BUNDESVERWALTUNGSAMT. 2 Folie: Aufgabenschwerpunkte Abteilung I Herr Flätgen Dr. Jürgen Hensen Präsident Abteilung II Herr Bönders Abteilung III Herr

BUNDESVERWALTUNGSAMT


2Folie:

Aufgabenschwerpunkte

AbteilungI

HerrFlätgen

Dr. Jürgen HensenPräsident

AbteilungII

Herr Bönders

AbteilungIII

HerrMaßolle

AbteilungIV

FrauBechtold-Bönders

AbteilungV

Herr Weber

AbteilungVI

HerrLauer

AbteilungVII

HerrPeikert

Giso SchützVizepräsident

Verwaltungund

Einziehungvon

Ausbildungs-darlehen

Ausländer-zentral-

register, SIS

Visaan-gelegen-

heitenStaats-

angehörig-keitsange-legenheiten

jüdischeEmigranten

Zentral-stelle für

den Zivilschutz

Zentralstellefür das

Auslands-schulwesen

Zentra-lisierung vonQuerschnitts-

aufgaben

Beratung undPrüfung vonBehördenund ZE

Renten- undVermögens-abwicklung

Aufnahme undVerteilungvon Spät-

aussiedlern

Integrationvon Spät-

aussiedlernund

Ausländern

Zentrale Steuerungs-

aufgaben

Informations-technik

AusbildungBerufsbildungZuwendungenEntschädigung

Wieder-gutmachung

JugendsektenInformations-stelle für Aus-

wandererDurchsetzung

von Unterhalts-ansprüchen

Mitarbeiter: 2.500

AbteilungVIIIHerr

Hübenthal


3Folie:

Partneraußerhalb des

öffentlichen Bereichs

z.B. Reisebüro,

Bank

Bundesministerium für Bildung und Forschung

Bürger

Auswärtiges Amt

Bundesministerium des Innern

Oberste Bundesbehörden, z.B.

Partnerim öffentlichen

Bereich

z.B.Ausländerbehörden

BKA, BGS, BAFl

DienstleistungszentrumBundesverwaltungsamtAZR / VISA AZR / VISA online

rund 120 Aufgaben an 11 Standorten

Haushaltsvolumen BVA rund 235 Mio € bewirtschafte Mittel rund 2 Mrd. €

Der zentrale Dienstleister


4Folie:

extern (Bürger, Behörden, Partner)

Feststellung und Messung der Anforderungen an die Dienstleistungsqualität

Umsetzung der Anforderungen in konkrete Dienstleistungsstandards

intern Aufnahme der Qualitätsphilosophie in die

Behördenkultur Schaffung sachlicher, organisatorischer und

personeller Voraussetzungen für den Einstieg in das Qualitätsmanagment

• Zufriedenheit der "Kunden"• Schaffung/Pflege eines

Qualitätsimages• rechtlich zutreffendes Handeln

• Effizienzsteigerung der Prozesse• Senkung der Kosten• Schaffung eines internen

Qualitätsbewußtseins• qualitätsorientierte Personalentwicklung

QualitätsmanagementzieleInteressanter Partner, Wettbewerbsfähigkeit

" Marketingziele "

wirtschaftliche Aufgabenerledigung mit

leistungsfähigen Strukturen

Operativ

Strategisch

hieraus ergeben sich folgende Aufgaben:

Zielsystem des BVA

moderner Dienstleister der BundesregierungLeitbild


5Folie:

Verbindung Behörde-Partner (Bürger, Behörden, Wirtschaft)

Binnenmodernisierung

• Qualitätsmanagement• Geschäftsprozessoptimierung - Dokumentenmanagement und

Workflow• IT-Strategie• Personalentwicklung• Controlling

eGovernment Binnenmodernisierung

Außenverhältnis

Innenverhältnis

Internet

BVA OfficeNet(Intranet)


6Folie:


7Folie:

„Informationen und Wissen erfolgreich

kommunizieren.“


8Folie:

Informations- und Wissensmanage-ment• Evaluiert

Informationen, Kommunikation und Wissen im BVA

• Definiert Prozesse, Informationsstruktur Informationswork-flow, Rahmen-bedingungen und Grundlagen

• Definiert Standards für Organisation, Personal und technische Umsetzung

• Publiziert und positioniert Information und Wissen

FachanwendungenBeispiele

Kabinetts-informations-

server

VISA

Bildungskredit

EPOS

ISAS online

FAVORITOfficeFlow

Elektronische Akte, Geschäftsprozesse

• Steuert den Arbeitsworkflow

• ordnet und erschließt die Arbeitsdokumente und -informationen

Veröffentlichung• Fach-

informations-systeme

• Intranet• Extranet• Internet

Informations-arbeitRedaktions-Systeme

Web-Content-Management-systeme

Informations- und Wissensmanagement


9Folie:

Information Kommunikation Transaktion

AuftraggeberAuftraggeberAuftraggeberAuftraggeberMehrwert

Geschäftsprozess

DienstleistungProdukt

W e r t s c h ö p f u n g s k e t t e



10Folie:

Bisher Suche und Verknüpfung nach/ von Informationen und Daten in unterschiedlichen Systemen / Plattformen.


Bausteine des Informations- und WissensmanagementsVernetzung der Daten

BAföG

...

VISA

Bildungskredit

EPOS

ISAS online

Informations- und Wissensarbeit

Ziel des Informations- und Wissensmanagements:

Vernetzung der Daten, damit der Nutzer ausschließlich über eine Oberfläche die Informationen erhält.


11Folie:

Bisher wurden Informationen und Wissen nicht automatisch gestreut und für an den erforderlichen Stellen verfügbar gemacht.


Bausteine des Informations- und WissensmanagementsVernetzung der Daten

BAföG

...

VISA

Bildungskredit

EPOS

ISAS online

Informations- und Wissensarbeit

Ziel des Informations- und Wissensmanagements:

Informations- und Wissensverantwortung an die Stelle, die über die Informationen und das Wissen verfügt = möglichst breiter dezentraler Ansatz.


12Folie:

analysieren, evaluieren und

bewerten

bewerten und definieren

analysieren und aufbereiten

realisieren und evaluieren Inform

ations- und W

issensmanagem

ent

Info

rmat

ions

- und

W

isse

nsm

anag

emen

t

Gesamtangebot

Nachfrage

Informations-angebot

Informations-

bedarf

IWM


Das Informations- und Wissensmanagement wird als eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Organisation, der Technik und des Personals im Bundesverwaltungsamt verstanden:

Definition und Position desInformations- und Wissensmanagements


13Folie:

Informations- und Wissensmanagement Wissen und Information erfolgreich kommunizieren

Eindeutige Definitionen von Zielen, Sachverhalten und Begriffen erforderlich.Beispiel: Die Informationen müssen z.B.

verfügbar sein (Informationsgrundkriterien).

zur und in der richtigen Zeit

gesichert und geschützt

zielgenau

an jedem Ort



14Folie:

• Herstellen des organisatorischen Umfeldes (u.a. dezentrale Informationsarbeit)

• Herstellen des technischen Umfeldes (u.a. Angebot einfacher Instrumente für die Informationsarbeit)

• Herstellen eines Mitarbeiterprofils

für das Informations- und Wissensmanagement (Fähigkeit Informationen zu bewerten, etc.)

Mitarbeiter

Organisation

Tech

nik

Medienkompetenz und -verantwortung aller Mitarbeiter fördern



15Folie:

Informations-erstellung

FreigabeverantwortlicherInhalt

AL, RGL, RL

Sachbearbeiter/Bürosachbearbeiter/Fachabteilungsredakteur Interessegruppen

Personalvertretungen

Beauftragte

Abteilungs-leitung

AutorRL

RGL

Abstim

mungsprozess InhaltFachredakteur/

Autor

INTRAnet

Abteilungs-redakteur Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII

AbstimmungsprozessVerfahren

Verfahren (Termine, Umsetzung, etc..)

Delegation

Freigabe Inhalt

Freischaltung

Qualitäts-sicherung

Redakteure(SB I A 2, Fachspezialisten)

Abt. I Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII

Chefredakteur

EXTRAnetINTERnet

Webmaster

Behörden-leitung Pressesprecher

AL I, RGL I Freischaltung

Freigabe

Delegation

z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit Organisationsumfeld



16Folie:

VergleichenInformationsarbeitAbstimmen vonVerfahren, Inhalten und

ZielenInformationsbedarf

Autor

Referatsleiter

Referatsgruppen-leiter

Abteilungs-leiter

Fach-abteilungs-redakteur

Ja

Freigabe ?

ExterneInformation ?

Ja

Ja

Informations-angebotIntranet

QS-Redakteur

Nein

Zustimmung ?

Nein

Ja

Zustimmung ?

Freigabe ?

Ja

PressesprecherChefredakteur

Informations-angebotExtranet

Behördenleitung, Abteilung Ibei Beteiligung im

Freischaltungsprozess

VerfahrenInhalt

Frei-schaltung ?

SOLL/IST

FachabteilungQS-RedakteurChefredakteur

Pressesprecher

SOLL/IST

BSB, SB, FAR,Beauftragte,

Interessengruppen,Personalvertretungen,

RL, RGL, AL

Informations-angebot Internet

Informations-arbeit

VerfahrenInhalt


Fach-informaitons-

system

Nein

Fach-informations-

system ?

Ja

EXTRA-net ?

Ja

Nein

Inhalt, Ziele

Frei-schaltung ?

Ja

InhaltlicheVerant-wortung

Verfahrens-verantwortung

Ja

VergleichenInformationsarbeitAbstimmen vonVerfahren, Inhalten und

ZielenInformationsbedarf

Autor

InhaltlicheVerantwortung

Fach-abteilungs-redakteur

Freigabe ?

ExterneInformation ?

Ja

Ja Informations-angebotIntranet

Nein

Nein

PressesprecherChefredakteur

Informations-angebotExtranetBehördenleitung, Abteilung I

Beteiligung imFreischaltungsprozess

VerfahrenInhalt

Frei-schaltung ?

SOLL/IST

FachabteilungQS-RedakteurChefredakteur

Pressesprecher

SOLL/IST

BSB, SB, FAR,Beauftragte,

Interessengruppen,Personalvertretungen,

RL, RGL, AL

Informations-angebot Internet


Fach-informaitons-

system

Nein

Fach-informations-

system ?

Ja

EXTRA-net ?Ja

Ja

Nein

Inhalt,Ziele

QS-RedakteurVerfahren

Inhalt

Informationsarbeit

z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit


Organisationsumfeld


17Folie:

Mitarbeiterprofil

Informations-wert

erkennen

Informationenaufbereiten

Sach-und Facharbeit

Informationenverarbeiten

Sach-und Facharbeit

Informationenverarbeiten

Medienkompetenz

Neue Kultur der Zusammenarbeit, z.B. • Wissenstresore müssen aufgeschlossen

werden, • Teamarbeit.



18Folie:

Technikumfeld


19Folie:


20Folie:


21Folie:


22Folie:


23Folie:

Beispiele


24Folie:

Firewall

Elektronischer Bescheid

Kontrolle

Import-Server

www.bundesverwaltungsamt.deInternetInternet

Elektronische Bearbeitung

Web-Server BVA

Online-Anträge (verschlüsselte Übertragung)

Workflow- und Dokumenten-

Server


25Folie:

Online-Bürgerservice Online-Information

Verfahren Gesetzen Verordnungen

Online-Antrag / Formulare


26Folie:

Travel-Management-System


27Folie:

ISAS online

InformationsSystem

Bewerbersystem

SchulbeihilfeSchulbeihilfe

GrunddatenGrunddaten

ProjektmittelProjektmittel

Zuwendungen an Zuwendungen an LKLK

UV / LVUV / LV

Haushalt ZfAHaushalt ZfA AuslandsSchulwesen

SprachdiplomSprachdiplom

ZfA 110 Mitarbeiter

250 ausl. Bildungseinrichtungen

Sekretariat der KMK

45 Fachberater/Koordinatoren

Kultusministerien der Länder

Auslandsvertretungen

AA Ref. 605

70 Fachschaftsberater

Benutzer ISAS


28Folie:

Informations- undWissensrecherche:

• Fach- und Erfahrungsberichte

• Hinweise auf Publikationen

• Online-Broschüren

• interessante Links

• Newsletter

Beispiel Information


29Folie:

Behörde - Behörde

• Benutzerfreundlicher Datenaustausch

• einheitlich und universell

• weit verbreiteter Standard

• zukunftssicher

• Verringern der Aufwände

• Verbesserung der Datenqualität


30Folie:

Elektronisches Personal-,

Organisations und Stellensystem

Binnen-modernisierung

Documents

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