCC zapewnia usługi doradcy technicznego, odpowiedzialnego za• organizowanie usług cateringowych,• przekazywanie wiedzy dotyczącej zagadnień technicznych izarządzania pracownikomfirmy cateringowej klienta.

Cena stałauzgodnionaprzez strony

ZAŁĄCZNIK 2 : RAMY ANALIZY PORÓWNAWCZEJ OFERT1 – Oferta techniczna: Analiza świadczenia usług

Ofer

ent C

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Nie

odpo

wiad

a wym

Nie

odpo

wiad

a wym

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Ofer

ent B

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Nie

odpo

wiad

a wym

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Nie

odpo

wia

da wym

ogo

m

Ofer

ent A

Nie

odpo

wiad

a wym

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om

Nie

odpo

wiad

awy

mog

om(0 %

)

Liczb

apr

zyzn

any

ch punk

tów

/kr

yter

ium

Kryt

eria

A - C

ele

zam

awia

jące

go

B - O

gran

iczen

ia

świa

dcze

nia

usłu

g ok

reślo

new

spec

yfika

cjach

C - O

gran

iczen

ia

orga

niza

cyjn

e ok

reślo

new

spec

yfika

cjach

D - U

wzgl

ędni

one

ogra

nicz

enia

tech

nicz

ne

Sum

a cz

ęści

owa

za

kryt

eria

dot

yczą

ceśw

iadc

zeni

a us

ług

Strona 40 Strona 41


Oferent A Oferent B Oferent C2 - O

ferta techniczna: jakość analizy usług




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik

A - Usługi gastronomiczne

Wymogi ogólne ze specyfikacji

Wymogi odżywcze ze specyfikacji

Wymogi odnośnie działań promocyjnych

Ogólna atrakcyjność menu

Suma częściowa za usługi żywieniowe



2 - Oferta techniczna: jakość analizy usług




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik


Wymogi odnośnie warunków przejęć/przeniesień pracowników

Wymogi odnośnie rekrutacji i przesunięć pracowników

Wymogi odnośnie kwalifikacji i szkoleń pracowników

Wymogi odnośnie programu szkoleń oferowanego już zatrudnionym pracownikom

Zarządzanie operacyjne realizacją umowy

Zarządzanie operacyjne restauracją

Codzienna spójność organizacyjna pracy

Zasoby ludzkie ogółem


Oferent A Oferent B Oferent C 2 - Oferta techniczna: jakość analizy usług




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik


Gwarancja zdrowia i bezpieczeństwa żywności (inicjatywa HACCP)

Kontrola zaopatrzenia

Jakość monitorowania usług

Inne zasoby wykorzystywane do monitorowania jakości usług

Suma częściowa za zarządzanie jakością

Suma częściowa za jakość usług

Kryteria



3 - Oferta techniczna: analiza pozostałych kryteriów




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik




Uzyskanywynik

Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej

Wymogi bezpieczeństwa

Wymagania dotyczące monitorowania zobowiązań wynikających z umowy

Oczekiwania związane z inwestycją:skala, zrównoważony rozwój, jakość architektury...

Zgodność inwestycji z przepisami (zdrowie, bezpieczeństwo pracy, dostępne publicznie placówki... jeśli dotyczy

Zasoby udostępnione przez oferenta

Pomieszczenia

Obiekty

Lekki sprzęt

Suma częściowa za «pozostałe kryteria»

SUMA OGÓLNA ZA KRYTERIA TECHNICZNE Oferent A Oferent B Oferent C

4 – Klasyfikacja ofert finansowych

Oferent Liczba punktówprzyznanych ofertom

finansowym

Oferowana cena Różnica w % w stosunku do najniższej oferty

Klasyfikacja oferty finansowej

euro

euro

euro

euro

Strona 46

Documents

Cały poradnik