Business Administration- Material Curs

8/8/2019 Business Administration- Material Curs

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Business Admis trat ion

T h e r e i s n o s i n g l e d e f i n i t i o n o f B u s i n e s s

A d m i n i s t r a t i o n O u t o f t h e m a n y , w e m a y s e l e c t t h e

f o l l o w i n g : I t s t u d i e s t h e i n f l u e n c e s o n o r g a n i s a t i o n s , h o wt h e y a r e s t r u c t u r e d a n d m a n a g e d a n d h o w t h e y o p e r a t e . I t

i n c l u d e s s t u d y o f t h e n a t u r e a n d r o l e s o f m a n a g e m e n t ,

e s p e c i a l l y t h e k e y t a s k s o f p l a n n i n g , c o n t r o l a n d d e c i s i o n -

m a k i n g a n d o f t h e i m p o r t a n c e o f i n f o r m a t i o n a n d

c o m m u n i c a t i o n s . T h e p r i n c i p l e s o f b u s i n e s s a d m i n i s t r a t i o n

a p p l y t o a l l t y p e s o f o r g a n i s a t i o n s ; P u b l i c o r P r i v a t e S e c t o r ,

P r o f i t o r N o n - P r o f i t s e e k i n g .

I t h a s a w i d e r a n g i n g f i e l d o f s t u d y a n d d r a w s u p o n

r e l e v a n t p r i n c i p l e s a n d t e c h n i q u e s f r o m m a n y s o u r c e s a n d

d i s c i p l i n e s s u c h a s E c o n o m i c s , B e h a v i o u r a l S c i e n c e s ,P o l i t i c s , F i n a n c e , M a n a g e m e n t t h e o r y , M a t h e m a t i c a l a n d

S t a t i s t i c s , T e c h n o l o g y , L a w .

E n o r m o u s c h a n g e h a s b e e n t a k e n p l a c e a n d i s s t i l l

g o i n g o n w i t h i n o r g a n i s a t i o n s , i n t h e E u r o p e a n e c o n o m y

T h e c h a n g e s t a k e m a n y f o r m s b e c a u s e o f t h e i n c r e s e d

c o m p e t i t i o n , n e w p r o d u c t s l a u n c h e d o n t h e m a r k e t s , n e w

t e c h n o l o g i e s , p r i v a t i s a t i o n , c h a n g i n g i n w o r k i n g p a t t e r n s ,

c o n t r a c t i n g o u t s e r v i c e s i n t h e P u b l i c S e c t o r a n d s o o n .

T o d e a l w i t h c h a n g e , o r g a n i s a t i o n s m u s t b e v e r yf l e x i b l e a n d a d a p t i b l e , t h o s e w h i c h w i l l n o t a d a p t

t h e m s e l v e s t o t h e n e w , w i l l n o t s u r v i v e

P e o p l e a r e v e r y i m p o r t a n t i n o r g a n i s a t i o n s . W e l l

m o t i v a t e d p e o p l e w o r k i n g e f f e c t i v e l y a r e t h e k e y t o

o r g a n i s a t i o n s u c c e s s . T h e y r e s p o n d t o i n c r e a s e d

r e s p o n s a b i l i t i e s . T h e c u r r e n t t r e n d s “ e m p o w e r ” p e o p l e ,

p u sh t h e m t o t a k e d e c i s i o n s d o w n t o t h e l o w e s t l e v e l a n d

e n c o u r a g e t e a m w o r k .

T h e g r o w t h i n i n t e r n a t i o n a l t r a d e , b e t t e r

c o m m u n i c a t i o n s , t e c h n o l o g y t r a n s f e r s , t h e a c t i v i t y o f m u l t i n a t i o n a l c o m p a n i e s , t h e E u r o p e a n U n i o n a n d m a n y

o t h e r f a c t o r s s h o w t h a t t h e n a t i o n a l e c o n o m i e s a r e m o r e

c l o s e l y i n t e r - r e l a t e d w i t h t h e w o r l d e c o n o m y .

D e c i s i o n m a k i n g m e a n s c h o o s i n g b e t w e e n a l t e r n a t i v e s .

I t i s a k e y f u n c t i o n o f m a n a g e m e n t . D e c i s i o n m a k i n g t a k e s

p l a c e a t a l l t h e l e v e l s b u t t h e s c o p e a n d t h e i mp o r t a n c e o f



t h e d e c i s i o n s v a r y . I t r e l a t e s t o t h e f u t u r e a n d i s b a s e d o n

i n f o r m a t i o n a b o u t n u m e r o u s f a c t o r s i n c l u d i n g : f i n a n c i a l ,

s o c i a l , p s y c h o l o g i c a l , p o l i t i c a l a n d o t h e r o n e s .

I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y i s w i d e l y u s e d i n a l l t h e

c o m p a n i e s b e c a u s e i t m a k e s t h e w o r k s e a s y a n d p e r m a n e n t l y

o f f e r s t h e w a y t h e o r g a n i s a t i o n s a r e s t r u c t u r e d .

A l l o r g a n i z a t i o n s e x i s t w i t h i n a n e x t e r n a l e n v i r o n m e n t

a n d a r e i n f l u e n c e d b y i t a n d e v e n c a n c a u s e i t s m o d i f i c a t i o n .

A c c o r d i n g t o t h e S y s t e m T h e o r y , o r g a n i z a t i o n s a r e “ o p e n

s y s t e m s ” i . e . t h e y r e c e i v e i n p u t s a n d i n f l u e n c e s f r o m t h e

e n v i r o n m e n t , t r a n s f o r m o r d e a l w i t h t h e s e i n p u t s i n a w a y o r

i n a n o t h e r a n d p a s s o u t s b a c k t o t h e e n v i r o n m e n t .

I n t e r a c t i o n w i t h t h e e n v i r o n m e n t i s v i t a l a n d i s t h e w a y

t h e o r g a n i z a t i o n s a d a p t t h e m s e l v e s t o t h e c h a n g e s a n d

r e s p o n d t o d e m a n d s . T h e a d a p t a t i o n t a k e s m a n y f o r m s ; i tm a y m e a n c h a n g e s i n g o o d s o r s e r v i c e s s u p p l i e d , t h e w a y

t h e y a r e p r o c e s s e d o r t h e w a y t h e o r g a n i z a t i o n i s s t r u c t u r e d .

A n i m p o r t a n t m a n a g e r i a l t a s k , e s p e c i a l l y a t t h e s e n i o r l e v e l s

i s c o n s t a n t l y t o m o n i t o r t h e e n v i r o n m e n t f o r d e v e l o p m e n t

a n d t r e n d s w h i c h w i l l h a v e a n i m p a c t o n t h e o r g a n i z a t i o n .

T h e e n v i r o n m e n t i n t e r a c t s a n d i n f l u e n c e s t h e

o r g a n i z a t i o n i n a n e v e r c h a n g i n g v a r i e t y o f w a y s ;

o p p o r t u n i t y t o g r o w b e c a u s e o f n e w m a r k e t s o r

d e v e l o p m e n t s i n t e c h n o l o g y , t h r e a t s f r o m n e w c o m p e t i t o r s

a n d s u b s t i t u t e p r o d u c t s , d i f f i c u l t i e s c a u s e d b y s u p p l y

p ro b l e m s a n d so o n .

T a k i n g i n t o a c c o u n t t h e l i t e r a r y m e a n i n g o f

e n v i r o n m e n t , o n e m a y t h i n k o f i t a s e v e r y t h i n g e x t e r n a l t o

t h e o r g a n i z a t i o n . T h e r e l e v a n t e n v i r o n m e n t o f t h e

o r g a n i z a t i o n c o m p r i s e s t h o s e e l e m e n t s a n d i n f l u e n c e s w i t h

w h i c h i t h a s s o m e s i g n i f i c a n t c o n n e c t i o n o r r e l a t i o n s h i p .

T h e r e l a t i o n s h i p s a n d c o n n e c t i o n s m a y b e i n d i r e c t a n d

s u b t l e ( t h e i n c r e a s i n g i m p o r t a n c e t o t h e g e n e r a l p u b l i c o f

t h e “ g r e e n ” i s s u e s o r t h e y m a y b e d i r e c t a n d i m m e d i a t e( r e d u c t i o n i n s e l l i n g p r i c e b y a c o m p e t i t o r ) .

T h e i n f l u e n c e s i n t h e s p e c i f i c e n v i r o n m e n t a r e t h o s e

w h i c h a r e c l o s e s t a n d m o s t i m m e d i a t e , t h e r e l a t i o n s h i p o f a n

o r g a n i z a t i o n w i t h i t s c u s t o m e r s w h e r e a s t h e g e n e r a l

e n v i r o n m e n t c o m p r i s e s l e s s d i r e c t f a c t o r s , f o r e x . t h e t y p e

o f e c o n o m y i n w h i c h t h e o r g a n i z a t i o n o p e r a t e s



T h e r e i s a t e n d e n c y f o r t h e l o c a l e n v i r o n m e n t o f t h e

o r g a n i z a t i o n t o b e o f m o r e s p e c i f i c a n d i m m e d i a t e c o n c e r n

b u t n a t i o n a l a n d i n t e rn a t i o n a l f a c t o r s f r e q u e n t l y h a v e a

d i r e c t i m p a c t . F o r e x a m p l e t h e o u t b r e a k o f t h e c i v i l w a r i n

Y u g o s l a v i a h a l t e d t o u r i s m , c a u s i n g t h e c o l l a p s e o f t r a v e l

f i r m s s p e c i a l i z e d i n h o l i d a y s i n t h a t p a r t o f t h e w o r l d .

A s a r u l e , o r g a n i z a t i o n s c a n i n f l u e n c e t h e i r s p e c i f i c

e n v i r o n m e n t m o r e t h a n t h e g e n e r a l e n v i r o n m e n t a n d l o c a l

f a c t o r s m o r e t h a n n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l o n e s . S i z e i s

i m p o r t a n t . L a r g e o r g a n i z a t i o n s , p a r t i c u l a r l y t h o s e c a l l e d

m u l t i - n a t i o n a l s c a n e x e r t i n f l u e n c e o n n a t i o n a l a n d e v e n

i n t e r n a t i o n a l p o l i t i c s a n d e c o n o m i c s .

M u l t i n a t i o n a l s a r e l a r g e c o r p o r a t i o n s w h i c h o p e r a t e i n

a n u m b e r o f c o u n t r i e s a n d a r e c o - o r d i n a t e d b y a g l o b a l

s t r a t e g y ; m a n y a r e A m e r i c a n I B M , G e n e r a l M o t o r s , a . s . o .T h e e l e m e n t s o f t h e g e n e r a l e n v i r o n m e n t m a y b e

d e s c r i b e d , t h e y i n t e r a c t w i t h e a c h o t h e r a n d i n f l u e n c e t h e

o r g a n i z a t i o n , e i t h e r s e p a r a t e l y o r j o i n t l y . T h e e n v i r o n m e n t

i s d i v e r s , c o m p l e x a n d e v e r c h a n g i n g d u e t o p o l i t i c a l , s o c i a l

a n d e c o n o m i c i n f l u e n c e s . I n s u c h c i r c u m s t a n c e s ,

a d a p t a b i l i t y a n d f l e x i b i l i t y a r e v e r y i m p o r t a n t .

T h e e c o n o m i c f r a m e w o r k w i t h i n w h i c h t h e o r g a n i z a t i o n

w o r k s , c a n b e c o n s i d e r e d t o h a v e t w o l e v e l s : 1 . g e n e r a l

e c o n o m i c p r i n c i p l e s w h i c h u n d e r p i n a l l b u s i n e s s a c t i v i t y ; 2 .

t h e o r g a n i z a t i o n o f t h e e c o n o m y i t s e l f .

T h e g e n e r a l e c o n o m i c p r o b l e m i s o f f i n i t e r e s o u r c e s

a n d i n f i n i t e w a n t s . T h e p e o p l e a r e a s s u r e d t o b e r a t i o n a l a n d

u t i l i t y m a x i m i z e s ( u t i l i t y m e a n s t h e s a t i s f a c t i o n p e o p l e g a i n

f r o m g o o d s a n d s e r v i c e s ) . T h e q u a n t i t y d e m a n d o f a g o o d

c h a n g e s i n r e l a t i o n t o i t s p r i c e . T h e r e i s d i m i n i s h i n g

m a r g i n a l u t i l i t y . A s m o r e u n i t s o f c o m m o d i t y a r e c o n s u m e d

i n a p e r i o d t h e u t i l i t y o b t a i n e d f r o m e a c h s u c c e s s i v e u n i t

d e c l i n e s .

T h e p r i n c i p l e o f d i m i n i s h i n g r e t u r n s : w h e r e m o r e a n dm o r e v a r i a b l e f a c t o r s a r e a d d e d t o a f i x e d f a c t o r , o u t p u t a t

f i r s t i n c r e a s e s , t h e n s l o w s d o w n a n d e v e n d e c l i n e s . F o r

e x a m p l e : m o r e l a b o r , m a t e r i a l s a n d m a c h i n e s w e r e

i n t r o d u c e d i n a f a c t o r y . T h e o u t p u t w o u l d i n c r e a s e , i n i t i a l l y ,

b u t i n c re a s i n g i n p u t s w o u l d c a u se o u t p u t t o f a l l .



E c o n o m i e s o f s c a l e i . e . i f a n i t e m i s p r o d u c e d i n l a r g e

n u m b e r s , t h e r e i s l i k e l y t o b e g r e a t e r e f f i c i e n c y a n d l o w e r

c o s t s p e r u n i t . S i z e e n a b l e s b e t t e r e q u i p m e n t t o b e u s e d a n d

m o r e d i v i s i o n o f l a b o r ( i . e . t h e p e o p l e c a r r y o u t a n a r r o w

t a s k , b e c o m e m o r e s p e c i a l i z e d a n d p r o f i c i e n t ) . I n c r e a s i n g

s i z e b r i n g s m a n a g e r i a l , o r g a n i z a t i o n a l a n d c o m m u n i c a t i o n

d i f f i c u l t i e s ; e x c e s s i v e s p e c i a l i z a t i o n h a s p r o b l e m s t o o .

O r g a n i z a t i o n s a r e i n f l u e n c e d b y t h e t y p e o f e c o n o m i c

s y s t e m i n w h i c h t h e y e x i s t ; t h e p l a n n ed eco n o m y w h e r e

a g e n c i e s o f g o v e r n m e n t m a k e a l l t h e k e y e c o n o m i c d e c i s i o n s

( w h a t t y p e a n d q u a n t i t y o f g o o d s w i l l b e p r o d u c e d , w h e r e

t h e g o o d s w i l l b e p r o d u c e d , t h e s e l l i n g p r i c e s , a n d s o o n ) .

I n a f r e e m a r k e t e c o n o m y t h e d e c i s i o n s a r e n o t

c e n t r a l i z e d . M a r k e t f o r c e s , t h e p r o f i t m o t i v e d e t e r m i n e

p r i c e s , p r o d u c t i o n l e v e l s . C o m p e t i t i o n a n d s e l f i n t e r e s tg u i d e t h e t r a n s a c t i o n s b e t w e e n c o n s u m e r s a n d s u p p l i e r s . A

f e a t u r e o f s u c h e c o n o m i e s i s t h e p r i v a t e o w n e r s h i p o f t h e

p ro d u c t i o n me a n s .

T h e m o s t d e v e l o p e d i n d u s t r i a l i z e d c o u n t r i e s h a v e m i x e d

e c o n o m i e s , w h e r e f r e e e n t e r p r i s e i s c o m b i n e d w i t h t h e s t a t e

i n v o l v e m e n t . T h e l a t t e r i n v o l v e m e n t i n c l u d e s p u b l i c

o w n e r s h i p , l e g a l r e g u l a t i o n s , v a r i o u s f o r m s o f p l a n n i n g a n d

d i r e c t i o n , o v e r a l l d e m a n d m a n a g e m e n t a n d d i r e c t

e m p l o y m e n t o f t h e S t a t e . A l l p o l i t i c a l p a r t i e s a c c e p t t h e

n o t i o n o f a m i x e d e c o n o m y , w h i c h s h o u l d c o m b i n e t h e

b e n e f i t s t o b e g a i n e d f r o m m a r k e t f o r c e s , f o r e x . e n t e r p r i s e ,

e f f i c i e n c y , c o m p e t i t i o n , w i t h S t a t e i n t e r v e n t i o n t o c o n t r o l

e x p l o i t a t i o n a n d e x c e s s e s o c c u r r i n g f r o m u n r e g u l a t e d s e l f

i n t e r e s t .

T h e s i z e o f o r g a n i z a t i o n v a r i e s w i d e l y . I n t h e U K , f o r

e x a m p l e , a r e l a t i v e s m a l l n u m b e r o f l a r g e o r g a n i z a t i o n s a r e

r e s p o n s i b l e f o r t h e m o s t o f t h e e c o n o m i c a c t i v i t y . I t i s

p r e s e n t i n s e c t o r s s u c h a s t r a n s p o r t , c h e m i c a l s , r e f i n i n g ,

m a n u f a c t u r i n g . I n o t h e r s e c t o r s s u c h a s r e t a i l i n g , b u i l d i n g ,a g r i c u l t u r e t h e r e i s a t e n d e n c y f o r l a r g e f i r m s t o d o m i n a t e .

A s a c o n s e q u e n c e , t h e a c t i o n s o f t h e l a r g e

o r g a n i z a t i o n s r e g a r d i n g p r i c e , p r o d u c t i o n , e m p l o y m e n t a n d

i n v e s t m e n t h a v e a m a j o r e f f e c t o n t h e e c o n o m y . I t a p p l i e s

p a r t i c u l a r l y t o t h e m u l t i - n a t i o n a l s w h i c h o p e r a t e i n a c e r t a i n

c o u n t r y . R e c o g n i t i o n o f t h i s i m p o r t a n c e i s d e m o n s t r a t e d b y



t h e e f f o r t s o f N a t i o n a l a n d L o c a l G o v e r n m e n t t o a t t r a c t

i n v e s t m e n t b y t h e m u l t i - n a t i o n a l s .

T h e i n f l u e n c e o f t h e s t a t e e x t e n d s i n a l l t h e a s p e c t s o f

t h e e c o n o m y a n d i t s i n v o l v e m e n t w i l l r e m a i n i n s p i t e o f t h e

m a n y p r i v a t i z a t i o n . T h e S t a t e s e e k s t o c r e a t e s e c u r e a n d

s t a b l e c o n d i t i o n s f o r t h e e c o n o m i c g r o w t h w i t h o u t s h a r p

f l u c t u a t i o n s b e t w e e n b o o m a n d r e c e s s i o n . B u t t h i s i d e a i s

d i f f i c u l t t o b e a c h i e v e d a n d t h e r e a r e s t i l l s h a r p d i v i s i o n s

b e t w e e n p o l i t i c a l p a r t i e s a b o u t t h e b e s t w a y s t o b r i n g a b o u t

s u c h c o n d i t i o n s .

H e r e a r e s o m e a r e a s w h e r e t h e g o v e r n m e n t a c t s a s a

R E G U L A T O R

P R O M O T E R

E N T R E P R E N E U R

P L A N N E R

c o n s u m e r p r o t e c t i o n ; r e g u l a t i o n o f w a g e s a n d h o u r o f w o r k ;

c o n t r o l o f m o n o p o l i e s ;

p ro v i s i o n s o f t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n ; p ro v i s i o n o f f i n a n c e ,

g r a n t s a n d s u b s i d i a r i e s ; p r o t e c t i o n o f d o m e s t i c i n d u s t r y

t h r o u g h t a r i f f s a n d q u o t a s ; p r o m o t i o n o f r e s e a r c h ;

p u b l i c s e c t o r e m p l o y m e n t ; p u b l i c c o r p o r a t i o n s ; p u r c h a s e o f

m a t e r i a l s a n d s e r v i c e s ;

f i s c a l p o l i c i e s r e l a t i n g t o i n d i r e c t a n d d i r e c t t a x a t i o n ;

m o n e t a r y p o l i c i e s r e l a t i n g t o m o n e y s u p p l y a n d i n t e r e s t

r a t e s ; r e g i o n a l p l a n n i n g .

T h e t r a d i t i o n a l w a y o f d i v i d i n g t h e e c o n o m y i s i n t o

p u b l i c a n d p r i v a t e s e c t o r s . B u t t h e r e a r e s i t u a t i o n s w h e n t h e

p u b l i c s e c t o r s e l l s g o o d s a n d s e r v i c e s i n t h e m a r k e t p l a c e

s o m e t i m e s i n c o m p e t i t i o n w i t h t h e p r i v a t e s e c t o r . E x a m p l e s

i n c l u d e n a t i o n a l i z e d i n d u s t r i e s s u c h a s B r i t i s h R a i l w a y , t h e

P o s t O f f i c e , B r i t i s h C o a l . T r a d i n g , p r o f i t s a n d c o m p e t i t i o n

a r e e n c o u r a g e d e l s e w h e r e i n t h e p u b l i c s e c t o r .

E u r o p e a n U n i o n s e e n a s a g e n e r a l e n v i r o n m e n tc o m p r i s e s t h e E u r o p e a n c o u n t r i e s w h i c h a c c e p t e d t h e s e t t i n g

u p o f a c u s t o m s u n i o n a n d a c o m m o n m a r k e t . T h e f o r m e r

m e a n s t h a t t a r i f f s b e t w e e n m e m b e r s a r e a b o l i s h e d a n d a l e v y

o f a c o m m o n e x t e r n a l t a r i f f t o t h e r e s t o f t h e w o r l d . T h e

c o m m o n m a r k e t h a s i n v i e w t h e t r e a t m e n t o f t h e

o r g a n i z a t i o n o f t h e e c o n o m i e s o f t h e m e m b e r s t a t e s a s i f



t h e y w e r e o n e c o u n t r y w i t h f r e e m o v e m e n t o f l a b o r , c a p i t a l

a n d e n t e r p r i s e .

T h e e l i m i n a t i o n o f t r a d e r e s t r i c t i o n s t o a c h i e v e t h e

S i n g l e M a r k e t c o v e r s t h e f o l l o w i n g a r e a s :

f r e e m o v e m e n t o f c a p i t a l

h a r m o n i z a t i o n o f n a t i o n a l l a w s o n t r a d e m a r k s a n d p a t e n t s

t o p r o t e c t i n d u s t r i a l p r o p e r t y

E u r o p e a n s t a n d a r d s t o e n s u r e t h e f r e e m a r k e t i n g o f p r o d u c t s

a c r o s s t h e c o m m u n i t y

o p e n i n g u p o f p u b l i c a n d g o v e r n m e n t c o n t r a c t s t o a l l E U

m e m b e r s o n a n e q u a l b a s i s

g r e a t e r a n d m o r e e q u a l c o m p e t i t i o n i n a i r r o u t e s , s h i p p i n g ,

t e l e c o m m u n i c a t i o n , i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y

p r o f e s s i o n a l q u a l i f i c a t i o n s f r o m o n e c o u n t r y w i l l b e

a c c e p t a b l e a c r o s s t h e c o m m u n i t yA m o n g t h e m a n y p r o b l e m s t h a t a r e s t i l l t o b e s o l v e d t o

h a v e a t r u e S i n g l e M a r k e t , a m a j o r o n e i s t h e f i s c a l

h a r m o n i z a t i o n , i . e . d i r e c t a n d i n d i r e c t t a x e s s h o u l d b e

r o u g h l y h a r m o n i z e d . A s i n g l e c u r r e n c y f o r a l l t h e s e

c o u n t r i e s i s a n o t h e r t a r g e t t o b e f u l f i l l e d .

T h e E U i s a L a w m a k i n g b o d y a n d h a s a d i r e c t e f f e c t o n

t h e s o v e r e i g n t y o f t h e m e m b e r s t a t e s . T h e C o u n c i l o f

M i n i s t e r s , c o n s i s t i n g o f m e m b e r s r e p r e s e n t i n g t h e E U

c o u n t r i e s , f r a m e s t h e m a j o r p o l i c i e s a n d d e c i s i o n s o f t h e

c o m m u n i t y a n d i n i t i a t e s a S e c o n d a r y L e g i s l a t i o n . T h i s o n e

c o n s i s t s o f t h r e e e l e m e n t s :

r e g u l a t i o n s . T h e y a p p l y t o t h e p o p u l a t i o n o f t h e c o m m u n i t y .

W h e r e t h e r e i s a c o n f l i c t b e t w e e n a r e g u l a t i o n a n d a

n a t i o n a l l a w , t h e f o r m e r t a k e s p r e c e d e n c e .

d i r e c t i v e s . T h e y a r e i n s t r u c t i o n s t o m e m b e r s t a t e s w h i c h t h e

i n d i v i d u a l s t a t e s m u s t i m p l e m e n t

d e c i s i o n s . T h e s e a r e d i r e c t l y b i n d i n g b u t r e l a t e t o s p e c i f i c

o r g a n i z a t i o n s o r i n d i v i d u a l s , n o t t o t h e p o p u l a t i o n

g e n e r a l l y .

T h e s o c i a l a n d d e m o g r a p h i c i n f l u e n c e s a r e p a r t o f t h e

g e n e r a l e n v i r o n m e n t . T h e a t t i t u d e s , n u m b e r s , s o c i a l

o r g a n i z a t i o n a n d l e v e l e d u c a t i o n o f t h e p o p u l a t i o n a r e k e y

i n f l u e n c e s i n t h e e n v i r o n m e n t . S o m e o f t h e m a j o r

c h a r a c t e r i s t i c s m a y b e t h e s e :



c u l t u r a l i n f l u e n c e s : p a t t e r n s o f c o m m u n i c a t i o n ; i d e o l o g i e s

a n d b e l i e f s s y s t e m s ; p e r s o n a l v a l u e s a n d n o r m s , a t t i t u d e s

d e m o g r a p h i c i n f l u e n c e s : s i z e a n d r a t e o f t h e p o p u l a t i o n

g r o w t h ; b i r t h a n d d e a t h r a t e r s ; a g e a n d s e x d i s c r i m i n a t i o n ;

g e o g r a p h i c d i s t r i b u t i o n ; u r b a n a n d r e g i o n a l c o n c e n t r a t i o n

s o c i a l i n f l u e n c e s : s o c i a l s t r u c t u r e a n d m o b i l i t y ; f a m i l y

p a t t e r n s ; l e v e l o f i n d u s t r i a l i z a t i o n ; c r i m e a n d a l i e n a t i o n ;

e m i g r a t i o n a n d i m m i g r a t i o n

e d u c a t i o n a l a n d t r a i n i n g i n f l u e n c e s : s t r u c t u r e o f t h e

e d u c a t i o n s y s t e m , t e c h n i c a l / v o c a t i o n a l t r a i n i n g ; n u m b e r s i n

f u r t h e r a n d h i g h e r e d u c a t i o n

C u l t u r e i s a r a t h e r c o m p l e x s u b j e c t ; i t m a k e s r e f e r e n c e

t o i d e a s a n d a t t i t u d e s t h r o u g h w h i c h i n d i v i d u a l s p e r c e i v e

a n d i n t e r p r e t t h e w o r l d , t h e v a l u e s , n o r m s a n d b e l i e f s w h i c h

t h e p e o p l e h a v e , t h e c u s t o m s t h e y f o l l o w . T h e s e v a l u e s a n da t t i t u d e s c h a n g e o v e r t i m e . C u l t u r e d i f f e r e n c e s e x i s t

b e t w e e n p e o p l e s a n d e v e n b e t w e e n r e g i o n s o f t h e s a m e

c o u n t r y .

C h a n g e s i n s i z e o f p o p u l a t i o n , i t s a g e s t r u c t u r e a n d i t s

d i s t r i b u t i o n a r e i m p o r t a n t e l e m e n t s i n e n v i r o n m e n t a l c h a n g e

a n d t h e y c a n b e p r e d i c t e d i f o n e k n o w s t h e n u m b e r a l r e a d y

born .

T h e l o c a t i o n a n d m o v e m e n t s o f p o p u l a t i o n a f f e c t t h e

e c o n o m y . I n t h e 1 9 t h a n d t h e 2 0 t h t h e r e w a s a g e n e r a l

m o v e m e n t o f p o p u l a t i o n f r o m t h e c o u n t r y s i d e t o t h e t o w n s .

N o w t h e r e a r e d i f f e r e n t c h a n g e s ; c i t y c e n t e r s a r e d e c a y i n g

a n d b e c o m e l e s s p l e a s a n t t o l i v e i n a n d p e o p l e s t a r t m o v i n g

i n t h e s u b u r b s . T h e r e i s a p o p u l a t i o n d r i f t f r o m a r e g i o n t o

a n o t h e r . A n a l y z i n g t h e s e d a t a , w e c a n d r a w t h e c o n c l u s i o n

t h a t t h e m o v e m e n t o f t h e p o p u l a t i o n a f f e c t s e c o n o m y i n

d i f f e r e n t w a y s : h o u s i n g , t r a n s p o r t n e e d s , t h e p r o v i s i o n o f

s e r v i c e , m a r k e t i n g , l a b o r s u p p l y a n d s o o n .

T h e f a m i l y h a s b e e n t h e m o s t i m p o r t a n t s o c i a l u n i t

t h r o u g h o u t h i s t o r y ; e v e r y t h i n g i s c h a n g e d i n t h e s e d e c a d e s .t h e s t r u c t u r e o f t h e s o c i e t y i s i n f l u e n c e d b y t h e i n c r e a s i n g

n u m b e r o f d i v o r c e s a n d o n e p a r e n t f a m i l i e s ; t h e w o m a n ’ s

r o l e i s c h a n g e d , m o r e a n d m o r e w o m e n w o r k o u t s i d e t h e

h o u s e a n d t h e r e i s a g r e a t e r s o c i a l a n d g e o g r a p h i c a l

m o b i l i t y .



F o r m o s t p e o p l e t h e q u a l i t y o f l i f e h a s b e e n i m p r o v e d

d u r i n g t h e l a t e s t d e c a y s b u t t h e r e a r e s t i l l m a n y c r i m e s , a

w i d e n i n g g a p b e t w e e n t h e p o o r a n d t h e r i c h , t h e e m p l o y e d

a n d u n e m p l o y e d .

E d u c a t i o n i s o f g r e a t i n f l u e n c e i n t h e p r e s e n t d a y

s o c i e t y , b e c a u s e o f t h e k n o w l e d g e a n d q u a l i f i c a t i o n s w e m a y

o r m a y n o t g a i n b u t a l s o b e c a u s e i t h e l p s t o f o r m a t t i t u d e s

a n d s o c i a l v a l u e s .

D e s p i t e t h e t e n d e n c y t o a t t e n d f e e p a y i n g s c h o o l s , t h e r e

a r e s t i l l m a n y w h o a r e s t i l l e d u c a t e d i n t h e s t a t e s e c t o r .

B e y o n d s c h o o l l e v e l s t h e r e a r e p r o b l e m s . T h e r e h a v e b e e n

m a n y a t t e m p t s t o i m p r o v e t h e t r a i n i n g p o s i t i o n .

T h e l a w e x e r t s g e n e r a l i n f l u e n c e o n o r g a n i z a t i o n a n d

f o r m s p a r t o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s s p e c i f i c e n v i r o n m e n t . i t

r e g u l a t e s t h e a c t i v i t i e s o f o r g a n i z a t i o n s b y p r o v i d i n g ak n o w n f r a m e w o r k o f r u l e s w i t h i n w h i c h t h e y o p e r a t e . S o m e

a s p e c t s o f l a w c o n s t r a i n t h e o r g a n i z a t i o n ( c o n s u m e r

l e g i s l a t i o n ) , s o m e d i r e c t t h e o r g a n i z a t i o n ( h e a l t h a n d s a f e t y

r u l e s ) , s o m e p r o t e c t t h e o r g a n i z a t i o n ( p a t e n t a n d t r a d e m a r k

p r o t e c t i o n ) . S o m e p a r t s o f t h e l a w a l l o w a n o r g a n i z a t i o n t o

a c q u i r e a s s e t s a n d s e l l t h e i r p r o d u c t s s a f e l y .

S o m e o f t h e m o r e i m p o r t a n t a r e a s i n w h i c h t h e L a w

a f f e c t s o r g a n i z a t i o n s a r e :

e m p l o y m e n t

e n v i r o n m e n t ( w a s t e d i s p o s a l , p o l l u t i o n , n o i s e )

o p e r a t i o n s ( l e g i s l a t i o n r e l a t i n g t o h e a l t h a n d s a f e t y , p r o d u c t

s a f e t y , t r a n s p o r t r o u t i n g )

m a r k e t i n g

p u b l i c i n t e r e s t ( m e r g e r a n d m o n o p o l i e s , c a r t e l s , p r i c e

f i x i n g )

f i n a n c e ( t a x c o l l e c t i o n , c o r p o r a t i o n t a x p a y m e n t )

o r g a n i z a t i o n ( r i g h t s , o b l i g a t i o n s , r i g h t s a n d d u t i e s o f

d i r e c t o r s , l o c a l g o v e r n m e n t l a w

A l l e c o n o m i c s o f t h e w o r l d a r e i n t e r r e l a t e d s o t h ei n t e r n a t i o n a l i n f l u e n c e s a r e i m p o r t a n t t o a l l o f t h e m ,

e s p e c i a l l y t o t h e s m a l l a n d m e d i u m s i z e d e c o n o m i e s . T h e

m a r k e t s f o r s o m e c o m m o d i t i e s c a n b e c o n s i d e r e d o n a n

i n t e r n a t i o n a l b a s i s – o i l i s s u c h a n e x a m p l e .

A p a r t f o r m i m p o r t a n d e x p o r t p r o b l e m s , i n t e r n a t i o n a l

i n f l u e n c e i s e x e r t e d b y t h e g r o w i n g a c t i v i t y o f t h e m u l t i



n a t i o n a l s ; t h e i r a c t i v i t y c a n p r o d u c e m o r e u n c e r t a i n t y a n d

v o l a t i l i t y i n t h e h o s t c o u n t r y ’ s e c o n o m y a n d a r e d u c t i o n i n

c o n t r o l b y n a t i o n a l g o v e r n m e n t s .

F i n a n c i a l m a r k e t i s a l s o i n f l u e n c e d b y t h e i n t e r n a t i o n a l

f a c t o r s . M o d e r n t e c h n o l o g y a n d w o r l d w i d e c o m m u n i c a t i o n

a l l o w s t h e s t o c k e x c h a n g e t o b e l i n k e d a c r o s s t h e w o r l d a n d

m o n e y e x c h a n g e r a t e s , i n t e r e s t r a t e s , m o n e y s u p p l y a r e

a f f e c t e d b y t h e e v e n t s t h a t t a k e p l a c e i n L o n d o n , T o k y o ,

F r a n k f u r t a n d N e w Y o r k .

C o u r s e 2

Th e Bu s i n es s En v i ro n m en t

s p e c i f i c f e a t u r e sT h e s p e c i f i c e n v i r o n m e n t c o m p r i s e s t h e i n f l u e n c e s w i t h

w h i c h t h e o r g a n i z a t i o n h a s d i r e c t c o n t a c t . T h e i n f l u e n c e s

a r e i m m e d i a t e a n d m a y b e l o c a l . T h e m a j o r e l e m e n t s w h i c h

c o n s t i t u t e t h e o r g a n i z a t i o n ’ s s p e c i f i c e n v i r o n m e n t a r e :

s u p p l i e s a n d m a t e r i a l s ; p e r s o n n e l a n d u n i o n s ; c o m p e t i t i o n ;

t e c h n o l o g y ; f i n a n c e ; c u s t o m e r s a n d m a r k e t i n g . T h e y m a y

i n f l u e n c e t h e o r g a n i z a t i o n j o i n t l y , i n v a r i o u s c o m b i n a t i o n s .

L e t ’ s h a v e a v i e w o v e r t h e m b r i e f l y .

C u s t o m e r s a n d m a r k e t s. A l l o r g a n i z a t i o n s , b o t h t h e

n o n - t r a d i n g o r g a n i z a t i o n s ( s c h o o l s , h o s p i t a l s , l o c a l

g o v e r n m e n t ) a n d t h e t r a d i n g o n e s , m e e t t h e n e e d s o f t h e

c u s t o m e r s . T o s a t i s f y t h e s e n e e d s , t h e y m u s t i d e n t i f y t h e m ;

s o m a r k e t i n g m u s t b e p r a c t i c e d . M a r k e t i n g h a s b e e n d e f i n e d

i n v a r i o u s w a y s , b u t h e r e i s o n e o f i t s d e f i n i t i o n s : ” a

p r o c e s s r e s p o n s i b l e f o r i d e n t i f y i n g , a n t i c i p a t i n g a n d

s a t i s f y i n g c u s t o m e r r e q u i r e m e n t s p r o f i t a b l y ( f o r t r a d i n g

o r g a n i z a t i o n s ) o r e f f e c t i v e l y ( f o r n o n - t r a d i n g

o r g a n i z a t i o n s ) ” . I t m e a n s t h a t t h e w h o l e o r g a n i z a t i o n m u s t

b e s e e n f ro m t h e p o i n t o f v i e w o f t h e c u s t o m e r sA s f a r a s t h e m a r k e t s a r e c o n c e r n e d , t h e y a r e u s e d f o r

t r a d i n g a n d i n f l u e n c e o n p r i c e s , t y p e s o f p r o d u c t s , o u t p u t

v o l u m e s a n d k e y d e c i s i o n s .

A f i r m i n p u r e o r p e r f e c t c o m p e t i t i o n i s a p r i c e t a k e r ; i t

c a n n o t a f f e c t p r i c e b e c a u s e t h i s i s s e t b y t h e m a r k e t . P e r f e c t

c o m p e t i t i o n d o e s n o t e x i s t , b u t m a n y f a c e t s o f i t s t i l l e x i s t



i n m a r k e t s t h a t d e a l w i t h r a w m a t e r i a l s o r a g r i c u l t u r a l

p r o d u c t s . I n s u c h i n d u s t r i e s , t h e r e a r e o f t e n w i d e s w i n g s i n

p r i c e s , p r o d u c t i o n a n d i n c o m e s s o t h a t g o v e r n m e n t s o f t e n

i n t e r v e n e w i t h s u b s i d i e s , q u o t a s a n d o t h e r d e v i c e s t o c r e a t e

a m o r e o r d e r l y m a r k e t .

M o n o p o l i s t i c c o m p e t i t i o n i s s i m i l a r b u t t h e p r o d u c t s

a r e d i f f e r e n t i a t e d ; t h e o r g a n i z a t i o n h a s s o m e c o n t r o l o v e r

p r i c e s , t h e c o mp e t i t i o n t a k e s p l a c e t h ro u g h a d v e r t i s i n g ,

p a c k i n g a n d s e rv i c e a s w e l l a s p r i c e .

O l i g o p o l y i s h a v i n g i n v i e w a f e w s e l l e r s o f c o m m o d i t y

o r s e r v i c e . O l i g o p o l i s t s m a y p r o d u c e v i r t u a l l y i d e n t i c a l

g o o d s o r s e r v i c e s ; t h e r e m a y b e p r o d u c t d i f f e r e n t i a t i o n , v e r y

o f t e n c r e a t e d b y b r a n d a d v e r t i s i n g . T h e r e a r e m a n y s e c t o r s

d o m i n a t e d b y a f e w l a r g e f i r m s f o r e x a m p l e , d e t e r g e n t s a r e

d o m i n a t e d b y P r o c t e r a n d G a m b l e a n d U n i l e v e r ; b a n k i n g i sd o m i n a t e d b y f i v e i m p o r t a n t H i g h S t r e e t B a n k s a n d s o o n .

P r o d u c e r s h a v e c o n t r o l o v e r p r i c e s , t h e r e i s r a r e l y p r i c e

c o m p e t i t i o n b e t w e e n o l i g o p o l i s t s . T h e e x i s t i n g c o m p e t i t i o n

t a k e s t h e f o r m o f i m a g e o r b r a n d a d v e r t i s i n g , p r o d u c t

i m p r o v e m e n t , s e r v i c e i n n o v a t i o n .

M o n o p o l y m e a n s t h a t t h e r e i s o n l y o n e p r o d u c e r o f a

c o m m o d i t y o r s e r v i c e . A l m o s t a l l t h e c o u n t r i e s h a v e a

n u m b e r o f n a t i o n a l i z e d i n d u s t r i e s w h i c h a r e s t a t e

m o n o p o l i e s ; f o r e x a m p l e i n t h e U K , w e h a v e i n v i e w t h e

B r i t i s h R a i l , t h e P o s t O f f i c e , t h e B r i t i s h C o a l . I n t h e s e

c o m p a n i e s , t h e p r o d u c e r s h a v e t h e c o m p l e t e c o n t r o l o v e r

p r i c e s o r o u t p u t a n d h e n c e p ro f i t l e v e l s . T h e y d o n o t

m a x i m i z e t h e p r o f i t s b e c a u s e t h e y d o n o t w a n t t o h a v e

c o m p e t i t o r s a s t h e l a r g e p r o f i t s m a y d r a w t h e l a t t e r e n t e r t h e

m a r k e t a n d f e a r t h a t g o v e r n m e n t m a y i n t e r v e n e a n d c u r t a i l

t h e i r a c t i v i t i e s . T h e r e w h e r e t h e m o n o p o l i e s h a v e b e e n

c r e a t e d b y p r i v a t i z a t i o n a R e g u l a t o r i s a p p o i n t e d t o o v e r s e e

p r i c i n g a n d s e rv i c e .

A l l o r g a n i z a t i o n s e m p l o y p e o p l e s o t h e y h a v e d i r e c tl i n k s w i t h t h e e n v i r o n m e n t . T h e n u m b e r s , a g e s , l e v e l o f

e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g , e x p e r i e n c e a n d a t t i t u d e s o f t h e

a v a i l a b l e p e o p l e f o r e m p l o y m e n t a r e v e r y i m p o r t a n t f o r t h e

o r g a n i z a t i o n s .

T h e g r o w t h i n s i z e o f t h e o r g a n i z a t i o n , t h e c o m p l e x i t i e s

o f m o d e r n e c o n o m i c s b r o u g h t a b o u t t h e d e v e l o p m e n t o f a



n e w f u n c t i o n P e r s o n n e l M a n a g e m e n t . T h e p e r s o n n e l

m a n a g e m e n t i s t h a t p a r t o f m a n a g e m e n t w h i c h d e a l s w i t h

p e o p l e a t w o r k a n d t h e i r r e l a t i o n s h i p . I t i n c l u d e s a c t i v i t i e s

c o n n e c t e d w i t h r e c r u i t m e n t , s e l e c t i o n , t r a i n i n g , p a y

a d m i n i s t r a t i o n , i n d u s t r i a l r e l a t i o n s . T h e l a r g e c o m p a n i e s

h a v e s p e c i a l i s t p e r s o n n e l m a n a g e r s , b u t i n t h e m i d d l e a n d

s m a l l c o m p a n i e s , t h e p e r s o n n e l m a t t e r s a r e d e a l t w i t h b y

m a n a g e r w h o h a v e s o m e o t h e r f u n c t i o n s .

E v e r y o r g a n i z a t i o n n e e d s m o n e y f o r i n v e s t i n g o r

s p e n d i n g . T h e m o n e y s o u r c e s v a r y d e p e n d i n g o n t h e t y p e o f

o r g a n i z a t i o n . C o m m e r c i a l c o m p a n i e s g e t f u n d s f r o m

s h a r e h o l d e r s o r i n v e s t o r s b y m e a n s o f l o a n s . T h e y m a y

r e t a i n p r o f i t s i n s t e a d o f p a y i n g t h e m a s d i v i d e n d s . C h a r i t i e s

g e t t h e f u n d s f r o m d o n a t i o n s a n d t h r o u g h g r a n t s ; l o c a l

c o u n c i l s g e t f u n d s f r o m C o u n c i l T a x e s a n d r a t e p a y e r s p l u sg r a n t s f r o m C e n t r a l G o v e r n m e n t . T h e l e v e l o f e c o n o m i c

a c t i v i t y ( b o o m , r e c e s s i o n ) i n f l u e n c e t h e a m o u n t s p e n t b y t h e

p u b l i c , t h e a mo u n t s a v e d a n d t h e mo n e y sp e n t o n l u x u r i e s ,

f o o d a n d s o o n . T h e v o l a t i l i t y o f f i n a n c e m a r k e t i s l i n k e d

w i t h t h e w o r l d m o n e y m a r k e t s e x i s t i n g i n N e w Y o r k , T o k y o ,

F r a n k f u r t L o n d o n .

C o m m e r c i a l c o m p a n i e s d o n o t h a v e a c c e s s t o

G o v e r n m e n t f u n d s ; t h e i r m o n e y m u s t b e r a i s e d f r o m t h e

m a r k e t s . F u n d s m a y b e r e q u i r e d f o r s h o r t t e r m o r l o n g t e r m

p u r p o s e s ; t h e l e n g t h o f t i m e f o r w h i c h t h e m o n e y i s r e q u i r e d

d e t e r m i n e s t h e s o u r c e t h a t w i l l b e a p p r o a c h e d .

I t m u s t b e e m p h a s i z e d t h a t t h e f u n d s g e n e r a t e d

i n t e r n a l l y w i t h i n t h e c o m p a n y ( r e t a i n e d p r o f i t s ,

d e p r e c i a t i o n ) a r e t h e m o s t i m p o r t a n t s o u r c e o f c o m p a n y

f i n a n c e , a c c o u n t i n g f o r 7 0 % o f a l l t h e a v a i l a b l e f u n d s .

T h e f i n a n c i a l s t r u c t u r e o f m o s t c o m m e r c i a l

o r g a n i z a t i o n s i s c o m p l e x a n d i s d e t e r m i n e d b y t h e i r l e g a l

s t a t u s . E x c e p t t h e s m a l l e s t c o m p a n i e s , m o s t o f t h e m a r e

l i m i t e d l i a b i l i t y c o m p a n i e s . T h i s l i m i t e d l i a b i l i t y e n a b l e ss o m e o n e t o b u y s h a r e s i n a c o m p a n y w i t h o u t b e i n g l i a b l e t o

l o s e m o r e t h a n t h e y h a v e p a i d o r p r o m i s e d t o p a y i n t o t h e

c o m p a n y . A p e r s o n w h o b u y s s h a r e s i n a c o m p a n y b e c o m e s a

p e r t o w n e r o f t h e c o mp a n y a n d h a s t h e r i g h t t o g e t d i v i d e n d s

f r o m t h e c o m p a n y w h i c h r e p r e s e n t a s h a r e o f t h e p r o f i t s .



T h e s h a r e s m a y b e o f t w o t y p e s : o r d i n a r y o r e q u i t y

s h a r e s ( t h e i r h o l d e r s a r e n o t g u a r a n t e e d a n y d i v i d e n d b u t

t h e y c a r r y v o t i n g r i g h t s ) a n d p r e f e r e n c e s h a r e s ( t h e y h a v e a

p r i o r c l a i m i n t h e d i s t r i b u t i o n o f t h e p r o f i t s a n d r e p a y m e n t

o f c a p i t a l . T h e y u s u a l l y h a v e t h e r i g h t t o a s t a t e d p e r c e n t a g e

d i v i d e n d w h i c h m u s t b e p a i d b e f o r e a n y d i v i d e n d s a r e p a i d ) .

T e c h n o l o g y c a n b e d e s c r i b e d a s t h e a p p l i c a t i o n o f

m a c h i n e s , e q u i p m e n t , m e t h o d s a n d s k i l l s t o c r e a t e a n d u s e

m a t e r i a l s , p r o c e s s e s a n d p r o d u c t s . T e c h n o l o g y a l s o r e f e r s t o

t h e w a y t h e s e a r e u s e d a n d t h e t h e o r i e s g o v e r n i n g t h e i r

a p p l i c a t i o n . I t e x e r t s a s t r o n g i n f l u e n c e o n t h e s t r u c t u r e o f

o r g a n i z a t i o n s , t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n d e p a r t m e n t s , t h e

s t y l e o f m a n a g e m e n t a n d t h e w a y t h e w o r k i s o r g a n i z e d .

T h e n e w t e c h n o l o g y m e a n s a p p l i c a t i o n o f m i c r o -

e l e c t r o n i c s t o t e l e c o m m u n i c a t i o n s , m a n u f a c t u r e ,i n f o r m a t i o n , p r o c e s s i n g , a d m i n i s t r a t i o n a n d s o o n . I t i s

f o u n d i n a n e v e r i n c r e a s i n g v a r i e t y o f a p p l i c a t i o n s . A n

i m p o r t a n t i n f l u e n c e o f t e c h n o l o g y i s o n t h e n u m b e r a n d

t y p e s o f j o b s ; i t b r i n g s a b o u t s o m e l o s s e s o f j o b s m a i n l y t h e

l o w e r s k i l l o n e s . I n t h e s e r v i c e s e c t o r t h e r e v e r s e h a s

h a p p e n e d , e m p l o y m e n t h a s i n c r e a s e d .

I n g e n e r a l , i t h a s b e e n p r o v e d t h a t t h e i n t r o d u c t i o n o f

t e c h n o l o g y h a s i m p r o v e d t h e q u a l i t y o f j o b s a l t h o u g h

d e s k i l l i n g h a s t a k e n p l a c e f o r a m i n o r i t y o f w o r k e r s

p a r t i c u l a r l y i n m a n u f a c t u r i n g . T h e e f f e c t i s t h a t t h a t t h e

d e m a n d f o r u n s k i l l e d w o r k e r s h a s r e d u c e d w h i l s t t h a t f o r

s k i l l e d l a b o r h a s r i s e n .

A m a j o r i n t e r a c t i o n w i t h t h e e n v i r o n m e n t c o n c e r n s t h e

v a r i o u s m a t e r i a l s a n d s e r v i c e s a n o r g a n i z a t i o n b u y s f r o m i t s

s u p p l i e r s . B o u g h t i n s e r v i c e s a n d m a t e r i a l s c o n s t i t u t e a

l a r g e p r o p o r t i o n o f c o s t s , e s p e c i a l l y f o r t h e o r g a n i z a t i o n s

s u c h a s m a n u f a c t u r i n g c o m p a n i e s , r e t a i l e r s , w h o l e s a l e r s a n d

s o o n . T h e p u r c h a s i n g f u n c t i o n i s a n i m p o r t a n t o n e i n a l l t h e

o r g a n i z a t i o n s . I t i s p a r t i c u l a r l y d e v e l o p e d i n m a n u f a c t u r i n gw h e r e i t h a s d e v e l o p e d i n t o s o c a l l e d m a t e r i a l m a n a g e m e n t .

I t i s a n a p p r o a c h w h i c h t a k e s i n t o a c c o u n t a l l a s p e c t s o f

p l a n n i n g , c o n t ro l , p u rc h a se , s t o r a g e a n d u sa g e .

T h e a v a i l a b i l i t y a n d p r i c e o f s o m e c o m m o d i t i e s c a n

f l u c t u a t e d u e t o b o t h n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l f a c t o r s . T h e

1 9 9 0 G u l f C r i s i s u p s e t t h e w o r l d o i l m a r k e t , f l u c t u a t i o n i n



t h e B r a z i l i a n c o f f e e h a r v e s t a f f e c t s t h e w o r l d p r i c e o f c o f f e e

a n d s o o n . O r g a n i z a t i o n s t h a t a r e d e p e n d e n t o n

u n i n t e r r u p t e d f l o w s o f m a t e r i a l s s e e k t o m i n i m i z e t h e

p r o b l e m s u s i n g a l a r g e v a r i e t y o f m e t h o d s s u c h a s f o r w a r d

p u r c h a s i n g o f m a t e r i a l s , s t o c k p i l i n g , s p e c i a l a r r a n g e m e n t s

w i t h s u p p l i e r s o r m a n u f a c t u r e r s .

B y v i r t u e o f t h e i r p u r c h a s i n g p o w e r s o m e o r g a n i z a t i o n s

h a v e c o n s i d e r a b l e i n f l u e n c e o v e r t h e i r s u p p l i e r s a n d c a n

d e m a n d s p e c i a l d i s c o u n t s o r p r e f e r e n t i a l t r e a t m e n t o v e r

s u p p l i e s . T h e J a p a n e s e h a v e g r e a t l y i n f l u e n c e d m o d e r n

a p p r o a c h e s t o s u p p l y i n g o p e r a t i o n s . T h e i r a p p r o a c h c a n b e

p re se n t e d i n t h e fo l l o w i n g w a y :

s t a n d a r d i z e p a r t s a n d m a t e r i a l s , w h e r e v e r p o s s i b l e

d e v e l o p l o n g t e r m r e l a t i o n s h i p s w i t h f e w e r s u p p l i e r s

k e e p s t o c k l e v e l s a s l o w a s p o s s i b l ei n t e g r a t e d e l i v e r i e s w i t h p r o d u c t i o n r e q u i r e m e n t s

M a n y w e s t e r n m a n u f a c t u r i n g o r g a n i z a t i o n s h a v e a d o p t e d

t h e s e p r i n c i p l e s s u c c e s s f u l l y .

I n m a r k e t e c o n o m i e s w h e r e c h o i c e i s p o s s i b l e , a l l

o r g a n i z a t i o n s f a c e s o m e f o r m o f c o m p e t i t i o n , t h e t y p e t h e

m a n u f a c t u r e r s c o m p e t e a g a i n s t o n e a n o t h e r t o s e l l t h e i r

p r o d u c t s . C o m m e r c i a l c o m p e t i t i o n t e n d s t o i n c r e a s e w h e n i t

i s r e l a t i v e l y e a s y t o e n t e r t h e s a m e p r o d u c t m a r k e t . F o r

e x a m p l e i n t h e t o w n s m a n y w i n e b a r s , r e s t a u r a n t s a n d s h o p s

a p p e a r c r e a t i n g i n c r e a s e d c o m p e t i t i o n f o r t h e a l r e a d y

e x i s t i n g b u s i n e s s . T h e t h r e a t p o s e d b y t h e p o t e n t i a l e n t r a n t s

i s r e d u c e d i f t h e r e a r e b a r r i e r s t o e n t r y . T h e y m a y b e

f i n a n c i a l , b r a n d l o y a l t y , p a t e n t r i g h t s a n d s o o n .

O r g a n i z a t i o n s t r y t o m i n i m i z e t h e a d v e r s e e f f e c t s o f

c o m p e t i t i o n e v e n t h o u g h t h e i r e f f o r t s a r e n o t i n t h e i n t e r e s t s

o f t h e c o n s u m e r s .

C o u r s e 3

T h e S t r u c t u r e o f t h e O r g a n i z a t i o n

O r g a n i z a t i o n s a r e m o r e t h a n g r o u p s o f p e o p l e ; t h e y

h a v e t h e i r o w n o b j e c t i v e s , f o r m a l p a t t e r n s o f r e l a t i o n s h i p s



( i . e . s t r u c t u r e ) , p r a c t i c e d i v i s i o n o f l a b o r ( w h o d o e s w h a t ? ) ,

s p e c i f y f o r m a l s o u r c e s o f a u t h o r i t y ( w h o m a k e s d e c i s i o n s ? )

T h e s e a r e t h e k e y e l e m e n t s o f t h e o r g a n i z a t i o n s a n d t h e

w a y t h e y a r e d e a l t w i t h d e t e r m i n e s t h e n a t u r e o f t h e

o r g a n i z a t i o n , w h a t d e p a r t m e n t s a n d f u n c t i o n s i t c o n t a i n s ,

t h e f o r m s o f r e l a t i o n s h i p s a n d c o m m u n i c a t i o n p r a c t i c e d , t h e

l e v e l s o f m a n a g e m e n t , t h e a m o u n t o f c e n t r a l i z a t i o n /

d e c e n t r a l i z a t i o n a n d s o o n . A n o r g a n i z a t i o n e x i s t s i f i t h a s

s o m e f o r m o f s t r u c t u r e o r f o r m a l i t y . W i t h i n t h e f o r m a l

o r g a n i z a t i o n , a n i n f o r m a l o r g a n i z a t i o n e x i s t s .

T h e f o r m a l o r g a n i z a t i o n h a s i n v i e w t h e p a t t e r n o f

r e l a t i o n s h i p a n d t a s k s d e f i n e d b y o f f i c i a l r u l e s , p o l i c i e s a n d

s y s t e m s . I t i s d e s i g n e d t o a c h i e v e t h e o b j e c t i v e s i n a

r a t i o n a l a n d e f f i c i e n t w a y . T h e r e a r e d i a g r a m s w h i c h h o w

t h e o f f i c i a l r e l a t i o n s h i p s , l e v e l s o f m a n a g e m e n t a n d s o o nw h i c h f o r m t h e f o r m a l o r g a n i z a t i o n .

T h e w a y t h e o r g a n i z a t i o n w o r k s i s a f f e c t e d b y t h e

o f f i c i a l p r o c e d u r e s a n d r e l a t i o n s h i p s , b y t h e b e h a v i o r o f t h e

p e o p l e w h o w o rk i n i t . Pe o p l e fo rm sma l l g ro u p s a n d so c i a l

r e l a t i o n s h i p s , d e v e l o p n o n - s t a n d a r d , i n f o r m a l w a y s o f

g e t t i n g t h i n g s d o n e .

T h i s i s k n o w n a s t h e i n f o r m a l o r u no f f i c i a l

o r g a n i z a t i o n a n d e x i s t s w i t h i n e a c h o r g a n i z a t i o n . T h e s o c i a l

g r o u p s d e v e l o p b e h a v i o r a l p a t t e r n s , b e l i e f s a n d o b j e c t i v e s

w h i c h a r e d i f f e r e n t a n d e v e n o p p o s e d t o t h e r e q u i r e m e n t s o f

t h e f o r m a l o r g a n i z a t i o n s .

T h e i n f o r m a l o r g a n i z a t i o n e x i s t s b e c a u s e

f o r m a l r e l a t i o n s h i p s a r e c o n s i d e r e d t o o i m p e r s o n a l

i t f u l f i l s h u m a n n e e d s f o r f r i e n d s h i p a n d b e l o n g i n g

t h e s e c u r i t y o f t h e g r o u p p r o v i d e s p s y c h o l o g i c a l s u p p o r t f o r

t h e i n d i v i d u a l

i t p r o v i d e s a p o w e r b a s e f o r t h o s e d i s s a t i s f i e d w i t h t h e i r

o f f i c i a l i n f l u e n c e

t h e f o r m a l o r g a n i z a t i o n i s n o t c o n s i d e r e d e f f i c i e n t o r f l e x i b l e e n o u g h

T h e t w o t y p e s o f o r g a n i z a t i o n e x i s t s i d e b y s i d e i n

e v e r y o r g a n i z a t i o n . T h e m a n a g e m e n t m u s t h a r n e s s t h e

b e n e f i c i a l a s p e c t s o f i n f o r m a l o r g a n i z a t i o n s a n d e n s u r e t h e

m e e t i n g o f t h e e m p l o y e e s ’ n e e d s .



T h e d i v i s i o n o f t h e l a b o r w i t h i n a n o r g a n i z a t i o n

r e q u i r e s s p e c i a l i z a t i o n . I t m e a n s t h a t t h e v a r i o u s t a s k s a n d

a c t i v i t i e s n e e d e d t o m e e t t h e o b j e c t i v e s o f t h e o r g a n i z a t i o n

s h o u l d b e s u i t a b l y g r o u p e d a n d d i v i d e d u p . t h e t a s k s a n d

a c t i v i t i e s a r e g r o u p e d i n t o d e p a r t m e n t s . B y s p e c i a l i z i n g , t h e

p e o p l e a r e a b l e t o c o n c e n t r a t e o n o n e t a s k o r g ro u p o f

r e l a t e d t a s k s a n d d e v e l o p p r o f i c i e n c y , k n o w l e d g e a n d

e x p e r t i s e . T h e m o r e d e v e l o p e d a n o r g a n i z a t i o n i s t h e

m o r e s p e c i a l i z a t i o n a n d d e p a r t a m e n t a t i o n i s n e e d e d . T h e

t a s k s a r e l i n k e d o n t h e b a s i s o f c o m m o n f u n c t i o n s , f o r

e x a m p l e , P r o d u c t i o n , F i n a n c e , P e r s o n n e l a n d s o o n . H e r e i s

a s c h e m e t h a t s h o w s t h e l i n k s :

M a n a g i n g D i r e c t o r

m a r k e t i n g p u r c h a s i n g r e s e a r c h f i n a n c e p e r s o n n e l p r o d u c t i o n

& s a l e s & d e v . & a c c o u n t i n gT h e a c t i v i t i e s o f m a n y o r g a n i z a t i o n s a r e a c r o s s t h e

c o u n t r y a n d n o t c o n c e n t r a t e d i n o n e s i n g l e p l a c e . U n d e r t h e s e

c i r c u m s t a n c e s , t h e o r g a n i z a t i o n i s d i v i d e d u p o n r e g i o n a l

b a s i s a n d l o c a l m a n a g e m e n t g i v e n r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e

a c t i v i t i e s o f t h e b r a n c h , a r e a o r r e g i o n a s t h e c a s e m a y b e .

A n o t h e r c o m m o n l y e n c o u n t e r e d f o r m o f s p e c i a l i z a t i o n i s

b y c a t e g o r y o f p r o d u c t o r s e r v i c e . T h i s i s e n c o u n t e r e d i n l a r g e

o r g a n i z a t i o n s ( i n p r i v a t e a n d p u b l i c s e c t o r s ) w h i c h h a v e a w i d e

r a n g e o f s e r v i c e s a n d p r o d u c t s .

O r g a n i z a t i o n s c h o o s e s t r u c t u r e s w h i c h a r e t h o u g h t t o b e

t h e m o s t e f f i c i e n t f o r t h e i r p a r t i c u l a r c i r c u m s t a n c e s a n d

o p e r a t i n g c o n d i t i o n s . T h e y o f t e n u s e a m i x t u r e o f t y p e s i n t h e

a t t e m p t t o c o m b i n e t h e b e s t f e a t u r e s o f f u n c t i o n a l , p r o d u c t

a n d g e o g r a p h i c a l s p e c i a l i z a t i o n . I t i s n o t s u f f i c i e n t t o

c o n s i d e r t h e r e a s o n i n g b e h i n d t h e d e p a r t m e n t s b y t h e n u m b e r s

o f d e p a r t m e n t a n d t h e c o n s e q u e n t l e v e l s o f m a n a g e m e n t . A

m a j o r i n f l u e n c e o n t h i s i s t h e s p a n c o n t r o l .

T h e s p a n c o n t r o l i s t h e n u m b e r o f s u b o r d i n a t e s o v e r w h i c h

a s u p e r v i s o r h a s d i r e c t c o n t r o l . C l a s s i c a l t h e o r i e s t e n d t oi n d i c a t e a n a r r o w s p a n o f c o n t r o l ; p r a c t i c e v a r i e s g r e a t l y w i t h

o r g a n i z a t i o n s u s i n g s p a n s r a n g i n g f r o m o n e t o f i f t y o r e v e n

m o r e . L a r g e r s p a n s a r e i n t h e a r e a w h e r e w o r k i s r o u t i n e ,

w h e r e s m a l l e r f o r m s o f c o n t r o l a r e c o m m o n w i t h t e c h n i c a l ,

p ro fe s s i o n a l a n d ma n a g e r i a l g ro u p s .



T h e n u m b e r o f s u b o r d i n a t e s c a n n o t b e d e t e r m i n e d i n

a d v a n c e ; i t w i l l d e p e n d o n a l a r g e v a r i e t y o f f a c t o r s s u c h a s :

c o m p l e x i t y o f w o r k ( t h e m o r e c o m p l e x t h e w o r k i s , t h e

n a r r o w e r t h e s p a n i s )

d e g r e e o f e n v i r o n m e n t a l c h a n g e ( f a s t r a t e s o f c h a n g e r e q u i r e

n a r r o w s p a n s t o i n c r e a s e a d a p t a b i l i t y )

a b i l i t y t o s u b o r d i n a t e ( t h e m o r e a n d b e t t e r t h e p e o p l e a r e

t r a i n e d , t h e l e s s s u p e r v i s i o n t h e y r e q u i r e )

r i s k n e s s / d a n g e r a s s o c i a t e d w i t h w o r k ( i f m i s t a k e s a r e c o s t l y

o r t h e r e p h y s i c a l h a z a r d s , n a r r o w e r s p a n s a r e r e q u i r e )

m a n a g e r ’ s a b i l i t y ( g o o d o r g a n i z e r s a n d c o m m u n i c a t o r s w i l l b e

a b l e t o d e a l w i t h m a n y p e r s o n s ) .

T h e s p a n s o f c o n t r o l v a r y f r o m h i g h e r l e v e l s t o l o w e r

o n e s . S o d o t h e n u m b e r o f l e v e l s o f m a n a g e m e n t o r a u t h o r i t y

a n d a r e d e p e n d e n t o n a v a r i e t y o f f a c t o r s . T h e n u m b e r o f l e v e l s d e t e r m i n e s t h e c o n f i g u r a t i o n o r s h a p e o f t h e

o r g a n i z a t i o n .

A n o r g a n i z a t i o n m a y c o n t a i n m a n y l e v e l s o f a u t h o r i t y o r

m a n a g e m e n t ; i t i s t h e n u m b e r o f l e v e l s b e t w e e n t h e w o r k e r s

a n d t o p m a n a g e m e n t w h i c h d e t e r m i n e s t h e c o n f i g u r a t i o n

/ s h a p e o f t h e o r g a n i z a t i o n . P a r t o f t h e f a c t o r s t h a t i n f l u e n c e

t h e n u m b e r o f l e v e l s i n a n o r g a n i z a t i o n a r e :

s i z e o f o r g a n i z a t i o n

c o m p l e x i t y a n d n a t u r e o f o p e r a t i o n

p ro d u c t i o n me t h o d s

t e c h n o l o g y

m a n a g e m e n t s t y l e ; a t t i t u d e t o a u t h o r i t y

a m o u n t o f d e l e g a t i o n p r a c t i c e d

s p a n s o f c o n t r o l

a b i l i t y o f m a n a g e m e n t a n d p e r s o n n e l

H e r e w e h a v e a n e x a m p l e o f a n o r g a n i z a t i o n , f o u r l e v e l s , s o

s p e c i f i c t o m a n y s m a l l a n d m e d i u m s i z e d o r g a n i z a t i o n s :

l e v e l 1 t o p m a n a g e m e n t

l e v e l 2 d e p a r t m e n t a l / f u n c t i o n a l m a n a g e r sl e v e l 3 s e c t i o n h e a d s / s u p e r v i s o r s

l e v e l 4 c l e r k s / o p e r a t i v e s / g e n e r a l p e r s o n n e l

T h e r e i s a t e n d e n c y t o i n c r e a s e t h e n u m b e r o f l e v e l s

w i t h t h e i n c r e a s i n g i n s i z e o f t h e o r g a n i z a t i o n , b u t i t i s r a r e t o

f i n d m o r e t h a n 8 o r 1 0 l e v e l s o f a u t h o r i t y e v e n i n v e r y l a r g e

o r g a n i z a t i o n s .



T w o o t h e r i n f l u e n c e s o n o r g a n i z a t i o n s t r u c t u r e a r e

c e n t r a l i z a t i o n a n d d e c e n t r a l i z a t i o n . T h e l a t t e r r e f e r s t o t h e

d i s p e r s a l o f a u t h o r i t y t o t h e p a r t s o f t h e o r g a n i z a t i o n , d o e s

n o t d e s c r i b e p h y s i c a l l o c a t i o n s . T h e a u t h o r i t y t o t a k e

d e c i s i o n s i s s p r e a d t h r o u g h o u t t h e v a r i o u s l e v e l s ; o p p o s e d t o

i t i s t h e c e n t r a l i z e d o r g a n i z a t i o n w h e r e t h e t o p m a n a g e m e n t i s

t h e d e c i s i o n t a k e r .

B e c a u s e o f t h e i r n a t u r e , c e r t a i n f u n c t i o n s a r e m o r e

e a s i l y d e c e n t r a l i z e d t h a n t h e o t h e r s . P r o d u c t i o n , M a r k e t i n g

a r e o f t h i s t y p e , w h i l e F i n a n c e a n d R e s e a r c h f u n c t i o n b e t t e r i n

c e n t r a l i z e d m a n n e r . A c c o r d i n g t o t h e s p e c i a l i s t s t h e r e a r e

t h r e e m a i n g r o u p o f d e c i s i o n s t h a t a r e t o b e r e s e r v e d f o r t o p

m a n a g e m e n t , n a m e l y :

d e c i s i o n s a b o u t w h a t t e c h n o l o g y , m a r k e t s a n d p r o d u c t s t o g o

i n t o ; w h a t b u s i n e s s t o s t a r t o r a b a n d o nd e c i s i o n s o n c o r p o r a t e f i n a n c e

d e c i s i o n s o n c o r p o r a t e p e r s o n n e l p o l i c y a n d o n k e y

a p p o i n t m e n t s

I f t h e s e t y p e s o f d e c i s i o n s a r e n o t c e n t r a l l y c o n t r o l l e d ,

t h e o r g a n i z a t i o n w i l l b e c o m e f r a g m e n t e d w i t h n o r e a l

c o h e s i o n .

A l l t h e o r g a n i z a t i o n s m u s t h a v e a l e g a l s t a t u s . T h e r e a r e

a l o t o f l e g a l p o s s i b i l i t i e s b e g i n n i n g w i t h s o l e t r a d e r s t o

p u b l i c l i m i t e d c o m p a n i e s , f r o m a p a r t n e r s h i p t o a l o c a l

a u t h o r i t y .

T h e s o l e t r a d e r i s t h e s i m p l e a n d c o m m o n f o r m o f

b u s i n e s s o r g a n i z a t i o n ; t h e o w n e r h a s t h e t o t a l c o n t r o l a n d h a s

u n l i m i t e d l i a b i l i t y f o r t h e d e b t s o f t h e b u s i n e s s .

A p a r t n e r s h i p i s t h e r e w h e r e t w o o r m o r e p e o p l e o w n a n d

c a r r y o n a b u s i n e s s t o g e t h e r . T h e n u m b e r o f p a r t n e r s i s

l i m i t e d t o 2 0 . T h e r i g h t s a n d o b l i g a t i o n s o f p a r t n e r s h i p s a r e

c o v e r e d b y t h e P a r t n e r s h i p A c t o f 1 8 9 0 ; a l l t h e p a r t n e r s h a v e

u n l i m i t e d l i a b i l i t y . T h e r e a r e a l s o l i m i t e d p a r t n e r s h i p s w h e r e

a l l t h e p a r t n e r s m a y e n j o y l i m i t e d l i a b i l i t y ; t h e r e m u s t b e o n e p a r t n e r w h o h a s u n l i m i t e d l i a b i l i t y w h i l e t h e r e s t h a v e a

l i m i t e d o n e a n d a r e n o t a l l o w e d t o t a k e p a r t t o t h e

m a n a g e m e n t o f t h e b u s i n e s s . T h e s e t w o t y p e s o f o r g a n i z a t i o n s

a r e k n o w n a s U N I N C O R P O R A T E D A S S O C I A T I O N S .

T h e l i m i t e d l i a b i l i t y c o m p a n i e s a r e t h e f o r m s w h i c h

a c c o u n t f o r t h e o v e r w h e l m i n g p r o p o r t i o n o f b u s i n e s s a c t i v i t y . ;



t h e y a r e l e g a l e n t i t i e s i n t h e i r o w n r i g h t , t h e l i a b i l i t y o f t h e

s h a r e h o l d e r s i s l i m i t e d t o t h e a m o u n t p a i d o r t o b e p a i d , o n

t h e s h a r e s t a k e n u p o n t h e m . T h e s h a r e h o l d e r s k n o w t h e i r t o t a l

p o t e n t i a l l i a b i l i t y i n c a se o f f a i l u r e .

T h e c o n c e p t o f l i m i t e d l i a b i l i t y i s u n i v e r s a l i n a l l

i n d u s t r i a l i z e d e c o n o m i e s a n d d e v e l o p b e c a u s e t h e s o l e t r a d e r

a n d p a r t n e r s h i p f o r m s a r e l e s s a p p r o p r i a t e f o r l a r g e r

e n t e r p r i s e s w i t h s u b s t a n t i a l c a p i t a l r e q u i r e m e n t s . T h e

s h a r e h o l d e r s m a y i n v e s t m o n e y i n a n e n t e r p r i s e w i t h o u t t a k i n g

p a r t i n t h e ma n a g e me n t o f t h e b u s i n e s s a n d h a v e u n l i mi t e d

l i a b i l i t y f o r t h e d e b t s o f t h e b u s i n e s s .

C o u r s e 4M a n a g e m e n t : r o l e s , l e v e l s , t a s k s

F a y o l d e s c r i b e s i t a s a n a c t i o n o f f o r e c a s t i n g , p l a n n i n g ,

o r g a n i z i n g , c o m m a n d i n g , c o o r d i n a t i n g a n d c o n t r o l l i n g . L o t s o f

d e f i n i t i o n t r y t o g i v e a m o r e o r l e s s c o m p l e x p r e s e n t a t i o n o f

w h a t m a n a g e m e n t i s s u p p o s e d t o b e , b u t a l l o f t h e m a r e

b a s i c a l l y fo rmu l a t e d o n t h e se e l e me n t s .

M a n a g e m e n t h a s t o d o w i t h w o r k , p e o p l e , s t r u c t u r e s a n d

s y s t e m s . I t d e a l s w i t h t h e w a y w o r k i s d i v i d e d , o r g a n i z e d , a n d

c o o r d i n a t e d , w i t h t h e s e l e c t i o n o f p e o p l e w h o a r e s u p p o s e d t o

c a r r y o n t h e w o r k , w i t h t h e s t r u c t u r e o f t h e o r g a n i z a t i o n , t h e i r

r e l a t i o n s h i p s , w i t h t h e w a y t h e o p e r a t i n g s y s t e m s w o r k , t h e

t y p e o f i n f o r m a t i o n u s e d f o r t h i s o p e r a t i n g a n d s o o n .

O r g a n i z a t i o n s h a v e t o f a c e c h a n g e s o f d i f f e r e n t

t y p e s ( c o m p e t i t i v e p r e s s u r e s , l e g i s l a t i o n , o p e r a t i n g

e n v i r o n m e n t , c o n s u m e r p r e f e r e n c e s , n e w t e c h n o l o g y ) . T h e i r

a d a p t a t i o n t o a l l t h e s e c a n b e a c h i e v e d b y m e a n s o f

m a n a g e m e n t a c t i o n s . T h e s e m a y c a u s e c h a n g e s i n t h e w a y t h e

o r g a n i z a t i o n s t a k e d e c i s i o n s , i n t h e p r o c e s s e d u s e d , i n t h es e r v i c e s o r p r o d u c t s o r i n t h e s t r u c t u r e o f t h e o r g a n i z a t i o n

i t s e l f .

S p e c i a l i s t s s u g g e s t t o o v e r c o m e r e s i s t a n c e t o c h a n g e a n d

i n e r t i a ; i n n o v a t i o n i s t o b e s u p p o r t e d i n a p e r s o n a l w a y ,

u n n e c e s s a r y l a y e r s o f h i e r a r c h y a r e t o b e e l i m i n a t e d ,



c o m m u n i c a t i o n s h o u l d b e i m p r o v e d a c r o s s t h e o r g a n i z a t i o n ,

c o m p a n y p l a n s a r e t o b e m a d e k n o w n .

O r g a n i z a t i o n s m a y a d a p t t o c h a n g e a n d m o s t o f t h e m u s e

t h e T h e o r y Z o f W i l l i a m O u ch i w h o d e s c r i b e s a n i d e a l

c u l t u r a l s y s t e m b a s e d m a i n l y o n t h e s u c c e s s f u l m e t h o d s a n d

a p p r o a c h u s e d b y l a r g e J a p a n e s e c o m p a n i e s . A c c o r d i n g t o t h i s

t h e o r y , t h e c u l t u r e o f a n o r g a n i z a t i o n i n c l u d e s t h e

p h i l o s o p h i e s , t r a d i t i o n , e x p e r i e n c e a n d c o r p o r a t e v a l u e s o f t h e

r e s p e c t i v e o r g a n i z a t i o n . T h e Z c u l t u r e i s c h a r a c t e r i z e d b y

a c o m m i t m e n t t o p e o p l e

t r u s t a n d e f f e c t i v e p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s

l o n g t e r m e m p l o y m e n t

a d e s i r e t o h u m a n i z e w o r k i n g c o n d i t i o n s

c o n s e n s u s d e c i s i o n m a k i n g

I t c l a i m s t h a t h i g h l e v e l s o f p e r f o r m a n c e a n d j o bs a t i s f a c t i o n g o t o g e t h e r . H i e r a r c h y a n d f o r m a l s t r u c t u r e s

e x i s t ; s e l f d i r e c t i o n a n d m u t u a l t r u s t r e p l a c e t o a c e r t a i n

e x t e n d t h e t r a d i t i o n a l h i e r a r c h i c a l d i r e c t i o n a n d c o o r d i n a t i o n .

T h e o r y Z u n d e r l i n e s t h e f a c t t h a t a l t h o u g h t h e i n d i v i d u a l

m a n a g e r s m i g h t h a v e t o a c c e p t r e s p o n s i b i l i t y f o r d e c i s i o n s

t h e r e i s a c o n s e n s u s i n d e c i s i o n m a k i n g , r e a c h e d b y a g r e e m e n t

w i t h s u b o r d i n a t e s a n d p e e r c o l l e a g u e s . I t i s a p a r t i c i p a t i v e

a p p r o a c h w h i c h e n c o u r a g e s i n f o r m a t i o n f l o w s a n d g o a l

c o n g r u e n c e . B e hi n d t h e T h e o r y Z t h e r e i s t h e b e l i e f t h a t

d i f f e r e n c e s b e t w e e n J a p a n e s e c o m p a n i e s a n d W e s t e r n

E u r o p e a n o n e s l i e s i n m a t t e r s o f p r o d u c t i v i t y , q u a l i t y a n d

m o t i v a t i o n a n d a m o r e e f f e c t i v e m a n a g e m e n t .

M a n a g e m e n t t a k e s p l a c e a t a l l l e v e l s i n a n o r g a n i z a t i o n

a n d i s c a r r i e d o u t b y p e o p l e h a v i n g m a n a g e r i a l f u n c t i o n s n o t

a l l o f t h e s a m e t y p e o r o f s a m e i m p o r t a n c e . S p e c i a l i s t s s p e a k

a b o u t k e y r o l e s i n m a n a g e r i a l j o b s s u c h a s :

e n t r e p r e n e u r ( p l a n n e r a n d r i s k t a k e r )

o r g a n i z e r a n d c o o r d i n a t o r

m o t i v a t o r a n d c o o r d i n a t o r c o n t r o l l e r

s p o k e s m a n / n e g o t i a t o r

d i s t u r b a n c e h a n d l e r ( m o t i v a t o r a n d c o - o r d i n a t o r )

T h e l i s t m a y c o n t i n u e ; a m a n a g e r d e a l s w i t h p r o c e s s e s ,

o r g a n i z a t i o n s t r u c t u r e s , t a s k s b u t a l s o w i t h p e o p l e a n d h e / s h e

m u s t t a k e i n t o a c c o u n t t h e i r a t t i t u d e s , b e l i e f s , v a l u e s ,



r e a c t i o n s . T h e r e a r e n o l i m i t s b e t w e e n a l l t h e s e a n d t h e

m a n a g e r m u s t c o m b i n e a l l o f t h e m t o r e a c h t h e t a r g e t i . e . t o

i d e n t i f y t h e s y m p t o m s , t o f i n d o u t t h e w a y s o f d i a g n o s i n g

t h e m , t o d e c i d e h o w t o s o l v e t h e m a n d b e g i n t h e a c t i o n .

I n s p i t e o f t h e m a n y s o p h i s t i c a t e d t i t l e s , o n e m a y d i v i d e

t h e m a n a g e r i a l f u n c t i o n s i n t h r e e c a t e g o r i e s :

s t r a t e g i c m a n a g e m e n t ( i t i n v o l v e s t h e b o a r d o f d i r e c t o r s , t h e

c h i e f e x e c u t i v e s )

t a c t i c a l m a n a g e m e n t ( i t h a s i n v i e w t h e d e p a r t m e n t a l m a n a g e r s ,

p e r s o n n e l m a n a g e r s , a c c o u n t a n t , s a l e s m a n a g e r s )

o p e r a t i o n a l m a n a g e m e n t ( i t m a k e s r e f e r e n c e t o t h e f o r e m e n ,

s u p e r v i s o r s , c h i e f c l e r k s ) .

T h e p l a n n i n g h o r i z o n d e c i d e s t h e c a t e g o r y o f m a n a g e m e n t

u s e d f o r a n o r g a n i z a t i o n . I t r a n g e s f r o m l o n g t e r m ( a t t h e

h i g h e s t l e v e l ) t o d a y t o d a y t e r m ( e x i s t i n g a t t h e l o w e s tl e v e l ) .

A u s e f u l w a y o f g r o u p i n g t h e t a s k o f m a n a g e m e n t i s i n t o

t h e f o l l o w i n g c a t e g o r i e s :

p l a n n i n g ( a l l t h e a c t i v i t i e s s h o u l d h a v e w e l l f o r m u l a t e d g o a l s

w h i c h a r e t o b e m e t )

m o t i v a t i o n a n d l e a d e r s h i p ( b e h a v i o r a l p r o c e s s e s b y m e a n s o f

w h i c h t h e m a n a g e r i n f l u e n c e s o t h e r s t o m a k e t h e m p a r t i c i p a t e

t o t h e a c h i e v e m e n t o f t h e g o a l s )

o r g a n i z i n g a n d c o - o r d i n a t i n g ( d e t e r m i n e t h e n e c e s s a r y

a c t i v i t i e s , s t r u c t u r e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s i n o r d e r t o r e a c h t h e

t a r g e t )

c o n t r o l ( i t i s a m o n i t o r i n g a c t i v i t y t h a t c o m p a r e s t h e a c t u a l

r e s u l t s w i t h t h e p l a n n e d o n e s t o b r i n g a c t i v i t i e s i n l i n e o r t o

a m e n d t h e p l a n s ) .

T h e a l l p e r v a s i v e t a s k o f d e c i s i o n m a k i n g t a k e s p l a c e

w i t h i n e a c h o f t h e a b o v e c a t e g o r i e s .

C o u r s e 5

P l a n n i n g a n d D e c i s i o n M a k i n g

P l a n n i n g i s a m a n a g e r i a l p r o c e s s o f d e c i d i n g w h a t i s t o

b e d o n e a n d h o w i s i t t o b e d o n e . I t s p u r p o se i s t o p ro v i d e t h e

g u i d e l i n e s n e c e s s a r y f o r d e c i s i o n m a k i n g a n d r e s u l t i n g a c t i o n .

I t i s d o n e o n b o t h f o r m a l a n d i n f o r m a l b a s i s a n d u s e s



i n f o r m a t i o n f r o m i n t e r n a l a n d e x t e r n a l s o u r c e s . I t g a t h e r s ,

u n d e r s t a n d s a n d c o m m u n i c a t e s t h e i n f o r m a t i o n t h a t c a n

i m p r o v e t h e q u a l i t y o f t h e c u r r e n t d e c i s i o n s w h i c h a r e b a s e d

o n f u t u r e e x p e c t a t i o n s .

P l a n n i n g h a s i n v i e w W H A T i s t o b e d o n e i n t h e f u t u r e ,

H O W i s t o b e d o n e t h a t s o m e t h i n g , W H E N i s t o b e d o n e a n d

W H O i s s u p p o s e d t o d o i t . F l e x i b i l i t y i s t o b e i n c o r p o r a t e d i n

p l a n n i n g a n a c t i o n .

T h e v o c a b u l a r y u s e d f o r t h i s c o n t a i n s l o t s o f t e r m s . O u t

o f t h e m , o n e s e l e c t s o n l y t h r e e w h i c h a r e d e f i n e d i n t h e

f o l l o w i n g w a y :

O B J E C T I V E S : g e n e r a l s t a t e m e n t o f a i m s / g o a l s t o b e

a c h i e v e d

P L A N S : s t a t e m e n t s o f s p e c i f i c a c t i o n s a n d a c t i v i t i e s t o

a c h i e v e o b j e c t i v e s ( p l a n s m a y b e d e f i n e d a s s t r a t e g i e s ,s o m e t i m e s )

P O L I C I E S : l i m i t s t o a c c e p t a b l e b e h a v i o r e x p r e s s e d i n

t e r m s o f p r i o r i t i e s , e t h i c a l a n d m o r a l v a l u e s , s t a n d a r d s , s o c i a l

r e s p o n s i b i l i t i e s a n d s o o n .

O v e r a l l P u r p o s e o f O r g a n i z a t i o n

O B J E C T I V E S P L A N S P O L I C I E S

AI MS = W H A T ? M E A N S = H O W ? ( i n f l u e n c e s

s t a t e m e n t s o f a c t i o n s t o o n a c t i o n s )

A I M S a n d a c h i e v e

G O A L S O b j e c t i v e s

T h e o b j e c t i v e s o f t h e o r g a n i z a t i o n a r e o f t w o l e v e l s o f

d e t a i l . A t t h e h i g h e s t l e v e l , t h e r e a r e t h o s e w h i c h s t a t e t h e

p u r p o s e o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h e y a r e r e l a t i v e l y p e r m a n e n t .T h e r e a r e m o r e d e t a i l e d o b j e c t i v e s w h i c h w o u l d s e t t h e l o n g

t e r m a i m s o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d m u s t b e s p e c i f i c e n o u g h

( t h e y c a n b e a s s e s s e d o v e r a l o n g i n t e r v a l o f t i m e w h e t h e r

t h e y h a v e b e e n a c h i e v e d o r n o t ) . T h e s e o b j e c t i v e s m a y b e

i n f l u e n c e d b y t h e o w n e r ’ s a t t i t u d e , p o l i t i c a l p r e s s u r e s , t y p e o f

b u s i n e s s a n d s o o n . T h e r e i s a t h e o r y w h i c h t a k e s i n t o a c c o u n t



t h e b e n e f i c i a r i e s o f t h e o r g a n i z a t i o n a s w e l l , t h e s o c a l l e d

s t a k e h o l d e r s ( t h e y m a y i n c l u d e e m p l o y e e s , c u s t o m e r s , t h e

p u b l i c a t l a r g e ) . I t m a k e s t h e b a l a n c i n g o f n e e d s o f t h e v a r i o u s

s t a k e h o l d e r s ; t h e c u s t o m e r s , s t a f f a n d s h a r e h o l d e r s , w i t h t h e

n e e d s o f t h e c o m m u n i t y a s a w h o l e , p u b l i c g o o d a n d q u a l i t y o f

l i f e i n t h e c o m m u n i t y . I t i s t h e a r e a o f s o c i a l r e s p o n s i b i l i t y s o

s e r i o u s l y t a k e n i n t o a c c o u n t b y m a n y o r g a n i z a t i o n s .

A c t i v i t i e s c h a r i t a b l e i n n a t u r e s h o u l d b e d i s t i n g u i s h e d

f r o m t h e p r o m o t i o n a l a c t i v i t i e s ( i . e . s p o r t s s p o n s o r s h i p w h i c h

a r e g e t t i n g t h e i r m o n e y f r o m a d v e r t i s i n g a n d p u b l i c r e l a t i o n

b u d g e t s ) T h e r e i s a n i n c r e a s i n g w o r l d w i d e a t t e n t i o n g i v e n t o

t h e e n v i r o n m e n t a n d t h e e n v i r o n m e n t a l m a t t e r s a r e o n t h e l i s t

o f t h e n o r m a l o b j e c t i v e s o f t h e o r g a n i z a t i o n s . H e r e a r e s o m e

e x a m p l e s : c o m p l i a n c e w i t h t h e l e g i s l a t i o n a n d s t a n d a r d s ; t h e

b u i l d i n g o f t h e w o r k s a c c o r d i n g t o t h e r e g u l a t i o n s ( t h er e q u i r e m e n t o f t h e b e s t e n v i r o n m e n t a l p r a c t i c e w i t h i n t h e

i n d u s t r y ) , t o r e d u c e w a s t e s , t o e s t a b l i s h a r e v i t a l i z e d e n e r g y

a n d r e s o u r c e c o n s e r v a t i o n p r o g r a m , c l e a r p o l i c y a n d p r a c t i c e

o n w a s t e r e c y c l i n g .

P O L I C I E S a r e g u i d e s t o m a n a g e r s w h i c h m a k e t h e m t a k e

a c t i o n s i n c e r t a i n w a y s . T h e y e x p r e s s t h e o f f i c i a l a t t i t u d e o f

t h e o r g a n i z a t i o n t o d i f f e r e n t f o r m s o f b e h a v i o r . O n c e t h e

o b j e c t i v e s a r e e s t a b l i s h e d , t h e p o l i c i e s o f f e r t h e g u i d a n c e o n

t h e w a y t h e f o r m e r c o u l d b e a c h i e v e d . P o l i c i e s e x p r e s s t h e

c u l t u r e a n d t h e b e l i e f s y s t e m s o f t h e o r g a n i z a t i o n .

A l l t h e l e v e l s o f t h e o r g a n i z a t i o n m a k e p l a n s b u t

p l a n n i n g sh o u l d h a v e a h i e r a r c h y a n d b e g i n o n t h e t o p l e v e l o f

t h e o r g a n i z a t i o n . P l a n n i n g a t t a c t i c a l a n d o p e r a t i o n a l l e v e l s

t a k e s p l a c e w i t h i n t h e g u i d e l i n e s o f s t r a t e g i c p l a n s w h i c h i s

e s s e n t i a l b e c a u s e o t h e r w i s e t h e o r g a n i z a t i o n h a s n o

d i r e c t i o n / o v e r a l l p u r p o s e .

P l a n n i n g i s a v i t a l p r o c e s s i n a l l t h e o r g a n i z a t i o n s ; i t i s

o f t e n s h i r k e d , m a n a g e m e n t o f t e n s e e k w a y s o f a v o i d i n g i t i f a t

a l l p o s s i b l e . T h i s i s b e c a u s e o f d i f f e r e n t r e a s o n s s o m e b e i n gt h e f o l l o w i n g o n e s :

p l a n n i n g i s t i me c o n su m i n g t a sk

i t m a k e s e v i d e n t t h e u n c e r t a i n t y o f f u t u r e e v e n t s

l a c k o f c o n f i d e n c e o f t h e m a n a g e r s

a n d s o o n .



P l a n n i n g s t a r t s f r o m t h e t o p a n d s u c h a s t r a t e g i c p l a n n i n g

s e e k s t o o b t a i n a c o n s e n s u s a m o n g t h e t o p p e o p l e o f t h e

o r g a n i z a t i o n a b o u t t h e o v e r a l l d i r e c t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n

a b o u t t h e m e d i u m o r l o n g t e r m . I t a f f e c t s t h e w h o l e

c o r p o r a t i o n a t t h e h i g h e s t l e v e l . I t i s t h e s y s t e m a t i c p l a n n i n g

o f t h e d i r e c t i o n a n d t o t a l r e s o u r c e s o f a n o r g a n i z a t i o n a s a

w h o l e i n o r d e r t o a c h i e v e t h e s p e c i f i e d o b j e c t i v e s o v e r t h e

m e d i u m u p t o t h e l o n g t e r m .

A p l a n n i n g t e a m h a s t o “ c r e a t e ” a p l a n a n a l y z i n g t h e t o p

i s s u e s f a c i n g t h e o r g a n i z a t i o n . T h i s t e a m e s t a b l i s h e s t h e

o v e r a l l p u r p o s e s o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d t h e n e s t a b l i s h e s t h e

s t r a t e g i c o b j e c t i v e s o f t h e o r g a n i z a t i o n o v e r t h e m e d i u m t o

l o n g t e r m . W i t h i n t h e f r a m e w o r k o f t h e o v e r a l l p u r p o s e , t h e

s t r a t e g i c o b j e c t i v e s a r e w r i t t e n i n g e n e r a l t e r m s a n d r e l a t e d t o

d i f f e r e n t p a r t s o f o r g a n i z a t i o n . F o r e x a m p l e , w i t h i n a L o c a lA u t h o r i t y , s t r a t e g i c o b j e c t i v e s c o u l d b e s e t f o r h o u s i n g ,

e d u c a t i o n , s o c i a l s e r v i c e s , p l a n n i n g ; i n a m a n u f a c t u r i n g

c o m p a n y , t h e y c a n b e r e l a t e d t o m a r k e t i n g , f i n a n c e , p e r s o n n e l

a n d s o o n .

T o p m a n a g e m e n t w i l l e s t a b l i s h c o r p o r a t e p o l i c i e s t h a t

p ro v i d e g u i d e l i n e s w h i c h h e l p t h e o rg a n i z a t i o n t o r e a c h t h e

t a r g e t s . T h e p l a n n i n g t e a m s h o u l d c o n s i d e r t h e e n v i r o n m e n t

w i t h i n w h i c h t h e o r g a n i z a t i o n o p e r a t e s t o t r y t o i d e n t i f y t h e

t r e n d s a n d f a c t o r s w h i c h w i l l h a v e a m a t e r i a l e f f e c t o n t h e

o r g a n i z a t i o n i n t h e m e d i u m a n d l o n g t e r m . D i s c u s s i o n s f o l l o w

w i t h o u t s i d e e x p e r t s , a n a l y s t s , s p e c i a l i n v e s t i g a t i o n s

e x a m i n a t i o n o f n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l s t a t i s t i c s .

D e p e n d i n g o n t h e s i z e o f t h e c o m p a n y , t h e a p p r a i s a l c o u l d

i n c l u d e l o c a l , n a t i o n a l o r i n t e r n a t i o n a l f a c t o r s . P o l i t i c a l

f a c t o r s , m a r k e t f a c t o r s , e c o n o m i c a n d s o c i a l f a c t o r s a s w e l l

t h e t e c h n o l o g i c a l o n e s m a y r e p r e s e n t t h r e a t s a n d o p p o r t u n i t i e s

w o r t h t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t .

T h e s t r a t e g i e s s h o u l d b e c l e a r e n o u g h t o b e s o t h a t t h e y

c a n b e e v a l u a t e d . S p e c i f i c t a r g e t s c a n b e s e t a t t a c t i c a l a n do p e r a t i o n a l l e v e l s f o r s h o r t e r p e r i o d s . T h e i n f o r m a t i o n s y s t e m

o f t h e o r g a n i z a t i o n c a n b e h e l p f u l f o r t h e p l a n n i n g t e a m f o r

t h e c o n s i d e r a t i o n o f t h e a l t e r n a t i v e s t r a t e g i e s .

T h e n t h e t e a m p r e p a r e s t h e a c t i o n p l a n s f o r t h e d i f f e r e n t

d e p a r t m e n t s a n d f u n c t i o n s o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h e y s h o u l d

c o n t a i n e n o u g h d e t a i l s s o t h a t t h e t a c t i c a l l e v e l m a n a g e m e n t



k n o w t h e t a s k t h e y h a v e t o p e r f o r m . I t c o n t a i n s n e w t a s k s ,

e x i s t i n g o p e r a t i o n s t h a t w i l l t u r n i n t o r e a l i t y t h e t a r g e t s . T h e

s t r a t e g i c p l a n w i l l b e u s e d b y t a c t i c a l m a n a g e m e n t t o p r e p a r e

o p e r a t i o n a l p l a n s , b u d g e t s , s e t s n e w s h o r t t e r m t a r g e t s .

T h e r e i s l i t t l e p o i n t i n a n y p l a n n i n g e x e r c i s e i f p r o g r e s s

i s n o t m o n i t o r e d a f t e r t h e p l a n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d . I t i s

t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t t h e a c t i v i t i e s , d o t h e y n e e d

a d j u s t m e n t t o b e b r o u g h t i n t o l i n e w i t h t h e o r i g i n a l s t r a t e g i e s

o r i s i t t i m e t o r e v i e w t h e s t r a t e g i e s t h e m s e l v e s . M o n i t o r i n g

a n d c o n t r o l a t a l l t h e l e v e l s w o r k s b y t h e f e e d b a c k o f

i n f o r m a t i o n , a m a j o r f u n c t i o n o f t h e i n f o r m a t i o n s y s t e m o f t h e

o r g a n i z a t i o n . P l a n n i n g n e e d s a g r e a t d e a l o f i n f o r m a t i o n ; i t s

t y p e s a n d s o u r c e s d i f f e r f r o m o n e o r g a n i z a t i o n t o a n o t h e r o n e .

F o r l o n g t e r m p l a n n i n g , e n v i r o n m e n t a l i n f o r m a t i o n i s o f

c r i t i c a l i m p o r t a n c e . F o r t h e s h o r t t e r m , a t l o w e r l e v e l s ,i n t e r n a t i o n a l i n f o r m a t i o n i s v e r y i m p o r t a n t ; f o r p l a n n i n g t h e

l o n g t e r m d i r e c t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d e n s u r i n g s u r v i v a l

a n d s u c c e s s , e x t e r n a l i n f o r m a t i o n i s i m p o r t a n t .

D e c i s i o n m a k i n g r e p r e s e n t s t h e n e x t s t e p ; i n f a c t i t i s a

c h o i c e b e t w e e n t h e a l t e r n a t i v e s . I t i s a p a r t o f t h e m a n a g e m e n t

a n d o c c u r s a t a l l t h e l e v e l s o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h e d e c i s i o n

m a k e r s m u s t d e c i d e , c h o o s i n g t h e o u t c o m e s c o n s i d e r e d t o b e

n e c e s s a r y o r d e s i r a b l e t o t h e m a f t e r a n a p p r a i s a l o f t h e

s i t u a t i o n . T h e r e i s f e e d b a c k , i n t e r - r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n

d e c i s i o n s , i n t u i t i o n , j u d g e m e n t a n d c r e a t i v i t y .

D e c i s i o n m a k i n g i s b a s e d o n i n f o r m a t i o n , i n f o r m a t i o n i s

u s e d f o r d e f i n i n g a n d s t r u c t u r i n g t h e p r o b l e m , f o r e x p l o r i n g

a n d c h o o s i n g b e t w e e n a l t e r n a t i v e s o l u t i o n s a n d f o r r e v i e w i n g

t h e e f f e c t s o f t h e i m p l e m e n t e d c h o i c e .

D e c i s i o n m a k i n g t a k e s p l a c e a t e a c h l e v e l o f t h e

o r g a n i z a t i o n b u t w i t h d i f f e r e n t c h a r a c t e r i s t i c s f o r e a c h . T h e r e

a r e t w o a p p r o a c h e s t o t h i s ; o n e i s k n o w n a s t h e r a t i o n a l

a p p r o a c h – i t c a n b e u s e d f o r s t r u c t u r e d p r o b l e m s , a l l t h e

f a c t o r s a r e d e f i n e d a n d k n o w n . F o r t h i s t y p e , n u m e r o u st e c h n i q u e s e x i s t b e i n g d r a w n f r o m t h e a c c o u n t i n g , f i n a n c e ,

e c o n o m i c s , s t a t i s t i c s , o p e r a t i o n a l r e s e a r c h .

O n t h e o t h e r h a n d , d e s c r i p t i v e m o d e l s h a v e b e e n

d e v e l o p e d b y b e h a v i o r a l s c i e n t i s t s w h o s e e k t o e x p l a i n a c t u a l

b e h a v i o r i n d e c i s i o n m a k i n g . I n p r a c t i c e , d e c i s i o n m a k e r s

s i m p l i f y t h e f a c t o r s i n v o l v e d a n d a r e p r e p a r e d t o a c c e p t a



s a t i s f a c t o r y s o l u t i o n r a t h e r t h a n a t t e m p t t o f i n d t h e b e s t

t h e o r e t i c a l s o l u t i o n .

C o u r s e 6

L e a d e r s h i p , o r g a n i z i n g a n d c o - o r d i n a t in g

T h e o b j e c t i v e s o f a n o r g a n i z a t i o n s w i l l b e a c h i e v e d

e f f i c i e n t l y w h e n t h e p e o p l e w h o w o r k i n i t a r e m o t i v a t e d .

M a n a g e m e n t t r i e s t o i n c r e a s e m o t i v a t i o n b y u s i n g m o t i v a t o r s

( p a y , s t a t u s , r e c o g n i t i o n ) , b y t h e i r s t y l e o f m a n a g e m e n t a n d

t h e w a y t h e y p r a c t i c e l e a d e r s h i p .

T h e m a n a g e r t r y i n g t o i n c r e a s e m o t i v a t i o n i s f a c e d w i t h a

c o m p l e x p r o b l e m w i t h n o u n i v e r s a l s o l u t i o n s . M a n a g e r s i n

p r a c t i c e m a y a d o p t t h e c a r r o t o r s t i c k a p p r o a c h . T h e l a t t e r c o u l d i n c l u d e r e p r i m a n d s , d e m o t i o n s , t h r e a t s o f d i s m i s s a l . O n

t h e o t h e r h a n d , t h e f o r m e r a p p r o a c h m a y b e a c h i e v e d b y

e x t e r n a l m o t i v a t o r s s u c h a s p a y o r p r o m o t i o n o r b y o f f e r i n g

“ i n t e r n a l ” s a t i s f a c t i o n f o r t h e i n d i v i d u a l t h r o u g h a s e n s e o f

a c h i e v e m e n t o r r e s p o n s i b i l i t y .

M a n a g e m e n t u s e a v a r i e t y o f m e t h o d s t o m a k e j o b s m o r e

f u l f i l l i n g , m o r e m o t i v a t i n g i n c l u d i n g : j o b e n r i c h m e n t , j o b

e n l a r g e m e n t a n d j o b r o t a t i o n , d e l e g a t i n g a u t h o r i t y t o

s u b o r d i n a t e s , e n c o u r a g i n g p a r t i c i p a t i n g i n d e c i s i o n m a k i n g .

A g e n e r a l d e f i n i t i o n o f L E A D E R S H I P c a n b e “ t h e a b i l i t y

t o i n f l u e n c e t h e b e h a v i o r o f o t h e r s ” I t i s a v i t a l f a c t o r , b u t i t

i s v e r y d i f f i c u l t t o l a y d o w n t h e g e n e r a l r u l e s f o r e f f e c t i v e

l e a d e r s h i p t o f i t a l l t h e s i t u a t i o n s . T h e s o m a n y t h e o r i e s s p e a k

a b o u t m a n a g e r s w h o d o t h i n g s r i g h t , b u t a b o u t l e a d e r s w h o d o

t h e r i g h t t h i n g s . T h e r e i s a c o n t i n u o u s i n t e r a c t i o n b e t w e e n t h e

f a c t o r s p r e s e n t i n a n y s i t u a t i o n i n c l u d i n g p e r s o n a l

c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e l e a d e r , t a s k s , e n v i r o n m e n t , t e c h n o l o g y ,

a t t i t u d e s , m o t i v a t i o n , b e h a v i o r

O u t o f t h e t h e o r i e s a b o u t l e a d e r , h i s t a s k s , w e h a v es e l e c t e d p r o f e s s o r ’ s A d a i r t h e o r y w h i c h i s b a s e d o n t h e i d e a

t h a t t h e l e a d e r m e e t s t h e n e e d s o f t h e t a s k , g r o u p a n d

i n d i v i d u a l . H e r e a r e t h e f u n c t i o n s o f l e a d e r s h i p a p p l i e d t o t h e

t h r e e i n t e r - a c t i n g v a r i a b l e s :

R e l a t e d R e l a t e d



l e a d e r s h i p l e a d e r s h i p

f u n c t i o n s f u n c t i o n s

m o t i v a t i o n m o t i v a t i o n

e n c o u r a g i n g t e a m s p i r i t t r a i n i n g & d e v e l o p m e n t

c o m m u n i c a t i o n p e r s o n a l r e c o g n i t i o n

a p p o i n t m e n t o f s u b - l e a d e r s c o u n s e l i n g

s e t t i n g s t a n d a r d s c o a c h i n g

& p e r f o r m a n c e t a r g e t s

t r a i n i n g & d e v e l o p m e n t

d i s c i p l i n e

G RO UP NEEDS I NDI VI DUAL NEEDS

T A S K N E E D S

s e t t i n g o b j e c t i v e s

p l ann ing

t a s k & r e s o u r c e a l l o c a t i o ns e t t i n g s t a n d a r d s & p e r f o r m a n c e t a r g e t s

m o n i t o r i n g , c o n t r o l & a d j u s t m e n t

C h a n g i n g s o c i a l a t t i t u d e s t o a u t h o r i t y a n d t h e n e e d f o r

a d a p t a b i l i t y c a u s e m a j o r c h a n g e s i n m a n a g e m e n t s t y l e s . T h e

l e a d e r s m u s t c o p e w i t h r a p i d l y c h a n g i n g w o r l d , a d a p t a n d r e -

o r g a n i z e . T h e y m u s t a c c e p t t h a t c h a n g e i s n o r m a l a n d v i t a l f o r

l o n g r u n s u c c e s s a n d s u r v i v a l a n d a r e r e s p o n s i b l e f o r

o r g a n i z i n g a n d c o - o r d i n a t i n g a c t i v i t i e s .

O r g a n i z i n g a n d c o - o r d i n a t i n g r e p r e s e n t a k e y t a s k o f

m a n a g e m e n t a n d t h e s p e c i a l i s t s s p e a k a b o u t n u m e r o u s f a c e t s

o f t h e s e a s p e c t s , s o m e o f t h e m m a y b e s u m m a r i z e d a s f o l l o w s :

d e c i d i n g w h a t a c t i v i t i e s , t a s k s a r e n e c e s s a r y t o a c h i e v e t h e

p lans

d e c i d i n g h o w t h e t a s k s a r e t o b e a r r a n g e d , r e s p o n s i b i l i t i e s

a l l o c a t e d

d e c i d i n g u p o n a n a p p r o p r i a t e s t r u c t u r e s o t h a t t a s k s ,

a c t i v i t i e s , r e s p o n s i b i l i t i e s c a n b e c o o r d i n a t e d

A l t h o u g h t h e d e s i g n o f t h e t o t a l o r g a n i z a t i o n i s o u t s i d e

t h e s c o p e o f m o s t m a n a g e r s , e v e r y m a n a g e r h a s s o m er e s p o n s i b i l i t y f o r t h e d e s i g n o f j o b s u n d e r h i s c o n t r o l . T h e

s c o p e o f t h e j o b s , t h e a m o u n t o f r e s p o n s i b i l i t y a c c o r d e d t o

i n d i v i d u a l s , t h e t y p e o f c o n t r o l a n d s u p e r v i s i o n e x e r c i s e d , t h e

a m o u n t o f p a r t i c i p a t i o n a n d o t h e r s i m i l a r p r o b l e m s m u s t b e

f a c e d b y e v e r y m a n a g e r .



D e s i g n i n g / r e d e s i g n in g j o b s i s n o t a n e a s y f a c t ; i t c a u s e s

c h a n g e i n t h e t a s k s , i n j o b r e l a t i o n s h i p s , i n

s u p e r v i s o r / s u p e r v i s e d r e l a t i o n s h i p s , i n t h e p a t t e r n o f w o r k i n g

g r o u p s , i n t r a i n i n g a n d s k i l l r e q u i r e m e n t s . W h e n w o r k i s

d e s i g n e d t h e i n d i v i d u a l c a n b e n e f i t f r o m m o r e c h a l l e n g i n g a n d

s a t i s f y i n g t a s k s ; t h e o r g a n i z a t i o n m a y b e n e f i t f r o m i m p r o v e d

p r o d u c t i v i t y . I f a j o b i s t o s a t i s f y h u m a n n e e d s , t h e f o l l o w i n g

f a c t o r s a r e t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t :

e v e r y j o b s h o u l d h a v e s o m e g o a l t o a i m f o r ; t h e j o b h o l d e r ’ s

r o l e s h o u l d b e m a d e c l e a r

a d e g r e e o f a u t o n o m y s h o u l d e x i s t o v e r t h e w a y t a s k s a r e t o b e

a c h i e v e d ; p e o p l e s h o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r t h e i r w o r k a n d t h e

r e s o u r c e s u s e d

t h e r e s h o u l d b e a n e l e m e n t o f v a r i e t y i n t h e j o b w i t h a

m i n i m u m r e p e t i t i o nt h e r e s h o u l d b e s o m e a r r a n g e m e n t s f o r p r o v i d i n g j o b h o l d e r s

w i t h f e e d b a c k o n t h e i r p e r f o r m a n c e

t h e j o b s h o u l d b e a r r a n g e d t o p r o v i d e s o m e s o c i a l c o n t a c t

t h e r e s h o u l d b e o p p o r t u n it i e s t o l ea r n a n d t o e x t e n d t h e j o b

h o l d e r ’ s k n o w l e d g e a n d s k i l l s

T h e r e a r e s e v e r a l w a y s o f d e s i g n i n g j o b s t o i n c r e a s e e m p l o y e e

s a t i s f a c t i o n a n d s o m e o f t h e m a r e t h e f o l l o w i n g :

j o b e n l a rg e me n t

j o b e n r i c h m e n t

a u t o n o m o u s w o r k i n g g r o u p s

p a r t i c i p a t i o n

d e l e g a t i o n

J o b e n l a r g e m e n t h a s i n v i e w t h e a d d i n g o f t a s k s t o t h e

s a m e t y p e a n d l e v e l w i t h o u t a d d i n g m o r e r e s p o n s i b i l i t y o r

n e e d i n g m o r e s k i l l , b u t w i t h i n c e r t a i n l i m i t s .

J o b e n r i c h m e n t i n c r e a s e s t h e s c o p e , c h a l l e n g e a n d

b re a d t h o f a t a sk . I t i s a v e r t i c a l e x t e n s i o n o f t h e j o b

r e s p o n s i b i l i t i e s . I t i s a r e a c t i o n t o t h e i n d u s t r i a l e n g i n e e r i n g

a p p r o a c h t o w o r k w i t h e m p h a s i s o n t h e m i c r o d i v i s i o n o f l a b o r . T h e a p p r o a c h g i v e s a n i n d i v i d u a l m o r e s c o p e , m o r e

a u t o n o m y , m o r e r e s p o n s i b i l i t y , v a r i e t y a n d s e e k s t o s a t i s f y a n

i n d i v i d u a l ’ s h i g h e r o r d e r n e e d s .

T h e a u t o n o m o u s w o r k g r o u p s a r e s e l f o r g a n i z e d w o r k

g r o u p s w h i c h a r e h e l d r e s p o n s i b l e f o r t h e r a t e a n d q u a l i t y o f

t h e i r o u t p u t . T h e s e g r o u p s h a v e b e e n u s e d i n S c a n d i n a v i a ,



e s p e c i a l l y a t V o l v o . W i t h i n t h e g r o u p , t h e e m p l o y e e s a r e

m u l t i s k i l l e d a n d a c c e p t f u l l r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e

d e v e l o p m e n t o f t h e g r o u p m e m b e r s a n d t h e d e s i g n a t e d t a s k i n

t e r m s o f q u a l i t y a n d o u t p u t .

P a r t i c i p a t i o n i s a w o r d w i t h a w i d e r a n g e o f m e a n i n g s ;

f r o m m e r e c o n s u l t a t i o n t o f u l l w o r k e r c o n t r o l . I t m e a n s t h e

s h a r i n g o f d e c i s i o n m a k i n g b e t w e e n m a n a g e r s a n d m a n a g e d .

P a r t i c i p a t i o n m e a n s s o m e t h i n g g o o d , b u t c e r t a i n c r i t e r i a a r e t o

b e me t ; h e r e a r e so me o f t h e m:

t h e m a n a g e r m u s t w a n t p a r t i c i p a t i o n a n d n o t i n d u l g e i n i t

b e c a u se h e f e e l s h e o u g h t t o

t h e i n v i t a t i o n t o e m p l o y e e s t o p a r t i c i p a t e m u s t b e g e n u i n e . I f

t h e d e c i s i o n i s a l r e a d y t a k e n o r i f t h e g r o u p d e c i s i o n i s n o t

a c c e p t e d , t h e n t h e r e i s n o t g e n u i n e p a r t i c i p a t i o n

t h e d e c i s i o n m u s t b e w o r t h t h e t i m e a n d e f f o r t o f a l lc o n c e r n e d . T r i v i a l m a t t e r s , m a t t e r s o u t s i d e t h e i n d i v i d u a l ’ s o r

g r o u p ’ c o n c e r n , s i t u a t i o n s w h e r e t h e r e i s n o e f f e c t i v e c o n t r o l

o v e r t h e f a c t o r s c o n c e r n e d a n d s o o n w i l l c a u s e p a r t i c i p a t i o n

m e a n i n g l e s s

W h e r e t h e s e c o n d i t i o n s a r e m e t , p a r t i c i p a t i o n w i l l t e n d

t o r e s u l t i n i n c r e a s e d c o m m i t m e n t f r o m t h e i n d i v i d u a l . J o b

e n r i c h m e n t a n d a u t o n o m o u s w o r k g r o u p s a r e e x a m p l e s o f

p a r t i c i p a t i o n a t t h e j o b l e v e l .

A n i m p o r t a n t c o n s e q u e n c e o f p a r t i c i p a t i o n i s t h e n e e d

f o r m o r e i n f o r m a t i o n a t l o w e r l e v e l s . E f f e c t i v e d e c i s i o n

m a k i n g r e q u i r e s g o o d i n f o r m a t i o n s o t h a t p u s h i n g d e c i s i o n

m a k i n g d o w n t h e h i e r a r c h y r e q u i r e s r a d i c a l c h a n g e s i n t h e

o r g a n i z a t i o n ’ s i n f o r m a t i o n s y s t e m a n d a c h a n g e i n

m a n a g e m e n t s t y l e .

D e l e g a t i o n m e a n s a t r a n s f e r o f t h e a u t h o r i t y t o a

s u b o r d i n a t e s o t h a t t h e l a t t e r c a n c a r r y o u t s o m e t a s k s . T h e

r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e t a s k r e m a i n s w i t h t h e m a n a g e r a n d i s n o t

d e l e g a t e d . A t r u e d e l e g a t i o n m e a n s d e l e g a t i o n w i t h t r u s t a n d

t h e m i n i m u m o f n e c e s s a r y c o n t r o l s . T h e a r e a o f t r u s t m u s t b ec l e a r l y d e f i n e d ; t h e i n d i v i d u a l m u s t b e a l l o w e d f u l l c o n t r o l

w i t h i n t h e d e f i n e d l i m i t s . T h e r e s h o u l d b e a c o n t r o l o f t h e

r e s u l t s , n a m e l y t h e w a y o f a c h i e v i n g t h e r e s u l t s .

T h e r e a s o n s f o r d e l e g a t i o n a r e :

a m a n a g e r i s r e l i e v e d o f s o m e l e s s i m p o r t a n t / i m m e d i a t e t a s k s

a n d h a s t i m e f o r h i g h e r w o r k



d e l e g a t i o n c a n b e m o r e e f f i c i e n t b e c a u s e d e c i s i o n s a r e t a k e n

l o w e r d o w n t h e h i e r a r c h y , c o m m u n i c a t i o n d e l a y s a r e

r e d u c e d / e l i m i n a t e d

d e l e g a t i o n m a k e s t h e o r g a n i z a t i o n m o r e f l e x i b l e

i t s a t i s f i e s h i g h e r o r d e r n e e d s ( i t i s p a r t o f t h e s t a f f

d e v e l o p m e n t p r o g r a m ) .

B u t t h e r e i s a r i s k i n v o l v e d i n t h i s a c t i o n . T h e m a n a g e r m a y

n o t b e s u r e t h a t t h e s u b o r d i n a t e m a y b e t r u s t e d t o c a r r y o u t

t h e t a s k d e l e g a t e d t o h i m . R i s k s c a n n o t b e e l i m i n a t e d b u t

s o m e g u i d e l i n e s m a y b e t a k e n i n t o a c c o u n t . S o , t h e m a n a g e r

h a s t o

s e t c l e a r o b j e c t i v e s , i n d i c a t e t h e s t a n d a r d s o f t h e e x p e c t e d

p e r fo rma n c e

d e f i n e t h e l e v e l a n d l i m i t s o f a u t h o r i t y a n d e n s u r e t h a t

s u f f i c i e n t r e s o u r c e s a r e a l l o c a t e dg i v e t h e b r i e f i n g a d v i c e , t r a i n i n g , g u i d a n c e

e s t a b l i s h a c o n t r o l s y s t e m t o m o n i t o r r e s u l t s

e n s u r e t h a t t h e t a s k i s c o m p l e t e d , t o r e v i e w t h e p e r f o r m a n c e

w i t h t h e s u b o r d i n a t e .

N o t ma n y ma n a g e r s d e l e g a t e ; so me t h i n k t h a t t h e y l o se

c o n t a c t w i t h d a y - t o - d a y o p e r a t i o n s o r b e c a u s e t h e y f e e l

t h r e a t e n e d t h a t t h e s u b o r d i n a t e i s d o i n g p a r t o f h i s j o b . I t i s

r e c o g n i z e d t h a t i n e v e r y o r g a n i z a t i o n , t h e m a n a g e r s m u s t

d e l e g a t e a u t h o r i t y t o s u b o r d i n a t e s .

C o u r s e 7

C o n t r o l

C o n t r o l i s a p r i m a r y m a n a g e m e n t t a s k ; i t i s t h e p r o c e s s

o f i n s u r i n g t h e o p e r a t i o n s p r o c e e d a c c o r d i n g t o p l a n . I t m a y

b e d e f i n e d ( a c c o r d i n g t o M o c k l e r ) a s a s y s t e m a t i c e f f o r t b y

b u s i n e s s m a n a g e m e n t t o c o m p a r e p e r f o r m a n c e t o p r e d e t e r m i n e d s t a n d a r d s , p l a n s o r o b j e c t i v e s , i n o r d e r t o

d e t e r m i n e w h e t h e r p e r f o r m a n c e i s i n l i n e w i t h t h e s e s t a n d a r d s

a n d i n o r d e r t o t a k e a n y r e m e d i a l a c t i o n r e q u i r e d t o s e e t h a t

h u m a n a n d o t h e r c o r p o r a t e r e s o u r c e s a r e b e i n g u s e d i n t h e

m o s t e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t w a y p o s s i b l e i n a c h i e v i n g

c o r p o r a t e o b j e c t i v e s .



T h e c o n t r o l a c t i v i t y t y p e v a r i e s a c c o r d i n g t o t h e l e v e l

o f m a n a g e m e n t a n d t h e a m o u n t o f t i m e s p e n t c o n t r o l l i n g .

C o n t r o l a c t i v i t i e s w i l l o c c u p y m o s t o f t h e t i m e o f a s u p e r v i s o r

o r f o r e m a n a t t h e o p e r a t i o n a l l e v e l a n d m o s t o p e r a t i o n a l

c o n t r o l s y s t e m s u s e f o r m a l , s y s t e m a t i c r u l e s w i t h c l e a r t a r g e t s

e x p r e s s e d i n q u a n t i t a t i v e o r f i n a n c i a l t e r m s . A t h i g h e r l e v e l s ,

p l a n n i n g a n d c o n t r o l a r e m o r e i n t e r l i n k e d w i t h m a n a g e m e n t ,

b e i n g c o n c e r n e d b o t h t o m o n i t o r p r o g r e s s a g a i n s t t h e o r i g i n a l

p l a n s a n d t o r e v i e w t h e s u i t a b i l i t y o f t h e p l a n s t h e m s e l v e s f o r

c u r r e n t a n d a n t i c i p a t e d f u t u r e c o n d i t i o n s .

C o n t r o l i s n e c e s s a r y b e c a u s e u n p r e d i c t a b l e

d i s t u r b a n c e s a n d c a u s e a c t u a l r e s u l t s t o d e v i a t e f r o m t h e

e x p e c t e d o r p l a n n e d r e s u l t s . C o n t r o l a c t i v i t i e s s e e k t o k e e p

t h e s y s t e m o u t p u t s i n t h e l i n e w i t h t h e o r i g i n a l p l a n , o r t o

e n a b l e t h e s y s t e m t o c h a n g e s a f e l y t o m e e t t h e n e wc o n d i t i o n s . d i s t u r b a n c e s c a n r a n g e f r o m m i n o r m a t t e r s ( s h o r t

d e l a y i n t h e d e l i v e r y o f r a w m a t e r i a l s ) t o d i s t u r b a n c e s w h i c h

t h r e a t e n t h e o r g a n i z a t i o n i t s e l f ( t h e u n e x p e c t e d e n t r y o f a n e w

c o m p e t i t o r i n t o t h e m a r k e t ) .

T o b e s u c c e s s f u l t h e o r g a n i z a t i o n s m u s t p r o d u c e

o u t p u t s i n t h e f o r m o f g o o d , s e r v i c e s , f a c i l i t i e s t h a t m e e t i t s

o b j e c t i v e s . T o d o t h i s , p l a n n i n g m u s t t a k e p l a c e a n d , w h e n

p l a n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d , c o n t r o l m u s t b e e x e r c i s e d t o

e n s u r e c o n f o r m i t y t o t h e p l a n s a n d t h a t t h e p l a n s r e m a i n

r e l e v a n t .

A v i t a l e l e m e n t i n a n y p l a n n i n g p r o c e s s i s

c o n s i d e r a t i o n o f t h e c o n t r o l s a n d c o n t r o l s y s t e m s n e c e s s a r y t o

e n s u r e a d h e r e n c e t o t h e p l a n . I n p h y s i c a l s y s t e m s , c o n t r o l i s

a n i n t e g r a l p a r t o f t h e d e s i g n a n d i s b a s e d o n d i r e c t a n d

i m m e d i a t e m e a s u r e m e n t a n d s e n s i n g o f v o l t a g e s , p r e s s u r e s ,

t e m p e r a t u r e s , f l o w s , a n d s o o n .

I n o r g a n i z a t i o n a l a n d m a n a g e m e n t s y s t e m s , t h e n e e d t o

m o n i t o r a c t i v i t i e s i s n o t a l w a y s a p p a r e n t a n d t h e r e m u s t b e a

c o n s c i o u s e f f o r t t o i n c l u d e a p p r o p r i a t e c o n t r o l s y s t e m st h r o u g h o u t t h e o r g a n i z a t i o n s . A c r u c i a l d i f f e r e n c e b e t w e e n

o r g a n i z a t i o n a l a n d m e c h a n i c a l s y s t e m s i s t h a t i n

o r g a n i z a t i o n a l s y s t e m s , c o n t r o l i s e x e r c i s e d b y t h e u s e o f

i n f o r m a t i o n . M o s t m a n a g e r s d o n o t s e e t h e a c t u a l o p e r a t i o n s

a n d r e l y o n i n f o r m a t i o n a b o u t t h e a c t i v i t i e s t h a t h a v e t a k e n

p l a c e i n o rd e r t o b e a b l e t o e x e r c i s e c o n t r o l . T h a t i s w h y



f o r m a l i z e d i n f o r m a t i o n s y s t e m s a r e s o e s s e n t i a l p a r t i c u l a r l y

f o r o p e r a t i o n a l a n d t a c t i c a l l e v e l m a n a g e m e n t .

C o n t r o l i s t h e a c t i v i t y w h i c h m e a s u r e s d e v i a t i o n s f r o m

p l a n n e d p e r f o r m a n c e a n d p r o v i d e s i n f o r m a t i o n u p o n w h i c h

c o r r e c t i v e a c t i o n c a n b e t a k e n e i t h e r t o a l t e r f u t u r e

p e r f o r m a n c e s o a s t o c o n f o r m t o t h e o r i g i n a l p l a n , o r t o

m o d i f y t h e o r i g i n a l p l a n . H e r e a r e s o m e e l e m e n t s o f t h e

c o m p l e t e c o n t r o l c y c l e :

a s t a n d a r d s p e c i f y i n g t h e e x p e c t e d p e r f o r m a n c e . I t c a n b e i n

t h e f o r m o f a b u d g e t , a p r o c e d u r e , a s t o c k l e v e l , a n o u t p u t r a t e

o r s o m e o t h e r t a r g e t .

a m e a s u r e m e n t o f a c t u a l p e r f o r m a n c e . I t s h o u l d b e m a d e i n a n

a c c u r a t e m a n n e r a n d u s i n g r e l e v a n t u n i t s ( t i m e t a k e n , p o u n d s

s p e n t , u n i t s p r o d u c e d , e f f i c i e n c y r a t i n g )

c o m p a r i s o n o f t h e a b o v e m e n t i o n e d e l e m e n t s . T h e c o m p a r i s o ni s a c c o m p a n i e d b y a n a n a l y s i s w h i c h a t t e m p t s t o i s o l a t e t h e

r e a s o n f o r a n y v a r i a t i o n s .

F e e d b a c k o f d e v i a t i o n s o r v a r i a t i o n s t o a c o n t r o l u n i t ( i . e . a

m a n a g e r ) . T h i s t y p e i s s i n g l e l o o p f e e d b a c k .

a c t i o n s b y t h e c o n t r o l u n i t t o a l t e r p e r f o r m a n c e i n a c c o r d a n c e

w i t h t h e p l a n .

f e e d b a c k t o a h i g h e r l e v e l c o n t r o l u n i t r e g a r d i n g l a r g e

v a r i a t i o n s b e t w e e n p e r f o r m a n c e a n d p l a n a n d u s e d u p o n

r e s u l t s o f l o w e r l e v e l c o n t r o l u n i t s a c t i o n s . I t i s d o u b l e l o o p

f e e d b a c k .

T h e f e e d b a c k l o o p s g a t h e r i n f o r m a t i o n o n p a s t

p e r f o r m a n c e f r o m t h e o u t p u t s i d e o f a s y s t e m , d e p a r t m e n t o r

p r o c e s s w h i c h i s u s e d t o g o v e r n f u t u r e p e r f o r m a n c e b y

a d j u s t i n g t h e i n p u t s i d e o f t h e s y s t e m b y a l t e r i n g t h e a m o u n t

o f f i n a n c e a v a i l a b l e ( f o r i n s t a n c e ) , t h e n u m b e r o f s t a f f , t h e

a m o u n t o f e q u i p m e n t .

H i g h e r l e v e l c o n t r o l l e r

e g . B o a r d o f D i r e c t o r s

D o u b l e L o o p i n f o rm a t i o n Fee d b a ck

L o w e r l e v e l o f c o n t r o l l e r

e . g . m a n a g e r



( m a n a g e r c o m p a r e s p e r f o r m a n c e w i t h t a r g e t s a n d m a k e s

a d j u s t m e n t s , a s r e q u i r e d )

S i n g l e L o o p i n f o r m a t i o n F e e d b a c k

i n p u t s

e . g . R e q u i r e d S y s t e m M e a s u r e m e n t

L a b o r A d j u s t . b e i n g o f o u t p u t s O U T P U T S

F i n a n c e , o f G o o d s

M a t e r i a l s S e r v i c e s

M e t h o d s

S i n g l e l o o p f e e d b a c k i s t h e c o n v e n t i o n a l f e e d b a c k o f

s m a l l v a r i a t i o n s b e t w e e n a c t u a l a n d p l a n i n o r d e r t h a t

c o r r e c t i v e a c t i o n c a n b e t a k e n t o b r i n g p e r f o r m a n c e i n l i n e

w i t h t h e p l a n . I t s i m p l i c a t i o n i s t h a t p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s

a n d p l a n s r e m a i n u n c h a n g e d . I t i s a s s o c i a t e d w i t h t h e n o r m a lc o n t r o l s y s t e m s a t o p e r a t i o n a l a n d t a c t i c a l l e v e l s ( i . e . s t o c k

c o n t r o l , p r o d u c t i o n c o n t r o l , b u d g e t a r y c o n t r o l a n d s t a n d a r d

c o s t i n g ) . A t l o w e r l e v e l s , t h e s e s y s t e m s a r e c l o s e d a s t h e

p e r fo rma n c e s t a n d a rd s d o n o t c h a n g e .

T h e d o u b l e l o o p o r h i g h e r o r d e r f e e d b a c k a r e t o e n s u r e

t h a t p l a n s , b u d g e t s , o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e s a n d t h e c o n t r o l

s y s t e m s t h e m s e l v e s a r e r e v i s e d t o m e e t c h a n g e s i n c o n d i t i o n s .

R o s s A s h b y s u p p o r t s t h e i d e a t h a t t h i s i s e s s e n t i a l i f t h e

s y s t e m i s t o a d a p t t o a c h a n g i n g e n v i r o n m e n t .

T h e b u s i n e s s e n v i r o n m e n t a b o u n d s w i t h u n c e r t a i n t i e s

( c o m p e t i t o r s ’ a c t i o n s , i n f l a t i o n , i n d u s t r i a l d i s p u t e , c h a n g e s i n

t a s t e s a n d t e c h n o l o g y , n e w l e g i s l a t i o n ) a n d t h e m o n i t o r i n g o f

t r e n d s a n d p e r f o r m a n c e s o t h a t a p p r o p r i a t e a d j u s t m e n t s c a n b e

m a d e t o p l a n s i s l i k e l y t o b e m o r e p r o d u c t i v e t h a n t h e r i g i d

a d h e r e n c e t o h i s t o r i c a l p l a n s a n d b u d g e t s w h i c h w e r e p r e p a r e d

i n e a r l i e r c i r c u m s t a n c e s .

T h e t i m i n g i n f o r m a t i o n f l o w s a n d o f c o n t r o l d e c i s i o n s

d i f f e r s f r o m l e v e l t o l e v e l . I n g e n e r a l , a t t h e l o w e s t l e v e l ,

t h e r e i s a n e e d f o r m o r e o r l e s s i m m e d i a t e i n f o r m a t i o n a n dd e c i s i o n m a k i n g ; a t h i g h e r l e v e l s , w e e k l y , m o n t h l y a n d l o n g e r

r e v i e w p e r i o d s a r e m o r e e f f e c t i v e . ( R e v i e w i n g q u a l i t y o n a n

a u t o m a t i c p r o d u c t i o n l i n e n e e d s t o b e d o n e m i n u t e b y m i n u t e

w h e r e a s r e v i e w i n g t h e p e r f o r m a n c e o f a f a c t o r y a s a w h o l e i s

t o b e d o n e o n a m o n t h l y / q u a r t e r l y b a s i s ) .



C o n t r o l a c t i o n i s t o b e e f f e c t i v e w h e n t h e t i m e l a g

b e t w e e n o u t p u t a n d c o r r e c t i o n a c t i o n – v i a t h e i n fo rma t i o n

l o o p – i s a s s h o r t a s p o s s i b l e . T o o g r e a t a t i m e l a g m a y c a u s e

t h e r e s u l t i n g c o n t r o l a c t i o n t o b e t h e o p p o s i t e o f w h a t i t

s h o u l d b e .

T h e f a c t o r s w h i c h i n f l u e n c e t h e s p e e d o f c o n t r o l a r e t h e

o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e a n d t h e r e p o r t i n g p e r i o d .

D e c i s i o n s s h o u l d b e m a d e a t t h e l o w e s t p o s s i b l e l e v e l ,

c o n s i s t e n t w i t h t h e n a t u r e o f t h e d e c i s i o n a n d a s c l o s e t o t h e

s c e n e o f a c t i o n a s p o s s i b l e . T h e r e i s a t e n d e n c y f o r s o m e

t y p e s o f c o n t r o l i n f o r m a t i o n , f o r e x a m p l e b u d g e t a r y c o n t r o l

a n d s t a n d a r d c o s t i n g r e p o r t s , t o b e p r o d u c e d i n a c c o r d a n c e

w i t h c o n v e n t i o n a l a c c o u n t i n g p e r i o d s ( m o n t h l y ) f o r a l l l e v e l s

i n t h e o r g a n i z a t i o n . B e c a u s e o f t h e p r o c e d u r e s i n v o l v e d , s u c h

r e p o r t s a r e f r e q u e n t l y n o t a v a i l a b l e u n t i l h a l f w a y t h r o u g h t h en e x t p e r i o d a n d c o n s e q u e n t l y m u c h o f t h e i n f o r m a t i o n i s o u t -

o f - d a t e a n d i s m i s l e a d i n g a s a g u i d e t o a c t i o n .

T h e m o s t e f f e c t i v e c o n t r o l p e r i o d i s n o t n e c e s s a r i l y t h e

s a m e a s a n a c c o u n t i n g o r c a l e n d a r p e r i o d s u c h a s a

w e e k / m o n t h / y e a r . A t l o w e r l e v e l s i n t h e o r g a n i z a t i o n r a p i d

f e e d b a c k o f a r e l a t i v e l y r e s t r i c t e d r a n g e o f m a t t e r s i s l i k e l y t o

b e m o r e e f f e c t i v e ; a t h i g h e r l e v e l s t h e r e i s l e s s i m m e d i a c y .

R e s e a r c h i n t o f o r m a l m a n a g e r i a l c o n t r o l s y s t e m s ( e . g .

b u d g e t a r y c o n t r o l ) i n d i c a t e s t h a t t h e y a r e b y n o m e a n s a s

e f f e c t i v e a s t o p m a n a g e m e n t w o u l d l i k e t o b e l i e v e . M a n y

m a n a g e r s c o n s i d e r e d t h e c o n t r o l s y s t e m t o b e i n e f f e c t i v e a n d

i g n o r e d t h e r e p o r t s a n d s t a t e m e n t s p r o d u c e d b y t h e s y s t e m s .

T h e s t u d i e s s h o w e d t h a t t h e r e a r e f i v e m a i n r e a s o n s f o r

m a n a g e m e n t ’ s f a i l u r e t o u s e t h e i n f o r m a t i o n p r o v i d e d :

s u b j e c t s c o v e r e d w e r e o u t s i d e t h e m a n a g e r ’ s c o n t r o l

t h e i n f o r m a t i o n a r r i v e d t o o l a t e f o r e f f e c t i v e a c t i o n t o b e

t a k e n

i n s u f f i c i e n t d e t a i l w a s p r o v i d e d

t h e i n f o r m a t i o n s u p p l i e d w a s t h o u g h t b y t h e m a n a g e r t o b ei n a c c u r a t e

t h e i n f o r m a t i o n w a s p r o v i d e d i n a f o r m w h i c h c o u l d n o t b e

u n d e r s t o o d

T h e f i r s t t w o f a c t o r s w e r e t h e m o s t i m p o r t a n t , c l o s e

a t t e n t i o n s h o u l d b e g i v e n t o t h e m .



T h e f u l l c o n t r o l c y c l e ( c o n t i n u a l m o n i t o r i n g o f r e s u l t s ,

c o m p a r i s o n w i t h p l a n s , a n a l y s i s o f v a r i a t i o n s a n d r e p o r t i n g ) i s

a n e x p e n s i v e a n d t i m e c o n s u m i n g p r o c e s s . I t i s i m p o r t a n t a s

t h e e f f o r t i s c o n c e n t r a t e d w h e r e i t c a n b e m o s t e f f e c t i v e , i n

a r e a s o f h i g h e x p e n d i t u r e , v i t a l o p e r a t i o n s a n d p r o c e s s e s ,

d e p a r t m e n t s . I n m o r e c o m p l e x a n d u n c e r t a i n c o n d i t i o n s w h e r e

b o t h e x t e r n a l a n d i n t e r n a l i n f l u e n c e s n e e d t o b e c o n s i d e r e d , a

m o r e f l e x i b l e a n d b r o a d e r c o n t r o l s y s t e m i s r e q u i r e d .

C o m p l e x o r g a n i z a t i o n s e . g . c o m m e r c i a l a n d i n d u s t r i a l

f i r m s c o n t a i n a l a r g e n u m b e r o f e l e m e n t s a n d p u r s u e a r a n g e

o f o b j e c t i v e s . T h e c o n s e q u e n c e o f t h i s i s t h a t s i m p l e c o n t r o l

s y s t e m s w h i c h h a v e t r a d i t i o n a l l y c o n c e n t r a t e d s o l e l y o n

f i n a n c i a l f a c t o r s c a n n o t b e e x p e c t e d t o c o n t r o l t h e m u l t i -

f a c e t e d a c t i v i t i e s o f a c o m p l e x o r g a n i z a t i o n .

W h i l s t t h e p r o f i t f a c t o r i s i m p o r t a n t ( i n t h e l o n g r u n ) ,t h e r e i s g e n e r a l r e c o g n i t i o n t h a t i t i s o n l y o n e f a c e t o f t h e

m a n a g e m e n t t a s k . P r o f i t i s o b j e c t i v e a n d e a s i l y m e a s u r a b l e

w h i l e t h e o t h e r s a r e l e s s . M a n y c o m p a n i e s h a v e t r i e d t o d e a l

w i t h s u c h p r o b l e m s ; G e n e r a l E l e c t r i c C o m p a n y o f A m e r i c a

e s t a b l i s h e d 8 k e y f a c t o r s w h i c h a r e t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t :

p ro d u c t i v i t y

p e r so n n e l d e v e l o p me n t

p ro f i t a b i l i t y

m a r k e t p o s i t i o n

p ro d u c t l e a d e r s h i p

e m p l o y e e a t t i t u d e s

p u b l i c r e sp o n s i b i l i t y

b a l a n c e b e t w e e n sh o r t a n d l o n g t e rm g o a l s .

W i t h i n e a c h k e y a r e a v a r i o u s p e r f o r m a n c e t a r g e t s w e r e

e s t a b l i s h e d a n d a m a n a g e r w o u l d b e e x p e c t e d t o a c h i e v e a

s a t i s f a c t o r y p e r f o r m a n c e l e v e l a c r o s s a l l e i g h t f a c e t s .

E v e n b e t w e e n t h e s e a r e a s , G e n e r a l E l e c t r i c l a i d e m p h a s e s

o n s o m e o f t h e m s u c h a s p e r s o n n e l d e v e l o p m e n t ; i t i s

c o n c e r n e d w i t h t h e s y s t e m a t i c t r a i n i n g o f m a n a g e r s t o f i l l p r e se n t a n d fu t u re ma n p o w e r n e e d s t o a l l o w fo r b o t h t h e

i n d i v i d u a l d e v e l o p m e n t a n d o r g a n i z a t i o n a l g r o w t h .

T h e q u a l i t y o f t h e p r o g r a m w a s a p p r a i s e d b y i n f o r m a l

i n t e r v i e w s c o v e r i n g t h e s t a f f ’ s v i e w s o n

s e l e c t i o n p e r i o d i c p e r f o r m a n c e r e v i e w s

t r a i n i n g a v a i l a b l e .



A m a n n i n g a u d i t w a s t a k e n a n n u a l l y t o a s s e s s h o w w e l l

t h e d e p a r t m e n t c o u l d f i l l i t s o w n p r o m o t i o n a l n e e d s b y

e x a m i n i n g t h e p r e p a r a t i o n a n d t r a i n i n g o f e a c h m a n a g e r a n d

t h e a m o u n t o f i n t e r n a l a n d e x t e r n a l t r a i n i n g u n d e r t a k e n .

P e r s o n n e l d e v e l o p m e n t a n d o t h e r p a r t s o f a m a n a g e r ’ s

t a s k a r e l o n g t e r m i n n a t u r e a n d i f n o a t t e m p t i s m a d e t o

m e a s u r e p e r f o r m a n c e i n s u c h a r e a s , a m a n a g e r m i g h t b e

t e m p t e d t o i g n o r e t h e m a n d c o n c e n t r a t e o n a s h o r t t e r m f a c t o r

s u c h a s p r o f i t a b i l i t y .

A t o p e r a t i o n a l l e v e l s , t h e r e i s t h e a w a r e n e s s t h a t a s i n g l e

c o n t r o l f a c t o r c a n n o t s a t i s f a c t o r i l y m o n i t o r t h e r i c h n e s s a n d

d i v e r s i t y o f a n y o p e r a t i o n . J . C . M i l l e r c a r r i e d o u t a n

i n t e r n a t i o n a l s u r v e y t o f i n d o u t w h a t p e r f o r m a n c e m e a s u r e s

w e r e u s e d t o c o n t r o l a n d m o n i t o r p r o d u c t i o n i n E u r o p e , t h e

U S A a n d J a p a n . T h e r e s u l t s a r e t h e f o l l o w i n g o n e s :P e r f o r m a n c e m e a s u r e s l i s t e d i n o r d e r o f i m p o r t a n c e :

E U R O P E t h e U S A

o u t g o i n g q u a l i t y i n c o m i n g q u a l i t y

u n i t m a n u f a c t u r i n g c o s t s i n v e n t o r y a c c u r a c y

u n i t m a t e r i a l c o s t s d i r e c t l a b o r p r o d u c t i v i t y

o v e r h e a d c o s t s m a n u f a c t u r i n g l e a d - t i m e

o n - t i m e d e l i v e r i e s v e n d o r l e a d - t i m e

i n c o m i n g q u a l i t y s e t - u p t i m e s

d i r e c t l a b o r p r o d u c t i v i t y W I P t u r n o v e r

J A P A N

m a n u f a c t u r i n g l e a d - t i m e

d i r e c t l a b o r p r o d u c t i v i t y

W I P t u r n o v e r

i n c o m i n g q u a l i t y

v e n d o r l e a d - t i m e

i n d i r e c t p r o d u c t i v i t y

m a t e r i a l y i e l d

P u b l i c s e c t o r o r g a n i z a t i o n s a r e c o m p l e x a n d f a c e a s i m i l a r ro f c o n t r o l p r o b l e m s t o t h o s e o f t h e p r i v a t e s e c t o r .

A c c o r d i n g t o t h e 1 9 8 8 g o v e r n m e n t r e p o r t , t h e f r e e s t a n d i n g

a g e n c i e s s h o u l d s e t u p t o c a r r y o u t s p e c i f i c a c t i v i t i e s ; t h e y w e r e

f a c e d w i t h p r o b l e m s o f c o n t r o l l i n g t h e A g e n c i e s . T h e m a i n o b j e c

o f t h e p r o g r a m w a s t o b r i n g a b o u t b e t t e r p e r f o r m a n c e i n t h e p r o v

o f C e n t r a l G o v e r n m e n t s e r v i c e s . T o m a n a g e b e t t e r a n d t o i m p r o v



r e p o r t i n g , t h e r e w a s a n e e d f o r m o r e c o m p r e h e n s i v e a n d t i m e l y

i n f o r m a t i o n o n a l l a s p e c t s o f p e r f o r m a n c e , n o t j u s t f i n a n c i a l

p e r f o r m a n c e . I t w a s d e c i d e d t h a t p e r f o r m a n c e w o u l d b e m o n i t o r e

a n d c o n t r o l l e d a c r o s s f o u r b r o a d h e a d i n g s :

f i n a n c i a l p e r f o r m a n c e

v o l u m e o f o u t p u t

q u a l i t y

e f f i c i e n c y

W i t h i n t h e s e h e a d i n g s , t a r g e t s a r e s e t s p e c i a l l y r e l a t e d t o t h

a c t i v i t i e s , s e r v i c e s o r p r o d u c t s o f t h e p a r t i c u l a r A g e n c y a n d c o n t

e x e r c i s e d b y c o m p a r i n g a c t u a l p e r f o r m a n c e w i t h t h e t a r g e t s .

H e r e a r e s o m e o f t h e e x a m p l e s t h a t a r e t o b e t a k e n i n t o a c c o

A r e a T a r g e t A g e n c y

f i n a n c i a l p e r f o r m a n c e

f u l l c o s t r e c o v e r y p l u s u n i t c o s t

t a r g e t s

C i v i l S e r v i c eC o l l e g e

C e n t r a l O f f i c e

o f I n f o r m a t i o n

O U T P U T n o . o f t e s t e s p e r f o r

m e d

v e h i c l e

i n s p e c t o r a t e

Q U A L I T Y o f

S E R V I C E

a ) t i m e l i n e s s t i m e t o h a n d l ea p p l i c a t i o n p a s sp o r t o f f i c e

b ) qua l i ty o f

p roduc t

p ro p o r t i o n o f

c o u r s e e v a l u a t i o n

C i v i l S e r v i c e

C o l l e g e

c ) a v a i l a b i l i t y a l l d o c u m e n t s t o b e

a v a i l a b l e w i t h i n 5

d a y s o f r e c e i p t

C o m p a n i e s H o u s e

E F F I C I E N C Y

e f f i c i e n c y /

e c o n o m y

2 0 % r e d u c t i o n

i n t h e c o s t o f

c o m m o n s e r v i c e s

o v e r 5 y e a r s

P a t e n t O f f i c e

u n i t c o s t 4 7 2 p o u n d s / p r o d u c t i

v e p r o f e s s i o n a l

d a y

O c c u p a t i o n a l

H e a l t h

S e r v i c e



C l o s e e x a m i n a t i o n o f a n y r e a l s y s t e m ( p r i v a t e o r p u b l i c s e c t

w i l l s h o w t h a t t h e r e a r e t w o t y p e s o f c o n t r o l l o o p :

f e e d b a c k l o o p s : m o n i t o r p a s t r e s u l t s t o d e t e c t a n d c o r r e c t

d i s t u r b a n c e s t o t h e p l a n

f e e d f o r w a r d l o o p s : r e a c t t o i m m e d i a t e o r f o r t h c o m i n g d a n g e r s b

m a k i n g a d j u s t m e n t s t o t h e s y s t e m i n a d v a n c e i n o r d e r t o c o p e w i t

t h e p r o b l e m i n g o o d t i m e .

N o n e o f t h e t w o w i l l a c t i n d e p e n d e n t l y , a b a l a n c e b e t w e e n t h e m

d e s i r a b l e .

F e e d f o r w a r d u s e s f l a i r a n d i n s i g h t a n d r e l i e s h e a v i l y o n i n f o r m a t

a b o u t e n v i r o n m e n t t o a n t i c i p a t e c r i t i c a l c h a n g e s i n t h e n o n -

c o n t r o l l a b l e v a r i a b l e s b e f o r e t h e y h a v e a n e f f e c t o n t h e s y s t e m . I

o p e n l o o p a n d d o e s n o t f e e d b a c k t h r o u g h t h e p r o c e s s a s d o e s c l o

l o o p f e e d b a c k c o n t r o l . T h e a b i l i t y t o s e n s e i m p e n d i n g p r o b l e m s a

t o t a k e p r i o r c o r r e c t i v e a c t i o n , w h i c h i s t h e e s s e n c e o f f e e d f o r w ac o n t r o l , a r e a l s o t h e h a l l m a r k s o f s u c c e s s f u l m a n a g e r s a n d

b u s i n e s sme n .

E x a m p l e s o f f e e d b a c k f o r w a r d i n c l u d e :

n e w s o f p o l i t i c a l i n s t a b i l i t y i n a c o u n t r y w h i c h w a s a m a j o r s u p p

o f a n i m p o r t a n t r a r e m e t a l w o u l d c a u s e a s t u t e b u y e r s t o b u y b e f o

p r i c e s w e n t u p a n d t h e i r o w n s t o c k s w e r e d e p l et e d ( i n c o n t r a s t a

f e e d b a c k s y s t e m w o u l d r e a c t u n t i l s t o c k s h a d a c t u a l l y f a l l e n )

a c o m p a n y h e a r i n g o f a p o s s i b l e i n d u s t r i a l d i s p u t e w o u l d m a k e

a l t e r n a t i v e p r o d u c t i o n a r r a n g e m e n t s s u c h a s s u b - c o n t r a c t i n g o r

e n g a g i n g n o n - u n i o n l a b o r , i n a d v a n c e o f t h e w i t h d r a w a l o f l a b o r .

T r a d i t i o n a l l y , c o n t r o l s i n o r g a n i z a t i o n s h a v e b e e n h i e r a r c h i c

m o v i n g f r o m l o w e r t o m i d d l e t o h i g h e r m a n a g e m e n t i n a r e g u l a t e

w a y . T h i s p a t t e r n s u i t s s t a b l e c o n d i t i o n s w h e r e r e a l d e c i s i o n s m a

i s c o n c e n t r a t e d a t t h e t o p .

C o n d i t i o n s a r e c h a n g i n g q u i c k l y a n d t h e o r g a n i z a t i o n s h a v e

a d a p t t h e m s e l v e s t o t h e m . T h e r e i s t h e n e e d f o r m o r e f l e x i b i l i t y

l o c a l d e c i s i o n m a k i n g . T h i s h a s b r o u g h t a b o u t t o t h e g r o w t h o f

d e c e n t r a l i z e d d e c i s i o n m a k i n g a n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f s m a l l e r ,

a u t o n o m o u s u n i t s o p e r a t i n g w i t h c o n s i d e r a b l e f r e e d o m a n d f l e x i bw i t h i n a l a r g e f r a m e w o r k . M a n y b u s i n e s s o r g a n i z a t i o n s h a v e t h i s

s t y l e o f o p e r a t i o n .

A s o r g a n i z a t i o n s a n d t h e s t y l e o f o p e r a t i o n s c h a n g e s o m u s t

s t y l e a n d m e t h o d o f c o n t r o l . O l d r e p o r t b a s e d c o n t r o l s p a s s i n g u p

d o w n t h e h i e r a r c h y s t i f l e i n i t i a t i v e a n d i n h i b i t f l e x i b i l i t y . T h e



s o l u t i o n t o t h e p r o b l e m o f a c h i e v i n g b o t h c o n t r o l a n d f r e e d o m i s

c o m b i n e t i g h t c o n t r o l o f p e r f o r m a n c e w i t h f r e e d o m o f o p e r a t i o n .

T h i s m e a n s t h a t i n d i v i d u a l s a n d u n i t s a r e h e l d a c c o u n t a b l e f

m u t u a l l y a g r e e m e n t g o a l s w h i l e b e i n g f r e e t o a c h i e v e t h e r e s u l t s

t h e y s e e f i t . R e s u l t s a n d p e r f o r m a n c e s a r e c o n t r o l l e d ; m e t h o d s a r

n o t . T h i s p l a c e s m o r e r e l i a n c e o n i n d i v i d u a l s a n d e n c o u r a g e s

i n i t i a t i v e . O p e r a t i n g u n i t s b e c o m e s e l f m a n a g i n g o r g a n i z a t i o n s w

a r e i n n o v a t i v e a n d a d a p t a b l e .

T h e e f f e c t i v e n e s s o f a n o t h e r f e a t u r e o f t r a d i t i o n a l c o n t r o l

s y s t e m , t h a t o f p o s t e v e n t m o n i t o r i n g , i s i n c r e a s i n g l y b e i n g

q u e s t i o n e d . F o r e x a m p l e l a b o r c o s t c o n t r o l . L a b o r c o s t s a r e c o l l e

a n d a t t h e e n d o f a p e r i o d a s a s s e s s m e n t i s m a d e a s t o w h e t h e r t h

l a b o r i s b e i n g u s e d e f f e c t i v e l y a n d c o s t s c o n t r o l l e d .

T h e r e i s a g r o w i n g a w a r e n e s s t h a t t h e f a c t o r s w h i c h i n f l u e n c

l a b o r c o s t s a r e m a i n l y d e t e r m i n e d a t t h e p l a n n i n g s t a g e ( t h ei n v e s t m e n t d e c i s i o n , a b o u t t h e m a c h i n e , e q u i p m e n t a n d m e t h o d s

u s e d ) . O n c e t h e s e d e c i s i o n s h a v e b e e n m a d e , l a b o r c o s t s a r e

p r e d e t e r m i n e d a n d s o t r a d i t i o n a l p o s t - e v e n t “ c o n t r o l ” i s l a r g e l y

i l l u s o r y .

P r o p e r p l a n n i n g i s t h e b e s t m e t h o d o f c o n t r o l . T h i s h a s b e e n

a c c e p t e d b y t h e J a p a n e s e i n a l l t h e i m p o r t a n t a r e a o f p r o d u c t q u a

T a k e a n a u t o m a t i c p o p - t o a s t e r a s a n a n a l o g y f o r a p r o d u c t i o n s y s

I f , f r o m t i m e t o t i m e , t h e t o a s t e r p o p s u p b u r n t t o a s t , t h e t r a d i t i o

W e s t e r n a p p r o a c h , c a l l e d Q u a l i t y C o n t r o l , i s t o s e t u p a n e l a b o r a

r e c o r d i n g s y s t e m t o r e c o r d t h e n u m b e r o f b u r n t s l i c e s a n d t h e n a

r e c t i f i c a t i o n s y s t e m t o s c r a p t h e m . T h e J a p a n e s e a p p r o a c h i s t o f

t h e t o a s t e r .

C o u r s e 8

Ma n a g em en t F u n ct i o n s : Ma rket i n g

M o s t m a n a g e r s a r e s p e c i a l i s t s , i . e . t h e y w o r k i n a p a r t i c u l a r

o f o r g a n i z a t i o n . S o t h e y p l a n , o r g a n i z e , c o n t r o l a n d s o o n w i t h i nt h e i r a r e a o f e x p e r t i s e . T h e y m i g h t b e t h e W o r k s M a n a g e r w h o i s

o r g a n i z i n g a p r o d u c t i o n l i n e t o i n c r e a s e e f f i c i e n c y ; t h e C h i e f

a c c o u n t a n t d e a l i n g w i t h a l o a n f r o m b a n k ; t h e P e r s o n n e l M a n a g e r

i s a r r a n g i n g t h e t r a i n i n g p r o g r a m f o r n e w r e c r u i t s a . s . o .

P e t e r D r u c k e r h a s s t a t e d t h a t m a r k e t i n g i s t h e p r i m a r y

m a n a g e m e n t f u n c t i o n a n d t h a t i t i s “ t h e w h o l e b u s i n e s s s e e n f r o m



p o i n t o f v i e w o f i t s f i n a l r e s u l t t h a t i s f r o m t h e c u s t o m e r ’ s p o i n t

v i e w ” .

T h e r e a r e a l o t o f d e f i n i t i o n s o f m a r k e t i n g , b u t h e r e i s o n e ,

a c c o r d i n g t o w h i c h , M A R K E T I N G i s “ t h e p r o c e s s r e s p o n s i b l e f o

i d e n t i f y i n g , a n t i c i p a t i n g a n d s a t i s f y i n g c u s t o m e r r e q u i r e m e n t s

p r o f i t a b l y ( f o r t r a d i n g o r g a n i z a t i o n s ) o r e f f e c t i v e l y ( f o r n o n - t r a d

o r g a n i z a t i o n s ) .

S o m a r k e t i n g i s a p p l i c a b l e b o t h t o t r a d i n g a n d n o n t r a d i n g

o r g a n i z a t i o n s . A l l h a v e t o c o n s i d e r t h e c u s t o m e r ’ s p o i n t o f v i e w ,

e s s e n c e o f m a r k e t i n g .

O r g a n i z a t i o n s t h a t a d o p t a m a r k e t o r i e n t e d a p p r o a c h f o c u s o

n e e d s o f t h e i r c u s t o m e r s . S o p r o d u c t i o n m u s t r e s p o n d t o t h e n e e d

t h e i r c u s t o m e r s . W i t h a m a r k e t o r i e n t e d a p p r o a c h t h e c u s t o m e r f o

t h e s t a r t i n g p o i n t f o r t h e d e v e l o p m e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s c o r p

s t r a t e g y ; m a r k e t i n g i s r e g a r d e d a s a n a c t i v i t y s h a r e d b y a l l .M a r k e t i n g i s a p h i l o s o p h y ; i t i s m u c h m o r e t h a n s e l l i n g . I t t r i e s t

g e t t h e c o m p a n y t o p r o d u c e w h a t t h e c u s t o m e r w a n t s .

T h e m a r k e t i n g p r o c e s s i s a w a y o f d e v e l o p i n g a c u s t o m e r b a

s t r a t e g y t h a t m e e t s t h e o r g a n i z a t i o n ’ s o b j e c t i v e s . T h e d e t a i l s w i l

v a r y f r o m o r g a n i z a t i o n t o o r g a n i z a t i o n ; i t i s a p r o c e s s t o i d e n t i f y

a n t i c i p a t e , s a t i s f y c u s t o m e r s ’ w a n t s . T y p i c a l c o m p o n e n t s o f t h e

p ro c e s s i n c l u d e :

m a r k e t r e s e a r c h : a c q u i s i t i o n a n d a n a l y s i s o f i n f o r m a t i o n a b o u t

e x i s t i n g a n d p o t e n t i a l m a r k e t s a n d m a r k e t i n g m e t h o d s

p ro d u c t d eve l o p m en t a n d p l a n n i n g : d e v e l o p m e n t o f n e w p r o d u c t s

s e r v i c e s , f e a t u r e s a n d s o o n t o m e e t c u s t o m e r s ’ w a n t s a n d r e v i e w

c u r r e n t p r o d u c t s

p r i c ing: s e t t i n g a p p r o p r i a t e p r i c e s h a v i n g r e g a r d t o p r o d u c t s t a t u

c o m p e t i t i v e p r e s s u r e s , d e s i r e f o r m a r k e t s h a r e s , c o s t e t c .

d i s t r i b u t i o n : c o n s i d e r a t i o n o f t h e c h a n n e l s o f d i s t r i b u t i o n e . g .

w h o l e s a l e r , r e t a i l e r , m a i l - o r d e r , p h y s i c a l d i s t r i b u t i o n

p romot ion : i d e n t i f y i n g a p p r o p r i a t e a n d c o s t - e f f e c t i v e m e t h o d s o f

a d v e r t i s i n g p r o m o t i n g a n d s e l l i n g p r o d u c t .

T h e s e a r e s t a g e s u s e d f o r d e v e l o p i n g t h e m a r k e t i n g s t r a t e g yt h e o r g a n i z a t i o n i . e . m a r k e t s i t u a t i o n i s i d e n t i f i e d ( c u s t o m e r s ,

s u p p l i e r s , c o m p e t i t o r s ) . D e c i s i o n s a r e t a k e n t o t a r g e t t h e m a r k e t .

t h e m a r k e t i n g m i x c o m e s c r u c i a l a t t h i s p o i n t .

K o t l e r d e f i n e s m a r k e t i n g m i x a s “ t h e s e t o f c o n t r o l l a b l e

v a r i a b l e s a n d t h e i r l e v e l s t h a t t h e f i r m u s e s t o i n f l u e n c e t h e t a r g

m a r k e t . ”



P r o f e s s o r B o r d e n r e d u c e s i t t o t h e F O U R P s :

P R O D U C T

P R I C E

P L A C E

P R O M O T I O N

T h e y a r e p r e s e n t e d i n m o r e d e t a i l s i n t h e f o l l o w i n g f i g u r e :

P R O D U C T P R O M O T I O N

q u a l i t y a d v e r t i s i n g

b ra n d n a me p u b l i c i t y

f e a t u r e s o f f e r e d s a l e s p r o m o t i o n

p a c k a g i n g p e r so n a l s e l l i n g

v a r i e t y d i r e c t m a i l i n g

s e r v i c e / g u a r a n t e e s

T A R G E T M A R K E T( a t a p a r t i c u l a r t i m e )

P LACE P RI CE

s a l e s o u t l e t s : n o . & t y p e b a s i c p r i c e

s t o c k a v a i l a b i l i t y d i s c o u n t s

t r a n s p o r t a t i o n c r e d i t t e r m s

d e l i v e r y m e t h o d s t r a d e - i n a l l o w a n c e s

T h e d i a g r a m s h o w s h o w t h e f o u r P s a r e c o r r e l a t e d w i t h e a c h

o t h e r a n d h o w m a n a g e m e n t s e e k s t o o b t a i n t h e r i g h t m i x o f f a c t o

m e e t c o n d i t i o n s i n t h e t a r g e t m a r k e t a t a p a r t i c u l a r t i m e .

T h e r e m a y b e m a r k e t s e g m e n t a t i o n w h e r e c o n s u m e r s w a n t s v

a c r o s s t h e w h o l e m a r k e t r e q u i r i n g t h e o r g a n i z a t i o n t o d e v e l o p v a

m a r k e t i n g m i x e s t o m e e t t h e n e e d s o f v a r i o u s m a r k e t s e g m e n t s . F

e x a m p l e c a r m a n u f a c t u r e r s h a v e d i f f e r e n t m a r k e t i n g m i x e s

( d i s c o u n t s , f a c i l i t i e s , p r o m o t i o n m e t h o d s e t c . ) t o d e a l w i t h f l e e t

b u y e r s a s c o mp a re d t o p r i v a t e b u y e r s .

L e t ’ s s e e e a c h o f t h e f o u r P s w h a t l o o k s l i k e .

P R O D U C T i n c l u d e s p h y s i c a l o b j e c t s ( v i d e o r e c o r d e r , p a c k e t d e t e r g e n t , b a n k i n g a n d i n s u r a n c e s e r v i c e s a n d s o o n ) . T h e r a n g e

p ro d u c t s o f f e r e d b y a n o rg a n i z a t i o n i s k n o w n a s i t s p r o d u c t m i x

M o s t o r g a n i z a t i o n s k e e p t h e i r p r o d u c t m i x u n d e r c o n s t a n t r e v i e w

a d d i n g , a m e n d i n g , d e l e t i n g i n r e s p o n s e t o o r a n t i c i p a t i o n o f , m a r

c h a n g e s .



I n c o n s u m e r p r o d u c t s , b r a n d i n g i s o f p a r t i c u l a r i m p o r t a n c e .

C o n s u m e r s ’ l o y a l t y i s e n c o u r a g e d b y b r a n d i d e n t i f i c a t i o n a n d b r a

a d v e r t i s i n g f o r e v e r y t h i n g . S o m e b r a n d s a r e s o w e l l k n o w n t h a t t

h a v e b e c o m e s y n o n y m o u s w i t h c e r t a i n t y p e s o f p r o d u c t s .

P a c k a g i n g i s i m p o r t a n t f o r b r a n d i d e n t i f i c a t i o n a n d f o r

p r o t e c t i o n a n d c o n v e n i e n c e i n u s e . E x a m p l e s i n c l u d e : r i n g - p u l l c

f o r s o f t d r i n k s ; p e t f o o d s , b e e r s a n d r e - f i l l a b l e c o n t a i n e r s f o r

d e t e r g e n t s , s h a m p o o s , w a s h i n g u p l i q u i d s .

T h e p r o v i s i o n o f t e c h n i c a l s u p p o r t , a f t e r s a l e s s e r v i c e ,

g u a r a n t e e s m e c h a n i c a l a n d e l e c t r i c a l p r o d u c t s . C o n s i d e r a t i o n s o f

f e a t u r e s a n d b e n e f i t s o f t h e p r o d u c t m u s t t a k e i n t o a c c o u n t t h e

p ro d u c t l i f e c yc l e .T h e p r o d u c t l i f e c y c l e i s a n a t t e m p t t o r e c o g n i z e d i s t i n c t s t a

i n a p r o d u c t ’ s s a l e s h i s t o r y . I t i s i m p o r t a n t t o t r y t o i d e n t i f y a t w

s t a g e a p r o d u c t i s i n i t s l i f e - c y c l e b e c a u s e s a l e s a n d p r o f i t a b i l i t yv a r y a t d i f f e r e n t s t a g e s a n d a d j u s t m e n t s t o m a r k e t i n g t a c t i c s w i l l

r e q u i r e d . I n t i m e , a p r o d u c t k n o w s t h e i n t r o d u c t i o n o n t h e m a r k e

g r o w t h , m a t u r i t y , s a t u r a t i o n a n d d e c l i n e .

T h e p r o d u c t d e v e l o p m e n t i m p l i e s

i d e n t i f i c a t i o n o f m a r k e t o p p o r t u n i t y

r e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t o f p r o d u c t

d e v e l o p m e n t o f m a r k e t i n g p l a n s a n d p r e l i m i n a r y m a r k e t i n g m i x ,

t o l a u n c h

e x p e n s i v e a n d l o s s m a k i n g p h a s e

T h e i n t r o d u c t i o n o n t h e m a r k e t i m p l i e s :

l o w s a l e s , d i f f i c u l t t o g a i n a c c e p t a n c e

l o w o u t p u t a n d h i g h u n i t c o s t s

o f t e n h i g h p r i c e s b u t s t i l l l i k e l y t o b e l o s s m a k i n g

o f t e n r a d i c a l a d j u s t m e n t s r e q u i r e d t o m a r k e t i n g m i x

l i k e l y t e e t h i n g p r o b l e m s

T h e g ro wt h c h a r a c t e r i s t i c s a r e t h e f o l l o w i n g o n e s :

s a l e s r i s e s t r o n g l ys t a r t m a k i n g p r o f i t s

p ro d u c t i o n r i s e s , u n i t c o s t f a l l

r e l a t i v e l y s t a t i c p r i c e l e v e l s

g r o w t h i n s a l e s a t t r a c t s c o m p e t i t i o n

m o r e e x p e n d i t u r e o n p r o d u c t i m p r o v e m e n t , p r o m o t i o n

t o o b t a i n s t r o n g p o s i t i o n



M a t u r i t y m e a n s :

s a l e s r i s e b u t a l s l o w e r r a t e

b r a n d i n g , p a c k a g i n g , p ro d u c t i d e n t i f i c a t i o n e s se n t i a l

t o m a i n t a i n p o s i t i o n

s e v e r e c o m p e t i t i o n , p o s s i b l e o v e r - c a p a c i t y i n m a r k e t

p r o d u c t m o d i f i e d a n d n e w m a r k e t s e g m e n t s s o u g h t t o p r o l o n g

p ro d u c t l i f e

g o o d p r o f i t s b u t u n d e r p r e s s u r e f r o m c o m p e t i t i o n

S a t u r a t i o n i m p l i e s t h e f o l l o w i n g s t e p s :

s a l e s l e v e l o f f a n d s t a r t t o d e c l i n e

p ro f i t s s t a r t t o f a l l

w e a k e r c o m p a n i e s l e a v e t h e m a r k e t

D e c l i n e i n v o l v e s :

r a p i d s a l e s d e c l i n e

o b s o l e s c e n c e o f p r o d u c t

p ro f i t s d e c l i n e a n d l o s se s ma y o c c u r

s u p e r i o r p r o d u c t s a p p e a r

c o n s i d e r a t i o n g i v e n t o e l i m i n a t i o n o r e x t e n s i o n

T h e l e n g t h o f t i m e f o r t h e w h o l e p r o d u c t c y c l e v a r i e s b e t w e

p roduc t s .

P r i c ei s t h e k e y e l e m e n t o f t h e m a r k e t i n g m i x . I n c o m p e t i t i v

m a r k e t s p r i c i n g i s c o n s t a n t l y r e v i e w e d a s i t i s t h e m o s t f l e x i b l e

e l e m e n t i n t h e m a r k e t m i x . I t c h a n g e s , e i t h e r d i r e c t o r i n d i r e c t

t h r o u g h d e v i c e s s u c h a s “ n o d e p o s i t ” / ” i n t e r e s t f r e e c r e d i t ” e n a b l

t h e o r g a n i z a t i o n t o a d a p t t o t h e c h a n g e s o n t h e m a r k e t . T h e s e m a

c a u s e d b y c h a n g i n g o f t h e c o n s u m e r p r e f e r e n c e s , a p p e a r a n c e o f n

c o m p e t i n g p r o d u c t s , p r i c e c h a n g e s b y c o m p e t i t o r s , a n d s o o n . P r i

i m p o r t a n t a t a l l t i m e s b u t e s p e c i a l l y a t c e r t a i n p o i n t s s u c h a s :

n e w p r o d u c t i n t r o d u c t i o n

w h e n c o m p e t i t o r s c h a n g e p r i c e s

w h e n e n t e r i n g n e w m a r k e t s w i t h e x i s t i n g p r i c ea t t i m e s o f r a p i d c h a n g e

w h e n c o m p e t i t o r s i m p r o v e / e n h a n c e p r o d u c t s w i t h o u t c h a n g i n g t h

p r i ces

w h e n p o s i t i o n i n g i n d i v i d u a l p r o d u c t s i n a p r o d u c t r a n g e

w h e n s u b s t a n t i a l l e g a l o r p o l i t i c a l c h a n g e s o c c u r w h i c h a f f e c t s t h

m a r k e t



w h e n n e w c o m p e t i t o r s e n t e r t h e m a r k e t

T h e r e a r e t h r e e c o m m o n a p p r o a c h e s t o p r i c i n g u s e d i n p r a c t i

c o s t p l u s p r i c i n g , d e m a n d - b a s e d p r i c i n g , c o m p e t i t i o n - b a s e d

pr ic ing , a l l o f t h e m i n v o l v e a d d i n g a p r o f i t e l e m e n t t o t h e c o s t s

p r o d u c t i o n . T h e m e t h o d s a r e s i m p l e t o a p p l y a n d a r e w i d e l y u s e d

F u l l c o s t p r i c i n g a d d s a m a r k - u p ( s a y 3 0 % ) o n t o t h e f u l l c o

p r o d u c t i o n t o a r r i v e a t a s e l l i n g p r i c e . T h e f u l l c o s t o f a p r o d u c t

i n c l u d e s b o t h v a r i a b l e c o s t s i . e . t h o s e t h a t v a r y w i t h p r o d u c t i o n

t o g e t h e r w i t h a n a l l o c a t i o n o f a p r o p o r t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s

f i x e d c o s t s i . e . t h o s e t h a t d o n o v a r y w i t h a c t i v i t y c h a n g e s . F u l l

p r i c i n g i s s i mp l e t o a p p l y a n d i s w i d e l y u se d e sp e c i a l l y w h e n t h e

d o e s n o t h a v e d e t a i l s o f d e m a n d . I t i n c l u d e s s e v e r a l p r o b l e m s :

i t d o e s n o t t a k e a c c o u n t o f d e m a n d a n d t h e p r i c e e l a s t i c i t y

o f d e m a n d n o r o f c o m p e t i t o r a c t i o n s

i t d o e s n o t h a v e t h e f l e x i b i l i t y t o d e a l w i t h c h a n g e s i n t h e m a r k eo f d e m a n d

i t i g n o r e s t h e i n h e r e n t a r b i t r a r i n e s s o f c o s t i n g p r o c e d u r e s e s p e c i

r e l a t i n g t o f i x e d c o s t a l l o c a t i o n s i n m u l t i p r o d u c t f i r m s .

R a t e o f R e t u r n p r i c i n g s e e k s t o c a l c u l a t e w h a t p e r c e n t a g e

m a r k - u p s h o u l d b e a d d e d o n t o t h e f u l l c o s t o f a p r o d u c t i n o r d e r

o b t a i n t h e f i r m ’ s p l a n n e d r a t e o f r e t u r n o n c a p i t a l e m p l o y e d ( r e t u

C a p i t a l E m p l o y e d = a r a t i o o f p r o f i t t o c a p i t a l e m p l o y e d ) . T h e

f o l l o w i n g f o r m u l a i s t o b e u s e d f o r c a l c u l a t i n g i t :

% m a r k - u p o n c o s t = C a p i t a l e m p l o y e d : T o t a l a n n u a l c o s t s x

P l a n n e d R a t e o f R e t u r n o n C a p i t a l E m p l o y e d

M a r g i n a l p r i c i n g , k n o w n a s v a r i a b l e c o s t p r i c i n g o r

c o n t r i b u t i o n p r i c i n g i s a c o s t b a s e d p r i c i n g s y s t e m u s i n g o n l y t h e

v a r i a b l e c o s t s o f a p r o d u c t i . e . t h o s e o u t o f p o c k e t c o s t s w h i c h a r

i n c u r r e d w h e n a n a d d i t i o n a l u n i t i s p r o d u c e d . T h e o b j e c t i v e w i t h

m a r g i n a l p r i c i n g i s t o s e t p r i c e s s o a s t o m a x i m i z e c o n t r i b u t i o n t

f i x e d c o s t s a n d p r o f i t . C o n t r i b u t i o n = s a l e s – v a r i a b l e c o s t s . F o r

s h o r t t e r m d e c i s i o n m a k i n g , m a r g i n a l p r i c i n g i n c r e a s e s p r i c i n g

f l e x i b i l i t y b u t n e e d s t o b e u s e d j u d i c i o u s l y . T h e y a r e f r e q u e n t l y

b y h o t e l c h a i n s , t r a n s p o r t s e r v i c e s , h o l i d a y p r o v i d e r s , e l e c t r i c i t yc o m p a n i e s . T h e y s u f f e r f r o m w i d e v a r i a t i o n i n d e m a n d .

D e m a n d b a s e d p r i c i n g i s a s y s t e m w h i c h u s e s t h e d e m a n d f

p r o d u c t , r a t h e r t h a n p r o d u c t i o n c o s t s , a s t h e s t a r t i n g p o i n t i n s e t

p r i c e s . A p r o d u c t i s n o t a l w a y s s o l d a t t h e s a m e p r i c e i n a l l p a r t s

t h e m a r k e t . W h e r e t h e m a r k e t i s s e g m e n t e d , d i f f e r e n t p r i c e s c a n

c h a r g e d t o t h e v a r i o u s s e g m e n t s . W h e r e t h e i d e n t i c a l p r o d u c t i s s



t o d i f f e r e n t s e g m e n t s a t d i f f e r e n t p r i c e s t h i s i s k n o w n a s p r i c e

d i s c r i m i n a t i o n . W h e r e t h e r e a r e s l i g h t c h a n g e s i n t h e p r o d u c t s o

t h e v a r i o u s s e g m e n t s ( e . g . c h a n g e s i n q u a l i t y , p a c k a g i n g , f i n i s h ,

b r a n d n a m e s ) a n d d i f f e r e n t p r i c e s c h a r g e d , t h i s i s k n o w n a s

d i f f e r e n t i a l p r i c i n g .

N o c o m p a n y c a n i g n o r e t h e p r i c e o f c o m p e t i t i v e p r o d u c t s s o

p r i c i n g i s c o m p e t i t i o n b a s e d . A p r i m e e x a m p l e o f c o m p e t i t i o n b a

p r i c i n g i s t h a t o f t h e p r i c e o f p e t r o l f r o m t h e m a j o r o i l c o m p a n i e

( E s s o , B . P . , S h e l l , G u l f ) . T h e c o m p a n i e s c h a r g e s i m i l a r p r i c e s f o r

t h e i r p r o d u c t s a n d p r i c e c h a n g e s b y o n e o f t h e c o m p a n i e s b r i n g s

i m m e d i a t e r e s p o n s e b y a l l t h e o t h e r s .

P l a c e i s t h e e l e m e n t i n t h e m a r k e t i n g m i x t h a t d e a l s w i t h

d i s t r i b u t i o n w h i c h i s m o v i n g t h e p r o d u c t / s e r v i c e t o t h e f i n a l

c o n s u m e r . T h e r e a r e t w o a s p e c t s o f d i s t r i b u t i o n :

c h a n n e l s o f d i s t r i b u t i o n – i s m o v i n g t h e p r o d u c t o r s e r v i c e t o t h ef i n a l c o n s u m e r

p h y s i c a l d i s t r i b u t i o n

T h e f o r m e r a r e l i n k s o r i n s t i t u t i o n s i n t h e c h a i n b e t w e e n t h e

p r o d u c e r a n d c u s t o m e r . S o m e o f t h e m a r e s h o r t a n d d i r e c t ; t h e

p r o d u c e r o f a s e r v i c e ( l a w y e r ) d e a l s d i r e c t l y w i t h c u s t o m e r s . M o

c h a n n e l s a r e i n d i r e c t , e s p e c i a l l y i n c o n s u m e r m a r k e t s . ; t h e r e a r e

s o m e i n t e r m e d i a r i e s s u c h a s w h o l e s a l e r s a n d r e t a i l e r s , b e t w e e n t h

p r o d u c e r s a n d c o n s u m e r s . T h e c h a n n e l s o f d i s t r i b u t i o n a r e c h a n g

a n d b e c o m e s h o r t e r a n d s h o r t e r . H e r e a r e s o m e o f t h e c o m m o n l y

e n c o u n t e r e d c h a n n e l s :

p r o d u c e r p r o d u c e r p r o d u c e r p r o d u c e r

w h o l e s a l e r w h o l e s a l e r

r e t a i l e r r e t a i l e r

cu s t o m er cu s t o m er cu s t o m er cu s t o m er

i n d u s t r i a l g o o d s m a s s m a r k e t e d c h a i n t y p i c a l m a i l o r d e r

a n d s o m e c o n s u m e r g o o d s o f l a r g e c a s h & c a r r y

c o n s u m e r g o o d s d e t e r g e n t s r e t a i l e r s b u s i n e s s s e l l i

s e r v i c e s f o o t w e a r c a r s a n d h u g e r a n g e o

e . g . c o s m e t i c s e l e c t r i c a l g o o d s f i n a n c i a l p r o d u c t s

i n s u r a n c e e t c . s e r v i c e



T h e i m p o r t / e x p o r t b u s i n e s s i s t o i n t r o d u c e a n a g e n t i n t

c h a i n w h o a c t s o n b e h a l f o f p r o d u c e r s t o e a s e t h e f l o w o f g o o d s ,

w i t h d o c u m e n t a t i o n , e t c .

T h e w h o l e s a l e r s a n d r e t a i l e r s a r e i m p o r t a n t l i n k s i n t h e

d i s t r i b u t i o n c h a n n e l s ; t h e i r m a i n f u n c t i o n s a r e :

w h o l e s a l e r :

t o b r e a k b u l k c o n s i g n m e n t s d o w n i n t o q u a n t i t i e s s u i t a b l e f o r

i n d i v i d u a l r e t a i l e r s

p r o v i s i o n o f s t o r a g e f a c i l i t i e s w h i c h h e l p t o e v e n o u t f l o w s o f g o

o f t e n p r o v i d e c r e d i t f a c i l i t i e s f o r r e t a i l e r s a n d m a n y p r o v i d e a d v

a n d a s s i s t a n c e w i t h m a r k e t i n g

r e d u c e s o v e r a l l d i s t r i b u t i o n

r e t a i l e r :

c o n v e n i e n t s e r v i c e f o r c u s t o m e r s w i t h a v a r i e t y o f g o o d s d i s p l a yf o r e x a m i n a t i o n a n d c h o i c e

i n f o r m a t i o n , t e c h n i c a l b a c k - u p a n d a d v i c e a v a i l a b l e t o c u s t o m e r s

a f t e r s a l e s s e r v i c e a n d d e l i v e r y o f t e n a v a i l a b l e

o f t e n p r o v i d e c r e d i t f a c i l i t i e s

N u m e r o u s f a c t o r s n e e d t o b e c o n s i d e r e d i n t h e c h o i c e o f w h i

c h a n n e l o r c h a n n e l s b e s t s u i t s a p a r t i c u l a r p r o d u c t . C o n s u m e r

p r o d u c t s t e n d t o h a v e l o n g e r c h a n n e l s t h a n i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r

c o m p l e x c o n s u m e r i t e m s s u c h a s p e r s o n a l c o m p u t e r s . T h e s h o r t e r

m o r e d i r e c t t h e c h a n n e l , t h e m o r e t h e p r o d u c e r m u s t b e c o m e i n v o

w i t h t h e m a r k e t i n g e f f o r t b u t t h e p r o d u c e r o b t a i n s m o r e c o n t r o l o

s u c h m a t t e r s a s t h e p r o v i s i o n o f a d v i c e , q u a l i t y o r s e r v i c e .

A l l m a r k e t s c o n s i s t o f d i f f e r e n t p a r t s , s e g m e n t s , r a t h e r t h a n

s i n g l e h o m o g e n e o u s w h o l e . E a c h s e g m e n t i s c h a r a c t e r i z e d b y

d i f f e r e n t c u s t o m e r a t t r i b u t e s a n d a t t i t u d e s a n d c o n s e q u e n t l y

d i f f e r e n c e s i n b u y e r b e h a v i o r . W h e r e t h e d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e

m a r k e t s e g m e n t s i s s u b s t a n t i a l , t h e d i f f e r e n c e s c a n b e c l e a r l y

i d e n t i f i e d , t h e n t h e p r o d u c e r c a n a d j u s t t h e i r m a r k e t i n g m i x t o s u

t h e s e g m e n t s t a r g e t e d . S o m e t a r g e t o n l y o n e s e g m e n t w h i l e o t h e r

t o a t t r a c t a w i d e r r a n g e o f c u s t o m e r s . T h e k e y v a r i a b l e s u s e d i nm a r k e t s e g m e n t a t i o n r e l a t e t o p e r s o n a l c h a r a c t e r i s t i c s , g e o g r a p h i

a n d p u r c h a s i n g b e h a v i o r .

P E R S O N A L f a c t o r s i n c l u d e : a g e , s e x , o c c u p a t i o n , i n c o m e , s

c l a s s , e d u c a t i o n .

G E O G R A P H I C v a r i a b l e s i n c l u d e : p o p u l a t i o n , d e n s i t y , c l i m a

r e g i o n , a c c e s s i b i l i t y .



P U R C H A S I N G b e h a v i o r i n c l u d e : b r a n d l o y a l t y , u s a g e r a t e ,

b u y i n g p a t t e rn s , b e n e f i t s so u g h t

T h e s e c o n d t y p e o f d i s t r i b u t i o n i s t h e p h y s i c a l o n e w h i c h d e

w i t h m o v i n g g o o d s f r o m p r o d u c e r t o p o s s i b l e c u s t o m e r . I t i s a s e

o f a c t i v i t i e s c o n c e r n e d w i t h s t o c k i n g , o r d e r p r o c e s s i n g , i n v e n t o r

c o n t r o l , p a c k a g i n g a n d t r a n s p o r t . T h e r e a r e m a n y e l e m e n t s t o b e

c o n s i d e r e d i n p h y s i c a l d i s t r i b u t i o n w h i c h c a n b e g r o u p e d i n f i v e

a r e a s a f o l l o w s :

1 . S t o r a g e : w i l l w a r e h o u s e s / d e p o t s b e r e q u i r e d ?

I f s o , h o w m a n y a n d w h e r e ?

W h a t s i z e a n d w h a t f a c i l i t i e s ?

2 . P a c k a g i n g : W i l l g o o d s b e p r e p a c k a g e d o r i n b u l k ?

W i l l c o n t a i n e r s b e r e q u i r e d ?

I f s o , s i z e a n d q u a n t i t y ?

H o w w i l l p e r i s h a b l e s / f r o z e n g o o d s b e h a n d l e d3 . C o m m u n i c a t i o n a n d i n f o r m a t i o n ?

W h a t o r d e r i n g , i n v o i c i n g , c o n t r o l s y s t e m s ?

W h a t I T / c o m p u t e r s y s t e m s ?

W h a t c o m m u n i c a t i o n l i n k s ?

4 . I n v e n t o r y c o n t r o l

W h a t l e v e l o f s t o c k s w i l l b e h e l d ?

W h a t w i l l c o n t r o l l e v e l s b e ?

R e p l e n i s h m e n t r a t e s ?

L e a d t i m e s f o r r e p l e n i s h m e n t ?

S t o c k t u r n o v e r r a t i o s ?

5 . T r a n s p o r t W h a t t y p e o f t r a n s p o r t – r o a d , r a i l o r a i r ?

V o l u m e s a n d d e l i v e r y s c h e d u l e s .

O w n v e h i c l e s / l e a s e d o r c o n t r a c t ?

T r a n s p o r t c o s t s ?

T h e r e i s a n i n t e g r a t i o n o f a l l t h e s e e l e m e n t s , o n e e l e m e n t

c a n n o t b e a l t e r e d w i t h o u t a l t e r i n g t h e o t h e r s .

P r o m o t i o n i s t h e e l e m e n t o f t h e m a r k e t i n g m i x w h i c h d r a

t h e a t t e n t i o n o f t h e m a r k e t t o t h e p r o d u c t a n d e m p h a s i z e s i t s b e n

s p e c i a l f e a t u r e s a n d a d v a n t a g e s o v e r t h e c o m p e t i t i o n . I t s e e k s t oi n f o r m , i n f l u e n c e , p e r s u a d e s t h e c u s t o m e r t o b u y . P r o m o t i o n a l

a c t i v i t i e s c a n b e s u b d i v i d e d i n t o f i v e :

a d v e r t i s i n g

s a l e s p r o m o t i o n

p e r so n a l s e l l i n g

pub l i c i ty



packag ing

D i f f e r e n t p r o m o t i o n a l a c t i v i t i e s w i t h v a r y i n g e m p h a s e s t a

p l a c e a c c o r d i n g t o t h e p r o d u c t , t h e p o s i t i o n o n t h e p r o d u c t l i f e - c

t h e t a r g e t m a r k e t . T h e t y p e o f m a r k e t i n f l u e n c e s t h e p r o m o t i o n a l

A d v e r t i s i n g i s a n o n - p e r s o n a l p r o c e s s d i r e c t e d a t l a r g e

n u m b e r s o f p o t e n t i a l c o n s u m e r s . I t c o m m u n i c a t e s i n f o r m a t i o n b y

o r a c o m b i n a t i o n o f w r i t t e n , s p o k e n o r v i s u a l m a t e r i a l s . I t s e e k s

i n f o r m , p e r s u a d e a n d t o i n c r e a s e s a l e s v o l u m e . T h e a d v e r t i s e r p a

f o r p l a n n i n g , d e s i g n i n g a n d i n s e r t i n g o r d i s p l a y i n g t h e a d v e r t i s e m

i n t h e s e l e c t e d m e d i u m . A d v e r t i s i n g c o s t s f o r m a p a r t o f t o t a l c o

w h i c h m u s t b e r e c o u p e d f r o m t h e c o n s u m e r .

T h e m a i n m e d i a f o r a d v e r t i s i n g a r e :

n e w s p a p e r s , m a g a z i n e s , j o u r n a l s

c o m m e r c i a l t e l e v i s i o n

d i r e c t m a i lc o m m e r c i a l r a d i o

o u t d o o r a d v e r t i s i n g ( h o a r d i n g , b u s e s , b i l l - b o a r d s

E a c h o f t h e v a r i o u s m e d i a h a v e a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e

S a l e s p r o m o t i o n i s t h e t e r m g i v e n t o t h e r a n g e o f a c t i v i t i e s

w h i c h a i d p r o d u c t / b r a n d r e c o g n i t i o n , d r a w a t t e n t i o n t o t h e p r o d u

i n c r e a s e u s a g e , a s s i s t t h e d e a l e r t o s e l l t h e p r o d u c t a n d t r y t o

i n c r e a s e g o o d w i l l a n d r e p e a t b u s i n e s s . I t i n c l u d e s i n d u c e m e n t s a n

i n c e n t i v e s s u c h a s f r e e s a m p l e s , t e m p o r a r y p r i c e r e d u c t i o n , p r o v i

o f d i s p l a y m a t e r i a l , s p e c i a l p a c k o f f e r s a n d s o o n . S a l e s p r o m o t i o

d i r e c t e d b o t h a t c o n s u m e r s a n d t h e t r a d e a n d i s u s e d f o r c o n s u m

p roduc t s .

P e r s o n a l s e l l i n g i s t h e m o s t e x p e n s i v e p a r t o f t h e p r o m o t i o n

m i x . I t i s i m p o r t a n t i n i n d u s t r i a l m a r k e t s a n d f o r m o r e c o m p l e x

c o n s u m e r p r o d u c t s . S o m e f i r m s h a v e a r e l a t i v e l y r e s t r i c t e d v i e w

t h e r o l e o f t h e i r s a l e s r e p r e s e n t a t i v e s c o n s i d e r i n g s a l e s g e n e r a t i o

a s t h e i r p r i m e t a s k s . O t h e r s t a k e a b r o a d e r , m a r k e t i n g v i e w w h i c h

t a k e s a c c o u n t o f t h e n e e d s o f t h e b u y e r , i n f o r m a t i o n f l o w s , c u s t o

s u p p o r t a s w e l l a s s a l e s g e n e r a t i o n . T h e t a s k s o f t h e s a l e s

r e p r e s e n t a t i v e s a r e :g a t h e r i n g m a r k e t i n f o r m a t i o n i n c l u d i n g c u s t o m e r r e a c t i o n s ,

c o m p e t i t o r s ’ a c t i v i t i e s

a d v i s i n g c u s t o m e r o n t e c h n i c a l q u e r i e s , p e r f o r m a n c e , d e l i v e r y ,

o p e r a t i n g d e t a i l s

s e e k i n g o u t n e w p r o d u c t s / c u s t o m e r s / m a r k e t s

b u i l d i n g a n d r e t a i n i n g g o o d w i l l



p ro d u c t d e mo n s t r a t i o n a n d d i sp l a y

a d v i c e o n s t o c k l e v e l s , m e r c h a n d i s i n g

d e a l i n g w i t h d e l i v e r y a n d p r o g r e s s i n g e x i s t i n g o r d e r s

c l o s i n g n e w s a l e s

T o c a r r y o u t t h e s e t a s k s t h e s a l e s r e p r e s e n t a t i v e s m u s t b e w

m o t i v a t e d , w e l l t r a i n e d a n d s u p p l i e d w i t h a r a n g e o f p e r t i n e n t

i n f o r m a t i o n .

P u b l i c i t y i s i n f o r m a t i o n a b o u t p r o d u c t o r t h e o r g a n i z a t i o n w

i s g i v e n i n t h e m e d i a w i t h o u t c h a r g e . G o o d p u b l i c i t y i s s o u g h t a f

b y f i r m s a s i t s e e n a s m o r e i n d e p e n d e n t a n d m o r e r e l i a b l e t h a n

c o n v e n t i o n a l a d v e r t i s i n g . I t m a y b e d o n e b y t h e h e l p o f

p r e s s r e l e a s e s a b o u t n o t e w o r t h y e v e n t s , p e r s o n a l i t i e s , a c h i e v e m e

p roduc t s

s p o n s o r s h i p o f A r t s a n d S p o r t i n g E v e n t s e . g . c o n c e r t s , e x h i b i t i o n

t e n n i sc o n t r i b u t i o n s t o w e l f a r e a n d c h a r i t a b l e c a u s e s

i n v o l v e m e n t i n a n d f i n a n c i a l b a c k i n g f o r l o c a l a n d n a t i o n a l e v e n t

f u n d i n g o f a c a d e m i c p o s t s o r f o r r e s e a r c h i n s t i t u t e s

P a c k a g i n g o f a p r o d u c t i s a v i t a l p a r t o f p r o d u c t m a n a g e m e n

e s p e c i a l l y i n f a s t m o v i n g c o n s u m e r p r o d u c t s . A p a r t f r o m t h e b a s i

f u n c t i o n s o f c o n t a i n i n g a n d p r o t e c t i n g t h e p r o d u c t , p a c k a g i n g s e e

t o :

i d e n t i f y a n d m a k e t h e p r o d u c t m o r e d i s t i n c t i v e

h e l p s a l e s p r o m o t i o n b y m a k i n g t h e p r o d u c t i n s t a n t l y r e c o g n i z a b

a d d t o c o n s u m e r c o n v e n i e n c e

p l a c e t h e p ro d u c t i n t h e r e q u i r e d ma rk e t n i c h e

r e - v i t a l i z e i n t e r e s t i n a d e c l i n i n g o r l o n g - e s t a b l i s h e d p r o d u c t

a s s o c i a t e t h e p r o d u c t w i t h t h e m a n u f a c t u r e r a n d / o r o t h e r p r o d u c

t h e r a n g e .

M a r k e t i n g r e s e a r c h i s t h e p r o c e s s o f a c q u i r i n g a n d a n a l y z i

i n f o r m a t i o n t o a s s i s t d e c i s i o n m a k i n g i n m a r k e t i n g . I t i s i n c r e a s i

i m p o r t a n c e f o r v a r i o u s r e a s o n s i n c l u d i n g :

c o m p e t i t i o n g r o w t h

r a p i d l y c h a n g i n g m a r k e t c o n d i t i o n sm o v e f r o m l o c a l t o n a t i o n a l a n d i n t e r n a t i o n a l m a r k e t s

i n c r e a s i n g p a c e o f t e c h n o l o g i c a l c h a n g e

s h o r t e r p r o d u c t l i f e c y c l e s a s s o c i a t e d w i t h h i g h d e v e l o p m e n t c o s

t h e t r e n d t o w a r d m o r e n o n - p r i c e f a c t o r s b e i n g u s e d t o c o m p e t e

M a r k e t i n g r e s e a r c h s e e k s t o p r o d u c e i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g

e x i s t i n g a n d p o t e n t i a l m a r k e t s a n d a b o u t c u r r e n t a n d p r o p o s e d



m a r k e t i n g m e t h o d s . T h e g e n e r a l o b j e c t i v e i s t o i m p r o v e m a r k e t i n

d e c i s i o n m a k i n g , r e d u c e r i s k s , i n c r e a s e t h e p r o b a b i l i t y o f s u c c e s

C o u r s e 9

Ma n a g em en t f u n c t i o n s : P ers o n n e l

T h e a i m o f t h e p e r s o n n e l m a n a g e m e n t i s t o e n s u r e t h e o p t i m

u s e o f t h e h u m a n r e s o u r c e s t o t h e m u t u a l b e n e f i t o f t h e o r g a n i z a t

t h e p e r s o n a n d t h e c o m m u n i t y a t l a r g e .

P e r s o n n e l m a n a g e m e n t i s a s p e c i a l f u n c t i o n o f m a n a g e m e n t

d e a l i n g w i t h a l l a s p e c t s o f t h e h u m a n r e s o u r c e s o f t h e o r g a n i z a t i

I t i n c l u d e s p o l i c y d e v e l o p m e n t , a d v i s i n g l i n e m a n a g e r o n p e r s o n n

m a t t e r s a n d s p e c i f i c r e s p o n s i b i l i t i e s f o r w e l f a r e a n d f o r r e c r u i t i n

s e l e c t i n g , a p p r a i s i n g a n d t r a i n i n g a n d d e v e l o p i n g p e o p l e t o c a r r y

j o b s i n t h e o rg a n i z a t i o n .

P e r s o n n e l s t r a t e g i e s i n c l u d e :m a n p o w e r p l a n n i n g

p e r so n n e l p o l i c y d e v e l o p me n t

T h e y h a v e s e v e r a l f a c e t s t h a t c a n b e p r e s e n t e d b e l o w i n t h e

f o l l o w i n g w a y :

r e c r u i t m e n t & s e l e c t i o n ( t h e y i m p l y r e c r u i t m e n t , s e l e c t i o n , i n d u c

t e r m i n a t i o n , r e c o r d k e e p i n g )

e m p l o y e e d e v e l o p m e n t ( i t i n c l u d e s n e e d s i d e n t i f i c a t i o n , t r a i n i n g

m a n a g e m e n t a n d s t a f f d e v e l o p m e n t , e d u c a t i o n , p e r f o r m a n c e ,

a p p r a i s a l )

w e l f a r e ( i t m e a n s h e a l t h a n d s a f e t y , c o u n s e l i n g , s t r e s s m a n a g e m e

s o c i a l a c t i v i t i e s )

r e m u n e r a t i o n ( i t h a s i n v i e w p a y s y s t e m s a n d p a y , a d m i n i s t r a t i o n

p e n s i o n s , a d m i n i s t r a t i o n f r i n g e b e n e f i t s , j o b e v a l u a t i o n a n d m e r i

r a t i n g )

5 . e m p l o y e e r e l a t i o n s ( i t i n c l u d e s c o m m u n i c a t i o n , j o i n t

c o n s u l t a t i o n , w o r k s c o m m i t t e e s , g r i e v a n c e p r o c e d u r e s ,

i n d u s t r i a l r e l a t i o n s ) .

I n s m a l l o r g a n i z a t i o n s m a n y o f t h e s e t a s k s a r e c a r r i e d o u t b y

l i n e m a n a g e r s a s p a r t o f t h e i r n o r m a l d u t y .

T h e d e v e l o p m e n t o f t h e p e r s o n n e l s t r a t e g i e s i s a h i g h l e v e l

T h e y h e l p t o w a r d t h e f u l f i l l m e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s C o r p o r a t e

a n d f o r m a f r a m e w o r k t o a l l t h e t a c t i c a l l e v e l p e r s o n n e l a c t i v i t i e

T w o c o r e i t e m s a r e t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t : m a n p o w e r p l a n n i n g

p e r s o n n e l p o l i c y d e v e l o p m e n t.



T h e f o r m e r s e e k s t o m a k e s u r e t h a t t h e o r g a n i z a t i o n w i l l h a v

s u f f i c i e n t s t a f f t o a c h i e v e t h e t a r g e t s o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h e M

c o n s i s t s o f f o u r i n t e r r e l a t e d a c t i v i t i e s :

d e v e l o p i n g a f o r e c a s t o f f u t u r e m a n p o w e r r e q u i r e m e n t s t o m e e t

c o r p o r a t e o b j e c t i v e s .

a s s e s s i n g e x i s t i n g m a n p o w e r n u m b e r s , s k i l l s , p o t e n t i a l s

a n a l y z i n g e x t e r n a l s o u r c e s , p r e s e n t a n d f u t u r e

d e v e l o p i n g a n d i m p l e m e n t i n g m a n p o w e r p l a n s t o m e e t p e r c e i v e d

s h o r t f a l l s .

M a n p o w e r p l a n n i n g ( M P ) d e a l s w i t h s k i l l s d e v e l o p m e n t , t r a i n

a n d e d u c a t i o n p r o g r a m s , m a n a g e m e n t d e v e l o p m e n t a n d p e r s u a d i n

p e o p l e t o a c c e p t a n d a d a p t t o c h a n g e s i n m e t h o d s o f w o r k i n g

t e c h n o l o g y , o r g a n i z a t i o n s t r u c t u r e s , n e w p r o d u c t i o n a n d

a d m i n i s t r a t i o n s y s t e m s .

I t a f f e c t s a l l m a n a g e r s a n d m u s t b e r e v i e w e d f r e q u e n t l y .C o n d i t i o n s c h a n g e r a p i d l y a n d a p p r o p r i a t e a d j u s t m e n t s m u s t b e d

t o c o p e w i t h t h e n e w c r e a t e d s i t u a t i o n s .

P o l i c i e s a r e b e h a v i o r a l g u i d e l i n e s w h i c h i n f l u e n c e t h e w a y t

o r g a n i z a t i o n d e a l s w i t h e m p l o y e e s a n d t h e e m p l o y e e r e l a t e d

a c t i v i t i e s . T h e y a r e l o n g t e r m a n d i n f l u e n c e a l l a s p e c t s o f p e r s o n

m a n a g e m e n t i n c l u d i n g t h e w a y i n w h i c h t h e m a n p o w e r p l a n i s

d e v e l o p e d a n d i m p l e m e n t e d . H e r e a r e s o m e t y p e s o f p o l i c i e s :

t h e o r g a n i z a t i o n w i l l a d v e r t i s e a l l v a c a n c i e s i n t e r n a l l y b e f o r e a n

e x t e r n a l a d v e r t i s i n g t a k e s p l a c e

t h e o r g a n i z a t i o n w i l l c o n f o r m t o a l l r e l e v a n t e m p l o y m e n t a n d h e a

a n d s a f e t y l e g i s l a t i o n

T h e o p e n m i n d e d e m p l o y e r s p u b l i s h t h e i r p o l i c i e s s o t h a t

e v e r y b o d y m a y h a v e t h e c h a n c e t o s e e t h e m .

R e c r u i t m e n t o f p e r s o n n e l m e a n s t h a t a n u m b e r o f s u i t a b l e

a p p l i c a n t s a r e a t t r a c t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n . I t i s a p o s i t i v e a c t i o

c o n c e r n e d w i t h g e n e r a t i n g i n t e r e s t i n t h e v a c a n c i e s , i n t e r n a l l y a n

e x t e r n a l l y . s e l e c t i o n m e a n s c h o o s i n g t h e b e s t c a n d i d a t e s f o r t h e

v a c a n c i e s .

P r i o r t o t h e s e t w o a c t i o n s , t h e r e m u s t b e a c l a r i f i c a t i o n o f t h j o b c o n c e r n e d a n d o f t h e p e r s o n a l c h a r a c t e r i s t i c s n e c e s s a r y t o

p e r fo rm t h e j o b . T h e se a r e c o n t a i n e d i n a j o b d es cr i p t i o n t h a t s h

c o n t a i n t h e f o l l o w i n g e l e m e n t s :

t i t l e o f j o b

s a l a r y / g r a d e o f j o b

p u rp o se o f j o b



p r i n c i p a l t a sk s a n d r e sp o n s i b i l i t i e s

o r g a n i z a t i o n a l r e l a t i o n s h i p ( t o w h o m r e s p o n s i b l e a n d f o r w h o m

r e s p o n s i b l e )

n u m b e r o f s u b o r d i n a t e s

l i m i t s o f r e s p o n s i b i l i t y

s p e c i a l e q u i p m e n t , f a c i l i t i e s , r e s o u r c e s a v a i l a b l e

p e r f o r m a n c e t a r g e t s , m e t h o d s o f p e r f o r m a n c e a s s e s s m e n t

l o c a t i o n o f j o b

s p e c i a l c o n d i t i o n s r e l a t i n g t o j o b

T h e s e a r e u s e f u l f o r r e c r u i t m e n t a n d s e l e c t i o n a s w e l l a s f o r

p r o v i d i n g t h e j o b f r a m e w o r k ( a b a s i s f o r p a y m e n t , m e r i t a w a r d s ,

i d e n t i f i c a t i o n w h e r e t r a i n i n g i s n e c e s s a r y ) .

B e s i d e s t h e j o b d e s c r i p t i o n , i t i s n e c e s s a r y t o p r e p a r e a

p e r s o n n e l s p e c i f i c a t i o n w h i c h h a s i n v i e w t h e s k i l l s , k n o w l e d g e a

p e r s o n a l c h a r a c t e r i s t i c s n e c e s s a r y f o r t h e p e r s o n t o g e t t h e j o b a n p r a c t i c e i t . T h e o r g a n i z a t i o n s m a y d e v e l o p t h e i r o w n s c h e m e s ; t h

a r e R o d g e r ’ s s e v e n p o i n t p l a n o r M u n r o e ’ s f i v e p o i n t p l a n . T h e

f o r m e r h a s i n v i e w :

p h y s i c a l a t t i t u d e s ( a p p e a ra n c e , sp e e c h , h e a l t h )

a t t a i n m e n t s ( q u a l i f i c a t i o n s , e d u c a t i o n , e x p e r i e n c e )

g e n e r a l i n t e l l i g e n c e

s p e c i a l a p t i t u d e s ( d e x t e r i t y , s p e e d , n u m e r a c y )

p e r s o n a l i n t e r e s t s ( s o c i a l , a r t i s t i c , s p o r t )

d i s p o s i t i o n o r m a n n e r ( h e l p f u l , f r i e n d l y , d e p e n d a b i l i t y )

b a c k g r o u n d c i r c u m s t a n c e s ( f a m i l y , d o m e s t i c )

M u n r o e ’ s p l a n i n c l u d e s :

i m p a c t o n o t h e r s ( b e a r i n g , s p e e c h , a p p e a r a n c e )

a c q u i r e d k n o w l e d g e o r q u a l i f i c a t i o n s ( q u a l i f i c a t i o n s , e d u c a t i o n ,

e x p e r i e n c e )

i n n a t e a b i l i t y ( a p t i t u d e , c o m p r e h e n s i o n , l e a r n i n g a b i l i t y )

m o t i v a t i o n ( d e t e r m i n a t i o n , d r i v e , c o n s i s t e n c y )

a d j u s t m e n t ( a t t i t u d e t o s t r e s s , e m o t i o n a l s t a b i l i t y , s o c i a b i l i t y )

T a k i n g i n t o a c c o u n t t h e t y p e o f v a c a n c i e s , s o u r c e s o f s u i t a bc a n d i d a t e s a r e c h o s e n . S o u r c e s i n c l u d e :

a d s i n n e w s p a p e r s , m a g a z i n e s , j o u r n a l s

i n t e r n a l a d s i n - h o u s e m a g a z i n e s , n o t i c e b o a r d s

r e c r u i t m e n t a g e n c i e s

job cen te rs

s c h o o l s , u n i v e r s i t i e s ,



l o c a l r a d i o a n d T V

` I f d o n e p r o p e r l y , t h e r e c r u i t m e n t p r o c e s s a t t r a c t s a n u m b e r

p o s s i b l e c a n d i d a t e s . T h e n e x t s t e p i s t h e s e l e c t i o n o f t h e p r o p e r

p e r so n ( s ) b y me a n s o f

a s s e s s m e n t o f w r i t t e n m a t e r i a l ( a p p l i c a t i o n f o r m , C V , r e f e r e n c e s

t e s t i m o n i a l s , c e r t i f i c a t e s )

t e s t i n g ( i n c l u d i n g p r o f i c i e n c y a n d a p t i t u d e t e s t s , i n t e l l i g e n c e a n d

p sy c h o me t r i c o n e s ) .

t a s k p e r f o r m a n c e ( a u d i t i o n s , p r e s e n t a t i o n s , t r a d e t e s t s )

i n t e r v i e w s

W h e n o n e h a s g o t t h e j o b , a c o n t r a c t o f e m p l o y m e n t i s t o b e

s i g n e d b e t w e e n t h e p a r t i e s . I t c o n t a i n s t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f

e m p l o y m e n t a n d s p e c i f y i n s o m e d e t a i l s s o m e i t e m s s u c h a s :

h o u r s o f w o r k ; h o l i d a y e n t i t l e m e n t

s a l a r yt i t l e o f j o b

r e g u l a t i o n s r e g a r d i n g s i c k n e s s

p e n s i o n ; e n t i t l e me n t s a n d c o n t r i b u t i o n s

p e r i o d o f n o t i c e a n d r e d u n d a n c y a r r a n g e me n t s

g r i e v a n c e a n d d i s c i p l i n a r y p r o c e d u r e s

E m p l o y e e d e v e l o p m e n t s e e k s t o m a i n t a i n a n d e n h a n c e t h e s k

a n d a p t i t u d e s o f a l l l e v e l s o f e m p l o y e e s a n d t o d e v e l o p t h e i r

p o t e n t i a l f o r p r o m o t i o n . I t i s d o n e t o i n c r e a s e t h e e f f i c i e n c y a n d

f l e x i b i l i t y o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d t o i m p r o v e t h e m o t i v a t i o n o f t

e m p l o y e e s .

E m p l o y e e d e v e l o p m e n t i s d e a l t w i t h p e r f o r m a n c e a p p r a i s a l a

n e e d s i d e n t i f i c a t i o n , t r a i n i n g , m a n a g e m e n t d e v e l o p m e n t . T h e

i n f o r m a l a p p r a i s a l i s d o n e t o e n s u r e t h a t j o b s a r e c a r r i e d o u t

e f f i c i e n t l y a n d a s a h e l p i n i d e n t i f y i n g a p a r t i c u l a r t r a i n i n g n e e d

a n i n d i v i d u a l .

A t r a i n i n g n e e d i s a s h o r t f a l l b e t w e e n t h e s k i l l , k n o w l e d g e

r e q u i r e d t o c a r r y o u t a j o b s a t i s f a c t o r i l y a n d t h e l e v e l o f s k i l l a n

k n o w l e d g e c u r r e n t l y p o s s e s s e d b y t h e e m p l o y e e . A t r a i n i n g n e e d

b e a r i s e w h e n i t i s k n o w n t h a t t h e j o b w i l l c h a n g e i n t h e f u t u r e ai s n e c e s s a r y t o u p g r a d e t h e s k i l l s o f t h e c u r r e n t s t a f f .

P e r f o r m a n c e a p p r a i s a l i s c a r r i e d o u t i n a m o r e f o r m a l m a n n e

a n n u a l i n t e r v a l s , u s u a l l y . I t i s t h e p r o c e s s o f e x a m i n i n g t h e p a s t

p e r f o r m a n c e o f a n e m p l o y e e t o a s s e s s s t r e n g t h s a n d w e a k n e s s e s a

t o c o m p a r e t h e m a g a i n s t t a r g e t s ; a s s e s s i n g t h e p o t e n t i a l o f a n

e m p l o y e e t o c a r r y o u t m o r e d e m a n d i n g w o r k a n d f o r p e r f o r m a n c e



c o n s i d e r i n g h o w p e r f o r m a n c e m a y b e i m p r o v e d b y t r a i n i n g , w i d e

e x p e r i e n c e , c o u n s e l i n g .

T h e a p p r a i s a l f r e q u e n t l y f o r m s t h e b a s i s o f p a y a d j u s t m e n t s

m e r i t a w a r d s ; i t m u s t b e c o n s t r u c t i v e T h e a p p r a i s a l o f s t a f f h a s m

p r o b l e m s a n d d i f f i c u l t i e s a n d c o n s e q u e n t l y m a y n o t b e e f f i c i e n t a

e v a l u a t i n g s t a f f a s o r g a n i z a t i o n s l i k e t o t h i n k .

T r a i n i n g i s a j o b o r i e n t e d p r o c e s s t o p r o v i d e e m p l o y e e s w i t h

s k i l l s a n d k n o w l e d g e r e q u i r e d t o c a r r y o u t t h e i r d u t i e s e f f i c i e n t l y

e f f e c t i v e l y . I t s h o u l d b e c a r r i e d o u t i n a s y s t e m a t i c m a n n e r w i t h

c l o s e c o n t r o l o f t h e a c h i e v e d r e s u l t s . I t s h o u l d i d e n t i f y t r a i n i n g n

f o r i n d i v i d u a l ; e s t a b l i s h s p e c i f i c l e a r n i n g t a r g e t s i n t e r m s o f s k i l

k n o w l e d g e a n d p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s ; i t s h o u l d t a k e i n t o a c c o u n

s t r e n g t h s , l i m i t a t i o n s , e x p e r i e n c e a n d a p t i t u d e s o f t h e p e r s o n a n d

d e v e l o p a s y s t e m a t i c l e a r n i n g a n d d e v e l o p i n g p r o g r a m t o s u i t t h e

p e r s o n . I t i s i m p o r t a n t t o m o n i t o r t h e p r o g r e s s w i t h t h e t r a i n e e i no r d e r t o a d j u s t t h e p r o g r a m .

C o u r s e 1 0

M a n a g e m e n t f u n c t i o n s: p e r s o n n e l – p a r t t w o

M a n a g e m e n t d e v e l o p m e n t i s a f o r m o f t r a i n i n g b u t i t i s

c o n c e r n e d w i t h t h e d e v e l o p i n g o f t h e i n d i v i d u a l s f o r f u t u r e

c h a l l e n g e s . S p e c i a l i s t s h a v e m a d e a l o t o f r e c o m m e n d a t i o n s

c o n c e r n i n g i t a n d a c c o r d i n g t o t h e m , t h e e m p l o y e e s s h o u l d s e e k t

c r e a t e p e r s o n a l d e v e l o p m e n t p r o g r a m s f o r a l l t h e i r m a n a g e r s ; i t

s h o u l d b e a m a j o r a r e a o f r e s p o n s i b i l i t i e s f o r C h i e f s E x e c u t i v e s a

s h o u l d b e a r e g u l a r i t e m f o r b o a r d r o o m d i s c u s s i o n s a n d p a r t o f a

t e r m c o r p o r a t e p l a n .

S o m e o f t h e m c o n c e n t r a t e o n t h e i n d i v i d u a l s , o t h e r s o n t h e g

a n d t e a m d e v e l o p m e n t . M o s t p r o g r a m s s e e k t o e n h a n c e t h e k n o w l

a n d c a p a b i l i t i e s o f m a n a g e r s i n t h e f o l l o w i n g a r e a s :

s k i l l s ( w h a t d e c i s i o n m a k i n g , p r o b l e m s o l v i n g , s o c i a l a n d s k i l l a

m a n a g e r s h o u l d p o s s e s s )

k n o w l e d g e ( w h a t d e t a i l s o f t h e j o b , s y s t e m s , p r o c e d u r e s a n d t h eo r g a n i z a t i o n i t s e l f t h a t t h e m a n a g e r m u s t k n o w )

p e r s o n a l a t t i t u d e s ( w h a t i s r e q u i r e d i n c o p i n g w i t h p r e s s u r e a n d

s t r e s s , a t t i t u d e s t o s t a f f , c u s t o m e r s , g e n e r a l p u b l i c )

m a n a g e r i a l s t y l e ( e f f e c t s o f l e a d e r s h i p , m e a n s o f m o t i v a t i o n o n s

M a n a g e m e n t d e v e l o p m e n t p r o g r a m s a n d t h e p r o g r e s s o f

i n d i v i d u a l s a r e r e v i e w e d d u r i n g t h e a p p r a i s a l p r o c e s s .



P e r s o n n e l d e v e l o p m e n t i s d i r e c t e d a t t h e w e l f a r e o f e m p l o y e

I t d e a l s w i t h w e l f a r e o f t h e s t a f f ; i t m a k e s r e f e r e n c e t o t h e h e a l t h

s a f e t y , c o u n s e l i n g a n d s t r e s s m a n a g e m e n t a n d s o c i a l a c t i v i t i e s . T

f i r s t o f t h e t h r e e h a s i n v i e w t h e l e g i s l a t i o n ; i t i n c l u d e s a n u m b e

s p e c i f i c d u t i e s a n d l e g a l o b l i g a t i o n s o n e m p l o y e r s w i t h o v e r - r i d i

o b l i g a t i o n o n e v e r y e m p l o y e r .

A l l f i r m m u s t p r e p a r e a n d k e e p u p t o d a t e a w r i t t e n s t a t e m e n

s a f e t y p o l i c y . T h i s m u s t b e k n o w n b y a l l t h e e m p l o y e e s . S o m e

o r g a n i z a t i o n s e m p l o y a s a f e t y o f f i c e r w i t h i n t h e p e r s o n n e l

d e p a r t m e n t .

S t r e s s m a n a g e m e n t a n d c o u n s e l i n g a n a l y z e a l l t h e f a c t o r s t h

c a u s e s t r e s s b r o u g h t a b o u t b y p e r s o n a l a n d d o m e s t i c p r o b l e m s . S

a r e j o b r e l a t e d ; t o r e d u c e s t r e s s o n i n d i v i d u a l s , t h e o r g a n i z a t i o n s

m u s t t a k e v a r i o u s a c t i o n s i n c l u d i n g :

i n c r e a s i n g t h e p e r s o n ’ s a u t o n o m yd e c r e a s i n g / i n c r e a s i n g p e r s o n a l r e s p o n s i b i l i t i e s

a l l o w i n g m o r e f l e x i b l e w o r k i n g h o u r s

g i v i n g a p p r o p r i a t e t r a i n i n g

p ro v i d i n g b e t t e r w o rk i n g c o n d i t i o n s

C o u n s e l i n g i s a n a c t i v i t y i n w h i c h a p e r s o n w h o s e e k s h e l p

s h a r e s h i s o r h e r p r o b l e m w i t h a t r a i n e d p e r s o n , a c o u n s e l o r .

C o u n s e l i n g i s i n t e n d e d n o t t o s o l v e a p e r s o n ’ s p r o b l e m o r t o d o

a n y t h i n g t o t h e m , b u t t o g e t t h e p e r s o n t o p u t h i s / h e r p r o b l e m s i n

p e r s p e c t i v e a n d t o s e e w h a t h e h i m s e l f / s h e h e r s e l f c a n d o t o s o l v

t h e m .

S o c i a l a c t i v i t i e s m a y i n c l u d e s o c i a l a n d l e i s u r e c l u b s , s p o r t s

f a c i l i t i e s a n d t e a m s , p a r t i e s , d i s c o s , o u t i n g s , h o b b y c l u b s . I t i s w

d e v e l o p e d i n p u b l i c s e c t o r o r g a n i z a t i o n s .

R e m u n e r a t i o n c o s t s ( w a g e s , s a l a r i e s , b o n u s e s , p e n s i o n s , p a y

a d m i n i s t r a t i o n ) a r e a m a j o r e l e m e n t i n c o s t s t r u c t u r e s o f a l l

o r g a n i z a t i o n s b e i n g o v e r 5 0 % .

C o n v e n t i o n a l l y t h e t e r m W A G E S i s u s e d f o r m a n u a l a n d

p r o d u c t i o n w o r k e r s ; S A L A R I E S f o r o f f i c e w o r k e r s , s u p e r v i s o r s ,m a n a g e r s . T h e r e a r e m a n y p a y s y s t e m s f o r m a n u a l w o r k e r s b u t t h

c a n b e c l a s s i f i e d i n t o t h o s e b a s e d o n T I M E a n d o n O U T P U T .

W a g e s a r e p a i d a t a b a s i c r a t e p e r h o u r u p t o x h o u r s p e r w e

T i m e w o r k e d a b o v e t h e s e h o u r s i s u s u a l l y p a i d a t a h i g h e r r a t e ,

d e p e n d i n g o n t h e n u m b e r o f h o u r s w o r k e d a n d w h e n t h e y w e r e

w o r k e d .



O u t p u t w a g e s d e p e n d o n t h e o u t p u t ; t h e r e a r e m a n y s c h e m e s

f o r t h i s t y p e o f p a y m e n t . T h e y c a n i n c r e a s e p r o d u c t i o n a n d w a g e

S a l a r i e s a r e p a i d t o s t a f f w o r k e r s a n d s o m e t i m e t o a l l e m p l o

A s a l a r y s y s t e m c o n s i s t s o f a n u m b e r o f s a l a r y b a n d s o r g r a d e s

a p p l i e d t o d i f f e r e n t l e v e l s o f j o b s . W i t h i n a g i v e n s a l a r y b a n d , f o

g r a d e , t h e r e m u s t b e a n u m b e r o f p a y p o i n t s , c a l l e d i n c r e m e n t s .

M o v e m e n t u p t h e i n c r e m e n t s m a y d e p e n d o n l e n g t h o f s e r v i c e o r

c o m b i n a t i o n o f t h e t w o .

J o b e v a l u a t i o n i s a r e a s o n a b l e m a n n e r o f g i v i n g a n o b j e c t i v e

w o r t h o f j o b s . I t i s d o n e b y a t t e m p t i n g t o d o a n a n a l y s i s o f t h e

c o n t e n t o f t h e j o b u n d e r v a r i o u s c a t e g o r i e s : t r a i n i n g r e q u i r e d , d e

o f r e s p o n s i b i l i t y , w o r k i n g c o n d i t i o n s , t y p e s o f d e c i s i o n s , e a c h f a

g e t t i n g a c e r t a i n s c o r e . T h e t o t a l o f t h e p o i n t s i s u s e d t o e s t a b l i s

s c a l e o f t h e p a y m e n t , t h e n o r m a l s a l a r y f o r t h e j o b .

P e r f o r m a n c e r e l a t e d p a y i s a p a y s y s t e m w h e r e a p r o p o r t i o n t h e p e r s o n ’ s p a y i s l i n k e d t o t h e i r p e r f o r m a n c e i n a c h i e v i n g o n e

m o r e p e r f o r m a n c e t a r g e t s . T h e t a r g e t s m a y b e e x p r e s s e d i n t e r m s

p r o f i t a b i l i t y , q u a l i t y , c a s e s h a n d l e d , i n c o m e r a i s e d , s o m e o t h e r

m e a s u r e m e n t t h a t c a n b e q u a l i f i e d .

P r o f i t s h a r i n g i s a p a y m e n t t o e m p l o y e e s o f a p r o p o r t i o n o f

c o m p a n y p r o f i t s . T h e a m o u n t g o t i s r e l a t e d t o s a l a r y l e v e l a n d / o

l e n g t h o f s e r v i c e ; i t m a y b e g i v e n i n t h e f o r m o f s h a r e s o r c a s h . ,

f a c t i t i s a b o n u s a b o v e b a s i c p a y .

E m p l o y e e b e n e f i t s a r e o f t e n c a l l e d f r i n g e b e n e f i t s , t h e y a r e

a d d i t i o n t o t h e w a g e s a n d s a l a r i e s o r g a n i z a t i o n s p r o v i d e . S o m e a

f o r a l l t h e e m p l o y e e s ( p e n s i o n s ) w h i l e o t h e r a r e o n l y f o r a c e r t a i

c a t e g o r y o f p e o p l e ( f o r e x . c a r s f o r s e n i o r e m p l o y e e s ) .

E m p l o y e e r e l a t i o n s d e a l w i t h t h e i n d i v i d u a l a n d c o l l e c t i v e

r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n e m p l o y e r a n d e m p l o y e e ; t h e f o l l o w i n g m a y

h a v e s o m e i n t e r e s t o r i n f l u e n c e :

e m p l o y e e s

e m p l o y e r s

t r a d e u n i o n s

t r i b u n a l s a n d c o u r t sa r b i t r a t o r s

g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s

e m p l o y e r s ’ a s s o c i a t i o n s

W i t h t h e g r o w i n g i n t e g r a t i o n w i t h E u r o p e , t h e l a w h a s b e c o m e m

i n l i n e w i t h m o s t i n d u s t r i a l i z e d c o u n t r i e s . T h e m o s t i m p o r t a n t s i n

i t e m i n e m p l o y e e r e l a t i o n s i s t h e i n d i v i d u a l c o n t r a c t o f e m p l o y m



O n t h e a s s u m p t i o n t h a t t h e p e r s o n i s a n e m p l o y e e , a n d f r e

e n t e r s i n t o a c o n t r a c t o f s e r v i c e a t y p i c a l e m p l o y m e n t c o n t r a c t

c o n t a i n s b o t h e x p l i c i t a n d i m p l i c i t t e r m s .

T h e f o r m e r i n v o l v e : l e t t e r o f e n g a g e m e n t , j o b d e s c r i p t i o

d u t i e s , t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f e m p l o y m e n t , r e l e v a n t c o l l e c t i v e

a g r e e m e n t s b e t w e e n e m p l o y e r a n d t r a d e u n i o n s , r u l e b o o k o f

o r g a n i z a t i o n , g e n e r a l p e r s o n n e l p r o c e d u r e s r e l a t i n g t o p r o m o t i o n

d i s m i s s a l , g r i e v a n c e s , d i s c i p l i n a r y m a t t e r s .

T h e l a t t e r h a v e i n v i e w c u s t o m a n d p r a c t i c e , c o m m o n l a w

o b l i g a t i o n s , i m p l i c i t f e a t u r e s o f o r g a n i z a t i o n ’ s r u l e s , i m p l i c i t

f e a t u r e s o f r e l e v a n t c o l l e c t i v e a g r e e m e n t s .

T h e m a i n r e q u i r e m e n t s o f t h i s c o n t r a c t a r e :

t i t l e j o b

r a t e s o f p a y m e n t a n d p a y m e n t p e r i o d s

n o r m a l h o u r s t o b e w o r k e ds i c k p a y a n d h o l i d a y a r r a n g e m e n t s

p e n s i o n a r r a n g e me n t s

t e r m s o f n o t i c e

s p e c i f i c r u l e s r e l a t i n g t o t h e j o b

g r i e v a n c e , r e d r e s s p r o c e d u r e

E m p l o y m e n t c o n t r a c t s a r e i n d i v i d u a l t h e y a r e o f t e n i n f l u e n c e d b y

c o l l e c t i v e a g r e e m e n t s a n d t h e g e n e r a l a c t i v i t i e s o f t h e t r a d e u n i o

C o u r s e 1 1

Ma n a g em en t F u n ct i o n s : P ro d u ct i o n

P r o d u c t i o n i s a p r o c e s s t h a t t r a n s f o r m s v a r i o u s f o r m s

o f i n p u t s ( m a t e r i a l s , e n e r g y , s k i l l , m o n e y ) i n t o o u t p u t s o r f i n i sh ed p ro d u c t s u s i n g a ra n g e o f f a c i l i t i e s ( m a c h i n e s ,

b u i l d i n g s , p e o p l e i n fo rma t i o n )

O u t p u t s m a y b e p h y s i c a l p r o d u c t s s u c h a s T V s e t s ,c a r s , o r t h e y m a y b e i n t h e f o r m o f s e r v i c e s f o r e x . l i f e

a s s u r a n c e , p a c k a g e o f h o l i d a y a n d s o o n .

P r o d u c t i o n m a n a g e m e n t i s t h e s p e c i a l i s t m a n a g e m e n t

f u n c t i o n w h i c h d e a l w i t h a l l a s p e c t s o f t h e p r o d u c t i o n p r o c e s s .

T h i s i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g :

a ) l o n g t e r m p l a n n i n g a n d d e c i s i o n m a k i n g c o n c e r n i n g :



p ro d u c t d e s i g n

f a c t o r y l o c a t i o n a n d l a y o u t

w o r k o r g a n i z a t i o n a n d m e t h o d s

e q u i p m e n t d e s i g n a n d s e l e c t i o n

j o b a n d me t h o d d e s i g n

s u p p l i e r s e l e c t i o n

t r a i n i n g a n d d e v e l o p m e n t o f p r o d u c t p e r s o n n e l

t o t a l Q u a l i t y m a n a g e m e n t

b ) sh o r t t e rm a n d d e c i s i o n ma k i n g c o n c e rn i n g

p u rc h a s i n g a n d ma t e r i a l s s c h e d u l i n g

p ro d u c t i o n a n d s t o c k c o n t ro l

i n s p e c t i o n a n d q u a l i t y c o n t r o l

f a c t o r y a n d p r o d u c t i o n s c h e d u l i n g

c o s t a n d w a s t e c o n t r o l

m a i n t e n a n c e p ro v i s i o n o f f i t t i n g , j i g s , t o o l s

l a b o r o r g a n i z a t i o n a n d s u p e r v i s i o n

e q u i p m e n t

N u m e r o u s f a c t o r s i n f l u e n c e t h e f o r m o f p r o d u c t i o n . T h e y

i n c l u d e :

v o l u m e r e q u i r e d

d e g r e e o f r e p e t i t i o n i n t h e p r o d u c t / s e r v i c e d e m a n d e d

a m o u n t o f s t a n d a r d i z a t i o n p o s s i b l e

t y p e o f p r o d u c t / s e r v i c e

T h e t h r e e t y p e s o f p r o d u c t i o n c a t e g o r i e s a r e : j obbing

p r o d u c t i o n , b a t c h p r o d u c t i o n , f l o w p r o d u c t i o n .

J o b o r J o b b i n g p r o d u c t i o n i s c o m m o n i n c i v i l

e n g i n e e r i n g , b u i l d i n g , p r i n t i n g , r e p a i r s h o p s , s m a l l f o u n d r i e s ,

s h i p - b u i l d i n g a n d o t h e r i n d u s t r i e s . P r o d u c t s a r e p r o d u c e d a t

t h e o r d e r o f a c u s t o m e r a s “ o n e - o f f s ” o r i n v e r y s m a l l

q u a n t i t i e s . T h e y m a y b e h u g e i n s i z e ( s h i p , b r i d g e ) o r a s m a l l

h a n d f i n i s h i n g c a s t i n g . T h e m a i n c h a r a c t e r i s t i c s o f t h i s t y p e

o f p r o d u c t i o n a r e :

w o r k i s d o n e t o s p e c i a l o r d e r , u s u a l l y “ o n e - o f f s ”g e n e r a l p u r p o s e t o o l s , e q u i p m e n t a n d m a c h i n e r y a r e r e q u i r e d

t o c o p e w i t h v a r i e t y p o s s i b l e

p a r t s / m a t e r i a l s c a n n o t b e s t o c k e d i n a d v a n c e b e c a u s e o f

u n p r e d i c t a b l e d e m a n d s

w o r k e r s n e e d t o b e h i g h l y s k i l l e d a n d v e r s a t i l e



e a c h j o b r e q u i r e s c u s t o m i z e d p l a n n i n g a n d s e q u e n c i n g o f

p roduc t ion

j o b p l a n n i n g ma t e r i a l s o rd e r i n g a n d p ro d u c t i o n c a n n o t b e d o n e

i n a d v a n c e o f o r d e r s

w o r k e r s a n d m a n a g e m e n t n e e d t o b e a d a p t a b l e

b e c a u s e o f t h e s p e c i a l o r d e r s a n d v a r i e t y p o s s i b l e s o m e i d l e

t i m e i s i n e v i t a b l e

r e l a t i v e l y e x p e n s i v e f o r m o f p r o d u c t i o n w i t h l i t t l e o r n o

o p p o r t u n i t y f o r e c o n o m i e s o f s c a l e .

B a t c h p r o d u c t i o n i s e n c o u n t e r e d i n t h e f o o t w e a r ,

c l o t h i n g , l i g h t e n g i n e e r i n g a n d s i m i l a r i n d u s t r i e s . I t i s t h e

p r o d u c t i o n o f a q u a n t i t y o f t h e s a m e p r o d u c t o f t e n i n d i f f e r e n t

v e r s i o n s , f i n i s h e s a n d c o l o r s . T h e p r o d u c t i s s t a n d a r d i z e d a n d

q u a n t i t i e s l a r g e t o j u s t i f y d e a l i n g w i t h t h e b a t c h e s i n a

s y s t e m a t i c , s e q u e n c e d s e r i e s o f o p e r a t i o n s . E a c h o p e r a t i o n i sc o m p l e t e d b e f o r e t h e b a t c h i s p a s s e d o n t o t h e n e x t s t a g e o r

o p e r a t i o n . T h e m a i n c h a r a c t e r i s t i c s a r e :

g e n e r a l p u r p o s e m a c h i n e r y / p r o c e s s s t i l l n e e d e d t o c o p e w i t h

v a r i e t y b u t t y p i c a l l y m a c h i n e s o f a l i k e t y p e a r e g r o u p e d

t o g e t h e r

b a t c h e s p a s s f r o m o n e m a c h i n e / p r o c e s s t o t h e n e x t a s

s t a n d a r d i z e d o p e r a t i o n s a r e c o m p l e t e

m o r e d i v i s i o n s o f l a b o r t h a n i n j o b b i n g p r o d u c t i o n s o t h a t l e s s

s k i l l r e q u i r e d b y t h e i n d i v i d u a l o p e r a t o r

n e e d f o r e f f i c i e n t p l a n n i n g a n d c o n t r o l o f p r o d u c t i o n

n e e d f o r e f f i c i e n t f a c i l i t i e s f o r t r a n s f e r r i n g w o r k - i n - p r o g r e s s

f r o m o p e r a t i o n t o o p e r a t i o n

c o m p l e t e d p r o d u c t s m a y m o v e i n t o s t o c k , g o t o s e v e r a l

c u s t o m e r s o r o c c a s i o n a l l y g o t o a s i n g l e c u s t o m e r

f o r w a r d p l a n n i n g a n d p u r c h a s i n g o f m a t e r i a l s i s r e q u i r e d

c o n t i n u a l p r o b l e m o f d e t e r m i n i n g a n o p t i m u m b a t c h s i z e

p a r t i c u l a r l y w h e re t h e re i s g e n e ra l i z e d d e ma n d

F l o w p r o d u c t i o n i s o n l a r g e s c a l e , a s i n g l e o b j e c t o r ar e s t r i c t e d r a n g e o f p r o d u c t s a r e m a d e o n a c o n t i n u o u s b a s i s

w i t h a n u n b r o k e n p r o d u c t i o n f l o w f r o m o n e o p e r a t i o n t o t h e

n e x t . I t m a y c o n t a i n t w o c a t e g o r i e s :

P R O C E S S P R O D U C T I O N i s w h e r e a s i n g l e h o m o g e n o u s

p ro d u c t i s ma d e b y c o n t i n u o u s l y o p e ra t i n g f i x e d s e q u e n c e o f



p r o c e s s e s . E x a m p l e s o f c o n t i n u o u s p r o c e s s i n c l u d e :

c h e m i c a l s , o i l , p a p e r , s t e e l - m a k i n g .

M A S S P R O D U C T I O N O R A S S E M B L Y - L I N E

P R O D U C T I O N i s w h e r e t h e i n d i v i d u a l , d i s c r e t e p r o d u c t s a r e

m a d e i n a s e r i e s o f r e p e t i t i v e o p e r a t i o n s i n a f i x e d s e q u e n c e ,

u s u a l l y o n a n a s s e m b l y l i n e . M a s s p r o d u c t i o n m e t h o d s a r e

u s e d . , f o r e x . v e h i c l e s , t e l e v i s i o n , d o m e s t i c a p p l i a n c e s ,

c o m p u t e r s

T h e m a i n c h a r a c t e r i s t i c s o f f l o w p r o d u c t i o n i n c l u d e :

h i g h c a p i t a l i n v e s t m e n t

s p e c i a l i z e d m a c h i n e s , t o o l s , e q u i p m e n t a r r a n g e d t o f a c i l i t a t e

t h e c o n t i n u o u s f l o w

s u f f i c i e n t d e m a n d t o m a i n t a i n f l o w s

c l o s e l y d e f i n e d p r o d u c t a n d m a t e r i a l s p e c i f i c a t i o n s

m e t i c u l o u s l y i n t e g r a t e d p r o d u c t i o n p l a n n i n g a n d c o n t r o ls y s t e m r e q u i r e d

c o n t i n u o u s m a i n t e n a n c e t o a v o i d b r e a k d o w n s

W h e r e t h e p r o d u c t i s s u f f i c i e n t l y s t a n d a r d i z e d a n d

v o l u m e s a r e h i g h , f l o w p r o d u c t i o n i s c o s t e f f e c t i v e a n d i t i s

p o s s i b l e t o a c h i e v e s t r i k i n g e c o n o m i e s o f s c a l e . E l e c t r o n i c

m o n i t o r i n g a n d c o m p u t e r i z e d c o n t r o l h a v e e n a b l e d s o m e

p r o c e s s f a c t o r i e s t o b e r u n a l m o s t a u t o m a t i c a l l y w i t h v e r y l o w

s t a f f i n g l e v e l s .

T h e r e a r e s o m e p r o d u c t i o n m e t h o d s p l a y i n g a k e y r o l e i n

d e v e l o p m e n t o f p r o d u c t i o n . H e r e a r e s o m e :

J US T- I N– TI ME S YS TEM w h o s e a i m s a r e t o p r o d u c e t h e

r e q u i r e d i t e m s , o f h i g h q u a l i t y , e x a c t l y a t t h e t i m e t h e y

r e q u i r e d . T h i s s y s t e m i s c h a r a c t e r i z e d b y t h e p u r s u i t o f

e x c e l l e n c e a t a l l s t a g e s w i t h a c l i m a t e o f c o n t i n u o u s

i m p r o v e m e n t . A J I T e n v i r o n m e n t i s c h a r a c t e r i z e d b y :

a m o v e t o w a r d s z e r o i n v e n t o r y

e l i m i n a t i o n o f n o n - v a l u e a d d e d a c t i v i t i e s

a n e m p h a s i s o n p e r f e c t q u a l i t y ( z e r o d e f e c t s )

s h o r t s e t - u p sa m o v e t o w a r d s a b a t c h s i z e o f o n e

1 0 0 % i o n t i m e d e l i v e r i e s

a c o n s t a n t d r i v e f o r i m p r o v e m e n t

d e m a n d - p u l l m a n u f a c t u r e



P r o d u c t i o n o n l y t a k e s p l a c e w h e n t h e r e i s a c t u a l c u s t o m e r

d e m a n d f o r t h e p r o d u c t s o J I T w o r k s o n a p u l l - t h r o u g h b a s i s

w h i c h m e a n s t h a t p r o d u c t s a r e n o t m a d e t o g o i n t o s t o c k . J I T

s y s t e m s h a v e t w o a s p e c t s :

J I T p u r c h a s i n g

J I T p r o d u c t i o n .

T h e f o r m e r s e e k s t o m a t c h t h e u s a g e o f m a t e r i a l s w i t h

d e l i v e r y o f m a t e r i a l s f r o m e x t e r n a l s u p p l i e r s . I t m e a n s t h a t

m a t e r i a l s t o c k s c a n b e k e p t a t n e a r - z e r o l e v e l s . F o r p u t t i n g i t

t o w o r k , i t r e q u i r e s :

c o n f i d e n c e t h a t t h e s u p p l i e r s w i l l d e l i v e r e x a c t l y o n t i m e

t h a t s u p p l i e r s w i l l d e l i v e r m a t e r i a l s o f 1 0 0 % q u a l i t y s o t h a t

t h e r e w i l l b e n o r e j e c t s , r e t u r n s a n d c o n s e q u e n t p r o d u c t i o n

d e l a y s .

T h e r e l i a b i l i t y o f t h e s u p p l i e r s i s a l l i m p o r t a n t a n d J I T p u rc h a s i n g me a n s t h a t t h e c o mp a n y mu s t b u i l d u p c l o se

w o r k i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h t h e i r s u p p l i e r s . I t i s a c h i e v e d b y

d o i n g m o r e b u s i n e s s w i t h f e w e r s u p p l i e r s a n d p l a c i n g l o n g

t e r m p u r c h a s i n g o r d e r s i n o r d e r t h a t t h e s u p p l i e r h a s a s s u r e d

s a l e s a n d c a n p l a n t o m e e t t h e d e m a n d .

J I T P r o d u c t i o n w o r k s o n a d e m a n d p u l l b a s i s a n d s e e k s

t o e l i m i n a t e a l l w a s t e a n d a c t i v i t i e s w h i c h d o n o t a d d v a l u e t o

t h e p r o d u c t . A s a n e x a m p l e , c o n s i d e r t h e l e a d t i m e a s s o c i a t e d

w i t h m a k i n g a n d s e l l i n g a p r o d u c t . T h e s e i n c l u d e :

i n s p e c t i o n t i m e

t r a n s p o r t t i m e

q u e u i n g t i m e

s t o r a g e t i m e

p ro c e s s i n g t i m e

T h e l a s t o f t h e l i n e a d d s v a l u e t o t h e p r o d u c t , a l l t h e

o t h e r s a d d c o s t b u t n o t v a l u e .

T h e i d e a l f o r J I T s y s t e m s i s t o c o n v e r t m a t e r i a l s t o

f i n i s h e d p r o d u c t s w i t h a l e a d t i m e e q u a l t o p r o c e s s i n g t i m e s o

e l i m i n a t i n g a l l a c t i v i t i e s w h i c h d o n o t a d d v a l u e . I t m e a n st h a t t h e c o m p o n e n t s a r e n o t m a d e u n t i l r e q u e s t e d b y t h e n e x t

p r o c e s s . I t i s a c h i e v e d b y m o n i t o r i n g p a r t s c o n s u m p t i o n a t

e a c h s t a g e a n d u s i n g a s y s t e m o f m a r k e r s w h i c h a u t h o r i z e

p r o d u c t i o n a n d m o v e m e n t t o t h e p r o c e s s w h i c h r e q u i r e s t h e

p a r t s . T h e r e i s c o n t i n u a l p r e s s u r e i n J I T s y s t e m s t o r e d u c e

s e t - u p t i m e s a n d e v e n t u a l l y e l i m i n a t e t h e m s o t h a t t h e o p t i m a l



b a t c h s i z e c a n b e c o m e o n e . W i t h a b a t c h s i z e o f o n e , t h e w o r k

c a n f l o w s m o o t h l y t o t h e n e x t s t a g e w i t h o u t t h e n e e d t o s t o r e

i t a n d s c h e d u l e t h e n e x t m a c h i n e t o a c c e p t t h e i t e m .

C o u r s e 1 2

Ma n a g em en t f u n c t i o n s : f i n a n ce a n d a cco u n t i n g

F i n a n c e a n d a c c o u n t i n g i s t h e s p e c i a l i s t m a n a g e m e n t

f u n c t i o n r e s p o n s i b l e f o r c o l l e c t i n g , r e c o r d i n g , a n a l y z i n g

f i n a n c i a l d a t a a n d f o r p r e s e n t i n g f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a n d

f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n o f a l l t y p e s t o m a n a g e r s a n d o t h e r s

i n s i d e t h e o r g a n i z a t i o n a n d t o p e o p l e o u t s i d e t h e o r g a n i z a t i o n .

T h e t h r e e m a i n s u b d i v i s i o n s o f f i n a n c e a n d a c c o u n t i n g

a r e : f i n a n c i a l a c c o u n t i n g ( i n c l u d e s s t e w a r d s h i p f u n c t i o n s ,e x t e r n a l r e l a t i o n s h i p s , r e c o r d k e e p i n g u s i n g l e d g e r

a c c o u n t i n g , p r e p a r a t i o n o f t h e k e y s t a t u t o r y f i n a n c i a l

s t a t e m e n t s , t a x c o m p u t a t i o n s . T h e m a i n e m p h a s i s i s o n

r e c o r d i n g , a n a l y z i n g a n d r e p o r t i n g o n p a s t a c t i v i t i e s )

m a n a g em en t a cco u n t i n g ( i n c l u d e s p r o d u c t c o s t i n g , c o s t

c o n t r o l t h r o u g h b u d g e t s a n d s t a n d a r d s , p r o v i s i o n o f f i n a n c i a l

i n f o r m a t i o n f o r p l a n n i n g , c o n t r o l a n d d e c i s i o n m a k i n g . T h e

m a i n f o c u s i s o n t h e p r o d u c t i o n o f r e l e v a n t i n f o r m a t i o n f o r

i n t e r n a l p u r p o s e s)f i n a n c i a l m a n a g em en t ( i n c l u d e s w o r k i n g c a p i t a l a n d c a s h

m a n a g e m e n t , r a i s i n g f i n a n c e , d i v i d e d p o l i c y , i n v e s t m e n t

a p p r a i s a l ) .

M o d e r n a c c o u n t i n g e v o l v e d o u t o f m a n a g e m e n t ’ s

s t e w a r d s h i p f u n c t i o n a n d t h i s r e m a i n s a k e y r o l e o f f i n a n c i a l

a c c o u n t i n g . S t e w a r d s h i p m e a n s a c c o u n t i n g f o r a n d t a k i n g c a r e

o f t h e f i n a n c i a l r e s o u r c e s e n t r u s t e d t o t h e m a n a g e m e n t o f t h e

o r g a n i z a t i o n b y t h e o w n e r s , f o r e x a m p l e b y t h e s h a r e h o l d e r s .

A c o m p r e h e n s i v e d e f i n i t i o n o f a c c o u n t i n g i s t a k e n f r o m t h e

T e r m i n o l o g y , C h a r t e r e d I n s t i t u t e o f M a n a g e m e n t A c c o u n t a n t s“ T h e c l a s s i f i c a t i o n a n d r e c o r d i n g o f m o n e t a r y

t r a n s a c t i o n s o f a n e n t i t y i n a c c o r d a n c e w i t h e s t a b l i s h e d

c o n c e p t s , p r i n c i p l e s , a c c o u n t i n g s t a n d a r d s a n d l e g a l

r e q u i r e m e n t s a n d p r e s e n t a t i o n o f a v i e w o f t h e e f f e c t o f t h o s e

t r a n s a c t i o n s d u r i n g a n d a t t h e e n d o f a n a c c o u n t i n g p e r i o d . ”



A l l f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s a r e r e c o r d e d u s i n g d o u b l e e n t r y

a c c o u n t i n g i n l e d g e r s ( t h e s a m e t e r m s a n d p r i n c i p l e s a r e u s e d

w h e t h e r t h e s y s t e m i s m a n u a l o r c o m p u t e r i z e d ) .

T h e d i f f e r e n t c l a s s e s a n d t y p e s o f t r a n s a c t i o n s a r e

s e p a r a t e l y i d e n t i f i e d a n d r e c o r d e d . F o r e x a m p l e : c a s h s a l e s

a n d s a l e s o n c r e d i t , p u r c h a s e s o f a s s e t s u s e d p e r m a n e n t l y i n

t h e b u s i n e s s i . e . f i x ed a s s e t s a n d t e m p o r a r y a s s e t s s u c h a s

g o o d s f o r r e s a l e i . e . cu rren t a s s e t s , a m o u n t s o w e d b y t h e

b u s i n e s s t o c r e d i t o r s a n d a m o u n t s o w e d t o t h e b u s i n e s s b y

d e b t o r s a n d s o o n .

T h e r e c o r d s a r e s u m m a r i z e d i n s u c h a w a y t h a t t h e

o w n e r s a n d o t h e r s c a n s e e t h e o v e r a l l e f f e c t o f a l l t h e

t r a n s a c t i o n s . T h e t w o k e y s u m m a r y s t a t e m e n t s a r e t h e P r o f i t

a n d L o s s A c c o u n t ( w h i c h s h o w s t h e p r o f i t o r l o s s m a d e o v e r a

p e r i o d ) a n d t h e B a l a n c e s h e e t ( w h i c h s h o w s t h e a s s e t s a n dl i a b i l i t i e s a n d c a p i t a l e m p l o y e d o f t h e b u s i n e s s a t t h e e n d o f

t h e p e r i o d ) .

C o m p a n i e s a r e t h e m a i n f o r m o f b u s i n e s s o r g a n i z a t i o n

a n d t h e r e c o r d s t h e y m u s t k e e p a n d t h e i n f o r m a t i o n t h y m u s t

p u b l i c a r e d e f i n e d b y S t a t u t e i n g r e a t d e t a i l i n t h e C o m p a n i e s

A c t 1 9 8 5

T h e k e y s t a t e m e n t s t h a t m u s t b e p u b l i s h e d a r e t h e

B a l a n c e S h e e t , t h e P r o f i t a n d L o s s A c c o u n t , t h e D i r e c t o r ’ s

R e p o r t , t h e A u d i t o r s ’ R e p o r t a n d N o t e s t o t h e A c c o u n t s . I n

a d d i t i o n a C a s h F l o w S t a t e m e n t i s p u b l i s h e d a l t h o u g h t h i s

l a t t e r s t a t e m e n t i s n o t a s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t .

T h e P r o f i t a n d L o s s A c c o u n t i s a s u m m a r y s t a t e m e n t o f

t h e r e v e n u e s a n d c o s t s o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d r e s u l t i n g p r o f i t

o r l o s s f o r a p a s t p e r i o d . I t m u s t b e p u b l i s h e d a n n u a l l y t h o u g h

f o r i n t e r n a l m a n a g e m e n t p u r p o s e s i t i s p r e p a r e d o n a m o n t h l y

b a s i s . I t s h o w s w h a t h a p p e n s i n t h e c o v e r e d p e r i o d o f t i m e a n d

i s b a s e d o n a n u m b e r o f a c c o u n t i n g c o n v e n t i o n s o f w h i c h s o m e

a r e p r e s e n t e d h e r e :

R e a l i z a t i o n – p r o f i t i s d e e m e d t o b e e a r n e d a t t h e t i m e o f s a l e n o t a t t h e t i m e o f p a y m e n t

A c c r u a l s - r e v e n u e a n d c o s t s a r e r e c o g n i z e d a n d i n c l u d e d

i n f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a s t h e y a r e e a r n e d o r i n c u r r e d n o t a s

t h e y a r e r e c e i v e d o r p a i d



Co n s erv a t i s m o r P ru d en ce k n o w n a s l i a b i l i t i e s o r l o s s e s

a r e p r o v i d e d f o r i n c u r r e n t s t a t e m e n t s b u t g a i n s o r p r o f i t s a r e

o n l y i n c l u d e d w h e n t h e y h a v e b e e n r e a l i z e d .

G o i n g C o n c e r n i t i s a s s u m e d t h a t t h e b u s i n e s s w i l l

c o n t i n u e i n o p e r a t i o n a l e x i s t e n c e f o r t h e f o r e s e e a b l e f u t u r e .

Co n s i s t en cy t h e r e s h o u l d b e c o n s i s t e n t a c c o u n t i n g

t r e a t m e n t o f l i k e i t e m s f r o m p e r i o d t o p e r i o d

B u s i n e s s E n t i t y t h e b u s i n e s s i s s e e n a s s e p a r a t e f r o m t h e

o w n e r s .

A b a l a n c e s h e e t i s a s u m m a r i z e d s t a t e m e n t o f t h e

o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s ( t h i n g s i t o w n s ) , l i a b i l i t i e s ( w h a t i t o w e s

t o i t s c r e d i t o r s ) a n d c a p i t a l e m p l o y m e n t ( t h e s h a r e h o l d e r s ’

c a p i t a l a n d r e s e r v e ) .

A c a s h f l o w s t a t e m e n t s h o w s i n s o m e d e t a i l t h e c a u s e s o f

t h e c h a n g e i n c a s h a n d c a s h e q u i v a l e n t s b e t w e e n l a s t y e a r ’ sB a l a n c e S h e e t a n d t h i s y e a r ’ s o n e .

T y p e s o f r a t i o s m a y b e p r e s e n t e d h e r e ; t h e y m a y b e

s e p a r a t e d i n t o t w o c a t e g o r i e s :

p e r f o r m a n c e r a t i o s - t o a ss e s s t h e f i r m ’ s pr o f i t a b i l i t y , h o w i t

u s e s i t s c a p i t a l

l i q u i d i t y r a t i o s - t o a s s e s s a f i r m ’ s s o l v e n c y , c a s h f l o w

W e a r e g o i n g t o i n t r o d u c e t h e p e r f o r m a n c e r a t i o s :

R a t i o 1 R e t u r n of C a p i t a l E m p l o y e d = N e t P r o f i t : C a p i t a l

E m p l o y e d

R a t i o 2 P r o f i t t o S a l e s R a t i o = N e t P r o f i t : S a l e s

R a t i o 3 R a t e o f a s s e t t u r n o v er = S a l e s : C a p i t a l

E m p l o y e d

L i q u i d i t y r a t i o s

C u r r e n t r a t i o = C u r r e n t a s s e t s : c u r r e n t l i a b i l i t i e s

A c i d T e s t r a t i o = ( C u r r e n t a s s e t s – S t o c k ) : C u r r e n t

l i a b i l i t i e s

S t o c k T u r n o v e r r a t i o = C o s t o f g o o d s s o l d i n p e r i o d :A v e r a g e s t o c k i n p e r i o d

A v e r a g e c o l l e c t i o n p e r i o d i n d a y s = D e b t o r s : C r e d i t

s a l e s x 3 6 5

A v e r a g e p ay m e n t i n d a y s = C r e d i t o r s : C r e d i t p u r c h a s e x

3 6 5



M a n a g e m e n t A c c o u n t i n g i s t h a t p a r t o f a c c o u n t i n g w h i c h

i s c o n c e r n e d w i t h i d e n t i f y i n g , p r e s e n t i n g a n d i n t e r p r e t i n g

i n f o r m a t i o n t o m a n a g e m e n t . I t d e a l s w i t h i n t e r n a l m a t t e r s a n d

p r o v i d e s v i t a l f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n t o m a n a g e m e n t i n t h r e e

i n t e r - r e l a t e d a r e a s :

c o s t a n a l y s i s a n d c o s t a s c e r t a i n m e n t

p l a n n i n g a n d c o n t r o l

d e c i s i o n m a k i n g a n d p e r f o r m a n c e a p p r a i s a l

T h e f o u n d a t i o n o f M A i s a w e l l d e v e l o p e d c o s t a n a l y s i s

s y s t e m . A t a m i n i m u m e v e r y i t e m o f e x p e n d i t u r e i s c l a s s i f i e d

i n t w o w a y s : b y t y p e o f e x p e n d i t u r e

l o c a t i o n o r u s e o f e x p e n d i t u r e .

T h e f o r m e r i n c l u d e s w a g e s , m a t e r i a l s , s a l a r i e s ,

e l e c t r i c i t y , r a t e s , i n s u r a n c e .

T h e l a t t e r m a k e s r e f e r e n c e t o e x p e n d i t u r e g o i n g d i r e c t l yi n t o t h e p r o d u c t , t h a t s p e n t b y t h e A d v e r t i s i n g D e p a r t m e n t ,

t h e P e r s o n n e l O f f i c e , e t c .

I n f o r m a t i o n f o r p l a n n i n g a n d c o n t r o l : p l a n n i n g i s t h e

m a n a g e r i a l p r o c e s s o f d e c i d i n g i n a d v a n c e W H A T i s t o b e

d o n e a n d H O W i t i s t o b e d o n e . C o n t r o l i s t h e p r o c e s s o f

e n s u r i n g t h a t o p e r a t i o n s p r o c e e d a c c o r d i n g t o p l a n . C o s t ,

r e v e n u e s a n d p r o f i t s a r e e s s e n t i a l e l e m e n t s i n p l a n n i n g a n d

c o n t r o l a n d m a n a g e m e n t a c c o u n t i n g i s a m a j o r s u p p l i e r o f

i n f o r m a t i o n f o r t h e s e p u r p o s e s .

B u d g e t i n g i s a s h o r t t e r m p l a n n i n g a n d c o n t r o l t e c h n i q u e

w i d e l y u s e d i n i n d u s t r y , c o m m e r c e a n d g o v e r n m e n t . A b u d g e t

i s a f i n a n c i a l e x p r e s s i o n o f a p l a n . F o r e x a m p l e , t h e p l a n m a y

b e t o p ro d u c e 1 0 , 0 0 0 u n i t s . A b u d g e t i s t h e n d e v e l o p e d

s h o w i n g i n d e t a i l s t h e t y p e s a n d a m o u n t s o f e x p e n d i t u r e

n e c e s s a r y t o p r o d u c e 1 0 , 0 0 0 u n i t s . T h i s i s t h e p l a n n i n g s i d e o f

t h e b u d g e t i n g . D u r i n g a n d a f t e r p r o d u c t i o n , c o n t r o l i s

e x e r c i s e d b y c o m p a r i n g a c t u a l e x p e n d i t u r e w i t h t h a t b u d g e t e d .

T h e p r o c e d u r e s o f b u d g e t a r y p l a n n i n g a n d c o n t r o l a r e t o b e

s e e n i n t h e f o l l o w i n g s t r u c t u r e :L o n g I n t e r n a l E x t e r n a l

r a n g e c a p a c i t i e s f a c t o r s

p l a n s r e so u r c e s & t r e n d s

F o r e c a s t i n g & Q u a n t i t y



B u d g e t s

F i n a n c i a l b u d g e t s

p r e p a r a t i o n

A g r e e m e n t w i t h b u d g e t

h o l d e r s & t o p m a n a g e m e n t

B u d g e t s p u b l i s h e d

( t h e s e c o n s t i t u t e t h e b u d g e t a r y p l a n n i n g )

A c t u a l r e s u l t s r e c o r d e d

B u d g e t / A c t u a l c o m p a r i s o n

R e p o r t i n g o f v a r i a t i o n s

( t h e y c o n s t i t u t e t h e b u d g e t a r y c o n t r o l )

B u d g e t i n g i s u s u a l l y d o n e f o r t h e y e a r a h e a d d i v i d e d f o r

c o n t r o l p u r p o s e s i n t o m o n t h s . . P r o p e r l y c a r r i e d o u t , b u d g e t i n g

a i d s c o o r d i n a t i o n b e t w e e n d e p a r t m e n t s , i m p r o v e s

c o m m u n i c a t i o n , a s s i s t s c o n t r o l a n d m a y m o t i v a t e s t a f f t o

a c h i e v e t a r g e t s .

D e c i s i o n m a k i n g i s a v i t a l m a n a g e m e n t t a s k a n d t h e

m a n a g e m e n t a c c o u n t i n g s y s t e m i s a n i m p o r t a n t p r o v i d e r o f

f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n f o r d e c i s i o n m a k i n g p u r p o s e s . T h e

i n f o r m a t i o n s u p p l i e d m u s t b e r e l e v a n t f o r t h e p u r p o s e a n d

r e l e v a n t i n f o r m a t i o n f o r d e c i s i o n m a k i n g h a s t h e f o l l o w i n g

c h a r a c t e r i s t i c s :

f u t u r e c o s t s a n d r e v e n u e s

( D e c i s i o n m a k i n g r e l a t e s t o t h e f u t u r e s o i t i s e x p e c t e d

f u t u r e c o s t s a n d r e v e n u e s t h a t a r e i m p o r t a n t . C o s t s a l r e a d y

s p e n t , k n o w n a s s u n k c o s t s , a r e i r r e l e v a n t . )

d i f f e r e n c e s i n c o s t s a n d r e v e n u e s( I f a c o s t o r r e v e n u e , r e m a i n s c o n s t a n t f o r a l l t h e o p t i o n s

b e i n g c o n s i d e re d i t c a n b e i g n o re d ; o n l y t h e d i f f e r e n c e s a r e

r e l e v a n t . )

F i n a n c i a l m a n a g e m e n t i s c o n c e r n e d w i t h m a n y t a s k s

i n c l u d i n g t h e s e t t i n g o f f i n a n c i a l o b j e c t i v e s , a c q u i r i n g a n d

m a n a g i n g t h e f i n a n c e s r e q u i r e d t o m e e t t h e o b j e c t i v e s ,



i n v e s t m e n t a p p r a i s a l , m a n a g i n g t h e w o r k i n g c a p i t a l o f t h e

o r g a n i z a t i o n . S o m e o f t h e m a r e c o m p l e x a n d r e q u i r e d e t a i l e d

t e c h n i c a l k n o w l e d g e o f m a t t e r s s u c h a s c o m p a n y l a w ,

t a x a t i o n , a c t u a r i a l c a l c u l a t i o n s , w o r k i n g c a p i t a l m a n a g e m e n t ,

c a s h f o r e c a s t i n g a n d i n v e s t m e n t a p p r a i s a l .

C o u r s e 1 3

O f f i c e O r g a n i z a t i o n a n d M a n a g e m e n t

T h e o f f i c e d e a l s w i t h t h e c l e r i c a l w o r k o f t h e

o r g a n i z a t i o n . T r a d i t i o n a l l y t h i s w o r k w a s a l m o s t e n t i r e l y

p a p e r - b a s e d b u t t h e i n c r e a s e i n u s a g e o f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y , c o m p u t e r s a n d t e l e c o m m u n i c a t i o n s m e a n s t h a t

m a j o r c h a n g e s a r e t a k i n g p l a c e i n t h e w a y t h a t o f f i c e w o r k i s

d e a l t w i t h .

T h e f u n c t i o n o f a n o f f i c e i n c l u d e :

g a t h e r i n g , p r o c e s s i n g , f i l i n g , s o r t i n g a n d r e t r i e v i n g

i n f o r m a t i o n

c o m m u n i c a t i n g i n f o r m a t i o n b y t y p i n g , t e l e p h o n i n g , p o s t i n g ,

c o p y i n g , p r i n t i n g , f a x i n g

o r i g i n a t i n g i n f o r m a t i o n b y w r i t i n g r e p o r t s , e d i t i n g , r e -

a r r a n g i n g , c o l l a t i n g , c r o s s r e f e r e n c i n g

c o n t r o l a c t i v i t i e s i n c l u d i n g c h e c k i n g a n d a u d i t , i n s p e c t i o n ,

s a f e g u a r d i n g a s s e t s , p e r s o n a l e v a l u a t i o n

e n s u r i n g t h a t l e g a l r e q u i r e m e n t s a r e m e t

A n a l t e r n a t i v e t e r m f o r o f f i c e m a n a g e m e n t i s

a d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n t . I t i s d e f i n e d a s a b r a n c h o f

m a n a g e m e n t w h i c h i s c o n c e r n e d w i t h t h e s e r v i c e s o f

o b t a i n i n g , r e c o r d i n g a n d a n a l y z i n g i n f o r m a t i o n , o f p l a n n i n g

a n d o f c o m m u n i c a t i n g , b y m e a n s o f w h i c h t h e m a n a g e m e n t o f

a b u s i n e s s s a f e g u a r d s i t s a s s e t s , p r o m o t e s i t s a f f a i r s a n da c h i e v e s i t s o b j e c t i v e s .

T h e o f f i c e c a n b e c o n s i d e r e d i n s y s t e m t e r m s : i n p u t ,

p r o c e s s a n d o u t p u t a n d e a c h o f th e m h a s m o r e e l e m e n t s th a t

a r e t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t :

I N P U T S P R O C E S S I N G O U T P U T S



c o r r e s p o n d e n c e a n a l y z i n g m e s s a g e s

o r d e r s s u m m a r i z i n g c o r r e s p o n d e n c e

i n v o i c e s c a l c u l a t i n g m e m o s

p h o n e c a l l s f i l i n g fo rms

m e s s a g e s i n t e r p r e t i n g m i n u t e s

c h e q u e s g e n e r a t i n g r e p o r t s

t e l e x e d i t i n g i n v o i c e s

f a x c o n t r o l l i n g o r d e r s

e - m a i l c o n t r o l l i n g f a x e s

e - m a i l

T r a d i t i o n a l l y a l l o f f i c e w o r k w a s d o n e i n t h e o f f i c e

p r e m i s e s T h e u s e o f f a x e s , e - m a i l a n d p e r s o n a l i z e d t e l e p h o n e

n u m b e r s w h i c h e n a b l e a s u b s c r i b e r t o b e t r a c k e d d o w n

a n y w h e r e i n t h e w o r l d m e a n t h a t , w i t h t h e r i g h t f a c i l i t i e s , a

p e r so n c a n a l w a y s b e i n t w o -w a y c o n t a c t .T h e r e a r e c h a n g e s t h a t c a n t a k e p l a c e a n d a r e k n o w n a s

h o t e l l i n g / h o t - d e s k i n g . S o m e c o m p a n i e s h a v e f o u n d t h a t 3 0 t o

4 0 % o f d e s k s a r e v a c a n t a t a n y o n e t i m e . I n c o n s e q u e n c e

e x p e n s i v e o f f i c e s p a c e i s b e i n g w a s t e d . O n e a p p r o a c h t o

o v e r c o m e t h i s p r o b l e m h a s b e e n a d o p t e d b y A r t h u r A n d e r s o n ,

m a n a g e r c o n s u l t a n t . E a c h w o r k p o s i t i o n , k n o w n a s c a r r e l , i s

a s s i g n e d t o e m p l o y e e s a c c o r d i n g t o t h e t a s k b e i n g p e r f o r m e d

t h a t d a y . T h i s i s “ t e m p o r a r i l y p e r s o n a l i z e d ” w i t h n a m e p l a t e s ,

r e - r o u t e d p h o n e c a l l s a n d a n y f i l e s r e q u i r e d b e i n g m a d e

a v a i l a b l e . T h i s i s k n o w n a s h o t - d e s k i n g . A l t h o u g h u n d e n i a b l y

s p a c e s a v i n g , t h e p r o c e s s d o e s s t r i p w o r k e r s o f t h e i r o w n

f i x e d d e s k s a n d o f f i c e s .

T h e q u e s t i o n o f w h e t h e r o r n o t t o c e n t r a l i z e s e r v i c e s i s

a n i m p o r t a n t o n e f o r l a r g e o r g a n i z a t i o n s . T h e c h o i c e d e p e n d s

o n a c a r e f u l s t u d y o f v o l u m e s , c o s t s , s e r v i c e r e q u i r e m e n t s ,

d e g r e e o f c o n t r o l a n d o t h e r f a c t o r s . E a c h o r g a n i z a t i o n m u s t

c h o o s e t h e b e s t c o m p r o m i s e t o s u i t i t s o w n r e q u i r e m e n t s . T h e

a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e s o f c e n t r a l i z a t i o n a r e t h e

f o l l o w i n g o n e s :a d v a n t a g e s :

g r e a t e r c o n t r o l o f c o s t s a n d s t a n d a r d s

e n a b l e s h i g h e r s k i l l e d , s p e c i a l i s t s t a f f t o b e u s e d

p o s s i b l e e c o n o m i e s o f s c a l e t h r o u g h h i g h e r v o l u m e s , b u l k

pu rchas ing

g r e a t e r u t i l i z a t i o n o f e x p e n s i v e e q u i p m e n t



d i s a d v a n t a g e s :

m a y n o t b e r e s p o n s i v e t o l o c a l r e q u i r e m e n t s

d e l a y s a n d i n f l e x i b i l i t y

l o s s o f p e r s o n a l c o n t a c t a n d c o n v e n i e n c e

m o r e c o m m u n i c a t i o n a n d t r a n s p o r t b e c o m e s n e c e s s a r y

I n c e r t a i n a r e a s o f w o r k t h e r e h a s b e e n m o r e

d e c e n t r a l i z a t i o n o v e r r e c e n t y e a r s .

T h e r e a r e n u m e r o u s f a c t o r s t o b e c o n s i d e r e d i n p l a n n i n g

t h e p h y s i c a l c o n d i t i o n s o f o f f i c e s a n d d e c i d i n g w h a t t y p e s o f

o f f i c e s s h o u l d b e p r o v i d e d . T h e s e r a n g e f r o m o b j e c t i v e ,

m e a s u r a b l e i t e m s s u c h a s t e m p e r a t u r e a n d l i g h t i n g t o m o r e

s u b j e c t i v e m a t t e r s s u c h a s s t a t u s . S o m e o f t h e m o r e i m p o r t a n t

f a c t o r s i n c l u d e :

w h a t w o r k m u s t b e d o n e ? I s t h e r e a n o r m a l s e q u e n c e o r w o r k f l o w ?

w h a t c o m m u n i c a t i o n s a r e r e q u i r e d ? I n t e r n a l l y ? E x t e r n a l l y ?

W h a t e q u i p m e n t i s r e q u i r e d ? I s i t n o i s y ? D o e s i t n e e d t o b e

s e p a r a t e d ?

H o w c a n t h e e x i s t i n g s p a c e b e b e s t u t i l i z e d ?

H o w c a n t e a m w o r k a n d c o - o p e r a t i o n b e e n c o u r a g e d ?

H o w c a n m o v e m e n t s , d i s t r a c t i o n s b e r e d u c e d ?

H o w m u c h s u p e r v i s i o n i s r e q u i r e d ? H o w w i l l t h i s b e p r o v i d e d ?

A r e t h e r e p r i v a c y a n d s e c u r i t y r e q u i r e m e n t s ?

W i l l v i s i t o r s / c u s t o m e r s n e e d t o b e d e a l t w i t h ?

W h a t p h y s i c a l w o r k i n g c o n d i t i o n s a r e n e c e s s a r y t o e n s u r e

g o o d w o r k i n g c o n d i t i o n s ?

W h a t t y p e o f f u r n i t u r e a n d e q u i p m e n t b e s t s u i t s t h e s t a f f a n d

w o r k t o b e d o n e ?

A n i m p o r t a n t s t r a t e g i c d e c i s i o n r e l a t e s t o t h e t y p e s o f

o f f i c e s p r o v i d e d . T h e s e c a n r a n g e f r o m i n d i v i d u a l , p r i v a t e

o f f i c e s t o o p e n p l a n , l a n d s c a p e o f f i c e s . T h e s e c h a r a c t e r i s t i c s

o f t h e m a i n t y p e s o f o f f i c e s a r e t o b e p r e s e n t e d .P r i v a t e o f f i c e s a r e o f t e n p r o v i d e d f o r e x e c u t i v e s , f o r

t h o s e w h o h a v e t o d e a l w i t h c o n f i d e n t i a l o r h i g h s e c u r i t y

w o r k , o r h a v e n u m e r o u s v i s i t o r s . I n m a n y o r g a n i z a t i o n s t h e

p r o v i s i o n o f p r i v a t e o f f i c e s , o f t e n w i t h i n d i v i d u a l c h o s e n

f u r n i t u r e , i s m o r e r e l a t e d t o s t a t u s a n d s e n i o r i t y t h a n t o t h e

t y p e o f w o r k c a r r i e d o u t .



D e p a r t m e n t al o r c e l l u l a r o f f i c e s a r e l a r g e r o f f i c e s

d e s i g n e d t o h o u s e a s e c t i o n o r d e p a r t m e n t c a r r y i n g o u t r e l a t e d

w o r k . S u c h o f f i c e s h e l p t o f o s t e r a t e a m a p p r o a c h b u t m a y

e n c o u r a g e a n i n s u l a r a t t i t u d e t o t h e r e s t o f t h e o r g a n i z a t i o n .

I n g e n e r a l , s u c h o f f i c e s a r e r e l a t i v e l y e x p e n s i v e a n d u s e s p a c e

i n e f f i c i e n t l y .

O p e n p l a n o f f i c e s a r e l a r g e o f f i c e s , o f t e n h o u s i n g

s e v e r a l s e c t i o n s o r d e p a r t m e n t s w i t h s t a f f o f a l l g r a d e s i n t h e

o n e o f f i c e i . e . c l e r k s , s u p e r v i s o r s a n d m a n a g e r s . O p e n p l a n

o f f i c e s h a v e a n u m b e r o f a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e s .

T h e a d v a n t a g e s a r e : s p a c e s a v i n g s

l e s s c o s t l y

m o r e f l e x i b l e

e a s i e r s u p e r v i s i o n

m a c h i n e / e q u i p m e n t s h a r i n g b e c o m e se a s i e r

c o m m u n i c a t i o n s a n d w o r k f l o w m a y

b e i mp ro v e d

T h e d i s a d v a n t a g e s a r e : n o i s e a n d d i s t r a c t i o n c a u s e d b y

m o v e m e n t , c o n v e r s a t i o n , v i s i t o r s , p h o n e s

l e s s c o n f i d e n t i a l i t y a n d s e c u r i t y

l o s s o f m o r a l e d u e t o l a r g e

n u m b e r s , c h a n g e f r o m s m a l l g r o u p o f f i c e s

p e r c e i v e d l o s s o f s t a t u s b y

m a n a g e r s a n d s e n i o r s t a f f

A w a y o f o v e r c o m i n g s o m e o f t h e d i s a d v a n t a g e s o f o p e n

p l a n o f f i c e s i s c a l l e d t h e l a n d sc a p e o f f i c e .

T h e y a r e a n a t t e m p t t o a l l e v i a t e t h e r e g i m e n t a t i o n o f t h e

t r a d i t i o n a l o p e n p l a n o f f i c e , r e d u c e n o i s e a n d d i s t r a c t i o n a n d

t o f o s t e r s e c t i o n a l o r g r o u p i d e n t i t i e s . I n a l a n d s c a p e o f f i c e

d e s k s a n d w o r k a r e a s a r e a r r a n g e d e i t h e r s i n g l y o r i n g r o u p s

a t d i f f e r e n t a n g l e s t o o n e a n o t h e r . B o u n d a r i e s b e t w e e n

s e c t i o n s a r e s u b t l e m a r k e d b y l o w v i s u a l a n d a c o u s t i c s c r e e n s ,

t h e l i b e r a l u s e o f p l a n t s a n d t h e p o s i t i o n i n g o f c a b i n e t s a n de q u i p m e n t .

T h e g e n e r a l e f f e c t o f l a n d s c a p i n g i s t o s o f t e n a n d b r e a k

u p t h e f o r m a l a p p e a r a n c e o f a l a r g e o f f i c e i n o r d e r t o t o n e

d o w n a n y r e g i m e n t e d l o o k . G r e a t c a r e i s m a d e t h e o f f i c e a s

a t t r a c t i v e a s p o s s i b l e , g o o d l i g h t i n g a n d c o o r d i n a t e d f u r n i t u r e

a n d e q u i p m e n t . T h i s t y p e o f o f f i c e u s e s s p a c e s o m e w h a t l e s s



e f f i c i e n t l y t h a n a n o r d i n a r y o p e n p l a n o n e b u t t h e

p sy c h o l o g i c a l b e n e f i t s a r e g e n e ra l l y t h o u g h t t o o u t w e i g h t h i s

d i s a d v a n t a g e .

I n a d d i t i o n t o n u m e r o u s s t a t u t e s r e g a r d i n g e m p l o y e e

r i g h t s , l e g i s l a t i o n r e l a t i n g t o h e a l t h a n d s a f e t y a n d w o r k i n g

c o n d i t i o n s i s o f p a r t i c u l a r i m p o r t a n c e t o m a n a g e r s r e s p o n s i b l e

f o r o f f i c e s .

I n e a r l i e r d a y s r e l a t i v e l y f e w p e o p l e w o r k e d i n

a d m i n i s t r a t i o n s o t h e e f f i c i e n c y a n d p r o d u c t i v i t y o f o f f i c e s

w a s l a r g e l y i g n o r e d . T h e p o s i t i o n t o d a y i s t o t a l l y d i f f e r e n t .

F a r m o r e p e o p l e w o r k i n a d m i n i s t r a t i o n a n d o f f i c e s t h a n a r e

d i r e c t l y e m p l o y e d i n p r o d u c t i o n . I n m o s t o r g a n i z a t i o n s

a d m i n i s t r a t i v e c o s t s a r e a m a j o r e l e m e n t i n t h e i r c o s t

s t r u c t u r e . A c c o r d i n g l y i t i s e s s e n t i a l t h a t t h e o f f i c e w o r k i s

c a r r i e d o u t a s e f f i c i e n t l y a s p o s s i b l e a n d t h a t t h e o f f i c e i s a s p r o d u c t i v e a s t h e f a c t o r y . C o m p u t e r s a n d I T e n a b l e g a i n s i n

e f f i c i e n c y t o b e m a d e b u t m o r e f u n d a m e n t a l q u e s t i o n s n e e d t o

b e a s k e d b e f o r e t h e m e a n s o f d o i n g t h e w o r k i s c o n s i d e r e d .

O r g a n i z a t i o n a n d m e t h o d s i s a s p e c i a l i s t s e r v i c e t o

m a n a g e m e n t . I t a i m s t o i m p r o v e a d m i n i s t r a t i v e , c l e r i c a l a n d

o f f i c e p r o c e d u r e s . T o d o t h i s , i t i s n e c e s s a r y t o s t u d y t h e

m e t h o d s o f w o r k , t h e w a y t h e o r g a n i z a t i o n i s s t r u c t u r e d a n d

h o w w o r k i s s u b d i v i d e d . . T h i s b r o a d e r v i e w i s n e c e s s a r y a s

v a r i o u s f a c t o r s i n t e r - r e l a t e a n d o n e c a n n o t b e s t u d i e d w i t h o u t

t h e o t h e r s .

B e c a u s e o f t h e i r i m p o r t a n c e i n c l e r i c a l w o r k i t i s n o r m a l

t o b e a c e n t r a l c o n t r o l . F r e q u e n t l y t h i s i s t h e t a s k o f t h e

C l e r i c a l S e r v i c e s M a n a g e r o r t h e O r g a n i z a t i o n a n d m e t h o d s

d e p a r t m e n t . S u c h a n a r r a n g e m e n t e n s u r e s t h a t t h e n e e d o f a

s i n g l e d e p a r t m e n t a s a w h o l e a r e c o n s i d e r e d i n s t e a d o f t h e

n a r r o w e r r e q u i r e m e n t s o f a s i n g l e d e p a r t m e n t .

I n a d d i t i o n t o c o n t r o l o v e r t h e d e s i g n o f n e w f o r m s i t i s

n o r m a l i n l a r g e o r g a n i z a t i o n s t o m a i n t a i n a c e n t r a l r e g i s t e r o f

a l l e x i s t i n g f o r m s . T h i s e n a b l e s u s a g e t o b e m o n i t o r e d , s t o c k sc o n t r o l l e d a n d p e r i o d i c r e v i e w s t o b e u n d e r t a k e n t o e l i m i n a t e

u n n e c e s s a r y f o r m s o r t o r e - d e s i g n f o r m s n o t f u l f i l l i n g t h e i r

r o l e s e f f e c t i v e l y .

T e r r y L u c ey B u s i n e s s A d m i n i s t r a t i o n , 1 9 9 4 , , Co m p l e t e

C o u r s e T e x t



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