Bulletin #02 Jamboree Scout Mondial

23eJamboreeScout Mondialà YAMAGUCHI Kirara-hama

Chers amis scouts,

Dans deux ans, nous accueillerons jusqu’à 30.000 scouts des quatre coins du monde à Kirara-hama, Yamaguchi, Japon. Cette opportunité unique, qui vous permettra de venir visiter le Japon, où tradition et modernité coexistent harmonieusement, nous remplit d’enthousiasme.

Notre thème pour le 23e Jamboree Scout Mondial est [WA] : Un Esprit d’Unité. Comme décrit dans la première édition du Bulletin, nous aspirons à ce que le Jamboree reflète l’énergie des scouts du monde,

Introduction

Bulletin #02Avril 2013

qu’il leur offre de nombreuses opportunités de faire de nouvelles rencontres, de recevoir de nouvelles idées et modes de pensées différents, et qu’il apporte de l’innovation dans leur vie. D’ici la fin du Jamboree, nous croyons qu’une harmonie existera entre les scouts et ils découvriront qu’ils font partie d’une grande et même famille dans le Scoutisme.

Le Jamboree Scout Mondial est une opportunité unique de former un monde en miniature, de découvrir les différences et similarités des vies telles qu’elles sont vécues partout dans le monde par le biais de partages au sein des sous camps, d’expériences culinaires, de chants et de danses, et d’un apprentissage en commun. Nous sommes convaincus que le Jamboree sera le lieu idéal pour contribuer au développement des scouts, autrement que dans le quotidien.

Durant l’été 2013, nous organiserons le pré-Jamboree, et nous donnerons aux responsables de contingent l’opportunité de visiter un vrai camp. Merci de saisir cette occasion et de planifier ce grand voyage pour le Jamboree de 2015.

Qu’est-ce que le Bulletin ?

Dans la période précédant le Jamboree, nous allons publier des Bulletins, comme canal de communication principal, dans le but de fournir aux Organisations scoutes nationales (OSN) ainsi qu’à leur contingent, les informations nécessaires pour se préparer au 23e Jamboree Scout Mondial. Les Bulletins seront distribués par le biais du SCOUTPAK du Bureau

Mondial du Scoutisme vers toutes les OSN.

Les détails liés aux préparatifs peuvent varier d’une OSN à une autre, et il est conseillé à chaque lecteur d’en demander confirmation auprès de son OSN et d’utiliser le Bulletin comme source d’information à l’appui des préparatifs d’une OSN.

Mot de bienvenue de Takayasu OkushimaPrésident, Conseil Exécutif National, ASJ

0123rde WORLD SCOUT JAMBOREE SCOUT MONDIAL in YAMAGUCHI Kirara-hama / Bulletin #2

Sommaire 02 • Comment organiser un contingent au Jamboree 03 • L’Equipe de Direction de la Délégation(EDD) • Equipe Internationale de Service (EIS) 04 • L’organisation du Jamboree • L’Equipe d’Organisation du Jamboree (EOJ) • Accueil dans les familles 05 • Visite d’étude au pré-Jamboree en préparation du 23e JSM • La première visite des chefs de contingent

06 • Conditions générales pour le 23e Jamboree Scout Mondial 11 • Matériel promotionnel 12 • Site du Jamboree • Calendrier • Nouvelles du prochain Bulletin • Annexes • Contact

Comment organiser un contingent au Jamboree

3.Nommerunchefdecontingentetenvoyer leformulaire

La nomination d’un chef de contingent est une démarche importante puisque cette personne devra s’assurer que l’expérience vécue par votre contingent au Jamboree soit sûre, utile et agréable. Les critères de sélection d’un chef de contingent varient d’une OSN à une autre. Nous les encourageons à nommer un responsable ayant prouvé ses capacités de leadership, avec une expérience scoute internationale variée et pouvant dédier du temps à ce rôle opérationnel. Une fois le chef de contingent nommé, merci d’en informer le Bureau du Jamboree en remplissant et en envoyant le formulaire de nomination du chef de contingent (Annexe 1 du Bulletin 1 également jointe au présent Bulletin).

4.Organiseruneéquipededirectiondela délégation(EDD)

Réussir l’organisation et la gestion d’un contingent au Jamboree demande beaucoup de travail. Par conséquent, il est vivement conseillé que chaque contingent recrute une équipe de direction de la délégation (EDD).

L’EDD regroupe des responsables ayant des connaissances et de l’expérience dans la gestion financière, les voyages internationaux, le sens des responsabilités vis-à-vis des jeunes, et une expérience du Scoutisme international. L’EDD sera également l’environnement idéal permettant de développer les compétences requises pour les responsables de la génération à venir.

Le nombre de membres de l’EDD est limité et se base sur la taille du contingent. Merci de vous reporter au tableau figurant dans le Bulletin 1 (Equipe de direction de la délégation (EDD) à la page 4).

1.UneOrganisationscoutenationaledonne sonaccordpourl’envoid’uncontingent auJamboree

La première étape indispensable dans la préparation du Jamboree Scout Mondial est de décider, en tant qu’Organisation scoute nationale (OSN), de l’envoi d’un contingent. Les participants doivent être enregistrés et venir au Jamboree comme membre du contingent national. Le Jamboree Scout Mondial exige un engagement considérable au niveau national s’agissant de la formation d’un contingent, de la collecte d’argent et de la planification logistique.

L’organisation du Jamboree n‘accepte que les inscriptions émanant des OSN. Les pays ayant plusieurs Associations scoutes nationales devront coordonner leurs inscriptions et s’inscrire en tant que contingent national et nommer un seul chef de contingent.

Nous commençons à recevoir les formulaires de préinscription et les formulaires de nomination des chefs de contingent de la part des OSN. Si vous pensez envoyer un contingent au Jamboree, merci de suivre les étapes requises.

2.Rempliretenvoyerleformulairede préinscription

Une fois la décision prise d’envoyer un contingent national, l’étape suivante consiste à remplir et envoyer le formulaire de préinscription (Annexe 2 du Bulletin 1 également jointe au présent Bulletin). Ce formulaire indique votre intérêt à participer au Jamboree et nous donne une indication du nombre attendu de participants et de membres de l’Equipe Internationale de Service (EIS) de votre OSN. Cela nous facilitera la planification du Jamboree.

Merci de noter que 9 scouts et 1 responsable formeront une patrouille, et que 4 patrouilles formeront une unité (une unité est donc composée de 36 scouts et 4 responsables).


5. Etablirunbudgetetdéterminerquelsera ledroitd’inscriptionauJamboreepour votrecontingent

L’étape suivante consiste à établir un budget pour votre contingent. Outre le droit d’inscription au Jamboree requis par l’Organisateur du Jamboree, vous devrez régler bien d’autres frais tels que le voyage, l’assurance, les réunions liées à la préparation et l’envoi de l’équipement. Une fois tous les frais budgétisés, vous serez en mesure de décider du nombre de participants, de responsables d’unités, de membres de l’EIS et membres de l’EDD qui formeront le contingent national et de déterminer les frais définitifs pour la participation au Jamboree.

Pour les pays économiquement moins privilégiés, un soutien financier peut être disponible par le biais de l’opération de solidarité pour 2015 : Opération Kirara.

6. CommenceràpromouvoirleJamboree localement

Il est maintenant temps de commencer à promouvoir le Jamboree localement afin de générer l’intérêt des scouts et des responsables. A la page 11 de ce Bulletin, vous trouverez la liste du matériel

Nous anticipons que 6.000 membres de l’EIS seront requis pour le bon déroulement du Jamboree. L’EIS sera ouverte aux scouts actifs âgés d’au moins 18 ans au moment de l’ouverture du Jamboree.

Les membres de l’EIS devront pouvoir s’exprimer en anglais et/ou français. En outre, ils se devront d’être disponibles du 25 juillet 2015 au soir jusqu’au 09 août dans l’après-midi. Certains membres seront appelés à être sur le site du Jamboree avant ou après ces dates. Ces conditions devront être remplies pour les postes décrits et mis en évidence dans le catalogue EIS qui sera envoyé en même temps que les bulletins qui sortiront à une date

ultérieure. Il n’y aura pas de frais supplémentaires liés à la nomination de membres de l’EIS pour la délégation.

Tous les membres de l’EIS doivent être inscrits dans le cadre de leur contingent national et toute communication vers les membres individuels de la part de l’Equipe d’Organisation du Jamboree se fera normalement par le biais de leur contingent national respectif.

Le processus d’inscription à l’EIS, y compris les façons qu’ont les membres de choisir leur poste, sera expliqué dans les Bulletins ultérieurs et lors de la première visite des chefs de contingent.

Equipe Internationale de Service (EIS)

promotionnel disponible pour les contingents. Pour de plus amples renseignements, merci de prendre contact avec le Bureau du Jamboree.

7. Participeràuneouplusieursvisitesdes chefsdecontingent

D’ici à 2015, vous aurez de nombreuses opportunités de visiter le site du Jamboree à Kirara-hama, rencontrer l’Equipe d’Organisation du Jamboree, et poser des questions à propos du Jamboree.

Vous aurez une première occasion de visiter le site du Jamboree cet été. Le 16e Jamboree Nippon (National) se tiendra également en tant que pré Jamboree ainsi que 30e Jamboree scout de la Région. Les délégations seront invitées à visiter le Jamboree en tant qu’invités scouts ou par le biais de leur participation au Programme de la visite d’étude en préparation du 23e JSM, dont vous trouverez toutes les informations à la page 5 du présent Bulletin.

La première visite de chefs de contingent est prévue pour avril 2014, et la deuxième visite au printemps 2015. Nous recommandons que toutes les délégations envoient leurs représentants à une des deux visites au moins.

Chaque contingent aura une Equipe de Direction de la Délégation (EDD), tel que mentionné précédemment dans le présent Bulletin. Selon la taille du contingent, celle de l’EDD pourra varier. Afin de soutenir les préparations des délégations en vue du Jamboree, chaque contingent peut enrôler des membres de l’EDD avec une spécialisation dans des domaines spécifiques tels que le marketing, la promotion et les services de santé.

L’Organisation du Jamboree fournira le matériel nécessaire pour soutenir le travail effectué par l’EDD lors de la préparation au Jamboree ainsi que le Jamboree lui-même.

Le Bulletin 5 fournira de plus amples informations sur les aménagements et matériel du Bureau à la disposition des contingents.

L’Equipe de Direction de la Délégation (EDD)


Ainsi qu’il en a été fait mention dans le Bulletin 1, nous sommes actuellement en cours de recrutement de membres de l’Equipe d’Organisation du Jamboree (EOJ). Les postes au sein de l’EOJ sont actuellement ouverts pour ceux ayant eu une expérience dans la gestion exécutive du précédent Jamboree Scout Mondial ou événements similaires (à l’exception des

membres de l’Association scoute du Japon), et pouvant conseiller l’EOJ lors de la phase de préparation du Jamboree sur la base de son expertise. Pour tous ceux et celles qui souhaitent rejoindre l’EOJ, merci de soumettre votre candidature selon les informations se trouvant sur le site web, par le biais de votre OSN.

L’Equipe d’Organisation du Jamboree (EOJ)

Le programme d’accueil dans les familles sera disponible au Japon pour les membres des contingents participant au 23e Jamboree Scout Mondial sans coûts supplémentaires. Les scouts resteront avec des familles au Japon durant 2-3 jours avant ou après le Jamboree. Le programme d'accueil dans les familles sera l’occasion pour les scouts venus de l’étranger d’approfondir leur connaissance de la culture japonaise, de ses coutumes et de son mode de vie, et de cultiver la compréhension mutuelle.

Merci de noter que chaque contingent devra organiser son transport vers/depuis les lieux où se trouveront les familles d’accueil désignées.

Afin de nous aider à la planification, les contingents sont priés de fournir une estimation du nombre de scouts et de responsables qui pourraient solliciter une famille d’accueil, en remplissant et en renvoyant le “Formulaire d’inscription du Contingent” joint à ce Bulletin (Annexe 3). Merci de noter que le programme d’accueil dans les familles sera organisé sur une base de premier arrivé, premier servi. De plus amples informations sur le programme d’accueil dans les familles seront annoncées dans les Bulletins à venir.

Accueil dans les familles

L’organisation du Jamboree s’effectue grâce à trois équipes : l’Equipe de direction du Jamboree (EDJ), l’Equipe Centrale du Jamboree (ECJ) et l’Equipe de Mise en Place du Jamboree (EMPJ). Ces équipes partagent la responsabilité qui leur incombe pour 14 départements, chacune d’entre elle étant chargée d’un domaine spécifique inhérent au Jamboree, tel que l’administration, le programme, la logistique, la communication etc. L’EDJ est l’organe exécutif responsable de la gestion de la préparation et de la mise en place du Jamboree. L’ECJ est composée des

chefs de chaque département. L’EMPJ comprend les équipes départementales et les chefs de section qui sont less sous-équipes au sein de chaque département.

Votre point de contact est principalement le département d’assistance aux contingents qui répondra à vos besoins afin de préparer au mieux le Jamboree au Japon.

L’organisation du Jamboree travaillera en étroite collaboration avec l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout (OMMS).

L’organisation du Jamboree


Cet été, l’Association scoute du Japon accueillera en tant que pré-Jamboree pour le 23e JSM le 30e Jamboree scout de la Région Asie-Pacifique/16e Jamboree Nippon. Durant cet événement, une visite d’étude en préparation du 23e JSM sera proposée aux chefs de contingent et à des membres clefs de l’EDD du 23e JSM. Ce sera une excellente opportunité de visiter le site du Jamboree et de se faire une idée de/sur ce que sera le Jamboree à Kirara-hama.

Dates: 5 au 7 août 2013Lieu: Kirara-hama, Yamaguchi, Japon. Participants: Chefs de contingent et membres clefs de l’EDD du 23e JSM.

Programme:

Forfaitsproposés:

Chaque contingent peut choisir parmi les trois options ci-dessous. Chacune comprend le transport entre la gare ferroviaire de Shin-Yamaguchi et le site du Jamboree, les repas depuis le dîner le 5 août jusqu’au déjeuner le 7 août, carte d’identification, foulard et autres documents pertinents.

Option1: Jamhotel (Hébergement sous tente) forfait de baseCoût par personne: JPY 10.000Logement: Jamhotel (Tente), qui sera situé sur le site du Jamboree

Visite d’étude au pré-Jamboree en préparation du 23e JSM

5 août Arrivée6 août Visite du site du Jamboree

7 aoûtRéunion des chefs de contingent/Départ(Facultatif) Cérémonie de clôture

(8 août) (Départ)

Option2: formule hébergement en dortoirCoût par personne: JPY 15.000Logement: Dortoir aménagé situé près du site du Jamboree (deux personnes partageront une chambre)

Option3: forfait hôtelCoût par personne: JPY 5.000Logement: Non inclus. Les participants devront s’occuper de leur propre logement

Les participants peuvent, sur demande, rester un jour supplémentaire, afin de leur permettre d’assister à la Cérémonie de Clôture du 30e Jamboree Asie-Pacifique/16e Jamboree Nippon, prévue le soir du 7 août, moyennant un supplément de JPY 2.000. Cela comprend le logement au Jamhotel et les trois repas du déjeuner du 7 août au petit-déjeuner du 8 août.

En outre, si vous souhaitez visiter le site du Jamboree en dehors des formules susmentionnées, les dates suivantes vous sont proposées : 1, 2, 3, 5, 6, 7 et 8 août. Dans ce cas, veuillez informer le bureau du Jamboree des dates de votre visite. Merci de noter que le transport et le logement devront être organisés par vous-même et qu’ils seront à votre charge.

Inscriptions: Merci de renvoyer le “Formulaire d’inscription pour la visite d’étude” annexé au présent Bulletin d’ici à fin juin 2013.

La première visite des chefs de contingent

Du 4 au 6 avril 2014, nous organiserons la première visite des chefs de contingent, grâce à laquelle ces derniers auront l’occasion de visiter le site du Jamboree, rencontrer l’OJ et poser des questions. Toute information relative aux frais et inscriptions pour la visite sera annoncée dans le Bulletin 3.


1.Agedesparticipants

1-1. (Participants)Les jeunes âgés de 14 à 17 ans à l’ouverture du camp (c’est à dire nés entre le 27 juillet 1997 et le 28 juillet 2001) sont éligibles à prendre part au 23e Jamboree Scout Mondial en tant que participants.

1-2. (Responsables)Les participants doivent être accompagnés par le nombre de responsables précédemment indiqué. Ces derniers doivent être nés le ou avant le 26 juillet 1997, et au moins un responsable dans l’unité doit être âgé de 20 ans ou plus, leur date de naissance étant par conséquent le ou avant le 26 juillet 1995, l’âge légal de la majorité au Japon étant de 20 ans.

1-3. (EIS)Tout autre membre âgé de 18 ans ou plus (né le ou avant le 26 juillet 1997), désirant participer au Jamboree, peut envoyer son inscription pour devenir membre de l’EIS.

2.Droitd’inscriptionauJamboree

2-1. (Droitd’inscriptionauJamboree)Le droit d’inscription par catégorie pour le 23e Jamboree Scout Mondial a été approuvé par le Comité Mondial du Scoutisme en mars 2013. Afin d’encourager le plus grand nombre de scouts venus de tous pays à participer au Jamboree, et afin de mettre en lumière la solidarité du Scoutisme mondial, le droit d’inscription au Jamboree est pris en compte selon la catégorie de leur pays. Cette approche, avec différents niveaux de frais, a été utilisée lors de précédents Jamborees scouts mondiaux et est basée sur les revenus bruts de chaque pays. Chaque Organisation scoute nationale (OSN) peut se faire confirmer sa catégorie respective par le bureau du Jamboree.

Les frais des participants, responsables d’unités, membres de l’EIS et de l’EDD s’échelonnent comme suit :

Conditions générales pour le 23e Jamboree Scout Mondial

2-2. (Réduction)Une réduction du droit d’inscription au Jamboree sera appliquée à tout contingent qui s’inscrit et paie ses frais avant une date donnée. Toute information relative au calendrier des paiements se trouve au chapitre 4.

2-3. (Majorationencasd’inscriptiontardive)Toutes les inscriptions de membres supplémentaires au-delà de la date d’échéance, ou toute modification d’information importante tel que le changement de nom, ainsi que le paiement tardif, sont soumis à une majoration de 5%. Merci de vous référer également au chapitre 4.

2-4. (Règlementdudroitd’inscriptionau Jamboree)

Il doit être réglé sur le compte bancaire suivant :

Nom de la banque : Banque of Tokyo-Mitshubishi UFJ, Ltd. Kasugacho Branch (062)Adresse de la banque : 1-1-19 Koishikawa, Bunkyo-ku, Tokyo 112-0002 JaponSWIFT : BOTKJPJTXXXNuméro de compte : 383873Nom du compte : Scout Association of JapanAdresse du bénéficiaire : 1-34-3 Hongo, Bunkyo-ku Tokyo 113-0033 Japon

Merci de bien vouloir indiquer les éléments suivants lors de votre transfert bancaire : • Chaque transfert doit inclure le nom de votre

OSN et la référence de ce que prend en compte votre paiement (par exemple, “acompte pour 100 personnes”).

• Merci d’informer le bureau du Jamboree de chaque transfert que vous effectuez, y compris la date du transfert, la banque émettrice, les informations dont vous avez indiqué les références et le montant que nous devons recevoir.

• Le montant crédité à votre Organisation scoute nationale doit être net de tous frais bancaires appliqués par votre banque ET notre banque lors de la réception du virement bancaire.

• Assurez-vous que, lorsque vous considérerez le calendrier des paiements, vous accordiez suffisamment de temps pour que le transfert soit crédité sur notre compte en fonction des dates indiquées.

• Tous les paiements doivent être effectués en JPY (Yens japonais).

Catégorie A Catégorie B Catégorie C Catégorie DJPY 25.000 JPY 50.000 JPY 75.000 JPY 100.000


3.Versementd’Arrhes

3-1. (Arrhes)Les formulaires officiels d’inscription des contingents seront distribués à toutes les OSN en avril 2013. Afin de garantir les effectifs inscrits sur lesdits formulaires, le paiement d’arrhes pour chaque personne (participants, responsables d’unité, membres de l’Equipe Internationale de Service et de l’Equipe de Direction de la Délégation) doit être effectué en même temps pour tous, selon le tableau ci-dessous. Veuillez noter que le nombre de participants indiqué sur le formulaire d’inscription des contingents dûment rempli, ne peut être garanti avant que l’acompte nécessaire ait été reçu pour chaque personne. Il est conseillé aux OSN de verser les arrhes au plus tôt afin de garantir leur place.

3-2. (Cequecouvrentlesarrhes)Cette somme qui s’applique au contingent et non pas à des individus, vous permet de changer des noms ou la catégorie de participants, conformément au calendrier indiqué au chapitre 4. (ex. modifier le nom de 3 personnes, annuler 1 EIS et ajouter 1 EDD ; cela n’affectera pas le montant des arrhes versées).

3-3. (Remboursementdesarrhes)Les arrhes versées ne seront en aucun cas remboursées.

4.Calendrierdespaiements

Afin d’encourager le paiement anticipé du droit d’inscription au Jamboree, un système de réduction a été développé tel qu’indiqué ci-dessous.Le paiement final devra être reçu avant le 31 mars 2015, sous peine d’encourir une majoration de 5%.

5.Politiquederemboursement

5-1. (Termesduremboursement)Tel que mentionné auparavant, les arrhes ne seront en aucun cas remboursées. La somme de tout remboursement n’excèdera pas la somme effectivement réglée en Yens japonais.

5-2. (Remboursement)Les frais payés moins le montant des arrhes (maximum 80 pour cent des frais totaux à régler) peuvent être remboursés. Les remboursements seront effectués sur la base du tableau ci-dessous et seront calculés en Yen japonais. Tous frais encourus seront soit déduits du remboursement soit devront être réglés par la délégation sollicitant ledit remboursement. Aucun remboursement ne sera effectué sur le montant des arrhes et des frais ayant été majorés, tels les paiements reçus après la date d’échéance. Veuillez noter que le remboursement sera calculé sur la base des premières inscriptions, indépendamment de tous les noms, ce qui signifie que le remboursement sera effectué sur la base du premier versement anticipé (soit le paiement ayant bénéficié de la plus grande réduction).

Par exemple, si vous inscrivez et payez pour 100 personnes le 24 novembre 2013, puis que le 30 septembre 2014 vous nous informiez que votre délégation ne comptera que 85 personnes, nous ne vous ferons crédit que pour 10 personnes, et non 15 (le remboursement sera de 10% du nombre inscrit à l’origine). Veuillez noter que la provision pour les remboursements se fera sous forme de crédit sur les futurs paiements, plutôt qu’un remboursement, sauf si aucun paiement n’est dû, auquel cas le remboursement sera effectué.

5-3. (Annulation)L’Organisation du Jamboree se réserve le droit d’annuler l’événement pour des raisons de force majeure. En cas d’annulation du Jamboree suite à un événement hors de notre contrôle (acte de terrorisme, catastrophe naturelle) l’OJ ne remboursera pas les fonds versés.

Catégorie A Catégorie B Catégorie C Catégorie D

JPY 5.000 JPY 10.000 JPY 15.000 JPY 20.000

Réductions sur les paiements anticipés

Intégralité des frais reçus au 31 janvier 2014

10% de réduction

Intégralité des frais reçus entre le 1er février 2014 et le 31 juillet 2014

5% de réduction

Intégralité des frais reçus entre le 1er août 2014 et le 31 mars 2015

Pas de réduction

Paiement reçu après le 1er avril 2015 5% de majoration

Jusqu’au 31 mars 2014

Crédit accordé jusqu’à 15% de réduction sur les effectifs inscrits

Jusqu’au 30 septembre 2014


Jusqu’au 31 mars 2015


Après le 1er avril 2015

Aucun crédit ou remboursement accordé pour toute réduction des effectifs inscrits


5-4. (Assuranceannulationdel’événement)L’Organisation du Jamboree assure l’événement au cas où le 23e Jamboree Scout Mondial doit être annulé. Notre police d’assurance ne couvre pas les coûts liés aux déplacements, l’équipement ou les activités pré et post Jamboree qui s’ajoutent au droit d’inscription du Jamboree. Nous vous recommandons d’obtenir votre propre assurance pour ces éléments. Les délégations sont priées de noter que tout événement hors de notre contrôle, tel qu’un acte terroriste ou une catastrophe naturelle, n’est pas couvert par notre assurance. En cas d’annulation du Jamboree pour une telle raison, aucun remboursement ne sera effectué pour les montants versés (si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur les événements spécifiques exclus de l’assurance annulation, prière de contacter le bureau du Jamboree).

5-5. (Annulationaprèsl’arrivée)Les droits d’inscription du Jamboree ne seront pas remboursés en cas de l’annulation de l’événement après le 28 juillet 2015, quelque soit la nature de l’annulation.

6.Quecouvreledroitd’inscription?

6-1 (Droitd’inscriptionpourlesparticipants etresponsablesd’unité)

Le droit d’inscription pour les participants comprend :• Le programme du Jamboree• Tous les repas pendant toute la durée du 23e

Jamboree Scout Mondial du dîner le 28 juillet 2015 au déjeuner le 8 août 2015

• A l’arrivée, le transport depuis un des points d’arrivée spécifique du Jamboree jusqu’au site du Jamboree

• A la fin du Jamboree, le transport depuis le site du Jamboree jusqu’à un des points de départ spécifique du Jamboree

• Le kit de camping pour l’unité, y compris les équipements de cuisson

• Les soins médicaux en cas de maladie (à l’exclusion des maladies préexistantes à l’événement) et accidents, y compris la petite chirurgie ou traitements le cas échéant pendant la période du Jamboree Scout Mondial. Les médicaments et les coûts liés à une éventuelle hospitalisation ne sont PAS compris dans le droit d’inscription

• Un pack du participant au Jamboree Scout Mondial comprenant un foulard et un manuel

6-2. (Droitd’inscriptionpourlesmembres del’EIS)

Le droit d’inscription pour l’EIS comprend :• Instruction et formation (y compris la formation

spécifique de leur rôle) avant l’arrivée des participants

• L’expérience EIS du Jamboree, y compris le programme des activités pendant le temps libre

• Tous les repas pendant toute la durée du 23e Jamboree Scout Mondial du dîner le 25 juillet 2015 au déjeuner le 9 août 2015

• A l’arrivée, le transport depuis un des points d’arrivée spécifique du Jamboree jusqu’au site du Jamboree

• A la fin du Jamboree, le transport depuis le site du Jamboree jusqu’à un des points de départ spécifique du Jamboree

• Les soins médicaux en cas de maladie (à l’exclusion des maladies préexistantes à l’événement) et accidents, y compris la petite chirurgie ou traitements si nécessaire pendant la période du Jamboree Scout Mondial. Les médicaments et les coûts liés à une éventuelle hospitalisation ne sont PAS compris dans le droit d’inscription

• Un pack de membre de l’EIS au Jamboree Scout Mondial comprenant un foulard et un manuel.

7.Procédured’inscription

7-1. (Nominationduchefdecontingent)Chaque OSN est priée de nommer un chef de contingent. Toute communication au sein de l’OJ en relation avec la délégation sera effectuée avec le chef de contingent.

7-2. (Préinscriptions)Les pré inscriptions au 23e Jamboree Scout Mondial ont déjà commencé et elles nous sont utiles afin que nous puissions estimer le nombre de participants au Jamboree au plus tôt. Prière de noter que le formulaire de préinscription rempli par les Organisation scoutes nationales ne donne pas droit à un emplacement au Jamboree et elles ne sont pas tenues d’inscrire un nombre exact de participants pour leur contingent dans le formulaire de préinscription.

7-3. (Confirmationdeseffectifsdes contingents)

Le paiement des arrhes permettra aux membres des contingents pré inscrits, conformément à la section 7-2, d’obtenir la garantie de leur participation telle que décrite dans le chapitre 3. Ces effectifs seront confirmés sur la base du premier arrivé premier servi ; par conséquent, les OSN qui ne règlent pas les arrhes suffisamment tôt encourent le risque de ne trouver aucune place.

7-4. (Permissiondeparticiper)Seule l’Organisation du Jamboree se réserve le droit d’octroyer la permission de participer à la seule condition que les procédures requises, y compris le paiement intégral des frais, aient été respectées par la délégation. Tout document


Nombre de Participants

Equipe de Direction de la Délégation

1‒9 Jusqu’à 110‒18 Jusqu’à 219‒36 Jusqu’à 337‒72 Jusqu’à 573‒144 Jusqu’à 8145‒288 Jusqu’à 14289‒576 Jusqu’à 22577‒1.152 Jusqu’à 301.153‒2.304 Jusqu’à 40

2.304 et plus Veuillez contacter le bureau du Jamboree

8-5. (Unité)Les participants seront inscrits en patrouilles de neuf scouts, chaque patrouille étant accompagnée d’un responsable d’unité. Quatre patrouilles doivent être inscrites sous forme d’unité (par conséquent constituée de 36 jeunes participants et 4 responsables d’unité). Toute patrouille ou unité dont l’effectif serait inférieur à ce qui précède serait alors regroupée avec d’autres patrouilles ou unités provenant d’autres pays.

8-6. (EIS)L’Equipe Internationale de Service est essentielle au bon déroulement du 23e Jamboree Scout Mondial et les OSN sont encouragées à aider les organisateurs en recrutant des adultes correspondant au profil requis pour l’EIS. Aucune délégation ne peut contenir plus d’adultes (total de leurs membres de l’EIS et de l’EDD) que de jeunes participants, excepté pour ce qui est de l’OSN hôte.

8-7. (Inscriptiondeladélégation)Ces inscriptions seront effectuées par le biais d’un système d’inscriptions électronique. Les délégations qui ne seront pas en mesure de remplir leur formulaire d’inscription en ligne auront la possibilité de s’organiser directement avec le bureau du Jamboree pour l’envoi des inscriptions par courrier postal. De plus amples informations concernant les inscriptions seront distribuées par le biais du Bulletin 3.

8-8. (ResponsabilitésdesOSN)Chaque Organisation et Association scoute nationale accepte la pleine responsabilité pour ses membres participant au Jamboree.

8-9. (Responsabilitédescontingents)Le chef de contingent et son Equipe de Direction de la Délégation acceptent la pleine responsabilité pour les membres de leur délégation.

8-10.(Responsabilitésdesresponsablesd’unités)Les responsables de patrouilles/d’unités acceptent la pleine responsabilité pour la supervision de chaque personne dans leur troupe/unité. Les responsables de patrouille/d’unités acceptent la pleine responsabilité pour l’explication des règles et du règlement du Jamboree aux membres de leur patrouille/unité.

9.Soinsdesanté

9-1. (Couverturedessoinsdesantéfournis)Les participants au 23e Jamboree Scout Mondial auront accès aux structures médicales inhérentes au Jamboree, entre le moment où

administratif, y compris les lettres d’invitations relatives à l’obtention de visas, ne sera considéré qu’à l’issue desdites procédures.

7-5. (Envoid’informationspersonnelles)Chaque contingent doit inscrire des informations personnelles relatives à ses membres sur les formulaires appropriés (distribués ultérieurement), ces informations devront nous parvenir avant le 31 mars 2015. Tout changement d’information important effectué au-delà de cette date fera l’objet d’une majoration de paiement.

8.Contingents

8-1. (Contingent)Seules les OSN sont en mesure d’inscrire un contingent, et il ne peut y avoir qu’un contingent par OSN.

8-2. (Tailledescontingents)Le règlement en application lors des Jamborees Scouts Mondiaux permet à tout contingent d’être composé jusqu’à 10% du nombre maximum de participants sur le site (tel que convenu par le Comité Mondial du Scoutisme). En ce qui concerne le 23e Jamboree Scout Mondial, les contingents ne peuvent excéder 3.000 jeunes participants et responsables d’unité, exception faite pour l’OSN hôte.

8-3. (Formationd’uncontingent)Un contingent sera mené par un chef de contingent et comprendra participants, responsables d’unité, membres de l’EIS et membres de l’EDD. Chaque catégorie sollicitera des informations différentes.

8-4. (EquipedeDirectiondelaDélégation)Le Jamboree Scout Mondial, étant un événement pour les jeunes, la taille de l’EDD doit être en corrélation avec le nombre de participants, tel qu’indiqué ci-dessous :


les représentants seront accueillis aux points d’arrivée désignés (ou arrivée au centre d’accueil du site) jusqu’au moment du départ depuis les points de départ désignés (ou départ du centre d’accueil sur le site), mais veuillez noter que les conditions médicales préexistantes ne sont pas incluses.

9-2. (Servicesfournis)Les structures médicales sur le site du Jamboree sont des aménagements temporaires visant à apporter les premiers soins. Un traitement plus approfondi sera dispensé au centre médical local. Le droit d’inscription au Jamboree ne couvre aucun examen en clinique et/ou traitement (ex : soupçon de fracture osseuse, traitement nécessitant une hospitalisation) et chaque personne devra régler les coûts encourus par un tel traitement et/ou hospitalisation. Par conséquent, chaque personne participant au Jamboree est priée d’être dûment assurée pour parer à un éventuel traitement.

9-3. (Assurancevoyage)Nous vous recommandons d’obtenir une couverture d’assurance appropriée (y compris la couverture médicale) pour la période avant l’arrivée au centre d’accueil sur le site du Jamboree et la période après le départ du centre d’accueil, en plus de l’assurance médicale décrite dans l’article 9-2.

9-4. (Conditionsmédicalespréexistantes)Veillez à ce que les personnes ayant des conditions médicales préexistantes prennent des dispositions particulières le cas échéant pour être en mesure de payer pour tout traitement inhérent à ces conditions.

9-5. (Rapatriement)Nos dispositions médicales sont basées sur les traitements dispensés au Japon et ne comprennent pas le rapatriement d’un participant dans son propre pays, que ce soit pour des raisons médicales ou pour toute autre raison. Nous vous recommandons d’obtenir votre propre assurance pour couvrir cela.

10.Règlement

10-1.(RèglementduJamboree)L’Organisation du Jamboree fixera le règlement du Jamboree séparément, de façon à ce que celui-ci s’applique à toutes les personnes sur le site du Jamboree, participants et adultes, en consultation avec le Comité Mondial du Scoutisme et le Bureau Mondial du Scoutisme. Ledit règlement sera résumé et publié dans le Code de conduite.

10-2.(Législationlocale)Le site du Jamboree est situé au Japon et toute législation locale entrera en vigueur. Pour information, l’âge légal autorisant à fumer et à consommer de l’alcool y est fixé à 20 ans.

10-3.(Peinesencourues)Quiconque enfreint le règlement du Jamboree décrit dans l’article 10-1 ou la législation locale peut être expulsé du site du Jamboree. Quiconque se comporte de manière considérée comme dangereuse, qui puisse offenser autrui ou inappropriée dans le contexte d’un Jamboree Scout Mondial, y compris les invités et les visiteurs, sera expulsé du site du Jamboree et aucun remboursement ne sera effectué.

10-4.(Exclusion)L’Association scoute du Japon se réserve le droit d’exclure tout groupe ou individu du site du Jamboree et, le cas échéant, le chef de contingent sera impliqué dans la prise de décision. Les coûts découlant de l’exclusion ou l’expulsion d’un groupe ou individu seront imputés aux personnes impliquées, et aucune plainte ou demande d’indemnisation ne sera considérée.

11.Politiquedeconfidentialité

11-1.(Compilationetgestiondesinformations personnelles)

Dans le but d’organiser et de mettre en œuvre avec succès le 23e Jamboree Scout Mondial, l’Association scoute du Japon doit recueillir et garder certaines données personnelles inhérentes aux participants.

11-2.(Accord)En nous communiquant des informations personnelles, tels que le nom et la date de naissance, la personne donne son consentement explicite à la détention de données personnelles à des fins liées à l’organisation et au fonctionnement du Jamboree. L’inscription implique en outre le consentement à la politique de confidentialité ainsi qu‘aux conditions générales du 23e Jamboree Scout Mondial.

11-3.(Présomptiond’accord)Si vous nous communiquez des données pour le compte d’autrui (mandataire), nous comprenons que vous avez obtenu au préalable leur consentement afin que nous gardions leurs données personnelles. L’OJ comprend que le mandataire a reçu l’accord explicite de la personne concernée. Le mandataire est responsable de l’accord émanant de la personne concernée.


AfficheduJamboree

L’affiche de promotion du Jamboree Scout Mondial a été créée, et est disponible en anglais et en français.

Un exemplaire de l’affiche au format A2 en couleur est joint à ce Bulletin (Annexe 5). Les éléments de cette affiche figureront sur le site des contingents du Jamboree.

SitewebduJamboree

Nous avons récemment mis à jour notre site web pour 23e

Jamboree Scout Mondial afin de refléter le nouveau style graphique du Jamboree. Le site web est actuellement disponible en japonais et en anglais, et très bientôt en français. URL : http://www.23wsj.jp

PageFacebookdu23eJSM

Afin de diffuser les nouvelles du Jamboree Scout Mondial avec de nombreux scouts du monde entier, la page Facebook du 23e JSM sera ouverte prochainement.

11-4.(Utilisationd’informationspersonnelles)Toute information personnelle que nous garderons dans nos données ne sera pas partagée avec une tierce personne excepté, le cas échéant, lors de la planification et la mise en œuvre du Jamboree.

11-5.(Consentementaudio-visuel)En vous inscrivant au Jamboree, vous consentez à ce que votre image soit utilisée lors de toute action audio-visuelle (par exemple, des films, des images fixes, audio) réalisée lors du Jamboree, ladite action dans laquelle vous pouvez figurer pourra être utilisée par l’Association scoute du Japon et l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout, ainsi que ses exécutifs ou cessionnaires, pour toute annonce, publicité et / ou à des fins éditoriales, à des fins commerciales et / ou à des fins non commerciales, pour une large diffusion dans le monde à perpétuité.

Afin de vous aider à promouvoir le Jamboree Scout Mondial dans votre pays, nous avons préparé un ensemble de ressources. Les contingents sont appelés à utiliser ce matériel dans le but de favoriser le recrutement de leurs membres.

Ce matériel peut être téléchargé à partir de la page consacrée aux ressources pour les contingents sur le site des contingents du Jamboree.

ChartegraphiquedulogoduJamboree

La Charte graphique comprend les directives et l’utilisation du logo, ainsi que tous les éléments liés au graphisme du Jamboree. Merci de vous référer à la Charte graphique pour toute création d’éléments tels que les badges de votre contingent.

VidéopromotionnelleduJamboree

Un clip vidéo de cinq minutes est disponible pour les contingents. Le clip fait une présentation du Japon et de Yamaguchi, et des grandes lignes du programme du Jamboree.

Matériel promotionnel

12.Règlementadditionnel

12-1.(Misesàjour)De temps à autre, les conditions générales du 23e Jamboree Scout Mondial peuvent être mises à jour. La version la plus récente sera celle en vigueur. Merci de prendre contact avec le bureau du Jamboree pour toute clarification nécessaire.

12-2.(Langues)Au cas où un conflit émergerait à propos de l’interprétation de ces conditions générales, la version anglaise du texte fera foi.

12-3.(Juridiction)Dans le cas d’un conflit relatif aux conditions générales, la loi japonaise sera appliquée et la court du district de Tokyo aura la juridiction exclusive pour tout litige.


Centre Accueil Le siège de

Jamboree

Espace campsdes adultes

Arène

MarchéEspace Sous-camps

Espace Programme

Centre Scout Mondial

Espace Sous-camps

Espace Sous-camps

Stationnement Principal

Calendrier

Nouvelles du prochain Bulletin

Le prochain Bulletin sera publié en octobre 2013.

Première visite des chefs de contingent (mise à jour) Programme d’accueil dans les familles (mise à jour)Programme du Jamboree (mise à jour) et plus

Annexes

1. Formulaire de Nomination des chefs de contingent (redistribué) 2. Formulaire de préinscription (redistribué) 3. Charte graphique du 23e JSM 4. Formulaire d’inscription du contingent 5. 23e JSM - Formulaire d’inscription pour la visite d’étude 6. Affiche du 23e JSM

Contact

23rd World Scout Jamboree OfficeScout Association of Japan1-34-3 Hongo, Bunkyo-ku, Tokyo113-0033, Japan

TEL : (+81)03-5805-2569FAX : (+81)03-5805-2908E-mail : [email protected]://www.23wsj.jp/

Site du Jamboree

Juillet–Août 201323e JSM visite d’étude au 16JN/30JSRAPJ

Octobre 2013 Bulletin 3Février 2014 Bulletin 4

Avril 2014Première visite des chefs de contingent

Septembre 2014 Bulletin 5Février 2015 Bulletin 6

Mars 2015Seconde visite des chefs de contingent

Mai 2015 Bulletin 7

3km

1km

Veuillez noter que le calendrier ci-dessous, tel que nous l’envisageons est sujet à changements.


Documents

Bulletin #02 Jamboree Scout Mondial